Av. Flor de Maig, s/n
Flor de Maig
08290 Cerdanyola del Vallès, Barcelona Apartat de correus 145 Tel. 934 020 714 / Fax 934 020 705 ofm.participacio@diba.es www.diba.es/flordemaig/participacio
Centre per a la Participació Ciutadana
Guia de serveis municipals adreçats a les associacions
Centre per a la Participació Ciutadana Organisme Autònom Flor de Maig Diputació de Barcelona Amb la col·laboració de Spai Públic
Per una millor navegació per aquesta guia, us recomanem que obriu el marcador de l’esquerra
0
Índex 0. Introducció ........................................................................................... 2 1. Marc legal de les associacions............................................................ 3 1.1 La legislació aplicable ...................................................................................4 1.2 El Registre Municipal d’Associacions ............................................................5
2. Suport al funcionament ordinari de les associacions........................... 6 2.1 Informació .....................................................................................................6 2.2 Assessories ...................................................................................................9 2.3 Formació .....................................................................................................12 2.4 Foment del voluntariat.................................................................................16
3. Serveis de difusió i promoció de l’associacionisme............................ 17 3.1 Promoció de l’associacionisme ...................................................................17 4. TIC’s (tecnologies de la informació i la comunicació)......................... 20 4.1 Suport a la incorporació a les TIC’s .............................................................20 4.2 Difusió .........................................................................................................22 4.3 Xarxes ciutadanes electròniques.................................................................22
5. Mitjans i infrastructures....................................................................... 23 5.1 Col·laboracions materials ............................................................................23 5.2 Espais i equipaments ..................................................................................25
6. Espais de relació ................................................................................ 27 6.1 Espais de coordinació i reflexió associatius ................................................27 6.2 Espais de decisió conjunta..........................................................................29 6.3 Foment de la relació amb tercers ................................................................30
7. Suport econòmic................................................................................. 33 7.1 Subvencions................................................................................................33 7.2 Programes de finançament estables ...........................................................36
8. Anàlisi/Estudis .................................................................................... 38 8.1 Tipologia d’estudis sobre el teixit associatiu................................................38 8.2 Temàtiques dels estudis ........................................................................................................39
1
0- IntroducciĂł En poc mĂŠs de 20 anys, des dels ajuntaments s'han fet grans esforços per promoure la participaciĂł dels ciutadans i ciutadanes en els afers de la ciutat, entre els quals cal destacat el suport i la promociĂł del sector associatiu. Avui les associacions sĂłn un element clau en les nostres poblacions, a travĂŠs de les quals els ciutadans i ciutadanes s'organitzen, proposen, i tambĂŠ participen directament amb el seu treball i dedicaciĂł, a construir unes ciutats i pobles mĂŠs dinĂ mics, emprenedors, solidaris i justos. AixĂ, el nou repte que se'ns planteja ĂŠs el de mantenir i augmentar aquest important capital social, i facilitar la seva adaptaciĂł a les noves situacions i realitats. La Guia de Serveis Municipals adreçats a les Associacions ĂŠs un recull de moltes de les actuacions que, des de l’à mbit municipal, es poden realitzar en la promociĂł del sector associatiu i de la participaciĂł dels ciutadans en aquestes. Les propostes d’aquesta guia algunes molt senzilles i altres mĂŠs complexes, però sempre complementĂ ries entre elles, segueixen unes gran lĂnies d’actuaciĂł amb base a dos objectius: ƒ
Entendre que la relaciĂł entre associacions i administracions locals ha de ser de complicitat i complementarietat, en tant que tenen com a objectiu comĂş la millora de la qualitat de les persones i la salut democrĂ tica del municipi.
ƒ
Promoure l'autonomia de les associacions, la seva capacitat de funcionament i, sobretot, la seva adaptació a les noves realitats i reptes. A fi de fer d’aquesta guia una eina útil i dinà mica en la consulta, s’integra tot un seguit d’experiències reals (‡) i d’altres referències d’interès ( ) que us poden ser d’utilitat per posar en marxa els vostres projectes. Per últim, la guia presenta un seguit de connexions internes d’informació ( ) perquè el lector tingui una visió aprofundida d’aquells temes que li resulten de major interès. Amb l’objectiu de que la Guia de Serveis Municipals adreçats a les associacions sigui un recurs dinà mic, viu i perdurable en el temps, disposa de la possibilitat d’incorporar de manera interactiva totes les observacions, aportacions i exemples que el lector faci arribar al Centre per a la Participació Ciutadana. Esperem que us sigui útil
2
1- Marc legal de les associacions L'any 1978 es va aprovar, per referèndum, la Constitució espanyola, l'article 22 de la qual reconeix com a dret fonamental el dret d'associació. Malgrat això, no hi ha hagut des d'aquesta data una regulació específica de les associacions no lucratives. Així, la legislació de l'Estat és preconstitucional i ha estat parcialment derogada per la Constitució. Cal dir però que actualment el projecte de llei d’associacions a nivell estatal està en els darrers tràmits per ser definitivament aprovat en el Senat. Cal recordar també, que com a dret fonamental reconegut per la constitució, associar-se és un acte lliure. Per tant, la seva inscripció en els registres oficials no és obligatòria excepte si s’aporten béns immobles a la constitució de l’entitat (també s’ha de fer escriptura pública) i si es té intenció de funcionar amb diners públics (subvencions, convenis o contractes) El Parlament de Catalunya ha legislat sobre tipus d'associacions específiques i aspectes que en alguns casos, com el de l'esport Llei 8/1988, del 7 d'abril, ha regulat les qüestions referides al règim de funcionament, d'elecció i de representació de les associacions esportives i de les persones associades. En altres casos, s'ha referit a les associacions sense entrar en cap consideració sobre constitució i funcionament. Per exemple, pel que fa a les associacions considerades entitats de participació ciutadana Llei 8/1987, del 15 d'abril, municipal i de règim local de Catalunya, els aspectes referits a participació, a deures municipals i al Registre; pel que fa a l'associacionisme cultural Llei 2/1993, del 5 de març, de foment i de protecció de la cultura popular i tradicional i de l'associacionisme cultural, només ha regulat els aspectes en relació amb la cultura, i, pel que fa a les associacions d'usuaris i consumidors Llei 3/1993, del 5 de març, de l'Estatut del consumidor, els aspectes propis de consum. La Direcció General de Dret i d'Entitats Jurídiques del Departament de Justícia de la Generalitat de Catalunya duu el registre de les associacions de règim general. En queden excloses, perquè tenen registres específics, les associacions polítiques, les religioses, les esportives de competició oficial i les professionals que regulen drets laborals (sindicats i patronals). Bones pràctiques de gestió des dels ajuntaments
Conèixer el marc legal vigent referent a associacionisme. Assessorar a les entitats sobre el marc legal.
3
1.1.- La legislació aplicable Associacions l'àmbit de les quals és principalment Catalunya
Llei 7/1997, de 18 de juny, del Parlament de Catalunya, DOGC núm. 2423 de l’1 de juliol: Normativa reguladora de les associacions sense ànim de lucre d’àmbit català. Decret 202/1987, de 19 de maig, DOGC núm. 854 de 19 de juny pel que es regulen les associacions de pares d’alumnes. Decret 197/1987, de 19 de maig, DOGC núm.854 de 19 de juny, pel que es regulen les associacions d’alumnes. Llei 7/1997, de 18 de juny, DOGC núm. 2423 d’1 de juliol, per la qual es regulen les associacions juvenils. Associacions l'àmbit de les quals no és principalment Catalunya
Llei 191/1964, de 24 de desembre, d’associacions (BOE 311, 28/12/1964) Decret 1440/1965, de 20 de maig (normes complementàries a la llei) Ordre de 10 de juliol de 1965 pel qual es regula el funcionament del registre. Associacions juvenils: Reial Decret 397/1988, de 22 d’abril (BOE 102, de 28/4/1988)
4
1.2.- El Registre Municipal d’Associacions Fent repàs de les diferents normatives, decrets i lleis, la conclusió general és l’obligació general que tenen tots els municipis de crear, ordenar i procedimentar el Registre Municipal d’Associacions. El marc legal actual és el següent: •
Llei Estatal (7/1985 de 2 d’abril) anomenada Llei Reguladora de les Bases de Règim Local (LBRL). Aquesta Llei regula els principis generals normatius i jurídics dels ajuntaments. En aquesta Llei es parla de l’obligació dels ajuntaments de fomentar l’associacionisme, però no comenta res del Registre Municipal d’Associacions. Per tant, cal veure en l’ordre descendent què diu la llei autonòmica.
•
Llei Catalana (8/1987 de 15 d’abril) anomenada Llei Municipal i de Règim Local de Catalunya (LMRLC). Diu que els ajuntaments han de regir-se per la Llei Estatal i l’Autonòmica i han de desenvolupar les seves pròpies Ordenances i el Reglament Orgànic Municipal (ROM). La Llei Catalana ja diu que els Ajuntaments a banda del propi registre de la Generalitat tenen l’obligació de tenir un registre d’associacions d’àmbit municipal. La Llei catalana exposa que cal fer el registre però no diu com ni què han de fer les associacions per estar registrades, ni quines obligacions té l’ajuntament.
•
Reial Decret 2568/1986 de 28 de novembre pel que s’aprova el Reglament d’Organització, Funcionament i Règim Jurídic de les Entitats Locals (ROF). Aquest Reglament preveu la utilitat del Registre Municipal d’Associacions, les seves finalitats i possibilitats per fomentar l’associacionisme. Diu qui pot optar a estar inscrit: associacions venials, culturals, esportives, interessos generals, específics, etc. Qui ha de portar el registre: Secretaria General de la corporació. Documentació que cal que aportin les entitats: .- Estatuts .- Número d’inscripció del registre general d’Associacions. - Domicili Social. - Etc. Cal dir que aquest Reial Decret és d’obligatori compliment en absència de Reglament Municipal que no el desenvolupi. En cas d’ absència de ROM (Reglament Orgànic Municipal) o bé que aquest no parli del tema, ens hem de regir pel ROF (Reglament d’Organització i Funcionament).
Exemples Ajuntament de Terrassa
5
2-Suport al funcionament ordinari de les associacions El compromís municipal respecte la promoció i desenvolupament d'un teixit associatiu fort i cohesionat, es pot concretar també a través de serveis que tenen com a finalitat donar suport al funcionament ordinari de l'associació. La característica habitual d'aquests tipus de serveis és que permeten traslladar, de manera fàcil i clara, informació i/o assessorament que poden ser d’interès per les associacions, amb l'objectiu d'augmentar significativament l'eficiència i eficàcia de les associacions. En funció de les dimensions del municipi i de les necessitats del teixit associatiu, aquests serveis es poden realitzar des dels propis departaments municipals, o bé crear serveis específics, (ja siguin propis o externs) que ho realitzin. Bones pràctiques de gestió des dels ajuntaments • • • •
Oferir una informació que respongui a les necessitats del teixit associatiu del municipi. Donar els assessoraments necessaris que permetin millorar la gestió integral d’una associació. Facilitar els processos formatius necessaris per enfortir i dinamitzar les entitats. Promoure la incorporació de la ciutadania al teixit associatiu del municipi.
2.1- Informació La informació és un requisit bàsic per facilitar la igualtat d’oportunitats i la capacitat de les associacions per gaudir de tots els recursos, serveis i propostes destinades al foment del teixit associatiu. 2.1.1 Serveis d'informació personalitzats Tipologia de serveis d'informació Punt d'informació associativa Serveis d'informació adreçats a les associacions de tipus presencial, amb determinat horari d'atenció al públic. Punt d'informació telefònica: Servei d'atenció telefònica, complementari al presencial, o en substitució d'aquest, amb les mateixes característiques. 6
Punt d'informació virtual per a associacions Adreça d'e-mail a la que es poden adreçar les preguntes o dubtes. Habitualment atès per les mateixes persones que atenen els punts d'informació personal o telefònic.
Informació relacionada en aquesta guia Assessories
Tipologia de la informació que poden oferir aquest serveis Municipal La informació relativa a les ofertes, serveis i/o programes municipals adreçats a les associacions. Hauria de ser la porta d'entrada i derivació als serveis municipals adreçats a les associacions. D'altres administracions i organismes Recopilar i traslladar a les associacions la informació sobre els serveis, programes i ajuts que ofereixen altres administracions públiques o entitats privades (fundacions, caixes...) Sobre gestió Els aspectes més habituals en la gestió d'una associació, en especial aquells que tenen relació amb les administracions públiques i aspectes legals. Legal Facilitar la informació sobre la legislació vigent en matèria d'associacionisme, sobre els procediments per a constituir i legalitzar una associació, sobre el registre municipal d'associacions, etc. Sobre les associacions del municipi Disposar de les dades de les associacions del municipi, així com dels seus objectius, activitats i propostes, adreçat tant a altres associacions com als ciutadans en general.
Informació relacionada en aquesta guia Assessories Espais de relació amb tercers Suport econòmic Legislació aplicable
7
2.1.2 Respostes estandarditzades sobre les consultes mĂŠs freqĂźents ComplementĂ riament als diferents serveis d'informaciĂł, es poden confeccionar fitxes en les que de manera clara i entenedora es dĂłna resposta a les demandes mĂŠs habituals de les associacions, de manera que aquestes es puguin consultar directament, i alhora serveixin de suport per a les persones que atenen els serveis d'informaciĂł personalitzada. Alguns dels aspectes mĂŠs habituals poden ser: ƒ Convocatòries de subvencions de l'any ƒ Procediments i requisits de la justificaciĂł de subvencions ƒ Organigrama resumit de l'administraciĂł municipal ƒ Equipaments i serveis a disposiciĂł de les associacions ƒ RealitzaciĂł d'un programa o projecte ƒ ContractaciĂł de personal ƒ Com legalitzar una associaciĂł ƒ GestiĂł econòmica ƒ Impostos ƒ Webs, adreces i telèfons d’interès. 2.1.3 ButlletĂ/revista/ o "full" adreçat a les associacions EdiciĂł i distribuciĂł periòdica d'un butlletĂ informatiu adreçat a les associacions. La seva dimensiĂł i costos poden ser molt variables, anant des del din A-4 fotocopiat fins a la revista impresa d'ediciĂł Ă mplia. El format de butlletĂ permet traslladar de manera periòdica aquella informaciĂł de carĂ cter tècnic o prĂ ctic destinat a facilitar la gestiĂł i el funcionament de les associacions, alhora que s'hi poden incloure temes de reflexiĂł o difusiĂł d'iniciatives municipals o de la poblaciĂł d'especial rellevĂ ncia. El format de revista pot incloure articles o informacions referents al propi sector associatiu, com a fĂłrmula per promoure el coneixement i relaciĂł entre les associacions de la zona, i fomentar, aixĂ, una major relaciĂł i cohesiĂł entre les associacions.
 Informació relacionada en aquesta guia Difusió Espais de relació
Referències d’interès Consell de la Joventut de Barcelona
8
2.2- Assessories Mentre que els serveis d'informaciĂł traslladen una informaciĂł mĂŠs o menys general al conjunt de les associacions, les assessories tenen com a principal caracterĂstica que ofereixen un tractament individualitzat i personal a cadascuna de les demandes, i que tĂŠ com a objectiu final donar una resposta concreta a la demanda o problema de l'associaciĂł. Les assessories sĂłn, per tant, un servei complementari als serveis d'informaciĂł, en el que s'hi atenen aquelles consultes que per la seva complexitat o especificitat no s'han pogut resoldre des del servei d'informaciĂł. Els responsables de fer l’assessorament poden ser els propis tècnics municipals, o bĂŠ persones especialitzades en l'Ă mbit consultat, mitjançant entrevista personalitzada.
Referències d’interès Torre Jussana Consell de la Joventut de Barcelona
ƒ Assessoria jurĂdica Assessorament, orientaciĂł i/o seguiment posterior sobre associaciĂł, federaciĂł o fundaciĂł, modificaciĂł d'estatuts, estructuraciĂł de les assemblees, facilitaciĂł de l’aplicaciĂł i en situacions de conflicte intern, dubtes sobre l'aplicaciĂł matèria d'associacionisme, etc.
la constitució legal d'una dissolució, convocatòria i interpretació dels estatuts de la legislació vigent en
 Informació relacionada en aquesta guia Marc legal Relació amb altres administracions
ƒ Assessoria econòmica /fiscal /comptable Assessorament, orientaciĂł i/o seguiment posterior sobre la confecciĂł d'un pressupost, com fer els assentaments, gestiĂł d'actius i passius, obligacions fiscals i tributĂ ries, etc.
9
Assessoria sobre subvencions Assessorament i orientació sobre les convocatòries de subvencions que poden ser de l'interès de l'associació (municipals, comarcals, autonòmiques, estatals o europees, així com les d'entitats privades), criteris d'atorgament, tràmits a realitzar. Opcionalment, assessorament i orientació per a l'estructuració del projecte i la presentació de la documentació necessària. Aquesta assessoria també pot incloure informació i assessorament sobre la justificació econòmica i documental de les subvencions rebudes. Assessoria en relacions laborals i recursos humans Assessorament i orientació entorn als aspectes legals i econòmics relacionats amb la contractació de personal, així com dels processos de captació, motivació, formació, manteniment i fidelització dels professionals i voluntaris. Assessoria en comunicació Assessorament, orientació i suport en la confecció del pla de comunicació de l'associació, en la redacció i confecció de notes i rodes de premsa, en l'edició de materials de divulgació, etc. Assessoria informàtica /TIC's (Tecnologies de la Informació i de la Comunicació) Assessorament i orientació en la planificació de la informatització de l'associació, dels equips i contractacions més adequats a cada necessitat, en la utilització dels mitjans tècnics necessaris.
Informació relacionada en aquesta guia Tecnologies de la informació i la comunicació Mitjans i infrastructures Formació
Relacions internacionals Assessorament i orientació en la recerca de patner per a la realització de programes i/o projectes, així com en la recerca de fons per a la realització dels projectes.
Informació relacionada en aquesta guia Foment de la relació amb tercers
10
ƒ Sostenibilitat Assessorament i orientaciĂł en l'aplicaciĂł de criteris i mesures que permetin introduir en la gestiĂł del funcionament ordinari i en la programaciĂł d'activitats criteris de sostenibilitat
Referències d’interès Ajuntament de Barcelona
ƒ Tutories Seguiment personalitzat del funcionament global de l'associaciĂł, facilitant la planificaciĂł i previsiĂł, la presa de decisions, l'aplicaciĂł de les decisions preses i la recerca de recursos i/o assessorament especĂfic.
 Informació relacionada en aquesta guia Viver d’entitats
11
2.3- Formació El relleu generacional, l'alta renovació en determinats espais del sector associatiu i els grans canvis que es produeixen de manera contínua en la nostra societat fan necessària la formació de manera continuada de les persones que porten a terme la direcció política o de projectes de les associacions. La creació d'una oferta formativa conjunta per a totes les associacions permet desenvolupar determinats programes que, d'altra manera, seria difícil realitzar des d'una associació, donada la singularitat de moltes de les temàtiques, o el reduït nombre de persones a qui interessa. L'oferta formativa adreçada a les associacions és molt diversa, però habitualment resulta pràctica la realització de cursos de curta durada, en format intensiu o en un curt període de temps, i que respongui a unes necessitats o temàtiques específiques. Els cursos més amplis i de caràcter general (com per exemple de gestió global d'una associació) poden ser d'utilitat quan es té clara la voluntat dels potencials usuaris a participar-hi, i tenen la disponibilitat de temps per fer-ho. 2.3.1 Segons el seu format Xerrades D'una tarda de durada (fins a 4 hores) i sobre aspectes pràctics que tinguin una relació directa amb les necessitats del moment i de les associacions. Permeten traslladar els aspectes bàsics sobre un tema en concret i generar la consciència en el sector associatiu sobre l'interès i la conveniència de l'aspecte tractat. També serveixen com a prova pilot sobre l'interès de les associacions en aquesta temàtica, i per tant, la conveniència o no de realitzar algun tipus de proposta formativa més àmplia. Alhora, permeten resoldre els dubtes més habituals en determinats àmbits de la gestió associativa, com per exemple en els criteris i procediments de les convocatòries de subvencions, facilitant de manera conjunta aquella informació més rellevant, la qual cosa optimitza el treball de les associacions i de l'administració, alhora que redueix la feina dels serveis d'informació (ja siguin específicament associatius o de caràcter general). Cursos introductoris (fins a 10 hores) Permeten traslladar els aspectes bàsics d'una matèria i els recursos i habilitats essencials per poder-los aplicar en l'associació. Donada la petita dimensió de la major part del teixit associatiu de les nostres poblacions, solen ser el mitjà ideal per donar una resposta eficient sense sobrecarregar les agendes dels responsables associatius. Són una bona eina per complementar o ampliar aquells temes que han generat un alt interès en els serveis d'informació associatiu, en les xerrades o en les assessories. 12
Cursos d'aprofundiment (més de 10 hores) Permeten formar, de manera més profunda, sobre aspectes concrets a les persones responsables (càrrecs o tècnics) de les associacions, tot i que, pel seu format, només són recomanables quan hi ha una clara consciència de la utilitat del curs i un alt compromís per part del segment de població destinatari.
Exemples Ajuntament de Rubí
2.3.2 Segons els continguts La tipologia de continguts de l'oferta formativa adreçada a les associacions és pràcticament il·limitat. El coneixement del propi sector per part dels tècnics municipals, així com la pròpia demanda del sector associatiu, són les que han de permetre definir amb criteri els àmbits prioritaris. No obstant, a continuació es detallen els aspectes que més habitualment es tracten en l'oferta formativa adreçada a les associacions:
Xerrades - Convocatòries de subvencions, de les seves característiques, prioritats i forma de presentació - Justificació de les subvencions - Obligacions fiscals i tributàries - Com estructurar un projecte - Aspectes bàsics de la comunicació - Aspectes bàsics de la Llei d’Associacions i del funcionament d’una associació - Com parlar en públic - Com gestionar una reunió Cursos - Gestió associativa - Aspectes bàsics de la gestió - Disseny i avaluació de projectes - Gestió econòmica d’una associació - Com presentar subvencions - Implicació dels socis en la gestió - Tècniques de dinamització de reunions - El treball en equip - Tècniques de negociació i resolució de conflictes - Els equips humans a les associacions Comunicació - Aspectes bàsics de la comunicació - Aspectes del màrqueting en les associacions - Com treballar amb els mitjans de comunicació - Intervencions públiques i comunicació no verbal
13
ƒ
Administració i economia - Gestió comptable per a associacions (bà sica o avançada) - Captació de fons - Control de la gestió econòmica - Elaboració d’un pressupost
ƒ
Legal - Marc jurĂdic, legal i fiscal de les associacions i fundacions - Models de contractaciĂł de l’administraciĂł pĂşblica
ƒ
InformĂ tica i telemĂ tica - IniciaciĂł i experimentaciĂł en la xarxa - CreaciĂł de pĂ gines web - Comptabilitat - Aspectes Ăştils d'ofimĂ tica.
ƒ
Equips associatius - CaptaciĂł i gestiĂł de voluntaris - OrganitzaciĂł de la tasca interna - DinĂ miques de grups
2.3.3 Sobre la seva realitzaciĂł ƒ Ă’rgan gestor i professorat L'organitzaciĂł dels cursos i la selecciĂł del professorat es pot realitzar des de la pròpia administraciĂł (sobretot en aquells casos en els que s'expliquen aspectes normatius, de relaciĂł amb l'administraciĂł o de convocatòria i justificaciĂł de subvencions), del propi teixit associatiu de la ciutat, de les escoles de formaciĂł adreçades al sector associatiu existents a Catalunya o d'empreses de serveis. ƒ Suport en la confecciĂł de cursos de formaciĂł Algunes associacions tenen necessitat de generar els seus propis cursos de formaciĂł, per tal que s'adaptin als seus programes, organitzaciĂł i funcionament intern. Des de l'administraciĂł municipal es pot donar suport a travĂŠs de la participaciĂł de tècnics municipals com a professors, la recerca de persones que coneguin amb profunditat la temĂ tica a tractar, o fins i tot, en la definiciĂł del programa i calendari, posant d'aquesta manera el coneixement i habilitats dels tècnics municipals al servei de les associacions.
 Informació relacionada en aquesta guia Foment de la relació amb espais del coneixement
Referències d’interès Centre de Participació ciutadana. Diputació de Barcelona
14
2.3.4 Formació no presencial L'edició de publicacions temàtiques pot suposar una altra via de promoure la formació i/o el debat en aquells aspectes que es considerin d'interès. En el cas de tractar-se d'aspectes pràctics, el format hauria de ser de tipus guia, amb una descripció clara de la metodologia, exemples i informació pràctica. Pel que fa a aspectes de reflexió, debat ideològic o polític, el format de dossier de reflexió, amb articles o ponències pot esdevenir molt útil. En ambdós casos, la seva edició i distribució pot ser molt diversa, anant des de la impressió a la seva edició en fotocòpies, tot depenent de la importància de la temàtica tractada i de la capacitat pressupostària del moment. Finalment, la seva difusió i distribució es pot realitzar també a través d'internet, tot i que la limitada implantació d'aquest mitjà en el sector associatiu com a eina habitual de treball limita la seva capacitat d'incidència, si s'utilitza de manera exclusiva.
15
2.4- Foment del voluntariat El foment del voluntariat permet assolir dos grans objectius. D'una banda, vehicular la voluntat de molts ciutadans i ciutadanes de participar de manera activa i alhora desinteressada en els afers del municipi. De l'altra, enfortir el teixit associatiu i augmentar la seva capacitat per desenvolupar programes que permetin dinamitzar i millorar la qualitat de vida de la població. Punt de voluntariat Recull les activitats de les associacions en les que es poden incorporar voluntaris i les difon, ja sigui mitjançant un espai d'informació presencial, la inclusió de la informació en algun mitjà de comunicació, a internet, o a través de materials impresos. Banc de voluntariat Recull les dades de les persones interessades en fer de voluntaris i els envia de manera periòdica informació sobre aquelles activitats que s'ajustin al perfil i tipologia de demanda que ha realitzat.
Informació relacionada en aquesta guia Informació
Exemples Ajuntament de Terrassa
16
3- Serveis de difusió i promoció de l'associacionisme La creació, creixement i consolidació de les associacions del municipi depenen principalment del nivell de suport que rebin dels seus conciutadans i conciutadanes. La difusió de les associacions existents al municipi permet facilitar l'accés dels ciutadans als seus serveis, promoure la seva participació i animar-los a prendre part activa en els afers del municipi. Bones pràctiques de gestió des dels ajuntaments • • • •
Fomentar entre la ciutadania el valor positiu que representa el sector associatiu per al desenvolupament, dinamisme i cohesió social del municipi. Donar suport a les associacions perquè donin a conèixer els seus objectius, projectes i activitats a tot el municipi. Promoure la incorporació de la ciutadania al teixit associatiu de la vila. Incorporar la informació referent al sector associatiu en els mitjans de comunicació municipals.
3.1 Promoció de l'associacionisme 3.1.1 Tipologia d'actuacions Mostres d'associacions Ubicació d’estands i parades on les associacions de la població donen a conèixer els seus objectius, descriuen les seves activitats i proposen la participació de la ciutadania en aquells àmbits que els pugui ser d'interès. Habitualment, s'organitzen en períodes en què la població surt més al carrer, com per exemple durant les festes majors. Com a complement de la mostra es poden realitzar diversos tipus d'activitats, com exposicions, conferències, actes culturals... Exposicions pròpies/alienes Instal·lació d'exposicions que tinguin com a finalitat la promoció de la participació dels ciutadans i ciutadanes en les associacions del municipi. Poden ser de caire temàtic, de determinat territori, o genèriques.
Informació relacionada en aquesta guia Mitjans i infrastructures Difusió
17
Agenda associativa: Difusió, amb caràcter periòdic, de les activitats i convocatòries de les associacions.
Exemples Ajuntament de l’Hospitalet de Llobregat
Guia d'associacions Guia on es detallen les associacions, les seves dades més rellevants i les activitats més habituals, ordenades habitualment per temàtiques i/o per territori. Catàleg de projectes Similar a la guia d'associacions, en aquest cas es posa especial èmfasi en donar a conèixer programes o activitats específiques en els que les persones que el consultin s'hi puguin incorporar directament. Campanya de promoció de l'associacionisme Campanya de promoció de tipus genèric, en el que s'anima a la població de la vila a associar-se, a conèixer les entitats del seu entorn i/o a prendre part activa en els afers públics, a través del teixit associatiu.
Exemples Ajuntament de Sant Pere de Ribas
3.1.2 Tipologia de mitjans A excepció de la mostra i de les exposicions, que per les seves característiques necessiten mitjans propis per poder-se realitzar, en la resta de casos es poden utilitzar els següents mitjans: Agenda Inclusió en l'agenda municipal d’ activitats dels projectes que porten a terme les associacions o de les iniciatives que tenen major interès per a la població. Pàgina web, portal associatiu Inclusió en la pàgina web del municipi o en el portal d’associacions d'un espai on s'hi trobi la informació relativa a les associacions, com per exemple el llistat complert, links a les seves pàgines, l'agenda d'activitats, serveis on line per associats, etc.
Exemples Ajuntament de Manresa
18
Premsa local Inserció en la premsa local d'espais fixes periòdics de difusió de les activitats de les associacions, o de la realització d'algun monogràfic que permeti desenvolupar una campanya específica de promoció de l'associacionisme. Ràdio i televisió local Inclusió en la programació d'un espai destinat a donar a conèixer el dia a dia de les associacions, o bé la inclusió en els seus programes estables d'informació relativa a aquest sector (especialment a notícies i agenda). Materials impresos Impressió de materials específics, de caràcter puntual (com pot ser una guia d'associacions) o periòdic (per exemple una agenda d'activitats), que disposi de la seva pròpia via de difusió
19
4- TIC's (tecnologies de la informació i la comunicació) Les tecnologies de la informació i de la comunicació suposen un important repte per a tots, del que no en queda exclòs el sector associatiu. La seva aplicació pot suposar un nou i important impuls a la seva feina, a la difusió i promoció de les seves activitats i, sobretot, un espai privilegiat d'intercanvi d'opinions i reflexions. Bones pràctiques de gestió des dels ajuntaments • • • •
Fomentar entre les associacions la consciència de la importància d’incorporar-se de manera activa en la societat de la informació. Facilitar l’accés als mitjans tècnics per introduir el teixit associatiu en aquest camp. Promoure el seu ús per augmentar la participació i dinamisme de les associacions, així com per comunicar-se amb la resta de ciutadans. Entendre les TIC’s com a una oportunitat per promoure la cohesió social i la ciutat relacional.
4.1 Suport a la incorporació a les TIC's Adreça electrònica Facilitació d'una o diverses adreces electròniques per a cada associació, ja sigui a través del servidor municipal, o el d'una empresa privada. Accés a internet Accés de caràcter gratuït a internet, a través del servidor municipal, d’un proveïdor privat, a través de la Diputació o mitjançant la difusió de les ofertes de les cases de telefonia que millor es puguin adaptar a les seves necessitats. Espai en un servidor Oferir un espai en el servidor municipal o en algun de caràcter privat, en el qual hi puguin guardar la seva pàgina web. Si hi ha un mateix servidor per a totes les associacions de la ciutat, permetrà tenir una adreça d'entrada comuna, la qual cosa facilitarà l'accés dels ciutadans i ciutadanes a aquestes. Creació de pàgines web Creació d'una pagina web bàsica per a totes les associacions del municipi que ho sol·licitin, a partir d'un model comú, i/o ampliació de la informació de manera periòdica.
20
Formació de dinamitzadors Capacitar a algun/s membre/s de cada associació perquè pugui actualitzar i impular activitats virtuals de l’associació de manera autònoma. Aula informàtica Espai en el que les associacions disposin d'ordenadors d'ús comú adequadament equipats, amb els quals puguin realitzar programes de gestió, tractament de text, creació de pàgines web, consulta de les seves adreces de correu electrònic,... Quiosc d'internet Ordinador ubicat en un espai d'ús públic en el que les associacions puguin llegir el seu correu electrònic i puguin navegar per la xarxa.
Informació relacionada en aquesta guia Assessories Formació
Exemples Ajuntament de Sabadell Ajuntament de Manresa
21
4.2 Difusió Mailings Els mailings fets a partir d'adreces electròniques tenen com a gran avantatge la seva immediatesa, el cost zero en fotocòpies, sobres i trameses i la reducció significativa del temps de realització i distribució. A les associacions Mailing en el que s'inclouen les adreces electròniques de totes les associacions de la població, mitjançant el qual es pot facilitar tota la informació d'interès. Als ciutadans Mailing en el que hi consti l'adreça electrònica de tota la ciutadania que desitgi rebre informació de les activitats i programes de les associacions de la ciutat. Llistes de distribució Són grups en els que les persones que hi participen s’hi apunten voluntàriament, on es tracta, debat o s'intercanvia informació sobre algun aspecte en concret. Tots els participants reben la informació, i també poden remetre els seus documents, projectes o reflexions a la resta de membres. Les llistes de distribució poden ser moderades (és a dir, una persona mira els missatges abans que siguin distribuïts a tothom) o lliures. Poden ser útils com a espai fix de relació i debat entre les associacions, entre aquestes i l'administració o també amb els ciutadans i ciutadanes. Portal associatiu Pàgina web de fàcil accés, municipal o no, en la que tota la informació que conté fa referència al sector associatiu. Els blocs que la formen més habitualment són una guia de les associacions de la població i una agenda d'activitats o notícies.
Informació relacionada en aquesta guia Banc de voluntariat Agenda associativa
4.3 Xarxes ciutadanes electròniques Espais de relació entre associacions, entre la població o entre la població i associacions, o també amb les administracions, que s'organitza a partir d'una pàgina web, on es dóna informació dels projectes que es desenvolupen. Es generen fòrums de debat i es dóna informació d'aquelles activitats, programes o àmbit territorial sobre el qual es treballa.
Exemples Xarxa3.Sants-Montjuïc Viladecans.net Cornella.net 22
5- Mitjans i infrastructures L’optimització dels recursos materials i espais disponibles suposen una estratègia interessant per donar un major suport a la tasca de les associacions. En resum, es tracta de posar a l'abast aquells materials, espais o recursos que i dissenyar els nous sota aquest concepte. Bones pràctiques de gestió des dels ajuntaments • Treure el màxim rendiment a totes les infrastructures, materials i recursos tant municipals com associatius. • Facilitar l’ús per part de les associacions de les infrastructures i materials disponibles. • Traslladar i fomentar el treball conjunt i la complicitat entre el sector associatiu i l’administració municipal, més enllà del tradicional suport a través de les subvencions.
5.1 –Col·laboracions materials Cessió de materials Ús de materials de titularitat municipal per a la realització d'activitats o programes de les associacions, de suport al seu funcionament ordinari o per adequar les seves infrastructures i equipaments. Tipus d'ús D'ús puntual: Cessió per a una activitat concreta, amb data de sortida i d’entrada. Especialment útil per activitats puntuals o molt espaiades en el temps, que no compensen l’adquisició d'aquest material per part de l'associació. D’ús permanent Cessió, per a un ampli període de temps o amb caràcter indefinit, de materials a una associació. Es tracta habitualment de mobiliari, equips informàtics, etc... destinats a millorar les infrastructures i els mitjans de treball ordinari de les associacions. També es pot tractar de cessió de materials a associacions per tal que aquestes els facin arribar a tercers (segments de població més desfavorits de la ciutat o programes de cooperació).
23
Procedència Nou: Material adquirit especialment per a ser cedit, En el cas de material d'ús puntual, pot ser adquirit per poder disposar d'una "borsa de cessió". La compra de material per a cessió permanent pot suposar un avantatge en grans compres, o com a mitjà per evitar haver de fer traspassos de partides en efectiu. En estoc: Facilitació de l'ús del material que l'administració municipal té en l'inventari i que no s'utilitza de manera permanent. El cas més habitual és el que fa referència a tanques, tarimes, cadires, equips de so.... Per baixa: Donació o cessió a les associacions de la població, d'aquell material municipal que per motiu de renovació s'hagi de donar de baixa, però que encara pugui ser d'utilitat. Els casos més habituals poden ser els de mobiliari, equips informàtics o vehicles. Es poden destinar a cessió permanent, o passar a formar part de la "borsa de materials" d'ús puntual. De les pròpies entitats: Promoció de l’ús dels materials propietat d’una associació, per part de la resta d’entitats del municipi amb l’establiment, per exemple, d’una “borsa” de materials i/o equipaments susceptibles de ser cedits. Tipologia de materials
Mobiliari: taules, cadires, armaris, prestatgeries, pissarres, taulells d'anuncis,... Informàtic: ordinadors, impressores, mòdems, escàners, fotocopiadores... Audiovisual: pantalles, projectors de transparències, màquines de diapositives, projectors de canó.... Per a festes i actes públics: tanques, tarimes, cadires, taules, equips de so i megafonia,... Vehicles: furgonetes, cotxes, ciclomotors, autobusos municipals, etc.
Exemples Ajuntament de Gavà
24
5.2- Espais i equipaments Per tipologia Servei de bústia Bústia on rebre el correu, documentació, paqueteria, etc., especialment per a les associacions més petites i/o de recent creació, com a mesura per no haver de donar una adreça particular, amb el conseqüent canvi quan es modifica la junta. Servei de recollida de missatges telefònics Servei d'atenció telefònica, ja sigui per a associacions que no disposen de seu pròpia, que el seu horari d'atenció és molt limitat o en aquells espais en el que diverses associacions comparteixen infrastructures, com poden ser els hotels d'entitats. Despatxos Facilitació de despatxos per a associacions, opcionalment equipats amb telèfon, ordinador, armaris, etc. Es poden cedir despatxos amb caràcter fix, o per a un o diversos dies, compartint la infrastructura amb altres associacions, sempre segons les necessitats d'aquestes i la disponibilitat d'espais. Espais per a activitats Sales de reunions, de juntes, sales d'actes, etc. ja sigui en dependències municipals o en equipaments adreçats a les associacions. Aquests són especialment útils en espais que siguin d'ús habitual per a les associacions, en llocs propers a les seves seus o en espais compartits. Habitualment funcionen amb una agenda de reserva d'espai prèvia. Hotel d'Entitats Equipament en el que s'ubiquen diverses associacions, amb infrastructures i serveis comuns. Habitualment es tracta de despatxos (exclusius o compartits), sales d'ús comuns i magatzem, amb els mitjans tècnics imprescindibles per a la seva feina (telèfon, ordinadors, fotocopiadora...).També poden disposar de secretaria comuna, de punt d'informació o d'altres serveis de caràcter associatiu. Viver d'Entitats De característiques similars a l’Hotel d'Entitats. Un viver es diferencia del primer perquè les associacions que l'utilitzen disposen d'un tutor o tutora que fa uns seguiment del seu desenvolupament, els assessora sobre els principals reptes que han d'assolir, i els orienta sobre com trobar informació o recursos en cada cas. L’ús d'aquest equipament queda vinculat a l'assoliment de determinats objectius i resultats pactats a priori entre les dues parts.
25
Seus d'entitats Cessió d'un equipament o espai per a la ubicació de la seu d'una associació. A diferència dels anteriors, aquest equipament és per a aquest ús exclusiu, i per tant, no compartit amb altres associacions. Equipaments públics Cessió d'equipaments púbics per a la realització d'activitats i programes de les associacions, habitualment de caràcter puntual. Tot i que la seva tipologia és molt diversa, els més habituals són sales d'actes, biblioteques, sales d'exposicions, polisportius... Segons l'ús Esporàdic Per a la realització d'una activitat puntual que, per les seves dimensions o característiques, no es pot realitzar en les seus de les associacions. Per a campanyes puntuals Per a programes de certa durada, tot i que limitada en el temps. Es pot tractar de l'organització d'un programa de festes, d'una campanya d'especial envergadura ... Permanent Per a l'ús a llarg termini o amb caràcter indefinit. Segons el cost Gratuït Cessió sense compensació econòmica per part de l'associació d'un equipament o infrastructura. Subvencionat Cessió d'un espai o equipament a un preu inferior al de mercat i també al de cost per a l'administració. El pagament de determinada quota por tenir com a finalitat la valoració del servei per part de l'associació. La garantia del rigor de la reserva en casos d'ús puntual o el finançament conjunt del servei entre les associacions i l'administració. A preu de cost Traspàs a les associacions pel preu de cost de la infrastructura i/o serveis que l’Ajuntament ofereix. Mixt En la cessió d'equipament i infrastructures és habitual que alguns dels serveis siguin gratuïts, que d’altres es cobrin a un preu subvencionat i, finalment que alguns tinguin preu de cost.
26
6- Espais de relació La promoció de la relació entre les pròpies associacions i d’aquestes amb el seu entorn, permet augmentar la seva capacitat de treball. Però, sobretot, permet tenir una major capacitat de reflexió i proposició i, per tant, de participació i d'interlocució amb l'administració municipal i amb la societat en general. En aquest sentit, poden tenir una especial rellevància les relacions de les associacions amb les federacions d'entitats de nivell supramunicipal que treballen en el seu mateix camp, les relacions amb altres administracions o fins i tot la seva col·laboració amb l'empresa privada o les universitats i espais de coneixement. Bones pràctiques de gestió des dels ajuntaments • Fomentar el coneixement, treball i debat entre les associacions, com a via per cohesionar el sector. • Promoure la relació i participació de les associacions en els espais de debat i reflexió municipals. • Impulsar el treball i coordinació de les entitats amb altres agents de la ciutat i supramunicipals (públics i privats).
6.1-Espais de coordinació i reflexió associatius L’especialització de moltes de les associacions, tant pel que fa a les temàtiques de treball com al territori en el que actuen, fan necessari en moltes ocasions un espai de coordinació, coneixement i relació conjunt entorn al qual optimitzar els seus esforços, consensuar les prioritats i facilitar la interlocució. Segons la tipologia Independents o autònoms Espais formats exclusivament per associacions, ja siguin de caràcter ampli o bé territorial o temàtic. Tot i que poden rebre suport de l'administració municipal, sobretot pel que fa a infrastructures i mitjans, es caracteritzen perquè els seus espais de decisió estan formats només per associacions. Pel que fa al seu estatut legal, poden ser federacions, amb els pertinents estatuts, o taules/plataformes, i per tant, sense figura jurídica pròpia. Algunes de les actuacions que es poden realitzar des de l'administració municipal per a la creació o consolidació d'aquest tipus d'espais de coordinació són:
27
Foment d'associacions de 2n i 3r grau Foment d'espais de relació, trobada i debat comú, ja siguin jornades, congressos, fòrums o taules temàtiques de caràcter informal. Promoció, mitjançant les convocatòries de subvenció dels programes realitzats de manera conjunta per dues o més associacions. També es pot prioritzar el suport a través de les subvencions per a infrastructures o serveis comuns per a aquest tipus d'entitats.
Informació relacionada en aquesta guia Subvencions Espais i equipaments
Reconeixement com a interlocutors
De facto: treball conjunt de manera prioritària amb les federacions o taules de coordinació, i donant importància a la seva participació en els espais consultius de la ciutat, de manera puntual. Oficial: aquest reconeixement es pot fer "de facto" a través de la feina del dia a dia, o bé es pot oficialitzar amb la signatura d'algun tipus de conveni (que no necessàriament ha de tenir contraprestació econòmica) o la seva inclusió de manera permanent en els espais consultius del municipi.
Informació relacionada en aquesta guia Convenis
Municipals Espais de coordinació i/o debat compostos per associacions i representants municipals (tècnics i/o polítics). Acostumen a ser consells consultius municipals, on la seva composició i funcions poden tenir en compte totes les temàtiques i finalitats. Segons la temàtica D'associacions L’eix de debat i treball gira entorn a l'enfortiment del sector associatiu, la seva presència en el municipi, la millora dels seus mecanismes de funcionament i les seves relacions amb tercers. Temàtic Tracta algun àmbit temàtic en concret, en el qual hi participen les associacions que treballen de manera directa o indirecta en aquest sector, o bé que hi poden tenir alguna aportació. Territorial Tracta dels aspectes del territori que el defineix, i hi participen les associacions del territori, amb independència de la temàtica sobre la qual treballen.
28
6.2 Espais de decisió conjunta Co-decisió Participació de les associacions, en la presa de decisions en àmbits de competència municipal. Realitzada habitualment en el marc de consells temàtics o territorials, o bé en patronats, fundacions o altres organismes similars creats a tals efectes, amb o sense la participació de representants municipals. -
Criteris Definició i concreció de criteris, normes o directrius que han de regir la presa de decisions posterior, ja sigui sobre procediments, programes de treball o distribució de partides econòmiques. En aquest cas l'aplicació d’aquests criteris no recau en aquest mateix òrgan, sinó que el realitza un tercer.
-
Actuacions Presa de decisió sobre aspectes concrets, entesa com a decisió final. És el cas, per exemple, de la distribució de partides pressupostàries, les decisions sobre programacions o activitats, etc. Co-gestió Processos de treball conjunt entre l'administració i les associacions com a parts en la presa de decisions (co-decissió) i com participants en la seva execució.
-
Equipaments Gestió compartida d'equipaments que tenen un ús de caràcter públic, com casals d'associacions, centres cívics, centres culturals, polisportius, casals de gent gran...
-
Programes Programes puntuals o estables d'activitats, com cicles, festes majors, espais de formació, serveis adreçats a determinats col·lectius...
29
6.3 Foment de relació amb tercers La promoció de les relacions entre les associacions i altres agents del municipi suposa un important actiu per a la població, alhora que millora la capacitat de tots per desenvolupar de manera eficient els seus reptes. 6.3.1 Suport a la recerca de fons privats El finançament privat suposa una via cada vegada més important per al sector associatiu, tot i que la seva poca implantació en el nostre entorn encara genera moltes dificultats, sobretot per la infravaloració del sector associatiu per part dels agents privats. Algunes de les actuacions que es poden desenvolupar des de l'administració municipal en aquest sentit són: Aval Certificació de la seriositat i capacitat d'una associació per desenvolupar un projecte determinat. En aquest cas, l'administració no estableix cap tipus de relació amb l'agent privat, però facilita a l'associació la seva feina de recerca. Mediació L'administració intervé en alguna de les fases del procés de negociació, tot i que l'acord final es realitza directament entre l'agent privat i l'associació: el contacte inicial, el paper de validador o agent d'arbitri, la facilitació de mitjans o espais per a la concreció de l'acord, o bé la seva participació en el finançament o organització de part del projecte, etc. Intermediació L'administració municipal pren en aquests casos un paper actiu en la negociació, i participa en algun aspecte de l'acord, com per exemple el de la recepció dels recursos privats i el seguiment i avaluació del projecte. No obstant, el programa o activitat queda clarament identificat a la imatge de l'agent privat. 6.3.2 Foment de relació amb universitats o espais de coneixement Els espais de coneixement són un important actiu social, que també pot relacionar i trobar punts de treball comú amb el sector associatiu, del qual se’n beneficiïn les dues parts. Espais Cessió d’equipaments i centres universitaris o altres espais de coneixement per a l'ús de les associacions, bé sigui per a activitats puntuals, per a programes de duració limitada o com a seus.
30
Formació i assessorament Participació amb els centres de formació, universitats i/o altres espais de coneixement en la definició de l’oferta formativa, com a professorat, o bé com a assessorament en programes, activitats o en la definició de nous marcs de treball. Reflexió Establiment d'espais conjunts de reflexió i debat sobre aquells aspectes que els són d'interès comú, amb l'aportació de caire teòric de l’àmbit universitari i el coneixement característic del sector associatiu.
Informació relacionada en aquesta guia Anàlisi/estudis
6.3.3 Foment de la relació interassociativa amb les organitzacions temàtiques d'àmbit territorial superior Foment de la participació de les associacions de la població, federacions, consells o taules que treballin en el seu àmbit, com a via per augmentar la seva presència en aquest camp, fomentar el trasllat de la realitat de la població a espais de debat, reflexió i actuació més amplis i com a via per facilitar la formació, l’accés a informació i recursos i la renovació de l'associació de la vila. 6.3.4 Foment de administracions.
la
relació
(no
exclusivament
econòmica)
amb
altres
Facilitació d'informació, procediments i contactes mitjançant els quals les associacions de la població puguin tenir una relació directa amb altres administracions. Informació Traspàs a les associacions dels departaments de les diferents administracions públiques que puguin ser del seu interès, i de les vies per accedir-hi. Assessorament Orientació sobre com relacionar-se amb aquestes administracions a partir del coneixement de les dues parts des de l'administració municipal. Mediació Establiment de processos per posar en contacte les dues parts, i, si s'escau, seguiment o intervenció de l'administració municipal en el procés, per tal de garantir i facilitar el contacte i l'establiment de programes de treball, debat i/o assessorament comú.
31
Inscripció en Registres
Facilitar els procediments per inscriure's en registres d'associacions d'altres administracions públiques, com a via per garantir la seva futura relació i l'accés a la informació. Legislació Assessorament i orientació sobre els requisits legals que ha de complir l'associació en el cas que vulgui relacionar-se amb aquestes administracions, especialment en el procés de constitució.
Informació relacionada en aquesta guia Assessorament
32
7- Suport econòmic 7.1 Subvencions La concessió de subvencions és habitualment una de les principals actuacions desenvolupades pels Ajuntaments amb la finalitat de donar suport a les associacions del nostre territori. La seva tramitació, avaluació, atorgament i pagament ha de suposar el mínim trasbals possible per a les associacions i/o per a la pròpia administració, i adaptar-se al màxim als respectius ritmes i calendaris, per fer tot el procés el més eficient possible. Bones pràctiques de gestió des dels ajuntaments • Conciliar els ritmes de funcionament i calendaris de les associacions i l’administració. • Minimitzar la burocràcia i facilitar els procediments. • Transmetre a les associacions una visió de conjunt sobre les possibles vies de suport que ofereix l'Ajuntament. 7.1.1 Sobre el calendari Promoure la resolució de les subvencions el més aviat possible . Algunes opcions per poder-ho realitzar són:
Preparar la normativa i/o convocatòria l'any anterior, a fi que es pugui aprovar en el primer ple de l’any. Treure la convocatòria durant els darrers mesos de l’any anterior i deixar-la subjecte a assignació pressupostària. Un cop aprovat el pressupost, fer la resolució d’assignació de les partides a cada convocatòria Separar el procés de validació administrativo-legal de la documentació de la valoració del projecte, de manera que es pugui fer en paral·lel. Comunicar les resolucions amb la major brevetat possible, per tal que les associacions puguin planificar en coherència el seu calendari.
33
7.1.2 Pagament ___________________________________________________________________________________________________
És aconsellable realitzar el pagament amb la màxima celeritat, i en tot cas, fer-ho de manera que no perjudiqui de manera seria el normal desenvolupament del projecte, donat que les situacions de tresoreria i de gestió poden ser molt diverses i és complexa la concreció de propostes. No obstant, alguns models es basen en: Prioritzar el pagament de les activitats de menor dimensions en un sol pagament en un breu termini, i les de major quantitat en dos o més terminis, distribuïts en el calendari. Prioritzar el pagament en funció del calendari de les activitats. En cas de dificultats en el pagament, facilitar la tramitació d'un reconeixement de deute, mitjançant el qual l'associació pugui, si li cal, demanar un préstec bancari. 7.1.3 Sobre la convocatòria La presentació de projectes a la convocatòria de subvencions és un tràmit que trasbalsa de manera important la feina de les associacions durant els primers mesos de l'any, just en el moment que també han de presentar les memòries, fer les seves assemblees i, a més, mantenir el funcionament ordinari de les seves activitats i programes, que és, en definitiva la raó de la seva existència. • Unificació de convocatòries Unificar totes les convocatòries en una de sola, en la que hi hagin els diferents apartats, amb un sol termini de presentació de manera que les associacions no hagin d'estar pendents de les diferents dates de convocatòria i de límit de presentació. • Criteris d’avaluació Facilitar a les associacions la informació per valorar si el seu projecte s’ajusta als criteris de la convocatòria i poder decidir, així, si presenta o no el seu projecte. • Documentació Sol·licitar la mateixa documentació legal a totes les associacions i en totes les convocatòries de subvencions, de manera que es faciliti la preparació i la tramitació, i evitar errors i traspassos de papers, tant a les associacions com a l'Ajuntament. Adjuntar un formulari o guió unificat per a totes les convocatòries sobre com presentar el projecte. L'existència d'un sol model de formulari facilita el seu coneixement per part dels responsables de les associacions, i abreuja el procés intern d'avaluació i comparació entre projectes. Facilitar models dels certificats que cal presentar per agilitar la feina a totes les parts, fent més fàcil la tasca de les associacions, poc acostumades a preparar aquest tipus de documentació.
34
7.1.4 Sobre la difusió de la convocatòria Comunicar, amb cert període d'antelació, la previsió de la data de sortida de la convocatòria, i la de termini. Permet planificar la preparació de les memòries i dels projectes amb temps suficient, i adaptar el calendari de les assemblees o altres esdeveniments d'especial importància, per tal que es complementin. Publicitar adequadament la convocatòria, tant en el temps com en els mitjans. Permet a les associacions disposar de tot el període de presentació per poder preparar adequadament els seus projectes i tota la documentació, sense presses. Algunes vies per donar-la a conèixer son: • L'anunci oficial (tot i que és poc útil a nivell pràctic). • L'anunci a la premsa local. • La inclusió en un lloc destacat de la web municipal. • La tramesa d'una carta a totes les associacions de la població, o si no és possible, a les que han sol·licitat subvencions amb anterioritat. 7.1.5 Sobre l'accés a la documentació oficial i als formularis L'accés en el menor temps possible a tota la documentació permet que les associacions tinguin més temps per poder estudiar la convocatòria, valorar si s'hi presenten i complimentar tota la documentació. Algunes formes per facilitar el seu accés son: • Distribució en format paper Editar i difondre la convocatòria de subvencions i els formularis, i posar-los a disposició de les associacions en format paper. Es pot distribuir a través de les oficines d'atenció al ciutadà i de les dependències municipals que concorren a la convocatòria. També es pot fer arribar per correu a les associacions que s'hi han presentat anteriorment, o a totes, si tècnicament és possible. • En disquet També es pot lliurar la documentació en disquet, amb l'avantatge que així disposen dels formularis en arxiu informàtic, la qual cosa facilita la seva complimentació. • A través de la web També es poden "penjar" els documents a la pàgina web municipal, de manera que hi puguin accedir fàcilment i descarregar-los. • Documents a adjuntar La convocatòria o/i la normativa. Formularis tipus, en paper. Formularis tipus, en suport informàtic. Models tipus de la documentació a presentar (certificats, domiciliació bancària, instància...).
Informació relacionada en aquesta guia Assessorament Formació
Exemples Ajuntament de Gavà 35
7.2 Programes de finançament estables L'establiment de convenis estables de col·laboració amb aquelles associacions que porten a terme programes que tenen una clara continuïtat al llarg dels anys, permet definir objectius plurianuals, garantir una major estabilitat en el desenvolupament de les actuacions i reduir les incerteses derivades de la necessitat de presentar el projecte a convocatòria anual de subvencions. Bones pràctiques de gestió • • •
Establir un marc de relació estable de caràcter plurianual, mitjançant el qual consolidar el desenvolupament de programes o iniciatives d'especial interès. Establir unes pautes de funcionament, seguiment i finançament estable, així com uns criteris d'avaluació específics. Establir un marc de relació polític amb una associació, així com un reconeixement a la seva tasca.
7.2.1 Convenis Els convenis estables, ja siguin per a programes específics o per donar suport al funcionament ordinari d'una associació o federació, permeten establir un espai de treball conjunt i de reconeixement mutu. Donat que acostumen a regular situacions molt singulars, el seu redactat, funcions i finalitat poden ser molt diversos, però sempre tenen en comú la voluntat d'establir un espai conjunt de treball i col·laboració.
Què pot contenir un conveni
Reconeixement polític de les dues parts En tant que entitat interlocutora en algun camp específic, amb compromisos de suport mutu en la tasca, en l'intercanvi d'informació, en l'establiment de processos de participació,... Contingut programàtic, sistemes d'avaluació i comissió de seguiment Marc en el que s'estableixen uns programes o objectius, i en el que es detallen les responsabilitats o tasques a fer per cadascuna de les parts. Normalment s'utilitzen per a programes de caràcter plurianual, en els que a més, s’estableixen els mecanismes d'avaluació i seguiment. La comissió de seguiment, normalment de caràcter paritari, pot fer una valoració més acurada dels objectius assolits, de les desviacions respecte al calendari o objectius, i de la redefinició, si s'escau, del pla de treball.
36
Previsió de les necessitats pressupostàries En programes de tipus plurianual, un conveni permet establir, a través de la comissió de seguiment, un anàlisi més acurat de la gestió econòmica dels recursos que s'hi destinen i una previsió de les necessitats futures. La negociació de les partides durant la finalització del l'exercici permet tenir una previsió ajustada dels recursos per a l'any següent, la qual cosa evita la paralització dels programes o activitats durant els primers mesos de l'any, quan encara no estan definides les subvencions.
37
8- Anàlisi / Estudis El coneixement de la realitat associativa suposa un element clau per a la definició dels serveis i programes municipals destinats a relacionar-se i fomentar el teixit associatiu i la participació ciutadana. En aquest apartat, podem realitzar diferents tipus d'estudis.
8.1 Tipologia d'estudis sobre el teixit associatiu Estudis generals Inclusió en altres estudis municipals, de caràcter més ampli, d'apartats o preguntes relacionades amb el sector associatiu, sempre que hi tinguin relació. Permet optimitzar els recursos, tenir una visió d'aquest segment i alhora incloure en el si de l’administració municipal la necessitat de conèixer i, si s'escau, treballar amb aquest sector. Estudis específics Estudis dissenyats i realitzats pensant exclusivament en el sector associatiu o en algun dels seus sectors territorials o temàtics. Estudis puntuals Aquells en els que les dades obtingudes amb una sola edició permeten tenir una visió prou àmplia i acurada, i que per a la seva interpretació o per a l'aplicació de mesures d'actuació no fan necessari tenir una visió al llarg del temps. Puntual / periòdic Estudis que es repeteixen de manera estable i definida en un cert període de temps, mitjançant els quals es pot analitzar l'evolució i canvi de tendències en l'àmbit que s'estudia.
38
8.2 Temàtiques dels estudis Sobre el teixit associatiu existent a la població Realitzat habitualment a partir de l'explotació de les dades del Registre d'Associacions, permet disposar d'una visió global del sector associatiu: àmbits temàtics, distribució en el territori, nivell de relació amb l’administració... Sobre l'estructura i funcionament del sector associatiu Analitza les característiques internes de les associacions (objectius, programes que desenvolupa, nombre de socis, voluntaris i professionals, nivell i procedència dels recursos econòmics, espais o equipaments que utilitza... Sobre el paper de determinat segment del sector associatiu en el seu àmbit d'actuació Analitza el paper de determinat segment associatiu en les polítiques, serveis, dinàmiques o canvis que es produeixen en determinat sector o territori. En aquests casos, acostuma a ser un apartat dins un estudi específic del sector en qüestió. Sobre la percepció del sector associatiu per part dels ciutadans Enquestes o sondejos realitzats entre la ciutadania per analitzar la seva percepció sobre el paper i funcions de les associacions, el seu interès per participar-hi. Habitualment són preguntes incloses en estudis més amplis que es realitzen en el municipi.
Informació relacionada en aquesta guia Centre per a la participació ciutadana
39