Manual de Google Calendar

Manual Google Calendar

Web Developer Group SAC. Versi贸n 1.0 Michel Sandro Mel茅ndez Oros michel@dotwdg.com

¿Qué es Google Calendar?

Características Interface General Día I. Semana II. III. Mes 4 días IV. Agenda V. Eventos Crear eventos Crear eventos de todo el día Editar eventos.

Eliminar Eventos Imprimir Eventos Calendarios Crear Calendarios Administrar los Calendarios Mostrar Únicamente Este Calendario I. Configuración Del Calendario II. III. Crear Evento En Este Calendario Compartir Este Calendario IV. Notificaciones V. Paleta de colores VI. Administrar Varios Calendarios Añadir Calendarios Explorar Calendarios Interesantes Configuración de Calendarios General Calendarios Configuración para móviles Labs Realizar Búsquedas de Calendarios Añadir invitados a eventos Notificaciones Correo Electrónico I. SMS II. III. Ventana Emergente

¿Qué es Google Calendar?

Google Calendar es una herramienta Web 2.0 integrada dentro Google que nos permite organizar nuestra agenda o calendario de actividades que podemos programar como deseemos y compartirlos o no con otros usuarios.

Características La interfaz de Google Calendar es similar a otras utilidades de calendario para escritorio tales como Microsoft Outlook o iCal para Mac OS X. La interfaz con tecnología AJAX permite a los usuarios ver, agregar y aún arrastrar y soltar eventos de una fecha a otra sin recargar la página. Ofrece una variedad de vistas, tal como semanal, mensual y agenda.

Los usuarios pueden agregar rápidamente eventos de calendario tecleando frases en lenguaje natural, tal como "Cena con José mañana 7pm". Los usuarios pueden también fijar el número de días a mostrar en su modo de vista personalizada. Todos los eventos en un Google Calendar pueden ser comentados por los usuarios.

Los eventos se almacenan online, lo que significa que el calendario puede ser visto desde muchos lugares. En caso de que un usuario experimente una falla de disco duro, también significa que ninguna información se pierde. La aplicación puede importar archivos de calendario de Microsoft Outlook (.csv) e iCalendar (.ics, el formato abierto de facto de archivo de calendario), aunque en esta etapa sólo cuando los campos están en formato EE.UU. [cita requerida] Múltiples calendarios pueden ser agregados y compartidos, permitiendo varios niveles de permisos para los usuarios. Esto permite la colaboración y compartir horarios entre grupos o familias. Existen también calendarios generales disponibles para importar en la cuenta del usuario que contienen las fiestas nacionales de varios países.

Interface General

Tras acceder, en la zona izquierda está una vista en miniatura del mes actual, seguida de una lista de calendarios propiedad del usuario y otra lista de calendarios en los que colabora el usuario. Los calendarios serán objeto de estudio en apartados posteriores.

En la zona principal de la pantalla se muestra de forma detallada el calendario, a elección del usuario. Las posibilidades son las siguientes: Día Muestra en la pantalla un único día. La pantalla muestra dos zonas diferenciadas: en la zona superior están los eventos que ocupan todo el día; en la zona inferior, se muestran las horas indicadas como horario laboral en la Configuración, y una línea roja indica el momento actual.

Es una opción interesante cuando hay demasiados eventos en un sólo día.

Semana Lo que se muestra en este caso es la vista de los siete días que componen una semana.

La pantalla también está dividida en dos partes: en la zona superior se ubican los eventos que duran todo el día y en la zona inferior se muestran los que ocupan un tramo horario concreto.

Es una buena opción para tener la planificación completa de una semana en la misma pantalla.

Mes En la pantalla se muestran en horizontal los siete días que componen una semana y, en vertical, las cuatro, cinco o seis semanas que comprende el mes. En esta vista, para distinguir los eventos que duran todo el día de los que tienen un horario establecido,

hay que prestar atención a los colores de los calendarios, que se muestran en la parte izquierda de la pantalla.

Los eventos a día completo se muestran el día que están planificados usando como color de fondo el color del calendario. En el caso de eventos con hora, se usa el color del calendario como color del texto, y se indica en primer lugar la hora a la que empieza, a la que sigue la descripción.

La planificación mensual es una muy buena opción para tener una vista a plazo más largo que las anteriores. También se puede utilizar como base para la impresión, ya que proporciona un lapso de tiempo idóneo para las planificaciones.

4 días Es una opción que permite personalizar el número de días que se quiere mostrar en la vista. En esencia, es un formato idéntico a la vista de semana, pero dando la posibilidad al usuario de elegir cuántos días quiere tener en cuenta en Configuración General Vista personalizada.

La opción de vista personalizada tiene la virtud de adaptarse a las necesidades del usuario, lo que es muy valioso.

Agenda La vista de Agenda supone una aproximación completamente distinta a las anteriores. En este caso, se trata de mostrar una lista con los siguientes eventos que se van a producir.

Lo que no hay es un tope de fecha concreto.

Si hay pocos eventos, la parte de agenda que se muestre puede abarcar varios meses. En caso de que los calendarios del usuario tengan una gran cantidad de eventos, apenas se mostrarán unos días.

La aproximación de Agenda puede resultar interesante para tener una estimación de las citas inminentes de los calendarios activos.

Eventos Un evento es la unidad atómica de información que se almacena en Google Calendar.

Un evento puede contener una cita puntual, el recordatorio de un cumpleaños, un fin de semana de intenso trabajo o un mes de vacaciones en un destino exótico.

Crear eventos La creación es la operación que se suele hacer con más frecuencia en esta herramienta.

Aunque hay varias formas, quizás la más obvia sea hacer clic en el enlace Crear evento que aparece en la zona superior izquierda de la pantalla.

Al pulsar en esta opción, se muestra en la pantalla un formulario para rellenar todos los detalles del evento. Lo mejor es ir rellenando la información solicitada de arriba a abajo y de izquierda a derecha. A continuación se describen algunos campos de especial relevancia.

Otra manera de crear eventos es más visual. Sobre el propio calendario se debe trazar con el ratón el horario del evento (hacer clic izquierdo en la hora de comienzo, arrastrar hasta la hora de finalización y soltar el ratón) Inmediatamente aparecerá una ventana:

Escribimos el nombre del evento en el campo “Evento”, seleccionamos a que calendario estará amarrado dicho evento y hacemos clic en “Crear evento” para guardarlo.

Crear eventos de todo el día Este tipo de eventos no requieren hora de inicio ni de fin, tienen como finalidad señalar que todo el día es un evento en sí, para poder crearlo optamos por la primera opción de crear eventos y señalamos la casilla “Todo el Día” una vez realizado esto cambiara un poco las opciones para crear dicho evento y seguir los mismos pasos explicados anteriormente.

Editar eventos.

Una vez guardado el evento ya estará visible en nuestra agenda. Para ver los detalles del evento, simplemente hacemos clic encima y aparecerá una ventana con información detallada. Si deseamos realizar modificaciones en el formulario, hacemos clic en “Editar detalles del evento” (haciendo doble clic en el evento obtenemos el mismo resultado).

Si el evento concierne a otras personas, cualquier cambio que se haga en el horario o la fecha les puede ser comunicado. Además, en cualquier momento podemos cambiar de opinión en cuanto a nuestra presencia en una reunión. Para ello hacemos clic en “Cambiar la respuesta” en el formulario o en la ventana

Además podemos realizar ciertas modificaciones en la agenda con la ayuda del ratón: Para modificar el intervalo de tiempo, posicionamos el cursor sobre la línea horizontal exterior del recuadro. El cursor se convertirá en una flecha doble. Manteniendo presionado el botón izquierdo del ratón, desplazamos el ratón hacia abajo o arriba para cambiar el intervalo de tiempo.

Para desplazar un evento, hacemos clic encima de éste, luego lo arrastramos a la fecha y hora que deseemos.

Eliminar Eventos Para eliminar un evento, hacemos clic encima de él y en la ventana de información hacemos clic en “Suprimir”.

Imprimir Eventos Para imprimir la agenda, tan solo seleccionamos el modo de visualización que desees (día, semana, etc.) luego hacemos clic en el icono “Imprimir”.

Calendarios Crear Calendarios Para crear un calendario se puede usar el enlace Añadir que hay en la ya comentada caja de Mis calendarios.

En la pantalla que se muestra, y como siempre, hay que ir rellenando los campos de arriba abajo y de izquierda a derecha.

Nombre de calendario, Descripción y Ubicación son las opciones básicas de la configuración, y son campos de texto puramente descriptivos.

La opción “Compartir Este Calendario Con Otros” es la que se puede utilizar para hacer público o no el calendario. Este punto es básico para poder aprovechar luego el potencial de mostrar una vista personalizada del calendario en cualquier página web.

Por su parte, Compartir con determinadas personas, sirve para permitir a otros usuarios ver y/o editar todos los detalles del evento. El procedimiento a seguir en este caso es sencillo: la persona con la que se quiere compartir el calendario se indica mediante su correo electrónico. A esa dirección se envía un mensaje con un enlace que debe visitar el destinatario para confirmar su participación en este calendario.

Administrar los Calendarios Junto a nuestros calendarios hay una flecha la cual al hacer clic sobre ella se abre un menú con varias opciones.

Mostrar Únicamente Este Calendario - nos permite ocultar los otros calendarios.

Configuración Del Calendario – Nos permite cambiar el nombre del calendario, insertarlo en una página Web, etc.

Crear Evento En Este Calendario – nos permite acceder a la ficha de creación de eventos.

Compartir Este Calendario – podemos hacer público nuestro calendario. Esto significa que la información que contiene aparecerá en el motor de búsqueda de Google y otros internautas lo podrán agregar a su lista de calendarios. También es posible compartirlo con solo determinadas personas, ya sea de nuestro grupo de trabajo o amigos que con solo incluir su dirección de correo electrónico le estaremos haciendo una invitación.

Notificaciones – nos permite recibir notificaciones por correo y SMS cuando recibimos una invitación a una reunión, etc.

En la paleta de colores, podemos elegir el color en que aparecerán nuestros eventos del calendario.

Administrar Varios Calendarios A veces puede sernos útil tener un segundo calendario (por ejemplo para anotar eventos particulares) o agregar el calendario de uno de nuestros amigos. La gestión de múltiples calendarios es muy fácil en Google Calendar. En la columna de la izquierda, debajo del calendario, se encuentra nuestro calendario (sección “Mis calendarios”). Si queremos ocultar los eventos relacionados a ésta u otra agenda, debemos hacer clic encima del nombre.

Añadir Calendarios Para añadir el calendario de otra persona, en “Otros calendarios” hacemos clic en “Añadir” y seleccionamos una de las modalidades en que deseamos añadir un calendario.

Explorar Calendarios Interesantes o Añadir el calendario de un compañero de trabajo o Añadir por URL o Importar Calendario Para añadir el calendario de un compañero, seleccionamos “Añadir el calendario de un Compañero de Trabajo”, en la pantalla que aparece ingresamos el correo electrónico de nuestro amigo y hacemos clic en “Añadir” para enviarle una invitación. Cuando un amigo ha decidido compartir su agenda con uno, en ese caso no tenemos nada que hacer. Su calendario será automáticamente añadido a nuestra lista de calendarios.

Para importar un calendario, que provenga por ejemplo de Outlook, seleccionamos la opción “Importar calendario”.

Finalmente para gestionar nuestros diferentes calendarios, hacemos clic en “Configuración” debajo de la lista de calendarios. Aparecerá una nueva ventana con cuatro pestañas:

”General” – Aquí podemos elegir el idioma de la interfaz así como el formato de la fecha y hora. También podemos mostrar u ocultar los fines de semana, definir la vista predeterminada de Google calendar, seleccionar el país, etc.

”Calendarios” – aquí podemos gestionar nuestros calendarios. Podemos crear, compartir, eliminar calendarios, Importar y exportar calendarios. ”Configuración para móviles” – si deseamos recibir notificaciones por teléfono móvil, entonces aquí debemos ingresar nuestro numero de móvil esperar que nos envíen o llamen al móvil y por ultimo ingresar el código que nos brindaran.

“Labs” Google Calendar Labs es un campo de pruebas para las funciones experimentales que aún no están preparadas para incluirse como parte de la aplicación. Pueden cambiar, dejar de funcionar o desaparecer en cualquier momento, Pero muchas veces son de mucha utilidad.

Realizar Búsquedas de Calendarios Para buscar un calendario determinado, debemos de ingresar alguna posible palabra que contenga dicho calendario en la barra de búsqueda

Añadir invitados a eventos Google Calendar te permite crear invitaciones para eventos especiales, enviarlas a amigos y realizar un seguimiento de las respuestas y comentarios de forma centralizada, para invitar a alguien a un evento, sólo tienes que seguir los siguientes pasos: Haz clic en el evento (o crea uno nuevo) y selecciona Editar detalles del evento (también puedes hacer clic en el nombre del evento para abrir la página de detalles del mismo).

En la sección Añadir Invitados situada a la derecha, escribe la dirección de correo electrónico de cada uno de tus invitados y haz clic en Añadir. Verás que todos los invitados aparecen en la sección Añadidos a continuación.

Selecciona las opciones apropiadas para los invitados en la sección Los invitados pueden y por ultimo clic en Guardar.

En la ventana emergente ¿Enviar invitaciones? que aparece, haz clic en Enviar si deseas enviar una notificación del evento a los invitados; en caso contrario, haz clic en No enviar.

Notificaciones Las notificaciones son importantes para mantenernos informados sobre los diferentes eventos a desarrollarse, para poder configurar entramos a “Configuración del Calendario” una vez dentro nos aparecen 3 pestañas Detalles del calendario, Compartir Este Calendario y Notificaciones.

Hay 3 tipos de Notificaciones: Correo Electrónico – Nos envía un correo electrónico a nuestra cuenta SMS – recibimos un mensaje de texto en nuestro celular Ventana Emergente – se abre una ventana en nuestro navegador.

Antes que nada vamos a configurar nuestro móvil para también poder recibir notificaciones mediante el móvil. Entonces le damos clic en el link “Configura tu teléfono móvil para recibir las notificaciones”

En la nueva ventana empezamos por seleccionar el país para luego ingresar el numero de móvil para lo cual esperamos a que nos llamen y nos brinden un código el cual ingresaremos en el último campo Código de Verificación y por ultimo dar clic en el botón Finalizar Configuración.

Ahora ya tenemos activada el recordatorio con SMS para recibir mensajes cortos en nuestro móvil, ahora nos pondremos a ingresarle de 1 a 3 diferentes recordatorios para nuestro calendario en general, primero seleccionamos el tipo de recordatorio Correo Electrónico, SMS o Ventana Emergente luego seleccionamos el tiempo de anticipación con que nos avisara el recordatorio de ahí marcamos o seleccionamos para que actividades nos va a enviar un recordatorio y por ultimo le damos Guardar y listo ya esta agregada la notificación.