SAISIE DU TEMPS DE TRAVAIL
Solutions modernes et mobiles
SAISIE MOBILE
”Grâce aux apps mobiles, les collaborateurs saisissent pendant leurs déplacements le temps passé chez les clients, les fournisseurs ou sur les chantiers.”
DES HEURES
Avec ses apps mobiles, ABACUS Business Software propose des instruments modernes et simples permettant de respecter l’obligation de saisie du temps de travail. Les responsables RH et les supérieurs hiérarchiques disposent ainsi de moyens de contrôle efficaces.
La saisie du temps de travail, une obligation pour les employeurs Publication du Secrétariat d’État à l’économie SECO sur son site: ”L’art. 46 de la loi sur le travail (LTr) impose à l’employeur de tenir à la disposition des autorités d’exécution et de surveillance les registres ou autres pièces contenant les informations nécessaires à l’exécution de la loi et de ses ordonnances. Il s’agit notamment, comme le précise l’ordonnance, de l’horaire et de la durée du travail quotidien et hebdomadaire (y compris le travail compensatoire et le travail supplémentaire), ainsi que des pauses d’une demiheure et plus (art. 73 OLT 1).” Cependant, les dispositions relatives à l’enregistrement systématique de la durée du travail ne s’appliquent pas à tout le monde. La saisie du temps de travail est totalement supprimée pour les collaborateurs qui touchent un salaire soumis à l’AVS de plus de 120’000 CHF et qui disposent d’une grande flexibilité en matière d’horaires de travail. Cette suppression complète doit être convenue dans le cadre d’une convention collective de travail.
Mobilité et simplicité Grâce aux outils modernes qui répondent à cette nouvelle obligation du code du travail, l’installation de timbreuses et une surcharge de travail administratif sont évitées. ABACUS propose des apps mobiles pour smartphones et Ipads aux collaborateurs en déplacement chez des clients, des fournisseurs ou sur des chantiers et qui ne disposent pas d’un ordinateur. La saisie des heures peut donc se faire partout. Les collaborateurs en entreprise peuvent utiliser la plate-forme MyAbacus pour enregistrer leurs heures de travail directement dans un navigateur. En alternative au programme AbaProject, disponible depuis longtemps pour la saisie du temps de travail, un nouveau module a été intégré dans la version 2016 du logiciel de Comptabilité des salaires ABACUS. Il se base également sur l’application AbaProject et permet de justifier les heures travaillées.
App AbaCliK, une timbreuse sur smartphone AbaCliK est la dernière génération des applications mobiles d’ABACUS. Elle s’utilise sur un iPhone et sur un smartphone Android. Les heures d’arrivée et de départ s’enregistrent facilement. La saisie est manuelle ou automatique grâce aux technologies RFID, Geofencing (géorepérage) et code-barres. Les heures travaillées sont indiquées sur le smartphone et complétées avec des informations telles que le genre de prestation ou le projet. AbaCliK permet une intégration complète de la saisie des heures dans un système unique. Les heures sont directement transmises au logiciel de gestion d’entreprise ABACUS grâce à un abonnement de synchronisation.
www.abaclik.ch
App iPad AbaSmart L’app AbaSmart, intégrée au logiciel ABACUS, est également idéale pour la saisie offline des heures sur les appareils mobiles, par exemple une tablette. Les activités et leur durée sont enregistrées sur la timeline intégrée. Une fonction ”Start / Stop” chronomètre et crée automatiquement un rapport des heures de travail. Les données saisies sur l’appareil mobile sont synchronisées dans le logiciel de gestion ABACUS via Internet. Les heures peuvent aussi être enregistrées offline. Dès qu’une connexion Internet est disponible, le programme synchronise automatiquement les informations et les transmet au module AbaProject ou au programme de saisie des heures.
www.abacus.ch/links/abasmart
MyAbacus Les collaborateurs saisissent leurs heures de travail sur la plate-forme MyAbacus. Une nouvelle rubrique a été ajoutée dans le dashboard. Un modèle de saisie peut être créé afin de simplifier l’enregistrement des heures. Les différents soldes comme les heures supplémentaires ou les congés sont affichés dans un aperçu. Le collaborateur y a accès à tout moment. Il peut imprimer son propre rapport mensuel.
SYSTÈMES DE SAISIE DES HEURES Gestion des projets et des prestations AbaProject Le logiciel AbaProject est connu depuis longtemps comme étant un système efficace pour la saisie des heures. Il offre cependant de nombreuses autres fonctions: > Saisie de rapports sur des projets > Gestion de projets > Planification des projets et des ressources > Rapports de projet > Post-calculation > Facturation > Controlling Module pour la saisie du temps de travail intégré au logiciel de Comptabilité des salaires ABACUS Un module de saisie des heures, basé sur AbaProject, a été intégré dans la version 2016 du logiciel de Comptabilité des salaires ABACUS. Il couvre tous les processus d’une saisie continue des heures.
Une configuration simple Ce module est rapidement activé si le logiciel de Comptabilité des salaires ABACUS est déjà utilisé dans l’entreprise. Il est gratuit pour tous les utilisateurs sous licence. D’un simple clic, un abonnement est conclu pour chaque collaborateur supplémentaire. L’accès à MyAbacus ou à AbaCliK est immédiat. De nombreuses fonctions pour la saisie des heures sont proposées: Saisie de rapports Le programme ”Saisie de rapports” est utilisé pour la saisie des heures. Les données d’AbaCliK, d’AbaSmart ou de MyAbacus y sont également enregistrées et les prestations saisies peuvent y être contrôlées. Il suffit d’indiquer la date, le genre de prestation ou l’activité et le nombre d’heures pour répondre à l’obligation de saisie du temps de travail. Grâce à ces informations, le logiciel calcule automatiquement le solde quotidien et le solde des heures flexibles, à compenser sur une période déterminée. Contrôle des heures La fonction ”Contrôle des heures” permet de saisir la durée exacte du temps travail, même sans timbreuse. Les collaborateurs indiquent simplement l’heure à laquelle ils débutent et terminent leur travail, ainsi que leurs pauses. Contrôle – Le point de vue d’un supérieur hiérarchique Le programme de saisie de rapports d’AbaProject offre aux responsables RH et aux supérieurs hiérarchiques la possibilité de contrôler facilement les horaires de chaque collaborateur à l’aide de différents rapports. Ils ont rapidement une vue d’ensemble des heures travaillées. Les prestations saisies pour un jour, une semaine ou un mois peuvent aussitôt être visualisées.
Les absences en un coup d’œil Les absences pour cause de maladie, accident ou vacances sont enregistrées dans le programme de saisie des heures. Un aperçu global informe en tout temps le collaborateur du nombre de jours de congés restants. Un historique des absences est également intégré au logiciel. La planification des congés peut entièrement se faire à l’aide d’AbaProject si les interventions des employés sont planifiées dans ce programme ou si les absences y sont pré-saisies. Les anciennes listes Excel sont superflues. Comptes épargne-temps La fonction ”Compte épargne-temps” permet de représenter des conventions collectives de travail et de calculer correctement les éléments importants pour les salaires. Le système détermine par exemple les majorations lorsqu’un employé travaille le week-end ou de nuit. Le décompte se fait automatiquement dans la Comptabilité des salaires. Les comptes épargne-temps sont également destinés à différencier les heures supplémentaires et le temps supplémentaire. Extraits Les extraits standards offrent aux responsables une analyse claire et rapide de toutes les données importantes pour la saisie des heures. Calendrier d’entreprise Un calendrier d’entreprise est disponible pour définir les heures dues. Grâce à la structure flexible du modèle des heures, il est possible de représenter facilement des temps partiels individuels ou une prestation de travail pour un seul jour de la semaine. Les jours fériés peuvent également être consignés dans ce calendrier. Ils sont disponibles par c anton dans le système standard.
EFFICACITÉ ET SIMPLICITÉ ABACUS Business Software simplifie la saisie du temps de travail. La mise en place d’une timbreuse et l’utilisation de tableurs Excel sont inutiles. Les responsables des ressources humaines et les supérieurs hiérarchiques peuvent ainsi se concentrer sur la simple gestion du personnel.
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