Código: F-CIG-1300-238,87-012 INFORME DE EVALUACION Versión: 01 Página 1 de 4
Fecha: Febrero 12 de 2010
Ciudad:
Bucaramanga
Líder del Proceso de Evaluación: INES SIERRA RUIZ
Dependencia: SECRETARIA DE EDUCACION. EVALUACION DEL NIVEL DE IMPLEMENTACION DE LOS SISTEMAS MECI Y GESTION DE LA CALIDAD NTCGP 1000:2004 Funcionario Entrevistado: LUIS EDUARDO ROYA Clase :
Equipo Auditor :
Evaluación
CLAUDIA STELLA DIAZ GARCIA
X
La Oficina de Control Interno realizó la Evaluación del nivel de implementación de los Sistemas MECI-CALIDAD en la Secretaria de Educación, correspondiente a la vigencia de 2009, para esta evaluación se tomo como referencia la aplicación de una Encuesta que muestra el grado de implementación, basada en los siguientes criterios de calificación: ESTADO 1 2 3 4
GRADO DE IMPLEMENTACION En proceso de elaboración En proceso de difusión y socialización Aplicándose con regularidad En mejoramiento continuó
PONDERACION 25% 50% 75% 100%
Esta calificación se aplico mediante la observación directa a los procesos y procedimientos que se realizan, a lo largo de este informe se detallan las debilidades encontradas entendidas como opciones de mejoramiento, con el fin de ser acogidas por la Administración en aras del fortalecimiento de la gestión. 1. EVALUACION Y SEGUIMIENTO AL AVANCE DE LA IMPLEMENTACION DE MECI-CALIDAD SUBSISTEMA
ELEMENTOS ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS
CONTROL ESTRATEGICO
DESARROLLO DE TALENTO HUMANO ESTILO DE DIRECCIÓN POLITICAS DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO POLITICAS DE OPERACIÓN PROCEDIMIENTOS CONTROLES INDICADORES MANUAL DE OPERACIONES
CONTROL DE GESTION
NFORMACIÓN PRIMARIA INFORMACIÓN SEGUNDARIA SISTEMA DE INFORMACIÓN COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL COMUNICACIÓN INFORMATIVA MEDIOS DE COMUNICACIÓN AUTO EVALUACIÓN DEL CONTROL
AUTO EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN GUIA PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL POR PROCESOS INDIVIDUAL TOTAL CALIFICACION PROMEDIO CONTROL DE EVALUACION
AVANCE (%)
50 61 75 50 50 50 50 50 50 69 69 75 50 88 88 50 50 75 61
C贸digo: F-CIG-1300-238,87-012 INFORME DE EVALUACION Versi贸n: 01 P谩gina 2 de 4
Código: F-CIG-1300-238,87-012 INFORME DE EVALUACION Versión: 01 Página 3 de 4 ELEMENTOS
ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS
PRODUCTO
Educacion
Código de ética
50
Código de Buen Gobierno
50
Actos Administrativos que adopta el documento con los principios y valores de la entidad. Socialización de los principios y valores de la organización de todos los servidores
% AVANCE
50 50 50
Manual de funciones y Competencias laborales(ajustarlo)
75
Plan y Manual de Capacitación
50
Programa y Manual de inducción y re inducción.
50
Plan y Manual de Bienestar social
50
Plan de estímulos o incentivos
50
Plan de Calidad de vida laboral(salud ocupacional)
50
Sistema de Evaluación del Desempeño
100
Acuerdos de gestión (Ley 909/2004)
100
Políticas de Estilo de Dirección
50
Mapa de riesgo institucional
50
Políticas de manejo de riesgos por la alta dirección
50
Divulgación del mapa de riesgos
50
Políticas de Operación por procesos
50
Divulgación de las Políticas de Operación
50
Procedimientos a través de los cuales se desarrollan los procesos
50
Divulgación de los Procedimientos
50
Controles correctivos y preventivos definidos para cada proceso o actividad
50
50
INDICADORES
Indicadores definidos por procesos (eficiencia, eficacia, y efectividad del avance y cumplimiento en la ejecución de los planes y programas)
50
50
MANUAL DE OPERACIONES
Manual de Operaciones adoptado y divulgado
50
50
Mecanismos para la recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, necesidades, quejas o reclamos, por parte de la ciudadanía.
75
Identificación de las fuentes de información primaria
75
Mecanismos de consulta con distintos grupos de interés para obtener información sobre necesidades y prioridades en la prestación del servicio
75
Mecanismos para la obtención de información requerida para la gestión de la entidad
50
Mecanismos para recibir sugerencias o recomendaciones por parte de los servidores
75
Tabla de retención documental(Ley 594/2000
50
Fuentes internas de información (manuales, informes, actas, actos administrativos) sistematizadas y de fácil acceso
75
DESARROLLO DE TALENTO HUMANO
75
ESTILO DE DIRECCIÓN
POLITICAS DE ADMINISTRACIÓN DELRIESGO POLITICAS DE OPERACIÓN
PROCEDIMIENTOS
CONTROLES
NFORMACIÓN PRIMARIA
INFORMACIÓN SEGUNDARIA
SISTEMA DE INFORMACIÓN
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
61
50
50
50
69
69
Canales de comunicación interno
75
Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia
75
Manejo organizado o sistematizado de recursos físicos, financieros y tecnológicos
75
Medios tecnológicos o electrónicos disponibles (Ley 962 de 2005) para la atención (peticiones, quejas, reclamaciones o recursos).
75
Sistema documental Institucional Información sistematizada y actualizada referente a recursos físicos, tecnológicos, humanos y financieros
75
Política de comunicaciones institucional definida (proceso de comunicación entre la dirección de la entidad y los demás servidores y entre los responsables de los procesos
50
75
50
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COMUNICACIÓN INFORMATIVA
Política de comunicación institucional definida (proceso de comunicación entre la entidad y los ciudadanos, grupos de interés
50
Informes de resultados de gestión de la entidad
75
Información sobre programas, proyectos, obras, contratos y administración de los recursos
75
Rendición anual de cuentas con la intervención de los distintos grupos de interés, veedurías y ciudadanía Publicación de los trámites y formularios oficiales a través de medios tecnológicos o electrónicos (Ley 962/2005)
MEDIOS DE COMUNICACIÓN
AUTO EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN
GUIA PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL POR PROCESOS E INDIVIDUAL
100 100
Mecanismo de divulgación de gestión y resultados
100
Sistema de participación ciudadana
100
Participación de las partes interesadas en el control social
100
Medios de comunicación entre la entidad, cliente, grupos de interés y organismo de control
75
Área de atención al usuario que facilite el acceso a la información sobre los servicios que ofrece la entidad Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad Publicación a través de medios electrónicos (pag.web)leyes, decretos, actos administrativos o documentos de interés público (Ley 962/2005)
AUTO EVALUACIÓN DEL CONTROL
88
Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de Autoevaluación Herramientas de autoevaluación de control definidos (Guías)
75 100
88
100
50 50 50
Herramientas de autoevaluación de gestión definidos(Guías)
50
Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación
50
Herramientas de evaluación definidas para la elaboración
75
75
66
61
CALIFICACION PROMEDIO SECRETARIA DE EDUCACION
50