Guide sur les projets groupes Leonardo Mobilité by Agence Erasmus+ France / Education Formation

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LES GUIDES DE Lâ&#x20AC;&#x2122;AGENCE

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Leonardo da Vinci

NÂ°1

Projets groupĂŠs de mobilitĂŠ

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2f.fr

PROJETS GROUPÉS DE MOBILITÉ LEONARDO DA VINCI

Edito > Antoine GODBERT Directeur de l’Agence Europe-Education-Formation France

L’

animation du programme Education et Formation Tout au Long de la Vie (EFTLV) sur le territoire français conduit l’Agence à traiter de questions spécifiques au contexte national. Aider les acteurs des projets éducatifs dans l’articulation entre le cadre européen et les contraintes nationales constitue une de ses principales missions. Pour effectuer ce travail, l’Agence doit s’appuyer sur les questionnements, les conseils et les pratiques de ceux qui accompagnent les équipes de projet. Des groupes d’experts aux responsabilités diverses (nationales, académiques ou d’un établissement) sont ainsi réunis pour élaborer le contenu de guides mis à disposition de tous sous forme électronique ou en version papier.

Ces guides ont vocation à évoluer en fonction de la conjoncture. L’Agence sera attentive à toute proposition d’amélioration ou de complément de la part de leurs lecteurs : des versions successives seront ainsi proposées, en particulier via notre site Internet. Ce premier guide est destiné aux responsables de l’enseignement professionnel qui souhaitent développer les propositions de stage en entreprise en Europe pour leurs élèves. Il doit leur permettre de mieux appréhender les choix qui précèdent le dépôt d’une candidature pour un projet de mobilité Leonardo da Vinci. Les échanges entre les membres du groupe de travail, dont vous trouverez la liste en fin d’ouvrage, comme leur investissement tout au long de l’élaboration de cet ouvrage, sont la garantie de la qualité des conseils que vous y trouverez.

Ce guide a été produit dans le cadre du groupe de travail « projets groupés de mobilité Leonardo da Vinci » piloté par l’agence Europe Education Formation France en 2011. L’objectif de ce guide est d’accompagner les établissements souhaitant utiliser le dispositif Leonardo da Vinci mobilité pour proposer aux élèves de l’enseignement professionnel initial des stages en entreprises en Europe. Le guide présente des possibilités, des exemples. Il a été conçu comme un outil d’aide à la décision. Il est disponible en version papier et en version PDF à l’adresse http://2e2f.fr/leonardo-projetsgroupes.php PROJETS GROUPÉS DE MOBILITÉ LEONARDO DA VINCI

PROJETS GROUPÉS DE MOBILITÉ LEONARDO DA VINCI

Sommaire A. Le contexte Présentation générale de l’Agence Europe-Education-Formation France Pourquoi ce guide ?

P. 6 P. 7

B. Accompagner la décision B1 - Modalités de participation au programme Leonardo Définitions : Projet non groupé et projet groupé Leonardo Les questions à se poser Nos conseils Pour aller plus loin B2 - Les caractéristiques d’un projet non groupé Côté pile et côté face Nos conseils Pour aller plus loin

P. 8 P. 8 P. 9 P. 9 P. 10 P. 10 P. 11

B3 - Les caractéristiques d’un projet groupé Côté pile et côté face Les questions à se poser Nos conseils Pour aller plus loin

P. 12 P. 14 P. 15 P. 16

C. Monter un projet groupé C1 - Projet groupé : des objectifs partagés Quels objectifs ? Formaliser le cadre Nos conseils

P. 17 P. 18 P. 19

C2 - Un projet groupé : des ressources mutualisées Activités préparatoires au projet Déroulé du projet Nos conseils Pour aller plus loin

P. 20 P. 22 P. 24 P. 25

PROJETS GROUPÉS DE MOBILITÉ LEONARDO DA VINCI

Le contexte PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE L’AGENCE

L’Agence Europe-Education-Formation-France a trois rôles principaux en lien avec les programmes européens pour l’éducation et la formation tout au long de la vie : gérer les projets, informer, promouvoir, valoriser les résultats (rôle de gestionnaire) ; développer un environnement propice aux objectifs des programmes (rôle d’impulsion) ; expertiser et élaborer des connaissances sur des publics et des thèmes (rôle de réflexion stratégique sur l’avenir des programmes et leur articulation avec les stratégies françaises). l

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Située à Bordeaux, l’agence emploie aujourd’hui 87 personnes. Dans le cadre d’actions décentralisées du programme Education et Formation tout au long de la vie, supporté par la Commission européenne, l’agence nationale organise les appels à propositions, apporte une assistance technique aux candidats et aux porteurs de projets européens, organise l’instruction et la gestion des dossiers, attribue les aides financières et assure le suivi des projets. Pour la diffusion de l’information et le conseil aux porteurs de projet, elle bénéficie du concours de nombreux relais locaux et régionaux.

Outils en téléchargement sur http://www.2e2f.fr/leonardo-projets-groupes.php

Ce guide vise à accompagner les établissements dans la réflexion préalable au dépôt de candidature et a pour objectif d’expliciter les différents modes de participation au programme en mettant l’accent sur les candidatures pluri-établissements appelées « projets groupés ».

établissements scolaires POURQUOI Les CE GUIDE ? peuvent proposer aux élèves LE CONTEXTE DES PROJETS DE MOBILITÉ LEONARDO DA VINCI

de la formation professionnelle initiale (FPI scolaires) jusqu’au niveau Baccalauréat de réaliser un stage Leonardo da Vinci dans un pays européen. D’une durée comprise entre 2 et 39 semaines, cette mobilité s’effectue à l’initiative des établissements et sous leur contrôle. Les porteurs de projets sont les établissements scolaires ou toute autre structure impliquée dans l’enseignement et la formation professionnels - par exemple : associations, collectivités territoriales, GIP académiques.

Ce guide est particulièrement destiné aux : Enseignants Chefs de travaux Chefs d’établissements Délégués aux relations européennes, internationales et à la coopération (DAREIC) Délégués académiques aux enseignements techniques (DAET) Inspecteurs d’académie Inspecteurs pédagogiques régionaux (IA-IPR) Inspecteurs de l’éducation nationale de l’enseignement technique - de l’enseignement général (IEN-ET/EG). l l l l

L’objectif de l’agence 2e2f est de favoriser l’accès de tous les élèves au programme Leonardo da Vinci et d’optimiser la participation des lycées à un projet de mobilité. Au regard de la multitude et de la diversité des acteurs de la formation professionnelle en France, les porteurs de projets Leonardo représentent une proportion restreinte (en 2010, 10% des lycées professionnels ou agricoles - 190 sur 1900).

COMPARAISON ENTRE PROJETS GROUPÉS/NATIONAUX/INDIVIDUELS EN 2010 100 %

80%

11 23

5 12

60% 40% 1. Formation professionnelle initiale 2. Personnes sur le marché du travail 3. Professionnels de l’enseignement et de la formation professionnels

20%

312

0% FPI Scolaires1

FPI Apprentis

PMT 2

PROE 3

INDIDUEL GROUPE/RÉGIONAL NATIONAL

En 2010, 95% des projets (312) sont portés par des établissements pour leur seul compte, contre 60% pour les projets de mobilité des autres publics (apprentis, personnes sur le marché du travail, professionnels de l’enseignement et la formation).

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Accompagner la décision B1 LES MODALITÉS DE PARTICIPATION AU DISPOSITIF LEONARDO MOBILITÉ

DÉFINITIONS : PROJET NON GROUPÉ ET PROJET GROUPÉ LEONARDO Un projet de mobilité Leonardo peut être porté directement par un établissement scolaire ou par un organisme de coordination qui assure l’ingénierie de projet et son suivi pour le compte d’un ou plusieurs établissements scolaires.

PROJET NON GROUPÉ

Un projet non groupé est un projet porté par un seul établissement scolaire. Les bénéficiaires sont les élèves inscrits dans l’établissement.

PROJET GROUPÉ

Un projet groupé est un projet pluri-établissements. Il peut être porté par : • un établissement scolaire pour plusieurs établissements ; • un organisme de coordination régional, académique, sectoriel ou national. Les bénéficiaires sont les élèves inscrits dans les établissements partenaires du projet.

LES QUESTIONS À SE POSER Comment travailler à une réelle stratégie européenne ? À quel niveau : au niveau de l’établissement, au niveau d’un réseau ? • Quelles sont les ressources dont mon établissement peut disposer ? • Comment trouver des entreprises d’accueil ? Faut-il faire appel aux services d’un organisme intermédiaire - prestataire de service qui aide, notamment, à trouver des entreprises ? • Quels sont les avantages et les inconvénients d’un projet non groupé, d’un projet groupé ? •

NOS CONSEILS Un accompagnement semble indispensable à toutes les étapes du projet. Peuvent être sollicités pour un appui ponctuel ou plus régulier : • Les DAREIC dans les académies ; • Les chargés de mission de la « formation professionnelle », «mobilité» ou «Europe» ; • Les chargés de mission de coopération des SRFD (service régional de la formation et du développement) et les réseaux géographiques de coopération internationale de la DGER (Direction générale de l’enseignement et de la recherche) pour l’enseignement agricole. Des prérequis

sont à ne pas oublier : - une impulsion de la communauté éducative - une validation du projet par le conseil d’administration de l’établissement 8

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Pour aller plus loin TROUVER L’INFORMATION SUR LE RÉSEAU INTERNET Agence Europe-Education-Formation France, site institutionnel et d’information : http://www.2e2f.fr/ Pénélope : site pour les porteurs de projets : fiches actions, guide du candidat… http://penelope.2e2f.fr/

Les mobilités Leonardo ailleurs : le cas de la Finlande

2 guides particulièrement intéressants :

En Finlande, la formation professionnelle des jeunes est organisée principalement sous forme d’enseignement dispensé dans des écoles professionnelles. Le développement des réseaux est favorisé au niveau national.

Faktaa – Facts and figures 3c/2009 : International mobility in Finnish vocational and higher education institutions 2008. Faktaa – Facts and figures 1b/2010: ‘They are a source of encouragement and new ideas!’ Networks help to make vocational education and training more international.

Site de l’agence nationale finlandaise CIMO : http://www.cimo.fi (nombreuses pages traduites en français)

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B2 LES CARACTÉRISTIQUES D’UN PROJET NON GROUPÉ

CÔTÉ PILE ET CÔTÉ FACE L’établissement scolaire dépose une candidature pour son établissement et les élèves qui y sont inscrits. Le projet d’établissement est la proposition la plus évidente pour un nouveau porteur de projet qui prend connaissance des modalités de dépôt de candidature. C’est la modalité classique, celle utilisée quand le temps de préparation de la candidature est limité ou quand le projet européen naît d’une situation récente (ouverture d’une classe européenne par exemple). PILE

Valorisation limitée Moins d’effets de synergie de moyens, de compétences, de réseau • Manque de souplesse dans la gestion des mobilités annulées • Peu propice à une réelle stratégie européenne • Lourdeur du projet pour quelques mobilités • Effet de levier faible • •

FACE

Préparation qui semble plus simple et rapide de la candidature Concertation limitée entre acteurs • Gestion administrative centralisée • Appropriation et maîtrise rapides de toutes les démarches • •

NOS CONSEILS Impliquer une équipe pluridisciplinaire Constituer un comité de pilotage interne • Élaborer un plan de travail en adéquation avec le budget prévu • Allouer des ressources matérielles et humaines • Construire un calendrier détaillé des activités • Élaborer une note explicative pour toutes les personnes impliquées dans le projet de mobilité : enseignants, familles, personnels administratifs, etc. • Utiliser le dossier de candidature et le rapport d’activité Leonardo da Vinci mobilité comme outils de pilotage • •

Pour aller plus loin UNE SOLUTION INTERMÉDIAIRE : UNE COORDINATION PARTAGÉE EN BINÔME, L’EXEMPLE DE DEUX LYCÉES. Le lycée Jean Rostand d’Angoulême et le lycée du Dolmen à Poitiers ont déposé un projet de mobilité alternativement depuis 2005, chaque établissement étant à tour de rôle porteur de projet et gestionnaire des fonds. 10

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B3 LES CARACTÉRISTIQUES D’UN PROJET GROUPÉ

CÔTÉ PILE ET CÔTÉ FACE Un projet groupé est un projet né d’une collaboration déjà existante ou de points communs entre établissements - même secteur géographique, sectoriel, champ d’activité, etc. PILE

Valérie Mégret (Conseil régional Centre) :

« L’animation est essentielle, il faut avoir la force d’en faire un projet groupé »

Un projet qui s’appuie sur une stratégie commune et sur une très forte animation Le projet groupé doit être la déclinaison d’une stratégie plus générale de travail en commun, d’où la nécessité d’avoir un dialogue inter-établissements durable. • Choix du promoteur de projet, analyse des possibilités juridiques et administratives. En fonction des contextes, plusieurs solutions de portage sont à analyser (voir le tableau synthétique en page 13). • Un montage de projet spécifique La préparation de l’écriture du projet et le recueil d’information sont plus complexes et doivent être bien anticipés, préparés. La question du partage des données doit être envisagée (types de données, délais…). Il ne s’agit pas d’additionner le nombre de bourses demandées mais bien de présenter des objectifs partagés, une mutualisation de pratiques et de moyens. • Pas de succès garanti Le succès obtenu à plusieurs est enrichissant, mais il est aussi plus difficile à construire, car il demande plus de coordination. •

FACE

Motivation et émulation renforcée des équipes en charge des mobilités L’appartenance à un réseau et l’appui des personnes ressources de ce réseau auprès des équipes en charge de l’organisation des mobilités renforcent la motivation de cette équipe. Cet appui est primordial au lancement du projet et bénéfique tout au long du projet. • Facilité de participation au programme et d’accès aux critères de qualité Accès facilité aux programmes européens pour les petits établissements et/ou primodemandeurs qui bénéficient de l’expérience, voire des ressources, d’un établissement plus expérimenté. •

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• Souplesse

de la gestion financière Accès à un petit nombre de bourses pour un établissement qui s’initie au programme Leonardo, souplesse dans le transfert de bourses, de semaines de mobilité ou de fonds inutilisés d’un établissement à l’autre. • Mutualisation de ressources administratives et/ou financières pour chaque partenaire français d’envoi Bénéfique pour un établissement expérimenté comme pour un établissement qui débute. • Partage d’expériences, résolution conjointe de difficultés Collaboration sur les méthodes de recherche de partenaires et de négociation avec les partenaires, sur les accompagnements d’élèves et suivis de stage. Fonctionner ensemble permet également d’élargir et de dynamiser la recherche des lieux de stage. • Meilleure visibilité et reconnaissance de l’action européenne au sein de l’académie, d’un territoire ou d’un secteur Un projet groupé a plus de « poids » et une taille critique plus favorable à une meilleure visibilité et communication. • Création conjointe et mutualisation d’outils qui évite de « réinventer la roue » en permettant l’utilisation d’outils déjà testés.

LES QUESTIONS À SE POSER • Avec qui m’associer et pour quel(s) objectif(s), intérêt(s) commun(s) ? • Quel investissement suis-je prêt à faire dans un projet groupé (moyens

humains, financiers, techniques …) • Quelles sont mes forces et mes faiblesses ? • De quelles ressources complémentaires et/ou supplémentaires puis-je disposer grâce à un projet groupé (moyens humains, financiers, techniques, contacts, réseaux …)? • En cas de projet groupé porté par un établissement : une décharge horaire est-elle envisageable pour le coordinateur ?

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TABLEAU SYNTHÉTIQUE DES POSSIBILITÉS DE PORTAGE Type d’établissement d’envoi

Solution de portage à explorer

Commentaires

LYCÉE PUBLIC

UN GIP ACADÉMIQUE

En général les GIP sont dédiés à la formation continue. Côté face : souplesse de gestion des fonds et expertise financière de projets complexes Côté pile : durée de vie limitée du GIP

UN RECTORAT

Côté pile : pas de gestion directe des fonds européens Côté face : structure pérenne et expertise pédagogique des DAREIC

UN CONSEIL RÉGIONAL

Côté pile : variable selon les Régions Côté face : un accompagnement de proximité et une animation de réseau, des cofinancements possibles et donc une démultiplication du nombre de mobilités (effet levier), une volonté des élus traduite par des moyens, une politique d’égalité des chances

UN LYCÉE

Côté pile : difficultés à porter un projet pluri-établissements à moyens constants Côté face : possibilité de coordination tournante ou de portage de projets, partagé en fonction du/des secteurs d’activités

UNE ASSOCIATION

Côté pile : attention à la capacité financière parfois limitée Côté face : souplesse de fonctionnement

UN OGEC

Un OGEC est une association loi 1901. Elle assume la personnalité juridique d’un ou plusieurs établissements d’enseignement. Côté face : centralisation possible de la gestion administrative et financière

LYCÉE PRIVÉ

Organisme de Gestion de l’Enseignement Catholique

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LYCÉE AGRICOLE PUBLIC/PRIVÉ

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UN CONSEIL RÉGIONAL

Côté pile : variable selon les Régions, parfois pas de financement pour la préparation linguistique et culturelle Côté face : un accompagnement de proximité et une animation de réseau, des cofinancements possibles et donc une démultiplication du nombre de mobilités (effet levier), une volonté des élus traduite par des moyens, une politique d’égalité des chances

UN LYCÉE

Côté pile : : difficultés à porter un projet pluri-établissements à moyens constants Côté face : possibilité de coordination tournante ou de portage de projets, partagé en fonction du/des secteurs d’activités

UNE ASSOCIATION

ex France EUROPEA Côté pile : attention à la capacité financière parfois limitée Côté face : souplesse de fonctionnement

UN CONSEIL RÉGIONAL

UN LYCÉE

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NOS CONSEILS • Dans

tous les cas, une équipe doit être constituée au sein de chaque établissement avec un coordinateur ; • un groupe de pilotage doit être constitué des référents de chaque établissement ; • un diagnostic de la situation des établissements doit être fait en fonction de l’environnement interne maîtrisé et de l’environnement externe (facteurs non-maîtrisables) en utilisant par exemple un cadre d’analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces).

Pour aller plus loin Le portage par une association Le Lycée Brise Lames de Martigues est un lycée laïque privé sous contrat avec l’Etat qui organise des mobilités d’élèves depuis 2003. Dans un esprit de mutualisation, il s’est associé à deux lycées (Célony à Aix en Provence et Marie Gasquet à Marseille) parmi les huit établissements réunis au sein de l’association Provence Formation (leur tutelle administrative et financière), pour déposer un projet groupé. En parallèle, les équipes des trois lycées ont entrepris un travail collaboratif pour les enseignants impliqués dans les sections européennes. Le portage par une Région En 2011, la Région Centre gère trois projets groupés Leonardo. Un projet pour le public des apprentis avec 9 Centres de Formation d’Apprentis, un second pour des élèves des 32 lycées professionnels régionaux, de l’Education nationale ou de l’Agriculture, et le troisième pour des post apprentis. Une particularité de la région Centre :

elle ne demande pas de financement pour la préparation linguistique et culturelle pour le projet FPI scolaire, car la région n’a pas dans ses compétences les aspects pédagogiques de la formation dispensée en lycée. La subvention dédiée aux frais de gestion Elle couvre une partie des coûts de gestion du projet : frais administratifs, déplacements des organisateurs, locations, reproductions, etc. Tout ou partie d’un poste peut être rémunéré grâce à la subvention de gestion. Exemple : l’association France EUROPEA a créé il y a plusieurs années un poste d’animation, grâce à la subvention de gestion Leonardo da Vinci. Au sein de ce projet, les établissements ont donc décidé que la subvention de gestion servirait à rémunérer une animatrice. En 2011 pour un projet de 40 bourses, 14 475 euros de gestion sont octroyés, pour un projet de 60 bourses, 20 775 euros sont versés, pour 100 bourses, 33 375 euros, etc.

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LES PLATEFORMES DE RÉSEAUX Quelques réseaux actifs dans le domaine de la formation professionnelle sont matérialisés par une plateforme collaborative « on line ». Ces plateformes sont à la fois des instruments de promotion, des supports informatifs, des outils permettant de mutualiser des données, de rechercher des partenaires….. QUELQUES EXEMPLES : w Euroapprentissage : La mobilité européenne des apprentis du réseau des chambres des métiers et des Régions > http://www.euroapprenticeship.eu w RECOMFOR : Réseau européen de mobilité pour les étudiants dans le secteur du commerce international > http://www.recomfor.eu w Association of agricultural Education in Europe > http://www.europea.org/index.php UNE AIDE À LA CONSTRUCTION DE RÉSEAUX VIA LE DISPOSITIF LEONARDO PARTENARIAT w Exemple EREI-VET : « European Regions Enhancing Internationalisation of Vocational Education and Training ». Le réseau est constitué de 11 institutions partenaires provenant de 8 pays d’Europe. Pour la France : académie de Reims (GIP EFTLV) et d’Aix Marseille (GIP FCIP) w Accès à EST la base de données européenne des partenariats Leonardo : > http://www.2e2f.fr/est/search.php

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Monter un projet groupé C1 UN PROJET GROUPÉ : DES OBJECTIFS PARTAGÉS

QUELS OBJECTIFS ? Deux types d’objectifs doivent être précisés : - les objectifs de formation inhérents aux diplômes, au secteur d’activité, à la section européenne ; - les objectifs propres au regroupement : valorisation et reconnaissance d’un parcours de formation, optimisation de la qualité des formations dispensées, projet éducatif du partenariat, optimisation de l’utilisation des crédits par la mise en place d’un projet structurant à l’échelle de l’académie, d’outils et de pratiques de formation à des fins de mutualisation et de diffusion, etc. Une partie des objectifs est déterminée par la nature du regroupement (territorial, sectoriel, liés aux niveaux de formation).

11 Regroupement peut être sectoriel et de mêmes niveaux de formation : par exemple, au sein d’une structure associative trois lycées forment des élèves aux mêmes baccalauréats professionnels tertiaires. A cela s’ajoutent les objectifs de l’association, communs à tous les établissements.

2 Le regroupement peut être territorial ouvert à tous les établissements. La dynamique d’ouverture de l’établissement est primordiale, le nombre de mobilités est fonction de la politique d’établissement. Le projet de mobilité s’intègre à un plan existant (projet d’établissement, plan académique, plan triennal, plans régionaux, projet thématique, etc.).

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FORMALISER LE CADRE 1 - Cahier des charges CATHERINE SERRANO Lycée professionnel Brise Lames

« Dans la logique de formations similaires, le choix des objectifs et la mise en place d’outils communs, pédagogiques et professionnels sont facilités. Dans des regroupements sectoriels en section européenne par exemple, la durée de mobilité est donnée par le référentiel et tous les établissements adhèrent à une Charte de Section Européenne ».

VALÉRIE MEGRET Conseil régional Centre

« Dans des projets territoriaux, le cadre général est donné par le programme Leonardo da Vinci (public cible, durées du contrat/des mobilités), le diplôme, voire le cadre des co-financeurs. Des priorités ou critères propres au projet sont possibles : • besoins économiques du territoire • pays de destination avec des accords régionaux en priorité ». w Un

« cahier des charges » interne définit le cadre du projet groupé et son fonctionnement. Une cohérence d’ensemble doit être recherchée, pour garantir sa «viabilité ». Il est nécessaire de s’adapter à ses partenaires, aux cadres des co-financeurs, de vérifier la date des examens, l’âge des participants, les différentes activités (préparation pédagogique en amont, etc). La répartition des tâches doit se discuter, elle doit être équilibrée, tenir compte des ressources, de l’expérience et des compétences de chacun.

2 - Comité de pilotage CITATION COLLECTIVE : « Aucun établissement ne doit s’engager dans ce type de projet sans l’appui indispensable d’une équipe motivée et disponible ! » « Pas de projet porté par une personne seule ! »

Il est indispensable et se compose : • d’un référent par établissement (lui-même s’appuyant sur une équipe pédagogique impliquée dans le projet) ; • des chefs d’établissements ; • d’un pilote (expérimenté) qui centralise, coordonne et forme ; • des intendants, gestionnaires et comptables. Ce comité prévoit des réunions de travail régulières aux moments clés du projet : 1. écriture de la candidature 2. mise en place du projet au sein des établissements 3. état d’avancement du projet et éventuellement du projet antérieur 4. évaluation du projet, axes d’amélioration et de développement 5. bilans financiers

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NOS CONSEILS CITATION COLLECTIVE :

« le lycée consommateur , ce n’est pas une bonne idée ».

Faire du conventionnement entre établissements français une étape solennelle, qui permet à chacun de réaliser les engagements pris et de se donner les moyens de les assumer. • Ces conventions doivent être rédigées dans un esprit de coopération. L’ensemble des partenaires doit se sentir au même niveau et non pas aux ordres du porteur de projet déclaré. • Faire remonter aux services académiques concernés les éventuelles difficultés rencontrées (dates d’examen, ressources, etc.). • Concevoir le comité de pilotage comme un outil de prospective, facilitateur, formateur et pas uniquement comme un élément régulateur, subissant les différentes situations. • L’animation doit être extrêmement forte. • Veiller à ne pas multiplier les tâches administratives pour les établissements. Un pilotage éventuellement tournant, sur certains aspects est à privilégier afin que chacun maîtrise de mieux en mieux les différentes modalités et démarches. •

OUTIL N°1

EXEMPLES DE CONVENTION DE PARTENARIAT OUTIL N°2

EXEMPLES DE PLAN DE TRAVAIL ENTRE LES DIFFÉRENTS ACTEURS DU PROJET

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C2 UN PROJET GROUPÉ : UNE MUTUALISATION DES RESSOURCES Le partage, la mutualisation et la diffusion des pratiques, de l’expérience, des connaissances des équipes impliquées constituent un axe fondamental des projets groupés. En fonction de la taille du projet groupé (de 3 à plusieurs dizaines d’établissements) et de son ancienneté, la mutualisation peut être « balbutiante » ou plus confirmée.

Activités préparatoires 11 La recherche et rencontre de partenaires européens Un projet groupé peut permettre une mise en commun des ressources, des contacts, un élargissement des destinations. Envoyer davantage de jeunes dans des destinations variées avec des partenaires déjà connus est un atout majeur des regroupements. Une organisation par pays d’accueil avec un référent par pays aide aussi à trouver des contacts et à négocier plus rapidement les lieux et contenus de stage. La méthodologie de négociation avec le partenaire européen et/ou l’entreprise d’accueil peut se faire sur une base commune d’objectifs professionnels à atteindre. Des formations proches facilitent la négociation. 2 2- La rédaction du projet

Elle doit être réalisée à minima par un pilote avec un référent par établissement et suivie au sein du Comité de pilotage. Le pilote consulte les référents et rédige le contenu. La relecture et les ajustements se font de manière collégiale. Sur le logiciel de dépôts des candidatures, un des référents peut procéder à la saisie. Au niveau des annexes, une concertation entre référents et pilote détermine la pertinence des annexes, qu’un des référents peut être chargé de rassembler et d’organiser. Le pilote finalise la saisie, se charge de la signature du responsable légal de l’organisme porteur de projet, de l’envoi électronique et papier, aux financeurs et aux partenaires. 3 Information des candidats 3La construction de l’outil de présentation du projet (à présenter aux participants potentiels et familles par exemple) doit se faire de manière concertée. En revanche, chaque partenaire présente et valorise le travail de son équipe dans son établissement.

44 Accompagnement des bénéficiaires Sélection et engagement des participants Des critères communs de sélection, propres à la mobilité européenne, doivent être discutés et définis ensemble en amont. Des critères propres à chaque établissement en fonction de ses spécificités (public, âge des élèves) peuvent être ajoutés. Un document commun à tous les établissements est nécessaire pour le respect des critères d’engagement moral et financier des participants.

OUTIL N°3

EXEMPLES DE GRILLE DE SÉLECTION DES CANDIDATS À LA MOBILITÉ

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OUTIL N°4

MODÈLES D’ENGAGEMENT DES BÉNÉFICIAIRES Préparation des bénéficiaires Outre les activités pédagogiques, linguistiques et professionnelles à réaliser dans chaque établissement, des activités culturelles communes sont à prévoir pour fédérer les candidats, les équipes et surmonter les éventuels différends (telle qu’une journée banalisée réunissant tous les candidats, les équipes, les partenaires étrangers, les assistants Comenius, des étudiants Erasmus...). L’échange est très fructueux dans un projet groupé : démultiplication des idées, actions de préparation de plus grande envergure, création d’outils majeurs (plusieurs journées collectives, vidéos, création d’un comité de pilotage dédié avec les établissements, colloque, etc.). La préparation peut également être élargie si les établissements ont des projets dans des secteurs ou zones géographiques différents (Asie par exemple). Elle peut également avoir un impact sur l’enseignement (discipline non linguistique mutualisée).

OUTIL N°5

MODÈLES DE LIVRET D’ACCOMPAGNEMENT DU STAGIAIRE Convention de mobilité et plan de formation Un travail commun sur les conventions de mobilité est également possible, sachant qu’il existe notamment un générateur de conventions pour la totalité des pays d’accueil européens. Le plan de formation sera discuté en amont entre les établissements sur la base des référentiels des diplômes ; il s’agit de définir un cadre commun et de l’adapter aussi aux cadres d’accueil et pré requis de chaque groupe.

OUTIL N°6

KIT D’INFORMATION POUR L’ÉQUIPE DE PROJET LEONARDO

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Déroulé du projet et des mobilités 1 La gestion budgétaire, administrative et financière Equipe de direction, comptables, intendants et comité de pilotage définissent en amont les procédures à mettre en œuvre dans chaque établissement. Chaque établissement peut gérer une enveloppe budgétaire correspondant aux mobilités à effectuer, sur une base de gestion identique aux autres lycées. Cela évite d’alourdir le rôle du pilote et confère une participation active aux autres établissements ; les bilans financiers sont ensuite remontés régulièrement au pilote pour le suivi des consommations et regroupés pour le bilan final. Un travail collaboratif doit être fait pour anticiper et gérer les désistements. La souplesse et le suivi régulier instaurés dans la gestion de projet groupé permet au pilote de réaffecter les bourses ou semaines de mobilité non consommées et de répondre aux besoins de chacun. La création d’un poste à temps partiel peut être envisagée selon la dimension du projet et la subvention de gestion associée. Les établissements sont alors soulagés d’une partie des activités administratives et financières. Les possibilités de cofinancements doivent être explorées. Pour ce faire, il faut impérativement se rapprocher des Régions, des Départements, des municipalités (jumelages), des académies, des branches professionnelles, etc.

OUTIL N°7

ÉLÉMENTS DE DIALOGUE AVEC L’ÉQUIPE COMPTABLE LISTES DES PIÈCES ADMINISTRATIVES À FOURNIR PAR CHAQUE PARTICIPANT AU PROJET GROUPÉ

2 La logistique

Une harmonisation des procédures et des outils, par le pilote, le comptable, l’équipe gestionnaire et pédagogique, permet un soutien logistique plus efficient. Un carnet de bord « type » contenant les informations essentielles peut être travaillé pour chaque destination (visa, carte d’assurance, transport, hébergement, monnaie, santé, téléphone...) et mis en ligne pour consultation par les familles et les élèves.

OUTIL N°8

LIVRES DE BORD POUR LES ÉLÈVES

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3 L’évaluation

Evaluation du projet et des résultats Elle se fait de manière très régulière en cours de projet. Une réflexion et une définition des indicateurs communs en amont, une formalisation préalable des outils de mesure et de reporting arrêtés par le partenariat sont indispensables. Pour une plus grande lisibilité des résultats à l’échelle du projet, des évaluations communes - réunions, entretiens téléphoniques - animées par le pilote complètent les évaluations pédagogiques effectuées dans chaque établissement. L’évaluation finale devra permettre : • de mesurer le décalage entre les objectifs fixés et les résultats obtenus ; • de déterminer si les moyens mis en œuvre étaient adaptés ; • d’analyser l’intérêt de poursuivre et rectifier les activités de mobilité ; • d’utiliser les résultats dans la programmation de futurs projets et dans l’amélioration de la stratégie. Pour certains projets groupés et/ou récurrents, une étude d’impact est également envisageable. L’ensemble permet, outre le contrôle et l’analyse des modes opératoires, une valorisation des résultats obtenus au regard des objectifs fixés, mais également la promotion de la mobilité et la sensibilisation du public et des futurs bénéficiaires ! Evaluation des bénéficiaires (validation des compétences) Une mise en commun des outils d’évaluation des participants doit être organisée (évaluation professionnelle, linguistique, pédagogique et culturelle). C’est une démarche collective impliquant l’équipe pédagogique, le chef d’entreprise, le tuteur, l’élève, le partenaire d’accueil aux différents moments du projet (en amont, pendant et après les mobilités). Evaluation de la qualité des mobilités Les outils d’évaluation mis en commun permettent de mesurer les critères à évaluer en entreprise, en formation. Cela facilite le travail de compilation pour le rapport final à produire en fin de projet. Chaque établissement procède à l’évaluation des mobilités de son groupe et de son partenariat.

OUTIL N°9

EXEMPLES DE GRILLE D’ÉVALUATION

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4 La communication interne et externe La communication interne doit être régulière (mails, visio-conférences). Le pilote dispose, a minima, d’un double contact au sein de chaque établissement : le proviseur et le référent projet afin d’éviter toute déperdition d’informations. La communication a pour objectifs de valoriser le travail effectué et de pérenniser le projet. Il s’agit de susciter un effet démultiplicateur en motivant d’autres lycées, d’autres financeurs et soutiens de toutes parts. L’objectif est de construire un plan de valorisation conjoint en listant : - Les cibles en France et dans les pays partenaires, voire au niveau européen (familles, entreprises, élus, autres lycées et élèves, institutions, agence nationale, Commission européenne…) ; - Les indicateurs, résultats, impacts à mettre en avant en fonction des objectifs (résultats scolaires, poursuite d’étude, nouveaux partenariats, etc.) ; - Les supports de communication utilisés par les différents partenaires et le pilote (site, presse, courrier, vidéos, interventions, rendez-vous, etc. ) ; - Un échéancier indiquant qui intervient et de quelle manière dans la réalisation de chaque activité. Les activités de communication doivent également être partagées, en fonction des réseaux, moyens et compétences de chacun. Par exemple, une journée de remise des EUROPASS/EUROPRO commune à tous peut être prise en charge par un des établissements, une publication des résultats signée par l’ensemble des lycées partenaires du projet groupé peut être élaborée de manière simple. En fonction des projets, il est également possible que les établissements participent à divers groupes de réflexion sur des thèmes liés à l’Europe ou à la mobilité et rencontrent d’autres acteurs. Ces instants sont autant de moments de rencontres et de diffusion de l’information.

NOS CONSEILS • Recherche

de partenaires Profitez d’un autre projet, d’un voyage de classe, de la réception des partenaires en France, des jumelages de villes, pensez aux services des relations internationales, des collectivités locales, organisez une conférence type Skype... Les visites préalables sur place sont très importantes pour chacun des partenaires du projet groupé. Formalisez les relations afin de vous assurer de la pérennité des échanges. • Rédaction

du projet La rédaction d’une candidature groupée doit présenter la mutualisation des partenaires impliqués. Il faut éviter l’impression d’ « empilement » ou au contraire la quasi absence des partenaires d’envoi, autre que le porteur, dans les activités et la gestion de projet. • Information

des candidats L’information doit être la plus compréhensible possible et inscrite dans le projet d’établissement. Il faut rendre chaque partenaire acteur de l’information. • Accompagnement

des bénéficiaires L’information et la sélection des élèves, par chaque établissement d’envoi, rendent les partenaires acteurs du projet. La gratuité totale pour les élèves n’est pas recommandée par les porteurs de projets groupés expérimentés. Une contribution financière, même minime, est souhaitable afin que l’engagement soit plus fort et afin de s’assurer d’une meilleure réalisation des mobilités. 24

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En termes de préparation des élèves, il est recommandé que chaque partenaire organise des activités pour ses élèves et prenne en charge une action commune, à laquelle tous les établissements contribuent et participent. Le développement d’outils pédagogiques est un enjeu et un intérêt majeur d’un projet groupé. • Gestion

financière Il est nécessaire d’adapter les modalités d’organisation en fonction du porteur de projet et de sa capacité à mutualiser la gestion administrative et financière. Profitez d’être regroupés pour optimiser la gestion des bourses et des fonds, l’effet levier du programme étant recherché ! • Évaluation - Utilisez les candidatures et les rapports d’activités comme des outils de pilotage ; - Identifiez vos points forts et vos points faibles et repérez des pistes d’amélioration ; - Etablissez un programme d’action, pour maintenir les points positifs et corriger les

points faibles (un plan concret et précis, indiquant les moyens et les objectifs) ; - Analysez régulièrement vos expériences antérieures : c’est cela capitaliser !

Pour aller plus loin Les visites préparatoires Leonardo : http://www.europe-education-formation.fr/leonardo-VP.php w Le générateur de convention de mobilité « Customizer » : http://www.european-mobility.eu/ w La charte de la fonction tutorale (ARIFOR Champagne-Ardennes) : http://actus.arifor.fr/upload/file/ChartFonction-Tutoral-Entreprise.pdf w

w Le

guide d’import des données des partenaires des projets groupés pour une nouvelle candidature (gestion administrative) http://ulysse.2e2f.fr

Evaluation des compétences et reconnaissance des mobilités : ECVET : http://www.ecvet-team.eu/fr EUROPASS : http://www.2e2f.fr/europass.php w

Certifier son projet de mobilité Leonardo : http://www.europe-education-formation.fr/leonardo-mob-certifier.php w La charte de qualité de la mobilité http://www.2e2f.fr/leonardo-projetsgroupes.php w

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NOTES

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REMERCIEMENTS L’agence Europe-Education-Formation France remercie très chaleureusement les membres du groupe de travail. Ce groupe a travaillé d’avril à septembre 2011 pour produire ce guide et sera attentif à son impact. Chaque représentant a apporté sa contribution personnelle à l’écriture collective de ce guide. INSTITUTION / ORGANISME

REPRÉSENTÉ PAR

w Agence Europe Education Formation France

Rachel Duigou, Catherine Girardat

w Direction des relations européennes et internationales et de la coopération (DREIC) Ministère de l’éducation nationale, de la jeunesse et de la vie associative / Ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche

Vincent Honorat, Michel Lefranc

w Direction générale de l’enseignement scolaire (DGESCO ) Ministère de l’éducation nationale, de la jeunesse et de la vie associative

Martine Paty , Patricia Janissin

w ADAREIC : Association des Délégués académiques aux relations internationales et à la coopération

Evelyne Beaudeux-Waisse ( DAREIC académie de Nancy-Metz), Bruno Boddaert (DAREIC académie de Grenoble)

w Lycée Jean Rostand – Angoulême

Anne Marie Vrigneau, proviseur

w Lycée Brise Lames – Martigues

Catherine Serrano, chef de travaux

w Réseau de l’association France EUROPEA. Association créée en 2000 et fédérant plus de 80 lycées agricoles privés et publics en France.

Bernard Longueville, Sophie Blainville

EUROPEA international , association créée en 1991 http://www.europea.org/ index.php w Région Centre Direction de l’action publique européenne

Valérie Mégret, correspondante Europe

w GIP FCIP de l’académie de Lyon –GIPAL

Daniel Pillon

CONTACT : leonardo@2e2f.fr Crédit photographique : ShutterstockImages

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Ă&#x2030;ditĂŠ avec le soutien financier de la Commission europĂŠenne. Septembre 2011.

Le contenu de cette publication et lâ&#x20AC;&#x2122;usage qui pourrait en ĂŞtre fait nâ&#x20AC;&#x2122;engagent pas la responsabilitĂŠ de la Commission europĂŠenne.

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