Logiciel intégré Pour le second œuvre by ABACUS Research AG

LOGICIEL INTÉGRÉ POUR LE SECOND ŒUVRE

Ê T R E D E L A PA R T I E

INTRO

Q U A N D L’ AV E N I R S E C O N S T R U I T

Un raisonnement pratique et sans compromis est à la base de tous les développements d’ABACUS. AbaBat pour le secteur du second œuvre a été conçu et réalisé en collaboration avec des spécialistes de la branche. La solu tion tournée vers l’avenir est clairement structurée et adaptée aux besoins des secteurs d’activité suivants: > Enveloppe du bâtiment > Horticulture > Chauffage/ventilation/climatisation > Assainissement de canalisations > Peintres/plâtriers > Ferblanterie > Sanitaire Logiciel de gestion d’entreprise suisse qui a fait ses preuves AbaBat pour le secteur du second œuvre se base sur le logiciel de gestion d’entreprise ABACUS, éprouvé et utilisé dans plus de 39’000 entreprises en Suisse. Une interface utilisateur uniforme et intuitive simplifie consi dérablement l’utilisation du logiciel. Des développements spécifiques tels que le devis descriptif CAN, la pré- calculation, le rapport journalier, la facturation de métrés ou de travaux en régie et la post-calculation font d’AbaBat pour le second œuvre une solution globale complète. Solution avantageuse ABACUS propose une offre à un prix intéressant, quelle que soit la taille de l’exploitation. Une utilisation par l’intermédiaire d’un centre de calcul, avec des variantes de location attractives, est également possible. Des données de base et des extraits pré-configurés permettent un gain de temps et d’argent lors de la mise en place. Certifié AbaBat pour le secteur du second œuvre dispose des certificats de:

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PLUS DE LIBERTÉ

ABACUS vi – Design the future ABACUS vi, et ainsi AbaBat pour le secteur du second œuvre, est entièrement nouveau dans l’architecture de l’Internet. AbaBat fonctionne par conséquent sur différentes plates-formes, bases de données et systèmes d’exploitation. Le logiciel peut être exploité aussi bien sur un système utilisateur individuel, dans une installation Client/serveur que sur Internet et Intranet. Technologies modernes Des fonctions caractéristiques d’ABACUS vi sont aussi un atout dans la solution profes sionnelle AbaBat: > Rapport journalier sur iPad pour une saisie mobile des données sur le chantier > Moteur de recherche performant pour retrouver rapidement des données de base telles que projets, positions de descriptif, employés, adresses et documents enregistrés dans des dossiers > Création de masques de saisie spécifiques à l’utilisateur, par exemple pour la saisie d’offres, de mandats de régie, de rapports de travail etc. > Interrogation et traitement d’informations via Internet et Intranet > Visualisation des données au moyen de graphiques > Attribution simple et confortable des droits d’accès grâce aux concepts de rôles Vastes prestations de service > Au bénéfice d’une longue expérience, les partenaires ABACUS offrent toutes les com pétences techniques et commerciales pour une mise en place réussie du logiciel et pour en assurer le suivi. > Une formation complète permet aux utilisateurs une prise en main rapide et une utili sation productive des programmes.

L E S M O D U L E S D ’ A B A B AT –

Pages

8-11

Gestion des projets et des prestations Offres / Pré-calculation

Pages 12-15 Mandat de construction

Métré / Régie / Facturation / Rapports

Pages 18-21

Finances / Comptabilité analytique

Salaires de la construction / Ressources Humaines

Pages 22-25

Contrôle de gestion / Gestion des contacts

Fonctions communes aux modules

Page

Aperçu des fonctions

CONTENU

VA R I É S , O R I E N T É S V E R S L A P R AT I Q U E , C O M P L E T S

Les exigences auxquelles doit répondre un logiciel moderne du secteur secondaire de la construction sont multiples. Avec AbaBat pour le second œuvre, la tenue des données est centralisée dans un seul système logiciel. Les domaines commerciaux et techniques sont entièrement intégrés. Cela signifie par exemple que les informations sont à tout moment disponibles pour un comparatif budget/réel. Les données de tous les rapports peuvent être incluses aux extraits de chantier, immédiatement après leur saisie. Toutes les procédures de travail sont structurées et normalisées, l’administration est par conséquent plus efficace et plus avantageuse. De plus, AbaBat pour le second œuvre offre de nom breuses nouvelles possibilités, par exemple la comparaison d’offres, le rapport journalier ou une post-calculation détaillée, reliée à un contrôle constant des coûts des projets de construction. Les entreprises du secteur secondaire de la construction sont organisées de manière très différentes. D’autres catégories ou exploitations secondaires ont besoin de fonctions ne faisant pas partie des solutions professionnelles standardisées. Les modules ABACUS pour l’achat, la planification du personnel ou la gestion immobilière couvrent de tels besoins supplémentaires. Ce que vous pouvez attendre d’AbaBat pour le second œuvre: > Combinaison libre de tous les modules du logiciel pour une solution individuelle > Adaptation constante aux nouveautés fonctionnelles, techniques et légales garantie pour tous les clients grâce au logiciel standard > Solution ajustable aux différentes tailles d’entreprises > Rapport qualité-prix attractif > Conseil global par des revendeurs ABACUS régionaux, avec une longue expérience dans la branche > Utilisation en centre de calcul et/ou au mode de location > Extraits standards variés et clairs, avec des fonctions libres de tri et de filtre > Technologie web – programme développé pour l’ère Internet. Les données d’AbaBat pour le second œuvre peuvent être saisies et interrogées via Internet, à tout moment et indépendamment du lieu. > Saisie mobile des données sur l’iPad pour les rapports ou la gestion des chantiers > Interfaces modernes pour l’échange des données

GESTION DES PROJETS E T D E S P R E S TAT I O N S OFFRES / P R É - C A L C U L AT I O N

“Une analyse permanente des écarts entre chiffres prévisionnels et effectifs, pendant toute la durée d’un projet de construction, est la base d’une gestion de contrôle effi cace et est donc déterminante pour le succès d’une entreprise.“

GESTION DES PROJETS ET DES PRESTATIONS / OFFRES / PRÉ-CALCULATION

Le logiciel de gestion des projets et des prestations est le module central mettant à disposition toutes les données de la pré-calculation, de la saisie interne de rapports ainsi que des logiciels financiers et des salaires. Un comparatif budget/réel continu est garanti jusqu’au niveau job pendant toute la durée d’un chantier et permet un contrôle de gestion efficace des frais de construction.

Projets principaux et sous-projets Lors de l’ouverture de projets, vous disposez de fonctions de copie, permettant la créa tion rapide et simple de nouveaux projets. Les chantiers peuvent être divisés en projets principaux et sous-projets. Ainsi, par exemple, il est possible de traiter dans des sous- projets séparés, des mandats et travaux de régie supplémentaires qui ne font pas partie du contrat d’entreprise. L’ensemble des données de tous les sous-projets est automati quement regroupé sur le projet principal. Les projets peuvent être gérés dans différentes classifications à plusieurs niveaux et définissables librement. Ces fonctions ouvrent de multiples possibilités pour le contrôle et l’évaluation de chantiers, à tous les niveaux de compression de la classification. Base des projets Dans la base des projets sont également enregistrées des données générales, p. ex. les responsables, les durées de chantier, les adresses, les variantes de calculation, les statuts de projets, les informations MIS et bien d’autres. Si nécessaire, vous pouvez étendre les informations de projet à l’aide de champs utilisateurs spécifiques à l’entreprise. Le dossier de projet offre une possibilité de classement pour tous les documents appartenant à un projet comme les offres, le contrat d’entreprise, les rapports horaires, les plans, les esquisses, les photos, les notes, etc. Offres > CAN ou devis descriptif libre Le paramètre “CAN“ ou “Devis descriptif libre“ décide si le catalogue CAN ou un catalogue librement définissable de prestations est utilisé pour une offre ou un mandat de construction. Les prestations du devis descriptif libre sont gérées et calcu lées dans la base des articles du logiciel de Gestion des commandes.

GESTION DES PROJETS E T D E S P R E S TAT I O N S O F F R E S / P R É - C A L C U L AT I O N

En plus des prestations, il est possible de calculer des matériaux ou d’autres positions directement dans le devis descriptif libre. Des positions de prestation CAN et leur cal culation peuvent également y être reprises comme positions. La répartition en cha pitres, sections, sous-sections, etc. fixée par l’environnement CAN, peut être définie au choix dans le devis descriptif libre. Des mandats de référence aident à l’utilisation de structures répétitives. Les structures supportées dans le CAN, comme CFC, SDO, LdP etc. sont également disponibles pour le devis descriptif libre. > Interface SIA 451

Grâce à la norme d’échange de données SIA 451, vous pouvez importer ou exporter des devis descriptifs CAN. Le traitement d’interface supporte des fonctions de filtre supplémentaires. Celles-ci sont particulièrement utiles en cas de collaboration de plu sieurs concepteurs ou entreprises, avec divers programmes de construction. Elles servent de base pour le regroupement en un devis global de plusieurs offres. Les fonc tions de filtre aident lors de l’importation d’une section de chapitre et d’autres fonc tions spéciales facilitent l’importation d’offres de sous-traitants. Lors de l’exportation, les données peuvent être sélectionnées jusqu’au niveau de chaque élément de classifi cation. Les fichiers d’interface SIA importés ou créés sont classés dans le dossier de projet correspondant si vous le souhaitez.

Pré-calculation Les offres sont calculées dans le devis descriptif selon le schéma de calculation des asso ciations professionnelles supportées. Des bases de calculation propres sont disponibles pour les travaux, les matériaux, l’inventaire et les prestations tierces. Des prestations sans analyses peuvent être évaluées avec une répartition en pourcentage. Toutes les données de calculation sont enregistrées sur le projet et peuvent être adaptées individuellement à chaque chantier. Divers outils et méthodes sont à votre disposition pour le travail avec les données de calculation et les analyses. Ils supportent la saisie manuelle de lignes d’ana lyses, l’ajout de blocs de calculation prédéfinis, ainsi que l’attribution automatique d’ana lyses à un devis descriptif complet ou à une position particulière de celui-ci. Les bases d’analyses propres, les mandats de référence déjà calculés ou les données de base CAN sont le fondement de l’attribution automatique des analyses. Le devis descrip tif libre supporte bien entendu aussi la calculation de positions de descriptif avec les méthodes décrites ci-dessus.

GESTION DES PROJETS ET DES PRESTATIONS / OFFRES / PRÉ-CALCULATION 11

HIGHLIGHTS > Aides à la calculation

Dans une fenêtre supplémentaire, les données de base CAN ou un mandat de réfé rence peuvent aussi être affichés. Ces informations sont automatiquement synchroni sées avec la position sélectionnée dans le devis descriptif et vous permettent de voir d’un coup d’œil toutes les données de base d’analyse disponibles. Les analyses sou haitées ou seules certaines lignes sélectionnées peuvent être reprises dans le devis descriptif à l’aide de “Drag & Drop“. Une fonction de copie est disponible pour reprendre dans les données de base, depuis un devis descriptif, les analyses de calcu lation nouvellement créées ou adaptées.

> Modification globale de données d’analyse

Un outil de modification pratique est à votre disposition pour l’échange d’éléments de coûts tels que salaires, matériaux, inventaires et prestations tierces, ainsi que le chan gement des taux de calculation, des salaires moyens et des prix. La modification peut être limitée au chapitre, à des valeurs de subdivision déterminées ou également à certaines analyses.

> Ordre libre Le devis descriptif peut être représenté trié, au choix avec ou sans structure CAN, montant, FCN et SDO/LdP. > Recherche dans le devis descriptif

Une recherche plein texte ainsi que des fonctions de recherche variées simplifient le travail de la personne en charge des calculs, par exemple pour trouver les positions de descriptif sans prix ou sans analyse.

> Comparaison d’offres

Diverses versions d’offres peuvent être calculées et ensuite comparées entre elles. Les versions sélectionnées sont représentées côte à côte sous forme de tableau pour la comparaison. Les écarts avec les valeurs de la première version choisie sont affichés en couleur. La version définitive est marquée comme offre valable et ainsi protégée d’un simple clic de souris. Après commande de l’offre, celle-ci passe au statut de contrat d’entreprise. Les nombreuses fonctions de subdivision, compression, tri et filtre offrent une base idéale pour l’optimisation de la pré-calculation.

M A N D AT D E C O N S T R U C T I O N MÉTRÉ / RÉGIE / F A C T U R AT I O N / RAPPORTS

“La saisie centralisée de toutes les prestations simplifie considérablement l’évaluation et la facturation de nos projets.“

MANDAT DE CONSTRUCTION / MÉTRÉ / RÉGIE / FACTURATION / RAPPORTS 13

L’ensemble des prestations telles que métrés, régie, compensations internes etc. est saisi sur le projet au statut mandat de construction. Le mandat de construction est une copie de travail de l’offre. L’offre elle-même est classée sur le projet sous forme de contrat d’entreprise ne pouvant être modifié. Les prestations qui ne font pas partie de l’offre d’origine sont quant à elles saisies sur le projet sous forme d’avenants. Il en est de même pour les prestations en régie et celles offertes à l’aide d’un devis descriptif libre. Des prestations saisies sous forme d’avenant peuvent être facturées et extraites par avenant ou conjointement, avec le projet original.

AVOR (préparation du travail) Diverses fonctions pour la détermination des durées prévues, l’organisation des chantiers et la planification ainsi que la budgétisation des mandats simplifient la préparation du travail. Les mandats peuvent aisément être répartis en étapes de construction, au moyen de jobs, ce qui facilitera plus tard la saisie des rapports. Métré Des protocoles de métré aident à la saisie ordonnée et claire des métrés. Chaque proto cole peut être complété avec des informations et un texte explicatif. La saisie de métrés est facilitée par diverses possibilités de tri et de filtre. Des informations d’accompagne ment peuvent bien entendu compléter les détails de la position. En plus des lignes nor males de métré avec saisie de formules, AbaBat pour le second œuvre reconnaît aussi les lignes de titre, de sous-total, de total et de total général. Des analyses des écarts entre les quantités planifiées et réelles selon avant-métré, devis et métré sont possibles à tout moment. Des métrés non facturés sont planifiés et libérés pour la facturation. Les métrés sont triés par destinataire de facture. Ils sont enregistrés dans les adresses de facturation définies dans la base du projet.

M A N D AT D E C O N S T R U C T I O N / M É T R É / R É G I E / F A C T U R AT I O N / R A P P O R T S

Sous-traitant Des devis descriptifs calculés peuvent être transmis aux concepteurs, aux architectes ou aux sous-traitants au moyen de l’interface SIA 451, d’une exportation Excel ou des inter faces XML normalisées. Les positions du devis descriptif devant être adjugées à des sous-traitants sont complé tées par une définition de sous-entrepreneurs. Elle permet de gérer plusieurs adresses de fournisseurs possibles pour un mandat subordonné. Le programme d’exportation SIA utilise la définition de sous-traitant comme critère de filtre et crée ainsi un fichier d’inter face pour une définition précise. Régie Des travaux en régie peuvent facilement et rapidement être saisis et facturés sous forme de tables, sur la base des tarifs de régie des branches, de tarifs propres ou de positions libres. Les rapports de régie peuvent être facturés individuellement, comprimés ou grou pés. Chaque position tarifaire peut être complétée d’un prix propre, en plus de celui d’origine. Rapport journalier Le chef d’équipe a la possibilité de saisir rapidement et simplement, directement dans le rapport journalier AbaBat, les heures d’employés, d’engins, les matériaux, les prestations tierces et les livraisons de matériel du jour et du processus pour le projet de construction. La saisie unique des heures d’employés et de machines, des prestations tierces et du matériel utilisé s’effectue de manière tabellaire par job. Selon la définition, ces valeurs sont aussi directement imputées dans la Gestion des projets. Les valeurs enregistrées sur le job “Régie“ sont automatiquement reprises dans un rapport de régie d’un simple clic. Les livraisons de matériel sur le chantier sont saisies dans le journal des bons de livraison, avec indication du fournisseur, de la date et de l’heure, du matériel ainsi que de la quan tité. Ces données peuvent servir au contrôle des quantités livrées facturées. Les rapports journaliers originaux peuvent être classés dans un dossier spécial et peuvent ainsi être consultés à tout moment si nécessaire.

MANDAT DE CONSTRUCTION / MÉTRÉ / RÉGIE / FACTURATION / RAPPORTS 15

HIGHLIGHTS > Sets tarifs de régie

À l’aide des sets tarifs de régie, vous pouvez créer des rapports de régie pour diffé rents types de travaux. Les positions de tarif de régie souhaitées sont sélectionnées dans les données de base et insérées dans un set tarifs de régie. Lors de la création d’un nouveau mandat de régie, il suffit de choisir un des sets préparés. Il pourra bien entendu être complété avec d’autres positions si nécessaire.

> Générer automatiquement des positions de subdivision

Vous pouvez classer des combinaisons de subdivisions, par exemple SDO et LdP, dans les données de chantier. La fonction “Générer des positions de subdivision“ crée d’un simple clic les positions manquantes dans le devis descriptif. Les positions de sub division sont créées pour tout le devis descriptif, pour le chapitre ou la section sélec tionnée, ou pour certaines positions de prestation, en fonction de la position actuelle.

> Jobs Ils permettent la subdivision d’un chantier en procédures de travail séparées. Des sub-jobs permettent également de diviser une procédure de travail en un nombre quelconque d’étapes. Les jobs ont une signification centrale dans le rapport journalier car ils représentent les lignes de rapport. Divers automatismes sont à votre disposition pour l’attribution automatique de jobs au niveau chapitre, section ou subdivision. > Plus qu’un simple rapport journalier

Le rapport journalier n’est pas seulement utilisé en tant que document de saisie des prestations. Il peut également comporter les instructions de travail du chef de chantier et des ingénieurs. La possibilité d’y enregistrer des photos, des documents et des notes font du rapport journalier un document justificatif en cas d’éventuels ambi guïtés ou litiges ultérieurs.

A B A B AT

P L U S D E L I B E R T É P O U R L’ E S S E N T I E L

FINANCES / C O M P T A B I L I T É A N A LY T I Q U E SALAIRES DE LA CONSTRUCTION / RESSOURCES HUMAINES

“Le logiciel intégré pour le second oeuvre AbaBat simplifie consi dérablement le contrôle des factures d’acompte et finales.“

FINANCES / COMPTABILITÉ ANALYTIQUE / SALAIRES DE LA CONSTRUCTION / RESSOURCES HUMAINES 19

En Suisse, le logiciel de Comptabilité financière ABACUS est utilisé pour la tenue d’environ 170’000 comptabilités. Le logiciel des Salaires quant à lui permet d’établir chaque mois quelques 800’000 décomptes de salaires dans plus de 9’000 petites, moyennes et grandes entreprises. Le logiciel ABACUS est donc l’une des solutions les plus utilisées par les PME suisses.

Comptabilité financière > Contrôle visa Le contrôle des visas permet de saisir immédiatement toutes les factures entrantes puis de les viser de manière électronique – également via Intranet ou Internet. Le contrôle de gestion des créanciers et des chantiers s’en trouve accéléré et le chef de chantier dispose de données précises pour agir de manière plus flexible. Comptabilité analytique > Extraits constamment à jour L’intégration continue d’AbaBat dans la comptabilité analytique garantit une mise à jour permanente des extraits de sections de frais ou de chantiers. La comptabilité ana lytique permet de comprimer l’ensemble des données de tous les modules, mais aussi d’imputer les répartitions des coûts et les frais généraux, ainsi que les délimitations temporelles et matérielles. > Niveaux de détail au choix

Les données sont disponibles aussi bien détaillées jusqu’au niveau de l’écriture, avec document original, que comprimées sous la forme de votre choix (par catégorie, chef de chantier, région, exploitation, division etc.).

> Divers modèles de comptabilité analytique

Une structure flexible des données de base et le reporting permettent de représenter différents modèles de comptabilité analytique. Pour la présentation, vous pouvez donc aussi bien utiliser le calcul du montant de couverture à plusieurs niveaux, avec frais fixes et variables, que la méthode du coût de revient global.

F I N A N C E S / C O M P T A B I L I T É A N A LY T I Q U E / SALAIRES DE LA CONSTRUCTION / RESSOURCES HUMAINES

Décompte de salaire Le décompte de salaire d’un employé est immédiatement créé et peut aussi être indivi duellement corrigé. L’édition des composants de salaire sur le décompte de salaire s’effectue dans la langue de l’employé. Pour le calcul automatique des heures supplé mentaires, il existe un calendrier de travail à définir librement. Une gestion des entrées et sorties permet de calculer la durée effective de l’engagement. > Décomptes annuels légaux et spécifiques au secteur d’activité Le logiciel des salaires du bâtiment ABACUS remplit toutes les exigences légales et cantonales. L’impôt à la source et les allocations familiales sont automatiquement calculés pour chaque canton. De plus, les statistiques RA et OFS, ainsi que ELM (pro cédure unifiée de communication des salaires) et le certificat de salaire sont intégrés à la version standard. Le logiciel des Salaires ABACUS a été contrôlé et certifié par swissdec.

FINANCES / COMPTABILITÉ ANALYTIQUE / SALAIRES DE LA CONSTRUCTION / RESSOURCES HUMAINES 21

HIGHLIGHTS > Paiements d’acompte et facture finale

Divers genres de documents spéciaux existent dans la facturation pour le traitement des paiements d’acompte, typiques dans le secteur de la construction. Ainsi, vous avez à tout moment une situation des paiements d’acompte effectués, aussi bien sur les chantiers que dans le domaine des finances. Lors de la création de la facture finale, les paiements d’acompte sont automatiquement pris en considération.

> Comptabilité analytique

Divers extraits standards de comptabilité analytique, p. ex. un aperçu par domaine des sections de frais ou un aperçu par catégorie des chantiers, sont à votre disposition. Des extraits individuels propres à l’entreprise peuvent aussi être créés.

> Envoi des décomptes de salaires via IncaMail de la Poste Suisse

Les décomptes de salaires peuvent être transmis par e-mail, en toute sécurité et avec preuve d’envoi. Vous économisez ainsi des frais d’envoi et d’impression pour chaque décompte de salaire.

> Affichage des documents originaux

Une fonction drill-down dans tous les extraits, jusqu’au document original numérique, permet une transparence optimale dans la comptabilité et la comptabilité analytique.

> Electronic Banking

L’Electronic Banking ABACUS garantit une vue d’ensemble rapide de tous les comptes bancaires et postaux. Des versements sûrs et simples par Internet via DTA, OPAE, LSV, BVR et BPR, directement depuis le logiciel de gestion d’entreprise ABACUS, vous aident à réduire les frais bancaires et le temps passé à la transmission des paiements.

CONTRÔLE DE GESTION / G E S T I O N D E S C O N TA C T S / FONCTIONS COMMUNES AUX MODULES

“Le traitement en ligne de l’ensemble des procédures d’imputation d’AbaBat pour le second œuvre nous a permis de réduire au minimum les tâches relatives au contrôle de gestion.“

CONTRÔLE DE GESTION / GESTION DES CONTACTS / FONCTIONS COMMUNES AUX MODULES 23

Le choix et le succès d’un logiciel dans une entreprise dépend des informations disponibles à chaque niveau du programme. C’est pourquoi ABACUS dispose par défaut d’extraits détaillés.

Gestion de l’information et contrôle de gestion > L’outil optionnel ”AbaReport Professional” permet de créer pour la direction des extraits MIS depuis tous les modules ABACUS, également sous forme de graphiques. > L’iPad permet également de consulter et d’utiliser en déplacement, quel que soit le lieu, les extraits standards et les informations de données de base, mais aussi les extraits MIS créés avec l’outil AbaReport. > Extraits de chantier au format PDF contenant aussi les documents originaux de chaque écriture. Ils garantissent au responsable du chantier une transparence optimale lors de ses contrôles. Les documents originaux ne doivent plus être recherchés dans des classeurs en cas de questions. > Une interface pour les outils BI est disponible pour le contrôle de gestion et les extraits d’informations multidimensionnelles, avec niveaux de détail au choix. Gestion des adresses et des contacts La base des adresses d’AbaBat pour le second œuvre est gérée de manière centralisée, le principe d’une gestion efficace des contacts. Chaque adresse peut être complétée avec autant de personnes de contact que souhaité. > Une recherche plein texte permet de trouver rapidement et simplement chaque adresse, par exemple en fonction de la rue ou de la personne de contact. De nouvelles adresses peuvent directement être reprises de TwixTel ou d’autres services en ligne comme ”search.ch”. > Les sélections libres d’adresses, par exemple des maîtres d’ouvrage privés ou publics, des architectes, des bureaux d’ingénieurs ou des fournisseurs, avec toutes leurs per sonnes de contact, sont la base des lettres en série. Vous créez ainsi aisément des courriers publicitaires, des lettres d’accompagnement pour des cadeaux clients, des vœux d’anniversaire ou de fin d’année.

CONTRÔLE DE GESTION / GESTION DES C O N TA C T S / F O N C T I O N S C O M M U N E S AUX MODULES

Gestion des dossiers Tous les documents tels que factures, rapports, correspondances, photos, plans, e-mails etc. peuvent être classés dans des dossiers ce qui permet une gestion centrale des docu ments pour une assurance qualité. Avis automatique avec AbaNotify AbaNotify permet de déclencher des actions uniques ou répétitives, en fonction d’une date et d’une heure. De plus, il est possible de contrôler de façon ciblée les modifications de données, de les protocoler et d’avertir la personne responsable via e-mail. > Envoi d’e-mails aux personnes responsables pour le contrôle des délais de dépôt et de relance des offres > Envoi de listes PO aux chefs de chantier responsables > Message à la direction, par exemple en cas d’offres supérieures à CHF 50’000 Archivage avec signature électronique Devis, offres, contrats d’entreprise, commandes fournisseurs, factures clients et fournis seurs, correspondance et de nombreux autres documents mobilisent des armoires entières et des salles d’archives complètes. Les documents sont stockés à plusieurs endroits et la moindre recherche exige beaucoup de temps. L’archivage ABACUS est un programme commun à toutes les applications, pour le classement et la gestion de tous les extraits ABACUS et d’autres documents originaux avec signature électronique inté grée, respectant la loi fédérale sur la signature électronique (SCSE). Droits d’accès et menus basés sur des rôles Un système de droit d’accès protège les données d’AbaBat pour le second œuvre des accès non autorisés. Des droits d’accès aux programmes jusqu’au niveau des divisions, chantiers, sections de frais, employés ou comptes individuels peuvent être enregistrés pour chaque utilisateur. Une autre possibilité est l’attribution de rôles à l’utilisateur, p. ex. des compétences des personnes responsables des calculs ou des comptables des salaires. Dans le menu, seuls les programmes attribués à l’utilisateur ou à son rôle sont affichés.

CONTRÔLE DE GESTION / GESTION DES CONTACTS / FONCTIONS COMMUNES AUX MODULES 25

HIGHLIGHTS > Fonction de recherche rapide L’ensemble de la base de données d’AbaBat pour le second œuvre est indexé plein texte, ce qui permet de retrouver immédiatement dans les dossiers des informations issues des catalogues CRB et des associations professionnelles, p. ex. CAN, régie ou même des documents. La fonction de recherche est disponible dans l’ensemble du logiciel et permet aussi de traiter directement les données trouvées. > Customizing Des fonctions centrales de customizing permettent d’adapter à l’entreprise les pro grammes pour la gestion des données de base ou la saisie des données des procé dures de travail. Il en résulte une solution sur mesure à partir d’un logiciel standard. Des extraits individuels peuvent être créés grâce au générateur de listes AbaReport. > Fonctions d’importation /exportation variées AbaBat pour le second œuvre supporte l’échange direct de données avec d’autres programmes, p. ex. PDF, Excel ou Word. Pour cela, vous bénéficiez d’interfaces modernes (OLAP, Web-services, XML), en plus de SIA 451. > Gestion du traitement Grâce à la gestion du traitement, des processus propres à l’entreprise peuvent être standardisés en définissant des actions. Vous pouvez ainsi par exemple déterminer dans la procédure d’offre si la version imprimée devra aussi être classée au format PDF dans le dossier du projet ou si une copie du fichier SIA 451 importé devra automatiquement être archivée.

A B A C U S A B A B AT P O U R L E S E C O N D O E U V R E – M O D U L E S

AbaBat pour le second œuvre est conçu comme un système global modulaire et peut donc s’adapter aux entreprises de toutes tailles, ainsi qu’à leurs exigences.

Gestion des prestations et des projets

Métré

Rapport journalier

Pré-calculation / Post-calculation

Offres CAN, Devis descriptif libre

Mandat de construction

Le secteur du second œuvre

Régie

Gestion des commandes

Comparatif budget/réel

Finances

Salaires de la construction, Ressources Humaines

Comptabilité analytique

Immobilisations

Archivage

Gestion des adresses CRM

Gestion de l'information

OPTIONS 27

LOGICIEL INTÉGRÉ POUR RÉPONDRE À TOUS LES BESOINS

Comptabilité

Electronic

financière / analytique

des immobilisations

Banking

Comptabilité

Gestion des adresses

des débiteurs

CRM

Données de base

Comptabilité des créanciers

AbaBat Programme de construction

Service après-vente

Comptabilité des salaires Ressources Humaines

AbaImmo Gestion immobilière

Gestion des projets et des prestations

Gestion des commandes Facturation

Gestion de la production

E-Business

AbaSmart app iPad

Archivage AbaScan

Gestion de l‘information

Workflow

AbaReport – Report Writer

AbaSearch – Moteur de recherche

AbaNotify – Système de notification

SmartJob – Automatisation des processus

AbaAudit – Système de contrôle des bases de données

AbaConnect Interfaces standards

Adobe

Intranet / Internet

Programmes de messagerie

Produits tiers / Solutions individuelles

Microsoft Office

Systèmes de saisie des heures

CH-9300 Wittenbach-St.Gallen, www.abacus.ch info@abacus.ch ABACUS Research SA, Business Software CH-2501 Bienne/Biel, www.abacus.ch info@abacus.ch ABACUS Business Solutions GmbH D-80336 M端nchen, www.abacus-solutions.de info@abacus-solutions.de

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