Dokumentenmanagement - Das Papierlose Büro?

ABACUS Auftragsbearbeitung

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DOKUMENTENMANAGEMENT DAS PAPIERLOSE BÜRO? Das papierlose Büro, in den siebziger Jahren als nahes Ziel formuliert, wird 30 Jahre später erst langsam Realität. Elektronisches Schriftgutmanagement hat schon oft für Schlagzeilen gesorgt, richtig durchzusetzen vermag es sich aber erst in jüngster Zeit.

Erhebungen haben gezeigt, dass sich immer noch zwischen 80 und 95 Prozent aller Daten auf Papier befinden. Grössere und kostengünstige Speichermedien, die Integration von Dokumentenmanagement-Software in ERP-Lösungen, Internet als Kommunikations- und Versand-Medium tragen aber dazu bei, dass der Anteil an elektronisch gespeicherten Dokumenten laufend zunimmt.

STAATLICHER SEGEN FÜR ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG Der Trend zum papierlosen Büro erhält Unterstützung auch von staatlicher Seite. So hat der Bundesrat per 1. Juni 2002 den revidierten Artikel 957 OR über die kaufmännische Buchführung und die entsprechende Ausführungsverordnung in Kraft gesetzt. Mit dieser Revision wird es möglich, dass die Bücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz auch elektronisch geführt und aufbewahrt werden können.

Sinkende Kosten, Effizienz- und Produktivitätssteigerung, Platzersparnis in den Ablagen etc. werden die Folge sein. Argumente, die in Zeiten des verstärken Kostendruckes auf fruchtbaren Boden fallen.

INEFFIZIENTE PAPIERBELEGE Bei den heutigen Software unterstützten Geschäftsabläufen sind Informationen auf Papier nicht mehr zeitgemäss: Medienbrüche und Doppelerfassung von Daten (Erfassung –> Druck –> Versand –> Lesen –> Erfassung) Platzbedarf für Ablage Mehrfachablage Manueller Aufwand für Ablage, Suche etc.

Eingeschränkte Suchmöglichkeiten (meist nur alphabetisch nach Namen) Eingeschränkte Verteilmöglichkeiten (Verteiler, Kopien etc.)

In der ABACUS Software wird das Dokumentenmanagement von der Funktion ”Dossier & Archiv” unterstützt. Wegbereiter war dabei die Kreditorenbuchhaltung, die mittels einer Scanning-Funktion und dem Ausdruck von Barcode-Etiketten eine automatische Erfassung und Zuordnung der Lieferantenrechnung zum Beleg erlaubt.

Weitere ABACUS Applikationen, wie z.B. die Adressverwaltung, wurden ebenfalls mit der Möglichkeit versehen, Barcode-Etiketten für die Archivierung von Dokumenten zu drucken.

AUFTRAGSBEARBEITUNG MIT DOKUMENTENMANAGEMENT Die Auftragsbearbeitung bietet ab der Version 2002.1 ebenfalls eine umfassende Unterstützung des Dokumentenmanagements im Rahmen der Dossierverwaltung und der Archivierung. Für die Erfassung und die Zuordnung von Dokumenten in Dossiers und/oder Archive stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung: Scannen von externen Dokumenten (z.B. Lieferantenrechnungen, Lieferscheine) und automatisches Zuordnen mittels Barcode-Etikette zum entsprechenden Datensatz (Lieferantenbestellung) Scannen von eigenen, handschriftlich ergänzten Dokumenten (z.B. Rüstschein) und automatisches Zuordnen mit aufgedrucktem Barcode zum entsprechenden Datensatz (Kundenauftrag) Automatische Ablage von Dokumentkopien in Dossier oder Archiv (z.B. Offerten) Ablage von Dateien aus Word und Excel via Programm ”OfficeArchiv” Drag & Drop von ca. 200 Dateiformaten in Dossier oder Archiv

ABACUS Auftragsbearbeitung

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Scannen von externen Dokumenten und Zuordnen via Barcode-Etikette In den Erfassungsprogrammen der ABACUS Auftragsbearbeitung (z.B. Einkaufsbestellungen erfassen) kann mit einem einzigen Mausklick auf den Button ”Barcode“ eine Barcode-Etikette für den aktuell zu erfassenden Wareneingang gedruckt werden. Auf der Etikette werden als Zuordnungsinformation die ersten vier Stellen des Dossiernamens, ergänzt z.B. mit der Bestellnummer, in Form eines Barcodes ausgedruckt.

Das Lieferantendokument wird mit der Etikette versehen und mit einem dafür geeigneten Dokumentenscanner und dem Programm ”AbaScan” eingescannt. ”AbaScan” liest den Strichcode und kann auf Grund dieser Informationen den Beleg z.B. dem Dossier der Einkaufsbestellung automatisch zuordnen.

Barcode-Etikette

Folgende Programme der Auftragsbearbeitung unterstützen den Druck von Barcodes: 111 Verkaufsaufträge erfassen/ bearbeiten 112 Teilfakturen erfassen/bearbeiten 113 Projektaufträge erfassen/ bearbeiten 1191 Archivierte Aufträge anzeigen 121 Offerten bearbeiten 128 Offerten-Archiv 211 Lieferantenbestellungen bearbeiten 212 Lieferantenbestellung für Projekt 231 Bezugskosten bearbeiten 2191 Bestellungen Archiv 411 Produktstamm

Rüstschein mit Barcode

In der Version 2003 wird ABACUS einen Barcode-Generator zur Verfügung stellen, der z.B. das Drucken von Barcode-Etiketten ”auf Vorrat“ erlauben wird. Diese vorproduzierten Etiketten müssen später nur noch auf den Dokumenten angebracht werden, bevor sie über den Scanner in das gewünschte Dossier oder Archiv abgespeichert werden.

Scannen von eigenen, handschriftlich ergänzten Dokumenten Rüstscheine und Lieferscheine sind Beispiele für Arbeitspapiere, die vielfach manuell mit Informationen wie Datum, Gewicht, Visum, Unterschrift etc. ergänzt werden. Anstatt diese Papiere wie früher in Ordnern abzulegen, besteht mit der Dossierfunktion die Möglichkeit, diese Papiere einzuscannen und dem Auftrag zuzuordnen. Da es sich in diesem Fall um interne Dokumente handelt, die mit der Auftragsbearbeitung erstellt werden, kann der Barcode direkt auf dem Formular mitausgedruckt werden. Für das Einlesen und Zuordnen des Dokumentes wird darum keine zusätzliche Barcode-Etikette benötigt.

ABACUS Auftragsbearbeitung

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Automatische Ablage von Dokumentkopien in Dossiers oder Archiven Die häufigste Anwendung für die Ablage einer Dokumentkopie dürfte die Rechnung selbst sein, deren Kopien heute oft noch alphabetisch und ordnerfüllend abgelegt werden. Die Auftragsbearbeitung mit ihrer Funktion der ”Belegflüsse“ in den Modulen Verkauf und Einkauf unterstützt das elektronische Archivieren von gedruckten Dokumenten.

Ablage von Dateien aus Word und Excel Das Programm ”OfficeArchive.Exe” im Verzeichnis ”\ABAC\DF” erlaubt die Integration von Word- und Excel-Dateien in die ABACUS Dossiers.

Im geöffneten Office-Programm Word oder Excel wird ein Button mit der Bezeichnung ”In ABACUS Dossierverwaltung speichern” zur Verfügung gestellt. Mit dieser Funktion wird ein Programm-Assistent gestartet, der den Benutzer durch die nötigen Arbeitsschritte führt und die aktive Datei in das gewählte Dossier speichert.

ABACUS plant, diese Funktionalität künftig auch in Microsoft Outlook zu integrieren, damit z.B. eingegangene Mails eines Lieferanten oder eines Mitarbeiters mit einem Knopfdruck in das entsprechende Kreditoren- oder Mitarbeiter-Dossier gespeichert werden können.

Die Informationen, die für die Archivierung der Dokumente im Belegfluss benötigt werden, müssen nur im entsprechenden Formular definiert sein. Diese Angaben werden im Report unter ”Reporteigenschaften” eingetragen. Auf Grund dieser Reporteigenschaften wird bei jedem Ausdruck automatisch eine Kopie in das definierte Dossier oder Archiv abgespeichert.

OfficeArchive

Word mit OfficeArchive Button

AbaView Definitionen

ABACUS Auftragsbearbeitung

Die Zuordnung und die Ablage von Dokumenten ist sowohl mit der Dossierverwaltung wie auch mit dem Archiv möglich. Für das schnelle und effiziente Auffinden von Daten in Dossiers und Archiven wird die Search-Engine, die als Appliance in das bestehende Netzwerk eingefügt wird, angeboten. Die Volltextsuche der SearchEngine erlaubt das Auffinden von Daten in allen gespeicherten Dokumenten und Datenbanken. So wird es z.B. möglich, nach einem Betrag, einem Namen, einer Adresszeile, einer Bemerkung, einer bestimmten Produktnummer etc. zu suchen. Die Search-Engine liefert als Ergebnis sämtliche Dokumente, die den gesuchten Begriff beinhalten. Das Auffinden von Dokumenten, die in Dossiers oder Archiven gespeichert wurden, wird im Vergleich zu einer alphabetischen, konventionellen Dokumentablage mit AbaSearch zum Kinderspiel.

Die ABACUS Archivierung bietet im Unterschied zur Dossierverwaltung folgende zusätzliche Möglichkeiten: Automatische Abspeicherung einer Kopie (z.B. Ausdruck) in ein Dossier oder Archiv.

Archiv-Daten können jahresabhängig ausgelagert werden.

Archiv-Inhalte können nicht gelöscht werden.

SOFTWARE, HARDWARE, VERFÜGBARKEIT ABACUS Software Einführungspreise (Stand Herbst 2002) ABACUS Dossierverwaltung Kostenlos, da Teil des ABACUS Tool-Kit ABACUS Archivierung:

Fr. 1500.– Single-User 4 User: + 40%

Option AbaScan:

Fr. 2‘500.– Single-User

ABACUS Volltextsuchmaschine:

Fr. 1000.– Single-User 4 User: + 40%

Hardware AbaScan wurde mit folgenden Scannern und Barcode-Drucker getestet.

Barcode-Drucker:

Seiko Label Printer

Scanner:

Fuijtsu Scan Partner Serien (mit Dokumentfeeder) Canon DR 3020 Dokumentenscanner

Die Scanner müssen über einen vom Hersteller für das jeweilige Betriebssystem freigegebenen Twain-Treiber verfügen. Das bedeutet, dass AbaScan nur dann einwandfrei funktioniert, wenn der Scanner unter dem jeweiligen Betriebssystem (Windows NT/2000) problemlos eingesetzt werden kann.

Voraussetzungen Auftragsbearbeitung Archivierung und AbaScan

Version 2002.1 ABACUS Version 2000

ABACUS Volltextsuchmaschine

ABACUS Version 2003

Die ABACUS Dossierverwaltung, evtl. in Kombination mit der ABACUS Archivierung, ergänzt mit AbaSearch und AbaScan, ist ein erster, reeller Schritt in Richtung des papierlosen Büros.

ABACUS Research AG Ziegeleistrasse 12 CH-9302 Kronbühl-St. Gallen Telefon 071 292 25 25 Fax 071 292 25 00 www.abacus.ch

E+S ASW.1000d MH.10.02

DOSSIERVERWALTUNG ODER ARCHIVIERUNG? Grundsätzlich bieten die ABACUS Dossierverwaltung und die Archivierung dieselben Funktionalitäten. Dossiers können als zentrale Dossiers pro Mandant oder innerhalb der Mandanten und Applikationen funktionsbezogen (Verkauf, Produktstamm, Kundenstamm etc.) als Stammdatendossiers geführt werden – im Unterschied zu den Archiven, die immer zentral pro Mandant angelegt werden.

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