ABACUS Anwenderporträt
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ZÜRCHER FACHHOCHSCHULE MIT ABACUS UND INFORMATION MANAGER Die vielschichtigen Informationsanforderungen einer Fachhochschule verlangen heute nach flexiblen und vollständig integrierten Systemen. Die neue Lösung, ABACUS Rechnungswesen und dessen Leistungs-/ Projektabrechnung kombiniert mit der Schul- und Kursadministration des D&O Information Manager (IM), kommt diesem Bedürfnis vollumfänglich nach. Im Rahmen des Projekts wurden komplexe Strukturen vereinfacht und vereinheitlicht sowie Abläufe optimiert. Das neue System hat sich in der einjährigen Praxis bereits bestens bewährt.
KURZPORTRAIT IAP/HAP Die Stiftung Institut für Angewandte Psychologie, Zürich, bietet über verschiedene Beratungsabteilungen sowohl Kurse und Seminare, als auch Beratungs-Dienstleistungen unter dem Leitthema “Psychologie aus der Praxis, für die Praxis” und dem Label IAP an. Die Hochschule für Angewandte Psychologie HAP, als zweiter Tätigkeitsbereich der Stiftung ist ein Teil der Zürcher Fachhochschule ZFH und offeriert ein breites Spektrum an Studiengängen, Nachdiplomkursen (NDK), angewandter Forschung und Dienstleistungen im Bereich der angewandten Psychologie.
AUSGANGSLAGE Ende Januar 2000 erhielt die BDO Visura den Auftrag, die ABACUS Lohnbuchhaltung als Insellösung rückwirkend auf den 1. Januar 2000 einzuführen. Die stetig steigenden Anforderungen im Bereich des Rechnungswesens, der Leistungsabrechnung, der Schul- und Kursadministration sowie der Adressverwaltung veranlassten den Stiftungsrat, die organisatorischen Abläufe im Rechnungswesen – insbesondere die Machbarkeit mit der betriebswirtschaftlichen Software von ABACUS im Verbund mit dem IM – als Gesamtlösung prüfen zu lassen. Nach erfolgter Präsentation der Ergebnisse der Vorstudie vor dem Stiftungsrat erhielt die BDO Visura (ABACUS) gemeinsam mit Performa GmbH (IM) Ende August 2000 den Auftrag, die neue integrierte Lösung auf den 1. Januar 2001 zu realisieren.
ZIELE/PROJEKTPLANUNG UND -ORGANISATION Dem Projekt wurden vom Stiftungsrat IAP folgende Hauptziele vorgegeben: Einführung einer effizienten operativen EDV-Lösung für das Rechnungswesen (Lohn, Fibu, Debi, Kredi) und der vorgelagerten Systeme (Schul- und Kursadministration, Leistungs-/Zeiterfassung, Fakturierung und Projektabrechnung). Schaffung eines Controlling-Instrumentariums zur Unterstützung des Planungs- und Budgetierungsprozesses sowie des Reportings. Klare Trennung der Rechnungen der beiden Tätigkeitsbereiche der Stiftung mittels den Instrumenten der Kostenrechnung: Zum einen die privatwirtschaftlich operierenden Beratungsabteilungen IAP; zum andern der (subventionierte) Hochschulbereich HAP, als Teil der ZFH. Eigene Adressdatenbank für den Fachhochschulbereich HAP, die den über die reine Kursadministration hinausgehenden Anforderungen (Klassen, Unterrichtsmodule, Aufnahmeverfahren etc.) gerecht wird und dennoch bezüglich Finanzinformationen (Erlöse, Debitoren) in die Gesamtlösung integriert ist.