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ACCORDS BILATERAUX CH – UE / EFTA EN VIGUEUR DEPUIS LE 1ER JUIN 2002 Un aperçu des problèmes posés par le nouvel accord sur la libre circulation des personnes en Suisse et les répercussions possibles sur la comptabilité des salaires Les accords bilatéraux CH – UE sont en vigueur depuis le 1er juin 2002. L’accord sur la libre circulation des personnes est l’un des sept dossiers entré en application l’année dernière. Il concerne les citoyens suisses, de l’UE et (par un accord indépendant) les citoyens de l’association européenne de libre échange (EFTA). Il règle par exemple la reconnaissance des diplômes (ce sujet ne sera pas abordé dans cet article), etc.
Autorisations de travail et de séjour Suite à l’entrée en vigueur des accords bilatéraux, le dossier des autorisations de travail en Suisse pour les citoyens EU / EFTA semble poser peu de problème. Finalement, les accords sur la libre circulation des personnes simplifient en grande partie la situation. Assurances sociales et impôts Quelles sont cependant les répercussions sur les assurances sociales, les impôts et sur la mise en application dans les logiciels de comptabilité des salaires? Se basant sur diverses rencontres, entretiens, workshops, révisions de la gestion salariale dans des entreprises et contacts avec les administrations, nous constatons que peu de personnes se sentent directement concernées par ces répercussions.
En principe, chaque entreprise peut être concernée en Suisse – également les PME Seules ne sont pas concernées, les entreprises employant uniquement des citoyens suisses ou des étrangers ayant une autorisation d’établissement. Ces étrangers ne doivent exercer aucune autre activité dans un pays de l’UE ou de L’EFTA. Ils ne doivent pas être domiciliés à l’étranger ainsi qu’aucun membre de leur famille. Ces entreprises ne doivent envoyer aucun collaborateur à l’étranger ou faire venir des collaborateurs étrangers en Suisse (par collaborateur, on entend également les membres de la direction et du conseil d’administration). Outre les entreprises internationales, nous conseillons en particulier les entreprises implantées près des frontières et employant des frontaliers de se préoccuper intensément du sujet et de se protéger le plus possible contre les conséquences d’une mauvaise appréciation de la situation. Les gérants, directeurs et membres des conseils d’administration d’entreprises suisses implantées à l’étranger pourraient également être concernés par ces nouveautés. POURQUOI DE TELS CHANGEMENTS? Assurances sociales La nouvelle réglementation dans les pays de l’EU / EFTA oblige les personnes à être couvertes uniquement par le système d’assurances sociales d’un pays. Naturellement, il existe diverses exceptions et cas spéciaux. Les règles concernant la protection sociale sont multiples. L’exemple suivant devrait mettre en évidence le problème d’une personne active dépendante: Auparavant, lorsqu’un citoyen autrichien domicilié en Autriche travaillait dans deux entreprises, l’une implantée en Vorarlberg et l’autre en Suisse (par ex. avec un emploi à 50% dans chacune), ces deux entrepri-
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ses étaient obligées de prendre en compte les assurances sociales de leur pays. Cet autrichien payait donc des cotisations en Autriche pour son activité sur le territoire autrichien et en Suisse pour son activité sur le territoire suisse. Depuis juin 2002, ce salarié est couvert uniquement par le système social autrichien. De ce fait, l’entreprise suisse n’est plus obligée de verser des cotisations sociales en Suisse. L’employeur suisse doit maintenant décider s’il veut payer lui-même le décompte de l’assurance sociale autrichienne ou s’il délègue le tout à l’employé. Dans ce dernier cas, il ne fait au cune retenue sur le salaire de l’employé et lui paie en plus les cotisations employeur, selon le droit autrichien. Dans cet exemple, sont comprises dans les assurances sociales, non seulement l’AVS / AI / APG et l’AC, mais également la LPP, la LAA, la caisse maladie et les allocations familiales (énumération non exhaustive). Par contre, l’indemnité journalière de maladie – facultative en Suisse – n’est pas directement concernée mais indirectement. Si le citoyen autrichien arrête son activité professionnelle en Autriche et ne travaille plus que pour l’employeur suisse, les cotisations AVS / AI / AC / APG / LPP et LAA sont à nouveau à prendre en compte en Suisse. En ce qui concerne la caisse maladie et les allocations familiales, la situation personnelle de l’employé peut faire en sorte que l’Autriche paie les allocations familiales et que la caisse maladie reste également en Autriche. Il faut noter qu’une deuxième activité professionnelle d’un frontalier dans le pays où il est domicilié lui permet d’être déjà couvert par les assurances sociales de son pays.
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Impôts à la source La nouvelle autorisation UE pour les frontaliers permet ,entre autre, que le retour au domicile ne se fasse plus que de façon hebdomadaire. En principe, les impôts ne sont pas concernés par les accords bilatéraux. Les conventions de double imposition avec les pays environnants précisent que les frontaliers doivent rentrer chez eux quotidiennement. Si le frontalier prend maintenant une chambre et ne rentre qu’une fois par semaine chez lui, l’employeur suisse devrait partir du principe qu’il ne doit plus utiliser le tarif frontalier mais le tarif normal de l’impôt à la source. Cependant, d’autres explications doivent être détaillées, ce qui ne sera pas le cas ici. Pour une personne considérée comme frontalière par une région, qui auparavant n’était pas dans la zone frontalière (par ex. un salarié habitant Mulhouse et travaillant à Zürich), le tarif normal de l’impôt à la source doit toujours être utilisé, même lorsque ce salarié retourne tous les soirs chez lui. IMPROVISER? AVEC QUELLES CONSEQUENCES! Si une entreprise ne se soucie pas encore beaucoup des accords sur la libre circulation des personnes, son ignorance peut avoir de graves conséquences! Celles-ci peuvent aller du simple surplus de travail administratif jusqu’au paiement d’indemnités (à hauteur du million dans le pire des cas). Exemples: Le paiement en double ou erronée des allocations familiales peut être réclamé, également de façon rétroactive, par un salarié pour une période définie. Il faut étudier les cas individuellement pour savoir jusqu’à quel point les réclamations de ce genre sont encore possibles après le départ d’un employé.
Selon la situation, un employé peut ne plus souscrire d’assurances sociales suisses obligatoires. L’entreprise ne le remarque pas. Cet employé a un accident de travail provoquant une invalidité à vie. Ni les assurances sociales suisses, ni les assurances étrangères se sentent concernées par ce cas. L’employé rend son employeur responsable des conséquences. Si les autorités refusent de payer, l’employeur suisse devra payer le cas échéant une pension d’invalidité à vie. Un employé n’est plus couvert par les assurances sociales suisses. L’entreprise le remarque et entreprend les dispositions nécessaires pour que son employé soit obligatoirement et correctement assuré. Mais l’employeur oublie que des engagements fixes ont été prévus dans le contrat de travail resp. le règlement du personnel ou les conventions collectives de travail. Ces engagements vont au-delà des dispositions obligatoires. Si les prestations des assurances étrangères sont moins intéressantes, l’employé peut se référer aux clauses des conditions de travail et exiger le paiement de la différence par l’employeur (par ex. continuer à verser 80% du salaire après un accident du travail pendant 720 jours). Un frontalier oublie de préciser à son employeur qu’il ne rentre chez lui qu’une fois par semaine. L’employeur a pris en compte uniquement les impôts frontaliers. Cette erreur est découverte lors d’une révision de l’impôt à la source. Mais comme l’employé a déjà quitté l’entreprise, cette dernière devra payer elle-même la différence.
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AVIS AUX EMPLOYEURS Plus d’informations L’employeur doit maintenant posséder plus d’informations sur ses salariés qu’auparavant. Selon la taille de l’entreprise, il est intéressant de procéder à une enquête par écrit sous forme de questionnaires, d’e-mail ou via intranet. Des questions importantes y seront posées. Pour prévenir les modifications des modalités, les employés seront invités à signaler immédiatement au service du personnel les changements importants dans leur situation personnelle. Ils devront les confirmer par une signature. Si l’employeur souhaite être particulièrement bien couvert, il doit renouveler cette enquête chaque année. Il est recommandé de demander également ces informations supplémentaires lors de nouvelles embauches. Il sera peut-être nécessaire d’adapter les fiches existantes de la base des employés et d’ouvrir de nouveaux champs dans le programme des salaires pour une meilleure transparence. Les exemples suivants (non exhaustifs) en sont l’illustration: La nationalité de l’actif peut être déterminante pour savoir à quel montant est fixé l’allocation pour un enfant à l’étranger. L’activité professionnelle du partenaire détermine, le cas échéant, dans quel pays l’allocation familiale sera versée et dans quel pays la différence d’allocation sera payée. L’activité professionnelle du partenaire, la nationalité et le pays de domicile de la famille détermine si les membres inactifs de la famille doivent être également pris en charge par les assurances maladie suisses.
Pour définir correctement le taux d’impôt à la source, le lieu / canton où un frontalier séjourne la semaine et son pays de résidence sont des informations importantes pour la fixation du taux de l’impôt à la source. Il faut savoir que, dans tous les cas, ce taux ne peut plus se baser sur la définition juridique des autorisations d’un frontalier. Les définitions juridiques des impôts et des assurances sociales d’un frontalier peuvent également différer. Un emploi à domicile ou d’autres activités peuvent avoir pour conséquence qu’un employé, domicilié à l’étranger, ne puisse plus être assuré en Suisse malgré son activité professionnelle sur le territoire helvétique. REPERCUSSIONS SUR LE LOGICIEL DES SALAIRES Les accords sur la libre circulation des personnes ont différentes répercussions, pour les entreprises concernées, sur le traitement des salaires et donc sur le logiciel des salaires utilisé. Type d’autorisation Distinction entre les “anciennes“ autorisations selon l’OLE (ordonnance limitant le nombre d’étrangers) et les autorisation UE / EFTA en ce qui concerne les allocations familiales (variation possible d’un canton à l’autre): • Informations détaillées sur les allocations familiales: Il est conseillé de disposer de ces informations dans le système, même si aucune allocation familiale ne peut être payée en Suisse. - Nationalité de l’employé - Pays où sont domiciliés les enfants - Domicile du partenaire - Activité professionnelle du partenaire - Champ oui / non pour savoir si un droit régulier pour une allocation existe en Suisse
- Champ / remarque ou montant concernant la différence d’allocation en Suisse (1fois par an) • Une réflexion s’impose au niveau des composants de salaire «allocations familiales» existants. Tous les cas ne peuvent plus être calculés automatiquement selon une table, sans une adaptation. • Répercussions possibles sur la présentation du décompte des caisses d’allocations familiales. Impôts à la source (selon les dispositions cantonales) • De plus amples informations sont nécessaires pour l’impôt à la source. Un frontalier ne reçoit plus forcement le tarif de frontalier. En principe, avec les champs existants, les définitions manuelles du bon canton de l’impôt à la source, des bons tarifs avec l’indication de la bonne table d’impôt à la source (10,11,12,13) suffisent pour parvenir au montant correct. - Pays du domicile - Lieu du séjour hebdomadaire - Canton du lieu de séjour hebdomadaire • épercussions possibles sur le présentation du décompte de l’impôt à la source: frontalier avec le tarif normal, frontalier avec le tarif de frontalier et employés soumis à l’impôt à la source avec le tarif normal. Suppression des composants de salaire avec les montants des assurances sociales suisses pour les employés ayant une couverture sociale à l’étranger (individuel selon l’installation de la comptabilité des salaires).
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Informations concernant le formulaire E1XX valable, avec la date de début et la date de péremption. Ouverture de composants de salaire supplémentaires pour prendre en compte les déductions étrangères et les prestations de ces assurances étrangères. L’idéal est de séparer ces composants selon le pays de décompte et le genre d’assurances sociales (comme AVS, accident , maladie, etc). Les montants en devises étrangères devront être convertis tous les mois selon le cours actuel en francs suisses. Il faut renoncer à la représentation du système étranger d’assurances sociales avec ses bases, ses limites et ses formules dans la comptabilité des salaires suisse. Nous vous conseillons de préparer les déductions soit à l’aide d’un provider externe (par ex. PwC) soit, si vous disposez des connaissances suffisantes, séparément avec une feuille Excel. Vous pourrez ensuite transférer les montants finaux dans la comptabilité des salaires suisse. Prise en compte fiscale, dans le salaire brut, des contributions patronales selon le droit étranger, si ces contributions devaient être compensées en Suisse (par ex. cotisation caisse maladie).
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BILAN Nous nous sommes déjà intéressés de façon intensive aux problèmes posés par les accords sur la libre circulation des personnes. Avec notre réseau international, nous sommes dans la mesure d’aider les entreprises au niveau des impôts, des assurances sociales, des autorisations de séjour, du droit du travail et de répondre aux questions liées à l’informatique. Nous pouvons soutenir les entreprises pour les aider dans les applications pratiques, et cela dans tous les domaines cités. Avec la comptabilité des salaires ABACUS, nous avons déjà réussi à installer et à développer des cas concrets avec obligation de décompte étranger.
PricewaterhouseCoopers AG Frau Brigitte Zulauf Partner Beckenhofstrasse 6 Postfach CH-8035 Zürich Telefon 01 630 47 47 Fax 01 630 47 55
En tant que conseiller, nous avons déjà créé divers documents complémentaires et des questionnaires pouvant aider l’entreprise. Ils vous seront utiles si vous êtes concernés par les répercussions de ces accords et vous aideront à résoudre certains cas particuliers. Un contact permanent avec les autorités et les administrations en Suisse et à l’étranger, nous permet de trouver ensemble des solutions.
Vous trouverez cette documentation sous: www.pwc.ch/pva Vous pouvez également posez vos questions grâce à notre adresse e-mail: bilaterale@ch.pwcglobal.com
Nouveaux comptes dans la comptabilité financière pour le réglage séparé des dépenses selon le pays de décompte et les autorités impliquées. Répercussions sur la présentation des assurances étrangères sur le certificat de salaire et répercussions sur diverses déclarations (déclaration AVS, déclaration d’accident, assurance maternité Genève, indemnités journalières pour maladie, caisse de retraite, etc).
ABACUS Research AG Ziegeleistrasse 12 CH-9302 Kronbühl-St.Gallen Telefon 071 292 25 25 Fax 071 292 25 00 www.abacus.ch