Gestion des immobilisations

C O M P TA B I L I T É

DES

I M M O B I L I S AT I O N S

Aptitude aux performances grâce à une grande fonctionnalité L'aptitude aux performances d'un logiciel est la clé de son succès. Il faut pouvoir répondre de manière élégante aux exigences les plus simples comme les plus complexes de la comptabilité des immobilisations. Lors du développement de ce logiciel, le défi résidait dans la réalisation d'une application d'une grande clarté et d'un apprentissage rapide pour tous les utilisateurs, tout en apportant une fonctionnalité élevée à la gestion des immobilisations.

Clarté et information Dans de nombreuses entreprises, des immobilisations qui peuvent se monter à plusieurs millions sont aujourd'hui encore gérées de manière rudimentaire. Des informations d'une grande signification pour l'organe de contrôle ou pour des tiers ne peuvent être mises en lumière qu'à grande peine ou de manière imprécise. Le logiciel ABACUS apporte son aide à la comptabilité des immobilisations en autorisant une représentation parfaitement claire et globale des modifications des valeurs immobilisées. Les informations complémentaires que l'utilisateur peut définir librement dans la base de données des immobilisations ouvrent la possibilité d'une utilisation du système qui s'étend largement au-delà de l'aspect purement comptable pour atteindre la dimension d'un véritable système d'informations à disposition de tous les départements de l'entreprise.

Une intégration sensée La comptabilité des immobilisations est un module supplémentaire de la mosaïque que constitue la solution globale de gestion d'entreprise développée par ABACUS. Par une saisie directe des nouvelles acquisitions, des amortissements, des ventes de biens immobilisés, etc., les données relatives à tous les secteurs sont constamment tenues à jour.

3

ABACUS

EST

BEAUCOUP

PLUS

QU’UN

SIMPLE

LOGICIEL

Performant et

ABACUS a fait ses preuves en exploitation

La diversité de formation permet un appren-

éprouvé

quotidienne dans les secteurs les plus divers

tissage rapide, qui facilite le travail avec les

et dans plus de 25’000 entreprises. Leurs

programmes.

Formation

possibilités d'application universelles et leurs performances font des logiciels ABACUS des

Un développement permanent de nos pro-

Développements

instruments de travail dont l'utilisation est

duits assure à l'utilisateur la pérennité des

constants

aisée pour les petites entreprises comme

investissements consentis pour nos logiciels

pour les plus grandes gérant l’enregistre-

et pour la formation du personnel.

ment de plusieurs milliers d'immobilisations.

Les logiciels ABACUS sont recommandés et

ABACUS met à la disposition des utilisateurs

exploités par les plus grandes fiduciaires

sa propre ligne téléphonique qui leur assure

suisses et parmi les plus réputées.

une assistance rapide et compétente.

Intégration et

Les logiciels ABACUS constituent un systè-

Les partenaires distributeurs ABACUS possè-

Installation et

souplesse

me global complet qui répond parfaitement

dent une expérience de plusieurs années en

maintenance

aux besoins de l'entreprise moderne.

gestion d'entreprise ainsi que le savoir-faire

La constitution modulaire et la possibilité de

technique nécessaire à une installation et à

mise en œuvre des programmes ABACUS en

une maintenance parfaites de nos logiciels.

Hotline

tant que solution pour postes de travail isolés aussi bien que dans des réseaux per-

Les revendeurs qualifiés ABACUS obtiennent

Partenaires

mettent en tout temps une extension

le statut d’un logo partenaire.

distributeurs

ultérieure de leur application.

Ils doivent suivre annuellement des cours Customizing

Tous les champs de la base de données des

ABACUS, posséder un nombre minimum de

immobilisations peuvent être définis indivi-

spécialistes ABACUS et atteindre un certain

duellement, ce qui permet une adaptation

chiffre d’affaire avec les logiciels ABACUS.

optimale du logiciel aux besoins spécifiques de l'exploitation.

Les SOFTWARE PARTNERS fournissent une aide sur toute la palette des logiciels ainsi

Les technologies les

Un seul click de la souris permet d’ouvrir un

plus modernes

Shop on-line directement depuis les logiciels

qu’une hotline permanente.

ABACUS gestion de commande ou facturation afin d’accéder au monde E-commerce : échanger des transactions en XML avec les partenaires commerciaux et réaliser ainsi un marché B2B.

4

D A V A N T A G E L A

G E S T I O N

D E

T R A N S P A R E N C E

D E S

D A N S

I M M O B I L I S A T I O N S

Les points forts de la comptabilité

Fondamentalement, la comptabilité des

des immobilisations

immobilisations a été conçue pour l'enregi-

Intégration optimale aux autres pro-

strement des immobilisations corporelles.

grammes ABACUS

Son utilisation pour la gestion de titres ou

Gestion simple commandée par proces-

d'immeubles n'est pas prévue.

sus des données de base de la comptabilité des immobilisations, grâce aux valeurs pro-

La structure de la comptabilité des immobi-

posées, aux fonctions de copie et aux muta-

lisations ABACUS est adaptée à celle des

tions globales

programmes ABACUS existants pour ce qui

Extraits spécifiques au secteur d'activités

concerne la manière de guider l'utilisateur

des immobilisations triées et sélectionnées

et la conception. On assure ainsi aux utilisa-

selon les classifications et les critères les plus

teurs ABACUS un apprentissage aisé et une

divers

mise en œuvre optimale de la comptabilité

Différentes possibilités d'évaluation sous

des immobilisations.

forme de sphères d’imputation telles que par exemple la comptabilité financière, la

Les pages suivantes présentent en détail

fiscalité, la comptabilité analytique, le hol-

les possibilités multiples offertes par le logi-

ding etc. permettent la représentation des

ciel de comptabilité des immobilisations

actifs immobilisés dans la forme souhaitée,

ABACUS. Les modules de programmes

sans redondance de données

optionnels sont décrits de manière exhausti-

Traitements automatiques d'amortisse-

ve dans la partie complémentaire figurant

ments et comptabilisation directe dans la

en annexe à cette brochure.

comptabilité financière et la comptabilité analytique ABACUS, ou par l'intermédiaire Fiche technique / Configuration système

de pièces comptables dans des programmes tiers

Mandants

Ecriture dans le journal de tous les mouSections

vements selon les principes de la révision Respect des exigences du nouveau droit

Budgétisation

des actions (réserves latentes/reflet des Données de base de l'interface ASCII

immobilisations) Interface ASCII pour la transmission de

Générateur de rapports AbaView

données de base des immobilisations de et vers des programmes tiers.

ABACUS Tool-Kit

5

I

N

T

D

E

S

É

G L

O

Produits de tiers Solutions individuelles

R

A

T

G

I

C

I I

Intranet Internet

O E

L

S

Systèmes de gestion des temps

AbaShop E-Commerce

Gestion de commande / achat / stocks

GPAO

Comptabilité débiteurs

Comptabilité financière/ analytique

Comptabilité des créanciers

Immobilisations

Archivage

Gestion de projets

Ressources humaines

Comptabilité des salaires

Facturation

Contrôle des débiteurs

Electronic Banking

Gestion d’adresses

SalaireLight

CofiLight

6

N

D

É

F

I

N

I

T

I

O

N

S

D

É

F

I

N

I

T

I

O

N

S

La comptabilité des im-

chaque trimestre (TVA), il est possible de

mobilisations ABACUS

définir des périodes différentes, par sphère

comprend les éléments

d'imputation, pour le calcul des amortis-

de base de données sui-

sements.

vants: Données de base de

Catégories d'immobilisations

l'entreprise

Les catégories d'immobilisations rassem-

Genres de mouve-

blent les immobilisations de même nature,

ments

par exemple machines, véhicules, mobilier

Règles de calcul

de bureau, etc. qui, dans le cadre de la sai-

Sélections

sie de nouvelles immobilisations, de leur amortissement, de leur comptabilisation

Le «customizing», c'est-à-dire l'adaptation

COFI, de leur affectation aux sections etc.,

des données de base aux besoins de l'ex-

doivent être traitées de la même manière.

ploitation, ne nécessite la définition que des

Chaque catégorie d'immobilisations com-

données de base de l'entreprise. Les genres

prend ses propres propositions de valeurs, si

de mouvements et les règles de calcul pour

bien que la saisie de nouvelles immobilisati-

les amortissements sont dans la plupart des

ons s'en trouve facilitée et plus sûre.

cas déjà entièrement définis.

Un groupe numérique peut être attribué à Données de base de l'entreprise

chaque catégorie d'immobilisations. On

Sphères d’imputation

assure ainsi que les numéros des immobili-

Pour permettre la gestion des immobilisati-

sations d'une certaine catégorie sont bien

ons selon différents critères, plusieurs sphè-

attribués parmi ceux du groupe déterminé.

res d’imputation peuvent être mises à disposition selon la complexité de la comptabilité

Champs de soldes des immobilisations

des immobilisations.

Tous les mouvements sur les immobilisations, par exemple le coût d'acquisition,

Exemples de sphères d’imputation:

l'accroissement ou la diminution de valeur,

Sphère 1: comptabilité financière

les amortissements cumulés, ceux de l'an-

Sphère 2: comptabilité analytique

née en cours ou la valeur résiduelle peuvent

Sphère 3: fiscalité

être portés au journal pour chaque immobilisation. Les soldes peuvent être distingués

Du fait que la comptabilité analytique est

séparément par sphère d’imputation, par

normalement établie chaque mois, alors que

exercice, par mois ainsi que triés par soldes

la comptabilité financière est bouclée

au débit ou au crédit.

8

D

É

F

I

N

I

T

I

O

N

S

Genres de mouvements

D'autres règles spéciales d'amortissements

Pour que les modifications de valeur et les

peuvent être définies librement par l'utilisa-

mouvements relatifs aux immobilisations

teur.

puissent être saisis dans la forme technique correcte et en temps opportun, il est pos-

Valeur résiduelle

sible de définir librement des genres de

L'amortissement d'une immobilisation peut

mouvements (par exemple amortissements,

être effectué jusqu'à une valeur résiduelle

accroissements, ventes, etc.).

nulle ou jusqu'à une valeur pour mémoire ou à une valeur de rebut déterminée. Cette

Par la saisie des genres de mouvements, la

valeur résiduelle peut être exprimée sous

comptabilisation dans les champs de soldes

forme d'un montant fixe ou à l'aide d'une

ainsi que dans la COFI/comptabilité analy-

formule. Dans la comptabilité analytique,

tique est commandée automatiquement.

l'amortissement peut par exemple intervenir jusqu'à une valeur inférieure à zéro.

Règles de calcul Les règles de calcul déterminent les genres

Répartition de l'amortissement en cours

d'amortissements les plus divers, ordinaires,

d'exercice annuel

extraordinaires ou en fonction du nombre

En général, la répartition de l'amortissement

d'unités.

se fait de manière équivalente sur les différentes périodes de l'exercice annuel. Pour

Méthodes d'amortissement

de nouvelles immobilisations, il est possible

Les règles d'amortissement les plus impor-

de déterminer si les amortissements doivent

tantes sont livrées par ABACUS:

être effectués proportionnellement à la péri-

- amortissement linéaire sur la base d'un

ode restante de l'exercice annuel ou par

pourcentage ou d'une durée de vie

amortissement direct.

- amortissement dégressif - intérêts incorporables

Valeurs d'assurance et de rachat indexées

- amortissements sur le nombre d'unités

Pour le calcul des valeurs de rachat ou d'as-

- amortissement d'immobilisations en leasing

surance, des séries d'indices dépendants des

- etc.

années ou de l'âge peuvent être définis dans une formule de calcul.

9

P A R T I C U L A R I T É S

D E S

D É F I N I T I O N S

Customizing

Valeurs proposées

Par la définition libre de tous les champs de

Lors de la saisie de nouvelles immobili-

la base de données des immobilisations, ces

sations, le système propose des valeurs

champs peuvent être adaptés de manière

plausibles prises dans les données de base

optimale aux besoins de l'entreprise.

de l'entreprise, ce qui permet de simplifier cette saisie.

Axe du temps

Amortissements

Les éléments importants comme les règles

Pour les amortissements basés sur une

d'amortissement et l'affectation aux comp-

valeur résiduelle déterminée, l'utilisateur

tes et aux sections sont enregistrés sur un

peut définir librement les règles applicables

axe du temps. Il est ainsi possible de définir

aux valeurs finales et résiduelles. Ainsi donc

des modifications dans l'affectation aux sec-

par exemple, les amortissements peuvent

tions à une date déterminée et d'établir les

être fixés à la valeur résiduelle zéro dans la

listes correspondantes avec une date de vali-

COFI, mais être calculés même à une valeur

dité par jour de référence.

négative dans la comptabilité analytique.

10

D O N N É E S

D E

B A S E

D E S

I M M O B I L I S AT I O N S

D O N N É E S

D E

B A S E

D E S

I M M O B I L I S A T I O N S

La base de données des

Sections

immobilisations

com-

Une table permet la répartition des immobi-

prend

élé-

lisations, par des pourcentages fixes, sur 10

ments qui peuvent être

sections différentes au maximum. Par l'en-

enregistrés selon des

registrement de ces données sur l'axe du

exigences

temps, la ventilation sur d'autres sections

plusieurs

correspon-

dant aux besoins indivi-

est possible en tout temps.

duels de chaque entreRépartition des immobilisations

prise:

Les éléments suivants permettent une répar-

Données standards de l'immobilisation

tition des immobilisations:

(numéro de l'immobilisation, désignation,

classification hiérarchique libre à 12

catégorie, date d'acquisition, etc.)

niveaux au maximum

Données étendues de l'immobilisation

catégories d'immobilisation (par exemple

avec définition libre des champs pour le tex-

immeubles, fraiseuses, ordinateurs, véhi-

te, la date et la valeur

cules)

10 sections différentes

type d'immobilisation (immobilisation

5 règles différentes d'amortissement

active, équipement en leasing, immobili-

pour chaque sphère d'imputation

sation budgétisée)

24 champs par immobilisation avec défi-

regroupement libre (par exemple lieu

nition libre des contenus de texte, de date

géographique)

et de valeur

comptes d'immobilisations

10 adresses liées à l'immobilisation

sections d'immobilisations

(assurance, fabricant, fournisseur, etc.)

utilisateurs

24 critères de sélection pour l'extraction

etc.

des informations de la base de données Informations techniques et d'assurance sous forme de champs définis librement

Grâce à ces possibilités multiples de réparti-

pour le montant, la date ou le texte

tions, les immobilisations peuvent pratiquement être représentées sous toutes les

Répartition en immobilisations principa-

structures et les séquences désirées. Cette

les et subsidiaires

classification peut se faire sur 12 niveaux au maximum et permet de visualiser le miroir des immobilisations ou les listes d'inventaires ou d'assurances.

12

D O N N É E S

D E

B A S E

D E S

Immobilisations principales et subsidiaires

I M M O B I L I S A T I O N S

Immobilisations budgétisées

Cette fonction permet d'introduire une

Les immobilisations à acquérir dans le futur

immobilisation en plusieurs parties séparées

peuvent être saisies à l'avance avec l'accord

dans la base de données correspondante et

du responsable du budget. Cette procédure

de la gérer simultanément comme une

présente l'avantage d'englober les immobili-

immobilisation globale.

sations budgétisées dans les prévisions d'amortissements au cours des phases de

Comptabilisation des mouvements

traitement automatique des amortissements

Les mouvements suivants sont saisis rapide-

déjà. Dès que les investissements pour les

ment et sûrement dans la base de données

immobilisations budgétisées sont libérés, les

à l'aide d'un dialogue guidant l'utilisateur:

comparaisons budgétaires deviennent possi-

- ajout en cours d'exercice

bles. Pour le controlling des investissements,

- ajout d'une immobilisation budgétisée

c'est là une aide appréciable dans la surveil-

- réactivation

lance des coûts des immobilisations bud-

- suppression (sortie du fichier) et ajout

gétisées.

partiels - suppression (sortie du fichier) totale, liqui-

Immobilisations en leasing

dation, vente

Les immobilisations acquises en leasing peuvent être traitées sur la base du procédé

Réactivation

du capital-lease. Tous les champs, genres de

La fonction de réactivation permet de saisir

mouvements et champs de soldes néces-

les valeurs des immobilisations dont la date

saires au traitement des immobilisations en

d'acquisition est antérieure au jour de

leasing sont définis de manière standard.

référence de l'introduction de la comptabilité des immobilisations.

Mutations globales Dans la comptabilité des immobilisations, il

Vente d'une immobilisation

doit être possible d'apporter des modifica-

La saisie du prix de vente déclenche la

tions dans des champs individuels de la base

vente de l'immobilisation. Les coûts cumulés

de données, en raison des grandes quantités

des amortissements et de l'acquisition histo-

d'informations qu'elle contient. A l'aide des

rique sont automatiquement extournés dans

mutations globales sélectives et par champ,

la comptabilité des investissements.

les champs existants de la base de données des immobilisations peuvent être contrôlés ou simplement réadaptés.

13

PA R T I C U L A R I T É S D E S D O N N É E S D E B A S E D E S I M M O B I L I S AT I O N S

Copie d'immobilisations

Immobilisations sans solde

De nouvelles immobilisations peuvent être

En plus des immobilisations actives, il est

introduites rapidement et sûrement par la

possible de saisir ce que l'on nomme des

copie sélective de jeux de données de base

«immobilisations sans solde». Cette fonc-

d'immobilisations existantes (modèle), par

tion est destinée à l'introduction d'immobi-

exemple en cas d'acquisition d'immobilisa-

lisations de peu de valeur saisies unique-

tions de nature semblable.

ment pour raison d'inventaire et permet de les gérer très simplement.

Listes par champs

Axe du temps

Pour garantir une saisie uniforme de champs

Les éléments importants de la base de

déterminés relatifs à des immobilisations,

données, tels que l'organisation des sec-

tels que le lieu ou le responsable par exem-

tions, les amortissements, les champs des

ple, des listes fixes des lieux ou des respons-

immobilisations, les données techniques et

ables peuvent être établies, ce qui assurera

d'assurance sont enregistrés sur l'axe du

l'uniformité de la saisie dans ces champs,

temps. Il est ainsi possible d'établir des listes

par la suppression de la saisie manuelle.

par date d’échéance, avec les sommes valorisées à cette date.

14

A M O R T I S S E M E N T S

A M O R T I S S E M E N T S

Amortissements

tique, ou être recalculé en raison de modifi-

automatiques

cations des valeurs. Chaque écriture peut

Sur la base des règles

être éclatée jusqu'à la présentation détaillée

d'amortissement

du mode de calcul de l'amortissement.

aux-

quelles les catégories d'immobilisations ou les

Simulations

immobilisations

elles-

Les simulations d'amortissements ne sont

mêmes

subor-

pas seulement nécessaires dans le cadre du

données, les écritures

bouclement annuel, mais également pour

sont générées automatiquement. Les amor-

l'établissement des prévisions pour les

tissements et les intérêts incorporables y

années suivantes. Pour cette raison, l'évolu-

figurent au premier plan. Les mêmes auto-

tion de la valeur des immobilisations peut

matismes peuvent être utilisés pour l'adap-

être planifiée. Il n'est pas rare également

tation de la valeur d'assurance ou de la

que des calculs parallèles soient jugés

valeur à neuf.

intéressants, par ex. en cas d’ajouts en cours

sont

d’année, traités selon différents procédés La passation des écritures des amortisse-

d'amortissement (linéaire, dégressif, amor-

ments intervient de manière distincte selon

tissements extraordinaires).

les différentes sphères d'imputation. Il en

De telles simulations peuvent être établies

ressort par exemple que les amortissements

de manière élégante grâce aux différentes

et les intérêts incorporables sont passés cha-

sphères d'imputation, à l'utilisation judi-

que mois dans la sphère d'imputation de la

cieuse de l'axe du temps sur les données de

comptabilité analytique, alors que les amor-

base et de mouvements et à la souplesse de

tissements inscrits au bilan sont passés

conception des traitements d'amortisse-

annuellement dans la sphère d'imputation

ments.

de la comptabilité financière.

Traitements de budgétisation Un traitement d'amortissement établi une

Lors du calcul automatique des amortisse-

fois peut à volonté être traité manuellement

ments budgétisés, non seulement les immo-

jusqu'à son imputation définitive dans la

bilisations actives mais également les immo-

comptabilité financière / comptabilité analy-

bilisations budgétisées sont amorties.

16

A M O R T I S S E M E N T S

Par la distinction constante des valeurs des

Comptabilisation dans la COFI /

immobilisations selon les chiffres réels et

comptabilité analytique

budgétisés, il est possible de procéder à des

Le passage des écritures dans la comptabi-

comparaisons de budgets pour n'importe

lité financière / comptabilité analytique est

quelle année ou n'importe quelle sphère

réalisé séparément selon les différentes

d'imputation.

sphères d'imputation et les chiffres réels ou budgétisés. Dans ce cas, un nombre indéfini

Amortissements manuels

de traitements d'amortissements d'une pé-

Les amortissements peuvent également être

riode déterminée peut être rassemblé et

comptabilisés manuellement. Les amortisse-

extrait dans un document comptable.

ments établis automatiquement peuvent

Les genres d'imputations suivants sont pos-

être adaptés manuellement aux exigences

sibles:

individuelles des utilisateurs.

Imputation directe dans la comptabilité financière ou dans la comptabilité analy-

Genres de mouvements

tique ABACUS

Les mouvements particuliers tels que par

Imputation indirecte par l'intermédiaire

exemple les prestations réelles, les répara-

de fichiers ASCII au format ABACUS

tions, le leasing, etc. peuvent être compta-

Imputation manuelle au moyen de pièces

bilisés dans la comptabilité financière ou

comptables.

dans celle des immobilisations par le biais de genres de mouvements supplémentaires,

Condensation, annulation

qui peuvent être définis librement.

Les mouvements de la comptabilité des immobilisations peuvent être condensés à

Etablissement du journal

volonté lors de leur passage dans la COFI /

Toutes les écritures sont passées au journal.

comptabilité analytique. Les amortissements

Cette procédure permet de conserver la tra-

comptabilisés peuvent être extournés dans

ce intégrale de tous les mouvements portant

la comptabilité des immobilisations et/ou

sur les immobilisations, triés selon différents

dans la comptabilité financière au moyen de

critères, par exemple par immobilisation,

procédures d'extournes automatiques.

date, genre de mouvement, compte/CHPN ou section etc.

17

P A R T I C U L A R I T É S

D E S

A M O R T I S S E M E N T S

Valeur de remplacement

Contrôle des montants amortis

Il existe un maximum de cinq règles de cal-

Les amortissements établis automatique-

culation par sphère d’imputation. On peut

ment peuvent être adaptés à une valeur

ainsi p.ex. effectuer la calculation automa-

cible. Ceci permet d’ajuster les montants

tique des amortissements incorporables, des

amortis au résultat de l’entreprise.

intérêts et des valeurs de remplacement dans la sphère d’imputation de la comptabilité analytique.

Traitement de budget / spécial

Programme d'annulation

On peut utiliser des genres et des taux

Les traitements d'amortissement peuvent en

d’amortissements différents dans un traite-

tout temps être effacés ou extournés dans

ment de budget ou un traitement spécial,

un programme particulier, si bien que les

ce qui permet de déterminer des différences

erreurs provoquées par des données de base

par rapport aux amortissements utilisés

incomplètes peuvent être facilement corri-

habituellement ou par rapport aux intérêts

gées.

incorporables.

18

LISTES

D ' I M M O B I L I S AT I O N S

LISTES

D ' I M M O B I L I S AT I O N S

La comptabilité des im-

- listes triées par utilisateur

mobilisations ABACUS

- listes triées par lieu

apporte

- listes triées par responsable

le

soutien

nécessaire à l'établisse-

- listes triées par genre d'immobilisations

ment de rapports multi-

(activées, budgétisées ou en leasing, etc.)

ples par le biais de listes

- listes d'assurances contenant toutes les

d'immobilisations d'une

informations nécessaires à la compagnie

souplesse optimale.

d'assurance

L'utilisateur peut donc

- etc.

commander l'édition de toute une gamme de listes standard et de listes dont il peut

Historique des immobilisations

définir librement le contenu et la présentati-

L'historique des immobilisations est le rap-

on.

port le plus important et le plus complet que la comptabilité des immobilisations fournisse lors d'un bouclement annuel ou inter-

Listes prédéfinies Les listes prédéfinies contiennent les infor-

médiaire. Il présente l'évolution des avoirs

mations essentielles de la base de données

immobilisés au cours de l'exercice annuel.

des immobilisations, sous différentes formes de présentation et dont le contenu peut être

L'historique se présente de manière stan-

diversement sélectionné et trié.

dard selon le schéma suivant: Valeur comptable initiale des coûts d'acquisition /

Listes personnalisées

fabrication

L'utilisateur peut définir librement la présentation et le contenu des listes personnalisées. Il fixe lui-même le contenu de chaque

+

Coût d’acquisition/fabrication des ajouts

–

Coût d’acquisition/fabrication des suppressions (sorties)

colonne, de même que la séquence des

+/– Coût d’acquisition/fabrication des extournes

informations à l'intérieur des lignes. Il peut

=

donc établir par exemple les listes suivantes:

Valeur comptable finale des coûts d'acquisition/fabrication

- listes triées par sections pour le contrôle par leurs responsables - listes triées par comptes du bilan pour la réconciliation avec la comptabilité finan-

+

Réactivations en cours d'exercice

-

Amortissements cumulés

=

Valeur comptable à la fin de l'exercice Amortissements au cours de l'exercice

cière

20

LISTES

D ' I M M O B I L I S AT I O N S

L'historique des immobilisations fournit des

immobilisations dans les différentes sphères

renseignements détaillés sur la valeur comp-

d'imputation

table au début ainsi que sur les ajouts et les

tique).

(COFI/comptabilité

analy-

suppressions (sorties du fichier) relatives aux coûts d'acquisition et de fabrication, sur les

Axe du temps

amortissements cumulés et sur les amortis-

Par la gestion conséquente de l’axe du

sements effectués durant l'exercice annuel.

temps dans les données de base, différentes

La valeur finale correspond à la valeur

listes peuvent être établies selon la date

comptable des immobilisations.

d’échéance, présentant les sommes et éléments correspondants à l’axe du temps

Comparaisons budgétaires

choisi :

La distinction permanente des soldes immo-

Liste des immobilisations par section

bilisés en tant que valeurs réelles et valeurs

Liste des immobilisations par amortisse-

budgétisées permet l'établissement de listes

ment

comparatives claires par rapport aux bud-

Liste des immobilisations par fournisseur

gets. Il est donc possible d'évaluer de manière sélective certaines immobilisations,

Exportation de données

par exemple les immobilisations bud-

Toutes les listes d'immobilisations peuvent

gétisées, etc.

être transférées directement à Microsoft Word à l'aide de la fonction «drag & drop».

Etiquettes

Les listes de soldes peuvent être exportées

Des étiquettes de formes et de présentati-

directement vers Microsoft Excel via DDE. Le

ons diverses peuvent être imprimées pour

système supporte en outre les formats sui-

l'identification des immobilisations.

vants: ASCII, séparé par virgule

Réserves latentes

DIF

La constitution et la dissolution de réserves

SYLK

latentes peuvent être présentées de manière

Lotus 1-2-3

détaillée par la comparaison des valeurs des

21

PARTICULARITÉS

DES

LISTES

D'IMMOBILISATIONS

Excel

Informations condensées

AbaVision relie la comptabilité des immobi-

Pour une meilleure vue d'ensemble des listes

lisations directement avec Excel. Ainsi il est

d'immobilisations, il est possible de con-

possible de les valoriser à tout moment et de

denser les informations à tous les niveaux de

les présenter sous forme graphique.

la classification libre ou sur la base d'une clé de tri, pour ne montrer par exemple que le total par catégorie d'immobilisations, par compte du bilan ou par section etc.

Séquence définie par l'utilisateur

Sélection

La fonction «séquence définie par l'utili-

Des sélections peuvent être opérées parmi

sateur» permet l'établissement de listes

tous les champs de la base de données, puis

d'immobilisations triées sur la base de

enregistrées de manière centralisée. Tous les

l'ensemble des champs de données présents

rapports peuvent être limités aux données

dans la base de données, par exemple selon

sélectionnées.

les catégories d'immobilisations et/ou les comptes de bilan.

22

P R O G R A M M E S

S Y S T È M E

P R O G R A M M E S

S Y S T È M E

Bouclement annuel

immobilisation dans les différentes sphères

La comptabilité des im-

d'imputation. On assure ainsi que chaque

mobilisations ABACUS

immobilisation à l'intérieur de la période

permet de traiter en

prescrite est correctement amortie.

parallèle le nombre désiré d'exercices annuels.

Programme d'annulation

La souplesse du pro-

La comptabilité des immobilisations offre

gramme dans le do-

pratiquement toutes les possibilités de cor-

maine des bouclements

rection. Si en revanche les données ont déjà

annuels est révélée principalement par les

été transférées dans la comptabilité finan-

fonctions suivantes:

cière, les écritures de la comptabilité des

Ouverture de nouveaux exercices annuels

immobilisations ne peuvent plus être modi-

pour la comptabilisation et / ou la budgé-

fiées sans précautions particulières. Dans ce

tisation

cas, un traitement d'extourne permet de

Report automatique de solde pour les

corriger les fautes graves par l'annulation

valeurs réelles et budgétisées

contrôlée de tout un passage en compte.

La durée des périodes des exercices annuels peut être modifiée

Contrôle de la consistance

Les soldes actuels de l'année précédente

des informations

peuvent être repris dans plusieurs exerci-

Le contrôle de la consistance vérifie et au

ces annuels ouverts

besoin corrige automatiquement dans la base de données l'exactitude des saisies

Listes de révision

relatives aux sphères d'imputation.

Les listes de révision fournissent des indications complètes sur les amortissements par

24

P R O G R A M M E S

S Y S T È M E

Programmes de reconstitution

Programmes de mise à jour

Au cas où des données auraient été endom-

Les adaptations des fichiers aux nouvelles

magées suite à une panne de courant ou à

versions du logiciel sont assurées par un

une interruption du système, les program-

programme de mise à jour automatique.

mes de reconstitution sont dans la plupart des cas en mesure de rétablir la consistance

Modèles

interne de ces données.

Les modèles constituent un moyen auxiliaire efficace de garantir l'uniformité du repor-

Droits d'accès

ting. Dans chaque programme d'impression,

La plus grande attention doit être accordée

des listes peuvent être enregistrées con-

dans la comptabilité des immobilisations à

jointement avec leurs paramètres de présen-

la sécurité des définitions de la base de

tation, en tant que modèles. Cette méthode

données ainsi qu'à la confidentialité des

présente le grand avantage qu'une liste

informations. L'accès peut être limité à cer-

déterminée ne doit être établie qu'une

tains mandants ou à certaines rubriques des

seule fois, pour être ensuite reproduite à

menus.

volonté avec la même présentation, sur la base du modèle.

Sauvegarde des données

Tous les modèles existant pour un certain

Grâce au programme de sauvegarde inté-

mandant peuvent être copiés pour être mis

gré, des copies de sécurité de l'ensemble

à la disposition des autres mandants de la

des données peuvent être aisément réa-

comptabilité des immobilisations.

lisées, puis réintroduites dans le système.

Dans la version client / serveur du logiciel, la

La création de ces modèles peut également

sauvegarde simultanée des données en

être soumise au contrôle des droits d’accès.

cours de travail est possible, si bien que l’actualité et l'intégrité de la sauvegarde des données sont assurées.

25

PA R T I C U L A R I T É S

D E S

P R O G R A M M E S

S Y S T È M E

Programmes de reconstitution

Programmes de mise à jour

Par une reconstitution complète des don-

Les programmes de mise à jour adaptent

nées, les champs de soldes peuvent être

automatiquement les champs de la base de

adaptés sur la base des données du journal

données à la version actuelle du logiciel et

ou des définitions actuelles. Des erreurs de

garantissent la compatibilité des données de

définitions dans la base de données peuvent

base et des données de mouvements avec la

ainsi être rectifiées sans égard aux écritures

version installée.

déjà passées.

Gestion des utilisateurs

Internet

Une gestion des utilisateurs à plusieurs

Toutes les listes des immobilisations peuvent

niveaux permet de définir l’accès aux man-

être envoyées directement depuis l'aperçu

dants et programmes pour chaque utilisa-

des programmes par mail. Ainsi des renseig-

teur.

nements de la comptabilisation des immobilisations sont transmis rapidement et sans papier aux personnes responsables.

26

FIC HE TE CH NI QU E

FICHE

T E C H N I Q U E / C O N F I G U R AT I O N

SYSTÈME

MINIMALE

Mandants Mandants Nombre maximum

9'999 mandants

Numéro de mandant

4 positions numériques

Désignation du mandant

30 positions alphanumériques

Immobilisations Numéro de l'immobilisation

10 positions numériques

Numéro d'inventaire/match code

20 positions alphanumériques

Désignation abrégée

30 positions alphanumériques

Désignation complète

4 lignes à 30 positions alphanumériques

Sphères d'imputation Numéro

1 position numérique

Désignation

30 positions alphanumériques

Catégorie d'immobilisations Numéro

4 positions numériques

Désignation

30 positions alphanumériques

Regroupements Genre d'immobilisation

4 positions numériques

Regroupements libres 1 et 2

4 positions numériques

Classification hiérarchique

9'999 classes à 12 niveaux au maximum

Champs de soldes Numéro

4 positions numériques

Désignation

30 positions alphanumériques

Règles de calcul / amortissements Numéro

3 positions numériques

Désignation

30 positions alphanumériques

A chaque immobilisation peuvent être assignées de manière fixe 5 règles de calcul (amortissements) par sphère d'imputation.

Comptabilisations Champs de soldes en monnaie de base

999'999'999'999.99 (12/2 positions)

Libellé de comptabilisation

2 lignes de 30 caractères chacune

Numéro de pièce comptable

6 positions alphanumériques

Code de comptabilisation

1 position alphanumérique

Traitements d'amortissements Traitements d'amortissements par exercice

9'999

Plan comptable COFI ABACUS Numéro de compte

11 positions numériques

Numéro de charges par nature

12 positions numériques

Désignation

40 positions alphanumériques

Sections Numéro

8 positions

Désignation

30 positions alphanumériques

Configuration Système Processeur

Pentium III ou IV

Système d’exploitation

Windows 2000 Prof. (Service Pack 2) Windows NT 4.x (Service Pack 6a) Windows XP Home / Professional

Réseaux

Windows NT Server 4.x (Service Pack 5) Windows 2000 Server (Service Pack 2) min. Internet Explorer Version 5.5

Pour les nouvelles versions de ses programmes, ABACUS Research SA se réserve le droit de modifier les exigences relatives au système et les valeurs mentionnées.

M AN DA NT S

O P T I O N

D E S

I M M O B I L I S A T I O N S :

M A N D A N T S

La version de base de la

Ouverture de données sur un autre disque

comptabilité des immo-

Lors de l'ouverture d'un nouveau mandant, les

bilisations supporte un

données de la comptabilité des immobilisations

mandant (entreprise).

peuvent être enregistrées sur un autre disque que

L'option «mandants»

celui contenant les programmes, ce qui permet

permet de gérer jus-

une sauvegarde séparée des programmes et des

qu'à 9'999 mandants.

données.

Chaque utilisateur peut

Passage d'un mandant à l'autre

définir facilement et

Tous les mandants sont affichés dans une liste

librement de nouveaux

triée par numéros ou par noms. Par conséquent,

mandants. A l'aide des fonctions standard de

un mandant peut être recherché sur la base de

copie, les données de base de mandants existants

son numéro ou de son nom, ce qui constitue une

peuvent être reprises de manière sélective pour

aide précieuse lorsque le nombre de mandants

définir de nouveaux mandants.

actifs est élevé.

Le passage d'un mandant à l'autre est facile et

Reprise de données de base

rapide; il est effectué après que l'utilisateur ait

Lors de l'ouverture d'une nouvelle comptabilité des

satisfait au contrôle d'accès correspondant.

immobilisations, les données de base suivantes peuvent être reprises d'un mandant existant:

Format de fichier Btrieve

Catégories d'immobilisations

Dans les systèmes en réseaux, et pour augmenter

Genres de mouvements et champs de soldes

la sécurité des données pour les mandants aux

Règles de calcul

gros volumes d'informations, il existe la possibilité

Désignations de champs

d'ouvrir ces mandants dans un format de fichier

Sections

client / serveur (Btrieve). Il faut bien entendu pour

Comptes

cela que la version client / serveur du logiciel ABACUS de comptabilité des immobilisations soit

Cette fonction de copie très utile est destinée

installée dans le système. Il en est de même des

avant tout aux entreprises comportant plusieurs

autres programmes ABACUS mis en œuvre, qui

succursales qui gèrent de manière indépendante

doivent donc tous être de version client / serveur.

leur comptabilité des immobilisations. A l'ouver-

Cette version des logiciels offre une grande sécu-

ture de la comptabilité des immobilisations pour

rité des transactions par des procédures intégrées

les succursales, il est ainsi possible de reprendre

de «roll back», qui évitent d'avoir à procéder à

toutes les données de base d'un mandant qui sert

une reconstruction dispendieuse des fichiers.

de modèle, ce qui évite aux succursales de devoir les adapter individuellement.

Les fichiers d'un mandant peuvent en tout temps être convertis du format ABACUS standard au format client / serveur.

SE CT IO NS

O P T I O N

D E S

I M M O B I L I S A T I O N S :

S E C T I O N S

L'option «sections» per-

au niveau de ces «sections de stock».

met la répartition des

Plusieurs sections par immobilisation

mouvements de la comp-

Dans une table, les immobilisations peuvent être

tabilité des immobilisa-

réparties au moyen de pourcentages fixes entre

tions (amortissements,

10 sections différentes au maximum. Tous les

intérêts

incorporables,

mouvements relatifs à cette immobilisation sont

etc.) sur les sections ou

alors automatiquement répartis eux aussi entre

centres de charges, ainsi

ces sections.

que leurs transferts à la comptabilité analytique par le biais de pièces comptables.

Axe du temps et sphères d'imputation Lorsque les sections sont enregistrées dans la

Base de données des sections

table, les affectations peuvent en outre être

Les numéros des sections comportent 8 positions

gérées sur l'axe du temps et par sphère d'imputa-

au maximum. La base de données des sections est

tion. On assure ainsi la possibilité d'enregistrer la

gérée de manière centralisée, si bien que les

modification de l'affectation d'une immobilisati-

sections définies dans la comptabilité des immo-

on à une autre section à un jour de référence

bilisations sont automatiquement accessibles à

déterminé. Pour la comptabilité analytique, les

toutes les autres applications ABACUS.

pièces comptables sont également établies de manière correspondante avec les sections définies

Les utilisateurs de la comptabilité des immobilisa-

selon la date de comptabilisation.

tions ABACUS peuvent en outre disposer, pour la définition des sections, d'une classification à

Définition de la répartition des sections

plusieurs niveaux permettant de condenser les

Pour chaque genre de mouvement (par ex.

chiffres dans la comptabilité analytique.

amortissements, intérêts incorporables, unités de prestations, etc.), le genre de mouvement sur la

Données de base des sections par

section peut être défini individuellement ou par

immobilisation

sphère d'imputation.

Dans les données de base des immobilisations,

Il est ainsi possible par exemple de comptabiliser

chaque immobilisation est affectée à ce que l'on

le genre de mouvement «amortissements» dans

nomme une «section de stock». Dans la pratique,

la sphère d'imputation «comptabilité financière»

la plupart des affectations de sections intervient

sur une section auxiliaire. Le même genre de

mouvement peut être comptabilisé dans la sphère

sous forme condensée. Les extraits suivants peu-

d'imputation «comptabilité analytique» sur la

vent être établis:

section à laquelle la machine est assignée dans la table des sections. Dans la section auxiliaire ap-

Journal par section trié par sphère d'imputation

paraît la différence d'amortissement entre la

Imputation des sections primaire et secondaire

comptabilité financière et la comptabilité analy-

Extraits sous forme détaillée ou condensée par

tique.

section sur une période donnée à l'intérieur d'un exercice annuel

Extraits de sections Dans le journal par section, tous les détails

D'autres extraits relatifs aux sections peuvent être

concernant la répartition des mouvements sur les

établis par le logiciel ABACUS de comptabilité

sections peuvent être affichés individuellement ou

analytique.

BU DG ÉT ISA TIO N

O P T I O N

D E S

I M M O B I L I S AT I O N S :

B U D G É T I S AT I O N

Immobilisations

remplacées par d'autres règles ou par d'autres

budgétisées

taux pour les besoins de la budgétisation. Les dif-

Les immobilisations à

férents traitements de calcul du budget peuvent

acquérir dans le futur

être comparés les uns aux autres et servir de base

ou les projets prévus

à la budgétisation dans la comptabilité financière

peuvent être saisis sous

ou dans la comptabilité analytique.

forme d'immobilisations budgétisées, pour être

Exercices annuels

gérés dans le système à

Pour la planification des valeurs budgétisées dans

l'aide d'un statut parti-

la comptabilité des immobilisations, l'utilisateur

culier. Les immobilisations budgétisées répondent

peut ouvrir autant d'exercices annuels qu'il le

en premier lieu aux exigences suivantes:

désire pour les besoins particuliers de la budgétisation.

Les amortissements peuvent être calculés sur les immobilisations budgétisées

Extraits

C'est un instrument de contrôle lors de l'ac-

Les budgets sont présentés sous forme de tables

quisition d'immobilisations budgétisées, par

offrant une excellente vue d'ensemble à l'utilisa-

comparaison avec le budget

teur. Les valeurs budgétaires suivantes peuvent être interrogées:

Amortissements budgétisés Par le calcul automatique des amortissements

Budget par immobilisation et genre de mou-

budgétisés, l'amortissement des immobilisations

vement (frais d'acquisition, amortissements,

budgétisées est réalisé simultanément à celui des

etc.)

immobilisations actives.

Budget par exercice annuel et sphère d'imputation

Simulations

Budget mensuel

Pour des calculs particuliers d'amortissements

Comparaisons de budgets par exercice annuel

budgétisés, les règles d'amortissements enre-

ou sphère d'imputation

gistrées dans la base de données peuvent être

IN TE RF AC E AS CI I

O P T I O N

D E S

I M M O B I L I S AT I O N S :

I N T E R FA C E

A S C I I

L'interface ASCII permet

des valeurs d'acquisition et les amortissements

la saisie et l'extraction

cumulés, pour autant qu'elles soient gérées par le

de données de base ou

programme précédent, peuvent être reprises

de mouvements. L'utilité

automatiquement sous forme de «Réactivations».

de

l'interface

ASCII

réside tout d'abord dans

Consolidation

la possibilité de lire

Les données de base des immobilisations et les

directement des don-

mouvements peuvent également être introduits

nées en provenance de

dans d'autres mandants de la comptabilité des

programmes tiers, et en-

immobilisations ABACUS par le biais de l'interface

suite dans la transmission sélective des données de

ASCII. Cette variante est avant tout intéressante

base des immobilisations d'un mandant à un aut-

pour les entreprises à structure décentralisée.

re (consolidation).

Dans les succursales, la comptabilité des immobilisations est tenue de manière globale et trans-

Interface ASCII des données de base

mise périodiquement à la comptabilité principale

Par l'interface ASCII des données de base des

du siège central.

immobilisations, celles-ci peuvent être importées

Dans le cadre d'un bouclement au niveau du

ou exportées de ou vers un programme tiers.

groupe, les immobilisations des différents man-

Après un tel transfert, il est nécessaire en particu-

dants peuvent être consolidées.

lier de contrôler quels sont les champs de la comptabilité des immobilisations ABACUS qui

Interface d'extraction

doivent être complétés manuellement. Comme

L'extraction des valeurs des immobilisations peut

différents champs de la base de données ABACUS

être sélectionnée selon différents critères:

sont gérés sur l'axe du temps, il faut veiller à ce

Par genre de données à extraire, par exemple

que toutes les données de base comportant une

immobilisations, catégories d'immobilisations,

date de validité soient prévues au jour de réfé-

etc.

rence de leur introduction dans le système ou

Par une sélection préalable, par laquelle on

antérieurement.

définit par exemple l'extraction d'immobilisations ou de catégories d'immobilisations

Interface ASCII des mouvements

déterminées

L'interface ASCII des mouvements permet

Par sphère d'imputation, par exemple seules

l'importation ou l'exportation de ou vers un

les immobilisations de la sphère «comptabilité

programme tiers de mouvements répétitifs, par

analytique»

exemple de nouvelles acquisitions ou des répa-

Par jour d’échéance

rations d'installations, en provenance d'une comptabilité des créanciers tierce.

La dernière sélection permet de limiter l’extrac-

Lors de l'introduction de la comptabilité des

tion aux données qui ont été modifiées à partir

immobilisations, les valeurs telles que l'historique

d'une date déterminée.

AB AC US TO OL -K IT

A

B

A

C

U

S

T

O

O

L

-

K

I

T

L'ABACUS Tool-Kit constitue le système de base

ons detaillées. En plus, le système permet même

d'exécution des applications ABACUS. La convi-

de démarrer directement l’application ABACUS

vialité et l'efficacité des programmes ABACUS

appropriée qui offre la possibilité de modifier les

éprouvés des milliers de fois sont complétées à

données.

l'aide des technologies les plus modernes, pour le plus grand bénéfice de leurs utilisateurs:

E-mail La fonction Internet Mail est également intégrée à

ABACUS Explorer: système des menus ABACUS

l'ABACUS Explorer, si bien que des messages élec-

L'ABACUS Explorer four-

troniques peuvent être envoyés directement à

nit aux logiciels ABACUS

partir des applications ABACUS.

leur menu principal, qui permet un passage faci-

Scripting

le et rapide d'une appli-

Grâce à son support des langages JavaScript et

cation ABACUS à l'aut-

VBScript, il est possible de définir dans l'ABACUS

re, de même qu'un

Explorer des procédures individuelles de travail

accès aux programmes

effectuées par les logiciels ABACUS. Exemples:

tiers, et qui comprend

traitements en batch avec générations de rap-

également le module de

ports COFI sur plusieurs mandants ou traitement

gestion des utilisateurs.

automatique des salaires après saisie préalable

L'ABACUS Explorer constitue donc le commuta-

des données nécessaires.

teur central des logiciels ABACUS, qui intègre en outre les fonctions importantes suivantes:

Archivage L'archivage (module en option avec supplément

Internet Explorer

de prix) permet d'archiver automatiquement tous

L'intégration totale de Microsoft Internet Explorer

les extraits ABACUS, les documents Word, les

dans le menu ABACUS Explorer permet un accès

rapports Excel, etc., puis de les consulter indivi-

direct au World Wide Web. L'utilisateur ABACUS

duellement en tout temps et rapidement à l'aide

dispose en outre ainsi d'un accès online immédiat

d'AbaShow.

à l'ABACUS Support Homepage, qui lui apporte de nombreuses informations utiles et parfaite-

AbaVision: Office devient un SIG

ment à jour.

AbaVision est un complément à Excel qui intègre totalement le logiciel ABACUS et Microsoft Excel.

AbaPilot : Moteur de recherche

En s'appuyant sur ABACUS Business Objects,

Le système de recherche et de navigation AbaPilot

Excel devient un véritable système d’information

permet à l’utilisateur autorisé l’accès rapide et

de gestion avec un accès online aux niveaux des

direct à toutes les données et informations. La

transactions et de la comptabilisation.

saisie d’un terme de recherche provoque l’affichage de tous les enregistrements correspondants y

Les informations ne doivent plus être transmises à

compris toutes les informations, données et tous

grande peine du logiciel financier à Office et vice

les documents (Word, Excel, documents scannés).

versa. Grâce à la nouvelle intégration bidirec-

Un clique de la souris affiche toutes les informati-

tionnelle (communication dans les deux sens), les

budgets par exemple, peuvent être établis au

outre être copiés et transmis à d'autres utilisa-

choix sous Excel ou sous ABACUS. Les données

teurs AbaSmart.

sont toujours mises à jour automatiquement.

Intégration de programme tiers Outre les rubriques des menus provenant des

AbaSmart: menus à la carte

applications ABACUS, les menus AbaSmart peu-

Avec AbaSmart, les logiciels ABACUS peu-

vent également contenir des rubriques issues de

vent être adaptés aux procédures de travail

la plupart des programmes tiers. AbaSmart peut

individuelles et aux besoins de leurs utilisa-

donc lancer des applications étrangères et les exé-

teurs, ce qui offre des méthodes efficaces

cuter de manière ciblée – comme un extrait à

de travail. Avec AbaSmart, la convivialité

distance.

atteint de nouvelles dimensions.

Exécution de traitements de batch Menus individuels

Par la sélection d'une rubrique d'un menu

L'utilisateur peut constituer ses propres

AbaSmart, il est possible de faire exécuter un pro-

menus personnalisés à l'aide d'AbaSmart et

gramme d'extraction avec certains paramètres.

du contenu de tous les menus des applica-

C'est ainsi qu'on pourra par exemple transférer

tions ABACUS, et modifier ainsi l'apparen-

un bilan à Excel, puis l'imprimer automatique-

ce des logiciels ABACUS pour l'adapter à

ment. Les traitements postérieurs par Excel peu-

ses propres besoins, à ses méthodes de tra-

vent également être automatisés, en utilisant sous

vail et à la complexité des tâches à réaliser.

Excel les macros existant dans le programme ABACUS. Ces macros sont exécutées automatique-

- Constitution d'autant de menus qu'il est néces-

ment par Excel.

saire - Chaque menu peut contenir autant de rubriques (programmes) qu'il est nécessaire

Autostart: enchaînement automatique Plusieurs positions de menus AbaSmart peuvent

- Ordre libre des rubriques à l'intérieur des menus

être automatiquement lancées et successivement

- Nomenclature libre de ces rubriques

exécutées. Il est ainsi possible d'automatiser des

- Protection par mot de passe possible pour cha-

procédures complètes impliquant plusieurs appli-

que menu - Menus orientés par utilisateurs ou procédures de travail.

cations, sans que l'utilisateur ait à lancer manuellement les programmes correspondants. Par exemple, un traitement automatisé des salaires

Un menu utilisateur peut contenir des program-

avec passage des écritures dans la comptabilité

mes provenant de toutes les applications ABA-

financière et établissement des extraits correspon-

CUS, ce qui permet un meilleur support et une

dants.

meilleure représentation des procédures intégrées de travail.

Cette possibilité d'Autostart est également intéressante pour les entreprises qui doivent

Grâce au procédé de «drag and drop», la créati-

systématiquement établir certains extraits selon le

on de menus AbaSmart est un jeu d'enfant. Les

même schéma, comme les sociétés fiduciaires par

menus de l'utilisateur sont ensuite enregistrés et

exemple, ou pour l'établissement de rapports

sont dès lors à sa libre disposition. Ils peuvent en

relatifs aux différentes entreprises d'un groupe.

AB AV IEW

O P T I O N

D E S

I M M O B I L I S A T I O N S :

A B A V I E W

Notre solution qui a pra-

des informations des programmes ABACUS les

tiquement toutes les exi-

plus divers pour les rassembler dans des extraits.

gences d'édition d'ex-

En outre, des relations peuvent être créées entre

traits se nomme Aba

les tables de toutes les bases de données suppor-

View.

tées pour établir des tables ABACUS, sans avoir

AbaView est un généra-

préalablement à en convertir les données.

teur de formulaires et de listes adapté à presque

Sélection des données

tous les besoins et doté

Les données à extraire peuvent être librement

de fonctions multiples

limitées et sélectionnées. Ces sélections peuvent

pour les débutants, les employés expérimentés et

être reliées entre elles à l'aide d'opérateurs logi-

les comptables professionnels.

ques comme «ET» ou «OU».

AbaView est un outil adapté non seulement aux

Pour en augmenter la convivialité, des masques

besoins de la comptabilité des immobilisations,

de saisies individuelles peuvent être définis par

mais également à ceux de tous les programmes

l'utilisateur au cours de la fonction d'établisse-

ABACUS (à l'exception de la compatibilité finan-

ment de rapports. L'opérateur appelle dans l'en-

cière) et même aux programmes tiers.

vironnement ABACUS habituel les données à exploiter, indique les éléments qu'il désire sélec-

Plus de 30 bases de données

tionner et reçoit le document désiré sans avoir à

Dans la comptabilité des immobilisations, plus

se préoccuper des définitions de rapports qui exi-

de 30 bases de données peuvent être combinées

stent dans AbaView.

entre elles en vue de fournir des extraits, par exemple:

Fonctions de présentation graphique

Catégories d'immobilisations

En plus d'éléments de présentation graphique tels

Sphères d'imputation

que les illustrations, le tramage, les titres de

Données de base des immobilisations

colonnes librement programmables et les fonc-

Données de base des clients

tions d'encadrement automatique, différents aut-

Données de base d'adresses

res éléments de présentation peuvent être utilisés:

Clé d'accès individuelle

En-tête et pied de pages de rapports

AbaView peut utiliser les clés à disposition dans

Titres de colonnes et totalisation aux niveaux

les fichiers ABACUS ou, en cas de nécessité,

désirés

générer des indices temporaires pour ces fichiers.

Positions de détail Eléments constitutifs définis par l'utilisateur,

Relations

pouvant être reliés les uns aux autres selon des

Les relations définies entre les fichiers ABACUS

conditions également définies librement par

peuvent être éditées. Des menus permettent

l'utilisateur

d'établir de nouvelles relations ou de supprimer

Contrôle des sauts de pages, des lignes vierges

celles qui existent. Il est ainsi possible d'extraire

etc.

Traduction très simple de toutes les variables

Formats de fichiers supportés

textuelles des rapports en différentes langues,

Les formats de fichiers suivants peuvent être

sans qu'il soit nécessaire pour cela d'établir

traités et combinés les uns aux autres:

différents rapports. Selon les paramètres défi-

Dataflex

Lotus 1-2-3

nis, il est même possible de produire chaque

Btrieve

dBase

page d'un rapport dans une langue différente.

ODBC

Paradox

ADO

DIF

La disposition graphique est en outre supportée

Borland Database Engine

SYLK

par les fonctions suivantes:

ABACUS Business Objects

Polices de caractères TrueType et polices d'im-

ASCII (en diverses variantes)

primantes Attributs de polices (divers corps de caractères,

Formats d'extraction supportés

gras, italique, etc.)

Outre les formats mentionnés ci-dessus, les

Positionnement des lignes (à gauche, à droite,

données peuvent être extraites dans les formats

au centre)

suivants:

Effacement/insertion/déplacement de champs

Imprimante

Agrandir/réduire des champs

Fichier d'impression

Définitions d'expressions

ADF – ABACUS Document Format

Changement des noms de champs

HTML – HyperText Markup Language

Lignes libres pour titres et totaux

RTF – Rich Text Format

Autant de champs de totalisation que néces-

WMF – Windows Meta File

saire, avec lesquels la position horizontale

ASCII/ANSI (en diverses variantes)

peut être liée au champ d'origine

Excel 4

Titres de colonnes multilingues automatiques

Word

Utilisation de variables système telles que

WinWord

numéros de pages, date, etc.

Wordperfect

Champs RTF et autres champs multilignes de

WordStar

base de données peuvent être très simplement

OBCD

insérés.

Par ODBC, ADO ou BDE, il est aujourd'hui possiDéfinition de rapport

ble d'accéder à toutes les bases de données usu-

Au cours de la définition d'un rapport, une fenêt-

elles et autres sources de données. En particulier,

re de visualisation du résultat affiche con-

l'utilisation online est ainsi possible pour MS

stamment la présentation des pages, sans que le

Access, MS SQL-Server, Oracle, Informix, Sybase,

travail en soit interrompu ni ralenti. L'utilisateur

dBase, Paradox.

peut ainsi renoncer à des impressions de test et l'établissement du rapport prend manifestement moins de temps.