GPAO Gestion de la production

GPAO GESTION DE LA PRODUCTION

DÉCISIONS

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3 P O U R L’ AV E N I R

La flexibilité est depuis longtemps devenue un vrai concept, spécialement chez les petites et moyennes entreprises (PME) qui veulent réussir. Savoir s’adapter rapidement à de nouveaux processus de fabrication devient un avantage décisif par rapport à la concurrence. Souvent, des ordres de fabrication en cours doivent être ajustés aux situations changeantes, que ce soit au moyen de positions de nomenclature ou de phases de travail supplémentaires. La GPAO ABACUS offre activement son soutien en proposant des outils adéquats.

La transparence des coûts doit être garantie à tout moment et à chaque étape du processus de fabrication. Déjà pour les offres, il faut pouvoir comparer différentes variantes du processus de fabrication. Les extraits de calculation de la GPAO ABACUS relatifs aux ordres de fabrication et aux projets fournissent des données importantes pour des décisions stratégiques à venir.

La GPAO ABACUS se présente avec une interface Windows moderne et une apparence de style Microsoft Office. Une compréhension rapide du nouveau logiciel est donc assurée. Les collaborateurs les plus efficaces sont des utilisateurs motivés et ayant du plaisir à travailler.

ABACUS EST BEAUCOUP PLUS QU’UN SIMPLE LOGICIEL

Performant et efficace Le logiciel ABACUS s’avère parfaitement efficace au quotidien dans plus de 35’000 entreprises issues des secteurs les plus divers. Il fait la démonstration de son caractère universel et de ses performances aussi bien dans les petites que dans les grandes entreprises. Le logiciel ABACUS est utilisé par les plus grandes et les plus renommées sociétés fiduciaires suisses qui le recommandent sans hésiter.

Intégré et flexible Grâce à la conception modulaire des programmes ABACUS et à la possibilité d’opter pour une configuration à poste unique ou intégrée en réseau, l’application peut être adaptée et étendue à tout moment pour répondre aux exigences croissantes. Le seul fait de pouvoir adapter les programmes aux besoins des utilisateurs dans de nombreux domaines garantit une parfaite adéquation du logiciel.

Une technologie des plus modernes Fonctions qui, dans le cadre de ABACUS <digital erp>, sont également utilisées dans la GPAO: > Archivage électronique de l’ensemble des documents digitaux dans les archives / dossiers > Fonction scanner pour la digitalisation des documents d’origine sur papier avec attribution automatique à l’ordre de fabrication correspondant, par ex. protocole AQ

5 Développement Des améliorations permanentes permettent de garantir les investissements effectués dans le logiciel et la formation.

Hotline La hotline ABACUS assure un soutien rapide et compétent.

Partenaires commerciaux Les distributeurs ABACUS ont plusieurs années d’expérience et possèdent toutes les compétences techniques et de gestion pour installer correctement le logiciel et en assurer le suivi. Les partenaires qualifiés reçoivent le statut de partenaires logo. Ils suivent des stages annuels obligatoires, emploient un certain quota de conseillers ABACUS et réalisent chaque année un chiffre d’affaires minimum avec le logiciel ABACUS. En outre, ces partenaires assurent le suivi de toute la gamme des produits et offrent une assistance téléphonique permanente.

Formation Une formation complète offre aux utilisateurs une prise en main rapide et une utilisation productive des programmes.

Certification du logiciel Le logiciel financier ABACUS a été contrôlé par une importante société d’expertise comptable sur le respect des normes comptables.

G PA O L A S O L U T I O N C O M P L È T E I N T É G R É E D ’ A U J O U R D ’ H U I . . .

...pour les marchés de demain Pour les entreprises industrielles, l’époque actuelle se caractérise par une évolution constante des exigences des marchés nationaux et internationaux.

Celui qui voudra s’imposer et réussir à l’avenir devra relever ces nouveaux défis.

La réussite des entreprises industrielles et de production repose en grande partie sur la solution informatique utilisée. Seule une solution moderne, entièrement intégrée et flexible permet aujourd’hui et demain de garantir une flexibilité et une faculté à réagir rapidement. Elle peut alors fournir toutes les informations importantes récentes ainsi que les indicateurs de l’entreprise.

La solution complète ABACUS avec la GPAO intégrée répond incontestablement à tous les critères et exigences d’un système informatique conçu pour des entreprises industrielles.

Solution complète entièrement intégrée La GPAO, destinée particulièrement aux entreprises industrielles et de production, a été conçue en tant que module intégré au système informatique ABACUS. Cette solution complète évite les saisies en double des données d’article, de stock, des indicateurs de planification ou des répertoires d’adresses.

7 Flexibilité par l’adaptation La conception modulaire du système permet aux entreprises d’adapter facilement les fonctions à leurs besoins.

Une utilisation optimale dans les entreprises de production est possible grâce à la structure souple du logiciel.

Celle-ci permet de reproduire simplement et efficacement les processus de gestion spécifiques aux entreprises, sans devoir renoncer aux avantages d’une solution standard comme les mises à jour pour de nouvelles versions.

Les pages suivantes présentent dans le détail les possibilités variées offertes par la GPAO ABACUS. Les modules

> Fabrication

en option du programme sont signalés en tant que tels dans la description des caractéristiques.

> Gammes opératoires de base > Données de base > Extraits

Vous trouverez d’autres options en annexe:

> Interface / ordre de fabrication > AbaView Report Writer > ABACUS Tool-Kit

Les configurations système actuelles requises sont disponibles sur la page d’accueil ABACUS www.abacus.ch/downloads/ dans le document “Recommandations système”.

> Outils ABACUS

F A B R I C AT I O N

La convivialité et l’accès direct à toutes les informations et données indispensables sont déterminants pour l’efficacité du travail quotidien dans la gestion des ordres de fabrication.

9 Ordres de fabrication L’ordre de fabrication est le processus central de l’application GPAO. La convivialité et l’efficience du programme ont été prioritaires dans la conception du logiciel.

Types d’ordres de fabrication La GPAO ABACUS dispose de trois types d’ordres de fabrication: > Ordre de fabrication > Ordre de fabrication prévisionnel: pour la planification des capacités et besoins à moyen terme > Ordre de fabrication provisoire: peut être considéré dans la planification des capacités, sans avoir à réserver la matière.

Masques de saisie et de traitement Chaque groupe d’utilisateurs dispose de masques personnalisables pour un traitement optimal des différents types d’ordres de fabrication.

Fonctions Copier et Créer Ces fonctions facilitent considérablement la création d’ordres de fabrication identiques ou récurrents. Il est également possible de créer un nouvel ordre de fabrication à partir de différents OF existants.

Gestion du traitement La gestion du traitement permet de définir librement différents flux de traitement pour ordre de fabrication qui seront automatiquement pris en charge par le système. Ainsi, les différentes étapes d’un ordre de fabrication, tels que la réservation ou l’imputation de la matière, l’ordonnancement des ressources, la validation de l’OF, l’impression des documents etc., peuvent être définies selon les besoins de l’entreprise puis être traitées automatiquement.

F A B R I C AT I O N Fonctions de l’ordre de fabrication > Quantité de rebut > Variantes de composant > Attribution de la matière aux étapes de fabrication > Chevauchement des étapes de fabrication > Ressources liées > Limites des délais > Durée du transport et du transfert par étape de fabrication

Ordre de fabrication groupé Selon les capacités, plusieurs ordres de fabrication peuvent être regroupés dans un ordre de fabrication. Lors de la réception, l’imputation s’effectue proportionnellement sur chaque ordre de fabrication. Le traitement des petits ordres de fabrication est ainsi beaucoup plus efficace.

Gestion des lots et des numéros de série La gestion des lots et numéros de série est prise en charge tout au long des différentes étapes de l’ordre de fabrication.

Pour une traçabilité complète, les lots et numéros de série utilisés pour le premier niveau de composés peuvent être attribués au produit final.

Ordonnancement Un ordre de fabrication peut être ordonnancé ‘début’ ou ‘fin’, selon les priorités. L’ordonnancement fonctionne selon le principe du temps de passage.

Calculation continue Sur l’en-tête de l’ordre de fabrication, les coûts réels sont constamment actualisés, permettant ainsi à tout moment la comparaison entre les coûts réels et les coûts prévus.

F A B R I C AT I O N Textes standard Des textes standard peuvent être définis pour les textes de position ou d’entête répétitifs.

Approvisionnement par OF (p.ex. pour des installations industrielles) > Approvisionnement automatique des matières premières et des produits semi-finis (achat) > Report automatique des frais d’approvisionnement (facture fournisseur) sur le composant > Génération automatique de sous-ordres de fabrication > Report automatique des coûts de production du sous-OF sur le composant de l’OF supérieur

Planification graphique La planification graphique a la fonction d’un superviseur graphique qui permet de visualiser l’ordonnancement et le temps de passage des ordres de fabrication tout en vérifiant les capacités disponibles. La planification graphique est un module général pour planifier la fabrication: > Représentation graphique du temps de passage > Sélection des ordres de fabrication > Sélection et planification des différentes ressources > Contrôle de la disponibilité des ressources, de la matière et des composants > Déplacement et ré-ordonnancement des ordres de fabrication > Ordonnancement de la séquence des OF > Modification possible de toutes les données indispensables à la planification de l’ordre de fabrication (par ex. changement de priorité, traitement express...) > Impression du surperviseur graphique

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F A B R I C AT I O N Calculation Des extraits standard et des schémas de calculation paramétrables sont disponibles pour les pré- et post-calculations: > Pré-calculation avec différentes tailles de lots > Pré-calculation avec différents taux de frais généraux des ressources et prix de matière > Post-calculation avec comparaison des coûts prévus et réels > Module de calculation paramétrable, dans lequel le schéma de calculation peut être défini et enregistré > Au besoin, enregistrement des calculations

Comptabilité analytique La comptabilité analytique ABACUS est entièrement intégrée dans l’application GPAO. Lors de l’imputation des composants et des étapes de fabrication ainsi qu’au moment de la réception du composé, le système crée automatiquement l’écriture de comptabilité analytique correspondante en fonction des attributions de comptes définies dans les données de base: > Les frais généraux, s’ils sont définis, sont imputés à part > Lors de la clôture de l’ordre de fabrication, le système peut générer automatiquement des écritures supplémentaires pour les écarts entre les chiffres prévus et réels: - écart de prix et / ou de quantités par composant - écart par rapport à la durée prévue pour chaque étape de fabrication

Interfaces Plusieurs interfaces d’importation et d’exportation (OLE/ASCII) sont disponibles pour échanger des données avec des applications externes. Des OF entiers peuvent être ainsi importés à l’aide de l’interface. L’ordre de fabrication peut également être utilisé dans des applications tierces par un objet OLE.

La réception des heures pour les ordres de fabrication est possible grâce à une interface de saisie des temps.

HIGHLIGHTS La planification graphique comme superviseur graphique Repères graphiques et aperçu des capacités après ordonnancement des ordres de fabrication. Les modifications de délais, de temps de traitement ou de quantités d’assemblage peuvent être effectuées directement dans la planification graphique puis affichées online.

Aperçu des disponibilités Donne un aperçu rapide de la disponibilité de tous les composants ou des chevauchements d’opérations sur la même ressource.

Comparaison des calculations Pour la pré-calculation, il est possible de comparer les différentes tailles de lot ou les variantes pour la détermination du prix. En comparant deux post-calculations, le programme affiche les écarts de deux fabrications différentes avec leurs valeurs réelles.

Gestion du traitement La gestion du traitement permet de définir librement différents flux de traitement pour l’ordre de fabrication qui seront automatiquement pris en charge par le système.

Ainsi, les différentes étapes d’un ordre de fabrication, tels que la réservation ou l’imputation de la matière, l’ordonnancement des ressources, la validation de l’OF, l’impression des documents etc., peuvent être définies selon les besoins de l’entreprise puis être traitées automatiquement.

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G A M M E S O P É R AT O I R E S D E B A S E

Une gamme opératoire de base contient, indépendamment de l’ordre de fabrication, la matière utilisée (matières premières, composés et ses composants),

les

étapes

de

fabrication

(ressources

internes et externes) et des positions supplémentaires comme l’assurance contre les risques du transport. Cela implique qu’une gamme opératoire de base soit établie avec exactitude par un spécialiste disposant des connaissances nécessaires, car elle sert de base aux extraits de calculation, au traitement de la fabrication et à la logistique dans l’entreprise.

15 Variantes de gammes opératoires de base Pour chaque produit, un nombre indéfini de gammes opératoires ou de variantes est possible. Ces variantes se gèrent avec une date “valable dès”.

Quantités de rebut Pour calculer le besoin en matières et en ressources, des quantités prévisionnelles de rebut peuvent être prises en compte pour chaque position avec un taux de majoration et/ou une constante.

Variantes de composant Chaque composant peut se voir attribuer un nombre indéfini d’articles.

L’article reçoit alors automatiquement un numéro de variante. Cette variante sera considérée comme proposition par défaut. En ouvrant un ordre de fabrication, l’utilisateur choisit un numéro de variante pour que les articles de la variante soient automatiquement attribués à chaque position.

Attribution des composants à une étape de fabrication Pour optimiser la planification des matières et la gestion du stock, il est possible d’attribuer des composants directement aux étapes de fabrication correspondantes. La date de besoin du composant est planifiée dans l’ordre de fabrication (just-in-time). Elle correspond au début de l’étape de fabrication concernée.

Opérations précédentes Pour chaque étape de fabrication, un nombre indéfini d’opérations précédentes peut être spécifié. Un chevauchement avec une opération précédente peut être exprimé, au choix, proportionnellement au temps de passage de la tâche précédente et/ou en heures par rapport à la fin de l’opération précédente.

Cette fonction permet de calculer de façon précise le temps de passage d’un ordre de fabrication.

G A M M E S O P É R AT O I R E S D E B A S E Durée du transport ou du transfert Pour chaque étape de fabrication, la durée du transport ou du transfert est spécifiée. Elle peut être reprise comme proposition depuis la ressource utilisée.

Ressources liées Il est possible d’attribuer plusieurs ressources liées à chaque étape de fabrication (par ex. installateur, utilisateur ou robot d’une machine CNC). Cela permet de garantir la réservation des ressources liées en même temps que l’étape principale de fabrication.

Dépendance des délais La dépendance des délais des étapes de fabrication peut être déterminée de la manière suivante: commence avant/après, commence le, fin avant/après, fin le. Ces indications de temps permettent à l’utilisateur d’attribuer un délai fixe à chaque étape de fabrication.

Cas d’emploi des articles Le cas d’emploi des articles répertorie toutes les gammes opératoires de base comportant l’article en question. Au besoin, il est possible de remplacer un article d’une gamme opératoire de base par un autre en échangeant des éléments.

Textes standard Pour des textes de position ou d’en-tête répétitifs, l’utilisateur définit ses propres textes standard.

Interfaces (facultatives) Plusieurs interfaces d’importation et d’exportation (OLE/ASCII) sont disponibles pour échanger des données avec des applications externes (par ex.

CAD). Ainsi, p.ex. l’importation de nomenclatures entières est possible grâce à l’interface.

HIGHLIGHTS Pré-calculation Des schémas de calculation paramétrables permettent de représenter de façon optimale les exigences spécifiques des clients dans la pré-calculation. Il est possible de définir jusqu’à trois colonnes de frais. En partant d’une représentation comprimée, on peut afficher en détail les différentes positions (nomenclature, gammes, frais..).

Impression relative aux composés Les paramètres de présentation permettent d’adapter l’affichage des extraits standard aux exigences spécifiques des clients. Pour une plus grande flexibilité de présentation des extraits, Report Writer AbaView permet même des mises en page entièrement individuelles.

Explorer des composés L’affichage détaillé de la structure permet de voir immédiatement comment se compose un produit à tous les niveaux. En même temps, le cas d’emploi d’un article sélectionné s’affiche.

Interface CAD Pour éviter les saisies en double, il existe une interface standardisée qui permet d’échanger les données de systèmes CAD (par ex. AutoCAD, SolidWorks). Cette interface permet de reprendre des nomenclatures entières dans les gammes opératoires de base ABACUS.

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DONNÉES DE BASE

Des données de base complètes et adaptées aux besoins de l’entreprise sont une condition nécessaire pour une utilisation efficiente et optimale du logiciel GPAO ABACUS. Toutes les données de base sont structurées de manière logique, c’est-à-dire en fonction d’une utilisation pratique, et peuvent ainsi être saisies et mises à jour efficacement.

19 Gestion des ressources Les ateliers concernés par un processus de fabrication (machines, employés ou outils) sont considérés comme des ressources. Pour chaque ressource, les données et informations suivantes sont gérées: > Ressource interne > Ressource externe (prestation externe) > Fixation de différentes limites de capacité par ressource, par ex. degré d’utilisation > Attribution de modèles de temps de travail > Définition libre de la durée du transfert ou transport entres les ressources > Plusieurs taux de frais par ressource selon la date > Plusieurs taux de frais généraux par ressource selon la date > Intégration dans la Comptabilité analytique ABACUS > Gestion de groupes de ressources > Attribution de documents

Calendrier d’entreprise / des ressources Le calendrier d’entreprise est un plan général des jours ouvrés et fériés. Il sert en premier lieu de modèle pour le calendrier des ressources. Chaque ressource dispose d’un calendrier annuel propre (calendrier des ressources), dans lequel les possibilités suivantes existent: > Les capacités sont définissables par jour > Plusieurs années peuvent être ouvertes simultanément > Le calendrier des ressources peut être adapté à tout moment > Pour chaque jour, un modèle de temps de travail, dans lequel les horaires sont fixés de façon précise, est possible.

DONNÉES DE BASE Modèles de temps Dans un modèle de temps, la capacité quotidienne disponible est répartie sur un maximum de dix créneaux horaires (début/fin de travail) et pauses. Chaque créneau horaire peut être en plus défini comme durée express. Si le mode express est sélectionné, les durées express raccourcissent le temps de passage des ordres de fabrication. L’utilisation des modèles de temps permet non seulement d’afficher la date de fin attendue lors de l’ordonnancement des ordres de fabrication mais aussi l’heure d’expédition/de livraison.

HIGHLIGHTS Taux de frais généraux des ressources Pour chaque ressource, un maximum de trois taux de frais et trois taux de frais généraux de fabrication avec leurs imputations respectives pour la comptabilité analytique peut être défini en fonction de la date. Ces taux de frais sont aussi utilisés pour la pré- et post-calculation.

Calendrier des ressources Pour chaque jour et chaque ressource, toutes les informations influant la capacité quotidienne sont affichées dans le calendrier. Les modifications du temps de travail ou du nombre de postes de travail sont possibles directement dans le calendrier, pour chaque jour.

Calendrier des ressources / mise à jour La fonction “Modification globale du calendrier” permet d’effectuer facilement des modifications générales dans le calendrier, telles que des jours fériés, une fermeture annuelle de l’entreprise ou des interruptions pour l’entretien des machines.

Modèles de temps La définition de différents modèles de temps avec jusqu’à 10 créneaux horaires est possible. Plusieurs créneaux horaires peuvent être définis comme des durées express.

Cela permet également de reproduire plusieurs modèles de journées de travail.

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EXTRAITS

Les exigences des entreprises au sujet de leurs extraits sont aussi individuelles que le sont les entreprises elles-mêmes. Les différents critères de sélection ainsi que le Report Writer, pour des extraits librement configurables, permettent de choisir parmi toutes les données celles dont on a besoin pour créer des extraits sur les indicateurs les plus représentatifs. Ces extraits peuvent être ensuite exportés dans différents formats (Excel, PDF etc.).

23 Plan hebdomadaire Le plan hebdomadaire affiche les opérations de travail qui ne sont pas encore terminées. Les critères suivants permettent une sélection ciblée: > Date > Ressource GPAO > Groupe de ressources GPAO

Ainsi, le plan hebdomadaire peut être préparé de façon sélective pour une ou plusieurs ressources GPAO dans une période donnée.

De plus, il est possible de n’afficher que les opérations des ordres de fabrication définitifs et/ou provisoires et/ou budgétisés.

Avec différents critères de présentation, on peut adapter les informations contenues dans cet extrait standard.

En-cours Tous les extraits de la valorisation des “en-cours” peuvent être créés par: > Ordre de fabrication > Article

Les “en-cours” seront alors présentés séparément selon les coûts d’assemblage et de matière. Les livraisons partielles déjà effectuées pour des ordres de fabrication sont considérées dans la valorisation et affichées distinctement. La valorisation “en-cours” peut être établie à tout moment pour une date quelconque.

EXTRAITS Aperçu des capacités Grâce aux nombreux critères de sélection et de présentation, il est facile de créer des tables sur les charges de chaque ressource GPAO jusqu’à 5 périodes, exprimées en chiffres absolus: > Ressource GPAO > Groupe de ressources GPAO > Périodes > Numéro de client > Numéro d’article > etc.

Pré-/post-calculation Les différents critères de sélection et de présentation permettent de répondre aux fortes exigences relatives aux extraits de calculation.

Calcul des besoins nets Cet extrait permet d’évaluer rapidement si la quantité en stock disponible peut répondre aux besoins nets de tous les sous-ensembles d’un composé.

HIGHLIGHTS Pré-/post-calculation Le degré de détail des pré- et post-calculations peut être défini avec les critères de présentation. Chacune des positions de la nomenclature peut être affichée en détail. La comparaison des trois colonnes de coûts peut également être imprimée.

Plan hebdomadaire Le plan hebdomadaire est un des instruments de contrôle les plus important pour le département fabrication. Il affiche les OF ouverts et les temps de travail par période, par ressource ou par service.

En-cours La valorisation des “en-cours” permet, par exemple, l’imputation des régularisations lors des clôtures mensuelles dans la Comptabilité financière. Les en-cours peuvent également être évalués rétroactivement pour un jour fixé.

Aperçu des capacités L’aperçu des capacités donne une vue d’ensemble rapide sur la situation actuelle de la capacité, et cela sur quatre périodes en même temps. L’utilisateur détermine le degré de détail à l’aide des critères de présentation.

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LOGICIELS INTÉGRÉS POUR RÉPONDRE À TOUS LES BESOINS

Interfaces standard

Produits tiers / Solutions individuelles

Programmes de messagerie Intranet, Internet

Systèmes de saisie des heures

Moteur de recherche Syst. de notification Scanning des rapports

E-Commerce

E-Business EBPP

Gestion des commandes

Gestion de la production

Gestion de projets / prestations

Service après-vente / SAV

Comptabilité des débiteurs

Comptabilité des créanciers

Comptabilité financière / analytique

Gestion des adresses / CRM

Electronic Banking

Comptabilité des immobilisations

Comptabilité des salaires

Ressources Humaines

Archivage / Signature électronique

Gestion de l’information

Workflow

In te rf ac e e dr or de fa br ica tio n

I N T E R F A C E O R D R E D E F A B R I C AT I O N

L’interface ordre de fabrication prend en charge les fonctions suivantes:

> Importation et exportation des données d’ordres de fabrication - Ordres de fabrication

- Réceptions matière

- Composants

- Réceptions travail

- Opérations

- Réceptions positions supplémentaires

- Positions supplémentaires

- Réceptions lots /n° de série incl.

> Interface OLE Importation des données d’ordres de fabrication La fonction d’importation permet de charger les données des ordres de fabrication provenant d’un système externe dans la GPAO ABACUS. En principe, chaque champ qui peut être saisi manuellement dans l’ordre peut également être importé à l’aide de l’interface.

Les options d’importation suivantes sont possibles:

> Reporter la date souhaitée de - l’interface - la saisie manuelle

> Reporter la gestion du traitement de - l’interface - du client ou Customizer GPAO - la saisie manuelle

> Déclencher prochain statut - imprimer batch - ne pas imprimer - selon la gestion du traitement

> Créer les positions - créer positions selon la gamme opératoire de base

> Reporter le type de position - depuis le fichier d’interface - depuis un type de position prédéfini (matière, travail ou coûts supplémentaires)

Exportation des données d’ordres de fabrication Lors d’une GPAO décentralisée, les données des ordres de fabrication saisies peuvent être exportées avec la fonction d’exportation pour être traitées ensuite sur un autre système.

La sélection des données d’ordres de fabrication s’effectue selon les critères suivants:

> OF ouverts > OF archivés Les données des ordres de fabrication peuvent être exportées entièrement ou par domaine. Les domaines suivants sont pris en compte:

> En-tête d’OF

> Numéro de l’OF

> Réceptions

> Textes de l’OF

> Composants

> Opérations

> Tâches précédentes

> Données supplémentaires

> Réceptions

> Textes des différentes positions

> N° lots/n° de série des réceptions finales > N° lots/n° de série des réceptions L’exportation des données s’effectue dans le format ASCII par lignes et chaque champ est représenté par une ligne séparée avec le nom du fichier et le numéro du champ. La structure des données et de l’interface est décrite dans la documentation des interfaces.

Format d’interface variable Des modèles d’interface ASCII pour l’importation ou l’exportation permettent de convertir des données depuis des systèmes externes dans le format ABACUS ou bien de convertir les données ABACUS dans le format externe.

Simulation Avant de lancer un traitement d’interface définitif, toute l’importation peut être d’abord simulée. En cas d’irrégularités, les erreurs sont consignées dans un fichier protocole.

Traitement préliminaire et ultérieur L’importation et l’exportation peuvent s’effectuer avec un traitement individuel préliminaire et/ou ultérieur.

Ce traitement s’exécute au moyen d’un programme propre, un traitement batch ou un script. Par exemple, le fichier d’interface importé est copié dans un répertoire de sauvegarde au moment du traitement ultérieur.

Interface OLE L’interface OLE peut par exemple être intégrée dans les routines du programme. Elle permet la saisie d’un nouvel ordre de fabrication ou d’une nouvelle position d’ordre de fabrication ainsi que la sélection, la modification, la sauvegarde ou la suppression.

Ab aV ie w Re po rt W rit er

O P T I O N G PA O : A B AV I E W R E P O R T W R I T E R / DESIGNER DE FORMULAIRES AbaView est un générateur de formulaires et de rapports disposant de multiples fonctions. AbaView permet de créer des listes personnalisées dans tous les programmes ABACUS, excepté la Comptabilité financière.

Plus de 30 tables Plus de 30 tables peuvent être utilisées pour des extraits dans la GPAO. Quelques exemples de tables se trouvant dans la GPAO: > Réceptions

> Données calendrier

> Réceptions finales

> Données de calculation

> Données lots/n° de série

> Base des articles et prix

> Quantités et mouvements de stock

> En-tête et positions OF

> En-tête et positions gamme opératoire

> Données de base des ressources

Clé d’accès personnelle AbaView peut utiliser les clés des fichiers ABACUS ou générer des index temporaires si nécessaire.

Relations Il est possible de traiter les liens définis entre les fichiers ABACUS. Des menus permettent de créer de nouvelles relations ou de supprimer celles qui existent déjà. Il est donc possible d’éditer des données en provenance de différents programmes ABACUS dans un même rapport.

Sélection des données Les données à éditer peuvent être sélectionnées selon des critères librement définissables. Il est possible d’associer plusieurs critères de sélection à l’aide d’opérateurs logiques comme “ET” et “OU”.

Pour augmenter la convivialité d’utilisation des rapports, l’utilisateur peut créer ses propres masques de saisie pendant la définition du rapport. L’utilisateur choisit un extrait depuis l’environnement ABACUS habituel, sélectionne les données souhaitées et obtient le document désiré sans se préoccuper du fonctionnement d’AbaView.

Fonctions de présentation En plus des éléments de présentation, tels que les illustrations, le tramage, les titres de colonnes et les fonctions d’encadrement automatiques, différents éléments de mise en page peuvent être utilisés: > En-tête et pied de page du rapport

> Titres de colonnes et totalisations sur différents niveaux

> Positions détaillées

> Textes standard définis par l’utilisateur, liés les uns aux autres

La présentation dispose des fonctions suivantes: > Attributs des polices

> Polices Truetype et polices d’imprimantes

> Agrandir, réduire la taille des champs

> Supprimer, insérer, déplacer des champs

> Agrandir, réduire la taille des champs

> Définitions d’expressions

> Renommer les champs

> Lignes libres pour titres et totaux

> Champs de sommes au choix

> Utilisation de variables système comme n° des pages, date, etc.

Designer de formulaires avec AbaView AbaView permet de créer n’importe quel document (confirmation d’OF, bon de préparation, bon de livraison, facture) relatif aux différents domaines de la GPAO comme la vente, l’achat, le stock. L’apparence du document est aussi personnalisée que l’image de l’entreprise. Grâce à AbaView, tous les documents peuvent être créés sur mesure et répondre aux exigences des clients.

Structure du formulaire Elle définit la présentation et l’édition d’un formulaire. Le formulaire se divise en sections. Des textes standard sont définis dans chaque section contenant les champs à éditer.

Les sections suivantes se distinguent: > L’en-tête de rapport comprend les données d’adresses, les informations sur les clients et sur l’OF/commande. > L’en-tête de la page apparaît à partir de la deuxième page du document et peut contenir les mêmes informations que l’en-tête de rapport. > Le détail contient les données de position comme le n° d’article, les quantités, les prix, les rabais et les textes. > Le total est édité en dernier et contient les informations relatives au montant de la TVA, aux rabais et aux valeurs de l’ordre. > Le pied de page est édité sur les documents de plusieurs pages et jusqu’à la dernière page. > Le pied de page du rapport termine le document et contient, par exemple, le bulletin de versement.

Formats de fichiers supportés Les formats de fichiers suivants peuvent être traités et combinés les uns aux autres: > Dataflex

> Pervasive.SQL

> ODBC

> ADO – ActivX Data Objects

> BDE – Borland Database Engine

> ASCII

Formats d’édition supportés L’édition des données peut s’effectuer dans les formats suivants: > Report

> xFlex

> ODBC

> ADO

> BDE >

> ADF

> RTF >

> Fichier d’impression

> HTML

> Anciens formats:

> XML

- Excel 4

> Windows Meta File

- dBase

> ANSI

- Paradox

> ASCII

- Lotus 1-2-3

> Microsoft Excel

- DIF

> Formats lettre en série

AB AC US TO O LKI T

ABACUS TOOL-KIT

ABACUS Tool-Kit est le système de base des applications ABACUS. Pour compléter la convivialité et l’efficacité des programmes, ABACUS Tool-Kit vous permet de bénéficier des technologies les plus modernes: Système de menus ABACUS Avec l’AbaMenu moderne, les programmes ABACUS disposent d’un menu principal, qui permet un passage facile et rapide d’une application à l’autre ou à un programme tiers. > Un choix de programme en fonction du mandant Par mandant, seules les applications ABACUS ouvertes dans le mandant concerné sont affichées dans le menu avec les programmes correspondants. > Un choix de programme en fonction de l’utilisateur L’AbaMenu n’affiche à l’utilisateur que les programmes pour lesquels il possède les droits d’accès nécessaires. > Menus de programme en fonction des rôles Un ou plusieurs rôles peuvent être attribués à un utilisateur. Ils définissent les programmes à afficher, lorsque l’utilisateur ouvre sa session. Il a ainsi le choix entre les divers programmes dont il a besoin pour effectuer les tâches prévues par le rôle sélectionné. > Fonction QuickSearch Des programmes, ainsi que des données émanant des bases de données ABACUS peuvent être recherchés et interrogés à l’aide de mots-clés. > Recherche dans des manuels Il est possible de rechercher online dans les manuels au moyen de mots-clés. > Favoris Les programmes les plus utilisés peuvent être mémorisés par l’utilisateur sous ses favoris. > Gestion des dossiers Cette fonction permet d’archiver automatiquement tous les extraits ABACUS, les documents originaux tels que p. ex. bons de livraison, factures ou également documents Word, Excel, etc. Si l’on dispose des droits d’accès nécessaires, il est ensuite très facile de retrouver, consulter et présenter ces documents.

AbaVision AbaVision est un complément intégrant entièrement les logiciels ABACUS et Microsoft Excel. En s’appuyant sur les Business Objects d’ABACUS (ABO), Excel devient un véritable Management Informations System (MIS) avec un accès online aux transactions et écritures comptables.

Il n’est plus nécessaire de transmettre les informations du logiciel financier vers Microsoft Office et vice versa.

Grâce à cette nouvelle intégration bidirectionnelle (deux voies de communication), on peut, par exemple, établir son budget dans Excel ou dans ABACUS. Les données seront toujours mises à jour automatiquement.

Utilisation pratique pour les utilisateurs d’AbaVision: > Possibilité de réaliser un système de gestion de l’information (MIS) avantageux et souple avec Excel et ABACUS. > Nouvelles possibilités de préparation, d’affichage et d’échange de données et d’informations. > Suppression des redondances entre Excel et ABACUS par la mise à jour automatique des feuilles de calcul Excel. Les sources d’erreurs survenant à la saisie ou à la transmission sont ainsi évitées. > Accès online aux données ABACUS Smart Job: Automatiser les extraits Grâce à Smart Job, la création d’extraits répétitifs est simplifiée. Les listes et rapports des différents programmes ABACUS peuvent être préparés automatiquement en une seule fois.

Avec l’outil “AbaNotify”, le système peut démarrer lui-même un Smart Job à un moment précis. > Traitements automatiques Plusieurs positions de menus avec des programmes d’extraits peuvent être automatiquement démarrées et exécutées successivement. Il est ainsi possible d’automatiser des procédures complètes, sans que l’utilisateur ait à lancer manuellement les programmes correspondants.

Des rapports AbaView peuvent également être intégrés dans un Smart Job. Comme, de plus, les résultats des rapports AbaView peuvent être utilisés comme base pour des traitements ultérieurs par d’autres rapports AbaView, Smart Job devient alors l’instrument idéal pour la préparation des données. > Préparation Pour préparer des données de la Comptabilité financière, les sélections nécessaires peuvent être prédéfinies (par ex. pour quelle période ou pour quelle division doit être créé l’extrait). Le format d’édition peut également être déjà indiqué.

O UT IL S AB AC US

OUTILS ABACUS

Archivage En plus de la gestion des dossiers, gratuitement à votre disposition dans le cadre de l’ABACUS Tool-Kit, le module ABACUS d’archivage vous propose un classement électronique complet des extraits et documents créés dans les différents programmes ABACUS ou dans des programmes externes. > Directement intégré dans le logiciel ABACUS L’archivage ABACUS est entièrement intégré dans les programmes ABACUS. Lors de l’impression d’un rapport, une copie électronique du document peut automatiquement être sauvegardée dans l’archive correspondante. Des décomptes de TVA définitifs, des bilans, des décomptes de salaire etc. sont ainsi directement archivés, indépendamment de l’utilisateur qui a édité l’extrait. Simplicité et sécurité – l’intégrité des données est donc garantie. > Archivage depuis les programmes Office L’intégration de l’archivage ABACUS dans les programmes Microsoft Office offre la possibilité d’enregistrer des documents Word, des tables Excel et des présentations PowerPoint directement depuis l’environnement Office dans les archives ABACUS. > Numérisation et archivage de documents originaux Le module en option AbaScan permet de digitaliser tous les documents dont les originaux sont sur papier, tels que bons de livraison, factures de fournisseur, esquisses d’atelier, etc. Les documents ainsi digitalisés peuvent alors être enregistrés dans l’archive souhaitée. Ces documents sont également dotés automatiquement d’une indexation plein texte permettant une recherche rapide au moyen du moteur de recherche AbaSearch. > Complet et invariable Tous les extraits, documents et données sauvegardés dans des archives sont enregistrés de façon invariable.

Vous ne pouvez plus les supprimer ou les modifier de façon sélective. > Codage et droits d’accès Les données sont codées lors de l’enregistrement et l’accès aux données est réglé de façon à ce que seules les personnes autorisées puissent consulter les informations et que personne ne puisse supprimer des données archivées.

La sécurité est assurée, à la fois, par un mot de passe pour chaque archive et par les droits d’accès de la gestion des utilisateurs. > Recherche aisée d’informations Un moteur performant de recherche plein texte permet de retrouver le document souhaité, même parmi des milliers d’autres, après un court instant. Ce système vous offre également: - une recherche de fragments de mots - une combinaison de différents éléments de texte

AbaPilot: Système de navigation et de recherche Avec AbaPilot, l’utilisateur ABACUS dispose d’un accès rapide et direct à toutes les données et informations enregistrées dans le logiciel ABACUS. Lors de la saisie d’un terme de recherche, tous les enregistrements correspondants sont affichés avec toutes les informations, données et tous les documents associés (Word, Excel, originaux digitalisés).

Un clic de la souris suffit pour afficher des informations détaillées sur les enregistrements. Dans le cas de données ABACUS, le programme de saisie ABACUS correspondant peut être lancé directement afin d’éditer le document au besoin.

AbaNotify: Système d’information et de notification AbaNotify permet à toutes les personnes l’envoi par e-mail planifié dans le temps ou la sauvegarde de listes ABACUS ou de rapports AbaView. La préparation de listes et de rapports peut être faite par responsable d’objet, avec envoi ou sauvegarde. Divers formats de fichiers, comme PDF, XLS, DOC, HTML, TXT sont supportés.

Le programme informe immédiatement en cas d’évènements tels que création, modification ou suppression d’un enregistrement.

L’exportation et le regroupement de modifications de base de données sous les formats XML, HTML, TXT, DAT sont possibles.

AbaNotify peut reprendre divers automatismes propres aux applications, comme p.ex. avis en cas de modifications de champs définis, tels que changement de prix, dans la base de produits. Une notification à la direction des ventes peut également se faire au moyen d’AbaNotify, si un montant d’offre ou de commande est dépassé.

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