National Conferences
QuĂŠ proponemos?
Centralizar la organizaciรณn de las conferencias nacionales en el MC, con el fin de librar a los LCs de las responsabilidades que la planificaciรณn y gestiรณn de conferencias conlleva para las entidades.
Esto que implica?
Los eventos nacionales serán llevados por Finanzas, por lo que el MCVP F&L pasa a ser el Conference Manager de todos los eventos, ya que los estos son un milestone financiero, así se garantizará que haya un manejo correcto de ellos. Los eventos pasan a ser parte del portafolio nacional de BD, y habrá un NST de la misma área dedicado a su venta. Se firma contrato con una sede fija por al menos un año para así simplificar la logística y estabilizar las finanzas. Con una sede fija es más fácil prever y calcular costo de transporte, incluyendo TCS. El CC Team es seleccionados nacionalmente por OD en conjunto con Finanzas, y es gestionado directamente por el MC. En caso de existir ganancias, el 50% deberá ir al comité miembro, por ser el encargado final de la logística de los eventos y el 50% restante al fondo de eventos ya existente, este fondo, solo deberá ser utilizado para cubrir posibles pérdidas de otros eventos.
En caso de que el evento arroje pérdida operativa, será cubierta por el fondo existente para tal fin y, de existir algún remanente, según el origen de la pérdida, deberá ser cubierto de la siguiente manera: • Pérdida por errores de logística y ejecución presupuestaria: Deberá ser asumida por el comité miembro, como responsable final de la ejecución logística de las conferencias. • Pérdida por falta de cumplimiento de cuota de delegados por parte de las entidades locales: Deberá ser asumida de forma equitativa entre todas las entidades locales. La evaluación de las razones de la pérdida deberá ser analizada y discutida en conjunto por el equipo MC, el BoP y el CC de cada conferencia. El Conference Team estará integrado por el Conference Manager, 2 Coagenda Managers (siendo el MCVP OD el responsable fijo para desarrollar la agenda en conjunto con otro MCVP que se irá alternando en cada conferencia), Conference Committee Team y el Faci team, es decir, se procederá a eliminar la figura del Sub-comité de Eventos.
Beneficios
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Estabilidad financiera Tanto para los comités locales como para la entidad miembro
Crecimiento del pipeline de empresas Se establecerían contratos a largo plazo con los patrocinantes del evento y se le daría un buen seguimiento a la relación que se establezca.
Mejoras logística. Se reduce la necesidad de tracking y los problemas en la comunicación MC- CC- LC host
Timeline
BĂşsqueda de la sede DDL: Viernes 19 de agosto.
Firma del contrato con la sede: DDL: Martes 30 de Agosto.
Selección del CC Team DDL: Miércoles 31 de agosto.
Thank you! Gabriela Viloria – Dania de Jesus – Jesús Navarro – Edgar Quintero MCVP BD – MCVP OD – MCVP OP – MCVP F&L