Deze nieuwsbrief is bestemd voor alle vrijwilligers binnen Activak vzw
2017
Actua-Activak Mei 2017
Hallo iedereen! Vandaag, over exact 49 dagen , start het eerste kamp. 2 dagen later starten exact 25 kampen die allemaal de eerste week van de zomervakantie plaatsvinden. Reden genoeg dus voor enkele updates.
In dit nummer: Moniwerking
1
Activi
2
Contracten
2
Onkostenvergoeding
3
Dankjewel
4-5
Wist-je-dat ...
6
T-shirts
7
Logistiek team
7
Materiaal
8
Belangrijke weetje
9
Ook dat nog…
10
Heb je zoiets van ‘Wow, wat ik nu te weten ben gekomen moeten alle vrijwilligers weten’, mail dan onmiddellijk naar tom@activak.be. Ook je foto’s zijn welkom!
In april ging de werkgroep Moniwerking op voorbereidingsweekend om alle activiteiten van volgend werkjaar voor te bereiden. De planning wordt vanaf 1 juni stilletjes aan bekend gemaakt, en nog voor de zomervakantie ken je alle activiteiten. Maar op voorhand: dankjewel aan de leden voor een prachtig weekend en de toffe activiteiten!
Pagina 2
Actua-Activak
Activi Joepie! De activi zijn aan jullie profiel toegevoegd. Zoals op de afbeelding hieronder aangeduid, kan je ze terugvinden op je profiel. Je ziet ook de hele geschiedenis vanaf januari.
Het huidig aantal activi is normaal het juiste aantal activi. Denk je dat het niet klopt, dan kan je altijd eens vragen waar je activi vorig jaar allemaal naar toe zijn gegaan via tom@activak.be. Telkens er een kamp gegeven is, gaan de activi automatisch omhoog voor de periode die jij kamp gestaan hebt. Telkens je een activiteit boekt, zal je de activi er (automatisch) af zien gaan met een reden voor welke activiteit. Je uitschrijven uit een activiteit kan tot 2 weken op voorhand. Anders blijven je activi er af, tenzij je een vervanger vindt. Je uitschrijven voor concerttickets kan niet, tenzij je een vervanger vindt. Je zal ook niet meer negatief kunnen gaan. Een tekort of gebrek aan activi zal automatisch betekenen dat je cash moet betalen.
Tekenen van contracten en goed gedrag en zeden type II Voor je op kamp kan, zijn er een aantal zaken die in orde moeten zijn. Ten eerste moet je een bewijs van goed gedrag en zeden type II bezorgen aan kantoor. Dat kan via post naar Bredabaan 39, 2170 Merksem, maar mag ook online via een scan of goede foto uploaden of mailen. Ten tweede moet je voor elk kamp je vrijwilligersovereenkomst en organisatienota tekenen. Dat kan je doen via volgende drie stappen:
Deze nieuwsbrief is bestemd voor alle vrijwilligers binnen Activak vzw
Pagina 3
Onkostenvergoedingen Jullie krijgen voor jullie inzet als vrijwilligers in vele gevallen een onkostenvergoeding. Nog even kort de spelregels rond de onkostenvergoeding overlopen. Ten eerste kan je onkostenvergoeding pas betaald worden als je bewijs van goed gedrag en zeden type II op kantoor is, én als je contract getekend is. Daarvoor lukt het niet een te maken. Ten tweede kan je aangeven of je extra onkosten wil ingeven of niet. Vanaf de kampen starten kan je op de plek waar nu ‘lees en teken contract’ staat, aanduiden voor welke kampen je extra onkosten denkt te maken. Als je kiest voor de optie ‘ik ga geen extra onkosten maken’, dan wordt je onkostennota automatisch gemaakt na je kamp. Als je kiest voor de optie ‘ik ga wel extra onkosten maken’, dan wordt je onkostennota pas gemaakt van zodra de extra onkosten aan ons bezorgt zijn via mail, post of met het terugbrengen van de kampkaft. Zolang je niet kiest, zal er ook geen onkostennota gemaakt worden. Ten derde mag je als animator of kookploeg nooit een eigen onkostennota maken voor de kampen. Dat gebeurd automatisch. Je kan alleen nog zelf een onkostennota maken als je een kriebel begeleidt. Als kookploeger kan je wel nog altijd je onkostennota op papier maken via de kampkaft. Je vergoeding wordt zo snel als mogelijk uitbetaald, maar realistisch genomen kan dat in de zomer een tijdje op zich wachten en zelfs pas gebeuren na 1 september. Deadline: 31 december.
Vanaf eind juni:
‘Ja ik ga extra onkosten maken voor mijn kamp’
‘Nee, ik ga geen extra onkosten maken voor mijn kamp’
Nieuwsbrief
Pagina 4
DANK U WEL WERKGROEPEN Een hele grote danku is aan de orde voor alle werkgroepen. Er is weer heel wat zinvols gerealiseerd dit jaar. Dit resulteerde in een aantal spetterende activiteiten, een aantal TOP-vormingen én leuke uitjes. Daarnaast is er weer grondig wat input geleverd voor de draaiboeken, leuke plannen om volgend jaar de kampen weer helemaal up te daten. En is er een start gegeven om grondig na te denken over hoe we als organisatie willen communiceren.
Daarnaast zijn we er in geslaagd een kwalitatief sterke beleidsnota samen te stellen. Dat is enkel mogelijk geweest dankzij het harde werk van de Activakraad, de vele ideeën uit alle werkgroepen, het actief bijwonen van vergaderingen rond de beleidsnota én de input van alle vrijwilligers via verschillende kanalen. Dus daarom: DANKUWEL VRIJWILLIGERS, en in het bijzonder alle leden van de werkgroepen!
Dankuwel Lieverds!
Nieuwsbrief
Pagina 5
Zonder werkgroep was o.a. dit niet mogelijk... Het steunen van Rode Neuzendag 2016
K3-show 2017
Paascursus 2017
Phantasialand 2017
Startdag Beekse Bergen 2017
Nieuwsbrief
Pagina 6
Wist-je-dat... … deze 6 vrijwilligers nieuw aan de slag zijn gegaan in een werkgroep? Stijn, Pieter-Jan, Evelien, Hanne en Amber traden toe tot één (nieuwe) werkgroep, Rik deed er een schepje bovenop en zit vanaf heden in 2 werkgroepen!
… Katrien alle grote clicksblokken heeft afgewassen? Zo zijn ze weer proper en kan er weer mee aan de slag gegaan worden!
… deze prachtige jonge heer onze stagiair Michiel is? En deze zomer als jobstudent mee het magazijn zal onderhouden?
Heb jij ook enkele weetjes? En wil je die graag delen met alle vrijwilligers? Dan mag je altijd mailen naar tom@activak.be, en dan komt jou weetje misschien wel in de nieuwsbrief!
WEETJES
Nieuwsbrief
Pagina 7
Truien en T-shirts Ben jij een verwoed verzamelaar van elke Activak-kleur in trui én T-shirt? Of kijk je uit naar je eerste eigen Activakpull? Dan hebben we goed nieuws! Via onderstaande link kan jij je maat van T-shirt en trui doorgeven, en als je er eentje met eigen naam wil, dat ook bestellen. De kostprijs voor een T-shirt is vermoedelijk 1 activi zonder naam, en 2 activi met naam. Een trui zonder naam zal vermoedelijk 3 activi kosten, een trui met naam 4 activi.
Als je nog geen activi hebt, maar wel op de zomerplanning staan, kan je ook een trui bestellen én betalen met je activi van je eerste kamp. Sta je niet op de zomerplanning én heb je geen activi, dan kan je die T-shirt én trui ook cash betalen. Vul http://bit.ly/2qQYxl4 in voor 22 mei, en dan krijg je vanaf de eerste week van de zomer je trui en/of T-shirt mee op kamp.
Logistiek team Ben jij een logistiek wonder? Verplaats je graag materiaal van het ene uiteinde van Vlaanderen naar het andere? Is het je droom om eens met een vrachtwagen(tje) rond te rijden? Dan hebben wij JOU nodig! Concreet zoeken wij voor elke zaterdag van de zomervakantie een aantal vrijwilligers die een hele dag mee in het magazijn willen neuzen, en vooral materiaal naar de juiste locatie willen brengen.
Join my team!
Hoe ziet zo’n dag er uit? Om 9u00 verzamelen we aan het kantoor in Merksem. Van daaruit vertrek je naar een locatie om materiaal op te halen, of breng je materiaal naar een locatie. Normaal, zonder problemen, eindigt de dag rond 17u00. In ruil krijg je een hele dag de lachende smile van Katrien (die toffe hiernaast), een mooie vergoeding van 25€ én een dagje over heel Vlaanderen!
Nieuwsbrief
Pagina 8
Materiaaluren Anders dan de voorbije jaren, bevatten de draaiboeken dit jaar NIET altijd het juiste uur waarop jij en je team verwacht worden om samen met Katrien je materiaal voor jou kamp klaar te nemen. Per locatie is er een vast tijdstip waarop je verwacht wordt op het kantoor in Merksem. Wees op tijd, alleen zo verloopt het vlot in het magazijn. Ben je HA of EV? En kom je na 10u00? Dan wordt je een beetje vroeger verwacht zodat je al je bijlage kan printen nog voor het inladen van het materiaal start. Je wordt als HA ook verwacht mee materiaal klaar te maken. Printen van bijlages, draaiboeken, … dient voor of na het inladen te gebeuren. Ben je als één van de laatste aan de beurt? Dan wordt je zeker iets vroeger verwacht als je veel moet printen, want het kantoor sluit ongeveer tegen 17u30. Kijk dus zeker na op welke locatie je staat, en hou dat moment al vrij de zaterdag voordien als je had afgesproken mee te komen inladen. Kom je uitladen? Geen probleem, dan verwachten we je vrijdag na je kamp! Hoogveld: 9u Zandhoven (Beggard): 9u30 Klein Vossen: 10u Essen (De Berk): 10u30 Kerselare: 10u30 Bielebale: 11u Boswachtershuisje: 11u Beekse Bergen: 11u30 Pelterke: 12u Scoutshuis: 13u Keiheuvel: 13u Kraanven: 13u Puytvoet: 13u Texel: 13u30 Graide: 13u30 Duinrell: 14u00 De Karmel: 14u00 Ossekopke: 14u30 Heidepark: 15u Panhof: 15u30 Duin en Zee: 15u30 Spreedonken: 16u Verloren Bos: 16u Pierlapont: 16u Tipidorp: 16u
MAAR LIEFST NIET OP ZATERDAG IN JULI OF AUGUSTUS
Had je graag een ander moment komen inladen? En heb je daar een goede reden voor? Dan mag je altijd mailen naar materiaal@activak.be, zodat Katrien de planning kan aanpassen! Het kan ook altijd zijn dat Katrien haar planning wijzigt, waardoor jullie op een ander moment verwacht worden. Zij zal jullie daar zo snel als mogelijk van op de hoogte brengen.
Nieuwsbrief
Pagina 9
Nog enkele belangrijke weetjes De contactgegevens van de bureaumedewerkers zijn upgedate. De nummers in de (kook)draaiboeken kloppen dus niet altijd. Nog even voor de duidelijkheid: Nummer Tom: 0488/95.99.70
Nummer Jonas: 0486/85.76.21 Nummer Marlies: 0485/66.99.40 Doe je stage deze zomer? Of begeleid je één of meerdere stagiairs deze zomer? Dan is het belangrijk om, als je een attest wil, volgende zaken in orde te hebben:
Stage bij een andere organisatie dat Activak vzw (of Kidskriebels vzw): contactgegevens zoals gevraagd ten laatste 2 weken voor het kamp doorgeven.
Stage gedaan? Dan moet jou begeleider een kopie van je beoordeling doorgeven via kadervorming@activak.be. Dus alle hoofdanimatoren: neem een foto van het laatste blad en stuur het door. Heb je geen smartphone of internet? Dan vul je een evaluatieformulier in en geef je dat afzonderlijk af op kantoor.
Stage geslaagd deze zomer? Eender van welke cursus, was die in 2015, 2016 of 2017, en ben je dit jaar geslaagd, dan wordt je op 23 september verwacht in Sint-Joris-Weert om
Volgend werkjaar, 2017-2018, ronden we de huidige beleidsperiode af en start er een nieuwe. Verwacht je dus aan een aantal nieuwe zaken vanaf september! Wil je graag de beleidsnota lezen voor de komende periode (2018 -2021)? Dan kan je die altijd opvragen via tom@activak.be. Veel leesplezier! Zoals enkele opmerkzame zielen opmerkten, staan de e-mailadressen van alle kinderen (en hun ouders), op moniweb.be. Het is echter nooit de bedoeling dat jullie zelf mailen naar de ouders. Als je voor je thema een mail wil sturen naar de kinderen, dan kan dat via het kantoor. Geef nooit je eigen e-mailadres of andere gegevens aan alle ouders!
Nieuwsbrief
Pagina 10
Ook dat nog... Dankzij jullie enthousiasme hebben wij, alle medewerkers op kantoor, al gigantisch veel goesting om aan de zomer te beginnen. Daarom een grote dankjewel omdat
Er al gigantisch veel plekjes opgevuld zijn op onze planning.
Er al heel wat voorbereidingen bij ons geraakt zijn.
Er al gigantisch leuke startvergaderingen georganiseerd zijn.
En nog zo veel meer. Dus voor jullie inzet, enthousiasme, vreugde én jullie prachtige glimlach: nu al
Heb jij tijd en zin in nog een extra kamp? Géén probleem, voor een aantal weken zoeken we inderdaad nog vrijwilligers! Als je zin hebt, en een leuk kamp vindt, dan mag je altijd even surfen naar moniweb, kijken bij de ‘Activak kampen’ en een extra kampje aanvragen. Elke maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag wijzen we mensen toe aan plaatsen. Veel kiesplezier! Er zijn heel wat vragen gekomen rond de Activakraad, en vooral wat er daar juist gebeurd. Om dat duidelijk te maken, zal er nog voor 19 mei in de Facebookgroep ‘Activak vrijwilligers’ een link komen met meer informatie. Heb je nog vragen? Dan kan je ons altijd bereiken via Facebook, mail of het contactformulier op moniweb.be! Van elke vergadering is er ook een uitnodiging én verslag terug te vinden op moniweb. Geïnteresseerde kunnen dat dus ook lezen!