Votre Comptabilité des créanciers est-elle déjà sans papier?
Non? Nous avons la solution! Workflow électronique dans la Comptabilité des créanciers avec AbaScan et contrôle des visas
Numérisation des documents originaux, processus digital de validation des factures. Une comptabilité des créanciers sans papier ne vous apporte que des avantages:
Gain de temps Ne perdez plus votre temps à rechercher des factures créanciers dans les classeurs ou dans vos archives: „Information at your fingertip“ grâce aux factures originales enregistrées au format PDF.
Économie d’argent Réduisez vos coûts en contrôlant et validant directement vos factures dans le logiciel de Comptabilité des créanciers.
Travail mobile Offrez à vos collaborateurs la possibilité de contrôler, viser et valider les factures sur l’iPad, indépendamment du lieu et de l’heure.
Escompte Profitez des escomptes proposés en respectant mieux les délais de paiement.
Bureau sans papier Tous les documents comptables importants sont classés de manière centralisée dans votre logiciel. Ils sont liés aux écritures comptables et ainsi disponibles à tout moment. L’intégrité de la Comptabilité des créanciers est garantie sous réserve du respect des prescriptions légales en matière de conservation.
Transparence Obtenez immédiatement tous les détails d’une facture originale grâce à la technique du Drill-Down dans les extraits et rapports. Même sans connexion Internet, vous visualisez sur votre iPad des extraits jusqu’aux détails des documents originaux.
„La longue recherche de documents et pièces comptables appartient désormais au passé. Grâce à AbaScan, le classe ment dans le logiciel de Comptabilité des créanciers est centralisé et une visuali sation immédiate est possible.“
Factures originales scannées Processus créanciers optimisés Avec le logiciel AbaScan
Conservation digitale des factures fournisseurs conforme à la législation Grâce à la signature électronique, par exemple avec la SuisseID et à l’horodatage digital, les factures originales sont classées au format PDF conformément à la législation suisse. Le classement physique des factures papier devient dès lors superflu. > Un document nécessaire au décompte TVA peut à tout moment être reproduit conformément aux prescriptions légales.
Recherche plein texte grâce à l’indexation AbaScan indexe l’intégralité du texte lors du traitement d’une facture. Un document peut immédiatement être retrouvé et affiché à l’aide de la recherche plein texte. Il suffit de saisir les termes voulus ou seulement un simple fragment de mot. > Les factures originales sont retrouvées rapidement.
Numérisation des factures fournisseurs Les factures papier ne circulent plus dans l’entreprise lors de la procédure visa. Le contrôle et la validation par les personnes habilitées ont lieu directement dans le logiciel des créanciers. > Aucune facture ne reste en souffrance, n’est oubliée ou perdue.
Structures organisationnelles réparties et contrôle mobile des factures Dans le cas d’unités organisationnelles réparties géographiquement, les responsables visa contrôlent et valident les factures dans le logiciel de Comptabilité des créanciers, directement via Internet ou via l’iPad. > Plus aucun envoi par courrier des factures fournisseurs.
Les cinq étapes du processus créanciers sans papier, de la réception de facture à la validation
1ère étape: scanner la facture papier Les factures papier peuvent être importées, par lot ou individuellement, selon les capacités du scanner de documents. Une page blanche ou un code-barres sépare les lots en documents électroniques individuels, au format PDF. Ces documents sont ensuite disponibles dans la boîte de réception de l‘application des Créanciers. Les factures reçues par voie électronique ne doivent pas être imprimées et numérisées, mais peuvent directement être reprises dans le programme „AbaScan Upload“.
2ème étape: traiter la facture numérisée à l’aide d’AbaScan Lors du traitement des factures avec le programme „AbaScan Upload“, vous pouvez apposer une signature électronique sur les documents PDF. Cette signature, liée à la SuisseID, horodate chaque document et correspond ainsi aux prescriptions légales en matière de conservation électronique (Olico, réglementation sur la TVA). Les factures originales peuvent alors être détruites. Indication: AbaNotify permet de démarrer automatiquement les procédures de numérisation à un moment donné (par exemple un traitement pendant la nuit).
AbaScan explore l‘image de la facture, détecte les textes et les enregistre dans le PDF pour la recherche plein texte ultérieure. Dès que le processus AbaScan est terminé, la facture est disponible en PDF dans le programme des créanciers pour traitement.
3ème étape: créer des écritures directement dans l’inbox de la Comptabilité des créanciers à partir des factures PDF Tous les documents numérisés et en attente de traitement sont visibles dans la boîte de réception. Le bouton „Traiter document“ permet de créer automatiquement une facture à partir d‘un fichier PDF. Le fournisseur est identifié grâce à la ligne BVR, l‘adresse Internet, l‘e-mail ou un IBAN. Si la facture originale comporte un bulletin de versement, le montant sera repris de sorte que vous n‘ayez qu‘à contrôler et éventuellement compléter la date, l‘imputation comptable, la section de frais et le numéro de projet. Indication: en attribuant un numéro de projet à l‘écriture, celle-ci sera également enregistrée dans le programme de Gestion des projets et des prestations AbaProject. Le chef de projet disposera ainsi à tout moment des coûts liés à son projet.
4ème étape: confirmer ou attribuer les responsables visa Le programme propose un responsable visa depuis la base des fournisseurs. Il peut être confirmé ou remplacé par un autre collaborateur. L‘écriture de la Comptabilité des créanciers est ensuite enregistrée et le PDF de la facture originale classé dans le dossier „Documents“ de l‘application. Le PDF est ainsi relié à l‘écriture et peut à tout moment être ouvert. Après enregistrement des écritures créanciers, vous pouvez automatiquement envoyer au responsable visa un message, par e-mail ou par la messagerie électronique d‘ABACUS, lui indiquant qu‘il a reçu une nouvelle facture pour contrôle.
5ème étape: contrôler et valider la facture Dans le programme des créanciers „Traiter inbox“, un responsable visa visualise toutes les factures dont il a la charge et qu‘il doit contrôler et valider. Lorsqu‘il clique sur une facture, l‘original numérisé s‘affiche au format PDF. Il peut ainsi vérifier les données, effectuer d‘éventuelles corrections dans l‘attribution des comptes, la section de frais ou l‘attribution de projet, puis valider le document ou le refuser s‘il ne doit pas être payé. Lorsqu‘un document a passé toutes les étapes utiles au visa et qu‘il a été validé par tous les utilisateurs, il est entièrement visé. Il sera alors automatiquement proposé pour paiement, selon l‘échéance indiquée, lors de la prochaine disposition de paiements.
Conditions préalables pour une Comptabilité des créanciers sans papier > Licence logiciel AbaScan > Licence logiciel Archivage > Option Contrôle des visas dans le logiciel de Comptabilité des créanciers > SuisseID pour la signature électronique des factures PDF avec horodatage Recommandations > Les documents PDF des dossiers ABACUS sont protégés contre un accès et une suppression non autorisés (droits d’accès dans les catégories d’utilisateurs). > Contrôle intégré permettant de savoir si un document électronique existe pour chaque écriture de la Comptabilité des créanciers. > Journalisation du transfert des documents à la fin de l’exercice dans la phase de conservation. Les archives électroniques ABACUS n’autorisent plus aucune suppression ou modification des documents. Les dossiers sont ainsi „allégés“. > Les documents des dossiers et des archives sont également enregistrés par le programme de sauvegarde des mandants ABACUS. > Les programmes de transposition et de comparaison permettent de fournir toutes les données et tous les
Pour un supplément d’information, veuillez-vous adresser à:
Ecknauer + Schoch ASW / OS 2’000-2.15
documents à l’organe de révision.