Eventos empresariales

CELEBRACIONES EMPRESARIALES Un evento corporativo se organiza en función de los intereses comerciales o empresariales de una compañía o de una marca. Son una gran herramienta que las empresas utilizan para motivar, fidelizar, capacitar y reconocer tanto a clientes internos como a clientes externos.

Su finalidad es trasladar un mensaje determinado a un público concreto, de manera que se genere una actitud o se provoque una respuesta. Es un elemento de marketing imprescindible para muchas empresas.

Así, los eventos se convierten en una forma muy eficaz de transmitir un mensaje a una audiencia, porque es directo, cara a cara con el público al que va dirigido. Por tal razón, debe ir asociado a un objetivo claro para la empresa y no tomarlo como un día de desconexión para directivos y empleados.

Para saber cuál es la visión de las empresas en Colombia en lo que respecta a la organización y participación en eventos, tomamos como ejemplo tres empresas diferentes, de los sectores de transporte, energía y metalmecánico.

Sector transporte Navitrans es la empresa comercializadora de International®, la marca de vehículos de carga pesada más importante de Estados Unidos y América Latina. Ocupó el primer lugar de ventas en Colombia en 2011 y 2012.

Gladys Patricia Contreras, su directora de comunicaciones, explica que “La multinacional Navistar realiza anualmente una convención latinoamericana con sus distribuidores en América Latina, con el objetivo de compartir los logros y estrategias exitosas de los distintos países, al igual que establecer las acciones y tácticas a seguir en el siguiente año para optimizar el trabajo de la fábrica y de los distribuidores”.

“Algunas de estas reuniones se han adelantado en Estados Unidos, por ejemplo en 2011 en Miami, porque se exhibirían todos los vehículos de carga pesada y el desplazamiento de ellos era más cómodo y eficiente hacerlo allí. En este evento participaron unos 200 directivos de la multinacional y de sus distintos distribuidores en Latinoamérica”.

“El año pasado se escogió a Colombia (Cartagena) para realizar la Cumbre mundial sobre repuestos y servicio, por ser este país el mayor vendedor de vehículos de carga pesada en el mundo (6.000 vehículos). El evento contó con la presencia de cerca de 300 directivos de empresas comercializadoras, proveedores y distribuidores de repuestos”, continúa Contreras.

“Este año se escogió a Panamá para realizar la Convención de la marca International, a la que asistieron cerca de 200 personas, todos altos directivos”.

“La multinacional escoge los sitios atendiendo los siguientes criterios:

1.

Se trata de escoger el país que represente un mayor esfuerzo y desempeño del distribuidor. Se trabaja conjuntamente con el distribuidor y una empresa externa (se terceriza) para escoger el sitio y garantice la mejor logística y el éxito del evento. También cuenta que el país represente un crecimiento económico, apoye la inversión extranjera, maneje buenos niveles de seguridad.

2.

Trabajo en equipo entre la multinacional y el comercializador, para respetar las costumbres y cultura de cada país.

3.

La logística. Que la ciudad seleccionada permita una buena labor logística para recibir adecuadamente y a tiempo a los invitados, que en su mayoría son altos directivos con agendas apretadas y tiempos limitados para traslados.

4. Espacios sociales. Es importante que la ciudad y hotel seleccionado cuente con espacios cómodos y permita algunos deportes como el golf, el tenis, pesca y que cuente con buenos sitios de gastronomía”, finaliza la directora de comunicaciones.

Sector energía Una fuente de la empresa Interconexión Eléctrica S.A. ESP (ISA), multinacional dedicada al transporte de energía eléctrica, transporte de telecomunicaciones, concesiones viales, operación y administración de mercados y construcción de proyectos de infraestructura, explica cómo se desarrolla su participación y organización de diferentes eventos: ISA, según su filosofía de trabajo, busca con los eventos generar espacios de diálogo focalizados según el punto de interés, ya sean clientes, proveedores, accionistas, etc.

Para ello, realizan encuentros con cada grupo, según la idea que quieren comunicar.

Adicionalmente tienen celebraciones internas de fechas importantes y eventos sectoriales en los que les interesa participar, como Andesco y la feria del sector eléctrico de Medellín.

La naturaleza de negocio de ISA es muy focalizada, por lo tanto, a la hora de participar en ferias, prefieren no asistir a eventos de carácter vacío, solamente toman parte de aquéllos en los que realmente consideran que van a traer un beneficio para la empresa, sea en la parte comercial o como refuerzo de su imagen.

ISA suele realizar diferentes tipos de eventos, y según el público al que van dirigidos, cambia el concepto. Por ejemplo, para la formación de clientes prefieren un panel, un conversatorio o un expositor. Si están con proveedores, buscan además tecnología de apoyo. Por lo general, sus eventos tienen un componente académico, que les permite una exposición de su marca.

En ISA consideran que se ha evidenciado que las personas asisten a los eventos con propósitos muy distintos y que lo más importante ocurre fuera del salón del evento: las relaciones, las discusiones sobre el tema o la búsqueda de contactos comerciales. Esto ayuda a que anticipen los espacios de relacionamiento. Más que mostrar lo que hace la compañía, se busca lograr una cercanía con la marca propiciando estos espacios.

Sector metalmecánico

Expometálica Colombia es una feria especializada para las empresas siderúrgicas, metalmecánicas, ferreteras e industriales afines, así como para todas aquellas compañías que comercializan bienes nacionales o importados de esta cadena.

Norma Mejía de Rodríguez, gerente comercial de Expometálica, dice que “esta feria es un escenario propicio para incrementar la competitividad del sector siderúrgico y metalmecánico a través de la exhibición de productos, el logro de nuevos contactos comerciales entre proveedores y empresas, la búsqueda de cadenas nacionales o internacionales de subcontratación, la exhibición de nuevas tecnologías y tendencias y la potencialización de canales de comercialización de los productos y servicios que se están demandando en esta cadena productiva”.

Mejía afirma que “por las características de los expositores, el primer paso para organizar la feria consiste en encontrar un lugar que sea conveniente para ellos, teniendo en cuenta la maquinaria que suele exhibirse en este evento”.

“El siguiente paso consiste en buscar una fecha que garantice el mayor número de visitantes.

Para ello hay que tener en cuenta otras ferias sectoriales, la ausencia de festivos que tradicionalmente alejan a la gente de las ciudades, o incluso la realización de eventos deportivos de gran magnitud o importancia que bajan la afluencia de visitantes”, informa Mejía.

Al ser un evento muy focalizado, del que en el 2013 se celebra la novena edición, Mejía dice que “se tienen muy claros los objetivos que buscan los expositores: Lanzamiento de productos, posicionamiento de marca, aprovechamiento de los acuerdos comerciales suscritos por Colombia o la internacionalización de las empresas siderúrgicas y metalmecánicas colombianas, entre otros. Por esta razón, desde la organización de la feria, se trabaja intensamente para que estos objetivos se cumplan”.

DESTACADOS Los eventos son una forma muy eficaz de transmitir un mensaje a una audiencia.

Un evento debe verse como una oportunidad de trasmitir a empleados o clientes un mensaje corporativo que redunde en beneficio para la empresa.

ESTRATEGIAS PARA LA CELEBRACIÓN DE EVENTOS Como no podía ser de otra forma, el avance de las nuevas tecnologías sumado al boom de las redes sociales está teniendo una influencia notable en la forma en que se planifican, desarrollan y se miden los eventos.

La evolución de las nuevas tecnologías y el uso de las redes sociales en la comunicación corporativa están influyendo en la forma como se planifican, ejecutan y evalúan los eventos.

Iluminación led, video mapping, códigos QR, apps, tarjetas de visita electrónicas, nuevas tecnologías al servicio de la evaluación del ROI (return on investment), son solo algunas de las novedades que en los últimos años han ayudado a los profesionales del sector a organizar actos más impactantes de forma más ágil y eficaz.

Lo que dicen los expertos Alirio Aguilera, gerente de AMC asesorías y eventos, empresa que presta servicios de asesoría para eventos corporativos a nivel nacional e internacional, considera que actualmente hay tres puntos primordiales en cuanto a su organización: el tecnológico, el manejo temático y el comercial.

Para Aguilera, “la tecnología juega un papel importante, donde las presentaciones son muy visuales y dinámicas, con mucho diseño, de manera que se posibilite mostrar los productos y temas sin usar demasiado texto, con diagramas explicativos y mucha imagen”.

“En el caso de stands para ferias, el manejo de las luz, la imagen y hasta los olores en el ambiente ayudan a vender una idea. La consigna es que entre más sencillo, mejor. Que el posible cliente focalice su atención en el producto. Entre más limpio, más impacto”, asegura Aguilera.

Además, continúa, “los escenarios se han vuelto más amables que los tipo aula, con más mesas redondas, ambientados con flores, con cambios de luces para temas específicos, con diseño de muebles que acercan y hacen sentir al público más distendiendo”.

“En cuanto al manejo temático, se usan más los foros, mucha participación de panel y debate de temas para hacer el evento más interesante. Hay más participación de los asistentes, esto genera menos tensión y facilita la interacción, hacer contactos, relaciones públicas y negocios.

Los expositores son más dinámicos en el uso del lenguaje, tratan temas transversales y entendibles, con participación del público para no limitarse a sentarse a oír una conferencia”, afirma Aguilera.

“En cuanto a la parte comercial, los escenarios de exposiciones comerciales no son tan rígidos, se usa mucha luz, de nuevo mucha tecnología, colores y zonas amplias que posibilitan desplegar equipos de ventas o de posicionamiento de marca. Espacios más limpios donde la

gente interactúa con su contacto comercial, salas e incluso mesas tipo bar con sillas modernas para que la relación sea más fácil o más directa”, puntualiza Aguilera.

En cuestión de stands Carlos Pizarro, gerente de Pizarro y compañía, una empresa con 60 años de experiencia en el diseño y montaje de stands, escenografías y eventos, considera que “últimamente las ferias se han especializado por sectores, ahora estas son más fuertes que la Feria Internacional, porque lo que se busca es hacer negocios concretos. Ese es el actual lineamiento ferial”.

Sobre diseños y escenografías, Pizzarro asegura que “ahora se está usando más la practicidad en el montaje, antes los stands se construían, ahora son más modulares y repetitivos pero más prácticos y más versátiles, ya que permiten hacer muchas más cosas”.

“La parte multimedia del stand es más fuerte, las paredes multi-imagen con movimiento, la iluminación con led que no consume mucha energía, el manejo de las luces computarizadas es mucho más sencillo, al igual que la edición de videos, gracias a las herramientas y software de fácil uso, que permiten que personas con una noción de informática y mucha creatividad se encarguen de este trabajo”.

Sin embargo, continúa Pizarro, “nada de esto reemplaza el mensaje del stand. El uso de nuevas tecnologías no suple la claridad del concepto, de la razón por la que se organiza el evento.

Cuando la gente asiste a una feria, no se deja impresionar por el stand sino por los precios, las facilidades de pago, el tiempo de entrega o la innovación del producto. Así que hay que centrarse en stands llamativos, siempre y cuando lo de adentro sea lo más valioso”.

Centros de convenciones Andrés Torres, Jefe de Prensa del hotel Crowne Plaza Tequendama, el hotel que más salones ofrece en Colombia, con 41 salones para grandes eventos y que puede atender hasta 2000 personas, nos dice “El hotel ha invertido más de 9.000 millones de pesos en equipos y decoración. En marzo se reinaguró el Salón Monserrate con el evento de CEPAL”.

“Todo el servicio se ofrece directamente en casa, nos ocupamos de los banquetes, audiovisuales, cabinas de traducción y cualquier otra cosa que el cliente necesite. Este es uno de nuestros diferenciadores más importantes, porque tenemos la capacidad de solucionar cualquier contingencia con inmediatez”.

Agrega Torres, “llevamos 25 años consecutivos realizando el banquete del millón en el salón rojo, además de importantes congresos de medicina, o eventos para Coldeportes, Fonade, el Sena, Fides o Compensar. Muchas de estas empresas nos eligen no solo por el evento, sino por la facilidad de alojarse en el hotel. Cuando todos los salones están llenos, podemos atender hasta 5200 personas simultáneamente”.

Torres considera que “lo que más ha cambiado son los requerimientos tecnológicos y el montaje del salón. Antes lo normal era hacer una conferencia y ofrecer un coctel. Ahora se hacen eventos más macro y se incorporan diferentes cosas: primero el panelista, la muestra comercial y luego la parte social con orquesta, rifas, etc. Normalmente esto se hace en el

mismo salón y el mismo día, y el hotel cuenta con la facilidad y la inmediatez para cambiar todo el montaje inmediatamente. Tenemos la capacidad de contar con equipos de más de 300 personas para un solo evento”.

Para finalizar, Torres nos dice que para que todo el evento sea impecable, el hotel cuenta con un Jefe de eventos, unos ejecutivos de cuenta, de los que depende el área de banquetes y un director para cada evento, que junto con el organizador está pendiente del más mínimo detalle, y está presente durante todo el tiempo que dure el evento para encargarse de cualquier detalle”.

Otro punto de vista Por su parte, Edison Reyes, jefe de eventos del Hotel Sheraton de Bogotá, afirma que “lo que se busca en los eventos es que sean dinámicos. Se pretende que desde el lobby del hotel se genere impacto con imágenes, sonidos y recursos sobre el evento”.

“El Sheraton intenta siempre ser sensible a los requerimientos de los clientes, de manera que su evento tenga mayor efectividad. Se realiza una estrategia con base en cada solicitud puntual, además de acompañamiento de visitas en el sitio y seguimiento de cada evento. El hotel está pendiente de cada detalle, desde las necesidades en cuanto a seguridad, salas VIP y el tipo de participantes”. “se manejan tendencias corporativas”, continúa Reyes, “todo el evento va ligado con efectos y colores según la marca o la empresa. Tenemos la capacidad para la realización de vieoconferencias, mapping, o cualquier otra necesidad tecnológica que tenga el cliente.

Además el Sheraton cuenta con un salón para mil personas en auditorio, al mismo tiempo que un espacio para muestras comerciales y salones alternos para VIP. En los grandes congresos, todos los espacios sociales del hotel se adaptan al evento”.

Para finalizar, Reyes nos dice que “en cuanto a personal, además de la gente de planta, cuando se necesitan más trabajadores, ya se ha capacitado a otras personas para manejar el servicio y los invitados, de manera que estén siempre atendidos bajo la política de calidad en el servicio del Hotel. Y siempre se procura ofrecer soluciones alternativas a requerimientos difíciles de los clientes y nos caracterizamos por la flexibilidad para poder cumplir con sus expectativas”.

DESTACADOS El uso de la tecnología es una tendencia importante en los eventos actuales.

Los eventos deben dar espacios para que los participantes puedan generar relaciones y contactos comerciales.

La luz, el color y hasta los olores son parte importante a tener en cuenta a la hora de organizar un evento.