Archivierung und digitale Signatur

ABACUS ARCHIVIERUNG / ABASCAN

ARCHIVIERUNG UND ABASCAN Digitale Archivierung Lieferanten- und Kundenrechnungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Korrespondenz und viele andere Dokumente füllen ganze Aktenschränke und Archivräume. Die Dokumente sind an verschiedenen Orten abgelegt und die Suche danach ist zeitraubend. Die ABACUS Archivierung ist ein applikationsübergreifendes Tool zur Ablage und Verwaltung aller ABACUS-Auswertungen und Originaldokumente in digitaler Form. So können zum Beispiel alle Dokumente und Informationen zu einer Kunden- oder Lieferantenbeziehung an einem Ort digital gespeichert werden.

ABACUS garantiert eine vollständige und lückenlose elektronische Ablage von Auswertungen, Belegen und Dokumenten. Auch Fremdprogramme wie zum Beispiel MS Office können Dokumente ins ABACUS-Archiv übertragen.

Effizienter suchen – online im Zugriff Die automatische Volltextindexierung archivierter Dokumente macht das Suchen von Dokumenten oder Buchungen mit beliebigen Stichworten zu einem Kinderspiel. Das ganze Archiv kann komfortabel vom Arbeitsplatz aus durchsucht und verwaltet werden. Dadurch werden alle Geschäftsprozesse aktiv unterstützt und die Flexibilität stark erhöht. Die Einsicht in die Daten ist klar geregelt und kann individuell über die ABACUS-Benutzerverwaltung festgelegt werden.

Integriertes Dokumentenmanagement Grösstmögliche Transparenz über Daten und Informationen wird erreicht, weil die digitalisierten Originalbelege den Transaktionen resp. Buchungen in der Buchhaltung direkt zugeordnet sind. Ein Mausklick auf die entsprechende Buchung genügt und der zugeordnete Originalbeleg wird sofort angezeigt. Durch diese Technik wird ein lückenloser Belegnachweis ermöglicht.

Elektronische Signaturen Im PDF-Format gespeicherte Auswertungen lassen sich mit einer elektronischen Signatur versehen, welche die Authentizität und Originalität der Daten garantiert. ABACUS unterstützt die SuisseID.

ALLES ONLINE IM ZUGRIFF Originaldokumente scannen mit AbaScan Für jeden Beleg in Papierform kann im jeweiligen Erfassungsprogramm mit einem Barcode-Labeldrucker eine Barcode-Etikette ausgedruckt werden. Diese Etikette enthält die Informationen über den Beleg und das entsprechende Dossier oder Archiv. Mit diesen Informationen kann der Beleg beim Scannen mit dem Programm AbaScan automatisch in digitaler Form im richtigen Dossier / Archiv abgespeichert werden und der entsprechenden Buchhaltungstransaktion zugeordnet werden – schnell und effizient. Während des Scanvorganges wird der Text des Dokumentes volltextindexiert, wodurch später ein schnelles Suchen und Auffinden des Dokumentes möglich wird.

Integration von Fremdformaten und E-Mail Die ABACUS Archivierung geht weiter als nur Dokumente abzuspeichern, die mit ABACUS-Programmen erstellt wurden. Es können auch Dokumente mit Datei-Formaten aus anderen Programmen (z.B. Word, div. Bildformate) archiviert werden. Die ABACUS Archivierung wird so zur globalen Ablage nach dem Motto: ”Alles Relevante am richtigen Ort”. Durch ein Office-Plugin steht im Word und Excel eine Schaltfläche “Archiv / Dossier“ zur Verfügung. Mit einem Mausklick auf diese Schaltfläche kann das bearbeitete Dokument direkt und einfach ins gewünschte Dossier / Archiv gespeichert werden. E-Mails lassen sich automatisiert oder individuell in einem Dossier oder Archiv ablegen. Mit dem ABACUS PDF-Printer können aus beliebigen Drittprogrammen Dokumente der ABACUS Archivierung zugeführt werden.

Leistungsübersicht ABACUS Archivierung und AbaScan > Dateienablage in Form von Applikations-Dossiers (mit Verbindung zum Geschäftsfall), zentrale Dossiers (mandantenspezifisch) oder Archive (jahresabhängig, nicht löschbar) > Scannen von externen Dokumenten (z.B. Lieferantenrechnungen, Lieferscheine) und automatisches Zuordnen mittels Barcode-Etikette oder direkt über Inboxen zum entsprechenden Buchungssatz > Automatische Ablage durch Voreinstellung von Dokumentkopien (z.B. Rechnungen, Mahnungen, Lohnausweise) ins gewünschte Dossier / Archiv > Zugriffsschutz durch ABACUS-Benutzerverwaltung und zusätzlicher Passwortschutz pro Ablage sowie Volltextsuche unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte > Drag & Drop von beliebigen Dateien in Archive und Dossiers mit Darstellung in Vorschau (gängige Formate) oder mittels Mausklick im Originalprogramm > Auslagerungs- und Abgleichassistenten für die Erstellung von beliebigen Archivmedien mit Suchfunktionen > Elektronische Signatur von Dokumenten in der Ablage (z.B. SuisseID) gemäss gesetzlichen Anforderungen

Suche mit Suchmaschine AbaPilot In Dossiers oder Archiven abgespeicherte Belege und Dokumente können dank dem Suchsystem AbaPilot und der leistungsfähigen Volltextsuche (Volltextindexierung) innerhalb weniger Augenblicke auch aus tausenden von Daten gefunden werden. Es genügt einen Begriff in Form einer Zahl, eines Wortes oder eines Wortfragmentes einzugeben.

Drill-Down-Funktion: Transparenz leicht gemacht ABACUS-Daten können bis zu ihrem Ursprung zurück verfolgt werden (Drill-Down). Zum Beispiel öffnet sich bei einem Journal oder Kontoauszug mit Doppelklick auf die gewünschte Zeile automatisch das Belegerfassungsprogramm. Auffällige Zahlen können so direkt nachkontrolliert und Fehler am Ursprung korrigiert werden. Wurde der dazugehörige Originalbeleg mit AbaScan gescannt, ist auch dieser nur einen Mausklick entfernt.

Eingang Beleg / Dokument

Erfassung in Softwareanwendung z.B. Kreditorenbuchhaltung

Drucken der Barcodes

Barcodes auf Beleg / Dokument anbringen

Die Vorteile auf einen Blick > Kein Platzbedarf für physische Ablage > Kein manueller Aufwand für Ablage und Suche > Lückenlose Organisation und Ordnung der Daten: “Alles Relevante am richtigen Ort“

Scannen des Beleges via AbaScan

> Scannen von Originaldokumenten, z.B. Lieferantenrechnungen und direkte Verbuchung über Inboxen > Originalansicht gescannter Dokumente am Bildschirm > Schaltfläche “Archiv / Dossier“ in Word / Excel für direktes und einfaches Ablegen des bearbeiteten Dokumentes > Automatisierte Ablage von E-Mails in Dossiers und

Ablage in Archiv

Archiven > Automatisches Speichern von ABACUS-Dokumenten, Bilanzen, Belegen usw. in Archiven durch VoreinstelGezielte Suche in ABACUS-Datenbank und Archiven mit AbaPilot Suchsystem

lungen Output

> Einfache und schnelle Suche mit Stichworten dank Volltextindexierung der Daten und AbaPilot-Suchsystem > Zeit sparend durch Online-Zugriff auf Daten > Optimale Unterstützung der Arbeitsabläufe und verbes-

Daten MS Office Originaldokument aus Archiv; Buchungen, Reports

Auslagerung ganze Buchhaltung mit digitalen Originalbelegen auf CD / DVD

serte Kommunikation > Zugriffsrechte schützen klassifizierte Dokumente > Elektronische Signatur auf Auswertungen und Originaldokumenten im PDF Format garantiert die Authentizität

Suche nach Daten und Originalbelegen mit Suchmaschine und Viewer

CH-9301 Wittenbach-St. Gallen, www.abacus.ch info@abacus.ch ABACUS Research SA, Business Software CH-1052 Mont-sur-Lausanne, www.abacus.ch info@abacus.ch ABACUS Business Solutions GmbH D-80336 M端nchen, www.abacus-solutions.de info@abacus-solutions.de

Ecknauer + Schoch ASW / OS-1500-09.10

ABACUS Research AG, Betriebswirtschaftliche Software