ABACUS Anwenderporträt
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ZÜRCHER FACHHOCHSCHULE MIT ABACUS UND INFORMATION MANAGER Die vielschichtigen Informationsanforderungen einer Fachhochschule verlangen heute nach flexiblen und vollständig integrierten Systemen. Die neue Lösung, ABACUS Rechnungswesen und dessen Leistungs-/ Projektabrechnung kombiniert mit der Schul- und Kursadministration des D&O Information Manager (IM), kommt diesem Bedürfnis vollumfänglich nach. Im Rahmen des Projekts wurden komplexe Strukturen vereinfacht und vereinheitlicht sowie Abläufe optimiert. Das neue System hat sich in der einjährigen Praxis bereits bestens bewährt.
KURZPORTRAIT IAP/HAP Die Stiftung Institut für Angewandte Psychologie, Zürich, bietet über verschiedene Beratungsabteilungen sowohl Kurse und Seminare, als auch Beratungs-Dienstleistungen unter dem Leitthema “Psychologie aus der Praxis, für die Praxis” und dem Label IAP an. Die Hochschule für Angewandte Psychologie HAP, als zweiter Tätigkeitsbereich der Stiftung ist ein Teil der Zürcher Fachhochschule ZFH und offeriert ein breites Spektrum an Studiengängen, Nachdiplomkursen (NDK), angewandter Forschung und Dienstleistungen im Bereich der angewandten Psychologie.
AUSGANGSLAGE Ende Januar 2000 erhielt die BDO Visura den Auftrag, die ABACUS Lohnbuchhaltung als Insellösung rückwirkend auf den 1. Januar 2000 einzuführen. Die stetig steigenden Anforderungen im Bereich des Rechnungswesens, der Leistungsabrechnung, der Schul- und Kursadministration sowie der Adressverwaltung veranlassten den Stiftungsrat, die organisatorischen Abläufe im Rechnungswesen – insbesondere die Machbarkeit mit der betriebswirtschaftlichen Software von ABACUS im Verbund mit dem IM – als Gesamtlösung prüfen zu lassen. Nach erfolgter Präsentation der Ergebnisse der Vorstudie vor dem Stiftungsrat erhielt die BDO Visura (ABACUS) gemeinsam mit Performa GmbH (IM) Ende August 2000 den Auftrag, die neue integrierte Lösung auf den 1. Januar 2001 zu realisieren.
ZIELE/PROJEKTPLANUNG UND -ORGANISATION Dem Projekt wurden vom Stiftungsrat IAP folgende Hauptziele vorgegeben: Einführung einer effizienten operativen EDV-Lösung für das Rechnungswesen (Lohn, Fibu, Debi, Kredi) und der vorgelagerten Systeme (Schul- und Kursadministration, Leistungs-/Zeiterfassung, Fakturierung und Projektabrechnung). Schaffung eines Controlling-Instrumentariums zur Unterstützung des Planungs- und Budgetierungsprozesses sowie des Reportings. Klare Trennung der Rechnungen der beiden Tätigkeitsbereiche der Stiftung mittels den Instrumenten der Kostenrechnung: Zum einen die privatwirtschaftlich operierenden Beratungsabteilungen IAP; zum andern der (subventionierte) Hochschulbereich HAP, als Teil der ZFH. Eigene Adressdatenbank für den Fachhochschulbereich HAP, die den über die reine Kursadministration hinausgehenden Anforderungen (Klassen, Unterrichtsmodule, Aufnahmeverfahren etc.) gerecht wird und dennoch bezüglich Finanzinformationen (Erlöse, Debitoren) in die Gesamtlösung integriert ist.
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Das Projekt konnte dank einer flexiblen Projektorganisation effizient abgewickelt werden. Zur Steuerung und breiten Abstützung innerhalb der Organisation wurde ein Projektausschuss gebildet, der sich aus Abteilungsleitern unter dem Vorsitz des Institutsleiters, Dr. Andreas A. Müller zusammensetzte. Das Projektteam bestand aus dem Kernteam des IAP/HAP, dem externen Projektleiter (Berger Controlling AG) sowie den Partnerfirmen BDO Visura (Teilprojekte Rechnungswesen und AbaProject) und Performa GmbH (IM). TECHNISCHES LÖSUNGSKONZEPT – ÜBERBLICK Die technische Lösung besteht aus den beiden Standardpaketen ABACUS, mit den Modulen - Finanzbuchhaltung - Debitorenbuchhaltung - Kreditorenbuchhaltung - Lohnbuchhaltung - Leistungs-/Projektabrechnung AbaProject - Adressverwaltung Information Manager von D&O
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Die beiden Software-Pakete sind mit einer Schnittstelle für die Fakturierung (Adressen, Offene Posten, Erlösbuchungen) miteinander verbunden (vgl. Schema). Administration Hochschule Im Rahmen der Einführung der EDV-unterstützten Schul- und Kursadministration bei der HAP sollten auch die Abläufe vereinheitlicht und effizienter gestaltet werden, um so eine höhere Dienstleistungsqualität zu erreichen. Folgende Themenbereiche wurden realisiert: Adressverwaltung für Lernende, Dozierende, Kursteilnehmer etc. Marketingfunktionalität (Interessenten, Unterlagenversand, Akquisition etc.) Aufnahmeverfahren (mit WorkflowCharakter für die schrittweise Bearbeitung vom Interessenten mit Bewerbung bis Aufnahme) Administration von: - Diplom- und Nachdiplomausbildung (Klassen, Pflicht- und Wahleinheiten) - Öffentliche Veranstaltungen - Workshops und Supervisionen - Fachhörer und Repetenten Vielfältige automatisierte Einzel- und Serienkorrespondenz direkt ab Adressen, Klassen oder Ereignissen (mit mehreren Adressanschriftsvarianten, z.B. Privat- oder Firmenanschrift) Automatische Buchungsfunktionalität für Lernende über mehrere Klassen/ Module
Statistiken/Auswertungen (z.B. für das Bundesamt für Statistik BFS, Grundlagen Jahresbericht, Auswertungen von NDK-Teilnehmern) Flexible, auf Schul- und Kursadministration fokussierte Fakturierung (PerFacto) mit Schnittstelle in ABACUS Dokumentdruck wie Bestätigungen, Teilnehmer- oder Präsenzlisten, Lehraufträge etc. LEISTUNGSERFASSUNG ABAPROJECT Die Leistungserfassung erfolgt durch rund 80 Mitarbeitende direkt im AbaProject. Nebst den mandatsbezogenen Tätigkeiten und den Leistungen im Hochschulbereich werden auch die internen Projekte sowie Absenzen im System erfasst, was auch die Zeitsaldo- und Ferienkontrolle ermöglicht. Weiter werden die Daten monatlich via Lohnbuchhaltung in die Kostenrechnung übergeben (interne Schnittstelle ABACUS).
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PROJEKTVERWALTUNG UND FAKTURIERUNG Die Software zur Projektverwaltung dient den Beratungsabteilungen zur Nachkalkulation der Aufträge und wird von der Hochschule im Bereich der Forschungsund Dienstleistungsprojekte eingesetzt. Damit werden neben den Stundenleistungen der Mitarbeitenden auch Drittleistungen (via Kreditorenbuchhaltung) und interne Aufwendungen wie etwa Raummieten für Seminare verbucht. Aus AbaProject werden dann direkt die Leistungen als Stunden, Tages- oder Dienstleistungspauschalen (“Artikel”) und Spesen fakturiert. Dabei “zwang” das neue System zu einer durchaus erwünschten Vereinheitlichung der Rechnungslayouts. AUSWERTUNGEN Verschiedene Auswertungen werden durch die Benutzer direkt über die Auswertungsfunktion von AbaProject erstellt. Einige wenige sehr individuelle Anforderungen an Auswertungen im Bereich Projektverwaltung wurden über Spezial-Auswertungen mit AbaView realisiert. Dazu gehören insbesondere eine Mitarbeiter-Monatsübersicht mit den für die Projekte geleisteten Stunden und der Gleitzeitstatistik Übersicht der Gleitzeit und Produktivität nach Mitarbeitenden und Abteilungen Projekttabelle mit Fakturierungsinformationen.
KOSTENRECHNUNG Wie erwähnt müssen in der Kostenrechnung das IAP und die HAP unterschiedlich behandelt werden; diese beiden Tätigkeitsbereiche der Stiftung werden über die Kostenstellenstruktur abgebildet. Für das Lösungskonzept im Bereich der HAP mussten die Richtlinien gemäss dem Leitfaden des Bundesamtes für Berufsbildung und Technologie BBT “Kostenrechnung für Fachhochschulen” berücksichtigt werden. Dieses Konzept sieht eine neunstufige Deckungsbeitragsrechnung vor. Die Kosten des Overheads werden sehr detailliert – nach Kostenartengruppen und teilweise je Gruppe mit zwei unterschiedlichen Schlüsseln – auf die einzelnen Kostenträger weiter verrechnet. Diese detaillierten Umlagen der einzelnen Kostenartengruppen werden über das Kennzahlenmodul von ABACUS ermittelt und via Umlagetabelle weiter belastet. Die Einzellöhne (Lohnstunden) sind auf den einzelnen Kostenträgern nach Funktionen zu unterscheiden und werden aus diesem Grund über die Lohnbuchhaltung an die Kostenrechnung geliefert. Dank der Bilanzsteuerung von ABACUS konnte der vom Bund und Kanton geforderte BAB direkt vom System generiert werden. Die manuelle Erfassung in Excel fällt künftig weg. Da der Bereich IAP nicht den Richtlinien des BBT unterliegt, gelangen andere Umlageverfahren zur Anwendung. Hier werden nur direkt zuteilbare Kosten den Kostenträgern belastet und die Gemeinkosten auf Abteilungs- bzw. Institutsstufe analysiert.
DECKUNGSBEITRAGSRECHNUNG UND REPORTING Sämtliche Reports der Kostenrechnung werden mit der Bilanzsteuerung bzw. den Standardberichten der FIBU/KORE von ABACUS erstellt: Deckungsbeitragsrechnung für den Bereich HAP (gemäss BBT-Richtlinien) Deckungsbeitragsrechnung für den Bereich IAP Kostenträgerauswertung Kostenstellenauswertung Kostenübersicht für die Gesamtunternehmung PROJEKTREVIEW Im Rahmen des Projektes wurde eine stärkere Standardisierung der Tarife des IAP angestrebt, was angesichts der Vielfalt der Dienstleistungen nicht einfach war, mehr Zeit als geplant in Anspruch nahm und so im Bereich der Fakturierung zu einer zeitlichen Verzögerung führte. Dass sich dieser einmalige Mehraufwand jedoch gelohnt hat, zeigt sich heute in der Praxis durch den hohen Nutzen und die Effizienz der Abläufe. Entgegen den ursprünglichen Befürchtungen verlief die Umstellung von der zentralen zur dezentralen Leistungserfassung reibungslos. Die neue Lösung ist seit Beginn des Jahres 2001 erfolgreich im Einsatz, erfüllt die anspruchsvollen Anforderungen des IAP und der HAP und wird durch die hohe Zufriedenheit aller Anwender bestätigt. BDO Visura bedankt sich bei dieser Gelegenheit beim gesamten Projektteam, insbesondere bei Frau Cathrin Kaufmann und Herrn Stephan Berger, für die sehr konstruktive und effiziente Projektarbeit.
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Datum: Zeit: Ort:
Mittwoch, 16. Januar 2002 09.15 Uhr - ca. 12.30 Uhr Bahnhof Luzern, Bahnhofsrestauration
Informationen und Auskunft erhalten Sie bei BDO Visura und Performa GmbH.
BDO Visura Reto Kron/Beat Willimann Landenbergstrasse 34 CH-6002 Luzern Tel. 041 368 12 12 Fax 041 368 13 13 www.bdo.ch E-Mail: aba.admin@bdo.ch
Performa GmbH Adrian Bärtschi/Joe Bienz Habsburgerstrasse 33 CH-6003 Luzern Tel. 041 227 11 33 Fax 041 227 11 34 www.performa.ch E-Mail: info@performa.ch
Berger Controlling AG Stephan Berger Wattstrasse 3 CH-8050 Zürich-Oerlikon Tel. 01 313 13 20 Fax 01 313 13 08 E-Mail: berger@controlling-ag.ch
Sonderdruck Pages 4/01 2500 Ex.12.01
PRÄSENTATION FÜR SCHULEN UND WEITERBILDUNGSINSTITUTIONEN Im Januar 2002 findet in Luzern eine Informationsveranstaltung statt, an der die Einsatzmöglichkeiten von ABACUS und IM im Schul- und Weiterbildungsbereich – unter anderem für Fachhochschulen – präsentiert werden.
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