Manual de excel

MANUAL DE EXCEL -

UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO FACULTAD DE CIENCIAS HUMAS Y DE LA EDUCACIÓN CARRERA DE DOCENCIA EN INFORMÁTICA

GESTIÓN DE CENTROS DE CÓMPUTO

Nombre: Alexandra Machasilla

Semestre: Cuarto “U” Ing.: Wilma Gavilánez 2014-2015

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MANUAL DE EXCEL -

MANUAL DE EXCEL

ÍNDICE INTRODUCCION ...................................................................................................................... 3 ¿QUE ES EXCEL? ...................................................................................................................... 3 VALIDACIÓN DE DATOS ........................................................................................................ 5 FORMULAS CONDICIONANLES SIMPLES Y DOBLES....................................................... 7 FORMATO CONDICIONAL Y GRÁFICOS ESTADÍSTICOS ...............................................14 FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y ORGANIZACIÓN DE INFORMACIÓN EN UNA BASE DE DATOS ...............................................................................................................................16 TABLAS DINÁMICAS ............................................................................................................23 BUSCARV ................................................................................................................................26 DISEÑO DE MARCOS ............................................................................................................29 CONCLUSIÓN .........................................................................................................................31 BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................................32

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INTRODUCCION

¿QUE ES EXCEL? Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo.

Excel La primera incursión de Microsoft en el mundo de las hojas de cálculo (que permiten manipular datos numéricos en tablas formadas por la unión de filas y columnas) tuvo lugar en 1982, con la presentación de Multiplan.

Tres años más tarde llegaría la primera versión de Excel.

Ante la demanda de una compañía que ya comercializaba un programa con el nombre de Excel, Microsoft fue obligada a presentar su producto como Microsoft Excel en todos sus comunicados oficiales y documentos jurídicos.

Microsoft presentó en 1989 su primera versión de Office, una suite ofimática (conjunto de programas que son útiles en las tareas de oficina)

que incluía Excel, Word (un procesador de textos) y PowerPoint (una aplicación para la creación de presentación multimedia).

Microsoft Excel presentó, a lo largo de su historia, diversos problemas con las operaciones realizadas en la hoja de cálculo. Uno de los más importantes ha sido la imposibilidad de trabajar con fechas anteriores al año 1900, al menos utilizando el formato de fecha propio de la aplicación; una forma de atravesar dicho obstáculo consiste en crear campos personalizados, con formatos numéricos, combinados con fórmulas inteligentes que los traten como datos cronológicos.

Cabe destacar que Excel es un programa comercial: hay que pagar una licencia para poder instalarlo.

Existen otras opciones, de código abierto (“open source“, en inglés), que pueden instalarse o ejecutarse sin cargo y que también permiten administrar hojas de cálculo, tales como OpenOffice.org Calc y Google Docs. La mayoría de estos productos son compatibles con los documentos creados en Excel, pero no ocurre lo

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MANUAL DE EXCEL - 4 mismo en la dirección opuesta (Excel no es capaz de leer archivos creados con estos programas).

Excel Uno de los puntos fuertes de Excel es que da a sus usuarios la posibilidad de personalizar sus hojas de cálculo mediante la programación de funciones propias, que realicen tarea s espec íficas, ajust adas a las neces idade s de cada uno, y que no haya n sido incluidas en el paquete original.

A grandes rasgos, las opciones son dos: crear fórmulas en la misma celda de la planilla en cuestión, o bien utilizar el módulo de desarrollo en Visual Basic.

En el primer caso, las posibilidades son muy limitadas, aunque esto no quiere decir que no sean suficientes para la mayoría de los usuarios. El problema principal reside en la incomodidad que conlleva escribir el código en una celda, sin la posibilidad de utilizar saltos de línea, tabulación o comentarios, entre otros tantos elementos propios de un editor convencional. Desarrollar funciones

en el pseudo lenguaje de Excel resulta antinatural, incómodo y poco intuitivo para un programador, sin mencionar que diversas limitaciones estructurales hacen que no todo sea posible.

Para los desarrolladores que buscan objetivos muy específicos, o de una com pleji dad may or al cálc ulo de un pro med io o de una com para ción entre varios datos, la solución reside en el uso de Visual Basic. Se trata de un lenguaje con un grado de abstracción relativamente alto (que se aleja considerablemente del lenguaje de máquina, de la forma en la que trabaja el procesador) y que, al igual que el utilizado en Excel, funciona por eventos (esto quiere decir que el usuario debe realizar alguna acción para que se dispare la ejecución del programa).

Dicho esto, la combinación de Excel y Visual Basic también tiene sus limitaciones, y de ninguna manera puede superar el nivel de personalización y precisión posible a

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MANUAL DE EXCEL - 5 través de la creación de un programa desde cero; pero resulta muy eficaz y cómodo para una pequeña compañía,

que no desee invertir el dinero y el tiempo necesarios para el desarrollo de sus propias aplicaciones.

VALIDACIÓN DE DATOS La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.

EJEMPLO DE VALIDACIÓN DE DATOS

En un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:

Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la celda, como un número de dos o de cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje de error específico.

En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para calcular el valor máximo permitido en una celda según un valor que se encuentra en otra parte

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MANUAL DE EXCEL - 6 del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000 dólares en la celda E7, lo cual supera el límite máximo especificado para comisiones y bonificaciones.

Si se aumentara o redujera el presupuesto de nómina, el máximo permitido en E7 también aumentaría o se reduciría automáticamente.

Las opciones de validación de datos se encuentran en el grupo Herramientas de datos.

La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.

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FORMULAS CONDICIONANLES SIMPLES Y DOBLES

A veces se necesita obtener ciertos resultados dentro de una lista de datos

Para mantener el orden de nuestra base de datos y visualizar lo que nos interesa y sea relevante

CONDICIONALES

De esta manera podemos hacer que solo se visualice lo que el usuario necesita

Para logar esto Excel cuanta con funciones condicionales, las cuales pertenecen a la categoria de logica

 Función SI: es una función lógica. Comprueba si una cierta condición es verdadera o falsa Por ejemplo, si un estudiante ha obtenido más de 75 puntos en un examen, imprime “Aprobado”, si no, imprime “Suspendido”.

Sintaxis La función Si tiene la siguiente sintaxis:

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Dónde: PRUEBA_LÓGICA = la condición puesta a prueba, por ejemplo: ¿Tu nombre es John? ¿Obtuviste más de 75 puntos?

VALOR_SI_VERDADERO = texto, valor numérico o fórmula si la condición es verdadera

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MANUAL DE EXCEL - 8 VALOR_SI_FALSO = texto, valor numérico o fórmula si la condición es falsa Para poner a prueba si una condición es verdadera o no, puedes usar operadores lógicos. Excel es compatible con los siguientes operadores lógicos: < Inferior a > Superior a <= Inferior o igual a >= Superior o igual a = Igual <> No igual a Vamos a entender esto usando un ejemplo.

Supón que tienes los resultados de un examen en el que una puntuación por encima de 75 es clasificada como “aprobado” e inferior a 75 clasificado como “Reprobado”. Puedes hacer esto fácilmente usando la función SI de Excel: =SI(A1<75; “Aprobado”; “Reprobado”)

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MANUAL DE EXCEL - 9 FUNCIÓN SI Y FÓRMULAS Usar la función SI para hacer simples clasificaciones está bien, pero para utilizar realmente el poder de la Función SI, tenemos que usarla con una fórmula.

Consideremos un ejemplo.

Digamos que tu presupuesto para un año es de $6000 e introduces tus gastos por meses. Deseas saber si has excedido tu presupuesto en un año dado. Para hacer esto, puedes usar la función SUMA dentro de la función SI. Aquí está la fórmula:

=SI(SUMA(A2:L2)>6000; “Presupuesto Excedido”; “Presupuesto OK”) Esta fórmula básicamente añade los gastos de todos los meses dados y comprueba si cumplen las condiciones proporcionadas (es decir, suma>6000). Si la condición es cierta, dirá “Presupuesto Excedido”. Si no, dirá “Presupuesto OK”.

Vamos un último ejemplo: Digamos que eres el propietario de una tienda y si un cliente ha adquirido más de $1000, obtiene un 5% de descuento.

Aquí está la fórmula para hacer esto: =SI(A1>1000; A1-A1*5%; A1)

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MANUAL DE EXCEL - 10 Esta función es un poco distinta. Aquí, en vez de imprimir un mensaje, estamos aplicando una fórmula matemática a la celda. En primer lugar, estamos poniendo a prueba la condición si el valor es superior a 1000. Si lo es (es decir, la condición es verdadera) sustraemos el 5% de ese valor. Si esa condición no es verdadera, es decir, no hay descuento para el usuario, simplemente imprimiremos el valor original.

FUNCIONES SI ANIDADAS Hasta ahora hemos utilizado la función SI para poner a prueba una única condición. ¿Pero qué pasa si necesitamos dos o más condiciones? Entonces usaremos las funciones SI anidadas. Esto significa que usaremos una (o más) funciones SI dentro de otra función SI. Podemos usar hasta 64 funciones SI anidadas. ¿Suena complicado? Bueno, lo es, pero una vez entiendas cómo funciona y veas unos ejemplos, serás capaz de manejar múltiples funciones SI con relativa facilidad.

Aquí está la sintaxis de las funciones SI anidadas: SI(condición1; valor_si_verdadero1, valor_si_falso2))

SI(condición2;

valor_si_verdadero2;

En palabras, funciona de la siguiente forma: Básicamente, si la condición es NO VERDADERA, añadiremos más funciones SI. Digamos que quieres comprobar si un valor es igual, superior o inferior a otro valor. Si el valor en la celda A1 es inferior a B1, entonces introduce “A < B”. Si el valor en la celda A1 es igual a B1, entonces introduce “A = B”. Finalmente, si el valor en la celda A1 es superior a B1, entonces introduce “A > B”.

Aquí está la fórmula.

“SI(A1<B1; “A < B”; SI(A1=B1; “A = B”, “A > B”))

Primero, comprobamos si A2 es inferior a B2. SI eso es cierto, introducimos “A < B”. Si esa condición no es verdadera, usa otra función SI. Aquí estamos

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MANUAL DE EXCEL - 11 comprobando si A2 es igual a B2. Si eso es cierto, introduce “A = B”. Si esa condición no es verdadera, entonces introduce “A > B”.

Otro buen ejemplo del uso de funciones SI anidadas es asignar notas a estudiantes.

A -> 90 o superior B -> entre 80 y 90 C -> entre 70 y 79 D -> entre 60 y 69 F -> por debajo de 60 Aquí está la fórmula: =SI(B2>=90, “A”; SI(B2 = 80; “B”; SI(B2>=70; “C”; SI(B2 >=60; “D”; “F”))))

Limpio, ¿verdad? Las Funciones SI Anidadas son especialmente útiles al trabajar con muchos datos. Con algo de programación en VBA, incluso puedes automatizar procesos enteros y hacer tu trabajo más deprisa.  SUMAR.SI Entes caso la sintaxis es: SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) Escribe en una hoja de cálculo Excel en blanco los siguientes datos: En la columna A tienes los nombres de una serie de personas: Rosa, Juan, Rosa, Paco, Juan y Rosa.

En la columna B las cantidades que por ejemplo han aportado a las fiestas del colegio: 5, 4, 6, 3, 5, 1.

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MANUAL DE EXCEL - 12 A

B

Rosa

5

Juan

4

Rosa

6

Paco

3

Juan

5

Rosa

1

Varias personas han realizado aportaciones más de una vez, para saber cuánto ha aportado Rosa, tienes que usar la siguiente fórmula: =SUMAR.SI(A1:A6;A1;B1:B6) En total Rosa ha aportado 12 dólares. ¿Puedes calcular con la función SUMAR.SI cuanto ha aportado Juan?

Solución: 9 dólares

 SUMAR SI CONJUNTO En este caso vas a suponer que tienes una hoja de cálculo Excel en donde en la columna A esta la lista de los vendedores de una tienda de electrodomésticos, en la columna B la lista de productos vendidos y en la columna C el importe de cada venta.

Y quieres conocer el importe acumulado vendido de un determinado artículo de un vendedor en particular.

En concreto quieres saber el importe que ha vendido Rosa en Secadores.

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MANUAL DE EXCEL - 13 A

B

Rosa

Secador

50

Juan

Plancha

40

Rosa

Secador

50

Paco

Cafetera

30

Juan

Exprimidor

10

Rosa

Plancha

C

40

Pues bien para conocer el importe en d贸lares de secadores que ha vendido Rosa empleas la funci贸n SUMAR.SI.CONJUNTO de la siguiente manera: =SUMAR.SI.CONJUNTO(C2:C7;A2:A7;A2;B2:B7;B2)

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FORMATO CONDICIONAL Y GRÁFICOS ESTADÍSTICOS Excel no tiene un método incorporado para aplicar formato condicional en gráficos. En el pasado mostramos técnicas que nos permiten aplicar formatos dinámicos en gráficos. Pero formato condicional va más allá de eso.

Supongamos este gráfico, donde los puntos de la serie (cantidad de cuentas según saldo) están ordenados según la categoría (monto del saldo)

Ahora supongamos que queremos aplicar algo similar al formato condicional de manera que el color de las columnas donde las columnas tengan una gama de colores que vayan del del rojo para el primer punto (los saldos más negativos) al verde (los saldos más positivos). Es decir, esto:

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MANUAL DE EXCEL - 15

Una posibilidad es hacerlo manualmente. El método manual tiene dos inconvenientes:  

Es tedioso y cansador si se trata de muchos puntos La elección de los colores de la gama es dificultosa

Como con toda tarea cansadora, aburrida y dificultosa, la solución es desarrollar una macro.

Mi solución se basa en la función RGB del Vba. Algunas palabras sobre el tema. RGB significa (en inglés) Rojo (Red), Verde (Green) y Azul (Blue). La combinación de estos colores primarios de la luz permite generar una amplia gama de colores. Cada gama de estos colores está representado por un número que va de 0 (ausencia del color) a 255. La función RGB tiene tres argumentos, uno para cada color primario. Esta tabla muestra algunos ejemplos:

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FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y ORGANIZACIÓN DE INFORMACIÓN EN UNA BASE DE DATOS

Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas. También puede ordenar por una lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeño) o por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos. La mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones de columnas, pero también es posible ordenar por filas.

Los criterios de ordenación se guardan en el libro para que pueda volver a aplicarlos cada vez que lo abra para una tabla de Excel, pero no para un rango de celdas. Si desea guardar los criterios de ordenación para poder volver a aplicar periódicamente una ordenación al abrir un libro, entonces lo mejor es utilizar una tabla. Esto es especialmente importante para ordenaciones de varias columna o para las que se tarda mucho tiempo en crear.

ORDENAR TEXTO 1. Seleccione una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:  Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z.  Para ordenar en orden alfanumérico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A. 4. También puede ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas.

Cómo ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas Problema: comprobar si todos los datos están almacenados como texto Si la columna que desea ordenar contiene números almacenados como números y

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MANUAL DE EXCEL - 17 números almacenados como texto, será necesario que les aplique formato de texto.

Si no lo hace, los números almacenados como números se ordenarán antes que los números almacenados como texto. Para aplicar formato de texto a todos los datos seleccionados, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el botón Formato de fuente de celda, haga clic en la ficha Número y, en Categoría, haga clic en Texto.

Problema: quitar los espacios a la izquierda En algunos casos, los datos que se hayan importado de otra aplicación pueden tener insertados espacios a la izquierda delante de los mismos. Antes de ordenar los datos, quite estos espacios.

ORDENAR NÚMEROS 1. Seleccione una columna de datos numéricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos numéricos.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:  Para ordenar de números más bajos a números más altos, haga clic en Ordenar de menor a mayor.  Para ordenar de números más altos a números más bajos, haga clic en Ordenar de mayor a menor.

Problema: comprobar que todos los números están almacenados como números Si los resultados no le ofrecen lo que esperaba, es posible que la columna contenga números almacenados como texto y no como números. Por ejemplo, los números negativos importados de algunos sistemas de contabilidad o los números con un apóstrofo inicial (') se almacenan como texto. Para obtener más información.

ORDENAR FECHAS U HORAS 1. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene fechas u horas.

2. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o en una tabla.

3. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:  Para ordenar de una hora o fecha anterior a una posterior, haga clic en Ordenar de más antiguos a más recientes.  Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en Ordenar de más recientes a más antiguos.

Problema: comprobar que las fechas y las horas están almacenadas como fechas y horas Si los resultados obtenidos no son los que esperaba, es posible

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MANUAL DE EXCEL - 18 que la columna contengan fechas u horas almacenadas como texto y no como fechas u horas. Para que Excel las ordene correctamente, todas las fechas y las horas de una columna deben estar almacenadas como números de serie de fecha u hora. Si Excel no puede reconocer un valor como fecha u hora, significa que la fecha o la hora está almacenada como texto. Para obtener más información.

Nota Si desea ordenar por días de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el día de la semana. Si desea ordenar por el día de la semana independientemente de la fecha que sea, conviértalos en texto utilizando la función TEXTO. Sin embargo, la función TEXTO devuelve un valor de texto y, por tanto, la operación de ordenación estará basada en datos alfanuméricos.

ORDENAR POR COLOR DE CELDA, COLOR DE FUENTE O ICONO Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una columna de tabla, por color de celda o color de fuente, también puede ordenar por estos colores. Además, puede ordenar por un conjunto de iconos creado mediante un formato condicional.

1. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla.

2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Personalizar ordenación.

Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar.

3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la columna que desea ordenar.

4. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes:  Para ordenar por color de celda, seleccione Color de celda.  Para ordenar por color de fuente, seleccione Color de fuente.  Para ordenar por un conjunto de iconos, seleccione Icono de celda.

5. En Criterio de ordenación, haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación, dependiendo del tipo de formato, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda.

6. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes:  Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte superior o a la izquierda, seleccione En la parte superior para una

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

ordenación de columnas y A la izquierda para una ordenación de filas.

Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte inferior o a la derecha, seleccione En la parte inferior para una ordenación de columnas y A la derecha para una ordenación de filas.

Nota No hay ningún color de celda, color de fuente ni criterio de ordenación de iconos predeterminados. Debe definir el orden que desea para cada operación de ordenación.

7. Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono por el que desea ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos del tres al cinco.

Asegúrese de que selecciona la misma columna en el cuadro Luego por y de que realiza la misma selección en Ordenar.

Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales que desea incluir en la ordenación.

ORDENAR POR UNA LISTA PERSONALIZADA Puede utilizar una lista personalizada para ordenar en un orden definido por el usuario. Excel ofrece listas personalizadas integradas de días de la semana y de meses del año, y puede además crear sus propias listas.

1. También puede crear una lista personalizada.

Cómo crear una lista personalizada 1. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla.

2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Personalizar ordenación.

Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar.

19

MANUAL DE EXCEL - 20 3. En Columna, en el cuadro Ordenar por o en Luego por, seleccione la columna que desea ordenar mediante una lista personalizada.

4. En Ordenar, seleccione Lista personalizada.

5. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, seleccione la lista que desee. En el ejemplo anterior, haría clic en Alto, Medio, Bajo.

6. Haga clic en Aceptar.

ORDENAR FILAS 1. Seleccione una fila de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla.

2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Personalizar ordenación.

Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar.

3. Haga clic en Opciones.

4. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, en Orientación, haga clic en Ordenar de izquierda a derecha y, a continuación, en Aceptar.

5. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la fila que desea ordenar.

6. Siga uno de los procedimientos siguientes: Por valor 1. En Ordenar según, seleccione Valores.

2. En Criterio de ordenación, siga uno de los procedimientos siguientes:  Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.  Para los valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.  Para los valores de fecha y hora, seleccione De más antiguos a más recientes o De más recientes a más antiguos.

Por color de celda, color de fuente o icono de celda 1. En Ordenar según, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

20

MANUAL DE EXCEL - 21 2. Haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda.

3. En Ordenar, seleccione A la izquierda o A la derecha.

Nota Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de cálculo, Excel ordenará los grupos de nivel más alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de detalle permanezcan juntas, aunque estén ocultas.

ORDENAR POR MÁS DE UNA COLUMNA O FILA Puede ordenar por más de una columna o fila cuando tiene datos que desea agrupar por el mismo valor en una columna o fila y ordenar después otra columna o fila dentro de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y empleado, puede ordenar primero por Departamento (para agrupar a todos los empleados del mismo departamento) y, después, ordenar por nombre (para escribir los nombres en orden alfabético dentro de cada departamento). Puede ordenar hasta un máximo de 64 columnas.

Nota Para obtener resultados óptimos, el rango de celdas que se ordene debe tener encabezados de columna.

1. Seleccione un rango de celdas con dos o más columnas de datos, o asegúrese de que la celda activa se encuentra en una tabla con dos o más columnas.

2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Personalizar ordenación.

Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar.

3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la primera columna que desea ordenar.

4. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes:  Para ordenar por texto, número o fecha y hora, seleccione Valores.  Para ordenar por formato, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

5. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes:  Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.

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MANUAL DE EXCEL - 22 Para los valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.  Para los valores de fecha y hora, seleccione De más antiguos a más recientes o De más recientes a más antiguos.  Para ordenar según una lista personalizada, seleccione Lista personalizada.

6. Para agregar otra columna por la que ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos del tres al cinco.

7. Para copiar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic en Copiar nivel.

8. Para eliminar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic en Eliminar nivel. 

Nota Debe conservar al menos una entrada en la lista.

9. Para cambiar el orden en el que se ordenan las columnas, seleccione una entrada y, a continuación, haga clic en la flecha Arriba o Abajo para cambiar el orden.

Las entradas más altas de la lista se ordenan antes que las más bajas.

ORDENAR UNA COLUMNA EN UN RANGO DE CELDAS SIN AFECTAR A LAS DEMÁS Advertencia Tenga cuidado cuando utilice esta característica. Ordenar por una columna en un rango puede producir resultados que no desea, por ejemplo trasladar celdas de dicha columna lejos de las otras celdas de la misma fila.

Nota El siguiente procedimiento no se puede realizar en una tabla.

1. Seleccione una columna en rango de celdas que contenga dos o varias columnas.

2. Para seleccionar la columna que desea ordenar, haga clic en el encabezado de columna.

3. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, haga clic en uno de los comandos de ordenación que haya disponibles.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Advertencia antes de ordenar.

5. Seleccione Continuar con la selección actual.

6. Haga clic en Ordenar.

7. Seleccione las demás opciones de ordenación que desea en el cuadro de diálogo Ordenar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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TABLAS DINÁMICAS Partiendo de una hoja de cálculo que contiene las estadísticas de ventas para una empresa ficticia, supongamos que queremos responder a la pregunta: ¿Cuánto es el total de ventas por cada vendedor? Esto puede llevar mucho tiempo porque cada uno de ellos aparece en varias filas al igual que su venta mensual. Aunque podríamos utilizar la función Subtotal todavía tendríamos un montón de datos por analizar.

Por suerte, una tabla dinámica puede hacer todas las operaciones matemáticas al instante y resumir los datos de una manera que no sólo es fácil de leer sino también, de manipular.

Para crear una tabla dinámica que responda a la pregunta, sigue estos pasos: Paso 1: Selecciona la tabla o celdas (incluyendo los encabezados de columna) que contienen los datos que vas a utilizar.

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Paso 2: En la ficha Insertar, haz clic en el comando Tabla dinámica.

Paso 3: Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Asegúrate de que la configuración sea correcta y haz clic en Aceptar.

Paso 4: Una tabla dinámica en blanco aparecerá al lado izquierdo y la lista de campos, al derecho.

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Las tablas dinรกmicas combinan la posibilidad de crear automรกticamente totales y subtotales, y agrupar la informaciรณn o filtrarla.

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BUSCARV La función BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver con la función BUSCARV es la búsqueda dentro de un directorio telefónico.

Si queremos tener éxito para encontrar el teléfono de una persona dentro del directorio telefónico de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona. Posteriormente habrá que buscar el nombre dentro del directorio telefónico para entonces obtener el número correcto.

Crear una tabla de búsqueda Para poder utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la información organizada de manera vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la “V” en su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos.

Por ejemplo, nuestro directorio telefónico debería estar organizado de la siguiente manera:

Otra condición que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de manera única a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servirá como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual.

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MANUAL DE EXCEL - 27 Algo que debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que si existen otras tablas de datos en la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna en blanco a la derecha de la tabla donde se realizará la búsqueda. Una vez que la tabla de búsqueda está lista podemos utilizar la función BUSCARV. Sintaxis de la función BUSCARV

La función BUSCARV tiene 4 argumentos:



 



Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. Excel no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.

Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de búsqueda que contiene todos los datos donde se tratará de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.

Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la función BUSCARV encuentre una coincidencia del Valor_buscado nos devolverá como resultado la columna que indiquemos en este argumento. El Indicador_columnas es el número de columna que deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna número 1.

Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lógico, es decir, puede ser falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la función BUSCARV realizará una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos una búsqueda aproximada se recomienda que la primera columna de la tabla de búsqueda esté ordenada de manera ascendente para obtener los mejores resultados.

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MANUAL DE EXCEL - 28 Ejemplo de la función BUSCARV Para probar la función BUSCARV con nuestra tabla de búsqueda ejemplo que contiene información de números telefónicos seguimos los siguientes pasos: 1. En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar.

2. En la celda E2 comienzo a introducir la función BUSCARV de la siguiente manera: =BUSCARV( 3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para concluir con el primer argumento de la función: =BUSCARV(E1, 4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los títulos de columna. Para el ejemplo será el rango de datos A2:B11. Una vez especificada la matriz de búsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento: =BUSCARV(E1,A2:B11, 5. Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función BUSCARV me devuelva el número de teléfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la numeración de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Teléfono es la columna número 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma (,): =BUSCARV(E1,A2:B11,2, 6. Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo hacer una búsqueda exacta del nombre. =BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO) Observa el resultado de la función recién descrita:

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MANUAL DE EXCEL - 29 Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar su valor para buscar el teléfono de otra persona y la función BUSCARV actualizará el resultado automáticamente.

DISEÑO DE MARCOS

Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas encontrado ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces repetidas veces se podrían automatizar con una macro.

Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.

Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre das el mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que lo haga automáticamente por ti. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y otra vez.

Un lenguaje de programación Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad del programa.

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Pero no te preocupes si no eres un programador de computadoras, Excel provee de una herramienta especial que permite crear una macro sin necesidad de conocer los detalles del lenguaje de programación.

Aunque si aceptas el desafío y te introduces en el mundo de la programación VBA pronto te convertirás en un Ninja de Excel. Verás que crear una macro en Excel no es tan complicado y será una manera fácil y rápida de eliminar esas tareas repetitivas que todos los días te quitan minutos preciados de tu tiempo.

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CONCLUSIÓN La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación integrada en el entorno Windows cuya finalidad es la realización de cálculos sobre datos introducidos en la misma, así como la representación de estos valores de forma gráfica. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos.

Además se puede realizar divisiones, porcentajes, alguna función estadística como la Media, Contar. Se conoce la utilidad Autosuma. En relación a los datos se realizan filtros sencillos con el Autofiltro. Se realiza algún gráfico fácil. Se usan cambios de formatos rápidos como colores y letra.

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