ABACUS
Anwenderportrait
Zschokke setzt auf ABACUS Die F+R Lösung bei der Zschokke Gruppe hat sich bewährt TRADITION IN DER BAUWIRTSCHAFT
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eit 10 Jahren bietet ABACUS Lösungen für das Finanz- und Rechnungswesen in der Baubranche an. Insbesondere die erweiterte Kostenrechnung sowie die Lohnbuchhaltung mit dem angepassten Bau-Lohnartenstamm stehen für die über 120 grossen, mittleren und kleinen Bauunternehmungen, die sich für ABACUS entschieden haben, im Vordergrund.
ZSCHOKKE SETZT AUF ABACUS
Die Konzernleitung der Zschokke-Gruppe hatte sich 1997 nach einer intensiven Evaluationsphase entschieden, das bestehende Rechnungswesensystem durch ABACUS abzulösen. Dieser Entscheid wurde damals für acht Standorte gefällt, wobei sich drei davon in der Westschweiz befinden. In der ersten Phase wurden die Module Finanzbuchhaltung mit Kostenrechnung, die Debitoren-, Kreditoren- und die Lohnbuchhaltung eingeführt. In der zweiten Phase folgte die Implementation der Anlagenbuchhaltung. Ein spezielles Augenmerk galt dem Reporting, mit dem detaillierte Auswertungen für die operativen und kaufmännischen Spezialisten realisiert werden mussten. Ausserdem wurde der Integration aller betroffenen Konzerngesellschaften sowie den sprachlichen Unterschieden Rechnung getragen. Das Ziel war es, möglichst in der ganzen Zschokke Gruppe ein einheitliches Reporting und einen einheitlichen Lohnartenstamm einsetzen zu können. Die produktive Inbetriebnahme der Finanz-, Debitoren-, Kreditoren- und Lohnbuchhaltung fand per 1. Januar 1998 statt. Drei Jahre später arbeiten nun alle Zschokke-Firmen mit der ABACUS Software.
RISIKOMINIMIERUNG DURCH EIN U M FA N G R E I C H E S P R O T O T Y P I N G
Bei einem börsenkotierten Unternehmen in der Grösse der Zschokke-Gruppe versteht es sich von selbst, dass der Evaluationsprozess für die neue Software-Lösung lang und aufwändig war. Ein speziell gebildeter Konzernausschuss musste sich auch mit Fragen der Vereinheitlichung und Vereinfachung von Strukturen und Prozessen befassen. Man nutzte dabei die Gelegenheit, organisch gewachsene Lösungen im Rechnungswesen, die zum Teil von Gesellschaft zu Gesellschaft verschieden waren, an einen neuen, internen Standard anzupassen und so zu vereinheitlichen. Erst nach dieser wichtigen Phase konnten die Vorgaben für die zukünftige Lösung formuliert werden. Lösungsansätze mit ABACUS wurden dabei in einem Prototyping während mehrerer Seminare mit Konzernvertretern erarbeitet. Die betriebswirtschaftlich fundierten Ansätze wurden direkt auf ihre Machbarkeit und Umsetzbarkeit mit ABACUS überprüft. Dabei wurde festgestellt, dass die ABACUS Applikationen die Vorgaben des Konzerns erfüllten. Mit zum Entscheid zu Gunsten der ABACUS Lösung haben auch die vergleichsweise tiefen ”Total Costs of Ownership” beigetragen.
ABACUS
Anwenderportrait
N U R 3 M O N AT E EINFÜHRUNGSDAUER DANK KOORDINIERTER REALISIERUNG!
Dank der guten Vorbereitung und der geschickt zusammengestellten Projektgruppe konnten die Konzepte sehr rasch in die Praxis umgesetzt werden.
Meilensteine der Einführung
Das Gesamtprojekt wurde der Sprache und der Entfernung wegen mit den beiden ABACUS Partnern BEWIDA AG für die Deutschschweiz und OBT Treuhand AG für die Westschweiz realisiert. Ein Gesamtausschuss, in dem alle beteiligten Standorte vertreten waren, war für die korrekte Integration aller Teilgebiete verantwortlich. BEWIDA war
für die systemtechnische Seite verantwortlich und für die Umsetzung der betriebswirtschaftlichen Konzepte von Zschokke. Auf Grund der Zusammenarbeit der verschiedenen Spezialisten waren die einzelnen Module zum vorgesehenen Termin einsatzbereit und wurden den geforderten Ansprüchen auch gerecht. Dank der flexiblen und übersichtlichen Lösung kann die Buchhaltung von neu hinzukommenden Konzerngesellschaften nun sehr schnell über ABACUS geführt werden. Änderungen der Geschäftsstrategien lassen sich problemlos umsetzen. PA R T N E R S E L E K T I O N
Der Partnerwahl für die Einführung der ABACUS Lösung wurde grosses Gewicht beigemessen, da folgende Anforderungen erfüllt werden mussten: Klare, einheitliche Konzepte ABACUS Sachkompetenz
Technologie Know-how Schnittstellen-Unterstützung und -Programmierung Genügend qualifizierte Projektmitarbeiter Termineinhaltung Leistungsfähige Supportorganisation Erstklassige Referenzen Mehrsprachigkeit SPEZIALITÄTEN DER LÖSUNG
Ein Konzern in der Grössenordnung der Zschokke Gruppe forderte die ABACUS gleich mehrfach. Verschiedene Funktionen wie die benutzerorientierte Sprachwahl, die durchgängigen Geschäftsbereiche und die Erweiterung der Debitorenbuchhaltung wurden im Rahmen dieses Projektes realisiert. Diese Funktionen sind heute Teil der ABACUS Standardprogramme. Allgemeine Highlights: Mehrsprachigkeit je nach Benutzer Regionale Verteilung der Standorte Dezentraler Zugriff mit “Citrix MetaFrame” Rechnungswesen Besonders wichtig war die korrekte Abbildung der einzelnen Kostenrechnungskomponenten. Nur so konnte sichergestellt werden, dass die komplexen Anforderungen an das Reporting erfüllt wurden.
Kostenrechnung mit: - Kostenstellen - Profit-Centern - Kostenträgern - Staffelform der PC Rechnung - Umlagen und Zuschläge - Kalkulatorische Zinsen Konsolidierung von Niederlassungen Führung und Abbildung der Buchwerte nach unterschiedlichen Bewertungsrichtlinien (OR/IAS) ARGEN mit überlangen Geschäftsjahren: Einfache Eröffnung und Abschluss Garantierückbehalte bei Debitoren: - Korrekte Verbuchung des Ertrages inkl. Rückstellung des Garantiebetrages - Nachweis über die Kostenträger - Korrekte Abwicklung der MWST Mahnwesen: Umfassende Lösung mit ABCStruktur Generalunternehmung mit: - Mandanten und Teilmandanten - Zentraler und Remote Zugriff - Teilbereiche mit Geschäftsbereichen - Konsolidierung Briefkasten Firmen: - Dezentrale Führung von Teilbuchhaltungen - Zentrale Anpassungen und Zusammenfassungen - Integration mittels Schnittstellen
Lohnwesen Die traditionelle Baulösung über Verrechnungskostenstellen ist durch einen Profit-Center-orientierten Ansatz abgelöst worden. Die vollen Personalkosten inkl. Sozialleistungen und die zeitlichen Abgrenzungen werden den Profit-Centern über Heimkostenstellen belastet. Durch die Rapportierung der gearbeiteten Stunden werden die Kostenstellen entlastet und die Träger der ProfitCenter belastet.
Umfangreiche Lohnartendefinitionen: - Gesamtarbeitsverträge - Individualverträge der einzelnen Konzerngesellschaften - Regionale Unterschiede - Zentrale Pensionskasse - Rapportierung - Interne Verrechnung über die Lohnbuchhaltung Fixe Ansätze für die KTRBelastungen pro Lohnkategorie zur Vermeidung von sozialen Ungerechtigkeiten Dienstalterabhängige Bezugsrechte für Zschokke Aktien Lohnarten für Quellensteuerausgleich Umfangreiche Auswertungen mit AbaView
Anlagenbuchhaltung Bei grossen Produktionsfirmen der Zschokke Gruppe hat die Anlagenbuchhaltung eine hohe Bedeutung. Die einzelnen Bewertungsvorschriften wurden durch die Abschreibungsregeln abgebildet und den Buchungskreisen zugewiesen. Bei kapitalintensiven Unternehmungen, wie in der Baubranche ist eine korrekte Verzinsung des gebundenen Kapitals und die Verbuchung auf die Profit-Center unerlässlich. Buchungskreise FIBU und BEBU Spezielle Regeln für Stille Reserven Spezielle Bewegungsregeln für Liquidationen Komplexe Anlagenspiegel
Fakturierung Für die Werkhofverwaltung (Vermietung von Maschinen und Material) wird am Sitz Chur die ABACUS Fakturierung AbaWorX eingesetzt. Die Ressourcenverrechnung erfolgt über eine direkte Schnittstelle in die Kostenrechnung. Der Benzinbezug des Personals und die Parkplatzvermietung wird ebenfalls über die Fakturierung verrechnet. Z U S A M M E N FA S S U N G
Das Beispiel Zschokke zeigt, dass ABACUS nicht nur für KMU sondern auch für börsenkotierte Grossunternehmen leistungsfähige Lösungen anbieten kann. Bei der Integration der speziellen Anforderungen eines Konzerns wie Zschokke, der in verschiedenen Segmenten tätig ist (Bauproduktion, Generalunternehmung und Immobilienbewirtschaftung), hat die ABACUS Lösung ihre Flexibilität und die BEWIDA ihr Know-how und ihre Leistungsfähigkeit unter Beweis gestellt. ABACUS hat damit bewiesen, dass ein effizientes PC-Netzwerk und eine leistungsfähige Client-Server Datenbank eine sinnvolle Alternative zu Host-Lösungen darstellen.
DREI JAHRE DANACH
Statement von Herrn Jürg Räber, Controlling Zschokke-Gruppe: ”Das System hat sich bei Zschokke bewährt und uns überzeugt. Bis heute konnten etwa 90% unserer teilweise sehr komplexen Konzepte im System umgesetzt werden.” ”Hohen Komfort bietet die Bilanzsteuerung, der Report Writer AbaView und die Anwendung der Zusatzjournale. Ein grosser Vorteil war und ist das offene Ohr der Entwickler in St. Gallen für Änderungswünsche. Einige für uns sehr wichtige Modifikationen wurden prompt umgesetzt.” ”Leider bietet ABACUS noch kein Modul für die komplexe Werkhofund Bauinventarverwaltung und -verrechnung für grosse Produktionsfirmen an.” (Anmerkung der Redaktion: Dieses Bedürfnis muss auf Grund der Zusammenarbeit mit SORBA EDV neu abgeklärt werden.) ”ABACUS entwickelt das System in sehr hohem Tempo weiter. Das wirkt sich leider z.T. auf die Qualität neuer Releases aus. Tests durch unseren Support und Zschokke intern sind deshalb vor jeder Installation unumgänglich”. (Anmerkung der Redaktion: ABACUS empfiehlt, bei grossen, komlexeren Installationen Testläufe durchzuführen und mit parallelen Installationen für das neue Release zu arbeiten.)
Für den Projektausschuss Zschokke:
Jürg Räber www.zschokke.ch E-Mail: juerg.raeber@zschokke.ch Systemtechnische Federführung und Umsetzung Deutschschweiz:
B E W I D A BETRIEBSWIRTSCHAFTLICHE BERATUNGEN
Andreas Bierbaum: Projektleitung, Konzeption und Kostenrechnung Jiri Harcuba: Reporting und Schnittstellen BEWIDA AG CH-8152 Glattbrugg www.bewida.ch E-Mail: office@bewida.ch Umsetzung in der Westschweiz:
OBT AG St. Gallen Eric Schwotzer www.obt.ch
DIE ZSCHOKKE-GRUPPE IM ÜBERBLICK
Viele Unternehmen, ein Ziel Die Zschokke-Gruppe besteht aus vielen Unternehmen, die alle ein gemeinsames Ziel verfolgen: Ihren Kunden die optimale Lösung zu liefern – vom Bürogebäude zum Industriebau – von der Beratung zur Finanzierung – von der Verwaltung zur Instandhaltung oder vom Projektmangement zum schlüsselfertigen Bauwerk. Die Unternehmen der Zschokke-Gruppe fokussieren dabei ihre Tätigkeiten auf drei Kernbereiche: Generalplanung, General- und Totalunternehmung und Engineering Bauproduktion Immobilienbewirtschaftung Für Zschokke-Kunden bildet das Zusammenspiel von erfahrenen Zschokke-Einheiten (rund 70 Niederlassungen) und externen Partnern die beste Garantie für eine effiziente Partnerschaft und kreative Lösungen. Standorte Die Unternehmen der Zschokke-Gruppe mit ihrer Vielzahl von Standorten in der Nähe des Kunden sind überwiegend in der Schweiz tätig. So können auch spezifische Kenntnisse des sozialen und wirtschaftlichen Umfelds angeboten werden. Generalplanung, General- und Totalunternehmung, Engineering Spezielle Tätigkeitsgebiete in diesem Bereich sind z.B. Projektentwicklung, Projektmanagement, Generalplanung, General- und Totalunternehmung, Renovationen und Haustechnik. Bauproduktion Tätigkeitsbereiche sind u.a. Rohbau, Hochbau, Umbau/Renovationen, Tiefbau, Untertagbau, Strassenbau, Ingenieurtiefbau, Wasserbau und Holzbau. Immobilienbewirtschaftung In der Immobilienbewirtschaftung stehen die Verwaltung und Bewirtschaftung von Geschäftshäusern, Mietermix-Konzeptionen, Erstvermietung und Betriebsabläufe, Führung und Betreuung/Verwaltung von Miteigentümergemeinschaften resp. Stockwerkeigentümergemeinschaften, Vermittlung, Kauf und Verkauf von Immobilien, Standort- und Objektanalysen sowie Expertisen und Schätzungen im Vordergrund.
ABACUS
Anwenderportrait
Ein führendes Unternehmen Als eines der führenden Unternehmen im Bau- und Immobilienmarkt der Schweiz beschäftigt Zschokke rund 2‘800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und erzielt im Jahr 2000 einen Umsatz von 1,1 Mrd. Franken. Grosse Projekte absorbieren heute Investitionsvolumen, die nur mit entsprechenden personellen und materiellen Ressourcen bewältigt werden können. Zschokke verfügt über diese breite Basis für komplexe und grosse Projekte. Eine Auswahl unserer Kunden Die Post, Swisscom, SBB, UBS, Winterthur Versicherungen, Basler Versicherungen, Helvetia-Patria Versicherungen, SUVA, ABM, Jelmoli, Coop, Migros, Globus, Hotel Palace Luzern, Flughafen Kloten, Roche, ABB, Securitas, Hewlett Packard, Klinik Hirslanden, die öffentliche Hand, TAMEDIA etc.
Zschokke Holding AG Industriestrasse 24 CH-8305 Dietlikon Tel. 01 805 45 55 Fax 01 805 45 56
Zschokke Holding SA Rue du 31-Décembre 42 CH-1211 Genève 6 Tél. 022 787 02 00 Fax 022 787 02 10 www.zschokke.ch E-Mail: info@zschokke.ch