C O M P TA B I L I T É F I N A N C I È R E LOHNBUCHHALTUNG LIGHT
LOGICIEL IDÉAL
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POUR LES PETITES ET MOYENNES ENTREPRISES –
De nombreuses fonctionnalités pour un rapport qualité / prix attractif CofiLight ABACUS est un logiciel de Comptabilité financière développé spécialement pour les petites entreprises. Il permet la tenue efficace d’une comptabilité complète et une édition simple des journaux, extraits de comptes, bilans et décomptes de TVA. La CofiLight joue également le rôle d’un livre de caisse, postal ou bancaire. Dans tous les cas, l’utilisateur peut décider, s’il saisit seulement ses écritures (avec ou sans imputation comptable) ou s’il utilise la CofiLight en tant que comptabilité d’entreprise pour saisir lui-même l’ensemble des écritures et effectuer l’imputation c omptable.
ABACUS VI – DESIGN THE FUTURE
ABACUS vi, donc aussi la Comptabilité financière Light, est entièrement nouveau dans l’architecture de l’Internet. Il se caractérise tout particulièrement par son adaptabilité, son concept utilisateur avec attribution de rôles, son multilinguisme et son utilisation en tant que Software-as-a-Service (SaaS). De plus, il fonctionne sur différentes plates-formes, bases de données et systèmes d’exploitation. La Comptabilité financière Light de la version vi peut être exploitée aussi bien sur un système utilisateur individuel, dans une installation Client/Server que sur Internet et Intranet. Technologies modernes Fonctions réalisées dans le cadre d’ABACUS vi et qui entrent également en vigueur dans la Comptabilité financière Light: > Puissant moteur de recherche pour retrouver rapidement des informations et documents enregistrés dans des dossiers > Création de masques de saisie spécifiques au client > Recherche d’informations via Internet et Intranet > Fonctionne sur les systèmes d’exploitation Windows, Mac OS X et Linux Vastes prestations de service > La hotline ABACUS assure un soutien rapide et compétent > Au bénéfice d’une longue expérience, les partenaires ABACUS offrent toutes les compétences techniques et commerciales pour lancer le logiciel avec succès et en assurer le suivi. > Une formation complète permet aux utilisateurs une prise en main rapide et une utilisation optimale des programmes.
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C O F I L I G H T – U N I N V E S T I S S E M E N T R E N TA B L E
Fonctionnalité étendue et professionnalisme De nombreuses fonctions et possibilités de la Comptabilité financière ABACUS se retrouvent également dans la CofiLight. > Utilisation agréable grâce à des masques clairs > Efficacité et rapidité, même lors du traitement de grandes quantités de données > Communication (échange de données avec les fiduciaires et des programmes tiers) > Intégration de PDF, Excel et Mail > Adaptation et développement continu du logiciel, garantissant ainsi la pérennité de l’investissement dans le logiciel et la formation Un concept qui a fait ses preuves > Plus de 20’000 installations depuis plus de 20 ans. Des sociétés fiduciaires renommées font confiance au logiciel financier ABACUS. > Des associations recommandent la CofiLight à leurs membres.
“L’utilisation de la CofiLight améliore et simplifie consi dérablement la collaboration avec ma fiduciaire.“
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C O L L A B O R AT I O N AV E C L A F I D U C I A I R E
Les petites entreprises travaillent souvent en étroite collaboration avec leur fiduciaire. ABACUS offre différents modèles afin d’optimiser cette relation. Outre l’installation locale de la CofiLight, la solution moderne Software-as-a-Service AbaWebFiduciaire est proposée.
Installation locale de la CofiLight La CofiLight ABACUS est idéalement conçue pour une parfaite collaboration entre fiduciaires et clients. Le logiciel est installé chez le client. Une comptabilité simple avec TVA peut être entièrement tenue. Des rapports détaillés sont disponibles pour les extraits. Les données peuvent être transmises périodiquement à la fiduciaire pour être contrôlées et complétées. Toutes les écritures transférées sont marquées, ce qui permet d’éviter les envois en double. Les traitements d’imputation de la CofiLight dans la Comptabilité financière peuvent être répétés ou extournés, si nécessaire. Les écritures sont contrôlées à l’importation et à l’exportation. D’éventuelles erreurs, par exemple des comptes manquants, sont signalées à l’aide d’un protocole. La CofiLight est particulièrement performante car le client peut continuer à saisir des écritures sur son système, pendant que les données se trouvent auprès de la fiduciaire pour examen et suivi. Les écritures sont corrigées et complétées, voire remplacées, avant d’être restituées par importation. Les données retournées par la fiduciaire ne peuvent plus être modifiées par l’utilisateur de la CofiLight. Une comptabilité complète avec la CofiLight – en toute simplicité! Même sans le soutien d’une fiduciaire, le client peut effectuer lui-même les clôtures mensuelles et annuelles avec la Comptabilité financière Light. Tous les travaux indispensables à une clôture annuelle peuvent être réalisés dans ce programme. La CofiLight garantit la tenue d’une comptabilité conformément aux règles de la révision.
C O L L A B O R AT I O N AV E C L A F I D U C I A I R E
AbaWebFiduciaire: Software-as-a-Service – la solution moderne d’ABACUS Grâce à AbaWebFiduciaire, une PME peut utiliser le logiciel de Comptabilité financière ABACUS de sa fiduciaire, quels que soient le lieu et l’heure. Le comptable de l’entreprise saisit ses écritures directement sur le serveur de la fiduciaire, transmet des documents originaux scannés tels que des factures fournisseurs via Internet et crée des extraits qui peuvent être imprimés sur place. Les avantages: aucune installation locale du logiciel ABACUS, aucune mise à jour nécessaire, aucun échange de données avec la fiduciaire. Comme la fiduciaire et la PME travaillent sur le même système et avec le même logiciel, l’utilisateur peut être encore mieux assisté par la fiduciaire. De plus, un service de messagerie est intégré au logiciel financier. Il met à disposition une fonction confortable permettant aux fiduciaires et clients de s’envoyer directement et mutuellement des messages et tâches. L’accès aux programmes et données est réglementé avec le certificat personnel de la SuisseID. La communication des données est ainsi protégée grâce à une connexion Internet sécurisée (cryptée SSL).
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Les avantages d’AbaWebFiduciaire > Utilisation du logiciel indépendamment du lieu – au bureau, à la maison ou en déplacement – permettant une grande flexibilité. > Avec “ABACUS Software-as-a-Service“, les fiduciaires et les clients profitent d’une nouvelle prestation moderne. > La fiduciaire offre à son client une solution globale, allant de la saisie des données aux travaux complémentaires de fin d’année en passant par les décomptes de TVA et les extraits. > Le client n’a accès qu’aux programmes qui lui ont été attribués dans son profil et ses droits d’accès. > Le lien avec les clients est plus direct et s’en trouve intensifié. > Chez le client, aucune installation du logiciel et donc aucune mise à jour ne sont nécessaires. Le client travaille directement via Internet dans les diverses applications de la fiduciaire – opérations sécurisées comme les services bancaires en ligne. > Les écritures sont directement saisies en ligne par le client, l’échange de données disparaît. > Données de base uniformes comme les plans comptables, codes TVA, etc. > Système de messagerie intégré dans le logiciel pour la communication entre la fiduciaire et ses clients.
HIGHLIGHTS > Un navigateur suffit
Le poste de travail et le système d’exploitation (Apple, Windows, Linux) choisis pour utiliser le logiciel ABACUS “in-the-Cloud“ via Internet n’ont aucune importance. Outre la saisie des écritures comptables, tous les extraits peuvent être imprimés via Internet, quels que soient le lieu et l’heure.
SAISIE SIMPLE DES ÉCRITURES C O M T PA B L E S
Les débuts sont toujours faciles. Ou: juste ce qu’il faut mais pas plus que nécessaire grâce à une formation et préparation rapides. Cette philosophie s’applique également au concept des masques de saisie des écritures.
Deux masques différents sont à disposition de l’utilisateur pour saisir des écritures. L’un, simplifié, se prête particulièrement à la tenue d’un livre de caisse, postal ou bancaire. Le travail consiste à saisir les recettes et dépenses. Dans le masque de saisie élargi, l’imputation comptable se fait de façon complète, c’est-à-dire avec écritures et contre-écritures. Chaque écriture est directement journalisée et les soldes des comptes sont actualisés. Les extraits sont donc également mis à jour au fur et à mesure. Ceci permet de comparer et contrôler immédiatement les écritures passées avec les extraits postaux ou bancaires. > Écriture normale: saisie simplifiée des recettes et dépenses > Écriture collective / splittée pour les documents postaux et bancaires: se compose d’une écriture condensée avec un nombre indéfini de contre-écritures. > Écriture avec TVA: le travail de saisie pour la TVA est réduit au strict minimum, grâce au calcul automatique et à l’imputation de la TVA sur la base de propositions fixes ou variables au niveau des comptes. Possibilités multiples lors de la saisie > Traitement de plusieurs exercices en parallèle > Correction ou suppression des écritures La correction ultérieure d’écritures dans la CofiLight est possible sans le moindre problème. Si les montants sont corrigés, les parts TVA sont automatiquement modifiées. La correction peut se limiter dans le temps ou être entièrement bloquée par une clôture mensuelle. Une écriture ne peut plus être modifiée après le report dans la Comptabilité financière ou le décompte TVA définitif.
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La convivialité du logiciel est démontrée lors de la saisie des écritures, par les possibilités suivantes: > Définition du masque de saisie pour ne pas afficher des champs jugés inutiles en vue de faciliter la tâche au maximum, par ex. champ code interne d’écriture, numéro de document. Ceci permet une saisie simple et rapide. > Liste des comptes par simple clic de la souris pour choisir un compte. > Affichage du solde des comptes peut être masqué. > Nombre indéfini de textes standards avec proposition d’imputation comptable. > Affichage d’un extrait de compte ou du bilan directement depuis le masque de saisie.
HIGHLIGHTS > Saisie efficace des écritures
La première utilisation du programme est facile grâce aux masques simples et clairs. Lors de la saisie d’une nouvelle écriture, les dernières écritures et le solde de compte actuel sont visibles.
> Imputation avec journalisation et mise à jour immédiate des comptes Les soldes des comptes sont immédiatement actualisés avec l’enregistrement d’une nouvelle écriture. Les extraits sont donc toujours à jour, aucun travail supplémentaire n’est nécessaire. > Textes standards d’écritures et lignes directrices d’imputation
Les textes standards simplifient encore plus l’imputation. Ils peuvent également contenir une proposition d’imputation comptable. Les lignes directrices d’imputation sont affichées au moment de la comptabilisation, aide supplémentaire qui permet à l’utilisateur d’imputer correctement les écritures.
> Échange de données avec les fiduciaires Les écritures peuvent circuler entre le client et sa fiduciaire grâce à l’intégration de l’échange des données. Pendant que les écritures sont contrôlées chez la fiduciaire, l’imputation peut continuer à s’effectuer sans interruption dans la comptabilité de la PME.
”Les chiffres et listes actualisés en permanence sont des informations précieuses pour m’aider à gérer au mieux ma petite entreprise.“
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EXTRAITS – RAPIDES ET INDIVIDUELS
L’aperçu actualisé des liquidités et des comptes est disponible en permanence. Pour l’ensemble des extraits, il est possible de définir des modèles de sélections qui peuvent être réutilisés par la suite. Grâce à ces modèles, l’utilisateur dispose instantanément d’extraits individualisés à l’écran, sur papier ou sous la forme d’un fichier.
Journaux Les écritures peuvent être éditées selon divers critères de tri et de sélection: selon la date du document, le numéro de document ou le numéro d’écriture. D’autres critères sont librement définissables. Par ce biais, la rapidité et l’efficacité des contrôles sont garanties. Précisément pour les besoins de contrôle, les écritures peuvent être sélectionnées selon leur statut: > Non transmises à la fiduciaire > Transmises à la fiduciaire > Réimportées par la fiduciaire Les données de mouvement seront exportées dans un fichier XML si elles doivent être traitées ultérieurement dans un programme tiers. Les écritures corrigées peuvent être consultées avec l’écriture d’origine. Un double-clic sur une écriture dans l’extrait permet d’afficher cette écriture dans le masque de saisie pour une éventuelle correction. Consultation des mouvements de comptes Les extraits de comptes peuvent être édités sur une période à définir librement ou pour un exercice complet. Il est de même possible d’obtenir des extraits de comptes de toutes les périodes actuelles ou clôturées. Le contenu et la présentation seront adaptés aux besoins de l’utilisateur: > Édition selon la monnaie de base ou la monnaie étrangère > Édition selon le numéro de document ou de l’écriture > Uniquement les comptes avec mouvements > Saut de page par compte > Affichage du budget > Affichage de la TVA nette > Ordre personnalisé de l’édition
EXTRAITS – RAPIDES ET INDIVIDUELS
Bilan / Compte de résultat: information avec un clic de la souris Des extraits annuels, mais aussi périodiques, sont disponibles dans le logiciel de façon standard. La présentation de ces extraits peut néanmoins être modifiée par l’utilisateur. Les paramètres de sélection, de présentation et de formatage peuvent être enregistrés comme modèles par l’utilisateur. L’uniformité de présentation des extraits comptables répétitifs est ainsi garantie. Les chiffres de tous les exercices restent disponibles pour les extraits de bilan. Les bilans annuels et périodiques peuvent aussi être présentés avec les chiffres de l’année précédente ainsi qu’avec ou sans la différence en chiffre absolu ou en pourcentage. Il est de plus possible de combiner un bilan ou un compte de résultat avec une comparaison du budget annuel. La différence sera présentée en chiffre absolu ou en pourcentage. Un double-clic permet de détailler le solde à l’écran. Si nécessaire, une écriture peut être immédiatement corrigée dans le masque de saisie.
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HIGHLIGHTS > Vitesse
Les extraits sont immédiatement créés, même avec de grandes quantités de données, en particulier lors de l’édition d’extraits périodiques, tels que bilans mensuels ou trimestriels.
> Communication facilitée
Il est possible de transférer l’ensemble des extraits directement dans Excel ou dans un PDF. Par une simple touche, un extrait présenté à l’écran peut être envoyé par mail.
> Bilans en monnaies étrangères
Les comptes en monnaies étrangères sont édités de façon regroupée pour une même monnaie, un total étant présenté pour chaque monnaie. De plus, le change moyen est calculé pour chaque compte. Il est ainsi possible d’utiliser cet extrait pour une écriture de compensation de change manuelle.
> Drilldown
En double-cliquant sur le détail d’une écriture dans l’extrait, le programme de saisie est démarré avec l’écriture concernée. Celle-ci peut éventuellement être adaptée.
C O M P T E S / T VA – U N E S I M P L I C I T É I N H A B I T U E L L E
La compatibilité de la CofiLight avec le puissant logiciel COFI est démontrée par l’élaboration du plan comptable qui est identique dans les deux programmes. L’utilisateur de la CofiLight jouit donc ici de la même flexibilité dans la préparation et la présentation de son plan comptable, que celui de la Comptabilité financière.
Plan comptable Il peut être élaboré dans une structure de 9 niveaux au maximum ou repris depuis la Comptabilité financière ABACUS Enterprise. Composé de comptes, comptes collectifs, sous-groupes, groupes, groupes principaux, classes et domaines, il peut être adapté au cours d’une période d’imputation. Les comptes peuvent à tout moment être à nouveau classifiés. Les numéros de comptes peuvent être de longueurs différentes. 11 positions est toutefois le maximum autorisé. Ouverture de comptes En dépit des vastes possibilités offertes lors de l’ouverture d’un nouveau plan comptable, ce travail est grandement facilité grâce aux automatismes. Lors de l’ouverture d’un nouveau compte par exemple, il suffit d’en indiquer le numéro, la désignation, la définition TVA et l’attribution du plan comptable. Un certain nombre de propositions relatives à la définition des comptes, comme le “Code TVA par compte“ ou la “Section de frais par compte“, permet de rationaliser la saisie des écritures au niveau des comptes. D’autres données peuvent être saisies pour un compte: > Affichage des soldes à l’imputation > Aucun solde négatif autorisé > Affichage des lignes directrices d’imputation dans le masque de saisie des écritures > Imputation dans les sections/centres de frais et saisie d’une proposition TVA La solution TVA ABACUS: > Méthode de décompte: méthode des prestations convenues ou reçues, méthode forfaitaire > Rythme de décompte: mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel > Création du décompte TVA exclusivement sur la base du droit suisse
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> Cas spéciaux de la TVA suisse acceptés > Impression du formulaire de décompte de l’AFC > Cas spéciaux comme la production primaire, impôt sur les acquisitions, taux TVA sur l’axe temporel pour adapter ce taux Table TVA La table TVA peut être modifiée aussi souvent que désiré. Le code TVA à 3 positions gère le taux d’impôt sur un axe temporel. Le fait de pouvoir transférer la table d’un mandant à l’autre, est particulièrement intéressant: cette alternative permet à une fiduciaire par exemple, d’extraire la table TVA du logiciel COFI qu’elle détient, pour l’insérer dans la CofiLight de son client. Extraits de TVA Les listes de contrôle, avec les diverses possibilités de sélection et de compression, constituent un instrument idéal pour le contrôle du décompte TVA. Elles fournissent la preuve détaillée du calcul du total de la TVA et permettent ainsi le contrôle du décompte. Le formulaire de décompte de la TVA est directement imprimé depuis la CofiLight.
HIGHLIGHTS > Importation du plan comptable
Il est possible de n’importer de la Comptabilité financière ABACUS que les comptes, sans la classification, ni la définition TVA.
> Plan comptable PME
En plus du plan comptable PME, il est également possible de travailler soit avec le plan comptable Käfer ou avec n’importe quels plans comptables spécifiques aux branches d’activités.
> Rapprochement des chiffres d’affaires TVA Le rapprochement des chiffres d’affaires est légalement obligatoire. Il est effectué à l’aide d’un propre programme. Il indique les éventuelles différences entre le chiffre d’affaires, le compte de résultat et le décompte TVA.
OPTIONS DU LOGICIEL COFILIGHT ABACUS
La CofiLight ABACUS peut être étendue à tout moment au programme SalaireLight. > SalaireLight ABACUS Trafic électronique des paiements Les paiements effectués au moyen du logiciel de paiement Electronic Banking ABACUS peuvent être automatiquement intégrés à la CofiLight, dans laquelle ils seront taités. Si des paiements sont importés dans la CofiLight depuis des programme tiers qui n’utilisent ni imputation comptable détaillée, ni informations TVA, il est possible de compléter ces informations lors de l’importation de l’interface. Pendant cette opération, un document de paiement peut être réparti sur plusieurs positions avec différents comptes ou codes TVA. Pour ne pas perdre l’information originale, le montant total initial est reporté dans la CofiLight en tant qu’écriture collective. Modules complémentaires Si une Comptabilité des débiteurs, des créanciers, des salaires ou une Gestion des commandes est souhaitée, les programmes de la version Enterprise sont disponibles. La présentation uniforme des différents modules, ainsi que l’échange horizontal de données entre ces derniers, garantissent un travail rapide et efficace. Les interfaces pour importer ou exporter des données permettent de combiner des programmes tiers aux logiciels ABACUS.
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L I G H T
LOGICIEL INTÉGRÉ POUR RÉPONDRE À TOUS LES BESOINS
Comptabilité financière Light
e
Comptabilité financière / analytique
Comptabilité des salaires Light
Comptabilité des immobilisations
Comptabilité
Données de base
Gestion des adresses CRM
Comptabilité des créanciers
AbaBat Programme de construction
Service après-vente
Comptabilité des salaires Ressources Humaines
AbaImmo Gestion immobilière
Gestion des projets et des prestations
Gestion des commandes Facturation
Gestion de la production
E-Business
e
s
E
n
t
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r
p
r
i
s
des débiteurs
Electronic Banking
m
m
AbaSmart app iPad
Gestion de l‘information
AbaReport – Report Writer
AbaSearch – Moteur de recherche
SmartJob – Automatisation des processus
AbaAudit – Système de contrôle des bases de données
Workflow
P
r
o
g
r
a
Archivierung AbaScan
Adobe
Intranet / Internet
Produits tiers / Solutions individuelles
Programmes e-mail
AbaNotify – Système de notification
AbaConnect Interfaces standards
Microsoft Office
Systèmes de saisie des heures
CH-9300 Wittenbach-St.Gallen, www.abacus.ch info@abacus.ch ABACUS Research SA, Business Software CH-2501 Bienne/Biel, www.abacus.ch info@abacus.ch ABACUS Business Solutions GmbH D-80336 M端nchen, www.abacus-solutions.de info@abacus-solutions.de
Ecknauer + Schoch ASW / OS 1000-08.13
ABACUS Research AG, Betriebswirtschaftliche Software