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Bewerbermanagement – effizient und prozessorientiert Als wichtigste Erfolgsfaktoren
einer Firma gelten meist die Mitarbeitenden und ihr Know-how. Deshalb ist es wichtig, die Suche nach dem richtigen Personal, das ein Unter nehmen erfolgreich in die Zukunft führen kann, zu unterstützen und zu optimieren. ABACUS bietet dazu die neu entwickelte Bewerberverwaltung. Sie ist Teil der Lohn/HR-Software.
Die Veränderungen, welche das Recruiting in den letzten Jahren erfahren hat, sind beträchtlich. Heute müssen Unternehmen po tentielle Mitarbeitende ebenso von sich überzeugen wie umgekehrt. Das Finden guter Mitarbeiter ist härter und schwieriger geworden. Nicht selten spricht man dabei ma r tialisch sogar vom "War for Talents", vom "Krieg um Talente". Nicht umsonst sehen viele HRVerantwortliche im Recruiting die wichtigste Aufgabe ihrer Tätigkeit. Angesichts dieser Veränderungen hat ABACUS ihre Bewerberverwal tung in der Lohn/HR-Software neu entwickelt. Dabei wurden mehrere Ziele verfolgt.
Hauptziel Prozessunterstützung Ein Hauptziel bestand in der optimalen Prozessunterstützung, unabhängig davon wie unter schiedlich die Abläufe sind. Jedes Unternehmen soll in der Lage sein, die eigenen Prozesse in der Bewer
Heute müssen Unterneh men potentielle Mitarbeitende ebenso von sich überzeugen wie umge kehrt. berverwaltung abzubilden, damit diese optimal auf die Unterneh mensbedürfnisse zugeschnitten sind. Idealerweise sollte ein Bewer berprozess so auf ein Unternehmen abgestimmt sein, dass die HR-Mit arbeitenden ihre Ar beitsweise gar nicht ändern müssen.
Besonderes Gewicht ist deshalb auf die Effizienz bei der Bearbeitung der verschiedenen Arbeitsschritte gelegt worden: Bewerbungen sollen sich dank der Software möglichst schnell und rationell bearbeiten lassen. Die ABACUS Bewerberver waltung soll den Mitarbeitenden der HR-Abteilung helfen, dass sie möglichst wenig Zeit mit adminis trativen Tätigkeiten verlieren. Dazu gehört auch, dass sich so schnell und automatisiert wie möglich die "Spreu vom Weizen" trennen lässt. Absagen, Bestätigungen und Einla dungen sollen automatisiert mit Hilfe von Serienbriefen oder der Se rienmailfunktionen versendet wer den. Interessante und passende Be werbungsdossiers sollen möglichst ohne Zeitverlust und Medienbrüche den Linienverant wortlichen zur Verfügung gestellt werden können,
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so dass keine Un terlagen kopiert oder diese einem Mail angehängt werden müssen. Damit wird auch die Sicherheit bezüglich einem sorgfältigen Umgang mit Bewer bungsdossiers erhöht. Sogenannte A-Bewer bun gen, also sehr gute Dossiers, sollen so möglichst inner halb einer kurzen Zeitspanne wei terverfolgt werden können. Von der Online-Anzeige bis zur Übernahme in den Personal stamm Stellenausschreibungen Im Bereich der Personalbeschaffung ist eine effiziente Prozessgestaltung unerlässlich. Die Durchlaufzeit von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung eines Mitarbeitenden sollte möglichst kurz sein. Über das Element der Stellengruppe können die Stellenausschreibungstexte ent weder direkt eingegeben oder von
Bewerbungen sollen sich dank der Software mög lichst schnell und ratio nell bearbeiten lassen. der zu besetzenden Stelle übernom men und ergänzt werden. Die Aus schreibungen lassen sich anschlies send entweder auf der eigenen Homepage oder auf verschiedenen Jobportalen veröffentlichen. Bewerbungseingänge Über einen definierten Prozess werden die Online-Bewerbungen in der ABACUS Inbox angezeigt. Sie können von dort entweder automa tisch oder manuell in den Bewer berstamm übernommen werden.
Programmgesteuerte, frei definierbare Aktivitäten helfen HR-Mitarbeitenden, die administra tiven Prozesse bei der Bewerberrekrutierung effizient durchzuführen.
Darin wird ein Bewerbungsdossier mit Bewerbungsschreiben und Un terlagen angelegt. Vor der Über nahme wird eine Dublettenkon trolle vorgenommen, um mehrfache Bewerberdaten zu vermeiden. Nicht nur Bewerbungen per E-Mail, son dern auch per Post können zügig erfasst und verarbeitet werden. Aktivitäten rund um Bewerbungen Von der Eingangsbestätigung über die Beurteilung der Bewerbenden bis hin zur Vertragserstellung kön nen sämtliche Aktivitäten selber definiert und in den Prozess einge bunden werden. Die Korrespondenz mit dem Bewerber lässt sich via E-Mail oder Brief direkt aus der Soft ware tätigen. Dabei wird sie auto matisch im Bewerberdossier ge speichert.
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Kernstück für die Definition der Ak tivitäten ist die neue Business Pro cess Engine der ABACUS Software. Der Anwender kann damit seine Arbeitsprozesse selber bestimmen, ebenso die Reihenfolge des Bewer berprozesses, durch die man an schlies send bei der Abarbeitung Schritt für Schritt geführt wird. Bewerberübersicht Die HR-Abteilung sollte sich über laufende Bewerbungen und offene Aktivitäten schnell einen Überblick verschaffen können. In der Bewer berübersicht können deshalb eige ne Filter gespeichert werden. Auch lassen sich Aktivitäten wie Ein gangsbestätigungen, Absagen und Beurteilungen für mehrere Bewer ber gleichzeitig auslösen.
Für die ausgewählten Bewerber lassen sich Aktivitäten wie etwa Einladungen zu einem Vor stellungsgespräch oder auch Absagen automatisiert erstellen.
Elektronische Beurteilungen Bewerberdossiers können innerhalb der ABACUS Software elektronisch an die Linienvorgesetzten weiter
Kernstück für die Defini tion der Aktivitäten ist die neue Business Process Engine der ABACUS Soft ware. geleitet werden. Der grosse Vorteil dieser Lösung liegt darin, dass Be werberdossiers in der ABACUS Soft ware bleiben und nicht via Mailser ver weitergeleitet werden müssen oder auf einem Schreibtisch liegen bleiben. So wird ein höherer Schutz vertraulicher, persönlicher Daten vor unberechtigten Einsichtnahmen erreicht.
Die Kriterien für die Beurteilung von Bewerbern kann sich der HR-Verantwortliche in der Software auf einfache Weise selber zurechtlegen. Nach erfolgter Bewertung und dem Ent scheid erstellt das Programm automatisch die entsprechenden Dokumente und verschickt diese auf dem vordefinierten Weg.
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Highlights Die Beurteilungen von Bewerbun gen werden gespeichert und kön nen über den Bewerberstamm und über Auswertungen konsultiert und auch miteinander verglichen wer den. Die Linienvorgesetzten sind in
Der Arbeitsprozess kann individuell zusammenge stellt und nach Belieben automatisiert werden. der Lage, die Erfassung von Beur teilungen über die ABACUS Inbox oder über das Portal MyAbacus vor zunehmen. Übernahme in den Personal stamm Wird ein Bewerber eingestellt, kann mit Hilfe eines Serienbriefs ein Vertrag erstellt werden und sämt liche Daten lassen sich sofort in den Personalstamm übernehmen. Über die Business Process Engine ist es in einem nächsten Schritt möglich, weitere notwendige Pro zesse auszulösen, wie zum Beispiel die Bereitstellung eines Arbeits platzes mit Pult und Computer.
• Der Arbeitsprozess kann individuell zusammengestellt und nach Belieben automatisiert werden. • Bewerbungen können innerhalb der ABACUS Software bearbeitet und beurteilt werden. • Transparente Bewerberübersicht durch eigene Filter. • Übernahme sämtlicher Daten in den Personalstamm. • Auslösen weiterer Prozesse, wie zum Beispiel die Anschaffung der Arbeitsmittel.
Verfügbarkeit / Kosten • Die neue Bewerberverwaltung ist ab der Version 2014 verfügbar. • Option Bewerberverwaltung Fr. 1'500.– (Single-User) Das Programm "Business Prozess Engine" ist Voraussetzung für das Führen von Bewerbern.
Fazit Alle Anforderungen an die Neuentwicklung wurden so umge setzt, dass die ABACUS Bewerber verwaltung als optimales Werkzeug für den Rekrutierungsprozess ein gesetzt werden kann. Das Tool bietet bezüglich Arbeits prozesse höchste Flexibilität, womit alle Voraussetzungen für eine effi ziente Bearbeitung der Bewerbun gen erfüllt sind.
ABACUS Research AG Abacus-Platz 1 CH-9300 Wittenbach-St.Gallen Telefon +41 71 292 25 25 www.abacus.ch
E+S ASW.P1/2014.500de.AMH.10.2014
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