THE NEW
National Audit System Will bring order to opperations and finance through its auditors
Found a mistake in this text?
Then you should become an auditor!
Applications open until Mar 11 Keep reading for more details
Sobre el proceso Lanzamiento de aplicaciones: martes 07 de Marzo Cierre de las aplicaciones: jueves 11 de Marzo
Proceso de evaluación y selección: desde 11 hasta 15 de Marzo
Aplica aquí En caso de dudas contactar al MCVP F&L: edgar.quintero@aiesec.net
Objetivo El sistema de auditoría busca garantizar que nuestras operaciones son realizadas dentro del marco legal, así como respaldadas con el debido soporte financiero y así asegurar la transparencia de todas nuestras entidades locales. El mismo está constituido de dos partes, una destinada a la revisión de nuestros procesos operativos y otra a la revisión de los movimientos financieros.
Estructura
MCVP F&L
Finance Chair
OP Chair
OP Chair
Auditor IGV
Se encuentra a cargo del MCVP F&L de forma provisional.
Auditor IGET
Auditor OGET
Auditor OGV
Estructura Rol: Finance Chair
(Se requiere conocimiento de Finanzas)
Descripción: Realización, seguimiento y reporte de la auditoría de cada entidad local así como del soporte a las mismas.
Responsabilidades: • • • • • • •
Entrega de auditoria de cuentas (egresos y ingresos) Análisis y corrección de reclamos referentes a la auditoria mensual de cuentas Consultancy spaces mensuales para solucionar dudas de LCPs y LCVPs F&L Envío a los LCs de sus respectivos reportes del análisis de performance mensual en la auditoría de cuentas Presencia en reuniones quincenales del Equipo Nacional de auditoría Participación en Conferencias Nacionales Presencias en las legislaciones del BoP (vinculadas a as funciones del ENA)
Estructura Rol: Operations Chair
(Se requiere experiencia de EB)
Descripción: Líder de equipo del sistema de auditoría operacional. Encargado del seguimiento, cumplimiento del timeline nacional y reporte de la auditoría mensual.
Responsabilidades: • • • • • • •
Recepción de Auditorías (contratos, operación y calidad) Análisis y corrección de reclamos Emisión mensual de planillas de auditorías de operaciones. Respuesta a los correos en máximo 48h Consultancy spaces mensuales para solucionar dudas de LCPs y VPs Participación en reuniones cada 15 días del ENA Participación en Conferencias Nacionales
• • •
Envío a los LCs del reporte del análisis de performance mensual de AIESEC en Venezuela Presencia en las legislaciones del BOP vinculadas a las funciones del ENA. Emisión de plan operacional para entidades en alerta o riesgo.
Estructura Rol: IGV Auditor Descripción: Realización, seguimiento y reporte de la auditoría de cada entidad local así como del soporte a las mismas.
Responsabilidades: • • • • •
Elaboración mensual de planillas de auditoría IGV. Brindar educación a la red sobre el sistema de auditorías Recepción y auditorías Mensual de los documentos consignados. Tracking al sistema de archivos en Hub Spot para ICX Tracking a los reportes del equipo de branding de NST de MKT para emisión de multas por infracciones en branding.
Estructura Rol: IGE/GT Auditor Descripción: Realización, seguimiento y reporte de la auditoría de cada entidad local así como del soporte a las mismas.
Responsabilidades: • • • • •
Elaboración mensual de planillas de auditoría IGE/GT. Brindar educación a la red sobre el sistema de auditorías Recepción y auditorías Mensual de los documentos consignados. Tracking al sistema de archivos en Hub Spot para ICX Tracking a los reportes del equipo de branding de NST de MKT para emisión de multas por infracciones en branding.
Estructura Rol: OGV Auditor Descripción: Realización, seguimiento y reporte de la auditoría de cada entidad local así como del soporte a las mismas.
Responsabilidades: • • • • •
Elaboración mensual de planillas de auditoría de OGV Brindar educación a la red sobre el sistema de auditorías Recepción y auditoría Mensual de los documentos consignados Tracking al sistema de archivos en Podio para OGX. Tracking a los reportes del equipo de branding de NST de MKT para emisión de multas por infracciones en branding
Estructura Rol: OGE/GT Auditor Descripción: Realización, seguimiento y reporte de la auditoría de cada entidad local así como del soporte a las mismas.
Responsabilidades: • • • • •
Elaboración mensual de planillas de auditoría de OGE/GT Brindar educación a la red sobre el sistema de auditorías Recepción y auditoría Mensual de los documentos consignados Tracking al sistema de archivos en Podio para OGX. Tracking a los reportes del equipo de branding de NST de MKT para emisión de multas por infracciones en branding
Documentos iGET
oGV/oGET 1. Contrato 2. Pasaporte/CĂŠdula de identidad 3. Carta de Relevo de Responsabilidad
Approved
4. Seguro salud
Realized
1. Contrato
Open
2. Pasaporte 3. Carta de aceptaciĂłn empresa
Approved
4. Visa 5. Seguro Salud
Realized
iGV 1. Contrato
Open
2. Pasaporte
Approved
3. Contrato Familias Globales 4. Seguro Salud
Realized
FINANZAS 1. Libros Especiales Fiscales (compra y venta) con sus respectivas facturas Contabilidad mensual: 2. Libro Diario 3. Conciliaciones Bancarias
Planillas Planilla de Documentos Es una herramienta a ser utilizada por: • Los equipos locales de las áreas de operaciones para cargar la información referente a sus resultados mensuales, en base a sus números en EXPA. •
El chair de auditoría de operaciones para notificar el desempeño alcanzado por cada entidad local a lo largo de su gestión.
Planilla de Coherencia Herramienta utilizada por los auditores para notificar el porcentaje de coherencia entre los resultados declarados en la planilla de documentos y las informaciones contenidas en EXPA
Timeline auditoría de operaciones
Declaración de resultados mensuales en la Planilla de Coherencia
Día 1 de cada mes
Resultado de Coherencia y actualización de la Planilla de Documentos con los documentos REQUERIDOS en el mes
Día 2 de cada mes
Reclamos referentes a los documentos requeridos
Día 3 de cada mes
Subir documentos a la plataforma correspondiente (Podio para OGX, Hubspot para ICX)
Día 7 de cada mes
Resultado auditoria de operaciones
Día 20 de cada mes
Reclamos referentes al resultado de auditoria mensual
Día 22 de cada mes
Resultado final de la auditoria mensual
Día 25 cada mes
Timeline auditoría de FINANZAS
Entrega virtual libros especiales fiscales
Día 1 de cada mes
Correcciones y autorización de envío en físico de los libros especiales fiscales y facturas correspondientes
Día 3 de cada mes
Entrega libros especiales fiscales y contables
Día 5 de cada mes
Resultado de auditoria de Finanzas
Día 15 de cada mes
Reclamos referentes al resultado de auditoria de Finanzas
Día 17 de cada mes
Resultado final de la auditoria de finanzas
Día 20 de cada mes
Criterios de aceptación de DOCUMENTOS
Contratos/Carta de Relevo de Responsabilidad
El Contrato y la Carta de Relevo de Responsabilidad deberán contener todas las firmas manuscritas y las mismas deben ser idénticas a las contenidas en el documento de identificación (pasaporte/cédula de identidad)
Seguro Salud y Visa
El Seguro Salud y la Visa deben asegurar el EP/trainee durante todo el período de intercambio
Facturas correspondientes a compras y ventas
Las facturas consignadas deben estar en nombre de AIESEC y facturas dañadas no serán aceptadas
Status de documentos o facturas
Correcto
Documento o factura consignado(a) en la fecha correspondiente y con todos los critérios requeridos para aprobación
Pendiente
Documento o factura no consignado(a) en la fecha correspondiente. Lo que indica que el mismo será cobrado nuevamente en la auditoria del mes seguiente.
Pendiente 2
Documento o facture no consignado(a) por la segunda vez que fue requerido
Incorrecto
Documento o facture consignado(a) en la fecha correspondiente sin los critérios requeridos para aprobación
Sistema de Multas
Contratos Pendientes o Incorrectos *
1000 Bs
DemĂĄs Documentos con status Pendiente o Incorrectos**
500 Bs
Facturas de ventas Pendientes o Incorrectas (ingresos OGX y iGET)
500 Bs
Facturas de compras Pendientes o Incorrectas (egresos)
10% del valor de la compra
*Contrato de los EPs, contratos de OPEN con organizaciones **Carta de relevo de responsabilidades, pasaporte, seguro salud, contrato famĂlias globales, carta de aceptaciĂłn empresa, visa
Status finales de auditoría de operaciones
IDEAL
Fueron consignados más del 70% de los documentos requeridos durante el mes. Se entiende que el LC cumplió con su responsabilidad a nivel de auditoría de sus resultados del mes correspondiente y debe trabajar para mantener el mismo desempeño en los meses que siguen en el semestre.
ALERTA
Fueron consignados entre el 60 y 70% de documentos requeridos, considerados como mínimo para la aprobación de la auditoría mensual. Se entiende como un llamado de atención para la mejoría de los procesos de auditoría local en los próximos meses.
RIESGO
No fue consignada la cantidad mínima de documentos requerida para aprobar la auditoría del mes correspondiente. Se entiende que la entidad local debe estar enfocada en mejorar urgentemente sus procesos de auditoría, una vez que en el caso de que obtenga este mismo desempeño en los meses que siguen en el semestre será reprobada en sus criterios de membresía.
+70%
60 – 70%
-60%
Status finales de auditorÃa de finanzas
IDEAL
En el caso de que ambos Libro Diario y Conciliaciones Bancarias reciban concepto CUADRADO o NO CUADRADO PERO BIEN
RIESGO
En el caso de cualquiera Libro Diario o Conciliaciones Bancarias reciban concepto NO CUADRADO
Criterios de membresía 1 – En el caso de que un LC termine un semestre con más de 2 meses o más con auditoría de operaciones en status final de RIESGO, perderá automáticamente su status de Full Membresía
2 – En el caso de que un LC termine un semestre con más de 2 meses o más con auditoría de finanzas en status final de RIESGO, perderá automáticamente su status de Full Membresía
Brought to you by the MC Zeal
Thank you!