Leistungs- / Projektabrechnung AbaProject

ABAPROJECT LEISTUNGSU N D P R O J E K TA B R E C H N U N G

MAXIMALE EFFIZIENZ

3

3 FÜR UNTERNEHMEN

Transparenz schafft Synergien In einem zunehmend komplexer werdenden Umfeld sind umfassende Informationen und eine ganzheitliche Sicht der Dinge wichtige Erfolgsfaktoren. Betriebswirtschaftliche Software, die diese Anliegen wirksam unterstützen soll, muss darum alle Bereiche eines Unternehmens integrieren.

AbaProject schafft und nutzt mit seiner offenen, ausbaufähigen und flexiblen Architektur diese Synergien.

Flexibilität auf den Punkt gebracht Mit einer Vielzahl von branchenspezifischen Lösungen ermöglicht AbaProject eine gezielte, effiziente Wirtschaftlichkeitskontrolle für Projekte und Aufträge, Mitarbeiter und Abteilungen sowie Maschinen. Sämtliche relevanten Informationen stehen jederzeit online zur Verfügung, was erlaubt, schnell und richtig auf veränderte Gegebenheiten zu reagieren. Erbrachte Leistungen können dem Kunden in jeder Phase eines Projekts in Rechnung gestellt werden. AbaProject löst auch komplexe Aufgaben auf bestechend einfache, geradlinige Weise – Know-how und Innovation zum Nutzen der Praxis.

ABACUS

IST

MEHR

ALS

NUR

SOFTWARE

Leistungsfähig und bewährt ABACUS-Software hat sich in den unterschiedlichsten Branchen und in über 35’000 Betrieben bewährt. Ihre universelle Eignung und Leistungsfähigkeit beweist sie im täglichen Einsatz sowohl in Kleinbetrieben als auch grösseren Unternehmen. ABACUS-Software wird auch von den grössten und renommierten schweizerischen Treuhandgesellschaften eingesetzt und empfohlen.

Integriert und flexibel Der modulare Aufbau und die Möglichkeit, ABACUS-Programme als Einplatzlösung oder in Netzwerken integriert einzusetzen, erlauben jederzeit eine nachträgliche Erweiterung und Anpassung an wachsende Anforderungen. Erst die Möglichkeit, die Programme in vielen Bereichen den Bedürfnissen der Anwender anzupassen, gewährleistet den optimal abgestimmten Einsatz der Standardsoftware.

Moderne Technologien Funktionen, die im Rahmen des ABACUS <digital erp> auch in AbaProject zum Tragen kommen: > Automatisches Erstellen von Auswertungen wie Arbeitszeitübersichten, Projektcontrollingreports im PDF-Format und Versenden via Mail > Elektronische Archivierung sämtlicher digital erzeugter Dokumente > Scanning-Funktion für Digitalisierung von Originaldokumenten auf Papier mit automatischer Zuordnung zum betreffenden Mitarbeiter > Digitaler Freigabeprozess für die Kontrolle der Leistungs- und Spesenerfassung

5 Weiterentwicklung Permanente Weiterentwicklung garantiert den Schutz der in Software und Ausbildung getätigten Investitionen.

Hotline Die ABACUS-Hotline unterstützt den Anwender schnell und kompetent.

Vertriebspartner ABACUS-Vertriebspartner mit langjähriger Erfahrung verfügen über das betriebswirtschaftliche und technische Know-how für die erfolgreiche Einführung und den Unterhalt der Software. Qualifizierte Vertriebspartner erhalten den Status eines Logo-Partners. Sie absolvieren jährliche, obligatorische Kurse, beschäftigen eine Mindestanzahl von ABACUS-Beratern und erzielen einen Minimalumsatz mit ABACUS-Software pro Jahr. Software-Partner unterstützen zudem die gesamte Produktpalette und bieten eine permanente Hotline an.

Schulungsangebot Ein umfassendes Schulungsangebot erlaubt ein schnelles, erfolgreiches Erlernen und den produktiven Einsatz der Programme.

Software-Zertifikat Die ABACUS-Finanzsoftware wurde durch eine namhafte Buchprüfungsfirma auf die Einhaltung der Buchführungsnormen überprüft.

E F F I Z I E N T E V E R W A LT U N G , A B R E C H N U N G U N D K O N T R O L L E VON PROJEKTEN UND LEISTUNGEN

Mit AbaProject bietet ABACUS eine moderne Software für die Leistungs- und Projektabrechnung, die durch die nahtlose Integration ins ABACUS-Gesamtsortiment von einer Vielzahl von Synergien profitieren kann. So werden doppelt geführte Daten vermieden, Schnittstellenverarbeitungen sind von vornherein ausgeschlossen und eine transparente, durchgängige Datenhaltung von der Leistungserfassung bis zur Kostenrechnung ist garantiert. Durch die Konzeption dieses Programms und die Flexibilität in verschiedenen Bereichen wie der Leistungsartendefinition, Erfassungs- und Abrechnungsvarianten etc. wird ein Customizing auf unterschiedliche Branchenbedürfnisse möglich. Branchenspezifische Spezialfunktionen werden für die folgenden Bereiche angeboten:

Dienstleistungs-, Informatik- und Beratungsunternehmen, Ingenieure > Fakturierung von Projektaufwänden an verschiedene Rechnungsempfänger > Kontrolle von Erfassungen mit Visum > Verschiedene Tarife für Preisfindung > Stapelfakturierung > Budgetierung und Kontrolle von Projekten > Produktivitätsüberwachung > Stundenkontrolle > Integration in Kostenrechnung > Nachkalkulation von Projekten

EW, Gas-, Wasserwerke, Anlagenbauer > Projekt-/Auftragsüberwachung > Vor-/Nachkalkulation > Mehrjährige Projektlaufzeiten > Verbindung zur Anlagenbuchhaltung

Treuhand- und Revisionsgesellschaften > Erfassung, Fakturierung von Dienstleistungen, Spesen und Rechnungen Dritter > Fakturadruck mit mehreren Abrechnungsschemen und Darstellung > Produktivitätsliste > Periodenfakturierung von VR-Honoraren etc. > Interne/Externe Stundensätze > Variable Fakturierung mit Einzahlungsschein > Fristen und Aktivitätenkontrolle

Fürsorgeeinrichtungen, Heime > Zimmerverwaltung > Ereignissteuerung

Bau > Nachkalkulation > Inventarvermietung und -verrechnung

7 Die folgenden Seiten zeigen die vielfältigen Möglich-

> Integration

keiten, die AbaProject im Detail bietet. > Definitionen > Stammdaten > Leistungen erfassen und verrechnen > Auswertungen

Weitere Informationen und Optionen zu AbaProject

> Projektfakturierung

finden sich auf den Zusatzseiten im Anhang. > Fremdwährungen > Geschäftsbereiche > Mandanten > Projektplanung > Fristen / Aktivitätenkontrolle > Materialverrechnung > Kostenstellenverteilung > Projektindividualisierung > AbaProject-Server / Synchronisation > Import-Schnittstelle / Business Object > AbaView Report Writer Die aktuellen Systemanforderungen finden Sie auf der

> ABACUS Tool-Kit

ABACUS-Homepage www.abacus.ch unter der Rubrik ”Downloads / Dokumentationen”.

> ABACUS-Tools

I N T E G R AT I O N

AbaProject, die Leistungs-/Projektabrechnung von ABACUS ist eine Standardsoftware, die standalone oder in Kombination mit anderen ABACUSProgrammen eingesetzt werden kann. Sie zeichnet sich dabei besonders aus durch eine hohe Integration mit den ABACUS-Programmen f端r die Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Debitoren-, Kreditoren- und Lohnbuchhaltung, Lager- und Anlagenbuchhaltung, sowie mit den Modulen f端r das Adressmanagement, das Service-/Vertragsmanagement, die Fakturierung und dem Informationsmanagement. Zentrale Stammdaten wie Mitarbeiter, Adressen etc. sind nur einmal vorhanden und werden gemeinsam genutzt.

9 AbaProject In AbaProject werden geleistete Stunden von Mitarbeitern wie auch Spesen, Fahrzeugkilometer etc. erfasst und wahlweise den Projekten zugewiesen. Es können zusätzlich alle Abwesenheitsstunden wie Krankheit, Ferien oder Weiterbildungen erfassen werden.

Lohnbuchhaltung Spesen und Kilometerentschädigungen für Mitarbeiter können via Lohnbuchhaltung wahlweise im ordentlichen Lohnlauf oder auch in einem separaten Spesenlauf zur Auszahlung gelangen.

Der Nachweis der Ferientage ist direkt in die Lohnabrechnung integrierbar.

Arbeitsstunden lassen sich zum Ausweis der Überstunden oder der Gleitzeit in die Lohnbuchhaltung übertragen und mit der Lohnabrechnung ausdrucken.

Kreditorenbuchhaltung Sollen Drittrechnungen einem Projekt zugeordnet werden, kann dies in der integrierten Variante direkt in der Kreditorensoftware erfolgen. In AbaProject werden diese Buchungen mit der Lieferantennummer und der Belegnummer der Kreditorenbuchhaltung angezeigt. So ist jederzeit eine einfache und detaillierte Verfolgung jedes Belegs bis zu seinem Ursprung möglich.

Wird die Kreditorensoftware nicht eingesetzt, werden Drittrechnungen direkt in AbaProject erfasst.

I N T E G R AT I O N Interne Verrechnung Interne Kosten, die nicht geldwirksam sind, wie beispielsweise Farb- und Plankopien oder Fahrzeugkilometer von Geschäftsfahrzeugen, lassen sich ebenfalls auf Projekte erfassen. Wird eine integrierte Kostenrechnung geführt, können diese Buchungen für die Weiterverrechnung in die Betriebsbuchhaltung verbucht werden.

Gemeinkostenzuschläge werden durch frei definierbare Folgebuchungen automatisch gebucht.

Auftragsbearbeitung Materialbestellungen für bestimmte Projekte werden in der ABACUS-Auftragsbearbeitungssoftware erfasst und den entsprechenden Projekten direkt zugewiesen. Wird Material ab Lager auf ein Projekt bezogen, lässt sich dieser Bezug beim Erfassen des Lagerausgangs in der Auftragsbearbeitung dem oder den entsprechenden Projekten zuordnen. Die Verbuchung der Materialpositionen kann dabei wahlweise detailliert oder verdichtet erfolgen.

Service- und Vertragsmanagement Auf Serviceaufträgen erbrachte Leistungen in Form von Mitarbeiterstunden, Ersatzteilen, Verbrauchsmaterial etc. werden online in AbaProject verbucht und stehen dort in den entsprechenden Auswertungen zur Verfügung. Wird kein Serviceauftrag erfasst, kann der Mitarbeiter für Leistungen, die er im Rahmen eines Vertrags erbringt, eine Servicevertragsreferenz und das Serviceobjekt zusätzlich erfassen.

Anlagen In AbaProject ist es möglich, Maschinen- oder Fahrzeugstunden direkt für Anlagen zu erfassen, die in der Anlagenbuchhaltung geführt werden. So erfasste Leistungen können online in der Anlagenbuchhaltung als geleistete Stunden gebucht werden. Dadurch wird einerseits eine leistungsabhängige Abschreibung dieser Anlagen möglich und andererseits sind in der Anlagenbuchhaltung pro Anlage die erfassten Stunden ersichtlich und können sogar bis auf jede Buchung aufgeschlüsselt werden.

Für selber erstellte Anlagen besteht die Möglichkeit, diese selektiv aus AbaProject im Anlagenstamm zu aktivieren. Zu welchen Werten dies geschieht und welche Leistungen pro Anlage jeweils aktiviert werden, kann der Benutzer selber definieren.

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HIGHLIGHTS Verknüpfung Materialbuchhaltung Die Integration der Materialbuchhaltung in AbaProject erlaubt auch bei verdichteter Verbuchung des Materials eine detaillierte Auflösung der Materialleistungen bis auf die einzelnen Belegpositionen und die erfassten Artikel.

Zusätzliche Informationen zum Artikel wie technische Bezeichnung etc. können wahlweise in den Auswertungen integriert werden.

Fakturierung mit AbeaLight Sollen aufgrund der erfassten Leistungen wie Stunden, Drittrechnungen etc. automatisiert Rechnungen erstellt werden, kommt die ABACUS-Fakturierung AbeaLight zum Einsatz. Via integrierten Schnittstellen werden die in AbaProject vorbereiteten Rechnungen an die Fakturierung übertragen.

Offene Posten zeigen Material, das für Projekte bestellt, aber noch nicht in Rechnung gestellt wurde, kann in den Auswertungen dargestellt werden. Somit ist es möglich, offene, gelieferte und abgeschlossene Bestellungen sowie Materialbezüge auf dem Projekt darzustellen. Wird ohne Materialbuchhaltung gearbeitet, können die offenen Posten aus der Kreditorenbuchhaltung dargestellt werden.

Fakturierung mit Auftragsbearbeitung Ist im Zusammenhang mit der Materialbuchhaltung die ABACUS Auftragsbearbeitung mit der Option “Lagerverwaltung” im Einsatz, werden mit AbaProject die Rechnungen aufbereitet und ins Fakturierungsmodul der Auftragsbearbeitungssoftware weitergeleitet.

zum

Ausdruck

der

Rechnung

DEFINITIONEN

Die Stärke von AbaProject zeigt sich insbesondere in der grossen Flexibilität bei der Definition der verschiedenen Leistungsarten und der Preisfindung, die sich völlig frei gestalten lassen.

13 Leistungsarten Der Leistungsartenstamm kann entsprechend den Bedürfnissen des Unternehmens individuell aufgebaut oder angepasst werden. Je nach Branche, in der das Unternehmen tätig ist, können die Leistungsarten die verschiedenen Tätigkeiten flexibel abbilden.

Leistungskategorien Der Leistungsartenstamm ist in Leistungskategorien und Leistungsarten gegliedert. Die Leistungskategorien ermöglichen eine zusätzliche freie Gruppierung der Leistungen. In verschiedenen Auswertungen werden Leistungsarten pro Leistungskategorie auch totalisiert ausgewiesen.

Beispiele für Leistungskategorien: Verrechenbare Stunden, nicht verrechenbare Stunden, Absenzen, Spesen, Fremdleistungen, Fremdmaterial, Lagermaterial etc.

Definitionen pro Leistungsart Pro Leistungsart können diverse Definitionen erfasst werden.

Allgemeine Definitionen: > Mengeneinheit, Gültigkeit, Fremdwährung

Verknüpfungen: > Verbuchung in nachgelagerte Applikationen wie die Lohnbuchhaltung > Definition der Felder, die zwingend oder wahlweise pro Erfassungszeile erfasst werden können > Kontierung für den Übertrag der Buchungen in die Finanzbuchhaltung

Verrechnung: > Welche Leistungen zu welchen Ansätzen dem Kunden in Rechnung gestellt werden > MWST-Angaben > Änderung interner und externer Ansätze möglich > Ansatz zeigen

Folgebuchungen: > Möglichkeit, in Abhängigkeit einer Position automatisiert Folgebuchungen auszulösen, z.B. um Gemeinkosten zu verbuchen

DEFINITIONEN Einfachheit Trotz der grossen Vielzahl von Möglichkeiten, die bei der Definition einer Leistungsart zur Verfügung stehen, ist das Programm dank eingebauten Automatismen und Plausibilitätskontrollen einfach zu bedienen.

Hilfreich ist auch die Möglichkeit, bestehende Leistungsarten auf neue Nummern zu kopieren. In diesen Fällen müssen nur noch die Bezeichnungen erfasst und notwendige Anpassungen vorgenommen werden.

Mit der Option “Fremdwährung” können Leistungsarten nicht nur in der Leitwährung, sondern auch in beliebigen Fremdwährungen geführt werden.

Ansätze und Preisfindung Der Ansatz resp. der Wert pro Einheit für eine bestimmte Leistung kann in Abhängigkeit von verschiedenen Elementen definiert werden, die auch mehrstufig sein können. Wird auf der ersten Stufe kein Ansatz gefunden, verwendet das Programm automatisch den Ansatz des nächsten Elements, das in der Preisfindung zugeordnet ist.

Preise können von folgenden Elementen abhängig gemacht werden: > Kunden > Mitarbeiter / Mitarbeitergruppen > Kostenstellen > Anlagen > Abrechnungscodes > Projekte > Inventar

Welches Element den Ansatz massgebend steuert, wird durch die Leistungsart bestimmt. Bei Ausnahmen können Ansätze auch direkt dem Projekt zugeordnet werden. Sämtliche Ansätze werden auf der Zeitachse geführt und sind somit datumsgesteuert. Dadurch können Preisänderungen jederzeit vorgenommen werden.

Um sowohl eine interne als auch eine externe Sicht eines Projektes abbilden zu können, werden zwei verschiedene Ansätze geführt. Der interne Ansatz spiegelt die internen Kosten und mit dem externen Ansatz wird die Leistung dem Kunden in Rechnung gestellt.

15 Basisansatz Als Basis für die Definition von Ansätzen pro Mitarbeiter oder Kunde etc. kann entweder der Standard- oder der Basisansatz dienen. Dies hat den Vorteil, dass bei einer Erhöhung der Ansätze nur der Standard- resp. Basisansatz geändert werden muss. Alle Ansätze, die vom Basisansatz abhängig sind, werden vom System in diesem Fall automatisch und im gleichen Verhältnis angepasst.

Tarif für Kundengruppen Für eine bestimmte Kundengruppe, z.B. Grosskunden, oder einen einzelnen Kunden kann ein spezieller Tarif definiert werden. Für diesen Tarif werden die Ansätze pro Mitarbeiter, Projekt oder Anlagen abweichend von den allgemein gültigen Ansätzen erfasst.

Projektspezifische Ansätze Sollen abweichend von den Standardansätzen für bestimmte Projekte individuelle Ansätze gelten, können für diese Projekte eigene Ansätze für gewisse Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen erfasst werden.

DEFINITIONEN Abrechnungscodes Der Abrechnungscode bildet eine zusätzliche Struktur, die eine alternative Gruppierung der Leistungsarten während der Erfassung erlaubt und eine mehrstufige Verdichtung der Leistungen ermöglicht, da der Abrechnungscode über mehrere Stufen frei gegliedert werden kann.

Die Rechnungsstellung kann nach dem Abrechnungscode und dessen Verdichtungsstufen gegliedert werden und lässt z.B. auch eine Zusammenfassung nach einem vom Kunden gewünschten Aufbau zu.

Status Der Status eines Projektes ist frei definierbar. Maximal sind 9 verschiedene Status möglich. Der Status eines Projektes bestimmt die Art von Buchungen, welche zulässig sind, beispielsweise: > Geplant: Leistungsarten dürfen budgetiert werden. > In Arbeit: Es können alle Leistungen erfasst und verbucht werden. > Zum Fakturieren frei: Das Projekt darf in diesem Status fakturiert werden. > Abgeschlossen: Es dürfen keine weiteren Leistungsarten mehr erfasst werden.

Jede Statusänderung wird protokolliert und der Status kann bei Bedarf auch zurückgesetzt werden.

HIGHLIGHTS Projektart Die Projektart ermöglicht eine zusätzliche Gruppierung von Projekten und dient als Selektionskriterium vorwiegend bei der Fakturierung und auch in allen Auswertungen. Im Übrigen ist die Projektart kein Feld, das zwingend verwendet werden muss. Weitere freie Guppierungen stehen zur Verfügung, nach welchen in den Auswertungen sortiert werden kann.

Buchungssets In Abhängigkeit von einer Leistungsart kann automatisiert eine weitere Leistungsart ausgelöst werden. So können beispielsweise Personal- und Verwaltungsgemeinkosten oder ein Lagerzuschlag auf Materialkosten im Verhältnis der erfassten Stunden gerechnet und entsprechend auf den Projekten belastet werden.

Vertragsbuchungen Für die Verrechnung von wiederkehrenden Leistungen gemäss Vertrag können “Vertragsbuchungen“ direkt einem Projekt in seinen Stammdaten zugewiesen werden.

Für jede Vertragsbuchung wird definiert, ob sie jeweils automatisch oder auf Grund einer manuellen Eingabe verrechnet werden soll.

Erfassungshilfen Um Fehler bei der Erfassung zu vermeiden, kann ab einer frei definierbaren Anzahl erfasster Stunden pro Mitarbeiter und Tag eine Warnung angezeigt werden. Damit sämtliche Texte ein einheitliches Bild aufweisen, lässt sich die Standardschrift in Notizblöcken, Positionstexten etc. vorgeben.

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S TA M M D AT E N

In den Stammdaten werden alle Informationen verwaltet, die für die Leistungserfassung und die Verrechnung von Projekten benötigt werden. Diese Daten können entsprechend den Bedürfnissen des Unternehmens erfasst werden.

19 Projektstammdaten Je nach Art des Unternehmens, das AbaProject einsetzt, können die „Projekte“ ganz unterschiedlich verwendet werden. Zum Beispiel zum Abwickeln von einmaligen und wiederkehrenden Kundenprojekten, internen Entwicklungsprojekten oder auch geplanten Projekten. Unter einem Projekt wird normalerweise ein Kundenauftrag verstanden; doch je nach Branche kann ein Projekt auch im weiteren Sinne verstanden und verwendet werden. Zum Beispiel für die Verwaltung und Erfassung von Leistungen für Bewohner von Fürsorgeeinrichtungen, Gäste, Schüler, Objekte, Mandate usw.

Vorgegebene Eingabefelder lassen sich aus der Erfassungsmaske der Projektstammdaten entfernen. Die Datenbank kann auch durch zusätzliche individuelle Felder erweitert werden, was die Abbildung aller Arten von Projekten mit den dazugehörenden Informationen erlaubt.

Projektstruktur Die Gliederung der Projekte in Vorgabe-, Haupt- und Unterprojekte erlaubt auch die Abbildung komplexer Projektstrukturen.

Projektbaum Projekte lassen sich kunden- oder spartenorientiert in einer beliebig mehrstufigen Baumstruktur anlegen. Eine solche Struktur wird aus verschiedenen Projekttypen mit entsprechenden Eigenschaften gebildet. Das Unterprojekt stellt die unterste Stufe der Hierarchie dar und kann über mehrere Stufen in Hauptprojekte verdichtet werden. Die oberste Stufe bilden die Vorgabeprojekte.

S TA M M D AT E N Freie Felder Datums-, Wert- und Textfelder können durch den Benutzer entsprechend ihrer Verwendung bezeichnet werden.

Personen Projekt- oder Mandatsleiter, externe Projektmitarbeiter, Teammitglieder und Kontaktpersonen des Kunden können jedem Projekt zugewiesen werden.

Zugriffsrechte Für jeden Anwender wird der Zugriff auf einzelne Projekte festgelegt. Somit ist sichergestellt, dass beispielsweise in Projektübersichtslisten oder Projektdetaillisten nur diejenigen Projekte gezeigt werden, auf die der Anwender (z.B. Projektleiter) das Zugriffsrecht besitzt.

Informationen für die Abrechnung Die Abrechnungsart bestimmt, ob gemäss erfassten Stunden, gemäss Budget oder pauschal und nach welchem Abrechnungsrhythmus (monatlich, quartalsweise, jährlich oder am Ende des Projekts) das Projekt verrechnet werden soll.

Jedem Projekt wird auch das Fakturaformular für die Rechnungsstellung zugewiesen. Die Rechnungsgestaltung kann dabei beliebig variieren.

Notizen Pro Projekt lassen sich Notizen im Umfang von mindestens einer A4-Seite erfassen. Diese Notizen können z.B. als Kopftext auf der Rechnung ausgedruckt werden. Die Bedienung des Notizblocks entspricht einer einfachen Textverarbeitung mit vordefinierten Textbausteinen.

Leistungsarten Nicht allgemein gültige Leistungsarten können in Abhängigkeit des Projektes aktiviert werden. So lassen sich Fehler bei der Erfassung von vornherein ausschliessen.

21 Gruppierungen Mehrere, maximal 9-stufige Projektklassierungen mit frei definierbaren Gruppierungsebenen erlauben die Abbildung unterschiedlicher Strukturen. So lassen sich beispielsweise verschiedene Gruppierungen abbilden: > Firmenstruktur > Regionen > Auftragsart > Sparten

Projektübergreifende Auswertungen können nach Gruppierungsebenen selektiert und auch verdichtet werden.

Kopieren von Projektstammdaten Neue Projekte werden durch Kopieren eines bestehenden Projektstamms (Muster) schnell und sicher eröffnet. Im Normalfall muss dank dieser Kopierfunktion für ein neues Projekt nur noch der Kunde und der Status zusätzlich manuell erfasst werden.

Personalstammdaten Der Personalstamm umfasst alle notwendigen Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum etc. Ergänzt werden kann der Stamm mit fakultativen Informationen wie Telefon, Zivilstand, freien Gruppierungen und ähnlichem.

Da AbaProject denselben Personalstamm verwendet wie die Lohnbuchhaltung, beinhaltet der Personalstamm auch diverse nationale Informationen, wie AHV-Nummer, BIGA-Code, Wohn- und Arbeitskanton, welche für die Lohnbuchhaltung relevant sind.

Kunden- und Adressstamm Sämtliche Adressen werden in einer zentralen Adressdatei gespeichert. Wird AbaProject “stand-alone” eingesetzt, werden die Kundendaten im zentralen Adressstamm geführt.

Beim Einsatz von AbaProject zusammen mit der Debitorenbuchhaltung wird als Kundenstamm der Debitorenstamm verwendet. Für alle Kunden werden somit neben den Adressinformationen auch die Konditionen, Mahninformationen und weitere Daten wie Gruppierungen etc. verwaltet.

S TA M M D AT E N Listen Die Auswertung der Stammdaten erfolgt über eine Auswahl von Listen, die standardmässig integriert sind: > Projektstammblatt > Projektliste > Personalstammliste > Telefonliste > Geburtstagsliste > Adresslisten > Kundenliste

Diese vordefinierten Listen bieten zudem verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten.

Für individuelle Auswertungen steht zusätzlich der Report Writer AbaView zur Verfügung, mit dem Daten aus allen ABACUS-Applikationen ausgewertet werden können.

Gestaltbare Masken Projekterfassungsmasken lassen sich völlig frei an individuelle Wünsche und Bedürfnisse einzelner Sachbearbeiter und Abteilungen anpassen. Für jeden Benutzer und zugleich auch abhängig von der Art eines Projektes können damit massgeschneiderte Masken für die Projekterfassung und -abfrage zur Verfügung gestellt werden. So lassen sich Erfassungsvarianten optimal abbilden und ein effizientes Arbeiten mit dem Programm wird unterstützt.

Dossierverwaltung Mit der Dossierverwaltung lassen sich den Projekten beliebige Dokumente wie Korrespondenz, Verträge, Pläne, Bilder, Animationen etc. zuordnen. Dies ermöglicht einen schnellen und auch vollständigen Überblick über das Projekt oder den Kunden zu erhalten. Ein schnelles Auffinden von Dokumenten ist mit einer Volltextsuche sichergestellt.

HIGHLIGHTS Kostenstellen Für jedes Projekt kann die Verknüpfung zur Kostenrechnung definiert werden. Dabei ist es möglich, ein Projekt auf verschiedene Kostenstellen/Kostenträger zu verteilen.

Diese Kostenstellenzuordnung kann in der Stundenerfassung vom Benutzer geändert werden.

Aktuelle Zahlen In der Saldomatrix des Projektstamms können beliebige Zahlen – Ist, Budget, bereits fakturiert etc. – oder auch eine verdichtete Auswertung im Projektstamm als Information angezeigt werden. Die Zahlen werden für den gewählten Zeitraum für das selektierte Projekt berechnet, womit eine schnelle Projektübersicht gegeben ist.

Benutzerfelder Die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an die spezifischen Kundenbedürfnisse zeigt sich auch in den erweiterbaren Projektstammtabellen. Wahlweise können dem Projektstamm zusätzliche Register mit frei definierbaren Feldern angefügt werden.

Zeitabhängige Benutzerfelder Individuelle Eigenschaften von Projekten, die sich im Laufe der Zeit verändern, werden auf zeitabhängigen Benutzerfeldern abgelegt. Änderungen auf diesen Feldern können datumsbezogen vorgenommen werden und lassen sich dadurch jederzeit nachvollziehen.

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LEISTUNGEN ERFASSEN UND VERRECHNEN

Die Benutzerfreundlichkeit von AbaProject zeigt sich besonders bei den verschiedenen Erfassungsmasken und deren Aufbau. Dabei wurde bei der Konzeption der Erfassungsbildschirme viel Wert auf eine effiziente Arbeitsweise gelegt. Das Resultat sind verschiedene gestaltbare Erfassungsmasken, die sich f端r unterschiedliche Erfassungsarten und -rhythmen anbieten.

25 Wochenansicht für Leistungserfassung Sämtliche Leistungen werden für jeden Mitarbeiter und pro Woche in tabellarischer Form dargestellt und erfasst. Neben der Projektnummer, der Projektbezeichnung, der Leistungsart und der Leistungsartenbezeichnung können pro Wochentag die geleisteten Stunden, Spesen, Abwesenheiten etc. erfasst werden. Pro Tag und Woche wird für jede Mengeneinheit ein Total gebildet, das dem Mitarbeiter eine einfache Kontrolle über die gearbeiteten Stunden, die Spesen etc. ermöglicht.

Monatsansicht für Leistungserfassung Diese Variante der Darstellung zeigt in der Vertikalen die erfassten Leistungen und Projekte und in der Horizontalen die Tage des selektierten Monats. Im Fuss der Tabelle können individuelle Informationen wie Gleitzeitsaldo, Ferienkontrolle, Total gearbeitete Stunden etc. dargestellt werden.

Tagesansicht für Leistungserfassung Werden die Leistungen täglich und sehr detailliert erfasst, eignet sich für diese Art der Leistungserfassung der Tagesrapport besonders gut. Die Erfassung und Darstellung der Leistungen erfolgt ebenfalls in einer Tabelle. Neben der Projektnummer, der Projektbezeichnung, der Leistungsart und der Leistungsartenbezeichnung werden die an diesem Tag geleisteten Stunden, Spesen, Abwesenheiten etc. und ein kurzer Text erfasst. Alle Leistungen mit derselben Mengeneinheit werden für den jeweils aktiven Tag totalisiert.

Sowohl in der Wochen- als auch in der Tagesansicht können für wiederkehrende Erfassungen eigene Aufgaben definiert werden. Diese Aufgaben, die sich aus Leistungsarten, Projekten und Texten zusammensetzen, bleiben stehen und müssen nur noch mit geleisteten Stunden pro Tag und wahlweise einem Kommentar ergänzt werden.

LEISTUNGEN ERFASSEN UND VERRECHNEN Detaillierte Wochenansicht für Leistungserfassung Diese Erfassungsmaske ist in einen Erfassungs- und einen Journalteil gegliedert, in welchem die letzten Erfassungszeilen angezeigt werden. Im Journalteil werden für den selektierten Mitarbeiter alle Leistungen der gewählten Woche dargestellt. Diese Art der Leistungserfassung ist auf eine zentrale Erfassung der Mitarbeiterstunden ab Papierbeleg ausgerichtet.

Detailliertes Erfassungsjournal Diese Erfassungsmaske eignet sich vor allem zur Kontrolle und Korrektur bereits erfasster Buchungen. Die Reihenfolge der Buchungen im Journalteil ist nach folgenden Selektionskriterien vom Benutzer frei wählbar, die auch zum schnellen Auffinden einzelner Buchungen genutzt werden können: > Buchungsnummer > Leistungstyp > Projekt und Datum > Projekt und Leistungsart > Datum der Buchung > Benutzer, der die Leistung erfasst hat > Herkunft der Buchung

Neben den effektiven Leistungen der Mitarbeiter wie geleistete Stunden, Abwesenheiten, Spesen gemäss Belegen und Kilometer mit dem Privatfahrzeug können auch Maschinen und Fahrzeugleistungen in speziellen Masken erfasst werden.

LEISTUNGEN ERFASSEN UND VERRECHNEN Interne und externe Textbausteine Für jede Erfassungszeile kann neben einem normalen Text ein zusätzlicher mehrzeiliger Text erfasst werden. Dabei lässt sich bei der Erfassung nach internen und externen Informationen unterscheiden. Externe Informationen können auf der Rechnung ausgewiesen werden.

Listen mit Suchfunktionen Strukturierte Listen garantieren auch bei umfangreichen Leistungskatalogen und Projektstämmen einen schnellen Zugriff auf einzelne Leistungsarten und Projekte.

Erfassungshilfen Wird beim Erfassen eine vordefinierte Anzahl Stunden pro Tag und Mitarbeiter überschritten, warnt das System den Benutzer. Soll die Buchung trotzdem gespeichert werden, markiert das System diese, was spätere Kontrollarbeiten erleichtert.

Kontrolltotale, die pro Mengeneinheit zur Verfügung stehen, ermöglichen den Mitarbeitern die Kontrolle der erfassten Stunden, Spesen und Kilometer pro Tag und Woche.

Journale Für die Erfassung von Budgets steht ein separates Journal zur Verfügung, in dem Leistungen in derselben Detaillierung budgetiert werden wie effektive Leistungen.

Weitere Journale dienen der Erfassung von Akontobeträgen, Pauschalen wie Wartungsbeträge, Honorare etc. Diese Journale können in der Fakturierung selektiert werden.

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LEISTUNGEN ERFASSEN UND VERRECHNEN Berechtigungen Erfassungsperioden lassen sich sperren, damit keine neuen Buchungen erfasst oder bestehende korrigiert werden können.

Im Weiteren kann pro Benutzergruppe die Berechtigung gezielt für folgende Tätigkeiten erteilt werden: > Freigeben > Leistungen erfassen > Budgetieren > Erfassen von Akontobeträgen > Erfassen von Pauschalbeträgen > Zugriff auf alle Mitarbeiter

Individuelle Masken Die Erfassungsmasken können mit selbst definierten Feldern erweitert und individualisiert werden. Neben den gängigen Feldtypen können auch weitere Textfelder definiert und verwendet werden. Das individuelle Maskendesign erlaubt das Anpassen der Erfassungsmaske an die Wünsche der Anwender.

Zeitkontrolle Die Zeitkontrolle ermöglicht die Eingabe der Kommen/Gehen-Zeiten pro Tag. Der Benutzer erhält so eine Kontrolle über seine Präsenzzeit und sieht pro Tag die Differenz zwischen bereits erfassten Leistungen und seiner Präsenzzeit.

Wird mit der Zeitkontrolle gearbeitet, kann beim Erfassen die Differenz zwischen den erfassten Leistungen pro Mitarbeiter und der Präsenzzeit automatisch gebucht werden.

Fertigmelden Ist diese Funktion aktiv, müssen die Mitarbeiter jeweils eingeben, bis wann sie ihre Leistungserfassung abgeschlossen haben. Wird in der abgeschlossenen Periode gebucht, erscheint eine Warnung. Für Kontrollen zeigt die Tabelle “Fertigmeldungen“ eine Übersicht aller Mitarbeiter mit den Abschlussdaten für “Visum fertig melden“ und “Leistungserfassung fertig melden“.

HIGHLIGHTS Datensynchronisation (Option) Das Erfassen von Leistungen kann dezentral erfolgen, d.h. extern auf einem Laptop. So erfasste Daten werden via Internet auf das zentrale Server-System übertragen resp. synchronisiert. Dadurch brauchen extern tätige Mitarbeiter nicht mehr am Sitz ihres Unternehmens die Leistungen zu erfassen, sondern können dies ortsunabhängig vornehmen.

Gestaltung der Erfassung Erfassungsmasken lassen sich an die Bedürfnisse des Benutzers anpassen, d.h. der Anwender kann für die Erfassung der Leistungen die Darstellung des Tages-, Wochenoder Projektrapportes selber gestalten. Ebenfalls lässt sich definieren, welche Spalten dargestellt werden sollen und in welcher Reihenfolge. Um Fehler zu vermeiden, können zwingende Spalten nicht gelöscht werden.

Gleitzeitkontrolle Der Gleitzeitsaldo und die Gleitzeitvorträge lassen sich automatisch buchen. Die Vorträge können dabei mit einer Regel verknüpft werden – zum Beispiel “nie mehr als 80 Stunden vortragen”. Manuelle Überarbeitungen können selektiv vorgenommen werden. Die laufende Gleitzeit und auch der Gleitzeitvortrag werden beim Rapportieren oder auf den Auswertungen auf Wunsch angezeigt.

Freigabe Für jede Leistungsart lässt sich eine maximal 3-stufige Freigabepflicht definieren. Damit müssen alle Buchungen mit dieser Leistungsart visiert werden und sind erst dann zur weiteren Verarbeitung freigegeben. So erfassen z.B. alle Projektbeteiligten ihre Leistungen im System selber und der Abteilungsleiter kontrolliert diese und gibt sie frei.

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AUSWERTUNGEN

Die ABACUS Leistungs-/Projektabrechnung unterst端tzt optimal die unterschiedlichsten Informationsbed端rfnisse durch eine Vielzahl von Standardauswertungen. Diese lassen sich durch den Anwender mit Definitionen so konfigurieren, dass die gew端nschten Informationen auf einfache Weise gewonnen werden k旦nnen.

31 Freie Gestaltung Bei sämtlichen Listen kann der Anwender die Darstellung der Auswertung durch vielfältige Funktionen zusätzlich gestalten. Dabei lässt sich der Inhalt der Spalten oder der Zeilen weitgehend frei bestimmen. Diverse Sortiermöglichkeiten erlauben Auswertungen von Projekten nach unterschiedlichen Reihenfolgen und die Auswertungsperiode kann vom Benutzer frei bestimmt werden.

Durch individuell definierbare Systemvorschläge, die der Anwender selber erfasst und als Vorgabe speichert, ist es möglich, auf Tastendruck die gewünschte Auswertung sofort und ohne Parametrisierungen zu erstellen und am Bildschirm anzeigen zu lassen oder via Mail zu versenden.

Journale und Auswertungen Diverse Auswertungen geben einen schnellen Überblick über die erfassten Leistungen. Listen, nach unterschiedlichen Reihenfolgen aufbereitet, ermöglichen so eine detaillierte Darstellung von Projekten, Kunden, Lieferanten, Leistungen und Mitarbeitern.

Mitarbeiterliste Mit dieser Liste lässt sich für den Mitarbeiter ein Arbeitsnachweis pro Periode detailliert nach Projekten darstellen. Welche Leistungen in den Spalten dargestellt werden ist vom Unternehmen abhängig und kann deshalb vom Anwender selber bestimmt werden. Im Weiteren lassen sich die Leistungen getrennt nach fakturierten und nicht fakturierten Leistungen darstellen. Dies ermöglicht auch die Berechnung von Produktivitätskennzahlen auf Basis der in der Auswertung ausgewiesenen Daten.

Kombinierte Auswertungen Projektinformationen können gezielt ausgewertet werden. Bis zu drei Kriterien lassen sich dabei miteinander kombinieren: > Projekt

> Mitarbeiter

> Leistungsart

> Abrechnungscode

> Kunde

> Lieferant

AUSWERTUNGEN Verdichtete Projektlisten Pro Leistungsart kann der Benutzer frei die Verdichtung und die Darstellung der Buchungen definieren. Dabei stehen folgende Auswertungsreihenfolgen zur Verfügung: > Nach Projekt und Projektgruppierung > Nach Kunde und nach Gesamtunternehmung > Nach Kontaktperson

Die Auswertungen lassen sich selektiv für geplante, laufende und abgeschlossene Projekte erstellen.

Projektübersicht Diese Auswertung bietet eine verdichtete Übersicht über ein bestimmtes oder mehrere Projekte. In den Spalten können die Leistungen frei gruppiert dargestellt werden und in den Zeilen werden verschiedene Totalisierungen wie fakturierte Beträge, noch zu fakturierende Beträge, nicht verrechenbare Beträge etc. gezeigt. So kann beispielsweise auch eine Spalte mit der Über- oder Unterdeckung pro Projekt definiert werden. Die Liste kann nach folgender Reihenfolge erstellt werden, wobei pro Sortierkriterium ein Total gebildet wird: > Nach Projekt und Projektklassierung > Nach Kunde und nach Gesamtunternehmung > Nach Kontaktperson

Projektübergreifende, verdichtete Auswertungen nach Abteilung, Filiale etc. lassen sich mit der Standardklassierung oder einer alternativen Klassierung erstellen.

Saldoliste Für einen schnellen Überblick über Kunden, Mitarbeiter, Projekte und das gesamte Unternehmen steht eine Saldoliste zur Verfügung, welche direkt auf die online geführten Saldodaten zugreift.

Damit werden Kostenkontrollen resp. Budgetvergleiche auf der Stufe Projekt/Leistungsart und Mitarbeiter/Leistungsart möglich. Ergänzend zu den Standardauswertungen besteht die Möglichkeit, mit dem ABACUS-Report Writer AbaView individuelle Listen zu erstellen.

HIGHLIGHTS Kontrollliste Diese Liste gibt den Nachweis, welcher Mitarbeiter für die selektierte Monatsperiode seine Sollzeit oder eine gewisse Anzahl Stunden noch nicht erfasst hat. Diese Auswertung kann mittels AbaNotify automatisch erstellt und verschickt werden.

Projektübersicht Sämtliche wesentlichen Informationen werden pro Projekt zusammengefasst und ausgewiesen. Besonders sind dies: eine frei definierbare Deckungsbeitragsrechnung, alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter mit Anzahl gearbeiteter Stunden, bereits fakturierte Rechnungen. Auswertungen lassen sich auch auf der Stufe der Klassierung vornehmen.

Kennzahlen Frei definierbare Kennzahlen ermöglichen im Anschluss an die Auswertung die Darstellung von unterschiedlichen Prozentzahlen auf der Basis von Mitarbeitern und beliebigen Klassierungsstufen. Basis für die Kennzahlenberechnung sind sämtliche Daten, die in der Auswertung angezeigt werden können.

Fakturaliste Eine schnelle Übersicht über die fakturierten Belege und deren Offene Posten nach Gruppierung, Kunde, Projekt, Hauptprojekt, Kontaktpersonen gibt die Fakturaliste. Die MWST-Informationen der Rechnung oder auch Fakturadetails können wahlweise ausgedruckt werden. Ob die Auswertung auf definitiven und/oder provisorischen Rechnungen basiert, definiert der Anwender selber.

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INTEGRIERTE

SOFTWARE FÜR

StandardSchnittstellen

ALLE

ANSPRÜCHE

Fremdprodukte / Individual-Lösungen

Mail-Programme Intranet Internet

ZeiterfassungsSysteme

Suchmaschine Meldesystem Formular-Scanning

E-Commerce

E-Business EBPP

Auftragsbearbeitung

Produktionsplanung und -steuerung

Leistungs- / Projektabrechnung

Service- und Vertragsmanagement

Debitorenbuchhaltung

Kreditorenbuchhaltung

Finanzbuchhaltung Kostenrechnung

Adressmanagement CRM

Electronic Banking

Anlagenbuchhaltung

Lohnbuchhaltung

Human Resources

Archivierung / Digitale Signatur

Informationsmanagement

Workflow

Pr oj ek tf ak tu rie ru ng

PROJEKTFAKTURIERUNG

Die grosse Flexibilität von AbaProject zeigt sich besonders bei den Möglichkeiten der Rechnungsstellung.

Beliebig viele Arten von Abrechnungsdefinitionen, d.h. Fakturen, können mit AbaProject erstellt werden. So wird jedem Projekt schon bei der Eröffnung die entsprechende Abrechnungsdefinition resp. Faktura-Art zugeordnet. Unterschiedliche Projekte lassen sich somit auch unterschiedlich abrechnen, wobei die Rechnungsgestaltung beliebig variieren kann.

Fakturierungsprogramm Für die Verrechnung der Leistungen kommt alternativ > die ABACUS-Fakturierung AbeaLight oder > die ABACUS Auftragsbearbeitung zum Einsatz.

Das heisst: eine dieser beiden Applikationen muss für die Fakturaerstellung installiert sein. Die Gestaltung des Rechnungsformulars, der definitive Ausdruck der Rechnung sowie die Weiterverarbeitung – beispielsweise der Übertrag in die Debitorenbuchhaltung – wird ebenfalls in dieser Applikation vorgenommen.

Unabhängig vom Programm, in dem die Rechnungsstellung erfolgt, stehen in AbaProject sämtliche Funktionen zur Rechnungsaufbereitung zur Verfügung: > Selektion der zu fakturierenden Positionen > Ansätze festlegen / ändern > Felder und Informationen selektiv ausdrucken > Beilageblatt mit Details zur Rechnung Abrechnungsdefinition In welchem Programm die Rechnung gestellt wird und wie die Positionen auf der Rechnung dargestellt werden, bestimmt die Abrechnungsdefinition. Dabei ist der Verdichtungsgrad der Rechnungspositionen ein wesentliches Element. Der Anwender kann den Verdichtungsgrad pro Abrechnungscode frei wählen. So können Fremdrechnungen beispielsweise detailliert dargestellt werden, das Honorar für geleistete Stunden jedoch verdichtet nach Stundenansatz oder Mitarbeiter. Weiter lassen sich auch mehrere Projekte pro Kunde in einer Rechnung zusammenfassen.

Freie Texte, wie der Notizblock, können ebenfalls auf der Rechnung ausgewiesen werden.

Beliebig viele verschiedene Abrechnungsdefinitionen lassen sich erstellen. Pro Projekt wird für die Rechnungsstellung und für die Akontorechnung je eine Abrechnungsdefinition zugewiesen.

Erstellen einer Rechnung Diverse Selektionskriterien ermöglichen es dem Anwender, mehrere Projekte gleicher Art in einem einzigen Lauf zu fakturieren.

Folgende Selektionen sind unter vielen anderen möglich: > Projektart > Periodizität > Kunde > Projektnummernbereich Nach dem Erstellen der Rechnungsvorschläge lassen sich diese bearbeiten. So können Rechnungspositionen beliebig geändert werden. Dazu stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: > Erfassen von Zu- und Abschlägen > Ändern der Rechnungspositionen Zu- und Abschläge Pro Position, die im Rechnungsvorschlag gezeigt wird, kann manuell ein Zuschlag oder ein Abschlag erfasst werden. Dies erlaubt eine Mehr- oder Minderfakturierung.

Die so erfassten Zu- und Abschläge werden pro Rechnung laufend kumuliert und können wahlweise auf mehrere Mitarbeiter, Leistungsarten und Projekte verbucht werden. Dadurch lassen sich in MitarbeiterProduktivitätslisten auch Zu- und Abschläge berücksichtigen.

Positionen ändern Jeder Rechnung können weitere bereits erfasste Buchungen hinzugefügt werden, genauso wie sich auch Buchungen, die noch nicht fakturiert werden sollen, aus einer Rechnung wieder entfernen lassen. So gelöschte Positionen werden somit erst beim nächsten Fakturierungslauf in Rechnung gestellt. Falls gar keine Verrechnung erfolgen soll, kann der Status von “zu fakturieren“ auf “nicht verrechenbar“ geändert werden.

Abklären Ist beim Erfassen von Positionen noch unklar, ob diese dem Kunden in Rechnung gestellt werden können, erhalten diese den Status “Abklären”. Sämtliche derartigen Positionen können in einen erstellten Rechnungsvorschlag hinzugefügt werden, indem der Status auf “zu fakturieren“ geändert wird oder es wird diesen Positionen der Status “nicht verrechenbar“ zugewiesen. Ändern der gebuchten externen Beträge Wird beim Fakturieren festgestellt, dass ein externer Ansatz falsch erfasst war, kann dieser individuell korrigiert werden, solange das Projekt nicht definitiv abgerechnet worden ist.

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FREMDWÄHRUNGEN

Mit der Option “Fremdwährungen” können Projekte und Buchungen in verschiedenen Währungen erfasst werden.

Fremdwährungstabelle In der zentral für alle ABACUS-Applikationen geführten Fremdwährungstabelle sind mehr als 170 Fremdwährungen nach ISO-Code definiert und können wahlweise aktiv gesetzt werden.

Kurstabelle Die Kurstabelle enthält datumsabhängige Buch- und Bewertungskurse aller aktiven Währungen. Bei mehreren Mandanten kann die Kurstabelle mandantenspezifisch oder zentral geführt werden. Neben den globalen Buch- und Bewertungskursen sind für die verschiedenen Bereiche auch spezifische Kurse möglich.

Projektstamm Einem Projekt kann eine beliebige Währung für die Rechnungsstellung zugeordnet werden. Somit ist es möglich, die Rechnung in der Währung des Kunden zu stellen.

Ansätze Soll bereits bei der Erfassung von Leistungen mit unterschiedlichen Währungen gearbeitet werden, können die Ansätze pro Fremdwährungs-Code definiert werden, wobei auf den Leistungsarten definiert werden kann, ob eine Buchung nur in Leitwährung oder auch in einer oder mehreren Fremdwährungen erfasst werden kann.

Leistungserfassung in Fremdwährung Die Leistungserfassung kann in der Leit- oder einer beliebigen Fremdwährung erfolgen. Pro Buchung muss nur der entsprechende Fremdwährungs-ISO-Code gewählt werden und das Programm verwendet automatisch auch die externen und internen Ansätze in der entsprechenden Währung. Der daraus resultierende Leitwährungsbetrag wird aufgrund des aktuellen Kurses berechnet. Der Kurs kann bei der Erfassung manuell geändert werden.

Fakturierung in Fremdwährung Jedes Projekt kann in einer beliebigen Währung fakturiert werden. In diesem Fall werden sämtliche Rechnungspositionen in die gewählte Fremdwährung umgerechnet, entweder per Stichtag oder per Buchungsdatum.

Auswertungen Alle Bewegungen und Stammdaten, die in Fremdwährungen erfasst worden sind, lassen sich entsprechend auswerten: > Projekte in Fremdwährungen > Rechnungen in Fremdwährungen > Ansätze in Fremdwährungen

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GESCHÄFTSBEREICHE

Mit der Option “Geschäftsbereiche” lassen sich auch komplexere Organisationsstrukturen abbilden, da dieses Element erlaubt, einen Mandanten nach rechtlichen Gesichtspunkten weiter aufzugliedern. Diese Organisationsstruktur eignet sich insbesondere auch, um mehrere Betriebe als Geschäftsbereiche im selben Mandanten zu führen. Der Geschäftsbereich ist somit als eine selbständig bilanzierende Einheit definiert.

Filialen oder Nebenbetriebe Betriebe mit Filialen oder Nebenbetrieben können für jede Einheit einen Geschäftsbereich führen und somit auch Auswertungen nach Geschäftsbereich erstellen. Wird AbaProject in Verbindung mit der Finanzbuchhaltung eingesetzt, kann pro Geschäftsbereich eine Bilanz und Erfolgsrechnung erstellt werden.

Selbstverständlich können die Auswertungen auch auf der Stufe “Mandant“ erstellt werden, was in vielen Fällen einer automatischen Konsolidierung entspricht.

Projekte Projekte können in mehreren rechtlich selbständigen Einheiten, d.h. Geschäftsbereichen, bebucht werden.

Damit ist eine gesamtheitliche Überwachung der Projekte sichergestellt.

Einem Projekt kann aber auch ein bestimmter Geschäftsbereich als Vorschlag zugewiesen werden, der bei der Erfassung vorgeschlagen wird und so den Benutzer hilfreich unterstützt. Dadurch können falsche Zuweisungen weitgehend ausgeschlossen werden.

Kostenrechnung Ähnlich wie die Projekte lässt sich die integrierte Kostenrechnung über mehrere Geschäftsbereiche zentral führen, wobei die Kostenstellen sowohl pro Geschäftsbereich als auch über die gesamte Unternehmung ausgewertet werden können.

Zentrale Stammdaten Der Mandant ist die höchste Hierarchieebene. Stammdaten auf dieser Ebene gelten für alle Geschäftsbereiche. Die zentrale Pflege dieser Daten garantiert einen einheitlichen Datenbestand.

Beispiele für zentral verwaltete Stammdaten: > Geschäftsjahre > Leitwährung des Mandanten > Fremdwährungstabelle > Kurstabelle > MWST-Tabelle > MWST-Methode > Leistungsarten und Leistungskategorien > Abrechnungscodes

> Projektstamm > Konten- und Kostenstellenpläne > Mitarbeiter-, Kunden-, Lieferanten- und Adressstämme > Anlagenstammdaten > Zahlungskonditionen > Mahnwesen > Passwortschutz Leistungserfassung mit Geschäftsbereichen Jede Erfassungszeile wird bei der Erfassung einem Geschäftsbereich eindeutig zugeordnet. Werden die erfassten Buchungen in die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung übertragen, werden die daraus erzeugten Buchungen für die Soll- und Habenseite auch im betreffenden Geschäftsbereich verbucht. Damit wird die Konsistenz der Auswertungen auf der Stufe “Geschäftsbereich“ sichergestellt.

Erfassung von Drittrechnungen Bei der Erfassung von Drittrechnungen wird pro Position der entsprechende Geschäftsbereich und wahlweise auch das Projekt eingegeben. Die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung und in die Projektrechnung erfolgt in diesem Geschäftsbereich.

Rechnungsvorschlag In AbaProject erfolgt der Rechnungsvorschlag pro Projekt und Geschäftsbereich. Dadurch werden Projekte, für die in mehreren Geschäftsbereichen Leistungen erfasst wurden, auch pro Geschäftsbereich abgerechnet.

Konsequenterweise sind in der Debitorenbuchhaltung diesen Belegen wie auch den dazugehörigen Zahlungen ebenfalls der Geschäftsbereich eindeutig zugeordnet. So wird eine eindeutige Buchführung für jede rechtlich selbständige Einheit resp. Geschäftsbereich gewährleistet.

Wird der Geschäftsbereich als Gliederung verwendet und nicht als selbständig bilanzierende Einheit, kann auch eine Rechnung pro Projekt erstellt werden, unabhängig vom Geschäftsbereich, in dem die Buchungen erfasst worden sind. Die Rechnung wird in diesem Fall auf den Geschäftsbereich gebucht, der auf dem Projekt als Standard definiert ist.

Auswertungen Folgende Auswertungen können in AbaProject getrennt pro Geschäftsbereich oder zentral pro Mandant erstellt werden: > Detailliste nach Projekt > Journal nach Mitarbeiter > Journal nach Lieferant > Journal nach Kunde > Listen nach Leistungsarten und Abrechnungscode > Saldolisten nach Mitarbeiter oder Projekt

M an da nt en

MANDANTEN

Mit der Grundversion der Leistungs-/Projektabrechnung können zwei Mandanten geführt werden. Die Option “Mandanten” ermöglicht maximal 9’999 Mandanten zu verwalten. Jeder Anwender kann auf einfache Weise selbständig neue Mandanten eröffnen. Mit Hilfe von standardisierten Kopierfunktionen werden bestehende Definitionen in neue Mandanten übernommen. Übernahme von Stammdaten Stammdaten können nach der Eröffnung eines neuen AbaProject-Mandanten via Schnittstellen von einem bestehenden Mandanten übernommen werden. Diese nützliche Schnittstellenfunktion eignet sich vor allem für Betriebe mit mehreren Filialen, die AbaProject selbständig führen oder für Betriebe, die vordefinierte, branchenabhängige Standard-Stammdaten übernehmen möchten.

Wechsel zwischen Mandanten Alle Mandanten werden in einer Liste angezeigt, die nach Nummer oder Name sortiert werden kann.

Dadurch können die Mandanten auch nach Name oder Nummer gesucht werden, was vor allem bei einer grossen Anzahl aktiver Mandanten eine wertvolle Erleichterung ist.

Der Wechsel zwischen den verschiedenen Mandanten erfolgt nach entsprechender Prüfung der Zugriffsrechte einfach und schnell.

Pr oj ek tp la nu ng

PROJEKTPLANUNG

Die Planung als ein wesentlicher Teil des Controllings wird auch auf der Stufe der Projekte immer wichtiger.

Die Option “Planung” in AbaProject unterstützt dabei diese Aufgabe, sei es für kleinere oder auch für grosse, sprich langjährige Projekte. Neben der Kostenplanung und -überwachung ist auch die Disposition der einzelnen Arbeitsschritte und der Ressourcen eine wesentliche Funktion dieser Option.

Funktionen der Option “Planung” auf einen Blick > Integrierte Projektplanung basierend auf Kosten und Mengen. > Mehrstufiges Planungsvorgehen erleichtert den Planungsprozess. > Das Verschieben der geplanten Werte auf der Zeitachse unterstützt die projektbezogene Planung von Mitarbeitern, Maschinen, Material und Fremdleistungen, d.h. alle Leistungstypen. > Die grafischen Darstellungen der verfügbaren Kapazitäten erleichtern die Ressourcenplanung. So werden beispielsweise die freien Kapazitäten oder zu wenig Kapazitäten übersichtlich dargestellt. > Verschiedene Zoom-Funktionen erleichtern dem Anwender die Arbeit. > Abweichungen zwischen effektiven und geplanten Werten lassen sich grafisch und tabellarisch darstellen. > Zukunftsgerichtete Auswertungen, z.B. Hochrechnungen auf Grund des Fertigstellungsgrads, zeigen frühzeitig Budgetabweichungen auf. > Tabellarische und grafische Auswertungsmöglichkeiten am Bildschirm wie Soll-Ist-Vergleiche, Hochrechnungen auf Grund der budgetierten Werte oder individueller Bewertungen.

Bei der Planung von Projekten werden zwei Schritte unterschieden: Die Grobplanung und die Detailplanung.

Das Planen von Projekten ist auf jeder Stufe der Projektstruktur möglich. So kann eine Grobplanung auf der Stufe ”Hauptprojekte” erfolgen, die Detailplanung dann auf der Stufe der ”Unterprojekte”.

Grobplanung In der Grobplanung können pro Projekt eine beliebige Anzahl Planungselemente wie Material, Fremdleistungen und auch Stunden der Projektmitarbeitergruppe erfasst werden. > Kopierfunktion für Planungselemente Planungen resp. Planungselemente können mit einer Kopierfunktion zeitsparend von einem Projekt auf andere Projekte übertragen werden, was die Planungsarbeit erheblich erleichtert. Ergeben sich auf Grund von Terminverschiebungen Änderungen bei der Ausführungsperiode, kann die gesamte Planung ebenfalls zeitlich verschoben werden. Um die Grobplanung grafisch übersichtlich in zeitlicher Abfolge darzustellen, steht ein entsprechendes Programm zur Verfügung. > Aufteilung in Arbeitsschritte Wesentlich in einer Grobplanung ist die Möglichkeit, verschiedene Arbeitsschritte, die nacheinander ausgeführt werden müssen, in der entsprechenden zeitlichen Abfolge planen zu können. Das Grobplanungselement wird dazu in beliebige Arbeitsschritte aufgeteilt. Für jeden Arbeitsschritt kann der Fortschritt zeitabhängig in Prozent oder als Betrag definiert werden. > Arbeitsfortschritt Der effektive Arbeitsfortschritt kann auch auf der Ebene der Planungselemente (Stunden, Material, Fremdleistungen) als Prozentsatz oder Betrag erfasst werden. Dies ermöglicht dann eine Hochrechnung auf Grund der effektiven Zahlen und des Fortschritts.

Detailplanung In der Detailplanung werden die einzelnen Grobplanungselemente genauer geplant. Dabei kann ein Grobplanelement in diverse Detailelemente aufgeteilt werden, die ihrerseits von einem Projekt auf andere Projekte kopiert werden können. Die Detailplanbeträge werden laufend vom entsprechenden Grobplanbetrag abgezogen. So kann kontrolliert werden, ob der Detailplan den Grobplan nicht übersteigt. Die Detailplanung kann nach Anzahl, Betrag oder nach Prozent der Sollstunden vorgenommen werden. Auf Grund des Ansatzes, der in den Stammdaten definiert ist, wird entweder die Anzahl oder der Betrag berechnet. Auch die Detailplanungselemente können grafisch dargestellt und bearbeitet werden. > Einsatzplan Sich wiederholende Einsätze von Mitarbeitern können diesen in der Detailplanung zugewiesen werden.

Aufgrund der vorgenommenen Einsatzplanung werden die Einträge in der Detailplanung automatisch erstellt, mit der Möglichkeit, diese jederzeit anzupassen. Diese Funktion ist an die Optionen “Planung“ und “Fristen und Aktivitäten“ gebunden. > Detailplan in Leistungserfassung übernehmen Um die Leistungserfassung für die Mitarbeiter möglichst zu vereinfachen, kann die Detailplanung wahlweise mit oder ohne Werte als Vorschlag in die Leistungserfassung übernommen werden. In der Erfassungsmaske der Leistungen wird die Detailplanung angezeigt, so dass der betreffende Mitarbeiter nur noch die gearbeiteten Stunden bestätigen oder ergänzen muss.

Archivieren Grob- und Detailpläne können archiviert werden. Einmal archivierte Pläne können nicht mehr verändert werden. Werte aus archivierten Grobplänen lassen sich auch als Budgetzahlen speichern und stehen so nach der FIBU-Verbuchung auch in der Kostenrechnung als Plandaten zur weiteren Verfügung.

Ressourcen-Kapazität Die verfügbare Kapazität pro Mitarbeitergruppe und Mitarbeiter kann ebenfalls dargestellt werden. Bereits geplante Arbeiten und Abwesenheiten wie Ferien, Militär lassen sich grafisch oder tabellarisch darstellen.

Folgende Darstellungsformen sind verfügbar: > Ist-/Soll-Stunden grafisch/tabellarisch > Freie resp. verfügbare Stunden grafisch/tabellarisch In der Auslastungsansicht kann mittels Zoomfunktion sofort ermittelt werden, für welche weiteren Projekte ein bestimmter Mitarbeiter bereits eingeplant ist. Im Weiteren kann auch eine Grundauslastung definiert werden, die in der Kapazitätsberechnung ebenfalls mitberücksichtigt wird.

Auswertungen Um die geplanten Werte den effektiven gegenüber zu stellen und so Abweichungen vom Plan frühzeitig zu erkennen, steht die Funktion ”Ist/Budget” zur Verfügung. Das Programm bietet dem Anwender dazu diverse Auswertungen und Möglichkeiten: > Hochrechnungen > Geschichte der Planung > Einzelne archivierte Pläne miteinander vergleichen > Ist- und Grobplan vergleichen oder Ist- und Detailplan vergleichen Wahlweise kann ein Ist-Plan-Vergleich auf der Ebene der Mengen oder auf der Ebene der Beträge vorgenommen werden. Dies ermöglicht einerseits Mengenabweichungen aufzuzeigen, lässt andererseits aber auch die Möglichkeit offen, Preisabweichungen zu berechnen.

Fr ist en /A kt iv itä te nk on tr ol le

FRISTEN / AKTIVITÄTENKONTROLLE

Mit dieser Option lassen sich verschiedene wiederkehrende aber auch einmalige Ereignisse automatisieren.

Aktivitäten Eine Aktivität ist in AbaProject eine standardisierte Tätigkeit, die für Projekte innerhalb einer bestimmten Frist und mit einer frei definierten Priorität erledigt werden muss. Beispiele dazu sind: Offerte einreichen, telefonischen Kontakt aufnehmen etc.

Leistungen, die erfasst werden, können einer Aktivität zugewiesen werden. Solange die Aktivität nicht erledigt ist, werden diese Leistungen auch nicht fakturiert. Wird eine einzelne Aktivität erledigt, können die Leistungen, die dieser Aktivität zugeordnet sind, direkt fakturiert werden.

Fristen Fristen sind einmalige oder wiederkehrende Ereignisse, die standardisiert werden können und Aktionen wie zu erledigende Tätigkeiten, Briefe, Dokumente oder Leistungen auslösen können. Ein Beispiel dazu sind die Steuerfristerstreckungen für Treuhandmandate.

Fällige Fristen können dem verantwortlichen Benutzer automatisch beim Start des ABACUS-Programms gemeldet werden, damit dieser die mit der Frist verbundene Tätigkeit erledigen kann.

Wiederholungen Es können frei definierbare Wiederholungen für Vertragsbuchungen, Einsatzpläne, Fristen und Aktivitäten erfasst werden.

Für die Abrechnung wiederholender Vertragsbuchungen kann die Periodizität der Wiederholung frei definiert werden. So lassen sich beispielsweise für Sonderschulheime die Schulbeiträge, die pro Quartal in Rechnung gestellt werden müssen, als Vertragsbuchungen hinterlegen und quartalsweise fakturieren. Auch vertraglich vereinbarte Abonnementsbeträge werden so automatisiert in Rechnung gestellt.

Bei solchen Wiederholungen können auch beliebige Einsatzpläne definiert werden. Diese können pro Projekt den Mitarbeitern zugewiesen werden. Aufgrund dieser Zuweisung werden im Programm 39 “Projektplanung“ im Detailplan automatisch Buchungen pro Mitarbeiter und Projekt erzeugt.

M at er ia lv er re ch nu ng

M AT E R I A LV E R R E C H N U N G

Mit der Option “Materialverrechnung” lassen sich Materialeinkäufe und Materialbezüge ab Lager für bestimmte Projekte direkt in der Auftragsbearbeitungssoftware erfassen und den entsprechenden Projekten zuweisen.

Diese Option ist nur erforderlich, wenn auch die Kosten resp. der Aufwand aus der Auftragsbearbeitungssoftware auf die Projekte gebucht werden sollen.

Materialbezug ab Lager Produkte, die für ein Projekt verbraucht werden, können als Projektmaterialbezug in der Auftragsbearbeitung erfasst und ins AbaProject verbucht werden. In der Regel werden die Positionen mit Anzahl, Ansatz und Betrag ins AbaProject übernommen. Als interner Ansatz wird der durchschnittliche Einkaufspreis verwendet und als externer Ansatz dient der Verkaufspreis. Die Leistungsart für die Verbuchung wird pro Produkt in den Stammdaten definiert und kann in der Erfassung mutiert werden. Die Kostenstelle kann vom Projekt oder vom Produktstamm vorgeschlagen werden und lässt sich je nach Definition abändern.

Zusätzliche Informationen wie Mitarbeiternummer, Anlagennummer und freie Felder werden ebenfalls bereits auf der Materialposition erfasst und verbucht.

Wahlweise können die Materialbezüge beim Abschluss des Materialauftrags oder bereits beim Speichern jeder Position auf das Projekt verbucht werden. Das Buchungsdatum kann entweder dem Rechnungsdatum oder dem Lieferdatum entsprechen.

Wird ein Materialauftrag, der einem Projekt belastet wird, gleichzeitig auch dem Kunden in Rechnung gestellt, werden die Materialpositionen auf dem Projekt als bereits fakturiert gekennzeichnet und neben den Materialkosten wird der fakturierte Betrag als Erlös dem Projekt gutgeschrieben.

Materialeinkauf auf Projekt Material kann nicht nur ab Lager bezogen, sondern auch direkt für ein bestimmtes Projekt eingekauft werden.

In diesem Fall wird in der Auftragsbearbeitungssoftware ein Projekteinkauf erfasst. Dabei wird die Kostenstelle und die Leistungsart wie beim Materialbezug ab Lager durch den Produktstamm resp. den Projektstamm bestimmt. Als interner Ansatz wird der Einkaufspreis verwendet und als externer Ansatz der im Produktstamm definierte Verkaufspreis. Ist kein Verkaufspreis definiert, kann der externe Ansatz mittels Faktor zum Einkaufspreis ermittelt werden.

Im Unterschied zum Materialbezug ab Lager wird der Materialeinkauf erst mit dem Abschluss des Einkaufs auf das Projekt verbucht und nicht bereits beim Erfassen der Position.

Auswertungen Materialpositionen – Materialeinkauf und Materialbezüge ab Lager – die erst erfasst, aber noch nicht definitiv aufs Projekt verbucht worden sind, können in den Auswertungen von AbaProject als Offene Posten aus der Auftragsbearbeitung dargestellt werden. Für bereits verbuchte Materialpositionen lassen sich zusätzliche Informationen aus der Auftragsbearbeitung – wie z.B. Produktspezifikationen – ergänzend anzeigen.

Fakturierung Materialleistungen, die via Auftragsbearbeitung erfasst und auf das Projekt verbucht worden sind, werden wie andere Leistungen fakturiert, sofern sie nicht direkt via Auftrag bereits verrechnet worden sind.

Ko st en st el le nv er te ilu ng

KOSTENSTELLENVERTEILUNG

Leistungen von Mitarbeitern, Anlagen etc., die für ein Projekt erfasst werden, können in die Kostenrechnung verbucht werden. Die Kostenstellenkontierung wird entweder manuell erfasst oder durch das Projekt vorgegeben. Damit unterschiedliche Kostenstellenverteilungen möglich sind, kann diese Option eingesetzt werden.

Projektstamm Die Kostenstelle kann als Vorschlag auf dem Projekt in den Stammdaten erfasst werden. Wahlweise wird dem Projekt eine oder mehrere Kostenstellen zugeordnet. Falls die Projektkosten auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt werden sollen, erfolgt die Verteilung prozentual.

Ist die Kostenstelle nicht nur vom Projekt, sondern auch von der Leistung abhängig, kann die Zuordnung der Kostenstellen pro Projekt und Leistungskategorie erfolgen. Auch auf der Ebene der Leistungskategorie können via prozentualer Verteilung mehrere Kostenstellen definiert werden.

Leistungen erfassen Beim Erfassen von Leistungen auf Projekte, die mehrere Kostenstellen zugewiesen haben, erfolgt die Aufteilung auf die Kostenstellen gemäss dem prozentualen Verteilschlüssel automatisch.

Die angefangenen Arbeiten können ebenfalls auf die Kostenstellen, die im Projektstamm definiert oder manuell erfasst worden sind, verbucht werden, damit diese in der Kostenrechnung sichtbar sind.

Auswertung Verschiedene Auswertungen zeigen neben den projektrelevanten Informationen wahlweise die Kostenstellen.

Das ermöglicht beispielsweise, die auf einem Projekt aufgelaufenen Kosten nach Kostenstellen gruppiert darzustellen oder Zusammenzüge nach Kostenstellen über mehrere Projekte anzuzeigen.

Fakturierung Die Erlöse werden prozentual auf die dem Projekt zugewiesenen Kostenstellen verteilt. Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Erlöse denselben Kostenstellen gutzuschreiben, welchen auch die Kosten belastet werden.

Pr oj ek tin di vi du al isi er un g

PROJEKTINDIVIDUALISIERUNG

Die Option “Projektindividualisierung” setzt sich aus zwei unabhängigen Teilen zusammen, der individualisierten Erfassung und den variablen Abrechnungsschemen.

Individualisierung der Erfassung Die individualisierte Erfassung wird eingesetzt, wenn abhängig vom Projekt zusätzliche Informationen pro Buchung erfasst werden müssen. Damit die Informationen erfasst werden können, kann der Benutzer die Buchungstabelle und die Leistungsartentabelle mit zusätzlichen individuellen Feldern ergänzen. Abhängig von der Leistungsart kann für diese individuellen Felder bestimmt werden, für welches Projekt sie erfasst werden müssen.

Variable Abrechnungsschemen Die variablen Abrechnungsschemen werden eingesetzt, falls ein Projekt an mehrere Kunden gemeinsam in Rechung gestellt werden soll. Die aufgelaufenen Leistungen sollen prozentual den am Projekt beteiligten Kunden in Rechnung gestellt werden. Der Verteilschlüssel kann pro Element der Abrechungscodestruktur definiert werden. z.B.

Kunde Meier AG

20% des Abrechnungs-Code 10 Löhne

Kunde Müller AG

80% des Abrechnungs-Code 10 Löhne

Bei der Rechnungsstellung wird die Projektrechnung nach dem definierten Schema auf die beteiligten Kunden verteilt, damit jeder Kunde für seinen Anteil eine separate Rechnung erhält.

Ab aP ro je ct -S er ve r

A B A P R O J E C T- S E R V E R / S Y N C H R O N I S AT I O N Mit dem Programmmodul “Synchronisation” lassen sich Leistungen, die mit dem ABACUS Offline-Erfassungsprogramm von AbaProject lokal erfasst werden, periodisch mit der auf einem zentralen Server installierten ABACUS-Software abgleichen. Diese Arbeitsweise eignet sich für Mitarbeiter, die oft unterwegs sind und nicht immer eine stabile Internetverbindung zur Verfügung haben, um online via Web die Leistungen zu erfassen.

Clientprogramm für Offline-Erfassung Mit dem Clientprogramm werden die Leistungen dezentral zum Beispiel auf einem Laptop erfasst und später via Internet auf das zentrale Server-System synchronisiert. Gleichzeitig können neu eröffnete Leistungsarten, Projekte und bei Bedarf auch Buchungen vom Server auf den Client übertragen werden.

Die Leistungen lassen sich auf dem dezentralen PC oder Laptop erfassen, ohne dass eine permanente Internet-Verbindung zum Server bestehen muss. Nur um die Daten mit dem Server anschliessend abzugleichen, muss der Client-Rechner mit dem Server via Internet verbunden sein.

Das AbaProject-Offline-Erfassungsprogramm kann auf den lokalen PC oder Laptop via Internet von der zentralen ABACUS-Installation heruntergeladen werden. Dieses Clientprogramm bietet im Vergleich zur Online-Erfassung eine leicht reduzierte Funktionalität, da auf dem Clientprogramm nicht alle Definitionen und Stammdaten zur Verfügung stehen.

Stammdaten Als Basis für die Offline-Erfassung müssen die Stammdaten vom Server auf den lokalen PC übertragen werden. Folgende Stammdaten werden dabei synchronisiert: > Projekte inkl. Zeitachsenfelder > Leistungsarten > Abrechnungscodes > Teamdefinitionen > Ansätze > Adressen inkl. Informationen > Währungen Um bei der Synchronisation jeweils nur die neuen Projekte und die neuen Leistungsarten zu übernehmen, kann der Benutzer bei wiederholtem Synchronisieren die Einschränkung “nur geänderte Projekte“ resp. “nur geänderte Leistungsarten“ aktivieren.

Erfassungsmasken des Offline-Erfassungsprogramms Im Clientprogramm für die Datenerfassung stehen folgende Erfassungsvarianten zur Verfügung: > Wochenansicht > Tagesansicht > Erfassung in der Detailansicht Erfasst werden können das Datum, Projekt, die Leistungsart, Anzahl und der Text.

Auf den Feldern Projektnummer, Projektbezeichnung, Leistungsartennummer und Leistungsartenbezeichnung stehen auch Auswahllisten zur Verfügung.

Buchungen synchronisieren Periodisch werden die mit dem Offline-Erfassungsprogramm erfassten Leistungen mit den zentral geführten Daten in der AbaProject-Software synchronisiert. Wahlweise können dabei sämtliche Buchungen oder auch nur Buchungen bis zu einem bestimmten Datum übertragen werden.

Im Weiteren lassen sich auch Buchungen vom Server auf das lokal installierte Offline-Erfassungsprogramm übernehmen. Dies ist dann nützlich, wenn in der zentral installierten AbaProject-Software allenfalls Mutationen von Offline-Buchungen erfolgt sind oder im zentralen Mandanten für den betreffenden Mitarbeiter auch Buchungen erfasst wurden. Dabei können einerseits sämtliche Buchungen für den betreffenden Mitarbeiter oder auch nur Buchungen einer bestimmten Periode übertragen werden. Letzteres empfiehlt sich bei grossen Datenmengen.

Im po rt -S ch ni tt st el le

IMPORT–SCHNITTSTELLE / BUSINESS OBJECT Daten aus vorgelagerten Fremdsystemen wie z.B. Zeiterfassungen können über die Standardschnittstelle in AbaProject übernommen werden. Im Weiteren lassen sich auch Stammdaten wie Leistungsarten, Leistungskategorien, Projekte, Ansätze etc. via Schnittstelle importieren und exportieren.

Office-Integration Im Rahmen projektbezogener Arbeiten gibt es immer wiederkehrende Korrespondenz mit Kunden: Auftragsbestätigungen versenden, Verträge ausstellen, Projektberichte senden, Protokolle zur Verfügung stellen. Alle diese Dokumente haben Eines gemeinsam: Sie verwenden Daten aus dem Projektstamm von AbaProject. Für die Office-Integration solcher Daten ist die Option “Import-Schnittstelle / Business Object” erforderlich.

Ab av ie w Re po rt W rit er

ABAVIEW

REPORT

WRITER

Die Lösung für praktisch alle Auswertungsansprüche heisst AbaView AbaView ist ein Report Writer, der beinahe allen Anforderungen gerecht wird und vielfältige Funktionen für Anfänger, Fortgeschrittene und Profis bietet. AbaView ist ein Werkzeug, das nicht nur für die Ansprüche der Leistungs-/Projektabrechnung konzipiert worden ist, sondern Auswertungen aus allen ABACUS-Applikationen (ausser Finanzbuchhaltung) und sogar auch Fremdprogrammen erlaubt.

Mehr als 25 Datenbanken In AbaProject können über 25 Datenbanken für Auswertungen miteinander verknüpft werden, so zum Beispiel: > Bewegungen

> Adressstamm

> Saldotabelle

> Kundenstamm

> Projektstammdaten

> Lieferantenstamm

> Mitarbeiterstamm Eigene Zugriffsschlüssel AbaView kann die vorhandenen Schlüssel der ABACUS-Dateien benutzen oder wenn nötig für diese Dateien temporäre Indexe erzeugen.

Relationen Bestehende ABACUS-Dateiverknüpfungen lassen sich bearbeiten. Menügeführt können neue Relationen erstellt oder bereits vorhandene aufgehoben werden, womit sich Daten aus unterschiedlichsten ABACUS-Programmen in derselben Report-Auswertung darstellen lassen. Ebenso können Verknüpfungen zwischen Tabellen aller unterstützten Datenbanktypen und zu ABACUS-Tabellen erstellt werden, ohne dass die Daten zuerst konvertiert werden müssen.

Datenselektionen Die auszugebenden Daten lassen sich über frei definierbare Selektionen beliebig eingrenzen. Die Selektionen können untereinander mit “UND“ und “ODER“ verknüpft werden.

Um die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen, können während der Reportdefinition individuelle Eingabemasken erstellt werden. Der Benutzer ruft aus dem gewohnten ABACUS-Umfeld die gewünschte Auswertung auf, tätigt seine Selektionseingaben und erhält die Auswertung, ohne sich um die Reportdefinition von AbaView kümmern zu müssen.

Gestaltungsfunktionen Zusätzlich zu den gestalterischen Elementen wie Bilder, Schattierungen, frei wählbare Spaltentitel und automatische Rahmenfunktionen können verschiedene Reportbausteine verwendet werden wie: > Reportkopf und -fuss > Spaltentitel und Totalisierungen auf beliebigen Ebenen > Detailpositionen

> Benutzerdefinierte Bausteine, die mit frei definierbaren Bedingungen miteinander verknüpft werden können > Kontrolle über Seitenvorschub, Schusterjungen etc.

> Sehr einfache Übersetzung aller konstanten Texte der Reports in verschiedene Sprachen, ohne dass dafür verschiedene Reports erstellt werden müssen. Je nach Einstellung kann sogar jede Seite eines Reports in einer anderen Sprache ausgegeben werden.

Die Gestaltung wird durch folgende Funktionen zusätzlich unterstützt: > TrueType und Druckerschriften

> Freie Titel- und Totalzeilen

> Schriftattribute (verschiedene Schrift-

> Beliebige Summenfelder, mit denen die horizontale Position

grössen, fett, kursiv etc.)

mit dem Ursprungsfeld verknüpft werden kann

> Feldausrichtung (links, rechts, zentriert)

> Automatische mehrsprachige Spaltentitel

> Felder löschen, einfügen, verschieben

> Verwendung von Systemvariablen wie Seitennummer, Datum

> Felder vergrössern, verkleinern > Bildung von Expressions > Umbenennung von Feldern

etc. > RTF-Felder und andere mehrzeilige Datenbankfelder können einfach eingefügt werden

Unterstützte Dateiformate Folgende Formate können bearbeitet und untereinander verknüpft werden: > Dataflex

> ADO – ActivX Data Objects

> Pervasive.SQL

> BDE – Borland Database Engine

> ODBC

> ASCII (diverse Variationen)

Unterstützte Ausgabeformate Zusätzlich zu den oben erwähnten Formaten können bei der Ausgabe der Daten folgende Formate verwendet werden: > Drucker

> RTF – Rich Text Format

> Druckdatei

> WMF – Windows Meta File

> PDF

> XML – Extensible Markup Language

> ADF – ABACUS Document Format

> ASCII/ANSI (diverse Variationen)

> HTML – HyperText Markup Language

> Excel

> DHTML – Dynamic HTML Via ODBC, ADO bzw. BDE kann auf alle heute üblichen Datenbanken und andere Datenquellen zugegriffen werden. Insbesondere können damit online MS Access, MS SQL Server, Oracle, Informix, Sybase, dBase, Paradox verwendet werden.

AB AC US o To l-K it

ABACUS

TOOL-KIT

Das ABACUS Tool-Kit ist das Basis-Runtime für die ABACUS-Applikationen. Die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz der tausendfach bewährten ABACUS-Programme wird durch modernste Technologien für Sie gewinnbringend ergänzt: ABACUS-Menüsystem Mit dem modernen AbaMenu verfügen die ABACUS-Programme über ein Hauptmenü, das einen schnellen und übersichtlichen Wechsel zwischen den verschiedenen Applikationen wie auch Fremdprogrammen ermöglicht.

> Mandantenspezifische Programmauswahl Pro Mandant werden nur die ABACUS-Applikationen mit den entsprechenden Programmen im Menü angezeigt, die für den betreffenden Mandanten eröffnet sind.

> Benutzerspezifische Programmauswahl Dem Benutzer werden im AbaMenu nur die Programme angezeigt, für die er gemäss der Zugriffsberechtigung entsprechende Rechte besitzt.

> Rollenbasierte Programmmenüs Der Benutzer kann einer oder mehreren so genannten Rollen zugeordnet werden. Sie bestimmen die angezeigten Programme, wenn der Benutzer sich in der Software anmeldet. Damit erhält er genau diejenigen Programme zur Auswahl, die er gemäss der gewählten Rolle für die Erledigung seiner Aufgaben benötigt.

> QuickSearch-Funktion Programme und auch Daten aus ABACUS-Datenbanken lassen sich mit Hilfe von Stichworten suchen und abfragen.

> Suche in Handbüchern Mit Suchbegriffen kann online in den Handbüchern gesucht werden.

> Favoriten Häufig benutzte Programme lassen sich vom Benutzer als Favoriten in der Menüleiste positionieren.

> Dossierverwaltung Die Dossierverwaltung ermöglicht alle ABACUS-Auswertungen, Originalbelege wie zum Beispiel Lieferscheine, Rechnungen oder auch Word-Dokumente, Excel-Reports usw. automatisch in einem Dossier zu archivieren und jederzeit passwortgeschützt schnell und gezielt aufzurufen und darzustellen.

AbaVision AbaVision ist ein Add-On, das ABACUS-Software und Microsoft Excel vollständig integriert. Aufbauend auf den ABACUS Business Objects wird Excel zum umfassenden Management-Informationssystem mit Online-Zugriff bis auf Transaktions- respektive Buchungsebene.

Informationen müssen nicht mehr von der Finanzsoftware ins Office übertragen werden und umgekehrt.

Dank der neuen bidirektionalen Integration (Zwei-Weg-Kommunikation) können beispielsweise Budgets wahlweise im Excel oder im ABACUS erfasst werden. Die Daten werden immer sofort automatisch aktualisiert.

Der praktische Nutzen für Anwender von AbaVision:

> Kostengünstiges und flexibles Management-Informationssystem (MIS) mit Excel und ABACUS realisierbar > Neue Möglichkeiten zur Aufbereitung, Darstellung und zum Austausch von Daten und Informationen > Vermeiden von Datenredundanzen zwischen Excel und ABACUS, da Excel-Tabellen automatisch aktualisiert werden. Somit entfallen Fehlerquellen bei manueller Erfassung oder bei der Datenübertragung.

> Online-Zugriff auf ABACUS-Daten Smart Job: Auswertungen automatisieren Mit

Smart

Job

wird

die

Arbeit

für

die

Erstellung

wiederkehrender

Auswertungen vereinfacht. Listen und Reports aus den verschiedensten ABACUS-Programmen lassen sich in einem einzigen Arbeitsgang automatisiert aufbereiten.

In Verbindung mit dem Tool “AbaNotify” kann ein Smart Job auch zu einem beliebigen Zeitpunkt durch das System selbständig gestartet werden.

> Automatische Abläufe Mehrere Menüpositionen mit Auswertungsprogrammen können automatisch nacheinander gestartet und ausgeführt werden. Damit lassen sich ganze Programmabläufe automatisieren, ohne dass der Benutzer die einzelnen Programme manuell starten muss.

In einen Smart Job lassen sich auch AbaView-Reports einbinden. Da zudem die Resultate von AbaViewReports als Basis für die nachfolgende Verarbeitung durch weitere AbaView-Reports verwendet werden können, steht mit Smart Job ein mächtiges Instrument für die Datenaufbereitung zur Verfügung.

> Vorprozess Für die Aufbereitung von Daten aus der Finanzbuchhaltung lassen sich erforderliche Selektionen wie beispielsweise, für welche Periode oder welchen Geschäftsbereich die Auswertung erstellt werden soll, im Vorprozess festlegen. Zusätzlich kann auch das Ausgabeformat vorgegeben werden.

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ABACUS-TOOLS

Archivierung Zusätzlich zur Dossierverwaltung, die kostenlos im Rahmen des ABACUS Tool-Kit verfügbar ist, bietet das Modul “ABACUS Archivierung” eine vollständige und lückenlose elektronische Ablage von Auswertungen und Dokumenten – erstellt mit den verschiedenen ABACUS-Programmen oder auch mit Fremdprogrammen.

> Nahtlos integriert in ABACUS-Software Die ABACUS Archivierung ist vollumfänglich in die ABACUS-Programme integriert. Beim Ausdruck einer Auswertung kann automatisch eine elektronische Kopie des Dokuments in das entsprechende Archiv gespeichert werden. Definitive MWST-Abrechnungen, Bilanzen, Lohnabrechnungen etc. werden so vom System automatisch archiviert, unabhängig davon, welcher Benutzer die Auswertung erstellt hat. Einfach und sicher – eine umfassende Datenintegrität ist damit gewährleistet.

> Archivierung aus Office-Programmen Die Integration der ABACUS Archivierung in die Microsoft Office-Programme bietet die Möglichkeit, direkt aus der Office-Umgebung Word-Dokumente, Excel-Tabellen und PowerPoint-Vorträge in ein ABACUS-Archiv abzuspeichern.

> Scannen und Archivieren von Originaldokumenten Die Option ”AbaScan” bietet die Möglichkeit, sämtliche papiergebundenen Dokumente wie z.B. Lieferscheine, Lieferantenrechnungen, Werkstattzeichnungen etc. zu scannen. Die so digitalisierten Dokumente können anschliessend im gewünschten Archiv abgelegt werden. Auch diese gescannten Dokumente werden automatisch volltextindexiert und ermöglichen so ein schnelles Auffinden mit der Suchmaschine AbaSearch.

> Vollständigkeit, Unveränderbarkeit Alle in Archiven abgespeicherten Auswertungen, Dokumente und Daten bleiben unveränderbar gespeichert.

Sie können also auch nicht mehr selektiv gelöscht oder geändert werden.

> Verschlüsselung, Zugriffsberechtigung Daten werden verschlüsselt abgespeichert und der Zugriff auf die Daten ist so geregelt, dass nur Berechtigte Informationen abfragen können und niemand Daten aus dem Archiv löschen kann.

Die Sicherheit ist zudem durch einen Passwortschutz auf den einzelnen Archiven und auch durch Zugriffsrechte der Benutzerverwaltung gewährleistet.

> Komfortables Suchen von Informationen Durch eine leistungsfähige Volltextsuch- und Indexiermaschine kann innerhalb weniger Augenblicke das gesuchte Dokument auch aus Tausenden von Daten gefunden werden. Sie bietet dazu: - Suche nach Wortfragmenten - Kombination von verschiedenen Textelementen

AbaPilot: Such- und Navigationssystem Mit AbaPilot erhält der autorisierte ABACUS-Anwender einen schnellen und direkten Zugriff auf alle Daten und Informationen, die in der ABACUS-Software gespeichert sind.

Durch die Eingabe eines Suchbegriffs werden sofort alle entsprechenden Datensätze mit allen verknüpften Informationen, Daten und auch Dokumenten (Word, Excel, gescannte Originale) angezeigt.

Ein Mausklick genügt, um Detailinformationen über einen Datensatz zu erhalten. Im Falle von ABACUS-Daten kann das entsprechende ABACUS-Erfassungsprogramm direkt gestartet werden, damit gegebenenfalls sogar Mutationen vorgenommen werden können.

AbaNotify: Informations- und Benachrichtigungssystem Mit AbaNotify wird der zeitgesteuerte Versand per E-Mail oder Speicherung von ABACUS-Listen und AbaView-Reports an beliebige Personen möglich. Die Aufbereitung von Listen und Reports kann pro Objektverantwortliche inkl. Versand oder Speicherung erfolgen. Unterstützt werden verschiedene DateiFormate wie PDF, XLS, DOC, HTML, TXT. Bei Ereignissen wie ein neuer, geänderter oder gelöschter Datensatz erfolgt durch das Programm eine sofortige Information.

Auch der Export und die Sammlung von Datenbankänderungen in den Datei-Formaten XML, HTML, TXT, DAT ist möglich.

AbaNotify kann diverse applikationsspezifische Automatismen übernehmen wie z.B. Meldungen bei Änderungen bestimmter Felder im Produktstamm wie Preisänderungen etc. Ebenfalls kann die Benachrichtigung der Verkaufsleitung über AbaNotify erfolgen, wenn ein bestimmter Offertbetrag oder Auftragswert überschritten wird.

ABACUS Business Solutions GmbH Bavariaring 44, D-80336 München Telefon +49 89 1893 127-0, Fax +49 89 1893 127-10 www.abacus-solutions.de info@abacus-solutions.de

Ecknauer + Schoch ASW / OS 1’500-03.09

ABACUS Research AG, Betriebswirtschaftliche Software Ziegeleistrasse 12, CH-9301 Wittenbach-St. Gallen Telefon 071 292 25 25, Fax 071 292 25 00 www.abacus.ch info@abacus.ch