C O M P TA B I L I T É D E S C R É A N C I E R S
P O U R U N T R AVA I L E F F I C A C E ,
3 IL FAUT DES OUTILS DE QUALITÉ
Des outils et des hommes Pour un travail efficace, il faut des outils de qualité. L’outil idéal est celui qu’on a bien en main et que l’on utilise volontiers; d’entretien facile, son emploi ne pose aucun problème et grâce à ses fonctions spécifiques, on peut l’utiliser dans des situations très variées.
Trouver la meilleure solution Chez ABACUS les concepteurs de logiciels se considèrent comme des façonneurs d’outils. Outre une solide intuition et un bon sens pratique, cette démarche implique le plaisir de trouver des solutions nouvelles, inédites et optimales et des approches fondamentalement différentes, de même que la détermination à ouvrir de nouvelles voies.
Résultat final Par exemple, la Comptabilité des créanciers ABACUS. Ses points forts résident dans sa forme claire et compréhensible, une conception intégrant rigoureusement tous les besoins des utilisateurs, des performances hors pair et une structure modulaire. Une solution logicielle qui permet de gagner du temps et de réduire les coûts, tout en ayant plaisir à travailler.
ABACUS, PLUS QU’UN SIMPLE LOGICIEL
Performant et à toute épreuve ABACUS s’est avéré parfaitement efficace au quotidien dans plus de 30’000 entreprises issues des secteurs les plus divers. Le logiciel ABACUS a fait la démonstration de son caractère universel et de ses performances à la fois dans les petites et dans les grandes entreprises. Le logiciel ABACUS est utilisé par les plus grandes et les plus réputées sociétés fiduciaires suisses qui le recommandent sans hésiter.
Souple et intégré Grâce à la conception modulaire des programmes ABACUS et à la possibilité d’opter pour une configuration à poste unique ou intégrée en réseau, on peut procéder à l’extension de l’application à tout moment. Cela permet aux entreprises d’adapter le logiciel ABACUS à leurs besoins suivant leur propre rythme. Le seul fait de pouvoir adapter les programmes aux besoins des utilisateurs dans de nombreux domaines garantit une parfaite adéquation du logiciel.
Une technologie de pointe Il suffit d’un clic pour ouvrir un Shop online directement à partir de la Gestion des commandes ou de la Facturation ABACUS. Une façon simple et efficace de pratiquer le commerce électronique. Les transactions peuvent circuler au format XML entre l’entreprise et ses partenaires, et ainsi, le business to business devient réalité.
Développement continu Le développement continu du logiciel permet de garantir l'investissement de l'achat du logiciel et de la formation des utilisateurs.
Hotline ABACUS offre un service d’assistance téléphonique rapide et compétent.
Le logiciel ABACUS évolue pour devenir <digital erp> À compter de la version 2005.1, les utilisateurs du logiciel ABACUS disposent de nouvelles fonctions qui leur permettent de réaliser et de développer en mode digital les processus internes et externes de l’entreprise, sans papier de A à Z. > Etablissement de documents tels que les factures au format PDF avec description du contenu XML intégrée > Envoi direct de documents tels que les factures par e-mail ou via les réseaux d’e-commerce > Attribution d’une signature électronique avec système à clef publique aux documents pour une sécurité optimale conforme aux prescriptions légales > Réception de documents dotés d’une signature électronique tels que les factures de fournisseurs avec contrôle automatique de la validité du certificat par le centre d’authentification > Traitement automatique des factures de fournisseurs reçues dans la Comptabilité des créanciers au format PDF avec information du fichier en langage XML > Mise en relation des transactions comptables avec les documents originaux et possibilité de contrôle sans faille > Archivage électronique de l’ensemble des documents digitaux dans le dossier Archives et puissant moteur de recherche AbaPilot pour effectuer des recherches de données ciblées et des documents originaux associés > Fonction scanner pour la digitalisation des documents originaux sur papier avec ventilation automatique en fonction du fournisseur et de la transaction comptable > Transposition de l’ensemble des informations comptables sur des supports externes tels que CD / DVD, avec moteur de recherche et Viewer pour une recherche confortable de données et d’informations directement sur le support de données (indépendant de la plate-forme)
Partenaires commerciaux Les distributeurs ABACUS ont plusieurs années d’expérience et offrent toutes les compétences techniques et commerciales pour installer le logiciel avec succès et en assurer le suivi. Les distributeurs ABACUS qualifiés reçoivent le statut d’un logo partenaire. Ils suivent des stages annuels obligatoires, emploient un certain quota de conseillers ABACUS et réalisent chaque année un chiffre d’affaires minimum avec le logiciel ABACUS. En outre, les Software Partners assurent le suivi de toute la gamme des produits et offrent une assistance téléphonique permanente.
Formation Une formation complète offre aux utilisateurs une prise en main rapide et une utilisation productive des programmes.
Certification du logiciel Le logiciel financier ABACUS a été contrôlé par une importante société d’expertise comptable pour vérifier sa conformité avec les normes comptables.
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UN INVESTISSEMENT OPTIMAL
L’objectif de toute entreprise est de gérer et d’investir les fonds de façon optimale. Or, cela passe impérativement par un contrôle précis et efficace des factures en cours des fournisseurs. Par ailleurs, les chiffres d’affaires réalisés sont d’une importance capitale pour mener à bien les négociations avec les fournisseurs. Grâce à la Comptabilité des créanciers, toutes les informations requises sont disponibles immédiatement.
Caractéristiques de la Comptabilité des créanciers > Intégration directe dans la Gestion des commandes et la Comptabilité financière resp. dans la Comptabilité analytique > Libre choix du type de document > Libre choix du nombre de dispositions des paiements en fonction de différents critères > Affectation ciblée des sommes dans la disposition des paiements > Modes de virement les plus modernes (Electronic Banking, DTA, OPAE etc.) > Exploitation optimale des données de base fournisseurs grâce aux valeurs de proposition et aux fonctionnalités de copie > Interfaces modernes permettant l’échange direct des documents et des données de base avec les systèmes installés > Utilisation optimale des lecteurs optiques de documents > Diverses options de présentation des postes ouverts, relevés de comptes et listes d’échéances en fonction de critères les plus divers
7 > Propositions de comptes et de positions de paiement pour une imputation en souplesse dans la Comptabilité financière et analytique > Création de journaux conformément aux exigences de la révision > Possibilité de gérer plus de 500’000 fichiers créanciers ou plus d’1 million de documents
Chaque utilisateur peut définir lui-même un extrait ou un récapitulatif personnalisé, par exemple en l’agrémentant de graphiques pour la direction. AbaVision, l’add-on ABACUS pour Excel, assure une intégration parfaite d’Excel et d’ABACUS, ce qui permet non seulement l’échange
Fiche technique / configuration requise
mutuel des données, mais aussi un accès direct, à partir d’Excel, aux chiffres saisis dans la Comptabilité des créanciers ABACUS.
Les pages suivantes présentent les nombreuses possibilités
Mandants Divisions Monnaies étrangères
offertes par la version de base de la Comptabilité des créanciers ABACUS. Les modules en option sont décrits en
Gestion et impression des chèques
détails en annexe de cette brochure: Electronic Banking (DTA, OPAE etc.) Contrôle visa Interfaces ASCII / Objets commerciaux Types de documents élargis AbaView générateur de rapports ABACUS Tool-Kit Outils ABACUS
FOURNISSEURS
Toutes les informations et données relatives aux fournisseurs sont centralisées et gérées par un programme unique pour la Comptabilité des créanciers. Le système d’information fournisseurs fournit à l’utilisateur des chiffres à jour et améliore la transparence des relations avec les fournisseurs.
9 Les informations et les données relatives aux fournisseurs sont saisies dans les domaines suivants : > Adresses
> Données monétaires
> Propositions d’attribution de compte
> Lieux de paiement
> Chemins de paiement
> Propriétés
> Propositions
> Notes
> Propositions pour la Gestion des commandes
Adresses Toutes les adresses sont enregistrées dans un fichier central. À l’entrée d’un nouveau fournisseur, l’adresse est vérifiée afin d’éviter tout doublon dans le fichier des fournisseurs.
Devises On peut définir plusieurs devises par fournisseur. Ainsi, lorsqu’un fournisseur change de monnaie de compte, il n’est pas nécessaire d’ouvrir un nouveau compte fournisseur.
Propositions d’attribution de compte Lors du choix de l’attribution du compte de chaque fournisseur, trois options sont disponibles : > Proposition de la société > Proposition centrale par fournisseur > Proposition individualisée par fournisseur
Grâce aux propositions de compte, lors de la nouvelle saisie d’un fournisseur, il suffit de saisir les comptes qui diffèrent de la proposition principale. Ainsi, on peut aisément définir n’importe quelle spécificité pour la mention du compte de chaque fournisseur.
FOURNISSEURS Lieux de paiement Pour chaque adresse il existe 98 positions de paiement différentes avec les types de bénéficiaires suivants : banque, poste, WIR, chèque, caisse, virement postal, BVR. Le fichier des banques de Suisse livré avec le logiciel facilite la saisie des adresses pour les lieux de paiement. Le fichier des banques peut être mis à jour à tout moment sur Internet. En outre, le fichier des banques d’Allemagne est intégré et on peut saisir toutes les banques étrangères souhaitées. Par ailleurs, il est possible de paramétrer des paiements SWIFT.
Chemins de paiement Les chemins de paiement peuvent être définis individuellement pour chaque fournisseur. Le chemin de paiement peut être prédéfini ou bien laissé au choix dans le programme de disposition.
Toutes les options courantes de paiement sont disponibles, depuis les ordres de virement bancaire jusqu’aux paiement en ligne.
Listes des lieux de paiement Les extraits suivants sont disponibles: > Liste des lieux de paiement d’une société: impression de tous les lieux de paiement de la société d’un mandant. > Liste des lieux de paiement d’un fournisseur: cette liste affiche tous les lieux de paiement qui ont été saisis. > Liste des chemins de paiement: impression de la liste de tous les chemins de paiement des fournisseurs.
FOURNISSEURS Classification Les fournisseurs peuvent être classés parallèlement selon des systèmes différents à plusieurs niveaux. Les outils ABACUS (par exemple AbaVision) permettent de traiter et de présenter les extraits en fonction des différents destinataires.
Système d’information fournisseurs Le SIF (système d’information fournisseurs) est un système d’information performant sur chaque créancier. Il permet de mettre à jour à tout moment les chiffres d’affaires annuels et mensuels, les factures en cours, les extraits, etc. Il suffit d’appuyer sur une touche pour afficher les chiffres d’affaires réalisés.
Relevés de comptes Toutes les opérations (factures et paiements) sont indiquées par ordre chronologique. La présentation peut être personnalisée à l’aide du “Designer“, par exemple avec intégration du logo des sociétés pour l’usage externe des relevés de compte.
Listes du chiffre d’affaires des fournisseurs La liste du chiffre d’affaires des fournisseurs affiche les CA sur une base annuelle ou mensuelle, avec ou sans comparatif avec l’exercice précédent. Plusieurs options sont disponibles pour les niveaux de totaux et les formes de représentation.
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FOURNISSEURS
Notes Il est possible de saisir toutes sortes de texte pour chaque fournisseur. En outre, on peut définir si le texte doit apparaître comme commentaire ou à la saisie de chaque document. L’utilisateur peut ainsi être averti qu’aucune nouvelle facture ne doit être établie pour un fournisseur donné.
CARACTÉRISTIQUES DES DONNÉES DE BASE DES FOURNISSEURS Saisie des fournisseurs Lors de la saisie d’une nouvelle adresse de fournisseur dans le programme de saisie, on peut soit enregistrer la nouvelle adresse dans le fichier d’adresses central, soit reprendre une adresse existante à partir du fichier central.
Saisie des chemins de paiement Pour une souplesse optimale lors de la disposition des paiements, on peut laisser le système attribuer lui-même le chemin de paiement; le système sélectionnera ainsi le chemin le plus approprié en fonction des paramètres de disposition (par exemple selon les montants disponibles).
Propositions d’attribution d’un compte On peut affecter à chaque fournisseur une proposition individuelle de compte. Ces propositions de compte, qui comportent une date de validité, se basent sur la devise, le secteur d’activité et les échanges intercompany.
Listes de fournisseurs Les listes de fournisseurs permettent d’afficher toutes les données de base des fournisseurs selon de multiples variantes. Les fournisseurs peuvent être classés au choix selon leur numéro de référence ou leur nom abrégé. La configuration peut être adaptée aux besoins de chaque entreprise et mise en mémoire à tout moment.
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SAISIR DES DOCUMENTS
Ce programme offre une excellente convivialité et une performance hors pair, permettant une saisie efficace des documents tels que factures ou notes de crédit. Grâce au <digital erp>, la saisie des documents est entièrement automatique, sans aucun traitement manuel de la part de l’utilisateur.
15 Types de documents Cette fonction permet de différencier et de classer les différentes situations commerciales dans la Comptabilité des créanciers ABACUS. Les options suivantes sont disponibles: > Factures
> Notes de crédit
> Reports
> Recherche de versement
> Clôtures de compte
En outre, pour chaque type de document, on peut adapter tous les champs de saisie aux besoins de l’entreprise, par exemple: > Propositions pour l’attribution d’une date au document, dans la COFI ou d’une date de disposition > Affectation d’une proposition de compte > Propositions pour la numérotation des documents, les conditions, etc.
Grâce à la libre définition des types de documents, la saisie manuelle des documents se déroule de façon très efficace sur la base des propositions émises.
Contrôle visa L’option “Contrôle visa” permet la saisie de documents définitifs ou provisoires. Les documents saisis de façon provisoire ne peuvent pas être envoyés au paiement, ni être imputés dans la Comptabilité financière. Ils peuvent être modifiés à loisir jusqu’à la confirmation définitive. Toutes les possibilités offertes par cette option sont détaillées dans une fiche jointe en annexe.
Saisie des documents Pour différencier les documents selon la date, l’échéance et l’imputation en COFI, on peut entrer au choix les éléments suivants: > Date du document Créanciers > Date de disposition > Date d’imputation en COFI
SAISIE DES DOCUMENTS La saisie des documents peut également se faire de façon automatique:
Saisie optique par le biais du lecteur de documents Grâce au lecteur de document, la saisie des documents se fait sans même appuyer sur une touche. À partir du bordereau de versement, le programme reconnaît le fournisseur, la référence BVR et le montant. Cela permet d’éviter la saisie manuelle et les risques d’erreur lors de la saisie des fastidieux numéros de référence OCR-B. Les conditions de paiement et la mention du compte sont tirées des données de base fournisseurs et peuvent, si nécessaire, être mises à jour lors de la saisie.
Saisie des données d’un document via l’interface en ligne Toutes les données créanciers saisies dans la Gestion des commandes ABACUS peuvent, bien entendu, se transmettre directement. Les données issues de programmes tiers peuvent être lues dans la Comptabilité des créanciers par le biais d’une interface ASCII disponible en option.
Traitement automatique des documents avec le <digital erp> Lorsque des factures arrivent par le biais de plates-formes d’e-commerce telles que Conextrade, Paynet etc., on peut les importer et les inscrire dans la Comptabilité des créanciers. Dans le cas de fichiers PDF reçus par e-mail, le traitement automatique est possible grâce aux informations intégrées du contenu au format XML.
Saisie de documents en monnaies étrangères Lorsque l’option “Monnaies étrangères“ est installée, on peut saisir des documents dans n’importe quelle devise. La conversion correcte des soldes et de la TVA dans la devise principale de la comptabilité est effectuée automatiquement par le système en tenant compte de tous les paramètres (facteurs d’arrondissement, unités minimales). Pour en savoir plus, consulter la fiche Options jointe en annexe.
Passer une écriture avec la TVA Tous les postes d’une facture peuvent être saisis avec différents codes TVA, en intégrant ou non la taxe déductible. Bien entendu, dans la Comptabilité des créanciers, seuls les codes TVA de type déductible sont inscrits, afin d’éviter toute erreur de saisie.
CARACTÉRISTIQUES DE LA SAISIE DES DOCUMENTS Possibilité de basculer Lorsqu’il est nécessaire d’entrer de nouveaux fournisseurs lors de la saisie d’un document, une touche de fonction permet d’aller directement dans le programme de saisie des fournisseurs. Ainsi, le fournisseur manquant pourra être saisi immédiatement avec tous les éléments concernant le paiement. Une fois la saisie du fournisseur terminée, le retour dans le programme de saisie des documents est automatique. Journal des factures Le programme des journaux permet d’afficher tous les documents en fonction de critères très divers. Les informations traitées s’affichent de façon plus ou moins détaillée, selon les besoins. En outre, plusieurs niveaux de sélection et de totalisation sont disponibles.
L’extrait peut être sauvegardé au format PDF et envoyé immédiatement par e-mail. Saisie optique de documents À la lecture d’un bordereau de versement orange, le fournisseur est identifié automatiquement par le système grâce à son numéro d’adhérent. Si plusieurs fournisseurs ont le même numéro (BVR+), une liste affiche les différents choix possibles. Le montant (avec BVR), le numéro d’adhérent et le numéro de référence sont lus automatiquement à partir de la ligne OCR-B.
TVA Sur la base des paramètres définis dans les données de base, la saisie du code TVA correct pour chaque fournisseur est pratiquement automatique. Le “Code automatique“ spécial permet la répartition automatique de la TVA pour les frais d’emballage et de transport.
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D I S P O S I T I O N A U T O M AT I Q U E D E S PA I E M E N T S
La disposition automatique des paiements permet une gestion efficace des virements effectués. Les délais de paiement et d’escompte sont mis à profit de façon optimale par le système. On peut gérer un nombre illimité de virements dans autant de processus que l’on souhaite.
Déroulement du processus de disposition Toutes les factures arrivées à échéance sont lancées dans un processus de disposition en fonction des critères sélectionnés en vue de leur règlement. Un schéma arborescent très clair représente toutes les étapes et tous les programmes requis. Les opérations déjà effectuées sont signalées par un symbole. Pour le règlement, les paiements proposés peuvent être retirés du processus de disposition par l’utilisateur, qui peut également en ajouter de nouveaux. En outre, ces paiements peuvent être modifiés avec ajustement de leur montant ou changement des positions de paiement ou de la mention du compte. Dès que le traitement de la proposition est terminé, on peut imprimer la proposition de virement et effectuer le paiement. Outre les virements électroniques, on peut pratiquer tous les modes de règlement courants. Ces paiements sont ensuite inscrits dans la Comptabilité des créanciers comme des paiements réglés.
Exploitation des escomptes La Comptabilité des créanciers ABACUS permet de saisir jusqu’à trois niveaux d’escompte qui sont pris en compte par le programme lors de la disposition des virements. Un champ date librement définissable permet de mettre en disposition des factures arrivant à échéance ultérieurement.
Gestion des liquidités Afin d’utiliser au mieux les liquidités disponibles, on assigne à chaque position de paiement de l’entreprise un ordre de priorité et un montant maximal. En outre, on peut voir à tout moment le montant requis par chaque position de paiement pour le règlement des documents déjà prévus. Dans le cadre de transactions réalisées avec l’Electronic Banking ABACUS, si l’utilisateur dispose du droit d’accès aux différentes positions de paiement de l’entreprise, le solde du compte s’affiche également à titre d’information.
Sélectionner des documents individuels Les documents peuvent être également mis en disposition indépendamment de leur date d’échéance et intégrés à une procédure de disposition en cours.
Modification des virements Il est possible de modifier ultérieurement le montant des paiements et des remises, c’est-à-dire qu’on peut changer les réductions et les escomptes, ainsi que les chemins de paiement et l’assignation à un compte et à une position de paiement pour la COFI.
Informations sur le déroulement Pour chaque processus de disposition en cours, des informations détaillées sont disponibles, comprenant le nombre de paiements, la répartition par monnaie et la position de paiement à débiter.
Paiements collectifs Il est possible de regrouper des virements ayant les mêmes chemins de paiement, soit automatiquement, soit manuellement, et de les passer en compte en même temps que les notes de crédit existantes.
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D I S P O S I T I O N A U T O M AT I Q U E D E S PA I E M E N T S Transmission électronique Tous les paiements électroniques sont transmis au module Electronic Banking ABACUS pour paiement. Ce module démarre automatiquement et les virements n’ont plus qu’à recevoir l’aval de l’utilisateur. Le serveur envoie les virements mis en disposition (au format DTA, OPAE, SWIFT, etc.) aux établissements bancaires correspondants ou à la Poste. Dès que ces virements sont confirmés électroniquement par la banque ou que leur exécution est confirmée, ils sont harmonisés, dans la mesure du possible, avec les données utilisées par les banques (date de paiement, montants en monnaie étrangère) et renvoyés à la Comptabilité des créanciers pour passage en écriture.
Paiements courants Outre les virements électroniques, les modes de paiement suivants sont également disponibles : > DTA via disquette
> OPAE avec disquette
> Ordre de paiement
> Bordereau postal, virement postal
> Paiement en liquide
> Chèque bancaire
> Chèque de correspondance
> Avis de paiement
Avis de paiement On peut établir un avis de paiement pour tous les paiements individuels ou collectifs (excepté les chèques de correspondance). Il suffit de définir dans les données de base les clients nécessitant un avis de paiement.
Formulaires de paiement Tous les formulaires de paiement peuvent être adaptés aux besoins spécifiques à l’aide d’un éditeur de formulaire, soit par les partenaires d’ABACUS, soit par l’utilisateur lui-même.
Rectifications Il est possible de rectifier la date des virements déjà passés en écriture. On peut ainsi ramener, au choix, des virements individuels ou des procédures entières de paiement à une date antérieure.
C A R A C T É R I S T I Q U E S D E L A D I S P O S I T I O N A U T O M AT I Q U E Processus de disposition multiples Les processus de disposition se déroulent en parallèle et se traitent individuellement. Si un ou plusieurs documents ne peuvent être mis en disposition, par exemple du fait qu’aucun mode de paiement n’existe, un assistant de détection d’erreurs est lancé automatiquement dès que le processus de disposition est terminé. Il affiche une liste de tous les documents non conformes et propose une solution. Les différentes positions de paiement de la société La disposition peut être confiée au programme Créanciers sur la base de l’ordre de priorité d’une position de paiement, des modes de paiement autorisés et des fonds disponibles. Le solde actuel des comptes bancaires et postaux est transmis et affiché par le module Electronic Banking ABACUS.
Modifier les paiements mis en disposition Il est possible d’annuler les factures proposées au paiement par le programme ou de modifier le mode de paiement, la mention du compte ou le montant. Différents critères de recherche permettent de retrouver une facture facilement et rapidement.
Transmission électronique La transmission des paiements aux créanciers est assurée par le module Electronic Banking ABACUS, conformément à toutes les réglementations en matière de signature. Les virements peuvent être sauvegardés à tout moment sous forme de fichiers DTA ou OPAE et transmis à l’aide d’un utilitaire Internet spécial.
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PA I E M E N T S M A N U E L S
Ce programme est conçu pour tous les paiements qui ne se déroulent pas dans le cadre de la disposition automatique et tous les paiements spéciaux.
Paiements individuels Ce programme permet d’exécuter tous les modes de paiement pris en charge par la Comptabilité des créanciers ABACUS. Outre les paiements normaux, on peut passer en compte des opérations spéciales telles que le décompte des notes de crédit ou des remises. Pour faciliter le traitement manuel des virements, les documents à payer sont affichés clairement sous forme de listes. Divers critères permettent de faire une sélection ciblée. Les erreurs éventuelles, survenues, par exemple, lors de la saisie des factures, peuvent, bien entendu, être rectifiées dans la mesure où elles ne sont pas encore passées en COFI ou dans le calcul de la TVA.
Paiements collectifs Il s’agit d’un paiement réparti sur plusieurs documents d’un même client. Toutes les factures en cours sont affichées clairement sous forme de liste et n’ont plus qu’à être sélectionnées. Un total de contrôle permet de vérifier le total des paiements sélectionnés. Tant que le paiement collectif n’a pas été exécuté, on peut en modifier les montants à volonté. Bien entendu, les paiements partiels ou les remises peuvent également être pris en compte.
Modes de paiement spéciaux La fonction Modes de paiement spéciaux permet de prendre en charge facilement les transactions suivantes : > Report des acomptes
> Compensation des notes de crédit
> Compensation avec les débiteurs
> Commissions
> Paiements collectifs
> Paiements d’avance
> Reports de paiements
> Diminutions des charges
Ventilation des remises Les remises telles que les escomptes et les réductions sont automatiquement ventilées en fonction du code TVA appliqué au document.
Gains et pertes de change Les postes ouverts dans la devise du document peuvent être évalués à une date donnée en fonction d’un cours défini. Ces écritures de compensation sont affectées à des comptes de résultat spéciaux pour la comptabilité. Dès que le poste ouvert dans la devise du document est compensé, les écarts par rapport aux gains et pertes sur les cours sont passés en écriture.
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PA I E M E N T S M A N U E L S Correction / extourne d’un paiement L’ensemble des données relatives à un paiement manuel peut être modifié ou annulé, à condition qu’aucun blocage manuel n’ait été mis en place, que l’opération ne soit pas passée en COFI, qu’aucun bilan annuel ou intermédiaire n’ait été établi et que le calcul final de la TVA n’ait pas eu lieu.
Bien entendu, les paiements collectifs peuvent également être annulés; dans ce cas, tous les postes du paiement collectifs sont annulés, de même que le total.
Le programme d’extourne affiche tous les paiements activés pour la facture sélectionnée. Il suffit de sélectionner les paiements devant être annulés. Ensuite, on peut saisir de nouveaux paiements pour ce document, soit manuellement, soit par le biais du programme de disposition.
Création de journaux Tous les paiements sont consignés dans un journal conformément aux exigences de révisions. Cela permet d’avoir un justificatif exhaustif de tous les paiements effectués Le classement peut se faire selon les critères suivants : > Nom abrégé du fournisseur
> Numéro de fournisseur
> Numéro du document
> Genre de paiement
> Numéro d’enregistrement
Plusieurs niveaux de détail des extraits et divers critères de sélection permettent d’avoir une bonne vision d’ensemble; en outre, pour les opérations d’harmonisation, on peut imprimer un récapitulatif sur la base des comptes de la COFI.
Les extraits de paiements peuvent se faire selon différents critères. En cas de problème d’harmonisation, pour pouvoir procéder à un contrôle efficace et retrouver facilement les écarts existants, on dispose d’un récapitulatif sur la base des comptes de la COFI.
C A R A C T É R I S T I Q U E S D E S PA I E M E N T S M A N U E L S Valeurs proposées et listes de sélection Grâce aux propositions faites à partir des données de base des fournisseurs, la saisie des paiements est très simple. Une liste affiche clairement tous les postes ouverts du fournisseur sélectionné.
Extourner un paiement Il est possible de sélectionner des paiements individuels ou des paiements groupés avec tous les postes associés et de les annuler.
Paiements collectifs Après la saisie du montant à payer et du fournisseur bénéficiaire, les documents à payer s’affichent clairement sous forme de liste.
Journal des paiements Tous les virements peuvent être extraits selon de multiples critères. Il est possible d’établir un récapitulatif général sur la base des comptes de la COFI.
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EXTRAITS
La gestion des postes ouverts occupe une place importante. Avec la liste des postes ouverts et la liste des échéances, on dispose de deux précieux outils. Ces extraits permettent à l’utilisateur d’avoir un aperçu immédiat de tous les documents arrivant à échéance à un moment donné.
Principe du document Lors de la consultation d’extraits à l’écran, on peut d’un simple clic afficher directement un solde avec tous les documents associés (principe du document).
Classement de la liste des PO La liste des postes ouverts peut être extraite par ordre chronologique, rétrospectif ou prévisionnel, à partir d’une certaine date et selon les critères suivants: > Numéro de fournisseur > Nom abrégé du fournisseur > Monnaie étrangère (code devises)
Création d’une liste PO Plusieurs éléments permettent de configurer la liste PO de façon personnalisée: > Affichage de tous les postes d’un document > Affichage des contreparties liées à un document pour pouvoir déduire la nature du poste ouvert > Récapitulatif général détaillé de tous les postes ouverts
Liste des échéances La liste des échéances permet à l’utilisateur d’examiner très facilement quelles sont les sommes qui arrivent à échéance. Ces informations constituent un impératif de base pour mettre en place une planification efficace des liquidités. L’un des principaux avantages réside dans le fait que la liste n’est pas uniquement prévisionnelle, mais aussi rétrospective jusqu’à une date donnée.
Libre définition des intervalles des listes d’échéance A partir de la date d’échéance indiquée, l’utilisateur peut définir à son gré les intervalles des extraits. Quatre options sont disponibles. Le système affecte tous les documents aux intervalles correspondants en fonction de leur date d’échéance.
Rapports hebdomadaires de la liste d’échéances Outre les totaux établis à intervalles prédéfinis, on peut imprimer un rapport hebdomadaire qui récapitule les sommes arrivant à échéance sur une semaine calendrier. Le programme peut établir aussi bien un rapport hebdomadaire rétrospectif (51 semaines en arrière) que prévisionnel (19 semaines à venir).
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EXTRAITS
Récapitulatifs A partir de tous les éléments de classement, le programme affiche des récapitulatifs sous forme de listes standard qui offrent un aperçu rapide des chiffres les plus importants et permettent de réduire la consommation de papier au minimum.
Relevés de comptes internes Les relevés de comptes sont établis selon la date COFI, Créanciers ou selon le numéro de document, et intègrent de multiples possibilités de configuration.
Relevés de comptes externes Les relevés de compte externes peuvent être envoyés directement aux fournisseurs sous forme de courrier pour confirmation du solde.
Calcul de la TVA Le calcul de la TVA peut se faire à part pour la Comptabilité des créanciers ou de façon centralisée dans la Comptabilité financière pour tous les programmes installés. Pour vérifier la TVA, l’utilisateur dispose d’une liste de contrôle qui fournit des informations sur les codes TVA et les comptes utilisés, ainsi que sur le calcul et la passation en écriture de la TVA.
Extraits avec Excel Avec AbaVision, les extraits de la Comptabilité des créanciers peuvent être établis directement dans Microsoft Excel (à partir de la version 97). Tous les soldes tels que chiffres d’affaires, postes ouverts, etc. peuvent être consultés de façon individuelle ou cumulée. La présentation graphique des chiffres sous Excel se fait en lien avec les fonctions habituelles. Bien entendu, les extraits peuvent également être exportés vers Microsoft Word pour procéder à un rajout de texte ou à une modification de la présentation.
Listes des fournisseurs Les listes prédéfinies de fournisseurs comportent des renseignements essentiels concernant les fournisseurs tels que chiffre d’affaires, adresse, etc.
CARACTÉRISTIQUES DES
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EXTRAITS
Modèles Les modèles sont une aide efficace permettant d’établir des rapports harmonisés. On peut mettre en mémoire dans chaque programme d’impression des modèles composés de listes et des éléments de présentation correspondants. Tous les modèles d’un mandant peuvent être copiés
et
utilisés
pour
d’autres
mandants
de
la
Comptabilité des créanciers. Présentation de la liste PO Les multiples possibilités de présentation englobent, par exemple, l’édition des listes PO avec, au choix, les mouvements détaillés et / ou les contre-prestations. On peut modifier le niveau de totalisation, ce qui permet d’afficher uniquement les totaux sans le détail des mouvements.
Recherche On peut procéder à des recherches dans toutes les listes à partir de séquences de caractères libres pour retrouver des fournisseurs, des factures, des montants, etc. L’information recherchée est immédiatement affichée à l’écran et mise en valeur.
Liste des échéances La liste des échéances permet d’apprécier rapidement quels sont les postes ouverts à régler et à quelle date. L’impression des rapports hebdomadaire permet de visualiser les échéances semaine par semaine, ce qui facilite la planification des liquidités de l’entreprise.
DÉFINITIONS / PROGRAMMES SYSTÈME
Dans la Comptabilité des créanciers, la protection et la sécurité des données occupent une place importante. ABACUS comporte différents programmes de sécurisation.
31 Système de protection par mot de passe Chaque utilisateur doit gérer son mot de passe lui-même. L’administrateur principal peut affecter un nouvel utilisateur à un groupe d’utilisateurs, qui, pour leur part, n’ont accès qu’à certaines sections de la Comptabilité des créanciers ou à certains mandants. Le mot de passe enregistré peut être utilisé également dans les autres programmes ABACUS (Salaires, COFI etc.)
Programmes de reconstitution Si une panne de courant ou un plantage du système endommage des données, les programmes de restauration seront en mesure, la plupart du temps, de restaurer la cohésion interne des données. Il est possible de restaurer uniquement certaines parties de la Comptabilité des créanciers ou la totalité des données.
Sécurité des transactions Des procédures intégrées de “Roll-back“ (retour) garantissent un niveau optimal de sécurité des transactions. Ce système est particulièrement utile avec de gros volumes de données, car en cas de panne de courant, cela évite de procéder à une restauration laborieuse des données.
Sauvegarde des données Un programme intégré de sécurité des données permet d’établir facilement des copies de sauvegarde des données ou de les recopier dans le système.
TVA Données de base TVA: Les données TVA suivantes sont définies de façon centralisée pour chaque comptabilité : > Mode de calcul : convenu ou reçu > Rythme de calcul : mensuel, trimestriel, semestriel, annuel
DÉFINITIONS / PROGRAMMES SYSTÈME Table de TVA: La table de TVA se configure librement, chaque code TVA étant défini par trois caractères alphanumériques en fonction des pays. Il est particulièrement utile que le tableau puisse être transféré d’un mandant à l’autre. Chaque code TVA est assorti d’une date de validité (du / au), ce qui permet de prendre en charge les variations ultérieures du taux de TVA.
Taux de TVA: Le taux de chaque code TVA est défini en fonction de la date. Cela permet d’utiliser les mêmes codes TVA lorsque le taux change. Le taux correct de TVA est proposé automatiquement sur la base de la date d’écriture. Pour les prestations facturées à retardement, il est possible de modifier le taux de TVA proposé.
Extraits de TVA: Les listes de contrôle au niveau du Compte / Code TVA, avec plusieurs possibilités de cumul et de sélection, constituent un outil de vérification indispensable pour le calcul de la TVA. Le calcul de la TVA se fait conformément au droit suisse ou allemand et prend en charge le formulaire de calcul correspondant. Pour les autres pays, le calcul de la TVA est facilité par le fait que les montants de TVA apparaissent dans la monnaie étrangère et que la retenue est effectuée en fonction du pays.
TVA spéciales: La Comptabilité des créanciers ABACUS prend en charge les cas de TVA spéciale, tels que production primaire, prestations de services à l’étranger, taux de TVA réduit dans certains cas (par exemple frais de déplacement) ou mode de calcul au forfait. Pour vérifier l’intérêt du calcul au forfait, le système permet de comparer le calcul normal et le calcul au forfait.
Programmes de bouclement annuel Les programmes de bouclement annuel permettent de réduire le stock de données aux postes non payés et d’effacer toutes les données réglées et caduques, ce qui permet de dégager de l’espace dans la mémoire du système. Le système ouvre automatiquement la nouvelle année d’exercice. Si l’utilisateur le souhaite, il peut effacer tous les fournisseurs inactifs au moment du bilan.
Par ailleurs, il est possible de procéder à tout moment à un bilan intermédiaire dans la Comptabilité des créanciers. Lors d’un bilan intermédiaire, aucune donnée n’est effacée, afin de pouvoir continuer à accéder à l’ensemble des données.
CARACTÉRISTIQUES DES PROGRAMMES SYSTÈME Structure utilisateur L’administration des utilisateurs peut être adaptée aux structures hiérarchiques de l’entreprise. Cette configuration à plusieurs niveaux permet de reproduire des structures complexes d’entreprise afin d’autoriser ou de limiter de façon ciblée l’accès à certaines données.
Programmes de mise à jour Depuis les premières versions, ABACUS propose une mise à jour automatique des données de base et des mouvements, ainsi que des rapports individuels sur les dernières versions. Cela permet de préserver au mieux les investissements faits dans la formation et l’adaptation des logiciels. Contrôle de la TVA La liste de contrôle de TVA permet de vérifier si les bons codes TVA ont été affectés aux différents comptes du bilan ou au compte de résultat. Ainsi, on peut vérifier l’exactitude du calcul de la TVA.
Sauvegarde des données Le programme de sauvegarde intégré permet de réaliser facilement des copies de sauvegarde de l’ensemble des données ou de les recopier dans le système. Un dispositif de compression des données permet de les compresser jusqu’à un huitième de leur volume effectif.
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LOGICIELS INTÉGRÉS POUR RÉPONDRE À TOUS LES BESOINS
Interfaces standard
Produits tiers / Solutions individuelles
Programmes de messagerie Intranet, Internet
Systèmes de saisie des heures
Moteur de recherche Syst. de notification Scanning des rapports
E-Commerce
E-Business EBPP
Gestion des commandes
Gestion de la production
Gestion de projets / prestations
Services après-vente / SAV
Comptabilité des débiteurs
Comptabilité des créanciers
Comptabilité financière
Comptabilité analytique
Electronic Banking
Comptabilité des immobilisations
Comptabilité des salaires
Ressources Humaines
Archivage / Signature électronique
Gestion des adresses / CRM
Workflow
Fi ch e te ch ni qu e
FICHE TECHNIQUE
Mandants > 9’999 mandants au maximum > Numéro de mandant 4 caractères numériques au maximum > Nom du mandant 30 caractères
Fournisseurs > 99’999’999 fournisseurs au maximum > Classification des fournisseurs
9’999 classifications différentes
> 98 lieux de paiement par adresse > 98 chemins de paiement par fournisseur
> Désignation du fournisseur
16 caractères alphanumériques
> Numéro du fournisseur
11 caractères
> Propositions de compte
11 caractères
> Proposition de charges par nature
11 caractères
Factures > 999’999’999 factures au maximum avec un total de 99’999’999 positions > 9’999 positions par facture possibles
> Numéro de facture
10 caractères
> Numéro de référence du document
27 caractères alphanumériques
> Cours de la monnaie étrangère
6 / 8 caractères
> Texte de position
30 caractères alphanumériques
> Champs solde en monnaie de base
12 / 2 caractères
> Champs solde en monnaie étrangère
12 / 2 caractères
Paiements > 9’999 paiements au maximum par facture > 9’999 écritures collectives au maximum par fournisseur
Disposition > 99’999’999 paiements au maximum traités simultanément dans la disposition > 9’999 traitements de paiement au maximum avec la même date (par jour)
Lieux de paiement > 9’999 lieux de paiement entreprise au maximum
Configuration système Les configurations actuelles requises sont disponibles sur la page d’acceuil d’ABACUS www.abacus.ch/support dans le document “Recommandation système”.
ABACUS Research SA se réserve le droit de modifier la configuration système et le volume des données dans les nouvelles versions du programme.
M an da nt s
MANDANTS
La version de base de la Comptabilité des créanciers supporte deux mandants. L’option “Mandants” permet de gérer jusqu’à 9'999 mandants différents. Grâce à la simplicité du programme d’ouverture, chaque utilisateur peut définir facilement un nouveau mandant.
Reprise des données de base Lors de l’ouverture d’un nouveau mandant, les données de base d’un mandant existant peuvent être reprises. Par exemple, il n’est pas nécessaire de saisir une nouvelle fois le code TVA. Il est également possible d’ouvrir d’autres applications pour ce mandant.
Ouverture sur un autre lecteur Indépendamment de la localisation des programmes installés, les données d’un mandant peuvent facilement être transférées sur un autre disque pour des raisons d’espace disque disponible. Le programme copie automatiquement les données nécessaires lors de l’ouverture du mandant.
Passage d’un mandant à l’autre Pour permettre un passage aussi aisé et rapide que possible d’un mandant à un autre, il est possible de sélectionner le nouveau mandant dans le menu principal de la Comptabilité des créanciers, puis d’y accéder après avoir satisfait à la demande de mot de passe.
Di vi sio ns
DIVISIONS
L’option “Divisions” permet de reproduire dans le logiciel ABACUS des structures organisationnelles complexes respectant les prescriptions légales. Par exemple, le bilan, le compte de résultats ainsi que le décompte TVA sont établis au niveau de la division. La division peut être définie comme une entité de bilan autonome. ABACUS permet dans ce cas de distinguer entre les divisions internes et externes: > Divisions internes Les divisions internes représentent des entités indépendantes au niveau du bilan (filiales, entreprises secondaires), pour lesquelles un bilan et un compte de résultats séparés doivent être établis. > Divisions externes Les divisions externes sont des entreprises pour lesquelles la comptabilité n’est pas tenue à l’intérieur du mandant. Elles appartiennent cependant à la structure organisationnelle (groupe), pour laquelle les flux intercompany doivent être définis. Chaque division interne peut gérer des échanges avec un nombre quelconque de divisions externes ou avec d’autres divisions internes. Ces échanges internes au groupe sont représentés sous forme d’une liste détaillée, qui sert de base à la consolidation au niveau supérieur direct du groupe. Succursales ou entreprises secondaires Les sociétés possédant des succursales ou des entreprises secondaires peuvent définir une division pour chacune de ces entités et établir ainsi un bilan et un compte de résultat par division. Bien entendu, un bilan ou un compte de résultats peut également être établis au niveau du mandant, ce qui correspond pratiquement à une consolidation automatique. Comptabilité analytique La comptabilité analytique peut être effectuée de manière centralisée sur plusieurs entités légalement indépendantes, c’est-à-dire des divisions, ce qui rend possible une surveillance globale des sections et des commandes. Clients et fournisseurs Les adresses et données de base des clients et des fournisseurs sont gérées de manière centralisée. Les listes de PO et d’échéances, de même que les listes de chiffre d’affaires peuvent être établies séparément pour chaque division ou pour chaque mandant, ce qui donne une meilleure vision des relations avec les clients et les fournisseurs. Transaction financière L’ensemble des transactions financières pour les paiements par DTA, OPAE, etc., est traité de manière centralisée dans la Comptabilité des créanciers. Cette méthode permet une planification claire des liquidités et contribue à réduire les frais des transactions financières.
Données de base centralisées Le mandant constitue le niveau hiérarchique le plus élevé. Les données de base existantes à ce niveau sont valables pour toutes les divisions. La maintenance centralisée de ces données garantit une uniformité des informations. Exemples de données de base gérées de manière centralisée: > Exercices comptables
> Monnaie de base pour la comptabilité
> Table des monnaies étrangères
> Table des cours
> Codes TVA
> Méthode TVA (convenue / reçue)
> Plan comptable et plan de sections
> Blocage des écritures
> Données de base des employés, clients,
> Adresses bancaires des employés, clients
fournisseurs
fournisseurs
> Données nationales pour la Comptabilité > Données de base des composants de salaires des salaires
> Base des adresses
> Tables des salaires (allocations familiales, > Genres de documents et de paiements impôts à la source)
> Rappels
> Conditions de paiement
> Dispositions des paiements pour les fournisseurs
> Classifications
> Protection par mots de passe
etc. Ecritures avec divisions Dans un jeu d’écritures, la même division doit toujours être utilisée au débit et au crédit pour assurer la concordance des extraits au niveau du bilan et du compte de résultats. Les plans comptables et des sections sont gérés de manière centralisée. Un compte, une section ou un centre de frais peut toutefois être attribué de façon fixe à une division afin que les écritures comptabilisées lui soient directement affectées. > Comptabilité des débiteurs Une division est affectée à chaque facture émise. Cette division sera toujours reprise lors de l'encaissement de la facture. > Comptabilité des créanciers Chaque document peut se voir attribuer une division différente qui sera utilisée pour l’imputation des charges. Une division doit être indiquée dans l’en-tête de la facture. Lors du paiement de la facture, la division mentionnée dans son en-tête sera toujours utilisée pour sa comptabilisation. Extraits Les extraits suivants peuvent être établis séparément par division ou globalement par mandant: > Liste des postes ouverts > Liste des échéances > Journaux
M on na ie s ét ra ng èr es
MONNAIES ÉTRANGÈRES
L’option monnaies étrangères est nécessaire pour saisir des documents dans une autre monnaie que la monnaie de base. Il est possible d’ouvrir et de gérer les mêmes fournisseurs dans différentes monnaies.
Dans les données de base de l’entreprise, une proposition de passage en compte des prestations d’un fournisseur peut être présentée pour chaque monnaie.
Des extraits clairement présentés fournissent à tout moment des informations sur les engagements contractés dans les diverses monnaies.
Table centrale des monnaies étrangères Dans la table des monnaies étrangères centralisée pour toutes les applications ABACUS sont définies plus de 170 monnaies étrangères. Pour la compensation de change automatique, un compte gains de change et un compte pertes de change sont assignés à chaque monnaie.
Table des cours La table des cours contient les cours d’imputation et de valorisation pour toutes les monnaies actives. Si le système gère plusieurs mandants, la table des cours peut être définie pour chacun d’eux ou de manière centralisée pour tous les mandants. En plus des cours globaux d’imputation et de valorisation, il est également possible de définir des cours d’imputation et de valorisation spécifiques aux créanciers.
Cours dépendant de la date Dans la table des cours, les cours sont indiqués en fonction de la date. Lors de la saisie de documents de paiement, un historique des cours d’imputation et de valorisation est proposé, que l’utilisateur peut naturellement modifier.
Compensation de change au niveau du document La compensation de change est effectuée automatiquement sur les comptes de compensation de change définis pour chaque fournisseur.
n sio es pr Im n tio es /g es qu hè sc de
IMPRESSION / GESTION DES CHÈQUES
Cette option permet l’établissement des trois types différents de chèques: > Chèques bancaires > Chèques de correspondance > Chèques postaux
Chèques bancaires Pour tous les paiements par chèques bancaires, un chèque bancaire est émis à l’aide du formulaire standard, conforme aux prescriptions du règlement sur les banques d’avril 1990. D’éventuelles possibilités supplémentaires peuvent être définies dans des champs supplémentaires.
Chèques de correspondance Les chèques de correspondance permettent la compensation de paiements isolés ou collectifs avec un affichage direct des factures réglées. Le formulaire standard fourni présente pour chaque facture réglée la date de cette facture, sa référence, les éventuelles réductions et le montant payé.
Chèques postaux Pour tous les paiements effectués par chèques postaux, un ordre de virement postal est émis à l’aide du formulaire standard, conforme aux directives de la Poste. D’éventuelles possibilités supplémentaires peuvent être définies dans des champs supplémentaires.
Ces trois formulaires de chèques sont établis avec un générateur de formulaires ABACUS. Il est ainsi possible d’adapter ces formulaires aux désirs particuliers des clients sans d’autres adaptations individuelles. Cette opération peut être effectuée soit par le revendeur, soit par l’utilisateur lui-même.
El ec tr on ic Ba nk in g
ELECTRONIC
BANKING
La Comptabilité des créanciers ABACUS utilise l’Electronic Banking ABACUS pour les transactions financières électroniques. L’intégration de l’Electronic Banking dans la Comptabilité des créanciers présente d’office quatre avantages à l’utilisateur: > Règlement électronique de tous les paiements > Confirmation de la bonne exécution des paiements transmis aux banques et à la Poste et comptabilisation automatique dans la Comptabilité des créanciers (condition préalable: avoir un accès online avec son établissement via l’Electronic Banking d’ABACUS) > Conservation centralisée des données sans saisies multiples > Informations online sur les comptes de l’entreprise avec soldes et mouvements de compte Variantes pour les paiements électroniques Les variantes suivantes existent pour les paiements électroniques depuis la Comptabilité des créanciers: > DTA (échange de supports de données bancaires) > OPAE (ordre de paiement électronique de la Poste, anciennement SOG) > Paiements uniques (SWIFT) > IPI (International Payment Instruction) Préparation des paiements électroniques Tous les paiements sont préparés dans le programme de disposition de la Comptabilité des créanciers et transférés dans le module Electronic Banking ABACUS pour une transmission ultérieure. Le module Electronic Banking est automatiquement démarré depuis la Comptabilité des créanciers. L’utilisateur doit juste libérer les paiements dans le module Electronic Banking. > Autorisation Basée sur la gestion des utilisateurs ABACUS, les modes de signature “Signature individuelle“, “Collectif A“ (une signature) et “Collectif B“ (deux signatures) sont utilisées. > Exécution La connexion avec l’établissement concerné est gérée par le module Electronic Banking. Une confirmation est donnée par l’établissement financier lorsque la transmission des paiements a réussi pour annoncer que les paiements ont été reçus et exécutés avec succès. La Comptabilité des créanciers impute ensuite ces paiements. Lorsque des montants en monnaies étrangères sont débités d’un compte en monnaie de base, le cours utilisé par la banque est automatiquement retransmis et pris en compte.
Avantages de l’Electronic Banking ABACUS L’Electronic Banking ABACUS permet un accès direct aux établissements bancaires et à la Postfinance. Cela permet un degré d’automatisation élevé lors de la préparation de paiements. Un transfert manuel des données dans un soi-disant “outil de saisie offline“ est inutile. Les confirmations des établissements seront traitées directement dans la Comptabilité des créanciers. Grâce à l’utilisation centralisée de données de base et de mouvements, l’Electronic Banking offre ainsi aux utilisateurs ABACUS un niveau d’automatisation qui ne peut pas être atteint avec les programmes manuels d’importation et d’exportation de produits tiers. Pour la plupart des connexions bancaires ou postales, les obstacles d’accès des solutions Internet disparaissent. Comme par exemple, l’installation d’un logiciel de codage supplémentaire (SecureNet, SafeLine), diverses versions de browser, listes à biffer, sélection manuelle de l’adresse URL, etc. Electronic Banking ABACUS est la solution adéquate pour tous les genres d’échanges de données avec les banques et Postfinance. Vous trouverez de plus amples informations sur l’Electronic Banking ABACUS dans une brochure spécialement conçue pour ce module. Transactions financières traditionnelles En dehors des transmissions électroniques de paiement, la Comptabilité des créanciers et l’Electronic Banking supportent encore les procédures suivantes : > Ordre de bonification bancaire sur papier > Bordereau postal, virement postal > Paiements en espèces > DTA (échange de support de données bancaires) sur disquette > Chèques bancaires et de correspondance, bulletins de paiement > OPAE (ordre de paiement électronique de la Poste, anciennement SOG) sur disquette
Conditions préalables pour le trafic des paiements électronique L’Electronic Banking ABACUS supporte directement les plus grands établissements financiers de Suisse. Ces établissements doivent mettre un serveur-online à disposition, lequel doit pouvoir être supporté par ABACUS. Les établissements supportés par ABACUS sont, entre autres : > Le groupe CS, la Poste, l’UBS, la Banque cant. zurichoise,... > Diverses banques étrangères
Les établissements financiers actuellement supportés sont consultables sur notre Homepage : www.abacus.ch
Co nt rô le de s vi sa s
CONTRÔLE DES VISAS
Chaque facture et chaque position de la facture peuvent être saisies dans la Comptabilité des créanciers, dans un premier temps, de manière provisoire (non visé). Le paiement de cette facture est donc temporairement bloqué, de même que son passage dans la Comptabilité financière.
Fiches de contrôle Pour chaque document non visé, une fiche de contrôle des visas peut être imprimée avec toutes les positions ou avec cinq positions libres et avec le montant total. Ces fiches de contrôle des visas sont ensuite acheminées au responsable du contrôle visa.
Liste de contrôle visa Pour assurer la transparence sur les documents saisis et acheminés, la liste de contrôle des visas peut être affichée selon trois critères de sélection: > la date > le numéro de document > le visa (responsable)
Statut provisoire du document Il est possible de définir différents statuts provisoires pour chaque document. Les documents avec un statut provisoire ne sont pas imputés dans la Comptabilité financière et peuvent être à nouveau supprimés.
Avantages / utilités Les avantages apportés par cette option au département créanciers d’une entreprise sont multiples et constituent une nécessité absolue pour les plus grandes entreprises: > Tous les documents peuvent être saisis immédiatement dans la Comptabilité des créanciers où ils demeurent bloqués pour le paiement lors d’une saisie non visée / provisoire. > Tous les postes ouverts sont déjà saisis dans le système et peuvent être pris en compte dans les extraits. > Les documents sont visés par les personnes autorisées et le flux des documents devient transparent par le fait des divers extraits et par là même plus sûr. > Une comptabilisation exacte des documents est assurée par la personne autorisée à les viser.
In te rf ac es AS CI I
INTERFACES ASCII
Interface ASCII pour documents L’interface ASCII a été développée pour permettre l’importation des données de facturation provenant de la Gestion des commandes.
Le transfert des données est réalisé en deux étapes:
> 1ère étape Les données ASCII du programme externe sont importées dans un fichier de saisie de la Comptabilité des créanciers ABACUS. Le format de ces données doit respecter les exigences posées dans le descriptif des interfaces ABACUS.
> 2ème étape L’imputation des données de facturation importées est effectuée depuis le fichier de saisie dans la Comptabilité des créanciers.
Tous les contrôles de plausibilité sont exécutés automatiquement par le système au moment de l’imputation et toutes les factures qui n’ont pas pu être correctement passées sont enregistrées dans un fichier intermédiaire. Tous les documents non imputés sont affichés dans les programmes d’interfaces avec indication de l’erreur détectée. Il est ainsi possible à tout moment, à l’aide de ces messages, d’établir un fichier ASCII pour importer à nouveau les factures qui n’ont pas pu être passées.
Interface ASCII pour base des fournisseurs Cette interface est destinée à l’importation de toutes les données de base des fournisseurs et des lieux de paiement.
Ge nr es de do cu m en la té rg is
GENRES DE DOCUMENT ÉLARGIS
Dans la version de base de la Comptabilité des créanciers ABACUS, un seul genre de document peut être saisi par type de document comptable (facture, note de crédit, etc.). Si vous désirez disposer de plusieurs genres de documents par type, il vous faut activer l’option ‘Genre documents élargis’.
Constitution d’un document comptable Un document est composé d'une en-tête de document et d'au moins une position de document.
Dans l'en-tête de document, on retrouve les informations qui sont valables pour l'ensemble du document, comme la date du document, la monnaie, le numéro du document, etc.
Dans la position du document, on trouve en premier lieu les données pour la comptabilisation de cette position, comme le compte, la section de frais, le code TVA, le montant, etc. Vous pouvez saisir jusqu'à 9'999 positions pour chaque document.
Champs obligatoires d’un document La saisie efficace de documents dépend principalement des propositions utilisables pour la saisie des “champs obligatoires” d'un document. Champs concernés: > Numéro du document > Date de document CREDI > Date de document COFI > Monnaie > Proposition de compte > Conditions
Exemple de règles de saisie de champs obligatoires La définition libre des genres de documents permet de fixer des règles de saisie pour chaque champ de données. On peut ainsi régler la saisie des différentes dates comme suit : > Date de document CREDI La date du dernier document doit toujours être proposée. > Date de document COFI La date proposée est celle du document CREDI. > Date DISPO La date de disposition proposée doit toujours être la date du document CREDI plus 5 jours.
Champs facultatifs Lors de la comptabilisation, les "champs facultatifs" suivants sont pris ou non en compte selon l'organisation de l'entreprise et l'importance de la Comptabilité des créanciers et, en conséquence, réglés sur le genre de document: > Apposition de visas > Visa > Groupe de frais > Division > Regroupements libres > Affaires > Champs de saisie en-tête document > Champs de saisie position de document
Vous pouvez effectuer la saisie de ces “champs facultatifs” manuellement ou automatiquement.
Ab aV ie w Re po rt W rit er
ABAVIEW
REPORT
WRITER
La solution pour pratiquement tous les extraits s’appelle AbaView. AbaView est un générateur de rapports qui répond à presque toutes les exigences et qui offre des fonctions variées pour les débutants, les personnes avancées et les professionnels. AbaView n’a pas seulement été conçu pour répondre aux exigences de la Comptabilité des créanciers mais également pour permettre d’éditer les extraits de toutes les applications ABACUS et même des programmes tiers.
Plus de 20 bases de données Dans la Comptabilité des créanciers, il est possible de lier plus de 20 bases de données pour les extraits: > En-tête de document
> Positions de document
> Paiements
> Données de base des fournisseurs
> Base des adresses
Clé d’accès personnalisée AbaView peut utiliser les clés des index de fichiers ABACUS ou générer des index temporaires lorsque c’est nécessaire. Relations Les liens définis entre les fichiers ABACUS peuvent être traités. Des menus permettent d’établir de nouveaux liens ou de supprimer ceux qui existent déjà. Il est donc possible de présenter des données en provenance de différents programmes ABACUS dans un même rapport. De même, des liens entre les tables issues de différentes bases de données peuvent être créés. Des tables ABACUS peuvent être ainsi établies sans conversion préalable des données.
Sélection des données Les données à extraire peuvent être sélectionnées selon des critères définissables librement. Il est possible d’associer plusieurs critères à l’aide d’opérateurs logiques comme “ET” et “OU”. Pour augmenter la convivialité d’utilisation des rapports, l’utilisateur peut créer des masques de saisie personnalisés pendant la définition du rapport. L’utilisateur choisit un extrait depuis l’environnement ABACUS habituel, sélectionne les données souhaitées et obtient le document désiré sans se préoccuper du fonctionnement d’AbaView. Fonctions de présentation En plus d’éléments de présentation tels que les illustrations, le tramage, les titres de colonnes à choix et les fonctions d’encadrement automatiques, différents éléments de mise en page peuvent être utilisés: > En-tête et pied de pages de rapports > Titres de colonnes et totalisations aux niveaux désirés
> Positions de détail > Eléments de texte définis par l’utilisateur pouvant être reliés les uns aux autres par des conditions définissables librement > Contrôle des sauts de pages et des pages orphelines. > De très simples traductions de tous les textes constants des rapports dans différentes langues, sans avoir à établir différents rapports. Selon le paramétrage, il est même possible d’éditer chaque page d’un rapport dans une autre langue.
La présentation est supportée par les fonctions suivantes: > Définitions d’expressions
> Champs de direction (à gauche, à droite,centré)
> Agrandir / réduire la taille des champs
> Effacer / insérer / déplacer des champs
> Changement des noms de champs > Titres des colonnes inscrits automatiquement dans plusieurs langues > Lignes libres pour titres et totaux
> Attributs de polices
> Champs de sommes au choix, où la position horizontale peut être reliée avec le champ d’origine > Utilisation de variables système telles que numéros de pages, date, etc. > Des champs RTF et autres champs données de base de plusieurs lignes peuvent être simplement introduits.
Formats de fichiers supportés Les formats de fichiers suivants peuvent être traités et combinés les uns aux autres: > Dataflex
> Pervasive.SQL (autrefois Btrieve)
> ODBC
> ADO – ActivX Data Objects
> BDE – Borland Database Engine
> ABACUS Business Objects
> ASCII (diverses variations)
Formats de sortie supportés En plus des formats cités ci-dessus, les formats suivants peuvent être utilisés lors de l’édition des données: > Imprimante
> Fichier d’impression
> ADF – ABACUS Document Format
> HTML – Hyper Text Markup Language
> DHTML – Dynamic HTML
> RTF – Rich Text Format
> WMF – Windows Meta File
> XML – Extensible Markup Language
> ASCII / ANSI (diverses variations)
> Excel
> Lettre en série dans différents formats
Via ODBC, ADO ou BDE, il est possible d’accéder à toutes les base de données habituelles et à d’autres sources de données. Il est en particulier possible d’accéder online à MS Access, MS SQLServer, Oracle, Informix, Sybase, dBase et Paradox.
AB AC US o To l-K it
ABACUS
TOOL-KIT
ABACUS Tool-Kit est le système de base des applications ABACUS. Pour compléter la convivialité et l’efficacité des programmes, ABACUS Tool-Kit vous permet de bénéficier des technologies les plus modernes: ABACUS Explorer: Système de menus ABACUS L’ABACUS Explorer offre aux programmes ABACUS un menu principal permettant de basculer simplement et rapidement entre les différentes applications ABACUS ainsi que des programmes externes et servant également à la gestion des utilisateurs. L’ABACUS Explorer est le poste de commande central du logiciel ABACUS, dans lequel sont encore intégrées les fonctions importantes suivantes: > Internet Explorer L’intégration harmonieuse de Microsoft Internet Explorer dans le menu principal ABACUS permet un accès direct au World Wide Web. > E-mail La fonction Internet Mail est également intégrée à ABACUS Explorer, si bien que des bilans et relevés de compte électroniques au format PDF peuvent être envoyés directement à partir des applications ABACUS. > Gestion des dossiers Cette fonction permet de classer automatiquement tous les extraits ABACUS, les documents Word, Excel, etc. Si l’on dispose des droits d’accès nécessaires, il est ensuite très facile de retrouver, consulter et présenter ces documents. AbaVision AbaVision est un complément intégrant entièrement les logiciels ABACUS et Microsoft Excel. En s’appuyant sur les Business Objects d’ABACUS (ABO), Excel devient un véritable système de gestion de l’information (MIS) avec un accès online aux transactions et écritures comptables. La transmission fastidieuse des informations d’un logiciel financier vers Microsoft Office et vice versa fait partie du passé. Grâce à cette nouvelle intégration bidirectionnelle (deux voies de communication), on peut, par exemple, établir son budget soit sous Excel, soit sous ABACUS. Les données seront toujours mises à jour automatiquement. Utilisation pratique pour les utilisateurs d’AbaVision: > Possibilité de réaliser un système de gestion de l’information (MIS) avantageux et souple avec Excel et ABACUS.
> Nouvelles possibilités de préparation, d’affichage et d’échange de données et d’informations. > Suppression des redondances entre Excel et ABACUS par la mise à jour automatique des feuilles de calcul Excel. Les sources d’erreurs survenant à la saisie ou à la transmission sont ainsi évitées. > Accès online aux données ABACUS AbaSmart: Menus à la carte Avec AbaSmart, les logiciels ABACUS peuvent être adaptés aux procédures de travail individuelles et aux besoins de leurs utilisateurs, ce qui autorise des méthodes de travail efficaces. Avec AbaSmart, la convivialité atteint de nouvelles dimensions. Menus personnalisés: L’utilisateur peut utiliser AbaSmart pour créer ses propres menus, avec les fonctions qu’il utilise dans les menus de toutes les applications ABACUS. Il peut ainsi adapter son environnement de travail à ses besoins, ainsi qu’à la complexité des différentes tâches qui lui incombent. > Nombre illimité de menus > Nombre illimité de rubriques (programmes) par menu > Ordre des rubriques au choix > Nom des rubriques au choix > Mot de passe par menu AbaSmart > Menus adaptés à l’utilisateur et à ses procédures de travail Un menu utilisateur peut contenir des programmes provenant de toutes les applications ABACUS et d’autres programmes, ce qui permet un meilleur support et une meilleure représentation des procédures intégrées de travail. Grâce au procédé “Drag & Drop”, la création de menus AbaSmart est un jeu d’enfant. Les menus de l’utilisateur sont ensuite enregistrés et sont dès lors à sa disposition. Ils peuvent en outre être copiés et transmis à d’autres utilisateurs AbaSmart. Autostart: processus automatisés: Plusieurs positions de menus AbaSmart peuvent être automatiquement lancées et successivement exécutées. Il est ainsi possible d’automatiser des procédures complètes indiquant plusieurs applications, sans que l’utilisateur ait à lancer manuellement les programmes correspondants. Processus préliminaire: La sélection obligatoire pour préparer les données (ex.:pour quelle période ou pour quelle division doit être créé l’extrait) peut être définie dans le processus préliminaire. Il est également possible de préciser le format d’édition (ADF, RTF HTM, PDF, CSV et XLS).
AB AC US o To ls
ABACUS-TOOLS
Archivage En plus de la gestion des dossiers, gratuitement à votre disposition dans le cadre du ABACUS Tool-Kit, le module ABACUS Archivage vous propose un classement électronique complet des évaluations et documents créés dans les différents programmes ABACUS ou dans des programmes externes.
Directement intégré dans le logiciel ABACUS: L’Archivage ABACUS est entièrement intégré dans les programmes ABACUS. Lors de l’impression d’un rapport, une copie électronique du document peut automatiquement être sauvegardée dans les archives correspondantes. Des décomptes de TVA définitifs, des bilans, etc. sont ainsi directement archivés, indépendamment de l’utilisateur qui a sorti l’extrait. Simplicité et sécurité – l’intégrité des données est donc garantie.
Archivage depuis les programmes Office: L’intégration de l’Archivage ABACUS dans les programmes Microsoft Office offre la possibilité d’enregistrer des documents Word, des tables Excel et des présentations PowerPoint directement depuis l’environnement Office dans les archives ABACUS.
Scanning et archivage de documents originaux : Le module en option AbaScan permet de digitaliser tous les documents dont les originaux sont sur papier, tels que bons de livraison, factures de fournisseur, esquisses d’atelier, etc. Les documents ainsi digitalisés peuvent alors être enregistrés dans les archives concernées. Les documents scannés sont également automatiquement indexés selon les textes complets, ce qui permet une recherche rapide avec AbaSearch.
Complet et invariable: Tous les extraits, documents et données enregistrés dans les archives ne peuvent pas être modifiés. Vous ne pouvez plus les supprimer ou les modifier de façon sélective.
Codage et droits d’accès: Les données sont codées lors de l’enregistrement et l’accès aux données est réglé de façon à ce que seules les personnes autorisées puissent consulter les informations et que personne ne puisse supprimer des données des archives. La sécurité est assurée, à la fois, par un mot de passe pour chaque archive et par les droits d’accès de la gestion des utilisateurs. Recherche confortable d’informations: Grâce à ce système de recherche performant, vous pouvez
retrouver rapidement le document voulu parmi des milliers de données. Ce système vous offre: > une recherche selon des fragments de mots > une combinaison de différents éléments de texte
AbaPilot: Système de navigation et de recherche Avec AbaPilot, l’utilisateur ABACUS dispose d’un accès rapide et direct à toutes les données et informations enregistrées dans le logiciel ABACUS. La saisie d’un terme de recherche provoque l’affichage de tous les enregistrements correspondants y compris toutes les informations, données et documents (Word, Excel, documents scannés). Un clic de la souris affiche toutes les informations détaillées. En plus, le système permet même de démarrer directement l’application ABACUS appropriée qui offre la possibilité de modifier les données. Pour pouvoir utiliser AbaPilot, vous devez avoir une licence pour le moteur de recherche AbaSearch et l’installer.
Rapport-Scanning Des rapports de travail écrit à la main, peuvent être scanné avec le module de scanning de rapport AbaForm d’ABACUS et les données seront automatiquement traitées. L’intégration complète du module de Rapport-Scanning dans le logiciel ABACUS permet de l’utiliser comme module de saisie pour la Comptabilité des salaires, la Gestion des projets et des prestations, la Gestion des adresses et la Gestion des commandes. Les avantages principaux: gagner du temps au moyen de l’automatisation et éviter des erreurs lors de la saisie manuelle. Les données de base des applications en aval, telle qu’AbaProject par exemple, sont disponibles online et effectuent des contrôles directs de plausibilité qui sont actifs lors de la saisie de données avec AbaForm. AbaForm peut également être utilisé avec des solutions métier.
ABACUS Research SA Business Software Av. de la Gare 20 CH-1001 Lausanne Tél. 021 340 72 17 Fax 021 340 72 19 www.abacus.ch info@abacus.ch
Ecknauer + Schoch ASW / 08.05
ABACUS Research AG Betriebswirtschaftliche Software Ziegeleistrasse 12 CH-9302 Kronbühl-St. Gallen Telefon 071 292 25 25 Fax 071 292 25 00 www.abacus.ch info@abacus.ch