Código: F-CIG-1300-238,87-012 INFORME DE EVALUACION Versión: 01 Página 1 de 2 Fecha: Febrero 11 de 2010
Ciudad:
Bucaramanga
Dependencia: DADEP DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL ESPACIO PUBLICO EVALUACION DEL NIVEL DE IMPLMENETACION DE LOS SISTEMAS MECI Y GESTION DE LA CALIDAD NTCGP 1000:2004
Líder del Proceso de Evaluación: INES SIERRA RUIZ
Funcionario Entrevistado: TATIANA RODRIGUEZ Equipo Auditor :
Clase :
ORLANDO ORTIZ MANTILLA
Evaluación
X
La Oficina de Control Interno realizó la Evaluación del nivel de implementación de los Sistemas MECI-CALIDAD en El Departamento Administrativo del Espacio Publico, correspondiente a la vigencia de 2009, para esta evaluación se tomo como referencia la aplicación de una Encuesta que muestra el grado de implementación, basada en los siguientes criterios de calificación: ESTADO 1 2 3 4
GRADO DE IMPLEMENTACION En proceso de elaboración En proceso de difusión y socialización Aplicándose con regularidad En mejoramiento continuó
PONDERACION 25% 50% 75% 100%
Esta calificación se aplico mediante la observación directa a los procesos y procedimientos que se realizan, a lo largo de este informe se detallan las debilidades encontradas entendidas como opciones de mejoramiento, con el fin de ser acogidas por esta Secretaria en aras del fortalecimiento de la gestión. 1. EVALUACION Y SEGUIMIENTO AL AVANCE DE LA IMPLEMENTACION DE MECI-CALIDAD SUBSISTEMA
ELEMENTOS ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS
CONTROL ESTRATEGICO
DESARROLLO DE TALENTO HUMANO ESTILO DE DIRECCIÓN POLITICAS DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO POLITICAS DE OPERACIÓN PROCEDIMIENTOS CONTROLES INDICADORES MANUAL DE OPERACIONES
CONTROL DE GESTION
NFORMACIÓN PRIMARIA INFORMACIÓN SEGUNDARIA SISTEMA DE INFORMACIÓN COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL COMUNICACIÓN INFORMATIVA MEDIOS DE COMUNICACIÓN AUTO EVALUACIÓN DEL CONTROL
AUTO EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN GUIA PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL POR PROCESOS INDIVIDUAL TOTAL CALIFICACION PROMEDIO CONTROL DE EVALUACION
AVANCE (%)
94 75 100 83 75 100 50 75 75 63 56 38 50 88 81 50 50 75 71
C贸digo: F-CIG-1300-238,87-012 INFORME DE EVALUACION Versi贸n: 01 P谩gina 2 de 2
Código: F-CIG-1300-238,87-012 INFORME DE EVALUACION Versión: 01 Página 3 de 2 ELEMENTOS
PRODUCTO Código de ética
ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS
Código de Buen Gobierno
100
Socialización de los principios y valores de la organización de todos los servidores
100
Plan y Manual de Capacitación Programa y Manual de inducción y re inducción. Plan y Manual de Bienestar social Plan de estímulos o incentivos Plan de Calidad de vida laboral(salud ocupacional) Sistema de Evaluación del Desempeño ESTILO DE DIRECCIÓN
Mapa de riesgo institucional POLITICAS DE ADMINISTRACIÓN DELRIESGO POLITICAS DE OPERACIÓN
PROCEDIMIENTOS
Políticas de manejo de riesgos por la alta dirección Divulgación del mapa de riesgos Políticas de Operación por procesos Divulgación de las Políticas de Operación
94
75 75 50 75 75 75 100
Acuerdos de gestión (Ley 909/2004) Políticas de Estilo de Dirección
% AVANCE
100 75
Actos Administrativos que adopta el documento con los principios y valores de la entidad.
Manual de funciones y Competencias laborales(ajustarlo)
DESARROLLO DE TALENTO HUMANO
DADEP
100 100 75 75 75 75
Procedimientos a través de los cuales se desarrollan los procesos
100
Divulgación de los Procedimientos
100
75
100 83 75 100
Controles correctivos y preventivos definidos para cada proceso o actividad
50
50
INDICADORES
Indicadores definidos por procesos (eficiencia, eficacia, y efectividad del avance y cumplimiento en la ejecución de los planes y programas)
75
75
MANUAL DE OPERACIONES
Manual de Operaciones adoptado y divulgado
75
75
CONTROLES
Mecanismos para la recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, necesidades, quejas o reclamos, por parte de la ciudadanía.
NFORMACIÓN PRIMARIA
INFORMACIÓN SEGUNDARIA
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Identificación de las fuentes de información primaria
100 50 63
Mecanismos de consulta con distintos grupos de interés para obtener información sobre necesidades y prioridades en la prestación del servicio
50
Mecanismos para la obtención de información requerida para la gestión de la entidad
50
Mecanismos para recibir sugerencias o recomendaciones por parte de los servidores
25
Tabla de retención documental(Ley 594/2000
75 56
Fuentes internas de información (manuales, informes, actas, actos administrativos) sistematizadas y de fácil acceso
50
Canales de comunicación interno
75
Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia
75
Manejo organizado o sistematizado de recursos físicos, financieros y tecnológicos
25
Medios tecnológicos o electrónicos disponibles (Ley 962 de 2005) para la atención (peticiones, quejas, reclamaciones o recursos).
25
Sistema documental Institucional Información sistematizada y actualizada referente a recursos físicos, tecnológicos, humanos y financieros
25
38
Código: F-CIG-1300-238,87-012 INFORME DE EVALUACION Versión: 01 Página 4 de 2 ELEMENTOS
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
COMUNICACIÓN INFORMATIVA
PRODUCTO
DADEP
% AVANCE
Política de comunicaciones institucional definida (proceso de comunicación entre la dirección de la entidad y los demás servidores y entre los responsables de los procesos
50
50
Política de comunicación institucional definida (proceso de comunicación entre la entidad y los ciudadanos, grupos de interés
50
Informes de resultados de gestión de la entidad
75
Información sobre programas, proyectos, obras, contratos y administración de los recursos
100
Rendición anual de cuentas con la intervención de los distintos grupos de interés, veedurías y ciudadanía
100
Publicación de los trámites y formularios oficiales a través de medios tecnológicos o electrónicos (Ley 962/2005)
75
Mecanismo de divulgación de gestión y resultados Sistema de participación ciudadana Participación de las partes interesadas en el control social
MEDIOS DE COMUNICACIÓN
AUTO EVALUACIÓN DEL CONTROL
AUTO EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN
GUIA PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL POR PROCESOS E INDIVIDUAL
88
100 100 100
Medios de comunicación entre la entidad, cliente, grupos de interés y organismo de control
75
Área de atención al usuario que facilite el acceso a la información sobre los servicios que ofrece la entidad
75
Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad
100
Publicación a través de medios electrónicos (pag.web)leyes, decretos, actos administrativos o documentos de interés público (Ley 962/2005)
75
Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de Autoevaluación
50
Herramientas de autoevaluación de control definidos (Guías)
50
Herramientas de autoevaluación de gestión definidos(Guías)
50
Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación
50
Herramientas de evaluación definidas para la elaboración
75
75
CALIFICACION PROMEDIO
73
71
81
50
50