Libro Digital, Herramientas del Proceso Administrativo y su Ejecución by Lesly_Rodriguez

ADMINISTRACION DE EMPRESAS II La finalidad es brindar una reseña al ámbito administrativo empresarial, que viene a ser un proceso para planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos y metas de una organización de manera eficiente y eficaz, mediante un trabajo en equipo y coordinación.

Herramientas del Proceso Administrativo y su Ejecución

Universidad Mariano Galvez de Guatemala Sede de Tierra Nueva, Chinautla Licenciada Iselda Morales M.A.

Elaborado: Lesly Yesenia Rodriguez Canรก Carnet: 5822-14-16531 Guatemala 1 de Noviembre 2014 1

Índice Proceso administrativo ________________________________________

Etapas del Proceso administrativo__________________________

Planeación ______________________________________

Organización _____________________________________

Integración _______________________________________

Dirección ________________________________________

Control __________________________________________

Laboratorio No. 1 _______________________________________

Solución de Caso Proceso Administrativo ____________________

Toma de Decisión ____________________________________________

Tipos de decisión _______________________________________

Administración por objetivos____________________________________

Reglas para la fijación de objetivos_________________________

Laboratorio No. 2 _______________________________________

Solución de Caso Administración por objetivos_______________

Administración por Valores ____________________________________

Laboratorio No. 4 _______________________________________

Solución de Casos Administración por valores________________

Estudios Organizacionales _____________________________________

Visión del estudio _______________________________________

Planeación del estudio ___________________________________

Recopilación de Datos ___________________________________

Análisis de datos _______________________________________

Formulación de Recomendaciones _________________________

105

Implantación ________________________________________

108

Evaluación __________________________________________ 112 Laboratorio No. 5 _____________________________________ 118 Solución de Guía de Trabajo No. 5 _______________________

119

Equipo de Trabajo empresarial __________________________

120

Laboratorio No. 6 _____________________________________ 122 Solución de Guía de trabajo No. 6 ________________________ 124 Instrumentos Y Técnicas O&M ________________________________ 128 Laboratorio No. 7 _____________________________________ 153 Solución de guía de Trabajo 7 ___________________________ 154 Laboratorio No. 8 _____________________________________ 199 Solución de guía de Trabajo 8 ___________________________ 200 Diagnostico Administrativo ___________________________________ 223 Análisis Organizacional ________________________________

228

Presentación de Diagnostico ____________________________ 230 Laboratorio No. 9 _____________________________________

234

Solución de guía de Trabajo 9 ___________________________ 236

Introducción A lo largo del tiempo, se ha buscado nuevas formas de aplicar la administración, nace con la humanidad, por la cual, su carácter es universal, se encuentra presente en todas partes, y todos los ámbitos, está imparte efectividad a los esfuerzos humanos, y en general es esencial para cualquier organismo social. Se crea entonces toda una serie de procesos y herramientas que revolucionaria el mundo: La administración de empresas y su ejecución. La finalidad es brindar una reseña al ámbito administrativo empresarial, que viene a ser un proceso para planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos y metas de una organización de manera eficiente y eficaz, mediante un trabajo en equipo y coordinación. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social ya que dentro de estos siempre tiene que existir una coordinación de medios. La administración siempre se encuentra acompañada de ciencias de diferente índole como: la economía, la contabilidad, la ingeniería entre otras, sin embargo esta mantiene su especificidad a pesar de su estrecha relación en los diferentes procesos o unidad del proceso. A pesar de que el proceso administrativo este compuesto por diferentes etapas, este es único y constante, lo que varía es su grado de aplicación en los diferentes procesos e los cuales desee aplicar. Siempre se debe mantener la interacción de sus elementos: planeación, organización, integración, dirección y control. A través de las técnicas administrativas se simplifica el trabajo y se establecen principios, métodos y procedimientos para lograr mayor productividad y eficiencia. Esta disciplina ha contribuido al desarrollo de la sociedad proporcionando lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos y realizar cualquier actividad con eficiencia. Una adecuada administración hace que se mejore el nivel de productividad, se mantiene al frente de las condiciones cambiantes del medio.

Propósito Este libro es el resultado del esfuerzo personal del estudiante conjunto a la coordinación del catedrático han dado forma a un texto basado en experiencia e investigación desglosado en los diferentes temas y conceptos expuestos, reflejando el interés de los mismos en el ámbito de la administración de empresas, utilizando contenidos prácticos, casos reales, ejemplos y situaciones que se viven realmente hoy en día en las empresas, mostrando el planteamiento, análisis y solución de problemas facilitando al máximo la comprensión, poniendo en práctica las funciones y etapas del proceso administrativo planificando, organizando, direccionando, integrando y controlando cada una de las actividades específicamente establecidas por la organización enfocados a los propósitos, objetivos, estrategias, políticas y procedimientos. Determinan las actividades a realizar basadas en estructuras y procesos específicos con el fin de garantizar el desarrollo y cumplimiento de las actividades con forme a lo planeado. Buscando como fin tener una administración moderna y eficaz basada en estrategias y enfocada a las necesidades de los clientes, preparada para afrontar todo tipo de problemas sabiendo tomar una buena decisión sin importar su origen o naturaleza y esto se logra analizando y conociendo el problema pudiendo así dar una solución competente despertando la curiosidad del lector hacia el conocimiento de la administración, para encontrar nuevas oportunidades que permitan continuidad y desarrollo velando por la situación de la empresa con sus trabajadores y con la sociedad, Logrando metas establecidas aportando al bienestar de la empresa sabiendo que la función primordial de un administrador es la toma de decisiones ya que con frecuencia debe determinar lo que se debe hacer, quien lo debe hacer, cuando se debe hacer, donde se debe de hacer y en ciertas oportunidades hasta como se debe de hacer. Por lo que está dirigido a los estudiantes de administración interesados en la dirección y organización de las empresas. El principal objetivo es presentar los fundamentos y los temas prácticos esenciales utilizados en la organización y la dirección de las empresas construyendo una aproximación real del lector a los problemas y situaciones que se dan dentro de una organización siendo dirigido especialmente a los estudiantes de los primeros años en la carrera de Administración de empresas por lo que está estructurado claramente con conceptos básicos, de dirección, planeación, organización, integración y control de las empresas. Los diferentes temas abordan los distintos problemas y situaciones que afectan a las empresas de forma general. El enfoque es práctico con ejemplos, casos, aplicaciones, actividades prácticas, lecturas recomendadas.

Proceso Administrativo

PROCESO ADMINISTRATIVO

Etapas del proceso administrativo

Proceso administrativo La administración puede verse como un proceso. Según Fayol, dicho proceso está compuesto por funciones básicas: Planificación, organización, dirección, Integración, control

Algunas Actividades de la Planeación     

Análisis de situaciones actuales. Anticipación al futuro Determinación de objetivos Elección de estrategia corporativa. Determina los recursos necesarios para alcanzar las metas de la organización

Organización Implica el diseño de la estructura más adecuada para llevar a cabo los planes. Determina:    

Actividades que se realizarán Como se clasificarán Quién las realizará Señala, puestos, jerarquías, líneas de comunicación dentro de la empresa.

La empresa aprovechará mejor sus recursos y logrará alcanzar sus objetivos, en la medida que organice eficientemente las funciones de la empresa. Actividades:    

Establecer la estructura de la empresa Especificar funciones y responsabilidades de los puestos. Agrupar tareas en unidades de trabajo. Distribuye recursos y crea condiciones adecuadas para realizar las tareas en un ambiente de armonía.

Elementos de la Organización      

Organigramas Manuales Normas Guías de manejo (instructivos) Protocolos Comités

Dirección Son las acciones que el administrador ejecuta para dirigir y coordinar con eficacia a los colaboradores de la empresa, con el fin de lograr los objetivos trazados. Comprende el contacto cercano que el administrador mantiene con sus subordinados para orientarlos, motivarlos e inspirarlos al logro de las metas y objetivos de la empresa.

Control Es el seguimiento que se da a las actividades de la organización, con el fin de garantizar que éstas se están desarrollando conforme a lo planeado de no estarse cumpliendo se emiten las acciones correctivas y se ajustan las desviaciones encontradas. El control garantiza el cumplimiento de las metas y objetivos trazados. Etapas del Control: * Supervisión

* Evaluación

Énfasis En La Estructura Organizacional Según El Pensamiento De Taylor La idea que Taylor manejaba sobre la estructura organizacional era que por cada actividad en la empresa debía existir un ―capataz‖ el cual se encargaba de instruir a los obreros sobre la actividad a realizar, sin generarle ninguna otra labor, así aseguraba la productividad máxima de la empresa, sin importarle el obrero como ser humano, si no como una pieza de maquinaria más, la cual podía ser moldeada para solo trabajar.

Énfasis En La Estructura Organizacional Según El Pensamiento De Fayol 

La estructura organizacional fue el énfasis de su trabajo, enfocaba esta estructura en la administración como tal. Se consideraba cuidar el ente de la subdivisión de los trabajos de la empresa mediante el enfoque de tener una persona capacitada para dirigir.



Esta persona considerada como jefe principal, debería ser una persona estudiada, la cual desde que es operario su capacidad técnica iría evolucionando y transformando mediante ascendiera en la estructura de la empresa y evolucionara su capacidad administrativa.



Realizó varias divisiones según las operaciones del comercio y de la industria. La primera se basó en la parte técnica, la cual se enfocaba en la producción de bienes y servicios que la empresa generaba.



En la parte comercial, se enfocaba en la comercialización de la empresa. Luego miró las funciones financieras y contables enfocadas en la búsqueda y manejo del capital, estadísticas y manejo de los datos contables. Las funciones administrativas estaban ligadas a la integración de todas las funciones anteriores coordinadas por la empresa.

Bibliografía: Claude S. George, Jr. Historia del Pensamiento Administrativo Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A. Primera Edición en Español, 1974, México Agustín Reyes Ponce Administración Moderna Limusa Noriega Editores, 2000, México

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS II Licda. M.A. Iselda Morales Guía de Trabajo No. 1 Luego de leer, comprender, interpretar y reflexionar el tema de lectura ―PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN‖, se le solicita sintetizar su comprensión en un organizador gráfico de interpretación de lectura. (Ejemplo de organizador). Al finalizar su organizador, debe incluir CINCO conclusiones.

Título del Tema Reflexionado Autor El texto dice:

Lo relaciono con:

Interpreto qué

Nota: Recuerde que las filas que tiene el recuadro solo son ejemplo, usted debe hacer tantas filas como el análisis de la lectura lo requiera. Mínimo 20 filas

FECHA DE ENTREGA: sábado 9 de agosto/2014 hasta las 12:00 de la noche.

Soluci贸n de Gu铆a de Trabajo No. 1

Conclusiones De Guía De Trabajo No. 1

 La planeación es el inicio del proceso administrativo y es el punto de partida que ayudara a la empresa al desarrollo de sus actividades guiadas por medio de un plan estructurado que está establecido pero que es flexible ante cambios positivos que pueda necesitar la empresa.  En la planeación realizamos un análisis del presente y del futuro de la empresa con el fin de determinar los planes adecuados.

 Para desarrollar una buena organización es importante determinar e iniciar con una jerarquización en La cual se desarrollaran las labores de cada miembro de la organización con el fin de establecer en que se desempeñara cada miembro de la organización.

 La Organización se refiere a la sincronización de los recursos que posee la organización tanto materiales, capital humano, flujo de efectivo y de los esfuerzos encaminados en el desarrollo de los objetivos.

 La planeación y la organización son parte fundamental para el éxito o fracaso de un administrador ya que debemos saber en qué consiste cada paso para determinar el éxito de una empresa y desarrollar de forma exitosa el desempeño de nuestra empresa.

Toma De Decisiones

PROFESOR: M.C. ALEJADRO GUTIÉRREZ DÍAZ 22

TOMA DE DECISIONES TEMAS Y SUBTEMAS: 1. VISIÓN GENERAL 1.1 Tipos de Problemas. 1.2 La importancia de elegir una técnica. 1.3 Barreras personales para trabajar problemas. 1.4 Barreras organizacionales para trabajar con problemas 2. LA PLANFICACIÓN, GESTIÓN Y CONTROL PARA LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS. 2.1 Fase de diagnóstico. 2.2 Fase de planificación. 2.3 Fase de preparación 2.4 Fase de implantación y retroalimentación. 3. APROVECHANDO CONSTRUCTIVAMENTE LAS DIFERENCIAS EN LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS: LA GESTIÓN DE CONFLICTOS 3.1 Las diferencias entre personas. Definición de conflicto. 3.2 Obstáculos en los problemas con personas. 3.3 Mejorar habilidades para gestionar conflictos. 3.4 La comunicación asertiva como punto de encuentro. 3.5 La importancia de la negociación. 3.6 Estilos para gestionar las diferencias entre personas. 4. EL ANÁLISIS ESTRATÉGICO EN LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS 4.1 Detectar causas. 4.2 Identificar los objetivos y ponerlos a prueba. 4.3 Claves para generar alternativas eficaces y adaptadas al problema. 4.4 Transacciones: encontrar y eliminar alternativas dominadas.

5. META- COMPETENCIAS PARA LA TOMA DE DECISIONES 5.1 El vehículo para convertir a la empresa en una organización que aprende. 5.2 La inteligencia emocional: desarrollando el dominio personal. 5.3 Superando los problemas de la fragmentación en la empresa. 5.4 Herramientas de comunicación On-Line

Introducción La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las alternativas o formas para resolver diferentes situaciones de la vida, estas se pueden presentar en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial, etc., es decir, en todo momento se toman decisiones, la diferencia entre cada una de estas es el proceso o la forma en la cual se llega a ellas. La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una alternativa entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial, (aun cuando no se evidencie un conflicto latente). La toma de decisiones a nivel individual es caracterizada por que una persona haga uso de su razonamiento y pensamiento para elegir una decisión a un problema que se le presente en la vida; es decir, si una persona tiene un problema, ésta deberá ser capaz de resolverlo individualmente a través de tomar decisiones con ese especifico motivo. En la toma de decisiones importa la elección de un camino a seguir, por lo que en un estadio anterior deben evaluarse alternativas de acción. Si estas últimas no están presentes, no existirá decisión. Para tomar una decisión, no importa su naturaleza, es necesario conocer, comprender, analizar un problema, para así poder darle solución; en algunos casos por ser tan simples y cotidianos, este proceso se realiza de forma implícita y se soluciona muy rápidamente, pero existen otros casos en los cuales las consecuencias de una mala o buena elección puede tener repercusiones en la vida y si es en un contexto laboral en el éxito o fracaso de la organización, para los cuales es necesario realizar un proceso más estructurado que puede dar más seguridad e información para resolver el problema. Las decisiones nos atañen a todos ya que gracias a ellas podemos tener una opinión crítica.

TODA MALA DECISION QUE TOMO VA SEGUIDA DE OTRA MALA DECISION Harry S. Truman

La Toma de Decisiones es entonces el proceso durante el cual la persona debe escoger entre dos o más alternativas. Todos y cada uno de nosotros pasamos los días y las horas de nuestra vida teniendo que tomar decisiones. Algunas decisiones tienen una importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras otras son gravitantes en ella. Para los administradores, el proceso de toma de decisión es sin duda una de las mayores responsabilidades. La toma de decisiones en una organización se circunscribe a una serie de personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos empezar por hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de gran trascendencia. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización. Una decisión puede variar en trascendencia y connotación. Los administradores consideran a veces la toma de decisiones como su trabajo principal, porque constantemente tienen que decidir lo que debe hacerse, quién ha de hacerlo, cuándo y dónde, y en ocasiones hasta cómo se hará. Sin embargo, la toma de decisiones sólo es un paso de la planeación, incluso cuando se hace con rapidez y dedicándole poca atención o cuando influye sobre la acción sólo durante unos minutos. La toma de decisiones en una organización invade cuatro funciones administrativas que son: planeación, organización, dirección y control. Funciones administrativa dentro de la organización al tomar decisiones: La Planeación: Selección de misiones y objetivos así como de las acciones para cumplirlas. Esto implica "Toma de decisión".

1.1 Tipos de Problemas. Existen varias formas de identificar a los problemas, como son: a.- Por la orientación al problema, La orientación positiva al problema puede dar lugar a: • • • • •

Ver los problemas como retos. Ser optimista en el sentido de que los problemas tienen solución Percibir que se tiene una fuerte capacidad para enfrentar los problemas. Estar dispuesto a invertir tiempo y esfuerzo en su solución.

Una orientación negativa al problema implica ver los problemas como amenazas.

• • •

Creer que son insolubles. Dudar de la propia habilidad para solucionarlos. Frustrarse y estresarse cuando se encuentran frente a un problema.

b.- Por su forma los Tipos de problemas son:

• • •

Teóricos. Cuyo propósito es generar nuevos conocimientos. Prácticos. Con objetivos destinados al progreso. Teórico-prácticos. Para obtener información desconocida en la solución de problemas de la práctica

c.- Por su enunciado del problema. Se manejan dos formas de enunciar el problema de investigación: 1) interrogativo y 2) declarativo. Si bien debe quedar en claro que los objetivos interrogativos –en forma de Pregunta—son menos prácticos y claros.

Decisiones programadas Son aquellas que se toman frecuentemente, es decir son repetitivas y se convierte en una rutina tomarlas; como el tipo de problemas que resuelve y se presentan con cierta regularidad ya que se tiene un método bien establecido de solución y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar este tipo de problemas, por esta razón, también se las llama decisiones estructuradas. La persona que toma este tipo de decisión no tiene la necesidad de diseñar ninguna solución, sino que simplemente se rige por la que se ha seguido anteriormente. Las decisiones programadas se toman de acuerdo con políticas, procedimientos o reglas, escritas o no escritas, que facilitan la toma de decisiones en situaciones recurrentes porque limitan o excluye alternativas. Por ejemplo, los gerentes rara vez tienen que preocuparse por el ramo salarial de un empleado recién contratado porque, por regla general, las organizaciones cuentan con una escala de sueldos y salarios para todos los puestos. Existen procedimientos rutinarios para tratar problemas rutinarios. Las decisiones programadas se usan para abordar problemas recurrentes. Sean complejos o simples. Si un problema es recurrente y si los elementos que lo componen se pueden definir, pronosticar y analizar, entonces puede ser candidato para una decisión programada. Por ejemplo, las decisiones en cuanto a la cantidad de un producto dado que se llevará en inventario puede entrañar la búsqueda de muchos datos y pronósticos, pero un análisis detenido de los elementos del problema puede producir una serie de decisiones rutinarias y programadas. En caso de Nike, comprar tiempo de publicidad en televisión es una decisión programada. En cierta medida, las decisiones programadas limitan nuestra libertad, porque la persona tiene menos espacio para decidir qué hacer. No obstante, el propósito real de las decisiones programadas es liberarnos. Las políticas, las reglas o los procedimientos que usamos para tomar decisiones programadas nos ahorran tiempo, permitiéndonos con ello dedicar atención a otras actividades más importantes. Por ejemplo, decidir cómo manejar las quejas de los clientes en forma individual resultaría muy caro y requeriría

1.2 La importancia de elegir una técnica. Para la Toma de Decisiones existen un gran número de técnicas, las cuales tienen ventajas unas sobre otras para casos particulares, pero en general todas ellas se basan en los mismos principios y se diferencian solo en algunos detalles de forma. Hay modelos clásicos de cómo se toman las decisiones y veremos un esquema básico de resolución de problemas que plantea como hacerlo de forma efectiva. Por supuesto que en la práctica no se puede olvidar nunca que las personas no nacieron para ajustarse a los modelos y que hay que determinar un proceso para tomar decisiones, teniendo en cuenta que cada persona afronta la resolución de problemas de una forma diferente, basada en su experiencia y su historia de aprendizaje, y es el análisis del método particular para resolver problemas lo que nos va a permitir tomar la mejor Decisión.

1.3 Barreras personales para trabajar problemas. Barreras para la toma de decisiones efectivas, La vigilancia y la ejecución completa del proceso de toma de decisiones de seis etapas constituyen la excepción y no la regla en la toma de decisiones gerencial. Sin embargo, de acuerdo con las investigaciones, cuando los gerentes utilizan esos procesos racionales, sus decisiones resultan mejores. Los gerentes que se aseguran de participar en esos procesos son más efectivos. ¿Por qué la gente no participa automáticamente en esos procesos racionales? Resulta más sencillo descuidarlos o ejecutarlos en forma inadecuada. Quizás el problema no se haya definido bien, o las metas no se hayan identificado con precisión. Quizás no se generen suficientes soluciones, o quizás se les evalúe en forma incompleta. Es posible que se haga una elección que satisfaga y no que maximice. La implementación pudo ser planeada o ejecutada, o quizás, el monitoreo fue inadecuado o inexistente. Además de que las decisiones son influidas por prejuicios psicológicos, presiones de tiempo y realidades sociales.

Prejuicios psicológicos: A veces los encargados de tomar decisiones están muy lejos de ser objetivos en la forma que recopilan, evalúan y aplican la información para elegir. Las personas tienen prejuicios que interfieren con una racionalidad

1.4 Barreras organizacionales para trabajar con problemas Implicaciones organizacionales 1: Pocas empresas tienen identificados de forma explícita su razón de ser, sus valores y las metas que persiguen en el largo plazo. 2: Pocas organizaciones tienen una estrategia competitiva de forma explícita que sea ampliamente conocida por el personal. 3: Los gerentes tienen un alto sentido de responsabilidad por los resultados de su comportamiento individual. Los empleados no sienten una responsabilidad directa y le atribuyen los resultados a factores externos. 4: Los gerentes en su mayoría no definen objetivos participativos y no le dedican tiempo a motivar a sus empleados 5: Los gerentes son por lo general desconfiados y centralizan la información y la toma de decisiones. 6: Los empresarios buscan reducir la incertidumbre internamente a través de sistemas de autorización y control. Los empleados trabajan en un entorno de cumplimiento pero no de compromiso. 7: El rol gerencial se ve como masculino, valorando las características de independencia y agresividad. Hay diferencias de género. 8: Los gerentes están concentrados en las tareas del día a día. 9: Los gerentes n su relación con subordinados prefieren una alta distancia de poder 10: La cultura organizacional descrita pude ser un enorme impedimento para que las organizaciones puedan adaptarse y enfrentar de forma exitosa los nuevos retos de competitividad, globalización y colaboración que enfrentan actualmente.

CUATRO BARRERAS ORGANIZACIONALES 1. Barreras Verticales: Entre niveles jerárquicos y rangos Estas barreras tienen las siguientes características: • Toma de decisiones demasiado lenta • Rigidez en ―sistemas‖ tradicionales: ―Siempre hemos hecho las cosas así‖

• Alineación de los clientes

2. Barreras Horizontales: Entre divisiones funcionales y disciplinas Estas barreras tienen las siguientes características:    

Ciclos de producción e innovación lentos Localistas, antagonismo entre partes Falta de enfoque organizacional Múltiples llegadas a los clientes

3. Barreras Externas: Entre la organización sus proveedores y sus clientes. Estas barreras tienen las siguientes características:     

Desarrollar la integración de la cadena de suministro y atención al cliente como ventaja competitiva Responder adecuadamente y rápidamente a las necesidades del cliente Integrar de mejor manera la cadena de suministros Necesidad de mayor velocidad Reducir costos de comunicación

4. Barreras Geográficas: Entre países, culturas y mercados. Estas barreras tienen las siguientes características:      

Supervivencia competitiva Distribución de costos Nuevos mercados Mayor participación de mercado Mejor y mayor servicio a nuestros clientes Efecto domino

Bibliografía 1. Hoch, Stephen. Toma de decisiones según Wharton, Ed. John Wiley & Sons, 2002 2. Córdoba Bueno, Miguel, Metodología para la toma de decisiones, ED. Delta Publicaciones Universitarias, 2004 3. Benavent Oltra, José; Bayarri Roig, Francisco; et al. , ED. Tirant Lo Blanch. 2002

TOMA DE DECISIONES Creado por: Licda. Iselda Morales Toda mala decisión que tomo va seguida de otra mala decisión. Harry S. Truman

Toma de Decisiones  

Es el proceso durante el cual la persona debe escoger entre dos o más alternativas. Es una de las mayores responsabilidades para los administradores.

Toma de Decisiones en la Organización 



Se circunscribe a una serie de personas que están apoyando el mismo proyecto, debe empezar por hacerse una selección de decisiones. Las decisiones son el motor de los negocios. De la selección de alternativas de decisión depende en gran parte el éxito de cualquier organización.

Una decisión puede variar en trascendencia y connotación 

     

Los administradores consideran la toma de decisiones como su trabajo principal. Constantemente deben decidir lo que debe hacerse, quién ha de hacerlo, cuándo y dónde y algunas veces, hasta cómo se hará. La toma de decisiones es solo un paso de la planeación, incluso cuando se hace con rapidez y dedicándole poca atención. La toma de decisiones en una organización invade cuatro funciones administrativas: Planeación Organización Dirección Control

Funciones administrativa dentro de la organización al tomar decisiones: 

La Planeación: En esta etapa se hace la selección de misiones y objetivos así como las acciones para cumplirlas, esto implica toma de decisiones.

Clasificación de las decisiones Las decisiones pueden clasificarse teniendo en cuenta diferentes aspectos, la frecuencia con la que se presentan las circunstancias que afrontan las decisiones, como:  

Decisiones programadas y/o estructuradas Decisiones no programadas y/o no estructuradas

Escenarios a considerar para la toma de decisiones En la toma de decisiones es importante considerar los diferentes escenarios en los que debe basarse el administrador para la toma de decisiones: – Escenarios de Certidumbre (conocemos el ambiente) – Escenarios de Riesgo (desconocemos ciertos ambientes en donde se operará) – Incertidumbre (no conocemos a que nos enfrentaremos)

Decisiones Programadas y/o Estructuradas 



Son todas aquellas que se toman con frecuencia porque son repetitivas o rutinarias o ya se tiene un método pre establecido de solución para el problema, por eso se denominan también decisiones estructuradas. Ej. Son las que se toman con políticas, procedimientos, normas o reglas escritas o no escritas. Las decisiones programadas supuestamente limitan la libertad en la toma de decisión, sin embargo, el propósito real de las decisiones programadas es liberarnos. Las políticas, reglas, normas o procedimientos usados para tomar decisiones programadas ahorran tiempo.

DECISIONES NO PROGRAMADAS y/o No estructuradas Son decisiones que se toman en problemas o situaciones excepcionales o que se presentan con poca frecuencia o aquellas que necesitan de un modelo o proceso específico de solución, por ejemplo: El lanzamiento de un producto al mercado. O asignar recursos a una organización, etc.

Encontrar la Técnica adecuada para resolver una situación

La toma de decisiones consiste en encontrar la técnica adecuada para resolver una situación problemática, real o imaginaria.   

Analizar la situación Determinar los elementos relevantes y los no relevantes Analizar la relación entre ambos elementos y la influencia que se tenga en éstos.

Barreras para la toma de decisiones efectiva Es importante contar con un método o técnica para la Toma de Decisiones y la idea es evitar que éstas sean el producto de razones-intuitivas y heurísticas. En una organización sujeta a la selección de dos o más alternativas debe observar la aplicación de un método para decidir qué alternativa es la más viable.

Barreras personales para tomar decisiones Las personas no participan automáticamente en los procesos racionales de toma de decisiones.       

Resulta más sencillo descuidar los problemas o ejecutar decisiones de forma inadecuada. El problema posiblemente no se ha definido correctamente o las metas no se encuentran identificadas con precisión. Quizás no se han generado suficientes soluciones o están evaluadas de forma incompleta. La implementación no fue planeada o ejecutada. El monitoreo fue inadecuado o fue nulo. Decisiones influidas por prejuicios psicológicos, presiones de tiempo o realidades sociales. Subjetividad de los responsables de tomar decisiones.

Creer que se puede influir en las situaciones para tomar control en la toma de decisiones. En el aspecto de los negocios debe evaluarse objetivamente las probabilidades de éxito, no se pueden ignorar los riesgos que se corren en la toma de decisiones. Debe estimarse el futuro en la toma de decisiones, principalmente en el manejo de presupuestos, para evitar los déficit por estimaciones equivocadas.

La presión del tiempo es otra variable a considerar en la toma de decisiones por lo cambiante en el ambiente de los negocios. La demora en tomar decisiones puede crear un ambiente desastroso para la organización. La toma de decisiones gerenciales con rapidez genera ventajas competitivas importantes sin sacrificar la calidad de las decisiones

BARRERAS ORGANIZACIONALES La cultura organizacional puede ser un enorme impedimento para que las organizaciones puedan adaptarse y enfrentar de forma exitosa los nuevos retos de competitividad, globalización y colaboración. Cuatro Barreras Organizacionales

Barreras Verticales: Se dan entre niveles jerárquicos y rangos medios. Tienen las siguientes características:    

Toma de decisiones demasiado lenta Rigidez en «sistemas» tradicionales: «siempre hemos hecho las cosas así» Alineación de los clientes Frustración

Barreras Horizontales Se dan entre divisiones funcionales y disciplinas. Estas barreras tienen las siguientes características:    

Ciclos de producción e innovación lentos Localitis, antagonismo entre partes Falta de enfoque organizacional Múltiples llegadas a los clientes

Barreras Externas Dentro de la organización se ve afectada por sus proveedores y sus clientes. Características de estas barreras.    

Desarrollar la integración de la cadena de suministro y atención al cliente como ventaja competitiva. Responder adecuadamente y rápidamente a las necesidades del cliente. Integrar de mejor manera la cadena de suministros Necesidad de mayor velocidad

Barreras Geográficas Se dan entre países, culturas y mercados. Estas barreras tienen las siguientes características:      

Supervivencia competitiva Distribución de costos Nuevos mercados Mayor participación de mercado Mejor y mayor servicio a nuestros clientes Efecto Dominó.

Bibliografía Hoch, S. Toma de decisiones según Wharton, Ed. John Wiley & Sons, 2002 Córdoba B.M. Metodología para la toma de decisiones, ED. Delta Publicaciones Universitarias, 2004. Benavent O. J.; Bayarri R. F.; et al., ED. Tirant lo Blanch. 2002

Administraci贸n Por Objetivos

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS Licda. Iselda Morales

Administración Por Objetivos Evolución de la Apo. ―Generalmente a Peter F. Drucker (1954), se le atribuye el mérito de haber proporcionado el primer enunciado definitivo de la filosofía y del proceso de Apo. Según la labor de la administración es equilibrar varias necesidades y metas en cada área, donde el desempeño de los resultados afectan directa y vitalmente la supervivencia y prosperidad de los negocios.‖

Administración por objetivos: 

―El primer requisito en la labor administrativa es administración por objetivos y autocontrol.‖

Administración Por Objetivos DEFINICIONES: ―Apo es el empleo de una estrategia para formular planes y obtener resultados encauzados a lo que la gerencia desea y necesita para conquistar las metas y dejar satisfechos a los partícipes de esa tarea.‖   

―Es ante todo una filosofía de administración‖ es proactiva y no reactiva. ―Es también un proceso que consiste en una serie de pasos interdependientes e interrelacionados.‖ ―Es un sistema de administración diseñado para facilitar la planeación y el control organizacional‖

EXISTEN 4 INGREDIENTES BÀSICOS PARA ENTENDER EL CONCEPTO:

A. Objetivos: Eventos o realizaciones planeadas que se espera llevar a cabo, direccionados a la meta.

B. La estrategia de la utilización del tiempo:

Es el programa de fechas de calendario para el cumplimiento, para la consecución de resultados a Corto y Largo plazo.

C. La gerencia total: Se refiere al esfuerzo formal y conjunto para coordinar las aportaciones de cada directivo hacia la meta común.

D. Las motivaciones individuales: La APO es una estrategia motivadora, de tal forma que el individuo debe participar en el diseño de los objetivos.

Administración Por Objetivos Principios Para Operar Como Fundamento En La Apo: 1. Es más probable lograr la uniformidad y coherencia en las operaciones administrativas si se persigue un objetivo común. 2. Mientras mayor sea la concentración en los resultados esperados dentro de un margen de tiempo, mayores probabilidades habrá de obtenerlos. 3. Mientras mayor sea la participación del personal al determinar operaciones importantes, con mayor responsabilidad asumirán los resultados, mayores serán las motivaciones para alcanzarlos.

4. .El progreso solo puede medirse en función de aquello en lo que se trate de progresar.

Beneficios derivados de la Apo

•Perfeccionamiento en la tarea administrativa: Se esclarecen en alto grado las funciones normales de administración en el aspecto de planeaciones y de control además de las descripciones y especificaciones de los puestos de trabajo.

•Valoraciones exactas de rendimientos: Se califica el rendimiento con mayor exactitud porque se basa en realizaciones concretas en un período de tiempo. •Utilidades logradas sin la intervención de circunstancias fortuitas. Gracias a este enfoque los resultados no son fruto de la casualidad: Los objetivos de lucro se determinan y son fruto de un acuerdo a través de la participación d del compromiso que contraen los gerentes. 

Motivaciones incrementadas para tener éxito: excelente idea es que el subalterno participe y pueda hacer oír su voz junto con la de su jefe en la determinación de objetivos del departamento o del organismo.



Mayor eficiencia de los gerentes: la estrategia viene a ser la autodisciplina, con programaciones y presupuestos.



Trabajos coordinados en equipo dentro de una organización claramente implementada: una adecuada selección con personas adaptables y coordinación brindada por la Apo.

Administración Por Objetivos Forma De Administrar Por Objetivos La Administración Por Objetivos Es Un Proceso De 5 Pasos: 1. 2. 3. 4. 5.

Buscar el objetivo Determinar el objetivo Justificar el valor del objetivo Implementar el objetivo Controlar el objetivo E

A. Búsqueda de objetivos generales: Formular la lista de objetivos generales que ofrecen atractivo y de las necesidades potenciales.

B. Determinar Objetivos Específicos: Formular la lista de objetivos específicos a través de las personas de la organización.

C. Justificar el valor del objetivo: Se determina el grado de cumplimiento que pueda tener el individuo en el objetivo en un tiempo determinado.

D. Implantar el objetivo: Se elaboran los planes de acción y de operaciones para llevar a cabo el cumplimiento del compromiso.

E. Controlar el objetivo e Informar acerca del estado que guarde: Se determinan las desviaciones identificadas en el programa para corregirlas.

Aspectos Varios: 

La Apo exige no solamente resultados sino obtenerlos en un tiempo determinado.



Lo que hace funcionar con éxito la Apo, es que para el individuo es propio entregarse a un trabajo que tenga una finalidad y que proporcione satisfacciones, especialmente si se en causa al objetivo común.

1. La administración por objetivos está enfocada en la teoría de los sistemas, donde confluyen la combinación organizada de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. 2. La estrategia de Apo sirve para valorar el rendimiento de la organización.

Bibliografía  

Mali P., La Administración Por Objetivos, Editorial Diana Raia A.P., Administración Por Objetivos, Editorial Trillas

IMÁGENES

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

Administración Por Objetivos Introducción La "administración por objetivos" APO, también denominada "dirección por objetivos" o "administración por resultados‖, es un enfoque gerencial que data de la década de los sesenta. Para poder entender la APO lo primero es entender en qué consiste este fenómeno administrativo, tan universal y aplicado hoy día en toda clase de instituciones u organizaciones. En este sistema se orienta al logro de resultados en el cual cada puesto define sus objetivos en términos de resultados a lograr; esto es por medio de un estilo diferente, que se basa en el liderazgo que privilegia la participación y la delegación. Para desarrollar con efectividad la APO debemos tomar en cuenta algunos principios, como el de la precisión, participación flexibilidad entre otros, Veamos un poco de teoría sobre la Administración Por Objetivos.

Trujillo Coronado, David Gamaliel, Espino, Evelyn, and Barrientos, Marleny. Administración por objetivos. Argentina: El Cid Editor | apuntes, 2009. ProQuest ebrary. Web. 4 September 2014. Copyright © 2009. El Cid Editor | apuntes. All rights reserved.

Campo en el que se realiza la Empresa Definiremos a la administración como: ―La técnica que busca obtener resultados de máxima eficiencia, por medio de la coordinación del recurso humano, cosas y sistemas, que forman una empresa‖. Y definiremos a la empresa como: ―La unidad de producción de bienes y servicios para un mercado‖. Tomaremos en cuenta algunos factores: 1. Implica, ante todo, que se trata de una unidad económica, ya que debe producir algo. Todo el conjunto de elementos, materiales, humanos y administrativos se dirigen a conseguir una producción determinada. 2. La administración busca siempre un eminentemente práctico: obtener resultados. Es decir que hacia ese fin se canalizan todos los elementos, acciones y fuerzas vivas de la empresa. 3. Se debe tener la máxima eficiencia, esto significa, la mejor utilización y aprovechamiento posible de todos los elementos con los que se produce en la empresa. Lograrla con el empleo de métodos administrativos más eficientes, no por la utilización de la mejor maquinaria o tecnología. 4. La esencia de la administración es la coordinación, de todos los elementos de la empresa, de los hombres en sus diversas funciones y en todos los niveles, con la cual lograremos la máxima eficiencia.

LA ESENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN ES LA COORDINACIÓN, DE TODOS LOS ELEMENTOS DE LA EMPRESA, Y EL CAMPO EN QUE SE DESARROLLA.

UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CURSO: ADMINISTRACIÓN DE II GUIA DE TRABAJO No. 2 EJERCICIO COMPRENSIÓN E INTERPRETACIÓN DE ELCTURA Lugar y fecha: Guatemala 01 de septiembre de 2014

GUIA DE TRABAJO Lea el documento ―ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS APO‖, luego trabaje los siguientes puntos: 1. Elija 20 incisos RELEVANTES de la lectura realizada e ilustre con una imagen que identifique el tema. En la siguiente casilla, describa la imagen. A continuación se le presenta un ejemplo para que se guíe cómo debe trabajar el ejercicio de lectura y comprensión. INCISO

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DESCRIPCIÓN DE LA IMAGEN El facilitador es la persona que ayuda y orienta en un proceso o actividad. Estimula a las personas a encontrar soluciones a problemas para aprender. El facilitador debe poseer cierta experiencia en dinámicas grupales. Actualmente se relaciona a un facilitador como docente, sin embargo, es la Andragogía la que considera al andragogo como un facilitador, pues tiene la capacidad de identificar características individuales de cada estudiante adulto.

1- Asumir un rol de facilitador del aprendizaje

Al finalizar los 20 incisos, presente cinco conclusiones sobre el tema. Trabajo individual.

Soluci贸n de Gu铆a de Trabajo No. 2

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DESCRIPCIÓN DE LA IMAGEN

1) El primer requisito en la labor Administrativa es el Autocontrol.

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El Administrador es la persona quien dirige a determinado grupo de personas, por lo que es importante que él pueda controlar y alinear lo que dice con lo que hace y mantener el control de las situaciones adversas que pueda afrontar en el futuro en su proceso administrativo y que a la vez pueda motivar a su equipo a trabajar de forma unida persiguiendo su fin común que será el alcance de sus objetivos.

DESCRIPCIÓN DE LA IMAGEN

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2) Se lograra la uniformidad Y coherencia en las operaciones administrativas si se persigue un objetivo Común.

Es importante como departamento y organización tengamos establecidos objetivos en los cuales nos enfoquemos en alcanzar para lograr metas como organización por lo tanto lograremos coherencia entre lo que establecemos y realizamos para lograr un procesos de mejora que ayuden a la organización perseguir un objetivo común como un todo.

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DESCRIPCIÓN DE LA IMAGEN Cuando existe un líder en un equipo que involucre y haga sentir a sus colaboradores parte de la empresa estos participaran de forma proactiva dentro de la organización y les interesara velar por el éxito de esta y lograr los objetivos mediante el cumplimiento de metas, aplicando los procesos adecuados, motivándolos a cuidad la maquinaria de la organización y sobre todo brindar un servicio excepcional al cliente que es por él que se lucha satisfacer sus necesidades

3) Mientras mayor sea la participación del personal con mayor responsabilidad se asumirán los resultados.

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DESCRIPCIÓN DE LA IMAGEN

4) La empresa es la unidad de producción de bienes y servicios para un mercado.

Una de las funciones principales de una empresa es satisfacer las necesidades de nuestros clientes, brindándoles por medio de nuestro producto y/o servicio un plus competitivo que la competencia no les pueda brindar y que nos elija como prima opción en su consumo y seamos caracterizados en el mercado.

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DESCRIPCIÓN DE LA IMAGEN

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5) Objetivos tendientes al mejoramiento permanente.

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Es importante que al determinar nuestro objetivo tratemos en ello buscar el mejoramiento continuo de la empresa. Ya que al aplicarlo y desarrollarlo por medio de esto lograremos que la organización y equipo de trabajo desarrolle capacidades mayores a las que se esperaba obtener y así brindar a nuestros colaboradores una experiencia agradable y que ellos puedan crecer profesionalmente.

DESCRIPCIÓN DE LA IMAGEN

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6) La presión económica genero dentro de las empresas una Administración con presión pero la presión ejercida sobre los gerentes no condujo a mejores resultados.

Un líder no debe perder el control ante la presión debido a que provoca inestabilidad en su equipo de trabajo al transmitir inseguridad en lo que hace y la toma de decisiones que vaya a ejercer. No lograra que su equipo cumpla con los objetivos planeados en un tiempo determinado. Por lo tanto este individuo ya no será un líder sino una persona que no puede manejar su entorno por la presión y etiquetarse.

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DESCRIPCIÓN DE LA IMAGEN

7) Mayor control, mayor resistencia; mayor resistencia, mayor control.

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En el proceso administrativo el control forma parte vital de la administración por lo tanto tener el control de las actividades que se desarrollan en la organización es vital para determinar si se cumplen los procesos determinados en la planeación y si se logra el alcance los objetivos establecidos en corto plazo, mediano plazo y largo plazo. Tomando en cuenta que en el futuro se pueden presentar desviaciones que pueden ser corregidas si se tiene un proceso de control.

DESCRIPCIÓN DE LA IMAGEN

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8) Control sobre el desempeño de las áreas y organizaciones en crecimiento rápido.

Determinar el volumen de crecimiento de una empresa es fundamental para el administrador ya que por medio de ello muestra el avance y desarrollo de la organización y el cumplimiento de sus objetivos alcanzados y sobre todo que aplica el proceso administrativo para mejorar su rentabilidad en el mercado.

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DESCRIPCIÓN DE LA IMAGEN

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9) Dirección de esfuerzos.

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Estar enfocados hacia un mismo punto permite mejores resultados en el alcance de la administración por objetivos y determina la mejora continua de la organización hacia lo planeado en el proceso administrativo. Es importante que en la dirección se verifique el cumplimiento de esta para determinar si nuestra organización está encaminada al cumplimiento de los objetivos.

DESCRIPCIÓN DE LA IMAGEN

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10) Los objetivos deben fijarse por escrito.

Es importante dejar constancia escrita de los objetivos para que esta fijación nos exija revisar y evaluar el cumplimento de las mismas; ya sea para ajustarlas si es necesario o hacer repaso de ellas para el cumplimiento total. Contar con soporte físico ayuda a tener constancia que se realizó una planeación con anterioridad y se determinó los objetivos.

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DESCRIPCIÓN DE LA IMAGEN

11) Los objetivos deben fijarse en un tiempo estipulado en el cual deban logarse.

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Es importante que al momento de establecer nuestros objetivos a alcanzar establezcamos un tiempo determinado para cumplirlos ya que por medio de esto podremos medir la eficiencia de nuestro desempeño en cuanto a logros lo cual puede ser bimestral, trimestral, mensual, semestral, anual etc. Fijar tiempos asegura que el equipo de trabajo responda ante metas posibles de cumplir.

DESCRIPCIÓN DE LA IMAGEN

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12) Los objetivos deben se posibles de obtener.

Es importante al momento de determinar nuestros objetivos establezcamos metas posibles de lo contrario provocaremos en nuestro equipo de trabajo desaliento lo cual representara que ellos abandonen la meta sin intentar haber tratado de alcanzarla. Y provocara en nuestra empresa inestabilidad laboral lo cual afecta el crecimiento de la misma.

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DESCRIPCIÓN DE LA IMAGEN

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Es indispensable que en nuestro proceso administrativo contemplemos futuras desviaciones en los planes y tengamos otra posible opción ante lo que planeamos y no sucedió. Aplicar el principio de flexibilidad en este momento ayudara a la administración a implementar otro proceso que pueda brindar mejores oportunidades del que se tenía.

13) Deben preverse en lo posible desviaciones más fáciles de ocurrir.

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DESCRIPCIÓN DE LA IMAGEN

Es determinante para el éxito de una compañía mantener una buena comunicación tanto los jefes como los colaboradores para estar informados de lo que pasa en cada área y mejorar los resultados. Se aplica una comunicación formal como informal y aplicar una retroalimentación de los planes y objetivos que se están cumpliendo o para mejorarlos.

14) Mejoramiento de la comunicación.

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DESCRIPCIร N DE LA IMAGEN Es importante la revisiรณn de los objetivos para medir el cumplimento del alcance que tuvieron y si nuestro equipo de trabajo logro alcanzar el objetivo establecido como equipo. Esto ayudara a darle retroalimentaciรณn de lo que debe mejorar el jefe con el equipo para alcanzar como organizaciรณn lo establecido.

15) Revisiรณn de los Objetivos.

Conclusiones

 Apo es un sistema que ayuda a establecer objetivos de desempeño y aplicar una revisión periódicamente que ayude a la retroalimentación hacia el cumplimiento de los objetivos. Es importante que al establecer los objetivos se tome en cuenta la opinión del empleado es probable de acepte los objetivos con mucho más entusiasmo ya que fue tomado en cuenta para determinar el objetivo a alcanzar.  Es importante establecer como departamentos objetivos los cuales deseamos alcanzar para mejor el rendimiento de la organización y saber si todos encaminamos nuestros esfuerzos hacia una misma dirección.  El establecimiento de metas empieza cuando se define lo que quiere que logren los empleados. La mejor fuente de información es la descripción del puesto de cada uno de estos.  Es importante determinar y especificar el objetivo que debe alcanzar el empleado para identificar el nivel de desempeño que se espera de él.  Fijar fechas es importante para aplicar la administración por objetivos ya que por medio de esto nos daremos cuenta si en determinado tiempo los colaboradores cumplen con los objetivos establecidos.

Administraci贸n Por Valores



Un claro ejemplo de organización es:

GRUPO BIMBO Fundado en México el año de 1945, Grupo Bimbo es hoy en día una de las empresas de panificación más importantes del mundo por posicionamiento de marca, por volumen de producción y ventas, además de ser líder indiscutible de su ramo en México y Latinoamérica. Con presencia en 17 países de América y Asia, cuenta con cerca de 7,000 productos y con más de 150 marcas de reconocido prestigio. Desde 1980, Grupo Bimbo es una empresa pública que cotiza en la Bolsa Mexicana de Valores y está formada por seis organizaciones y un corporativo, los cuales operan empresas de la industria de la panificación y de alimentos en general.

PROPÓSITOS 

Hacer de nuestro negocio un negocio, ser productivos. Alcanzar los niveles de rentabilidad establecidos. Lograr un creciente volumen y participación de nuestras marcas. Estar cerca de nuestros consumidores y clientes, ellos son nuestra razón de ser.



Buscar que nuestro personal se desarrolle y realice plenamente (vivir nuestra filosofía). Orientados permanentemente a aprender. Asegurar la operación en un adecuado ambiente de control (información, sistemas y confianza). Participación y autocontrol.



Nuestra Misión es la guía de todas nuestras acciones. El perseguir su logro día con día y el que diariamente avancemos en Nuestros Propósitos constituye nuestra razón de ser como empresa. Nuestros Principios y Valores son los que nos dan la Personalidad, la forma de ser. Los Valores sólo se entienden en conjunto como un complemento integral.



Representamos a cada uno de los Valores con los colores primarios y secundarios. En el centro de todos, como principio fundamental, está la Persona, origen y fin de nuestra acción.

VALORES

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Pasión

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Equipo

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Confianza

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Calidad



Efectividad



Rentabilidad

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Persona (valoramos a la persona)

Grupo Bimbo cuenta con un Programa de Responsabilidad Social, que tiene por objetivo apoyar actividades dirigidas a participar activamente en los desafíos en los que la sociedad actual se encuentra inmersa. Éste se centra en cuatro programas: 1. Comprometidos con tu Salud. 2. Comprometidos con el Medio Ambiente. 3. Comprometidos con Nuestros Colaboradores. 4. Comprometidos con Nuestra Sociedad.

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS II

Guía de Trabajo No. 4 Resuelva los casos detallados a continuación aplicando la base teórica de Administración por Valores ADMINISTRACIÓN POR VALORES:

CASO 1 Una ingeniera trabaja en una fábrica de productos químicos de alto riesgo. Se percata que se ha producido una fisura en un conducto por el que sale un líquido que contamina el ambiente. Para solucionar la avería es necesario cambiar unos elementos fundamentales en la producción y sería necesario parar durante un mes la fábrica. La ingeniera ha comunicado la avería al director, pero éste no quiere dejar de producir porque eso le haría perder mucho dinero y tendría que despedir a algunos colaboradores, lo que supondría una importante crisis social en la zona. Si no se arregla la avería la contaminación se incrementaría y repercutiría en la vida acuática y después en la de los habitantes del río que comen estos alimentos y se suministran el agua. Si la ingeniera denuncia a las autoridades el peligro que supone la fisura, se enfrentaría al director y probablemente sería despedida. ¿Qué debe hacer la ingeniera? DETERMINAR:      

Los hechos Situación de conflicto Qué principios y valores entran en conflicto. ¿Cómo debería actuar la ingeniera si la empresa operara bajo la filosofía de la APV? ¿Cuál debería ser la actitud del director de la empresa ante la situación de conflicto que enfrenta, desde la perspectiva de la APV. Qué solución le daría usted al caso conociendo la base filosófica sobre la que se basa APV

ADMINISTRACIÓN POR VALORES CASO No. 2 Hace algunos años, la prensa internacional denunció que grandes empresas multinacionales, entre ellas, algunas de las grandes marcas de ropa y zapatillas deportivas, utilizaban a niños en sus fábricas instaladas en países del Tercer Mundo. Según los reportajes publicados, las condiciones de explotación laboral que se producían en esas fábricas eran escandalosas. De esa manera, las empresas conseguían fabricar el producto a un precio mucho menor que el que tendrían que pagar si esas prendas se hubiesen fabricado en países con legislaciones respetuosas, con los Derechos Humanos y protectoras de los derechos laborales y sindicales de los trabajadores. Algunas de estas multinacionales se justificaron, argumentando que ellos no fabricaban directamente las prendas, puesto que concedían la patente a empresas nacionales de esos Estados es decir, subcontrataban la fabricación, las cuales se encargaban de todo el proceso. Según ellas, ignoraban que en esas fábricas trabajasen niños y que fueran violados sus derechos laborales; al parecer, se enteraron de la explotación económica y personal de sus trabajadores por la prensa. 1. ¿Considera usted que esta empresa internacional guía sus acciones empresariales desde la práctica de Administración por Valores? Justifique su enunciado 2. ¿Compraría ropa de esa marca, aunque fuese más barata y le gustasen, especialmente las prendas que fabrica? Indique el comportamiento moral de los dueños de esas empresas. 3. ¿Es confiable el producto que venden, fabricado en esas condiciones? Justifique su respuesta desde una perspectiva ética. 4. ¿Habrá honestidad y justicia en las acciones de estos fabricantes multinacionales? Justifique su respuesta. 5. La administración por valores propone tres pasos fundamentales que toda organización que administra a través de esta filosofía, debe desarrollar para ser exitosa y cumplir con el objetivo de la APV. Desde este punto de vista, prepare el plan de acción para esta empresa internacional y propóngalo formalmente a la alta gerencia.

Soluci贸n de Gu铆a De Trabajo No.4

Resolución:

1. Los hechos

2. Situación del conflicto.

3. Qué principios y valores entran en conflicto.



Ruptura de un conducto, el cual derrama líquidos que contaminan el medio ambiente.



La ingeniera notifica al director del problema que tiene la maquinaria.



Debido a casos imprevistos, afectara a la empresa como el corte de personal, parar la producción.



Reducción del personal a causa de la inactividad de la empresa.



La Ingeniera notifico la situación al Director de la Compañía, el cual no aplica una decisión correcta para resolver el caso.

Principios: Valores:



La fábrica a pesar de su desarrollo no respetaba el medio ambiente. La fábrica no tenía el respeto ni el cuidado de los derechos humanos. La fábrica carecía de una buena estructura administrativa.

    

Responsabilidad Social Honestidad Disciplina Ética Profesional Justicia

4. ¿Cómo debería actuar la ingeniera si la empresa operara bajo la filosofía de la APV?

5. ¿Cuál debería ser la actitud del director de la empresa ante la situación de conflicto que enfrenta, desde la perspectiva de la APV?

6. Qué solución le daría usted al caso conociendo la base filosófica sobre la que se basa APV



Cumplir con informar lo sucedido al director y en conjunto trabajar en equipo para encontrar una solución.



Actuar de manera íntegra con ética y responsabilidad hacia la empresa y el medio ambiente.



Hacer una superproducción que se refiere a un trabajo doble en la producción teniendo suficiente producto para abastecer las ventas del mes en el que estará detenida la productividad de la empresa por el mantenimiento de la maquinaria, tomando en cuenta que no se afectara a los colaboradores ya que se les remunerara por el trabajo realizado.

Estudios Organizacionales

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UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CURSO: ADMINISTRACIÓN DE II GUIA DE TRABAJO No. 5 EJERCICIO COMPRENSIÓN E INTERPRETACIÓN DE ELCTURA Lugar y fecha: Guatemala 01 de septiembre de 2014

GUIA DE TRABAJO No. 5 Lea el documento ―METODOLOGIA DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES‖, luego trabaje de la siguiente manera: Cada grupo elaborará un mapa mental utilizando la herramienta Web 2.0 Popplet. (www.popplet.com). Presentación oral, sábado 13 de Sept.

TEMAS A DESARROLLAR POR GRUPO: GRUPO 1: Visión del Estudio GRUPO 2: Planificación del estudio GRUPO 3: Recopilación de Datos GRUPO 4: Análisis de Datos y Formulación de Recomendaciones GRUPO 5: Implantación y Evaluación NOTA: El coordinador de grupo abre la sesión en popplet e invita a los miembros del grupo a participar a través de la herramienta. Todos los miembros del grupo deben registrarse en la herramienta para tener acceso. Vea la imagen siguiente para saber cómo añadir a sus compañeros de grupo.

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Soluci贸n de Gu铆a de Trabajo No. 5

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Equipo de Trabajo Empresarial

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EMPRESA DE TRANSPORTE

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UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CURSO: ADMINISTRACIÓN DE II GUIA DE TRABAJO No. 6 EJERCICIO COMPRENSIÓN E INTERPRETACIÓN DE ELCTURA

Lugar y fecha: Guatemala 13 de septiembre de 2014

GUIA DE TRABAJO No. 6 INSTRUCCIONES: Escuche el video publicado en la plataforma titulado: ―METODOLOGÍA DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES‖ y basándose en el recurso de lectura de este tema publicado en el portal del curso, desarrolle lo que se le solicita en cada enunciado.

1. Escriba su definición propia de Estudios Organizacionales. 2. Comente en no más de 100 palabras sobre la Metodología y las ventajas de su aplicación. 3. Elabore un organizador gráfico sobre la Metodología de Estudios Organizacionales. 4. Describa en cuántos pasos consiste la implementación de la Metodología de Estudios Organizacionales 5. ¿Cuál es la razón para implementar una Metodología de Estudios Organizacionales en una empresa? Al finalizar el desarrollo de su guía de trabajo, por favor comente en el espacio del foro abierto en el portal del curso, sobre el tema, basándose en los cinco incisos que elaboró. Tiempo límite para publicar la guía de trabajo, de 10:00 a 12:00 Hrs. sábado 13 de septiembre.

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Soluci贸n de Gu铆a de Trabajo No. 6

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Guía de Trabajo No. 6 Metodología de Estudios Organizacionales 1- Escriba su definición propia de Estudios Organizacionales. Los Estudios Organizacionales se refieren al estudio del comportamiento en un medio donde se encuentran las organizaciones para hacer pronósticos razonables del comportamiento que están teniendo las mismas. Por medio de estudios sistemáticos a un detallado estudio sobre las relaciones tanto internas como externas para atribuir a causas y efectos de su comportamiento y/o competencia.

2- Comente en no más de 100 palabras sobre la Metodología y las ventajas de su aplicación. La Metodología de estudios organizacionales nos permite determinas y/o identificar los factores bajo un estudio que se realiza mediante un serie de pasos para analizar de manera ordenada y clara los componentes y las formas de reaccionar de las organizaciones y su comportamiento. Mediante una aplicación de pasos ordenados que nos permite realizar el estudio de estas situaciones y presidir el comportamiento futuro de los empleados dentro de la organización. Es importante aplicar la metodología ya que por medio de ella podremos estudiar a nuestra organización tanto internamente como externa para reforzar la teoría y modelos organizacionales. Y también orientarnos porque el comportamiento de algunos empleados dentro de la organización.

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3- Elabore un organizador gráfico sobre la Metodología de Estudios Organizacionales.

Etapas de la Metodologia Vision del Estudio

Planeación del Estudio

Recopilación de Datos

Analisis de los Datos

Formulación de Recomendaciones

Implantación

Evaluación

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4- Describa en cuantos pasos consiste la implementación: 

Visión del Estudio

Es la que compone la fase inicial de un estudio organizacional, a partir de la cual se puede obtener un acercamiento a atributos 

Planeación del Estudio

La planeación de un estudio organizacional, es el segundo paso para realizar un estudio organizacional, y consiste en precisar su naturaleza, alcance y requerimientos técnicos, es decir, establecer los términos de referencia para orientar su ejecución. 

Recopilación de Datos

La recopilación de datos es la parte que sigue luego de haber terminado con la parte preparatoria, la cual debe dirigirse hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que en realidad. 

Análisis de Datos

Luego de haber recopilado y registrado los datos, deben someterse a un proceso de análisis que permita identificar las causas de estudio. 

Formulación de Recomendaciones

Son propuestas de acción concretas, donde se evalúan las ventajas y desventajas del hecho o asunto a investigar. 

Implantación

Este es un paso muy importante y clave para incidir en la organización, ya que es el momento de transformar los planeamientos y las medidas de mejoramiento administrativo en metas específicas para cumplir su objetivo de estudio. 

Evaluación

Por este medio, se comprueba el efecto de los cambios o innovaciones a partir de la identificación, calificación y cuantificación de las realizaciones.

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INSTRUMENTOS Y TECNICAS O&M

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ORGANIGRAMAS Y SU METODOLOGIA

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DIAGRAMA DE PROCESO

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DIAGRAMA DE FLUJO 1.- introducción Este documento proporciona la secuencia de pasos necesarios para la Construcción de un Diagrama de Flujo. Muestra la importancia de dos aspectos clave en este proceso: - La planificación previa a la construcción requiere la definición clara del objetivo de su desarrollo y el establecimiento, a priori, del resultado de dicho proceso. - El Diagrama de Flujo debe expresar fielmente el proceso real en estudio. Dota de una simbología y una metodología comunes para todos los diagramas, por lo que se simplifica la interpretación de los mismos y se homogeneiza la pauta de comportamiento de todos los responsables de su desarrollo.

2.- Objetivo Y Alcance Definir las reglas básicas a seguir para la construcción y la correcta Interpretación de los Diagramas de Flujo, resaltando las situaciones en que pueden, o deben, ser utilizados. Es de aplicación a todos aquellos estudios en los que un grupo de trabajo necesita conseguir un conocimiento sobre el funcionamiento de un proceso determinado que sirva como base común para todos sus componentes o se debe realizar un análisis sistemático del mismo. Su utilización será beneficiosa para el desarrollo de los proyectos abordados por los Equipos y Grupos de Mejora y por todos aquellos individuos u organismos que estén implicados en la mejora de la calidad. Además se recomienda su uso como herramienta de trabajo dentro de las actividades habituales de gestión.

3.- Responsabilidades a) Grupo de trabajo o persona responsable del estudio: - Seguir las reglas que se señalan en el procedimiento para su correcta construcción, interpretación y utilización. b) Dirección de Calidad: - Asesorar, a aquellos que así lo soliciten, en las bases para la construcción y utilización del Diagrama de Flujo.

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4.- Definiciones / Conceptos 4.1.- Diagrama De Flujo Definición El Diagrama de Flujo es una representación gráfica de la secuencia de pasos que se realizan para obtener un cierto resultado. Este puede ser un producto, un servicio, o bien una combinación de ambos.

Características principales A continuación se comentan una serie de características que ayudan a comprender la naturaleza de la herramienta. Capacidad de Comunicación Permite la puesta en común de conocimientos individuales sobre un proceso, y Facilita la mejor comprensión global del mismo. Claridad Proporciona información sobre los procesos de forma clara, ordenada y concisa.

4.2.- Símbolo Definición Imagen o figura con la que se representa un concepto.

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5.- Proceso 5.1.- Diagrama De Flujo

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5.2.- Construcción 5.2.1.- Simbología Para la construcción de los Diagramas de Flujo se utilizarán los siguientes símbolos: Símbolos para la construcción de un diagrama de flujo

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5.2.2.- Preparación de la construcción del diagrama Paso 1: Establecer quiénes deben participar en su construcción. El grupo de trabajo, o la persona responsable del estudio identificará los organismos implicados en el proceso, o parte del mismo, que debe ser analizado. Se invitará a un representante de dichos organismos a participar en la construcción del Diagrama de Flujo. El número de participantes en la sesión de construcción del Diagrama no será superior a 10 para que el grupo sea operativo y eficaz. Paso 2: Preparar la logística de la sesión de trabajo. Con objeto de que el ritmo de la sesión de trabajo sea el adecuado se debe prever: - Dar la información necesaria a los participantes en la reunión sobre el objeto de la misma y sobre este procedimiento. - Preparar superficies y material de escritura que permitan tener a la vista continuamente el trabajo desarrollado. 5.2.3.- Desarrollo de la construcción Paso 3: Definir claramente la utilización del Diagrama de Flujo y el resultado que se espera obtener de la sesión de trabajo. a) En primer lugar, es necesario clarificar el objetivo de la construcción del Diagrama de Flujo y escribirlo de forma que sea visible para los participantes durante toda la sesión. b) Esta clarificación permitirá definir el grado de detalle y la estructura que se requieren en el diagrama para poder alcanzar dicho objetivo. Paso 4: Definir los límites del proceso en estudio. La mejor forma de definir y clarificar dicha definición de los límites del proceso es decidir cuáles son el primer y último pasos del Diagrama de Flujo. El primer paso es la respuesta a la pregunta: ¿Qué nos indica que empieza el proceso? El último paso debe contestar a la pregunta: ¿Cómo sabemos que el proceso ha terminado?

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Escribir estos pasos expresándolos de forma clara y concisa e incluirlos en la superficie de escritura. (El primer paso en el borde izquierdo o superior de la misma y el último paso en el borde derecho o inferior). Ejemplo:

Paso 5: Esquematizar el proceso en grandes bloques o áreas de actividades. Identificar los grupos de acciones más relevantes del proceso y establecer su secuencia temporal. Esta esquematización global del proceso a analizar servirá de ayuda para guiar el proceso de construcción del diagrama. Ejemplo:

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Paso 6: Identificar y documentar los pasos del proceso. Esta actividad puede comenzar, tanto por el primer paso del proceso, como por el último, no existiendo ningún criterio que indique mayor eficacia en alguno de los dos enfoques. Sea cual sea la dirección en que se realice, si se considera til, realizar una revisión en la dirección contraria. Las preguntas a realizar para la identificación y documentación de los pasos el proceso son las siguientes: - ¿Existen entradas significativas asociadas con este paso, tales como materias primas, información, etc.? Señalar estas entradas, por medio de los símbolos apropiados, en el diagrama.¿Existen resultados significativos como consecuencia de este paso, ales como información, etc.? Señalar estos resultados, por medio de los símbolos apropiados, en el diagrama. - Una vez realizado este paso, ¿cuál son las actividades inmediatamente siguientes que debemos realizar? Señalar estas actividades, mediante el símbolo apropiado, en el diagrama. Partiendo del primer paso, realizar este proceso hasta alcanzar el último o viceversa. Dibujar el proceso con exactitud disponiendo el flujo principal siempre de arriba abajo o de izquierda a derecha.

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Ejemplo:

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Paso 7: Realizar el trabajo adecuado para los puntos de decisión o bifurcación. Cuando se llega a un paso en el que existe un punto de decisión o de bifurcación: a) Escribir la decisión o alternativa de acuerdo con la simbología utilizada e identificar los posibles caminos a seguir mediante la notación adecuada. En general, cuando se trata de una toma de decisión, se incluye dentro del símbolo una pregunta y la notación de las dos ramas posibles correspondientes se identifican con la notación SI/NO. b) Escoger la rama más natural o frecuente de la bifurcación y desarrollarla, según lo dispuesto en el "Paso 6", hasta completarla. c) Retroceder hasta la bifurcación y desarrollar el resto de las ramas de igual modo. Paso 8: Revisar el diagrama completo. Comprobar que no se han omitido pasos, pequeños bucles, etc. y que el proceso tiene una secuencia lógica. En caso de que existan dudas sobre parte del proceso representado, realizar una observación directa del proceso o contactar con expertos de ese área para su aclaración. El resultado final de este paso es el Diagrama de Flujo del proceso en estudio.

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5.3.- INTERPRETACIÓN 5.3.1.- Comprensión del proceso Una de las aplicaciones del Diagrama de Flujo es la obtención de un conocimiento global y específico de un proceso. Esta herramienta posibilita un conocimiento común que sirva de base para un determinado estudio, planificación, etc. 5.3.2.- Análisis del proceso Otra de las aplicaciones del Diagrama de Flujo es como herramienta de análisis del proceso, facilitando información sobre posibilidades de mejora del mismo. Para el análisis de procesos mediante esta herramienta se seguirá la siguiente secuencia: a) Examinar cada símbolo de toma de decisión o de actividad de control. Cuando una decisión implica algún tipo de comprobación, existe un bucle que hace retroceder el proceso hasta un paso anterior en un determinado porcentaje de las ocasiones en que este se realiza. Deberán plantearse preguntas tales como: - ¿Es la comprobación necesaria? - ¿Es la comprobación completa? - ¿Es la comprobación redundante? b) Examinar los bucles de reproceso. Las comprobaciones dan lugar a bucles de reproceso y éstos siempre están asociados a deficiencias, por tanto el objetivo debe ser su eliminación u optimización. Se examinarán las actividades del bucle como tales y la "longitud" del mismo (número de operaciones que deben repetirse) planteándose cuestiones tales como: - ¿Son necesarias todas las actividades dentro del bucle?. - ¿Se podrían detectar antes las deficiencias?. - ¿Evita el bucle que se repita el error?. - ¿Cuál es el coste del reproceso?. - ¿Cuál es la frecuencia de las distintas deficiencias detectadas?.

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c) Examinar cada símbolo de actividad. Este examen puede poner de manifiesto las deficiencias que arrastra el diseño del proceso mediante cuestiones tales como: - ¿Es necesaria esta operación? - ¿Cuál es la relación coste-valor añadido que aporta? - ¿Es una operación redundante? - ¿Es fuente de errores frecuente? d) Examinar los símbolos de documentos o bases de datos. En general, en las empresas, la documentación y las bases de datos son fuentes de errores, duplicación de tareas y realización de trabajo inútil, por ello deberá comprobarse para cada uno de estos elementos si: - ¿Es útil la información que contiene? - ¿Es redundante dicha información? - ¿Se mantiene al día? - ¿Es la única fuente para esta información? - ¿Cómo se puede utilizar para el seguimiento y mejora del proceso? Cuanto más sistematizado sea el análisis del Diagrama de Flujo, más sencilla y eficaz puede resultar la mejora del proceso en estudio. 5.3.3.- Posibles problemas y deficiencias de interpretación La principal causa de deficiencias en la interpretación de los Diagramas de Flujos es que éste no refleje la realidad. Esto puede ser debido a: - Se representa el proceso ideal tal y como debería ser realizado, y no la práctica habitual de aquellos que lo ejecutan. - Alguno de los participantes no aporta información sobre partes del mismo, evidentemente ilógicas, por sentirse de alguna forma responsable de las mismas. - Se consideran irrelevantes pequeños bucles existentes. - Los miembros del grupo de trabajo desconocen realmente como opera parte del proceso. - Se utilizan Diagramas de Flujo desfasados que no han sido revisados después de producirse cambios en el proceso. Para evitar la aparición de estas situaciones se aconseja, siempre que sea posible, la confrontación del diagrama con la realidad, siguiendo en la práctica la ejecución del proceso. Cuando esto no sea posible, será útil la revisión del diagrama por personal operativo del proceso.

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5.4.- Utilización Debido a sus características principales, la utilización del Diagrama de Flujo será muy útil cuando: - Se quiere conocer o mostrar de forma global un proceso. - Es necesario tener un conocimiento básico, común a un grupo de personas, sobre el mismo. - Se deben comparar dos procesos o alternativas de uno dado. - Se necesita una guía que permita un análisis sistemático de un proceso. Utilización en las fases de un proceso de solución de problemas. El Diagrama de Flujo es una herramienta de gran aplicación en la solución de problemas: - En la fase de definición de proyectos para identificar oportunidades de mejora, guiar la estimación de costes asociados al problema, identificar los organismos implicados en el mismo y establecer las fronteras de la misión del grupo de trabajo que debe abordarlo. - En el inicio de cualquier proyecto, para unificar el conocimiento básico de los participantes en el mismo. - En la fase de diagnóstico, para la planificación de las recogidas de datos y para la elaboración de teorías sobre las causas. - En la fase de diseño de soluciones, para guiar en el diseño de sistemas de control y para la identificación de posibles focos de resistencia al cambio. - En la fase de implantación de soluciones, para mostrar el proceso y los cambios realizados y para identificar las necesidades de formación existentes.

6.- Anexos Ejemplo 1 La falta de herramientas En una empresa de transportes, el taller de mantenimiento tenía fama de causar muchos retrasos. Un equipo de mejora empezó a investigar y comprobó en primer lugar que el taller entregaba los vehículos, en general, con unos días de retraso respecto a la estimación del tiempo necesario para realizar la reparación. El segundo paso del equipo fue construir un Diagrama de Flujo para obtener conocimientos sobre lo que realmente ocurría en el taller de mantenimiento. El Diagrama de Flujo centró la atención del equipo en la búsqueda y obtención de herramientas.

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Posteriores investigaciones confirmaron que el problema principal del taller era la falta y la mala gesti贸n de las herramientas de trabajo.

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Ejemplo 2

Proceso de venta de billetes y facturación de Equipajes

En una línea aérea un equipo de mejora tenía como misión el análisis del proceso que se seguía para emitir los billetes y las tarjetas de embarque para los pasajeros que llegaban al aeropuerto sin billete. Construyó a este fin un Diagrama de Flujo del proceso. El Diagrama muestra que el pasajero debe hacer dos cosas: una en el mostrador de billetes para su obtención y/o facturar el equipaje, y otra en la puerta de embarque para obtener la tarjeta de embarque. El equipo rediseñó el proceso y consiguió eliminar una de las dos colas, dando acceso a los agentes del mostrador de billetes a la base de datos del sistema de asignación de plazas.

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Ejemplo:

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7.- UTILIZACIÓN DE LA HERRAMIENTA

8.- RELACIÓN CON OTRAS HERRAMIENTAS

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UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CURSO: ADMINISTRACIÓN DE II

GUIA DE TRABAJO # 7 EJERCICIO DE COMPRENSIÓN E INTERPRETACIÓN DE LECTURA Lugar y fecha: Guatemala 24 de septiembre de 2014

GUIA DE LECTURA 1. Lea los recursos de lectura publicados en el portal del curso: Administración por Valores, Administración por Objetivos, Proceso Básico de Estudios organizacionales, Organigramas, Diagramas de proceso, Diagramas de Flujo, Diagramas de Distribución del Espacio. Con la interpretación de estos documentos, elabore un mapa conceptual utilizando la herramienta Web 2.0 MINDMEISTER. 2. Elija 20 incisos relevantes, DE CADA TEMA y describa su aplicación dentro de la empresa y como aporta a los resultados de la misma. Trabajo individual.

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Soluci贸n de Gu铆a de Trabajo No. 7

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Incisos INCISO 16) El primer requisito en la labor Administrativa es el Autocontrol.

INCISO 17) Se lograra la uniformidad Y coherencia en las operaciones administrativas si se persigue un objetivo Común.

DESCRIPCIÓN El Administrador es la persona quien dirige a determinado grupo de personas, por lo que es importante que él pueda controlar y alinear lo que dice con lo que hace y mantener el control de las situaciones adversas que pueda afrontar en el futuro en su proceso administrativo y que a la vez pueda motivar a su equipo a trabajar de forma unida persiguiendo su fin común que será el alcance de sus objetivos

DESCRIPCIÓN Es importante como departamento y organización tengamos establecidos objetivos en los cuales nos enfoquemos en alcanzar para lograr metas como organización por lo tanto lograremos coherencia entre lo que establecemos y realizamos para lograr un procesos de mejora que ayuden a la organización perseguir un objetivo común como un todo.

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INCISO

18) Mientras mayor sea la participación del personal con mayor responsabilidad se asumirán los resultados.

INCISO

DESCRIPCIÓN Cuando existe un líder en un equipo que involucre y haga sentir a sus colaboradores parte de la empresa estos participaran de forma proactiva dentro de la organización y les interesara velar por el éxito de esta y lograr los objetivos mediante el cumplimiento de metas, aplicando los procesos adecuados, motivándolos a cuidad la maquinaria de la organización y sobre todo brindar un servicio excepcional al cliente que es por él que se lucha satisfacer sus necesidades.

DESCRIPCIÓN

19) La empresa es la unidad Una de las funciones principales de una de producción de bienes y empresa es satisfacer las necesidades servicios para un de nuestros clientes, brindándoles por mercado. medio de nuestro producto y/o servicio un plus competitivo que la competencia no les pueda brindar y que nos elija como prima opción en su consumo y seamos caracterizados en el mercado como una empresa de calidad.

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INCISO

DESCRIPCIÓN

20) Objetivos tendientes al Es importante que al determinar nuestro mejoramiento permanente. objetivo tratemos en ello buscar el mejoramiento continuo de la empresa. Ya que al aplicarlo y desarrollarlo por medio de esto lograremos que la organización y equipo de trabajo desarrolle capacidades mayores a las que se esperaba obtener y así brindar a nuestros colaboradores una experiencia agradable y que ellos puedan crecer profesionalmente.

INCISO 21) La presión económica genero dentro de las empresas una Administración con presión pero la presión ejercida sobre los gerentes no condujo a mejores resultados.

DESCRIPCIÓN Un líder no debe perder el control ante la presión debido a que provoca inestabilidad en su equipo de trabajo al transmitir inseguridad en lo que hace y la toma de decisiones que vaya a ejercer. No lograra que su equipo cumpla con los objetivos planeados en un tiempo determinado. Por lo tanto este individuo ya no será un líder sino una persona que no puede manejar su entorno por la presión y etiquetarse como rebeldes.

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INCISO 22) Mayor control, mayor resistencia; mayor resistencia, mayor control.

INCISO 23) Control sobre el desempeño de las áreas y organizaciones en crecimiento rápido.

DESCRIPCIÓN En el proceso administrativo el control forma parte vital de la administración por lo tanto tener el control de las actividades que se desarrollan en la organización es vital para determinar si se cumplen los procesos determinados en la planeación y si se logra el alcance los objetivos establecidos en corto plazo, mediano plazo y largo plazo. Tomando en cuenta que en el futuro se pueden presentar desviaciones que pueden ser corregidas si se tiene un proceso de control.

DESCRIPCIÓN Determinar el volumen de crecimiento de una empresa es fundamental para el administrador ya que por medio de ello muestra el avance y desarrollo de la organización y el cumplimiento de sus objetivos alcanzados y sobre todo que aplica el proceso administrativo para mejorar su rentabilidad en el mercado y que posee un plus competitivo que satisface la necesidad del cliente.

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INCISO

DESCRIPCIÓN

24) Dirección de esfuerzos.

INCISO 25) Los objetivos deben fijarse por escrito.

DESCRIPCIÓN Es importante dejar constancia escrita de los objetivos para que esta fijación nos exija revisar y evaluar el cumplimento de las mismas; ya sea para ajustarlas si es necesario o hacer repaso de ellas para el cumplimiento total. Contar con soporte físico ayuda a tener constancia que se realizó una planeación con anterioridad y se determinó los objetivos que se piensan alcanzar en un futuro en un tiempo determinado

INCISO 26) Los objetivos deben fijarse en un tiempo estipulado en el cual deban logarse.

DESCRIPCIÓN Es importante que al momento de establecer nuestros objetivos a alcanzar establezcamos un tiempo determinado para cumplirlos ya que por medio de esto podremos medir la eficiencia de nuestro desempeño en cuanto a logros lo cual puede ser bimestral, trimestral, mensual, semestral, anual etc. Fijar tiempos asegura que el equipo de trabajo responda ante metas posibles de cumplir.

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INCISO 27) Los objetivos deben se posibles de obtener.

INCISO

28) Deben preverse en lo posible desviaciones más fáciles de ocurrir.

INCISO

29) Mejoramiento de la comunicación.

DESCRIPCIÓN Es importante al momento de determinar nuestros objetivos establezcamos metas posibles de lo contrario provocaremos en nuestro equipo de trabajo desaliento lo cual representara que ellos abandonen la meta sin intentar haber tratado de alcanzarla. Y provocara en nuestra empresa inestabilidad laboral lo cual afecta el crecimiento de la misma.

DESCRIPCIÓN Es indispensable que en nuestro proceso administrativo contemplemos futuras desviaciones en los planes y tengamos otra posible opción ante lo que planeamos y no sucedió. Aplicar el principio de flexibilidad en este momento ayudara a la administración a implementar otro proceso que pueda brindar mejores oportunidades del que se tenía.

DESCRIPCIÓN Es determinante para el éxito de una compañía mantener una buena comunicación tanto los jefes como los colaboradores para estar informados de lo que pasa en cada área y mejorar los resultados. Se aplica una comunicación formal como informal y aplicar una retroalimentación de los planes.

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INCISO

30) Revisión de los Objetivos.

INCISO 31) Fijación y establecimiento.

INCISO

32) Principio de la Precisión

DESCRIPCIÓN Es importante la revisión de los objetivos para medir el cumplimento del alcance que tuvieron y si nuestro equipo de trabajo logro alcanzar el objetivo establecido como equipo. Esto ayudara a darle retroalimentación de lo que debe mejorar el jefe con el equipo para alcanzar como organización lo establecido.

DESCRIPCIÓN Es determinante que al momento de plantear nuestra estructura organizacional fijemos objetivos claros y que se puedan cumplir, y sobre todo que nuestros valores sean representantes de la esencia de nuestra compañía para poder transmitir a nuestro cliente tranquilidad en que es una buena empresa en la cual puede confiar.

DESCRIPCIÓN

Los objetivos deben fijarse determinados a cada departamento y situación por la que la empresa afronte para ayudar a los colaboradores de que estas serán sus guías para alcanzar la mejora continua tanto personal como laboral.

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INCISO

33) Cuantificación directa de los objetivos

INCISO

DESCRIPCIÓN

Los objetivos no deben ser demasiados ya que no se tendrá objetividad en los empleados y se estarán buscando varias al mismo tiempo y esto no garantiza el éxito de la misma; sino confundir a nuestros colaboradores al no estar enfocados a unos objetivos claros pero precisos.

DESCRIPCIÓN

34) Principio de la precisión por Es importante como organización dinero. privada fijemos objetivos relacionados con un ingreso. Definir una utilidad que ayudara a la organización a mostrar si mensualmente está creciendo en cuanto a sus ganancias y resultados esperados.

INCISO 35) Principio de la Flexibilidad

DESCRIPCIÓN La empresa al aplicar este principio lo debe de hacer con información anterior (tiempo pasado) para tener una guía de las posibles desviaciones que pueda enfrentar y así la organización esté preparada para cualquier situación futura; y que sus objetivos puedan ser flexibles ante esto.

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INCISO 36) Administración por Valores

INCISO 37) El éxito de una empresa depende del servicio que se brinda

DESCRIPCIÓN La administración por valores aplica en la organización que busca establecer entre lo que se uno dice que cree y la manera como se comporta en la práctica; predicar algo con la boca que no lo estás cumpliendo con las acciones; transmitir sus valores no solo en el exterior sino que también interno y esto ayuda a la organización a tener más contacto con los colaboradores y con ellos mismos como lideres

DESCRIPCIÓN Es importante comunicar a nuestros colaboradores que el éxito de su empresa depende del servicio que se brinda al consumidor por lo tanto es importante alinear a la empresa y a los colaboradores entorno a los valores ya que esto los ayuda a tener conciencia de la actividades que ellos hacen al momento de tratar a un cliente tanto interno como externo.

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INCISO 38) Investigación de nuestro Status actual como organización de nuestra APV

INCISO

DESCRIPCIÓN Es importante realizar investigaciones tanto internas como externas sobre el desempeño o el trato hacia los clientes por lo tanto se deben desarrollar investigaciones que analicen el nivel en que se encuentra nuestra compañía; si nos encontramos en un acomodamiento en cuanto a nuestro rendimiento y desempleo con nuestros clientes.

DESCRIPCIÓN

39) Aclarar la misión y los Es importante resolver las inquietudes valores de nuestro Negocio que puedan tener nuestro personal acerca de nuestra misión y valores para mejorar la comunicación y que tanto la organización como nuestro personal sepan hacia donde se dirigen, cual es la visión de esta para lograrse y lograr un fin común.

INCISO

DESCRIPCIÓN

40) Crear un vínculo de Al lograr esto obtendremos mejores comunicación estable para utilidades porque todos vamos hacia una mejorar el rendimiento de la misma meta, la rotación de empleados empresa es menos debido que se van sintiendo a gusto con los valores de la empresa y los están viviendo.

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INCISO

41) Valores enfocados al proceso de alineación APV ―SER ETICO‖

INCISO 42) Valores enfocados al proceso de alineación APV ―SER SENSITIVOS‖

DESCRIPCIÓN

Cuando el enfoque de nuestro negocio está de acuerdo a nuestros valores prospera el mejoramiento y cumplimiento de nuestras metas como empresa. Ser ético se justifica racionalmente un sistema moral, y cómo se ha de aplicar posteriormente a nivel individual y a nivel social; no estableces juicios ni actos incorrectos que dañen su personalidad.

DESCRIPCIÓN Cuando el enfoque de nuestro negocio está de acuerdo a nuestros valores prospera el mejoramiento y cumplimiento de nuestras metas como empresa. Ser sensitivos hacer parte a los colaboradores de nuestros valores que se sientan parte de ellos y que puedan transmitirlos hacia los demás.

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INCISO 43) Proceso de la APV

INCISO

44) Práctica de la Administración por valores

DESCRIPCIÓN El proceso APV debido a que es el Alma y corazón de la Administración por Valores debemos de concentrar las prácticas y las conductas organizacionales para que se pueda demostrar que la teoría es aplicada día a día; nuestros valores son ejecutados tanto en la teoría como en la práctica.

DESCRIPCIÓN

Lograr que la empresa represente a los clientes los valores de la organización y cuando nos vean piense inmediatamente en estos valores es determinante para demostrar que nuestro proceso se está ejecutando de la mejor manera y se está alcanzando nuestro objetivo.

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INCISO

45) Proceso de Ombudsman

INCISO

46) La Administración por Valores es aplicable en todo entorno.

DESCRIPCIÓN

Este proceso se ejecuta cuando una persona o proceso esta desalineado de lo que representan nuestros valores también conocido como el nombre reducción de vacíos que consiste en asegura una solución que pueda ser aplicable al conflicto proporcionando entre la ejecución y lo establecido con nuestros valores.

DESCRIPCIÓN

Llegar a entender que la administración por valores se aplica a toda persona dentro y fuera de la compañía que los colaboradores son clientes internos y los clientes de ellos son nuestros clientes; aplicar la idea de servir tanto a clientes internos como externos.

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INCISO

47) Reducción de Vacíos

INCISO

48) Técnicas de retroinformación y encuestas a los empleados sobre las acciones de la compañía

INCISO

49) Los Valores de Meredith Manufacturing ―EXCELENCIA‖

DESCRIPCIÓN

La reducción de vacíos es un proceso de crear alineación entre lo que buscamos con nuestra misión y valores y lo que sucede en realidad. Alinearnos de forma coherente y que ambas partes tanto colaborador y organización estén de acuerdo entre lo que se ejecuta.

DESCRIPCIÓN

Ayuda a la empresa y al empleado a entender en que está fallando y si su actitud es adecuada y apegada a los valores de la empresa ya sea para mejorarlas y poder brindar así un buen servicio que sea de agrado tanto para el cliente como para el colaborador quien es quien lo brinda. DESCRIPCIÓN

Es vital para la organización poder fomentar el valor de la excelencia a la organización y a los colaboradores ya que esto crea una herencia de calidad que brinda prestigio a la organización y la ayuda a tener un plus competitivo.

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INCISO

50) Actos de la Vida

DESCRIPCIÓN

1er. Acto: REALIZAR: Hacer para ser, fijarnos cada vez más metas para poder realizarlas. 2do Acto: CONECTAR: Estar con otros para ser, compartir tiempo, ideas y conocimientos. 3er. Acto: INTEGRAR: Actuar conforme a nuestros conocimientos.

INCISO

51) En el centro de todos, como principio fundamental, está la Persona, origen y fin de nuestra acción.

INCISO

52) Los Valores son necesario en la administración

DESCRIPCIÓN

El elemento esencial de la administración por valores es la persona ya que por medio de ella comunicamos y hacemos vivir nuestros valores.

DESCRIPCIÓN

Nos podemos dar cuenta que en la administración son necesarios los valores para que obtengamos buena ética y capacitemos al personal para que tenga una mejor manera de realizar el rol dentro de la empresa y también en el área personal3

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INCISO

53) Importancia de la Administración por valores

INCISO

54) Hacer de nuestro negocio un negocio, ser productivos. Alcanzar los niveles de rentabilidad establecidos

DESCRIPCIÓN

Es importante entender que como organización debemos asumir actitudes que conduzcan a aplicar continuamente los valores y hacerlos universales en nuestra organización para proyectar un sentido en la forma de trabajo y el comportamiento con nuestros clientes.

DESCRIPCIÓN

Formando en nuestro equipo de trabajo verdaderos valores podemos obtener un mayor rendimiento en cuanto a ganancias y el uso adecuado de los recursos que se les brinden ya que nuestros colaboradores trabajaran de forma ética y bajo valores de la organización.

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INCISO

55) Nuestra Misión es la guía de todas nuestras acciones

INCISO

56) Estudios Organizacionales

INCISO

57) Importancia de los Estudios Organizacionales en nuestra organización

DESCRIPCIÓN

La misión es la guía de nuestras acciones y de nuestro comportamiento si nuestra organización tiene valores y los colaboradores son parte de ellas se obtiene una buena administración por valores.

DESCRIPCIÓN

Realizar este estudio en nuestra organización nos hace entender el comportamiento en un medio donde se encuentran las organizaciones para hacer pronósticos razonables del comportamiento que están teniendo las mismas DESCRIPCIÓN

Es de suma importancia ya que por medio de estos estudios sistemáticos detallados nos muestra las relaciones tanto internas como externas para atribuir a causas y efectos de su comportamiento y/o competencia en su entorno.

171

INCISO

58) Que nos permite determinar la Metodología de Estudios Organizacionales.

INCISO

59) Visión del Estudio

INCISO

60) Evolución de una Idea

DESCRIPCIÓN

Nos permite determinas y/o identificar los factores bajo un estudio que se realiza mediante un serie de pasos para analizar de manera ordenada y clara los componentes y las formas de reaccionar de las organizaciones y su comportamiento

DESCRIPCIÓN

Es la que compone la fase inicial de un estudio organizacional, a partir de la cual se puede obtener un acercamiento a atributos.

DESCRIPCIÓN

Es importante como organizaciones innovadoras surjan nuevas ideas y puedan ser realizadas ayudar a la organización en su desarrollo; es importante captar la idea, depurar y fortalecerla de manera que pueda ser lógico y alcanzable para la organización.

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INCISO

61) Percepción de la Idea

INCISO

62) Depuración de la Idea

INCISO

63) Consolidación de la Idea

DESCRIPCIÓN

Es importante que nuestra idea surja de forma espontánea mediante experiencias y conocimientos que muestre el primer conocimiento de una cosa por medio de las impresiones que comunican los sentidos.

DESCRIPCIÓN

Es importante como organización se reúna todo el equipo para analizar las ideas y así integrarlas al entorno que vive la organización actualmente, para determinar la viabilidad que esta pueda tener y así brindar mejores resultados para la organización.

DESCRIPCIÓN

Es importante que como organización tengamos claro que seamos capaces de relacionar ideas con otras ideas de forma congruente para que podamos consolidarlas de una manera lógica y clara y realizar un planteamiento del diseño estable para brindar a nuestra organización futuros planes que estén bien estructurados y que este pueda implementar estos cambios.

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INCISO

64) Planeación del Estudio

INCISO

65) Determinar el factor del Estudio

INCISO

66) Definición del Objeto del estudio

DESCRIPCIÓN

Es determinante como organización que sepamos qué es lo que estamos buscando y que la queremos resolver mediante esta investigación para que pueda cumplirse el objeto de nuestra investigación; es importante fijar el objetivo de nuestro estudio.

DESCRIPCIÓN

Es importante que como organización podamos determinar de forma clara el objetivo de nuestro estudio, el cual debe ser muy específico en cuanto a los resultados de la organización espera lograr como consecuencia de sus acciones.

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INCISO

67) Investigación Preliminar

INCISO

68) Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue

INCISO

69) Preparación del proyecto de Estudio

DESCRIPCIÓN

Es importante que antes de realizar algún cambio en nuestra organización investiguemos un poco de que implica la situación que vamos afrontar y como puede percutir de manera positiva o negativa para nuestra organización.

DESCRIPCIÓN

Es determinante que nuestras prioridades tengan un orden lógico y a medida que puedan ser ejecutables afecten de forma positiva a nuestra organización para que nuestros planes sean alcanzados de forma satisfacía.

DESCRIPCIÓN

Es importante para la organización que lo planeado no solo quede dicho si no que pueda plasmarse en una papel para que funcionen como guías y orientadas al desarrollo e nuestro estudio y planes.

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INCISO

70) Integración del Equipo de Estudio

INCISO

71) Capacitación del Equipo

INCISO

72) Recopilación de Datos

DESCRIPCIÓN

Es importante que la organización nombre a una persona encargada que tenga los conocimientos y experiencia necesaria para integrar los recursos nuevos dentro de este cambio y lo más importante que pueda integrar al personal a este nuevo cambio que afrontara la organización. DESCRIPCIÓN

Es importante que ante este nuevo cambio dentro de la organización se capacite al personal de los nuevos procesos o cambios que la compañía afronte de manera que se les brinde a los colaboradores los conocimientos necesarios para que estos puedan desempeñarse con un mejor rendimiento y sobre todo trabajando hacia los objetivos establecidos como organización.

DESCRIPCIÓN

La recopilación de datos es la parte que sigue luego de haber terminado con la parte preparatoria, la cual debe dirigirse hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que en realidad

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INCISO

73) Reunir los Datos

INCISO

74) Técnicas de Recopilación de Datos, Investigación Documental

INCISO

75) Entrevista

DESCRIPCIÓN

La organización al momento de recopilar datos debe reunir elementos que aporten y que ayuden a la mejor toma de decisiones dentro de la organización y acordes a la realidad, deben ser específicos, completos, correctos, pertinentes y sobre todo congruentes.

DESCRIPCIÓN

Al realizar nuestra organización una investigación debe primero que nada tomar la Investigación documental ya que estos escritos de estudios previos, información técnica nacionales e internacionales que funciona como base para fundamentar nuestra teoría.

DESCRIPCIÓN

La entrevista es uno de los métodos más utilizados en las organizaciones para recopilar datos ya que por medio de estas tener contacto físico con el cliente y nos queda una evidencia escrita de la situación, la cual nos ayuda a reunir la información necesaria que nos ayude a nuestra investigación.

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INCISO

76) Integración de la Información

INCISO

77) Análisis de Datos

INCISO

78) Naturaleza y propósito del Análisis.

DESCRIPCIÓN

Una vez que se cuenta con la información de las áreas que participan en el estudio deben ordenarse y sistematizarse, los datos a efecto de preparar el análisis de su interpretación.

DESCRIPCIÓN

Luego de haber recopilado y registrado los datos, deben someterse a un proceso de análisis que permita identificar las causas de estudio

DESCRIPCIÓN

En toda organización el propósito de este análisis debe ser establecer los fundamentos para desarrollar opciones de solución al factor que se quiere alcanzar, a fin de buscar el mejoramiento de las condiciones administrativas.

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INCISO

79) Formulación de Recomendaciones

INCISO

80) Objetivo fijo

INCISO

81) Experiencia en consideraciones previas

DESCRIPCIÓN

Son propuestas de acción concretas, donde se evalúan las ventajas y desventajas del hecho o asunto a investigar

DESCRIPCIÓN

La organización no debe perder de vista en ningún momento el objetivo del estudio, para que este sea ejecutado tal y como se planeó. (Es considerable prever futuras desviaciones).

DESCRIPCIÓN

La organización debe siempre considerar las situaciones pasadas ya que por medio de estas tendrá una valiosa información que le puede ayudar a combatir ciertas situaciones y le brinden una solución favorable a la organización.

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INCISO

82) Implantación

INCISO

83) Programa de Implantación

INCISO

84) Métodos de Implantación

DESCRIPCIÓN

Acá el administrador debe determinar las actividades mediante una serie de pasos que deben ser desarrollados y su secuencia.

DESCRIPCIÓN

La implantación está conformada por métodos que contribuyen al adecuado desarrollo del nuevo proceso que es vital para la organización.

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INCISO

85) Método Instantáneo

INCISO

86) Método del Proyecto Piloto

INCISO

87) Método de Implantación en Paralelo

DESCRIPCIÓN

Este método lo puede utilizar la organización debido a las medidas derivadas del estudio que no implican un gran volumen de funciones u operaciones, este es el más aceptado en la práctica por su sencillez y porque es preciso.

DESCRIPCIÓN

Este método consiste en realizar un ensayo con los resultados del estudio solo en cierta parte de nuestra organización a fin de tener monitoreado los cambios que puede sufrir ante estos nuevos procesos que desean implementarse en el resto de la organización y poder tomar así una decisión de su implantación en el resto de la organización.

DESCRIPCIÓN

Este método de implantación ofrece a la organización un método de operación simultánea por un periodo determinado, efectuando las condiciones anteriores junto con los nuevos procesos.

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INCISO

88) Método de Implantación parcial o por aproximaciones sucesivas

INCISO

89) Integración de Recursos

INCISO

90) Ejecución del programa de implantación

DESCRIPCIÓN

Este proceso consiste en seleccionar parte o pequeñas porciones de la organización para implantar los nuevos procesos sin causar grandes alteraciones en su estructura que le permitirá un cambio gradual y controlado.

DESCRIPCIÓN

En esta etapa el administrador deber reunir todos los recursos que pueda utilizar para la implantación: Recurso Humano, Recurso Material y tecnológico claro ya presupuestados, debe implementar un manual que ayude a los colaboradores a desarrollar los nuevos procesos y a la vez capacitarlos.

DESCRIPCIÓN

Debe acá implementarse el estudio mediante el mejor método para la organización, cuando inicie la ejecución será necesario que tanto el personal de las áreas afectadas como quienes vayan a participar en el cambio reciban información y orientación para afrontar este cambio

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INCISO

91) Evaluación

INCISO

92) Medición de Resultados

INCISO

93) Principios de Organización

DESCRIPCIÓN

Por este medio, se comprueba el efecto de los cambios o innovaciones a partir de la identificación, calificación y cuantificación de las realizaciones.

DESCRIPCIÓN

En esta etapa se debe realizar un estudio de evaluación para precisar los avances logrados después de la implantación si se está logrando con éxito el cambio entre lo planeado y lo realizado.

DESCRIPCIÓN

Es importante que nuestra organización tenga implantado sistemas de organización óptimos que cada departamento establezca sus objetivos que vayan de la mano con el objetivo organizacional de manera que pueda desarrollarse a uno solo.

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INCISO

94) Responsabilidad acompañada de la autoridad

INCISO

95) Jerarquía de autoridad

INCISO

96) División de trabajo adecuada

DESCRIPCIÓN

Es determinante que el administrador sea un líder que pueda imponer autoridad estableciendo autoridad y brindando apoyo al personal para que este tenga confianza y pueda desarrollarse con éxito la estructura de la organización.

DESCRIPCIÓN

La autoridad debe forma estratégica armonía entre organizacional y comunicación entre el líder.

ser distribuida de para que exista la estructura fluya una buena los subordinados y

DESCRIPCIÓN

Distribuir el trabajo en los colaboradores evitara duplicidad en las funciones, distribuyendo de forma adecuada la autoridad que tiene cada puesto para formar un equilibrio dentro de la organización.

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INCISO

97) Cada empleado debe ser responsable ante una sola persona

INCISO

98) Función de las habilidades y resultados obtenidos

INCISO

99) Departamentalización

DESCRIPCIÓN

Dentro de la organización es importante que se establezca el principio unidad de mando para distribuir de manera adecuada las labores dentro de la organización y de forma equilibrada para efectuar un trabajo efectivo.

DESCRIPCIÓN

El encargado del departamento debe motivar y mantener el control de las personas que tiene bajo su cargo velando porque estas desempeñen bien sus actividades para lograr el objetivo del departamento y de la organización.

DESCRIPCIÓN

Es vital que nuestra organización cuente con funciones organizadas denominadas departamentalización que el trabajo este distribuido de forma lógica y de acuerdo a su actividad y objetivos finales.

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INCISO

100)

DESCRIPCIÓN

División del Trabajo

INCISO

Para dividir el trabajo de una empresa se deben incluir varios criterios es decir en que se especializa el departamento de acuerdo a su función zonas, producto, cliente y sistemas.

DESCRIPCIÓN

101) Diagrama de procesos

Son representados por figuras que muestran un significado en la administración como por ejemplo: Seleccionar Gris perfa.

INCISO

102)

DESCRIPCIÓN

Diagrama de Flujo

Un diagrama de flujo dentro de una organización es importante ya que por medio de ella graficamos una secuencia de pasos que se deben realizar para obtener un cierto resultado hacia determinado objetivo a alcanzar.

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INCISO

DESCRIPCIÓN

103) Capacidad de Comunicación

INCISO

104)

Hoy en día la comunicación es el elemento más importante dentro de una organización ya que por medio de esta nos podemos comunicar para compartir conocimientos individuales sobre un proceso y facilita la comprensión global.

DESCRIPCIÓN

Claridad

INCISO

105) Proceso de diagrama de flujo

Nuestro desempeño y desarrollo en la organización debe ser claro y conciso para interpretar la información de forma correcta para una buena ejecución.

DESCRIPCIÓN

Debe establecerse quienes deben participar en la construcción de este diagrama. Preparación de la logística de la sesión, y establecer objetivos.

187

INCISO

106) Construcción: Simbología

DESCRIPCIÓN

Para la construcción de nuestro diagrama está representado por varios símbolos

Etc.

INCISO

107) Organismos implicados en el proceso.

INCISO

108) Logística de la sesión de Trabajo

DESCRIPCIÓN

En la construcción de nuestro diagrama de flujo debe ser representado por una persona de cada organismo y el grupo de personas no debe ser superior a 10 para que el grupo sea operativo y eficaz.

DESCRIPCIÓN

Determinar los aspectos logísticos en la realización de nuestro diagrama de flujo, preparar superficies y material de escritura que permitan tener a la vista el trabajo desarrollado.

188

INCISO

109) Definir límites de los procesos en estudio

DESCRIPCIÓN

Debemos preguntarnos: ¿Qué nos proceso?

indica

que

empieza

¿Cómo sabemos que el proceso ha terminado?

INCISO

110) Esquematizar procesos

DESCRIPCIÓN

Identificar los grupos de acciones más relevantes del proceso y establecer su Secuencia temporal. Esta esquematización global del proceso a analizar servirá de ayuda para guiar el proceso de construcción del diagrama

INCISO

111) Identificar y documentar los pasos del proceso

DESCRIPCIÓN

Identificar como empresa donde queremos que nuestro diagrama de flujo inicie para documentar los procesos para optimizar aún más la labor.

189

INCISO

112) Para que es útil un diagrama de Flujo

INCISO

DESCRIPCIÓN

Es un instrumento primordial para la correcta gestión de los procesos dentro de una organización y/o vida diaria mediante el uso adecuado de esta.

DESCRIPCIÓN

113) Diagrama en formato En él, el flujo y la secuencia de las vertical operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.

INCISO

DESCRIPCIÓN

114) Diagrama de formato El proceso entero está representado en panorámico una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.

190

INCISO

115) Utilización del Diagrama de Flujo

DESCRIPCIÓN

Se quiere conocer o mostrar de forma global un proceso. Es necesario tener un conocimiento básico, común a un grupo de personas, Sobre el mismo. Se deben comparar dos procesos o alternativas de uno dado. Se necesita una guía que permita un análisis sistemático de un proceso.

INCISO

DESCRIPCIÓN

116) Se lograra la Es importante como departamento y uniformidad Y coherencia organización tengamos establecidos en las operaciones objetivos en los cuales nos enfoquemos en alcanzar para lograr metas como organización por lo tanto lograremos coherencia entre lo que establecemos y realizamos para lograr un procesos de mejora que ayuden a la organización perseguir un objetivo común como un todo.

191

INCISO

DESCRIPCIÓN

117) La empresa es la Una de las funciones principales de una unidad de producción empresa es satisfacer las necesidades de nuestros clientes, brindándoles por medio de nuestro producto y/o servicio un plus competitivo que la competencia no les pueda brindar y que nos elija como prima opción en su consumo y seamos caracterizados en el mercado como una empresa de calidad.

INCISO 118) Los objetivos posibles de obtener.

192

INCISO 119) Fijación y establecimiento.

INCISO

120) Preparación del proyecto de Estudio

INCISO 121) El éxito de una empresa el servicio que se brinda

DESCRIPCIÓN

Es importante para la organización que lo planeado no solo quede dicho si no que pueda plasmarse en una papel para que funcionen como guías y orientadas al desarrollo e nuestro estudio y planes.

193

INCISO

122)

DESCRIPCIÓN

Reducción de Vacíos La reducción de vacíos es un proceso de crear alineación entre lo que buscamos con nuestra misión y valores y lo que sucede en realidad. Alinearnos de forma coherente y que ambas partes tanto colaborador y organización estén de acuerdo entre lo que se ejecuta.

INCISO

123) Hacer de nuestro negocio un negocio, ser productivos. Alcanzar los niveles de rentabilidad establecidos

DESCRIPCIÓN

194

INCISO 124) Dirección de esfuerzos.

INCISO

125) Distribución de Espacio

INCISO

126) Circulación adecuada

DESCRIPCIÓN Estar enfocados hacia un mismo punto permite mejores resultados en el alcance de la administración por objetivos y determina la mejora continua de la organización hacia lo planeado en el proceso administrativo. Es importante que en la dirección se verifique el cumplimiento de esta para determinar si nuestra organización está encaminada al cumplimiento de los objetivos.

DESCRIPCIÓN

Se refiere a todo el espacio físico con que cuenta la organización lo cual eso es importante ya que aprovechamos el espacio y los componentes de este ante nuestros clientes.

DESCRIPCIÓN

A medida que nuestro espacio dentro de la organización este ordenado mejor circula las actividades de los demás adentro de la organización ya que hay mucha más espacio y sobre todo que está limpio; es agradable trabajar en un ambiente así

195

INCISO

DESCRIPCIÓN

127) Seguridad del personal

INCISO

DESCRIPCIÓN

128) Cultura organizacional

INCISO

129)

Al tener en orden e higiénico los espacios laborales en cierta medida se reduce la posibilidad de que algunos de nuestros empleados sufra algún accidente dentro de la organización y esto proporciona a nuestros empleados seguridad y que se sientan bien dentro de la organización.

Motivar a nuestros colaboradores mantener y crear esa cultura organizacional que permite tener una estrecha relación entre lo que se plantea y se hace.

DESCRIPCIÓN

Liderazgo

El liderazgo dentro de una organización es vital ya que liderazgo es el conjunto de habilidades gerenciales que influye en la forma de ser de las personas de manera positiva.

196

INCISO

DESCRIPCIÓN

130) Criterio de La organización debe mantener un Funcionalidad en el área de orden tanto en su estructura como en los trabajo materiales que utiliza por lo que es importante que los cosas queden donde se pueda trabajar efectivamente.

INCISO

DESCRIPCIÓN

131) Criterio de Flujo en el área de trabajo

INCISO

132)

La organización debe motivar a que los procesos se den continuamente y sin tropiezos dentro de la organización el aprovechamiento del tiempo y espacio.

DESCRIPCIÓN

Área de Trabajo

Es vital que dentro de la organización nuestro mobiliario y equipo estén en buenas condiciones para que nuestros colaboradores se sientan a gusto con los recursos que le brinda la organización y puedan trabajar de forma efectiva.

197

INCISO

133)

DESCRIPCIÓN

Flujograma

INCISO

134)

Es una distribución de la oficina en forma gráfica en relación a la ubicación del equipo con que cuenta la organización para mostrar el área de trabajo como una unidad administrativa.

DESCRIPCIÓN

Modelo de Datos

INCISO

135) Planeación de la distribución de Espacios

Este modelo permite a la empresa representar y manejar información sistemática de manera general siempre en cuanto a la disposición del espacio realizado como una forma de inventario de necesidades de espacio.

DESCRIPCIÓN

Ordenar las actividades dentro de la organización que permita la adecuada distribución de los recursos que se encuentran dentro de ella y coordinación de esfuerzos para delimitar las áreas de conflicto. Y poder así el buen uso del espacio.

198

UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CURSO: ADMINISTRACIÓN II GUIA DE TRABAJO No. 7 / INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL Creada por: Licda. Iselda Morales Lugar y fecha: Guatemala 2 de octubre de 2014

GUIA DE TRABAJO No. 8 INSTRUCCIONES: Realice investigación documental sobre los instrumentos de O & M siguientes: 1. Control de Formas 2. Control de Trabajo 3. Diagramas de Gantt 4. Diagrama de Flechas 5. Control Path Method (CPM) Con los resultados de la investigación, elabore la síntesis en una MATRIZ COMPARATIVA, enfocando usos, ventajas y desventajas de cada instrumento.

Condiciones De Entrega: Trabajo Individual Fecha límite para subir al portal del curso: 9/10/2014

199

Soluci贸n de Gu铆a de Trabajo No. 8

200

Control de Formas Una Forma es un instrumento de comunicación administrativa, impresa generalmente en papel o similares (cartón, cartulina) y con impresiones realizadas mediante alguno de los medios de reproducción gráfica. Este instrumento de comunicación contiene información fija impresa y espacios para anotar información a la que convencionalmente se llama variable.

En algunos casos contendrá además, instrucciones para ser llenada y utilizada. Una Forma se convierte en documento una vez que se ha anotado en ella la información variable en los espacios correspondientes, dejando así constancia de un trámite o sirviendo de enlace a dos o más operaciones de un proceso. Importancia de las Formas impresas: Generalmente las operaciones administrativas que se llevan a cabo en una institución, requieren de documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando dichas operaciones son numerosas y repetitivas o indistintamente, se utilizan Formas impresas para simplificar la elaboración de los Documentos respectivos. La Administración Pública, cuyas actividades han tenido un desarrollo desmesurado en los últimos años, requiere de las formas como un instrumento administrativo importante para su funcionamiento. Es necesario destacar el hecho de que la importancia de una Forma se demuestra cuando ayuda a la simplificación de los métodos de trabajo, y no tan solo en la normalización que a través de ella se obtiene.

En la actualidad, el uso de las formas tiene gran importancia, debido principalmente a:    

Su Contenido La cantidad que de ellas se utiliza El alto costo que representan Constituyen el principal instrumento de los Procedimientos y procesos operativos.  Fungen como auxiliar en la observancia de las políticas institucionales.

201

Objetivo del Análisis, Diseño y Control de Formas:

Coadyuvar a la agilización de los procedimientos y métodos de trabajo, estableciendo criterios que permitan racionalizar el costo de impresión y almacenamiento de las formas utilizadas.

Diseño de Formas:

Consiste en la elaboración de una forma tomando como base:        

La información recabada Su objeto Fuente de información Necesidades que la originan Método de llenado Número de copias Procedimientos en que intervendrá Resultados finales que se han de obtener.

Clasificación de las formas:

Se procede a clasificarlas. Dicha clasificación puede ser conforme a alguno de los siguientes criterios:

Funcional Se basa en las funciones que desarrolla la institución. Reúne todas aquellas formas relacionadas con actividades semejantes, lo que facilita el examen de cualquier posibilidad de combinación o eliminación.

Por unidad administrativa Sirve para facilitar la identificación de las formas en uso de cada unidad.

202

Control de Trabajo

El control del trabajo es la base para tomar decisiones durante la ejecución del proyecto a medida que surgen problemas. Dependiendo de la experiencia y habilidades de los recursos, las actividades de control serán más o menos frecuentes. Un control excesivamente espaciado y relajado indica muchas veces que el gerente no tiene contacto con el día a día del proyecto. Un control excesivo sobre las tareas delegadas demuestra muchas veces que el gerente no tiene confianza sobre su equipo. Esto tiene generalmente un efecto muy negativo sobre la motivación de los recursos (este fenómeno se llama "Micromanagement"). Hay

tres

razones

por

las

cuales

debe

controlar

trabajo:

1. Para tener un seguimiento del avance:

El gerente de proyecto debería usar un sistema de reportes periódicos que indiquen el avance de los entregables. Estos reportes deben resumir el trabajo del último período y además describir el progreso acumulado desde el comienzo del proyecto. 2. Para detectar desvíos del plan original:

Los desvíos son importantes para los patrocinadores del proyecto y en general para el Directorio de la organización. Para detectar las variaciones, el gerente de proyecto necesita comparar el trabajo actual con el planificado. Si el proyecto es mediano o grande y contiene cientos de actividades y tareas, la información debe ser presentada gráficamente, de lo contrario es muy aburrida y es muy difícil interpretarla. 3. Para tomar acciones correctivas:

Para corregir los desvíos el gerente debe saber dónde está el problema y cuáles son sus causas. Identificar el problema y sus causas es el 50% de la solución. El otro 50% está en decidir ¿Qué hacer para corregirlo? ¿Qué hacer? Generalmente las acciones correctivas consisten en:

203

 Reasignar recursos a otras tareas.  Recalendarizar tareas.  Desarrollar tareas en paralelo que originalmente estaban planificadas en serie (esta técnica se llama "Fast Tracking" o "Vía Rápida").  Reasignar recursos de tareas no críticas a tareas criticas (esta técnica se llama "Crashing").  Suprimir pedazos del alcance del proyecto.  Cambiar la fecha de finalización del proyecto.  Reasignar recursos de otros proyectos al proyecto actual.

Diagrama de Gantt

La gráfica de Gantt es unos de los primeros métodos y el más utilizado en la administración de proyectos. A través de esta gráfica se puede planificar diversas actividades en un periodo determinado o chequear los avances de un proyecto con lo que puede aplicarse un esfuerzo adicional a las partes rezagadas de una operación antes que se vea amenazado el cumplimiento de la fecha de terminación global. La gráfica de Gantt tiene como objetivo fundamental el cumplimiento de sus actividades y la culminación del proyecto planeado de una forma ordenada y coherente.

Un diagrama de Gantt es una representación gráfica y simultánea tanto de planificación como de programación concreta de procesos y/o proyecto desarrollada por Henry L. Gantt a principios del siglo XX. Mediante el uso del diagrama de Gantt podemos representar y monitorizar el desarrollo de las distintas actividades de un proceso y / o proyecto durante un período de tiempo, de manera fácil y rápida.

En este tipo de diagramas se representan de forma muy clara las distintas fases de un proceso y / o producto, de manera ordenada y en forma de gráfica (barras horizontales), permitiéndonos planificar y programar las distintas fases de un proceso y/o proyecto.

204

Los diagramas de Gantt se utiliza concretamente para:

 La planificación y programar las actividades a realizar en la resolución de problemas.  La planificación y programación de tareas derivadas de procesos de mejora.  La planificación y programación de proyectos.  La planificación y programación de planes de acción.

El diagrama de Gantt es la base para la generación e implantación de otras metodologías de gestión y control de proyectos como PERT, CPM, Cadena Crítica Generación del Diagrama de Gantt:

Para la generación de un diagrama de Gantt deberemos seguir los puntos que a continuación se indican:

1. Definir el proceso y/o proyecto que deseamos planificar/monitorizar con el nivel de detalle deseado. 2. Dividir el proceso y/o proyecto en fases o tareas, determinando la duración de cada una de estas. 3. Diseñar un cuadro o tabla colocando de izquierda a derecha y en el eje superior de las ―X‖ las unidades de tiempo. Las fases o tareas se colocaran de arriba abajo en el eje de las ―Y‖ a la izquierda. 4. Las tareas o fases se representarán mediantes barras horizontales con una longitud equivalente al periodo de tiempo la duración de cada una de las fases.

Creación de un diagrama de Gantt:

Una vez que tenemos claro cuál es el objeto de nuestro proyecto y con qué tareas se va a cubrir podremos proceder a realizar el diagrama de Gantt. Aunque para hacerlo podemos emplear una hoja de cálculo como Office Calculo, existen aplicaciones libres y gratuitas que nos permiten efectuar este trabajo:

205

1. Dibujamos la planilla para nuestro diagrama: a. Primera columna las actividades. b. Primera fila la escala de tiempo. 2. Escribimos los nombres de las tareas, que no dependen de ninguna precedente, en la columna 1ª y dibujamos los bloques de tiempo en cada una de sus filas, coincidiendo el inicio del bloque con la fecha de inicio de la actividad y la finalización con la fecha prevista para su consecución. 3. Añadimos los hitos del proyecto. 4. Añadimos las actividades que dependen de las anteriores siguiendo el mismo criterio expuesto anteriormente teniendo en cuenta las dependencias existentes: . Fin-inicio a. Inicio-inicio. b. Final-final. c. Retardos. 5. Repetimos con nuevas actividades dependientes de las anteriores. Diagrama de Flechas

Es la aplicación a todos aquellos estudios y situaciones en las que se necesita planificar cualquier tipo de proyecto o esfuerzo, que se pueda descomponer en varias actividades sucesivas.

Su utilización ser beneficiosa para el desarrollo y el seguimiento de los proyectos abordados por los equipos y grupos de mejora y por todos aquellos individuos u organismos que estén implicados en la mejora de la calidad.

Además, se recomienda su uso como herramienta de trabajo dentro de las actividades habituales de gestión.

Método de planificación de proyectos, basado en el Diagrama de Flechas y enfocado a la optimización simultanea de los tiempos y de la distribución de recursos entre las actividades que constituyen el proyecto.

206

Construcción del Diagrama de Flechas:

La construcción de un Diagrama de Flechas se basa en las siguientes ideas clave: a) b) c) d) e) f)

Para pasar de un evento a otro, hay que completar la actividad que une los dos eventos. No puede terminarse ninguna actividad hasta que el evento que le precede haya tenido lugar. Ningún evento puede considerarse como alcanzado hasta que todas las actividades que conducen al mismo estén terminadas.

El Diagrama de Flechas se construirá tal y como se explica a continuación:

Paso 1: Concretar el objetivo de la construcción del Diagrama de Flechas:

Es importante identificar claramente para qué tipo de decisiones se utilizará el Diagrama de Flechas, puesto que el objetivo de la construcción influirá sobre el grado de detalle del Diagrama, la elección de los puntos clave (hitos) del proyecto, y, naturalmente sobre la oportunidad de realizar un análisis PERT o CPM.

Paso 2: Definir los límites del proyecto a planificar

Determinar el evento inicial y el evento final del proyecto.

Paso 3: Identificar y representar los eventos

Los hitos han de ser puntos notables y significativos del proyecto, dependiendo su número del grado de detalle requerido. Hay que procurar mantener el mismo nivel de detalle en todo el Diagrama, es decir en cada fase o área del proyecto. Cada evento N se representará con un número en un círculo. Aunque los números no representen el orden secuencial de los eventos, se procurará asignarlos de forma que cada uno tenga un número inferior a todos sus hitos sucesores. 207

El evento inicial se designará con 1. Respecto a la disposición gráfica de los hitos, se debe considerar que el flujo lógico irá de izquierda a derecha. Se empezará entonces, dibujando en el extremo izquierdo de la hoja el primer evento del proyecto, disponiendo luego sus eventos sucesores a su derecha, y así sucesivamente. Eventos o cadenas de eventos independientes y paralelos se dispondrán uno debajo del otro.

Paso 4: Definir y representar las actividades

Conectar cada evento con todos sus sucesores por medio de flechas. Las flechas indicarán el sentido de la secuencia lógica (hacia la derecha). Cada actividad se identificará como "Aij", sustituyendo "i" por el número correspondiente al evento de comienzo de la actividad y "j" por el número correspondiente al que finaliza la actividad. Recopilar una lista-leyenda de las actividades, definiendo el trabajo al que corresponden.

Paso 5: Comprobar la integridad del gráfico

a) Comprobar, para cada evento, que sus eventos predecesores y las actividades que los conectan son efectivamente suficientes para alcanzarlo.

b) Comprobar que el Diagrama no contenga "mallas cerradas". Estas representan situaciones imposibles y anulan la utilidad del Diagrama. El problema tiene su origen, en una mala identificación y/o definición de uno de los eventos o una de las actividades, que componen la "malla cerrada". Control de Path Method (CPM) El método CPM (Crítical Path Method), fue desarrollado en 1957 en los Estados Unidos de América, por un centro de investigación de operaciones para la firma Dupont y Remington Rand, buscando el control y la optimización de los costos de operación mediante la planeación adecuada de las actividades componentes del proyecto. El método CPM o Ruta Crítica (equivalente a la sigla en inglés Critical

208

Path Method) es frecuentemente utilizado en el desarrollo y control de proyectos. El objetivo principal es determinar la duración de un proyecto, entendiendo éste como una secuencia de actividades relacionadas entre sí, donde cada una de las actividades tiene una duración estimada. Una ruta es una trayectoria desde el inicio hasta el final de un proyecto. En este sentido, la longitud de la ruta crítica es igual a la trayectoria más grande del proyecto. Cabe destacar que la duración de un proyecto es igual a la ruta crítica.

Etapas de CPM Para utilizar el método CPM o de Ruta Crítica se necesita seguir los siguientes pasos: 1. Definir el proyecto con todas sus actividades o partes principales. 2. Establecer relaciones entre las actividades. Decidir cuál debe comenzar antes y cuál debe seguir después. 3. Dibujar un diagrama conectando las diferentes actividades en base a sus relaciones de precedencia. 4. Definir costos y tiempo estimado para cada actividad. 5. Identificar la trayectoria más larga del proyecto, siendo ésta la que determinará la duración del proyecto (Ruta Crítica). 6. Utilizar el diagrama como ayuda para planear, supervisar y controlar el proyecto. 7. Por simplicidad y para facilitar la representación de cada actividad, frecuentemente se utiliza la siguiente notación: Dónde: IC: Inicio más cercano, es decir, lo más pronto que puede comenzar la actividad. TC: Término más cercano, es decir, lo más pronto que puede terminar la actividad. IL: Inicio más lejano, es decir, lo más tarde que puede comenzar la actividad sin retrasar el término del proyecto. TL: Término más lejano, es decir, lo más tarde que puede terminar la actividad sin retrasar el término del proyecto.

209

Adicionalmente se define el t茅rmino Holgura para cada actividad que consiste en el tiempo m谩ximo que se puede retrasar el comienzo de una actividad sin que esto retrase la finalizaci贸n del proyecto. La holgura de una actividad se puede obtener con la siguiente f贸rmula: Holgura = IL - IC = TL - TC

210

Matriz Comparativa Uso

Control de Formas: Es un instrumento de comunicación administrativa impresa generalmente en papel, contiene información impresa y espacios para anotar variables que ayudan a recabar información para ser utilizada para según el fin con el fin administrativo que fue creado. Control de Trabajo: Esta herramienta ofrece aplicar y desarrollar habilidades y conocimientos (trabajos creativos y variados) y la influencia o capacidad de decisión sobre las propias tareas y sobre las de la unidad o departamento. Ayuda a determinar y llevar un mejor control en las tareas asignadas a cada área de trabajo para luego ser medidas por su efectividad.

Ventajas

Desventajas

 Recopilación y análisis de datos que muestran las características.  Observaciones y estructura del tema en cuestión.

 El control de trabajo permite tener margen de decisión, de autonomía, respecto al contenido y las condiciones de trabajo (orden, métodos a utilizar, tareas a realizar, cantidad de trabajo).  Rotar tareas para enriquecer el trabajo (aumentar la complejidad de las tareas).

211

 Al momento de establecer un diseño de formas este no cambia pero la necesidad que origino cambia pero al establecerse un diseño tarda en cambiarse.

 El control excesivo del trabajo crea en los empleados cierta presión que afecta en medida al desempeño.  Continúa vigilancia para alcanzar los estándares de producción. Debe existir un equilibrio en el control.

Uso Diagrama de Gantt: Es una gráfica que nos ayuda a determinar el tiempo que dedicamos a cada una de las tareas en un proyecto concreto, siendo especialmente útil para mostrar la relación que existe entre el tiempo dedicado a una tarea y la carga de trabajo que supone realizan en la misma. Diagrama de Flechas: El Diagrama de Flechas nos indica el orden en que deben ser ejecutadas las actividades de un proyecto ya sea administrativo u operacional, permitiendo planificar y controlar su desarrollo, identificando las actividades que lo componen y determinando su ruta crítica, mediante una representación de red grafica que permite tener una mejor visualización de la misma

Ventajas

Desventajas

 Ofrecer un método óptimo para visualizar la situación de un proyecto.  Es un gráfico en que se muestra duración de conjunto actividades.

el la un de

 Ayuda a formular teorías para las causas del a situación (Proyectos, Operacional, Administrativo).  Facilita el control del proyecto, permitiendo responder ante las dificultades que puedan surgir durante su desarrollo.

212

 Una desventaja es que no muestra la relación de dependencia que pueda existir entre grupos de tareas  No ofrece condiciones para el análisis de opciones, ni toma en cuenta factores como el costo.

 Que el diagrama no contenga ―mallas cerradas‖. Estas representan situaciones imposibles y anulan la utilidad del diagrama.  Su origen es una mala identificación y definición de los eventos de las actividades

Uso Control Path Method (CPM) Esta herramienta busca el control y la optimización de los costos de operación mediante la planeación adecuada de las actividades componentes del proyecto. En administración y gestión de proyectos, una ruta crítica es la secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos con la mayor duración entre ellos, determinando el tiempo más corto en el que es posible completar el proyecto. La duración de la ruta crítica determina la duración del proyecto entero. Cualquier retraso en un elemento de la ruta crítica afecta a la fecha de término planeada del proyecto, y se dice que no hay holgura en la ruta crítica.

Ventajas

Desventajas

 Enseña una disciplina lógica para planificar y organizar un programa detallado de largo alcance.

 Proporciona una metodología Standard de comunicar los planes del proyecto mediante un cuadro de tres dimensiones (Tiempo, personal y costo.)

213

 Los proyectos bastante rutinarios establecen incertidumbre en los tiempos de la terminación del proyecto.  Establece mediciones que en el futuro son complicadas modificarlas debido a que las establece.

DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO

214

DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO

Creación propia: Licda. M.A. Iselda Morales

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Diagnóstico Administrativo Es un estudio sistemático, integral y periódico cuyo propósito fundamental es detectar las causas y consecuencias que dentro de los problemas de organización y funcionamiento afectan o se intuye que afectan a la empresa, con el objeto de encontrar las alternativas de solución, tomando en cuenta los recursos disponibles.

ORIGEN La Auditoría Administrativa se genera por múltiples causas dentro de la administración de una empresa. Su género, su especie pertenece al área de control, que ubicado mediante evaluaciones y exámenes que se realizan en los diferentes elementos, mantiene el ajuste y el orden en el quehacer de la administración general

Origen:

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Surge como una necesidad empresarial para: •Resolver problemas de toda índole. •Para aspectos relacionados con la adaptación de las empresas en un entorno cambiante. •Para encontrar soluciones a problemas de organización y funcionamiento organizacional tales como: –Inutilidad de los objetivos por ser ambiguos y/o confusos.

Origen: –Violación de autoridad/responsabilidad que ha sido asignada. –Falta de iniciativa por falta de delegación de autoridad. –Interferencia entre línea y asesoría por definición de funciones. –Organización costosa e innecesaria –Difícil y costoso control

Origen –Demasiados o pocos jefes

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–Área de control adecuada a las necesidades –Deformación de la comunicación y de la información entre los niveles de la organización –Conflictos de competencia y personal desmotivado –Difícil visión integral de conjunto de la misión de la empresa

Campo de Aplicación •En la mediana y pequeña empresa, generalmente la totalidad de la misma. •En las grandes empresas, la totalidad aplicable por unidades administrativas.

218

Técnicas e Instrumentos para su desarrollo: •Cuestionarios •Entrevistas •Observación directa •Estudio documental •Otras herramientas viables Preferiblemente debe existir una complementariedad, tomando en cuenta las características, así como las limitaciones de cada uno.

Características Es un estudio: Por lo que requiere un campo de Aplicación, total o parcialmente en la empresa, que debe utilizar una forma y esperar un resultado de aplicación (detectar fallas, identificar las causas de problemas, determinar posibles soluciones, etc.)

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Sistemático: •Utiliza la teoría y práctica con un proceso de aplicación determinado. •Debe existir un proceso para su desarrollo, adaptable a las condiciones propias de cada organización.

Es integral: •Estudia todos los aspectos que se relacionan con lo que se desea investigar. •Toma en cuenta todos los factores que influyen en el desarrollo de las actividades en la unidad o empresa objeto de estudio.

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Análisis Periódico: •Se debe realizar de manera cíclica en períodos de tiempo que se ajusten a las características de la unidad o empresa objeto de estudio. •Se deben evaluar periódicamente los resultados de su aplicación.

Situaciones más comunes objeto de investigación: •Adaptación a los cambios generados en el entorno de la organización. •Conducción superior relativos a: a) Objetivos (existencia o claridad de los mismos). b) Políticas (existencia o claridad). c) Existencia o no de regulación en la organización y los aspectos que se encuentren relacionados. d) Capacidad gerencial e) Efectividad en la ejecución de los planes. Situaciones de Organización y Funcionamiento: a) Aspectos relativos a la comunicación. b) Compromiso de los miembros de la Organización y la gerencia. c) Coordinación.

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Situación de Recursos

a) Recursos Humanos: Las personas que forman parte de los diferentes procesos de trabajo en la organización y se reconoce universalmente como el recurso más importante. b) Recursos Financieros: Es todo el dinero del que dispone la empresa para alcanzar sus Objetivos.

Recursos Materiales: Se incluyen entre otros, la maquinaria, la tecnología disponible, las instalaciones , el mobiliario y equipo, los enseres de toda índole, etc.

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Para funcionar eficientemente, la empresa necesita una adecuada dosificación combinada de los tres tipos de recursos, estableciéndose prioridades en función de la naturaleza misma del trabajo, pero dándole a cada uno de los recursos, la importancia que reviste dada su propia naturaleza.

Actividades a Desarrollar: •Definir las relaciones que corresponden a cada órgano. •Establecer la normativización de las relaciones. •Determinar la correspondencia de las relaciones de cada órgano, con las funciones que desempeñan y su nivel jerárquico. •Distinguir la duplicidad, traslape u omisión de relaciones por cada órgano.

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METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DELDIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO

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Comprende cinco grandes apartados Análisis estructural (conjunto de unidades):Es el estudio específico de cada área de la unidad administrativa, su conformación, los recursos asignados, etc.

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Contenido •Definir la estructura orgánica normada del área de estudio. •Definir la estructura real actual del área en estudio. •Conocer los órganos administrativos que integran el área en estudio, así como su nomenclatura. •Definir el objetivo general del área en estudio, así como los específicos de cada órgano que la integra. •Identificar los niveles jerárquicos existentes en el área de estudio.

Contenido •Definir el tramo de control por órgano, es decir, la cantidad de órganos con dependencia directa de otro. •Determinar los criterios de organización por órgano en relación a su nomenclatura. •Definir la cantidad de recursos humanos empleados por órgano y describir el tipo de contratación. •Determinar el tipo de autoridad existente en el área de estudio.

Análisis funcional (cumplimiento de deberes, obligaciones) •Es el estudio específico de cada área de la unidad administrativa, su conformación, los recursos asignados, etc.

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Contenido •Confirmar funcionalmente los criterios de organización. •Determinar si las funciones que realiza cada uno de los órganos que integran el área de estudio están normadas. •Determinar la naturaleza del órgano de acuerdo a sus funciones.

Contenido: •Verificar la compatibilidad de las funciones de cada órgano con el objetivo principal general. •Determinar la correspondencia funcional del área en estudio. •Analizar y determinar el traslape de funciones por cada órgano, su duplicidad u omisión.

Contenido •Determinar las funciones sustantivas y las de apoyo de cada órgano del área de estudio y que ayuden al logro del objetivo particular de su función. •Determinar la afinidad de funciones que desarrolla cada órgano con su nomenclatura. •Determinar si la nomenclatura del órgano, identifica las funciones que desempeña.

Análisis Procedimental (procedimientos, procesos): •Es el estudio de la secuencia de actividades que desarrolla cada órgano de la unidad administrativa en estudio.

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Contenido •Identificar el proceso general del área en estudio, de acuerdo a su nivel jerárquico. •Establecer la forma de seguimiento del proceso: integral, continua, de traslape o de corte. •Determinar si el proceso corresponde a la función o funciones descritas.

Análisis de Relaciones (formas de comunicación y coordinación): •Es el estudio de las líneas de conexión o comunicación, que guardan los órganos de la unidad administrativa en estudio. •Definir las relaciones que corresponden a cada órgano.

Contenido •Establecer la normatividad de las relaciones. •Determinar la correspondencia de las relaciones de cada órgano, con las funciones que desempeñan y su nivel jerárquico. •Distinguir la duplicidad, traslape u omisión de las relaciones por órgano.

Análisis de Facultades (derecho para hacer algo y su responsabilidad): •Es el estudio detallado de las aptitudes o de los derechos concedidos para hacer algo. •Definir las facultades de cada órgano. •Determinar que facultades están normadas.

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Contenido •Determinar quién, cómo y cuándo fueron delegadas esas facultades. •Definir si las facultades corresponden a las funciones que desarrolla cada órgano y a su nivel jerárquico. •Determinar el ámbito de responsabilidad de las facultades delegadas.

Análisis Organizacional o Administrativo Es la fase del diagnóstico administrativo que sirve para comparar los hechos determinados y los aspectos técnicos establecidos, a efecto de relacionar los puntos que afectan negativamente a la dependencia o unidad administrativa.

229

•Se confrontan los hechos determinados (conocidos como resultado del estudio), con los parámetros organizacionales establecidos al inicio del estudio, y los parámetros lógicos de las técnicas administrativas.

Actividades a desarrollar: •Verificar el tramo de control de cada órgano. •Analizar la cadena de mando de la dependencia. •Determinar los niveles jerárquicos establecidos. •Estudiar los criterios de organización. •Indicar la forma de consecución de objetivos respecto a las funciones desarrolladas.

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Actividades a desarrollar •Determinar la correspondencia funcional. •La correspondencia entre objetivos. •Analizar la continuidad de los procesos. •Relacionar la correspondencia de los procesos respecto de las funciones. •Determinar la correspondencia entre las relaciones y la naturaleza de los órganos. •Comprobar la normativización de las relaciones.

Actividades a desarrollar: •Analizar la correspondencia de las relaciones con los niveles jerárquicos . •Analizar la duplicidad de relaciones. •Indicar las causas de la omisión de relaciones. •Indicar la correspondencia de facultades con el nivel jerárquico. •Estudiar la normativización de las facultades.

Presentación del Diagnóstico Para exponer lo estudiado del área o unidad administrativa, se debe presentar un informe, Donde se detallarán de forma narrativa los aspectos derivados del análisis efectuado. En el documento debe señalarse que servirá como base para desarrollar las acciones correctivas ( si las hubiese), dentro de la evolución permanente que debe existir en toda organización.

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Guía para la presentación del Informe Secuencia: 1. Listar los juicios de los hechos detectados. 2. Ordenar los juicios por la naturaleza de los elementos. 3. Redactar por unidad, las incidencias administrativas que lo afectan. 4. Redactar en forma secuencial, las incidencias que afectan el funcionamiento integral de la dependencia en estudio.

5. Presentar alternativas de solución, en recomendaciones en recomendaciones factibles para mejorar las incidencias encontradas. 6. Relacionar las recomendaciones por elemento. 7. Elaborar el documento de informe, en el que integren los puntos anteriores en la siguiente estructura.

Contenidos del Informe •Antecedentes •Objetivo (s) del estudio. •Metodología empleada. •Metodología empleada. •Descripción de la situación actual, por elemento analizado. •Observaciones •Conclusiones

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•Recomendaciones.

Al realizar el trabajo de diagnóstico debe tomarse en cuenta lo siguiente: •Trabajo en Equipo: •Origen y relevancia de la información •Análisis y conclusiones

Bibliografía Franklin F., E.B. Auditoría Administrativa, Gestión Estratégica del Cambio, Segunda edición Pearson Educación, México 2007

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UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CURSO: ADMINISTRACIÓN II GUIA DE TRABAJO No. 8 / ANALISIS DE CASO Creada por: Licda. Iselda Morales Lugar y fecha: Guatemala 13 de octubre de 2014 GUIA DE TRABAJO No. 8 INSTRUCCIONES: Se le presenta un caso, analícelo y aplique el diagnóstico administrativo de la siguiente manera: Establezca las causas y consecuencia s de la situación que está afectando la productividad de la empresa. Recuerde el instrumento que debe utilizar para establecer la situación,

Establezca el campo de aplicación, de acuerdo a los hallazgos.

Técnicas e instrumentos que utilizará para desarrollar el estudio.

Establezca la situación objeto de investigación. Defina si es de organización o de funcionamien to.

Presente el informe del diagnóstico administrativo realizado.

CASO PARA ANALIZAR: Como importante fabricante de piezas niqueladas de todo tipo, Metales Niquelados cubre las necesidades de amplios sectores de la industria metalmecánica. Varios contratos importantes le han permitido una significativa expansión en ciertas áreas. En el proceso las relaciones entre el departamento de personal y el departamento de producción se han vuelto algo tirantes. Se ha convocado a una junta para comentar los problemas donde tiene lugar el siguiente diálogo: Carlos Ríos, gerente de personal: Para que las políticas de personal tengan vigencia efectiva es necesario que centralicemos en mi departamento las decisiones sobre el personal. Si no lo hacemos así, los gerentes de cada área van a continuar tomando decisiones diferentes en cada caso. Francamente, en muchos casos los especialistas en determinados aspectos están en el departamento de personal y es a ellos a quienes se debe consultar. Cuando uno 234

se enferma debe consultar a un médico y no a un banquero. De la misma manera, cuando se trata de establecer paquetes de prestaciones, un porcentaje de aumentos salariales a una contratación, es necesario acudir al experto en esos asuntos. Julián Escamilla, gerente de producción: Nunca puse en tela de juicio la competencia de tu departamento. Estoy totalmente de acuerdo en que un supervisor de línea sabe menos que un supervisor de sueldos y salarios sobre los niveles de compensación en el mercado, por ejemplo. Pero si quiero hacer que mi supervisor sea totalmente responsable de su área, él debe tomar las decisiones sobre aumentos. Él debe decidir contratar, separar, amonestar, premiar, etc. Yo creo que ustedes deben limitarse a informar si hay aspectos legales en alguna de esas decisiones y efectuar los trámites administrativos del caso. Por ejemplo, si un supervisor toma la decisión de separar de la empresa a uno de sus trabajadores ustedes deben limitarse a llevar a cabo el trámite. Después de todo, el supervisor sabe perfectamente cómo se desempeñó el trabajador, en tanto el funcionario de personal apenas si lo ha tratado superficialmente en el mejor de los casos.

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Soluci贸n de Gu铆a de Trabajo No. 9

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1. Antecedentes:

Metales Niquelados S.A., es una empresa dedicada a la fabricación de todo tipo de piezas niqueladas. La Empresa se constituyó originalmente bajo la razón social S.A. Mediante la Junta Extraordinaria de Accionistas celebrada el 31 de mayo de 2014, los accionistas resolvieron aumentar el sector de la Industria Metalmecánica, la cual fue aceptada. Permitiéndoles aumentar una significativa expansión en ciertas áreas del país.

De esta manera, la expansión del negocio de la elaboración piezas niqueladas se realizado exclusivamente por Metales Niquelados S.A. 2. Objetivos: 

Resolver el conflicto de desorganización que se encuentran entre los departamentos.



Recordar que el trabajo en la organización es en equipo y no individualmente en cada departamento.



Que el administrador de Recursos Humanos asesora en materia al Gerentes Operativo.



Mejorar la productividad de la empresa y mantener los niveles de satisfacción por medio de comunicación eficaz que mantengan informados a los diferentes integrantes.



Hacer conciencia de lo importante que es mantener una administración proactiva para evitar futuros problemas dentro de la empresa.



Lograr que los Gerentes trabajen en forma conjunta y activa.



Proporcionar al personal a su cargo las directrices para desarrollar estas actividades en forma conjunta. Capacitar al personal en el seguimiento de los procesos.

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3. FODA

F.O.D.A. METALES NIQUELADOS FORTALEZAS:

Oportunidades:



Líderes en el mercado de la industria metalmecánica.



Lanzamiento de nuevas gama de piezas metálicas.



Pioneros en la fabricación de piezas niquelados.



Impulso de las energías renovables. Nos permitirá proveerles de material.



Diversidad de todo tipo de piezas metálicas.



Capacidad para atender grandes demandas.

Brindar a nuestros clientes una buena relación entre calidad-precio en nuestros productos mediante la expansión de nuestro mercado.



Prever los cambios tecnológicos; manteniéndose informado del mercado



Disponemos de una amplia gama de línea.

Debilidades:



Falta de comunicación entre las áreas.



Falta de sincronización de los procesos internos.



No hay escucha activa por parte de los supervisores.



La calidad del proceso productivo.

Amenazas:

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

Falta de rendimiento por parte de los empleados al ver el conflicto que se encuentra la empresa por no tener establecidos sus procesos.



La fuerte competencia de los países vecinos.



La creación de nuevas empresas dedicadas a lo mismo que nosotros.

4. Anรกlisis Funcional Juliรกn Escamilla:

Carlos Rรญos:

Gerente de Personal

Gerente de Producciรณn

Dar a conocer las Politicas de la Empresa.

Supervisiรณn de fabricaciรณn de los metales.

Establecer paquetes de Prestaciones.

Verificaciรณn de la calidad del producto realizado.

Brindar el porcentaje de aumento salarial.

Programador de la Producciรณn

Reclutamiento, Selecciรณn e Inducciรณn

Mediciรณn de Trabajo.

Departamento que se encarga de la contrataciรณn del Candidato idoneo.

Elabora el perfil adecuado para la posiciรณn que necesita y se lo traslada al departamento de Recursos Humanos.

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Secuencia de Actividades del Órgano de la Unidad del Personal

RR.HH Reclutamiento

Selección

Contratación e Inducción

Relaciones Laborales

Administración de sueldos y Salarios

Capacitación

Jubilaciones

Renuncia

Despido

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Secuencia de Actividades del Órgano de la Unidad del Producción

Producción: Capacitación en el area técnica.

Transformación de insumos o recursos.

Inventarios

Determinar el modelo de procesos.

Fuerza de Trabajo

Calidad

Promover a su Personal

Establecer Aptitudes que necesita su equipo de trabajo.

Determinar la localización de la Maquinaria

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5- Análisis de Relaciones:

Investigación de Funciones

Candidato Idoneo al puesto Laboral Perfil establecido por ambas áreas Respetar la linea de Jerarquia de ambas áreas para un mejor rendimiento.

Establecer los mecanismos de entrevista. Integración de los recursos entre las áreas.

Comunicación en los departamentos

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6- Diagnóstico: Informe Administrativo

Con el diagnostico administrativo realizado se detectó fallas de comunicación entre dos departamentos que afectan la funcionalidad del Trabajo en Equipo por lo cual se determina lo siguiente:



El Gerente de producción debe estar al tanto de quienes son los próximos candidatos a formar parte de su área de trabajo por lo tanto el Gerente de Personal tiene que proporcionar esta información para establecer de forma equitativa si el candidato es el idóneo al puesto de trabajo.



Motivar a los miembros del grupo y realizar actividades de integración para establecer comunicación entre todas las áreas de trabajo para trabajar bajo un mismo objetivo.



Hablar claramente con ambos Gerentes para que se den cuenta que sus diferencias son acciones reactivas ya que no se ponen de acuerdo y quieren tomar decisiones aisladas, cuando se supone que deben comunicarse para que la empresa mejore.



Trabajar en equipo y de esta forma tomen decisiones de mutuo acuerdo.



Reuniones periódicas por lo menos una dos veces al mes para discutir asuntos internos.

Conclusiones 

La empresa Metales Niquelados es una empresa con sectores amplios en la industria metálica.



Posee problemas internos con sus departamentos que afecta el crecimiento de los mismos.



No tiene definida las tareas de cada departamento en conflicto.



Los departamentos no tienen una buena comunicación entre sí.

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Recomendaciones 

Se recomienda que ambas oficinas estén juntas para que exista una mejor comunicación.



Analizar la estructura y el funcionamiento de cada área para establecer en mutuo acuerdo de tareas.



Realizar actividades motivacionales que unan al equipo de trabajo.



Establecer lineamientos de contracción.



Fijar el perfil del candidato en función al puesto a cubrir.



Definir de mutuo acuerdo que departamento debe amonestar o premiar al personal para evitar malos entendidos.



Mantener una comunicación efectiva entre cada departamento para que tanto el gerente de personal y el gerente de producción estén enterados del rendimiento del personal a cargo.



Evaluar las acciones tomadas y retroalimentar respecto a resultados.

Aplicar todo lo anterior nos ayudara a disminuir deficiencias en un futuro y ayudara a la Empresa Metales Niquelados a que todo el equipo de trabajo siga un mismo objetivo y sea competente.

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Agradecimientos:

A Dios, por darme vida en abundancia. A mis padres, por el apoyo que me brindan, se desvelan conmigo a pesar de su cansancio y me muestran su amor. A mis compaĂąeros, por el trabajo en equipo realizado. A mi catedrĂĄtica, por la ardua labor que realiza con los estudiantes.

Gracias

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