Memorias del segundo encuentro nacional de archivos by Archivo General de la Nación

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Archivo General de la NaciĂłn Vol. CXXIX

Memorias del Segundo E ncuentro Nacional de Archivos de la R epĂşblica D ominicana

Santo Domingo 2010

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Archivo General de la Nación, volumen CXXIX Memorias del Segundo Encuentro Nacional de Archivos de la República Dominicana

De esta edición © Archivo General de la Nación, 2010 Departamento de Investigación y Divulgación Área de Publicaciones Calle Modesto Díaz, Núm. 2, Zona Universitaria, Santo Domingo, República Dominicana Tel. 809-362-1111, Fax. 809-362-1110 www.agn.gov.do Cuidado de edición: Raymundo González Diagramación: Juan F. Domínguez Novas Diseño de portada: Juan F. Domínguez Novas Ilustración de portada: Afiche del Segundo Encuentro Nacional de Archivos

ISBN: 978-9945-074-21-5

Impresión: Editora Alfa & Omega

Impreso en República Dominicana / Printed in Dominican Republic

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Contenido

A manera de introducción..................................................................................13

INAUGURACIÓN 17 de julio de 2008 Discurso de apertura Roberto Cassá Director General del Archivo General de la Nación (AGN)............................19 Palabras de bienvenida Jorge Ruiz Dueñas Presidente de la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA) Director del Archivo General de la Nación de México.....................................25 Placas de reconocimiento a instituciones..........................................................31

PRIMERA JORNADA Importancia de los Sistemas Nacionales de Archivos 18 de julio de 2008 Importancia de los Sistemas Nacionales de Archivos Francisco Barbedo Subdirector Arquivo Nacional a Torre do Tombo, Portugal............................35

Sistema Nacional de Archivos: Experiencias de Cuba y Costa Rica

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Implementación de un Sistema Nacional de Archivos Ana Virginia García Subdirectora del Archivo General de la Nación de Costa Rica........................47

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Archivo General

de la

Nación

Sistema Nacional de Archivos en Cuba Marta Ferriol Directora del Archivo Nacional de la República de Cuba................................57

Sistemas nacionales de archivos centrales y descentralizados Sistemas de Archivos centralizados y descentralizados Laura Ureña Bosch Asesora del AGN / Archiveros Sin Fronteras y Antonio González Quintana Consultor del AGN..............................................................................................65

Informe de la Asociación Dominicana de Archivistas (ADA) Génesis de la Asociación Dominicana de Archivistas, 2006-2008 José Luís Sáez, S.J. Director del Archivo Histórico de la Arquidiócesis de Santo Domingo..........81

Los archivos regionales y municipales Archivos municipales y regionales Aldriano Pérez Técnico archivero del departamento del Sistema Nacional de Archivos, AGN 87.

El caso del Archivo Histórico de Santiago… Robert Espinal Director del Archivo Histórico de Santiago.......................................................95 La automatización de los archivos públicos en República Dominicana Johny Eliseo Calixto Camacho Consultor Área de Archivos, Baratz México.......................................................103

Panorama archivístico de la República Dominicana Estudios sobre buenas prácticas archivísticas en la República Dominicana Teresa Peralta Checo Consultora del AGN............................................................................................115 El censo guía y su importancia para el SNA de la República Dominicana Víctor de la Cruz Encargado de la Unidad de Información y Divulgación del departamento del Sistema Nacional de Archivos, AGN..............................147

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Memorias del Segundo Encuentro Nacional de Archivos

SEGUNDA JORNADA El SNA: Normativas y aplicaciones tecnológicas 19 de julio de 2008

Normalización archivística en el AGN y el Sistema Nacional de Archivos La normalización archivística en el AGN y el Sistema Nacional de Archivos Nelson Díaz Encargado del Área de Coordinación Archivística del departamento del Sistema Nacional de Archivos, AGN.............................................................157

SNA y Normalización archivística e intercambio internacional de información

Sistema Nacional de Archivos y normalización archivística Marisol Mesa León Subdirectora del Archivo Nacional de la República de Cuba...........................163

El Sistema Nacional de Archivos de la República Dominicana Antecedentes del Sistema Nacional de Archivos Luis Manuel Pucheu Subdirector del AGN...........................................................................................171 El Sistema Nacional de Archivos Ángel Hernández Director del departamento del Sistema Nacional de Archivos, AGN...............175

Los archivos privados y el SNA: Retos y perspectivas Los archivos masones en la República Dominicana y el SNA Freddy Santana Encargado de los archivos de la Gran Logia Masónica.....................................181 Los archivos privados y el SNA Mercedes Morales Archivista de la Casa Vicini..................................................................................183 Los archivos eclesiásticos ante la Ley General de Archivos José Luis Sáez, S.J. Director del Archivo Histórico de la Arquidiócesis de Santo Domingo..........187

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Las nuevas tecnologías de la información y sus aplicaciones en el SNA Digitalización del patrimonio bibliográfico y documental del AGN Andrea Paz Gerente del Proyecto de Digitalización del AGN..............................................189 “Sí, se puede”: El SNA y la Ley de Acceso a la Información Mayra Razuk Subdirectora del Consejo Nacional para la Reforma y Modernización del Estado (CONARE)...........................................................197 ANEXOS 1 Invitación Segundo Encuentro Nacional de Archivos..................................205 2 Lista de participantes con certificados en el evento......................................207 3 Cartas enviadas en cumplimiento de las resoluciones..................................211

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A manera de introducción

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Si hay un reto trascendente en el campo de la archivística dominicana este es hoy por hoy la construcción de un sistema nacional de archivos. En el marco de la legislación vigente que crea el Sistema Nacional de Archivos y con el apoyo del Archivo General de la Nación (AGN), como institución rectora de los archivos nacionales, se están forjando condiciones para avanzar hacia esta meta. Cuando los sistemas y los archivos cumplen su cometido se convierten en verdaderos custodios y promotores de los derechos de la ciudadanía, pues contribuyen a que los archivos estén al alcance del ciudadano y la ciudadana como una herramienta poderosa, por su fiabilidad y legitimidad, no solo en cuanto se refiere a los intereses privados de los particulares, sino a los de orden público, es decir, aquellos orientados a la consolidación de la ciudadanía participativa en los regímenes democráticos. La política definida por el AGN en sus planes de desarrollo busca acercar los archivos a la ciudadanía a fin de propiciar ese encuentro fructífero para el ordenamiento institucional y el afianzamiento del estado de derecho. Los días 17 a 19 del mes de julio de 2008 se reunieron en la ciudad de Santo Domingo, convocados por el Archivo General de la Nación, archivistas de instituciones públicas y privadas del país. Este ha sido un espacio abierto para impulsar el desarrollo y modernización de los archivos, en particular la formación y profesionalización del personal que labora en los archivos. Más de dos centenares de archivistas y encargados de instituciones archivísticas procedentes de más de cincuenta instituciones y unas seis provincias del país participaron activamente de esta reunión. Contó, además, entre sus invitados extranjeros, con directivos de los archivos nacionales de Portugal, Costa Rica, Cuba y Puerto Rico, así como representantes de empresas tecnológicas vinculadas a los servicios archivísticos en Iberoamérica, quienes tuvieron a su cargo conferencias y participaron en varios paneles.

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manera de introducción

La atención de los ponentes y participantes del Segundo Encuentro Nacional de Archivos se centró en la propuesta de formación de un Sistema Nacional de Archivos, el cual abarcará todos los archivos del sector público dominicano y aquellos privados que decidan pertenecer al mismo. Se trata de un tema fundamental que se encauza en la dirección del proyecto de Ley General de Archivos que estudia el Congreso Nacional, el cual fue sometido por iniciativa del Presidente de la República, doctor Leonel Fernández. Se advierten en dicho proyecto dos centros de gravedad: el uno se refiere al criterio de acceso a la información pública como principio básico de la labor de los archivos, aunque desde luego con las restricciones que las mismas leyes tienen previstas para proteger los derechos de las personas; el otro, al papel clave de un sistema de archivos en el desarrollo nacional. En la actualidad el establecimiento de un Sistema Nacional de Archivos es una realidad en unos países y una aspiración de muchos otros. Se comprende que así sea porque de un tiempo a esta parte la cuestión de la información documental es un tema ingente del mundo moderno, dado que su crecimiento a todos los niveles –que incluye la documentación digital que se genera cotidianamente– demanda de mediaciones inteligentes para hacer más eficaces y menos costosas las búsquedas por parte de usuarios exigentes, conscientes de sus derechos. Resulta poco menos que imposible imaginar el mundo moderno sin documentos; históricamente, los archivos han sido custodios de la información documental y los archivistas tienen el saber para viabilizar el que esta llegue a las manos de los usuarios, ya sean investigadores, administradores públicos, empresarios, oficiales de las instituciones, estudiantes, personas privadas, etc. Al mismo tiempo, esa información había permanecido en gran parte vedada al público, mientras que hoy se trata de ponerla al alcance de toda la ciudadanía. El encuentro de archivistas conoció diversos aspectos críticos relacionados con la forma como se lleva a cabo la gestión de la información documental en el país. Esta es la base para llevar a cabo la construcción de nuestro sistema y decidir cómo y por qué vías emprender la compleja tarea. Por ello fueron presentados los resultados del censo de archivos que viene realizando el Departamento del Sistema Nacional de Archivos con el apoyo del Ministerio de Cultura de España, así como el estudio realizado sobre las prácticas archivísticas en una muestra de instituciones públicas, apoyado por el Acuerdo PARME-CONARE-AGN. Asimismo, fueron presentados conceptos y experiencias de estructuración y normalización en sistemas nacionales de archivos de otros países, en particular de Portugal, Cuba, Costa Rica y España, pues ellos amplían el horizonte, alimentan la imaginación de los archivistas, proporcionan ideas y pueden ayudar a evitar que se cometan errores que de otro modo hubiesen sido difíciles de salvar. El buen suceso del Segundo Encuentro Nacional de Archivos se debió también al equipo interinstitucional que lo preparó del que formaron parte 14

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Memorias del Segundo Encuentro Nacional de Archivos

integrante, además del AGN, representantes del Banco Central, la Secretaría de Relaciones Exteriores y la Casa Vicini. No menos decisiva fue la colaboración de instituciones y empresas que patrocinaron el evento entre los que cabe citar a la Cámara de Diputados, el Banco Central, el Instituto Dominicano de Telecomunicaciones (INDOTEL), la Superintendencia de Seguros, la empresa dominicana Casa Vicini y las empresas españolas Vinfra y Baratz. A todas las personas e instituciones que lo hicieron posible queremos dejar constancia de nuestro agradecimiento. En las páginas que siguen se presenta la memoria del encuentro, siguiendo el orden del programa realizado. Está dividido en tres partes: comienza con los discursos del acto inaugural encabezado por el Dr. Rafael Alburquerque, vicepresidente de la República, los cuales estuvieron a cargo del director general del Archivo General de la Nación, Roberto Cassá, y del presidente de la Asociación Latinoamericana de Archivos, Jorge Ruiz, director del Archivo General de la Nación de México.1 En la segunda parte destacan las conferencias de los invitados Francisco Barbedo, director del Archivo Nacional de la Torre do Tombo de Portugal, así como la conferencia de Laura Ureña, asesora del AGN, sobre los sistemas nacionales de archivos centralizados y descentralizados; igualmente, en los paneles se presentaron resultados de estudios y experiencias nacionales y del exterior en relación a los sistemas de archivos. Destacan las experiencias de los sistemas de archivos de Costa Rica, presentada por Virginia García, directora del Archivo General de la Nación; también la de Cuba, presentada por Martha Ferriol, directora del Archivo Nacional. La tercera parte es un apéndice con diferentes informaciones de prensa y documentos relacionados con el desarrollo del evento. En su conjunto, las exposiciones proporcionaron a los presentes, de una parte, un panorama actualizado de los archivos dominicanos: de la administración pública, municipales y algunos archivos privados; de otra parte, permitieron delinear los desafíos que debemos afrontar para construir un sistema nacional de archivos en nuestro país. En ello fue decisivo el aporte de las experiencias internacionales a que nos referimos arriba. De igual modo, se presentaron avances de las aplicaciones que el AGN está empleando para facilitar la tarea, en términos de digitalización, descripción y sistematización de informaciones documentales, a través del proyecto de digitalización y el tesauro. También el proyecto iniciado por siete Ayuntamientos del país a través de la Federación Dominicana de Municipios con el apoyo de la empresa Baratz. A fin de cuentas, se trata de articular esfuerzos, caminar en la misma dirección, debatir y especificar la propuesta que ya tenemos, para desarrollarla y así alcanzar la meta del Sistema en un tiempo razonable. El señor Jorge Ruiz no pudo asistir al acto y envió su discurso que fue leído en la ocasión por la señora Sarah De Camps, del Banco Central, por designación del comité organizador del encuentro.

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manera de introducción

El Dr. Rafael Alburquerque (al centro), Vicepresidente de la República, encabeza la mesa principal del acto inaugural del Segundo Encuentro Nacional de Archivos. Le acompañan, a la derecha, el secretario de Estado de Cultura, Lic. José Rafael Lantigua; la subsecretaria de Relaciones Exteriores, Lic. Sarah Güémez Naut; el director del Indotel, José Rafael Vargas; a la izquierda, el Dr. Roberto Cassá, director general del AGN; Luis Manuel Pucheu, subdirector del AGN; Mercedes Morales, de la Casa Vicini, y José Luis Sáez, S. J., director del Archivo Histórico de la Arquidiócesis de Santo Domingo.

Concluyó con la presentación de una serie de propuestas y resoluciones. Entre ellas destacan: la petición al Congreso Nacional para que apruebe la Ley General de Archivos, la preocupación por las condiciones de trabajo en los archivos, por la formación del personal de los mismos, así como la necesidad de fortalecer la Asociación Dominicana de Archivistas. Sobre todo se enfatizó en la necesidad de la aprobación del proyecto de ley general de archivos, entonces pendiente en el Congreso Nacional, que como ya sabemos se convirtió en la Ley 418-08, o Ley General de Archivos de la República Dominicana, aprobada en diciembre del mismo año 2008, a escasos seis meses de la celebración del Segundo Encuentro Nacional de Archivos. Con la publicación de las ponencias de este segundo encuentro el Archivo General de la Nación espera contribuir al desarrollo y perfeccionamiento de la profesión archivística en nuestro país. La lectura y reflexión del material por cada uno y una de sus lectores hará de esta esperanza una realidad.

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INAUGURACIÃ&#x201C;N 17 de julio de 2008

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Discurso inaugural Roberto Cassá1

Por segunda vez, y por convocatoria del Archivo General de la Nación (AGN), nos damos cita representantes de los archivos dominicanos. Algunos cambios importantes se han producido en el año y medio transcurrido desde nuestro Primer Encuentro. Mientras el Primer Encuentro tuvo por principal punto de agenda el conocimiento del proyecto de Ley General de ArRoberto Cassá. chivos, del cual apenas se tenía una versión inicial, este Segundo Encuentro tiene por cometido abordar las consecuencias que se desprenden de la Ley para la creación del Sistema Nacional de Archivos (SNA), puesto que el instrumento legal ha sido ya aprobado por el Senado y solo está pendiente de su aprobación final por la Cámara de Diputados. Concomitantemente con la próxima aprobación de la Ley, este Segundo Encuentro en cierta manera culmina la trayectoria de modernización y desarrollo que desde hace tres años y medio se ha llevado a cabo en el Archivo General de la Nación y que permite visualizar una nueva etapa. Los logros alcanzados han sido, en primer lugar, el fruto de la mística colectiva de la generalidad del personal que labora en la institución. Se debe asimismo resaltar la Director general del Archivo General de la Nación. §

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Discurso

Roberto Cassá

visión del presidente Leonel Fernández, quien de manera invariable ha ofrecido respaldo a los trabajos que hemos llevado a cabo. También han revestido la mayor importancia las gestiones desplegadas por varios altos funcionarios de la República, en primer lugar el vicepresidente Rafael Alburquerque. Un último pilar ha correspondido a los comunicadores y a los integrantes de la ciudadanía interesados en la modernización archivística y en la buena marcha de las instituciones. Hace poco se efectuó una reorganización institucional que mejoró las condiciones para que el AGN se ponga a la altura de los requerimientos técnicos y de las demandas del Estado y la sociedad. La nueva división en departamentos se concibió con la visión de que el AGN pueda desempeñar simultáneamente las tareas de centro archivístico y las derivadas de su función de órgano rector del Sistema Nacional de Archivos. Hoy la institución se encuentra encarrilada y su tren corre aceitado a buena velocidad, con una amplia porción del personal bastante bien entrenado, instalados casi todos los dispositivos de seguridad y avanzados los planes de descripción y del sistema de referencias. La mayor limitación ha sido el no cumplimiento de las metas cuantitativas de la digitalización de los fondos antiguos, a causa de la falta de espacio para la instalación de un mayor número de escáneres y de haberse tenido que comprar estos equipos con recursos propios, forzosamente limitados pues implicaron sacrificar otras partidas presupuestadas. De todas maneras, en los últimos meses se han digitalizado alrededor de cinco millones de imágenes de fondos que han sido paralelamente descritos. La labor de digitalización de esos fondos está llamada a acelerarse con la reciente adquisición de dos nuevos escáneres y la instalación de un centro de cómputos con una memoria de cerca de cien terabytes. Esperamos que para el Tercer Encuentro ya se haya completado el objetivo cuantitativo de la digitalización. En el ínterin se han abierto perspectivas suplementarias para la digitalización, como las que resultan de la adquisición de escáneres de microfilmes, que permitirán en corto plazo la copia de documentos de archivos del exterior, registros del Servicio Civil y las colecciones de prensa de las últimas décadas, materiales estos dos últimos no contemplados en los planes anteriormente definidos. Una parte de estos documentos digitalizados se encuentra ya a disposición del público en la página web de la institución. Iniciada con la confección del Inventario Topográfico, la formación de un sistema de referencias ha alcanzado un nivel tal, que constituye un potente auxiliar a las búsquedas de los interesados. El posicionamiento de los trabajos en función del Sistema Nacional ha permitido abrir perspectivas de normalización de procedimientos e instrumentos para un futuro cercano. El tesauro confeccionado por un equipo dirigido por Nelson Díaz coadyuvará, una vez conformado el Sistema de Archivos, a una conexión creciente de los instrumentos de descripción de los diversos repositorios. Está a punto de publicación 20

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el censo-guía del AGN, elaborado, con el apoyo del Ministerio de Cultura de España, por un colectivo siempre dirigido y orientado por Raymundo González. De este instrumento se ha desprendido la labor realizada por Víctor de la Cruz y otros integrantes del Departamento de Sistema Nacional de Archivos para elaborar un censo nacional de archivos dominicanos, en fase muy avanzada, que permitirá visualizar un mapa del estado de los archivos del país, servirá para fines de elaboración de las políticas del Sistema. Tras estos logros, de este Segundo Encuentro deben salir nuevos contenidos que coadyuven al mejor funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos. Hace tiempo, en realidad, que el AGN viene trabajando en esa dirección: los múltiples diplomados han permitido una formación básica en archivística general a cientos de servidores de instituciones públicas, encargados del área de Archivo y Correspondencia. Se han abierto programas piloto de respaldo puntual en conservación y organización a instituciones archivísticas, como el Archivo Histórico de Santiago, la Sociedad Amantes de la Luz, el Archivo Municipal de Puerto Plata y la Sociedad Renovación. Labores adicionales se han llevado a cabo en apoyo a otros archivos, como los de la Masonería y algunos ayuntamientos. El personal del Departamento de Sistema Nacional de Archivos ha procurado atender al mayor número de solicitudes de asesoría y ha desplegado líneas de trabajo para mejorar las condiciones de algunos archivos y preservar en lo posible sus acervos. En un tiempo que debe ser breve, el AGN pasará de nuevo a ocupar una función activa en el ciclo de los documentos, al haber adquirido una nave industrial que permitirá recibir los documentos cuyo plazo de traslado a un archivo histórico o intermedio se haya vencido. Lo que está planteado con la creación del Sistema Nacional no consiste en una mera extensión de la experiencia del AGN. En rigor, de lo que se trata es de que, en conjunto, agrupados en un sistema verdaderamente funcional, los archivos dominicanos vayan conformando una pragmática ajustada a las condiciones del país y a las características de la gestión archivística en uso, con el fin de orientarse a una maximización de sus desempeños. Se nos presenta para los próximos años el reto de superar el estado deficiente, en muchos casos desastroso, en que comúnmente se lleva a cabo la gestión archivística dentro del país. Algunas de las excepciones son conocidas, y los directivos de estos archivos forman parte de los colectivos que han hecho posible este Segundo Encuentro, como los del Banco Central, la Arquidiócesis de Santo Domingo y la Casa Vicini. Con tal perspectiva, este Segundo Encuentro está concebido como un espacio para una reflexión colectiva acerca de los problemas envueltos en torno a la creación del Sistema Nacional. Propende, como puede constatarse en el programa, a un intercambio de experiencias y a la presentación de criterios que han ido formulándose en el interior del Archivo General de la Nación. Debemos agradecer la disposición para participar en esta reflexión de directivos de 21

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Discurso

Roberto Cassá

los archivos nacionales de Portugal, Costa Rica, Cuba y Puerto Rico. Y también es de destacar que, en los años recientes, la gestación de los conceptos que han permitido visualizar las primeras características del SNA ha estado indisolublemente conectada con la colaboración que han brindado técnicos y funcionarios del Archivo Nacional de Cuba, como Marisol Mesa, Olga Pedierrro y Adalberto Cebrián. Es propicia la ocasión para destacar igualmente las contribuciones a estas labores, en diversos momentos, de otros archiveros del exterior, como los españoles Antonio González Quintana y Laura Ureña. Las experiencias que los colegas de esos países nos transmitirán en este evento deberán ser evaluadas de cara a las características del país, a nuestro grado de la evolución en la gestión archivística, en particular a la preparación del capital humano, y a los mismos avances que ha logrado el Archivo General de la Nación. Los expositores y panelistas del personal del AGN y de otros archivos dominicanos tienen el reto de sistematizar experiencias y de avanzar alrededor de los puntos principales que comporta la definición de la nueva pragmática de la archivística dominicana con vistas a la construcción de nuestro sistema nacional. Un primer aspecto que está llamado a incluirse en la agenda de reflexión se refiere a las consecuencias del tipo de sistema definido en la Ley General de Archivos. Se enuncia en ella la descentralización operativa de los archivos y la centralización normativa. Esta última implica que, de común acuerdo, en el contexto de un Sistema regido por el Archivo General de la Nación y con representantes de instancias del Estado y de la sociedad en su Consejo Directivo, en el curso de los años próximos deberán crearse normas integradas para el conjunto de los archivos del país. Tal novedad deberá pasar por el estudio de los procedimientos en uso en la gestión archivística del conjunto de las instituciones, sea por efecto de instrumentos definidos por determinadas oficinas o por efecto de circunstancias generales, como la gravitación de tradiciones provenientes de otros países y de entornos institucionales del pasado. Deberá ponerse sobre el tapete la funcionalidad de los criterios elaborados por la diplomática documental dominicana y las consecuencias que se pueden desprender para una más eficiente gestión, en todos los planos, de la archivística. Al mismo tiempo, la centralización normativa no podrá en ningún caso ser una camisa de fuerza que restrinja las soluciones particulares ante los requerimientos que surgen en el proceso de desarrollo de la gestión de las instituciones por separado. Lo que debe estar en perspectiva son los criterios comunes que permitan un sistema integrado de normas y procedimientos que, a su vez, dé lugar a una optimización de las innovaciones que comporta. El concepto de descentralización operativa, por su parte, se refiere no solo a la dinámica administrativa, sino por igual a la de la gestión archivística, en la medida en que cada archivo o institución del sistema está llamado a desarrollar iniciativas acordes con las características de su cometido. 22

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Debe estar claro que la creación de nuestro Sistema conlleva una enorme cantidad de trabajo por realizar en los años venideros. Deberá trabajarse en la normalización de criterios y procedimientos, así como en la creación de las condiciones para un desempeño adecuado de la generalidad de archivos. Estas tareas deberán tener un común denominador, que es la expansión de la formación del personal de los archivos de todo el país. A continuación se desprenderá una agenda en torno a los instrumentos de descripción, los métodos de organización y conservación de los fondos y las conexiones que deben establecerse entre los archivos y otras instituciones del Sistema. Las consecuencias de lo que hoy nos convoca están llamadas a repercutir en el desempeño de la administración pública y en beneficio de la ciudadanía. Esto implica una proyección social de nuevo tipo, correspondiente a la redefinición de funciones que se vaya formulando. Toda una agenda de corte cultural debe acompañar el desarrollo de nuestro Sistema. Las acciones desplegadas por el AGN en este sentido han abierto ya algunos de senderos. Es el caso de la publicación de más de cuarenta libros sobre pensadores y políticos dominicanos, documentos de la época colonial, documentos sobre historia local, reproducción de obras históricas y edición de investigaciones recientes. Para los próximos meses se tiene ya una lista preliminar de unas setenta nuevas publicaciones. Los múltiples Boletines del AGN sirven de medio de divulgación de nuevos conocimientos. La página web ha puesto al alcance de todos múltiples informaciones de las labores del AGN. Un programa de radio ha sido inaugurado hace poco tiempo. Algunas exposiciones han logrado buena aceptación y se han rotado por varios lugares del país. Pero lo que verdaderamente parece constituir el reto crucial de las consecuencias del Sistema se refiere al fácil acceso a la información mediante mecanismos integrados entre los archivos y otras instituciones del Estado, de tal forma que se configure una verdadera red contentiva de referencias o de materiales aptos para el acceso por medios electrónicos. La clave de este salto en materia de la información que debe acompañar al SNA radica en el correcto uso de las tecnologías de punta. Entre otros temas de reflexión deberemos llegar a síntesis articuladoras entre el desarrollo archivístico y las potencialidades que ofrece la circulación de información de todo tipo entre los más variados actores de la vida social. Un sistema que garantice el ágil y eficiente acceso a materiales e informaciones de todo tipo tendrá consecuencias de primer orden en el funcionamiento administrativo del Estado, en la producción cultural, en la salvaguarda de los derechos ciudadanos y en la calidad del ordenamiento democrático. Deberemos sensibilizar a los titulares de las instituciones del Estado sobre la importancia de que la información no solo deber ser conservada y correctamente organizada y descrita, sino que esté disponible a la ciudadanía. Esto último está determinado por el requerimiento legal de la transparencia, así como por una visión que le 23

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Discurso

Roberto Cassá

da sentido en términos de eficacia global. Se trata de desmontar una cultura sustentada en el secreto, para sustituirla por otra de la transparencia que propenda a la profundización de componentes inherentes a la democracia. Son estos, a mi juicio, algunos de los ejes de un intercambio que conduzca a la búsqueda de soluciones para que la archivística dominicana se cualifique como parte del desarrollo de la comunidad nacional. Tenemos de inmediato el reto de que nuestras reflexiones y conclusiones en este Segundo Encuentro constituyan un peldaño dentro de un proceso de aplicación de experiencias tendentes al logro de la mayor calidad.

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Palabras de bienvenida Jorge Ruiz Dueñas1

Señor director general del Archivo General de la Nación, don Roberto Cassá; Señoras y señores archivistas y Asistentes a este importante encuentro a favor de la transparencia: Saludo a nombre de la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA) este Encuentro Nacional de Archivos de la República Dominicana convocado por su repositorio nacional y su director general, don Roberto Cassá, para reflexionar sobre los derechos de los ciudadanos a la información y a la necesaria elevación de la calidad de la gestión archivística. El tema permite hacer alguSarah De Camps, representante del Banco Central de nas reflexiones sobre la doble la República Dominicana, da lectura al discurso de misión impuesta hoy a los repoJorge Ruiz Dueñas. sitorios públicos: la custodia de la memoria histórica y esa panacea de la democracia relacionada con el derecho a la información que conocemos como transparencia.

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1 Presidente de la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA) y director del Archivo General de la Nación de México.

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de bienvenida

Palabras

Jorge Ruiz Dueñas

Cuánto de esta aspiración se ha tornado realidad con fundamento en las leyes que fortalecen el derecho a la información, es una pregunta que solo podemos responder al examinar las condiciones actuales de nuestros repositorios. Ahora, a nuestra misión de preservar la historia, de resguardar la memoria documental de nuestros países, los archivos han agregado a sus tareas y funciones un aparente signo de los nuevos tiempos: la transparencia que se ha convertido en la panacea democrática. ¿Pero hasta qué punto se han preparado estos procesos de cambio desde la base y se han ajustado a la intención de sus promotores sociales? ¿Se ha procedido en tiempo y forma, para decirlo con el lenguaje de los litigantes, considerando a los repositorios como prioridad y sin voluntarismo? Los documentos que despliega a diario nuestra sociedad se expanden ante nosotros como una nueva caja de Pandora. Esta característica se ha profundizado después de la segunda mitad del siglo xx con la burocratización del mundo, y ahora se pretende en los ámbitos del Estado elevar la calidad de la democracia mientras los acervos están vigentes y activos en las oficinas públicas. Sin embargo, para hacer de los avances tecnológicos una herramienta del rendimiento de cuentas, siempre se precisan adecuados dispositivos jurídicos orientados al acceso a la información y a la preservación de la intimidad, pero, sobre todo, se requieren repositorios con los elementos necesarios para su organización, descripción, conservación y gestión. Asistimos en los últimos tiempos al despliegue de una emergente preocupación por la transparencia y el acceso a la información gubernamental, que en nuestros países se ha manifestado en la promulgación de leyes para garantizar ese derecho correlativo de obligaciones para las autoridades. Otras tareas en la misma dirección, pretenden colmar vacíos legislativos sobre archivos y datos personales. Igualmente se han desplegado en América Latina esfuerzos tendentes a la instalación de organismos robustos que garanticen la transparencia, a efecto de no hacer nugatorio el derecho de los ciudadanos. Por supuesto, antes se han dado debates en espacios vitales como los medios de comunicación y, en ocasiones, en las instituciones de educación superior, prolongados en reuniones como esta, donde se busca la circulación de las ideas. El surgimiento de estudiosos de nuevo cuño empeñados en hacer el recuento de acciones exitosas en otras latitudes de las cuales se puede sacar partido para no transitar por sendas equivocadas, avanza hacia la conformación de una doctrina que deseamos adecuada a nuestras realidades sociales. Pero la formación de este corpus no está exenta de criterios divergentes, contrarios e incluso contradictorios. Sin embargo, es así como se desarrollan las tesis que animan las instituciones democráticas. La Asociación Latinoamericana de Archivos, solidaria con ese propósito democratizador, no puede dejar de expresar sus preocupaciones a partir de la reflexión que despiertan cientos de archivos públicos diseminados a lo largo de Iberoamérica. Ya sabemos que sin ellos no hay materia sobre la cual discernir 26

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Memorias del Segundo Encuentro Nacional de Archivos

acceso documental alguno. Más aún, la gestión archivística tiene normas desarrolladas a través de una práctica inveterada que deben respetarse, porque así conviene incluso a la transparencia, no por moda o interés político, sino porque la experiencia de quienes se han desarrollado en los repositorios y no en los escritorios, así lo han reconocido. Pero la dignificación de esta actividad mediante instalaciones adecuadas y presupuestos congruentes, no se ha dado de manera integral ni justa. Siempre hemos estado persuadidos de que en los ámbitos nacionales la verdadera transparencia debe iniciar con el incremento de los recursos destinados a los acervos públicos para fortalecer su gestión, así como el equipamiento y la capacitación, con el propósito de estar en condiciones de articular los mecanismos necesarios. No basta con impulsar dispositivos jurídicos o adecuaciones constitucionales de tercera generación, bien intencionadas pero sin acompañamiento ex ante y ex post, ni la adopción de herramientas informáticas olvidando priorizar la organización y la descripción documental, porque antes la preocupación por los archivos debe volverse genuino interés en las partidas presupuestarias de los gobiernos. No sirven a la sociedad órganos de vigilancia bien aviados, con archivos miserables. No es suficiente desde la perspectiva social el pronunciamiento por el derecho a la información, si no se traduce oportunamente en capacidad de operación para los repositorios. La fuerza de la cadena es la del eslabón más débil. Preguntarse por los edificios y el equipamiento de los archivos, por la formación de los archivistas y su desarrollo como verdadera opción de desempeño en el servicio civil de carrera, con sueldos adecuados a su responsabilidad y desempeño, así como por su capacitación; no confundir las bibliotecas con los archivos y sus técnicas de descripción; comprender que el criterio de organización en el ámbito internacional para los instrumentos de consulta contemporáneos recomienda el orden funcional no el simple seguimiento de los organigramas; todo ello, es requisito sine qua non para que fructifique la transparencia, más allá de la búsqueda de lo políticamente correcto, del cúmulo legislativo y de las instituciones que le acompañan. Más aún, para evitar las tensiones que como sino de los maniqueísmos latinoamericanos nos amagan recurrentemente, dividiendo los grupos de interés a los actores políticos en dos bandos: los opacos y los transparentes, es menester desplegar la voluntad política bien avenida con la celeridad que los aparatos públicos nacionales y los erarios pueden proporcionar en congruencia con el pretendido interés por el derecho a la información. Si una de las manifestaciones del subdesarrollo es la convivencia de las etapas pretecnológicas con las de punta, no es diferente el caso de la administración pública latinoameicana. Por ello, resulta estéril que la transparencia buscada se monte en la hipótesis de países uniformes y desarrollados, o bien, en el otro extremo se despliegue el patrimonialismo de la información convertido en exclusividad del aparato gubernamental, en rezago democrático o 27

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Palabras

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en retórica. Hoy, es tiempo de precisar las inquietudes de la sociedad: qué desea saber esta; instruirla en la potencialidad de estos escrutinios sin mensajes fútiles, y fomentar una plataforma cultural para evitar confundir los repositorios con casetas de informes o centros de maquila de tesis, ensayos o estudios mercadotécnicos; no pensar en una modernidad aséptica en busca de la redención política por el camino de una tecnología alejada de las mayorías, sin distinguir la desigualdad de las comarcas de nuestros países y el desequilibrio de sus fuerzas. Cumplir con las funciones que impone el acceso a la información pública a las diversas instancias del Estado debe contribuir al desarrollo y modernización de los archivos, mas la correcta aplicación de la técnica que han formulado para sí estos repositorios, homologada en el ámbito internacional, es la verdadera garantía de que su cumplimiento no sea una mera obligación burocrática. Por otra parte, persiste la equívoca idea de una modernidad sin reservorios en respaldo papel, pero debe advertirse que los archivos electrónicos aun vistos como soporte único no podrán ser eximidos de las normas básicas de clasificación de acervos, sobre todo después de ahondarse las dudas vinculadas con la confiabilidad y permanencia de estos soportes, y el cada vez más alarmante costo de la migración de plataformas. Esto es así, porque a pesar del reclamo competencial entre dependencias públicas no archivísticas para normar su empleo y desarrollo, en el ámbito internacional no dejan de ser acervos sujetos precisamente a su normativa. Decían los latinos: nomen est numen para referirse a la esencia que conlleva el nombre. Por ello, la Asociación Latinoamericana de Archivos, seguirá fraternalmente atenta al desarrollo de los diversos repositorios de la región. Precisamente, por ello, con afán constructivo, parece adecuado invitar a hacer una reflexión sobre las contradicciones que en estas materias nos aquejan y el trasfondo de cualquier política bien fundada: la ética pública. Aún en situaciones relacionadas con la implantación de medidas de modernidad, la premura en ganar el favor público sin dar los pasos necesarios para garantizar la pertinencia y solidez de las medidas adoptadas, demuestra que la ética pública no siempre es cabalmente internalizada. Preocupa, por su reflejo sintomático, cómo se llega en ocasiones a la implantación de legislaciones de transparencia sin preverse en los ámbitos responsables el camino necesario para garantizarla, más allá de la propaganda y las polémicas. Hemos de insistir: el interés por el derecho a la información sin incluir y aun anticipar la infraestructura necesaria en archivos, resulta más desalentadora que la insuficiencia de la legislación en la materia, pues produce una transparencia conflictiva. La ausencia de condiciones técnicas de los repositorios, de capacitación y de recursos de toda índole para hacer efectivo este derecho en los archivos públicos, con dispositivos legales suficientes, así como las grandes lagunas jurídicas de las muchas legislaciones de la materia carentes en varios aspectos de definiciones técnico jurídicas, pueden insu28

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flar el repertorio de ataques políticos donde de manera improductiva para la sociedad los actores suelen dividirse de manera maniquea, litigando en los medios y no en tribunales. En los ciclos de la historia, paradójicamente, los transparentes de una época se tornan en los opacos de mañana. Esto es así porque los dilemas cotidianos en torno de la transparencia buscada no siempre son considerados en la construcción legislativa y orgánico funcional ni asimiladas con ponderación las experiencias de muchos años de países con mayor tradición democrática que los nuestros. En el vértice de la pirámide la creación e internalización de una ética del servicio público, frecuentemente no cobra profundidad a tiempo para evitar decisiones incompletas en pos de resultados rápidos en las encuestas de opinión ciudadana. Resolver la inmediatez siempre sirve a los políticos pero no es suficiente para las mujeres y hombres de Estado. Corregir estos errores, requiere después esfuerzos considerables. La base de la democracia liberal obliga a establecer los límites de la acción de los servidores públicos. Las consecuencias de no hacerlo se palpan entre nuestras colectividades como ausencia de acuerdos y decisiones cuya obstruida eficacia se despliega en su ineficiencia política. Quizá estemos en la dirección correcta para lograr burocracias profesionales, pero ¿podremos decir lo mismo de los actores políticos, a veces ajenos a una axiología de valores públicos profundos y sí interesados en el pragmatismo de corto plazo? Por otra parte, la exposición mediática a que son sometidos a lo largo de América Latina los organismos de transparencia y sus funcionarios, como si se tratase de ordalías de probidad, y la inclinación de otros agentes por las ocho columnas, inclusive desde el anonimato o el seudónimo, se presta en muchos casos solo al espectáculo político, a la construcción y destrucción de imágenes públicas y a la crispación. En este sentido, la transparencia se dificulta porque el rendimiento de cuentas puede ser bloqueado en los grandes asuntos nacionales, o caer en la plaza pública pero suplantando la legalidad con el discurso. La transparencia, ya se ha dicho, en la práctica cotidiana suele también confundirse con ventanillas de información, con el «e-gobierno» y con la gestión virtual de procesos administrativos, pero el fondo medular del tema es otro: asegurar el ejercicio de las garantías individuales y los derechos políticos y, en mayor hondura, los derechos humanos; promover la democracia del mercado; evitar la corrupción, e implantar una transparencia que permita conocer ante el escrutinio público el fondo de las decisiones trascendentes para el futuro y la aplicación consecuente de responsabilidades políticas y legales a actos de imprudencia y lenidad que lastiman a nuestros pueblos, mediante la debida rendición de cuentas. De no bastar estos argumentos para echar una mirada benévola a favor de las muchas veces olvidadas oficinas de archivo; si se camina por la senda de una trans29

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Jorge Ruiz Dueñas

parencia de cristal que puede astillarse con el peso de nuestra incompetencia; si no fuese suficiente la necesidad de darle a los nuevos tiempos nuevos equilibrios inclinados a lo sustantivo y no a lo adjetivo, al menos, habría que recordar al patrimonio documental como nutriente del pasado común. No puede haber reflexión sobre el ser nacional que no fluya por las fuentes primarias. Lo que sí hay en los archivos es un rendimiento de cuentas inapelable, el del juicio de la Historia que guarda las huellas del ejercicio público. Hoy, en América Latina nos urgen más ideas que frases, más respeto que imposiciones, más colaboración que indiferencia. Quizá nos convenga tomar el consejo de Umberto Eco, cuando hace muchos años en el Senado de Italia le sugirió a cierto gremio actuar con conciencia y verse menos en el espejo. Enhorabuena se desarrolla este encuentro nacional en tan entrañable país. Seguramente los trabajos y reflexiones serán para bien de la República Dominicana y sus nobles repositorios.

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Placas de reconocimiento a instituciones

A propuesta del comité organizador, en el marco del evento inaugural, el Archivo General de la Nación otorgó reconocimientos a las siguientes instituciones por su apoyo a la celebración del segundo encuentro nacional de archivos:

◘ Dirección General de Aduanas ◘ Banco Central de la República Dominicana ◘ Cámara de Diputados ◘ Vinfra, S. A. ◘ Grupo Vicini ◘ Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones

1 El texto acordado para los diplomas fue el siguiente:

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Otorga un merecido reconocimiento A: _______________________ Por su apoyo incondicional en la celebración del II Encuentro Nacional de Archivos, celebrado del 17 al 19 de julio del año 2008. Dado en Santo Domingo, Distrito Nacional, República Dominicana, a los diecisiete (17) días del mes de julio del año dos mil ocho (2008). Roberto Cassá Director General

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Primera jornada Importancia de los Sistemas Nacionales de Archivos 18 de julio de 2008

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Importancia de los Sistemas N acionales de Archivos

Red Portuguesa de Archivos (RPA): comunicación y acceso globales Francisco Barbedo1

1. Introducción El acceso a contenidos culturales es una de las prioridades en el presente gobierno, siguiendo las directrices y política global sugeridas por la Comisión Europea. Se pretende promover la aproximación de los materiales culturales al ciudadano común que normalmente por ausencia de conocimiento o de práctica establecida no frecuenta o utiliza instituciones culturales especializadas. El público-meta será ampliado procurando que todos los ciudadaFrancisco Barbedo. nos tengan el derecho de acceso y usufructo de los bienes culturales. Este proceso es considerado igualmente como una oportunidad de crecimiento cívico y ciudadano, promoviendo la participación del mismo, lo que es un asunto esencial dentro de un régimen democrático. Una red presupone la existencia de una estructura de entidades conectadas por intereses comunes, con el objetivo de compartir recursos y de realizar acciones comunes de las cuales se obtengan beneficios mutuos. La construcción de una red exige planificación e inversión pasando en buena medida, por racionalizar y dar coherencia a las estructuras pre-existentes, en Director del Archivo Nacional de la Torre do Tombo de Portugal. §

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el sentido de promover la mejor articulación e interrelación entre los actores sociales envueltos. Implica el análisis sistemático de variables y constantes que la condicionan y al mismo tiempo a tener un particular cuidado en las innovaciones que se pretenden llevar a cabo. En el presente contexto, me refiero a una red portuguesa de archivos o una red de contenidos disponibles por las entidades productoras, la cual materializa una infraestructura de información. En este contexto, los archivos portugueses son considerados dentro de un ámbito extendido, englobando cualquier institución que contenga información de archivo, independientemente de su edad o soporte. De lo cual, la presencia de un sistema de archivos es una condición de base para adherirse a la red. Una red de archivos corresponde así a un conjunto de entidades productoras que funcionan de modo integrado y articulado en la ejecución de objetivos comunes. Tales objetos pueden consistir en compartir información y tornar accesibles los contenidos de los archivos. Con esta definición se destaca la importancia de colaboración entres actores que están unidos, motivada por expectativas e intereses en común. Presupone, por lo tanto que más allá de la disponibilidad de información en la red, los actores tienen en vista la posibilidad de obtener ventajas, no necesariamente materiales, sino de otra naturaleza, como una mayor transparencia para el ciudadano o la adhesión a practicas de gobierno electrónico de aproximación al ciudadano. Surgiendo entonces, un problema existente, que es el de la «gobernación» de la red, el cual será analizado más adelante. A nivel europeo se puede observar una tendencia políticamente sedimentada de divulgar y tornar accesible el patrimonio al ciudadano común, dándole oportunidad de conocer y usar dicho patrimonio con el mínimo esfuerzo posible. Esto implica la desmaterialización del patrimonio –a través de transferencia de soporte– y el consecuente incremento de las opciones de accesibilidad. Implica igualmente la creación de estructuras comunes de diseminación. Algunos proyectos desarrollados, como la TEL, otros en fase de desarrollo, como la Biblioteca Digital Europea (EUROPEANA)y otros en fase de arranque, como el portal de archivos europeos (APENET) constituyen ejemplos prácticos de ejecución de esta política. El objetivo primario de la red implica la construcción de un portal de archivos que servirá de punto de referencia de investigaciones y recuperación de los contenidos disponibles por las entidades que están conectadas. Red y portal deben ser encarados como dos realidades inseparables.

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2. Envolvente Dentro de la RPA, según el concepto por el cual ella irá a actuar y de la cual dependerá, incluyen entre otras variables los denominados stakeholders. Los socios stakeholders se definen dentro de este ámbito como toda entidad individual o colectiva que tiene algún tipo de de relación, influencia o interés con la Red Portuguesa de Archivos. En este sentido se consideró útil en esta fase de desarrollo la identificación y análisis de varios potenciales stakeholders envueltos, así como la medición del interés o grado de influencia relacionado con la RPA. Fueron identificados seis grupos de stakeholders, los cuales describimos: • Colaboradores de entidades adherentes y no adherentes (colaboradores de estas entidades que recorren la red y sus servicios en el marco del desarrollo de sus actividades profesionales). • Los medios (medios de comunicación social en general, prensa escrita, radio y televisión). • Gobierno (patrocinador y del cual emanan políticas y líneas de actuación). • Comunidad archivística (compuesta por los profesionales de archivos, asociaciones profesionales, etc. los cuales buscan informaciones especializadas). • Comunidad de enseñanza e investigación (compuesta por las escuelas y universidades en general). • Ciudadano (entendido como el ciudadano en general, que pretende tener acceso a las informaciones con propósito de índole administrativa, científica o lúdica). El análisis de cada uno de los stakeholders mencionados permitió que se estableciera una tabla de relevancia, la cual evidencia el grado de influencia –poder– y de interés de cada stakeholder relacionado a la red portuguesa de archivos, en una escala definida de 1 al 5 (1 = interés/poder mínimo y 5 = interés/poder máximo).2 Con base a estos datos fue posible construir una matriz de stakeholders, que evidencian su posicionamiento, de acuerdo con variables influencia (poder) e interés en el marco de los cuatros siguientes cuadrantes (involucrar, satisfacer, informar y monitorear). 2

3. Fundamentos

y principios

Consideramos que la RPA se debe regir por principios claros. Para este efecto fueron definidas reglas que determinarán el diseño de la red y consecuentemente las funcionalidades soportadas por el portal. Ver: http://www.europeandigitallibrary.eu/edlnet y http://www.europeana.eu.

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Los principios que rigen el establecimiento de la RPA son los siguientes: 1. Integración Estructural: este principio se refiere a la forma de funcionamiento y organización de la red. Presupone la relación y cohesión globales. En el caso específico de la RPA, la cohesión facilita la difusión y distribución de valores y normas traducidas, en buenas prácticas de gestión documental y de acceso a la información. Valores como transparencia, responsabilidad y difusión de la información deberán estar presentes entre los adherentes. Para conseguir implementar este principio es fundamental un modelo de gestión abierto, simplificado y transparente que cree mecanismos eficaces de articulación, enfocados preferentemente en la microestructura presente en las transacciones que ocurren en la red y no en las organizaciones que aseguran estas transacciones. Es aún más importante que el modelo puesto en causa asegure la disponibilidad de diversos tipos de servicios y el establecimiento de condiciones de acceso. 2. Neutralidad: este principio determina, fundamentalmente, que la red no interfiera en la información disponible por los adherentes, una vez que esta obedezca al área funcional y temática de actuación de la red. Las informaciones deben estar acorde con las normas adoptadas que viabilicen la interoperatibilidad y los requisitos administrativos indispensables para la autonomía de decisión por parte de los adherentes. El respeto de este principio no significa que la colocación de contenidos y prestación de servicios en el portal esté libre de restricciones, sino presupone que su presentación se refiera solo al adherente, siempre y cuando sean cumplidos los requisitos anteriormente descritos. Estos requisitos son indispensables, pues la interoperatibilidad es esencial para el funcionamiento de la red, y esta solo se consigue a través de mecanismos reglamentarios y tecnológicos explícitamente aceptados por las partes envueltas.3 3. Interoperatibilidad: principio que implica la capacidad de intercomunicación, tecnología, sintáctica y semántica, entre los depositarios de información existentes en la red. De él se obtienen las siguientes suposiciones: 3

3.1 Investigación de inter-depositarios a través de protocolos abiertos. Cuando es referido el portal de archivos como un punto de acceso centralizado, lo cual no significa que toda la información disponible esté físicamente concentrada. La información materializada en documentos, imágenes de documentos, registros de metainformación y servicios están físicamente localizados en cada entidad productora. El portal asegura la convergencia y unificación de la investigación y recuperación de estos objetos mediante la implementación del protocolo de búsqueda abierto e interoperable Ver JONES, ibídem.

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(OAI-PMH,44 ORE y la tecnología de web harvesting). Esto significa que para un usuario del portal, no habrá la necesidad de salir para ir a otros sitios donde se encuentre la información. Se pueden recuperar desde el portal los metadatos necesarios para posteriormente acceder a los contenidos pretendidos. En este sentido, no es obligatorio que una entidad adherente tenga un sitio web, pero es necesario que tenga acceso a internet y que la información que pretende disponer esté en formato electrónico. 3.2 Accesibilidad: se pretende con este principio, garantizar que el acceso a toda la información disponible en la red sea libre y reutilizable. Existen, sin embargo, restricciones en la reutilización, que podrán ser negociadas entre el usuario y la entidad que es dueña de la información en cuestión. Estos aspectos sobrepasan el ámbito y la competencia que la red pretende asumir. 4. Calidad: la red deberá garantizar la adecuación de los contenidos propuestos por las entidades adherentes al contenido programático de la red. Es igualmente necesario ejercer acciones de validación en conformidad con las normas establecidas, siendo estas las bases de criterios de calidad de los contenidos en la red. Estos principios inciden de manera deliberada solo sobre los contenidos. Para conseguir corresponder a los estándares de calidad, las entidades adherentes necesitan adoptar prácticas de gestión integrada de archivos y normas en el departamento de gestión de contenidos y preservación digital.5 5

La red podrá funcionar como un punto focal para la captación de financiamiento destinado a las entidades adherentes, buscando incrementar la producción y conversión de contenidos disponibles en la red. Así como correctas prácticas en la gestión de contenidos que de forma indirecta generan condiciones técnicas y organizacionales para la disponibilidad de contenidos. El apoyo a proyectos de digitalización será una de las prioridades con el objetivo de aumentar el número de imágenes disponibles y asociadas a registros descriptivos.

4. Ámbito

y contenido de la red

La definición de los participantes en la red fue un paso imprescindible para percibir los tipos de adherentes existentes y la forma en que cada una de estas entidades se relacionará con la red. En este sentido, se consideró al productor como una entidad básica. De hecho, una constatación evidente es el hecho de LA DGARQ asumió las funciones y competencias del extinto IAN/TT (Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo). 5 Ver http://www.openarchives.org/OAI/openarchivesprotocol.html. 4

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que toda organización produce documentos, sin embargo, no todas las organizaciones archivan estos, sino que configuran la función especializada de recolectar, tratar y tornar accesible la documentación histórica. Las entidades archivadoras fueron también consideradas en la red como un subgrupo de entidad productora. Esta definición permite incluir no solo las instituciones especializadas en archivar y tratar documentos históricos sino también otras instituciones del Estado que desean publicar sus documentos en la web. De este modo la red asume una forma «ecológica» de reunión de funciones de acceso de documentos independientemente del estado en que estos se encuentren. 4.1 Servicios Prestados por la red: La red fue desde el inicio implementada como un medio para proporcionar varios tipos de servicios a los ciudadanos, aunque se considere una irrealidad el llevar a cabo todos estos servicios al mismo tiempo. Servicios disponibles de forma organizada destinados a diferentes tipos de usuarios, así en una primera fase se prevé lo siguiente: – Búsqueda y recuperación de metadatos relativos a documentos guardados por las entidades adherentes, así como los contenidos (imágenes) que eventualmente estén asociados. – Reenfoque hacia otras entidades archivistas no adherentes, consideradas relevantes, o sea, identificarlas de forma íntegra, y disponibilizar el URL de las entidades no adherentes que guarden información y desarrollen actividades cuya divulgación en el ámbito de la red sea considerada pertinente. – Difusión selectiva de información, con el objetivo de disponibilizar la información actualizada, organizada según las áreas temáticas predefinidas, dirigida a diferentes tipos de usuarios.

En una segunda fase, todavía no definida, temporalmente se pretenden implementar los siguientes servicios: – Certificación en la red: Obtención en la red de copias certificadas de documentación validada por una entidad adherente y en consecuencia con valor probatorio. Un servicio bajo la responsabilidad de las entidades adherentes y destinado a todos los usuarios de la red. – Pre-ingreso de objetos digitales: Se pretende posibilitar el ingreso en las diferentes entidades adherentes a través de recursos disponibles en la red de documentos electrónicos previamente evaluados con toda la metainformacion que les debe estar asociada. – Convertidores de objetos digitales: es decir, recursos disponibles en la red, con el objetivo de permitir a una entidad archivista proceder de for40

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ma autónoma a la conversión de sus documentos de archivos electrónicos para evitar que su obsolescencia tecnológica. Servicio de responsabilidad del órgano de coordinación de la red destinado a entidades adherentes e no adherentes. – Visitas virtuales, exposiciones, muestras en-línea de las entidades adherentes. La selección de contenidos y su presentación y disponibilidad son responsabilidad de cada entidad adherente. Servicios destinados a todos los usuarios de la red. – Oferta de formación certificada en los temas de archivística o áreas afines, lo que presupone la disponibilidad de plataformas de mayor nivel. La formación será responsabilidad de las entidades adherentes. 4.2 Producción de contenidos: Evidentemente se espera que la implementación de la red y del punto de acceso común genere una alta motivación en el incremento de la producción de contenidos. En este contexto, una de las prioridades de la DGARQ es la elaboración de un plan nacional para digitalizar el material de archivo. Un plan estratégico de tal naturaleza es un documento plurianual que contenga los núcleos documentales que fueron escogidos para ser digitalizados y colocados en el Internet. Los criterios de selección de los núcleos documentales que serán puestos a disposición son de diversos tipos: – Fragilidad de los materiales; – Frecuencia de pedido de esos materiales; – Temas preferentemente solicitados por los usuarios jerarquizados por orden de preferencia demostrada; – Temas que puedan articularse entre dominios. El proceso de evaluación de preferencia temática se encuentra en este momento en su fase de desarrollo, y consiste en la elaboración y lanzamiento de un cuestionario dirigido a un conjunto representativo de organizaciones de naturaleza cultural así como a usuarios de archivos, bibliotecas y museos, que esperamos traiga algunas respuestas en cuanto a las preferencias y tendencias dominantes de necesidades y solicitudes que los usuarios utilizan y que las organizaciones en ese momento ofrecen. El cruce de oferta interdominios pretende generar una articulación entre diversos tipos de instituciones culturales, tales como archivos, bibliotecas y museos, digitalizando cooperativamente y haciendo disponibles los contenidos temáticos presentes en las instituciones para proporcionar una oferta lo más íntegra posible al cliente final. En este sentido, el usuario podrá esperar recabar toda la información existente relativa a un determinado tema. 41

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El aumento de la producción de contenidos es uno de los aspectos mejor desarrollado por la DGARQ en la actualidad. Mientras tanto debemos asegurarnos de algunos pasos con el objetivo de garantizar que esta producción tenga el resultado que se espera: 1. Garantizar la producción y calidad de las descripciones de los documentos. Ciertamente la producción de imágenes es inútil en caso de que no existan las descripciones de los documentos representados por esas imágenes. Este aspecto es esencial. En proyectos de digitalización subcontratados a empresas especializadas, el débito de producción de imágenes es enorme (15 mil por día) y la mayoría de las veces incompatibles con la velocidad de producción de descripciones, la cual siempre es mucho más lenta, ya que es necesario un análisis intelectual mientras que la digitalización es un proceso esencialmente mecánico. 2. Asegurar un método semiautomático que aumente la eficiencia de la capacidad de las imágenes con los respectivos registros de descripción. Con certeza el proceso de integración de las imágenes y la posterior asociación con los descriptivos puede ser lenta y utilizar recursos humanos. 3. La adquisición de dispositivos con gran capacidad de almacenamiento. La producción de imágenes exige espacio, lo que es caro y se agota con rapidez, frente a la capacidad productiva de las empresas de digitalización en grandes proyectos. 4. Asegurar el desarrollo de mecanismos de preservación digital. Aunque los originales no sean destruidos, pues manejamos documentos de conservación permanente, es conveniente evitar su constante manipulación para cuidarlos de una posible pérdida o deterioro. Por tal motivo las imágenes matrices producidas durante el proceso de digitalización deberán ser consideradas como conservación definitiva y en tal virtud sujetas a complejos procesos de preservación digital.

5. Normas*

y herramientas

Las entidades informacionales sobre las cuales será creada, administrada y almacenada la información se derivarán de la interacción del órgano coordinador de la red con el conjunto de entidades adherentes. Se destacan las siguientes: 1. Fichero Nacional de Autoridades Archivísticas (FNAA). Es el pilar estructurante de la información disponible en la red. Será construido e implementa* Todas las normas referidas están disponibles en www.dgarq.gov.pt. 42

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do, en una primera fase, bajo la responsabilidad del órgano de coordinación de la red y destinado a todos los usuarios. Corresponde a un sistema de información que contiene registros de autoridades archivísticas que viabiliza la búsqueda por persona colectiva, persona singular, familia o entidad geográfica y hace posible relacionar la información físicamente dispersa en las diferentes entidades archivísticas. Tiene como objetivo, identificar y describir de forma clara personas colectivas, personas singulares y familias, como productoras activas o extintas; también las relaciones entre autoridades archivísticas y las relaciones de estas con la documentación de archivo y con otros tipos de recursos. Será también un proveedor de servicios para la Administración Pública como depositario de identificación referenciada persistente y única de las organizaciones, ya sean activas o extintas. Las referencias normalizadas relativas a organizaciones, podrán ser usadas en una perspectiva transversal de apoyo a la administración, como fuentes interactivas para alimentar sistemas de registros integrados en sistemas y procesos de gestión documental. Este sistema de documentación incluirá también registros de entidades adherentes, funciones y actividades, clasificados en un fichero respectivo. 1.1 Fichero de Entidades Adherentes (FEA). A ser construido e implementado en una primera fase, bajo la responsabilidad del órgano de coordinación de la red y destinado a todos los usuarios. Funciona en la práctica bajo autonomía del FED, con registros relacionados a las entidades adherentes, los cuales deberán ser objeto de descripciones específicas más dirigidas. 1.1 Fichero de Funciones y Actividades (FFA). Construyéndose e implementándose en una segunda fase, bajo la responsabilidad del órgano de coordinación de la red y destinado a todos los usuarios. Corresponde a un conjunto organizado de registros de descripción de funciones y actividades. Busca identificar y describir en base a las normas definidas por la ISDF, las funciones y actividades de las personas colectivas, de las personas singulares y de las familias como productoras, coleccionadoras o autoras de documentación archivística. Así como establecer relaciones entre las funciones y actividades con las descripciones de las autoridades archivísticas y de documentación de archivo. Este sistema será integrado como un proyecto de identificación, una caracterización de las funciones de Estado, que se encuentra en este momento en curso y coordinado por la DGARQ.

Las normas técnicas exigidas para la adhesión a la red son justificadas por la necesidad de normalización y garantía de interoperatibilidad entre depositarios que constituye un principio estructural de la red. En la práctica será exigido a 43

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las entidades adherentes la seguridad de que los documentos se encuentren bajo las normas y buenas prácticas, de acuerdo a los siguientes documentos: – La utilización del Encoded Archival Description (EAD, descripción de archivo codificado) como formato de interoperatibilidad para descripciones archivísticas. Esta estructura de representación de la información de archivo es prácticamente el estándar para descripciones archivísticas una vez que se asegura la interoperatibilidad entre las descripciones. La versión 2.0 es compatible con la ISAD (G). La utilización de esta norma es la única obligación, pues la recuperación de la metainformación y de los contenidos asociados implica su utilización. A las entidades adherentes se les aconseja utilizar la norma Z39.97 para descripción de imágenes fijas, aunque la falta de su utilización no compromete la localización y recuperación de contenidos. Se aconseja también la utilización de la especificación Metainformación para la Interoperatibilidad (MIP) desarrollada para la Dirección General de Archivos (DGARQ) en el contexto del Gobierno Electrónico. Este documento contiene un conjunto de elementos de metainformación que deberán ser utilizados por las organizaciones productoras en la clasificación de los documentos producidos, con la finalidad de garantizar algún grado de interoperatibilidad en la comunicación de documentos entre organismos del gobierno. La entidad coordinadora de la red (a DGARQ) tiene por su lado una cantidad mayor de normas a ser respetadas llamadas ISAAR (CPF) y su equivalente EAC, la ISIAH, ISDF y también las ODA4. Este último documento es una compilación de prácticas y procedimientos de aplicación de los ISAD (G) desarrollados por la DGARQ y la institución que precedió a esta dirección general. La DGAQ será también la entidad gestora del protocolo de herramienta OAI/MPH para recolectar, centralizar y diseminar los metadatos creados por las entidades adherentes para los contenidos que pretenden hacer disponibles para los usuarios. Todo este proceso implica asegurar la adecuada formación para garantizar competencias en la aplicación de las referidas normas y aplicaciones.

6. Modelo

de gobierno de la red

El modelo de gobernación de la red portuguesa de archivos debe incorporar una mezcla entre centralización y descentralización, consonante al nivel decisorio en que nos posicionamos. La centralización implica ventajas, como mayor control, menores costos y una optimización de las nuevas tecnologías, esto quiere decir que las decisiones 44

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deben quedar lo más próximo posible de la fuente de información y del campo de acción, para que sean rápidas y bien fundamentadas. Algunas decisiones deben ser centralizadas para el beneficio de toda la jerarquía. Así decisiones a largo plazo, que envuelven altos costos e impactos, deben ser tomadas por el tope de la jerarquía, es decir, por la entidad gestora de la red. La descentralización también presenta ventajas, esencialmente a nivel operacional, permitiendo agilidad e independencia en beneficio del funcionamiento de la red. Teniendo en cuenta los presupuestos anteriormente anunciados, la RPA y el portal de archivos deben seguir un modelo de gestión mezclado, en el que las decisiones de política estratégica y de gestión, tal como el plan anual de actividades, son realizadas exclusivamente por la entidad gestora. Las decisiones relativas a la calendarización y la propia disponibilidad de contenidos se quedan a cargo de cada entidad adherente, conforme al plan aprobado anualmente por todas las entidades envueltas. Las funciones llevadas a cabo por la estructura de gestión comprenden la evaluación de propuesta de adhesión, la verificación del cumplimiento de los requisitos de adhesión, el seguimiento y esclarecimiento de cómo ejecutar de forma óptima tales requisitos, el mantenimiento técnico del portal RPA, la captación de notas para operaciones de mantenimiento del referido portal y el apoyo a las entidades adherentes para la gestión y producción de contenidos. Esta estructura tendrá también que equilibrar los intereses y expectativas de los adherentes y del público, recogiendo sistemáticamente opiniones, a través de la realización de cuestionarios y del recurso de tecnología de información como data mining. La DARQ será sin duda alguna una coordinadora técnica de la infraestructura creada. Sin embargo, será ventajoso admitir a socios institucionales en la administración de la red con el objetivo de crear sinergias y potenciar la involucración y participación institucional que se pretenden de la forma más amplia posible. Se refiere, finalmente, que la adhesión plena por parte de una entidad implica el cumplimiento de algunos requisitos ya anunciados pero que voy a repetir nuevamente: disponibilidad de contenidos, utilización de las normas recomendadas. A estos dos requisitos hay que añadirles la autonomía administrativa que permita la toma de cualquier decisión que sea requerida en el proceso de producción de contenidos y asumir la responsabilidad inherente a la disponibilidad de documentos y la participación dentro de una estructura extendida.

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Implementación de un Sistema Nacional de Archivos Ana Virginia García de Benedictis1

Una correcta atención del patrimonio archivístico significa proveer los instrumentos legales y normativos y los recursos necesarios para suplir las necesidades y atender proyecciones de los archivos, a fin de que estos sirvan a la gestión administrativa y a la democracia en un mundo donde los ciudadanos deben tener mayor acceso a la información que les permita participar de manera efectiva en las decisiones que les afectan y se comprometen con el destino de su país y desarrollar el sentido de pertenencia vital para afianzar la identidad cultural. Declaración de Bogotá. Santafé de Bogotá, 24 de abril de 1998.2

Introducción El Archivo Nacional de Costa Rica surge el 23 de julio de 1881 como una iniciativa del licenciado León Fernández Bonilla, abogado de profesión e historiador por afición, quien con un gran sentido de la importancia que tiene la conservación y organización de los documentos, consideró pertinente presentar la iniciativa para la creación de lo que en aquel momento se llamó la «Oficina de los Archivos Nacionales... para custodiar y ordenar todos los papeles, libros, expedientes, legajos y protocolos relativos a materias civiles, criminales, eclesiásticos, militares, municipales, de Hacienda y de Administración de fecha anterior a 1850 inclusive».3 La primera ley con la que contó el Archivo Nacional de Costa Rica, se emitió bajo el Núm. 3661 de 10 de enero de 1966, titulada Ley del Archivo Nacional, en Subdirectora del Archivo Nacional de Costa Rica. Tomado de: Luis Fernando Jaén García, El Sistema Nacional de Información Archivística, como modelo de unificación de archivos, San José, Editorial Universidad de Costa Rica, 2006. 3 Revista de los Archivos Nacionales, San José, 1975, p. 247. 1

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la cual se definen las funciones a realizar por el Archivo Nacional en las materias que se refieren a organización de documentos, tales como clasificar, ordenar, servicio a los usuarios, expedir certificaciones. Estas funciones estaban más relacionadas con el quehacer archivístico de la institución, pero también presenta algunos aspectos importantes dirigidos a los archivos administrativos dependientes del Poder Ana Virginia García. Ejecutivo, lo que denota una conciencia clara sobre la necesidad de coordinar con otros archivos, algunas acciones que en ese momento se consideraron importantes, actuando en esas oportunidades como rector para guiar, dirigir y colaborar con ciertas funciones archivísticas importantes a los archivos del sector de Poder Ejecutivo y con mucha claridad, en lo que se refiere a las transferencias y custodia de documentos considerados de «interés histórico».4 Lo que se pretendía con esto era el asegurarse la conservación permanente de documentos de carácter histórico, ya que se debe tener presente que en esos tiempos se le daba más importancia a los archivos históricos de un país y a sus documentos; concepción que varió hace muchos años, ya que es claro, que ningún país, puede asegurarse un patrimonio documental importante si no coordina actividades archivísticas con la instituciones desde la génesis del los documentos, para tener la certeza de que algunos formarán parte del patrimonio documental. Con esta Ley existía la obligatoriedad de que una vez al año, se inspeccionaban los archivos administrativos dependientes del Poder Ejecutivo, se les ayudaba en la preparación de los servidores de esas instituciones, se ejercería fiscalización sobre los archivos administrativos para el debido cumplimiento del traslado de sus documentos al Archivo Nacional, a efecto de su conservación, microfilmación o eliminación, se solicitaba a las instituciones privadas y particulares información acerca de los documentos de valor histórico para llevar registros o índices de los mismos, se intervenía en la transferencia de documentos de interés histórico, se proponía al Poder Ejecutivo declaraciones de utilidad pública, se dictaminaba en los casos en que se intentara llevar fuera del país documentos de carácter histórico y ordenar y presenciar la destrucción de papeles considerados sin importancia de ninguna especie. Por falta de espacio el Archivo Nacional de Costa Rica, a partir de esa Ley, no pudo coordinar la realización dé transferencias documentales. Ídem, p. 253.

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El Sistema Nacional de Archivos surge en un país ante la necesidad que existe de una integración entre las diferentes clases de archivos y se concibe como la interrelación dinámica entre los elementos de un conjunto, para darle una característica de totalidad, con una estrecha relación de unión desde el punto de vista práctico y teórico, coordinando conjuntos complejos que permitan establecer una metodología para organizar los conocimientos archivísticos y de áreas afines, y así lograr los objetivos planteados. Un Sistema Nacional de Archivos significa una estrategia constante de coordinación y comunicación, para así dar respuesta a los problemas que se presentan en los diferentes servicios de archivos y favorecer su modernización, métodos, técnicas y sobre todo su función institucional y social. El desarrollo entre sus miembros es una prioridad debe darse con armonía, donde lógicamente se encontrarán diferentes posiciones y criterios entre sus miembros, por lo cual la integración armónica de un Sistema Nacional de Archivos, es teniendo presente las diferencias que existen, fortaleciendo desde adentro el Sistema, analizando con mucha seriedad, responsabilidad y conocimiento todo lo relativo a la administración de documentos, métodos, aplicaciones, profesionalización, tecnificación con una renovación permanente y continua de la comunidad archivística del país, para lograr verdaderos archivos al servicio de la nación.5 Para el funcionamiento adecuado de un Sistema Nacional de Archivos, se debe tomar en cuenta las características de un archivo, para lo cual es conveniente partir de una definición: Los archivos se conciben como las instituciones o las secciones de las instituciones que reúnen, conservan, clasifican, ordenan, describen, seleccionan, administran y facilitan los documentos tanto textuales como gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, que se producen como resultado de sus funciones y actividades.

Se debe tener presente que en todas las actividades que realiza el hombre, siempre va a existir una producción documental, la cual alcanza tanto a las instituciones públicas como a las privadas y a los gobiernos en general. La característica más importante es que esta producción documental, se genera en las instituciones como resultado de sus actividades y funciones para servir como prueba y testimonio de las acciones realizadas. Para el buen funcionamiento de un Sistema Nacional de Archivos, se debe contar con la integración de varios elementos, que se consideran fundamentales, que son los siguientes: José Antonio Ramírez Deleón, «Sistema Nacional de Archivos: prioridades», en: Foro Archivístico. Revista del Sistema Nacional de Archivos, Núm. 3, México, 1992.

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Marco jurídico adecuado Órgano rector Recursos humanos Recursos económicos Infraestructura adecuada

1. Marco jurídico Para el óptimo funcionamiento de un Sistema Nacional de Archivos es conveniente que exista un marco jurídico apropiado que tenga disposiciones, las cuales deben ser de cumplimiento obligatorio, que le permitan realizar sus acciones siguiendo parámetros establecidos legalmente y así lograr que las actividades archivísticas se encuentren debidamente normadas en todo lo que se refiere a su competencia, en cuanto a la conservación, organización y difusión de sus documentos y la información en ellos contenida. La legislación archivística, debe definir el funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos, su organización, sus relaciones con los archivos del país, además de la formulación de principios archivísticos, para la conservación, organización y difusión de la información, tratando de uniformar criterios. Cuando se redacta la legislación para el funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos, debe hacerse tratando en la medida de lo posible que no sufra cambios en poco tiempo, con una visión futurista, para que realmente sea el instrumento adecuado y eficaz que se necesita. Además, debe contarse con un reglamento adecuado que facilite y sirva como complemento de la ley. En el caso concreto de Costa Rica, siempre se mantuvo latente la conciencia sobre la necesidad de ampliar su campo de acción en todo lo relativo a la conservación, organización y difusión de los documentos producidos por los archivos administrativos del país, hasta que la Dirección General del Archivo Nacional, con una visión de futuro muy amplia, con sus inmediatos colaboradores, se dio a la tarea de redactar una Ley para crear un Sistema Nacional de Archivos. Durante muchos años se trabajó en este proyecto, desde la redacción del documento hasta que se presentó para su aprobación a la Asamblea Legislativa. En primera instancia fue vetado por el Presidente de la República, para posteriormente por gestiones realizadas por el Archivo Nacional, se logró el apoyo para que dicha Ley se aprobara, lo que se logró el 20 de octubre de 1990, cuando se aprobó la Ley Núm. 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos. Posteriormente el 30 de enero de 1995 se emitió el Reglamento de la Ley 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos Núm. 24023-C. La aprobación de la Ley y de su Reglamento fue un logro muy importante para los archivos del país, ya que se creaba el Sistema Nacional de Archivos, con la finalidad de coordinar actividades para mejorar la función archivística de los archivos de gestión y archivos administrativos de las diferentes instituciones 50

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costarricenses, y así lograr un manejo adecuado de los documentos, dándole a los archivos del sector público de Costa Rica la importancia que tienen. Para los archivos costarricenses este logro le permitió afianzarse cada vez más en las instituciones en las que se encuentran y para el Archivo Nacional de Costa Rica, la gran responsabilidad de asumir como ente rector de la política archivística a nivel nacional, no sólo como custodio del Patrimonio Documental de la Nación, sino también como responsable de coordinar las actividades archivísticas con las instituciones que forman parte del Sistema Nacional de Archivos. Posteriormente se publicaron leyes muy importantes que contienen disposiciones que están muy relacionadas con las actividades archivística, como es la Ley General de Control Interno, la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y el nuevo Código Procesal Contencioso Administrativo.6 En la actualidad el Archivo Nacional, se encuentra estudiando y analizando el marco jurídico existente, con la finalidad de presentar las modificaciones que sean necesarias, tanto a su Ley como a su Reglamento, para que se ajuste a las nuevas necesidades de los tiempos actuales. En el marco jurídico para el funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica, se establecen aspectos relativos a: 1. La organización y funcionamiento de la institución que funcionará como ente rector de la política archivística. 2. Se incluyeron todas las actividades que se realizan, tales como la reunión de los documentos, conservación, clasificación, ordenación, descripción, selección y el servicio a los usuarios de la información, así como la difusión, tratando de establecer los métodos existentes y dando normas para su aplicación. 3. Se toma en cuenta que los archivos privados y particulares puedan formar parle del Sistema Nacional de Archivos. 4. En la normativa se incluyen las diferentes clases de archivos, de acuerdo con el ciclo vital de los documentos. 5. El grado de obligatoriedad de las normas esta en concordancia con la filosofía política del país, tomando en cuenta dos aspectos fundamentales: 5.1 La documentación histórica de un país es un patrimonio de la Nación, cualquiera que sea su propietario. 5.2 El Estado tiene el deber de garantizar la conservación de este patrimonio, que por serlo, pertenece a toda la comunidad nacional. 6. Se contempla lo referente a la transmisión, comercio o exportación de piezas documentales de valor permanente. Virginia Chacón, Reflexiones acerca del desarrollo archivístico costarricense, San José, 2008 (inédito).

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7. Se legisla con mucho cuidado todo lo referente a la selección y eliminación de documentos, para evitar su acumulación y eliminación arbitraria.

2. Órgano rector del Sistema Nacional de Archivos Para el funcionamiento de un Sistema Nacional de Archivos se debe contar con la inserción, dentro del mismo, de un organismo responsable y capaz de coordinar la política archivística a nivel nacional. Por lo general, en la mayoría de los países donde existe un Sistema Nacional de Archivos, tan importante función, la tiene el Archivo Nacional o bien el Archivo General de la Nación, función que ha asumido, por ser la institución de mayor trayectoria archivística en los diferentes países y por ser también la institución responsable de la conservación, organización y difusión de los documentos con valor permanente, lo que permite que tenga un rango mayor dentro de la estructura orgánica de un país, característica muy importante porque el órgano rector de la política archivística a nivel nacional, debe contar con suficiente jerarquía, que le permita cumplir con los objetivos planteados por un Sistema Nacional de Archivos. Así como tener el apoyo técnico y administrativo para el funcionamiento eficaz, eficiente y armónico entre los componentes del sistema. El ente rector tendrá ingerencia técnica en los archivos que pertenecen al sistema, de manera que garantice que todas las actividades por realizarse sean homogéneas, y se pueda facilitar y difundir la información que administran. Es conveniente destacar que en el caso concreto de Costa Rica, el ente rector del Sistema Nacional de Archivos, es el Archivo Nacional, con el cual el resto de los archivos no tienen ningún tipo de subordinación de carácter administrativo pero si en todo lo relativo a la parte archivística. El órgano rector del Sistema Nacional de Archivos, realiza funciones concretas y precisas, para cumplir con los objetivos que dieron razón a su creación, tales funciones entre otras, son: 1. Formular las políticas archivísticas, para definir los objetivos a cumplir, las funciones a realizar, los recursos humanos, económicos y de infraestructura necesarios para cumplir su misión. Así como definir su ámbito de acción y el tipo de relación que se dará entre las diferentes partes que componen el sistema. 2. Establecer las políticas archivísticas a nivel nacional y recomendar estrategias para un adecuado desarrollo del Sistema Nacional de Archivos. 3. Formular recomendaciones técnicas sobre la producción y la gestión de documentos. 4. Velar por la óptima organización de los archivos públicos. 5. Fomentar la formación profesional, a nivel de enseñanza superior. 52

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6. Impartir al personal del órgano rector y al personal de los archivos que pertenecen al sistema, cursos de capacitación y de actualización. 7. Asesorar en materia archivística a los archivistas que se desempeñan en la administración, en todo lo referente a la organización de sus dependencias. 8. Supervisar el cumplimiento de las normas establecidas. 9. Dictar normas sobre la selección y eliminación de documentos y resolver consultas sobre esta materia. 10. Autorizar las transferencias de documentos de valor permanente. 11. Contar con las instancias necesarias para autorizar la eliminación de los documentos que no tienen valor permanente y que tampoco tienen valor administrativo y legal, por lo cual no son necesarios para el cumplimiento de los objetivos planteados por la institución.

2. Recursos humanos Para estructurar como corresponde un Sistema Nacional de Archivos, es necesario contar con personal debidamente capacitado, que se encargue de las labores de planificación y ejecución de las actividades archivísticas, para lo cual es muy importante que este personal cuente con estabilidad laboral y una remuneración adecuada, de manera que exista continuidad en su trabajo y evitar que busquen salidas profesionales que les resulten mas lucrativas, así como evitar que en las tareas archivísticas, se ocupen a profesionales de otros campos o materias, ya que son los archivistas los que conocen la magnitud de la problemática que les rodea en todo lo que es referente a su campo. Para la completa integración de un Sistema Nacional de Archivos, la preparación o formación del personal debe ejecutarse a corto, mediano y largo plazos. Esta formación debe ser sistematizada y debe responder a programas bien estructurados, tomando como base las necesidades de profesionales para cada clase de archivos: archivo de gestión, archivo central o administrativo, archivo intermedio y archivo histórico. Como ejemplo, los niveles de formación de este personal, podría ser el siguiente: 1. Formación personal profesional. Se refiere al personal formado en un centro de enseñanza superior. En algunos países existen niveles de licenciatura y bachillerato. En otros países lo que se obtiene es un pregrado, por ser carreras cortas, con una duración de dos o tres años, formando archivistas de un nivel medio. 2. Formación del personal en el extranjero: personal capacitado en el exterior, donde reciben cursos por varios meses y se preparan las actividades técnicas-archivísticas. Esta formación o capacitación es muy importante, ya que resulta sumamente enriquecedora, porque permite 53

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que los participantes se relacionen con profesionales de otros países, conociendo así, otras experiencias. 3. Formación de personal mediante cursos coordinados y dictados por el ente rector del Sistema Nacional de Archivos, los cuales responden a una necesidad real, sobre todo para aquellos servicios que cuentan con personal empírico al frente de los archivos, situación que por lo general la encentramos en los archivos de gestión y que también podría darse en los archivos centrales o administrativos. Estos cursos por lo general son sobre las técnicas archivísticas y su ejecución. 4. Enseñanza archivística a nivel secundario: Es la formación que existe en algunos países y se imparte básicamente en los colegios técnico-profesionales y también en las escuelas comerciales, donde por lo general, forman secretarias u oficinistas. En la mayoría de los países esta etapa de la capacitación no está controlada por el ente rector del Sistema Nacional de Archivos y en donde es muy importante su ingerencia, ya que éste es el personal que se desempeñará en los archivos de gestión, por lo que se debe tratar, en la medida de lo posible, que en la legislación que regula al sistema, se le permita coordinar los programas que se utilizan para la materia de archivo, ya que en esta primera etapa los documentos estará en manos de secretarias, que necesitan conocer las técnicas archivistica en forma correcta. 5. Personal técnico para talleres: Además del conocimiento que deben tener en cada una de sus especialidades, deben contar con cursos o cursillos sobre archivística para que comprendan mejor la importancia y la naturaleza de su desempeño dentro de la estructura de un Sistema Nacional de Archivos. Lo anteriormente expuesto se refiere a la formación del personal en los diferentes niveles que se desempeñan. Los logros obtenidos por Costa Rica en Capacitación y formación de personal, inician con mayor formalidad en el año d 1978, con la creación en la Universidad de Costa Rica, de la Carrera de Archivística, la que inició como un pregrado. En 1996 pasó a un Bachillerato en Archivística y a partir del 2002 se aprobó una licenciatura en Archivística. En este momento la Carrera de Archivística está en una etapa de auto evaluación integral con la finalidad de detectar sus fortalezas y debilidad para tratar de buscar los medios de que esas debilidades se conviertan en fortalezas. El Archivo Nacional de Costa Rica, mantiene programas de capacitación permanente para los archivistas de los archivos que pertenecen al Sistema, los que han dado resultados muy beneficiosos y cada día que pasa cuenta con mayor cantidad de asistentes. También el Archivo Nacional se preocupa por la capacitación del personal de su institución. Se mantiene estrecha vinculación con países amigos y organismos ¡internacionales para buscar cada vez más oportunidades de capacitación de su personal, en otras regiones que les permita compartir experiencias y adquirir nuevos conocimientos. 54

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El Archivo Nacional, también promueve la realización de seminarios, congresos o reuniones donde se traten temas archivísticos, que permiten el intercambio de opiniones, como un medio de retroalimentación. Como un elemento muy importante debe existir una política previamente establecida en las instituciones, que permita seleccionar al personal que se desempeñará en los archivos, para así al reclutar el personal mejor calificado.

3. Recursos económicos Para la puesta en marcha de un Sistema Nacional de Archivos se hace necesario contar con presupuestos adecuados, tanto en el Archivo Nacional, como en los archivos que pertenecen al sistema y así ejecutar las tareas archivisticas, tal y como corresponde. El problema financiero siempre es evidente en el campo archivístico ya que los archivos en la mayoría de los países nunca es un proyecto rentable. Este aspecto debe tenerse muy claro para tratar en la medida de lo posible que en nuestras instituciones el archivo sea algo realmente imprescindible, por lo que el archivista debe preocuparse por ofrecer un producto de alta calidad; solamente así podrán lograr presupuestos adecuados que permitan la consecución de los objetivos propuestos por un Sistema Nacional de Archivos y los propuestos por los archivos, que forman parte de él. En el caso de Costa Rica, con la inserción del Sistema Nacional de Archivos, la existencia de una legislación adecuada, la creación de la carrera archivística y la profesionalización del personal, permiten poco a poco, que los archivos logren presupuestos convenientes para hacerle frente a sus responsabilidades. Es claro, que todavía falta mucho por lograr en este aspecto, sobre todo porque nuestros países se encuentran en una crisis que afecta al mundo entero. Lo recomendable en estos casos es que el profesional de archivos logre motivar a las autoridades en este proyecto tan importante y también traten de conseguir recursos externos.

4. Infraestructura Para que un Sistema Nacional de Archivos funcione como corresponde debe contarse con instalaciones físicas adecuadas, de manera que el material textual, gráfico, audiovisual y legible por máquina, se conserve en forma conveniente y así asegurar que la información en ellos contenida llegue con facilidad a los usuarios. Es de fundamental importancia la protección de los documentos por la cual necesitan estar custodiados en edificios adecuados que permitan su conservación, tomando en cuenta las áreas básicas para un buen desempeño de las funciones archivísticas tales como: área de depósito, área de consulta y área administrativa. Que los archivos de nuestros países, tanto el Archivo Nacional 55

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como los archivos administrativos, no sean cuartos polvorientos con documentos desordenados, que únicamente invitan a su destrucción.

Bibliografía Bitoumbou, Jean Pierre, Iniciación de un programa archivístico en los países en desarrollo, X Congreso Internacional de Archivos, Bonn (Alemania), 1984. 9 pp. «Carta de los Archivos Norteamericanos», en: Boletín Interamericano de Archivos, Vol. 1, Córdoba (Argentina),1974, pp.15-26. Cortés Alonso, Vicenta. «Planeamiento del programa de desarrollo de archivos», en: Boletín Interamericano de Archivos, Vol. 4, Córdoba, (Argentina), 1977, pp. 9-19. __________. Perú: Sistema Nacional de Archivos y gestión de documentos, RAMP: Proyecto Piloto, París, UNESCO, 1981, 56 pp. Chacón Arias, Virginia. «Legislación Archivística», en: Revista del Archivo General de la Nación, Año LV, Núms. 1-12, San José (Costa Rica), 1991, pp. 57-64. __________. Reflexiones acerca del Desarrollo Archivístico Costarricense, San José (Costa Rica), 2008 (inédito). García Belsunce, César A. «Necesidad de una ley de Archivos», en: Revista del Archivo General de la Nación, Núm. 8, Año VIII, Buenos Aires, 1979. 237 pp. 5-13. Jaén García, Luis Fernando, El Sistema Nacional de Información Archivística, como modelo de unificación de archivos, San José, Editorial Universidad de Costa Rica, 2006, 160 pp. Jardim, José María. «A Periferia sem centro os Arquivos como Sistema», en: Cuadernos Di Pesquisa, Núm. 1, Arquivo Publico de Distrito Federal, Brasilia, 1995. Jiménez Monge, Ana Lucía. «Legislación Archivística» (Apuntes de curso), 1992, 5 pp. Mata Castillón, José Manuel. Repercusión de la descentralización en las políticas archivísticas y administración de archivos. X Congreso Internacional de Archivos, Bonn (Alemania), 1984, 11pp. Ramírez De León, José Antonio. «Sistema Nacional de Archivos: prioridades», en: Foro Archivístico. Revista del Sistema Nacional de Archivos. Número 3, México, D. F., 1992, pp. 3-8.

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Buenos días. Me sumo al agradecimiento que expresara Ana Virginia al director Roberto Cassá, por la invitación a este segundo Encuentro Nacional de Archivos. Pero, además, el agradecimiento es doble, porque sé todo lo que han tenido que batallar él y su personal para que Marisol y yo pudiéramos estar aquí. De verdad que le agradecemos mucho su desvelo y esperemos que tanto la intervención Martha Ferriol. mía como la de Marisol puedan retribuir en algo todas las carreras de estos días. Bueno, para comenzar les diré que esta es la segunda vez que Cuba participa; creo que somos pioneros en estos encuentros. En noviembre del 2006 participamos, donde Marisol les explicó todo lo que estábamos haciendo en esos momentos. Rápidamente, por si alguien no estuvo en noviembre del 2006, yo les diría que estamos en Cuba en el quinto momento del Sistema Nacional de Archivos. Esto, desde luego, si comenzamos diciendo que surgimos en 1840 por el real decreto de la entonces reina de España, María Cristina. Un segundo momento podría referirse al período neocolonial, donde todos nosotros conocemos el Transcripción de la versión grabada durante el Segundo Encuentro Nacional de Archivos. Directora del Archivo Nacional de la República de Cuba.

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desinterés de los gobiernos de turno –en aquel momento– por los archivos. Pero sí tenemos que decir que en el período neocolonial hay una figura que para nosotros es el paradigma de la archivística cubana, que es Joaquín Llaverías, quien además, les digo, que es descendiente de dominicanos; su papá era dominicano, y por eso creo que lo queremos doble. En este último momento se destaca la archivística en Cuba por el tesón de Joaquín Llaverías, incluso, gracias a su interés, a su desvelo por el trabajo del Archivo Nacional, consiguió todo el presupuesto y logró el edificio que hoy tenemos. Tenemos un edificio que ya necesita mantenimiento, pero para su momento fue uno de los archivos más aventajados de la zona, de la región. Logró hacer congresos, cursos para toda el área latinoamericana y pienso que marcó pautas en la archivística. Un tercer momento, pudiéramos decir también, que fue con el triunfo de la revolución, donde surge por primera vez una ley, se le da al Archivo Nacional el carácter que tiene para la conservación y protección del patrimonio. Y a partir de ahí, después, en los años 60, sucesivamente, comienzan a surgir los archivos históricos provinciales y municipales. El otro momento, el cuarto, estamos hablando de cuando surge el Sistema Nacional de Archivos: 08 de agosto, con el decreto de ley 2-21 de los Archivos de la República de Cuba, pues oficialmente se crea este sistema. Este sistema –en este momento– estaba dirigido por una dirección general; hay que agregar aquí, para que todos conozcan que el Archivo Nacional pertenece al Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, que no es lo habitual, generalmente pertenecen a los ministerios de cultura u otros organismos. Yo creo que somos el único, en el mundo, que pertenece a un ministerio de ciencia y tecnología. Y en este ministerio existía una dirección general, que era la cabeza de ese sistema, donde estaba el Archivo Nacional, los archivos históricos provinciales y municipales, los organismos de la administración central del estado, las organizaciones políticas y de masas y aquellas personas particulares que de manera voluntaria quisieran integrar el sistema. Por supuesto que fueron unos años donde se avanzó en este trabajo. Pero vamos a hablar –ahora– del quinto momento, que donde consideramos que hoy estamos. Precisamente cuando en abril del 2006 nuestro ministerio decide hacer una reestructuración, para hacer desaparecer esa dirección general y darle las funciones al Archivo Nacional de dirigir y controlar el Sistema Nacional de Archivos. Para ello se crea una nueva estructura dentro del Archivo Nacional, que es una dirección general y cinco direcciones. Una dirección, que es la que preside Marisol, que nos acompaña acá, que es la directora para ese sistema nacional para la atención de ese sistema; un director que lleva todos los procesos técnicos, otro director para las investigaciones y para la conservación, donde incluye también la restauración; un director que tiene que ver con toda el área informática y otro director para los servicios que brinda la institución: la biblioteca, la mapoteca, la fototeca, la sala de lectura, etc. 58

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Esta nueva estructura, bueno, como ustedes ven, abarca todas las actividades que realizamos en el Archivo Nacional. Y uno de los trabajos que hemos encaminado y que recientemente ya se aprobó, fue que los archivos históricos provinciales y municipales contaran con una estructura similar a la que tenemos nosotros, para de esta manera normalizar todos los procesos que tenemos, de una manera que nos integremos mucho más. A partir de estos cambios que se hicieron, pues hay otros que se han venido haciendo, que pienso que han sido los más importantes, y fue que a nivel de gobierno, de mi gobierno, se decidió convocar a todas las instituciones que conservaban documentación patrimonial y se creó una comisión nacional para la conservación de todo el patrimonio del país. Esta comisión está presidida por el ministro de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, y el Archivo Nacional es el coordinador de esta comisión. Aquí estamos hablando de instituciones tan importantes como la Biblioteca Nacional, como Patrimonio, que dirige todos los museos del país. En mi país hay un movimiento de museos –tanto municipales como provinciales– muy fuerte. Están todas las instituciones de la prensa cubana, que –por supuesto– hay mucha documentación, sobre todo en formato digital, fotos muy valiosas. Está también el Instituto de Historia, la Oficina de Asuntos Históricos, es decir, todas aquellas que considerábamos que el acervo documental que conservaban era importante, y muy numeroso, y se necesitaba de trazar toda una serie de políticas y de estrategias para detener, primero, el deterioro de esos documentos; y en segundo lugar, pues, ya definir qué se iba a hacer. En ese sentido se hizo un plan de acción en que una primera parte era toda la revisión de la política que existía hasta el momento en materia de conservación y todo lo que tenía que ver con la parte legal. Y por supuesto una tercera, y no menos importante, las inversiones. Con relación a toda la parte legal, déjenme decirles que, en estos momentos, ya está terminada la nueva versión de ley de archivos. Estamos muy satisfechos, puede ser que en el camino, antes de que se apruebe, tenga un tipo de variación, pero yo pienso que se ha trabajado muy detalladamente. No existía en Cuba una ley de bibliotecas, a pesar de la tradición tan grande que hay de bibliotecas: la Biblioteca Nacional, bibliotecas provinciales y municipales, sin embargo, no tenía un cuerpo legal; ya está terminada. Existía una ley de museos de la década del 70, pero muy primaria, era una ley de museos municipales, y también, en estos momentos está en revisión esta ley. Ustedes se preguntarán: «Bueno, ¿y por qué ella habla de ley de bibliotecas y de museos si estamos hablando de archivos?» Bueno, porque en mi país los museos tienen documentos y documentos históricos muy valiosos. Y la Biblioteca Nacional –igualmente– tiene documentos, porque hay personas, personalidades, que han decidido donar sus fondos a las bibliotecas. Por supuesto, tiene que existir una correspondencia entre todas estas 59

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normas jurídicas que nos lleve a todas las instituciones, donde quiera que se guarde el documento, para que esté bajo las condiciones de conservación idóneas y que se garantice su acceso. En eso es que hemos trabajado, en estos momentos, y pensamos que ha sido un logro la integración de todas estas instituciones tan importantes en el país. Por otro lado, se han definido cuáles eran las instituciones rectoras según los soportes; era algo que en la práctica estaba, pero no estaba definido legalmente. Por tanto, el Archivo Nacional ya se ha definido que es la institución rectora, en materia de archivo, quien traza las políticas y las estrategias, igualmente la biblioteca. Y para los soportes especiales, hasta el momento eso no estaba definido, bueno, ahora va a ser el ICAIC, el Instituto Cubano de Artes e Industria Cinematográfica; el ICAIC es quien va a llevar toda la política de los documentos radiofónicos, fílmicos, audiovisuales, etc. Les decía que ha sido un trabajo muy arduo, pero que ha permitido ya presentar a la comisión legislativa las dos propuestas de ley, la de archivos y la de bibliotecas, y para final de año debe estar ya la de museo. Y por supuesto, esto va a implicar una revisión de la ley de la conservación del patrimonio, que es la ley más importante que abarca todas las regulaciones que tienen que ver con el patrimonio, tanto documental como material, inmuebles, etc. Eso es con relación a toda la parte legal. Con relación a la política también se ha trabajado muy arduamente. Decirles, por ejemplo, que hemos estado trabajando para implementar una política nacional mediante el lineamiento para la conservación preventiva y la restauración de documentos en papeles, en soportes electrónicos y en soportes especiales. Esto es la primera vez que se hace en Cuba. Y estos lineamientos van dirigidos a aplicar el personal implicado en la conservación preventiva: □ Qué características debe tener. □ Sobre las condiciones de los depósitos para el almacenamiento de los documentos. □ Sobre el equipamiento necesario y los locales o laboratorios de conservación. □ Sobre el mobiliario en los depósitos. □ Sobre las características de contenedores o envoltorios para almacenamiento. □ Sobre las exposiciones de documentos en papel y libro: cómo deben ser estas exposiciones, qué características deben tener, cómo debe hacerse. □ Sobre las características de almacenamiento de documentos en otros soportes: los microfilms o microfichas, los documentos digitales, las cintas magnéticas, los discos de acetato, etc. Esto ya está terminado, va a implementarse mediante una resolución, igualmente, del ministro de ciencia, y es posible que ya para el mes de septiembre pues comience a implementarse en todo el país. 60

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También hemos trabajado en algo que consideramos una tarea prioritaria, que es el completamiento de los acervos documentales, tanto a nivel nacional como internacional. Sabemos, por ejemplo, tenemos muy claro, instituciones de archivos de españoles: como el Archivo de Indias, el Archivo Histórico de Madrid, que tienen un volumen considerable de documentos de Cuba. Ya hemos tenido los primeros contactos, y pensamos que a través de copias digitalizadas se puede hacer el completamiento de los fondos. Esta es una tarea que comienza, lo primero que hemos hecho es identificar cuáles son nuestros fondos documentales que son susceptibles de completamiento, decía, tanto a nivel de país como en otras instituciones de archivo en el exterior. Y es algo que pienso que es una tarea clave, porque nos va a permitir contar –cada vez– con fondos mucho más completos. Otra tarea que estamos haciendo por primera vez es, implementar una política nacional en materia de digitalización de textos e imágenes de fondos documentales de archivo. ¿Qué implica esto? Que sabemos es importante la digitalización para el acceso y también para la conservación, pero todos los archivos lo estaban haciendo con el equipo que conseguían y con las técnicas que consideraban oportuno o que conocían o manejaban. Estos lineamientos van a permitir normalizar esta tarea, e incluso, entre las inversiones, que después les voy a hablar, se pretenden hacer, va a estar la compra centralizada de todo el equipamiento informático que va a estar avalado por estos especialistas que han hecho este estudio, para que a nivel de país exista una homogeneidad en este proceso. Estos lineamientos están bastante avanzados y esperamos que los primeros meses del 2009, igualmente, se pueda implementar mediante una resolución del ministro. Igualmente se ha implementado una estrategia para la conservación del patrimonio documental, mediante la aplicación de los lineamientos de un consejo asesor contra desastres y emergencias en el patrimonio. Este consejo asesor, que nosotros le llamamos CADE, está presidido por la Biblioteca Nacional, el Archivo Nacional tiene en estos momentos la vicepresidencia, y se ha trabajado en la identificación de riesgos y vulnerabilidad que permitan la prevención, respuesta y recuperación del patrimonio documental ante situaciones de desastre. Esto ha ido en dos vertientes: una, como ustedes ven, en la identificación de todo esto que yo les decía, en la elaboración de un manual de procedimientos para la elaboración de planes de investigación de riesgos y prevención contra desastres del patrimonio documental, que ya está terminado y en fase de revisión para su edición y, por supuesto, en la preparación de los recursos humanos. Ya se han dado dos cursos de cómo se identifican los riesgos y cómo trabajar ante cada uno de estos riesgos. Por supuesto, algo también muy importante es conocer cómo clasificar los desastres en menores, moderados o mayores y cómo actuar en cada uno de ellos. Les decía que ya está el manual terminado y esperamos que para el próximo año también pueda publicarse. 61

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Otra de las cosas que hemos venido trabajando con mucha fuerza es en la formación de los recursos humanos. En mi país existe un técnico medio en gestión documental, después tenemos dos carreras universitarias, que es la carrera de historia y la de ciencias de la información, donde en el tercer y cuarto año, indistintamente, se dan contenidos de archivística. No existe una carrera de archivística puramente, consideramos que esta de ciencias de la información es una carrera que se acaba de aprobar con un nuevo programa de estudio, donde los contenidos en archivística han sido consensuados con el Archivo Nacional; han participado nuestros expertos y es la carrera de un perfil amplio que forma el especialista que nosotros necesitamos. Posteriormente, en el Archivo Nacional pues se culmina su preparación a través de los postgrados, cursos y talleres. Nosotros contamos con un centro de capacitación y postgrado que, por ejemplo, en lo que va de año se han dado 14 cursos, talleres y seminarios. Se han dado, además, dos cursos con profesores internacionales, uno de ellos el profesor Ramón Alberch, de España, y la profesora Mariela Álvarez, de Colombia. Hemos tenido también, en el mes de abril (de 2008), una mesa redonda sobre archivos, en el marco del Congreso de Info; pienso que fue una mesa muy importante donde participaron especialistas de muchos países del área; y donde, bueno, de alguna manera se han discutido estos temas. Este año se realizó también el pleno del Sistema Nacional de Archivos de nuestro país donde se hizo un balance de todo el trabajo que se ha venido realizando, todas las tareas que se venían implementando. Consideramos que el trabajo ha sido positivo, que se ha avanzado muchísimo; sobre todo se ha venido consolidando cada vez más la integración de este sistema. Aunque no estamos satisfechos, porque, por supuesto, uno nunca debe estar satisfecho, porque son muchas todas las cosas que se han hecho; pero yo pienso que para dos años –el resultado cuantitativo y cualitativo– es obvio, se ha visto el salto. Con relación también a la difusión esta es una tarea permanente. Nosotros tenemos un boletín, que es una de las publicaciones científicas más antiguas del país, tenemos este boletín impreso en papel y en formato digital. Una página Web, que en este momento está un poquito desactualizada, porque nos quedamos sin informático, pero esperemos que ya para septiembre pueda volver a ser lo que era. Tenemos también programas de radio, televisivos; pero cuando les hablo de esto no es solo del Archivo Nacional, sino que cada archivo histórico provincial, en su territorio, a través de sus televisoras provinciales, pues tienen un trabajo muy fuerte de divulgación de todo el trabajo que ellos van realizando, tanto en la radio como en esas televisoras provinciales. Con relación a las inversiones tenemos aprobado un presupuesto hasta el 2012. En esta primera parte está toda la reparación de los archivos históricos, incluido el nacional. Y después, a partir del 2010, comienza todo un proceso de inversión para el equipamiento, aunque ya está previsto que en septiembre se entreguen las primeras computadoras, que no lo resuelve todo, pero sí nos va 62

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a ayudar al menos a ir cambiando la situación tecnológica tan desfavorable que tenemos en este sentido. Con relación a los servicios, decirles –al igual que le comentaba Ana Virginia– nosotros también cobramos nuestros servicios de copias certificadas, no los servicios de sala, esos son gratuitos, pero sí de aquellas personas naturales jurídicas que vienen a buscar copias certificadas de documentos que conservamos en la institución, eso sí se cobra. Actualmente el ingreso, en moneda nacional –ustedes saben que en mi país en estos momentos hay dos monedas– está alrededor de 60,000 pesos; y en CUC, ahí es menos, es que es la más fuerte, esa está alrededor de 700 CUC. Pero pienso que a partir de toda la reestructuración que se hizo, de todas las medidas que se tomaron para agilizar este servicio, pues hemos ido ganando en eficiencia y en calidad. En realidad esto es lo que hemos venido haciendo, y yo pienso que esta comisión, les decía, ha sido muy importante, porque además ha permitido que el gobierno –en mi país– sepa la importancia que tienen los archivos, lo saben, pero a partir de esta comisión lo tienen un poco más claro. Sí se nos quedaba algo… Es el censo guía que hemos estado trabajando, y ha estado dedicado –en este año– fundamentalmente a identificar, a inventariar toda la documentación que existe en las iglesias católicas. Es un trabajo que se ha hecho a nivel de todo el país, y que aunque en algún otro momento se había empezado, no se había logrado con esta magnitud. Ya –prácticamente– está censada toda esa documentación patrimonial que se conserva en las iglesias católicas, e incluso, hemos llegado a identificar las fe de bautismos y de matrimonio de líderes y próceres. Este trabajo se ha llevado también a las instituciones fraternales, los masones, los evangélicos; y ha habido un apoyo muy grande. Estamos muy satisfechos con este trabajo, porque –por ejemplo– en nuestro país muchos de los próceres independentistas fueron masones; y poder saber dónde está esa documentación, en qué estado está, poder intervenir, en caso de que necesite restauración, ha sido muy valioso a partir de este trabajo que hemos hecho. Entonces quería, bueno, transmitirles que en esto es lo que estamos trabajando, todas son experiencias que consideramos que con mucho gusto le podemos seguir trasladando, como siempre lo hemos hecho con ustedes. Que esta comisión que mencioné ha sido un salto de calidad para mi país, en el sentido que les reiteraba, que ha permitido la integración de todas aquellas instituciones que conservan documentación patrimonial; y que hasta ahora nos veíamos como cada uno en su patio y que uno no tenía nada que ver con el otro. El hecho de sentarnos los directores y los especialistas y todos ver que somos parte de lo mismo, de una gran familia, pues ha logrado una cohesión muy importante y necesaria. Muchas gracias. 63

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Sistemas de archivos centralizados y descentralizados Laura Ureña Bosch1 Colaboración de Antonio González Quintana2 y Ramon Alberch3

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sistemas archivísticos : el marco legal

La preocupación del colectivo de archiveros y gestores públicos de la necesidad de dotarse de una organización más compleja y su integración en el corpus doctrinal de la profesión es un hecho reciente. Durante mucho tiempo, la limitada percepción de la función archivística y la consideración del servicio de archivo como un mero repositorio de documentos había resultado un lastre que imposibilitaba la expansión de la archivística y, por lo tanto, la consecución de estructuras de organización mínimamente desarrolladas. Laura Ureña Bosch. Desde la segunda mitad del siglo xx, la expansión de los archivos en el ámbito de la Administración pública y la empresa privada y, sobre todo, la plena asunción de la gestión documental como eje vertebrador de la metodología archivística, propicia un relevante crecimiento en el número de archivos y de los profesionales que trabajan en ellos. Es en este marco cambiante donde se desarrollan los primeros sistemas archivísticos que se construyen inicialmente con una fuerte dependencia de las tradiciones históricas, los preceptos legales y la estructura de gobierno del Estado, comunidad o ciudad.

Asesora del Archivo General de la Nación / Archiveros Sin Fronteras. Consultor del Archivo General de la Nación. 3 Director del Sistema de Archivos de Cataluña. 1

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Concepto

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y modelos

José M. Jardim defiende que es preciso profundizar en la noción de sistema y, en consecuencia, relacionar los planteamientos, que de manera superficial, se hacen desde el mundo de la teoría archivística. Así, siguiendo los estudios de Bertallanfy enfatiza la definición que hace este autor. En el marco de la concepción sistémica del conocimiento, un sistema es un complejo de elementos en interacción, de naturaleza ordenada, no fortuita. Así la literatura sistémica señala cuatro conceptos fundamentales que se entrelazan en la teoría de los sistemas: complejidad, interacción, organización y totalidad. Es en este contexto que es preciso situar la noción de sistema de archivos, concepto que en la literatura archivística ha sido tratado, a menudo, de manera superficial y con escasa profundización. Porque un verdadero sistema de archivos, lejos de acaecer una suma de partes aisladas, tendría que constituirse en base a los principios anteriormente enunciados y fundamentalmente en los de interacción y totalidad. En primer lugar, es preciso remarcar que deviene sorprendente la escasa atención dispensada por buena parte de los manuales de archivística más acreditados en cuanto a la definición y caracterización de un sistema de archivos, hasta el punto de que el propio Diccionario de terminología del Consejo Nacional de Archivos o manuales tan prestigiosos como los de Elio Lodolini, Carol Couture o el manual de la Dirección de Archivos de Francia obvian cualquier tipo de aproximación a la noción de sistema. A su vez, autores más recientes reflexionan sobre el concepto de sistema, como es el caso de la Dra. Antonia Heredia Herrera que considera que «un sistema de archivos se configura con una red de centros para estructurar la recogida, transferencia, depósito, organización, descripción y servicio de los documentos». Esta visión reduccionista, que se limita en contemplar solo la red de centros de archivos como integrantes de los sistema, está presente también en otros autores contemporáneos e impregna algunas de las consideraciones de sistema que definen determinadas leyes de archivos autonómicas. 66

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A su vez, José Ramón Cruz Mundet realiza un análisis del sistema archivístico español, de otros países y de la Unión Europea y concluye que un sistema de archivos se configura mediante los órganos directores y consultivos, los centros, los servicios y la legislación que los afecta. Finalmente, Eduardo Núñez presenta una completa compilación de los diferentes sistemas de archivo y los vincula de manera indisociable a la noción de ciclo de vida de los documentos, de manera que confiere a la vez un estudio muy exhaustivo de las diversas tipologías de archivos. En palabras de este autor «si entendemos el concepto de sistema archivístico como el reflejo del ciclo vital de los documentos y su aplicación a la organización y gestión del fondo de una institución cualquiera que sea la dimensión y complejidad de ésta, debemos proceder a definir sobre la realidad documental los distintos estadios o fases sobre que transita ese fondo». Pese a la diferencia que se puede percibir en cuanto al concepto de sistema que se deriva de las definiciones que hace la teoría archivística y del análisis de los distintos modelos que se presentan en el mundo, parece existir una cierta unanimidad que un sistema de archivos esta conformado por: – – – – –

Los órganos directores y consultivos; La red de centros; Los servicios; Los recursos; El marco legal.

Hagamos una breve caracterización. En cuanto a los órganos, usualmente todos los sistemas confieren la facultad de liderazgo a un organismo que reúne las capacidades de regular e impulsar las políticas archivísticas. Más allá de si esta responsabilidad recae en el Archivo Nacional o General, o bien en un órgano creado ad hoc, el elemento ciertamente clarificador será la ubicación orgánica de este órgano y, también, su nivel jerárquico. Es evidente que desde una posición elevada y con adscripción a un órgano transversal, de cariz interdepartamental, la capacidad de operar sobre el sistema se reviste de una autoridad moral y legal indiscutible. 67

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Otros elementos fundamentales lo constituyen la creación de Consejos Asesores, Comisiones u otros servicios de soporte al territorio y a los archivos pertenecientes al sistema. En este sentido es preciso remarcar que, a nivel general, se percibe un notable divorcio entre las determinaciones contenidas en las leyes y su plasmación práctica en la realidad. La red de centros se convierte en una referencia presente en todas las formulaciones de los sistemas archivísticos. Algunas legislaciones se limitan en reconocer la existencia de dos bloques bien diferenciados –archivos públicos y archivos privados– mientras que en otros es patente el interés de definir la tipología de archivos que conforman la realidad del territorio objeto de regulación. En este sentido es evidente que estas dos variantes visualizan la distinta voluntad política de operar sobre el sistema y la asunción del ciclo vital de los documentos como uno de los elementos estructuradores del sistema. En cuanto al marco legal, usualmente los sistemas se conforman por aplicación estricta de una legislación, a la cabecera de la cual hay una ley de archivos, si bien su plasmación práctica queda estrechamente vinculada al despliegue de esta norma general mediante decretos, órdenes y reglamentos. La lectura de las recomendaciones de la Unión Europea para promover la cooperación archivística hace patente la existencia de una legislación básica en la mayoría de estados miembros, pero también una falta de desarrollo de instrumentos que permitan avanzar en la realidad cotidiana. En cuanto a los recursos infraestructurales, humanos y económicos, son elemento fundamental en la voluntad de crear un sistema de archivos mínimamente creíble. Ya hemos señalado que, a menudo, la ambición de las disposiciones legales en cuanto a concepción y servicios del sistema tropiezan con las dificultades de contar con los recursos necesarios para hacerlo posible. En la medida en que la concepción del sistema signifique, más allá de la capacidad legislativa, la voluntad de ofrecer unos servicios y un apoyo estable de los órganos directores en las políticas de construcción de equipamientos, dotación de personal, promoción de proyectos específicos (restauración, digitalización, difusión) es evidente que la dotación de recursos es absolutamente clave. 68

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A nivel general, los sistemas archivísticos pueden responder a modelos centralizados o descentralizados, en función de la estructura política de un país, de la cual son, en términos generales, un fiel reflejo. Si bien no existen modelos centralizados o descentralizados en estado puro, si que es posible caracterizar cada uno de estos dos modelos en la medida en que presentan unas características bien diferenciadas. Así, en los países de cuño centralista, los órganos, la capacidad legislativa, los archivos, los recursos y los instrumentos de gestión y coordinación son asumidos por una autoridad archivística central. Las características más comunes son las siguientes: – El establecimiento de una dirección general de archivos del Estado. – La existencia de una red de archivos nacionales, regionales y provinciales que constituyen su estructura básica. – El control efectivo sobre la totalidad de los archivos del país en lo que concierne al cumplimiento de las normas técnicas. – La selección y la formación del personal. – La posibilidad de generar una legislación que se aplica de manera uniforme en todo el territorio. Son ejemplos de países con estructura centralizada los casos de Francia, Italia, Holanda, Rusia y la mayoría de países de Latinoamérica. En este último caso lo más usual es que el Archivo General de la Nación se convierta en la cabecera y clave del sistema, como es el caso de la Argentina, Uruguay, Chile, Colombia República Dominicana, entre otros muchos. En el caso europeo lo más usual es que la dirección del sistema recaiga en un órgano más vinculado a la estructura de gobierno y que se concrete en un órgano político-administrativo. El modelo francés sería, seguramente, el ejemplo más ilustrativo de este modelo, en la medida en que la Direction des Archives de France dispone de unos servicios centrales (la susodicha Dirección, la Inspección general, los servicios administrativos, los servicios técnicos), unos órganos consultivos (el Consejo Superior de los Archivos y el Alto Comité de las celebraciones nacionales), una legislación uniforme 69

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(la Ley de 3 de enero del 1979), una escuela de formación oficial (l’École de Chartes) y una red básica formada por los archivos nacionales y los archivos departamentales.

Los archivos nacionales, emplazados bajo la autoridad de la Dirección de los Archivos de Francia, se constituyen mediante cinco centros: el Centro Histórico de los Archivos Nacionales, situados al barrio histórico de París, en el Palacio Soubise, el año 1806, que conserva la documentación desde la edad media hasta el año 1958 y los archivos de los jefes de estado, el Centro de los Archivos Contemporáneos en Fontainebleau, creado el año 1969, el Centro de los Archivos de Ultramar en Aix-en Provence, creado el año 1966, el Centro de Archivos del Mundo del Trabajo en Roubaix (1993) y, finalmente, el Centro Nacional del Microfilme (1973), situado en la villa de Espeyran.

En cuanto a los archivos departamentales, se sitúan cada uno de ellos en la capital del respectivo departamento, y su gestión técnica y su personal dependen de la Dirección General de Archivos mientras que su financiación está repartida entre el estado y los respectivos departamentos. Se autoriza un determinado número de organismos, con carácter excepcional, a administrar sus archivos definitivos. En lo que se refiere a los archivos privados, la ley prevé el control de las exportaciones, la clasificación como archivos histó70

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ricos así como una política de adquisiciones en el mercado que permite enriquecer las colecciones públicas y de protección de los fondos y documentos que representan, desde el punto de vista de la historia, un interés nacional. En los países de estructura descentralizada, el modelo archivístico es sensiblemente diferente. En principio, un modelo descentralizado o de estructura federal, se caracteriza por: – La inexistencia de una autoridad central o de un sistema estatal; – Formalización de un órgano que garantice la coordinación mediante acuerdos o convenios entre las partes; – La legislación del estado tiene que convivir con las leyes propias de los distintos territorios autónomos. Como ya hemos señalado la consecución de una organización territorial profundamente autónoma confiere la responsabilidad de la creación, el mantenimiento y la gestión de los archivos en los diversos estratos en que se organiza el país. Aun así, la armonización de las políticas de tratamiento técnico y las relativas a la formación y el perfil de los profesionales plantea la necesidad de crear mecanismos de integración y de coordinación. Así, la mayoría de modelos descentralizados, plantean una actuación sobre el territorio basada en una planificación conjunta, una programación complementaria y una ejecución independiente. Como muestra de los países con modelos archivísticos descentralizados tendremos que referirnos a los casos de Alemania y de Brasil. El caso alemán es paradigmático en tanto que el modelo archivístico se configura plenamente en el contexto de un estado de estructura y organización federal. Los Länder o estados federados tienen capacidad para organizar su sistema de archivos con total autonomía, de manera que no hay una autoridad archivística central, ni una legislación uniforme y obligatoria. Con todo, y para garantizar una actuación armonizada y concertada en los aspectos más relevantes, se constituye la Conferencia de Responsables de la Administración de Archivos del Gobierno Federal y de los Länder, que se reúnen dos veces el año desde 1952. Asimismo, esta coordinación se garantiza por la existencia de 71

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una formación profesional estandarizada (usualmente a las escuelas de archivística de Marburg y Múnich) y por el hecho que las asociaciones profesionales facilitan la cooperación y promueven el intercambio de experiencias y proyectos entre el colectivo de archiveros. Eso no impide que a nivel estatal se organice un potente sistema archivístico encabezado por el Bundesarchiv, establecido en Coblenza, el 1952, y que cuenta con una ley de archivos federales de 8 de enero del 1988, enmendada en parte por la Ley del tratado de unificación entre las dos alemanas de 23 de septiembre del 1990. El pragmatismo y voluntad de concertación del modelo alemán se hace patente en el hecho de que, con plena coherencia, después de la caída del muro de Berlín, se integraron los archivos centrales y del ejército de la Alemania del Este a los antiguos archivos federales de la Alemania Occidental (Bundesarchiv). Paralelamente, los archivos regionales y locales de la administración de la extinta República Democrática de Alemania se transfirieron a las instituciones archivísticas de los cinco nuevos estados y del Berlín reunificado. Otro modelo de vocación federalista es el del Brasil. Los archivos de la Administración Pública Federal integran el Sistema Nacional de Archivos (SINAR) instituido por la Ley 8.519/91 y reglamentado mediante el decreto 1.173 de 22 de junio del 1994 que dispone, además, sobre el funcionamiento del Consejo Nacional de Archivos (CONARQ). Así el Sistema Nacional de Archivos tiene por finalidad implementar una política nacional de archivos públicos y privados para la gestión, preservación y acceso a los documentos de archivo. Cuenta con un subsistema, el Sistema Federal de Archivos (SIFAR), vinculado al Archivo Nacional, que es la cabecera del sistema. A su vez, el CONARQ, es el órgano central del sistema, vinculado al Archivo Nacional, de carácter deliberativo y con funciones ejecutivas. Esta formado por representantes de instituciones archivísticas y académicas, públicas y privadas, con la atribución de definir la política de archivos.

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Más allá de la diferente tipología organizativa de los modelos centralizados y descentralizados, todos los sistemas archivísticos desarrollados tienen el objetivo común de garantizar la harmonización y el consenso de las técnicas archivísticas (clasificación, descripción, selección y eliminación, accesibilidad), el derecho de inspección y, sobre todo, el perfil y el estatus de los profesionales (formación, selección y movilidad).

sistema archivístico del estado español

En la segunda mitad del siglo XIX se formalizan una serie de disposiciones legales que conforman algunos de los elementos estructurales del sistema archivístico del estado a la época contemporánea. Así el julio del 1858 se crea el cuerpo facultativo de Archiveros y Bibliotecarios, la Junta Superior Directiva de Archivos y Bibliotecas y el Archivo General Central de Alcalà de Henares, en marzo del año 1866 el Archivo Histórico Nacional y en 1894 se formaliza el papel vertebrador del cuerpo de facultativos. En pocos años se establecen el órgano directivo, el archivo que se convertirá en el eje del sistema de archivos administrativos y el cuerpo científico-técnico que se encargará de su funcionamiento . Un diseño avanzado pero con el lastre de la escasez de recursos y de continuidad de las políticas de gobierno. Habrá que esperar a la segunda república, con la creación de la red de archivos históricos provinciales, para asistir a una actuación de relieve en el marco de configuración del sistema de archivos del el estado y, sobre todo, a la promulgación del decreto que creaba el Archivo General de la Administración (1969) y que designaba a los archivos históricos provinciales como depósitos intermedios que tenían que recibir la documentación de la administración periférica del estado. Más recientemente, la formalización del estado de las autonomías derivado de la Constitución del 1978 cuestiona claramente el modelo archivístico centralizado imperante hasta entonces y estimula la creación de sistemas propios en las respectivas comunidades autónomas. Desgraciadamente, a pesar de que la Ley de Patrimonio Histórico Español de 1985 establece la existencia de una serie de organismos de coordinación por parte del estado, es constatable que su función ha sido falta de continuidad y ha tenido una escasa incidencia en la conformación de los 73

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respectivos sistemas archivísticos. La propia definición de sistema que da el artículo 66 de esta ley refleja el escaso bagaje conceptual de sus redactores: «Constituyen los Sistemas Españoles de Archivos, de Bibliotecas y de Museos, respectivamente, los Archivos, Bibliotecas y Museos, así como los servicios de carácter técnico o docente directamente relacionados con los mismos que se incorporan». En este sentido, el sistema archivístico del estado evidencia el lastre que significa gestionar los restos de un modelo de cuño centralista y como consecuencia, la asunción del carácter inevitable e irreversible del proceso descentralizador tiene que propiciar un replanteamiento de sus funciones y la formalización de un nuevo modelo que contemple esta nueva realidad. También es preciso constatar la deficiencia que supone la ausencia de una ley específica de archivos y la falta de inserción de los archivos centrales administrativos de los Ministerios en el sistema. Así, la organización archivística del estado –vinculada exclusivamente al Ministerio de Cultura– se conforma en base a los siguientes órganos, servicios y archivos.

Los órganos: – – – – – –

La Subdirección General de Archivos; La Junta Superior de Archivos; El Centro de Información y Documentación de Archivos (CIDA); La Comisión Superior Calificadora de documentos administrativos; El Servicio de reproducción de documentos; Otros órganos derivados de las disposiciones de la Ley de Patrimonio Histórico del 1985.

Los Centros:

– Los archivos nacionales: el Archivo de la Corona de Aragón (creado el 1180 como Archivo Real de Barcelona), el Archivo General de Simancas (1549), el Archivo General de Indias (1785), el Archivo General de la Administración (1858/1969), el Archivo 74

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Histórico Nacional (1866) y el Archivo General de la Guerra Civil Española (1999); – Los archivos regionales: archivos del reino de Valencia, de Galicia, de Mallorca, de Navarra y los archivos de las cancillerías de Valladolid y Granada, algunos de los que son de gestión autonómica; – Los archivos históricos provinciales: creados desde 1931, de titularidad estatal y gestión autonómica en la mayoría de los casos. Además, justo es decir que el Reglamento de los Archivos Militares (1998) hace patente la voluntad de integrar el sistema archivístico de defensa en el sistema español de archivos y declara expresamente como archivos nacionales, los archivos históricos militares siguientes: los Archivos Generales Militares de Segovia, Madrid, Guadalajara y Ávila, el Archivo Cartográfico y de Estudios Geográficos del Servicio Geográfico del Ejército, el Archivo General de la Marina, el Archivo del Museo Naval y el Archivo Histórico del Ejército del Aire. En todos los casos, se trata de un sistema conformado de manera exclusiva por archivos históricos, debilidad agravada por el hecho que una parte notable de la legislación del estado, como por ejemplo la Ley de Régimen Jurídico y del Procedimiento Administrativo Común del 1992 –tal y como han evidenciado los juristas Angel Sánchez Blanco y Severiano Fernández Ramos– propicia una profunda fractura en el sistema de archivos que se rige por distintas normas en el caso de que se traten de archivos «históricos» o «administrativos». Como ya hemos señalado, con la promulgación de la Constitución del 1978 se formaliza una nueva concepción de la estructura política y administrativa del estado, de manera que el impulso del proceso de descentralización confiere a las Comunidades Autónomas la asunción de una serie de competencias, entre ellas las relacionadas con los archivos. En sintonía con esta nueva concepción, el estado se reserva las competencias exclusivas sobre los componentes del sistema archivístico estatal –especialmente los Archivos Nacionales– mientras que las respectivas autonomías desarrollan sus propios sistemas archivísticos. En definitiva, se trata de un proceso lento, desigual y en continua construcción. Lento puesto que el ritmo de asunción y, sobre todo, de materialización de las competencias se ha ido desarrollando en un largo espacio de tiempo; desigual en la medida en que la mayoría de comunidades autónomas han plasmado sus competencias mediante la promulgación de leyes de archivos y una minoría lo han resuelto en el marco de leyes de patrimonio histórico75

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cultural; también es un proceso en construcción ya que mientras algunas comunidades autónomas han alcanzado un nivel de desarrollo muy limitado, otros como Andalucía, Cataluña y Madrid han entrado en lo que podríamos denominar una segunda fase caracterizada por una renovación sustancial de su marco legal, sobre todo las leyes de archivos, y de despliegue normativo de una cierta madurez. Un breve repaso a la legislación emanada de las Comunidades autónomas permite dibujar las características más fundamentales de los respectivos sistemas archivísticos. Así, una lectura de la definición de sistema en las leyes de archivos elaboradas en las distintas comunidades muestra algunas diferencias suficientemente sustanciales, tal y como señala Ana Duplá al analizar el año 1992 como definen los respectivos sistemas de archivos en el ámbito autonómico: «En tres como relación de centros; en dos como red de centros; en otros dos como conjunto de órganos, centros y servicios encargados de la protección y custodia de los documentos; en una como conjunto de órganos, centros y servicios cuya misión se la conservación, enriquecimiento y difusión del Patrimonio Documental; en otra se determinan laso fases de archivo y en otra, por último, ni se define ni se determina el sistema». También se hace evidente la voluntad política de diseñar sistemas archivísticos propios mediante la formulación de leyes de archivos específicas, la creación de Consejos Asesores o consultivos, y la oficialización de órganos encargados de dirigir las políticas archivísticas, ejemplificado en la génesis de los Servicios de Archivos o Archivos Generales, regionales o «nacionales« como cabeceras de los sistemas. En la mayoría de los casos se hace patente una obsesión «conservacionista» mediante el uso de los términos protección, custodia, conservación, y un olvido de otras tareas también relevantes como la gestión y la difusión, así como el hecho de que, a menudo, la formulación teórica del sistema no resiste ningún tipo de comparación con la realidad práctica. En último término, al tratarse de un proceso poco planificado y materializado en base a la suma inconexa de diferentes visiones y sensibilidades, resulta evidente que la creación de los sistemas autonómicos ha avanzado en paralelo a una notable desestructuración del sistema de archivos del estado.

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El Sistema

de archivos de

Cataluña

Ya hemos señalado que con la aprobación de la Constitución española del 1978 y de los correspondientes estatutos de autonomía se da un paso notable hacia la consecución de un modelo archivístico descentralizado. En el caso de Cataluña el artículo 9 del Estatuto de Autonomía del 1979 explicitaba la competencia exclusiva de la Generalitat sobre cultura, patrimonio y archivos y esta asunción competencial se reflejó en el diseño de un sistema archivístico caracterizado por la voluntad política de crear una estructura archivística propia. A su vez, en el estatuto de autonomía del 2006, concretamente al artículo 127, se señalan las competencias exclusivas de la Generalitat en materia de cultura, incluyendo los archivos que integran el sistema. Como ya hemos remarcado la estructuración de un sistema de archivos en Cataluña es indisociable de una producción normativa y reglamentaria que está falta de referentes históricos con una cierta continuidad y permanencia. La ausencia de unos referentes sólidos y estables conducirá a la adopción de las recomendaciones emanadas del ámbito de historia del Congreso de Cultura Catalana del 1977. El sistema archivístico catalán se desarrolla en tres fases que tienen su plasmación práctica inicial en la formulación de una normativa y la creación de las primeras instituciones archivísticas propias. Así es preciso hacer mención de una primera etapa que podríamos denominar de vertebración inicial del sector (1980-1985) cuando se crean los elementos básicos del sistema. Se trata de un modelo impregnado de historicismo, en el sentido de que los archivos solo se consideran en su vertiente de patrimonio histórico. La iniciativa legislativa se concreta en la promulgación de cinco decretos, tres órdenes y una ley de archivos. El impulso de esta primera fase se cierra con la aprobación de la Ley catalana de archivos del 1985. Ésta quedó pronto obsoleta por la coincidencia de una serie de factores: el intenso desarrollo de los archivos catalanes; el carácter historicista de la ley que solo contemplaba los archivos en su vertiente histórico-culturales y, en cambio, marginaba su función jurídico-administrativa; la falta de consecución de un verdadero sistema archivístico que planificara la actuación en los archivos y se dotase de los servicios básicos (formación, restauración, información). 77

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La segunda etapa (1985-2000) se caracteriza por la voluntad de propiciar un desarrollo normativo que permita superar algunas de las deficiencias de la ley, fundamentalmente mediante decretos y órdenes encaminados a otorgar un mayor protagonismo a las directivas encaminadas en considerar todo el ciclo de vida de los documentos como un campo de actuación estrechamente imbricado en la función archivística. Así se dictan siete decretos, cinco órdenes y una modificación de la ley, concretada al desarrollar el capítulo dedicado a las sanciones. Las características más relevantes son la regulación de la red de archivos comarcales (1988), la organización y gestión de los archivos de la Generalitat (1989) y, sobre todo, todas las disposiciones que concretarán la creación de la Comisión Nacional de Evaluación y Selección de la Documentación de la administración pública (1990), en una actuación que fue pionera a nivel del estado español. La tercera etapa se inicia el año 2001, en el momento de aprobarse la Ley 10/2001 de archivos y documentos. Además de una serie de mejoras que permiten referirse a ella como una ley moderna en sintonía con la concepción de la archivística más renovadora, la definición y concreción del sistema archivístico catalán se convierte uno de los elementos más sustanciales y subsana un grave déficit de la ley anterior. Así, el artículo 16.1. define el Sistema de Archivos de Catalunya (SACO) como el «conjunto de órganos de la Administración y de archivos que, con normas y procedimientos, garantizan, de acuerdo con sus valores, la gestión, la conservación, la protección, la difusión correctas de la documentación de Catalunya, y el acceso a esta documentación». La estructura del sistema de archivos, que puede sintetizarse de la manera siguiente:

Los órganos: – La Dirección del Sistema; – El Consejo nacional de Archivos; – La Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental.

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Los

archivos

Complementariamente a la creación de un mando único sobre el sistema –superando así el anterior solapamiento existente entre el Servicio de Archivos y el Archivo Nacional– la Ley contempla la creación otros órganos y servicios que permiten impulsar y homogeneizar la política archivística. En este sentido destaca la función del Consejo Nacional de Archivos, creado en base al artículo 18 de la Ley y desarrollado en el decreto 52/2006, de 28 de marzo, que regula su composición y el funcionamiento. Así el Consejo se estructura en base a un plenario y una comisión permanente con el objetivo de proponer actuaciones e iniciativas en materia de archivos, emitir informes sobre las normas técnicas, los programas globales y las acciones de más relieve en cuanto a políticas de archivos y hacer el seguimiento de la elaboración del inventario del patrimonio documental de Catalunya y sobre el Mapa de Archivos. Está formado por veinticuatro miembros que evidencian la riqueza y pluralidad de la función archivística, de manera que hay representantes del sector de los archivos, de las tecnologías de la información y la comunicación, de las asociaciones profesionales y las universidades, de los colegios profesionales, las entidades municipales y el mundo empresarial y sindical. La Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección documental es una actualización de la Comisión Nacional de Evaluación y Selección (CNATD) derivada del decreto 117/1990 si bien en la nueva ley se le añade la función de determinar la accesibilidad de los documentos. Junto a estos órganos del sistema, la Ley señala otros servicios que es preciso promover, refiriéndose concretamente a la formación de los profesionales, la información y documentación especializada en el sector –conseguida al crearse en el año 2006 el Centro de Recursos Archivísticos de Cataluña (CRAC)–, el establecimiento de normas que garanticen el tratamiento y conservación de los documentos electrónicos y la promoción de políticas de preservación y de servicios de restauración y reprografía. Otros instru79

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mentos reguladores previstos por la Ley de Archivos y que inciden plenamente en la organización y funcionamiento del Sistema son el Inventario de Archivos que tiene que incluir el censo de los archivos que conservan bienes integrantes del patrimonio documental catalán, el Registro de Archivos, que es el repertorio de los archivos que forman parte del Sistema de Archivos de Catalunya –desarrollado en un decreto del 2007– y el Mapa de Archivos que se convierte en el instrumento de planificación y de gestión de la política archivística.

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Informe de la Asociación D ominicana de Archivistas (ADA)

Génesis de la Asociación Dominicana de Archivistas, 2006-2008 1

José Luis Sáez, S. J.

Esta asociación es fruto directo del Primer Encuentro Nacional de Archivos. En la sesión del 18 de noviembre de 2006, se presentó una moción por parte del Prof. Dantes Ortiz, entonces director del Departamento de Investigación del Archivo General de la Nación, que se encargó de ponderar brevemente la importancia de una asociación que promoviese la profesionalización de los archivistas domiJosé Luis Sáez, S. J. nicanos. Como paso inmediato se conformó, casi a dedo, un comité gestor que organizaría, inventaría casi, la futura asociación.2 Estaba compuesto por Julio Grados (del Colegio Médico Dominicano), Nelly Margarita Franco de Gómez (del Banco Central), Héctor Suero Guzmán (de la Corte de Justicia), Oscar Mota (del Archivo General de la Nación), José Aybar del Rosario (del Banco Central), Claudia Navarro (de la Secretaría de Relaciones Exteriores), Ramón Alberto Tejada de la Cruz (del Centro de Promoción y Exportaciones), y José Luis Sáez, del Archivo Histórico del Arzobispado de Santo Domingo. Director del Archivo Histórico de la Arquidiócesis de Santo Domingo. Cfr. Primer Encuentro Nacional de Archivos. Memorias. Santo Domingo, Archivo General de la Nación, 2007, p. 135.

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José Luis Sáez, S. J.

Con la casi totalidad de los designados, se procedió a celebrar una primera reunión, –quizás sería mejor decir «sesión preliminar»–, en el Archivo General de la Nación el 7 de diciembre del mismo año, es decir, 19 días después de la clausura del Primer Encuentro Nacional de Archivos. Por tratarse de la primera convocatoria, además de resumir la labor desarrollada por el Archivo, el Prof. Ortiz ponderó la importancia de la labor que nos esperaba. Y a pesar de acercarse las Navidades, con el mismo entusiasmo y bríos, ese comité gestor volvió a reunirse bajo una carpa en el patio del mismo Archivo la semana siguiente, poco después del mediodía del 14 de diciembre de 2006. Como cualquiera puede supone, lo determinado en esas dos reuniones previas, al calor del Encuentro, era definir qué se pretendía hacer con una asociación de este tipo, y para ello elaborar las líneas de acción, las reglas del juego. En definitiva, apareció enseguida un modelo de estatutos, y hasta un viejo carnet de membresía de una asociación anterior que, como tantas iniciativas de este tipo, ya era historia, no había dejado más vestigios, y sólo dos o tres la recordaban. Se trataba de la «Asociación Dominicana de Documentalistas, Archivistas y Bibliotecarios», creada en la década de los años noventa, obra de Marisol Florén Romero, ex directora del Archivo General de la Nación y actualmente uno de los seis miembros de su Comité Directivo. Para las verdaderas sesiones de trabajo , que comenzaron el 6 de febrero del 2007 en el edificio de la Corte (antiguo Palacio de Justicia de la Feria de la Paz), que nos albergaría semanalmente, gracias a la gestión del Dr. Héctor Suero, durante tres meses, del 13 de febrero al 24 de abril. En esta fase, y a falta de por lo menos tres miembros del comité original, se incorporó a los trabajos el joven Luis Geraldo Jansen, del Archivo del Banco Central, que siendo mucho más hábil que el resto en informática, nos sirvió de gran ayuda en la preparación, diseño y discusión de los estatutos. Más adelante, se incorporaría también Edgar Soriano Félix, del Centro de Documentación de la Secretaría de Estado de Relaciones Exteriores y el abogado César Rosario Paniagua, en aquel momento, segundo de a bordo del Departamento de Investigación del Archivo General de la Nación. La Asociación, amparada en la Ley 122 (8 abril 2005), sobre asociaciones sin fines de lucro, tiene hasta ahora su domicilio social «subarrendado» en la Calle Modesto Díaz núm. 2 (Zona Universitaria), y su objetivo fundamental es «servir de herramienta de apoyo para la planificación y el desarrollo de todas las ciencias vinculadas a la información y documentación de la República Dominicana» (Artículo 4). Como consecuencia lógica de este objetivo a grandes rasgos, la letra a del artículo 5º especifica entre los objetivos complementarios: «Colaborar en todo lo relacionado con la educación, la cultura y la conservación del patrimonio documental dominicano».2 3

Cfr. Asociación Dominicana de Archivistas. Estatutos. Santo Domingo, 2007, f. 3.

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Aunque los estatutos, en sucesivos borradores, se dieron por terminados el 6 de marzo de 2007, al final de los mismos se dejó constancia de que «a las dos de la tarde del día martes trece de febrero del año 2007», fueron redactadas y aprobadas estas «diez páginas escritas en una sola cara» que, en su momento, «serán depositadas en la Secretaría de los Tribunales correspondientes, después de haber cumplido con los requisitos exigidos por la Ley de la materia». En realidad, esa «incorporación legal», necesaria incluso para aceptar donaciones u otros aportes, se encuentra aún en proceso, extendida el acta auténtica el 27 de junio del año pasado, en manos de un abogado-notario, y a la espera de su esperada resolución. No se interrumpieron por eso las sesiones de trabajo, y a partir del 8 de mayo, ahora en un salón de reuniones de la segunda planta del Archivo General de la Nación, se celebraron seis sesiones semanales más (del 8 de mayo al 21 de junio de 2007), cuyo objetivo inmediato era ultimar la fecha del lanzamiento oficial de la Asociación Dominicana de Archivistas (A.D.A.). Como elementos auxiliares de la naciente asociación, durante esas sesiones se definieron el logo, sello y membrete de la entidad, y se imprimió el texto revisado y definitivo de los estatutos. El acto oficial o Asamblea Constitutiva tuvo como escenario la sala Américo Lugo de la Biblioteca República Dominicana el miércoles 27 de junio de 2007. Esa noche, aparte del grupo de trabajo o comité gestor, en una mesa lateral, además del profesor Dantes Ortiz, por el Archivo General de la Nación, ocuparon puesto bien merecido de honor la Sra. Germania Francisco, del Archivo de la Secretaría de Relaciones Exteriores, y la Sra. Carmen Beatriz Rodríguez, Secretaria del Banco Central.4 Como parte del acto, que incluía la elección del primer consejo directivo de la Asociación, se leyó el texto de los Estatutos y, una vez aprobados por los asistentes, se invitó a la asamblea a proponer una plancha para la creación del primer Consejo Directivo de la recién creada Asociación. Después de un breve receso, varios de los presentes intervinieron para apoyar que el comité gestor se erigiera en directiva. De ese modo, el Licdo. Ramón Alberto Tejada de la Cruz se convirtió en primer presidente, el Dr. Héctor Suero Guzmán (Vicepresidente), Edgar Eduardo Soriano Félix (Secretario) y Oscar Mota (Tesorero), mientras Nelly Margarita Franco Carías, José Luis Sáez y César Abrique Rosario Paniagua fueron electos primer, segundo y tercer vocal respectivamente. Siendo ésta la asamblea constitutiva, la Asociación no ha celebrado desde entonces una asamblea ordinaria, compuesta de los socios titulares, y dada la cortedad de medios e incluso de membresía al día, la mencionada directiva no se ha renovado al cumplir su término el recién pasado 27 de junio. Sinceramente, sería Cfr. «Archivistas constituyen asociación», Crónica Central, Núm. 029 (Julio de 2007), 6; «Creación de la Asociación Dominicana de Archivistas (ADA)», Boletín del Archivo General de la Nación, LXIX:118, Mayo-agosto de 2007, pp. 535-536.

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José Luis Sáez, S. J.

preferible obviar estos datos, pero la cuota original de $400 al año, fue rebajada poco después a la mitad, y según los datos de la tesorería, actualmente contamos con poco menos de treinta miembros. Muchas solicitudes, sin embargo, prefieren abstenerse de regularizar su status, a la espera de la «incorporación legal». El día del lanzamiento oficial, en turno libre, e incluso en el curso de aquella sesión en el salón de la Biblioteca República Dominicana, varios de los asistentes, que también lo habían sido al Primer Encuentro Nacional de Archivos, se hicieron eco de una preocupación generalizada y ciertamente real: cómo puede asegurarse la continuidad de la membresía y aun de la misma asociación, cuando la mayoría de los funcionarios del tren estatal estarán siempre sujetos a movilidad, y el que este año es director o simple auxiliar de un archivo, dentro de seis meses o un año más, y aun sin necesidad de cambio de partido en el poder, estará en otro departamento que nada tiene que ver con la profesión. Aunque en aquel momento se sacó a relucir la necesidad de la profesionalización, precisamente en el área de la archivística, la inquietud ha dado mucho que pensar a todos. Y faltaría a la verdad si tratase de obviarla al hacer este recuento de apenas 15 meses de existencia y trabajo. Para hacer la cosa más real, incluso dos o tres de los miembros del primer Consejo Directivo de la Asociación, que tomó posesión el 27 de junio del año pasado, o han dejado su trabajo en la administración pública u ocupan ahora puestos no relacionados con la tarea propia de los archivos. En realidad las relatorías de los grupos de estudio del Primer Encuentro de noviembre del 2006 reflejaban ya esa preocupación de una u otra forma. He aquí, para ejemplo, la que me parece más acertada de las sugerencias sobre la profesión de archivista y que verbaliza un problema viejo: «debe dignificarse el oficio de archivero, que sea reconocido con un sueldo apropiado, y su puesto esté seguro y no sujeto a los cambios de gobierno», pues de este modo, se le «daría impulso al oficio y adquiriría respeto en la sociedad: que el papel del archivero sea siempre de dinamizador activo y planificador».5 No cabe duda que la futura Ley General de Archivos, al hacer énfasis, como resulta obvio, en la salvaguarda del patrimonio documental de la Nación, resolvería sólo de algún modo este problema de la movilidad, si mantiene que los archiveros, como dice en uno de sus primeros números, posean titulación universitaria, dado que su función debe ser, ante todo, la «programación y dirección del desarrollo de las técnicas adecuadas para la conservación, control y difusión de los fondos documentales» (Artículo 5). Mejor aún sería si se impone la exigencia o al menos la norma de contratar para ese oficio precisamente a los profesionales en el área. Los ya numerosos diplomados en archivística, impartidos por el Archivo General de la Nación, –el décimo de ellos se abrió en noviembre del 2007–, es una forma muy concreta de capacitar al personal «Resumen general de las comisiones o mesas de trabajo», Primer Encuentro Nacional de Archivos, Santo Domingo, 2007, p. 157.

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que cuidará debidamente del patrimonio documental, tanto en instituciones públicas como privadas. La maestría de 52 créditos que el Archivo General de la Nación y la Universidad Autónoma de Santo Domingo iniciaron el 13 de diciembre del 2007 sí puede ser un apoyo decisivo para que la exigencia mencionada se haga realidad. Si no es así, sólo el personal del Archivo se habrá beneficiado, y la carrera sería otra salida más para quienes buscan un diploma para luego trabajar en otra cosa para la que no cuentan ni con la suficiente experiencia. Por lo menos, como decía un editorial del Boletín del Archivo General de la Nación de mediados del año pasado, con los trabajos de modernización general y de la maduración de la metodología de nuestro primer archivo nacional, en la práctica se han ido sentando «las bases de una nueva calidad en el desempeño de la archivística en el país».6 Ojalá que la concreción de todo eso sea también un modelo nuevo profesional archivista. Es lo que también aspira a impulsar a su modo esta inestable asociación, nacida del Primer Encuentro Nacional de Archivos, y a la sombra incluso física del Archivo General de la Nación.

«Editorial: Adelantos en las digitalización», BAGN LXIX:118, Santo Domingo, Mayo-agosto de 2007, p. 327.

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archivos municipales

y regionales

Archivos municipales y regionales Aldriano Pérez1

El patrimonio documental es tan antiguo como la organización de la humanidad misma. A partir de que el hombre empieza a dejar constancia escrita en soportes duraderos. En ellos empezó a dejar constancia de la evolución y desarrollo de la civilización y del avance del hombre en sociedad, que fue abriendo todo un ordenamiento demandado por aquella expansión, en inicio mas retardada y luego cada vez mas ágil y expansiva. Esta documentaAldriano Pérez. ción fue ocupando cada día más espacio y cobrando cada vez más importancia y como tal su ordenamiento era y es una preocupación permanente ya que cumpliendo su ciclo de importancia como documento de oficina, éste adquiere otra dimensión tanto como documento en sí como en el orden histórico, social y documental propiamente, es decir como patrimonio documental. Este desarrollo social, económico, político e institucional fue directamente proporcional en término documental, lo que obligó a crear una disciplina: la Archivística y con ella los archivos y archiveros como oficio o disciplina como forma de ordenar, describir y almacenar dicha documentación, con la garantía de una buena conservación y una ágil ubicación, en respuesta a la dinámica de una sociedad cada día más exigente y que requiere y depende del documento para interactuar y validarse socialmente. Técnico archivero del departamento del Sistema Nacional de Archivos, AGN. §

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municipales y regionales

Archivos

Aldriano Pérez

¿Nos hemos detenido a pensar en algún momento en la persona, o las personas, que manejan todo un conjunto de normas y ordenamiento que nos permiten obtener en un plazo relativamente corto, una aparentemente simple acta de nacimiento y hasta un complicado expediente de jubilación? Pero mientras todos se entregan en los plazos solicitados, jamás nos detenemos a pensar en la compleja y difícil tarea del archivero y sólo lo hacemos cuando surgen situaciones como estas: ese documento no se encuentra en esta oficina, vuelva mañana porque no aparece el documento, la copia de su acta no se puede expedir por que se encuentra en muy mal estado, entre otras

Origen

de los archivos

Nuestra Archivística nace con los primeros años de Independencia y en sus inicios fueron vistos como lugares secretos y misteriosos que guardaban informaciones prohibidas y con acceso limitado, estas ideas se reforzaron con los constantes gobiernos tiránicos y conservadores. Un ejemplo de ello es el impulso y posterior aprovechamiento que el tirano Rafael Leonidas Trujillo, dio a los Archivos, tanto así que en la actualidad más del 80% de las leyes y reglamentaciones vigentes en materia de archivo datan de la época del régimen, ejemplo la ley Núm. 912 de 1935, que organiza el Archivo General de la Nación y la Ley 1085 de 1936 que modifica la anterior. Lo mismo podríamos decir de la importancia, preeminencia y rectitud que bajo su férrea dictadura alcanzó el puesto de archivero y las transferencias se realizaban con estricto apego a lo estipulado en la ley, de igual manera el impulso en materia de edificaciones (el actual edificio del Archivo General de la Nación, data de la época del tirano), en su régimen los archivos fueron utilizados como centro de control y seguimiento para la seguridad y preservación del régimen. Con la muerte del Tirano y la desaparición del régimen los archivos junto a los demás ámbitos de la vida nacional pasan a ser democratizados y a lo interno del Estado, éstos entran a cumplir otro rol en una sociedad sin cultura ni tradición archivística, pero también con una manifiesta falta de voluntad política exhibida por la mayoría de los gobierno que le sucedieron hasta hace poco para superar esta situación. A esta situación hay que agregar la evolución constante de las estructuras estatales, el incremento de la población, la utilización de medios de producción y reproducción, los cuales generan volúmenes considerables de documentos que superan la capacidad de respuesta de los archivos.

Archivos

municipales

Los archivos municipales tienen como misión la conservación, organización y servicio de los documentos producidos y recibidos por sus respectivos ayuntamientos y de otras instituciones, en el ejercicio de sus funciones. 88

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Memorias del Segundo Encuentro Nacional de Archivos

Para el ejercicio efectivo de sus funciones los archivos municipales tendrán personal especializado suficiente, así como las instalaciones adecuadas para el manejo y conservación de la documentación producida y bajo su custodia. Los municipios que carezcan de medios para los fines contemplados en los dos puntos anteriores tanto para atender la fase de archivo histórico como para habilitar las instalaciones adecuadas o para algún otro fin, podrán acordar con el Archivo General de la Nación las soluciones que están dentro de sus límites.

Archivos

administrativos

Es el archivo que existe en cada dependencia. También se conoce como de trámite y se forma por aquellos expedientes de asuntos en revisión o en atención, que no han sido resueltos. Esta información deberá ubicarse a la pronta solución a los asuntos. Cada una de las dependencias municipales deberá contener en el archivo administrativo, aquellos documentos que están pendientes de solución, o que se encuentran en periodo de vida activa; es decir, documentos que están vigentes.

Archivos

intermedios

El Archivo Intermedio y está formado por los expedientes cuya consulta no es muy frecuente y que se concentran para su conservación y mantenimiento mientras vence su período de vida activa. Su responsable es el Secretario del Ayuntamiento y está a cargo del Archivista Municipal. El Archivo Intermedio ayuda a descongestionar la existencia de grandes volúmenes de documentos en los archivos de las diversas dependencias municipales, así como para disponer de la documentación que, una vez terminado su trámite, requiere ser conservada por un tiempo determinado para posteriores consultas. Los responsables de cada dependencia municipal acordarán con el Secretario del Ayuntamiento el tiempo de permanencia de los documentos en el Archivo Administrativo y cuándo deberán trasladarse al Archivo Intermedio.

Archivo

histórico

El Archivo Histórico es el lugar donde son transferidos los documentos cuya vida activa ha concluido y que por el valor de la información que contienen son seleccionados para su permanente conservación. El responsable de este archivo es el Secretario del Ayuntamiento. 89

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municipales y regionales

Archivos

Aldriano Pérez

El valor del Archivo Histórico es importante ya que contribuye a reforzar la identidad nacional a través de concentrar y preservar los documentos que aportan evidencias, tanto de la institución municipal como de la población misma, pues conforman la memoria del Municipio.

Archivos

regionales

La primera mención o ejecutoria de que se tiene informe sobre el tema « Archivos Regionales» es la Orden Ejecutiva Núm. 483 dictada por el Contralmirante de la Marina Yankis de ocupación de fecha 22 de mayo de 1920 donde se destinan 27500 dólares para fabricar los locales de concreto donde se montaran los archivos de cabecera de provincias. Luego en la ley 912, que ordena al Archivo General de la Nación, se omite por completo los archivos regionales. El tema de los archivos regionales reaparece en el proyecto de ley general de archivos de República Dominicana: • Art. 34. Creación de los archivos regionales para cumplir con los criterios fundamentales de descentralización operativa y desconcentración de los archivos, mediante la presente ley se crean los archivos regionales, como organismos con autonomía administrativa pero con dependientes técnica y normativamente del AGN. Los archivos regionales se nutren de los fondos documentales remitidos por los archivos institucionales de cada distrito, municipio, y provincia de la región de que se trate. • Art.35. Estructura de los archivos regionales. Cada archivo regional está a cargo de un director regional, auxiliado por un subdirector regional designado por el poder ejecutivo de una terna propuesta por el consejo directivo del AGN. Observando los requisitos establecidos en el régimen de personal del gobierno central y los requisitos de manera reglamentaria. • Art. 36. Los archivos regionales cuentan con una comisión de evaluación y acceso a los fondos documentales, integrados de la manera siguiente: director archivo regional, subdirector de archivos regionales, técnico archivero designado por el AGN, tres directores de archivos públicos o privados pertenecientes a la demarcación correspondiente.

Facultades de los Archivos Regionales – Recibir toda la documentación del sector público de las demarcaciones de su jurisdicción – Preservar, defender e incrementar el patrimonio documental de la región. – Organizar, tecnificar, administrar y difundir el patrimonio documental de la región posibilitando la accesibilidad para la acción administrativa, la investigación científica y la información general. 90

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Memorias del Segundo Encuentro Nacional de Archivos

– Difundir los principios éticos de los archivistas y cooperar con el AGN para obtener sus objetivos. – Mantener relación con otros archivos regionales del país y de otros países. – Asesorar a los archivos institucionales y colaborar con los demás archivos históricos de sus demarcaciones. – Solicitar al AGN la calificación de archivos de interés históricos regional para los archivos privados que reúnan estas condiciones. – Realizar inspecciones periódicas a los archivos de su jurisdicción. – Ejecutar, previa autorización del AGN, las medidas que estimare oportunas para salvaguardar la documentación potencial o aquella efectivamente integrada al patrimonio documental de la región. – Gestionar ante el AGN la capacitación constante de todo el personal dedicado a la gestión de archivos. – Comunicar a las autoridades competentes, en caso que se intentare trasladar algún documento fuera de su lugar habitual de custodia. – Organizar el intercambio de archivistas dentro de la región a través de la planificación y desarrollo de programas especiales. – Asesorar a los organismos que conforman la región, sobre la aplicación de equipos, instalaciones y materiales relacionados con la conservación, procesamiento.

Requerimientos para la implementación Aunque no se ha especificado los lugares de ubicación de los futuros Archivos Regionales pero creemos que los siguientes criterios han de tomarse en cuenta: – Nivel de Accesibilidad con respecto a la geografía de la zona y la ubicación de las provincias que la integran. – Lugar de mayor producción de documentos en la región. – Locales que reúnan las condiciones requeridas en cuanto a: ubicación, estructura, ambientación, entre otros. – Densidad poblacional. – Frecuencia de consulta de la documentación.

Ventajas de los archivos regionales La creación de archivos regionales implican una transferencia de funciones del AGN a dichos organismos, lo cual ha de incidir en la estructura social, económica, cultural de la región: – Gestiona la documentación de la región en todas sus fases. – Facilita el acceso a la información. 91

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municipales y regionales

Archivos

Aldriano Pérez

– Identificación del ciudadano con la estructura de su región. – Garantiza y fomenta las diversas manifestaciones culturales de la región plasmada en los distintos soportes. Si tomamos como parámetros las ideas centrales de estos conceptos para describir la realidad de nuestros archivos municipales, nos daremos cuenta de lo distantes que estamos de estas definiciones normativas. Con el inicio en el 2006 del primer censo de archivos de la República Dominicana, se da inicio a la conformación de un instrumento clave para proporcionar una imagen de la realidad del patrimonio documental de la nación. Se trata del primer registro sobre la realidad de los distintos archivos, su volumen, ubicación, estado, valor, contenido y sobre los locales que lo albergan, el nivel y condiciones de trabajo de quienes lo manejan así como su grado de organización. Hasta el momento en el punto de desarrollo en que está, el censo guía nos ha abierto las puertas para conocer la triste realidad a que está sometido el patrimonio documental de la nación, cuyos aspectos más importantes a señalar son los siguientes: 1. La no existencia de archivos centrales en el 99% de las instituciones, las cuales sólo cuentan con archivos administrativos o de gestión «una gran cantidad de ellos son documentos con apenas 2 ó 3 años». Los documentos anteriores a estas fechas, descansan en un «almacén» o «depósito», en algunos casos se da la existencia de un archivo «intermedio» –por decirle de alguna forma– donde se «guardan» documentos de 5 ó más años, en muy pocos casos de más de 10 años. Pero tampoco estas estructuras reúnen las características de un archivo propiamente dicho (no inventario, no serie, no legajos) y que en la mayoría de los casos no reúnen la documentación de la totalidad de las dependencias del organismo o institución. Las características de los llamados almacenes son un espectáculo dantesco donde lo que salta a primera vista son montones de cajas, sacos, fundas, todos con un volumen de documentos sin ningún tipo de ordenamiento o inventario, conviviendo con la más variada gama de desechos, como son fragmentos de sillas, computadoras, abanicos, arbolitos navideños, suapes y demás enseres de limpieza, todos ellos, pasto de cucarachas, ratones y comejenes, soportando temperaturas y grados de humedad increíbles. 2. Las edificaciones en su mayoría son improvisadas fuera del edificio central, muchas con techos de zinc, otras con techo de concreto, pero con grandes filtraciones y la presencia visible de hongos, bacterias y comejenes. Junto a la documentación se almacenan también materiales de construcción, repuestos de vehículos, combustibles y chatarras de vehículos descontinuados. 3. El personal a cargo de los «almacenes» es la empleomanía de más bajos ingresos, por esta razón es el personal más viejo en los puestos ya que dicho 92

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puesto no es deseado por ningún militante del partido, es decir el encargado de la documentación del almacén es el conserje, mensajero, o la encargada de la cocina. 4. En el caso de los archivos administrativos la metodología empleada en la implementación del ordenamiento archivístico es obsoleto y retarda el proceso de trabajo, dificultando el desempeño y el servicio al usuario. 5. La desaparición y encubrimiento como forma de eliminar pruebas ante una nueva administración, esto ocurre en casi todas las transiciones de mando. Las sustracciones de documentos históricos para su trasladado a archivos privados. La incineración sin apego a las prescripciones legales sobre la materia para obtener espacio destinado a los nuevos documentos. La destrucción por condiciones ambientales, plagas bibliófagas y la manipulación inadecuada. Es justo reconocer que aun con todos estos elementos negativos, una parte importante del patrimonio documental de la Nación ha sobrevivido gracias al cuidado, voluntad y la prudencia de algunos héroes anónimos. Como colofón, todas estas informaciones obtenidas en contactos directos con la realidad de los distintos archivos de los diversos Municipios, ha sido posible por medio del Censo Guía, el cual cuando concluya nos permitirá tener una radiografía o registro actualizado de la totalidad del Patrimonio Documental Dominicano, con una evaluación o diagnóstico pormenorizado de los mismos, así como sus fortalezas y debilidades. Este proceso nos dará la oportunidad de elaborar planes concretos para la superación de las limitaciones existentes y la pertinente oportunidad de tener los insumos necesarios para poder implementar el Sistema Nacional de Archivos, con el cual mejorará el acceso a la información por parte de las instituciones, y la población en general, en consecuencia, lograremos el fortalecimiento del derecho a la información y abrirá las puertas a la transparencia administrativa como un aporte importante a la lucha contra el flagelo de la corrupción en la gestión pública, pero sobre todo ayudará a mejorar las condiciones de conservación y salvaguarda del Patrimonio Documental de la Nación que en este momento se encuentra en un estado deplorable.

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Visión General El Archivo Histórico de Santiago fue fundado el 13 de agosto de 1958 por el destacado munícipe santiaguero don Pedro Manuel Hungría, quien en el desempeño de sus funciones diplomáticas observó que en lugares grandes ciudades del mundo, funcionaban archivos de carácter histórico auspiciados por los ayuntamientos, lo que estimuló en él la idea de fundar un archivo histórico en su ciudad natal, la que finalmente hizo realidad en la fecha mencionada. Robert Espinal. Así nació el Archivo Histórico de Santiago, el cual en sus inicios funcionó con pocos fondos en el sótano de un edificio público, ubicado en una de las esquinas formadas por el cruce de las calles Restauración y España. Esta institución cultural nació con la finalidad de preservar la memoria histórica de Santiago, mediante la recolección de datos sobre sus calles, sus plazas, sus instituciones públicas, privadas, comerciales, culturales, educativas..., sus personajes distinguidos, sus costumbres, sus templos, en fin. Todo esto, incluía el proyecto de una publicación del archivo, el cual se materializó por primera vez en el presente año 2008. Director del Archivo Histórico de Santiago. §

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Con el tiempo, el material conservado en esta institución cultural municipal, no se limitó a Santiago sino que trascendió al resto del país y del mundo, por lo que se adquirieron valiosas enciclopedias como las mundialmente conocidas Espasa-Calpe y Británica. El primer director del Archivo Histórico de Santiago lo fue su fundador don Pedro Manuel Hungría, quien al año siguiente de su fundación falleció víctima de un cáncer pulmonar, logrando obtener en su lecho de muerte la promesa de su amigo Román Franco, de no permitir que esta obra que tanto trabajo había costado colapsara. En efecto, Román Franco Fondeur, quien estuvo desde su fundación muy ligado al Archivo Histórico de Santiago, prometió al amigo moribundo encargarse de esta importante institución como director, promesa que cumplió desde 1959 hasta 1989, cuando la muerte lo sorprendió después de 30 años de servicio, en los cuales nunca tomó vacaciones, según el propio don Román me lo manifestó. En el transcurso de esos 30 años, Román Franco Fondeur hizo una labor fecunda, de organización y enriquecimiento de todo el material archivístico adquirido, consistente en periódicos, principalmente los ejemplares del periódico «La Información»; revistas; los Boletines Municipales del Ayuntamiento de Santiago; gacetas judiciales; los números del Boletín del Archivo General de la Nación; los de la revista Clío, órgano de la Academia Dominicana de la Historia, de la que fue miembro correspondiente; la Colección de Leyes, Decretos y Resoluciones del los Poderes Legislativo y Ejecutivo de la República; libros sobre Santiago y de Historia Dominicana; planos; mapas; fotografías; cintas magnetofónicas; películas; objetos, como por ejemplo sables, condecoraciones, pelotas de. béisbol firmadas por estrellas de ese deporte; monedas; fusiles; bayonetas; cascos de bomberos y de soldados; quepis; chapas en bronce de la era de Trujillo; cámaras fotográficas y filmadoras; documentos originales manuscritos como cartas, notas, registros de diversa índole; textos mecanografiados; estatutos de instituciones como por ejemplo la Sociedad Pro Arte de Santiago: programas de actividades; recordatorios; invitaciones; afiches; y todo cuanto quedara como huella que nos conectara con el pasado, desde los puntos de vista social, económico, político y cultural. Don Román Franco Fondeur tuvo una relación de amistad muy estrecha con el prolífico historiador don Emilio Rodríguez Demorizi, lo que sirvió para unir al Archivo General de la Nación con el Archivo Histórico de Santiago, lo que a su vez redundó en la consecución no sólo del Boletín del primero, sino también de su colección de libros publicados, así como también de los libros dados a la estampa por la Academia Dominicana de la Historia, de la que me consta que don Román se sentía muy orgulloso de contarse entre sus miembros. En la fototeca del Archivo Histórico de Santiago, hay diversas fotos que fueron tomadas y donadas por el propio don Román, ya que este amó profunda96

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mente el arte de la fotografía a la que dedicó gran parte de su vida, poniendo al servicio del Archivo los conocimientos que poseyó en dicho arte, y demostrando de esta manera lo útil que puede llegar a ser para un historiador el dominio de la denominada fotografía documental. Don Román llegó a fotografiar actividades como por ejemplo sesiones solemnes de la Sala Capitular del Honorable Ayuntamiento de Santiago; el escenario del combate violento del hotel Matum en 1965; huelgas; manifestaciones populares; manifestaciones estudiantiles; velorios; inauguraciones, actos religiosos; expresiones carnavalescas; representaciones teatrales; calles de Santiago; estampas folc1óricas; comparecencias televisadas de personajes de la política, como por ejemplo la del profesor Juan Bosch, en el debate que sostuvo la noche del 17 de diciembre de 1962, con el sacerdote jesuita Láutico García, publicada en la página número 279 del tomo I de la Enciclopedia Dominicana, en su edición de 1978, de la que fue un reconocido colaborador. En cuanto al archivo de voces, este fue una iniciativa de don Román, en el quedaron gravadas entrevistas, discursos, pregones, y la propia voz de don Román en sus intervenciones en el Archivo, frente a nutridos grupos estudiantiles. Personalmente recuerdo que la primera vez que escuché la voz de Trujillo fue en mi adolescencia, en una de mis acostumbradas visitas al Archivo Histórico de Santiago, gracias a la existencia de ese archivo de voces como le llamaba don Román, del que tan orgulloso se sentía. Además de consagrado historiador y fotógrafo, don Román fue también un diletante coleccionista, gracias a cuya afición el Archivo Histórico de Santiago tiene una interesante colección de piezas taínas, así como también una extensa colección de sables del siglo xix, en relación a los cuales; a partir de los datos que aparecen en la obra titulada «Los Motivos del Machete» de José Miguel Soto Jiménez, se puede colegir que fueron de los utilizados durante las campañas militares de la Guerra Domínico-Haitiana, entre 1844 y 1856, así como también en la guerra restauradora entre 1863 y 1865. Treinta años es un interregno importante, por lo que la historia y el desarrollo del Archivo Histórico de Santiago están tan ligados a su segundo director Román Franco Fondeur. Al producirse el fallecimiento de este, le sucede su hijo, César Agustín Franco Balcácer, en cuya gestión, desde 1989 hasta el 2006, el Archivo Histórico de Santiago continuó rindiendo servicio a sus usuarios habituales, y cuyo patrimonio archivístico se enriqueció notablemente con la adquisición de una importante y rica colección de documentos provenientes de la Cámara de Comercio y Producción de Santiago, al tiempo que se inició la etapa de modernización de la institución desde el punto de vista tecnológico, con la adquisición de muy útiles equipos informáticos y escáneres para la elevación de la calidad del trabajo realizado. Es durante la gestión del anterior director, específicamente en 1993, que por resolución de la Sala Capitular del Honorable Ayuntamiento 97

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de Santiago de los Caballeros, el nombre de esta dependencia municipal se enaltece pasando a llamarse, en un acto necesaria justicia, Archivo Histórico de Santiago «Don Román Franco Fondeur», en reconocimiento a sus 30 años de servicio consagrado por la Patria y por la Historia. A lo largo de sus 50 años de existencia, el Archivo Histórico de Santiago «Don Román Franco Fondear», ha servido de punto de referencia a todo tipo de usuario; estudiantes de bachillerato; estudiantes universitarios; periodistas; profesionales; intelectuales; artistas; folcloristas; académicos; historiadores e investigadores, entre los que cabe citar a Emilio Rodríguez Demorizi, Vetillo Alfau Durán, Pedro, Troncoso Sánchez, Manuel de Jesús Goico Castro, Julio Genaro Campillo Pérez, Julio Jaime Julia, Franklin Franco, Danilo de los Santos, Juan Daniel Balcácer, a mi estimada profesora Mu-Kien Adriana Sang-Ben. Roberto Cassá, José Chez Checo, Fernando Pérez, Memén, Emilio Cordero Michel y Edwin Espinal Hernández. Este último intelectual, a quien conocí en el Archivo cuando ambos éramos estudiantes de bachillerato, pertenece a una nueva camada de historiadores jóvenes, y actualmente está redactando el segundo tomo. Este último intelectual, a quien conocí en el Archivo cuando ambos éramos estudiantes de bachillerato, pertenece a una nueva camada de historiadores jóvenes, y actualmente está redactando el segundo tomo de su interesante obra Historia social de Santiago de los Caballeros, la cual abarcará desde 1901 hasta 1930, y cuyas fuentes de consulta son cien por ciento del Archivo Histórico de Santiago…, por lo que esa obra será hija legítima de esa institución, lo cual aplaudimos. Desde que asumí la Dirección del Archivo Histórico de Santiago «Don Román Franco Fondeur» en el año 2006, entendí que la institución necesitaba un nuevo giro, por lo que diseñe una nueva estructura la cual comprende las siguientes áreas: Biblioteca Especializada (libros sobre Santiago y de Historia Dominicana); Hemeroteca; Fototeca; Procesos Técnicos; Audiovisuales; Documentación e Historia Oral. En cuanto a la biblioteca, se ha denominado especializada por entender que ese debe ser su carácter, ya que bibliotecas generales hay diversas en la ciudad Santiago, la misma fue reorganizada por la técnica bibliotecóloga cubana Aixa Díaz Páez, con un amplia experiencia en la Biblioteca Nacional de Cuba y el Archivo General de la Nación en nuestro país, según su currículo, e inaugurada el año 2007, bajo la nomenclatura de «Biblioteca Municipal Julio Genaro Campillo Pérez»: municipal por ser el Archivo una dependencia directa del Ayuntamiento, y Julio Genaro Campillo Pérez por las siguientes tres razones: a) fue un destacado historiador; b) era nativo de Santiago de los Caballeros; y c) entre su bibliografía hay un libro sobre su ciudad natal titulado: «Santiago de los Caballeros: Imperecedero Legado Hispano Colombino». Anteriormente, nuestra biblioteca, además de no ser especializada carecía de catálogo, lo que dejaba al usuario a mereced de lo que le dijera el empleado que lo atendía, y de un sistema de registro de consulta de sus fondos bibliográficos. 98

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Actualmente, esa situación ha sido superada, por lo que ya, además de estar funcionado como debe funcionar toda biblioteca, ya se cuenta también con un informe estadístico relativo a las consultas de libros y periódicos, que se rinde mensualmente. En relación a la hemeroteca. se ha logrado la encuadernación de una cantidad considerable de ejemplares del periódico La Información; sin embargo, se necesita con carácter de urgencia la tecnología necesaria para la reproducción y conservación de los periódicos del siglo xix, y de los ejemplares del periódico El Diario de principios del siglo xx, cuya colección posee el Archivo Histórico de Santiago y que es única en el país. La fototeca está siendo reorganizada y se está en un proceso bastante avanzado de escaneo de las fotos que la componen, que son unas cinco mil. En esta área aspiramos a ofrecerle al público un mejor servicio, entregando en un disco compacto las fotos deseadas debidamente reproducidas, luego de una consulta en un catálogo virtual, para lo cual, es necesaria la consecución de la tecnología que permita este paso de avance. En el área de procesos técnicos se le da entrada a todo lo que llega al Archivo y sobre todo se trabaja con la indexación del material que lo requiere, sin dejar de prestar auxilio a las áreas que lo necesiten. Los recursos audiovisuales son concebidos como un auxiliar docente y al, mismo tiempo, como punto de contacto dinámico con nuestro pasado histórico. En el área de documentación se trabaja con aquellos documentos contenidos en expedientes solicitados por el usuario a partir de un índice o catálogo. Están pendientes de ser puestas a disposición de los usuarios las áreas de mapoteca e historia oral. Para la mapoteca se requiere de la tecnología necesaria que permita la reproducción rápida y eficiente del conjunto de mapas y planos, que tiene actualmente el Archivo Histórico de Santiago. Al área de Historia Oral está también pendiente de ser puesta disposición del público. Ya se empezó a trabajar con esta área mediante el levantamiento del correspondiente catálogo de las grabaciones que la componen, faltando entonces obtener la correspondiente tecnología para pasar al formato más moderno todo cuanto se ha grabado.

Actividades Hasta la fecha, se han realizado algunas actividades consistentes en exposiciones y sesiones. En cuanto a las exposiciones, con motivo del centenario del nacimiento del intelectual dominicano Joaquín Balaguer, se realizó una exposición bibliográfica y fotográfica de dos semanas de duración, a partir del día 1 de septiembre de 2006, centrada únicamente en el aspecto intelectual del personaje. 99

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Al año siguiente, 2007, con una duración también de dos semanas, se realizó una exposición bibliográfica en el mes de enero, con motivo del 194 aniversario del natalicio del prócer Juan Pablo Duarte, la cual fue visitada por estudiantes y público en general. En ese mismo año 2007 se realizó una exposición de sables y mapas, con motivo de los 163 años de la declaración de guerra del Estado dominicano al Estado haitiano, el 19 de abril de 1844, acto que formalizó el conflicto políticomilitar entre ambos países, y que José Gabriel García denominó Guerra de la Separación Dominicana. En el plano histórico, este hecho tiene la particularidad de que fue la primera vez que el Estado dominicano le declaró la guerra a otro Estado. Además de exhibirse una parte de la colección de sables del siglo xix que posee el Archivo Histórico de Santiago, se exhibieron también cuatro mapas que ilustraban las campañas militares de la Guerra domínimo-haitiana, como la llamó don Emilio Rodríguez Demorizi, la cual se extendió desde 1844 hasta 1856. En la misma se exhibieron también las imágenes de los generales que comandaron las tropas dominicanas. Esta exposición fue visitada por estudiantes de primaria y de bachillerato, y por una comisión de oficiales del Ejército Nacional, entre los que estuvo el general de división Gustavo Adolfo Jorge García, a la sazón comandante de la primera región militar de las Fuerzas Armadas. Recientemente, el pasado lunes 23 de junio, el Club Rotario Santiago de los Caballeros sesionó en la Sala de Atención al Usuario del Archivo, actividad que sirvió para dar a conocer la institución a los miembros de ese club que no la conocían, y para plantear la posible ayuda material y/o económica que ese club pudiera brindar. Para el próximo mes de agosto, se tiene planificada una exposición miscelánea con parte del patrimonio archivístico, que sirva de motivación de promoción, con motivo de nuestro aniversario número 50, así como también una actividad en el Centro León, denominada encuentro con la memoria, en recordación y homenaje a don Román Franco Fondeur.

Articulación

del

Archivo

Como institución de servicio, el Archivo Histórico de Santiago «Don Román Franco Fondear» ha de continuar articulado a la sociedad, por lo que se cuenta con el respaldo de otras instituciones de Santiago como son: nuestra institución madre, el Ayuntamiento de Santiago; la Asociación Cibao de Ahorros y Préstamos; el periódico La información; Tele Universo Canal 29; la Cámara de Comercio y Producción de Santiago; los Clubes Rotarios Santiago de los Caballeros y Santiago Gurabito; el Comando Regional Norte de las Fuerzas Armadas; el Museo Histórico y Cultural Fortaleza San Luis; el Colegio Padre Emiliano Tardif; 100

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el Colegio La Zurza; el Colegio Sagrado Corazón de Jesús; el Colegio Cardenal Beras; el Arzobispado de la Arquidiócesis de Santiago de los Caballeros; el Central Cultural Eduardo León; la Pontificia Universidad Católica Madre y Maestra; el Centro Universitario Regional de Santiago de la Universidad Autónoma de Santo Domingo; el Ateneo Amantes de la Luz; la Sociedad Cultural Alianza Cibaeña; el Centro de la Cultura; la asociación de Abogados de Santiago; el Gran Teatro Regional del Cibao; y la Sub-secretaría de Estado de Cultura. En Santo Domingo, hemos establecido contacto con la Secretaría de Estado de Cultura; el Archivo General de la Nación; la Academia de Ciencias de la República; y la Academia Militar de las Fuerzas Armadas Batalla de las Carreras.

Proyectos

futuros

Como proyectos a desarrollar, tenemos en carpeta la publicación de nuestros fondos documentales. Este proyecto, que es el más ambicioso de todos, ya lo empezamos a realizar, gracias al apoyo del Honorable Señor Síndico de Santiago, don José Enrique Sued Sem, primera publicación del Archivo Histórico de Santiago, en 50 años de existencia. Se trata de unas notas cuyo manuscrito original forman parte de nuestros fondos documentales de la autoría de Nicanor Jiménez, nativo de Santiago de los Caballeros, quien vivió entre 1869 y 1965, llegando a cumplir casi cien años, y quien por iniciativa propia redactó unos apuntes sobre de Santiago y su gente, que actualmente tienen un gran valor histórico, y que fueron publicados con los auspicios de la sindicatura. Se trata pues del primer fruto editorial del Archivo Histórico de Santiago en toda su vida institucional, con lo cual se cumple un acariciado sueño de don Román. Como parte de la difusión de nuestro patrimonio documental mediante su publicación, depositaré seis ejemplares de dicho documento en manos del director del Archivo General de la Nación, al final de mi ponencia. La firma de un acuerdo de colaboración interinstitucional, entre el Archivo General de la Nación y el Archivo Histórico de Santiago «Don Román Franco Fondeur», es otro de los proyectos contemplados para el futuro inmediato. Ya está redactado el borrador, y ambos directores hemos coincidido en la conveniencia para ambos archivos, de un acuerdo que facilite la unificación de nuestros esfuerzos, para beneficio de la comunidad dominicana. La promoción del Archivo Histórico de Santiago mediante exposiciones fotográficas itinerantes, es un proyecto que planificamos para el año próximo. El mismo lo hemos denominado el Archivo en la Calle y contempla también charlas sobre temas históricos. Para la publicación de nuestro Boletín, ya estamos dando los pasos necesarios, gestionando la formación de un consejo editorial. 101

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Finalmente, tenemos también en carpeta las Tertulias del Archivo, las cuales abarcarán temas históricos tratados por historiadores, investigadores y por actores de hechos sobresalientes. Con la colaboración de instituciones como el Archivo General de la Nación, esperamos cumplir el programa que nos hemos trazado. Gracias por su atención.

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La automatización de los archivos públicos en República Dominicana Johny Eliseo Calixto Camacho1

1. Introducción Disponer de soluciones informáticas que permitan un ágil tratamiento de los datos es vital para un servicio de información como el que dependen el Archivo General de la Nación (AGN) y la Federación Dominicana de Municipios (FEDOMU). Ambas instituciones han incorporado, recientemente, la aplicación del Sistema Integrado para la Gestión de Centros Archivísticos Albalá, suministrado por Baratz Johny Eliseo Calixto. México, empresa especializada en proyectos de automatización de archivos, cuya aceptación por la comunidad archivística y el éxito de sus instalaciones la postula como una de las empresas lideres de sistemas en el sector. El proyecto de automatización del AGN y el Sistema Nacional de Archivos de la República Dominicana persigue la automatización del acervo documental con un firme propósito: almacenar la información en soporte electrónico, de cara a obtener mejores condiciones de conservación y de ofrecer vía web, un servicio de difusión de la información, brindando la posibilidad de acercarse a los documentos relacionados con el pasado, presente y futuro de la sociedad dominicana. Su resultado final, constituirá una guía de fuentes documentales útiles tanto para los ciudadanos como para los investigadores. Consultor Área de Archivos, Baratz México. §

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En tanto FEDOMU tiene como prioridad la promoción de la información como un derecho básico del ciudadano, mediante la creación de un sistema de información archivística municipal integrado con los más modernos medios tecnológicos; simultáneamente busca contribuir en la formación integral de los archivos –y del personal que los maneja– así como en el desempeño de las tareas archivísticas (Identificación, Clasificación, Ordenación, Instalación, Ingresos, Transferencias y Descripción) que conlleven a agilizar el proceso de inventario de los acervos documentales de los propios archivos. Antes de iniciar los proyectos de automatización en ambas instituciones, resulta fundamental referirse a las bases legales –y por lo tanto, obligatorias– que enmarcan el proceso. Así, la Ley General de Libre Acceso a la Información Pública, y su Reglamento, tras la propuesta de la Ley General de Archivos de la República Dominicana, instituyen la necesidad de desarrollar proyectos de automatización que fortalezcan la gestión archivística y documental a través de los sistemas automatizados de eficiencia, estructura y transparencia administrativa, para regular el control interno y la salvaguarda del patrimonio documental de las entidades públicas. A partir de estas premisas, el presente trabajo resulta de suma importancia, ya que Baratz ha realizado una labor significativa en la instrumentación, desarrollo y ejecución de la automatización de los archivos públicos en República Dominicana; por lo tanto, en esta presentación podrán exponerse las necesidades, objetivos, antecedentes y etapas en las que se logran evaluar los avances cuantitativos y cualitativos.

2. Grupo Baratz: ¿Quiénes somos? ¿Cuántos somos ? ¿D ónde estamos ?, y nuestros clientes Baratz nace con la vocación de generar tecnología propia, centrándose en lo que se ha dado en llamar Tecnologías de la información; y, de manera especializada, en la informática documental on line. Con más de 25 años de experiencia en el sector. Baratz desarrolla e implanta soluciones de software día a día; se desempeña en la diversificación de sus productos, con base en una política de innovación permanente en cuanto corresponde a sus herramientas y servicios. Es en suma, una empresa Globalmente Integrada y de Localización Múltiple, creada y dirigida por su fundador y presidente señor Juan Beitia G. En Baratz nos dedicamos a ofrecer soluciones en el área de gestión de sistemas de información, encaminadas a través de las siguientes líneas de negocio: • • • •

Gestión de Bibliotecas; Gestión de Archivos; ECM, Informática documental (Gestión de Contenidos Empresariales); Catalogación retrospectiva; y, 104

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• Servicios de Gestión Documental. En el territorio europeo, Baratz se encuentra acreditada en España y Francia; y, en América, se conoce en Brasil, Chile, Colombia, México, Panamá, Perú y, desde luego, en República Dominicana. Cuenta con más de 200 profesionales para atender las necesidades de nuestros clientes en importantes instituciones públicas y privadas, así como para reforzar las múltiples soluciones implantadas en más de 25 países que, hoy por hoy, confían en nuestras propuestas.2 Por otra parte, Grupo Baratz participa en ferias, congresos nacionales e internacionales con ponencias y exposiciones; patrocina eventos que promuevan el arte y la cultura; realiza alianzas tecnológicas, necesarias para que nuestros productos continúen siendo un referente tecnológico –como es el caso de la Unidad Tecnológica de Desarrollo en Guadalajara (México)– creada en colaboración con el Centro Universitario del Tecnológico de Monterrey.3 Y, por la otra parte, con la Ciudad del Saber, cuya misión es la de constituir un centro internacional de excelencia para la generación, difusión y aplicación del conocimiento, al servicio del desarrollo humano, aprovechando las ventajas competitivas de Panamá.4 A nuestros clientes los podemos ubicar en los siguientes países y regiones: • En España: Patrimonio Nacional, Antena 3.com, Museo Nacional del Prado, Instituto Cervantes, BBVA, Yell, Gobierno de España Ministerio del Interior, Amnistía Internacional, y Ciencias Forenses… entre otros; • En Francia: Centre Régional des Lettres, Bibliothéque de Cuincy, Bibliothéque Municipal de La Ville D’Annecy… por mencionar algunos; y, • En Latinoamérica, señalaremos tan sólo: Alianza Francesa de Lima, Perú, Archivo General de la Nación de República Dominicana, Congreso del Estado de Michoacán, México, y Banco Central de Bolivia. En este renglón, es importante señalar que las tareas asumidas por Baratz incluyen un compromiso social muy especial con el proyecto Amics de Diakha Madina, en la República de Senegal. Aquí, la participación solidaria de Baratz consiste en favorecer la elevación de vida de las comunidades, brindándoles mayores y mejores oportunidades de atención médica lo cual repercute en su potencial económico y asegura su sustentabilidad.

Documentos de difusión Baratz México S. A de C. V. «20 años 1987-2007» Boletín, Núm. 11, septiembre de 2007. 3 Ibídem. 4 http://www.cdspanama.org. 2

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3. Necesidades/Objetivos (relacionados con ambos proyectos en R epública D ominicana ) El Archivo General de la Nación requiere almacenar información en soporte electrónico con la finalidad de contar con mayores y mejores condiciones de conservación; así como para ofrecer, vía Web, un efectivo servicio de difusión de la información; así, la necesidad de automatizar su acervo documental, se presenta tanto se tienen por creados los siguientes objetivos generales y específicos:

3.1 Objetivos Generales: • Suministrar, instalar e implementar el software de Gestión de Centros Archivísticos, Albalá, para la automatización del Archivo General de la Nación de la República Dominicana. • Suministrar, Instalar e Implementar el módulo web y multimedia del Sistema de Gestión de Centros Archivísticos Albalá, para facilitar la administración Web de las operaciones archivísticas y la asociación de las imágenes digitalizadas del acervo a las fichas descritas en dicho sistema. • Suministrar, instalar e implementar el manejador de base de datos relacional ORACLE. • Suministrar, Instalar e Implementar el sistema operativo Windows 2003 Server.

3.2 Objetivos Específicos: • Capacitar al personal del Archivo en el uso y funcionalidades del sistema (curso completo de usuario Albalá). • Capacitar al personal indexador en las labores de descripción, consulta de fichas y asociación de imágenes digitalizadas (curso específico de consulta y descripción). • Capacitar al personal del archivo en las tareas de administración y configuración de la aplicación. • Configurar la aplicación de acuerdo a la política archivística establecida por la institución. • Realizar la migración de la información existente en sistemas anteriores al sistema de gestión de centros archivísticos Albalá.5 Simultáneamente, FEDOMU procura promover la información como un derecho básico del ciudadano, mediante la creación de un sistema de información Documentos de trabajo Baratz México. Proyecto de Automatización Archivo General de la Nación Sistema Nacional de Archivos República Dominicana. Guadalajara Jal. México, 31 de agosto de 2006.

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Archivística Municipal dotado con los más modernos recursos tecnológicos, persiguiendo los siguientes objetivos: • Conformar a mediano y largo plazos, la Red de Archivos Municipales de República Dominicana. • Facilitar el acceso a los ciudadanos a la documentación pública de cada uno de los municipios. • Agilizar el proceso de inventario en los archivos municipales, previa las labores de automatización. • Crear una política archivística adecuada para asegurar la valoración, selección y conservación del acervo.6 Al cumplir estos propósitos, su instrumentación permitirá conocer las condiciones en que operan los archivos de las instituciones públicas, para proponer las soluciones que favorezcan la buena organización, el ordenamiento y el inventariado de los fondos documentales mediante la generación de los instrumentos idóneos que, repito, aumentará el control y la descripción requeridos para una óptima consulta.

4. Antecedentes

de los proyectos

Los antecedentes del AGN, nos refieren al discurso dirigido por el Director de esa noble institución, el doctor Roberto Cassá, durante su participación en la Excol’07, y en donde señaló que: Desde hace más de dos años, por instrucciones del presidente de la República Dominicana, doctor Leonel Fernández, se ha iniciado la aplicación de un plan de rehabilitación y desarrollo del Archivo General de la Nación, como primer eslabón orientado al rescate de la memoria documental de la nación.7

Más adelante, dijo: Con el proyecto definido por instrucciones del Jefe del Estado, no se perseguía meramente el retornar a una calidad perdida, sino aplicar actualizaciones en tecnología, sobre todo informática, como recurso obligado para dar lugar a una práctica ajustada al tiempo presente.8 Documentos de Trabajo Baratz México. Convenio de Colaboración entre EUDEL-Asociación de Municipios Vascos, FEDOMU-Federación Dominicana de Municipios y Baratz Servicios de Teledocumentación S. A. para la creación de un Sistema de Información Archivística Municipal en la República Dominicana. Santo Domingo, a 26 de junio de 2007. 7 Texto extraído del discurso del Dr. Roberto Cassá, Director General del AGN de la República Dominicana, pronunciado en Bogotá en Mayo de 2007, en el contexto de la Excol’ 07. 8 Ibídem. 6

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Asimismo, el doctor Cassá subrayó: La propuesta se inscribe en los conceptos del gobierno electrónico, que forman parte de los planes para la modernización de la gestión estatal.9 Además, prima una concepción de la Archivística normada por una progresiva interrelación con a sociedad, de forma que contribuya al buen uso de la documentación en beneficio de los derechos de la población y el desarrollo cultural de la nación.10

Por otra parte, conviene recordar que entre los antecedentes que dieron origen al proyecto de FEDOMU, son los relacionados a la firma del Convenio de Colaboración entre EUDEL –Asociación de Países Vascos, FEDOMU– Federación Dominicana de Municipios y BARATZ– Servicios de Teledocumentación S. A., en el que se asienta la creación de un Sistema de Información Archivística Municipal en la República Dominicana con la instrumentación del Sistema Integrado de Gestión de Centros Archivísticos Albalá.

4.1 Legislación Archivística en el ámbito nacional en República Dominicana La existencia de una legislación archivística que establezca los principios y las normas que rijan la actividad archivística es de suma importancia por tanto en la Nación Dominicana cuanta en la actualidad con las siguientes leyes: • Ley número 912 del Archivo General de la Nación; que más tarde fue reformada con la Ley Número 1085, que modifica la Ley de Organización del Archivo General de la Nación. Este instrumento legal especifica que el AGN tendrá a su cargo la conservación y organización de todos los documentos y expedientes que procedan de los archivos de las diversas oficinas y dependencias del Estado. • Ley General de Libre Acceso a la Información Pública, número 200-04 y su Reglamento, que tienen por objeto garantizar el derecho de acceso a la información pública y la protección de datos personales. Asimismo, busca trasparentar el ejercicio de la función pública; garantizar el principio democrático de rendición de cuentas; difundir ampliamente la información que generen los sujetos obligados; y establecer procedimientos para que los particulares tengan acceso a la información pública privilegiando los principios de sencillez y rapidez. • El Actual Proyecto de Ley General de Archivos de la República Dominicana clasifica los Archivos del Sector Público, desde el punto de vista de su jurisdicción, territorialidad y competencia, en:

Ibídem. Ibídem.

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Archivo General de la Nación (AGN); Archivos Regionales; Otros Archivos Históricos Públicos; Archivos Centrales de las Instituciones; y, Archivos de Gestión de las Instituciones

El Proyecto también señala que los Archivos del Sector Público constituyen la base de seis Subsistemas: Subsistema de la Presidencia y Administración Pública; Subsistema de Defensa; Subsistema Municipal; Subsistema Legislativo; Subsistema de Justicia; y Subsistema Notarial. Por lo tanto, de este proyecto de Ley General de Archivos de la República Dominicana se desprende el Sistema Nacional de Archivos (SNA); asentando sus raíces en los principios de libre acceso, efectividad, institucionalidad, cooperación, modernización, homologación metodológica, racionalidad y salvaguarda.

4.2 Los archivos municipales Constituyen la estructura más sólida, rica y plural del patrimonio documental, que se caracteriza por ofrecer un tratamiento integrador de la documentación administrativa e histórica, y por que se convierten en el motor de la primicia de la investigación y la historia local. Asimismo, conservan el mayor número de testimonios sobre la vida social y económica de una localidad, una región y un país, motivo por el cual es necesario su rescate y organización. Cabe destacar que son imprescindibles en todo Estado de derecho, y para la investigación científica, aspecto de especial relieve cuando se trata de conservar la historia, poniendo a disposición de los ciudadanos los documentos de nuestro pasado.

4.2.1 ¿Por qué el archivo es importante en la administración municipal? 4.2.1.1 Hacia fuera: Las propias leyes atribuyen a los gobiernos municipales competencias en materias culturales: les obligan a conservar su patrimonio; siendo los responsable de la libertad de acceso a la información contenida en los documentos producidos; y, ante la consulta del ciudadano, es garante del derecho a la intimidad de terceros. 4.2.1.1 Hacia dentro: Es una pieza clave en el engranaje administrativo; pues en ellos se gestiona y explota la documentación de una forma racional y son un instrumento estratégico en la localización de información y documentación primordial para la toma de decisiones en toda organización.

4.3 La importancia de los archivos en el ámbito de la Administración Local Sin duda alguna, tienen una vertiente cultural en la difusión del patrimonio documental; una vertiente política que fomente la democracia a través de la

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transparencia; una vertiente económica, creada bajo una importancia estratégica para la propia administración; y una vertiente de servicio, como pieza clave en la prestación de servicios a la ciudadanía.

5. Nuestros

productos

Las Soluciones de Baratz en Sistemas Integrados para la Gestión de Sistemas Archivísticos y Redes de Archivos es «Albalá», que tiene como características principales las siguientes: – Producto estándar para la informatización de archivos, con amplio desarrollo funcional para cubrir unas técnicas muy definidas, de un sector profesional y muy concreto; con una gestión integral de la documentación en todo su ciclo de vida, independientemente del soporte y del tratamiento en cualquier nivel de archivo, permitiendo una constante evolución a través de versiones con la aportación de nuestros propios clientes y sujeto a estándares del sector. – Amplio equipo técnico para la realización de las funciones de desarrollo, testing y calidad, implantación y asistencia técnica, globalmente integrado y multilocalizado en todas nuestras diferentes oficinas, que garantía la total evolución tecnológica y funcional. Albalá garantiza el valor de los contenidos a través de su almacenamiento en un repositorio estructurado, con base de datos referencial, y además involucra la presencia de contenidos con información geográfica: cartografía, gestión con base topográfica (gestión urbanística, padrones, etc.). En nuestros días Albalá tiene suma importancia en la administración electrónica en la inclusión de documentos en soporte electrónico, al atender nuevos retos y nuevas normas: De descripción. Normas internacionales ISAD, ISAAR, ISAF; de intercambio. Estándares de intercambio de información archivística: EAD, EAC; de transferencia entre distintos niveles de archivo; de conservación; de presentación: OAIS; de acceso a través de web: WAI y firma electrónica.

6. Desarrollo de proyectos en la R epública D ominicana El proyecto del AGN, se ha dividido en cuatro fases: Instalación, Capacitación en el Sistema de Gestión de Archivos Albalá (Curso de usuario y Curso de administrador), Migración y Configuración.

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Fase I – Instalación, se ha hecho en su entorno Oracle para Albalá, Cliente Albalá, clientes Oracle y servidor Albalá y servidor Web. Fase II – Formación Curso de administrador Albalá, se ha desarrollado para el personal administrador del sistema enfocándose principalmente en la instalación de clientes, descripción de componentes Albalá compuestos por los directorios de cliente/servidor y servicios, configuración y mantenimiento, adaptación de Albalá relacionados con los nombres de campos, plantillas, visualización HTML y diseño de unidades de descripción, resolución de problemas, teniendo como adicionales los módulos de OFIWeb + Albalá multimedia. Curso de usuario Albalá estuvo dirigido a las personas del archivo que trabajarán en todos y cada uno de los módulos del programa, es decir: Introducción, puesta en marcha del sistema, descripción, consulta, configuración y mantenimiento, gestión documental, consultas y prestamos, instrumentos de descripción, OFIWeb y multimedia. Fase III – Migración, se llevó al cabo de manera parcial a solicitud del AGN, instrumentando para ello un programa que migra la información que se tiene en ACCES a Albalá. Fase IV – Configuración, consistió en fijar los valores necesarios para que Baratz adecuara la aplicación a las necesidades operativas y concretas de los fondos documentales; para ello, se realizaron labores de administración de la aplicación, como las relativas a la definición de ciertos parámetros de control para el lanzamiento de procesos automáticos, y la gestión de centros de archivo, tablas, usuarios y perfiles; sí como lo relativo a la definición de plantillas de consulta y descripción, los campos obligatorios, los nombres de los campos y los parámetros generales de ordenación. Paralelamente, el proyecto de automatización de FEDOMU se ha desarrollado en las siguientes fases: Fase I – Formación Archivística, se impartieron siete cursos de formación «Principios Básicos de Archivística», durante los meses de agosto y septiembre de 2007, para los municipios de Baní, Azua de Compostela, La Romana, La Vega, San Francisco de Macorís, Santo Domingo Norte y Villa González. Fase II – Instalación del servidor Albalá dentro de las Instalaciones de FEDOMU se encuentra cumplidamente instalado, de tal forma que el Sistema Albalá funciona correctamente con su base de datos ORACLE; justamente los fondos de los siete municipios están cargados en el sistema Albalá, con todas sus funcionalidades. Al servidor se le ha perfilado una tarjeta de red que permitirá tener entradas y salidas para la cantidad de usuarios que lo requieran teniendo una mayor disposición de acceso. Fase III – Curso de usuario Albalá, estuvo dirigido a las personas responsables de los archivos de cada uno de los municipios y que, por supuesto, serán quienes 111

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trabajarán en todos y cada uno de los módulos del programa como son: Introducción, puesta en marcha del sistema, descripción, consulta, configuración y mantenimiento, gestión documental, consultas y prestamos, instrumentos de descripción, OFIWeb y multimedia. Los cursos se ofrecieron del 5 al 30 de noviembre de 2007, en los siete municipios involucrados. Curso de usuario Administrador, se ha desarrollado para el personal administrador del sistema enfocándose principalmente en la instalación de clientes, descripción de componentes Albalá, compuestos por los directorios de cliente/servidor y servicios, configuración y mantenimiento, adaptación de Albalá relacionados con los nombres de campos, plantillas, visualización HTML y diseño de unidades de descripción, resolución de problemas, teniendo como adicionales los módulos de OFIWeb + Albalá multimedia. Los cursos se ofrecieron del 3 al 5 de diciembre de 2007, también en los siete municipios involucrados. Fase IV – Configuración, fue desarrollándose conforme se impartieron los cursos de usuario, pues de esa manera se creyó conveniente ya que permite hacer una integración hacia lo que será el cuadro de clasificación archivística, que ha sido migrado a la aplicación del sistema. Aquí es importante señalar que se configuraron las plantillas con base a las necesidades y características generales de los municipios, por lo que cada uno habrá de seguir nutriendo las plantillas con la información que se considere pertinente en el sistema; esto deberá hacerse en la medida en que se vayan instrumentando los diferentes procesos archivísticos. Fase V – Migración, al día de hoy no se ha requerido de este proceso, en tanto no se de señal de que existan las bases de datos; sin embargo, en el caso de las hubiere, se pretende realizar el análisis estructural de los campos para sistematizarlos con los campos necesarios de la aplicación Albalá.

7. Conclusiones El proyecto de automatización del AGN se presenta como de suma relevancia debido a que por mucho tiempo estuvo relegado y a las prohibiciones preexistentes de acceso a la consulta de los fondos documentales resguardados. En este sentido, el camino a la consulta de los documentos constituye una cambio político e histórico de la mayor relevancia. El AGN se ha transformado en una institución de innovación tecnológica y digital; convertido en el centro cultural del sector público más importante del país por el servicio que representa para investigadores, nacionales y extranjeros. El compromiso e interés de cooperación que muestran las instituciones municipales en el proceso de automatización de sus fondos documentales, a través de las tecnologías de la información como lo es y lo seguirá haciendo el Sistema 112

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Integrado de Gestión de Centros Archivísticos Albalá, ha de ser el inmediato resultado de la transparencia de la administración pública local de la República Dominica, lo cual responderá de forma integral a las necesidades de gestión y administración de sus archivos, permitiendo que la ciudadanía ejerza su derecho básico a la información. Finalmente, la instauración de un sistema de automatización para ambas instituciones AGN y FEDOMU ha de ser el ejemplo a seguir con el resto de las instituciones públicas y privadas que establezcan su inclusión dentro del Sistema Nacional de Archivos (SNA) con el fin de dar cumplimiento a las leyes sobre la materia y, desde luego, para consolidar una cultura archivística. Muchas gracias.

Bibliografía Baratz México S. A de C. V., «20 años 1987-2007», Documentos de difusión. Boletín Núm. 11 Septiembre 2007. __________. Documentos de Trabajo: «Convenio de Colaboración entre EUDEL-Asociación de Municipios Vascos, FEDOMU-Federación Dominicana de Municipios y Baratz Servicios de Teledocumentación S. A. para la creación de un Sistema de Información Archivística Municipal en la República Dominicana», Santo Domingo, 26 de junio de 2007. __________. Documentos de Trabajo: «Proyecto de Automatización Archivo General de la Nación Sistema Nacional de Archivos República Dominicana», Guadalajara Jal. México, 31 de agosto de 2006. Cassá, Roberto, «Estado de los avances Archivísticos en República Dominicana en Dr. Roberto Cassá». En: Exposición y conferencias Internacional de Archivos (Excol’07), (23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá, Colombia. WWW.documentalistas.org. Ciudad del Saber, Panamá [en línea] [ref. de 10 de julio de 2008]. Disponible en Web: http://www.cdspanama.org/ López González, Guadalupe. Informe Ejecutivo Correspondiente a las Actividades Realizadas en FEDOMU, diciembre, 2007. (Informe a la Dirección de Baratz México S. A. de C. V.) Martín de Dios, Nuria. Informe de Avance del Proyecto Automatización Archivo General de la Nación República Dominicana. Informe período 01-31 de enero de 2007. (Informe de tareas realizadas, pendientes y observaciones a correos, a la Dirección de Baratz México S. A. de C. V.) Martínez Mora, Jorge Ricardo. Informe ejecutivo Resumen final de actividades AGN, República Dominicana. Informe enero de 2007. Informe a la Dirección de Baratz México S. A. de C. V. República Dominicana, Ley General de Libre Acceso a la Información Pública, Núm. 200-04 y su reglamento. De 28 de julio de 2004. 113

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República Dominicana, Ley Núm. 912 del Archivo General de la Nación, modificada mediante Ley Núm. 1085. G. O. Núm. 4893 del 8 de abril de 1936. República Dominicana. Proyecto: Ley General de Archivos de la República Dominicana, 12 de junio, 2007. Valencia R., Editta, Informe Ejecutivo sobre la instalación de albalá en la Federación Dominicana de Municipios (FEDOMU). Informe enero, 2007. (Informe a la Dirección de Baratz México S. A. de C. V.)

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Panorama archivístico de la R epública D ominicana

Estudio sobre buenas prácticas archivísticas en la República Dominicana 1

Teresa Peralta Checo*

1. Introducción 1.1. Propósito del estudio En el mes de septiembre del 2006 el Presidente de la República, a instancia de las autoridades del Archivo General de la Nación (AGN), sometió un anteproyecto de ley a fin de superar serias deficiencias y abandonos en el ámbito archivístico y, al mismo tiempo, modernizar el quehacer Teresa Peralta. archivístico nacional. La Ley en discusión se plantea reforzar una estrategia integrada respeto a este tema para lograr cambios positivos en las instituciones públicas y en diferentes segmentos de la sociedad, a fin de garantizar la sostenibilidad de las iniciativas y esfuerzos que se hagan para poner al sociedad dominicana al día en lo relativo la organización y preservación del aservo documental. En ese marco, la naturaleza de las reformas que se desean implementar exige una estrategia que permita valorizar las mejores prácticas archivisticas, así como también poder identificar oportunamente potenciales contratiempos para ayudar en superar las inevitables resistencias que pueda suscitar la

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* Consultora del Archivo General de la Nación. 1 La realización de este estudio ha sido posible gracias a la colaboración del proyecto PARME, auspiciado por la Unión Europea (UE). Acuerdo Específico PARME-AGN. Ref./ PARME-8/ DO/024/00.

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naturaleza de los procesos de reformas y modernización, sobre todo si han de traducirse por decisiones políticas y administrativas, al tiempo de valorar las dificultades, o inconvenientes si no se han edificado debidamente los beneficiarios, y/o difundidos adecuadamente sus impactos en los sectores educativos y culturales. El propósito de este estudio es identificar las prácticas de archivo en las dependencias de la administración pública para establecer en qué medida se pueden considerar «buenas prácticas» en función de los principios y estándares archivísticos. Se realiza para aportar pautas a ser tomadas en cuenta para la redacción del Reglamento de la Ley General de Archivos en proceso de discusión en el Congreso Nacional. La formulación del propósito parte de la aserción de que deben haber buenas prácticas. Si por el contrario, no aparecen tales buenas prácticas, el estudio permitirá identificar las prácticas de archivo en las dependencias de la administración pública en República Dominicana, aportando el conocimiento de la realidad a transformar al aplicar la Ley General de Archivo en proceso de legislación. En el marco de reformar la función archivística nacional, en los últimos 18 meses el AGN ha venido impartiendo formación en ámbito archivística a través Diplomados, y está concluyendo acuerdos con la Universidad de Barcelona a fin de iniciar una maestría en el área en coordinación con la Universidad Autónoma de Santo Domingo. Con estas iniciativas se eleva el nivel de formación en el area y se prepara el país para crear mejores y eficaces sistemas archivísticos al servicio de la administración pública, las instituciones privadas, y la organización y preservación de la documentación nacional.

1.2. Revisión de literatura La revisión literaria no revela literatura esplícita sobre el estudio de prácticas archivísticas. Se hace referencia a la práctica archivística en el sentido textual de la frase, pero no se desarrolla una visión teórica sobre la misma. Se asume que la buena práctica archivística es producto de una observancia de la teoría archivística. En el presente trabajo se analiza la práctica archivística a partir del concepto de función archivística en el contexto específico de los archivos como unidades administrativas en el ámbito de las instituciones, como se asume en la legislación archivística de otros países: ARTÍCULO 2: Función Archivística: para el presente decreto se entiende por función archivística el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspon-

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Memorias del Segundo Encuentro Nacional de Archivos dencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.2 Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.3

Es decir, que las funciones archivísticas son cada una de las actividades que se realizan en los archivos orientadas a cumplir con los objetivos de su creación, a saber: administrar los documentos que producen las instituciones, organizarlos y establecer los criterios de conservación de los mismos.4 La administración de los documentos se resuelve en la gestión documental, la organización es referida al tratamiento de la documentación, y los criterios de conservación en función de los valores documentales que se expresan en las diferentes vidas del documento, pudiendo establecer las siguientes pautas funcionales: • gestión de las documentación (recibir, tramitar, despachar correspondencias y documentos anexos); • tratamiento de la documentación (registro, descripción, organización, clasificación, reucperación y resguardo), y • conservación (valoración, transferencia y eliminación). Es decir, que la práctica archivistica habrá que referirla a los principios de la teoría archivística y a los estándares o normas de reconocimiento internacional que la normaliza. Un estudio del desarrollo de la archivística remite a una teorización de la misma muy centrada en la práctica o que, por lo menos, ha caminado de la mano con ella. Es decir, que los principios y normativas archivísticas orientan a la práctica. De hecho, G. Batelli, uno de los principales tratadistas de archivística del siglo xx, expone que la archivística tiene un carácter eminentemente práctico, y que trata de resolver los problemas con soluciones de ese mismo tipo en base a las experiencias de los archiveros, no se trata de problemas científicos.5

Colombia. Alcaldía Mayor de Bogotá. Decreto 514 de 2006 (Diciembre 20) por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público». 3 España. Cataluña. LEY 594 DE 2000 (julio 14) Diario Oficial Núm. 44.093, de 20 de julio de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones 4 Francisco Fuster Ruiz. «Archivística, archivo, documento de archivo... necesidad de clarificar los conceptos». Anales de documentación: Universidad de Murcia, (2) : 103 – 120, 1999. (En línea: http://www.um.es/fccd/anales/ad02/AD07-1999.pdf. 5 G. Batelli, Lezioni di Paleografía, Vaticano, 1949. 2

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1.2.1. Conceptualizando «Buenas Prácticas» El primer problema que plantea el estudio es precisar el concepto de «buenas prácticas». Los estudios sobre la gestión pública en los últimos tiempos hacen énfasis en establecer que la detección, análisis y transferencia de buenas prácticas constituye una herramienta importante para mejorar la administración pública. En la literatura se advierte que se entienden por buenas prácticas a unos criterios de actuación que son considerados como óptimos para alcanzar unos determinados resultados. La buena práctica está formada por un conjunto de declaraciones que representan las prácticas deseables que se recomiendan en un ámbito específico de actuación.6 Así, se entendería por buena práctica cualquier actuación o experiencia implantada que responde a una forma innovadora y satisfactoria a la problemática de contexto.7 Según esta definición, estaríamos, por tanto, hablando de una experiencia práctica e implementada, con posibilidad de contraste, análisis y evaluación, y no a una reflexión teórica o a un programa de actuación previamente definido. Es decir, que las buenas prácticas están referidas, en el entendimiento de la gente, a «hacer bien» algo. En este sentido, lo primero a señalar es que «hacer bien» algo se asocia a la calidad, ya que el hacer bien se refiere a que los resultados obtenidos se corresponden con los resultados esperados. Las buenas prácticas son innovadoras, factibles (lo que indica que se pueden replicar), tienen un impacto positivo, y promueven liderazgo institucional. Hay que definir qué significa esto para las actividades o funciones archivísticas. La cuestión se puede operacionalizar estableciendo cuáles indicadores permitirían determinar que las prácticas son buenas en el quehacer archivístico. En otro sentido, referir las buenas prácticas a la calidad, nos obliga a hablar de estándares. Hablar de estándares en el área archivística es un reflejo de los cambios operados en la sociedad, donde la globalización nos induce a adecuar nuestras actuaciones a convenciones de ámbito internacional.8 Es así como, al hablar de buena bráctica, hacemos referencia a la calidad del servicio y la calidad hay que referirla a dos aspectos: satisfacción de los usuarios y compatibilidad con los estándares, lo cual nos lleva a plantear las buenas prácticas como el grado de adecuación de los servicios a los conocimientos técnicos y experiencias actuales en el área en cuestión. Victoria Mundi (200-¿?). Presentación de la ficha de recogida de información sobre buenas prácticas en relación a las políticas municipales de infancia. En línea: www.redinfancia.org/ erdlocal/documentos/17;jsessionid=2D9A437274955ED7840E950EF73A53. 7 Flor de Maig (Nov. 2007). Creación de una ficha de buenas prácticas en participación ciudadana en el ámbito del gobierno local. Diputación de Barcelona. En línea: http://www.oidp.net/ pdf/fichaBuenasPracticas.pdf. 8 Antonio Lafuente (2008). «Estándares, redes y comunicación». Revista OEI. En línea: http:// www.oei.es/noticias/spip.php?article564&debut_5ultimasOEI=15. 6

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Por lo tanto, hablar de Buenas Prácticas en relación a los archivos significa hablar de Calidad de los Servicios prestados, entendiendo ésta como la capacidad para satisfacer las necesidades de gestión, organización y recuperación de la documentación de manera que corresponda a los requerimientos de la institución y a los conocimientos técnicos de los que actualmente disponemos en archivística. Por lo tanto, el establecimiento de estándares o prácticas de calidad parece un requisito para el desarrollo de planes de mejora de la calidad. Pero en nuestro caso, las prácticas archivísticas, ¿los estándares representan las prácticas consideradas mejores? De ser así, habría que tomar en cuenta las tendencias y recomendaciones internacionales, partiendo de las que emanan del Consejo Internacional de Archivos (CIA) y otros organismos acreditados. Llegamos a la conclusión de que se puede considerar que las «buenas prácticas» corresponden a casos en los cuales procesos y comportamientos han obtenido resultados positivos, es decir, que las «buenas prácticas» son comparables a las «mejores prácticas» en donde se las definen simplemente como algo que ha obtenido los resultados esperados. Es decir, que se considera como «Buena práctica» a la mejor práctica posible. Otra forma de definer «buena práctica» de manera más general, es considerándola como la que aporta un enfoque que frecuentemente es innovador, que ha sido probado y evaluado y que tiende a tener éxito en otros contextos. Una buena práctica es la innovación que permite mejorar el presente y por lo tanto es o puede ser un modelo o norma para determinado sistema. Esto establece una similitud entre «buena práctica» e innovación y en muchos programas ambos conceptos son similares.9 En general el concepto de «buenas prácticas» se refiere a toda experiencia que se guía por principios, objetivos y procedimientos apropiados o pautas aconsejables que se adecuan a una determinada perspectiva normativa o a un parámetro consensuado, así como también toda experiencia que ha arrojado resultados positivos, demostrando su eficacia y utilidad en un contexto concreto.

1.2.2. Teoría y principios archivísticos Más arriba se da cuenta de que un aspecto de las buenas prácticas es desarrollar un accional orientado por los principios archivísticos. A continuación se describen, sucintamente, los principios que la teoria archivística ha ido estableciendo para normar su práctica. a) Principio de procedencia. El primer principio a destacar es el principio de procedencia, considerado como el principio fundamental de la archivistita.10 UNESCO. Buenas prácticas y evaluación. En línea: http://www.ibe.unesco.org/Spanish/ AIDS/BPractices/BPractiques_home.htm (20 abr 2008). 10 Archivística. En: http://castronauta.iespana.es/archivistica.htm. 9

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Consiste en reunir los documentos producidos por una persona física o jurídica, institución u organismo sin mezclarlos con los de otros. Fue ideado por Natallis de Wailly en 1841 aunque no sería hasta el Congreso de Internacional de Archivos de París cuando ese principio se consagra y comienza a aplicarse en la mayor parte de los países. Es el principio teórico por excelencia que determina la organización y clasificación de los archivos. Implicaciones prácticas del principio son: Los documentos que tienen una misma procedencia forman un fondo; de igual manera, los documentos han de volver al lugar de procedencia. He aquí dos criterios prácticos fundamentales orientados, el uno a indicar el primer criterio de clasificación de los documentos, el otro a determinar cuáles documentos no forman parte integral del archivo de una institución, debiendo permanecer en ella de manera pasajera.

b) Principio de respeto al orden original. El principio de respeto al orden original establece que no se debe alterar la organización dada al fondo por la institución u organismo productor, ya que debe reflejar sus actividades reguladas por el principio de procedimiento. Está íntimamente relacionado con el principio de procedencia. Ahora bien, la organización de la colección orgánica de documentos esta relacionada al orden de producción de la documentación. Se establece, por ejemplo, al numerar los oficios. También al darle un número seriado a los documentos.11 c) Principio del ciclo de vida del documento. Se basa en aplicar el ciclo vital de los documentos de las tres edades: – Fase primera o de actividad – Segunda edad o semiactividad – Tercera edad o inactividad.

En la primera fase los documentos se utilizan por la persona que los ha creado. En la segunda se utilizan esporádicamente. En la tercera edad o fase los documentos se destruyen o se conservan en función de su valor histórico. Esta teoría fue desarrollada en Estados Unidos de Norteamérica (EUA) alrededor de los años 50 del siglo xx por archiveros y gestores de documentos con el objetivo de resolver los problemas que planteaba la gran cantidad de documentos que se estaban generando. Así los documentos se tratarán de una forma diferente.

Concepción Mendo Carmona, Consideraciones sobre el método en archivística. Madrid, Universidad Complutense. En línea: http://www.ucm.es/info/documen/articulos/art_primera/art_conchita.pdf.

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• Primera edad: se corresponde con la circulación y tramitación de los asuntos iniciados. Los documentos forman parte de los archivos de gestión y son de uso frecuente. • Segunda edad: los documentos, o el expediente referente a un asunto, deben conservarse como objeto de consulta o antecedente, de manera poco frecuente. Es la fase de archivo intermedio, en la que el valor primario decrece en la misma proporción en que aumenta el valor secundario. • Tercera edad: el documento adquiere valor permanente, de manera que su uso estará derivado de su valor cultural o de investigación. Su conservación será definitiva.12

Estos principios constituyen la base teórica de la archivística que hasta su establecimiento estuvo caracterizada por la práctica. Se ve cómo la archivística, con tener una larga tradicción histórica que data de la antigüedad, en el proceso del siglo que va de 1850 a 1950, es que establece su base teórica. Este principo tiene las siguientes aplicaciones en la práctica archivística: 1) Garantizar la unidad y la continuidad de las intervenciones del archivero sobre los documentos de un organismo y permitir así tener una perspectiva de las distintas edades y sus valores en cada fase; 2) Crear sistemas de archivo dentro de cada administración y permitir la articulación y la estructuración de las actividades archivísticas, transferencia y expurgo en una política integral de archivos.

d) Archivo total. Es un concepto que da una visión integral a las actividades que se desarrollan dentro de un archivo. Alude a una visión que integra la administración del documento en las diferentes etapas del ciclo de vida con su tratamiento en los diferentes soportes13 en que aparecen. La aplicación del concepto de archivo total induce a que la labor de archivista se defina al interior de las instituciones desde el momento de producción, pasando por el de trámite, hasta el momento de transferencia o eliminación.14 ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.15

Mendo Carmona, ob. cit. Soporte documental es todo elemento o substrato material (entre los que se incluye el papel) sobre el que se asienta la información. 14 República de Colombia. Archivo General de la Nación. Reglamento general de archivos: presentación. En línea: http://www.archivogeneral.gov.co/?q=node/135. 15 Colombia. Archivo General de la Nación. Reglamento general de archivos. 1994. 12 13

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1.2.3. Funciones o actividades archivísticas Se describen, a continuación, las funciones o actividades que se realizan al interior del archivo. Se clasifican en tres grandes momentos: a) Gestión documental • Producción documental. Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. Labor del archivista se centra en acopiar elementos de prueba de recepción o despacho de un documento. • Registro de documentos. Anotación de los datos del documento en los modelos de control. Tiene como objetivo dejar constancia de si un documento fue recibido o despachado en o desde el archivo. En archivos que constan de Sistemas Computarizados, es una etapa que sirve a la descripción, ya que los datos editados en el registro son retomados en al realizar la descripción. • Distribución o tramitación de documentos. Proceso mediante el cual los documentos producidos llegan a mano del técnico o destinatario que deberá asumir una posición ante el documento. b) Procesos técnicos de archivo • Clasificación documental. Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad. • Descripción documental. Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación. • Ordenación y formación de expedientes. Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de las series. • Transferencias documentales. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas. • Servicios de archivo. Proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios la documentación de una entidad, con fines de información. • Consulta de documentos. Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.

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c) Acciones archivisticas periódicas • Selección documental. Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total. • Conservación. Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo. Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos. • Disposición final de documentos. Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación. • Eliminación. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.16

1.2.4. La normalización como fuente de pautas para buenas prácticas La normalización se ha planteado en la sociedad moderna como un proceso consciente hacia la calidad, entendida como la adaptación de los productos / servicios hacia la satisfacción de las necesidades de los clientes o usuarios. Los archivos son unidades al servicio de la organización y de los usuarios, que apoyan el cumplimiento de objetivos de la organización, pero también tienen los suyos propios. Por lo que están inmersos en la tendencia por buscar eficiencia y eficacia para satisfacer a los usuarios.17 Una norma es una regla que se debe seguir a fin de ajustar las tareas, actividades y conductas al logro de los fines buscados con eficiencia y calidad. Las normas se establecen con un fundamento teórico y un acervo práctico; es decir, que una norma no sólo es asumida porque puede mostrar ser buena para el logro de los propósitos en términos de calidad y eficiencia, sino que también se ajusta a las teorías establecidas en el ámbito de aplicación. La normalización consiste en establecer criterios reguladores de actividades comunes llevados a cabo por organizaciones y personas, los cuales deberán ser aplicados consistentemente en un campo determinado, con el fin de mostrar ante un tercero su cumplimiento de acuerdo a lo establecido. La normalización establece un conjunto de reglas. Así, las normas o estándares establecen criterios reguladores de actividades comunes llevados a cabo por organizaciones y personas, deberán ser aplicados consistentemente en un campo determinado, y permiten mostrar un resultado Definiciones tomadas de: Colombia. Archivo General de la Nación. Reglamento general de archivos: glosario. 17 Kattia Castro Cruz, ¿Por qué adoptar la norma ISO-15489? 2008. 16

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en base a unos criterios previamente determinados orientados a la calidad y la eficiencia. Cuando los archivos adoptan normas se posibilita unificar el lenguaje técnico, reducir costos, solucionar problemas repetitivos, y proporcionar datos técnicos para la elaboración de estrategias. Un objeto básico de la normalización en los archivos es facilitar la búsqueda y proceso de recuperación de la información, creando acceso para la misma de manera rápida y eficiente. En el ámbito de la archivística se accede a la normalización de una manera tardía. Cruz Mundet (1997) afirma que la Archivística posee una metodología en vías de normalización18. El Consejo Internacional de Archivos consolidó en el 2005 su Comité de Buenas Prácticas y Normas. La introducción de las Tecnologías de la Información y la Comunicación en el ámbito de los archivos como herramienta de importancia capital motoriza la necesidad de normalización en archivística. A continuación se describen las principales normas archivística asumidas a la fecha. a) ISAD – G: Norma Internacional General de Descripción Archivística Es un instrumento normativo de la descripción archivística que ha surgido a nivel mundial. Fue emitida en 1995 por un Comité Especializado del Consejo Internacional de Archivos. Consiste en un conjunto de reglas generales encaminadas a asegurar la creación de descriptores coherentes, apropiados e inteligibles por sí mismos. También pretende facilitar la recuperación y el intercambio de información entre archivos, normalizar los encabezamientos autorizados y posibilitar la integración de descriptores de diferentes archivos en un sistema unificado de información.19 La idea de emplear esta norma es que pueda ser aplicada a las descripciones de documentos sin tomar en cuenta la naturaleza o volumen de la unidad de descripción con el fin de constituir la descripción de cualquier unidad a través de varios niveles de manera que se represente el fondo desde lo mas general a lo específico informándonos bajo que circunstancias surgen los documentos y en forma muy general cual es el tipo documental que generó. La ISAD-G es en la actualidad uno de los instrumentos descriptivos más recomendados por los organismos internacionales, cuyo objetivo básico es proveer un medio que nos indique cual es la institución productora, bajo que contexto surge, que tipos documentos se producen y proveen de una visión general de la institución para finalmente referirnos a cada tipo documental a nivel de unidad.

José R. Cruz Mundet, Manual de archivística. Madrid : Fundación Germán Sánchez Ruipérez: Pirámide, [1994]. 19 Antonia Heredia Herrera, La Norma ISAD(G) y su terminología, ANABAD, Madrid, 1995. 18

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b) Norma ISO-15489 sobre Gestión Documental La Norma ISO-15489 Surge para estandarizar las mejores prácticas internacionales en materia de gestión de documentos20. Tomó como punto de partida una norma nacional de origen australiano, la AS 4390 Records Management del año 1996. Esta norma tiene como propósitos generales: 1. Establecer un marco para la gestión de documentos en todos los formatos o soportes y en cualquier tipo de organización (pública o privada). 2. Empleo en todos los niveles y por todos los miembros de la organización. 3. Pautas para proyectos basados en TI. Propone específicamente una guía de buenas prácticas para determinar las responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos y las políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con éstos; ayuda a definir el qué, el quién, el cuándo, el dónde y el por qué del tratamiento que se les debe dar a los documentos; y, señala expresamente que no incluye la gestión de los documentos históricos en el seno de las instituciones archivísticas (esto es, sólo se interesa por la 1ra. y 2da. Vida del documento en su ciclo vital). c) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos

relativos a Instituciones, Personas y Familias (ISAAR-CPF)

De acuerdo al Consejo Internacional de Archivos21 esta norma sirve de guía para elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan descripciones de entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión de archivos. Los registros de autoridad de archivos se pueden utilizar para: a. describir una institución, persona o familia como unidades dentro de un sistema de descripción archivístico; y/o b. controlar la creación y utilización de los puntos de acceso en las descripciones archivísticas; c. documentar las relaciones entre diferentes productores de documentos y entre estas entidades y los documentos creados por ellas, y/o otros recursos que les conciernen. La descripción de los productores de los documentos de archivo es una de las actividades esenciales de los archiveros, tanto si las descripciones se desarrollan José Alberto Alonso, Elementos claves para el cumplimiento de la norma ISO-15489. En línea: http:// www.fesabid.org/federacion/gtrabajo/aenor/jornada281105/jalonso.pdf. 21 Consejo Internacional de Archivos. Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias (ISAAR-CPF). 2da. Edición. Traducción española. Madrid, Ministerio de Cultura, 2004. 95 p. 20

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en entornos manuales como automatizados. Este proceso requiere una extensa documentación y una actualización continua del contexto de producción y uso de los documentos, especialmente de su procedencia. Es una norma complementaria a la ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística, y permite la integración de esta información contextual en cualquier nivel dentro de la descripción archivística. La norma ISAD (G) admite, también, la posibilidad de tratar autónomamente esta información contextual combinándola con otros elementos informativos utilizados para describir documentos y archivos. Hay una serie de motivos que justifican la utilidad de este tratamiento de la información contextual fuera de la descripción. De esta manera, la información contextual se puede relacionar con las descripciones de documentos de archivo de un mismo productor que se conservan en más de un archivo, o bien con descripc iones relativas a recursos bibliográficos o museográficos relacionados con este productor. Todas estas relaciones pueden facilitar la investigación así como mejorar las prácticas de la gestión documental. Los diferentes archivos que conservan documentos de un mismo productor pueden intercambiar con más facilidad su información contextual sobre dicho productor si ésta se ha tratado de una manera normalizada. Dicha normalización adquiere un interés internacional cuando el intercambio de información contextual traspasa las fronteras nacionales. El carácter multinacional de los archivos presentes o del pasado, requiere una normalización internacional que permita el intercambio de información contextual. Por ejemplo, procesos tales como la colonización, la inmigración y el comercio han contribuido al carácter multinacional de los archivos. Esta norma está concebida para que los registros de autoridad de archivos se puedan compartir, fomentando la elaboración de descripciones consistentes, adecuadas y autoexplicativas de las instituciones, personas y familias que producen los documentos. Está pensada para que se utilice conjuntamente con las normas nacionales existentes, o como base para desarrollar normas nacionales. d) ICA-ISDF, Norma Internacional para la Descripción de Funciones El Comité de Buenas Prácticas y Normas del Consejo Internacional de Archivos (ICA/CBPS) tiene el placer de anunciar el lanzamiento de la primera edición de la Norma Internacional para la Descripción de Funciones (ICA-ISDF).22 El objetivo principal de la organización y descripción archivística es preservar el contexto original de la producción de documentos de archivo, a través de la salvaguarda de su autenticidad y valor probatorio. Los registros de autoridad conformes con ICA-ISAAR(CPF) posibilitan la recogida de cualquier información importante sobre los productores de documentos de archivo (instituciones, familias o personas). Mantener las descripciones de documentos de archivo se Consejo Internacional de Archivos. ICA-ISDF, Norma Internacional para la Descripción de Funciones. En línea: http://www.ica.org/en/node/38668.

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paradas pero vinculadas con las descripciones de sus productores, permite a los archiveros desarrollar sistemas de descripción multidimensionales y dinámicos. Dado que las funciones son frecuentemente trasferidas de una institución a otra, será mucho más difícil para los usuarios reconstituir el contexto de la producción documental si sólo se les proporciona registros de autoridad de instituciones que desarrollaron la misma función. Por ello, el mantenimiento de descripciones de funciones separadas pero vinculadas puede mejorar la comprensión de este contexto, pudiendo ser utilizadas en conjunción con descripciones conformes con ICA-ISAD(G) y con registros de autoridad ajustados a ICA-ISAAR(CPF), como herramienta para una recuperación eficiente de descripciones de documentos de archivo y de productores en los sistemas de descripción archivística. Este enfoque constituye la base de una nueva norma internacional que proporciona una orientación para la elaboración de descripciones de funciones de instituciones asociadas con la producción y la conservación de documentos de archivo. e) Descripción Archivística Codificada (Encoded Archiv Description=EAD) La EAD es un estándar para codificar instrumentos de descripción archivística por medio de los estándares de marcación de textos de Internet. Este estándar se orienta a facilitar la difusión de textos a través de la red de redes. Es el primer estándar de estructura de datos para facilitar la distribución en Internet de información detallada sobre colecciones y fondos archivísticos a través de la herramienta estándar de acceso a los archivos: el instrumento de descripción.23 La intención de publicar en Internet instrumentos de descripción no es la única razón para usar EAD, ya que su estable pero flexible estructura jerárquica es aplicable igualmente a instrumentos de descripción en cualquier formato, ya sea publicado en Internet, producido por una base de datos o un procesador de textos, o impreso en papel. Su desarrollo comenzó con un proyecto de la Biblioteca de la Universidad de California en Berkeley, en 1993 (Proyecto Berkeley, dirigido por Daniel Pitti), sobre la conveniencia de desarrollar un estándar de codificación no propietario para instrumentos de descripción legibles por máquina como inventarios, registros, índices y otros documentos creados por archivos, bibliotecas, museos y repositorios de manuscritos para apoyar el uso de sus fondos. Se reconocía el creciente papel de las redes en el acceso a la información sobre fondos y se pretendía incluir información adicional a la proporcionada por los tradicionales registros MARC (MAchine-Readable Cataloging, Z39.2/ISO 2709). Daniel Pitti desarrolló los requerimientos del estándar de codificación, que incluía estos criterios: Tomás Nogales Flores, XML aplicado a los instrumentos de descripción archivística EAD (Encoded Archival Description) Version 2002. En línea: http://rayuela.uc3m.es/~nogales/ cursos/ead.html#dtd.

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1. capacidad de presentar información descriptiva extensiva e interrelacionada presente en los instrumentos de descripción archivística, 2. capacidad de preservar las relaciones jerárquicas existentes entre niveles de descripción, 3. capacidad de representar información descriptiva heredada por un nivel jerárquico desde otro, 4. capacidad para moverse dentro de una estructura informativa jerárquica, y 5. apoyo para la indización y recuperación de un elemento específico. f) Modelo de Requísitos para la Gestión Electrónica de Documentos de Archivo (MoreQ) Es la norma de la Unión Europea para la gestión de registros (documentos) electrónicos. Está dirigida a la administración pública, empresas privadas y proveedores de servicios de gestión de los estados miembros de la Unión, para la gestión de los documentos electrónicos de archivo. No obstante, la especificación es aplicable, además, a los documentos en papel.24 Para su desarrollo se han tenido en cuenta los principios archivísticos y de gestión de documentos. MoReQ no es un modelo de aplicación obligatoria. Entre otros aspectos, son de suma importancia los criterios desarrollados en el cuadro de clasificación, de conservación, eliminación y transferencia de documentos, y los requisitos de los metadatos.

1.2.5. Las prácticas archivísticas concretas El ejercicio de una actividad en una institución plantea situaciones concretas que inducen a desarrollar procesos y actividades especificos que se revelan como buenas prácticas en la medida que garantizan la calidad y la eficiencia de los resultados esperados. En el ámbito de un archivo y de la gestión de la documentación pueden aparecer procedimientos como los siguientes, que tienen la connotación de una buena práctica: • Diseño de instrumentos que permiten documentar el seguimiento dado a un documento. Específicamente nos referimos a Hojas de Monitereo o Seguimiento. • Prácticas orientadas a dejar constancia que un documento, después de llegar al archivo, fue depositado en la instancia correspondiente. Por ejemplo, solicitarle al funcionario o asistente de un Departamento en cuestión que firme un acuse de recibo del documento, que puede ser un campo del registro del documento o una copia del documento. Modelo de requisito para la gestión de documentos de archivo. En: http://hdd2007.wordpress.com/2008/01/29/modelo-de-requisitos-para-la-gestion-de-documentos-electronicosde-archivo-especificacion-moreq/.

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• Reproducir copias de resguardo de los documentos recibidos. • Procedimientos específicos referidos a: – El trámite de documentos recibidos, estableciendo el circuito a seguir de acuerdo al tipo de documentos. – El trámite de documentos producidos en la institución. – El préstamo de documentos. • Procedimientos e instrumentos de control de préstamos de documentos, o reproducción de los mismos, recibimiento y tramitación interno de faxes o envío de los mismos. Los procesos anteriores son un ejemplo de las situaciones que pueden presentarse en instituciones el proceso de gestión de la documentación o administración del archivo de las mismas.

1.2.6. Criterios generales para verificar las prácticas archivísticas adoptadas Es así como se asumió que las buenas practicas archivísticas están referidas: 1. La asunción de los principos emanados de la teoría archivística: Procedencia, seriación. 2. Si la práctica revela una visión de trabajo que toma en cuenta la actividad archivística con una visión total, expresada en dos aspectos: a. Se toma en cuenta la teoría del ciclo de vida del documento, lo cual implica que la actividad archivística incluye su actuación desde la producción documental hasta su valoración. b. Se consideran los diferentes formatos del documento. 3. Si la práctica archivística se corresponde con estándares. 4. Al diseño de procedimientos e instrumentos que den respuesta a situaciones particulares surgidas en el proceso de gestión de los documentos y la administración del archivo.

1.3. Importancia del estudio Esta consultoría se enmarca en escenarios en los que no existen en el país estudios comparativos ni evaluativos con referencia a los sistemas de archivos que se han implementado en la administración pública. En este sentido, permitirá describer las practices existentes en los archivos dominicanos y, de ser válidas, recuperarlas y transferirlas para replicarlas en toda la administración pública y en los gobiernos locales. 129

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Hay que tomar en cuenta que la naturaleza de las reformas que se desea implementar en el sector de archivo exige una estrategia que parte de reconocer las prácticas archivisticas existentes, tanto para identificar fortalezas, así como también debilidades, orientando este conocimiento a superar las inevitables resistencias que pueda suscitar la naturaleza de los procesos de reformas y modernización, sobre todo si han de traducirse por decisiones políticas y administrativas, al tiempo de valorar grados de dificultades por los principales afectados o si no se han edificado debidamente los beneficiarios, y/o difundidos adecuadamente sus impactos en los sectores educativos y culturales. Este conocimiento por parte de los directivos de los archivos, y en particular del AGN como institución rectora de los archivos, garantizará que las decisiones acerca del reglamento de la Ley General de Archivos en discusión, donde se detallarán los procedimientos archivísticos normalizados, estén confrontadas con las prácticas identificadas en el país.

1.4. Problema de investigación El Estado dominicano ha emprendido un proceso de reestructuración y renovación de los archivos dominicanos. Para ello ha decidido darse una legislación actualizada, como primer paso para reestruturar la actividad archivística en el país. Después de un arduo proceso de consulta y estudio, la Dirección del Archivo General de la Nación elaboró una propuesta de Ley General de Archivo, que fue sometida por el Poder Ejecutivo en el mes de septiembre del 2006. Después de que dicha Ley sea aprobada en el Congreso Nacional, se impone redactar el reglamento de aplicación de la misma. La Ley establece el marco general, mientras que el reglamento deberá dictar acciones y medidas específicas para reorganizar los archivos dominicanos. Esto implica asumir doctrinas, criterios de organización archivística, que van a afectar y tenderán a transformar la organización y actuación que hasta ahora han tenido las unidades de archivo en las dependencias públicas. Es por ello que es importante, antes de asumir directrices concretas a través de un reglamento y de asumir un proceso generalizado de reorganización de la actividad archivística, conocer, describir y valorar la práctica archivística en el ámbito nacional. Ello así porque lo primero que debe hacerse para transformar un sector archivístico es conocerlo para de esa forma adecuar su actuación a esa realidad sin perder de vista la naturaleza actual. En ese sentido, esta la investigación objeto de la consultoría en cuestión, se propone esclarecer los siguientes aspectos: • Cómo se realizan las funciones o procesos archivísticas en las instituciones públicas; • En qué medida la forma en que se realizan las funciones o procesos archivísticos en los archivos dominicanos se puede acoplar al objetivo del Sistema 130

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Nacional de Archivo que la Ley General de Archivo en discussion en el Congreso contiene o pueden obstaculizarlo; • Cuáles aspectos de la práctica y realidad operativa de los archivos dominicanos pueden contribuir u obstaculizar la aplicación de la Ley general de archivo en proceso de aprobación en el Congreso Nacional.

1.5. Aspectos metodológicos El objetivo general de la investigación es identificar las prácticas de archivo en las dependencias de la administración pública para establecer en qué medida se pueden considerar como buenas a la luz de los estándares en pro de buscar aspectos que puedan ser integrados al reglamento de la ley general de archivo. A su vez, los objetivos específicos enunciados son: 1. Describir de manera minuciosa la forma en que se realizan las funciones o procesos archivísticos en una muestra de instituciones públicas y archivos de institucionales no gubernamentales. 2. Analizar en qué medida la forma en que se realizan las funciones o procesos archivísticos en los archivos dominicanos logran el objetivo de un Sistema Nacional de Archivo. 3. Aportar elementos que contribuyan a la aplicación de la ley general de archivo en proceso de aprobación en el Congreso Nacional. La presente es una investigación cualitativa, en que se pretende describir la forma en que funcionan los archivos dominicanos. Al mismo tiempo, la misma se plantea como una investigación exploratoria, en la medida que es por primera vez que se emprende en República Dominicana. En términos teóricos se ha asumido que las buenas prácticas en el ámbito archivístico están referidas a la puesta en práctica de los principios de la teoría archivística, a la aplicación de las normas sobre gestión y administración archivística, y las prácticas concretas de archivo. De la misma manera, las buenas prácticas están orientadas a realizar las tareas propias de una actividad con la mayor eficiencia logrando satisfacción en los usuarios del servicio o el producto que resulta y satisfacer las necesidades de la institución. La técnica aplicada consistió en una entrevista abierta a encargados de unidades de archivo y otros empleados de instituciones del EStado, y el cotejo de una lista de chequeo de diversas funciones de archivo y la forma de realizarla. El proceso general de investigación constó de los siguientes momentos: 1. Discusión con el personal del AGN los resultados del primer encuentro de archivos y los alcances de la ley general de archivo – principalmente tenemos que comprender los criterios adoptados. 131

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2. Afinación a través de entrevistas con el personal del AGN sobre el objeto y dimensiones de la investigación. 3. Confesión del listado de la muestra de archivos a tomar en cuenta para la investigación. Justificar, con el personal del AGN, el porqué cada las instituciones seleccionadas. 4. Visita a los archivos seleccionados. 5. Sistematización de los resultados a través de protocolo confeccionado por el consultor para tales fines. 6. Discusión de los resultados con personal del AGN. 7. Redacción del informe sobre la investigación. En la visita de campo a los archivos seleccionados se procedió de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5.

Constatación del encargado de archivo para coordinar entrevista, Introducción general al objeto de la investigación, Chequeo con observaciones directas sobre cada función, Entrevista abierta con personal del archivo, Descripción del funcionamiento del archivo entendida esta como la realización de las diferentes funciones archivistitas y como el tratamiento que se le da a los documentos de archivo.

1.6. Contexto en el que se desarrolla el estudio El contexto del presente estudio está dado por la situación general de la sociedad dominicana, la caracterización del sector archivivístico en República Dominicana, y la caracterización del proyecto de Ley General de Archivo que se discute en el Congreso Nacional. En general, la sociedad dominicana tiende a la modernización en un movimiento de avance y retroceso que se ve altamente mediatizado por practicas clientelistas al interior del Estado que obstaculizan la institucionalización de la function pública. Pese a los esfuerzos reforma que se ha hecho en la última década, el Estado dominicano no logra un nivel de institucionalización cónsono con los niveles de desarrollo económico, de integración internacional y las exigencias de un mundo globalizado. Llama la atención que el desarrollo de programas orientados a reformar el Estado orientados a la modernización, la institucionalización y la transparencia, no se haya, hasta ahora, visto la necesidad de adecuar los procesos de gestión , organización y conservación de la documentación. Ello no obstante existir una Ley de Acceso a la Información, que presupone, antes que nada, la adecuada organización de la misma. Ello explica la situación deplorable de los archivos, como se detalla a continuación. 132

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A fin de caracterizar la situación general de los archivos en República Dominicana, se toma como base al estudio del Dr. Roberto Cassá: De los archivos en República Dominicana. Realizado al final de los años 90 del siglo pasado, en el mismo se hace una descripción de la situación general de los archivos, junto a un censo que caracteriza los principales archivos. Los archivos dominicanos, en sus dos dimensiones: 1) expresión del nivel de institucionalidad y 2) como expresión del desarrollo cultural, «han registrado consuetudinariamente graves déficit en República Dominicana.»25 A continuación, eleva su voz de alarma ante la situación, estableciendo que «Hoy, como parte de la degradación inaudita de las funciones estatales y de los vacíos en la sociedad, la situación acusa niveles de desastre, lo que no constituye un fenómeno inédito.» Y concluye: «La actual debilidad de la archivística no hace sino culminar un sempiterno proceso de restringida emisión de documentos, de ausencia de cuidado en su conservación y de destrucciones sistemáticas.» En cuanto a las funciones o procesos archivísticos, establece lo siguiente: «No existen medios ni instrumentos descriptivos para la ubicación de fondos y la determinación de su contenido, salvo en una parte de los que se encuentran en el Archivo General de la Nación». En cuanto a la Conservación, que «Valiosos fondos continúan sometidos a riesgos de destrucción o se degradan de manera acelerada». En términos históricos, plantea que existe dispersión del fondo documental durante la Era Colonial, situada en España y, en parte, Francia e Inglaterra, siendo muy restringida la documentación conservada en nuestra isla, por diversos factores. Anota, además, la baja producción documental durante este período, atribuida al descuido de los funcionarios en cumplimiento de sus funciones, en este aspecto, y a la incultura de la vida colonial. Señala el descuido de las autoridades en la conservación documental producida, y otros factores, como las invasiones y la sesión de la isla a Francia, lo que mermó significativamente la conservación de las fuentes documentales de nuestros orígenes. Sintetiza la situación estableciendo que: «En síntesis, la pobre conservación de fuentes puede atribuirse a varios factores: en primer término, los efectos de las deficiencias administrativas a lo largo del período colonial; las incursiones enemigas de fines del siglo xvi y del conjunto del xvii; la relativa dificultad de conservación de los papeles a causa del clima húmedo y la acción de insectos;3 las guerras desencadenadas, desde los últimos años del siglo xviii, por la revolución haitiana y el Tratado de Basilea.» No obstante, resalta de esta época la conservación de fondos municipales y de iglesias. Específicamente en el siglo 19, se sistematizan los títulos de propiedad inmobiliaria, el registro civil y los protocolos notariales. Roberto Cassá, (1996). De los archivos en República Dominicana. Santo Domingo. http://historiadominicana.blogspot.com/2007/09/archivo-general-de-la-nacion-rep.html.

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El surgimiento del estado dominicano, a mediados del siglo 19, determinó un acrecentamiento y sistematización de las fuentes documentales. Específicamente comienza a formar las series de carácter gubernamental a partir de la creación del Estado dominicano. A partir de la dictadura de Trujillo que se incrementan y sistematizan las series documentales estatales, llegando a formarse el Archivo General de la Nación, en 1935. Después de la muerte de Trujillo se ha avanzado poco, acota, pues «La restringida democratización política no se ha acompañado por institucionalizaciones sólidas de los aparatos de la sociedad y del estado.», siendo «escasas las oficinas que han creado archivos bien organizados, de los cuales en el Directorio se presenta una muestra de algunos de los más importantes.» Se ha creado una situación en que «la conservación de documentación con frecuencia se deriva de iniciativas personales. Es práctica común, que se extiende hasta las alturas del poder, la formación de archivos personales paralelos, de mayor importancia que los registros regulares de las oficinas; y no es raro que cuando un directivo cesa sus funciones en una institución se lleve los papeles que considera de utilidad para sus intereses.» Concluye que, no obstante, «Pese a las destrucciones intencionales, agravadas por la defectuosa o nula relación del AGN con la sociedad, se ha podido detectar la existencia de una apreciable documentación dispersa, cuya eventual utilización por parte de los investigadores requeriría un sistemático trabajo de ubicación, catalogación, copiado y conservación.» Esto determina que «el AGN operara como depósito pasivo para todo aquello que no fueran materiales relativos a hechos relevantes de acuerdo a la conceptualización de tal síntesis historiográfica». Concluye que «no existe, tanto en la sociedad como en el estado, conciencia acerca de la necesidad de la conservación y organización de las fuentes.» Esto incluye una práctica deslenable, como es la venta de fondos al exterior. En la caracterización de los principales archivos del país, se destaca el Archivo Central de la UASD como el único que tiene un nivel de organización adecuado. De los demás archivos deplora su bajo nivel organizativo. Respecto a los archivos municipales, establece: «La situación de estos se caracteriza por mala conservación, que a veces llega a deplorable, criterios obsoletos de ordenamiento e inexistencia generalizada de instrumentos descriptivos». En cuanto al Proyecto de Ley General de Archivos26, el objeto de la Ley es crear el Sistema Nacional de Archivo (SNA). El SNA estará compuesto el «órgano rector, un conjunto de archivos e instituciones archivísticas, los principios y las normas que promueven la homologación y regularización de los procesos archivísticos, el desarrollo de los centros de información, los recursos financieros y humanos, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los fondos documentales de dicho patrimonio» (Art. 6). República Dominicana. Archivo General de la Nación. Proyecto de Ley general de archivos de la República Dominicana. En línea: http://www.agn.gov.do/proyecto_leyarchivos.htm.

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Los órganos del SNA son: ARTÍCULO 7. Conformación del SNA. El SNA está integrado por el Archivo General de la Nación, los archivos de las instituciones del Sector Público Dominicano definidas en el Artículo 3 de la presente ley, los archivos privados que, por guardar fondos documentales de valor histórico, hayan sido incorporados al SNA, las instituciones de carácter formativo en materia de archivística, así como otras instituciones con fondos documentales considerados de valor histórico.

El SNA funciona bajo los criterios de centralización normativa y descentralización operativa, administrativa y de gestión. Los principios que lo normarán son: Principios: libre acceso, efectividad, institucionalidad, modernización, efectividad, racionalidad, salvaguarda, cooperación, y homologación metodológica. La ley se inscribe en los procesos de modernización de la función archivística que ha emprendido América Latina en las últimas décadas, orientada a la modernización del Estado. No reniega de la orientación tradicional de los archivos en relación a la cultura y a la historia, pero incluye la visión de los archivos como entes orientados a la administración. No se adscribe de manera explícita a determinados estándares archivísticos, aunque de manera implícita deja entrever la adopción de los mismos. De hecho, uno de los principios es la normalización, asimilando en ese sentido la expresión «homologación metodológica», como uno de los principios rectores del SNA. En términos generales la ley se orienta a inscribir a la República Dominicana en las corrientes modernas de la archivística y en las mejores prácticas internacionalmente reconocidas de la misma.

2. Las prácticas archivísticas en R epública D ominicana Para describir las prácticas archivística se aplicó una guía de entrevista para determinar las prácticas archivísticas en 21 archivos de instituciones del Estado dominicano. En la Guía se indaga sobre la forma en que los archivos realizan los procesos archivísticos. Se entiende por proceso archivístico a cada una de las tareas que forman parte orgánica del quehacer archivístico, a saber: gestión de correspondencias (recibimiento, tramitación interna y despacho), registro y descripción de documentos de archivo, clasificación, organización y formación de expedientes, transferencia y eliminación de documentos; además, constatar, visualmente, los criterios de custodia y conservación de la documentación de archivo. Previamente a la visita, se constataba al o la encargado/a del archivo de la institución, para establecer el día y la hora en que íbamos a ser recibidos. 135

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Antes de analizar las prácticas sobre cada uno de las procesos de archivo, es importante acotar que en el ámbito de los archivos aún no se utiliza un léxico conceptual en función de la teoría y práctica archivísticas modernas.

2.1. Situación general de los archivos En general, las unidades de archivo y gestión de la documentación de las instituciones están ascriptas al Departamento Administrativo. Tienen categoría de División y constan con equipos e instrumentos rudimentarios para realizar el trabajo. El personal que dirige estas unidades no tiene formación específica en el area, así como el personal que forma la unidad. Da la impression de existir un personal supernumerario; decimos impresión porque si se realizaran todas las funciones archivísticas a lo major no sería así. En las distintas instituciones encontramos que las actividades de gestión de la documentación están separadas de las actividades de resguardo, clasificación y organización. En unos casos son funciones que se realizan en unidades o secciones diferentes (como en el caso de la Secretaría de Educación); en otros es que, aunque sean funciones atribuidas a una misma unidad, están en espacios diferentes y no hay relación orgánica en su ejecución. Los espacios de gestión de la documentación lucen mejor equipados y acondicionados; los espacios de resguardo, clasificación y organización tienen el aspecto de almacén de mercancías. Se pueden ver que constan con computadoras, pero no son utilizadas, en la mayoría de los casos, para los procesos de registro y/o descripción.

2.2. Descripción de diferentes funciones o procesos archivísticos Pasamos describir la práctica archivística a partir de los distintos procesos archivísticos. La gestión de correspondencias (recibimiento, tramitación interna y despacho) es realizada de distinta manera por cada una de las instituciones con instrumentos de control insuficientes. En lo que respecta a las comunicaciones y documentos recibidos, los encargados de archivo se limitan a recibirlos y tramitarlos al Departamento de interés, la dejan allí y hasta ahí llegó su papel; muy pocas instituciones de las entrevistadas se preocupan por hacer copia de resguardo de estos y de darle seguimiento para verificar que acción se tomó al respecto, en este sentido lo único que pueden aducir cuando el interesado le pregunta por el destino de su correspondencia es que fue depositada en el Departamento en una fecha dada. A los documentos recibidos normalmente no se le da un trato seriado en la institución que los recibe, lo que impide tener sobre los mismos un indicador único de referencia. 136

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En cuanto a las comunicaciones y documentos que salen de la institución, se limitan a despacharlos y a tener constancia de que fueron recibidos por el destinatario a través de la copia de de acuse de recibo; se puede notar una buena práctica en el despacho que consiste en hacer rutas de distribución para los mensajeros que ayudan a tener control de las comunicaciones despachadas y de esta forma constatar cuáles comunicaciones fueron dadas al mensajero para su entrega. Se ha de notar que las comunicaciones enviadas no son reproducidas, en la mayoría de los casos, íntegramente en la sección de archivo para ser despachadas, no quedando así documentación disponible sobre los anexos que estas portan; de hecho, asumen que guardar copia de los anexos es responsabilidad de la Secretaria del Departamento que produce la correspondencia, y esto indica que los funcionarios de archivo no juegan ningún papel en el proceso de producción documental. El caso de la documentación internas es más crítico. Los departamentos que producen una comunicación interna son los responsables, en la mayoría de los casos de tramitarlas; si usan el persona de archivo es como mero mensajeros. El acuse de recibo de las comunicaciones es responsabilidad de la secretaría del Departamento o funcionario que la emite. Es al tiempo, cuando se considera que la documentación es material «muerto», que se transfieren originales de comunicaciones recibidas, copias de anexos de comunicaciones enviadas y comunicaciones internas al archivo. Esto se hace sin criterios establecidos a través de una comunicación que tiene el carácter interno, con una caracterización muy general de la documentación transferida. Para transferir documentación el criterio prevaleciente está determinado por el cambio de funcionario o la necesidad de «hacer espacio», pues los repositorios para resguardar documentos (archivos de metales, armarios y gavetas de escritorios) están repletos. El registro de documentos se realiza en la mayoría de los archivos aún en cuadernos empastados (libros de records). Es decir, que sigue siendo un proceso manual, no obstante haber dotado de computadoras los archivos. Los atributos que se registran son insuficientes y mal consignados en estos registros. No se hace uso de índices para posibilitar la localización de la información. Los procesos de registro no son integrales, es decir, no cubren los diferentes tipos documentales. La descripción documental propiamente dicha no existe en los archivos visitados. Existen listados en algunos casos. Ni siquiera se tiene noción del concepto como tal. Lo mismo podemos decir de la formación de expedientes: no hay procesos orientados a formar expedientes, ni siquiera hay claridad conceptual sobre este aspecto. La clasificación es un proceso que se realiza en algunas y en otras no. Las que clasifican de la documentación cuentan con instrumentos (Tablas 137

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de clasificación) inadecuadas, pues no se corresponden ni con un criterio funcional ni orgánico, más bien parecen un Catálogo de cuentas. Al parecer estas tablas de clasificación se diseñan utilizando como criterios una tipificación de los diferentes documentos que maneja la institución. A nivel de la ordenación predominan dos criterios: el cronológico y el institucional. La documentación se mantiene ordenada por orden cronológico según la fecha de producción del documento, y por instituciones. Esto implica duplicidad y una alta dispersión. Es evidente que no existe una noción de los conceptos de serie y subserie en la labor archivística dominicana en las instituciones del Estado. En cuanto a la organización esta se realiza en archivos de metales o en cajas sin una adecuada identificación de lugar donde están ubicados estos repositorios. La transferencia de la documentación debe analizarse desde dos puntos de vista: uno es la transferencia interna de documentación, y otro la transferencia de documentación al Archivo General de la Nación (AGN). Internamente la transferencia de documentación ya se describió más arriba: es realizada cuando hay que «hacer espacio» o cuando hay un cambio de funcionario mediante una comunicación interna poco descriptiva de qué se transfiere. La transferencia al Archivo General de la Nación se asume en períodos que oscilan entre 5 y 10 años, dependiendo de la institución, y no hay criterios para realizarla, pues no existen Tablas de Retención Documental en ningunas de las instituciones; en este caso se trata, también, de «hacer espacio» deshaciéndose de documentación que se asume no es importante para la institución: se trata de deshacerse de parte del «archivo muerto» para poder seguir llevando al depósito – almacén «documentos muertos». En general, las instituciones no asumen el proceso de eliminar documentos, toda vez que el criterio predominante es pasar todo al AGN. Los criterios de custodia y conservación de la documentación de archivo en la mayoría de las instituciones son inadecuados. Predomina la visión de almacén, donde no hay que tomar en cuenta las condiciones ambientales (polvo, luz, calor, humedad) necesarias para la conservación de los documentos y la seguridad de los mismos, referida no sólo a impedir que extraños puedan sustraerlos, sino también a disminuir las posibilidades de que sean destruidos por accidentes como la acción de fuego (es notable que no se ve la necesidad de tener extinguidores de fuego en los espacios destinados a almacenar documentos).

2.3. Las buenas prácticas archivísticas en República Dominicana La descripción de cómo se realizan las diferentes funciones archivísticas en los Archivos de República Dominicana, realizada en el apartado de más arriba, da como resultado un inventario de malas prácticas de archivo, con contadas 138

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excepciones. El objeto de esta investigación era identificar buenas prácticas de archivos. El problema es que en los organismos estatales de la República Dominicana no hay prácticas archivísticas. Existen archivos pero no prácticas archivísticas. En ese sentido si no se puede hablar con propiedad de buenas prácticas, tampoco es propio hablar de malas prácticas, pues no se puede calificar de bueno o malo algo que no existe. Al decir que no hay prácticas de archivo se quiere significar que la labor de las personas que laboran en las unidades de las unidades que se denominan archivo no se orienta por los criterios archivísticos, por las técnicas, los principios y el acervo de conocimientos acumulados por la ciencia y técnica archivísticas. Y no puede ser de otra manera toda vez que estas personas, o no han sido formadas en el ámbito archivístico, o han recibido una formación archivística insuficiente o inadecuada. La formación del personal que labora en los archivos fue uno de los aspectos por el que nos interesamos. Encontramos que en apenas cinco (5) de las instituciones había alguna persona que había participado en los diplomados organizados por el AGN en los últimos dos años. Estas personas que, ciertamente, han recibido formación adecuada, tienen el inconveniente de que el otro personal que labora con ellos no tiene la debida formación y están en busca de alternativas para mejorar el funcionamiento de los archivos donde laboran. En las demás instituciones el personal, en general, no ha recibido una capacitación adecuada; a lo más que han llegado es a participar en cursos ofrecidos por el Instituto Nacional de Administración de Personal (INAP), lo que nos llevó a indagar sobre las características de estos cursos. Los cursos sobre Auxiliar de Archivo que ofrece el INAP tienen la orientación de la capacitación archivística que se da al personal secretarial. Esta formación se limita a dar nociones de ordenación de documentos a nivel cronológico y alfabético, y una que otra noción sobre la Tabla de Clasificación. Es una formación orientada a manejar una cantidad limitada de documentos, que no llega más allá de los documentos que al momento se están gestionando o tramitando. Esta formación no se fundamenta en la ciencia y técnica archivísticas modernas. Hay que tomar en cuenta que con estos criterios es que se ha estado formando a las secretarías, por entender que es a ellas que les corresponde gestionar la documentación administrativa. Es decir, que en el país se ha estado formando al personal de archivo con la misma visión que al personal secretarial, siendo esta formación en general inadecuada; esto da justificación a la importancia que el AGN ha dado a la formación archivística a través de la realización de dos diplomados y actualmente una maestría en archivística en coordinación con la UASD. Las instituciones entrevistadas se pueden clasificar en tres grandes categorías en cuanto a las prácticas archivísticas. En una de estas categorías están las 139

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instituciones donde existe una voluntad por readecuar sus prácticas archivísticas para orientarlas en función de las teorías, los principios y las técnicas archivísticas modernas; estas instituciones son las que cuentan con personal que ha participado en la formación archivística actualizada. Están en proceso de reorganizar todas y cada uno de sus procesos archivísticos en correspondencia con los criterios formulados por el AGN en el Proyecto de Ley General de Archivos de la República Dominicana. Esta situación habla de lo acertado que ha sido la visión de las autoridades actuales del AGN en promover la capacitación de técnicos y profesionales de archivos en el país. Estas instituciones precisan del empuje del AGN de diversas maneras: a través de reglamentos y disposiciones que obliguen a las principales autoridades a tomar medidas, y a través de asesoría. En otra categoría están los archivos de las instituciones que sienten la necesidad de reorientar la función archivística. Saben que el trabajo que realizan no anda bien, pero no tienen la debida capacitación para diagnosticar que pasa y, mucho menos, para formular propuestas en este sentido. Estas instituciones de una u otra manera han recibido el influjo de las autoridades actuales del AGN, ya sea mediante el contacto con un consultor del AGN o mediante el conocimiento por otras vías (la prensa principalmente) de los procesos de reorganización de la actividad archivística que desde allí se están planteando. Lo importante de este grupo de instituciones es que ya tienen una motivación básica para emprender la renovación de los archivos. Y en la otra categoría están las instituciones cuyo personal de archivo está realizando sus labores al margen del movimiento de renovación archivística que ha emprendido el AGN. Estas instituciones se caracterizan por el desconocimiento total de lo que está pasando en esta área. Es imprescindible llegar hasta ellas. Un aspecto de carácter general visualizado es que las instituciones no manejan a nivel práctico ni institucional el concepto de archivo central. Encontramos que en las sede de las Secretarias de Estado lo que debe ser archivo central funciona en esencia como archivo del despacho del titular de la cartera, aunque a nivel de acumulación documental tiene funciones de archivo central en la medida que tienen a su cargo el depósito principal de documentos de la institución y es a ese organismo que las demás dependencias transfieren los documentos cuando entienden que han cumplido las funciones administrativas para las que fueron producidos. Asumir y concretizar la organización de archivos centrales en cada una de las instituciones se convierte en una de las tareas más prioritarias para formar el Sistema Nacional de Archivos (SNA). Otro aspecto de carácter general a destacar es el papel que en la gestión y proceso documental sigue jugando el personal secretarial, el cual es principal. Ello así toda vez que en nuestros organismos no se ha institucionalizado la función archivística. De ahí que en un proceso de transición de la situación actual (de no institucionalización) a una situación de modernización de los archivos (institucionalización), hay que tomar en cuenta e incluir a secretaríos/os. 140

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2.3. El proyecto de Ley General de Archivos de la República Dominica y las prácticas archivísticas vigentes En este estudio interesa el Proyecto de Ley general de archivos sometido al Congreso Nacional en la medida que establece pautas generales para orientar las prácticas archivísticas modernas. En el Artículo 1 establece que el objeto de la Ley es crear el Sistema Nacional de Archivos (SNA): ARTÍCULO 1. Objeto de la Ley. La presente Ley crea el Sistema Nacional de Archivo (SNA), establece los principios y las normas que rigen la actividad archivística nacional y define las funciones y atribuciones de los organismos que la integran.

En el Artículo 6 define el SNA, entre cuyas características incluye «los principios y las normas que promueven la homologación y regularización de los procesos archivísticos». Es decir, que la ley permite establecer una autoridad archivística nacional con capacidad de establecer criterios que permitan unificar los procesos técnicos archivísticos orientados a eficientizar la actividad archivística, al hacer común y compatibles los criterios para realizar los procesos archivísticos: ARTÍCULO 6. Definición. El Sistema Nacional de Archivos (SNA) se compone del órgano rector, un conjunto de archivos e instituciones archivísticas, los principios y las normas que promueven la homologación y regularización de los procesos archivísticos, el desarrollo de los centros de información, los recursos financieros y humanos, la salvaguardia del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los fondos documentales de dicho patrimonio.

En el Artículo 9 se establece que SNA adoptará los principios generales de la archivística de procedencia y orden original de los documentos: ARTÍCULO 9. Principio general. El SNA funcionará conforme a los principios generales internacionales de procedencia y orden original de los documentos.

En Artículo 10 que la centralización normativa del SNA estará a cargo del AGN: ARTÍCULO 10. Criterios para el funcionamiento del Sistema. El SNA funcionará bajos los criterios de centralización normativa y descentralización operativa, administrativa y de gestión. La centralización normativa estará a cargo de AGN, órgano rector del Sistema y la descentralización operativa, administrativa y de gestión, a cargo de los archivos y de las demás instituciones que lo conforman.

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Los artículos citados del proyecto de Ley General de Archivos de República Dominicana indican con claridad la adopción criterios de la archivística moderna y de los estándares internacionales archivísticos para el Sistema Nacional de Archivos. Esto implica que los organismos tendrán los criterios provenientes del organismo rector del SNA en ámbito técnico para orientar sus acciones, como se expresan de manera taxativa en el Artículo 10. En este sentido, el Artículo 27 es más específico y contundente, pues establece que la metodología para realizar los aspectos técnicos principales en los organismos de archivo de las instituciones serán establecidos mediante reglamento: ARTÍCULO 27. Metodología. La metodología de descripción, clasificación, conservación y traslado será objeto del Reglamento de la presente Ley, de acuerdo a las normas internacionales.

El Artículo 30 hace referencia a la teoría del ciclo vital del documento, dando por entendido que la asume para el SNA, y establece que el sistema de conservación de documentos de las distintas instituciones será diseñado con la asesoría y el concurso del AGN: ARTÍCULO 30. Conservación de los documentos. Los archivos institucionales el sector público deben implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos, el cual será diseñado con la asesoría y el concurso del AGN. En todo caso y para garantizar la conservación de los documentos, deberán cumplirse las siguientes reglas: a. Las entidades que se supriman deberán entregar sus archivos a las que asuman sus funciones. b. Las entidades que se privaticen transferirán sus documentos a la Secretaría de Estado vinculada; c. Todas las entidades están obligadas a inventariar sus documentos; y d. Se proporcionarán órganos de capacitación archivística.

Se consigna como función de la Junta de Coordinación Técnica «proponer al Consejo Directivo del AGN políticas de estandarización de procesos para la organización científica del SNA» (Artículo 46 numeral 1). También la conformación de una Comisión de Evaluación y Acceso de Fondos Documentales del AGN, responsable de «proponer las normas de valoración y selección de fondos documentales» (Artículo 47). Una conclusión general y determinante, es que el Proyecto de Ley General de Archivos de República Dominicana busca normalizar la práctica archivística fundamentada en las teorías, principios y estándares de carácter moderno e internacional asumidos por la ciencia y técnica archivística contemporánea.

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Ello impone un gran reto si se toma en cuenta la descripción de las prácticas archivísticas en República Dominicana realizada más arriba. Esto así porque es evidente que ni nuestras instituciones ni el personal asignado en ellas a los archivos están preparados para estas labores, pues no tienen ni la organización ni el personal adecuado para ello. La primera gran tarea que se debe asumir para ejecutar el proyecto ya convertido en Ley es ejecutar un amplio programa de capacitación del personal que labora en los archivos del país con programas educativos fundamentados en los principios y teoría archivística moderna, así como en los estándares archivísticos internacionales. Para esto el AGN deberá prever una reglamentación o normativa general para la formación archivística que sirva de orientación a esta labor en el país; el Instituto Nacional de Administración Pública (INAP) y los centros de formación secretarial del país públicos y privados no deben seguir impartiendo nociones de archivo desfasadas e incompatibles con los criterios adoptados por Ley para el SNA. Es importante en este sentido, que en la Reglamentación del SNA se establezca la potestad del AGN para validar la formación archivística a nivel técnico. De la misma forma, el AGN deberá procurar alianzas estratégicas con el INAP y la Secretaría de Estado de Educación para formar auxiliares (técnicos básicos) y técnicos medios en archivística cuyos programas estén fundamentados en las teorías y principios archivísticos asumidos para el SNA. La otra tarea importante es dotar al AGN de una unidad de técnicos archivísticos que dé asesoría e instrucciones generales a las diferentes instituciones del Estado para que estas asuman la necesidad de formación de sus archivos centrales..

Conclusiones La situación encontrada en los archivos de organismos del Estado dominicano indica que no hay un panorama adecuado para la implementación de la Ley General de Archivos. El principal obstáculo encontrado es que los archivos no cuentan con un adecuado marco institucional; la principal falta es que no existen en las instituciones archivos centrales que dirijan y normalicen la función archivística en las distintas instituciones. La función archivística es llevada con un criterio totalmente descentralizado por cada uno de los departamentos de la institución. Otro problema grave es la falta de formación del personal que labora en los archivos. A esto se asume que la formación que hasta hace poco se ha pretendido dar en ámbito archivístico era obsoleta y no se enmarcaba en el marco de lo que es la ciencia y práctica archivísticas. Esto lleva a que las funciones archivísticas no sean realizadas con una visión integral, lo cual se refleja que hay una instancia diferente para cada función: la Gestión de las documentación está regulada por una unidad diferente a la de 143

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Archivo, y de igual manera la resguardo de por otra unidad. Esta última función es concebida con una visión de almacenamiento de documentos. En los archivos, aunque haya equipos informáticos, no se están aplicando para las funciones informáticas, a excepción de dos instituciones. Esto nos indica que no hay una visión de archivo total. Tampoco sea aplican los principios de la teoría archivística moderna. Mucho menos las normas de archivo internacionalmente reconocidas, las cuales son desconocidas o pasadas por alto.

Recomendaciones Para implementar la Ley General de Archivos en proceso de legislación, el AGN deberá empezar por promover la formación archivos centrales en cada uno de los organismos del Estado dominicano, dotándolos del instrumental básico para laborar. En este sentido, el AGN deberá abocarse a redactar un conjunto de documentos que orienten este proceso, entre los cuales se destacan: 1. Una guía general para formar y orientar el funcionamiento del Archivo Central de cada organismo. Esta guía contendrá una descripción minuciosa de cada uno de los pasos a dar, empezando por la formación del Comité de Archivo de la Institución. 2. Un manual de procedimiento para coordinar las distintas funciones y tareas del Archivo Central. Este servirá de orientación para elaborar el plan de trabajo del Comité de Archivo. 3. Orientaciones generales para formar la Tabla de Retención Documental y realizar el proceso de transferencia de documentación, tanto a lo interno de la institución como de la institución al AGN. La segunda recomendación es que el AGN establezca unas orientaciones generales para instituciones que desarrollan programas de formación archivística, sobre el contenido, los niveles y los créditos de los mismos. Estas orientaciones servirán de marco de referencia para hacer una alianza estratégica instituciones como el Instituto de Formación Técnico Profesional (INFOTEP), el Instituto Nacional de Administración y Personal (INAP) y otras instituciones interesadas en la formación de personal secretarial y archivístico. Resalta, en este sentido, la posibilidad de llegar a un acuerdo con la Secretaría de Estado de Educación para habilitar en Politécnicos Medios la formación de técnicos en archivística. El proceso de investigación nos puso en contacto con instituciones que sienten la necesidad de reformar el modo en que se gestiona y administra la documentación. En este sentido, hay un campo para que el AGN vaya avanzando 144

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hacia la formación del Sistema Nacional llegando a acuerdo inter-institucionales que permitan iniciar la reorganización de sus archivos. Un aspecto urgente es organizar los procesos de transferencia de documentación de las distintas instituciones hacia el AGN. En este sentido es importante que, con carácter de urgencia, el AGN establezca directrices claras que posibilitan que estas, las transferencias, se realicen con la mayor agilidad posible.

Bibliografía Alonso, José Alberto. Elementos claves para el cumplimiento de la norma ISO15489. En línea: http://www.fesabid.org/federacion/gtrabajo/aenor/jornada281105/jalonso.pdf. Archivística. En: http://castronauta.iespana.es/archivistica.htm. Batelli, G., Lezioni di Paleografía, Vaticano, 1949. Castro Cruz, Kattia. ¿Por qué adoptar la norma ISO-15489? 2008. Colombia. Alcaldía Mayor de Bogotá. DECRETO 514 DE 2006 (Diciembre 20) por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público.» Colombia. Archivo General de la Nación. Reglamento general de archivos: presentación. En línea: http://www.archivogeneral.gvo.co./?q=node/135. Consejo Internacional de Archivos. ICA-ISDF, Norma Internacional para la Descripción de Funciones. En línea: http://www.ica.org/en/node/38668. Consejo Internacional de Archivos. Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias (ISAAR-CPF). 2da. Edición. Traducción española. Ministerio de Cultura Españoa, 2004. 95p. Cruz Mundet, José R. Manual de archivística. Madrid : Fundación Germán Sánchez Ruipérez : Pirámide, [1994]. Encuentro nacional de archivos (1). Memorias, Santo Domingo, AGN, 2007. España. Cataluña. Ley 594 de 2000 (julio 14) Diario Oficial Núm. 44.093, de 20 de julio de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Fuster Ruiz, Francisco. «Archivística, archivo, documento de archivo... necesidad de clarificar los conceptos». Anales de documentación: Universidad de Murcia, (2) : 103 – 120, 1999. (En línea: http://www.um.es/fccd/anales/ ad02/AD07-1999.pdf. Heredia Herrera, Antonia. La Norma ISAD(G) y su terminología, Madrid, ANABAD, 1995. Lafuente, Antonio (2008). «Estándares, redes y comunicación». Revista OEI. En línea: http://www.oei.es/noticias/spip.php?article1564&debut_5ultimasO EI=15. 145

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El censo guía y su importancia para el SNA de la República Dominicana Víctor de la Cruz1

Tomando en cuenta que parte de las tareas del Sistema Nacional de Archivos son: ubicar, verificar, inventariar, cuantificar y actualizar permanentemente las informaciones acerca de las fuentes documentales, el Archivo General de la Nación (AGN) ha implementado el Censo Guía de Archivos Dominicanos, con la colaboración del Ministerio de Cultura y la Agencia Española de Cooperación Internacional, desVíctor de la Cruz. de el año 2006, como un importante instrumento de información que refleja de manera somera la situación de la documentación que conforman los archivos en el territorio de la república. Este censo-guía es un material de consulta que recoge una panorámica general del estado en que se encuentra el patrimonio documental (propiedad de pasadas, presentes y futuras generaciones de la nación), en las distintas fases de tratamiento archivístico. En el mismo se hace un esbozo de la historia de los organismos productores y de los centros de archivos, lo que supera el objetivo inicial de la simple cuantificación y permite una aproximación al contenido de los archivos. De esa manera el censo-guía posibilita la evaluación del patrimonio docu Encargado de la unidad de Información y Divulgación del departamento del Sistema Nacional de Archivos, AGN. §

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Víctor de la Cruz

mental; la información se obtuvo mediante visitas en la que se describió la situación de cada uno de archivos, tanto en un formulario diseñado para recopilar la información de las instituciones públicas y privadas como visualmente, por medio de imágenes fotográficas. Dicho formulario (ver anexo) ha sido confeccionado adaptando el modelo proporcionado por el proyecto de censo-guía de España. Con toda esta información se ha construido una aproximación al panorama archivístico dominicano. Con dicho formulario se recopilaron las informaciones en el trabajo de campo las cuales son sometidas a los procesos técnicos y de verificación. El Archivo General de la Nación ha asumido el Censo Guía como un instrumento de descripción panorámica del conjunto de los archivos del país como paso previo para desarrollar un plan de actuación que permita organizar y preservar el patrimonio documental, para lograr la divulgación y brindar los servicios de archivos a la sociedad, como un medio de favorecer la transparencia de la administración y como fuente para la investigación, la cultura y la historia.

Antecedentes

internacionales

En España se inicia el proyecto en la década de 1960 con el instrumental para censar todos los archivos y logran en 1972 la primera publicación impresa con la que se acuña el término Censo Guía de los Archivos Españoles y se escogen los llamados Puntos de Información Cultural (PIC) y luego en internet vía la página web de la Subdirección General de los Archivos Estatales del Ministerio de Cultura de España. Con la idea de construir un espacio de difusión y conservación del patrimonio documental el proyecto pasa a incorporar a otros países de Iberoamérica superando así el límite de los archivos españoles. El conocimiento del patrimonio documental y la aplicación de normas y políticas adecuadas protegerán el acervo cultural contenido en los mismos. La divulgación de la existencia y localización de fondos documentales propicia ahorros en la investigación y crea una facilidad en el alcance de fuentes primarias. Otro antecedente de importancia para nuestro país son los Documentos Tavera que en 1996 publicaron en Madrid el Directorio de Archivos de la República Dominicana, con el membrete de la Fundación Histórica Tavera, de la autoría de Roberto Cassá en el mismo se reseña que: «Pese a las destrucciones intencionales, agravadas por la defectuosa o nula relación del AGN con la sociedad, se ha podido detectar la existencia de una apreciable documentación dispersa, cuya eventual utilización por parte de los investigadores requeriría un sistemático trabajo de ubicación, catalogación, copiado y conservación».

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E jecución

del proyecto de censo - guía en el país

El Censo Guía de los Archivos Dominicanos se inició en el año 2006, en la presente gestión del Archivo General de la Nación (AGN), bajo la responsabilidad del antiguo Departamento de Pre-Archivo, actualmente Departamento del Sistema Nacional de Archivos, contando con la colaboración de la Subdirección de los Archivos Estatales del Ministerio de Cultura de España. Actualmente, se procesan las informaciones para fines de divulgación. En sus inicios, para llevar a cabo las encuestas fueron contratadas personas residentes en las distintas regiones, las cuales recibieron un entrenamiento común en el AGN. Así el Censo Guía de Archivos se comenzó simultáneamente en todo el país, pero al poco tiempo resultó inoperante este procedimiento y se detuvo el trabajo de los encuestadores. Solo se continuó en la Región Este; luego siguió en el Distrito Nacional y la Provincia Santo Domingo, más adelante pasó al Sur y al Norte del país donde aún quedan zonas incompletas. Particularmente, en las provincias de la costa atlántica se presentaron inconvenientes para el iniciar los trabajos que fueron superados en el pasado mes de junio y con ello queda cubierta toda la geografía nacional. La comunidad de archiveros y archiveras, investigadores y público en general podrá contar con un directorio y un sistema de estadísticas de archivos de la República Dominicana tan pronto se concluyan los trabajos del censo-guía y sea posible darle de alta a la versión inicial. Ya se cuenta con una suma cercana a los 2,300 archivos censados en todo el territorio nacional asumiendo como tales a cada una de las unidades productoras de documentos en los centros de archivos públicos y privados lo cual nos acerca al censo del patrimonio documental (digitado en dos versiones en Word y en Access). En la continuación del levantamiento de la guía de fondos de la República Dominicana como tarea del Departamento del Sistema Nacional de Archivos hay que partir de la necesidad de abarcar una descripción de la mayor parte de los archivos del territorio de la nación. Ello significa aproximarse a los requerimientos del Consejo Internacional de Archivos mediante la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD(G) adoptada por el Comité de Normas de Descripción en su sección de Estocolmo (Suecia) en 1999. Como guía general esta norma constituye la base sobre la cual debe desarrollarse la normativa nacional para la elaboración de descripciones archivísticas en el marco del proyecto de la nueva Ley General de Archivos. La aplicación de la norma ISAD(G) en el AGN ha permitido recuperar gran parte de la documentación que yacía sin descripción en los depósitos. Aunque conocemos que no se debe describir la documentación de una entidad emisora sin previamente haberlo descrito a nivel de fondo y de que este paso es altamente estratégico para todo archivo, más aún para el Archivo General de la Nación, 149

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el cual se regía por un esquema clasificatorio de 1935, además de que perdió la ubicación de numerosos legajos. Fueron decisivas las observaciones del señor Pedro Roig del Archivo General de Puerto Rico, así como las de Olga Pedierro del Archivo Nacional de la República de Cuba, en su condición de asesores del AGN, a fin de cumplir la tarea de normalizar la confección de las fichas de descripción de archivos o de los Fondos Documentales en la República Dominicana. Esto posibilitó el trabajo de campo y en consecuencia condujo el proyecto del censo-guía a los niveles actuales, donde se ha logrado cuantificar y conocer la situación de los archivos censados. Una importante base para alimentar el Directorio Nacional de Archivos. Además, el incorporar esta base de datos del país al censo-guía de Archivos de España e Iberoamérica que auspicia el Ministerio de Cultura de España que, como vimos arriba, se inició en el año 1979 con distintas instituciones archivísticas, y que hoy reúne archivos nacionales de diversos países de Iberoamérica, con el fin de ofrecer informaciones generales de archivos públicos y privados que permita acceder por Internet a sus fondos. El Censo Guía se ha concebido como un eslabón fundamental en el diseño e implementación del Sistema Nacional de Archivos que tiene como objetivo fundamental la aplicación de los principios y procedimientos archivísticos mediante la centralización normativa con vista a que los archivos respondan a unas condiciones determinadas al incorporar el criterio de que la fuente documental obedece a una razón y utilidad de valor en la gestión administrativa, extensiva a la comunidad científica y a la ciudadanía en general. En este sentido cuenta mucho la preparación del personal responsable y que exista el flujo documental al interior de las instituciones. La realidad de los archivos dominicanos con honrosas excepciones comprobadas a través del Censo Guía no difiere mucho de lo expresado por José Ramón Cruz Mundet en su Manual de archivística (2da. edición, Madrid, 1994); citamos: «Existe una tendencia excesiva, entre quienes tienen una idea cabal de lo que es un archivo, a considerar como tal a depósitos de documentos arrumbados, desorganizados, cuando en puridad no se le debería dar esa consideración. Desgraciadamente son muchos y aún más quienes los asocian a nociones peyorativas como suciedad, desorden, sótanos, amontonamiento, almacén, etc». Esta es la realidad que ha de enfrentar el Sistema Nacional de Archivos y lo que justifica su existencia.

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Anexo Cuestionario para el censo guía de los archivos dominicanos País: ____________________________________________________________ Municipio: _______________________________________________________ Evaluador: _______________________________________________________ Datos sobre el centro de archivo: 1. Nombre del centro de archivo: 2. Dirección: • Calle: • Municipio: • Localidad: • Código Postal: 3. Teléfono: 4. Fax: 5. Correo Electrónico: 6. Página Web: 7. Horario de apertura al público: 8. Horario de cierre al público: 9. Acceso: • Libre • Restringido (especificar) 10. Director/Responsable del centro de archivo: • Apellidos: • Nombre: • Cargo o función: • Fecha de nombramiento: • Nivel de escolaridad: • Especialidad: • Número de universitarios que trabajan en el centro de archivo: • Número de técnicos que trabajan en el centro de archivo: Descripción del edificio 11. Edificio: • M2 de depósito: • Metros lineales de estantería: • No de puestos de sala: • Facilidades para discapacitados: • Metros lineales de documentación:

Sí

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censo guía y su importancia ...

Víctor de la Cruz

Servicios técnicos e informatización que brinda el centro de archivo: Taller de Restauración: Servicios de Reproducción: Servicio de fotocopias: Servicio de fotografías: Servicios de Reproducciones: Digitales: Otra información sobre este aspecto que se quiera incluir: 12. Clasificación del centro de archivo: • Archivo General de la Nación: • Archivo Regional: • Archivo Central: • Archivo Administrativo: • Archivo Notarial: • Archivo Eclesiástico: • Archivo de Organizaciones no Gubernamentales: • Archivo de Organizaciones Políticas: • Archivo Sindical o Patronal: • Archivo de Asociaciones: • Archivo Privado: • Archivo de Persona o Familia: Fechas de producción de los documentos: • Fecha inicial (D/M/A):_ _/_ _/_ _ _ _ • Fecha final (D/M/A): _ _/_ _/_ _ _ _ Aclarar de existir lagunas de documentación, años de más incidencias: Fechas en la que el productor acumuló documentos de sus antecesores u otras instituciones con funciones similares: • Fecha inicial (D/M/A):_ _/_ _/_ _ _ _ • Fecha final (D/M/A): _ _/_ _/_ _ _ _ • Nivel de descripción: Fondo Series Colección 13. Historia Institucional/Reseña Biográfica. 14. Historia archivística: 15. Forma de ingreso: • Transferencia • Depósito • Adquisición • Donación • Otros (especificar) 16. Estructura orgánica 152

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Cuadro de clasificación 17. Alcance y contenido 18. Valoración, selección y eliminación 19. Nuevos ingresos 20. Condiciones de acceso 21. Condiciones de reproducción 22. Lengua/escritura de la documentación: 23. Características físicas, estado de conservación: Bueno Regular Malo 24. Existencia y localización de los originales: 25. Existencia y localización de copias: 26. Unidades de descripción relacionadas: 27. Nota de publicación: Área de control de la descripción: 28. Notas del archivero: 29. Fecha de la descripción: 30. Descripción realizada por:

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SEGUNDA jornada El SNA: Normativas

y aplicaciones tecnolรณgicas

19 de julio de 2008

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Normalización archivística en el AGN y el S istema N acional de A rchivos

La normalización archivística en el AGN y el Sistema Nacional de Archivos (SNA) Nelson Enrique Díaz1

Introducción Debido al aumento exponencial de la documentación archivada en formatos cada vez más complejo, y la limitación de los recursos financieros que usualmente se destinan a los archivos, se hace necesario el aprovechamiento y el uso racional de los recursos. Por otro lado, en el mundo actual es imprescindible el intercambio más fluido de informaciones, debido a las exigencias de unos usuarios Nelson Enrique Díaz. cada vez más demandantes de las mismas. En este sentido, las normas ofrecen el mecanismo más idóneo para llenar ambas necesidades. Por eso podemos afirmar sin temor a equivocarnos que la normalización no es una opción, es definitivamente una necesidad de los archiveros y archiveras. En el ámbito de los archivos las normas relacionadas con la gestión y la descripción son relativamente recientes. Los primeros intentos en este sentido, provienen de países como Inglaterra (MAD), Canadá (RAD), y los Estados Unidos de América (APPM). Los intentos de los archiveros canadienses y estadounidenses perseguían adaptar normas bibliotecarias a los archivos, sin embargo, es el MAD Encargado del área de Coordinación Archivística, departamento del Sistema Nacional de Archivos, AGN. §

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el intento más fructífero, porque nace independiente del ámbito de las bibliotecas; inspirado en esta norma, el Consejo Internacional de Archivos y la UNESCO crearon una Comisión ad hoc para la elaboración de una «Declaración de Principios Básicos» de descripción de archivos, así como al desarrollo, a largo plazo, de unas «reglas generales de descripción» y la elaboración de reglas detalladas para cada uno de los niveles de descripción. En ese contexto nace la ISAD (G), que constituye una herramienta de gestión para los archivos brindando especificaciones elementales para la descripción archivistica compatible a nivel nacional e internacional que pueden aplicarse con independencia del tipo documental o soporte físico de los documentos de archivo. El Archivo General de la Nación cónsono con estas políticas de colaboración e intercambio, decidió asumir los estándares internacionales en procura de normar los procesos archivísticos que se han venido implementando en la presente gestión, que ha contado con el apoyo del gobierno central, el cual ha vertido recursos financieros suficientes para la implementación de diferentes proyectos archivísticos que han transformado radicalmente la imagen y el funcionamiento del AGN.

Indización En el AGN la normalización se ha encarado en dos vertientes: la descripción documental aplicando los campos obligatorios de la ISAD (G), y la normalización de los puntos de acceso a través de la indización. En cuanto a la descripción documental, en el AGN se ha logrado cierto consenso entre nuestros técnicos y los asesores internacionales sobre el uso de determinados campos de la ISAD (G) hasta tanto se elabore la Norma Dominicana de Descripción Archivística con la participación de todas las instituciones y personalidades involucradas en el Sistema Nacional de Archivos. La adaptación que se ha hecho de la norma ISAD (G), contiene las siguientes áreas y campos: • En el área de identificación, se usa el código de referencia, título, fechas extremas y volumen de la documentación. • En el área de contexto, el nombre del productor. • En el área de contenido y estructura, el alcance y contenido. • Área de condiciones de acceso, se usa el estado de conservación, la lengua y tipo de letras. • Área de puntos de acceso, se usa los descriptores de materias, onomásticos, geográficos e institucionales. • En el área de notas, y • El área de control de la descripción, donde se recoge el autor de la misma, y la fecha. 158

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Como se ha planteado, los campos se pueden modificar (ampliarse o disminuir), en función de las necesidades del sistema en el intercambio de información. Por otra parte, en cuanto a la normalización de los puntos de acceso a través de la indización, se ha empleado por su eficacia el sistema de Recuperación Integral (RI), que incluye el programa de gestión electrónica de archivos (Albalá) y el Tesauro AGN. Para normalización de los índices se ha contado con la colaboración de asesores cubanos como Elvira Corbelle, en el campo de los onomásticos, materias y entidades, y de Jorge Macle, cartógrafo del Archivo Nacional de Cuba, quien ha hecho aportaciones valiosísimas en cuanto la normalización de los topónimos. Fruto del intercambio de experiencias en el campo de la normalización el Archivo General de la Nación y el Archivo Nacional de Cuba, se publicó el Manual de indización archivística2, el cual se ha convertido en instrumento de trabajo cotidiano de los indizadores, conjuntamente con el tesauro AGN.

Tesauro El tesauro AGN es una de las herramientas elaborado para la normalización del los puntos de acceso. Así, el tesauro responde a la necesidad de normalizar, actualizar y hacer más precisos los términos utilizados en la sala de descripción del AGN. A este fin, el tesauro consiste en un lenguaje controlado, que permite la recuperación de información. Asimismo, representa un sistema que facilita la descripción de los temas o conceptos de los documentos. El modelo del tesauro es un vocabulario estructurado de términos. Los términos tienen entre sí, relaciones semánticas de equivalencia, jerárquicas y asociativas, con la finalidad de transformar el lenguaje natural de los documentos, en un tipo de lenguaje controlado, que represente de manera unívoca, sin ambigüedades ni confusiones el contenido o la temática de los documentos. Como principio fundamental del tesauro está el que un concepto se represente con un solo término y que dicho término responda a un solo concepto. Este principio elimina los problemas de sinonimia derivados del lenguaje natural, ya que entre varios términos representativos de una sola idea, escogemos uno, el descriptor, que será utilizado para el análisis, y rechazaremos el o los restantes, los llamados no descriptores. Huelga señalar que la recuperación se optimiza en la medida que los archivos sean capaces de adoptar medidas para establecer normas, vocabularios, orientaciones y reglas adecuadas para facilitar la integración de datos de distin Véase: Marisol Mesa, Elvira Corbelle, Alba Gilda Dreke, Miriam Ruiz, Jorge Macle, Manual de indización para archivos, Santo Domingo, AGN / ARNAC, 2007.

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tas procedencias. Esta integración permitirá la descripción integrada de los diferentes recursos de información, y su posterior recuperación, lo que contribuye a mejorar la eficacia de los archivos en término de efectividad, rapidez y facilidad de acceso a la información. En este sentido el Archivo General de la Nación en su política de modernización, en sintonía con el avance de la archivística mundial, ha dado prioridad a la construcción y aplicación de sistemas de organización y representación del conocimiento; es precisamente en este contexto que surgió el proyecto de tesauro AGN. El tesauro del AGN, además de permitir la gestión en forma normalizada y consensuada, de la descripción y la consulta de los fondos del archivo, cumple los siguientes objetivos: • Organización del campo del conocimiento. • Construcción de un vocabulario estándar en dicho campo, asegurando la consistencia en la indización y recuperación. • Asegurar y consensuar que para un concepto solo se utilizará un término y no su sinónimo. • Facilitar a los usuarios la localización de nuevos conceptos mediante las relaciones del sistema. • Servir como referencia a los usuarios para la selección de un término correcto. • Expansión o acotación de los términos de la búsqueda mediante relaciones. • El tesauro AGN permite resolver consultas por temática y localización.

Metodología

y forma de presentación

del tesauro

AGN

La construcción del tesauro del AGN ha sido una obra colectiva y sumamente compleja iniciada en julio del 2006, con la participación de diferentes técnicos y profesionales de la archivística del Archivo General de la Nación, bajo la asesoría de la profesora Sonia Sánchez Cuadrado, de la Universidad Carlos III de Madrid, con la cual el Archivo General de la Nación firmó un acuerdo para el desarrollo del mismo. La metodología aplicada en los inicios del proyecto tesauro del AGN para la elaboración de las listas de los términos, fue extraerlos de la base de datos de la descripción a nivel de series documentales; para la realización de esta labor, se dividió el personal involucrado en el proyecto, en varios equipos que trabajaron en temáticas diferentes, como por ejemplo, en materias, topónimos, cargos y oficios, unidades de medida, etc. En la primera fase de la construcción del tesauro, algunos de sus términos fueron predeterminados, como forma de garantizar que los indizadores los utilizaran en el proceso de descripción. Partiendo de este enfoque, se le dio 160

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prioridad a la predeterminación de términos pertenecientes a las familias de topónimos, gentilicios, de entidades y tipos documentales. Esto en previsión de que la terminología contenida en estas familias, tarde o temprano, aparecería dentro de la documentación contenida en los fondos del AGN. En una segunda etapa del proceso de la construcción del tesauro, se contó con la colaboración de la asesora cubana Elvira Corbelle, quien sugirió algunos cambios en el procedimiento para la recuperación de los términos candidatos, haciendo énfasis, particularmente, en la conveniencia de evitar la predeterminación de los términos incorporados al tesauro. En esta segunda etapa, se continuó con la identificación de los fondos que se describirán. Luego, los supervisores de la sala de descripción, a través de las relaciones de entrega de fondo, procedieron a identificar las posibles materias. De esa forma, fueron generándose las listas de candidatos a formar parte del tesauro AGN. Las listas de términos extraídos por los indizadores, fueron remitidas al equipo de tesauro para su validación y normalización El tesauro del AGN es un instrumento que permite hacer más eficientes las labores propias de nuestra institución, y por vía de consecuencia, contribuirá ampliamente al desarrollo de las investigaciones científicas en nuestro país. En realidad, su construcción responde a la necesidad de contar con una herramienta que contribuya a que la indización se efectúe de una manera eficiente y de alta calidad, es decir, que los términos de indización tengan una fuerte carga de información. Naturalmente, que «los términos de indización deben ajustarse al contenido temático del documento analizado, no creando falsas expectativas. El indizador deberá siempre tener presente el ámbito del documento para los usuarios y plantearse en cada caso el grado de satisfacción en la recuperación. Ante una búsqueda por determinado descriptor o descriptores, los documentos encontrados deben responder claramente a dichas cuestiones». Esta función del tesauro lo convierte en un instrumento idóneo de la recuperación de información. Pues, el mismo asegura que los términos utilizados en la indización sean de alta calidad y ajustados a las normas de indización establecidas, cuyo cumplimiento garantiza el tesauro. Dicho tesauro comprende una parte alfabética y una parte jerárquica. La primera parte está compuesta por los descriptores –términos preferentes– y los no descriptores, términos relacionados, términos específicos y notas de alcance. Los descriptores aparecen en mayúsculas y en negritas, mientras que los no descriptores –términos no preferentes– en mayúsculas y cursivas. Los no descriptores reenvían al término preferente, mediante la indicación «USE». La estructura de los tesauros incluye clasificar los términos de un campo científico particular bajo grandes ejes temáticos; debido a que los fondos de archivos son multitemáticos esa clasificación se vuelve mucho más compleja. Para el tesauro AGN, la división se ha hecho agrupando los descriptores en cinco grandes familias, estas son: entidades, localizaciones, gentilicios, cargos 161

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y oficios, tipo documental, materias, ciencias y disciplinas, economía, producción, finanzas y servicios Próximamente, como culminación de este gran esfuerzo institucional, el AGN publicará la primera versión del tesauro del AGN con la finalidad de que el mismo sea utilizado por los usuarios de nuestra institución y por la comunidad de archiveros nacional e internacional.

Conclusiones El funcionamiento eficiente que exhibe el AGN, entre otras cosas, es producto de la voluntad firme de la actual dirección general para que se apliquen las normas internacionales en los diferentes procedimientos y actividades propias de nuestra institución. Como consecuencia de ello, han sido superadas aquellas viejas deficiencias que afectaban el AGN, como las pérdidas de documentos, sustracción, deterioros, y la carencia de un programa descriptivo. Este progreso evidente, se ha logrado a pesar de la obsolescencia de muchas de las disposiciones legales sobre archivos en el país. Un ejemplo palpable que prueba esta aseveración es el gran empeño que puso la dirección general del AGN en la construcción del tesauro, el cual representa una herramienta fundamental para el programa descripción de nuestra institución. Con ello se está cumpliendo cabalmente con la misión fundamental del Archivo General de la Nación, que es conservar y divulgar el patrimonio documental dominicano, para impulsar y fortalecer la identidad nacional y la conciencia histórica del pueblo dominicano. Finalmente, debemos precisar algunas de las tareas pendientes en el ámbito de la normalización: 1. Creación del equipo para elaboración de la norma dominicana de descripción archivística. 2. Adaptación del tesauro al sistema nacional de archivos. 3. Normalización de instrumentos que recogen los procesos archivísticos, dentro de cada archivo del sistema nacional de archivos. Muchas gracias

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SNA

Normalización

archivística

e intercambio internacional de información

Sistema Nacional de Archivos y normalización archivística 1

Marisol Mesa León2

Ante todo, buenos días. En realidad se me había invitado a que participara en un panel, por lo tanto, lo concebía como un intercambio con otros especialistas de Venezuela y Puerto Rico. Y entonces, bueno, como me decían ayer mis colegas del Sistema Nacional, como que esto ha quedado como un triunvirato con una sola persona… Así que trataré de hacer algunas reflexiones acerca de la normaMarisol Mesa León. lización y su importancia en las instituciones de información y específicamente en los archivos. No quiero pasar por alto el darle las gracias a la dirección del Archivo General de la Nación, al doctor Cassá, al doctor Pucheu y a todos los colegas que hicieron todos los esfuerzos para que estuviéramos hoy aquí con ustedes. Y me considero una privilegiada porque en realidad he tenido la oportunidad de estar en los dos encuentros que se han realizado; así que realmente soy afortunada. Pues bien, voy a comenzar diciéndoles que cualquier institución que intente desarrollarse eficazmente, o funcionar eficazmente, tiene que desarrollar múltiples actividades: actividades de innovación, actividades de desarrollo, actividades de investigación, de innovación tecnológica, de transferencia tecnológica. Pero Transcripción de la versión grabada durante el encuentro. Subdirectora del Archivo Nacional de la República de Cuba.

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SNA:

Marisol Mesa

realmente, para lograr esto la institución tiene que plasmar todas estas acciones en documentos técnicos normativos, en lineamientos que permitan que todos actúen de la misma manera, independientemente del credo, de la política, de la cultura que rige a los pueblos. Por lo tanto, la normalización está presente en todas las esferas de la vida, y cada vez se impone mucho más. Yo quería decirles que la normalización ha estado presente desde los primeros albores de la vida. Pensemos en el hombre, en la lucha por su subsistencia; en esos primeros intentos que hace el hombre para sobrevivir estaban presentes las formas normalizadas. Están presentes en los nudos de la soga que utilizaban para contar, están presentes también en los granos de cacao que utilizaban como monedas, y se ha comprobado, en los acueductos romanos, están presentes normas en las pirámides de Egipto. La naturaleza expone formas múltiples de normalización en los copos de nieves, en los panales de abeja. Pero qué expresión más importante de lo que es la normalización que lo que vemos en los idiomas, en lo que todos somos capaces de entendernos internacionalmente a través de caracteres, de jeroglíficos, de signos. Entonces, estamos presentes en todo momento ante la normalización. La normalización en general, en los archivos, llegó en la década de los 80, si pensamos en las primeras comisiones que se crearon para normalizar la actividad. Ya mencionaba hace poco el profesor Nelson Díaz, que había en el año 89 comisiones dirigidas a la creación de normas de descripción. Decía Antonia Heredia, que la descripción era la función más emblemática; por específica, a la vez inexcusable para los archiveros. Por lo tanto, teniendo en cuenta que era una actividad tan importante, teníamos que empezar por normalizar la descripción, porque la descripción es –en definitiva– el instrumento que le vamos a ofrecer a nuestros usuarios. Pero a la par teníamos que también pensar en otros procesos de archivo que teníamos que normalizar, no podíamos pensar solo que la normalización se quedaba en la descripción. Por lo tanto, les diría que, remontándonos un poquito y haciendo un poquito de historia, a grandes rasgos pudiéramos decir que la normalización adquiere esa condición de técnica y se convierte en una herramienta insustituible para la industria; esto sucedía en la segunda mitad del siglo xviii. Y posteriormente, en el siglo xix, es que empiezan a aparecer las primeras organizaciones internacionales de normalización. Y pensemos, entonces, que un poquito más acá, aparecen ya la Organización Internacional de Normalización, las Normas ISO, y aparece también la Comisión Electrotécnica Internacional, que entre las dos elaboran el 85% de las normas internacionales que se publican en el mundo. Unas dirigidas a la ciencia y la técnica, como son las Normas ISO; y otras dirigidas a la electrotécnica y a la electricidad, como son la Comisión Electrotécnica Internacional. La Organización Internacional de Normas ISO ha elaborado la familia de Normas ISO, que son normas importantes para la implantación de Sistema de 164

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Gestión de la Calidad y para las mejoras del desempeño; y cuya publicación, desde el año 1987, supuso a escala mundial el establecimiento de una cultura renovadora. Este gran interés por establecer sistemas de calidad y por aplicar normas de calidad en los archivos, se han extendido a todos los ámbitos de acción. Y por supuesto, las unidades de información no podían estar ajenas a todo este movimiento económico, social, político, a todas estas transformaciones, y tienen que ajustarse a sí mismas para garantizar el desarrollo y el bienestar de su espectro de usuarios. Pensemos que las instituciones de información y las instituciones de archivo. Cada vez nuestros usuarios están más preparados. Les decía yo a mis alumnos, cuando tuvimos las clases de la maestría, que estos usuarios nuestros están cada vez más preparados para hacer frente a los retos de la competitividad. Son usuarios capaces de evaluar nuestro servicio tal y como si participaran en su concepción y desarrollo; por lo tanto, tenemos que hacer mayores esfuerzos y crear mejores instrumentos para cubrir las necesidades y expectativas de ese usuario. Por lo tanto, tenemos que trabajar en función de suplir los requerimientos de esos usuarios, y para suplirlos tenemos que trabajar también con las normas de calidad. Yo quería decirles que la norma, la primera Norma Internacional ISO para la gestión documental, es la norma 15489. Esta norma tiene como antecedente la norma AS-4390, que es una norma australiana; tanto una como otra están en correspondencia directa con lo estipulado en las Normas ISO 9000. Por lo tanto, el concepto de gestión documental, avalado en los últimos tiempos por el Consejo Internacional de Archivo, lleva en estas dos normativas todo lo que tiene que ver con eficiencia y eficacia. Así que estamos hablando de dos términos de calidad relacionados directamente con los archivos. Así que ya los archivos, en menos de diez años, en la década del 90, lograron fundir en documentos todas las experiencias que necesitábamos para asumir elementos más importantes y técnicas gerenciales en los archivos. ¿Qué les estoy diciendo? Que cada vez tenemos que trabajar más por incorporar las normas a las instituciones de archivo. No se concibe la integración de un sistema si no contamos con los lineamientos, con los manuales de buenas prácticas, con todos los requerimientos que permitan que todos trabajemos uniformemente. Yo quería decirles que la experiencia cubana, en este sentido, en la década del 90 también, después que se aprobó la norma ISAD (G) en el año 2000, la última versión que se aprueba en Sevilla (España), inmediatamente se creó una comisión a nivel nacional en Cuba. También tengo que explicarles que la manera en que funciona el Sistema Nacional de Archivo de Cuba, permite la introducción de forma efectiva de cualquier nueva técnica gerencial, de cualquier norma nueva, en el sentido de que nuestra tradición archivística, concienzuda 165

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por demás, en el estudio de los formadores de fondos, nos permitía asimilar técnicas sin grandes contradicciones. Amén de los problemas que planteaba la ISAD (G) con relación a su influencia bibliotecológica, en Cuba fue aceptada la norma ISAD (G) con algunas excepciones, por supuesto. Pero se creó una comisión que era capaz de hacer corresponder los elementos de descripción establecidos en la norma ISAD (G) con los elementos que tradicionalmente llevaban las descripciones cubanas. Y elaboramos una hoja de trabajo normalizada según la recomendación del Consejo Internacional de Archivos, para el cual trabajamos directamente. Yo quiero decirles que Cuba –en estos momentos- integra la sección de normas del Consejo Internacional de Archivos. Por lo tanto, inmediatamente que sale una de las normas, o que se va a preparar una norma, nosotros damos los elementos para que definitivamente se lleve a la práctica. Por lo tanto, la Norma ISAD (G), que fue una de las recomendaciones, después de la utilización de los ítemes de información, fue inmediatamente asimilada por las instituciones de archivos del país. En estos momentos, todas las instituciones de archivos de Cuba trabajan bajo las mismas normas de descripción, y esto logra la integración del sistema. Todo el tiempo debemos pensar que tenemos que romper con la visión historicista de que se nos vea como retrasados en todos los aspectos, que no se concientice en la verdadera razón de ser de los archivos, en el verdadero valor que tienen las fuentes documentales de los archivos. Pensemos que no todas las direcciones, que no todos los gobiernos concientizan en la importancia de las fuentes documentales para los procesos productivos, para la toma de decisiones. No ven en los documentos de archivo aquellas fuentes que le van a permitir resolver la transparencia de la administración, garantizar el derecho de los ciudadanos. Por lo tanto, tenemos que romper la visión historicista de que se nos considere como personas aisladas, que no ponemos en práctica o que no damos a conocer nuestros problemas, personas que no somos capaces de introducir todas estas técnicas que están operando en el mundo. Y que demostremos una vez más que incorporando la normalización podemos integrarnos y podemos llevar a las instituciones de archivo al lugar que le corresponde. Porque de cualquier manera, un pueblo sin memoria, pues tenemos que trabajar por la memoria, es un pueblo sin identidad. Así que, por lo tanto, vamos a seguir trabajando en la integración a través de las normas documentales. De todas formas, bueno, estas son algunas reflexiones que quería hacerles. Los invito a que hagan todas las preguntas posibles, estoy en el mejor interés de actualizarlos en cuanto a las normas internacionales, no solo de descripción, sino las normas que estamos aplicando, como ya les decía, las Normas ISO con relación a la calidad. Y pudiéramos entonces trabajar un poquito más… ¿Sí? Bueno, muchas gracias. 166

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Preguntas

y respuestas :

Pregunta [no se identificó la persona del público]: Acerca del documento que publicó el Archivo General de la Nación, relativo a la normativa de descripción de documentos. Yo quiero saber si se puede obtener en el Archivo General de la Nación ese documento. Nelson Díaz: Sí, naturalmente, porque –como sabemos– el Archivo tiene una política cultural y de solidaridad y apoyo con los demás archivos del país. Nada más tienes que acercarte por allá y nosotros con mucho gusto te lo conseguimos. Luis Manuel Pucheu: …O se lo enviamos. Marisol Mesa León: Yo considero que es muy importante que todos revisen y analicen este documento, el Manual de Indexación. El Manual de Indexación da todas las reglas para consignar los ítemes de información. Quiere decir que a partir de términos vamos a identificar el contenido. Si somos capaces de utilizar el término adecuado en el momento oportuno, la recuperación de la información se va a hacer más ágil y precisa. Por lo tanto, si todos normalizamos por el manual, al final la recuperación y el intercambio de información dentro del sistema va a ser muy fluido, va a haber una mayor comunicación y es importante que todos lo estudien y puedan estudiar lo que se estipula en el manual. Nelson Díaz: Una breve aclaración sobre esto; debemos afirmar también lo siguiente. El manual que es preparado para la indexación, en gran medida debemos adaptarlo también un poquitito a la realidad dominicana, porque en él aparecen unos topónimos propios de la República hermana de Cuba, y entonces debemos proceder –una fase posterior– a adaptar el manual, obviamente, a la realidad histórico – social de la República Dominicana. Pero, de todos modos, en principio, básicamente es un manual sumamente interesante que ya se está utilizando en el departamento de Descripción del Archivo General de la Nación. Pregunta: … (La pregunta no se escucha debido a sonido bajo). Marisol Mesa León: La Norma Internacional de Descripción ISAD (G) dispone la descripción multinivel, una descripción jerárquica del todo a las partes. ¿Qué quiere decir? Que se puede describir a nivel del fondo hasta el nivel de la unidad documental simple, que es el documento. La norma ISAD (G) en principio decía que era sólo aplicable a los documentos de valor permanente; quiere decir que sólo era para los documentos que estaban en los archivos históricos. Pero hemos comprobado en la práctica que independientemente que en principio se dijera esto, es aplicable –igualmente– a cualquier nivel de la gestión documental. Por lo tanto, hemos comprobado que se aplica lo mismo a archivos de gestión, archivos centrales, que se puede aplicar también a cualquier tipo de documento en cualquier 167

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SNA:

Marisol Mesa

soporte. Y pueden ser también documentos especiales, como mapas, planos, así que es posible aplicarla… Sucede lo mismo con la Norma 15489. Se dice que la Norma 15489 es una norma para los sistemas integrales de gestión documental, dice la Norma; pero aplicada a los archivos de la administración. Se trata de instrumentar todo esto para la administración. Pero si en los archivos históricos tenemos también archivos de gestión que generan documentación propia de la gestión de la organización, por qué no vamos entonces a aplicar también sistemas integrales de gestión documental. Entonces, bueno, todo esto en la práctica se demuestra que es posible implementar la norma a distintos niveles, independientemente de que se sujete a uno u otro nivel. Pregunta:… (Sonido bajo).Buenos días. Mi pregunta es para la doctora Marisol… El naciente deseo e interés, por parte de nosotros, de mejorar el aspecto archivístico. ¿Cuál es su recomendación? ¿Cuál punto usted entiende que nosotros –ahora que estamos en esta situación– debemos mejorar, debemos de trabajar, debemos enfocarnos principalmente para hacer un cambio radical? Marisol Mesa León: Bueno, esta es mi cuarta ocasión en República Dominicana y pienso que no será la última. En principio había dejado algunas recomendaciones directamente relacionadas con la estructura del Archivo General de la Nación. Yo consideraba en principio que la estructura –en esos momentos– no respondía a los requerimientos de la práctica ni a las actividades que estaba desarrollando el AGN. Por lo tanto, una de las primeras recomendaciones era un cambio de estructura, que afortunadamente después, como yo vine por poco tiempo, la persona que vino, el especialista español Antonio González Quintana, con el que tuve la posibilidad de coincidir unos días, pudimos en conjunto proponer una nueva estructura para el Archivo General, que ya la dirección –incluso– la tenía concebida. Pero en ese sentido, consideramos oportuno apoyarlo, y creo que en estos momentos la estructura del Archivo es la idónea para el tipo de actividad que están realizando. Por otra parte, entre las sugerencias que estábamos haciendo, era un departamento de Referencia que llevara implícito todos los instrumentos de descripción que necesitaba el AGN para satisfacer las necesidades de los usuarios. En esos momentos veíamos que no había instrumentos de descripción idóneos que llegaran a los usuarios directamente. No existían los inventarios que concebimos para los archivos, las guías, los índices y los catálogos, por lo tanto, esto también era una recomendación. Otra de las recomendaciones que pude dejar en mi última etapa es lo que tiene que ver con la implementación de la dirección estratégica. Y en ese sentido le pedía permiso al doctor Cassá, hace un tiempo, para que tanto la directora del Archivo Nacional de Cuba, como yo, trabajáramos en una propuesta de dirección estratégica para el Archivo General de la 168

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Nación. Y le pedía permiso porque –con todo el respeto, por supuesto– estamos incursionando en actividades específicas de una organización. Pero tenemos tanto deseo de que el Archivo… teniendo en cuenta la calidad de los recursos humanos de esta institución, personas muy interesadas, muy capaces, personas muy trabajadoras, considerábamos oportuno aportar todo lo que pudiéramos… era mucho mejor. Y en ese sentido estamos trabajando ahora un poco en lo que sería la dirección estratégica para el Archivo General de la Nación, que está concebida también, pero que pudiéramos aportar algunos elementos. Y otro de los elementos en los que también había trabajado es en todo lo que tiene que ver con la gestión de los procesos. Consideramos que era sumamente necesario que trabajáramos a partir de los procesos de la institución. Definir cuáles eran los procesos claves, los procesos de apoyo, los procesos estratégicos; y a partir de estos procesos hacer un mapa de procesos de la institución donde se reflejaran todas las relaciones entre estos procesos, para llevar un resultado eficaz de la organización y llevar a la organización por el camino de la calidad. Y en ese sentido he estado trabajando, en mis últimas visitas, en lo que tiene que ver con la gestión de procesos en el Archivo General. Yo, de cualquier manera quiero reconocer aquí, delante de todo este público, el esfuerzo que ha hecho el Archivo General de la Nación y los resultados que en breve tiempo se han visto en el Archivo General de la Nación. Yo considero que en estos momentos, las actividades que ha realizado el Archivo, las actividades que está realizando la dirección del Sistema Nacional, y por supuesto, la dirección del AGN, porque no se concibe para ninguna organización ningún trabajo que no tenga el compromiso de la dirección, donde la dirección no se haya comprometido a aportar todos los recursos materiales para capacitar a sus recursos en la realización de la gestión de la organización. Por lo tanto, es un reconocimiento que –particularmente– desde mi visión, desde mi perspectiva, quiero hacer al Archivo General de la Nación de República Dominicana.

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El Sistema Nacional de Archivos de la R epública D ominicana

Antecedentes del Sistema Nacional de Archivos Luis Manuel Pucheu1

La primera referencia de archivos en la República Dominicana data de 1847 en que se ordenó el traslado de los archivos de antiguas escribanías públicas vacantes y otros archivos públicos hasta el año 1821 a la Suprema Corte de Justicia. En 1859 se creó la plaza de Archivero en el Ministerio de lo Interior, Policía y Agricultura. Ya en el año 1935 se dicta la Ley 912 que organiza el Archivo General de la Nación y, consecuentemente, el Decreto Luis Manuel Pucheu 1316, de aplicación de la misma. Con la caída de la dictadura de Trujillo la archivística cae en un total descuido que puso en peligro el acervo documental conservado hasta entonces. Es con la llegada de la presente gestión que se plantea una serie de demandas en el la archivística nacional que incluye, entre otros aspectos, la elaboración de un proyecto de ley que se adaptara a los tiempos modernos. Ante tal panorama, nos dispusimos revisar las leyes de los países que de alguna manera presentaran características similares a las nuestras, y otras de países con un alto criterio archivístico. El resultado de tan ardua labor ha sido un proyecto de ley si se quiere completo y contentivo de los elementos más interesantes de cada documento consultado, siempre bajo la supervisión de asesores y consultores expertos. Subdirector del Archivo General de la Nación. §

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Antecedentes

Luis Manuel Pucheu

El Sistema Nacional de Archivos es uno de los puntos básicos que conforman el proyecto de Ley General de Archivos de la República Dominicana, que, aprobado en el Senado de la República, en la actualidad se encuentra a la espera de su aprobación en la Cámara de Diputados.2 Este establece en el Artículo Núm. 2: ARTÍCULO 2. Objeto de la Ley. La presente Ley crea el Sistema Nacional de Archivos (SNA), establece los principios y las normas que rigen la actividad archivística nacional y define las funciones y atribuciones de los organismos que la integran.

Se trata de la creación del Sistema Nacional de Archivos (SNA), que está integrado por el Archivo General de la Nación (AGN), los archivos de las instituciones del sector público dominicano, según el artículo 3 del precitado proyecto de ley; los archivos privados que, por guardar fondos documentales de valor histórico, hayan sido incorporados al SNA; las instituciones de carácter formativo en materia de archivística, así como otras instituciones con fondos documentales considerados de valor histórico. También define el sector público dominicano y sus integrantes, la clasificación de los archivos correspondientes a éste y establece la obligatoriedad de la creación de los archivos en todos los organismos comprendidos en su ámbito de aplicación. Establece además que la documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado y que éste ejercerá el pleno control de la misma. El capítulo III que se dedica de manera íntegra a definir y explicar la composición del SNA: El SNA funciona bajo los criterios de centralización normativa y descentralización operativa, administrativa y de gestión. La centralización normativa estará a cargo del AGN, órgano rector del sistema, y la descentralización operativa, administrativa y de gestión, a cargo de los archivos y las demás instituciones que lo conforman y de acuerdo a los principios generales internacionales en materia archivística de procedencia y orden original de los documentos (arts. 9 y 10). Con esto se persigue la homogeneidad en la aplicación de las normas archivísticas de todos los archivos que componen el sistema, al tiempo que permite cierta libertad en los aspectos operacionales y administrativos, de acuerdo con la naturaleza de cada caso. El AGN ejerce la función rectora y normativa del SNA y, en tal virtud, por mandato de la ley, queda investido de personalidad jurídica como ente representativo del Sistema Nacional de Archivos (art.8).

Dicho proyecto fue aprobado en diciembre de 2008 y convertida en Ley 418-08, promulgada por el presidente de la República el día 8 del mismo mes.

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Así, el sistema nacional de archivos esta conformado por (art. 7): 1. 2. 3. 4.

El sector público; Los archivos privados; Instituciones de carácter formativo en materia de archivística; y Las instituciones con fondos documentales considerados de valor histórico. Al mismo tiempo tenemos que el artículo 4 establece lo siguiente: ARTÍCULO 4. Clasificación de los Archivos del Sector Público. Los archivos del sector público, desde el punto de vista de su jurisdicción, territorialidad y competencia se clasifican en: 1. Archivo General de la Nación (AGN). 2. Archivos regionales. 3. Otros archivos históricos públicos. 4. Archivos centrales de las instituciones. 5. Archivos de gestión de las instituciones. Párrafo: Los Archivos del Sector Público constituyen la base de los siguientes subsistemas: 1. Subsistema de la Presidencia y Administración Pública 2. Subsistema de Defensa 3. Subsistema Municipal 4. Subsistema Legislativo 5. Subsistema de Justicia 6. Subsistema Notarial

Como podemos apreciar esta definición abarca todo el complejo entramado del sistema gubernamental, con el objetivo de que se cumpla el principio de origen y procedencia en la organización de los archivos. A estos fines se deben crear archivos regionales que realizarían las funciones de un archivo histórico en todas las regiones existentes en el país. Estos garantizarían mayor accesibilidad a la documentación de cada región. La existencia de un proyecto de ley que divide el territorio nacional en 10 regiones nos obligaría a pensar en igual número de archivos regionales. Sin embargo, la creación de los mismos estará supeditada a las condiciones materiales, es decir, la existencia de una estructura que pueda albergarlos, así como el presupuesto disponible. Asimismo consideramos prudente establecer un orden de prioridad para la creación de los mismos, tomando en cuenta de manera fundamental la ubicación geográfica, el volumen de la documentación de valor histórico y la importancia social, económica, política e histórica de la región. 173

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Antecedentes

Luis Manuel Pucheu

En consecuencia no vacilaríamos en afirmar que el primer archivo regional a crearse debe ser el de Santiago, por satisfacer con creces todos los requisitos mencionados anteriormente, es decir, estratégicamente ubicado, por encontrarse en el centro de la isla, un volumen de documentación considerable y, desde el punto de vista social, económico, político e histórico Santiago hace valer su condición de ser la segunda ciudad en importancia de la nación. En cuanto al personal que habrá de dirigir y manejar tal cantidad de instituciones archivísticas, podríamos afirmar que si no está disponible actualmente, estamos muy cerca de ello, toda vez de que en la presente gestión del AGN hemos completado cerca de una docena de diplomados, incluyendo uno en conservación y preservación documental, tenemos una maestría en curso, entre otras actividades formativas. Consideramos prudente resaltar que en la actualidad la mayoría de los profesores que imparten docencia en los referidos diplomados son empleados del AGN formados en el presente proceso a través de los primeros diplomados, además de cursos, postgrados y maestrías celebrados en España, Venezuela, México, Cuba, así como con la presencia de profesores amigos de los países mencionados, entre otros. En síntesis, en lo que se refiere al personal, se hacen los esfuerzos necesarios, y es una de nuestras prioridades, para contar con el material humano en cantidad y calidad, antes de que los archivos regionales, desde el punto de vista material, estén disponibles. Este encuentro es muestra de ello. El Sistema Nacional de Archivos es a la vez un gran logro y un reto. Un logro haberlo concebido tal y como quedó plasmado en el proyecto de ley y, como explicamos al principio, luego de haber consultado las piezas legales más importantes del mundo archivístico, y un reto por el arduo trabajo que significa ponerlo en marcha, una vez aprobada la ley. Nuestro compromiso, con la ayuda de todos los sectores involucrados, es lograr que nuestro sistema de archivos garantice el acceso a la información que demandan los ciudadanos de cada nación, tal y como establece el considerando sexto del proyecto de ley, con la firme intención de consolidar la vida democrática, al tiempo de ser entes que viabilicen la difusión cultural, ambos objetivos fundamentales de una visión archivística vanguardista.

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El Sistema Nacional de Archivos Ángel Hernández1

El Sistema Nacional de Archivos constituye un viejo anhelo de todo el interesado en la eficiente gestión documental del país. Es el mecanismo mediante el cual se establece la normalización y homologación de los procesos archivísticos en las instituciones del sector público dominicano y en las privadas que formen parte del mismo, de forma que permita la eficiencia y transparencia administrativa, la salvaguarda del patrimonio documental de Ángel Hernández. la Nación y el acceso de los ciudadanos a la información. El Sistema Nacional de Archivos fue una de las grandes metas de la actual gestión tras asumir la dirección del Archivo General de la Nación a fines de 2004. No obstante, la situación desastrosa en que se encontraba la institución producto del letargo y el abandono a que fue sometida por más de cuatro décadas, demandaba la implementación de medidas urgentes que revirtieran tal realidad. En ese tenor, como bien lo definió el experto español Luis Miguel de la Cruz Herranz, en un informe rendido al respecto tras su visita al país en 1997, publicado en el último Boletín del AGN, cito: «…el estado que presenta el Archivo General de la Nación es bastante preocupante. Se detecta un abandono y dejadez que en algunos casos es francamente alarmante». Director del departamento del Sistema Nacional de Archivos del AGN. §

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Ángel Hernández

En efecto, el panorama encontrado por la actual gestión requería de acciones rápidas tendentes a salvar la documentación de su total deterioro, acciones que se llevaron a cabo durante los primeros meses de 2005. Al mismo tiempo, el equipo dirigente del AGN se abocó a la elaboración y puesta en funcionamiento de un plan de desarrollo estratégico trienal, 2005-2008, que garantizara el rescate y la modernización de la institución. A grandes rasgos, el plan incluía la remodelación y adecuación de la planta física, la implementación de tecnología moderna, la ejecución de políticas de restauración, conservación, descripción y digitalización de documentos, la formación del personal, la investigación y difusión, así como la elaboración de un proyecto de Ley General de Archivos. En este aspecto es necesario señalar el apoyo brindado, en todo momento, por el ciudadano presidente de la República, doctor Leonel Fernández, quien el 12 de abril de 2005 cursó una visita al AGN, sin cuyo respaldo no hubiera sido posible tan ardua tarea. Para el logro de estos objetivos se elaboró un cronograma de trabajo con acciones y actividades concretas partiendo de necesidades prioritarias, evaluadas mediante un Plan Operativo Anual que permite en cada momento pasar balance a la ejecución de las mismas. Ante la carencia en el país de personal con la suficiente experiencia archivística para llevar a cabo estas tareas fue necesario contar con la orientación y los conocimientos de asesores internacionales de países amigos como España, Cuba, Puerto Rico, México y Venezuela, que solidariamente brindaron sus sabias orientaciones. Luego de tres años de trabajo el AGN exhibe en la actualidad importantes logros que lo caracterizan como una de las instituciones archivísticas más importantes de la región. La remodelación y ampliación de la planta física, el rescate y conservación de la documentación, la modernización de las diferentes áreas de trabajo, la implementación de tecnología de punta, la formación de una parte importante de su personal, así como de otras instituciones, la eficiencia en el servicio de atención al usuario, la publicación periódica del boletín y de otros numerosos textos, el desarrollo de una maestría en archivística, la digitalización de más de cinco millones de imágenes, parte de las cuales han sido colgadas en la página web de la institución, la ejecución de políticas de difusión, el sometimiento al Congreso Nacional, vía el Poder Ejecutivo, de un proyecto de Ley General de Archivos, la elaboración de un tesauro, la realización del Censo Guía de Archivos y la reorganización institucional, entre otros, son parte de los logros que hoy puede exhibir el Archivo General de la Nación. Estos logros evidencian que cuando existe la disposición necesaria y se trabaja en equipo con criterios de capacidad, dedicación y honestidad es posible el funcionamiento eficiente de las instituciones públicas. La experiencia acumulada en el trabajo tesonero convierte al AGN en una institución capaz de afrontar retos ulteriores. Se trata ahora de transmitir estas experiencias al resto de los archivos de la nación. 176

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Consolidado el rescate y modernización hacia lo interno nos abocamos hacia lo externo, a garantizar la correcta gestión archivística en las instituciones públicas del país, a través del Sistema Nacional de Archivos. El mismo está contenido en el proyecto de ley general de archivos de la República Dominicana que actualmente cursa en el Congreso Nacional, cuya aprobación marcará un hito en la archivística nacional dotándola de un marco legal moderno que integra los archivos en un sistema nacional. Consciente de la tarea que le espera al AGN ante la inminencia de la aprobación de la citada Ley, la dirección de la institución se abocó al diseño del Sistema Nacional de Archivos, así como a la reorganización de la institución, poniéndola a tono con criterios modernos de un archivo nacional, elementos necesarios para el funcionamiento del nuevo sistema. Para tal fin se contó con las orientaciones de los asesores internacionales Marisol Mesa, Olga Pedierro, Adalberto Cebrián, Antonio González Quintana y Laura Ureña. El Sistema Nacional de Archivos esta compuesto por el Archivo General de la Nación como órgano rector, los archivos regionales, los archivos de las instituciones del sector público dominicano, los archivos privados de valor histórico y las instituciones de formación archivística que así lo deseen. Funciona sobre la base de la centralización normativa y descentralización operativa, administrativa y de gestión. El AGN, como órgano rector, tiene a su cargo la normativa de funcionamiento del Sistema y lleva a cabo labores de formación, asesoría y asistencia técnica al personal de los archivos que forman parte del mismo. La descentralización operativa, administrativa y de gestión está a cargo de las instituciones que lo conforman. El sector público dominicano incluye el Poder Legislativo, el Gobierno Central como Poder Ejecutivo, el Poder Judicial, las instituciones autónomas y descentralizadas, los organismos adscritos a la Presidencia, los organismos especiales constitucionales, y los ayuntamientos. Es el ámbito que concentra la mayor parte de los archivos gestionados por el sistema. Las instituciones correspondientes a los poderes legislativo, ejecutivo y judicial, así como las autónomas, descentralizadas, adscritas a la Presidencia, los organismos especiales constitucionales y los ayuntamientos crearán su propio sistema institucional de archivo, y una vez vencido el plazo correspondiente transferirán sus fondos documentales al Archivo General de la Nación. Las dependencias de estas instituciones, así como los organismos situados en las provincias, municipios y distritos municipales, transferirán la documentación al archivo regional correspondiente. En términos de cobertura el Sistema Nacional de Archivos esta conformado por 1 Distrito Nacional, 31 provincias, 154 municipios, 382 distritos municipales, 22 secretarías de Estado, 79 instituciones autónomas y descentralizadas, 25 organismos adscritos a la Presidencia, 2 organismos especiales constitucionales, 2 organismos del Poder Legislativo y 1 organismo del Poder Judicial y sus dependencias. 177

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En cuanto a la reorganización institucional del AGN, Antonio González Quintana, a fines de 2007, elaboró una propuesta que luego de ser discutida por diferentes estamentos del Archivo fue aprobada por el equipo de dirección. Dichos cambios incluyeron la creación de nuevas áreas y unidades, la redistribución de funciones, así como la creación de los departamentos de Referencia y del Sistema Nacional de Archivos. El Departamento del Sistema Nacional de Archivos es el responsable del buen funcionamiento del Sistema en la República Dominicana. Tiene a su cargo la planificación y ejecución de la política archivística tendente a garantizar la correcta gestión documental de los organismos e instituciones públicas así como coordinar la red de archivos integrados al sistema. El mismo está conformado por un área de Coordinación Archivística y sus unidades de Normalización, Información y Divulgación e Inspección, y otra de Control del Sistema, con las unidades de Misiones, Valoración y Admisión. En el mes de febrero del presente año entró en vigencia la reestructuración institucional del AGN. El nuevo departamento quedó conformado con personal del antiguo departamento de Pre-Archivo, varias de cuyas funciones fueron asumidas por la nueva estructura, y otros técnicos de diferentes dependencias del AGN con las condiciones necesarias para llevar a cabo estas tareas. El personal disponible fue distribuido en las nuevas áreas y unidades de acuerdo a sus capacidades. Posteriormente se elaboró un plan de trabajo para los primeros meses de gestión que fundamentalmente contenía los siguientes aspectos: – Apropiación de las herramientas teóricas y prácticas necesarias para llevar cabo los trabajos del nuevo departamento. – Sistematización e intensificación de la supervisión, asesoría y asistencia técnica a los archivos públicos y privados que desde el anterior departamento de Pre- Archivo veníamos realizando. – Terminación del proyecto piloto del Tesauro AGN. – Elaboración de un instructivo con los conceptos fundamentales de los sistemas Nacional e Institucional de Archivos. – Creación de la normativa e instrumentos de control para las diferentes fases de la gestión documental aplicables a los componentes del sistema. – Culminación del censo guía de Archivos de República Dominicana. – Elaboración del Directorio de Archivos e instituciones archivísticas del país – Implementación de programas de formación al personal encargado de la gestión documental en las instituciones públicas. – Gestión de los espacios necesarios para la recepción de nuevos fondos documentales. – Elaboración de un compendio de legislación archivística dominicana.

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Gran parte de las metas propuestas han sido alcanzadas. De febrero del presente año a la fecha han sido visitadas treinta instituciones públicas y privadas para labores de formación, asesoría y asistencia técnica. En este aspecto cabe destacar la colaboración brindada al Ayuntamiento de Puerto Plata al que se donó materiales, se ayudó en la organización de la documentación, se impartió un curso al personal sobre conocimientos básicos de archivística y se instaló el programa arjé en las oficinas para el manejo de los documentos. Se elaboró un texto sobre la Legislación Archivística Dominicana (1847-2007), que compila en forma cronológica la normativa sobre la materia desde los primeros años de la Independencia. Fue concluido el proyecto piloto del Tesauro AGN con 5,800 términos normalizados que facilitan el acceso a la información en forma rápida. El mismo está siendo utilizado en las labores de descripción y será puesto a disposición de los usuarios y de todos los componentes del Sistema Nacional de Archivos. Se elaboró un instructivo sobre los sistemas Nacional e Institucional de archivos. El mismo será entregado al Departamento de Investigación y Divulgación para fines de publicación. El censo guía de Archivos se encuentra en su etapa final con un total de 2,198 archivos censados, faltando sólo completar algunas provincias de la costa atlántica y de la Región Sur del país para finalizar el proyecto. Se elaboraron los formularios y otros instrumentos de control para las diferentes fases del tratamiento archivístico, como la identificación, valoración, transferencia y eliminación de documentos. No obstante la limitación de espacio hemos logrado el ingreso de nuevos fondos al AGN por medio de transferencias y donaciones. A través de la página Web de la Institución, ciudadanos de otros países nos han contactado para ofrecer la donación de documentos y/o material impreso relacionados con la República Dominicana, como la señora Magdalena Cubas de Paraguay el señor Adalberto Urbina de Venezuela. El trabajo ejecutado ha dado sus frutos. Se aprecia un cambio de actitud en el personal de las instituciones visitadas producto de las labores de formación y seguimiento desarrolladas por el Departamento. Es notable la preocupación por la organización de los archivos y el manejo de los documentos. Nos queda aún muchas tareas pendientes, pero la experiencia y los resultados de estos primeros cuatro meses de trabajo nos indican que estamos listos para hacer del Sistema Nacional de Archivos una realidad. Todo lo anterior evidencia, sin lugar a dudas, que el Sistema Nacional de Archivos es el logro de mayor trascendencia de la actual gestión del Archivo General de la Nación. Muchas gracias.

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Freddy Santana2

Gracias, señor director, señor subdirector, distinguidas archiveras y archiveros. Voy a comenzar por definir primero qué es la masonería: es una organización filantrópica con fines moralizadores; es un medio para la confraternización humana, que es donde se pueden valorizar los principios de igualdad del hombre. La Gran Logia de la República Dominicana es el máximo Freddy Santana. organismo de la masonería dominicana y es el que regula o dirige todas las logias que hay en el territorio nacional. Actualmente contamos con 21 logias. En materia de archivos estamos enmarcados en los archivos privados y, en consecuencia, nos incluimos en los archivos históricos porque en nuestro archivo está el que reposa aquí actualmente, en la Gran Logia, la memoria de la Gran Logia. Ya que tenemos unos documentos que datan desde el año 1874 hasta la fecha. Documentos estos, o fondos, que consisten en actas de grandes asambleas, actas de Gran Consejo, que es el órgano directivo de la Gran Logia, actas de las reuniones mensuales de la Gran Logia, informes de grandes tesoreros, correspondencias enviadas y recibidas. Todo esto hace alrededor de 300 volúmenes. Transcripción de la versión grabada durante el encuentro de archivos. Encargado de los archivos de la Gran Logia Masónica.

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Existe también, en diferentes logias del país, un material valioso, ya que todas tienen sus archivos, pero que no están debidamente organizados. Y sugerimos, en realidad, la creación de un fondo para la Gran Logia y los demás fondos con las demás logias del interior y de aquí, de Santo Domingo, para poder conservar este material. Porque el material que tenemos –se incluyen ahí algunas actas de cuando la ocupación haitiana, donde funcionaban las logias Constante Unión, Núm. 8 y Perfecta Armonía, Núm. 4–; las tenemos allá. En visita que nos han hecho los técnicos del Archivo General de la Nación, lo cual agradecemos, nos han dicho que están en la mejor disposición de ayudarnos a conservar ese material. Tenemos mucho problema de trazas, no tenemos ratones ni serpientes, pero sí muchas trazas. Estamos también a la espera de poder firmar un acuerdo institucional con el Archivo General de la Nación para crear estos fondos tanto aquí como en el interior, porque son valiosos e históricos para nuestra República. Muchas gracias.

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Los archivos privados y el SNA1 Mercedes Morales2

Agradeciéndole a todos los presentes y al director del Archivo General de la Nación el habernos invitado a este evento. En el Primer Encuentro Nacional de Archivos, 2006, tuvimos la oportunidad de presenciar los cambios que ha realizado el Archivo General de la Nación. El esfuerzo se ha visto compensado por el reconocimiento de expertos de América y España. Un distinguido colega, Jaime Mercedes Morales. Antunes da Silva, presidente de la Asociación Latinoamericana de Archivos, ALA, regional del Consejo Internacional de Archivos, organismo adscrito a la UNESCO, expresó este reconocimiento público. Los archivos privados son un conjunto de fondos de archivos que dependen de sus instituciones. Por su origen material, pueden ser –por lo general– de orden religioso, de asociaciones, academias de ciencias, industriales, de compañías grandes y pequeñas. Se incluyen en esta categoría: los profesionales, los colegiados, los especializados y de personas particulares y jurídicas. El ámbito de aplicación es muy amplio, porque cubre las actividades económicas y sociales productivas de la nación, instituciones que actúan y funcionan en el suelo patrio, Transcripción de la versión grabada durante el encuentro de archivos. Archivista de la Casa Vicini.

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y que a su vez están activas en otros lugares geográficos. Los archivos privados almacenan en sus fondos gran parte de la memoria histórica. Las instituciones privadas reciben, generan o producen documentos de interés histórico, que de no reunirse, estaríamos perdiendo una parte importante de nuestra historia como pueblo. Esos documentos son regulados por la ley de archivos de 1935, también la ley de 1982, llamada de la Biblioteca Nacional, pero que también incluye el Archivo General de la Nación. En mi intervención quisiera ofrecer algunos retos y perspectivas generales, referentes a los sistemas de archivos privados, ya en el proceso de instalarse bajo un Sistema Nacional de Archivos (SNA). Esta idea es y ha sido, durante mucho tiempo, una idea progresiva que ha encontrado la oportunidad de presentarse con acierto y credibilidad en el Archivo General de la Nación. Los archivos privados siempre han querido contar, y de hecho han contado, con recursos informáticos y archivísticos para obtener informaciones coherentes y oportunas en pro de sus fines y su propio crecimiento. Pero la falta de un órgano regulador, competente y no parcializado, que ofertara la reinversión –en término de una ley igualitaria– donde el sector público y el sector privado participaran asegurando su propio límite de respeto, de competitividad, de libre acceso a la información, era una limitante. La situación actual hace posible la participación de los archivos privados en la vertiente actual que plantea el AGN. Los cambios de hoy han de ser un elemento importante en el reencuentro con los líderes empresariales que conforman el sistema privado. En los sistemas de archivos privados de otras naciones, se consideran también los campos de inducción diferenciales de los diferentes Archivos Privados que conforman el subsistema del sector privado. En relación a las situaciones de los archivos, vale distinguir los casos más frecuentes, que son: – Archivos privados, con sistemas verticales, organizado con principios lógicos a una especialización. – Archivos privados, comprometido con demandas caóticas, pero que presentan un orden de ubicación racional. – Archivos privados, desordenados por falta de personal calificado, el cual pone en riesgo la documentación bajo su responsabilidad. A esta situaciones agregamos la de archivos privados donde el propietario, personal o jurídico, es indiferente a su alta valoración, por lo general sus fondos están sin control, poco localizables y desordenados. – Archivos privados con sistemas coordenados, libres y cerrados en sus propios campos confidenciales, y relacionados de manera transparente y dinámica con sus relaciones comerciales con el mundo. En sus estructuras simples y complejas, los subsistemas de archivos privados, por sus dimensiones y coberturas, pueden presentar su sistema de amplio 184

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espectro exterior, interior, armónico y equilibrado; o por el contrario, muy disminuido en su interior, y viceversa. Es valioso que el conocimiento almacenado en la memoria de los sistemas privados locales se transparente bajo un escenario abierto a todas las opiniones y posibilidades del entendimiento. Las Naciones Unidas y los institutos colegiados, expertos y científicos, han alertado que la información es más accesible y el conocimiento sigue siendo cada vez más costoso, formando una brecha cada vez más amplia entre la humanidad; eso es entre ricos y pobres. Otro elemento importante que debe introducirse en el diálogo del los líderes empresariales y del grupo que conforman lo privado, es el trabajo de los archivistas. Sus remuneraciones, educación y destrezas profesionales especializadas y la política de libre acceso –con las restricciones de ley– si es que todos nosotros vamos a tener el éxito de encarar la demanda de profesionales calificados, realizar el potencial cambio de capacidad, requerido con la visión y disciplina suficiente en el tiempo para subir los niveles de educación, cultura y conocimiento. Otro reto comprende, en efecto, el uso del capital físico y humano, comprometidos en las aplicaciones de la tecnología nueva. El trabajo de archivos manuales, en su etapa inicial no exigía mucha preparación. Por ejemplo, bastaba con un bachillerato, pero ahora exige destrezas nuevas en su tarea de archivística. Siendo la raíz de la propia revalorización intelectual, en el hiper espacio individual, el que se clona y transfiere a los aspectos administrativos del entorno físico y estructural. Mientras que por el espacio vacío es por donde fluye el sistema de archivos privado, según su naturaleza cierta de archivos de gestión, intermedios, históricos. Después de la Segunda Guerra Mundial las innovaciones tecnológicas levantaron una ola de creatividad, donde el pequeño radio transistor marcó la pauta para el micro procesador, la computadora, los satélites y la unión de otras tecnologías láser de fibras ópticas y menores. Aún así, muy importante, como el polietileno de infinitas aplicaciones hasta el conocido como el de la memoria inteligente. La enorme capacidad nueva para captar, analizar y de asimilar información de los sistemas públicos y privados, es la ampliación de esos conocimientos basados en los subsistemas nacionales de archivos privados de otros países, es lo que hace excepcional la época actual. La notable unión de la tecnología, la información y el conocimiento, nos facilita avanzar más allá de las rutinas –aparentemente interminable– de los procesos archivísticos, alcanzar nuevos niveles de productividad con los fondos del conocimiento colectivo. Los sistemas nacionales computan, clasifican, almacenan información y actúan sobre dicha información. Y como resultado de la tecnología se ha empezado a modificar fundamentalmente el modo en que se hacen los negocios y se crea el valor económico documental, que no fue previsto inmediatamente, sino después de una década. El aporte esencial, eso fue en el 90, que empezó la gente 185

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a empezar a motivarse con el área de la computación, con la nueva tecnología; mientras tanto nadie se había interesado. Y los inventos, lógicamente, ya en la década del 70 y el 80 ya estaban, desde hacía mucho tiempo. Ese aporte esencial del SNA, con relación a los archivos del sistema privado es la ampliación de sus conocimientos y recursos. La reducción de la interminable incertidumbre, al tomar decisiones individuales y colectivas, el salto cuantitativo y la disponibilidad de información y conocimiento. Dos fuerzas centradas en un Sistema Nacional de Archivos que multiplica el poder de los archivos nacionales y privados de forma armónica y equilibrada. Es evidente que muchas empresas conciben que la inversión en capital humano se fundamenta en un aprendizaje avanzado. Debe fundamentarse, en cambio, en diplomados y cursos académicos que sean relevantes a las necesidades de los sistemas de archivos privados, a la saga de las necesidades empresariales cambiantes que pueden ser flexibles; el Archivo General de la Nación está haciendo posible este requisito. Y en efecto, existen empresas que perciben que la inversión en su sistema privado, con archivistas y tecnólogos calificados, les suman a su valor accionario. Estamos experimentando un período extraordinario de innovación, y hemos presenciado su efecto dinámico sobre la productividad documental, el ingreso de los sistemas privados unido a la creatividad. Yo considero que tenemos tres alternativas, todos los que estamos aquí del sector privado. Una, que yo más o menos he pensado: Podemos quedarnos sentados en este encuentro sin hacer nada, y esperar que se destruya la estabilidad de los archivos privados, que son parte fundamental de lo que tenemos –como patrimonio– que presentar a las otras naciones y lo que tenemos de esas naciones. La segunda alternativa es: podemos dejar la carga al Archivo General de la Nación, avanzando en su sistema nacional, y nosotros –como sistema privado– nos activamos, esto es, los subsistemas de archivos del sector; y lo que yo creo, que podemos hacer esfuerzos tibios y personales para que los visionarios más capaces puedan saltar y acomodarse, y quedarnos rezagados los más. O bien, la que yo prefiero realmente, que unidos, todos nosotros o sea, los que estábamos tibios –yo me entro dentro de esos, los que estábamos tibios–, pero ya no es el momento de estar tibios. Que unidos los subsistemas seamos el sistema privado de archivos, y actuemos como el sistema nacional; decidamos prepararnos y clasificarnos para ejercer nuestra cuota de poder, a favor de la nación, tal como lo hacen el doctor Cassá y sus colaboradores y amigos. Muchas gracias.

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Los archivos eclesiásticos ante la Ley General de Archivos José Luis Sáez, S. J.

El capítulo III del título III (números 37-43) del Proyecto de Ley General de Archivos, –me refiero al texto original sometido por la Presidencia de la Republica–, que trata sobre los archivos privados, propone la pautas que deben regular la relación de esos archivos (en ese caso, archivos de personas jurídicas de derecho privado), en la que se refiere mas directamente a los archivos eclesiásticos en general, y ante todo al Archivo Histórico del Arzobispado de Santo Domingo, bajo mi dirección o custodia desde el 17 de enero del 2003. Las propuestas contenidas en esos siete números, incluyen:

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1. La oferta de asesoría, protección y asistencia del Archivo General de la Nación como organismo rector del Sistema Nacional de Archivos (n. 37). 2. La posibilidad, sin obligación alguna, de inscribirse en la sección de Archivos Privados del Registro Nacional de Archivos, sin perder por eso propiedad, posesión o tenencia de esos fondos documentales (n. 38). 3. Según el mismo número, se permitirá al Archivo General de la Nación realizar las copias que requiera de esos fondos o parte de ellos. 4. La misma institución podrá solicitar al Poder Ejecutivo que declare esos fondos de interés cultural. Pasarían así a formar parte, sin perder la propiedad sus dueños, del patrimonio histórico dominicano, con las debidas regulaciones en cuanto a su acceso y manejo (art. 39). 5. Dado el caso de la destrucción sistemática, deterioro e incluso perdida, el Archivo General de la Nación podrá expropiar esos fondos, como forma única de protección (art. 41). 6. Una vez hecha la declaración de patrimonio documental o cultural, se prohibirá su traslado al exterior bajo cualquier circunstancia (art. 42).

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archivos eclesiásticos ante ...

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José Luis Sáez, S. J.

7. Todas estas medidas las tomara el Archivo General de la Nación, previa resolución de la Comisión de Evaluación de Fondos Documentales (arts. 47-49). Una vez que todo esto forma parte del citado proyecto de Ley, y propone ciertas enmiendas en la relación de este archivo con el futuro Sistema Nacional de Archivos, sobre la marcha se tomarían las medidas pertinentes a una colaboración mas estrecha, quizás. Anticipándonos a todo esto, sí puedo decir que entre el Archivo Histórico del Arzobispado de Santo Domingo y Archivo General de la Nación existe desde hace ya dos años un acuerdo tácito (no se ha formalizado aun el acuerdo con la Secretaría de Estado de Cultura), mediante el cual el AGN nos ha prestado asesoría técnica siempre que se lo hemos solicitado, incluyendo el control de plagas. De igual modo, ha enviado a sus técnicos extranjeros a revisar nuestras facilidades físicas, y aun mejor, hacer las recomendaciones pertinentes en cuanto a una mejor conservación y almacenaje de los fondos y la planificación del espacio de consulta. A cambio de todo eso, nuestro Archivo ha estado siempre disponible no solo a visitas y consultas del personal del Archivo General de la Nación, sino a facilitarle a título de préstamo algunos documentos para su escaneo en su local, sobre todo una colección de fotografías antiguas no disponibles en su fototeca. De igual modo, se ha permitido la copia digital del único Libro de bautismos de esclavos (1635-1670), cuyos 78 folios fueron posteriormente transcritos y anotados (27 noviembre 2007), y se encuentra en proceso de diagramación y edición por el Archivo General de la Nación. Es decir que, nada realmente nuevo nos impondría, al parecer, la futura ley, sino lo que estamos haciendo ya desde hace casi dos años. Y que además están a punto de formalizar el mismo Arzobispado de Santo Domingo y la Secretaria de Estado de Cultura. Sin embargo, por falta de información más detallada, e incluso por falta de un control que nunca ha existido entre los archivos eclesiásticos, no puedo decir lo mismo de todos los demás archivos, que incluyen cinco archivos diocesanos en la Arquidiócesis de Santiago de los Caballeros y otros cinco en la Arquidiócesis de Santo Domingo. Es decir, tantos como diócesis hay actualmente en el país. Sin contar, por su puesto, con los ocho archivos de las parroquias mas antiguas, que existen por lo menos desde el siglo xvii (Montecristi, Puerto Plata, La Vega, Cotui, San Juan de la Maguana, Azua, Monte Plata e Higüey) y cuyos fondos documentales no están en el Archivo Histórico de la Arquidiócesis.

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Las

nuevas tecnologías de la información

y sus aplicaciones en el

SNA

Digitalización del patrimonio bibliográfico y documental del AGN Andrea Paz*

Origen La razón de la implementación de un proyecto de digitalización, o más exactamente de la conversión digital de documentos originales no digitales son variadas. En nuestro caso una proporción importante de los documentos que descansan en el Archivo General de la Nación (AGN) presentaban condiciones de deterioro y estaban sometidos a amenazas de inutilidad o total desaparición; lo que comportaba un grave riesgo de pérdida del acervo y patrimo-

Andrea Paz.

nio documental de la República Dominicana. En seguimiento del Plan Trienal 2005-2008 de la institución, refrendado por las altas autoridades de gobierno, y en el contexto del su Plan Estratégico 20062008, las autoridades del AGN decidieron emprender las acciones y desplegar los medios necesarios para detener el proceso de destrucción del referido acervo y patrimonio documental, atacando las causas fundamentales del deterioro, y así garantizar a la sociedad una adecuada oferta de servicio de consulta documental sostenible en el tiempo, para el análisis, la investigación historiográfica y demás fines asociados a la preservación de la identidad nacional dominicana. Gerente del Proyecto de Digitalización del AGN. §

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Digitalización

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Propósitos El Proyecto de Digitalización y Gestión de Archivos se propone: • Lograr que el acervo y patrimonio documental del AGN se conserve indefinidamente en buenas condiciones de uso. En una primera etapa se trabajarían los fondos desde la colonia hasta el 1930. • Incrementar el acceso: ya que se sabe que hay una alta demanda por parte de los usuarios. • Mejorar los servicios para un grupo creciente de usuarios proporcionando un acceso de mayor calidad a los recursos de la institución. • Reducir la manipulación y el uso de materiales originales frágiles o utilizados intensivamente y crear una «copia de seguridad» para el material deteriorado como libros o documentos quebradizos. • Ofrecer a la institución oportunidades para el desarrollo de su infraestructura técnica y para la formación técnica de su personal. • Buscar intereses comunes con otras instituciones para rentabilizar las ventajas económicas de un enfoque compartido.

Criterios

de selección del material

• ¿Está protegido por las leyes de derechos de autor? • ¿El material se presta para la digitalización? • ¿Los sustitutos digitales reducirían el uso de los originales, ofreciendo protección contra la manipulación? • ¿Se encuentra el material en un orden coherente, estructurado de manera lógica? • ¿Se encuentra paginado o su disposición está indicada por algún otro medio? • ¿El acceso al material será considerablemente mayor como consecuencia de la digitalización? • ¿Puede la institución soportar una variedad de usos, por ejemplo, impresión, navegación, revisión detallada?, etc.

Criterios • • • •

para digitalizar

Materiales simbólicos. Conservación de materiales. Materiales más solicitados. Pedidos a la carta.

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Generales Antes de pasar a explicar de forma genérica que es la imagen digital, me gustaría que entendiesen la importancia de los diferentes departamentos para que un proyecto digital sea efectivo. Como ya sabrán en este proyecto del Archivo General de la Nación, existe una página web, la cual tiene un acceso a «Consulta en Línea», que es uno de los puntos que van a ser mas vistos por parte de personas ajenas a este Archivo y de esto depende la imagen que queramos dar al exterior. Sin los trabajos previos (limpieza, foliación, descripción, indexación, etc.), es decir, lo que se hace antes de digitalizar la documentación, esto no seria posible. Por eso, para mí personalmente, es más importante lo previo, que la propia digitalización. Por ello, les quiero mostrar en qué consiste realmente la digitalización y la importancia que reviste todos los pasos previos a esta digitalización de la imagen. a) La captura de imágenes digitales debe tomar en cuenta: • Los procesos técnicos comprendidos al convertir una representación analógica en digital. • Los atributos de los documentos fuente en sí mismos: dimensiones físicas y presentación, nivel de detalles, rango tonal, y presencia de color. • El proceso de producción utilizado para crearlos, incluyendo medios manuales, mecánicos, fotográficos, y, últimamente, electrónicos. b) Cadena de descripción y digitalización: • Las unidades tanto de Carpetillas (d), Descripción (e) como de Foliación (f) son vitales para el proceso de digitalización, de ellos depende que esa «Consulta en Línea» que hemos comentado sea efectiva o no. Si foliamos mal los documentos, implica que la nomenclatura que damos a las imágenes no cuadrará. • Si numeramos mal las carpetillas puede generar que en el proceso de digitalización confundamos diferentes tipos de expedientes. • Si describimos mal los documentos o generamos faltas de ortografía aunque después haya un proceso de control de calidad de esa descripción, haremos que la data que aparece en esa «Consulta en Línea» no sea buena y confundamos al que esté consultando. c) Limpieza de fondos, permite: • Eliminar restos e impurezas ajenos al propio documento para su posterior conservación. 191

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Digitalización

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• Seleccionar aquellos documentos que necesiten restauración. • Preparar los documentos antes de digitalizar. (Todos nos ponemos bellos cuando nos van a hacer una foto). d) Carpetillas, a fin de: • Identificar cada legajo. • Separar los folios por expediente o tema. • Colocar cada expediente en su respectiva carpetilla. e) Descripción: • Confirmar que el contenido se corresponde con la descripción de la Unidad de Instalación • Llenar todos los campos requeridos por la ficha diseñada para estos fines. • Identificar y consignar las fechas de la Unidad de Descripción. f) Foliación, permite: • Numerar cada hoja de los documentos contenidos en un expediente. • Detectar documentos que no estén listos para digitalizar.

imagen digital

En primer lugar quiero recordarles que no soy informática. Sólo soy una usuaria de la informática. Hablar de digitalización es empezar a soltar un vocabulario que a un oído profano le puede parecer un endiablado dialecto. La imagen digital, en palabras llanas: • Las imágenes digitales son fotos electrónicas tomadas de una escena o escaneadas de documentos fotografías, manuscritos, textos impresos e ilustraciones. • Se realiza una muestra de la imagen digital y se confecciona un mapa de ella en forma de cuadrícula de puntos o elementos de la figura (píxeles). A cada píxel se le asigna un valor tonal (negro, blanco, matices de gris o color), el cual está representado en un código binario (ceros y unos).

Infraestructura

técnica

De forma general cuando nos estamos refiriendo a la infraestructura técnica estamos haciendo hincapié en la cadena o flujo de trabajo. Aunque la hemos 192

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representado de manera lineal, muchas veces presenta ramificaciones laterales, y/o pasos recurrentes. La cadena de digitalización y la infraestructura técnica que la sostiene se dividen en tres componentes fundamentales: • Creación. • Gestión. • Entrega. Creación. La Creación de imágenes se ocupa de la captura o conversión inicial de un documento u objeto a la forma digital, por lo general con un escáner o cámara digital. A la imagen inicial se le pueden aplicar uno o más pasos de procesamiento de archivo o de imagen, que pueden alterar, agregar o extraer datos. Las clases generales de procesamiento incluyen la edición de la imagen (escalarla, comprimirla, otorgarle nitidez, etc.) y la creación de metadatos. Gestión. La Gestión de archivos se refiere a la organización, almacenamiento, mantenimiento de imágenes y metadatos relacionados. Entrega. La Entrega de la imagen comprende el proceso de hacer llegar las imágenes al usuario y abarca redes, dispositivos de visualización e impresoras.

Escáner de microfilm Son el complemento ideal para trasladar todos nuestros fondos microfilmados a entornos digitales. Su gran ventaja es el alto volumen de producción: pueden producir un rollo de microfilme de 35mm en un hora.

Retos

de la digitalización

Análisis El tener claro desde el principio del proyecto cuales pueden ser los retos a los que nos enfrentaremos nos ayudará a tomar una decisión, y sobre todo, a elegir las mejores opciones técnicas de cara a la digitalización de los fondos. Las mayores dificultades se presentan a la hora de trabajar con fondos que presentan poca o ninguna homogeneidad. Cuando hablamos de la homogeneidad nos estamos refiriendo fundamentalmente a tres variables: • En relación al tamaño. • En relación al material (opaco o no, y sus correspondientes apartados o subdivisiones). 193

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Digitalización

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• En relación a su accesibilidad (encuadernado, enmarcado, grapado, cosido, plegado, etc.). No existe el fondo idílico y siempre aparecerán, como mínimo, este tipo de problemas.

Soluciones Nuestro sistema es de tres o cuatro niveles, variando en función de los fondos o de nuestros intereses: • TIFF sin comprimir, como fichero de conservación. • JPEG como fichero de difusión. • PDF como fichero de difusión.

Almacenamiento La evolución de los dispositivos de almacenamiento en estos último dos años ha sido (y sigue siendo) de un ímpetu arrollador. Por este motivo nos hemos inclinado por : Realizar las copias de seguridad en dos tipos diferentes de soportes: 1. Discos externos 2. Cintas magnéticas

Difusión De la difusión dependerá en buena parte la valoración final que los usuarios realicen de nuestra tarea. Si pensamos en una difusión destinada a ellos, también será lógico que la manera de difundirlos cubra sus necesidades. Un planteamiento muy útil ha sido contar con la colaboración de los propios usuarios, ya que muchas veces no coincidimos institución y usuarios en dar el mismo significado a la palabra «utilidad». Todos los esfuerzos que realicemos para ofrecer una imagen nítida, fidedigna y útil (entre otros muchos parámetros) son bien recibidos.

Metas La meta de entrega de la primera parte del proyecto: • Captura de 25 millones de imágenes de documentos en formato digital, correspondientes a: 194

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• 8 mil fichas de descripción, digitadas y base de datos con los requisitos de calidad estipulados en el Reglamento Operativo. • 25 millones de imágenes capturadas y estén digitalmente asociadas a las 8 mil fichas de descripción, y migradas al formato Albalá con los requisitos de calidad estipulados en el Reglamento Operativo.

Logros Contamos con: • • • •

7 Escáneres del tipo copybook. 1 escáner del tipo digibook. 3 equipos de Microfilm. Programa de administración de Archivos (Albalá) en completo funcionamiento. Hemos alcanzado:

• Captura de 5 millones de imágenes de documentos en formato digital a razón de entre 20,000 y 40,000 imágenes diarias, correspondientes a: • 37 mil fichas de descripción, digitadas en base de datos con los requisitos de calidad estipulados en el Reglamento Operativo. • 22 mil expedientes con sus imágenes digitalmente asociadas a las fichas de descripción, y migradas al formato Albalá con los requisitos de calidad estipulados en el Reglamento Operativo y estos puestos a la disposición de todos los usuarios vía internet a través de la página web de nuestra institución.

Retos En 1990 Charles M. Dollar señaló que había tres aspectos esenciales para los archiveros en la gestión de los documentos electrónicos: • Mantener la procedencia de la información electrónica como medio para asegurar la protección de la autenticidad de los documentos, pues como quiera que pueden tener múltiples orígenes y dar lugar a otros nuevos como resultado de la combinación de sus datos, la veracidad de éstos debe ser garantizada. • La incorporación de funciones de selección y de conservación en el diseño de nuevas aplicaciones de los sistemas de información, para evitar que la 195

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Digitalización

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sustancial para el futuro pueda ser eliminada sin control, como resultaría de la actualización indiscriminada de datos. • Mantener los documentos accesibles a lo largo del tiempo, venciendo los problemas planteados por la caducidad de los soportes y de los sistemas, los cuales sólo se pueden solucionar hasta el momento a través de una costosa migración continua. De manera más particular tenemos como reto: • Replantear los términos del Proyecto que estamos desarrollando, a la luz de la experiencia y del vencimiento de varias dificultades. • Mantenimiento del personal capacitado y con conocimientos puntuales, la mayoría adquiridos en el desarrollo del Proyecto. • Disponer de recursos para mantener el nivel de la tecnología como hasta ahora. • Que se mantenga la voluntad política de reconocimiento de este tema como punto importante para el país.

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«Sí, se puede»: El SNA y la Ley de Acceso a la Información 1

Mayra Razuk2

Muy buenas tardes. El móvil de mi presencia acá, no se va a sustentar ni en asuntos tecnológicos, ni en implementación de sistemas de software o hardware; fundamentalmente se va a sustentar mi participación en lo que pudiéramos llamar lo que es el «Sí, se puede». Creo que la forma en que quiero expresarme hacia ustedes está en que, escuché inquietudes que sé que son las de todos los que forman Mayra Razuk. parte de lo que son las instancias o unidades de documentaciones, o centros de documentaciones, etcétera, donde son los eslabones perdidos y los grandes desconocidos. Lo que quiero es tener una participación que está llamada a exhortarles a que sí pueden convertirse –ustedes– en entes proactivos, en lugar de ser entes receptivos. ¿En qué sentido? En el sentido de que como se habla, quien tiene la información tiene el poder. Ustedes son el centro permanente de información del Estado dominicano, expresado en cada una de las instituciones y del Estado y del sector privado, pero tengo que hablar de la parte Estado; del sector público, de lo que es el Estado en las ramas que cada uno representa. Resulta que los seres humanos, los funcionarios pasamos, pero las documentaciones Transcripción de la grabación hecha en el Segundo Encuentro Nacional de Archivos. Subdirectora del Consejo Nacional para la Reforma y Modernización del Estado (CONARE).

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adquieren cada día más valor en función al tiempo que tienen. Entonces, son ustedes, los entes llamados a darle vigencia, a darle valor a eso que ustedes tienen en las manos. ¿Por qué hablamos de dejar de ser receptivos cuando se nos pide información y ser proactivos y generar información, generar inquietudes? Porque hoy la sociedad dominicana y el mundo, a través de lo que –en el caso de República Dominicana– es la ley de libre acceso a la información les da a ustedes un poder, y les da a ustedes una hegemonía que no están aprovechando. ¿Por qué? Porque las informaciones, realmente, quienes las dan, a pesar de que se crean oficinas o pequeños módulos de acceso a la información, realmente ellos lo que son, son transmisores de información; pero las informaciones reales, fidedignas y de consulta, la tienen ustedes. A través de todo esto que han ustedes escuchado, de los métodos que hay, los programas, los software, etcétera, que tienen a la disposición o al alcance en los actuales momentos, también hay algo que consiste en lo que es el ser humano; y que eso no puede ser –en lo absoluto– sustituido por ninguna tecnología; y es el conocimiento y la valoración de su intelecto y de darle valor a lo que ustedes saben hacer. En ese orden quiero decir lo siguiente: nosotros, como Consejo Nacional de Reforma del Estado, pues tuve todo el apoyo por parte de nuestro Director Ejecutivo, yo, en mi condición de subdirectora, bajando ya a lo que veía era una necesidad de todo el sector público... Nosotros somos un ente transversal que estamos llamados a promover y a fomentar y a dar apoyo logístico para que las instituciones del Estado puedan adquirir patrones modernos y puedan reformar sus esquemas productivos, sus esquemas operativos. Pues en ese orden veíamos que había un vacío existencial, ¿cuál era ese vacío? Que cada vez que llega un funcionario o hay un cambio de gobierno, aun sea del mismo partido, o lo que sea, lo primero que hace un incumbente es que le limpien todo lo que el otro hizo. Entonces aparece lo que es la situación de que lo que es el intelecto, lo que son los proyectos que se están impulsando se ven aislados porque no son del interés del incumbente o de la gestión de turno. En ese sentido veía de que no puede haber reforma ni modernidad si no se le da un carácter de continuidad a la gestión del Estado; porque no importa cuándo, ni quién haya iniciado un proceso, tiene que garantizarse lo que es la continuidad de esos procesos. Entonces, en ese sentido, hablamos con nuestro director y creamos lo que era la Unidad de Normalización y Estandarización de la Reforma. ¿Qué persigue esta unidad? Tratar de impulsar las buenas prácticas que unas instituciones, porque tienen recursos o por la razón que fuere, hayan implementado; y resulta que otras actúan con carácter deficitario, aun estando en el mismo sector. Por ejemplo: tenemos el caso en el sector financiero. Para nadie es un secreto los grandes logros que tiene el Banco Central, que es un ejemplo de todo lo que es la modernidad y de lo que es el avance tecnológico. Pero, ¿por 198

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qué no aprovechar, en ese mismo sector financiero –no le estoy hablando de otros sectores, sino del mismo sector financiero, donde hablan un mismo idioma, tienen las mismas visiones y misiones–, por qué no hacer una exportación de esas buenas prácticas?, para que otros también puedan actuar eficientemente y así podamos tener una modernidad y una reforma de carácter institucional y de carácter estructural, y podamos –entonces– hablar, no de los grandes éxitos que tiene una institución, sino de los éxitos que tiene el sector. Entonces, nosotros –en ese contexto– hemos hecho, para no cansarles… En ese contexto fuimos creando lo que es también la Unidad de Documentación y Seguimiento a los Proyectos de Reforma, para buscar lo que es la continuidad. Y en este orden, también, veíamos que nos faltaba un eslabón, y creamos lo que es el CEVDSIRE, el Centro Virtual de Documentación y Seguimiento a la Reforma. No puedo hablar de otra cosa que no sea reforma y modernidad, porque sería abordar temáticas y entrar en los centros de documentaciones de cada quien, cosas que son propias de cada institución. Cada institución guarda, preserva y garantiza lo que es la existencia de documentos que les son propios a la existencia misma de cada institución, y por tanto hay que garantizar lo que es su autenticidad. Ahora, ¿qué somos nosotros como país? ¿Qué logros hemos alcanzado en los diferentes sectores? En el sector Salud, en el sector Educación, en diferentes facetas de nuestro quehacer, en el cual el Estado está involucrado. Entonces, necesitábamos, primero, hacer una clasificación de todas las instituciones del Estado, nos quedó en doce grandes sectores; dentro de los cuales está este que les he estado expresando, Economía y Finanzas, ahí están todas esas áreas que están vinculadas, Secretaría de Finanzas y otros ministerios, en fin. Cada una en función de todas las instituciones del Estado existentes, todo lo que es la macroestructura, la clasificamos y la ubicamos en grupos de instituciones. Creamos lo que fue la Red de Documentación y Seguimiento a la Reforma. Esa red, y a través de esa red, y con la representación de una persona delegada para dar seguimiento a los proyectos por parte de cada institución, montamos esa red. Esa red es la multiplicadora y es la que permite al CEVDSIRE, al Centro Virtual, le permite poder garantizar lo que es la dinámica de información vinculada a los proyectos o las cosas que están haciendo en materia de reforma o de modernidad, en el marco de lo que hacen. Entonces, partiendo de eso –también– hicimos alianzas estratégicas. ¿Por qué? Porque es muy conocido por todos nosotros que las grandes debilidades que tenemos como instituciones, pues al momento de nosotros querer hasta impartir una charla y traer un consultor internacional para que nos ayude con un problema, incluso de carácter organizacional, tenemos siempre que recurrir al amiguismo o al que nos está financiando el proyecto X y tiene destinado para que haga el trabajo. Entonces, en ese contexto, y para romper con ese paradigma, nosotros trabajamos en lo que fue las alianzas estratégicas 199

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con instituciones donde están los intelectos, pudiéramos decir así, a nivel de diferentes naciones. En ese orden, trabajamos con lo que fue la alianza con la Red de Fundaciones de Universidades de España y de toda Europa, REDFUE, con lo que es la AENOR, que es la Agencia Española de Normalización, de Normatización, como ellos dicen, que tiene conexión con toda Europa. Y hemos estado trabajando, y seguiremos trabajando, en todo lo que es la interrelación con otros centros de documentación, o gobiernos hermanos, para poder accesar a sus centros de información. El CEVDSIRE no es un centro para reproducir lo que otros han hecho, lo que se persigue es que sea un centro de conectividad, donde puedan, cuando querramos saber cómo se está llevando a cabo la ética en Suiza, podamos nosotros ubicar a través de cada instrumento para poder conectar hacia donde está la información originaria; y así sucesivamente. Nosotros tenemos –en el momento– más de ocho mil ejemplares, lamentablemente la mayoría son internacionales, porque somos muy pocos dados a las instituciones del Estado, a poder suministrar informaciones para consumo general, queremos tener la información guardada, y la información está hecha para darse. Cuando un funcionario, hasta del mismo Estado, en un país extraño quiere conseguir una información, es difícil que pueda conseguir ni siquiera lo que es la página web de las instituciones del Estado, por tanto creamos lo que es el Directorio General del Gobierno Dominicano, general; clasificado por sectores. Pero bien, lo que quiero decirles a ustedes es lo siguiente: entiendo que ustedes tienen una excelente oportunidad, así como nosotros quisimos ser, y estamos siendo, porque nos falta muchas cosas por hacer, estamos siendo pioneros. Les queremos decir que ustedes tienen esa información en sus manos, y no hay que esperar que alguien la pida para procesarla –y hacerse el gracioso ante el funcionario con la información que se quiera, porque el momento lo amerita–. Ustedes tienen –en algunas instituciones– bases datos de proyectos, que ustedes pueden hacer hasta el cronológico de las fechas y todo, de los proyectos que se han desarrollado en esa institución. Pueden hacer tantas cosas que puedan generar todo un BUM, además ustedes tienen una herramienta que está en desuso, y que se las voy a decir, que pueden ustedes darle una utilidad donde van a convertirse en protagonistas de las informaciones fidedignas y valederas de las instituciones que ustedes representan. Y es el hecho de que casi todas, para no decir todas, las instituciones que aquí están presentes, tienen página web; les digo páginas que están en desuso, porque siempre lo que tienen son informaciones, me atrevo a decirlo, la mayoría, informaciones que vienen de las visitas que hace o los eventos que hace o participa el funcionario, o de cosas que al final de cuenta como que no tienen tanta profundidad y no son dignas de poderse consultar por parte de la ciudadanía. Nosotros somos servidores públicos; estamos para accesar y dar acceso a la información de nuestras instituciones. Entonces, les sugiero que ustedes, con su 200

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mejor amigo que se llama el tecnólogo, o el centro de documentación, el área de cómputos de cada institución, es su mejor aliado, exijan que se les permita tener un portal, o una ventanilla, o como le quieran llamar, para lo que es el área de documentación. Ya sea fotocopiado o escaneado, aunque tengan que ir y pagar y ponérselo a máquina –al lado– la información; pero abran un portal, exijan un portal, y yo les garantizo a ustedes que esa será la ventanilla mayormente consultada de la institución que ustedes representan. Entonces, no hay que irse tan lejos, podemos hacer pininos, hasta que la tecnología ya aplicada, y ya claramente evaluada, como es el sistema Albalá, que está claramente definido como un sistema integral de mucho provecho. Pero en lo que la tecnología –ya más avanzada– de archivística llega, aunque sea listen todos los documentos que contiene el centro de documentación que ustedes tienen. Deben tratar de aliarse con todas las áreas o departamentos que ustedes tienen en sus instituciones. Ustedes saben que hasta los proyectos de fabricar cualquier cosa o de hacer algo, todos lo hacen ahora en versión digital. Entonces es muy fácil ustedes –como está en versión digital– subir, como dicen los tecnólogos, subir la información como documento, como prueba documental. Entonces, van a tener dos fases de lo que son las informaciones de su documentación: la virtual, porque no se la van a fabricar, y las que están de manera física, en sus centros. Entonces ustedes pueden hacer un llamado delante de cada nombre de los documentos que ustedes van a listar, en qué versión ustedes la tienen: se sabe que está en versión física, vaya a nuestro centro de documentación. Y así también ustedes también van a permitir convertir su centro de documentación, a los que no va nadie, nada más la polilla, en centro de lectura, en centro de consulta y de apoyo a toda la ciudadanía, y estamos cumpliendo con la ley de libre acceso a la información. Gracias; y eso es lo que quería comentarles.

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Archivo General

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Programa del evento

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Anexo 2

Lista de participantes con certificados en el evento

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Ada Ramona Pérez Rojas Addy Geovanny Melo Aida Ramona Carvajal Salvador Albertina Méndez Aldriano Pérez Aleida Alexandra Cuevas Páez Alejandro Paulino Alejandro Paulino Ramos Amarili Beltré Mendéz Ana Doñé Ana Féliz Lafontaine Ana Lucia Chávez Almonte Ana Segura de Estrella Andrea Paz Ángel Hernández Ángel María Quezada Galván Ángel Pujols Montilla Angélica María Valerio Jiménez Annetty Marilyloly Ramírez P. Antonia L. Toribio Silverio Antonio Báez Aquiles Castro Arismendy Rodríguez García Arlés Mercedes Cruz Aquino Bernarda Moreta Guevara Bienvenida de los Milagros Soto A. Candelario Rosario Cándida Rosa García Flete Carlos Antonio De Jesús F. Carlos Castillo Carmen Alicia Smith Ortiz

32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62.

Carmen Dolys Ferreras Feliz Carmen Gisela García Abreu Carolina del C. Candelario L. César Amado Martínez Clara Ivette Fernández Clara J. Fernández Clara Morillo Claudia Haydeé Salas Rodríguez Clodomiro Moquete Cristian Bienvenido Encarnación Cynthia Margarita Ramos Lebrón Damaris Carolina Acosta Mena Daniel Sterling Lozano M. Danilo de Jesús Suriel Danilo Laureano Cornieles Danirys M. Urbáez Féliz David Santiago Ricardo Smith Delsy Altagracia Belliard Delta Beatriz Batista de León Dionisia Corporán Corporán Diostista del Carmen Báez Arias Dominga Antonia Capellán García Domingo A. Paulino Reyes Dulce María Núñez de Taveras Dulcila Marrero Matos Eddy Valdez Eddy Yanira Polanco Edith Raquel Laureano Santelises Eliseo Calixto Elsa Rivera Elsa Verenís Elve Veloz

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Anexos

63. 64. 65. 66. 67. 68. 69. 70. 71. 72. 73. 74. 75. 76. 77. 78. 79. 80. 81. 82. 83. 84. 85. 86. 87. 88. 89. 90. 91. 92. 93. 94. 95. 96. 97. 98. 99. 100. 101. 102. 103. 104. 105. 106. 107. 108. 109. 110.

Elvio Emilio Pérez Pimentel Elvira Gil Ramírez de Carias Ely Isabel Polanco Emelda Ramos Tejada Enemencio Acevedo Ruiz Enrique L. Antigua Epifanio Sarri Erick Bienvenido Terreras Sena Esperanza Vásquez Taveras Eugenia Maritza Castillo Frías Evelyn R. Fernández Hernández Evelyn Reyes Fanny Yoselín Suazo Arias Félix Antonio Brito Castillo Francia Emilia Pérez Matos Gerardo Alexis Ortiz Germania Altagracia Fco. Feliz Gina Ivett Laureano Santelises Giovanna Alemany Giovanna Riggio Olivares Grais Kenys Montero Hassan Opereza Hilario Agustín López Irma Rocío Yamine Matínez Iván Paulino Báez Jessika M. Pérez Jesús Díaz Johanny Cuevas Johonaul M. Cuevas Ramos José A. Fernández José Agustín Payán García José Alberto Almonte José Alejandro Fernández P. José M. Roques D. José M. Vilchez José Manuel Vargas Gonzáles José Miguel Sosa Padrón José Rafael Jiménez Joselín González Juan Brazobán Juan Ventura Juana de la Rosa Pilier Juana del Carmen Gil Juana Yocasta Torre Tejada Junier González Junior Santos M. Katia Nasla Katia Nova

111. 112. 113. 114. 115. 116. 117. 118. 119. 120. 121. 122. 123. 124. 125. 126. 127. 128. 129. 130. 131. 132. 133. 134. 135. 136. 137. 138. 139. 140. 141. 142. 143. 144. 145. 146. 147. 148. 149. 150. 151. 152. 153. 154. 155. 156. 157. 158.

Keila Ulloa Kelvin A. Mejía Kenia Elizabeth Rodríguez T. Kenia María Mota Pérez Laudy Angelina Reynoso S. Liliana González Ovalle Lilliam Altagracia Feliz Lisbell De León Lucrecia Ramírez Peréz Luis A. Minaya J. Luis Andrés Minaya García Luis de Jesús Mercedes Pereyra Luis María Peralta Luis Ortiz Luz María Soto Luz M. del Pilar Rosario P. Luz Quiterio Portes Marcelino Seña Sena María A. González María Altagracia Cintrón M. María del Pilar Vásquez P. María Elizabeth Martínez M. María Eugenia Rojas Carela María González María Martínez María Teresa González Marie- France Balasse Marinosky Elizabeth Ogando P. Marisela Lithgow Lantigua Marisol Del Carmen Rosario Marisol Mesa León Maritza Jorge Marlon Read Marta Yrene Torres Espinal Martha de Jesús Pacheco Martha De León Martha Ferriol Marchena Martha Julissa de Dios Acosta Maura Sánchez de Marte Máxima Lucía Reyes González Mayra Alt. Quevedo Ramos Melania Rosario Mercedes Morales Merisis Ogando de la Rosa Miguel A. Campusano Miguel Ángel Campusano A. Miguel Rodríguez Reyes Miguelina García G.

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Memorias del Segundo Encuentro Nacional de Archivos

159. 160. 161. 162. 163. 164. 165. 166. 167. 168. 169. 170. 171. 172. 173. 174. 175. 176. 177. 178. 179. 180. 181. 182. 183. 184. 185. 186. 187. 188. 189. 190. 191. 192. 193. 194. 195. 196.

Miledy Dolores Ureña Miledys Carolina Tejada G. Miriam Perealta Checo Miriam Socorro Mirian Milquella Rodríguez P. Mirtha Xiomara Peralta Miryam Peralta Checo Miurka Féliz Modesto Peralta Checo Naya Despradel Deláncer Nelson Cepeda Nelson Díaz Nerys Santa Arredondo Niurka Lajara Aquino Ocalio Fermín Octavio Alberto Peña Octavio de los Santos Orbito Rosado Ramírez Orectes Antonio Castillo V. Orly Dohina Rojas Toribio Overst Rivas Méndez Pedro de León Pensy F. Alexis Javier Priscila Martínez Pura Melania López G Quisqueya Lora Rafael A. Sánchez M. Rafael A. Sánchez M. Rafael Paulino Ramón A. Carreño Ramon Antonio Parreño Ramón Rodríguez Nova Ramona Rafaela Durán Raysa Raquel Pérez Pérez Ricardo Ramón Brito Santiago Robert Espinal Rosa Elena Encarnación Rosa Figuereo

197. 198. 199. 200. 201. 202. 203. 204. 205. 206. 207. 208. 209. 210. 211. 212. 213. 214. 215. 216. 217. 218. 219. 220. 221. 222. 223. 224. 225. 226. 227. 228. 229. 230. 231. 232. 233. 234.

Rosa Gilda Rodríguez A. Rosa M. Álvarez de Peralta Rosa María de la Cruz Saldívar Samanta Desirée Olivero P. Sandy López Santa Olivero Santiago Terrero Sarah Mireya De Camps Saúl Santos Seferina de la Cruz Silvia Díaz Silvio Bernabé Rosario Díaz Teodoro Viola Teresa Alt. Hidalgo Santos Teresa Peralta Torres Montero Montero Vetilio Alfau Víctor de la Cruz Víctor M. Fernández Viviana Altagracia Pérez Brea Welvis Beltrán Matos Wendy Mercedes del Valle E. Yahaira Fernández Yajaira Fernández Yanet Teresa Alonso Reyes Yanira Polanco Yessenia Durán Yocasta G. Jimenez Turbí Yokasta Trinidad P. Yony Rafael Batista Alcántara Yoselín Altagracia Rojas P. Yovanny Santiago Sosa Pérez Ysabel Camacho Hernández Yudelka María Francisco Z. Yunier González Zorina Damaris García Vega Zulema Rufina Brens Urtarte Zunárim Zarzuela Féliz

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Anexo 3

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Cartas enviadas en cumplimiento de las resoluciones

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Anexos

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Memorias del Segundo Encuentro Nacional de Archivos

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Memorias del Segundo Encuentro Nacional de Archivos

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Memorias del Segundo Encuentro Nacional de Archivos

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Anexos

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Memorias del Segundo Encuentro Nacional de Archivos

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Memorias del Segundo Encuentro Nacional de Archivos

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Publicaciones del Archivo General de la Nación

Vol. II Vol. III Vol. IV Vol. V Vol. VI Vol. VII Vol. VIII Vol. IX Vol. X Vol. XI

Vol. XII Vol. XIII

Vol. XIV

Vol. XV Vol. XVI

Correspondencia del Cónsul de Francia en Santo Domingo, 1844-1846. Edición y notas de E. Rodríguez Demorizi, C. T., 1944. Documentos para la historia de la República Dominicana. Colección de E. Rodríguez Demorizi, Vol. I, C. T., 1944. Samaná, pasado y porvenir. E. Rodríguez Demorizi, C. T., 1945. Relaciones históricas de Santo Domingo. Colección y notas de E. Rodríguez Demorizi, Vol. II, C. T., 1945. Documentos para la historia de la República Dominicana. Colección de E. Rodríguez Demorizi, Vol. II, Santiago, 1947. San Cristóbal de antaño. E. Rodríguez Demorizi, Vol. II, Santiago, 1946. Manuel Rodríguez Objío (poeta, restaurador, historiador, mártir). R. Lugo Lovatón, C. T., 1951. Relaciones. Manuel Rodríguez Objío. Introducción, títulos y notas por R. Lugo Lovatón, C. T., 1951. Correspondencia del Cónsul de Francia en Santo Domingo, 1846-1850, Vol. II. Edición y notas de E. Rodríguez Demorizi, C. T., 1947. Índice general del «Boletín» del 1938 al 1944, C. T., 1949. Historia de los aventureros, filibusteros y bucaneros de América. Escrita en holandés por Alexander O. Exquemelin, traducida de una famosa edición francesa de La SireneParís, 1920, por C. A. Rodríguez; introducción y bosquejo biográfico del traductor R. Lugo Lovatón, C. T., 1953. Obras de Trujillo. Introducción de R. Lugo Lovatón, C. T., 1956. Relaciones históricas de Santo Domingo. Colección y notas de E. Rodríguez Demorizi, Vol. III, C. T., 1957. Cesión de Santo Domingo a Francia. Correspondencia de Godoy, García Roume, Hedouville, Louverture Rigaud y otros. 1795-1802. Edición de E. Rodríguez Demorizi, Vol. III, C. T., 1959. Documentos para la historia de la República Dominicana. Colección de E. Rodríguez Demorizi, Vol. III, C. T., 1959. Escritos dispersos (Tomo I: 1896-1908). José Ramón López, edición de A. Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2005.

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Vol. I

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Publicaciones del Archivo General de la Nación Vol. XVII

Escritos dispersos (Tomo II: 1909-1916). José Ramón López, edición de A. Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2005. Vol. XVIII Escritos dispersos (Tomo III: 1917-1922). José Ramón López, edición de A. Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2005. Vol. XIX Máximo Gómez a cien años de su fallecimiento, 1905-2005. Edición de E. Cordero Michel, Santo Domingo, D. N., 2005. Vol. XX Lilí, el sanguinario machetero dominicano. Juan Vicente Flores, Santo Domingo, D. N., 2006. Vol. XXI Escritos selectos. Manuel de Jesús de Peña y Reynoso, edición de A. Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2006. Vol. XXII Obras escogidas 1. Artículos. Alejandro Angulo Guridi, edición de A. Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2006. Vol. XXIII Obras escogidas 2. Ensayos. Alejandro Angulo Guridi, edición de A. Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2006. Vol. XXIV Obras escogidas 3. Epistolario. Alejandro Angulo Guridi, edición de A. Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2006. Vol. XXV La colonización de la frontera dominicana 1680-1796. Manuel Vicente Hernández González, Santo Domingo, D. N., 2006. Vol. XXVI Fabio Fiallo en La Bandera Libre. Compilación de Rafael Darío Herrera, Santo Domingo, D. N., 2006. Vol. XXVII Expansión fundacional y crecimiento en el norte dominicano (1680-1795). El Cibao y la bahía de Samaná. Manuel Hernández González, Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XXVIII Documentos inéditos de Fernando A. de Meriño. Compilación de José Luis Sáez, S. J., Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XXIX Pedro Francisco Bonó. Textos selectos. Edición de Dantes Ortiz, Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XXX Iglesia, espacio y poder: Santo Domingo (1498-1521), experiencia fundacional del Nuevo Mundo. Miguel D. Mena, Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XXXI Cedulario de la isla de Santo Domingo, Vol. I: 1492-1501. fray Vicente Rubio, O. P., edición conjunta del Archivo General de la Nación y el Centro de Altos Estudios Humanísticos y del Idioma Español, Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XXXII La Vega, 25 años de historia 1861-1886. (Tomo I: Hechos sobresalientes en la provincia). Compilación de Alfredo Rafael Hernández Figueroa, Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XXXIII La Vega, 25 años de historia 1861-1886. (Tomo II: Reorganización de la provincia post Restauración). Compilación de Alfredo Rafael Hernández Figueroa, Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XXXIV Cartas del Cabildo de Santo Domingo en el siglo XVII. Compilación de Genaro Rodríguez Morel, Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XXXV Memorias del Primer Encuentro Nacional de Archivos. Edición de Dantes Ortiz, Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XXXVI Actas de los primeros congresos obreros dominicanos, 1920 y 1922. Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XXXVII Documentos para la historia de la educación moderna en la República Dominicana (18791894), tomo I. Raymundo González, Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XXXVIII Documentos para la historia de la educación moderna en la República Dominicana (18791894), tomo II. Raymundo González, Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XXXIX Una carta a Maritain. Andrés Avelino, traducción al castellano e introducción del P. Jesús Hernández, Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. XL Manual de indización para archivos, en coedición con el Archivo Nacional de la República de Cuba. Marisol Mesa, Elvira Corbelle Sanjurjo, Alba Gilda Dreke de Alfonso, Miriam Ruiz Meriño, Jorge Macle Cruz, Santo Domingo, D. N., 2007. 224

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Publicaciones del Archivo General de la Nación Vol. XLI Vol. XLII Vol. XLIII Vol. XLIV Vol. XLV Vol. XLVI Vol. XLVII Vol. XLVIII Vol. XLIX Vol. L Vol. LI Vol. LII Vol. LIII Vol. LIV Vol. LV Vol. LVI Vol. LVII Vol. LVIII Vol. LIX Vol. LX Vol. LXI Vol. LXII Vol. LXIII Vol. LXIV Vol. LXV Vol. LXVI

Apuntes históricos sobre Santo Domingo. Dr. Alejandro Llenas, edición de A. Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2007. Ensayos y apuntes diversos. Dr. Alejandro Llenas, edición de A. Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2007. La educación científica de la mujer. Eugenio María de Hostos, Santo Domingo, D. N., 2007. Cartas de la Real Audiencia de Santo Domingo (1530-1546). Compilación de Genaro Rodríguez Morel, Santo Domingo, D. N., 2008. Américo Lugo en Patria. Selección. Compilación de Rafael Darío Herrera, Santo Domingo, D. N., 2008. Años imborrables. Rafael Alburquerque Zayas-Bazán, Santo Domingo, D. N., 2008. Censos municipales del siglo xix y otras estadísticas de población. Alejandro Paulino Ramos, Santo Domingo, D. N., 2008. Documentos inéditos del arzobispo Adolfo Alejandro Nouel, tomo I. Compilación de José Luis Saez, S. J., Santo Domingo, D. N., 2008. Documentos inéditos del arzobispo Adolfo Alejandro Nouel, tomo II, Compilación de José Luis Sáez, S. J., Santo Domingo, D. N., 2008. Documentos inéditos del arzobispo Adolfo Alejandro Nouel, tomo III. Compilación de José Luis Sáez, S. J., Santo Domingo, D. N., 2008. Prosas polémicas 1. Primeros escritos, textos marginales, Yanquilinarias. Félix Evaristo Mejía, edición de A. Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2008. Prosas polémicas 2. Textos educativos y Discursos. Félix Evaristo Mejía, edición de A. Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2008. Prosas polémicas 3. Ensayos. Félix Evaristo Mejía. Edición de A. Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2008. Autoridad para educar. La historia de la escuela católica dominicana. José Luis Sáez, S. J., Santo Domingo, D. N., 2008. Relatos de Rodrigo de Bastidas. Antonio Sánchez Hernández, Santo Domingo, D. N., 2008. Textos reunidos 1. Escritos políticos iniciales. Manuel de J. Galván, edición de Andrés Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2008. Textos reunidos 2. Ensayos. Manuel de J. Galván. Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2008. Textos reunidos 3. Artículos y Controversia histórica. Manuel de J. Galván, edición de Andrés Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2008. Textos reunidos 4. Cartas, Ministerios y misiones diplomáticas. Manuel de J. Galván. Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2008. La sumisión bien pagada. La iglesia dominicana bajo la Era de Trujillo (1930-1961), tomo I. José Luis Sáez, S. J., Santo Domingo, D. N., 2008. La sumisión bien pagada. La iglesia dominicana bajo la Era de Trujillo (1930-1961), tomo II. José Luis Sáez, S. J., Santo Domingo, D. N., 2008. Legislación archivística dominicana, 1847-2007. Archivo General de la Nación, Santo Domingo, D. N., 2008. Libro de bautismos de esclavos (1636-1670). Transcripción de José Luis Sáez, S. J., Santo Domingo, D. N., 2008. Los gavilleros (1904-1916). María Filomena González Canalda, Santo Domingo, D. N., 2008. El sur dominicano (1680-1795). Cambios sociales y transformaciones económicas. Manuel Vicente Hernández González, Santo Domingo, D. N., 2008. Cuadros históricos dominicanos. César A. Herrera, Santo Domingo, D. N., 2008. 225

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Publicaciones del Archivo General de la Nación Vol. LXVII

Escritos 1. Cosas, cartas y... otras cosas. Hipólito Billini, edición de Andrés Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2008. Vol. LXVIII Escritos 2. Ensayos. Hipólito Billini, edición de Andrés Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2008. Vol. LXIX Memorias, informes y noticias dominicanas. H. Thomasset, edición de Andrés Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2008. Vol. LXX Manual de procedimientos para el tratamiento documental. Olga Pedierro, et. al., Santo Domingo, D. N., 2008. Vol. LXXI Escritos desde aquí y desde allá. Juan Vicente Flores, edición de Andrés Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2008. Vol. LXXII De la calle a los estrados por justicia y libertad. Ramón Antonio Veras (Negro), Santo Domingo, D. N., 2008. Vol. LXXIII Escritos y apuntes históricos. Vetilio Alfau Durán, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. LXXIV Almoina, un exiliado gallego contra la dictadura trujillista. Salvador E. Morales Pérez, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. LXXV Escritos. 1. Cartas insurgentes y otras misivas. Mariano A. Cestero, edición de Andrés Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. LXXVI Escritos. 2. Artículos y ensayos. Mariano A. Cestero, edición de Andrés Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. LXXVII Más que un eco de la opinión. 1. Ensayos, y memorias ministeriales. Francisco Gregorio Billini, edición de Andrés Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. LXXVIII Más que un eco de la opinión. 2. Escritos, 1879-1885. Francisco Gregorio Billini, edición de Andrés Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. LXXIX Más que un eco de la opinión. 3. Escritos, 1886-1889. Francisco Grego rio Billini, edición de Andrés Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. LXXX Más que un eco de la opinión. 4. Escritos, 1890-1897. Francisco Grego rio Billini, edición de Andrés Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. LXXXI Capitalismo y descampesinización en el Suroeste dominicano. Angel Moreta, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. LXXXIII Perlas de la pluma de los Garrido. Emigdio Osvaldo Garrido, Víctor Garrido y Edna Garrido de Boggs. Edición de Edgar Valenzuela, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. LXXXIV Gestión de riesgos para la prevención y mitigación de desastres en el patrimonio documental. Sofía Borrego, Maritza Dorta, Ana Pérez, Maritza Mirabal, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. LXXXV Obras, tomo I. Guido Despradel Batista. Compilación de Alfredo Rafael Hernández, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. LXXXVI Obras, tomo II. Guido Despradel Batista. Compilación de Alfredo Rafael Hernández, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. LXXXVII Historia de la Concepción de La Vega. Guido Despradel Batista, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. LXXXIX Una pluma en el exilio. Los artículos publicados por Constancio Bernaldo de Quirós en República Dominicana. Compilación de Constancio Cassá Bernaldo de Quirós, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. XC Ideas y doctrinas políticas contemporáneas. Juan Isidro Jimenes Grullón, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. XCI Metodología de la investigación histórica. Hernán Venegas Delgado, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. XCIII Filosofía dominicana: pasado y presente, tomo I. Compilación de Lusitania F. Martínez, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. XCIV Filosofía dominicana: pasado y presente, tomo II. Compilación de Lusitania F. Martínez, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. XCV Filosofía dominicana: pasado y presente, tomo III. Compilación de Lusitania F. Martínez, Santo Domingo, D. N., 2009.

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Publicaciones del Archivo General de la Nación Vol. XCVI

Los Panfleteros de Santiago: torturas y desaparición. Ramón Antonio, (Negro) Veras, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. XCVII Escritos reunidos. 1. Ensayos, 1887-1907. Rafael Justino Castillo, edición de Andrés Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. XCVIII Escritos reunidos. 2. Ensayos, 1908-1932. Rafael Justino Castillo, edición de Andrés Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. XCIX Escritos reunidos. 3. Artículos, 1888-1931. Rafael Justino Castillo, edición de Andrés Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. C Escritos históricos. Américo Lugo, edición conjunta del Archivo General de la Nación y el Banco de Reservas, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. CI Vindicaciones y apologías. Bernardo Correa y Cidrón, edición de Andrés Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. CII Historia, diplomática y archivística. Contribuciones dominicanas. María Ugarte, Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. CIII Escritos diversos. Emiliano Tejera, edición conjunta del Archivo General de la Nación y el Banco de Reservas, Santo Domingo, D. N., 2010. Vol. CIV Tierra adentro. José María Pichardo, segunda edición, Santo Domingo, D. N., 2010. Vol. CV Cuatro aspectos sobre la literatura de Juan Bosch. Diógenes Valdez, Santo Domingo, D. N., 2010. Vol. CVI Javier Malagón Barceló, el Derecho Indiano y su exilio en la República Dominicana. Compilación de Constancio Cassá Bernaldo de Quirós, Santo Domingo, D. N., 2010. Vol. CVII Cristóbal Colón y la construcción de un mundo nuevo. Estudios, 1983-2008. Consuelo Varela, edición de Andrés Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2010. Vol. CVIII República Dominicana. Identidad y herencias etnoculturales indígenas. J. Jesús María Serna Moreno, Santo Domingo, D. N., 2010. Vol. CIX Escritos pedagógicos. Malaquías Gil Arantegui, edición de Andrés Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2010. Vol. CX Cuentos y escritos de Vicenç Riera Llorca en La Nación. Compilación de Natalia González, Santo Domingo, D. N., 2010. Vol. CXI Jesús de Galíndez. Escritos desde Santo Domingo y artículos contra el régimen de Trujillo en el exterior. Compilación de Constancio Cassá Bernaldo de Quirós, Santo Domingo, D. N., 2010. Vol. CXII Ensayos y apuntes pedagógicos. Gregorio B. Palacín Iglesias, edición de Andrés Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2010. Vol. CXIII El exilio republicano español en la sociedad dominicana (Ponencias del Seminario Internacional, 4 y 5 de marzo de 2010). Reina C. Rosario Fernández (Coord.), edición conjunta de la Academia Dominicana de la Historia, la Comisión Permanente de Efemérides Patrias y el Archivo General de la Nación, Santo Domingo, D. N., 2010. Vol. CXIV Pedro Henríquez Ureña. Historia cultural, historiografía y crítica literaria. Odalís G. Pérez, Santo Domingo, D. N., 2010. Vol. CXV Antología. José Gabriel García. Santo Domingo, D. N., 2010, edición conjunta del Archivo General de la Nación y el Banco de Reservas, Santo Domingo, D. N., 2010. Vol. CXVI Paisaje y acento. Impresiones de un español en la República Dominicana. José Forné Farreres. Santo Domingo, D. N., 2010.

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Publicaciones del Archivo General de la Nación

Colección Juvenil Vol. I Vol. II Vol. III

Pedro Francisco Bonó. Textos selectos. Santo Domingo, D. N., 2007 Heroínas nacionales. Roberto Cassá. Santo Domingo, D. N., 2007. Vida y obra de Ercilia Pepín. Alejandro Paulino Ramos. Segunda edición de Dantes Ortiz. Santo Domingo, D. N., 2007. Vol. IV Dictadores dominicanos del siglo xix. Roberto Cassá. Santo Domingo, D. N., 2008. Vol. V Padres de la Patria. Roberto Cassá. Santo Domingo, D. N., 2008. Vol. VI Pensadores criollos. Roberto Cassá. Santo Domingo, D. N., 2008. Vol. VII Héroes restauradores. Roberto Cassá. Santo Domingo, D. N., 2009. Vol. VIII Dominicanos de pensamiento liberal: Espaillat, Bonó, Deschamps (siglo xix). Roberto Cassá. Santo Domingo, D. N., 2010.

Colección Cuadernos Populares Vol. 1 Vol. 2 Vol. 3

La Ideología revolucionaria de Juan Pablo Duarte. Juan Isidro Jimenes Grullón. Santo Domingo, D. N., 2009. Mujeres de la Independencia. Vetilio Alfau Durán. Santo Domingo, D. N., 2009. Voces de bohío. Vocabulario de la cultura taína. Rafael García Bidó, Santo Domingo, D. N., 2010.

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Memorias del Segundo Encuentro Nacional de Archivos de la RepĂşblica Dominicana se terminĂł de imprimir en los talleres de Editora Alfa & Omega, en el mes de noviembre de 2010, con una tirada de 1,000 ejemplares.

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