A B A C U S A R C H I VA G E
/
S I G N AT U R E
E L E C T R O N I Q U E
ARCHIVAGE
ET
S I G N AT U R E
Archivage
ELECTRONIQUE
numérique
Les factures clients et fournisseurs, les confirmations de commande, les bons de commande, la correspondance et de nombreux autres documents mobilisent des armoires entières et des salles d’archives complètes. De plus, les documents sont stockés en plusieurs endroits et la moindre recherche prend un temps fou. ABACUS Archivage est un outil global en amont des applications, permettant le stockage et la gestion sous forme digitale de tous les extraits ABACUS et des documents originaux. Cet outil permet, par exemple, de stocker au même endroit tous les documents et tous les renseignements liés à une relation client ou fournisseur sous forme de données digitales. ABACUS garantit un archivage électronique intégral et exhaustif des extraits, documents et justificatifs. On peut également importer dans les archives ABACUS des documents issus de programmes tiers, tels que MS Office.
Efficacité
des
recherches
–
accès
en
ligne
Grâce à l’indexation automatique en texte intégral des documents archivés, la recherche de documents ou d’écritures comptables à l’aide de n’importe quel mot-clef est un jeu d’enfant. Toutes les archives peuvent être consultées et gérées confortablement à partir du poste de travail, ce qui permet un support actif des processus d’entreprises et une augmentation considérable de la flexibilité. L’accès aux données est clairement défini et se paramètre de façon personnalisée par le biais de l’administration des utilisateurs ABACUS.
Gestion
intégrée
des
documents
L’affectation directe des documents originaux digitalisés aux transactions ou aux écritures correspondantes offre une transparence optimale des données et des informations. Il suffit de cliquer sur une opération pour afficher immédiatement le document original associé. On dispose ainsi d’un outil systématique de consultation des pièces justificatives.
Signatures
électroniques
Les extraits sauvegardés au format PDF peuvent être dotés d’une signature électronique garantissant l’authenticité et l’inaltérabilité des données.
T O U T
E S T
A C C E S S I B L E
E N
Saisie
automatique
l’aide
d’étiquettes
des à
L I G N E
documents
code-barres
originaux
et
à
d’AbaScan
Une imprimante permet d’imprimer une étiquette à code-barres pour tous les documents papier dans les programmes de saisie respectifs. L’étiquette contient les informations relatives au document ainsi que le dossier ou l’archive correspondant. Ces informations permettent de digitaliser le document par scanner et de l’enregistrer directement dans le dossier ou l’archive correspondant grâce au programme AbaScan: une procédure rapide et efficace. Lors du scanning, le texte du document est indexé en texte intégral, afin de faciliter ultérieurement une recherche rapide du document. Les documents peuvent être consultés et imprimés même après plusieurs années.
Intégration
des
formats
tiers
ABACUS Archivage ne sert pas uniquement à sauvegarder les documents établis avec les programmes ABACUS. Il permet également d’archiver des fichiers de données issus de programmes tiers (par exemple Word ou divers formats image). ABACUS Archivage est ainsi un outil d’archivage global qui permet d’avoir “chaque chose à sa place”. Sous Word et sous Excel, une interface “Archive / Dossier” est disponible et permet d’enregistrer d’un simple clic un document directement dans le dossier ou l’archive souhaité. Cela met un terme à de fastidieuses recherches pour retrouver l’emplacement des archives appropriées.
Caractéristiques et
signature
d’ABACUS
Archivage
électronique
> Scanning de documents externes (par exemple factures de fournisseurs, bons de livraison) et classement automatique par étiquette à code-barres dans le dossier correspondant (par exemple commandes fournisseur) > Stockage automatique par paramétrage préalable de copies du document (par exemple factures, mises en demeure, rapports) dans le dossier d’archives souhaité > Sauvegarde automatique d’une copie (par exemple bulletin de salaire) dans le dossier de la personne correspondante > Fonction Drag & Drop dans les archives pour environ 200 formats de fichiers > Les données archivées peuvent être extraites en fonction de l’année. > Pour des raisons juridiques, impossibilité de supprimer le contenu des archives. > Signature électronique conforme aux prescriptions légales
Recherche
à
l’aide
du
moteur
de
recherche
AbaPilot Possibilité de retrouver très rapidement des pièces et documents enregistrés dans les dossiers ou les archives parmi des milliers d’autres données, grâce au moteur de recherche AbaPilot et à une fonction performante de recherche en texte intégral (indexation en texte intégral). Il suffit d’entrer un terme de recherche sous forme de chiffre, de mot ou de partie de mot.
Fonction
Zoom
avant:
transparence
garantie Il est possible de remonter la trace des données ABACUS jusqu’à la source (zoom avant). Par exemple, un double clic sur la ligne d’un journal ou d’un relevé de compte ouvre automatiquement la fenêtre de saisie du document. On peut ainsi vérifier facilement les chiffres insolites et corriger les erreurs éventuelles à la source. Lorsque le document associé a été scanné avec AbaScan, il suffit d’un clic pour y accéder.
Entrée pièce / document
Saisie dans le logiciel par exemple la Comptabilité des créanciers
Impression des codes-barres
Placer un code-barres sur une pièce / document
Avantages > Gain d’espace grâce à la suppression des archives physiques > Absence de manipulations fastidieuses pour l’archivage Scanner le document avec AbaScan
et les recherches > Organisation et classement systématique des données : “chaque chose à sa place” > Scanning des documents originaux, par exemple des factures fournisseurs > Visualisation à l’écran du document scanné > Interface “Archive / Dossier” sous Word / Excel pour
Classement dans les archives
archiver directement et simplement les documents traités > Sauvegarde automatique des documents ABACUS,
Recherche ciblée avec AbaPilot dans la base de données et les archives ABACUS
bilans, justificatifs, etc. dans les archives par paramétrage préalable Output
> Recherche facile et rapide par mot-clef à l’aide de l’indexation en texte intégral des données et du moteur de recherche AbaPilot > Gain de temps grâce à l’accès aux données en ligne
Document original d’archive; comptabilités, rapports
Données MS Office
> Support optimal des tâches et meilleure communication > Réglementation claire des droits d’accès aux données > Signature électronique des extraits au format PDF pour garantir leur authenticité
Transposition de toute une comptabilité avec les documents originaux digitalisés sur CD / DVD
Recherche de données et de documents originaux avec le moteur de recherche et le Viewer
Composants
d’ABACUS
Archivage
et
Signature
électronique
A B A C U S A R C H I VA G E OPTION ABASCAN MOTEUR DE RECHERCHE EN TEXTE INTÉGRAL ABAPILOT
ABACUS recommande les produits HP
ABACUS Research SA Business Software Av. de la Gare 20 CH-1001 Lausanne Tél. 021 340 72 17 Fax 021 340 72 19 www.abacus.ch info@abacus.ch ABACUS Research AG Betriebswirtschaftliche Software Ziegeleistrasse 12 CH-9302 Kronbühl-St. Gallen Telefon 071 292 25 25 Fax 071 292 25 00 www.abacus.ch info@abacus.ch
Ecknauer + Schoch ASW / 08.05
Demandez une présentation gratuite du logiciel chez :