Anwenderportrait
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Handgeschriebene Arbeits- und Maschinenrapporte einscannen Zeit und Kosten sparen austellenrapporte werden auch heute noch in vielen Bauunternehmen handschriftlich ausgefüllt und anschliessend manuell in einem EDV-System für die weitere Verarbeitung der Daten erfasst. Diese manuelle Datenerfassung ist aber teuer, weil zeitintensiv und auch fehlerbehaftet. Dank den Entwicklungen im Bereich der optischen Texterkennung von Handschriften steht heute eine Technik zur Verfügung, die es möglich macht, professionelle Lösungen zur automatischen Weiterverarbeitung von Daten aus Papierformularen zu sehr günstigen Kosten zu realisieren. ABACUS bietet mit dem Produkt AbaForm eine Rapport-Scanning Software an, die sich nahtlos in bestehende SORBA/ ABACUS-Lösungen integrieren lässt.
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Wieso haben sich für den Einsatz von AbaForm entschieden? Die neue Technologie mit automatischer Handschrifterkennung bietet uns die Möglichkeit, Prozesse neu zu organisieren und effizienter zu gestalten. Damit verbunden sind natürlich Zeit- und Kosteneinsparungen. Die Firma A. Müller AG in St. Gallen verarbeitet die hangeschriebenen Maschinen- und Arbeitsrapporte maschinell. Herr Franz Knechtle, Leiter Finanz- und Rechnungswesen, berichtet von seinen Erfahrungen bei der Einführung von AbaForm.
Seit wann ist das Scanning von handgeschriebenen Arbeitsrapporten bei Ihnen im Einsatz und in welchen Bereichen? Seit Juni 2003, also nun schon bald ein ganzes Jahr. In dieser Zeit haben wir 3600 handgeschriebene Arbeitsrapporte maschinell eingelesen. Seit April 2004 verarbeiten wir auch monatlich rund 250 Maschinenrapporte. Welche organisatorischen Massnahmen haben Sie zur Einführung von AbaForm getroffen? Natürlich war am Anfang die Skepsis sehr gross, dass nicht alle Mitarbeiter den neuen Arbeitsrapport richtig ausfüllen können. Aber wir verlangen von den Mitarbeitern eigentlich nicht sehr viel, ausser dass sie die Zahlen von 0 - 9 in einer anständigen Schrift schreiben können. Mit wenig Schulungsaufwand haben wir in kurzer Zeit dieses Ziel erreicht.
Eine Spezialität der Firma Müller AG, St. Gallen, sind dekorative und strapazierfähige Bodenbeläge
Zudem ist das Design des Formulars sehr wichtig für die Qualität beim Einscannen der Belege. Hier galt es, Erfahrungen zu sammeln von denen nun weitere Bauunternehmen profitieren können.
Wie haben sich die Arbeitsprozesse verändert? Arbeitsrapporte In der Lohnbuchhaltung werden in die farbigen Rapportvordrucke die fixen Daten aus dem Personalstamm eingedruckt, zum Beispiel mit Mitarbeiternummer, Mitarbeitername, Datum, Wochentage. Die ausgefüllten Arbeitsrapporte mit den Arbeits- und Abwesenheitsstunden sowie den Mittagszulagen werden automatisch gescannt und geprüft. Danach werden die Daten in die Lohnbuchhaltung oder ins SORBA übertragen, damit sie dort für den Geld- oder Rapportierungslauf und im Projektquick weiterverarbeitet werden können. Maschinenrapporte Die ausgefüllten Maschinenrapporte werden eingelesen und direkt in die ABACUS Kostenrechnung oder ins SORBA Projektquick übergeben. Die Daten werden nur dann kontrolliert, wenn eine Zahl vom Programm nicht richtig oder gar nicht erkannt wird.