Manual de usuario by adolfo huaman capani

Sociedad de

Beneficencia de Huancayo

MANUAL DEL USUARIO 2 064-589675 â&#x20AC;¢954449399

administracion@galaxiasoftware.com

Jr.Amarilis #240 El Tambo-Huancayo

Galaxia Software SAC

Sociedad de Beneficencia Huancayo / Manual del Usuario / Galaxia Software SAC.

Introducción Los temas que se encuentran en esta sección brindan informaciones básicas sobre el Sistema Galaxia Software, lo que es y lo que se puede hacer con él. Es una aplicación desarrollada en el gestor de datos visual FoxPro, el cual permite el registro. Especialmente diseñado para su implementación en Negocios Comerciales, Servicios e incluso de Producción. (Distribuidoras, Importadoras, Markets, Ferreterías, Farmacias, Automotrices, Informáticas, Abarrotes, Librerías, Talleres, Fábricas, etc.) Galaxia Software de Gestión le brinda capacidad de adecuación a medida, implementación veloz y eficiente, utilización fácil y simple para empresas pequeñas y medianas.

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Créditos Jefe del Proyecto Ing. Adolfo Huamán Capani.

Desarrolladores Ing. Adolfo Huamán Capani. Ing. Mary Helene Quispe García. Analista. Ebelina Huamán Capani. T.C.I. Rubén Percy Contreras Flores. Alejandro Victor Ramos Rua.

Diseñadores Ing. Adolfo Huamán Capani.

Diseño y Maquetación: Yuly Yuliana Gonzales Vivanco.

Producción Galaxia Software SAC Un agradecimiento especial a las personas que hicieron posible la elaboración de este Manual. “La posibilidad de realizar un sueño es lo que hace que la vida sea interesante”

Sistema Galaxia Software Todos los derechos reservados. Ninguna parte de este trabajo puede ser reproducida en cualquier forma o por cualquier medio - gráfico, electrónico o mecánico, incluyendo fotocopias, grabación de información o sistemas de almacenamiento y recuperación - sin el permiso escrito del autor. Si bien todas las precauciones se han tomado en la preparación de este documento, el editor y el autor no asume ninguna responsabilidad por errores u omisiones, o por daños y perjuicios derivados de la utilización de la información contenida en este documento o de la utilización de programas y código fuente que lo acompañan. En ningún caso, el editor y el autor serán responsables por cualquier pérdida de beneficios o cualquier otro daño comercial causado directa o indirectamente por este documento. Sociedad de Beneficencia Huancayo / Manual del Usuario / Galaxia Software SAC.

ÍN DI CE I

Capítulo:

BIENVENIDO AL SISTEMA GALAXIA

1.1 Introducción --------------------------- 7 1.2 Acerca del Sistema Galaxia --------- 7 1.3 Requerimiento del Sistema Galaxia - 9 1.4 Interfaz con el usuario ---------------- 10 1.5 Barra de Menú ------------------------ 13 1.6 Barra de Herramientas --------------- 12 1.7 Área de Trabajo ----------------------- 14 1.8 Barra de Información ----------------- 14 1.9 Métodos Abreviados del teclado ---- 14 1.10 Obtención de Ayuda -------------- 14

Capítulo:

MANUAL DE USUARIO ----------------- 16

2.1. Módulo de Gestión --------------- 18 2.1.1. Administrador de Precios ----- 18 2.1.2. Consultas por Cliente ---------- 19 2.1.3. Consulta por Vendedores --- 22 2.1.4. Consulta por Proveedores --- 25 2.1.5. Registro de Compras ---------- 27 2.1.6. Registro de Ventas -------------- 29 2.1.7. Registro de G/R ------------------ 31

2.3.6. Guía de Remisión --------------- 61 2.3.7. Historial ------------------------------ 65 2.3.8. Cliente ------------------------------- 67 2.3.9. Proformas -------------------------- 56 2.3.10. Serie de Documentos -------- 70 2.3.11. Transferencias ------------------- 74 2.3.12. Vendedores --------------------- 80 2.3.13. Nota de Crédito --------------- 82 2.4. Módulo de Utilitarios ------------- 85 2.4.1. Almacén ---------------------------- 85 2.4.2. Administración de Usuario --- 87 2.4.3. Configuración de Punto de Venta -------------------------------- 89 2.4.4. Entorno del Sistema ------------ 90 2.5. Glosario --------------------------- 91

2.2. Módulo de Almacén ------------- 32 2.2.1. Compras ---------------------------- 32 2.2.2. Catalogo de Productos ------- 35 2.2.3. Registros de Transferencias -- 36 2.2.4. Historial de Compras ----------- 37 2.2.5. Control de Entrega de Productos -------------------------- 39 2.2.6. Kardex ------------------------------- 40 2.2.7. Línea de Productos ------------- 41 2.2.8. Proveedores ----------------------- 43 2.2.9. Transportista ----------------------- 45 2.2.10. Unidad de Medida ------------ 46 2.3. Módulo de Punto de Venta ------ 48 2.3.1. Canjes ------------------------------- 48 2.3.2. Venta Directa -------------------- 51 2.3.3. Cobranzas ------------------------- 55 2.3.4. Caja Diario ------------------------- 57 2.3.5. Cuenta por Cobrar ------------- 58 4

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CAPITULO 1. Bienvenido Al Sistema Galaxia Bienvenido al Sistema Galaxia Software, este manual está elaborado especialmente para el personal de la empresa y usuarios. El Sistema Galaxia es un Software de gestión de negocios comerciales y/o servicios, práctico, exacto y seguro que le permitirá tener un mejor control de su empresa. Especialmente diseñado para su implementación en Negocios Comerciales, Servicios e incluso de Producción. (Distribuidoras, Importadoras, Markets, Ferreterías, Farmacias, Automotrices, Informáticas, Abarrotes, Librerías, Talleres, Fábricas, etc.

Características Del Sistema Galaxia A. Control de Saldos de Mercadería (Kardex) B. Control de saldos de efectivo en caja. C.

Registro y Emisión de Facturas, Boletas, Tickets, Guías de Remisión y Notas de crédito en formatos de Hojas Sueltas y/o Papel Continuo.

Incluye Formateo y Configuración de Documentos para la Impresión.

E. Soporte para Intercambio de datos con Excel. F. Tipo de Cambio en Moneda Nacional y Dólares. G. Entorno Multiusuario. H. Soporte para 7 Almacenes. I. Permite interconectar sus locales vía Internet. J. Muy fácil de instalar y usar. K. Garantía, soporte técnico y asesoría permanente.

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1.1. Introducción Los temas que se encuentran en esta sección brindan información básica sobre el Sistema Galaxia Software, lo que es y lo que se puede hacer con él.

Cómo comenzar • Para ver la funcionalidad del Sistema Galaxia, puede consultar en acerca del Sistema Galaxia.

• Estudiar las secciones de Introducción e interfaz de usuario para comenzar a utilizar el software.

• Verificar los detalles que presenta el Sistema Galaxia con respecto a otro software de gestión.

• Trabajar haciendo uso de este Manual de Usuario, para familiarizarse con el Software.

Para aprender más • Ver las sección de principales funciones que detallan el uso de Sistema Galaxia. • Ver generación de reportes para que pueda obtener los datos procesados y convertidos en información.

1.2.Acerca Del Sistema Galaxia El Sistema Galaxia es un software Práctico, Exacto y seguro que le permitirá tener mejor control de su Empresa, utilizando una potente Base de datos y un software para el ingreso y procesamiento de datos, lo que permitirá generar información a través de reportes y consultas.

Cómo comenzar • El Sistema Galaxia permite a los usuarios trabajar a través de una interfaz de usuario amigable de fácil uso, para tener mayor control de saldos, registros y emisión (boletas, facturas, etc.), de los procesos que realiza tu empresa.

Generar datos estadísticos • Permite generar reportes comprensibles y fáciles de interpretar. Par conocer más sobre la generación de reportes, consulte Generación de Reportes.

Interfaz amigable y una base de datos de gran capacidad • Los autores preocupados porque el uso del Sistema Galaxia sea lo más sencillo y fácil de interpretar, creo una base de datos capaz de soportar una gran cantidad de datos, ordenados a través de tablas relacionados internamente, que después a través del software serán manipulados de acuerdo a las necesidades que se presenten.

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¿Porque usar el Sistema Galaxia? ¡El Sistema Galaxia es más eficiente y amigable! Genera reportes y consultas con información precisa y confiable, en forma eficiente y con una interfaz de usuario amigable y fácil de manejar. El Sistema Galaxia es hoy en día una de las mejores herramientas en cuanto a control de mercadería. Creemos que con el Sistema obtendrán un significativo cambio dentro de su empresa así lo demuestran nuestros clientes quienes pueden dar fe de nuestro servicio. Algunos beneficios que cuenta el Sistema Galaxia son:

Ahorro de tiempo:

Concentración en el trabajo: Ayuda a crear reportes estadísticos de acuerdo a los parámetros indicados por el usuario, en forma más rápida y sencilla, para poder tomar decisiones efectivas en tiempo real.

Debido a su interfaz amigable, es fácil de entender el funcionamiento del software, permitiendo al usuario comprender lo que está haciendo, ya que los detalles técnicos están en los manuales

Impresión de Reportes:

Ahorro de dinero: A través del uso del software podrá mantener organizados todos los datos que podrían significar un costo para su empresa. Del mismo modo también incrementa la satisfacción del usuario generado un efecto positivo.

Usted puede imprimir reportes sobre papel, brindando datos actualizados, sin tener que realizar copias del software a todas las oficinas, manteniendo la seguridad de los datos.

Su manejo puede ser divertido:

Formatos soportados: Permite importar y generar datos de archivos XLS(libro de Excel), que es muy conocido a nivel mundial por pertenecer a Microsoft.

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Debido a que está orientado hacia los usuarios, puede resultar divertido manejarlo. Pero no solo crea esto, sino compruébelo.

1.3. Requerimiento del Sistema Galaxia Requerimientos mínimos del ordenador para tener un correcto funcionamiento del software, debe tener como mínimo las siguientes características:

1.3.1.Requerimientos Mínimos del Sistema para los Puntos de Venta • PC basado en un procesador Pentium II de 400 MHz o posteriores (Pentium III, IV, etc.) • Memoria RAM 128 o 256 MB • Disco Duro de 40GB • Tarjeta de Red Ethernet • Monitor Color con una resolución de video mínima de 800x600 píxeles. • Sistema Operativo Windows 98, ME, XP (Preferencia) o Vista.

1.3.2.Requerimientos mínimos del Sistema para el Servidor • PC basado en un procesador Pentium IV de 2.4Ghz o posteriores (Pentium D, etc.) • Memoria RAM 512 MB DDR • Disco Duro de 40GB • Lectora y Grabadora de CD • Tarjeta de Red Ethernet • Monitor Color con una resolución de video mínima de 800x600 píxeles. • Sistema Operativo Windows XP o Ubuntu 12.4.

1.3.3.Impresora • Para una adecuada impresión de Boletas, Facturas, Guías de Remisión, Proformas, Pedidos, entre otros es recomendable una impresora Matricial Epson LX+300 o posteriores, también hemos considerado importante contar con impresoras de conexión directa a la red, lo que permite la fácil utilización de la impresora para los funcionarios que lo comparten

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1.4. Interfaz Con El Usuario

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Estas áreas fueron consideradas para facilitar el manejo del Sistema Galaxia.

[F4]

La ventana de Sistema Galaxia está dividida en seis áreas: Barra de Título, Barra de Menú, Barra de Sub Menú, Barra de Herramientas, Área de Trabajo y la Barra de Información.

1.4. Interfaz con el Usuario Descripción de: Barra de Título, Barra de Menú, Barra de Sub Menú, Barra de Herramientas, Área de Trabajo y la Barra de Información. Área de Trabajo La sub ventanas contienen las opciones de manejo de datos, permitiendo observar la secuencia que sigue para la generación de información, para acceder a cada uno de ellas sólo se necesita haber iniciado con una cuenta de usuario, el procedimiento de los datos requiere de ciertos parámetros que deben ser ingresados en forma manual.

Barra de Sub Menú Muestra la información referida a la opción accedida.

Barra de Título En esta barra se encuentra el nombre del Software Galaxia además contiene los botones de control que permiten manipular la ventana.

Cerrar Cierra la ventana del programa

Barra de herramientas Presenta las herramientas más utilizadas del software, los cuales facilitan el manejo del mismo. Barra de Menú Las funciones principales del software son accesadas a través de las opciones de la barra de menú, las cuales además presentan métodos abreviados de teclado.

Barra de Información Muestra información referente al: nombre de la Empresa, del usuario, del sub módulo accedido (opción) y de almacén. Botones de Control Sirven para controlar el tamaño de la ventana.

Maximizar Amplia la ventana hasta cubrir todo el escritorio. Cuando una ventana está ampliada el botón maximizar es sustituido por el botón restaurar. Minimizar Reduce el tamaño de la ventana y la muestra como un botón en la barra de tareas. Restaurar Devuelve la ventana al mismo tamaño que tenía antes de ser maximizado.

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1.5. Barra De Menú Esta barra presenta las principales funciones del Sistema Galaxia, cada una de ellas despliega un conjunto de acciones que permite el tratamiento de los datos. La descripción de cada Menú se detallará a continuación:

Menú archivo El Menú archivo presenta las siguientes opciones: • Nuevo, permite crear un nuevo sub módulo • Cambiar contraseña, sirve para iniciar una sesión o cambiar de una sesión de usuario a otra. • Cambiar Sucursal/Punto de Venta, permite cambiar sucursal, almacén o punto de venta. • Configurar Periodo Contable. • Salir, para salir del Programa.

Menú Opciones El Opciones presenta las siguientes opciones: • Guardar • Imprimir • Proveedor Nuevo • Insertar un registro • Ayuda

Menú Búsqueda El menú búsqueda permite realizar una búsqueda detallada de productos.

Ayuda El menú ayuda presenta las siguientes opciones: • Temas de Ayuda • Documentación • Soporte técnico • Acerca de.

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1.6. Barra de Herramientas Presenta las herramientas más utilizadas del software, de los cuales facilitan el manejo del mismo. Entre las principales tenemos:

• Nuevo • Modificar • Imprimir • Buscar • Guardar • Cliente

• Detalle • Importar • Record de Ventas • Record de Compras • Ayuda • Salir, etc.

1.7. Área de Trabajo Es el espacio donde se realizará las operaciones requeridas para el manejo de los datos, es diferente dependiendo de la opción accedida, como se denota a continuación:

La figura muestra el área de trabajo donde se registra diversos parámetros para la emisión de boletas de ventas.

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1.8. Barra de Información Muestra información referente al: nombre dela empresa, del usuario, del sub módulo accedido (opción) y del almacén.

• Nombre de la Empresa: Negociaciones “SAN BORJA” • Usuario: ADOLFO HUAMAN CAPANI • Almacén: 1:1:13 DE NOVIEMBRE • Sub módulo: Compras

1.9. Métodos Abreviados del Teclado El Sistema Galaxia presenta una lista de métodos que con la ayuda del teclado permitirán realizar acciones con facilidad. Los métodos abreviados son utilizados para acelerar diversas tareas, aumentando el rendimiento ya que permiten realizar las acciones sencillas con gran rapidez. Los métodos abreviados de teclado son los siguientes: • Ayuda: F1 • Nuevo: F2 • Modificar: F3 • Buscar: F4 • Guardar: F6 • Imprimir: F7 • Cliente: F8

• Detalle: F9 • Importar: F4 • Salir: ESC • Copiar a portapapeles: Crtl+C • Pegar a portapapeles: Crtl+V • Borrar texto seleccionado: Supr • Etc.

1.10. Obtención de Ayuda En caso se puedan presentar problemas no previstos por los usuarios y desarrolladores, podrá contactarse con los desarrolladores que le brindarán asistencia técnica al problema que se le presente.

INGENIERÍA BAJO PEDIDO

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CAPITULO 2. Manual del Usuario

El presente Manual está conformado por Módulos, en el que se agrupan funciones y procesos que realiza el Sistema Galaxia de acuerdo a cierta relación, para cumplir una función específica.

Inicio de Sesión: Para acceder a las opciones que ofrece el Sistema Galaxia se debe iniciar sesión de usuario, para ello se debe seguir los siguientes pasos:

1. Abrir la aplicación galaxia - Acceso directo,

que forma automática le mostrara las opciones de inicio de sesión:

2. En los cuadros de texto escriba el nombre

de usuario y la contraseña que le fueron asignadas estos (sin estos datos no podrá acceder al Sistema), luego hacer clic en el botón aceptar:

3. Si el nombre de usuario y contraseña son correctos, se mostrará la página con los módulos del sistema, de no ser así se mostrará un mensaje de advertencia una y otra vez hasta que ingrese un usuario y contraseña válidos.

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Vista Principal del Sistema Galaxia

Los Módulos que lo conforman son: • Módulo de Gestión • Módulo de Almacén • Módulo de Punto de Venta • Módulo de Utilitarios • Módulo de Contabilidad Sociedad de Beneficencia Huancayo / Manual del Usuario / Galaxia Software SAC.

2.1 Módulo de Gestión A continuación se detallaran los Sub-Módulos de Modulo de Gestión: • Administrador de Precios • Consultas por Clientes • Consultas por Vendedores • Consultas por Proveedores • Registro de Compras • Registro de Ventas • Registro de G/R

2.1.1 Administrador de Precios Sub-Modulo destinado a la gestión y/o administración de los precios de venta. A continuación, se mostrará los pasos a seguir:

1. Seleccionar la línea de producto.

2. Se muestra los productos que coinciden con

la línea seleccionada, para poder hacer modificaciones hacer clic en el ID y dar Enter.

Se mostrará una ventana en el que podrá hacer las modificaciones que se crean convenientes.

Finalmente hacer clic en el botón Aceptar para guardar los cambios realizados, de lo contrario hacer clic en el botón Cancelar.

En la Barra de Herramientas tiene las opciones: Imprimir: Permite imprimir Buscar: Permite realizar una búsqueda de producto/mercadería Ayuda: Muestra la ayuda referente al tema

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2.1.2 Consultas por Clientes Este sub-Mรณdulo permite realizar consultas por clientes de acuerdo a un rango de fechas, para esto se hace lo siguiente:

1. Ingresar la fecha inicial y la fecha de fin para poder realizar la consulta. 2. Hacer clic en el botรณn Resumen de Ventas.

3. Se mostrarรก una lista de ventas por clientes con los datos: cรณdigo, nombre, RUC, valor de venta (sin IGV), monto total (incluido IGV).

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3. TambiĂŠn puede ver el detalle de la consulta haciendo clic el cĂłdigo del cliente, el cual mostrara lo siguiente.

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5. Si desea imprimir hacer clic en el botón Imprimir (impresión en bloque o detallado), el cual mostrará las siguientes opciones de impresión:

• Impresora y vista preliminar: permiten imprimir a través de una impresora. • Archivo de texto, Acrobat Reader(PDF), Excel, Word: son formatos de

archivo, con el se pueden grabar o exportar para un mejor traslado y tratamiento de la información. • Salir: permite salir de la opción.

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2.1.3 Consultas por Vendedores Este sub-Modulo permite realizar consultas por representante de ventas de acuerdo a un rango de fechas establecido, como se de nota en los siguientes pasos:

Seleccionar el vendedor agente de ventas, luego ingresar la fecha de inicio y de fin para la consulta y finalmente hacer clic en uno de los botones: • Ventas captadas. • Resumen de Ventas. • Líneas. • comisión por documento. • Liquidación.

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2. La primera opciĂłn nos muestra una lista de las Ventas captadas por el vendedor, con los campos: fecha, tipo, serie, nĂşmero, RUC y nombre del cliente, valor de ventas y el total.

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3. La segunda opción nos muestra un Resumen de las ventas, con los campos: código, nombre, valor de ventas y el total, para cada uno de los vendedores.

4. La tercera opción nos muestra las Líneas, con los campos: ID, línea, total.

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2.1.4 Consultas por Proveedores Este sub-Modulo permite realizar consultas por proveedores de acuerdo a un rango de fechas establecido, para esto se debe seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar la fecha inicial y final para realizar la consulta 2. Hacer clic en el botรณn Resumen de Compras 3. Se mostrarรก una lista de proveedores con los datos: cรณdigo, nombre, RUC, valor de Venta (sin IGV), monto total (incluido IGV).

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4. También puede ver el detalle de la consulta haciendo clic en código del proveedor, lo cual mostrará lo siguiente.

5. Si desea imprimir hacer clic en el botón Imprimir (impresión en bloque o detallado), el cual mostrará varias opciones de impresión.

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2.1.5 Registro de Compras Este sub-Módulo está destinado al registro de las ventas. A continuación, se mostrará los pasos a seguir:

1. Ingresar la fecha inicial y final para realizar la 4. Hacer clic y seleccionar la sucursal o almaconsulta al registro.

cén para registrar las compras.

2. Hacer clic y seleccionar la forma de pago. 3.Hacer clic en el documento a visualizar

5. Hacer clic en el botón Procesar para poder visualizar.

6. Se mostrará una lista de ventas realizadas para el rango de fechas ingresados y para la sucursal

seleccionada. La lista está conformada por los campos: fecha, tipo (01: boleta de venta), serie del comprobante, número correlativo del comprobante (viene impreso), número de RUC del cliente, razón social, base imponible, IGV (Impuesto general a las ventas), Monto total, (TM, MN: moneda nacional) tipo de moneda, forma de pago, almacén, (TC) tipo de cambio.

7. También se puede realizar una búsqueda de la venta de acuerdo a los siguientes criterios: emisión(fecha), tipo de venta, serie, número y razón social. Para esto hacer clic en el botón Buscar, que se encuentra en la Barra de herramientas o presionar la tecla F4.

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8. Luego en la ventana que se muestra, selec-

cionar un criterio de búsqueda, ingresar el valor de campo texto y hacer clic en el botón Aceptar o presionar la tecla Enter.

Además cuenta con las opciones imprimir y ayuda, que se encuentran en la barra de herramientas, a las que se puede acceder haciendo clic en su respectivo botón o a través de sus métodos abreviados de teclado.

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2.1.6 Registro de Ventas Este sub-Módulo está destinado al registro de las ventas. A continuación, se mostrará los pasos a seguir:

1. Ingresar la fecha inicial y final para realizar la consulta al registro.

2. Hacer clic y seleccionar la sucursal o almacén para registrar las compras. 3. Hacer clic en el botón Procesar para poder visualizar. 4. Se mostrará una lista de ventas realizadas para el rango de fechas ingresados y para la sucursal

seleccionada. La lista está conformada por los campos: fecha, tipo (01: boleta de venta), serie del comprobante, número correlativo del comprobante (viene impreso), número de RUC del cliente, razón social, monto exonerado de pago, valor de ventas(VV), IGV (Impuesto general a las ventas), valor total, tipo de moneda (TM, MN: moneda nacional) y el tipo de cambio(TC).

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5. También se puede realizar una búsqueda de la venta de acuerdo a los siguientes criterios: emisión(fecha), tipo de venta, serie, número y razón social.Para esto hacer clic en el botón Buscar, que se encuentra en la Barra de herramientas o presionar la tecla F4.

6. Luego en la ventana que se muestra, seleccionar un criterio de búsqueda, ingresar el valor de campo texto y hacer clic en el botón Aceptar o presionar la tecla Enter.

Emisión

7. Además cuenta con las opciones imprimir y ayuda, que se encuentran en la barra de herra-

mientas, a las que se puede acceder haciendo clic en su respectivo botón o a través de sus métodos abreviados de teclado.

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2.1.7 Registro de G/R Este sub-Modulo permite el registro de la guía de remisión. A continuación, se mostrará los pasos seguir:

1. Ingresar el año para poder realizar el registro. 2. Ingresar el número de mes.

3. Se mostrará los registros bajo parámetros ingresados, con los campos: fecha, tipo, serie, número, número de RUC, razón social, valor de venta, IGV y el valor total.

4. Seleccionar el número de serie del registro a visualizar. 5. Se mostrará los registros bajo los parámetros ingresados con los campos: fecha, tipo, serie, número, número de RUC, razón social, valor de venta(V.V.), IGV y el valor total.

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2.2 MÓDULO DE ALMACÉN A continuación, se detallarán los Sub - Módulos de Modulo de Almacén: • Compras. • Catálogo de Productos. • Registros de Transferencias. • Historial de Compras. • Control de Entrega de Productos. • Kardex. • Línea de Productos. • Proveedores. • Transportista. • Unidad de Medida.

2.2.1 Compras Este Sub-Modulo encargado de registrar las operaciones de compras de mercadería. A continuación, se mostrará las opciones de la barra de herramientas, las letras entre “[ ]” permite un acceso rápido a través del teclado.

Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Buscar un proveedor que está registrado haciendo clic al botón [F8] Proveedor o, presionando la tecla F8, se mostrará una ventana de búsqueda, hacer clic en criterio y seleccionar un criterio de búsqueda, ingresar el valor y presionar Enter.

Si el proveedor no se encuentra registrado debes ir al sub-modulo Proveedores y registrar de nuevo y después volver nuevamente a esta opción.

Rellenar el siguiente formulario: Ingresar las fechas de emisión, fecha de registro, Nº de

guía, Nº de pedido u Orden de compra(O/C), hacer clic y elegir el tipo de moneda, ingresar el valor del tipo cambio, hacer clic y seleccionar la forma de pago (contado, crédito, etc.) y seleccionar si los precios incluyen el IGV o no.

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Hacer clic y seleccionar el documento (factura, boleta, etc.)

4. Ingresar las mercaderías o productos, haciendo clic en el botón [F9] Detalle o presionando la

tecla F9, te mostrará la siguiente ventana en donde debes ingresar el nombre del producto y presionar Enter, elegir uno de la lista que mostrará y presionar nuevamente Enter.

El producto seleccionado se mostrará cómo se puede notar en el siguiente gráfico, en esta parte se puede hacer modificaciones en los campos: cantidad, unidad de medida y el precio total.

6. Repetir los pasos 4 y 5 según la cantidad de productos a registrar. 7. También puede ingresar el monto de flete si hubiese y variar el valor del IGV (en porcentaje) 8.

Luego de esto se mostrará una lista de los productos elegidos con los cambios efectuados, como, por ejemplo:

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9. Finalmente para guardar hace clic en el botón [F6] Guardar o presionar la tecla F6, con lo que quedará registrado las operaciones realizadas y el formulario se tornará de la siguiente manera.

10. Ademas puede ver el record de compra de un producto, haciendo clic en el producto de

la lista seleccionada y haciendo clic en el botón Récord de Compras que se encuentra en la barra de herramientas, como puede ser el primer producto (BOLÍGRAFO) de la figura del paso 8, se visualizará la siguiente ventana.

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2.2.2 Catálogo de Productos Este sub. Módulo permite crear y modificar el catálogo de productos. En el siguiente gráfico se muestra las opciones de la barra herramientas. Las letras entre “[ ]” permiten un acceso rápido a través del teclado. Para un adecuado manejo de seguir los siguientes pasos:

1. Para crear un nuevo producto hacer clic en el botón [F2]Nuevo, que se encuentra en la barra de herramientas, se mostrará el siguiente formulario.

Para guardar los datos ingresados presionar el botón [F6]Guardar, si se ingresaron de manera incorrecta saldrá el siguiente mensaje “Datos mal ingresados”, y tendrá que corregir los errores y nuevamente proceda a guardar.

2. Para hacer cambios en un producto existente, hacer clic en el botón [F4]Buscar, hacer clic y seleccionar el criterio de búsqueda, ingresar el valor y presionar Enter.

3. Luego se mostrará el producto seleccionado con las opciones a modificar.

Finalmente para guardar los cambios presionar el botón [F6] Guardar y si lo desea lo puede imprimir presionando el botón [F7]Imprimir. Sociedad de Beneficencia Huancayo / Manual del Usuario / Galaxia Software SAC.

2.2.3 Registros de Transferencias Este sub-Modulo permite registrar la transferencia de mercadería entre los almacenes. Para un manejo adecuado se debe hacer lo siguiente:

1. Ingresar la fecha de consulta de la transferencia.

2. Se visualizará una lista de registros del día con los siguientes campos: fecha, tipo, serie, número,

número de RUC, razón social, tipo (entrada o salida), origen (código del almacén de origen) y destino (código del almacén de destino), anular y valor total.

Este procedimiento se revisa en el KARDEX, para ver si está en el stock o no.

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2.2.4 Historial de Compras Este sub. Módulo permite consultar el Historial de las operaciones de compra de las mercaderías, para esto se debe hacer lo siguiente:

1. A se muestra la ventana inicial.

2. Hacer clic en el botón [F4]Buscar, seleccionar el criterio de búsqueda, ingresar el valor y presionar la tecla Enter, seleccionar un producto de la lista y nuevamente presionar Enter.

3. Se mostrará el siguiente formulario, con el producto seleccionado.

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Para seleccionar varios productos, hacer clic en el botón [F9]Detalle, ingresar el nombre del producto de la lista y presionar nuevamente Enter.

5. Finalmente él se mostrará el formulario con los productos seleccionados.

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2.2.5 Control de Entrega de Productos Este sub-Modulo permite chequear la salida de mercadería.

Para esto se debe hacer lo siguiente: • Para ver un registro hacer clic en el número de comprobante.

• Se muestra el siguiente formulario donde puedes visualizar fecha de emisión, fecha de traslado, documento de registro, número de RUC, dirección transportista, para guardar los cambios hacer clic despachar, o si desea cancelar haciendo clic en el botón Cancelar. • Para buscar una entrega de producto específico de manera rápida, hacer clic en el botón [F4] Buscar.

• Para imprimir, hacer clic en el botón [F7] Imprimir o presionando la tecla F7, se mandará a imprimir según el formato del documento de la venta. Sociedad de Beneficencia Huancayo / Manual del Usuario / Galaxia Software SAC.

2.2.6 Kardex Este sub-Modulo permite mostrar el Kardex general de los productos, es decir muestra la información de todas las operaciones que se realizaron de ingresos y las salidas del producto; para esto se debe hacer lo siguientes:

1. Presionar la tecla F4 o hacer clic en el botón [F4]Buscar.

2. Seleccionar el criterio e ingresar el valor de búsqueda, presionar la tecla Enter, seleccionar en producto de la lista y presionar nuevamente Enter.

3. Se mostrará el producto seleccionado con la siguiente información: nombre, marca, unidad, si está en remate y si se mantendrá oculto.

4. Además muestra información del KARDEX, como es: la fecha de transacciones, el documento

con el hizo la transacción, el valor de la entrada, las salidas, el saldo, el valor del precio unitario y la referencia de la transacción.

5. Si desea consultar sobre otro producto repetir todos los pasos. Nota: El botón Recalcular permite actualizar el stock del producto cuando se realizaron modificaciones que afectan el normal desarrollo de las operaciones de ingreso y salida, como por ejemplo el anular el ingreso de un producto. 40

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2.2.7 Línea de Productos Este sub-Módulo permite administrar la línea de productos existentes como: crear, modificar, eliminar e imprimir reportes. Para esto se debe hacer lo siguiente:

1. Para crear una nueva línea de Productos, hacer clic en el botón [F2]Nuevo.

1. Se muestra el siguiente formulario donde puedes escribir el nombre de la nueva línea, para guardar los cambios hacer clic en el botón [F6]Guardar, o si desea eliminar hacer clic en el botón Eliminar

3. Para buscar una línea de productos especifica de manera rápida, hacer clic en el botón [F4] Buscar.

4. Seleccionar el criterio e ingresar el valor de búsqueda, presionar la tecla Enter, seleccionar una línea de lista y presionar nuevamente Enter.

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5. Para modificar una línea de Productos, hacer clic en el botón [F3]Modificar, se mostrará el si-

guiente formulario donde se puede cambiar el nombre de la línea, para guardar los cambios hacer clic en el botón [F6], o si desea eliminar hacer clic en el botón Eliminar.

6. También puede imprimir los registros haciendo clic en el botón Imprimir.

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2.2.8 Proveedores Este sub-Modulo permite administrar a los Proveedores como: crear, modificar, eliminar e imprimir reportes, para esto se debe hacer los siguiente:

1. Para crear un nuevo Proveedor, hacer clic en el botón [F2]Nuevo.

2. Se muestra el siguiente formulario donde debes rellenar los campos: Número de RUC, nombre del proveedor, dirección, teléfono, fax, número de celular, dirección de páginas web y su correo electrónico.

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3. Para guardar los cambios hacer clic en el botón [F6]Guardar. 4. Para buscar Proveedor especifico de manera rápida, hacer clic en el botón [F4] Buscar. 5. Seleccionar el criterio e ingresar el valor de búsqueda, presionar la tecla Enter, seleccionar un proveedor de la lista y presionar nuevamente Enter.

6. Para modificar un Proveedor, hacer clic en el botón [F3]Modificar, mostrará el siguiente formulario donde se puede cambiar todos campos del Proveedor, para guardar los cambios hacer clic en el botón [F6], o si desea eliminar hacer clic en el botón Eliminar.

7. También puede imprimir los registros haciendo clic en el botón Imprimir.

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2.2.9 Transportista Este sub-Modulo permite ingresar datos de los transportistas.

Para se debe hacer lo siguiente:

1. Para crear un nuevo transportista hacer clic en el botón [F2]Nuevo o presionar la tecla F2.

Se muestra el siguiente formulario donde debes rellenar los campos: razón social, número de RUC, marca, placa, certificado, licencia, alias.

3. Para guardar los cambios hacer clic en el botón [F6]Guardar, mostrará el siguiente mensaje o si desea eliminar hacer clic en el botón Eliminar.

4. Para buscar un transportista especifico de manera rápida, hacer clic en el botón [F4]Buscar.

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5. Para modificar un Transportista, hacer clic en

el botón [F3]Modificar, mostrará el siguiente formulario donde se puede cambiar todos campos del transportista, para guardar los cambios hacer clic en el botón [F6], o si desea eliminar hacer clic en el botón Eliminar.

6. También puede imprimir los registros haciendo clic en el botón Imprimir

2.2.10 Unidad de Medida Este sub-Modulo permite administrar las Unidades de Medida de los productos como: crear, modificar, eliminar e imprimir reportes, para esto se debe hacer lo siguiente:

1. Para crear una nueva Unidad de Medida, hacer clic en el botón [F2]Nuevo.

2. Se muestra el siguiente formulario donde puedes escribir el nombre de la nueva Unidad de Medida y el valor de su factor de equivalencia, para guardar los cambios hacer clic en el botón [F6]Guardar, o si desea eliminar haciendo clic en el botón Eliminar.

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Para buscar una Unidad de Medida especifica de manera rápida, hacer clic en el botón [F4]Buscar.

4. Seleccionar el criterio e ingresar el valor de búsqueda, presionar la tecla Enter, seleccionar una unidad de lista y presionar nuevamente Enter.

Para modificar una Unidad de Medida, hacer clic en el botón [F3]Modificar, se mostrará el siguiente formulario donde se puede cambiar la unidad y el valor del factor, para guardar los cambios hacer clic en el botón [F6], o si desea eliminar hacer clic en el botón Eliminar.

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2.3 MÓDULO DE PUNTO DE VENTA Este módulo comprende las siguientes opciones: • Canjes. • Ventas Directa. • Cobranzas. • Caja Diario. • Cuentas por Cobrar. • Guía de Remisión.

• Historial. • Clientes. • Serie de Documentos. • Transferencias. • Vendedores. • Notas de Crédito.

2.3.1 Canjes Este Sub-Modulo permite realizar Canjes de mercadería. Encargado de registrar las operaciones de salida de mercadería a través de algún comprobante de pago o documento interno o transferencia entre locales. Continuación se muestra las opciones de la barra de herramientas:

Para un adecuado manejo debe hacer los siguiente:

1. Seleccionar el comprobante de pago o documento. 2. Ingresar los datos del cliente (ruc, nombre, dirección) si el cliente no está registrado, si está registrado ir al paso siguiente.

3. Si el cliente está registrado hacer clic en el botón [F8]Cliente o presionar la tecla F8, para

buscar los datos del cliente, se mostrará la siguiente ventana, en donde debe seleccionar el criterio e ingresar el valor de búsqueda presionarla tecla Enter, hacer clic y seleccionar el cliente de la lista y presionar Enter.

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Con esto se mostrará los datos del cliente.

4. Ingresar la guía de remisión u orden de compra (no es obligatorio). 5. Seleccionar el vendedor. 6. Ingresar e valor del descuento global (si existiese) e ingresar el valor del porcentaje del IGV (si es diferente al 18%), de lo contrario dejar los valores por defecto.

7. Para ingresar los productos hacer clic en el botón [F9] Detalle o presionar la tecla F9, se mostrará la siguiente ventana, ingresar el nombre del producto, presionar la tecla Enter, hacer clic y seleccionar un producto de la lista y presionar Enter.

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8. Repetir el paso 6 según la cantidad de productos a registrar, finalmente se mostrará la ventana con los datos ingresados y los productos seleccionados.

9. Guardar los cambios haciendo clic en el botón [F6]Guardar o presionar la tecla F6, finalmente quedarán deshabilitados las siguientes opciones.

10. Una vez guardado, mostrará la opción imprimir, hacer clic en el botón [F7] Imprimir o presionando la tecla F7, se mandará a imprimir según el formato del documento de la venta.

11.

Puede importar ventas realizadas anteriormente, haciendo clic en el botón [F4] Importar o presionado la tecla F4, se mostrará la siguiente ventana, donde debe seleccionar un criterio e ingresar el valor de búsqueda, presionar la tecla Enter, hacer clic en una venta y presionar nuevamente Enter.

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2.3.2 Ventas Directa Este Sub-Modulo permite realizar Facturación/Ventas/Salida de mercadería. Encargado de registrar las operaciones de salida de mercadería a través de algún comprobante de pago o documento interno o transferencia entre locales. Continuación se muestra las opciones de la barra de herramientas:

Para un adecuado manejo debe hacer los siguiente:

1. Seleccionar el comprobante de pago o documento. 2. Seleccionar la forma de pago y el tipo. 3. Ingresar los datos del cliente (ruc, nombre, dirección) si el cliente no está registrado, si está registrado ir al paso siguiente.

4. Si el cliente está registrado hacer clic en el botón [F8]Cliente o presionar la tecla F8, para buscar

los datos del cliente, se mostrará la siguiente ventana, en donde debe seleccionar el criterio e ingresar el valor de búsqueda presionarla tecla Enter, hacer clic y seleccionar el cliente de la lista y presionar Enter.

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Con esto se mostrará los datos del cliente.

5. Ingresar la guía de remisión u orden de compra (no es obligatorio). 6. Seleccionar el vendedor. 7. Ingresar el valor del descuento global (si existiese) e ingresar el valor del porcentaje del IGV (si es diferente al 18%), de lo contrario dejar los valores por defecto.

8. Para ingresar los productos hacer clic en el botón[F9]Detalle o presionar la tecla F9, se mostrará la siguiente ventana, ingresar el nombre del producto, presionar la tecla Enter, hacer clic y seleccionar un producto de la lista y presionar Enter.

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9. Repetir el paso 6según la cantidad de productos a registrar, finalmente se mostrará la ventana con los datos ingresados y los productos seleccionados.

10. Guardar los cambios haciendo clic en el botón [F6]Guardar o presionar la tecla F6, finalmente quedarán deshabilitados las siguientes opciones.

11. Una vez guardado, mostrará la opción imprimir, hacer clic en el botón [F7] Imprimir o presionando la tecla F7, se mandará a imprimir según el formato del documento de la venta.

12.

Puede importar ventas realizadas anteriormente, haciendo clic en el botón [F4] Importar o presionado la tecla F4, se mostrará la

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siguiente ventana, donde debe seleccionar un criterio e ingresar el valor de bĂşsqueda, presionar la tecla Enter, hacer clic en una venta y presionar nuevamente Enter.

13. De esta manera puede agregar ventas realizadas en fechas anteriores y asĂ evitar ingresar nuevamente la lista de productos. Pero se tiene que repetir los paso 3 y 4 segĂşn fuera el caso, para cambiar al cliente que viene con la venta importada.

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2.3.3 Cobranzas Este Sub-Módulo permite registrar las Cobranzas a los clientes. Para un adecuado manejo debe hacer lo siguiente:

1. Seleccionar el vendedor, seleccionar el documento para la cobranza.

2. Agregar las cobranzas, hacer clic en el botón [F9]Detalle, se mostrará la siguiente ventana.

Se mostrará a los clientes seleccionados con los campos: nombre, documento, saldo actual, otros, a cuenta (lo que está pagando), saldo nuevo y la forma de pago(FP).

4. Ingresar el valor que se está cobrando en la opción a cuenta y seleccionar la forma de pago.

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5. Para agregar más documentos a amortizar repetir los pasos 2 y 3, luego guardar los cambios hacer clic en el botón [F6]Guardar, se deshabilitarán las opciones de ingreso y se mostrará el número de serie del documento y el número de cobranza.

6. hora puede mandar a imprimir el documento, haciendo clic en el botón [F7] Imprimir o presionando la tecla F7.

7. Para abrir una cobranza realizada, hacer clic en el [F4]Abrir cobranza o presionando la tecla F4, se mostrará la siguiente opción de búsqueda.

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2.3.4 Caja Diario Este Sub-Módulo permite mostrar las ventas del día por almacenes. Para un adecuado manejo debe hacer lo siguiente:

1. Ingresar la fecha a consultar. 2. Se visualizará la lista de ventas de la fecha con los campos: tipo, serie, número del documento

de pago, número de RUC, razón social, valor total, forma de pago (boleta de venta, factura, etc.) y el vendedor.

3. Para visualizar el reporte de ventas por día, hacer clic en el botón [F7] Imprimir o presionar la tecla F7, se mostrará el siguiente reporte agrupando por: ventas, cobranzas, gastos, y un resumen total.

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2.3.5 Cuentas por Cobrar Este Sub-Modulo permite consultar y registrar las cuentas por pagar, para esto se debe hacer lo siguiente:

1. Ingresar la fecha para consultar las cuentas por cobrar. 2. Seleccionar el vendedor. 3. Para ver las cuentas por cobrar Pendientes, hacer clic en el botón 1. Pendientes, hecho esto se

visualizará una lista con los campos: nombre o razón social del cliente, número de RUC, referencia, fecha de registro de la cuenta, importe, fecha de vencimiento de la cuenta y el valor de saldo.

4. Para ver las cuentas por cuentas Canceladas, hacer clic en el botón 2. Cancelados, hecho esto se visualizará una lista de las cuentas que fueron cobradas.

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5. Para ver las cuentas por cobrar General, hacer clic en el botón 3. Todos, hecho esto se visualizará una lista de todas de todas las cuentas pendientes y cancelados

6. Para ingresar una nueva Cuenta hacer clic en el botón [F2]Nuevo o presionar la tecla F2, luego

ingresar el número de RUC del cliente (si el cliente no está registrado, se mostrará una ventana para poder registrarlo, esto describe en el siguiente paso), fecha de emisión, la referencia, el importe y presionar el botón Aceptar.

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7. Al ingresar el número de RUC, si el cliente no está registrado se abrirá la siguiente ventana para

poder registrarlo. Luego de hacer clic en Aceptar, retornará a la ventana del paso 6 para continuar con el ingreso de datos.

8. Si desea imprimir hacer clic en el botón [F7]Imprimir, habra las siguientes opciones de impresión: • Cuentas por cobrar, muestra el resumen de la cuentas por cobrar desde inicios de año hasta la fecha ingresada. • Resumen de cuentas por cliente, muestra el resumen por el cliente seleccionado, hacer clic en un cliente, luego hacer en imprimir, seleccionar esta opción. • Resumen de cuentas por cobrar/vendedor, muestra un resumen de importe y saldo por vendedor o representante. • Resumen de cuentas por cobrar/puntos de venta, muestra un resumen de importe y saldo por punto de venta/almacén.

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2.3.6 Guía de Remisión Este Sub Modulo permite registrar los operadores de salida de mercaderías, a través de algún comprobante de pago (Guías de Remisión).

1. A continuación se muestra las opciones de la barra de herramientas: 2. Para un adecuado manejo debe hacer lo siguiente: • Si está registrado después de ingresar su número de RUC se muestra su nombre y dirección, o si prefiere buscar un cliente ir al paso 5. • Si no está registrado, luego de ingresar su número de RUC se mostrará la siguiente ventana para registrar al nuevo cliente.

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3. Seleccionar el documento Ingresar la fecha de emisión y traslado si es diferente al que se muestra por defecto.

4. Ingresar la dirección 2, nombre del transportista, su número de RUC, marca y número de placa de vehículo, certificado y número de licencia.

Para buscar a un cliente registrado hacer clic en el botón [F8]Cliente o presionar la tecla F8, se mostrará la siguiente ventana, en donde debe seleccionar el criterio e ingresar el valor de búsqueda presionar la tecla Enter, hacer clic y seleccionar el cliente de la lista y presionar Enter.

Con esto se mostrará los datos del cliente

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6. Para ingresar los productos hacer clic en el botón [F9]Detalle o presionar la tecla Enter, se mostrará la siguiente ventana, ingresar el nombre del producto, presionar la tecla Enter, hacer clic y seleccionar un producto de la lista y presionar Enter.

7. Repetir el paso 6 según la cantidad de productos a registrar, finalmente se mostrará la ventana con los datos ingresados y los productos seleccionados.

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8. Guardar los cambios hacer clic en el botón [F6]Guardar o presionar la tecla F6, finalmente quedarán deshabilitados las opciones.

9. Puede importar guías realizadas anteriormente, haciendo clic en el botón [F4]Importar o pre-

sionando la tecla F4, se mostrará la siguiente ventana, en donde debe seleccionar un criterio e ingresar el valor de búsqueda, presionar la tecla Enter, hacer clic en una venta y presionar nuevamente Enter.

10. De esta manera puede imprimir o ver guías realizadas en fechas anteriores. 64

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2.3.7 Historial Este Sub-Modulo permite realizar una búsqueda en el historial de comprobantes de pago, documento interno o transferencia entre locales, para poder imprimirlas o solo para hacer verificaciones.

A continuación se muestran las opciones que se puede realizar, que se encuentran en la barra de herramientas.

Para buscar un documento de acuerdo al número de TICKET hacer clic en el botón [F5]Ticket o presionar la tecla F5.

3. Se mostrará el comprobante o documento seleccionado, y las opciones que se pueden realizar con ella.

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4. Para modificar un documento, hacer clic en el botón Modificar, se mostrará la siguiente ventana con las opciones a modificar.

5. Para Anular un documento, hacer clic en el botón Anular, se mostrará una ventana de confir-

mación con el siguiente mensaje: Desea anular este documento..., Presionar Si, de lo contrario en No para poder cancelar la anulación.

6. La opción Eliminar solo se habilita si el documento se encuentra anulado. Para eliminar un docu-

mento, hacer clic en el botón Eliminar, se mostrará una ventana de confirmación con el siguiente mensaje: Desea eliminar completamente este documento..., Presionar Si, de lo contrario en No para poder cancelar la eliminación.

7. Para Imprimir, hacer clic en el botón [F7]Imprimir. 8. La opción Buscar es similar a la de ticket, de ahí se puede realizar los pasos 3, 4, 5 ó 6 según crea conveniente.

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2.3.8 Clientes Este Sub-Modulo permite crear y modificar el catรกlogo de clientes. Para un adecuado manejo debe hacer lo siguiente:

1. Para crear un nuevo Cliente hacer clic en el botรณn [F2]Nuevo o presionar la tecla F2.

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2. Se mostrarรก el siguiente formulario donde podrรกs ingresar los datos del Cliente, luego de ingresarlos hacer clic en el botรณn [F6]Guardar para guardar cambios.

3. Para buscar un cliente ya registrado hacer clic en el botรณn [F4]Buscar o presionar la tecla F4, se mostrarรก la siguiente ventana.

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Luego de elegido el cliente se visualizarรก los datos de este con la opciรณn a ser modificados, luego hacer clic en el botรณn [F6]Guardar para guardar los cambios.

5. Para imprimir hacer clic en el botรณn [F7]Imprimir o presionar la tecla F7.

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2.3.9 Proformas Este sub módulo permite registrar las operaciones de cotizaciones o proformas de venta. A continuación, se muestra las opciones de la barra de herramientas:

Para un adecuado manejo debe hacer lo siguiente:

1. Seleccionar el comprobante de pago o documento. 2. Seleccionar la forma de pago y el tipo. 3. Ingresar el número de RUC del cliente. • Si está registrado después de ingresar su número de RUC se muestra su nombre y dirección o si desea buscar uno ir al paso 4.

• Si no está registrado. Luego de ingresar su número de RUC se mostrará la ventana para registrar al nuevo Cliente. 70

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Si el cliente está registrado hacer clic en el botón [F8]Cliente o presionar la tecla F8, para buscar los datos del cliente, se mostrará la siguiente ventana, en donde debe seleccionar el criterio e ingresar el valor de búsqueda presionar la tecla Enter, hacer clic y seleccionar el cliente de la lista y presionar Enter.

con esto se mostrará los datos del cliente.

5. Ingresar la guía de remisión u orden de compra (no es obligatorio). 6. Seleccionar el vendedor. 7. Ingresar el valor del descuento global (si existiese) e ingresar el valor del porcentaje del IGV (si es diferente al 19%), de lo contrario dejar los valores por defecto.

8. Para ingresar los productos hacer clic en el botón [F9]Detalles o presionar la tecla F9, se mostrará la siguiente ventana, ingresar el nombre del producto de la lista y presionar Enter.

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9. Repetir el paso 8 según la cantidad de productos a registrar, finalmente se mostrará la ventana con los datos ingresados y los productos seleccionados.

Si desea ver el record del cliente elegido, hacer clic en el botón Récord y se mostrará una ventana con la información del récord del cliente.

10. Guardar los cambios haciendo clic en el botón [F6]Guardar o presionar la tecla F6, finalmente quedarán deshabilitados las siguientes opciones

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11. Para imprimir hacer clic en el botón [F7]Imprimir o presionar la tecla F7. 12. Puede importar las proformas realizadas anteriormente, haciendo clic en el botón [F4]Impor-

tar o presionando la tecla F4, se mostrará la siguiente ventana, en donde debe seleccionar un criterio e ingresar el valor de búsqueda, presionar la tecla Enter, hacer clic en una venta y presionar nuevamente Enter.

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2.3.10 Serie de Documentos Este Sub-Modulo permite administrar la Serie de Documentos como: crear, modificar, eliminar o imprimir reportes. Para esto se debe hacer lo siguiente:

1. Para crear una Serie de Documentos, hacer clic en el botón [F2]Nuevo.

Se muestra el siguiente formulario donde puedes seleccionar el tipo de documento, ingresar el número de serie, el número correlativo, el número de líneas y seleccionar el almacén. Para guardar los cambios hacer clic en el botón [F6] Guardar.

3. Para buscar una serie de documentos especifica de manera rápida, hacer clic en el botón [F4] Buscar.

4. Seleccionar el criterio e ingresar el valor de búsqueda, presionar la tecla Enter, seleccionar una línea de la lista y presionar nuevamente Enter.

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Para Modificar una Serie de Documento, hacer clic en un registro de la lista y luego en el botón [F3] Modificar, se mostrará el siguiente formulario donde se puede cambiar el nombre de la línea, para guardar los cambios hacer clic en el botón [F6]Guardar, o si desea eliminar hacer clic en el botón Eliminar.

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2.3.11 Transferencias. Este Sub-Modulo permite registrar las operaciones de salida de mercaderías a través de algún comprobante de pago o documento interno o transferencia entre locales. A continuación, se muestra las opciones de la barra de herramientas:

Para un adecuado manejo debe hacer lo siguiente:

1. Ingresar la fecha de emisión y traslado si es diferente al que se muestra por defecto. 2. Ingresar el número de RUC del Cliente. • Si está registrado después de ingresar el número de RUC se muestra su nombre y dirección. • Si no está registrado después de ingresar el número de RUC se mostrará la siguiente ventana para registrar al nuevo cliente.

3. Seleccionar el documento y la llegada, se mostrará la dirección de llegada seleccionada. 4. Ingresar el nombre del transportista, su número de RUC, marca y número de placa del vehículo, certificado y número de licencia.

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5. Para ingresar los productos hacer clic en el botรณn [F9]Detalle o presionar la tecla F9, se mostrarรก

la siguiente ventana, ingresar el nombre del producto, presionar la tecla Enter, hacer clic y seleccionar un producto de la lista y presionar Enter.

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6. Repetir el paso 5 según la cantidad de productos a registrar, finalmente se mostrará la ventana se datos ingresados y los productos seleccionados.

7. Guardar los cambios hacer clic en el botón [F6]Guardar o presionar la tecla F6, finalmente quedarán deshabilitados las siguientes opciones.

8. Puede importar guías realizadas anteriormente, haciendo clic en el botón [F4]Importar o pre-

sionar la tecla F4, se mostrará la siguiente ventana, en donde debe seleccionar un criterio e ingresar el valor de búsqueda, presionar la tecla Enter, hacer clic en una venta y presionar nuevamente Enter.

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9. De esta manera puede imprimir o ver guías realizadas en fechas anteriores. 10. Para buscar a cliente registrado hacer clic en el botón [F8]Cliente o presionar la tecla F8, se mostrará la siguiente ventana, en donde debe seleccionar el criterio e ingresar el valor de búsqueda presionar la tecla Enter, hacer clic y seleccionar el cliente de la lista y presionar Enter.

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2.3.12 Vendedores Este Sub-Modulo permite administrar a los vendedores como: crear, modificar, eliminar e imprimir reportes, para esto se debe hacer lo siguiente:

1. Para crear un nuevo vendedor, hacer clic en el botón[F2]Nuevo.

2. Se muestra el siguiente formulario donde debes rellenar los campos: Nombre del vendedor.

Para guardar los cambios hacer clic en el botón [F6]Guardar, se mostrará el siguiente mensaje o si desea eliminar hacer clic en el botón Eliminar.

4. Para buscar un vendedor especifico de manera rápida, hacer clic en el botón [F4]Buscar, seleccionar el criterio e ingresar el valor de la lista y presionar nuevamente Enter.

5. Para modificar un Vendedor, hacer clic en el botón[F3]Modificar, se mostrará el siguiente for-

mulario donde se puede cambiar todos los campos del Vendedor, para guardar los cambios hacer clic en el botón [F6]Guardar, o si desea eliminar hacer clic en el botón Eliminar.

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6. TambiĂŠn puede imprimir los registros haciendo clic en el botĂłn [F7]Imprimir.

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2.3.13 Notas de Crédito Este Sub-Modulo permite registrar las notas de Crédito, Para un adecuado manejo debe hacer lo siguiente:

1. Seleccionar el documento. 2.

Ingresar el número de RUC del Cliente.

• Si está registrado después de ingresar su número de RUC se muestra su nombre y dirección. • Si no está registrado, luego de ingresar su número de RUC se mostrará la siguiente ventana para registrar al nuevo Cliente.

3. Ingresar la referencia y la fecha de emisión.

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4. Ingresar la guía de remisión u orden de com- 7. pra (no es obligatorio).

5. Seleccionar el vendedor. 6. Ingresar el valor del descuento global (si exis-

tiese) e ingresar el valor del porcentaje del IGV (si es diferente al 18%), delo contrario dejar los valores por defecto.

Para ingresar los productos hacer clic en el botón [F9]Detalle o presionar la tecla F9, se mostrará la siguiente ventana, ingresar el nombre del producto, presionar la tecla Enter, hacer clic y seleccionar un producto de la lista y presionar Enter.

8. Repetir el paso 6 según la cantidad de productos a registrar, finalmente se mostrará la ventana con los datos ingresados y los productos seleccionados.

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9. Guardar los cambios haciendo clic en el botón [F6]Guardar o presionar la tecla F6, finalmente quedarán deshabilitadas las siguientes opciones.

10. Puede importar las notas de crédito realizadas anteriormente, haciendo clic en el botón [F4]

Importar o presionando la tecla F4, se mostrará la siguiente ventana, en donde debe seleccionar un criterio e ingresar el valor de búsqueda, presionar la tecla Enter, hacer clic en una venta y presionar nuevamente Enter.

11. Luego importar seguir el paso 7 para agregar más productos.

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2.4 Módulo De Utilitarios Este módulo comprende las siguientes opciones: • Almacén. • Administración de Usuarios. • Configuración de Punto de Venta. • Entorno del Sistema.

2.4.1 Almacén Este Sub-Modulo permite crear, modificar, buscar e imprimir los almacenes, para esto se debe hacer lo siguiente:

1. Para crear un almacén hacer clic en el botón [F2]Nuevo o presionar F2. 2.

Se muestra el siguiente formulario donde debes rellenar los campos: Nombre del almacén y dirección del Almacén.

3. Para guardar los cambios hacer clic en el botón [F6]Guardar. 4. Para buscar un almacén especifico de manera rápida, hacer clic en el botón [F4] Buscar, seleccionar el criterio e ingresar el valor de la lista y presionar nuevamente Enter.

5. Para modificar un Vendedor, hacer clic en el botón[F3]Modificar, se mostrará el siguiente for-

mulario donde se puede cambiar todos los campos del Vendedor, para guardar los cambios hacer clic en el botón [F6]Guardar, o si desea eliminar hacer clic en el botón Eliminar. Sociedad de Beneficencia Huancayo / Manual del Usuario / Galaxia Software SAC.

6. TambiĂŠn puede imprimir los registros haciendo clic en el botĂłn [F7]Imprimir.

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2.4.2 Administración de Usuarios Este Sub-Módulo permite administrar la apertura de nuevas cuentas, asignación y registración de niveles de acceso a los módulos y sub módulos del Sistema y la desactivación de cuentas. Para esto se debe hacer lo siguiente:

1. Para crear un nuevo Vendedor, hacer clic en el botón[F2]Nuevo.

2. Se muestra el siguiente formulario donde debes rellenar los campos: nombre, usuario, contraseña y almacén designado.

3. Hacer un chec en los módulos del Sistema que tendrá acceso el usuario.

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4. Para guardar los cambios hacer clic en el botón [F6]Guardar, se mostrará el siguiente mensaje o si desea eliminar hacer clic en el botón Eliminar.

5. Para modificar un Usuario, hacer clic en el botón [F3]Modificar, se mostrará el siguiente formulario donde se puede cambiar todos los campos del Usuario, para guardar los cambios hacer clic en el botón [F6]Guardar, o si desea eliminar hacer clic en el botón Eliminar.

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2.4.3 Configuración de Punto de Venta Este Sub-Modulo permite configurar la estación de trabajo.

1. Establecer los siguientes valores: • Puerto de impresión: Hacer clic en el botón “...” y seleccionar una impresora. • Almacén por defecto: Hacer clic y seleccionar un almacén. • Vendedor por defecto: Hacer clic y seleccionar un vendedor. • Fecha Punto de venta: Ingresar la fecha del punto de venta, esta la que se cambiará de manera manual y en forma diaria antes de empezar el día. • ID punto: Ingresar el último número del IP de la PC:192.168.1.40

2. Finalmente para guardar los cambios realizados hacer clic en el botón Aceptar, de lo contrario en el botón Cancelar

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2.4.4 Entorno del Sistema Este Sub-Modulo permite configurar la estación de trabajo.

1. Establecer los siguientes valores: • Fecha Punto de venta. Ingresar la fecha del punto de venta, esta la que se cambiará de manera manual y en forma diaria antes de empezar el día. • IGV: Ingresar el valor del Impuesto General a las Ventas(IGV). • Password Anulaciones: Ingresar el valor de anulación. • Punto de partida KARDEX: Ingresar la fecha del punto de partida del KARDEX.

2. Finalmente para guardar los cambios realizados hacer clic en el botón Aceptar, de lo contrario en el botón Cancelar.

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Glosario: En esta sección usted encontrará los significados de muchas de las palabras que se utilizaron en la elaboración del Sistema Galaxia Software.

Ayuda: En la mayoría de las aplicaciones existentes en el mercado, al presionarse las teclas Esc. ó FI se accede a una serie de informaciones sobre el programa en cuestión y cómo manejarlo, que se denominan genéricamente ayuda, suelen ser un resumen de las instrucciones recogidas en los manuales que se adjuntan con todo programa. Backup: Copia de seguridad de los ficheros o aplicaciones disponibles en un soporte magnético, con el fin de poder recuperar la información y las aplicaciones en caso de una avería en el disco duro, un borrado accidental o un accidente imprevisto. Es conveniente realizar copias de seguridad a intervalos temporales fijos (una vez al mes, por ejemplo), en función del trabajo y de la importancia de los datos manejados. Banda Ancha: Conjunto de datos relacionados que se almacenan de forma que se pueda acceder a ellas de manera sencilla, con la posibilidad de relacionarlos, ordenarlos en base a diferentes criterios, etc. Las bases de da-

tos son uno de los grupos de aplicaciones de productividad personal más extendidos. Entre las más conocidas pueden citarse base, Paradox, Access y Aproach, para entornos PC, y Oracle, ADABAS, DB/2, MySql, para sistemas medios y grandes. En inglés es denominado: Database. Campo: En algunas aplicaciones (como bases de datos) es el espacio reservado para introducir determinados datos asociados a una categoría de clasificación. Cliente: Cualquier elemento de un sistema de información que requiere un servicio mediante el envió de solicitudes al servidor. Cuando dos programas se comunican por una red, el cliente es el que inicia la comunicación, mientras que el programa que espera ser contactado por servidor. cualquier programa puede actuar como servidor para un servicio y como cliente para otro. Compatibilidad: Característica que presentan dos sistemas informáticos que pueden funcionar conjuntamente de

manera correcta. El mejor ejemplo de la compatibilidad es la de los PCs, que pueden conectarse perfectamente y que permiten el intercambio de información a través de las aplicaciones que corren en ellos sin problemas. Configurar: Adaptar una aplicación software o un elemento hardware el resto de los elementos del entorno y a las necesidades específicas del usuario. Es una tarea esencial antes de trabajar con cualquier nuevo elemento. La tendencia actual es reducir las necesidades de configuración mediante sistemas que permiten al nuevo elemento detectar en qué entorno se instala, configurándose automáticamente sin requerir la participación del usuario. Contraseña: Conjunto finito de caracteres limitados que forman una palabra secreta que sirve a uno o más usuarios para acceder a un determinado recurso. Las claves de un acceso suelen tener limitaciones en sus caracteres (no aceptan algunos) y su longitud. En inglés es denominado passsword.

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Convalidación: Acción y efecto de convalidar. En un país, institución, facultad, sección, etc., dar valides académica a estudios aprobados en otro país, institución, etc. Cortafuegos: Es un ordenador o un programa que conecta una red a Internet, pero impide el acceso no autorizado desde Internet. Mecanismo que permite que las comunicaciones entre una red local e Internet se realicen conforme a las políticas de seguridad de quien los instala. Estos sistemas suelen incorporar elementos que garantizan la privacidad, autentificación, etc., con lo que se impide el acceso no autorizado desde Internet. Código Fuente:

mación, por ejemplo, el saldo deudor y el monto disponible. Sin embargo, en el uso común, los términos datos e información se toman como sinónimos. Descargar: Copiar a través de una red (Internet, BBS, etc.) Un elemento que se encuentra ubicado físicamente en otro ordenador (un fichero, un programa, un documento, etc.) A nuestro disco duro. Encriptar: Técnica por la que la información se hace ilegible para terceras personas. Para poder acceder a ella es necesaria una clave que sólo conocen el emisor y el receptor. Se usa para evitar el robo de información sensible, como números de tarjetas de crédito.

También denominado fuente o texto fuente. Es el texto que contiene las instrucciones del programa, escritas en el lenguaje de programación. Se trata de un archivo de texto legible que se pueda copiar, modificar e imprimir sin dificultad.

Extensión de Archivo:

Dato:

Frame:

Técnicamente, los datos son hechos y cifras en bruto, tales como órdenes y pagos, los cuales se procesan para obtener infor-

Marco, cuadro. En gráficos por computador, contenido de una pantalla de datos o su espacio de almacenamiento equivalente.

Son los caracteres que, precedidos de un punto, aparecen detrás del nombre de un archivo. Permiten identificar y clasificar los ficheros. Por ejemplo, GIF Gráficos por trama.

FTP: Son las siglas de File Transfer Protocol, el nombre del protocolo estándar de transferencia de ficheros. Su misión es permitir a los usuarios recibir y enviar ficheros de todas las máquinas que sean servidores FTP. El usuario debe disponer del software que permita hacer la transferencia. Los ficheros pueden ser documentos, textos, imágenes, sonidos, programas, etc. Información: Elemento fundamental que manejan los ordenadores en forma de datos binarios. Tras la revolución industrial, se habla de la revolución de la información, que se ha convertido en el mayor valor de las empresas y de las personas. Interfaz Gráfica Usuario (GUI):

Conjunto de formas y métodos que posibilitan la interacción de un sistema con los usuarios utilizando formas gráficas e imágenes. Con formas gráficas se refiere a botones, íconos, ventanas, fuentes, etc., los cuales representan funciones, acciones e información. Intranet: Red propia de una organización, diseñada

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y desarrollada siguiendo los protocolos propios de Internet, en particular el protocolo TCP/IP. Puede tratarse de una red aislada, es decir no conectada a Internet. Una red de equipos que es interna a una organización y es compatible con aplicaciones de Internet, específicamente el WWW. Menú: Es el catálogo o relación de programas y procedimientos que aparece en pantalla con el fin de que, usando un teclado, un dispositivo táctil, un lápiz óptico o un ratón, el operador pueda elegir qué opción desea ejecutar. Los denominamos “desplegables” son el tipo más habitual en la actualidad: muestran un Menú Principal y, tras una sencilla operación, sus diferentes opciones. Módulo: Es parte de un programa o sistema creado para cumplir una función específica. Los módulos suelen estar organizados jerárquica mente en niveles, de forma que hay módulo superior que realiza las llamadas oportunas a los módulos del nivel inferior. Nombre de Usuario: Es conocido también como Nick, apodo, usuario, login name.

Cadena de caracteres que se utiliza para identificar a un usuario en la entrada a un sistema (login), como un servicio online, un sistema operativo, una red, etc. Generalmente el nombre de usuario va acompañado de una contraseña única para éste. Parámetro: Es condición variable a la que se asignan unos valores determinados y fijos. Puede ser cualquier condición para el desarrollo de un programa, que modifica o escinde su forma de funcionar. PDF: Formato de los documentos de Acrobat Reader que les permite conservar todas las características gráficas durante la transmisión a través de Internet. Plataforma: Es un término de carácter genérico que designa normalmente una arquitectura de hardware, aunque también se usa a veces para sistemas operativos o para el conjunto de ambos. Los ordenadores IBM, por ejemplo, serían una plataforma en la que se pueden soportar aplicaciones que, a su vez, corren en otras plataformas.

Programa: Es el conjunto de instrucciones que se le dan al ordenador para resolver un problema o tarea determinada. Programar: Es automatizar y definir una serie de procesos para resolver un problema y obtener un resultado final. Consiste en proporcionar a un equipo un conjunto de instrucciones (o sentencias) que deben ser ejecutadas en orden, y que proporcionan una salida. Preparación de los datos previos indispensables para obtener la solución de un problema mediante las instrucciones codificadas de un ordenador. Puerto: Es un elemento hardware, una especie de enchufe que permite la salida y entrada del ordenador mediante la conexión a distintos tipos de periféricos como el mouse y el teclado. Ruta de acceso: En una estructura de directorios en árbol, como es la típica de MS-DOS, la ruta de acceso es el camino que hay que seguir para llegar a un fichero concreto. Servidor: Computadora o programa que brinda un

servicio específico al “ Cliente”, que se ejecuta en otras computadoras. El término puede referirse tanto a una pieza de software en particular como a una computadora en donde se ejecuta este tipo de software. Sistema: Es un conjunto de partes o elementos organizadas y relacionadas que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia. Sistema de información: Es un sistema constituido por personas, datos y actividades que procesan datos e información en una organización, e incluye procesos manuales u automatizados. Un sistema de información es un conjunto de elementos relacionados entre sí, que se encargan de procesar manual y/o automáticamente datos, en función de determinados objetos. Realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información. SQL(Structured Query Language): Es un estándar en el lenguaje de acceso a base de datos. Originalmente, era un

lenguaje de acceso al sistema de gestión de bases de datos denominado DB2 en plataformas 390 de IBM. En la actualidad está adoptado ISO. Sub módulo: Se denomina también módulos de nivel inferior, son cada una de las opciones que poseen los módulos, cuando un sub módulo es llamado, puede requerir un conjunto de datos de entrada para realizar una determinada tarea, los datos proporcionados por el módulo de nivel superior que ha hecho la llamada, realiza su tarea, a su vez puede llamar a otro u otros sub módulos de nivel inferior si fuera necesario. Tabla: Una o más filas de celdas de una página que se utilizan para organizar el diseño de una página web o para ordenar datos sistemáticamente. Una tabla es un objeto, o una entidad que se identifica a través de sus atributos campos(columnas), y puede ser la abstracción de algo real o intangible. Tutorial: Libro de instrucciones o programa que guía al usuario a través de una secuencia predeterminada de pasos con el fin de aprender

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un producto. Nótese la diferencia con documentación, la cual, aunque es de naturaleza instructiva, tiende agrupar las características y las funciones por categoría. URL (Universal source Locator):

Re-

Localizador Universal de Recursos. Sistema unificado de identificación de recursos en la red. Las direcciones se componen de protocolo, FQDN y dirección local del documento dentro del servidor. Una cadena que suministra la dirección Internet de un sitio Web o de un recurso World Wide Web, junto con el protocolo por el que se tiene acceso a ese sitio o a ese recurso. El tipo más común de dirección URL es http://, que proporciona la dirección Internet de una página Web. Usuario: Es un individuo que utiliza una computadora, sistema operativo, servicio o cualquier sistema informático. Por lo general es la única persona, Un usuario generalmente se identifica frente al sistema o servicio utilizando un nombre de usuario (Nick) y a veces una contraseña, este tipo es llamado usuario registrado. Por lo ge94

neral un usuario se asocia a una única cuenta de usuario, en cambio, una persona puede llegar a tener múltiples cuentas en un mismo sistema o servicio (si está permitido).

que se transmiten las órdenes a través de iconos.

Variable: Estructura de programación que contiene datos. Puede contener números o caracteres alfanuméricos y el programador le asigna un nombre único. Mantiene los datos hasta que un nuevo valor se le asigna o hasta que el programa termine. Una variable es un identificador que se utiliza para representar un dato individual; es decir, una cantidad numérica o carácter de forma parecida a la constante, pero no en este caso, su valor es variable, asignado en alguna parte del programa. Ventana: Sector de la imagen en la pantalla del monitor que muestra distintas posibilidades de operar u opciones, el desarrollo de ciertos procesos, etc. Su uso permite superponerlas para ver aquello que deseamos, manteniendo a la vez otras ventanas ha proporcionado al usuario una mayor facilidad y rapidez de uso al no tener que recurrir a comandos difíciles de recordar, puesto

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