Uma publicação da AIX Sistemas - nº 15 - Ano 3 - Julho e Agosto de 2008
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gestao do ensino
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AIX Sistemas
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Editorial
REGINALDO ROSA Gerente de Marketing
A coluna “Novas Versões” desta edição destaca a nova versão do Giz Biblioteca. Estão sendo implementadas várias melhorias visando aperfeiçoar o produto, contemplando necessidades dos usuários que não estavam sendo atendidas. Conforme depoimentos de alguns usuários, a versão anterior, liberada em maio, já representou um grande avanço, pois facilitou processos como o cadastramento do acervo e controle de multas. Um exemplo de atitude de redução da chamada “sucata eletrônica” é abordado na coluna “Responsabilidade Social”. Computadores que estavam sem utilidade para um restaurante foram objetos de uma rede de solidariedade e beneficiaram diversos públicos. Ações simples que trazem grandes resultados. Algumas aplicações do uso dos campos personalizados, recurso disponível na tela de matrícula, é o tema das “Dicas” desta edição. Saiba como extrair informações importantes do sistema a partir dos dados relacionados ao perfil dos alunos. Boa leitura e até a próxima edição.
NOTÍCIAS DA AIX
Mudanças na área comercial Visando contribuir para o alcance de suas metas de crescimento em 2008, a AIX promoveu algumas mudanças em sua área comercial, através da contratação do gerente comercial Leandro Monteiro e o credenciamento de dois distribuidores. Antes de assumir o cargo, Leandro trabalhou durante seis anos no setor de suporte da AIX, onde adquiriu amplos conhecimentos sobre os sistemas da AIX e, principalmente, a respeito dos processos que envolvem a gestão de uma instituição de ensino. No Espírito Santo, a VIX Soluções em Gestão, empresa de propriedade de Anderson Augusto, que anteriormente era o gerente comercial da AIX, tornou-se distribuidor exclusivo da AIX no estado do Espírito Santo. No Maranhão, o novo distribuidor é a Gestores Consultoria, empresa especializada em serviços de consultoria administrativa, financeira e na área de tecnologia da informação.
AIX unifica setores de atendimento a clientes Os setores de treinamento, implantação e suporte deixaram de ser setores independentes, passando a funcionar no mesmo ambiente físico e sob a coordenação de um único gerente: Robert Jardim. Com o novo formato, a AIX espera aprimorar sua prestação de serviços, pois o novo formato propicia o compartilhamento de informações, o que favorece a ampliação do conhecimento técnico de cada um dos profissionais da área. 2
GESTÃO DO ENSINO 15
AIX participa de lançamento do MPE Brasil Ian Campos Martins, diretor executivo da AIX Sistemas, e Rodrigo Paiva, da Paiva Piovesan, foram os entrevistados no painel de debates conduzido pela jornalista Inácia Soares, durante o 3° ciclo do projeto Quarta Gerencial, dia 2 de julho, em Belo Horizonte. O evento, promovido pelo SEBRAE-MG, marcou o lançamento do MPE Brasil Prêmio de Competitividade para Micro e Pequenas Empresas, que até o ano passado c h a m a v a - s e Pr ê m i o E x c e l ê n c i a Empresarial. O diretor da AIX mostrou os benefícios de uma gestão comprometida com valores sociais. “Investir em responsabilidade social traz confiabilidade e visibilidade à empresa”, afirma o vencedor da categoria Destaque Empresa Cidadã do Prêmio Excelência Empresarial 2007.
MATÉRIA DE CAPA
ERP-AIX: Gestão integrada dos diversos setores da instituição de ensino.
Assim como empresas de outros setores
acesso on-line ao fluxo de caixa, ou seja,
da economia, as instituições de ensino estão
controlam o que têm a receber, a pagar e os
cada
valores totais disponíveis no caixa e no banco.
vez
mais
empenhadas
em
DEPOIMENTOS “Utilizo o ERP-AIX para emissão da folha
profissionalizar sua gestão, utilizando
Ainda com relação à folha de pagamento,
de pagamento. Como estamos no início
sistemas informatizados que gerenciam suas
uma grande vantagem do sistema para o
do processo, ainda surgem algumas
diversas áreas. Para atender a esta demanda,
gestor é a possibilidade de controlar o custo
dúvidas que são sanadas junto ao setor
há cerca de dois anos, a AIX Sistemas oferece
dos professores em cada centro de custo
do suporte. Uma das vantagens do
um pacote de softwares chamado ERP-AIX. O ERP-AIX é um sistema de informatização que permite a gestão das diversas áreas de instituições de ensino de pequeno, médio ou
(curso) em que lecionam, de acordo com carga horária.
programa é que ele agiliza nosso trabalho, já que as informações da folha
de
de pagamento, por exemplo, geram
informática da Fundação Educacional Vale do
Thiago
Freire,
coordenador
imediatamente lançamentos contábeis.”
grande porte. O produto é constituído do
Jequitinhonha
que
ALESSANDRA MINELLI – Tesouraria
Sistema Giz, que realiza o controle das áreas
anteriormente a instituição utilizava um
(Fevale),
conta
Faculdade de Direito da Alta Paulista
acadêmica e pedagógica, e do Athenas 3000,
software desenvolvido por uma empresa local.
que controla as áreas administrativa,
Segundo ele, além de oferecer menos recursos
“Hoje, o fluxo de informações é
contábil, financeira e orçamentária.
do que o produto da AIX, as informações não
contínuo. A entrada de uma nota fiscal
Com o ERP-AIX, a instituição de ensino
eram integradas. “Hoje, o fluxo de
na tesouraria, gera automaticamente
tem todas as informações de seu negócio
informações é contínuo. A entrada de uma
lançamentos para a contabilidade.”
inter-relacionadas e integradas em um único
nota
gera
THIAGO FREIRE
sistema. Por exemplo, o cálculo da folha de
automaticamente lançamentos para a
Coordenador de informática da
pagamento gera automaticamente o
contabilidade”, exemplifica Thiago.
fiscal
na
tesouraria,
lançamento de contas a pagar e atualiza o
A Faculdade de Ciências Biomédicas de
fluxo de caixa. Além disso, calcula todos os
Cacoal- (FACIMED), importante instituição do
o
encargos e provisões de férias/13 salário e
estado de Rondônia, adquiriu o ERP-AIX em
contabiliza os valores gerados na folha de
seu lançamento, em 2006.
Segundo Miguel
pagamento, sendo que a contabilização pode
Fabrício, gerente de tecnologia da FACIMED,
ser feita segundo critérios de centro de custos
um dos benefícios da aquisição foi com
(unidade de negócios da instituição). Quando
relação aos relatórios. “Os relatórios do
a instituição paga os salários, o saldo bancário
Athenas auxiliam bastante na tomada de
é debitado e a despesa realizada no
decisão, pois como o sistema é integrado,
orçamento. Com o Sistema Giz integrado ao
consigo englobar informações de outros
Athenas 3000, as instituições de ensino têm
módulos”, destaca Miguel.
Fundação Educacional Vale do Jequitinhonha (Fevale)
“Os relatórios do Athenas auxiliam bastante na tomada de decisão, pois como o sistema é integrado, consigo englobar informações de outros módulos” MIGUEL FABRÍCIO Gerente de Tecnologia da FACIMED
Para solicitar uma proposta, entre em contato com nosso setor comercial: (31) 3218 7200 WWW.AIX.COM.BR
3
NOVAS VERSÕES
Sistema Giz
3.53.0
Web
Professor
- Com a nova tela de cadastro de permissões para usuários, é possível atribuir permissões a diversos
Os novos recursos do Web Professor irão agilizar
cursos de uma só vez. Para isso, basta selecionar o usuário ou grupo de usuários e marcar os cursos a
ainda mais o trabalho dos docentes e facilitar o
que este(s) terá(ão) permissão.
acesso dos alunos às informações acadêmicas:
- Transferir um grupo de alunos de uma turma para outra ficou mais fácil com a nova tela
- funcionalidade que permite ao professor
“Transferência em Massa entre Turmas”. Após selecionar os alunos e clicar com o botão direito,
lançar e disponibilizar para a comunidade
todas as turmas disponíveis para receber alunos são listadas, e, com um clique, os alunos passam a
acadêmica o Plano de Ensino contendo ementa,
fazer parte da turma desejada.(ESCOLA)
objetivos,
programa
da
disciplina,
- Na tela de cadastro de
metodologia, critérios de avaliação, referência
cursos, foi adicionada a
básica,
referência
complementar
e
aba “Dados Contratuais”
observações do professor;
que permite o cadastro de
- cadastro das avaliações, com quantidade de
informações relevantes
provas e total de pontos distribuídos;
que irão compor o contrato
- Lançamento de
do curso. (ESCOLA)
faltas e faltas Globalizadas,
Confira a relação completa
diretamente na
das alterações no Boletim
etapa.
AIX Informa 183, disponível no Cliente On-line.
Liberada em 04/04 Liberada em 03/04
Sistema Giz
4
3.54.0
- Módulo Freqüência: na tela de consulta de
compareceu ao exame. (FACULDADE).
la, somente os planos válidos serão listados
freqüência do aluno foram incluídos os campos
- Na tela de backup de dados foi acrescentada a
para associação destes aos alunos.
Data inicial e Data final, para que se possa
opção 'Limpar log antes de gerar backup', para
acompanhar a freqüência do aluno não só no
que antes de gerar o backup, os logs sejam
mês atual.
removidos e o arquivo de log reduzido.
Boletim AIX Informa 185, disponível no Cliente
- A tela de cadastro de curso foi otimizada com a
- No histórico escolar, será possível imprimir as
On-line.
inclusão da aba Unidades, onde será possível
disciplinas de todos os cursos vinculados que
associar em quais unidades o curso cadastrado
existem para o aluno, em função do curso
será ofertado.(ESCOLA)
principal.(ESCOLA)
- No cadastro de responsáveis, na lista de
- No cadastro de
dependentes, foram adicionadas uma coluna
plano de pagamen-
para a turma e mais duas colunas com os
tos, será possível
descontos (porcentagem e valor) cadastrados
definir o período de
para seus dependentes.
validade dos planos
- No cadastro de usuários foi incluído o campo
de
pagamentos
para definir a senha do supervisor acadêmico.
cadastrados. Para
Essa senha poderá ser associada a um usuário
isso, basta preencher
que possua permissões especiais como, por
as datas de início e
exemplo, enturmar alunos que não cumpriram
fim da validade. Ao
os pré-requisitos das disciplinas. (FACULDADE)
definir a validade dos
- Na aba Cursos da tela de matrícula, foram
planos, no cadastro
adicionados os campos relativos ao ENADE, para
de dados financeiros
marcar se o aluno foi convocado e se ele
e na tela de matrícu-
GESTÃO DO ENSINO 15
Confira a relação completa das alterações no
Liberada em 06/06
NOVAS VERSÕES
GIZ
BIBLIOTECA 3.08 Dando continuidade ao aprimoramento do Sistema Giz Biblioteca, foi liberada no dia 09/05 a versão 3.08 do produto. Em destaque as funcionalidades integradas ao Módulo Recebimentos. Com a nova versão, os valores relativos a multas por atraso na devolução de um item do acervo geram débitos que podem ser cobrados em boleta individual ou junto com a mensalidade do aluno. Os débitos gerados, a partir da versão 3.5.4 do Sistema Giz, poderão ser quitados no Módulo Recebimentos, utilizando a opção de baixa por usuário da biblioteca. Com relação aos relatórios, também há novidades. Foi criado um relatório contendo informações das multas geradas. No novo relatório, além da opção filtrar pela situação ('em aberto', 'pagas' ou 'ambas'), existem os filtros de período de vencimento, pagamento e geração da multa. Na tela de emissão de etiquetas de lombadas foram acrescentados os campos Pesquisa Contínua e Pesquisa Específica, otimizando o processo de impressão das etiquetas.
Versão 3.09 oferecerá Controle através de biometria A próxima versão do Giz Biblioteca vai incorporar um recurso que além de moderno, oferecerá mais segurança para a instituição: a biometria. O usuário da biblioteca será identificado através de sua impressão digital. Com o sistema o aluno não necessitará de uma carteirinha para poder retirar uma obra da Biblioteca.
Depoimentos “Com o Giz Biblioteca tivemos a facilidade de colocar no sistema todo o acervo da biblioteca, que atualmente está com 12.360 exemplares, permitindo aos alunos e professores da Faculdade consultarem os diversos livros do acervo. A nova versão, lançada no mês de maio, facilitou o trabalho de cadastramento, com novos campos de informação, tais como área de conhecimento do CNPq, que é também, informação para os dados do Censo do INEP e relatórios para o reconhecimento dos cursos junto ao MEC. O programa possui uma grande vantagem que atende às exigências do MEC para fins de reconhecimento que é o cadastramento do(s) curso(s) e disciplina(s) de cada título lançado no sistema. Para o reconhecimento basta gerarmos o relatório da disciplina e teremos todos os títulos e os respectivos exemplares. O sistema gera relatórios importantes como usuários em atraso e listagem de alunos desistentes ou que trancaram a matrícula. Bloqueia usuários que se encontram com empréstimos vencidos ou que atingiram o total de livros permitidos para empréstimo. E, ainda, gera as carteiras de usuário da biblioteca, que podem também ser utilizadas como carteira oficial de identificação do aluno na faculdade. O atendimento do suporte em Belo Horizonte é imediato, através do sistema CIC. Os atendentes interagem com o cliente e os problemas são resolvidos sempre com boa vontade e presteza. Além de quando surgem problemas normais, presentes em qualquer sistema automatizado, também somos atendidos quando solicitamos alterações que podem ser específicas para o nosso trabalho e não para outra biblioteca. Recomendamos aos colegas de profissão que conheçam o Sistema e o utilizem.”
Rosa Edite Lemos - Coordenadora da Biblioteca da Faculdade de Teixeira de Freitas (FACTEF)
“O programa Giz Biblioteca tem se desenvolvido muito bem em relação à pesquisa no acervo, sendo simples e de fácil acesso. Com isso os usuários se sentem satisfeitos. O cadastro de livros é bem legível em relação aos campos que vão ser preenchidos e os relatórios são claros. Mas há ainda algumas alterações a serem feitas, como a tarja vermelha que se coloca no livro para que o mesmo seja emprestado só para consulta interna, falta a planilha de revista para inserir os devidos dados, porque ela é diferente do livro*. Mas, até o momento, estamos interagindo com vocês para sejam feitas as devidas mudanças para que melhor possa atender a demanda de informações.”
Marlene Aparecida de Paula Bibliotecária da SESPA
*A funcionalidade de impressão da tarja diferenciada para livros de consulta interna foi implementada na versão 3.07.1, liberada em abril/2008. O cadastro de periódicos está programado para a próxima versão do Giz Biblioteca. WWW.AIX.COM.BR
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DE OLHO NAS DICAS
DE
Relatórios campos personalizados
Giz Escola
Nossa dica desta edição é referente à utilização dos Campos Personalizados, um recurso interessante para que seus dados se tornem informação estratégica. Os Campos Personalizados permitem ao usuário criar na tela de matrícula de alunos uma ficha com campos de interesse da instituição. Para melhor compreensão dos benefícios, utilizaremos dois cenários de utilização do recurso: ações de marketing e envio de informações para o Censo.
CENÁRIO UM A direção deseja enviar um e-mail marketing para ofertar cursos extracurriculares a alunos cuja renda salarial se enquadre dentro de uma determinada faixa de valores. Antes de tal ação, ao configurarmos a tela de matrícula, criamos campos personalizados relacionados ao interesse do aluno.
Neste exemplo, utilizando o relatório analítico, localizaremos todos os alunos cadastrados na faixa de valores de “0 a R$ 1.500,00”, personalizando o relatório e buscando também o NOME e E-MAIL.
Com base no relatório ao lado, a instituição pode enviar o e-mail marketing apenas para aqueles alunos que se enquadram no perfil desejado.
CENÁRIO DOIS A fim de enviar o questionário do Censo do MEC, o diretor de sua instituição necessita saber a quantidade de alunos que são da cor parda, negra e branca. Tal informação é obtida facilmente se, na tela de matrícula, utilizamos os campos personalizados adicionando a informação relativa à cor.
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GESTÃO DO ENSINO 15
Filtre o relatório conforme a resposta desejada
Para mais informações sobre criação de campos personalizados e/ou personalização de relatórios leia nossos manuais ou assista as vídeos-aula disponíveis no Cliente on-line.
Treinamentos e Cursos
Novos cursos a distância: Giz Recebimentos Início das turmas no dia 15/08/08 Faça agora sua inscrição
EAD
Antecipação e aumento de receita Aprenda as práticas para realizar a antecipação e o aumento de receita em sua instituição de ensino com o Sistema Giz. Dicas sobre a política de cobrança de juros, inclusive seus aspectos jurídicos, e como realizar a emissão de boletos de multa e juros. Aprenda, também, sobre práticas de concessão de descontos e como aplicálas na instituição.
CARGA HORÁRIA:
6 horas INVESTIMENTO:
R$ 48,00
Emissão de documentos de cobrança Entenda como realizar a emissão de carnês e diversos tipos de boletos bancários para alunos/responsáveis e cancelamento de boletos. Aprender a trabalhar com a integração bancária no sistema Giz, realizar o envio de arquivo remessa e débito automático.
CARGA HORÁRIA:
8 horas INVESTIMENTO:
R$ 64,00
Formas para cálculo de mensalidade Entenda as diversas formas de cálculo das mensalidades no Sistema Giz. No primeiro módulo, você aprende sobre dados financeiros, taxas extras, descontos e relatórios de conferência. No segundo módulo, são abordadas as diversas formas de se gerar o valor a pagar das mensalidades dos alunos.
CARGA HORÁRIA:
15 horas INVESTIMENTO:
R$ 120,00
Liquidação de débitos e títulos Você aprende no primeiro módulo a utilizar as várias formas de liquidação de débitos no Sistema Giz, tipos de baixa, estornos etc. No segundo módulo, conhece os relatórios de conferência das baixas e aprende a realizar o controle de todos os títulos a vencer.
CARGA HORÁRIA:
6 horas INVESTIMENTO:
R$ 48,00
Redução de inadimplência Veja como é possível reduzir a inadimplência na instituição de ensino com o Sistema Giz. Aprenda, a partir das ferramentas do sistema, sobre práticas de negociação de débitos em atraso e como realizar a cobrança dos alunos devedores através do envio de malas diretas impressas e virtuais.
CARGA HORÁRIA:
6 horas INVESTIMENTO:
R$ 48,00
Info: (31) 32187200 | vendas@aix.com.br | www.ensinointerativo.net WWW.AIX.COM.BR
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RESPONSABILIDADE SOCIAL
Obras Sociais da Pompéia
Doação de computadores:
benefícios em rede “Juntos, podemos fazer um mundo melhor”.
de manutenção em hardware. Os
Pode-se afirmar que esta frase, presente na campanha
alunos fizeram um excelente
dos Objetivos do Milênio, tem se constituído como o
trabalho e deixaram as máquinas
principal lema dos trabalhos da AIX na área social. A
prontas para serem doadas a
mobilização, que anteriormente era focada apenas no
instituições carentes.
público interno, vem se expandindo e já atinge amigos
Segundo Reginaldo Rosa, coordenador da
e familiares dos funcionários, clientes, fornecedores,
Comissão de Responsabilidade Social da AIX, ações
concorrentes e até mesmo empresas que atuam em
como essas são importantes porque beneficiam a
outros segmentos. Recentemente, tivemos um belo exemplo de
vários públicos. “Primeiramente aos alunos do curso, que tiveram a oportunidade de colocar em prática o
união de forças. O Xapuri, um dos restaurantes mais
que estavam aprendendo. Depois, às entidades que
tradicionais de Belo Horizonte, disponibilizou para o
receberam as máquinas. E, finalmente, ao meio
Projeto Fome do Saber três computadores que não
ambiente, já que como as máquinas não estavam
lhe eram mais úteis. As máquinas encontravam-se
sendo utilizadas, era arriscado irem para o lixo,
paradas em seu depósito, necessitando de
contribuindo para a degradação ecológica.
manutenção. A Comissão de Responsabilidade Social
instituições: Obras Sociais da Pompéia, Creche
Pompéia, entidade que oferece vários cursos
Comunitária Tia Elza e Creche Comunitária Criança
profissionalizantes para pessoas carentes, entre eles o
Feliz.
EXPEDIENTE
AIX na mídia
No dia 24 de fevereiro, a AIX Sistemas, representada por seu diretor executivo Ian Campos Martins, participou do programa Top de Qualidade, do canal CNT – Central Nacional de Televisão, de São Paulo. A entrevista constou de uma série de programas desenvolvidos pelo canal abordando as ferramentas que contribuem para a melhoria da qualidade na educação. Ian respondeu a várias perguntas sobre as soluções da AIX e como elas podem se adequar às necessidades das instituições de ensino.
Creche Comunitária Tia Elza
As três máquinas foram doadas às seguintes
encaminhou o material para as Obras Sociais da
Top de Qualidade
Creche Comunitária Criança Feliz
Diário do Comércio A estratégia da AIX de distribuir gratuitamente o software educador.net foi destaque na coluna Negócios/Gestão do Diário do Comércio. O jornal apontou o educador.net como a vitrine da AIX, já que é uma das principais ações desenvolvidas pela empresa a fim de concretizar sua visão de futuro que prevê que até o ano 2023 todos os educadores brasileiros estejam usando uma de suas soluções.
Movimento Brasil Competitivo Com o objetivo de reconhecer as práticas de gestão de micro e pequenas empresas que se destacaram nos Prêmios de Competitividade estaduais, o Movimento Brasil Competitivo (MBC) e o Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) promoveram no mês de abril, em Brasília, o 5o. Reconhecimento Nacional às Micro e Pequenas Empresas. A AIX participou do evento, graças a sua participação no Prêmio Sebrae, quando foi a Empresa Cidadã 2007.
Gestão do Ensino.net é uma publicação bimestral da AIX Sistemas Av. do Contorno, 2316 - 6º Andar CEP 30.110-012 - Floresta Belo Horizonte - MG (31) 3218-7200 - www.aix.com.br E-mail: redacao@gestaodoensino.net Textos e Coordenação: Reginaldo Rosa Diagramação: Marcel Cypreste Michel Conselho Editorial: Daniel Melo (Projetos), Ian Campos Martins (Diretoria), Leandro Monteiro (Comercial), Marcel Michel (Marketing), Paula Oliveira (EAD), Reginaldo Rosa (Marketing) e Robert Jardim (Suporte) As edições anteriores encontramse disponíveis em versão eletrônica: www.aix.com.br/gestaodoensino
Sistemas de Gestão da Qualidade ISO 9001
Além de receber um troféu, a AIX teve sua história apresentada em um catálogo contendo os casos de sucesso das empresas premiadas. Parceira dos Educadores
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GESTÃO DO ENSINO 15
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