Manual de relacionamento com a Mídia by Agência ID9

Manual de relacionamento com a MĂdia

Apresentação Caro cliente, Pensando no vínculo profissional que temos, decidimos ajudá-lo na construção do seu relacionamento com a imprensa, para que você e ela possam ter uma relação sólida na base de uma boa comunicação, sendo que cada veículo de comunicação tem uma maneira de informar a sociedade determinadas notícias. Este Guia de Relacionamento com a Mídia tem o intuito de facilitar o entendimento do cliente em relação à assessoria de imprensa e mídias sociais. Ele serve para que você compreenda melhor o trabalho desenvolvido não só pelos assessores, mas da imprensa em geral. O guia não deve ser seguido à risca, é somente para consulta em caso de dúvidas. Caso ainda a tenha e não encontre a resposta neste manual, entre em contato com a ID9 que teremos o imenso prazer em ajudá-lo.

Sumário Apresentação..................................................................................................................................... 3 O que ID9 faz em Assessoria de Imprensa?....................................................................................... 5 A importância do trabalho jornalístico para a Assessoria................................................................... 6 Afinal, o que é notícia?....................................................................................................................... 7 Veículos de Comunicação: Cada um exige uma postura diferente................................................ 8 Preparação para entrevistas............................................................................................................... 9 Rádio: Dê respostas claras e objetivas...............................................................................................10 Revistas e Jornais: Não demore a dar feedback!..............................................................................11 Televisão: Cuidado na escolha da roupa!.........................................................................................12 Entrevista Coletiva..............................................................................................................................13 Entrevista Online.................................................................................................................................15 Mídias digitais: Conectando sua empresa com o mundo................................................................16 Glossário.............................................................................................................................................17

O que a ID9 faz em Assessoria de Imprensa? O setor de Assessoria de Imprensa tem o papel de construir e manter relações com os meios de comunicação, com objetivo de cuidar da imagem do cliente perante a mídia. Na ID9 esse setor trabalha em parceria com eventos, mídias digitais e planejamento em relações públicas, com a finalidade de manter uma linha de Comunicação Integrada, alinhando-se a todos os setores. Os Assessores de Comunicação também cuidam de Gestão de Crise, realizando o trabalho de prevenção, monitoramento e pós-crise, com a finalidade de ajudar a empresa nesse momento delicado e aproveitar a situação para fortalecê-la.

Para divulgar eventos, lançamento de produtos entre outras informações importantes, a Assessoria faz produtos comunicacionais (como release e notas) para serem disparados para a imprensa, caso o jornalista se interesse, ele irá publicar uma matéria sobre. Para esclarecer eventuais dúvidas sobre determinados assuntos de uma empresa, os jornalistas entram em contato com o assessor de imprensa dela ou procura algum responsável pela empresa. Aconselhamos que a partir do contato da imprensa, direcione a ele o contato da ID9, para que possamos atendê-lo. Caso sejam informações urgentes, apenas diga o que não compromete os negócios da empresa, tenha cautela ao falar, para que não ocorra vazamento de informações sigilosas.

AA importância importância do do trabalho trabalho jornalístico jornalístico para para a a Assessoria Assessoria A imprensa é importante para o trabalho de comunicação, principalmente para divulgar o que uma empresa realiza. A partir do release, ele é mandado para os jornalistas e eles decidem se ele vai ser publicado nos veículos de comunicação, mas não é apenas isso que os jornalistas fazem. O jornalista tem o papel de divulgar notícias que sejam de interesse público, como as relacionadas ao governo. Eles trabalham em diversos meios de comunicação, como a TV, jornais, sites, revistas e rádio, além de empresas e agências de assessoria de imprensa.

Por isso a importância de construir contato com esses profissionais. Eles são essenciais para o trabalho de divulgar e construir uma imagem positiva da sua empresa para seus públicos, informando novidades e notícias que os afetam.

Afinal, o que é notícia? Notícia é uma informação, um acontecimento novo sobre algum assunto. Em jornalismo é um texto que conta sobre um fato recente de grande importância para a sociedade, sendo relacionado a uma diversidade de temas. Exemplo: O presidente do Brasil irá se recandidatar em 2014 (o tema é sobre política). Para que esse tipo de notícia ganhe conhecimento da população, ela deve ser veiculada para os meios de comunicação (rádio, televisão, jornal, sites...), cada meio as transmite de acordo com o sua estrutura. Os jornalistas utilizam uma formatação para escreverem a notícia, que deve ser clara, para que todos a entendam à primeira vista.

Veículos de Comunicação: Cada um exige uma postura diferente

Cada meio de comunicação exige uma atitude diferente em relação à outra, na hora de realizar uma entrevista, por isso é importante saber como se posicionar para cada grupo de mídia. Em seguida você verá dicas sobre como se preparar para dar uma entrevista para os veículos dos meios impresso, digital, televisivo e rádio.

Preparação para as entrevistas Antes de uma entrevista, procure saber quem irá lhe entrevistar, sobre o meio de comunicação que ele trabalha, assim saberá como ele irá conduzir a entrevista (pode ser mais tranquilo no começo e depois ficar agressivo, por exemplo). Antes da entrevista, peça para que o jornalista lhe mande as perguntas, para que você se prepare. Caso ele não possa enviar (os jornalistas nunca mandam todas as perguntas para o entrevistado,para não “construírem respostas”, o que para eles não é bom), peça para que ele mande o roteiro (dependendo do veículo, eles não o enviam), para que você possa se preparar com antecedência.

Rádio: Dê respostas claras e objetivas O rádio é um dos meios de comunicação de massa mais antigo, junto com o jornal. Como é dinâmico exige certa praticidade para divulgar as notícias, que devem ser claras e rápidas. Entrevistas para as rádios exige retorno rápido, são entrevistas realizadas por telefone, sendo normalmente gravadas e editadas como na televisão, mas podem ser realizadas ao vivo. Esclareça as dúvidas com o jornalista sendo o mais objetivo possível, respondendo apenas o necessário. Assim o que você disse não corre o risco de ser distorcido ou mal interpretado.

Revistas e Jornais: Não demore a dar feedback! Veículos impressos (jornais e revistas) são meios que demoram certo tempo para produzirem suas matérias. Por isso há um tempo maior para que o entrevistado possa dar um retorno, diferente do rádio. Mesmo com um prazo maior para dar feedback, o entrevistado não deve demorar muito para responder as perguntas (que podem ser respondidas por meio de e-mail, telefone ou pessoalmente), para não atrapalhar o fechamento das redações.

O mesmo procedimento deve ser feito por telefone ou pessoalmente, mas quando falar com o jornalista, fale com tranquilidade e de forma clara, assim facilita o trabalho de transcrição da entrevista do jornalista e evitará possíveis erros.

Entrevistas realizadas por meio impresso devem ser respondidas o mais rápido possível, indo direto ao assunto, mas explicando com detalhes o que for perguntado, principalmente via e-mail.

Televisão: Cuidado na escolha da roupa! Os jornalistas das emissoras de TV realizam as entrevistas na própria emissora, no caso de programas, as matérias são realizadas no local em que o entrevistado trabalha ou em outro ambiente, nesse caso a escolha da roupa é extremamente importante. Evite roupas com listras finas, xadrez e muito coloridas, elas provocam efeitos desagradáveis no vídeo. Evite também maquiagem carregada e excesso de acessórios. Boa postura e expressar-se naturalmente são dicas primordiais para se sair bem quando entrevistado, assim não se corre o risco de “comer letras”. As entrevistas podem acabar sendo longas. Caso isso aconteça, peça para deixar um copo d’água à sua disposição, para a garganta não ficar seca e acabar prejudicando a sua voz.

Entrevistas realizadas no local de trabalho devem ser em locais tranquilos, onde barulhos de carros, por exemplo, não atrapalhem a gravação. Lembre-se de desligar o celular para não interromper a entrevista.

Entrevista coletiva O porta-voz deve ter total conhecimento do tema da coletiva, principalmente sobre as matérias que estão sendo vinculadas na imprensa (principalmente em caso de crise). Durante: Passe para o entrevistador todas as informações importantes

Antes: Tenha conhecimento geral do assunto tratado Para qualquer entrevista, o entrevistado deve se preparar com antecedência, como é orientado no media training. O assunto que vai ser tratado na coletiva deve ser bem trabalhado, faça uma lista de informações importantes (material de apoio), como leis, para ajudar na hora do “branco”.

Quando o porta voz dá uma entrevista, ele tem total conhecimento sobre o assunto que será tratado, nunca dê informações se não está inteirado do assunto. Fale tranquilamente e com clareza, evite usar jargões. Caso utilize, explique o significado ao entrevistador. Se precisar (em caso de nomes estrangeiros) repita o nome ou soletre e não se esqueça do material de apoio! O local da entrevista deve ser confortável e arejado, o porta-voz deve se sentir a vontade, visualizando todos que estão no ambiente.

Entrevista coletiva O tempo estipulado para a entrevista deve ser determinado antes pelo mestre de cerimônia. Ele que vai ser o medidor do tempo e ânimos. Se ele sentir que um determinado jornalista (principalmente se já for conhecido) está insistindo demais ou deixando o porta-voz em uma situação embaraçosa, ele vai intervir e passar a palavra para o próximo. O mestre de cerimônia inicia a coletiva e vai guiar o tom da entrevista. Ele deve estar preparado para que o entrevistado não se enrole. Após a apresentação dos porta-vozes, o mestre de cerimônia começará a coletiva, informando aos jornalistas que para eles perguntarem devem se inscrever, levantando a mão.

Os jornalistas podem acabar fazendo perguntas ríspidas. Mantenha a calma e responda educadamente. Devem ser respondidas de acordo com as informações que podem ser repassadas, caso não possam, enfatize que são confidenciais. Depois da entrevista: Mantenha a disposição para eventuais dúvidas Após responder as perguntas, diga que está à disposição dos jornalistas. Caso tenham alguma dúvida, eles podem lhe contatar por meio de e-mail ou telefone. Mantenha contatos com eles. Depois pode ser entregue aos jornalistas um kit promocional ou press kit, para que eles tenham material sobre o assunto tratado na entrevista.

Entrevista Online: Escolha um local tranquilo para a entrevista Por conta da agenda do entrevistado, o jornalista pode acabar optando por uma entrevista online, por meio de softwares de vídeo conferência. Ele grava a entrevista e depois edita, sendo o mesmo processo realizado de uma entrevista em estúdio ou no local do trabalho. Sugira um horário em que não atrapalhe sua rotina, para poder realizar uma entrevista mais tranquila. Antes da entrevista, arrume um local tranquilo e organizado, para não ter nada atrás que possa tirar a atenção do jornalista e do público. Ajuste a webcam, mantendo apenas a visão do tronco para cima, para enquadrar bem o seu rosto, mantenha o corpo inclinado para frente, olhando para câmera, passando uma postura segura para quem for assistir à entrevista.

Mídias digitais: Conectando sua empresa com o mundo deve ser claro, para que o leitor não tenha dúvidas referentes aos produtos e serviços. No decorrer do dia, pode acabar surgindo imprevistos. Para evitar determinadas situações, as mídias devem ter:

A ID9 oferece ao cliente o serviço de mídias digitais, em que cuidamos de todas as redes sociais. Como alguns clientes podem acabar respondendo alguma crítica por meio delas, como no Facebook, por isso a importância de saber a se posicionar nesses meios O conteúdo elaborado nas mídias digitais (sites, blogs, redes sociais...)

Agilidade ao responder: o consumidor hoje em dia procura as redes sociais, como o Facebook e o Twitter, para reclamar dos serviços e produtos adquiridos. Para evitar que sua reclamação tome grandes proporções e que o problema seja resolvido, sempre responda pelos meios de comunicação, lembre-se: redes sociais também são SAC! Correções: Caso surja algum erro de informação em matérias online, entre em contato imediatamente com a ID9 para que os departamentos responsáveis façam as devidas alterações.

Glossário Clipping: Seleção de notícias nos meios de comunicação (jornais, revistas, sites...) para reunir um apanhado de notícias relacionadas à empresa. Follow up: Contato telefônico com jornalistas para que a matéria enviada haja uma divulgação maior. Feedback: Retorno sobre determinado assunto que foi pedido\divulgado. Jargão: Termos técnicos utilizados por pessoas de um determinado meio, como o meio jornalístico. Exemplo: Foca é o jornalista iniciante.

Lead: Primeira parte da notícia que informa o que tem de mais importante no texto. Mailing list: lista com contatos importantes da imprensa. O intuito do mailing é mandar releases, notas e e-mail marketing para que informações sejam divulgadas na imprensa.

Media Training: o treinamento de mídia serve para que os porta-vozes das empresas deem uma entrevista bem preparada para a imprensa, principalmente caso surja uma crise institucional. Nota à imprensa: Pequeno texto contendo informações importantes.

Kit Promocional: Amostra de produtos que são enviados para a imprensa, para que ela fale sobre seu lançamento. Press Kit: Pacote para a imprensa em que contém release e produtos, falando sobre novo lançamento. Press release (release): É um texto que contém informações de interesse da empresa como abertura de nova loja, esclarecimentos, eventos, etc. O release é enviado para a imprensa para que a notícia seja divulgada.

Bibliografia Glossário: FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA. Guia Prático de Relacionamento com a Mídia. Disponível em: <http:// www.secom.unb.br/imagens/guia_pratico.pdf>. Acesso em: 8 out. 2013, SECOM: Secretária de Comunicação Social da Presidência da República. Manual de orientação para atuação em redes sociais. Disponível em: <http://www.secom.gov.br/sobre-a-secom/acoes-e-programas/publicacoes/manuais-e-marcas/manual-de-redes-sociais>. Acesso em: 8 out. 2013. BRUNIERA, Celina. Texto jornalístico (3): Quem, o quê, onde, como, quando e por quê. Uol Educação. 11 set. 2006. Disponível em: <http://educacao.uol.com.br/disciplinas/ingles/texto-jornalistico-3-quem-o-que-onde-como-quando-e-por-que.htm>. Acesso em: 10 out. 2013. TRIBUNAL JUDICIÁRIO DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL. Manual de Relacionamento com a Imprensa. Disponível em: <http://www.tjrs.jus.br/export/imprensa/publicacoes/doc/manual_relacionamento_imprensa. pdf>. Acesso em: 17 out. 2013. BORGES, Ana. 5 passos para uma divulgação eficaz. Comunique-se Digital. 22 jul. 2013. Disponível em: <http://blog.comunique-se.com.br/Show.aspx?idMateria=91PlW8ZJKPqbuwfMnVolwA==&goback=%2Eg de_3191631_member_5797803857950040065#%21>. Acesso em: 22 out. 2013.