Manual de Implantação do Programa 5S (GEA - Hemobrás)

5S GEA

MANUAL DE IMPLANTAÇÃO - PROGRAMA 5S “Bom senso e senso comum”

Sumário

A origem do 5S Pág. 2

O que é o Programa 5S? Pág. 3

Benefícios do Programa 5S Pág. 4

SEIRI, Senso de Utilização Pág. 6

SEISOU, Senso de Limpeza Pág. 9

SEITON, Senso de Organização Pág. 12

SEIKETSU, Senso de Saúde Pág. 16

SHITSUKE, Senso de Autodisciplina Pág. 19

A origem do 5S

A origem do 5S remete à história contemporânea do Japão. Geralmente associamos a palavra qualidade (e similares) a símbolos japoneses, e isso se dá exatamente pelo fato de o Japão ter sido o grande disseminador da qualidade para o mundo.

A utilidade da ferramenta denominada Programa 5S surgiu por volta de 1950, logo após a 2ª Guerra Mundial, com a necessidade de combater a sujeira e o desperdício das fábricas e a desorganização estrutural sofrida pelo Japão, no pós-guerra.

Imagine um país destruído, sem recursos e com sua população severamente traumatizada, reerguer-se em um curto período, utilizando como base um programa como o 5S? Pois bem, isto basta para re etirmos sobre a e cácia dessa ferramenta quando bem utilizada.

Devido ao sucesso alcançado pelo Japão com essa prática, outros países começaram a aplicá-la em diversas situações. No Brasil, tudo começou em 1991. O ramo empresarial foi um dos primeiros a adotar a prática do programa com a nalidade de otimizar custos com a redução de perdas e o aumento da produtividade.

5S

Linha do tempo

2

Segunda Guerra Mundial

Surgimento do Programa 5S no Japão

Chegada do Programa 5S no Brasil

Aplicação do Programa 5S atual no Brasil

1942

1950

1980

1991

O que é o Programa 5S?

O Programa 5S é um sistema de mudança comportamental de hábitos e atitudes que permite criar um ambiente limpo, organizado e saudável, onde o (a) funcionário (a) sinta-se bem consigo mesmo (a) e com os (as) demais. Trata-se de uma importante ferramenta para promover a organização e a melhoria do ambiente de trabalho que se assenta na implantação de cinco sensos básicos: 1S SEIRI - Senso de Utilização; 2S SEISOU - Senso de Limpeza; 3S SEITON - Senso de Organização; 4S SEIKETSU - Senso de Saúde; 5S SHITSUKE - Senso de Autodisciplina.

O Programa é baseado em uma loso a de práticas simples, que exige o comprometimento de todos, promovendo o crescimento contínuo dos indivíduos, um constante aperfeiçoamento da rotina do trabalho e, consequentemente, a melhoria da qualidade de vida.

Trata-se de um processo estruturado para mobilizar a organização para o uso responsável dos recursos físicos (equipamentos, máquinas e áreas de trabalho), procedimentos e atitudes.

Sua função é educativa, objetivando a preparação dos (as) colaboradores (as) para a observação crítica da sua realidade e atuação ante os desperdícios, a desorganização, a higiene, os fatores que acarretam doenças, con itos e demais anomalias do ambiente.

5S GEA

5S - Eu faço!

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Benefícios do "Programa 5S"

Em um programa de qualidade desta natureza, faz-se preponderante o espírito de equipe, a consciência de grupo de cada indivíduo, conquanto a união de todos (as) em função de um objetivo comum, tornará os resultados palpáveis e os benefícios, evidentes.

Dentre as principais vantagens que o 5S nos oferece para melhorarmos efetivamente o meio em que vivemos e trabalhamos, destacamos: Processos mais racionalizados (com tempo melhor aproveitado possível, sequência operacional de nida, número de pessoas adequado, estrutura de layout em sequência lógica), proporcionando melhoria na produtividade; Bem-estar do indivíduo; Ambiente da Qualidade (satisfação); Melhoria das habilidades pessoais; Estímulo ao trabalho em equipe; Melhoria de relacionamentos interpessoais; Higienização física do local de aplicação do programa, tornando-o um lugar melhor (ambiente mais agradável e sadio); Liberação de espaço para diversos ns; Reciclagem de recursos escassos; Combate à burocracia; Redução de custos; Eliminação de excessos e desperdícios;

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Acompanhamento do tempo de validade do material guardado (documentos, matéria-prima, alimentos, remédios, etc.); Melhoria da administração do tempo; Melhoria do marketing pessoal; Maior rapidez para encontrar objetos e informações; Aumento da segurança; Diminuição do cansaço físico e mental causado pela procura de objetos e informações; Aumento da produtividade, satisfação pessoal e da equipe; Melhoria do visual (boa impressão aos clientes e visitantes); Melhoria do uxo de pessoas e materiais; Maior qualidade em produtos e serviços; Prevenção contra o estresse.

Vamos botar tudo em ordem?

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SEIRI, Senso de Utilização Apenas a quantidade certa do necessário, apenas o necessário na quantidade certa.

Refere-se à identi cação de materiais, equipamentos, ferramentas, utensílios, informações e dados, necessários ou não, dando a devida destinação (reaproveitamento ou descarte) àquilo que é considerado desnecessário ao desenvolvimento das atividades. É fundamental o uso do bom senso na identi cação das razões do acúmulo de objetos, papéis e outros materiais. Isto evitará equívocos como o descarte do que é importante e a retenção do que é desnecessário.

Para Refletir

!

Você precisa mesmo de todas estas coisas que estão ao seu redor?

Será que você está guardando objetos ou papéis desnecessários?

Alguns desses objetos podem voltar para seus devidos lugares ou todos precisam, de fato, continuar às suas vistas?

Sabe esse objeto que você não usa mais? Pode haver alguém precisando dele!

A propósito, tudo o que está dentro das suas pastas, em seu computador é extremamente necessário?

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Dicas de aplicação

Analise cada recurso que você mantém no ambiente; Retire todas as coisas e documentos das gavetas, armários e outros compartimentos; Coloque de volta apenas o que você usa; Mantenha próximo de você apenas o que você usa com muita frequência e na quantidade adequada; O que você usa de vez em quando deixe em um local mais afastado e ao alcance das demais pessoas; Aquilo que você não usa mais, descarte do ambiente, enviando-o para possíveis interessados ou colocando-o no lixo.

Aproveite para listar os equipamentos e materiais que precisarão ser removidos ou consertados; Evite excessos. Tenha somente o necessário e em quantidade razoável; Evite descartar aquilo que ainda pode ser usado; Evite manter no local de trabalho objetos ou documentos pessoais que você não usa com frequência; Mantenha as instalações e os recursos em boas condições de uso, de forma que não gerem riscos ou perdas.

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Principais Benefícios

Redução e/ou eliminação do desperdício

Descarte de recursos e documentos obsoletos

Melhor aproveitamento dos espaços

Melhor visualização do local de trabalho

Redução do tempo de procura

Diminuição do risco de acidentes

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SEISOU, Senso de Limpeza Inspeção pela limpeza e limpeza pela inspeção.

Propõe que o ambiente de trabalho, equipamentos e materiais mantenham-se sempre limpos, devendo-se identi car as rotinas que geram sujeira, modi cando-as. É importante que todos estejam envolvidos, para que o ambiente encontrado limpo permaneça limpo para o uso de uma próxima pessoa.

Para Refletir

!

Mesmo quando a limpeza do ambiente é feita por pessoal especializado, você evita a geração de sujeira e indica os pontos onde a sujeira se esconde?

Você utiliza adequadamente os locais de uso coletivo, como banheiros, copa, espaço do café, salas de reunião, máquina copiadora, impressora compartilhada, corredores, etc.?

Ao sair de locais de uso coletivo, você costuma os deixar limpos, organizados e adequados para serem usados por outros?

Você sabia que a melhor pessoa para manter o seu ambiente de trabalho limpo é você?

Você sabia que, mais importante que o ato de limpar, é o de "não sujar ?

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Dicas de aplicação

Mantenha-se livre do acúmulo de poeira nos locais onde há armazenamento de grande quantidade de papéis e livros; Faça uma faxina geral em seus estojos, gavetas, estantes, armários, mesas, teclados, mouses e a ns; Elimine a sujeira e objetos estranhos que as acumulem, mantendo o ambiente asseado e agradável; Observe se as lixeiras e outros coletores facilitam a manutenção da limpeza e a remoção do material descartado.

Utilize adequadamente os locais de uso coletivo (sujou, limpou!); Ao sair do canteiro de obras e entrar no escritório lembre-se de retirar o excesso de sujeira de seus equipamentos e indumentária (botas, por ex.).

Dê sugestões de melhorias na limpeza para o bem comum (conservação, lixeiras, layout, avisos, odor, recursos para a limpeza). Tal procedimento deve ser contínuo; Pratique a coleta seletiva; Estabeleça horários para realizar conferência geral da limpeza do seu ambiente de trabalho.

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Principais Benefícios

Melhoria do ambiente de trabalho

Conservação adequada das áreas comuns

Diminuição do risco de contrair doenças alérgicas e/ou respiratórias e dermatites, preservando a saúde

Equilíbrio físico e mental

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SEITON, Senso de Organização Um local para cada coisa, cada coisa no seu local.

Determinar bem os locais apropriados e os critérios para estocar, guardar ou dispor materiais, equipamentos, ferramentas, utensílios, informações e dados, de forma a facilitar o uso dos mesmos, de nem o Senso de Organização.

Este conceito objetiva principalmente, a simpli cação, de forma que, os materiais permaneçam em locais de fácil acesso.

Para Refletir

!

Como anda a organização de sua mesa? Você consegue encontrar tudo que procura? Tem algum espaço livre nela?

O que uma pessoa ganha, se organizando?

Você sabe exatamente onde estão localizados os diferentes arquivos em seu computador?

Você já perdeu tempo procurando algum documento importante?

A desorganização do (a) seu (a) colega de trabalho o (a) incomoda (ou o (a) prejudica) de alguma forma?

Você acha que a sua desorganização atrapalha ou incomoda o trabalho de outro (a)colaborador (a)?

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Dicas de aplicação

De na um local para cada item do escritório. Canetas, tesoura, arquivos, livros, agenda, papel, CDs. Dessa maneira quando alguém precisar de algo, basta procurar no local determinado. Isto facilita o acesso, a reposição, a segurança, o conforto e a preservação. Incluindo seus objetos pessoais (bolsas, pastas, casacos, botas e a ns.)

Guarde os recursos de forma que seja fácil a sua localização visual. (Evitando pô-los muito acima ou muito abaixo da linha de visão, pois di cultam a sua localização); Evite misturar materiais de características e assuntos muito diferentes; Identi que e sinalize de maneira objetiva os recursos, para evitar perda de tempo para você e os demais que frequentam o ambiente ou que precisam utilizar os mesmos objetos; Facilite a localização e o acesso aos recursos e documentos físicos, aperfeiçoando a identi cação e sinalização (usar rótulos, planilhas e cores vivas para identi car os itens); Guarde aquilo que você usa eventualmente de forma mais compacta e em locais mais altos, mais baixos ou por trás, desde que o acesso não cause maiores transtornos e se dê em no máximo 30 segundos.

Guarde aquilo que você usa com frequência em locai de fácil acesso otimizando o tempo em aproximadamente 8 segundos; Evite empilhamento de materiais diferentes, um sobre o outro (formando pilhas de papel), di cultando o acesso e a reposição, facilitando a desordem.

Atenção às suas mesas; Quando o volume for incompatível com o espaço, reduza o volume, aumente o espaço ou utilize melhor o espaço vertical; Discuta com os demais usuários do ambiente a melhor forma de organizar os recursos em comum, permanentes, para facilitar o acesso, a circulação, a limpeza, a segurança e o conforto.

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SEITON no seu computador

O acesso aos arquivos virtuais deve obedecer à mesma lógica dos arquivos físicos; Organize sua Área de trabalho/Desktop , realocando nas devidas pastas os arquivos salvos pôr ali, e deixando apenas os atalhos dos programas que você mais utiliza; Analise todos os documentos da rede, e-mails e CPU, exclua aqueles que você não usa. Para facilitar, coloque-os em ordem cronológica e analise a necessidade manter aqueles mais antigos; Veri que se os arquivos úteis estão salvos com denominações facilmente compreensíveis e se estão guardados nas pastas apropriadas; Denomine os arquivos virtuais de forma que sejam reconhecidos sem precisar abri-los; Separe os arquivos particulares dos arquivos da sua função, em pastas diferentes; De na um padrão de denominação para todos os arquivos e pastas compartilhadas; Acostume-se a não guardar arquivos desnecessariamente; Não acumule e-mails em caixas de entrada, esvazie a lixeira e evite passar "correntes"; Não envie cópias desnecessárias e evite arquivar, em dois lugares, os arquivos recebidos; Estabeleça um período para analisar os arquivos guardados. Procure eliminar os desnecessários; Evite deixar para o dia seguinte a resposta para os e-mails recebidos hoje; 14

Limpe com frequência a lixeira do seu computador, evitando sobrecarregá-lo com arquivos mortos para possíveis melhoras em seu desempenho; Mantenha organizadas as pastas compartilhadas por outros (as) usuários (as); Adapte todos os procedimentos anteriores ao seu Pen Drive.

Principais Benefícios

Rapidez e facilidade para encontrar documentos, materiais, ferramentas e outros objetos

Economia e aproveitamento do seu tempo

Estímulo à atividade

Utilização inteligente do espaço físico

Diminuição de acidentes

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SEIKETSU, Senso de Saúde Estabelecendo o certo para eliminar o errado.

O Senso de Saúde refere-se ao zelo por um ambiente não agressivo, livre de agentes poluentes, com boas condições sanitárias nas áreas comuns e observância à higiene pessoal. Também cuida para que as informações e comunicados sejam claros, de fácil leitura e compreensão. É a etapa onde se cuida da padronização e do ambiente psicológico da empresa, signi ca preocupar-se e cuidar do asseio e da aparência pessoal e ter posicionamento ético, cultivando um clima de respeito mútuo nas diversas relações mantendo boas condições sanitárias nas áreas comuns.

Para Refletir

!

Há quanto tempo você não faz um check-up na sua saúde?

Quantas horas você anda dormindo por dia? Sente-se satisfeito?

Há quanto tempo não assiste a um bom lme, lê um bom livro, reencontra velhos amigos, passeia com a família, cozinha, cantarola uma música agradável?

Você costuma dedicar alguns minutos do seu tempo às re exões sobre suas atitudes, fé, família, relacionamentos afetivos, sentimentos em geral, superações, suas interações no trabalho e tudo que preenche sua mente?

Já inspirou profundamente hoje? rganização atrapalha ou incomoda o trabalho de outro colaborador?

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Dicas de aplicação

Tenha uma preocupação efetiva e proativa com relação à saúde e higiene do trabalho; Veri que se existem problemas de ergonomia; Invista na sua saúde física e mental. Exemplos: Cuide da higiene pessoal (limpeza das roupas e calçados, barba, cabelo, higiene bucal, etc.); Cuide da higiene de suas mãos; Procure praticar exercícios de relaxamento, automassagem e meditação; Previna-se contra doenças que podem ser contraídas fora do ambiente de trabalho; Crie o hábito de se integrar com outros colegas de trabalho (confraternizações, lazeres, práticas esportivas e culturais etc.); É recomendável dormitar entre os horários de refeição e descanso, para repor as energias; Procure praticar esportes; Procure se alimentar de maneira saudável; Faça pausas para alongar-se e esticar o corpo, evitando doenças causadas por esforços repetitivos (LER).

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Principais Benefícios

Estimulação de um ambiente de con ança, amizade e solidariedade

Equilíbrio físico e mental

Melhoria da autoestima

Melhoria da qualidade de vida no ambiente de trabalho

Aumento da produtividade

Melhoria da áreas comuns

Melhoria nas condições de segurança 18

SHITSUKE, Senso de Autodisciplina Disciplinar para praticar, prática para fazer certo.

Trata-se da valorização do hábito de conservar as melhorias obtidas, tendo em vista as condições necessárias ao enfrentamento de novos desa os.

Neste ponto, a introjeção do 5S já deverá está conscientemente instalada, assim como as necessárias motivações para que o programa avance. Portanto, saber valorizar os esforços mútuos e realizações da equipe, requer a participação de todos para que o reconhecimento das ações seja fator motivacional, cultivando o empenho e realçando os resultados, fazendo com que cada um queira melhorar continuamente.

O Senso de Autodisciplina pressupõe a introspecção, por cada indivíduo, de compromissos éticos, técnicos e morais, tornando natural o hábito de observar e seguir normas, regras, horários, procedimentos a observância de especi cações.

Não sendo uma imposição de atitudes e hábitos, mas, sim, um reconhecimento individual da necessidade deste comprometimento.

Esse senso promove a substituição gradativa de hábitos inadequados por outros saudáveis e mantém o programa 5S constante, perene.

Para Refletir

!

Você até agora se comprometeu e põe em prática todos os S ensinados anteriormente?

Sente melhoria na qualidade do seu ambiente de trabalho?

Você tem honrado seus compromissos pro ssionais e pessoais?

Tem feito uma autorre exão sobre como suas atitudes prejudicam ou auxiliam outras pessoas?

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Dicas de aplicação

Honre a sua palavra. Ela é sagrada; Cumpra rigorosamente todos os compromissos assumidos na data e horários de nidos. Na impossibilidade, faça contato o mais rapidamente possível com as pessoas afetadas, tentando contornar o atraso e até estabelecendo um novo acordo, quando for o caso; Evite repetir impontualidades; Cumpra rigorosamente os acordos, normas e regras, independentemente de cobranças; Se você não concorda com algo, apresente sugestões alternativas aos (às) responsáveis, mas respeite o que foi estabelecido; Observe se as suas atitudes estão prejudicando outras pessoas, direta ou indiretamente; Seja humilde e tente mudar a forma de agir quando a sua consciência reconhecer isto; Peça o apoio das pessoas mais próximas, pois não é fácil mudar um hábito adquirido e praticado ao longo de toda a sua vida; Procure ser educado (a) e gentil com o (a) próximo (a) (mesmo nos momentos de estresse lembre-se de não descontar insatisfações em ninguém); Procure manter-se ético (a) e aja com bom senso, respeitando os (as) demais funcionários; Seja solidário (a), ninguém detém todos os conhecimentos técnicos, tampouco as particularidades da empresa. Ajude quando puder àqueles (as) que precisam.

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Principais Benefícios

Compartilhamento da missão, de acordo com os princípios da empresa;

Valorização do trabalho em equipe

Melhoria das comunicações em geral

Clima de con ança e solidariedade

Cumprimento natural dos procedimentos operacionais e administrativos

Cultivo de bons hábitos

Valorização do ser humano

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"Toda grande caminhada comeรงa com um simples passo."

Buda

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