Datos generales Horas por semana: OCP: 25h OC: 15h Reportes: Todo el OC Reporta al OCP. OCP Reporta al Conference Manager
OCP Rol y Responsabilidades: Encargado de velar por la experiencia de todos los miembros del equipo. Asegurar que se alcancen las metas propuestas para el congreso. Encargado final de las coordinaciones del OC. Encargado de entregar el reporte final y financiero del evento. Encargado final de la sinergia entre el OC y MC. Responsable final de la logística antes, durante y después del evento.
Sales & Logistics Rol y Responsabilidades: Se enfocará específicamente en reducir costos de la conferencia como por ejemplo: coffee breaks, materiales, ambientes, ponentes, etc. Responsable de las llamadas, reuniones y cierres de contrato con los auspiciadores Responsable de velar por la entrega de los beneficios ofrecidos a los auspiciadores Asegurar toda la logística del evento (infraestructura y materiales) Apoyar a las necesidades de los FACIs/CHAIR/DELEGADOS Asegurar las herramientas necesarias para asegurar la calidad del evento Asegurar el transporte de los delegados al VENUE Asegurar la sostenibilidad financiera de los aspectos logísticos Elaborar reporte final de la logística del evento Asegurarse del cumplimiento de los detalles de la conferencia
Delegates Service Rol y Responsabilidades: Comunicación con delegados Trabajo en sinergia con el MC para asegurar la participación de todos los delegados que están dentro del público objetivo. Mantener el apoyo y cuidado al delegado durante el evento. Asegurar que las expectativas de los delegados sean cumplidas. Asistencia obligatoria a todas las reuniones del OC Presentar informes y reportes según el requerimiento del OCP Responsable final por la interacción virtual y física de los delegados
Digital Experience Rol y Responsabilidades: Responsable de elaborar materiales gráficos para la conferencia (badges, polos, merchandasing en general) Responsable por asegurar el buen manejo de la marca Responsable por el registro de fotos, videos, testimoniales, etc de la conferencia Responsable de llevar a cabo los videos que se necesiten para la conferencia (Opening, Closing, etc) Trabajo en sinergia con OC Delegates
Information System Rol y Responsabilidades: Encargado de supervisar las necesidades de audio y video que tendrán cada una de las sesiones Encargado de revisar previamente a la conferencia que se sepa manejar los sistemas en el venue Encargado del audio y video de los eventos extras como: Cena de gala, estas, sesiones fuera de auditorio. Responsable por todo el equipo extra que se llevará al evento.
Finance & Shop Rol y Responsabilidades: Encargado de velar por la sostenibilidad financiera del evento Controlar el inventario del evento Controlar y evaluar los presupuestos de gastos del evento Elaborar el presupuesto del evento Elaborar y gestionar la tienda virtual y física del evento Responsable del informe financiero del evento