Lieferantenrechnungen digitalisieren und archivieren

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Lieferantenrechnungen digitalisieren und archivieren Steuerverwaltung gibt OK für digitales Archiv

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it der ABACUS Archivierung besteht die Möglichkeit, Papierrechnungen mit einem Scanner einzulesen und als digitalisierte Dokumente in elektronischen Dossiers oder Archiven abzuspeichern. Die Eidgenössische Steuerverwaltung hat auf eine entsprechende Anfrage von ABACUS bestätigt, dass auch digital aufbewahrte Rechnungen zum Vorsteuerabzug berechtigen.

Die schriftliche Antwort der Hauptabteilung Mehrwertsteuer der Eidgenössischen Steuerverwaltung lautet wie folgt: Frage 1: Die eingescannten Belege können jederzeit angeschaut und wenn nötig auf Papier ausgegeben werden. Somit wäre die Ziffer 947 der Wegleitung eingehalten. Doch reicht dies für Vorsteuerbelege?

Im 1. Absatz von Randziffer (Z) 0947 der Wegleitung 2001 (WL) wird gesagt, dass die übrigen Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz auch elektronisch aufbewahrt werden können. Kreditorenrechnungen werden der Geschäftskorrespondenz zugerechnet. Im Original aufbewahrt werden müssen nur Unterlagen und Belege, bei denen die Möglichkeit der Wiedergabe in beliebiger Anzahl zu Unklarheiten oder Missbrauch Anlass geben könnte; z.B. Einfuhrsteuerausweise und Ausfuhrdokumente der EZV (Z 948).

Frage 2: Wir können wenn nötig beim Scannen auch die eingescannten Belege signieren, so dass eine allfällige spätere (böswillige) Veränderung des PDF ersichtlich ist.

Gestützt auf Art. 3 der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV) muss die Geschäftskorrespondenz so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden kann, ohne dass sich dies feststellen lässt. Beim Übertrag auf andere Informationsträger muss gemäss Art. 10 Abs. 2 GeBüV

a. die Vollständigkeit und Richtigkeit der Informationen gewährleistet bleiben; und b. die Verfügbarkeit und die Lesbarkeit den gesetzlichen Anforderungen weiterhin genügen.

Dies heisst, dass entsprechende Vorkehren getroffen worden sein müssen, um diese Bestimmungen einzuhalten. Die Notwendigkeit einer digitalen Signatur richtet sich gemäss Art. 9 GeBüV nach der Art des Aufbewahrungsmediums. Die GeBüV erwähnt digitale Signaturverfahren bei veränderlichen Datenträgern

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nur als Beispiel. Würde jedoch ein anderer Integritätsschutz verwendet, so wäre ein solcher nur zulässig, wenn er nachweislich das gleiche oder ein höheres Niveau aufweisen würde, wie dies mit asymmetrischen Kryptoverfahren erreicht werden kann.

Frage 3: Ziel ist es, die Vorsteuer-Papierbelege nach der Digitalisierung nicht mehr in Papierform abzulegen.

Gemäss Art. 957 Abs. 4 des Obligationenrechts hat elektronisch aufbewahrte Geschäftskorrespondenz die gleiche Beweiskraft wie solche, die ohne Hilfsmittel lesbar ist. Wie zu Ihrer ersten Frage ausgeführt, stehen auch die mehrwertsteuerlichen Bestimmungen einer elektronischen Aufbewahrung nicht entgegen.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass die aufbewahrungspflichtige Unternehmung nicht für die damit verbundenen Risiken einzustehen hat. Der Aufbewahrungspflichtige hat die Vor- und Nachteile einer ausschliesslich in elektronischer Form aufbewahrten Geschäftskorrespondenz abzuwägen und zu verantworten.

archiDigitale Signatur für Authentizität und Unverändertheit Für das Scannen von Originalbelegen wie Rechnungen wird in der kommenden ABACUS-Version 2006 die Möglichkeit geschaffen, dass die als PDF gescannten Unterlagen digital signiert werden können.

Durch das digitale Signieren der Belege wird das Dokument nicht nur mit der digitalen Signatur der entsprechenden Person, sondern auch mit einem Zeitstempel versehen, so dass erkennbar ist, wann und durch welche Person die PDF-Datei erstellt wurde.

Komfortables Auffinden der Belege Mit der Suchmaschine AbaPilot lassen sich einzelne Belege und auch deren Verknüpfungen mit den entsprechenden Buchungen und Transaktionen in kürzester Zeit selbst bei grossen Datenmengen finden.

Sie können am Bildschirm angezeigt und auf Wunsch auch auf dem Drucker ausgegeben werden.

Fazit Die elektronische Archivierung von ABACUS hat sich bereits in mehreren Unternehmen im praktischen Einsatz bewährt. Sie können schon jetzt von den Vorteilen einer digitalen Archivierung profitieren. Bei diesen Unternehmen hat die Zukunft bereits begonnen, in der das Papierarchiv endgültig der Vergangenheit angehört. Diese Firmen schätzen vor allem die nahtlose Integration der digitalisierten Belege in die ABACUSAuswertungen wie beispielsweise in die Kreditorendisposition oder die Kontoauszüge.

Vorteile der ABACUS Archivierung <digital erp> • Einfache Lösung ohne grossen Schulungsaufwand • Belege können mit AbaScan als PDF digitalisiert und volltextindexiert werden • Einfache und schnelle Suche mit AbaPilot über Stammdaten, Bewegungsdaten, Archive/Dossiers • Visualisierung gescannter Belege direkt aus der Auswertung oder AbaPilot • Daten können auf einen Datenträger (z.B. CD/DVD) ausgelagert werden. Dabei wird ein neuer Suchindex auf dem entsprechenden Datenträger erstellt.

ABACUS Archivierung Preise Single-User Grundversion Archivierung + digitale Signatur * Fr. 2'500.– AbaScan * Fr. 2'500.– AbaPilot Volltextsuchmaschine Fr. 1'000.– *) inkl. 10 Mandanten/Geschäftsbereiche

ABACUS Research AG Ziegeleistrasse 12 CH-9301 Wittenbach-St.Gallen Telefon 071 292 25 25 Fax 071 292 25 00 www.abacus.ch

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E+S ASW.200d.AMH.03.2010

ABACUS-Vertriebspartner geben gerne Auskunft über die notwendigen Schritte für eine rasche Implementierung der Lösung.•