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CLOTURE ANNUELLE POUR QUE TOUT FONCTIONNE ! Pour la plupart des entreprises suisses le temps des clôtures annuelles arrive à grand pas. ABACUS désire vous épauler de façon optimale et vous décrire les déroulements de manière à ce qu’il vous soit possible de clôturer correctement et efficacement votre exercice.
Les questions suivantes se posent chaque année au moment de la clôture : Comment ouvrir un nouvel exercice ou une nouvelle année civile ? Quelles listes doivent être imprimées/archivées ? Quand et comment clôturer un exercice ou une année civile ? Quelles données doivent être supprimées ? Dans le résumé ci-dessous, vous trouverez tous les travaux devant être effectué avant la clôture annuelle. En outre, il vous montrera quels documents doivent être imprimés et / ou archivés avant la clôture définitive.
SAUVEGARDE DES DONNEES Avant de lancer le programme de clôture, il faut dans tous les cas faire une sauvegarde des données du mandant concerné. Les données sauvegardées pourront, si nécessaire, être utilisées à rétablire l’exercice dans sont état d’avant la clôture. La sauvegarde des données peut être faite avec le programme S7 ”Programme de copies” ou à l’aide de la sauvegarde standard (p.ex. sur bande, CD, Zip ou Jaz). Il est conseillé de tester périodiquement la qualité de la sauvegarde. Les données peuvent-elles être réimportées sans erreurs ?
OUVERTURE D’UN EXERCICE OU D’UNE ANNEE CIVILE L'ouverture d'un exercice ou d'une année civile peut s'effectuer ainsi : Programme
Remarques
Gestion des commandes Facturation AbaWorX AbaProject
Pas besoin de définir d'exercice ou année civile.
Comptabilité des salaires
Ouvrir une nouvelle année civile dans le programme 56 PROGRAMMES DE FIN D'ANNEE. On peut ouvrir au maximum deux années civiles simultanément.
Gestion des immobilisations Comptabilité financière Comptabilité des débiteurs Comptabilité des créanciers
Dans le programme 56 PROGRAMMES DE FIN D'ANNEE, ouvrir un nouvel exercice pour la saisie d'écritures ou l'établissement de budget. Un nombre quelconque d'exercices peut être ouvert en parallèle. L'ouverture d'un exercice pour la comptabilité des débiteurs ou des créanciers s'effectue à partir de la comptabilité financière.
31.12.2002 1.1.2003
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DEROULEMENT DU PROGRAMME DE CLOTURE DEFINITIF Chaque logiciel vérifie si le programme de fin d'année peut vraiment être exécuté. L'ordre d'exécution des programmes définitifs de fin d'année ainsi que les contrôles individuels sont définis dans le tableau ciaprès :
Programme 1. Gestion de commande
Contrôle Toutes les commandes ouvertes, pendantes et arriérées, portant une date COFI de la période à clôturer doivent avoir été définitivement comptabilisées. Tous les mouvements d’AbaProject, facturés au travers de GPAO, portant une date COFI de la période à clôturer doivent avoir été comptabilisés. Il faut imprimer tous les documents portant une date COFI plus petite que la date de blocage. Les interfaces débiteurs, créanciers et COFI doivent avoir été traité.
2. AbaProject
Les écritures de la gestion de commande, tel que sortie de matériel en stock, doivent avoir été transmises et traiter dans la gestion de projets à l’aide du programme 13 SAISIE DES ACTIVITES Toutes les écritures de la période à boucler doivent être imputées dans la comptabilité salaires, financière/analytique et dans les immobilisations au moyen du programme 14 IMPUTER. Tous les mouvements décomptés à une date COFI incluse dans la période à clôturer doivent être facturés et comptabilisés dans AbaWorX au moyen du programme 25 FACTURER.
3. Facturation AbaWorX
Tous les documents de l’année civile à clôturer doivent avoir été comptabilisés dans la comptabilité des débiteurs.
4. Comptabilité des débiteurs
Tous les versements collectifs de la période à clôturer doivent être réglés. Devise étrangère : Exécuter l'évaluation PO conformément à la table de change officielle de l'Administration fédérale des contributions, resp. aux directives internes du groupe. Les décomptes TVA de toutes les périodes de l'année doivent avoir été définitivement clôturés et imprimés. Le solde PO doit concorder avec le solde des comptes collectifs débiteurs de la comptabilité financière. INDICATION : Si le mandant est aussi ouvert dans la comptabilité financière ABACUS, la clôture des débiteurs se fait automatiquement lors de la clôture annuelle ordinaire de la comptabilité financière.
5. Comptabilité des créanciers
Tous les documents (factures et versements) de l’année civile à clôturer doivent être comptabilisés dans la COFI. Devise étrangère : Exécuter l'évaluation PO conformément à la table de change officielle de l'Administration fédérale des contributions, resp. aux directives internes du groupe. Les décomptes TVA de toutes les périodes de l'année doivent avoir été définitivement clôturés et imprimés. Le solde PO doit concorder avec le solde des comptes collectifs créanciers de la comptabilité financière. INDICATION : Dès la version créanciers 2001, il faut tenir compte de la chose suivante : Dès que l’exercice créancier a été clôturé, la période de la comptabilité financière correspondante doit aussi être clôturée. Il est interdit de retravailler avant dans la comptabilité des créanciers.
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6. Comptabilité des salaires / HR
Tous les traitements de salaires de l'année civile à clôturer doivent avoir été traités définitivement et comptabilisés dans la COFI.
7. Gestion des immobilisations
Dans toutes les plages de comptabilisation, les amortissements correspondant à la période à clôturer doivent avoir été intégralement exécutés. Tous les traitements d'évaluation et mouvements de l’année civile à clôturer doivent avoir été traités définitivement et comptabilisé dans la COFI.
8. Comptabilité analytique
Les répartitions des frais généraux et de sections doivent avoir été exécutées pour toutes les périodes.
9. Comptabilité financière
La gestion des commandes, les salaires, les débiteurs, les créanciers et les immobilisations doivent avoir été définitivement clôturer pour la période correspondante. Les interfaces externes de la comptabilité financière doivent avoir été traitées. Devise étrangère : Exécuter l'évaluation des PO conformément à la table de change officielle de l'Administration fédérale des contributions, resp. aux directives internes du groupe. Exécuter les écritures de clôture. Transférer, au besoin, l’ensemble des journaux provisoires dans le journal principal. Les journaux de transfert, les journaux provenant des comptabilités auxiliaires, de consolidation, externes, de devises étrangères, des immobilisations, des salaires ou de décomptes d'intérêt doivent être vides. Les décomptes TVA de toutes les périodes de l'année doivent avoir été définitivement clôturés et imprimés.
EFFACER DES DONNEES Les programmes de fin d'année n'effacent pas automatiquement les données. L’utilisateur décide lui-même d’effacer les données détaillées ou de les garder pour des évaluations ultérieures.
DESCRIPTION DE LA CLOTURE Un descriptif complet de la clôture, en particulier des extraits à créer pour la clôture annuelle, se trouve sous ftp://ftp.abacus.ch/Pub/Support/doku/ F/Fin_annee_2001_a_2003.pdf. Nous vous prions de tenir compte que ce descriptif n’est valable que pour les versions 2001, 2002 et 2003.
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