PORTAL DE
PARA IES
PARCEIRA DOS EDUCADORES
Portal de pesquisa e extensão A tríade Ensino-Pesquisa-Extensão constitui um dos instrumentos primordiais para produção, disseminação e aplicação do conhecimento em uma sociedade. Em nosso País, poucas instituições de ensino possuem o privilégio de exercer todas essas atividades, contribuindo de forma significativa para a evolução das comunidades nas quais estão inseridas. A AIX Sistemas percebeu uma carência no mercado educacional de uma solução completa e específica para auxiliar as IES na administração do processo de concessão e acompanhamento de bolsas para pesquisa e extensão, que, em muitas instituições, ainda é realizado de forma semi ou completamente manual. Além dos grandes gastos com desperdício de materiais, as instituições podem perder muito tempo e recursos para gerenciar todas as etapas, sofrendo ainda com o risco de perda de dados relevantes e com a dificuldade de reunir e apresentar as informações necessárias aos seus órgãos financiadores.
Com 19 anos de experiência no desenvolvimento de soluções para gestão do ensino, a AIX Sistemas desenvolveu uma solução moderna e confiável para gerenciar de forma ágil e simplificada todo o processo de concessão de bolsas para pesquisa e extensão, desde a abertura de editais até o seminário de apresentação dos projetos. O sistema automatiza os processos internos e possibilita a gestão de todas as informações vinculadas aos editais e projetos. Com uma maior agilidade na tramitação das informações e menor burocracia, o portal para submissão eletrônica de projetos de pesquisa e extensão gera um salto de qualidade no serviço prestado, representando melhorias como maior comodidade aos envolvidos, otimização das atividades dos funcionários, redução de gastos e tempo, além de também facilitar o monitoramento dos investimentos. Com a centralização das informações, os dados são consolidados de forma ágil e coerente, formando um banco de dados robusto e confiável, capaz de fornecer informações precisas e relevantes para os tomadores de decisões e para a prestação de contas aos órgãos financiadores.
Como funciona Com o sistema, é possível controlar pela internet todo o processo de concessão e administração de bolsas de pesquisa e extensão. Todos os dados ficam reunidos e armazenados em um único local, gerando informações necessárias para tomada de decisão e prestação de contas. O sistema é organizado por cenários, ou seja, cada tipo de usuário tem acesso a informações específicas do seu papel no processo, e são divididos da seguinte forma: Administrador, Reitoria, Coordenador, Professor, Relator e Aluno. Após os cadastros e configurações iniciais, a Reitoria abre os editais com períodos pré-determinados e configura os subprogramas com seus respectivos critérios de avaliação. Os cadastros, inscrições de projetos e pedidos de bolsa são realizados via formulários eletrônicos, reduzindo tempo e a possibilidade de erro na inserção dos dados. Os arquivos do projeto ficam disponíveis para visualização e download para Alunos, Professor, Relator (que classifica o projeto segundo os critérios de avaliação), Reitoria e Coordenador (que realiza distribuição das bolsas e acompanha o desenvolvimento do projeto). Depois de concluído o projeto, é realizado o agendamento e organização do evento de apresentação.
Fluxograma do Processo
1
3
5
Reitoria abre os editais a partir das fontes de financiamento
Professor cadastra o projeto com os documentos necessários, vincula os alunos e o inscreve no edital
Os projetos aprovados são iniciados e acompanhados pelos responsáveis através do Portal
2
Criação e configuração dos subprogramas (formulários e critérios de avaliação)
4
Relator avalia e classifica os projetos inscritos de acordo com os critérios estabelecidos
6
O projeto se encerra e é marcado o evento para sua apresentação
Atribuições Por Cenário Reitoria
Coordenador
Abertura dos editais e w configuração dos subprogramas Criação de regras de w classificação para análise e distribuição das bolsas w Classificação e distribuição de verbas entre os candidatos. Emissão de relatórios w de controle
Visualização de todos w
Professor Registro de projetos, w cronogramas, alunos participantes e materiais de consumo Envio de arquivos e w documentos Alteração das w informações pertinentes à participação em projetos
os arquivos do projeto Cancelamento de bolsa w Substituição de w bolsista e professor Registro e aprovação w de materiais do projeto Download de editais w Atribuição de Relator w Distribuição de Bolsa w
Aluno Altera informações w pertinentes à participação em projetos Envio de arquivos w
Relator Realiza a classificação w dos projetos a partir dos critérios de
s o i r á n Semi s o s s e r g e Con
O sistema também realiza o agendamento e organização de seminários, congressos e quaisquer outros eventos que aconteçam na instituição de ensino. Também é divido em cenários (Coordenador do Evento, Parecerista, Ouvinte, Apresentador) e automatiza o controle de todos os processos para realização do evento: cadastro, inscrições, impressão de boletos de cobrança, controle dos pagamentos, checagem de conflito de horários e locais de apresentações, lista e controle de presença, etiqueta para crachá e impressão de certificados. O processo acontece todo pela internet e permite a inscrição de qualquer um dos cenários anteriores, inclusive de Ouvintes e Apresentadores externos. Com o Calendário de Eventos, os usuários tem a visão de todos os eventos em aberto.
Fluxograma de Eventos Atribuições Por Cenário 1
6
Cadastro do evento no sistema
O Coordenador acompanha através dos relatórios do sistema todas as inscrições e pagamentos
2
5
Inscrição dos apresentadores e atribuição do Parecerista
Os ouvintes realizam a inscrição pela internet, imprimem o boleto e realizam o pagamento
3
4
A apresentação é aprovada ou não pelo Parecerista designado
Montagem da grade com as datas, horários e locais disponíveis para as apresentações
Coordenador de Eventos w Emissão de boletos de cobrança w Montagem de grades de
apresentação, com checagem de horários e salas w Relatórios de pagamentos realizados w Emissão do comprovante de inscrição, lista de presença e etiqueta do crachá w Lançamento de notas e presenças w Impressão de certificados
Ouvinte Participação na apresentação como w ouvinte
7
Emissão da lista de presença e etiquetas para crachás
8
Durante o evento, são lançadas as notas e presenças
9
Emissão e entrega dos certificados
Apresentador Responsável por apresentar o w projeto em um evento ou seminário
PARCEIRA DOS EDUCADORES
Com mais de 19 anos de experiência, a AIX Sistemas é uma empresa mineira especializada no desenvolvimento de soluções para a gestão do ensino. Nosso foco é contribuir para a melhoria do desempenho da educação brasileira, atuando como parceira dos educadores. Esta é a filosofia que sempre apoiou a empresa no desenvolvimento dos softwares, na prestação de serviços e também na execução das ações e projetos sociais.
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