ABACUS Archivierung
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ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG GESETZLICH ANERKANNT Der Abdruck dieses Artikels erfolgt mit freundlicher Genehmigung durch die Schweizer Treuhand-Kammer und durch den Autor Lukas Marbacher, Partner und Leiter des Marktbereichs Versicherungswirtschaft bei PricewaterhouseCoopers.
Alle Geschäftsbücher, Geschäftskorrespondenz und Belege können künftig sowohl im Original als auch elektronisch geführt bzw. aufbewahrt werden. Der Bundesrat hat eine Revision des Art. 957ff des Obligationenrechts (OR) sowie die Ausführungsverordnung für Art. OR auf den 1. Juni 2002 in Kraft gesetzt.
EINLEITUNG Die revidierten Bestimmungen des Obligationenrechts ermöglichen, die Geschäftsbücher neben der Geschäftskorrespondenz und den Belegen nicht nur auf Papier, sondern auch auf anderen Informationsträgern zu führen und aufzubewahren. Im Weiteren bringen die neuen Art. 957ff formelle Änderungen wie: Wegfall der Unterzeichnungspflicht und damit die schriftliche Aufbewahrung für Inventare – bisher in Art. 961 OR gefordert. Es bleibt die Unterzeichnungs- und die schriftliche Aufbewahrungspflicht für Betriebsrechnung und Bilanz. Die 10-jährige Aufbewahrungspflicht beginnt neu nicht mehr mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden, die Geschäftskorrespondenz ein- oder ausgegangen ist und die Buchungsbelege entstanden sind, sondern mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. In der Praxis bedeutet das eine Verringerung der bisherigen Aufbewahrungsdauer um maximal ein Jahr.
Das Gericht oder die Behörde können anordnen, dass die elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrten Geschäftsbücher, Buchungsbelege oder Geschäftskorrespondenzen vom Buchführungspflichtigen so vorgelegt werden, dass sie entweder ohne Hilfsmittel gelesen oder mit Hilfsmitteln lesbar gemacht werden können. Die Hilfsmittel sind dabei vom Buchführungspflichtigen zur Verfügung zu stellen. Die neue Ausführungsverordnung definiert die zu führenden Bücher, die Ordnungsmässigkeit der Führung und Aufbewahrung der Bücher und befasst sich mit den Grundsätzen für die ordnungsgemässe Aufbewahrung und den für die Aufbewahrung zulässigen Informationsträgern. Sie ersetzt die bisherige Verordnung über die Aufzeichnung von aufzubewahrenden Unterlagen vom 2. Juni 1976. In den folgenden Kapiteln wird die neue Ausführungsverordnung näher erläutert.