versión 1.1 fecha: 20/02/2015
GUÍA GESTIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA DOTACIÓN MATERIALES CURRICULARES 4º Y 6º PRIMARIA EN USO DE PRÉSTAMO GRATUITO.
ALUMNADO DE 4º Y 6º EDUCACIÓN PRIMARIA.
CURSO 2015/16
Sistema de Gestión para la Red de Centros Educativos
Introducción .................................................................................................................................. 3 Gestión de las solicitudes de alumnos Gestión Solicitudes en Papas .................................................................................................... 3 Gestión Solicitudes en Delphos ................................................................................................ 7 Comprobación de los datos de baremación ........................................................................... 11 Comprobación del mérito de Familia Numerosa ................................................................ 13 Miembros de la Unidad Familiar ........................................................................................ 14 Discapacidad de miembros de la Unidad Familiar .............................................................. 14 Renta de las personas físicas ............................................................................................... 15 Renta per cápita ................................................................................................................. 15 Envio de los expedientes. Documentación ................................................................................ 16 Consideración seguimiento fase presentación solicitudes ......................................................... 17 Seguimiento dotación de materiales de 4º y 6º primaria en Delphos …………………………………….17
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Introducción Con fecha xx de febrero de 2015 han publicado las Ordenes de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes, dirigidas al alumnado que en el curso escolar 2015/2016 vaya a estar matriculado en los cursos de 4º y 6º de Educación Primaria para solicitar materiales curriculares en régimen de préstamo gratuito. Plazo de presentación de las solicitudes: •Del 18 de marzo al 10 de abril de 2015, ambos incluidos. Las solicitudes se presentarán por el padre, madre o tutor de forma telemática mediante la secretaría virtual de la plataforma educativa Papás 2.0 y desde el centro procederán a su verificación y consolidación desde PAPAS a Delphos Desde la gestión del centro se tienen que consolidar la última la solicitud registrada en PAPAS. En el proceso de tratamiento, se tomará como presentada la solicitud consolidada en Delphos.
Gestión de las solicitudes de alumnos GESTIÓN SOLICITUDES EN PAPAS En esta gestión se tendrán presente el contenido de la Órden xx/xx/2015 y las Instrucciones que las desarrollan. Cada centro educativo gestionará las solicitudes de sus alumnos. Todas las solicitudes presentadas, se encuentran disponibles en la “Secretaría Virtual” de PAPAS y una vez verificadas que reúnen los requisitos establecidos en la Orden que regula el procedimiento serán “consolidadas” (una por solicitante) por el centro educativo en Papas para que pasen a DELPHOS. “Secretaría virtual”>“Solicitudes tramitadas” > filtrado por “Estado de la Solicitud” > seleccionado “Trámite: “Solicitud Alumnado de Centros…” > Refrescar
Una vez revisadas caben dos posibilidades: 3
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1) Que falte algún dato o documento, con lo que se avisará oficialmente al tutor mediante la entrega en mano del ANEXO de subsanación publicado en las instrucciones que regulan la Orden por la que se le avisa oficialmente de la necesidad de subsanar. Si pasado el tiempo máximo de 10 días desde la comunicación no aportase la documentación o no rectificase los datos mal consignados, en definitiva no se tuviera respuesta por el interesado se tiene que indicar en Delphos en “Observaciones”, editando la solicitud, lo que el interesado no ha subsanado habiéndoselo solicitado en plazo. Tiene que dejar copia firmada por el interesado del mencionado anexo en el expediente 2) Si todo está correcto, se puede marcar y “consolidar” (1ª columna: “Registros a consolidar”) con lo que la solicitud pasará a Delphos (VER GESTIÓN SOLICITUDES EN DELPHOS). Nota: La funcionalidad de consolidación no es inmediata, desde que se lanza la petición hasta que es volcada en Delphos pasará un tiempo que depende de la carga de trabajo del sistema. Desde el día de inicio del plazo de solicitudes y antes del 23 de abril, el secretario/a debe comprobar las solicitudes pendientes de aceptación y consolidarlas. Si el solicitante entrega la documentación solicitada en la subsanación y si estas solicitudes ya estuvieran consolidadas en Delphos, el centro tiene que modificar o anotar la entrega de documentación o marcar la autorización del tutor que este aporta, en Delphos. Proceso de REVISIÓN y CONSOLIDACIÓN en Papas: Hay que verificar la columna de ”Estado de tramitación” que indica: - Si está firmada por ambos tutores, en su caso. - Si está pendiente de firma de algún tutor. Indica que la solicitud se encuentra presentada de forma incompleta y falta la firma de alguno de los tutores declarados en miembros computables. - Si está en borrador. Indica que las solicitudes están pendientes de firma del los tutores declarados y que no han terminado el proceso. También hay que verificar la columna de “Número de registro” donde se indica el número de registro, la fecha y la hora para consolidar la última presentada (si es correcta).
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Las solicitudes donde se indica que se ha autorizado al secretario/a teletramitar y falta la firma de uno o de los dos tutores, se tienen que firmar desde el centro, previa revisión y petición de cualquier defecto en la cumplimentación a los interesados y requerir la firma manuscrita de los tutores que no han firmado digitalmente. Si no firman el impreso de solicitud presentado, y la solicitud ha sido ya consolidada en Delphos, se editará la solicitud (“Detalle de la solicitud”) y se desmarcará la casilla de autorización del miembro que no ha firmado. Esto significa que sus datos no serán cruzados con el resto de Administraciones. Si tampoco ha aportado la documentación requerida en la Orden que regula la convocatoria, saldrán excluidos. Con el resto de solicitudes en borrador sin autorización al secretario y sin otra presentada, antes del final del periodo de solicitudes, hay que informar a los interesados que sus solicitudes no son consideradas como presentadas y por tanto no participan en la convocatoria. Proceso de presentación de solicitudes por representante: Los interesados podrán autorizar a los secretarios/as de los centros educativos la presentación telemática de las solicitudes indicándolo en el proceso de grabación de PAPAS. Advertencia: Esta situación debe ser excepcional. Si el tutor/a no ha podido registrar su propia solicitud con sus credenciales de Papas (usuario y contraseña) pudiera ser debido a un problema de asignación de la clave a un nº de pasaporte o número DNI o NIE erróneo. Si este problema no es resuelto y al final es teletramitada por parte del secretario/a del centro, el cruce de datos con otras administraciones pudiera ser nulo y al final la solicitud pudiera quedar excluida.
Ejemplo causa extraordinaria: Caso de progenitor fallecido después de 31/12/2013, es considerado miembro computable y debe ser declarado como tal, pero lógicamente no puede firmar digitalmente la solicitud. Es necesario que desde el centro se actúe bajo la autorización marcada al secretario/a. En Papas, en la opción “Presentación de solicitudes por representante“ se recuperan las solicitudes para consultar los datos de este tipo de solicitudes, se marcan al tutor o tutores por los que se va a tramitar y firmar la solicitud y por último se proceder a firmar esta solicitud por parte del secretario/a con las claves del centro (siempre que estén autorizadas por los solicitantes en la aplicación). La solicitud impresa tiene que ser firmada de forma manuscrita y presentada en el centro por los tutores. Para recuperar la solicitud grabada por los tutores hay que seleccionar el trámite e incorporar el DNI o NIE del tutor/a o del alumno/a. 5
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Recordad que si el interesado cuando ha cumplimentado el borrador no ha marcado la opción de permitir actuar al secretario/a como represéntate, la solicitud no podrá ser teletramitada desde el centro.
Para editar la solicitud hay que dar la opción de “consultar datos” seleccionando el nombre.
Editada la solicitud hay que marcar al tutor por el que va a firmar y proceder a firmar la autorización con las claves del centro y validar:
Una vez firmada tiene que aparecer en la parte final que han sido firmadas por los tutores, a través del secretario/a:
La primera columna “Registros a consolidar” está desactivada si la solicitud está en modo borrador, ya ha sido consolidada o está en proceso de consolidación.
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La opción “Presentación de solicitudes por representante“, también permite cumplimentar solicitudes nuevas en Papas con las claves de gestión de la secretaría virtual del centro. GESTIÓN SOLICITUDES EN DELPHOS El módulo habilitado para su tratamiento es Alumnado > Ayudas > Gestión de Dotaciones … Actuaciones sobre solicitud:
Advertencia: Si las solicitudes no son consolidadas en Papas 2.0, no pueden ser tratadas en Delphos y a todos los efectos, aunque han sido registradas y presentadas formalmente por el interesado, no serán gestionadas. Si existe una solicitud ya consolidada y queremos consolidar la última presentada de Papas, será necesario borrar en Delphos la anterior que fue previamente consolidada. Actuaciones sobre la solicitud: Como novedad en este curso hay que marcar el “ckek“ para validar cada solicitud en Delphos. Esta validación implica que la solicitud ha sido revisada desde el centro y que se encuentra todo correcto.
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Al hacer clic sobre el nombre del alumno/a de la relación de solicitudes que se muestra en Delphos se ofrece estas posibilidades:
Como novedad se ha añadido a este menú la opción permite visualizar el fichero pdf de la solicitud que ha sido consolidada desde Papás.
que
Opción “Ver documentos adjuntos”: Permite visualizar los documentos anexados por el solicitante en la fase de cumplimentación.
Opción “Borrar”: La opción “Borrar” elimina la solicitud en Delphos y permite consolidar otra solicitud del interesado que haya presentado con posterioridad Opción “Detalle de la Solicitud” Permite la edición de la solicitud en Delphos para visualizar todos los datos grabados con el objeto de verificar y modificar aquellos que sean necesarios en función de posibles subsanaciones solicitadas al interesado. En todos los casos hay que verificar el “Campo autorizaciones” que se encuentra en la parte final derecha de los datos de los miembros computables declarados. Si el tutor que ha presentado la solicitud ha indicado en ella la autorización y ha firmado con sus propias credenciales papas o través de la actuación de la firma del secretario/a, aparecerá marcada la casilla “Autoriza”.
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Si fuera necesario, el secretario/a podrá marcar nuevas autorizaciones siempre con el respaldo de la autorización por escrito del interesado mediante la firma manuscrita de la solicitud, a excepción de los tutores fallecidos; en este caso excepcional si no aparece marcada la autorización al cruce de datos, estos no podrán ser obtenidos por el cruce masivo. Sobre el campo de “Documentación”: -Si no se encuentra marcada la documentación anexada digitalmente o presentado en papel del solicitante hay que marcarla en este bloque. -Por el contrario, si se encuentra marcada la documentación y el solicitante no ha anexado digitalmente o aportado en papel hay que desmarcarla en este bloque.
En el campo “Observaciones”: Anotar en observaciones los casos especiales: - “Alumno/a en situación de acogida. Renta cero.” - “Visto bueno del centro sobre casos excepcionales de firma de un solo progenitor”. - “El solicitante no ha subsanado en plazo habiéndoselo solicitado” indicando que se le pidió subsanar. - “El solicitante aporta la documentación acreditativa de …..” Hay que indicar el caso de tutores que han fallecido después del 31 diciembre de 2013 y por tanto son considerados como miembros computables. - “Tutor declarado fallecido” Siempre que se realicen cambios es preciso “validar” la página para que sean grabados. 9
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ATENCIÓN: Marcar la documentación entregada no implica que el mérito está validado, simplemente se indica la documentación se ha aportado por parte del interesado. Por tanto es preciso anotar los datos aportados en la documentación en la opción del merito aportado (ver siguiente punto). ANOTACIÓN EN DELPHOS DE LOS DATOS JUSTIFICADOS EN LA DOCUMENTACIÓN APORTADA. Si existe documentación acreditativa aportada por los solicitantes y no han autorizado al cruce de datos (por tanto no tienen marcadas las casillas de autorización en la solicitud Delphos) es preciso anotar el requisito correspondiente. Puede que hayan autorizado al cruce de datos y además aporten documentación acreditativa, en este caso hay que indicar que prevalecerá el dato obtenido de otras Administraciones y por tanto solo tienen que ser anotados los meritos alegados, para que sea tenida en cuenta la documentación aportada, si después de hacer el cruce masivo no se obtiene dato alguno. Dado que en la gestión de esta convocatoria intervienen los respectivos Servicios periféricos de Educación, Cultura y Deportes, si existe documentación presentada en papel, esta debe ser remitida a los Servicios Periféricos antes del día 23 de abril. En el caso de que no hayan autorizado el cruce de datos, para anotar los datos alegados por los solicitantes y acreditados en la documentación que exige la Orden hay que acceder a través de la opción “Comprobación de méritos” Datos de RENTA: En la columna “Decisión” del mérito “Renta Per Cápita” Desde el mérito de renta per cápita: En la columna decisión se anotará la renta per cápita calculada según se indica en las órdenes que regulan las convocatorias.
DISCAPACIDAD: A partir de la documentación presentada, en la columna decisión se anotará la situación 10
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alegada según las órdenes que regulan las convocatorias. Seguir los pasos indicados.
El merito de FAMILIA NUMEROSA, hay que considerarlo si es justificado por los interesados. IMPORTANTE: Cualquier modificación o grabación manual de algún mérito: discapacidad, familia numerosa, ….., renta de las personas físicas. Necesita que para que sea tomada en cuenta en el mérito “Renta Per Cápita” se de icono “VALIDAR” para que el dato mostrado en columna “Renta per cápita calculada” pase a la columna “Decisión”, que es la que se toma para la hacer la adjudicación De no hacerse no se consideraría el mérito justificado y grabado
Comprobación de los datos de baremación. ATENCIÓN: Esta comprobación tiene objeto cuando los datos obtenidos en los cruces masivos ya han sido volcados por el tratamiento informático. Cada centro educativo podrá comprobar los méritos de los alumnos de su centro. 11
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Advertencia: Las pantallas y los listados que se pueden generar para comprobación de méritos son de uso interno para el centro educativo y su contenido no puede ser publicado en cumplimiento con la normativa sobre protección de datos. Tanto la información verificada automáticamente como la que puede ser verificada desde los centros educativos de manera manual, se muestra pulsando el botón de “Comprobación de méritos” de la pantalla de “Relación de solicitudes”, que se activa una vez seleccionado el año académico y la modalidad de ayuda. Pulsando dicho botón se accede a una pantalla que permite hacer la revisión por parte de los centros de los datos obtenidos mediante la comprobación con otras Administraciones.
Las verificaciones automáticas de los datos declarados se realizan a través de diferentes organismos. En concreto, para la determinación del nivel de renta se verifican los siguientes méritos: •
• •
La condición de familia numerosa se verifica a través de la Consejería de Sanidad y Asuntos Sociales. La edad establecida para que los hermanos del alumno sean considerado miembro de la unidad familiar se verifica a través de la Plataforma de Intermediación de Servicios desarrollada por el Ministerio de la Presidencia. El grado de discapacidad se verifica a través de la Consejería de Sanidad y Asuntos Sociales. La renta de las personas físicas se obtiene a través de la información facilitada por la Agencia Tributaria.
Una vez obtenidos y verificados todos los datos anteriores el sistema calcula el mérito de Renta per cápita según lo indicado en la Orden que regula la convocatoria. El sistema presentará automáticamente la información recabada del tutor que ha autorizado. Se recuerda que ambos tutores, salvo para las familias monoparentales, deben autorizar expresamente la comprobación de los datos. En caso de que uno de los dos tutores no autorice, la comprobación será manual a partir de la presentación de la documentación acreditativa descrita en el texto de la convocatoria. Esta documentación debe ser grabarla en Delphos a través de la “Comprobación de datos de baremación” y mediante la edición de la solicitud como ya se ha indicado. 12
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Si por alguna razón los datos no han podido ser obtenidos automáticamente, tendrán que ser verificados por el centro a partir de la documentación aportada por el interesado y grabado manualmente por el centro. Recuerden que el último paso es validar en la pantalla que aparece al mostrar el mérito “Renta Per Cápita” Comprobación del mérito de Familia Numerosa Se muestra la relación de solicitudes que han indicado la condición de familia numerosa. Las columnas que se muestran son:
La columna Administración mostrará los siguientes valores: a. No autoriza: si el solicitante no ha autorizado a la Administración. En este caso el centro debe comprobar esta condición con la documentación aportada. b. No comprobado: si el solicitante ha autorizado a la Administración, pero todavía no se ha obtenido la comprobación para esa persona. c. Comprobado (cumple): si el solicitante ha autorizado a la Administración y la comprobación con la Consejería de Sanidad y Asuntos Sociales ha verificado la condición de familia numerosa. d. Comprobado (no cumple): si el solicitante ha autorizado a la Administración y la comprobación con la Consejería de Sanidad y Asuntos Sociales ha verificado que no consta la condición de familia numerosa en el registro de esta Comunidad Autónoma. La columna “Denegar familia numerosa” permite denegar de forma explícita la condición de familia numerosa. En el caso de solicitudes que hayan autorizado a la Administración se mostrará marcada la denegación del mérito en aquellos casos en los que la certificación recibida indica que no se tiene constancia de la condición de familia numerosa. Si la Comisión Gestora determina que se cumple la condición de familia numerosa puede volver a marcar la columna para que tenga efecto la deducción correspondiente. En el caso de solicitudes que no autoricen y no aporten documentación para acreditar la condición de familia numerosa, se podrá indicar al programa que no se le aplique a dicha solicitud la deducción por este concepto marcando esta casilla.
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Miembros de la Unidad Familiar Se muestran todos los miembros alegados en la Unidad Familiar de los solicitantes, el parentesco y la fecha de nacimiento, para permitir verificar que los hermanos del alumno cumplen los requisitos de edad establecidos en la convocatoria. La verificación en el caso de autorización se realiza a través de Las columnas que se muestran para cada solicitud son:
La columna Administración mostrará los siguientes valores: a. No autoriza: si el solicitante no ha autorizado a la Administración. En este caso el centro debe comprobar esta condición con la documentación aportada. b. No comprobado: si el solicitante ha autorizado a la Administración, pero todavía no se ha obtenido la comprobación para esa persona. c. Comprobado (cumple): si el solicitante ha autorizado a la Administración, se ha comprobado que el parentesco es “Tutor”, “Hermano” o “Alumno” y que en el caso de los hermanos cumple los requisitos de edad indicados en la convocatoria. d. Comprobado (no cumple): Si, habiendo autorizado, no se cumplen alguno de los requisitos anteriores. La columna “Denegar” miembro de la unidad familiar permite marcar a un miembro de una unidad familiar para que este no sea tenido en cuenta en el cálculo de la renta per cápita. Se mostrarán denegados todos aquellos casos que se encuentren en la situación “d” de la columna de Administración. El centro podrá verificar el resto cotejando la documentación aportada. Discapacidad de miembros de la Unidad Familiar Se muestran todos los miembros que hayan alegado condición de discapacidad.
Las columnas que se muestran para cada solicitud son: La columna “Discapacidad alegada” mostrará el grado de discapacidad que se ha presentado en la solicitud. La columna “Administración” mostrará los siguientes valores: a. No autoriza: si el solicitante no ha autorizado a la Administración. En este caso el centro debe comprobar esta condición con la documentación aportada. b. No comprobado: si el solicitante ha autorizado a la Administración, pero todavía no se ha obtenido la comprobación para esa persona. 14
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c. Comprobado (Grado de minusvalía): si el solicitante ha autorizado a la Administración y se ha recibido la certificación de Sanidad y Asuntos Sociales, se indica entre paréntesis el grado de minusvalía verificado. La columna “Decisión” indica el grado que finalmente será tenido en cuenta. Se indicará el grado para todas aquellas solicitudes que se encuentren en situación “c” de la columna de Administración. El centro podrá verificar y modificar cotejando la documentación aportada. Renta de las personas físicas Se muestran todos los miembros de la unidad familiar según establece la convocatoria. Las columnas que se muestran para cada solicitud son:
La columna “Ingreso anual alegado” alegado puede no mostrar información en esta convocatoria, dado que no se ha solicitado su cumplimentación en la solicitud. La columna “Administración”” mostrará alguno de los valores siguientes: - No autoriza: si la persona no ha autorizado a la Administración. En ese caso el centro debe comprobar esta condición con la documentación aportada. - No comprobado: si, habiendo autorizado, está pendiente de obtener la verificación. - Comprobado (importe certificado): se ha realizado la comprobación y se indica el importe certificado por la Agencia Tributaria. En el caso de contribuyentes sin imputaciones de renta se presenta como importe certificado 0. En el caso de contribuyentes no identificados o cuya declaración no no está resuelta, no se muestra importe. La columna “importe anual comprobado” comprobado muestra el resultado final que será tenido en cuenta para el cálculo de la renta per cápita. cápita Este importe puede ser incorporado a la aplicación por el centro en el caso de recabar la información directamente del interesado. Renta per cápita ADVERTENCIA: Siempre que se haya anotado o modificado algún mérito, aparte de haber dado validar en la página correspondiente del mérito, se tienen que entrar en este mérito para dar verificar para que el mérito modificado sea finalmente reflejado en cálculo de la renta per cápita. El mérito de renta per cápita es un cálculo realizado por el sistema a partir de los datos verificados en el resto de méritos. Este dato no se obtiene directamente de ningún organismo. Las columnas que se muestran para cada solicitud son:
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La columna “Renta familiar alegada” corresponde a la indicada en la solicitud por el interesado. La columna “Miembros de la unidad familiar” muestran el número de miembro indicados en la solicitud del alumno salvo aquellos miembros que tengan denegada la condición en el mérito de “Miembro de la Unidad Familiar”. La columna “Ingresos anuales familiares” muestra la suma de los ingresos de los tutores, siempre que estos tengan informado el mérito de “Renta de las Personas Físicas”. La columna “Deducción” muestra la suma de las deducciones correspondientes a los méritos de “Familia Numerosa” y “Discapacidad”, siempre que dichos méritos estén informados. La columna “Renta per cápita calculada” muestra el cálculo realizado por el sistema a partir de los datos anteriores. Se encontrará vacío en aquellos casos en que el sistema no disponga de información de alguno de los dos tutores. La columna “Decisión” muestra el valor de renta per cápita que finalmente se tendrá en cuenta para la ordenación de las solicitudes. Este importe puede ser incorporado a la aplicación por el centro en el caso de recabar la información directamente del interesado.
Envio de los expedientes. Documentación. A partir del 11 de octubre, terminado el proceso de subsanación tienen que enviar toda la documentación presentada en papel en el centro (copia de la Solicitud, anexo de justificación y facturas y cualquier otra documentación aportada por el interesado) organizada por curso a vuestro respectivo Servicio Periférico. Junto con esta documentación tiene que aportar hoja donde se relacionen los solicitantes indicando para cada uno si la documentación ha sido presentada por el solicitante digitalmente o en papel. Para ello, pueden exportar la relación de solicitantes de la aplicación Delphos a Excel.
Y en fichero añadir una columna para que indiquen como se ha aportado la documentación, si anexada digitalmente o en papel.
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Consideración seguimiento fase presentación solicitudes. Dada la importancia de la gestión del procedimiento es conveniente llevar un control en listado de alumnado de las actuaciones realizadas para cada solicitante y evitar las dudas sobre actuaciones realizadas, no realizadas o pendientes que pueden surgir a lo largo del proceso. Sugerencia: Alumno/a
Presentan copia solicitud en borrador o solicita intervención del secretario/a
Nº Registro Solicitud consolidada en Delphos
¿Subsanación?
Firma del tutor I
Firma del tutor II
Familia numerosa
Discapacidad
Seguimiento dotación de materiales de 4º y 6º primaria en Delphos. Una vez publicada la Resolución Definitiva de la convocatoria: - Desde Alumnado > Ayudas > Gestión de dotaciones > Relación de solicitudes, pueden generar listado Excel o PDF.
Seleccionar el formato del listado y los campos: 17
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Listado Excel.
- En la pantalla de “Relación de solicitudes”, en la columna “Resultado” se indica si la solicitud ha sido concedida. El resto de solitudes con el campo en blanco pueden estar Admitidas, pero sin préstamo por agotamiento del presupuesto o excluidas. Para conocer estos detalles tienen que seleccionar la opción “Detalle de la Solicitud”
Si en los campos de gestión de la solicitud no se indica nada, quiere decir que la solitud ha sido admitida pero no se ha concedido préstamo por agotamiento del presupuesto.
En los casos de exclusión se muestra el motivo en el campo “Desestimada por:” 18
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- En el mes de Septiembre se habilitará la pantalla en Delphos para cumplir con lo indicado en el punto “5.3.- Asignación de los Materiales Curriculares.” de las instrucciones. Delphos > Alumnado > Ayudas > Gestión de Dotaciones > Adjudicación Manual
ATENCIÓN: Previamente tendrán que anotar los ejemplares adquiridos en la pantalla “Ejemplares del Centro” de la aplicación “Materiales Curriculares”
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