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AIX Sistemas
gestao do ensino
DEVOLUÇÃO GARANTIDA CORREIOS
Uma publicação da AIX Sistemas - nº 11 - Ano 2 - Julho/Agosto de 2007
- AIX oferece curso gratuito para clientes - pág.02 - Escola Alternativa adere ao projeto Fome de Saber - pág. 06
Atualização de versões Entenda as vantagens e como funciona o procedimento Pág. 03
CIRCU LE
ESTE
EXEMP LAR
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Conheça as vantagens e como funciona o procedimento
Atualização das Versões
Capa Um dos benefícios oferecidos pela assinatura do contrato de suporte é o fornecimento de versões evolutivas e corretivas dos softwares. Por meio das atualizações, a AIX garante que seus produtos estão de acordo com as necessidades das instituições de ensino. Assim, é fundamental que o cliente use sempre a última versão disponível do sistema. Veja abaixo algumas orientações importantes relativas ao processo:
Versão beta
Conteúdo da versão
Versão homologada
É uma versão provisória do sistema contendo modificações para atender às necessidades específicas dos clientes ou para reparo em determinada funcionalidade.
O conteúdo de uma nova versão é definido durante a Reunião de Acompanhamento das Necessidades dos Clientes, que acontece com a participação do diretor e dos gerentes dos setores de relacionamento com clientes, suporte, implantação e desenvolvimento.
Versão definitiva testada pelo setor de homologação da AIX e disponibilizada no site.
Como saber se a versão que uso está atualizada?
As fontes usadas são acompanhamento das necessidades do mercado, sugestões enviadas pelos clientes e funcionários, análise de softwares similares e a eventual identificação de falhas no sistema.
Comparando o número de sua versão com o número da última versão disponível na seção “Atualização” do Cliente On-line. Para verificar o número da versão de determinado módulo do Sistema Giz, no menu “?” clique em “Sobre o Giz”.
Como atualizar Para atualizar seu sistema, o usuário deve logar no Cliente On-line e acessar o link “Atualização”, onde, além dos arquivos necessários, estão disponíveis o boletim AIX Informa e o manual de utilização do programa. Os procedimentos de atualização estão descritos no AIX Informa, porém, se o usuário tiver dificuldade, deverá entrar em contato com o suporte técnico.
Agendamento de atualização Se houver necessidade de acompanhamento, durante a atualização, o usuário deverá registrar sua solicitação no Cliente On-line. Um colaborador do suporte técnico entrará em contato agendando horário para realizar a prestação do serviço.
Boletim AIX Informa Elaborado pelo técnico que testou a versão, este boletim descreve as alterações realizadas no sistema, as falhas e ocorrências que foram sanadas, quais os procedimentos de atualização e lista quais as solicitações (RA's) estão sendo atendidas. As falhas e ocorrências sanadas são separadas por maior ou menor gravidade com a intenção de alertar o cliente quanto à rapidez em que ele deve providenciar a atualização do sistema.
Boletim Novas Versões E-mail enviado para todos os usuários cadastrados no Cliente On-Line informando sobre a liberação de uma ou mais versões. Contém breve descrição do que foi alterado ou criado. Quantidade de alterações/versões betas liberadas por semestre
Quantidade de solicitações de clientes atendidas 226
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É altamente recomendável que se use sempre a versão mais atual dos produtos da AIX. Porém, quando no Boletim AIX Informa conter alguma falha/ocorrência de maior gravidade a atualização será obrigatória.
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2004/1 2004/2 2005/1 2005/2 2006/1 2006/2 2007/1
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2006/2
ATENÇÃO
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Soluções Web A utilização da internet no relacionamento com os alunos torna-se cada vez mais constante e necessária na rotina de uma instituição de ensino. Ciente de tal fato, a AIX vem investindo maciçamente na melhoria de seus produtos web: inscrição para o vestibular; re-matrícula on-line; 2ª via de boletos; consulta de notas e faltas; extrato financeiro; requerimentos e acompanhamento de solicitações são apenas alguns dos recursos que já estão disponíveis. Além da inclusão de novas funcionalidades, nos últimos meses, todos os módulos web foram convertidos para linguagem Java e tiveram seu design reformulado, tornando-se mais fáceis de se ajustarem ao layout do site da instituição. Web Giz Acadêmico - Acesso ao boletim de notas; - Consulta a ocorrências disciplinares e freqüência ; - Histórico resumido; - Gráficos de desempenho aluno X turma; - Resultado de avaliações; - Download de arquivos disponibilizados pelos professores.
Web Giz Financeiro - Extrato financeiro; - Emissão de 2ª. via do boleto
Web Biblioteca - Consulta ao acervo; - Consulta/renovação de empréstimos; - Reservas e consulta a reservas em aberto, com informações sobre posição na fila.
Novo produto
- Controle de toda a tramitação de requerimentos dentro e fora da instituição; - Alunos e usuários do sistema podem solicitar e acompanhar o andamento de uma solicitação e verificar em que fase do processo ela se encontra.
Web Professor - Lançamento de notas, faltas/presenças; - Permite disponibilizar arquivos eletrônicos para os alunos.
Web Giz - Rematrícula on-line - Totalmente feita pela web, com verificação de pré-requisitos, de choques de horários, de débitos financeiros e de pendências com a biblioteca.
Web Giz - Cadastro de Interessados
Manter um cadastro de interessados é uma das principais recomendações para uma instituição de ensino desenvolver um bom trabalho de marketing, seja uma escola, faculdade ou curso livre. E com o novo módulo do Web Giz, essa atividade vai ficar mais fácil. Ao visitar o site da instituição e interessar-se por um dos cursos oferecidos, o próprio internauta realiza seu cadastro para que futuramente a instituição entre em contato informando-o sobre a disponibilidade do curso. Outra vantagem do módulo é o aproveitamento, no momento da matrícula, pela secretaria, das informações digitadas no cadastro de interessados.
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Protocolo
DE OLHO nas dicas Geração de matrículas para calouros (faculdade) Módulo Registro Acadêmico Toda instituição de ensino visa facilitar o processo de realização de matrícula, evitando filas e demora no atendimento, especialmente, em se tratando de alunos calouros. A opção Geração matrícula de calouros é um recurso importante para agilizar a matrícula dos alunos calouros. Na maioria dos casos, estes alunos estarão na mesma situação acadêmica, ou seja, cursarão as mesmas disciplinas, terão a mesma forma de ingresso e serão matriculados no primeiro período do curso. Assim, antes de iniciar o processo de matrícula, pode ser informado nesta opção o número de alunos que ingressarão em cada turma para que o sistema gere as matrículas automaticamente, associando a matrícula gerada ao curso, turma, forma de ingresso e incluindo as disciplinas da turma para os alunos. Após a execução da geração de matrícula, o aluno calouro aparece identificado na tela de matrícula conforme o Nome Padrão informado. Exemplo figura ao lado. Quando um aluno calouro se apresentar na instituição de ensino para a efetivação da matrícula, o mesmo pode ser pesquisado a partir da identificação dada na Geração de matrícula de calouro e em seguida o campo nome e os demais campos de identificação (documentos, endereços etc.) podem ser atualizados com os dados corretos do aluno. Por: Robert Jardim - Gerente de Treinamento
Mensagem Personalizada no Boletim Um recurso muito interessante do Sistema Giz Escola módulo Secretaria, é a emissão de mensagens personalizadas no boletim escolar do aluno. A mensagem pode ser emitida a partir de regras/condições especificas do aluno, de acordo com o seu aproveitamento acadêmico ou pedagógico (registro de ocorrências). É pelo cadastro de Mensagens Personalizadas que são criadas as regras para emissão de mensagens. Um exemplo de regra e mensagem pode especificar o comportamento do aluno na sala de aula e emitir a seguinte mensagem quando existir algum tipo de ocorrência “O aluno obteve x ocorrências comportamentais no período”. A figura ao lado ilustra a configuração desta regra. Observe que há uma legenda identificando todas as variáveis que podem ser usadas de acordo com as condições do aluno.
OBSERVAÇÕES O aluno obteve 3 ocorrências comportamentais no período
Caso julgue necessário, o responsável poderá marcar um horário com o coor Neste período o aluno não obteve ocorrências pedagógicas.
Para que as mensagens personalizadas sejam emitidas no boletim, é necessário entrar no layout do Boletim Personalizado e incluir um objeto memorando, relacionando o objeto ao campo mensagem por aluno. Em caso de dúvida entre em contato com o Suporte da AIX para a realização deste procedimento. Por Alex Neves - Analista de Treinamento
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Responsabilidade Social Escola Alternativa adere ao projeto Fome de Saber O Projeto Fome de Saber, criado em 2004, tem como objetivo arrecadar livros e revistas usados para repasse a instituições carentes para estudo ou recorte. Inicialmente, o projeto era voltado apenas para os funcionários da AIX e seus familiares, logo depois, foi ampliado, e passou a recolher doações de clientes e fornecedores da AIX, além de outros interessados. Em 2007, o projeto ganhou uma nova modalidade de arrecadação: as campanhas itinerantes realizadas em clientes da AIX. AEscola Alternativa, em Belo Horizonte, foi a primeira a aderir ao projeto e, nos últimos três meses, com a participação dos alunos, pais e funcionários, foram doados livros e revistas, entre eles 33 enciclopédias e livros infantis e 105 revistas. As instituições de ensino que se interessarem em participar do projeto devem entrar em contato, através do e-mail voluntarios@aix.com.br, com Paula Cristiane, funcionária do setor de treinamento e uma das coordenadoras do projeto. "Esperamos que outras instituições sigam o exemplo da Escola Alternativa e nos apoiem no projeto. Temos cadastradas em nosso banco de dados várias creches, bibliotecas e escolas públicas com demanda por livros e revistas", afirma Paula. Hugo Alvarenga da Rocha - Administrador do Sistema Giz na Escola Alternativa
AIX e Sistema Aula: concorrência saudável “Responsabilidade social empresarial é a forma de gestão que se define pela relação ética e transparente da empresa com todos os públicos com os quais ela se relaciona”. Essa é uma das partes da definição de responsabilidade social proposta pelo Instituto Ethos, organização não governamental, referência no assunto. No último mês, a AIX Sistemas e o Sistema Aula mostraram que estão afinadas com tal definição. Apesar de serem concorrentes, as duas empresas se reuniram para contribuir com o meio
ambiente e a educação da seguinte maneira: Uma prática do Sistema aula é oferecer leite aos seus funcionários diariamente, dessa forma, há uma grande sobra de caixas vazias de leite. Com a parceria, este material será armazenado e enviado para a AIX que se encarregará de distribuí-lo a instituições carentes que geralmente usam este material em trabalhos manuais com crianças. Na primeira doação, Rogério Amaral Pereira, diretor de tecnologia e suporte do Sistema Aula, levou até a AIX 154 caixas.
Festa de Páscoa no Lar Maria Tereza
AIX na Mídia O Giz Smart foi um dos destaques da edição de abril da Revista Direcional Escolas. A seção Fique de Olho mostrou o quanto é importante o investimento em tecnologia e quais as principais opções disponíveis em equipamentos e softwares de gestão e pedagógicos. O Giz Smart foi apresentado como a solução mais adequada a instituições de pequeno porte, já que oferece as várias funcionalidades de que elas necessitam a custo acessível.
Para as crianças, ovos de páscoa e muita alegria. Para os voluntários da AIX, uma oportunidade de pôr em prática a solidariedade. No dia 6 de abril, a comissão de voluntariado realizou uma linda festa na instituição que atualmente abriga quinze crianças.
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Calendário de
Cursos
Julho / Agosto / Setembro - 2007
GIZ-EP em conformidade com o manual de escrituração SENAI-MG Explorar todos os procedimentos necessários para a parametrização, estruturação, apuração de rendimentos e freqüência, emissão de livros e certificados dos cursos de aperfeiçoamento, qualificação, aprendizagem e técnico-modular. Modalidade: Presencial. Período: 09/07 e 10/07 | Investimento: R$ 240,00 | C.H.: 16h | Modalidade: Presencial
Formação de Administrador do GIZ Este curso é dividido em dois módulos que juntos são capazes de preparar o usuário do sistema Giz a realizar o trabalho de administração do sistema. O primeiro módulo, Administração do Sistema Giz, abrange todos os procedimentos e ferramentas de manutenção do sistema, que são discutidos de forma ampla e objetiva. O módulo dois proporciona mais um progresso na carreira do usuário, pois possibilita um aprofundamento na linguagem SQL Server, hoje uma das mais utilizadas no mercado. O participante desenvolverá as competências técnicas necessárias para fazer a administração preventiva e corretiva nos dados do sistema além de realizar queries para extração de dados. Modalidade: Presencial. Módulo 1: Administração do Giz
Período: 16/07 a 18/07 (24h)
Investimento: R$ 540,00
Módulo 2: SQL Server
Período: 19/07 e 20/07 (16h)
Investimento: R$ 360,00
Giz Recebimentos: Ferramente indispensável para a gestão do Contas a Receber Apresentar as funcionalidades gerais do módulo, destacando os recursos que auxiliam o usuário em tarefas como redução da inadimplência e dos custos operacionais, antecipação e aumento de receitas. Período: 25/07 a 27/07 | Investimento: R$ 410,00 | C.H.: 20h | Modalidade: Presencial
Otimização dos procedimentos de encerramento e abertura de período letivo O curso foi elaborado com o objetivo de sanar as dúvidas gerais dos procedimentos de encerramento de período letivo, discutindo e apresentando rotinas e relatórios de conferência do trabalho realizado, garantindo a geração correta de todos os registros acadêmicos (Históricos, Atas de Resultados, expedição de diplomas, ficha do aluno, censo) da instituição de ensino, além de discutir e apresentar rotinas de matrícula de calouros e veterano do novo período letivo. Período: 30/08 e 31/08 | Investimento: R$ 220,00 | C.H.: 16h | Modalidade: Presencial
Processo de matrículas nas IES Desenvolvido para auxiliar os profissionais da secretaria acadêmica a compreender e realizar com mais eficiência e praticidade os processos que envolvem a matrícula. O curso utiliza um ambiente virtual de aprendizagem que incentiva a interação contínua entre tutores e alunos (ei - ensino interativo). O material didático é composto de textos, animações e vídeo. Período: 03/09 a 16/10 | Investimento: R$ 240,00 | C.H.: 30h | Modalidade: EAD
Saiba mais: www.aix.com.br (31) 3218-7200 | treinamento@aix.com.br
Você também pode realizar estes e outros cursos em sua própria instituição e, assim, reduzir custos, maximizar resultados e ainda capacitar um número maior de funcionários.
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Entrevista Denise Caetano, Diretora administrativa do Educandário Estrelas do Futuro
Fundado em novembro de 1992, por uma sociedade familiar, o Educandário Estrelas do Futuro apresenta o firme propósito de contribuir para a educação das verdadeiras “Estrelas do Futuro” - as crianças - propiciando um ambiente totalmente voltado para a educação, garantindo tranqüilidade, comodidade e segurança das crianças. Hoje, a escola possui cerca de 400 alunos, do Maternal à 8ª série e conta com uma equipe de 30 profissionais. Além de primar pela qualidade do Ensino, a instituição conta também com uma grande área de lazer: quadra poliesportiva, laboratório de informática, laboratório de ciências, biblioteca e sala multimeios. A diretora administrativa Denise Caetano Barbosa Ferreira, conta, nesta entrevista ao Gestão do Ensino, como é o processo de gestão acadêmica na instituição e como é o relacionamento com a AIX.
P: Como se deu o processo de gestão acadêmica na instituição? R: Inicialmente, montei um banco de dados no Access, que funcionou relativamente bem enquanto tínhamos um número menor de alunos. Ao receber a visita do consultor de vendas da AIX Sistemas, Vladimir, me encantei com Sistema Giz, uma vez que ele iria agilizar em muito o nosso trabalho. O processo de implantação foi rápido e eficiente, pois o atendimento da AIX é, sem dúvida, 100%. P: Quais foram as principais expectativas com o programa antes de adquiri-lo? As necessidades foram atendidas? Há ainda alguma pendência para se resolver? R: A maior expectativa foi durante o treinamento. Tínhamos a insegurança de não saber como usar o programa. No entanto, as necessidades têm sido atendidas de forma cada vez mais eficiente. Adorei a visita do Daniel - gerente de Relacionamento com Clientes - pois acredito que, após conhecer a nossa realidade, o vínculo se estreita mais. P: Como está o processo de utilização do sistema? R: Caminhando muito bem. Ainda temos muito que aprender, pois sei que não uso a terça parte dos recursos que o programa oferece. P: Quais são os softwares usados pelo Educandário? Quais são os maiores benefícios do Sistema Giz? R: Os softwares usados são: Módulo Básico, Secretaria, Recebimentos, Supervisão e Professor. Os maiores benefícios são o controle da vida acadêmica de nossos alunos e a apresentação dos documentos expedidos. O sistema é uma grande solução para registrar todo o movimento acadêmico e financeiro dos alunos que por aqui passam. P: Quais são os principais benefícios e utilidades dos produtos que utilizam? R: Com o Sistema Giz, temos o controle diário de vários itens primordiais na vida escolar de nosso cliente. A parte financeira fica muito tranqüila,
AT ENÇÃO
pois temos como extrair inúmeros relatórios. É um programa que quase não apresenta deficiências (erros). Está sempre passando por reformulações, nos dando a oportunidade de atualizar as novas versões via internet etc. O sistema de atendimento ao cliente, hoje, é um dos melhores. P: Quais foram os principais problemas que existiam e de que forma o programa conseguiu resolver? R: Uma grande dor de cabeça era na hora de emitir históricos; quase sempre havia problemas com a carga horária. P: Há alguma dificuldade em lidar com os produtos da AIX? R: Não, pois as dúvidas que surgem são sanadas pela equipe de atendimento do suporte. P: Você usa o “Cliente On-line”? Como você vê a relação da AIX com seus clientes? R: Sim, quase sempre faço minhas solicitações por ele. Percebo que a equipe prima pela qualidade total, e isso é muito importante no relacionamento com os clientes nos dias de hoje. Com o programa, tudo se simplifica. P: O atendimento da empresa é satisfatório ou você têm alguma reclamação? R: O nível de satisfação, hoje, é de 99,9%. Não tenho reclamações a fazer. P: O CIC facilitou o contato com a AIX? R: Sim, consideravelmente. P: Você teve acesso às edições anteriores do jornal “Gestão do Ensino”, realizado pela AIX? O que achou? R: Muito interessante. Com ele, podemos conferir e conhecer mais o perfil da empresa que cresce consideravelmente. Além disso, temos acesso aos lançamentos de novos produtos, novas versões etc. A parte de Responsabilidade Social me encanta. A partir dela, percebemos que existem pessoas capazes de olhar para o lado e fazer algo para o próximo.
Ao registrar uma solicitação no site Cliente On-line, registre somente uma necessidade por solicitação. Caso haja mais de uma necessidade registrada, será considerada somente a primeira.
Você já ligou o CIC hoje???
Entre em contato com o setor de Relacionamento com Clientes da AIX e descubra todas as vantagens de manter o CIC ligado. Sistemas de Gestão da Qualidade ISO 9001
Expediente Nº 202360
Textos: Reginaldo Rosa / Diagramação: Marcel Cypreste Michel / Revisão Gramatical: Rosa Fontes Revisão Final: Leandro Monteiro / Coordenação: Reginaldo Rosa Conselho Editorial: Anderson Augusto (Comercial), Daniel Melo (Relacionamento com Clientes), Ian Campos Martins (Diretoria), Jonh Paulo Medrado (Marketing), Leandro Monteiro (Suporte), Luciana Mara (Projetos), Marcel Michel (Marketing), Reginaldo Rosa (Marketing) e Robert Jardim (Treinamentos) Gestão do ensino.net é uma publicação bimestral da AIX Sistemas Av. do Contorno, 2316 - conj. 602 - CEP 30.110-012 - Floresta - Belo Horizonte - MG Tel.: (31) 3218-7200 / Email: redacao@gestaodoensino.net / Site: www.aix.com.br As edições anteriores encontram-se disponíveis em versão eletrônica no link: www.aix.com.br/gestaodoensino
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