Código: F-CIG-1300-238,87-012 INFORME DE EVALUACION Versión: 01 Página 1 de 4
Fecha: Febrero 18 de 2010
Ciudad:
Bucaramanga
Dependencia: SECRETARIA ADMINISTRATIVA EVALUACION DEL NIVEL DE IMPLEMENTACION DE LOS SISTEMAS MECI Y GESTION DE LA CALIDAD NTCGP 1000:2004
Líder del Proceso de Evaluación: INES SIERRA RUIZ
Funcionario Entrevistado: LAURA DUARTE Clase :
Equipo Auditor :
Evaluación
DORIAM AMPARO CAMARGO J. DOMINGA BLANCO MENDEZ LUISA ESPERANZA ROJAS R.
X
La Oficina de Control Interno realizó la Evaluación del nivel de implementación de los Sistemas MECI-CALIDAD en la Secretaria Administrativa, correspondiente a la vigencia de 2009, para esta evaluación se tomo como referencia la aplicación de una Encuesta que muestra el grado de implementación, basada en los siguientes criterios de calificación: ESTADO 1 2 3 4
GRADO DE IMPLEMENTACION En proceso de elaboración En proceso de difusión y socialización Aplicándose con regularidad En mejoramiento continuó
PONDERACION 25% 50% 75% 100%
Esta calificación se aplico mediante la observación directa a los procesos y procedimientos que se realizan, a lo largo de este informe se detallan las debilidades encontradas entendidas como opciones de mejoramiento, con el fin de ser acogidas por la Administración en aras del fortalecimiento de la gestión. 1. EVALUACION Y SEGUIMIENTO AL AVANCE DE LA IMPLEMENTACION DE MECI-CALIDAD SUBSISTEMA
ELEMENTOS ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS
CONTROL ESTRATEGICO
DESARROLLO DE TALENTO HUMANO ESTILO DE DIRECCIÓN POLITICAS DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO POLITICAS DE OPERACIÓN PROCEDIMIENTOS CONTROLES INDICADORES MANUAL DE OPERACIONES
CONTROL DE GESTION
NFORMACIÓN PRIMARIA INFORMACIÓN SEGUNDARIA SISTEMA DE INFORMACIÓN COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL COMUNICACIÓN INFORMATIVA MEDIOS DE COMUNICACIÓN AUTO EVALUACIÓN DEL CONTROL
AUTO EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN GUIA PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL POR PROCESOS INDIVIDUAL TOTAL CALIFICACION PROMEDIO CONTROL DE EVALUACION
AVANCE (%)
94 82 100 92 75 100 50 75 75 75 100 88 50 88 81 50 50 75 78
C贸digo: F-CIG-1300-238,87-012 INFORME DE EVALUACION Versi贸n: 01 P谩gina 2 de 4
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ELEMENTOS
PRODUCTO Código de ética ACUERDOS, Código de Buen Gobierno COMPROMISOS Y Actos Administrativos que adopta el documento con PROTOCOLOS los principios y valores de la entidad. ÉTICOS Socialización de los principios y valores de la organización de todos los servidores Manual de funciones y Competencias laborales(ajustarlo) Plan y Manual de Capacitación Programa y Manual de inducción y re inducción. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO Plan y Manual de Bienestar social Plan de estímulos o incentivos Plan de Calidad de vida laboral(salud ocupacional) Sistema de Evaluación del Desempeño ESTILO DE Acuerdos de gestión (Ley 909/2004) DIRECCIÓN Políticas de Estilo de Dirección Mapa de riesgo institucional POLITICAS DE ADMINISTRACIÓN Políticas de manejo de riesgos por la alta dirección DELRIESGO Divulgación del mapa de riesgos POLITICAS DE Políticas de Operación por procesos OPERACIÓN Divulgación de las Políticas de Operación Procedimientos a través de los cuales se desarrollan PROCEDIMIENTOS los procesos Divulgación de los Procedimientos Controles correctivos y preventivos definidos para CONTROLES cada proceso o actividad Indicadores definidos por procesos (eficiencia, INDICADORES eficacia, y efectividad del avance y cumplimiento en la ejecución de los planes y programas) MANUAL DE Manual de Operaciones adoptado y divulgado OPERACIONES Mecanismos para la recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, necesidades, quejas o reclamos, por parte de la ciudadanía. NFORMACIÓN Identificación de las fuentes de información primaria PRIMARIA Mecanismos de consulta con distintos grupos de interés para obtener información sobre necesidades y prioridades en la prestación del servicio Mecanismos para la obtención de información requerida para la gestión de la entidad Mecanismos para recibir sugerencias o recomendaciones por parte de los servidores Tabla de retención documental(Ley 594/2000 INFORMACIÓN Fuentes internas de información (manuales, SEGUNDARIA informes, actas, actos administrativos) sistematizadas y de fácil acceso Canales de comunicación interno Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia Manejo organizado o sistematizado de recursos físicos, financieros y tecnológicos SISTEMA DE Medios tecnológicos o electrónicos disponibles (Ley INFORMACIÓN 962 de 2005) para la atención (peticiones, quejas, reclamaciones o recursos). Sistema documental Institucional Información sistematizada y actualizada referente a recursos físicos, tecnológicos, humanos y financieros Política de comunicaciones institucional definida COMUNICACIÓN (proceso de comunicación entre la dirección de la ORGANIZACIONAL entidad y los demás servidores y entre los responsables de los procesos Política de comunicación institucional definida (proceso de comunicación entre la entidad y los ciudadanos, grupos de interés Informes de resultados de gestión de la entidad Información sobre programas, proyectos, obras, contratos y administración de los recursos Rendición anual de cuentas con la intervención de COMUNICACIÓN los distintos grupos de interés, veedurías y ciudadanía INFORMATIVA Publicación de los trámites y formularios oficiales a través de medios tecnológicos o electrónicos (Ley 962/2005) Mecanismo de divulgación de gestión y resultados Sistema de participación ciudadana Participación de las partes interesadas en el control social Medios de comunicación entre la entidad, cliente, MEDIOS DE grupos de interés y organismo de control COMUNICACIÓN Área de atención al usuario que facilite el acceso a la información sobre los servicios que ofrece la entidad Medios de acceso a la información con que cuenta
Admtiva 100 75
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100 50
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75
75
75
75
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75
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100 100 100 100 75 100
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75
50
50
50 75 100 100
88
75 100 100 100 75 75 100
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Código: F-CIG-1300-238,87-012 INFORME DE EVALUACION Versión: 01 Página 4 de 4 ELEMENTOS
PRODUCTO la entidad Publicación a través de medios electrónicos (pag.web)leyes, decretos, actos administrativos o documentos de interés público (Ley 962/2005) Actividades de sensibilización a los servidores sobre AUTO EVALUACIÓN la cultura de Autoevaluación DEL CONTROL Herramientas de autoevaluación de control definidos (Guías) Herramientas de autoevaluación de gestión AUTO EVALUACIÓN definidos(Guías) DE LA GESTIÓN Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación GUIA PLAN DE MEJORAMIENTO Herramientas de evaluación definidas para la INSTITUCIONAL elaboración POR PROCESOS E INDIVIDUAL CALIFICACION PROMEDIO
Admtiva
% AVANCE
75 50
50 50 50
50 50
75
75
83
78