Prospectus général Enterprise

ABACUS B us i n e ss S o f t w a r e

Prospectus général Enterprise

A B A C U S E n t e r p r i se –

Pages

5-7

Pages

8-11

ABACUS vi Gestion des commandes

Pages 12-15

Gestion de la production GPAO

Pages 16-17

Service après-vente

Pages 18-20

Gestion des projets et des prestations AbaProject

Pages 22-23

e-Business AbaShop

Pages 24-25

e-Business AbaNet

Pages 26-28

CRM

Pages 29-31

Comptabilité financière

Pages 34-35

Comptabilité analytique

Pages 36-37 Comptabilité des débiteurs Pages 38-39 Comptabilité des créanciers Pages 40-41

Comptabilité des immobilisations

Pages 45-47

Comptabilité des salaires

Pages 49-51 Ressources Humaines Pages 52-53

Business Process Engine

Pages 54-55 Electronic Banking Page

57

Pages 58-59

Gestion de l’information Archivage / AbaScan

Pages 60-61 Outils ABACUS Les dernières configurations système requises sont disponibles sur le site Internet d’ABACUS sous www.abacus.ch/links/recommandations-systeme

Contenu

3

v a r i é , o r i e n t é v e r s l a p r a t i q ue , c o m p l e t

ABACUS Enterprise est la ligne de produits d’ABACUS Business Software. Elle s’adresse aux entreprises qui souhaitent optimiser leurs processus de travail avec un logiciel innovant afin de pouvoir s’adapter aux exigences croissantes du marché. Plus de 100’000 programmes de gestion d’entreprise ABACUS ont été vendus à ce jour. ABACUS Enterprise est basée sur ABACUS vi – la version Internet. Elle permet une utilisation des logiciels quel que soit le lieu grâce à des programmes basés sur le Web, et possède de nombreux autres avantages.

ABACUS Enterprise est le logiciel ERP standard pour toutes les exigences de la gestion d’entreprise. Les données sont tenues de manière centralisée, sans saisie multiple, des processus en continu augmentent la vitesse de traitement et les processus de production sont gérés en toute fiabilité.

Confort élevé, simplicité d’emploi et scalabilité permettent l’utilisation du logiciel dans les entreprises de toutes tailles. Grâce aux différentes applications, ABACUS Enterprise a une structure modulaire pour une intégration parfaite dans chaque environnement de travail.

ABACUS Enterprise présente une grande flexibilité grâce aux fonctions Customizing, p. ex. les masques personnalisables ou les tables de données de base extensibles. Le logiciel standard peut facilement être adapté aux exigences propres et être configuré individuellement, ce qui garantit une utilisation universelle. ABACUS Business Software répond aux normes de nombreux secteurs d’activité et des sociétés fiduciaires renommées lui font confiance.

A bacus v i

5

La g é n é r a t i o n I n t e r n e t

Techonologies avant-gardistes Les entreprises qui souhaitent utiliser ABACUS vi opteront pour un logiciel de gestion d’entreprise performant et flexible, s’adaptant aux besoins de chacun. Il garantit un traitement efficace de tous les processus d’entreprise.

Des technologies modernes et la possibilité d’utiliser le logiciel via Internet garantissent un confort d’utilisation appréciable aux entreprises possédant des structures délocalisées avec une forte mobilité des collaborateurs. Les coûts excessifs engendrés par les applications Citrix ou Terminalserver peuvent être évités.

Des applications mobiles sous la forme d’apps pour iPads ou smartphones permettent d’exécuter des processus, quel que soit le lieu, p. ex. la consultation d’informations depuis le logiciel ERP, l’Employee Self Service, la gestion des justificatifs de frais ou la saisie des heures et des prestations chez le client suivie d’une synchronisation automatique avec le logiciel ERP. Le logiciel ABACUS vi est compatible avec les anciennes versions des programmes ABACUS. Tous les investissements des clients ABACUS sont préservés et l’utilisation d’une technologie moderne est ainsi garantie.

Vastes prestations de service

> La hotline assure un soutien rapide et compétent > Au bénéfice d’une longue expérience, les partenaires

ABACUS offrent toutes les

compétences techniques et commerciales pour une mise en place réussie du logiciel et en assurer le suivi.

> Une

formation complète permet aux utilisateurs une prise en main rapide et une

­utilisation optimale des programmes.

”Incroyable – un logiciel de gestion d’entreprise peut être si simple d’utilisation, sans difficultés majeures.”

ABACUS vi

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L ’ a r c h i t ec t u r e A B A C U S v i – m o b i l i t é , f l e x i b i l i t é e t s é cu r i t é

L’architecture ABACUS vi Sur le poste de travail, ABACUS vi ne nécessite qu’un navigateur Internet et la machine virtuelle Java. Tous les programmes d’ABACUS vi se présentent automatiquement sur chaque plate-forme avec l’interface utilisateur correspondante. ABACUS vi sur Windows ressemble donc à une application Windows et à une application Mac sur un ordinateur Mac. Les programmes ABACUS s’utilisent sur tous les postes de travail comme s’ils étaient installés localement ou sur le réseau de l’entreprise, même lorsqu’ils sont exploités via Internet. La logique de l’application s’exécute ­entièrement sur le serveur. Seul le contenu de l’interface utilisateur est transmis à l’ordinateur.

Libre choix du système d’exploitation serveur L’utilisateur ABACUS peut choisir librement le système d’exploitation serveur. À ce jour, les actuelles versions Windows, Mac OS X et Linux sont disponibles.

Customizing

> Gestion

des utilisateurs basée sur les rôles

- Accès aux fonctions, visibilité des programmes et masques définissables par rôle - Processus automatisés pour démarrer et exécuter les programmes (Smart Job) MyAbacus – le portail d’information personnalisable

> Grande liberté > Histogrammes

de présentation et d’individualisation pour l’utilisateur

- Représentation graphique des chiffres issus des logiciels financiers et de la Gestion de projets, pour les périodes et niveaux de classification souhaités - Niveau de détail librement définissable avec des soldes mensuels, trimestriels et annuels

> Dashboard - Affichages des informations sous forme condensée - Intégration d’histogrammes et d’extraits ABACUS - Geo-Reports avec répartition de données (p. ex. CA) sur une carte - Navigateur pour une recherche aisée des écritures dans les comptes, les sections de frais, les clients et les fournisseurs - Journal des recettes/dépenses avec possibilité d’imputation dans la Comptabilité financière - Démarreur des programmes ABACUS

> ”Mes

documents”

- Consultation par l’employé de son dossier et donc plus de nécessité d’envoyer les certificats ou décomptes de salaire sur papier ou par e-mail - Affichage structuré des extraits standards ABACUS et des AbaReports

> Processus - Démarrage de processus, p. ex. Employee Self Service

Ges t i o n d es c o m m a n d es

Grâce à une grande flexibilité et un développement con­ tinu, ce programme standard de gestion des commandes permet la réalisation de solutions professionnelles orientées vers l’avenir.

Vente / gestion des commandes

> Création

personnalisée des masques de saisie par catégorie d’utilisateurs, avec des

champs supplémentaires libres pour les adapter à l’entreprise

> Fonctionnalité extensible avec Java Script > Gestion des offres > 3 adresses différentes par commande > Contrôle des stocks, réservation lors de la saisie des articles dans la commande > Commande fournisseur depuis la commande client > Monnaies étrangères supportées > Rabais de position, de document et en nature > Montant minimum de facture, supplément pour petites quantités > Conversion automatique des quantités vendues en quantité stock > Gestion automatique du traitement avec de nombreux documents et actions > Impression des documents directement en ligne ou groupée par file d’attente > Données de commande modifiables à tout moment jusqu’à la facturation > Facturation de livraisons partielles, création de commandes de reliquats > Facture immédiate, collective, en espèces, groupée, partielle > BVR / IPI supportés > Système de prix et de rabais varié > Commission intégrée à la Comptabilité des débiteurs > Planification des commandes avec nombreuses possibilités de sélection

Gestion des commandes

9

Assurance qualité

> Gestion des gammes et spécifications de contrôle pour l’AQ > Génération automatique d’ordres de contrôle pour les entrées

avec numéro de lot/

série issues de l’achat ou la production

> Libération

ou blocage contrôlé des lots et articles de série après exécution de l’ordre

de contrôle

> Attribution des gammes de contrôle aux produits soumis à l’AQ > Création automatique d’ordres de contrôle pour un nouveau test Option caisse

> Intégration dans la gestion de marchandises et les applications financières > Clés d’identification, lecteur de codes-barres et terminaux de paiement supportés > Écran client et bon de caisse à définir librement > Divers modes de paiement Clients / articles / prestations / majorations

> Hiérarchie à x niveaux pour des extraits et chiffres d’affaire condensés > Textes standards prédéfinis pour la désignation des articles > Unités d’achat, de stock, de vente et de prix > Prix catalogue, actions, fixes, échelonnés > Rabais standards, actions, spéciaux, échelonnés et assortis > Rabais pour certains articles/clients, pour des groupes d’articles/de clients

ou en

­combinaison

> Définition

de l’ensemble des prix et des rabais sur l’axe temporel, aussi en monnaie

étrangère

> Attribution

des comptes et imputation SECT / CF en accès direct avec la Comptabilité

financière

> Structure

personnalisée des données de base des articles grâce aux champs à définir

librement

> Désignation des articles dans les langues souhaitées > Clés de recherche libres pour les articles et les prestations Variantes de produits

> Définition

d’un nombre au choix de dimensions de tailles, couleurs, longueurs, sujets,

exécution, etc.

> Combinaison de 10 dimensions maximum par article > Aperçu clair des variantes par article dans la vente, l’achat et la base des produits > Majorations et réductions de prix en montants et pourcentages par variante de produit > Gestion de stock, prix et rabais de vente ainsi que données d’achat sur le produit de base ou la variante de produit

Ges t i o n d es c o m m a n d es

Contrats cadres

> Gestion

des commandes cadre et commandes fournisseurs cadre

avec des quantités cadre, quantités d’appel min. / max., validité, conditions prix / rabais

> Nombreux

appels possibles avec référence directe à la commande de vente, d’achat

et à l’ordre de fabrication

> Affichage

des contrats cadre selon différents critères

Gestion des abonnements et facturation en série

> Facturation

périodique de prestations de service, d’articles, d’abonnements, de

consommations compteur avec périodicité au choix

> Génération > Facturation

de commandes sur la base de sélections d’adresses automatisée d’activités d’adresse

Gestion des numéros de série

> Gestion d’appareils avec numéros de série > Attribution des numéros de série par article lors de l’entrée > Historique des réparations, des garanties, des échanges > Extraits par clients ou articles

ou de la sortie de stock

Achat / commandes fournisseurs

> Masques

de saisie personnalisables par catégorie d’utilisateurs avec des champs sup-

plémentaires à définir librement

> Fonctionnalité extensible avec Java Script > Prix d’achat et rabais selon le fournisseur > Processus de validation des commandes fournisseurs > Génération automatique de commandes fournisseurs

et d’appels d’offres dans la pla-

nification d’achat

> Planification d’achat axée sur les besoins, la consommation et la fabrication (MRP) > Affichage pertinent des commandes fournisseurs ouvertes et des reliquats > Contrôle des délais, avis de livraison avec fonction de rappel > Gestion automatique du traitement avec de nombreux documents et actions > Regroupement de commandes fournisseurs individuelles en commandes collectives > Liquidation automatique des reliquats de commandes clients > Intégration dans la Comptabilité des créanciers > Gestion séparée des frais d’achat avec référence à la commande fournisseur

Gestion des commandes 11

Gestion des lots

> Gestion des lots par lieu de stock / emplacement > Classement libre (FiFo, date d’échéance, numéro de > Suivi des lots

lot)

Gestion du stock

> Nombreux lieux de stockage au choix > Informations sur l’état du stock actuel en tout temps > Mise à jour automatique des quantités en stock, réservées et commandées > Disponibilité future avec vue d’ensemble des besoins > Saisie manuelle des entrées et sorties de stock, des transferts > Journal pour tous les mouvements de stock > Programmes d’inventaires (listes de comptage, des différences, évaluation) > Imputation des entrées en stock séparée en quantité et en valeur > Évaluation (aussi rétroactive) des stocks et indicateurs de stock > Blocage des entrées ou sorties de marchandises pour certains lieux ou emplacements de stock

> Définition d’un stock par défaut par article pour la vente, l’achat et la fabrication > Stock direct pour l’approvisionnement en fonction des commandes grâce à une connexion directe de la position de vente à celle d’achat

Management-Informationssystem (MIS)

> Informations

clients/articles pertinentes avec fonction drill-down jusqu’à la transac-

tion d’origine

> Informations comprimées par groupes de clients, d’articles > Statistiques journalières des commandes, des livraisons, des éléments en suspens > Statistiques mensuelles et annuelles avec comparaison à l’année précédente ou au budget

> Analyse ABC pour les clients, les articles, les fournisseurs > Modèles de budget pour les articles, les clients ou les deux

combinés

AbaReport

> Présentation et modification de l’ensemble des documents selon les attentes de chacun Intégration de l’appareil SMD (saisie mobile des données)

> Saisie de commandes (commissions) > Saisie de commandes fournisseurs > Entrées et sorties de stock > Inventaire > Reprise automatique des données via

interfaces ABACUS

S y s t è m e d e g es t i o n d e l a p r o d uc t i o n GP A O

Toute entreprise, qui désire répondre aux exigences d’un marché en perpétuel changement, doit pouvoir compter sur une solution informatique performante, flexible et pleinement intégrée pour la GPAO et la Comptabilité.

Gestion des ressources

> Ressources internes (employés, machines, outils, etc.) > Ressources externes (prestations tierces, sous-traitance) > Détermination de différentes limites de capacité par ressource, p.ex. capacité express > Définition de modèles de temps de travail > Définition libre du temps de transport ou de transfert d’une ressource à l’autre > Plusieurs taux de frais et de frais généraux par ressource selon la date > Gestion de groupes de ressources Calendrier d’entreprise / des ressources

> Définition de capacités journalières > Calendrier par ressource et année > Ouverture simultanée de plusieurs années > Modification du calendrier des ressources possible

à tout moment

Gammes opératoires de base

> Définition

des nomenclatures de matière et des étapes de fabrication par les gammes

opératoires de base

> Nombreuses

gammes opératoires de base (variantes) par produit; une gamme opéra-

toire de base par défaut en fonction de la date

> Quantités

de rebut prévisibles en tant que facteur de majoration (en pourcentage et

constante) par position pour le calcul des besoins en matière et ressources

> Nombre libre d’articles par composant (variantes de matière) > Attribution de la matière aux étapes de fabrication pour une

détermination exacte

des besoins

> Possibilité d’intégrer des opérations externes dans le plan des opérations > Chevauchement des étapes de fabrication > Attribution des ressources liées à une étape de fabrication > Instauration de restrictions au niveau des délais (p. ex. objectif intermédiaire)

lors des

étapes de fabrication

> Détermination des temps de transport et de transfert par étape de > Cas d’emploi et échange des composants > Textes standards pour les textes d’en-tête et de position répétitifs

fabrication

Système de gestion de la production GPAO 13

Ordre de fabrication

> Masques de saisie et de traitement personnalisables (par groupe d’utilisateurs) > Fonctions de copie et de génération pour la création d’ordres de fabrication > Traitement par le système d’un ordre de fabrication au moyen de gestions du traitement à définir

> Disponibilité

de toutes les fonctions de la gamme opératoire de base dans l’ordre de

fabrication: - Quantités de rebut - Positions de variantes de matière - Attribution de la matière aux étapes de fabrication - Chevauchement des étapes de fabrication - Ressources liées - Limitations des délais - Durée de transport et de transfert par étape de fabrication

> Les

types d’ordre de fabrication suivants sont supportés:

- Ordres de fabrication et de démontage - Ordres de fabrication prévisionnels: pour la planification des capacités et besoins à moyen terme - Prise en compte optionnelle des ordres de fabrication provisoires dans la planifi­ cation des capacités (sans réservation de matière)

> Ordres

de fabrication groupés pour en réunir plusieurs, de petite taille, en fonction

de la capacité et des matières

> Gestion des lots et numéros de série à tous les niveaux de l’ordre de fabrication > Ordonnancement en amont et en aval avec prise en compte des priorités > Ordonnancement selon le principe du temps de passage > Calculation continue avec coûts réels en ligne sur l’en-tête de l’ordre de fabrication > Comparaison des coûts réels et planifiés possible à tout moment > Comparaison de plusieurs ordres de fabrication entre eux ou avec la gamme opératoire de base, pour le contrôle des écarts MRP / Planification des besoins

> Détermination

des besoins en matière (besoins dépendants), pour créer un pro-

gramme de fabrication précis (besoins indépendants)

> Idéal

pour les fabrications en séries

Approvisionnement par OF (p.ex. pour des installations industrielles)

> Approvisionnement automatisé en matières premières et produits semi-finis (achat) > Report automatique des frais d’approvisionnement (facture fournisseur) sur le ­composant

> Génération automatique de sous-ordres de fabrication > Report automatique des coûts de production du sous-OF supérieur

sur le composant de l’OF

S y s t è m e d e g es t i o n d e l a p r o d uc t i o n GP A O

Planification et superviseur graphiques

> Représentation graphique des temps de passage par ordre ou ressource > Sélection d’ordres de fabrication par ressource utilisée > Déplacement et nouvel ordonnancement d’ordres de fabrication (aussi en simulation) > Planification de la succession des ordres > Contrôle de la disponibilité des ressources, de la matière et des composants > Possibilité de modification de toutes les données importantes pour la planification des ordres de fabrication

> Planification

claire des ordres de fabrication pour le déclenchement du statut suivant

Calculation

> Pré-calculation

avec plusieurs tailles de lots, ainsi que différents taux de frais

­généraux des ressources et prix de matière

> Post-calculation avec comparaison des chiffres > Module de calculation configurable > Enregistrement des calculations si nécessaire > Comparaison de calculations

planifiés / réels

Comptabilité analytique

> Intégration complète dans la Comptabilité analytique ABACUS > Écritures de frais généraux séparées > Écritures distinctes pour les écarts planifiés/réels (écart de prix et/ou

de quantité)

Interfaces pour les gammes opératoires de base et ordres de fabrication

> Interfaces

XML et/ou Webservices pour la base des produits, les gammes opératoires

de base et les ordres de fabrication

> Interface

des temps (interface de saisie des données opérationnelles) pour imputer les

données des OF

Système de gestion de la production GPAO 15

Documents / rapports et extraits

> Plan d’opérations > Liste de préparation > Aperçu des ordres par ressource > Aperçu des capacités par ressource > Statistique des capacités par ressource > Post-calculation par ordre ou groupe d’ordres > En-cours > Nombreux extraits individuels avec le Report Writer

AbaView

Gestion des dossiers Gestion de dossiers électroniques par:

> Ordre de fabrication, gamme opératoire de base, produit, ressource > Archivage électronique de l’ensemble des documents digitaux créés dans

l’archive /

dossier

> Fonction

scanner pour la digitalisation des documents originaux avec attribution

automatique à l’ordre de fabrication correspondant, par ex. protocole AQ

S e r v i ce a p r è s - v e n t e

Grâce à la gestion structurée des informations de service importantes et aux fonctions facilitant les procédures, le Service après-vente (SAV) ABACUS contribue au bon fonctionnement d’une gestion des services orientée vers la clientèle.

Clients de service

> Gestion d’un nombre indéfini de clients de service sur la base des adresses existantes > Répartition des clients de service par lieux postaux > Définition de l’emplacement des objets pour une structure détaillée des lieux Objets de service

> Nombre indéfini d’objets de service par client (appareils, installations, licences, etc.) > Organisation variable à plusieurs niveaux des objets pour une gestion structurée des objets

> Attribution des objets de service aux lieux et emplacements > Affichage des objets selon la structure ou les lieux > Gestion des données d’objets sur l’axe temporel et définition

d’autres champs per-

sonnalisables

> Différentes appartenances d’objet (gestionnaire, propriétaire, exploitant, etc.) > Affichage des données contractuelles et de facturation des objets > Historique détaillé des objets de service avec les ordres d’intervention exécutés,

les

facturations et les saisies manuelles Contrats de service

> Établissement et gestion des offres et des contrats > Calcul des prix en fonction de l’objet de service et des

prestations sous forme de

montants fixes, de prix manuels, de taux en pourcentage de la valeur de l’objet ou du prix de vente

> Accords pour les travaux périodiques (par ex. maintenance) ou les prestations assurées > Durées contractuelles libres avec renouvellement > Résiliation et ajout de positions pendant la période contractuelle > Traitements librement définissables pour la gestion des processus de contrat, de l’offre à l’archivage

> Fréquences de facturation libres indépendamment de la durée contractuelle > Diverses définitions de résiliation des contrats > Avoirs en quantité et en montant avec gestion des soldes et imputation des

produits

selon la période Facturation du contrat

> Facturation du contrat intégrée avec possibilité de factures groupées > Facturation au prorata et note de crédit des positions de contrat nouvelles ou résiliées

Service après-vente 17

Intégration au module de vente de la Gestion des commandes

> Création des clients, lieux et objets de service directement depuis la commande client > Établissement et adaptation d’offres de contrat de service directement depuis celle de vente, en commun pour les articles et les prestations de service Servicedesk et ordres d’intervention

> Servicedesk

pour les ordres de dépannage avec masques de saisie entièrement

­personnalisables

> Saisie

rapide des ordres de dépannage avec recherche plein texte intégrée pour

l’identification des clients, des lieux, des objets de service ou des contrats

> Attribution des ordres d’intervention aux employés ou profils d’employés (pools) > Gestion du traitement de l’ordre d’intervention définissable librement avec différentes actions pouvant se répéter, depuis la saisie jusqu’à la facturation et l’archivage

> Affichage de l’historique des objets de service pendant la saisie des ordres d’intervention > Service Level Agreement (SLA) classique avec temps de réaction, sur place et de réparation > Affichage des contrats existants et gestion automatique de la facturation en fonction de prestations contractuelles

> Information client par e-mail à l’aide de la gestion du traitement > Confirmation des prestations fournies et du matériel utilisé directement

sur l’ordre

d’intervention, avec transmission à la saisie des rapports si nécessaire

> Prélèvement direct du matériel depuis les stocks de service prédéfinis > Établissement et traitement d’ordres de maintenance périodiques sur

la base des

contrats

> Planification

des ordres d’intervention en fonction du savoir-faire de l’employé

Listes standards et extraits

> Liste de tous les contrats actifs et offres contractuelles ouvertes > Liste de tous les contrats à exécuter et à facturer > Liste de tous les ordres d’intervention avec différentes sélections, par statut, SLA ou client

> Extrait concernant la diffusion de certains produits chez les clients > Fiche de base de l’objet de service avec indications détaillées

de service

Saisie mobile des données

> App

iPad pour le traitement des ordres d’intervention par le technicien de service,

indépendamment du lieu Planification des interventions des employés

> Calendrier

des employés central pour la planification des interventions et des ordres

d’intervention

> Affichage

précis des ordres d’intervention sur Google Maps

Ges t i o n d es p r o j e t s e t d es p r es t a t i o n s A baP r o j ec t

AbaProject est un outil flexible qui permet de gérer, contrôler et facturer des projets. Les branches d’activité les plus variées peuvent l’utiliser. Grâce à la grande capacité d’adaptation du programme, les ingénieurs ou constructeurs peuvent planifier et exécuter leurs projets, les avocats et les fiduciaires saisir et décompter les prestations pour leurs mandants ou les entreprises de nettoyage facturer périodiquement leurs objets et procéder au calcul du prix de revient définitif. Les données des résidents de homes ou d’institutions peuvent aussi être gérées et facturées. AbaProject est une aide optimale pour le bon déroulement d’un projet.

Base des projets

> Adresses des clients avec personnes de contact > Adresses liées permettant de gérer des responsables de projet etc. > Données pour la facturation de projet à des tiers > Tarifs et genres de projets > Diverses classifications pour des extraits comprimés > Bloc-notes avec éléments de texte > Fonction de commentaire pour une documentation complète > Sections / centres de frais pour la Comptabilité analytique > Saisie des données en fonction du statut du projet > Gestion des dossiers pour le classement des plans, contrats, etc. > Table et champs supplémentaires libres pour un customizing individuel > Présentation libre des masques pour les solutions professionnelles > Intégration Word pour la création de lettres avec classement automatique

dans le

dossier du projet

> Gestion

du traitement personnalisable avec différentes actions pour un traitement

axé sur les processus Bases de calcul

> Types et catégories de prestation pour la classification des genres de prestations > Définition de genres de prestation et codes de facturation > Codes de facturation possibles par groupe de tarifs, détermination du prix > Regroupement libre des codes de facturation permettant des compressions > Possibilité de taux par tarif pour employés, clients, sections de frais et véhicules > Formules de calcul pour des genres de prestations déclenchées automatiquement

Gestion des projets et des prestations AbaProject 19

Saisie et traitement

> Saisie de prestations libre, p. ex. heures, frais, etc. > Possibilité de prestations répétitives et contractuelles > Saisie des prestations de véhicules et des heures de machine > Textes externes et internes libres par prestation > Interfaces pour l’importation de données depuis des systèmes en amont (saisie des heures, horloge de pointage) > Contrôle des visas pour plusieurs instances > Divers masques de saisie personnalisables pour les rapports quotidiens, hebdo­madaires ou détaillés > Automatisation d’écritures individuelles grâce à des propositions de rapport et des répartitions > Numérisation de formulaires manuscrits du temps de travail et traitement automatique des données dans AbaProject

> Intégration à la facture des documents digitaux > Saisie des prestations sur smartphone ou iPad

de temps de travail scannés (annexe détaillée)

Matériel et prestation de tiers

> Attribution directe aux projets des commandes fournisseurs et prélèvements de matériel > Attribution aux projets des prestations de tiers > Saisie directe sur le projet des prélèvements de matériel avec mise à jour du stock Traitement ultérieur

> Imputation dans la Comptabilité des salaires des heures productives, des absences, des frais, etc. > Transfert à la Comptabilité analytique des coûts et produits du projet > Activation directe des projets personnels dans la Comptabilité des immobilisations, p. ex. création ­d’installations de fabrication Extraits

> Journaux détaillés par genre de prestation > Contrôle du projet pour la période souhaitée > Extraits annuels ou mensuels avec comparaison budgétaire et écarts > Listes par employé pour le contrôle des congés, des heures supplémentaires, Budget / plan

> Budget détaillé ou cumulé au niveau projet, employé et fournisseur > Possibilité de lier le budget du projet à la Comptabilité analytique > Imputation dans le compte des coûts prévisionnels de la COFI > Comparaison des chiffres budgétisés / réels avec calcul des écarts Facturation

> Proposition de facturation avec possibilité de traitement des positions > Choix de la fréquence de facturation par projet > Facture avec ou sans détails, également en monnaie étrangère > Facturation d’un projet à différents clients > Facturation de plus-/moins-values, facturation isolée ou en série

des frais

Planification du projet et des ressources

> Planification

grossière ou détaillée par employé, par groupe d’employés, par section

de frais ou par immobilisation

> Jalons avec définition des éléments précédents et autres informations > Représentation graphique de la planification au moyen d’histogrammes Échéances et activités

> Saisie et planification d’activités avec écritures correspondantes > Extrait des activités ouvertes et exécutées > Définition et traitement de délais répétitifs par projet

Travail mobile

> Saisie

mobile et intuitive des prestations sur smartphone grâce à AbaCliK et sur iPad

grâce à AbaSmart, puis synchronisation automatique avec la base de données de l’ERP

> Classement automatique de photos, de vidéos et d’enregistrements audio dans le ­dossier de l’ordre

> Saisie

mobile des frais

Controlling projet et vue d’ensemble

> Analyses graphiques pour le contrôle de gestion du projet > Rapports concernant la planification, le budget et les coûts effectifs > Avancement des projets sous contrôle > Aperçu de tous les coûts et produits de chaque projet, grâce à l’intégration

parfaite

des applications Comptabilité financière, des débiteurs, des créanciers et des salaires, Gestion des commandes (achats, ventes), Services après vente, AbaBat (prestations de construction) et GPAO

> Analyse

des chiffres de la base des projets simplifiée grâce aux histogrammes dans

MyAbacus Solutions professionnelles AbaProject peut être utilisé dans des branches diverses grâce au customizing flexible:

> Entreprises de service > Entreprises de fabrication > Institutions sociales (p. ex. homes) > Entreprises de construction avec dépôt > Architectes et ingénieurs

21

”C’est un plaisir de travailler de la sorte: Saisir des prestations, les facturer clairement et garder à tout moment une vue d’ensemble.”

E - B us i n ess A ba S h o p

Le logiciel de gestion d’entreprise ABACUS garantit aux entreprises utilisant la solution e-commerce AbaShop une boutique en ligne dont l’exploitation est parfaitement intégrée et offre ainsi au client un canal de distribution supplémentaire. AbaShop peut être employé en combinaison avec la Gestion des commandes ou la Facturation ABACUS.

Shop Web intégré

> Mise à jour automatique des données de base produits et clients > Reprise automatique dans la Gestion des commandes ou la facturation

ABACUS des

commandes passées dans le Shop

> Représentation complète des conditions de prix et de rabais spécifiques aux clients > Mise à jour automatique de l’état actuel du stock et des disponibilités > Plusieurs classifications de produits ainsi que des assortiments de produits spécifiques aux clients

> Variantes de produits telles que coloris, tailles, designs, etc. > Photos des produits et textes formatés > Nombre illimité d’annexes (fichiers PDF, audio ou vidéo) par produit > Distinction de produits choisis avec ”Nouveauté” et/ou ”Action” > Définition d’une gestion de traitement particulière pour la commande client > Reprise dans la commande client d’informations supplémentaires de la commande Shop, par ex. nom pour la gravure Fonctionnalités du shop

> Panier et listes d’achats > Articles accessoires pour les ventes croisées > Prix et rabais spécifiques aux clients > Divers modes de paiements, p. ex. facture, e-facture,

contre remboursement, cartes

de crédit, Postcard et Paypal

> Intégration à la page Web existante de l’entreprise > Exploitation avec domaine propre si souhaité > Nombreuses possibilités de calcul des frais d’expédition > Plusieurs monnaies

E- Business AbaShop 23

> Recherche plein texte dans toutes les données de produits > Téléchargement de fichiers, p. ex. PDF, écoute de fichiers audio

et visionnage de

fichiers vidéo

> Possibilité

de limiter le cercle des utilisateurs, par ex. uniquement certains clients, les

revendeurs, les employés internes

> Affichage des dernières commandes avec informations concernant leur statut > Session Shop commandée à distance via Webservice (SOAP) > Note de crédit automatique pour les retours de marchandises > Outils externes (Google-Analytics, Google Webmaster-Tool) intégrés pour évaluer

et

analyser le shop

> Intégration

des médias sociaux tels que Facebook, Twitter et Google+

Design du shop

> Définition libre de la navigation et du design, modèles disponibles > Responsive Design pour les appareils mobiles tels que tablettes et smartphones

sur la

base HTML5 et CSS3

> Représentation complète du Corporate Design de l’entreprise > Options de personnalisation flexibles: de la configuration simple

à une programma-

tion individuelle complexe

> Plusieurs

langues d’utilisateur

Exploitation du shop

> Hébergement

sur la ferme de serveurs ABACUS AbacusCity

Réalisation de l’AbaShop

> Aide

de revendeurs ABACUS certifiés AbaShop lors de la réalisation de la boutique

en ligne

> Mise

en place de designs de qualité par des graphistes Web et revendeurs certifiés

AbaShop

E - B U S IN E S S A B A N E T

Grâce à la solution e-Business AbaNet du logiciel de gestion d’entreprise ABACUS, les entreprises peuvent échanger des documents de manière électronique avec leurs partenaires commerciaux, aussi bien B2B que B2C.

Échange électronique des documents commerciaux intégré (EDI)

> Intégration aux modules ”Vente” et ”Achat” de la Gestion des commandes > Reprise dans la Comptabilité des créanciers des factures et notes de crédit entrées Connexion aux réseaux e-Business

> Via

AbaNet, connexion à PayNet, Postfinance, STEPcom, Conextrade des services IT

de Swisscom, swisstainer, gate2b de io-market ainsi qu’aux réseaux EDI certifiés GS1

> Extension continue des connexions réseaux > E-facture entièrement intégrée avec PayNet

ou PostFinance, processus d’enregistre-

ment ou de désenregistrement inclus

> E-facture via AbaNetWebAccess pour un envoi par e-mail conforme à la > Conversion des formats de données assurée par les réseaux e-Business

loi

E-BUSINESS ABANET 25

Fonctionnalités e-Business

> Création,

transmission et traitement de tous les documents commerciaux électro-

niques, p. ex. appels d’offres, offres, commandes, confirmations de commande, bons de livraison, factures

> Archivage conforme à la loi des e-factures avec signature électronique > Documents électroniques sous la forme de fichiers PDF et XML pour un

traitement

visuel et structuré des données

> Informations

supplémentaires au moyen de champs libres configurables et échan-

geables, ou des tables d’expressions et de conversion

> Identification

explicite des articles garantie par les données de base des produits de la

Gestion des commandes

> Réception,

envoi et traitement automatiques des e-documents grâce à un service

­système configurable

C us t o m e r Re l a t i o n s h i p Ma n a g e m e n t ( C RM )

Une nouvelle dimension du CRM a vu le jour, grâce aux fonctions intégrées de soutien à la vente. La capacité de communication est la pierre angulaire du CRM ABACUS pour tous les genres d’applications, aussi bien pour les programmes ABACUS que les produits tiers.

Données de base des adresses

> Saisie d’un grand nombre d’adresses > Personne de contact par adresse avec compétence, fonction, téléphone, e-mail etc. > Contrôle des doublons lors de la saisie et en option dans les adresses e­ xistantes > Représentation des relations entre adresses, personnes de contact et employés > Combinaison d’adresses et personnes de contact, au choix grâce à des liaisons > Dossier par adresse et personne de contact pour le classement électronique de documents de tous genres (Word, Excel, etc.)

> 1000 champs supplémentaires personnalisables > Masques de saisie personnalisables > Possibilité de validation des champs de saisie > Répertoire complet des NPA pour la Suisse, le Liechtenstein et l’Allemagne > Gestion des adresses de correspondance sur l’axe temporel et vérification de leur ­validité grâce aux données de base de référence de la Poste Suisse

> Liste d’intitulés prédéfinie et possibilité d’en saisir d’autres en fonction de la langue > Modifications globales pour une adaptation rapide des données d’adresses aux ­nouvelles exigences

> Interfaces pour l’importation et l’exportation d’adresses > Historique des adresses modifiées Sélections

> Critères de sélection pour les extraits englobant toutes les informations d’adresses (champs d’adresses, champs Oui/Non, personnes de contact, activités)

> Sélections simples et complexes grâce à une multitude d’opérations et de conditions > Critères de sélection librement définissables dans un éditeur de formules > Sélections pour tous les extraits enregistrées durablement et donc réutilisables

CRM 27

Regroupements / hiérarchies

> Regroupement

d’adresses pour un traitement spécifique (par ex. mailings, gestion de

groupes de travail, équipes de projet etc.)

> Représentation

hiérarchique de chaque regroupement

Extraits / listes

> Listes standards pré-définies (p. ex. fiche de base, liste d’adresses) > Programme de mise en forme des listes pour des extraits personnalisés > Étiquettes avec présentation libre pour une adaptation spécifique à un pays

et format

pré-défini de différents fabricants d’étiquettes

> Exportation

au format PDF, Excel ou HTML des extraits pour traitement ultérieur

direct ou envoi par e-mail Intégration

> Programme e-mail intégré > Polling d’e-mails pour leur classement automatisé dans des dossiers > Intégration Exchange pour la synchronisation bidirectionnelle des adresses,

personnes

de contact, activités et rendez-vous avec un serveur Exchange

> Intégration

téléphonie (CTI) pour une composition directe et la reconnaissance des

numéros (pilote TAPI ou produit CETIS)

> Module géo Google Maps pour le calcul d’itinéraires et l’affichage de cartes > Intégration d’annuaires (offline: TwixTel / online: search.ch et directories.ch) pour

la

reprise d’adresses et la synchronisation Pré-triage des envois postaux en nombre

> Économie de frais de port grâce au tri préalable des envois > Préparation des liasses par circonscription, lieu de distribution, région et rayon > Synchronisation électronique de la circonscription facteur avec le fichier des circonscriptions de la Poste

Partage des bases des adresses

> Gestion

et synchronisation des bases d’adresses distribuées, par ex. dans les associa-

tions et les filiales

> Importation des données avec protocole et contrôle simultanés > Échange d’activités, de personnes de contact et d’autres données

de base

Interfaces

> Interface

XML Webservice standardisée pour la liaison resp. l’intégration de pro-

grammes tiers

> Interfaces

ASCII et ANSI

Fonctions de soutien à la vente

> Fonction

e-mail en série sur la base de sélections d’adresses et de modèles selon la

langue (HTML / texte)

> Fonction

intégrée de lettres en série et individuelles avec modèles selon la langue

pour Microsoft Word

> Module

d’activités avec extraits pour le soutien des ventes, la gestion des abonne-

ments, le contrôle des délais ou comme historique des contacts clients

> Activités

au choix par adresse et employé, avec intégration dans le calendrier central

et messagerie pour planification et contrôle

> Génération

automatique d’activités en fonction des sélections existantes (p. ex. pour

des actions de relance après offres)

> Établissement

de factures avec le module de facturation ABACUS en fonction de

sélections, regroupements et activités

Comptabilité financière 29

C o m p t ab i l i t é f i n a n c i è r e

Testée dans la pratique par de nombreuses grandes fiduciaires. A fait ses preuves dans plus de 10’000 entreprises de toutes tailles et de tous les secteurs d’activités.

Plan comptable

> Plan comptable à neuf niveaux avec désignations libres > Classifications alternatives pour la présentation personnalisée

des bilans et comptes

de résultat, par ex. selon le plan comptable des PME, MCH 2, code du commerce allemand, IFRS (normes comptables internationales) etc.

Imputation

> Imputation directe dans plusieurs exercices > Correction des écritures avec protocole > Divers genres d’écritures: écriture normale,

collective, splittée, de clôture et d’ex-

tourne

> Écritures automatiques de délimitation > Recherches des écritures selon différents critères > Journal complémentaire, p. ex. pour le bilan fiscal,

les normes internationales de

­présentation des comptes

> Journaux auxiliaires pour la saisie provisoire, les lots d’écritures > Exercices comptables de longue durée (> 12 mois) > Imputation de chiffres prévisionnels pour le bilan / compte de résultat Journaux, extraits de compte

> Journal avec suivi des corrections > Extraits de compte avec n° d’écriture

ou de document, avec ou sans écritures

­d’extourne, période et ordre libres

> Présentation

détaillée des écritures comprimées de la Comptabilité des débiteurs /

des créanciers avec les documents d’origine

> Calcul des intérêts > Fonction de rapprochement pour un affichage avec/sans écritures > Justificatif des soldes jusqu’au niveau du document original

rapprochées

Bilans / comptes de résultat (gain / perte)

> Divers

extraits standards, p. ex. bilan / compte de résultat, bilan du CA, des mouve-

ments et d’ouverture, bilan en monnaie étrangère, etc.

> Extraits

annuels ou mensuels avec ou sans écriture de clôture, journal complémen-

taire, comparaison à l’exercice précédent et au budget

> Édition

des indicateurs, de l’annexe et de l’utilisation des bénéfices pour la clôture

annuelle

> Intégration avec Excel > Générateur d’extraits pour des rapports personnalisés > Justificatif des soldes jusqu’au niveau du document original > Annexe intégrée pour la clôture annuelle Budget

> Budget annuel et mensuel avec différentes clés pour la répartition automatique > Budget complémentaire pour la distinction des ajouts > Budgétisation étendue jusqu’à la position détaillée avec instances d’autorisation Monnaies étrangères

> Table des cours centrale ou par mandant > Jusqu’à deux monnaies étrangères différentes par écriture > Compensation de change automatique avec des indications

sélectives, par ex. des

comptes particuliers, uniquement l’imputation des gains ou perte de change, etc.

Taxe sur la valeur ajoutée

> Décompte (prestations reçues ou convenues, méthode forfaitaire) > Liste de contrôle et rapprochement des chiffres d’affaires pour la révision > Code TVA par pays, taux TVA sur l’axe temporel Divisions

> Tenue

de plusieurs comptabilités pour un même mandant

Entreprise

> Gestion de plusieurs divisions par > Données de base uniformes pour

élément de structure ”Entreprise” toutes les divisions d’une entreprise au sein d’un

mandant, p. ex. exercice comptable, plan comptable/des sections de frais, méthode et période TVA etc.

> Imputations inter-divisions > Décompte de TVA sur plusieurs

divisions au niveau de l’entreprise

Comptabilité financière 31

Tableau de financement

> Mise à jour automatique du tableau de financement > Tableau de financement selon méthode directe

après chaque écriture

Consolidation

> Consolidation des soldes > Extrait des mouvements Intercompany > Éliminations automatiques Rapprochement

> Saisie de données avec possibilité de texte > Rapprochement à l’aide de divers critères

de rapprochement

Utilisation du logiciel via Internet

> Définition

des données de base, saisie d’écritures et extraits via Internet pour une

­utilisation du logiciel indépendamment du lieu

> Software-as-a-Service

pour une utilisation ”in-the-Cloud”, p. ex. dans le cadre des

offres AbaWebFiduciaire Allemagne

> Interface DATEV > Elster pour préavis > E-Bilan (XBRL)

d’impôt sur le chiffre d’affaires

A B A C U S B U S IN E S S S OFT W A R E –

PL U S D E PL A C E PO U R L E DÉV E LOPP E M E NT

C o m p t ab i l i t é a n a l y t i q ue

Un grand nombre d’extraits de sections et de centres de frais ainsi que de solutions spécifiques aux branches d’acti­vités permettent un contrôle ciblé et efficace de la renta­bilité des services, des machines, des projets et des commandes.

Plan des sections / centres de frais

> Plan des sections / centres de frais à neuf niveaux avec désignations libres > Compression des données à tous les niveaux pour des aperçus par branches

et

domaines

> Gestion

de centres de frais sur plusieurs années

Plan des charges par nature

> Charges par nature pour l’imputation dans la COFI et la Comptabilité analytique > Différenciation possible des coûts fixes et variables > Comptes de facturation interne pour une imputation uniquement dans la Comptabilité analytique

> Unité de quantité au choix (heures, m3, kg, etc.) > Définition des taux en fonction des sections pour les charges par nature avec quantités > Définition du domaine de sections pour les écritures Répartitions sur sections de frais

> 999’999 répartitions au maximum > Clé de répartition libre, p. ex. pourcentage,

montant, répartitions sur la base du

nombre d’employés, produits des ventes, somme salariale, nombre etc.

> Clé

de répartition sur la base des indicateurs

Frais généraux

> 150 majorations de frais généraux différentes > Calcul des frais généraux en pourcentage selon

le taux par unité de quantité ou au

moyen des indicateurs Écritures

> Saisie des sections / centres de frais avec charge par nature ou facturation interne > Jusqu’à 3 niveaux de saisie par écriture (sections / centres de frais, projet) > Écritures de sections > Répartitions des sections et traitement des frais généraux automatiques > Plusieurs simulations de répartitions des sections et de traitement des frais généraux par période, p. ex. avec des clés différentes

> Affichage

des soldes actuels

Comptabilité analytique 35

Journaux, extraits de compte

> Journal selon les charges par nature > Extraits SECT / CF avec édition détaillée

des écritures comprimées de la Comptabilité

des débiteurs / des créanciers

> Soldes SECT / CF avec répartition par charge > Extraits des SECT / CF par responsable

par nature et par mois

Extraits

> Ensemble des extraits de bilan également disponible pour > Générateur d’extraits pour des évaluations individuelles > Intégration avec Excel

les SECT / CF

Budget

> Budget annuel et mensuel, en montant et quantité > Différentes clés pour une répartition mensuelle automatique > Nombre illimité de périodes de budget > Budget complémentaire pour séparer les ajouts > Budgétisation étendue jusqu’à la position détaillée avec instances

d’autorisation

Soldes

> Soldes mensuels à jour et en ligne garantissant la rapidité > Justificatif des soldes jusqu’au niveau des documents

des extraits

Numérisation de documents originaux

> Enregistrement du document original numérisé directement avec l’écriture > Possibilité d’ouvrir à tout moment les documents d’origine archivés depuis - Extraits de journal - Extraits de compte / section de frais - Masque de saisie des écritures

les:

C o m p t ab i l i t é d es d é b i t eu r s

Gestion efficace des créances auprès des fournisseurs et rationalisation du travail grâce à la saisie automatique des paiements.

Données de base des débiteurs

> Base centrale des adresses > Clients avec plusieurs monnaies étrangères > Débiteur collectif pour les clients occasionnels > Débiteur CA pour le regroupement de plusieurs clients > Classification librement définissable > Notes pouvant être affichées lors de la saisie des documents > Copie des données de base Documents

> Définition libre des genres de document > Imputation en ligne dans la Comptabilité financière ABACUS > Six regroupements libres possibles > Traitement automatique des paiements en espèces > Correction ou extourne des documents > Modification des conditions de paiement à tout moment > Notes de crédit internes > Principe du document avec fonction drill-down

des documents saisis

Paiements

> Définition libre des genres de paiement > Trafic des paiements automatisé par BVR, LSV+, BDD et Debit Direct > Paiements individuels, collectifs et anticipés réalisés manuellement > Répartition des diminutions de rétribution par taux de TVA, SECT /CF > Imputation des paiements excédentaires avec ou sans effet sur les PO > Correction et extourne des paiements > Paiements collectifs complétés ultérieurement > Décomptabilisation automatique des PO restants > Paiement des avoirs Rappels

> Grand nombre de procédures et de > Séparation des rappels par secteurs

niveaux de rappel au choix

Comptabilité des débiteurs 37

> Textes pour chaque niveau de rappel dans la langue du client > Montants minimaux donnant lieu à un rappel > Frais de rappel > Extraits de compte, rappels individuels ou collectifs > Blocage des rappels pour certains clients ou documents > Adresse de rappel spéciale > Rappel avec BVR ou IPI > Facturation de frais de rappel Intérêts moratoires

> Calcul

et facturation

Extraits

> Liste des échéances et des PO selon divers critères > Extraits de compte internes et externes > Listes des clients > Journal des documents et des paiements > Layouts personnalisables > Extraits dans Excel avec AbaVision > Report Writer AbaReport pour des listes individuelles Décompte des commissions

> Décompte des commissions selon > Prise en compte des ducroires

la méthode des prestations convenues ou reçues

Interfaces

> Interfaces XML, ASCII et services Web pour les clients, documents et paiements > Reprise automatique des documents depuis la Gestion des commandes / Facturation

Numérisation de documents originaux

> Classement

de la copie digitale de facture directement dans le dossier du document

débiteur

> Possibilité

d’ouvrir à tout moment les factures débiteurs archivées depuis:

- Rappel - Facturation des intérêts moratoires - Extraits, par ex. listes PO, extraits de compte - Masque d’écriture

> Accès

direct à la facture débiteur depuis la Comptabilité financière et la Gestion des

commandes

C o m p t ab i l i t é d es c r é a n c i e r s

Saisie rapide des factures fournisseurs et gestion optimale du portefeuille de créanciers

Données de base des créanciers

> Base centrale des adresses > Gestion des propositions de compte selon la date > Nombreux comptes bénéficiaires et chemins de paiement > Classification librement définissable

par fournisseur

Saisir des documents

> Saisie des documents directement depuis les factures numérisées > Protocole journalier de saisie > Économie de temps et de coûts grâce à la saisie automatique des

documents via lec-

teur optique

> Saisie provisoire des factures pour contrôle visa > Nombre illimité de positions de document avec imputation comptable libre > Différence de change automatique pour les documents en monnaie étrangère > Possibilités de correction et d’extourne des documents > Journaux selon différents critères > Imputation directe ou batch en Comptabilité financière > Imputation COFI selon les périodes autorisées Contrôle visa

> Procédure visa digitale à plusieurs niveaux > Consultation des documents originaux lors du visa > Avis e-mail lors de nouveaux documents à viser > Limite visa pour un traitement plus rapide > Protocole de circulation pour chaque document Disposition des paiements

> Proposition

automatique de paiement sur la base des délais de paiement et d’es-

compte, resp. selon la disponibilité des liquidités de l’entreprise

> Optimisation

des ordres de paiement grâce aux paiements collectifs et à la déduction

des notes de crédit

Comptabilité des créanciers 39

> Paiement des factures dans la monnaie souhaitée > Plusieurs dispositions de paiement simultanées > Modification manuelle des propositions de paiement > Traitement de la disposition des paiements géré par le programme > Importation électronique des soldes des lieux de paiement entreprise > Transmission électronique des paiements avec le programme Electronic Banking > Paiement par DTA, OPAE, ordre de bonification bancaire, chèques, espèces > Compensation des factures fournisseurs avec celles de clients Paiements

> Saisie manuelle de paiements individuels, collectifs, d’escomptes, de > Correction automatique du CA lors de rabais, escomptes et pertes

rabais, de pertes

Extraits

> Système d’informations fournisseurs avec comparaison aux exercices > Listes PO avec ou sans positions individuelles / contreparties > Établissement de listes des PO et des échéances à la date souhaitée > Listes des échéances détaillées ou cumulées > Intervalles au choix pour les listes des échéances > Extraits de compte > Layouts personnalisables > Extraits dans Excel avec AbaVision ou le Report Writer AbaReport

précédents

Interfaces

> Interfaces

XML, ASCII et Webservices pour les documents et fournisseurs

Numérisation de documents originaux

> Numérisation

des factures fournisseurs après saisie puis classement et archivage dans

la Comptabilité des créanciers au moyen d’un code-barres

> Numérisation

des factures fournisseurs, utilisées ensuite comme modèle de saisie

pour les écritures

> Possibilité d’ouvrir - Procédure visa

à tout moment les factures fournisseurs archivées pour:

- Disposition des paiements

- Extraits, par ex. listes PO

- Masque d’écriture

> Accès

direct à la facture fournisseur depuis la Comptabilité financière et la Gestion

des commandes

C o m p t ab i l i t é d es i m m o b i l i sa t i o n s

La Comptabilité des immobilisations permet une vision claire de la valeur des immobilisations. Les valeurs immobi­ lisées sont calculées et représentées dans différentes sphères d’imputation, selon les exigences de l’organe de révision. La présentation flexible de l’actif immobilisé permet d’éditer toutes les informations de gestion pour les immobilisations.

Données de base générales

> 9 sphères d’imputation différentes (COFI, COAN, impôts, groupe) > Diverses possibilités d’extrait et données de base par sphère d’imputation > Comptabilisation directe dans la Comptabilité financière ABACUS par sphère d’imputation > Nombreuses catégories d’immobilisations avec données de base à dépendance chronologique

> Nombreux

champs soldes pour la gestion des informations

Règles d’amortissement et de calcul

> Genres de mouvements et règles de calcul librement définissables > Calcul aisé des amortissements en fonction de l’utilisation > Intérêts calculés, valeurs de remplacement etc. > Souplesse des règles d’accès et de valeurs finales/résiduelles > Enregistrement des définitions en fonction de la date Base des immobilisations

> Assistant > Masques

pour la saisie rapide des immobilisations de saisie des immobilisations personnalisables, selon l’utilisateur ou les

groupes

> Customizing individuel grâce aux champs libres > Gestion des données de base selon la date > Classification libre des immobilisations > 3 regroupements en fonction de la date pour des extraits plus variés > Définition du statut des immobilisations avec effet sur leur traitement > Dossier de documents par immobilisation > Bloc-notes Genres d’écriture pour l’imputation

> Entrée pendant l’exercice comptable > Activation ultérieure > Entrée ou sortie partielle > Sortie complète, mise au rebut, liquidation > Diverses possibilités de transferts (immobilisation, catégorie, division) > Imputation automatique dans toutes les sphères d’imputation

Comptabilité des immobilisations 41

Amortissements

> Création de traitements automatiques d’amortissements > Traitements de calculs par sphère d’imputation > Périodicité au choix > Chiffres réels, budgétisés > Planification à 9 niveaux différents > Modification manuelle de chaque mouvement > Amortissement automatique sur la base des valeurs cibles > Exigences légales et de révision respectées

(itération)

Extraits

> Journaux > Fiche de compte des immobilisations > Listes pré-définies et individuelles > Fiches de base > Étiquettes > Listes des soldes Customizing

> Générateur de rapports / présentation de l’actif immobilisé > Ordres au choix > Sélections libres sur tous les champs données de base > Définition par l’utilisateur des désignations de champs, des

formats et des valeurs par

défaut

> Type des champs au choix > Modifications par champ ou

globales pour une sélection

Interfaces

> Reprise des données d’autres mandants > Interfaces données de base et mouvements

Numérisation de documents originaux

> Classement

électronique de l’ensemble des documents digitaux dans l’archive / le

dossier de l’immobilisation

> Ouverture compte

des originaux archivés depuis les extraits de journal et les extraits de

A B A C U S B U S IN E S S S OFT W A R E –

P l us d e l i be r t Ê d a n s l ’ u t i l i sa t i o n d u l o g i c i e l

”Dans le logiciel de Comptabilité des salaires ABACUS, il est possible de ­repré­senter des structures organisa­ tionnelles complexes. La division peut ­également constituer une unité ­juridiquement autonome.”

Comptabilité des salaires 45

C o m p t ab i l i t é d es sa l a i r es

Plus d’un million de décomptes de salaires sont traités chaque mois avec la Comptabilité des salaires ABACUS. De nombreuses possibilités de définition en font un logiciel sur mesure pour les clients de toutes tailles et de tous les secteurs d’activité. La Comptabilité des salaires est certifiée swissdec, selon les dernières directives légales.

Données de base du personnel

> Données d’adresses, base des enfants > Gestion des entrées et des sorties > Photo de l’employé > Plusieurs relations bancaires par employé > Données salariales et appointements > Classes et niveaux de salaire > Modification anticipée des données salariales à une date donnée (axe temporel) > Représentation de services et départements ainsi que d’autres regroupements > Importation et exportation des données du personnel via interface > Gestion intégrée des tâches, aussi de celles en suspens > Dossier numérique du personnel Bases de calcul

> Base standard des composants salaire > Bases des composants salaire en fonction du secteur d’activité > Nombreux composants salaires et bases à définir > Formules libres de calcul > Tables pour calculs complexes > Modifications globales des données salariales > Calcul automatique de l’impôt à la source > Importation et exportation des données salariales via interface > Calcul exact des frais, TVA incluse

Traitement des salaires

> Saisie des données salariales variables sur les sections/centres de frais > Décompte de salaire en ligne/batch > Itération des calculs de salaires nets > Paiement des différences en cas de rectification ultérieure > Calculs prorata > Correction et suppression de décomptes > Paiement des salaires par DTA, UBS KeyDirect, ordre de bonification bancaire

/

­postale, chèque ou en espèces

> Nombre illimité de décomptes chaque mois > Décomptes intermédiaires libres > Encaissements, paiements multiples > Paiement des salaires en plusieurs monnaies > Archivage automatique des décomptes de salaire > Décomptes des heures et des congés > Recalculation Divisions

> Gestion

de plusieurs unités comptables indépendantes dans un seul mandant

Entreprise

> Gestion de plusieurs divisions par > Données de base uniformes pour

élément de structure ”Entreprise” toutes les divisions d’une entreprise au sein d’un

mandant, p. ex. exercice comptable, plan comptable/des sections de frais, méthode et période TVA etc.

> Décompte > Décompte

de TVA sur plusieurs divisions au niveau de l’entreprise des assurances sociales par entreprise et non par mandant

Imputation

> Répartition des données salariales sur différentes SECT / CF > Répartition fixe des employés sur de nombreuses sections de frais > Matrice d’imputation COFI > Imputation directe dans la COFI ou via interface ASCII avec document > Composants de salaire soumis à la TVA

comptable

Comptabilité des salaires 47

Extraits

> Décomptes de salaire sélectifs par service et département, avec commentaires > Envoi des décomptes de salaire via IncaMail > Journaux détaillés (comparaison des mois, périodes, journaux cumulatifs, années ­précédentes)

> Extraits définissables librement avec AbaReport > Listes de données de base simples à définir > Lettres en série Word configurables > Intégration au formulaire de documents PDF officiels Extraits de fin d’année

> Certificats de salaire > Décomptes AVS/AC, CNA, CAF, LPP > Décomptes de l’impôt à la source > Statistique OFS > Statistique RA (retraite anticipée) > Décomptes LAAC > Décomptes IJM > Statistiques sur le nombre d’années souhaité > Listes de révision pour contrôles internes et externes > Intégration ELM > Certification swissdec

Droits d’accès dans la Comptabilité des salaires

> Affichage

adapté aux utilisateurs avec autorisations limitées dans les définitions de

droit d’accès

> Restriction aux données salariales via droit de lecture > Données salariales masquées lors de l’accès aux informations

d’un employé

”Les collaborateurs sont le facteur de succès de notre entreprise. Les relations avec le personnel ainsi que l’utilisation adaptée et sensible de ses données et ressources, font pour moi partie des éléments les plus importants d’une ­gestion moderne du personnel.”

Ressources Humaines 49

Ress o u r ces Hu m a i n es

Une entreprise moderne a besoin de collaborateurs et collaboratrices engagés et créatifs. Utiliser de manière optimale leurs capacités, les qualifier et les encourager dans une atmosphère de motivation est une tâche qui demande de grandes exigences de la part des responsables du personnel.

Le logiciel de gestion du personnel devrait donc être varié et flexible.

Base du personnel étendue

> Informations complémentaires du personnel > Champs personnalisables > Adresses de contact et d’urgence > Blocs-notes configurables par employé > Gestion des tâches et des activités en suspens > Dossier numérique du personnel

par employé

Postes

> Descriptif des postes > Représentation de fonctions > Regroupement organisationnel, attribution des > Plan graphique des postes (organigramme)

employés

Knowledge Management

> Saisie des formations > Gestion des cours internes et externes > Champs définissables librement > Constitution d’une base de données des

connaissances

Budgétisation

> Processus de budgétisation personnalisables > Saisie d’un grand nombre de variantes de budget > Périodes de budget libres > Gestion de différents types de budget > Calcul automatique du budget > Adaptations individuelles manuelles > Report des salaires budgétisés sur les effectifs > Extraits flexibles avec comparaison aux années précédentes > Imputation Comptabilité financière et analytique intégrée Comptes employé

> Journaux des comptes par employé et configurables > Écritures manuelles et automatiques > Gestion des comptes sur plusieurs années > Possibilité de liaison avec la Comptabilité des salaires > Journaux des soldes et des comptes Extraits

> Extraits détaillés de la base du personnel et des postes > Extrait des postes vacants et des excédents d’effectifs > Définition libre avec AbaReport > Statistique des âges > Lettres en série Word configurables > Intégration au formulaire de documents PDF officiels

Ressources Humaines 51

Gestion des objets

> Gestion d’objets (place de parc, clé, etc.) > Liaison avec les frais de dépôt et/ou d’utilisation > Extraits par employé ou par objet Base des candidats

> Identité > Photo du candidat > Curriculum vitae > Processus personnalisables pour un traitement rationnel des dossiers de candidature > Évaluation des candidats > Gestion et contrôle des activités dans la procédure de candidature > Création de lettres en série > Gestion d’annonce avec placement dans la presse en ligne ou écrite via internet

Ressources Humaines dans le Web

> Mise

à la disposition des collaborateurs d’une partie de leur dossier du personnel

grâce à l’Employee Self Service

> Reprise

automatique dans les Ressources Humaines des candidatures effectuées sur

le site Internet

B us i n ess P r o cess E n g i n e

Les procédures de travail et traitements sont différents d’une entreprise à l’autre et sont un peu comme leur empreinte digitale. Le défi est de les représenter de la meilleure manière possible à l’aide du logiciel. Celui-ci doit s’adapter aux procédures de l’entreprise et pas inversement.

Le ”Business Process Engine” est un outil optimal pour concevoir les processus dans le logiciel de sorte qu’ils conviennent à l’entreprise. Qu’ils soient axés sur le traitement ou Employee Self Service – le Business Process Engine permet de reproduire les workflows souhaités.

Simple et clair d’utilisation

> Aucune

connaissance approfondie du programme nécessaire grâce à l’interface utili-

sateur évidente dans le navigateur Web et à la communication par e-mail

> Utilisation

de documents PDF comme formulaire pour la saisie des données dans le

processus, classement dans des dossiers et archives, envoi d’e-mails

> Prise

en charge de toutes les interfaces AbaConnect en ligne pour l’échange de

­données avec les processus

> Process

Scheduler pour le démarrage de processus en fonction d’événements répé­

titifs, répertoires FTP ou Windows surveillés

> Nombreuses

possibilités étendues pour la gestion et la surveillance des processus

BUSINESS PROCESS ENGINE 53

Designer de processus

> Designer graphique pour la création, le traitement et la mise en service de processus > Enchaînement d’activités et routage supportant les timers, les processus subordonnés et les blocs

> Intégration directe d’AbaReport pour un accès aux données, des listes de choix et des extraits

> Création et/ou mise à jour des processus par des utilisateurs > Création de processus sans connaissances du programme > Documentation de chaque étape du processus

finaux formés

Processus standards ESS Vous disposez de processus employés standards qui pourront être utilisés tels quels ou adaptés aux situations particulières de chaque entreprise:

> Modification d’adresse – Changement d’adresse personnelle, y compris e-mail et n° de téléphone

> Changement

d’état civil – Modification de la situation de famille tenant compte des

changements de nom

> Modification

du chemin de paiement – Mise à jour des coordonnées bancaires par

l’employé lui-même

> Demandes de congés – Informations concernant les congés prévus et pris > Allocations familiales – Mise à jour de la base des enfants et saisie des formulaires nécessaires

> Jours de maladie et déclarations d’accident – Saisie et classement des absences des employés L’offre de processus standards est continuellement étoffée.

E L E C TRONI C B A N K ING

Traitement des paiements automatisé, avec intégration complète dans les applications de gestion d’entreprise, complété par des informations de compte en ligne.

Intégration aux programmes ABACUS

> Intégration

aux programmes Enterprise de Comptabilité des créanciers, des débiteurs,

des salaires et financière

> Comme

extension de la CofiLight et de SalaireLight

Informations de compte

> Aperçu

des soldes et mouvements de comptes, écritures détaillées incluses, égale-

ment pour les comptes à l’étranger

> Mise à jour automatique des comptes sur demande ou programmée dans le temps > Nombreuses possibilités de rapports, p. ex. extraits ou soldes des comptes, colonnes de valeur

> Fonction

de recherche pour retrouver des mouvements de compte

Transactions financières

> Transmission

automatisée des données de disposition de la Comptabilité des créan-

ciers et des salaires

> Transfert automatisé des recouvrements LSV+ de la Comptabilité des débiteurs > IBAN (International Bank Account Number) supporté > Saisie de paiements individuels, p. ex. le BV rouge, le BVR, le paiement bancaire,

le

BVR euro, les paiements à l’étranger et dans le pays, IPI, SEPA et les paiements ISO 20022

> Indication

du taux de TVA, de l’écriture comptable et du compte de charge pour la

CofiLight

> Prise

en charge des paiements individuels aux formats SWIFT MT100 et paiements en

série par DTA (CH et DE) Notes de crédit

> Importation automatique des informations BVR, fonctions de splitting incluses > Recherche et préparation des réponses LSV+ pour la Comptabilité des débiteurs

ELECTRONIC BANKING 55

Autorisation et protection des données

> Accès au programme géré par la Gestion des utilisateurs ABACUS > Clé d’autorisation par établissement > Définition de règles de signature au niveau du compte et limite d’ordre

avec signa-

ture individuelle ou collective A et B

> Différents groupes de signatures et 2 classes > Cryptage des données sensibles enregistrées

de signatures possibles par utilisateur localement

Direct-Banking avec les plus grands établissements financiers en Suisse et en Allemagne

> Liste

mise à jour sur la page d’accueil d’ABACUS www.abacus.ch

Gestion de trésorerie

> Planification des liquidités et cashpooling > Reprise des données des postes ouverts de

la Comptabilité des créanciers, des débi-

teurs et de l’Electronic Banking

> Saisie de paiements manuels individuels ou périodiques > Extraits concernant plusieurs mandants avec groupes de

mandants

”Grâce à la solution globale inté­ grée ABACUS, nous disposons d’un logiciel qui couvre nos nombreux besoins. Bien qu’il soit standardisé, il nous offre suffisamment de flexi­ bilité pour des modifications et des solutions personnalisées.

Gestion de l’information 57

Ges t i o n d e l ’ i n f o r m a t i o n

Percevoir suffisamment tôt les changements et y réagir sont un avantage et un facteur important pour le succès d’une entreprise. Des informations ciblées sont indispensables pour reconnaître les tendances et répondre aux interrogations. La Gestion de l’information ABACUS met à disposition un outil performant et intégré, pour accéder immédiatement à la structure de données d’ABACUS. Une interrogation et une analyse de données de divers secteurs du management sont ainsi possibles.

Cockpit d’informations

> Création

de cockpits individuels pour différentes utilisations, p. ex. management,

CRM, service, fabrication, etc.

> Système modulaire avec différents composants pour une utilisation dans un cockpit > Attribution possible des cockpits aux utilisateurs et catégories d’utilisateurs > Accès à toutes les données ABACUS importantes au sein des cockpits et affichage dans des views de données

> Affichage

de données dans divers diagrammes (circulaires, linéaires, à colonnes, à

bulles et à aires)

> Intégration

possible de composants Web pour exploiter des sources externes de

données

> Designer

de masques simple d’utilisation pour la création et la modification rapides

de Cockpits

Business Intelligence – Analyse de données avec OLAP

> Enregistrement multidimensionnel des données ABACUS dans des systèmes OLAP > Définition spécifique à l’utilisation de dimensions et valeurs de mesure dans un cube OLAP

> Nombreux cubes librement définissables > Palo Cube Viewer intégré pour une exploitation

simple et rapide des cubes avec

des fonctions telles que ”Slice and Dice” et des filtres

> Extrait des cubes sous Excel grâce à des Add-In > Cube de données définissable globalement ou par de droits d’accès

mandant et pouvant être assorti

A r c h i v a g e / A ba S ca n

Les factures fournisseurs et clients, les confirmations de commande, les commandes fournisseurs et tout autre document, p. ex. les lettres, les contrats ou les photos, peuvent être enregistrés directement avec la transaction comptable dans un dossier. Ils peuvent ainsi à tout moment être con­ sultés.

Numérisation de documents originaux

> Numérisation

rapide des documents, p. ex. factures, confirmations etc. grâce à des

étiquettes à code-barres ou dans le dialogue via inbox

> Identification

et traitement automatisé des factures fournisseurs numérisées en fonc-

tion du bulletin de versement ou d’autres caractéristiques, p. ex. l’adresse e-mail, l’URL etc.

> Recherche plein texte pour retrouver rapidement les documents originaux > Signature électronique garantissant qu’aucune modification ne soit possible

après

traitement

> Vastes

possibilités de contrôle pendant le traitement de documents ou le classement

au format PDF Archivage de documents

> Enregistrement

automatique des documents créés par ABACUS, p. ex. factures,

­rappels, bilans, rapports etc., dans l’archive et/ou le dossier souhaité

> Classement

automatique de copies dans le dossier ou l’archive, p. ex. le décompte de

salaire dans le dossier de l’employé

> Enregistrement de documents directement depuis les programmes Microsoft-Office (Plug-In Office)

> Aperçu de tous les formats courants > Documents pouvant être ouverts à tout

moment dans le programme d’origine

Archivage / AbaScan 59

Signatures électroniques

> Authenticité et intégrité des documents et extraits créés dans > Signature électronique conforme aux prescriptions légales

le logiciel ABACUS

Recherche efficace

> Recherche

avec mots-clés grâce à l’indexation plein texte des documents dans les

archives et dossiers

> Affichage

et accès aux documents originaux enregistrés réglés par la Gestion des

­utilisateurs ABACUS Justificatif du document original

> Double-clic

sur une écriture du logiciel financier pour affichage immédiat du docu-

ment original.

Enregistrement de données comptables dans fichier de transfert

> Enregistrement

sélectif des documents, des dossiers ou de l’archive, dans un fichier

de transfert (format ISO 9660)

> Transfert d’extraits comptables sur médias disque ou lecteurs virtuels pour la > Indexation plein texte optionnelle des documents lors du transfert pour une

révision

recherche ultérieure dans le fichier créé

> Sommaire

des documents transférés protégé par signature électronique permettant

une vérification permanente de l’intégrité des données

Ou t i l s A B A C U S

ABACUS Tool-Kit (ATK)

> Runtime de base pour les applications ABACUS > Système de menus ABACUS pour passer simplement

et rapidement aux applications

et aux programmes tiers

> Choix de programme en fonction du mandant > Choix de programme en fonction de l’utilisateur > Menus de programme en fonction des rôles > Fonction QuickSearch > Recherche dans les manuels > Classement des programmes fréquemment utilisés

dans les favoris de la barre de

menu

> Gestion

des dossiers – Les extraits ABACUS et documents originaux sont auto­

matiquement archivés dans un dossier et peuvent à tout moment être ouverts à l’aide d’un mot de passe

> Messagerie

– Envoi de messages et de tâches aux utilisateurs ABACUS sans

­programme e-mail, directement depuis le menu principal ABACUS AbaConnect – des interfaces qui relient

> Liaison optimale des applications ABACUS aux externes > Définition et traitement des données nécessaires aux interactions > Standards modernes et services tels que XML, SOAP et Webservices AbaSearch – Recherche base de données avec technique Spotlight

> Moteur de recherche plein texte pour toute la base de données ABACUS > Consultation de tous les champs données de base définis dans une interrogation (recherche Dictionary)

> Démarrage du programme de saisie des données depuis le résultat de la recherche > Recherche de documents originaux archivés depuis le résultat de la recherche > Navigation dans la base de données, les archives et les dossiers > Affichage du résultat de recherche sous forme de table AbaVision – Intégration Excel

> Excel-Add-on pour un accès à la base des données > Rapports individuels, MIS spécifique à l’entreprise

ABACUS

AbaAudit – Transparence des modifications de données

> Protocole et surveillance de toutes les modifications de base de données > Contrôle flexible des tables de base de données et des champs > Aperçu sélectif des modifications par date, heure, utilisateur, base de données

Outils ABACUS 61

AbaNotify – Système automatique d’information et de signalisation

> Information

concernant les événements, les chiffres importants, ou déclen­

chement de jobs – rien n’est oublié

> Envoi

d’e-mail programmé dans le temps ou enregistrement de listes ABACUS et

d’AbaReports aux formats PDF, XLSX, DOCX, HTML, TXT

> Préparation, envoi ou enregistrement de listes et rapports par responsable objet > Information instantanée lors d’événements, p. ex. nouvel enregistrement, enre­ gistrement modifié ou supprimé

> Exportation et regroupement de modifications de base de données dans divers ­formats de fichier

> Divers

automatismes spécifiques aux applications, p. ex. l’envoi de protocoles

AbaAudit par e-mail AbaReport – extraits personnalisés

> Extraits

personnalisables basés sur différentes tables de la base des données

ABACUS et sur des tables externes de divers formats, y compris ODBC

> Relations

librement définissables, ordre de tri, ruptures de groupes, sélections et

champs calculés

> Totalisations, formatages et présentations au choix > Graphiques personnalisables > Intégration de rapport dans les masques de saisie avec

fonction automatisée de

mise à jour

> Fenêtre d’aperçu pour un affichage en temps réel des modifications > Exportation dans divers formats, p. ex. Excel, PDF, XML, TXT etc.

AbaReport Professional – Préparation des données

> Préparation et collecte des informations importantes > Cubes de données représentant des vues différentes des objets d’un rapport > Cubes avec affichage du contenu personnalisable > Liaison entre les rapports au moyen de liens hypertexte > Utilisation en ligne sur l’iPad de tous les rapports et Cubes créés avec AbaReport grâce à l’app ABACUS AbaSmart Smart Job – Automatisation de tâches

> Automatisation

d’extraits répétitifs, p. ex. rapports de sections de frais, clôtures

mensuelles etc.

> Choix

du moment de l’exécution grâce à un déclenchement programmable dans

le temps

> Paramètres

d’extraits (période, prise en compte de journaux complémentaires)

modifiables

> Envoi

automatique des extraits par e-mail

logiCiEl intégré poUr répondrE À toUS lES BESoinS

Comptabilité

Comptabilité

Electronic

financière / analytique

des immobilisations

Banking

Comptabilité

CRM

des débiteurs

Données de base

Comptabilité des créanciers

AbaBat Programme de construction

Service après-vente

Comptabilité des salaires Ressources Humaines

AbaImmo Gestion immobilière

Gestion des projets et des prestations

Gestion des commandes Facturation

Gestion de la production

E-Business

Apps pour Smartphones et iPads

Archivage AbaScan

Gestion de l‘information

Business Process Engine Workflow

AbaReport – Report Writer

AbaSearch – Moteur de recherche

AbaNotify – Système de notification

SmartJob – Automatisation des processus

AbaAudit – Système de contrôle des bases de données

AbaConnect Interfaces standards

Adobe

Intranet / Internet

Programmes de messagerie

Produits tiers / Solutions individuelles

Microsoft Office

Systèmes de saisie des heures

63

t o U t C E q U ’ U n l o g i C i E l E r p d o i t Ê t r E C A pA B l E d E f A i r E

CH-9300 Wittenbach-St.Gallen, www.abacus.ch info@abacus.ch ABACUS Research SA, Business Software CH-2501 Bienne/Biel, www.abacus.ch info@abacus.ch ABACUS Business Solutions AG CH-8942 Oberrieden, www.abacus-solutions.ch info@abacus-solutions.ch ABACUS Business Solutions GmbH D-80336 München, www.abacus-solutions.de info@abacus-solutions.de

Ecknauer + Schoch ASW / OS 2’000-11.15

ABACUS Research AG, Betriebswirtschaftliche Software