EDITORIAL: REVISTA CONTABLE REVISTA ELABORADA POR Alexandros Zugouris C.I: 24.607.454 Contabilidad I
Noticias Hoja de Trabajo Libros de la Contabilidad Balance de la comprobaci贸n Ajustes
En la actualidad hoy en día La contabilidad ha tomado en la actualidad una faceta, la tarea informativa ya no es el único objetivo que la enmarca, la nueva realidad económica ha hecho que la profesión contable tome gran importancia dentro del marco empresarial actual. En el estudio de la contabilidad han surgido nuevas expectativas y nuevos cuestionamientos sobre la orientación que se le pueda estar dando a esta profesión a causa de los rápidos cambios económicos, tecnológicos y sociales de la actualidad. La práctica contable: "Todo principio generalmente aceptado, nace de la práctica", esta es la base y el punto de partida del cual la práctica contable toma sus fundamentos, ya que siendo esta una actividad utilitaria que proporciona soluciones inmediatas a los problemas que se presentan sin la menor base teórica, dando como resultado un conjunto de formulaciones carentes de estructura, se puede así establecer que la práctica contable se sostiene de experiencias unas que satisfacen las necesidades económicas y que son dadas a conocer y entran a un proceso de aceptación de las personas que manejan la técnica contable, al ser evaluadas son recogidas o rechazadas, perpetuándose si por el consenso común de las personas se legalizan por procesos formales o por el contrario si son insolventes e inaplicables se desechan y empieza un nuevo proceso de selección. Como consecuencia del cambio organizacional e institucional que esta presentando la sociedad en general, la práctica contable debe asumirse como un enfoque de investigación continua en el cual al aplicarla su valor crezca de acuerdo a la implementación y consecuencia que tenga con la teoría contable, esto es, que sea demostrable en cualquier lugar y en cualquier situación, teniendo en cuenta que la práctica de un modelo contable no asegura el éxito rotundo de este.
Hoja de trabajo La hoja de trabajo es una herramienta contable considerada como un borrador de trabajo para el contador, que permite al usuario poder observar el ajuste de los saldos, de las cuentas en las cuales se haya obtenido algún error, a la vez permite analizar los movimientos en los cargos y abonos. Estructura La hoja de trabajo consta de la siguiente estructura: •
Encabezamiento: formado por el nombre o razón social de la organización, el nombre del documento y la fecha del período en el cual se realiza.
A su vez consta de dichas columnas: •
Número de orden de las cuentas.
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Nombre de las cuentas con su código.
Imagen correspondiente a una hoja de trabajo, formato adecuado y elaboración completa •
Balanza de comprobación con los movimientos y saldos ya sean deudores o acreedores en ambas partes.
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Las correcciones correspondientes en la columna ajustes en cargos y abonos
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Se obtienen los saldos ajustados
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Estado de pérdidas y ganancias
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Balance general
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TIC
Clasificación Hoja de trabajo -ajustes - la hoja de trabajo, llamada por algunos autores papel de trabajo, es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la información, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y pérdidas, los asientos de cierre y el balance general. Hoja de trabajo -ajustes por inflación - a esta sección se trasladan los débitos y los créditos de las cuentas que fueron ajustadas por inflación, de acuerdo con las normas vigentes Hoja de trabajo -balance ajustado - para diligenciar esta sección se procede en igual forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor y balances, así: º las cuentas que no tuvieron movimiento en la sección del balance de comprobación o en la sección de ajustes, se trasladan directamente a la sección de balance ajustado, a su respectiva columna según sea débito o crédito º las cuentas que tuvieron movimiento en la sección de balance de comprobación y en la sección de ajustes, se suman y se pasa un solo valor con saldo débito o crédito al balance ajustado. Para ello debe tenerse en cuenta que movimientos iguales se suman (debe + debe, haber + haber) y movimientos contrarios se restan y conservan el saldo del mayor movimiento (debe - haber, debe + debe - haber, haber -debe, haber + haber debe). Los totales de las columnas debe y haber deben presentar sumas iguales. Hoja de trabajo -balance ajustado por inflación - en esta columna se registran los saldos correspondientes a las cuentas del balance ajustado y
ajustes por inflación, sumadas de igual forma que la sección del balance ajustado. Hoja de trabajo -balance general - a esta sección se trasladan los valores de las cuentas reales que aparecen en el balance ajustado. Así en el debe se registran las cuentas de activo, teniendo presente incluir el inventario final de mercancías y no registrar el inventario inicial; además, la pérdida del ejercicio cuando se presente; en la columna haber se registran los saldos ajustados de las cuentas que representan disminución del activo (depreciación y provisión), pasivo y patrimonio, incluyendo la utilidad del ejercicio que figura en la sección ganancias y pérdidas. Al igual que las secciones anteriores, ésta debe dar sumas iguales. Hoja de trabajo -columna cuentas y codificación - se registra ordenadamente los nombres y el código de las cuentas principales, tomando como referencia el orden establecido en el catálogo de cuentas y con los datos del libro mayor. Hoja de trabajo -ganancias y pérdidas - a la sección de ganancias y pérdidas se trasladan los valores de las cuentas nominales; esto es, al debe las cuentas con saldo débito, o sea, las cuentas de costo y gastos; al haber las cuentas con saldo crédito, o sea, las cuentas de ingresos o rentas. En el sistema de inventario permanente, el valor de la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa que aparece en el balance de comprobación es el inventario final de mercancías por lo cual pasa directamente al balance general como cuenta de activo, y no hace falta determinar su valor real por medio de inventarios inicial ni final en la columna ganancias y pérdidas, como en el caso del sistema de inventario periódico. Otra diferencia que se presenta en la sección ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo, entre los dos sistemas de inventarios, es la cuenta de costo de ventas que se utiliza en el inventario permanente; por ser cuenta nominal, del balance ajustado, se traslada su saldo a la sección ganancias y pérdidas. Al finalizar el traslado de las cuentas a la sección ganancias y pérdidas, por cualquiera de los dos sistemas, se suman los débitos y los créditos. Si el total haber (ingresos) es mayor que el total debe (gastos), se ha obtenido una ganancia; de lo contrario se ha incurrido en una pérdida la diferencia se escribe debajo de la cantidad menor para balancear las columnas y presentar sumas iguales. Preparación
Como sabemos la hoja de trabajo un estado auxiliar muy importante debe de seguir ciertos pasos en su preparación no se cometa errores al realizar el pase de estos datos a los principales estados financieros como lo son el balance general, el estado de resultados, el estado de flujo de efectivo y el estado de evolución del patrimonio. Al referirnos a la metodología para preparar y emitir una hoja de trabajo queremos establecer la secuencia de pasos a seguir y estos son: •
1. Preparar en un papel de trabajo el diseño y conformación de la hoja de trabajo.2. En la parte superior y central del diseño, incorporar el encabezamiento de dicho estado incluyendo lo siguiente:
* Razón social (nombre de la empresa) * Titulo del estado (hoja de trabajo) * Fecha de preparación. * Moneda de cuenta 3. En la columna No 1, registrar el número de página de la cuenta, reflejada en libros mayores. 4. En la columna No 2, registrar el código que tienen las cuentas que hayan arrojado saldo en balance de comprobación. 5. En la columna No 3, registrar títulos de las cuentas que hayan arrojado saldos en el balance de comprobación. 6. En la columna No 4, transcribir los saldos deudores de las cuentas que posean tal información en el balance de comprobación. 7. En la columna No 5, transcribir los saldos acreedores de las cuentas que posean tal información en el balance de comprobación. 8. Determinar sumas en las columnas 4 y 5, mismas que deberán igualar con los saldos del balance de comprobación. 9. Clasificar los saldos de las cuentas que figuren, de acuerdo a la nomenclatura y plan de cuentas establecidos en la empresa. 10. Determinar sumas en las columnas de gastos (6) e ingresos (7), con la finalidad de determinar el resultado obtenido. Si los ingresos son mayores a
los gastos existirá una Utilidad económica. Si los gastos son mayores que los ingresos existirá una pérdida económica. 11. Cuantificando el resultado tenemos: * En caso de utilidad se incorpora en la columna de gastos, para de esa manera igualar a los ingresos y seguidamente trasladar a la columna (9) pasivo y patrimonio.* En caso de pérdida, dicho resultado, se deberá cerrar entre paréntesis y también transferido a la columna (9) y en vez de sumar se restara, puesto que los resultados (utilidad o perdida) necesariamente inciden en el patrimonio y tienen que exponerse formando parte de este. 12. A continuación se obtendrán las sumas de las columnas (8 y 9) debiendo igualar automáticamente. 13. Una vez concluida la preparación, en la parte inferior izquierda firmara el auditor y en la parte inferior derecha el representante de la empresa con sus respectivos sellos.
Objetivo La hoja de trabajo se elabora con la finalidad de verificar la exactitud de los registros contables, hacer las correcciones necesarias en el momento más oportuno, llevar a cabo los ajustes correspondientes y ordenar la información para presentar los estados financieros, los cuales son importantes por la información que en ellos se maneja y que logran revelar el comportamiento de una organización. Balance de comprobación Es un documento contable en el cual se enumeran las cuentas de mayor general que se elaboran al cierre del período mensual o anual, que contiene los movimientos y saldos deudor y acreedor de las operaciones económicas que afectan o modifican la información financiera de la entidad. Balanza de comprobación, en ella se observan las sumas correctas de los saldos deudor y acreedor.
El objetivo de la balanza de comprobación tiene como finalidad comprobar que el registro que se ha realizado de las operaciones y la afectación contable de las transacciones económicas realizadas por una entidad económica en un cierto tiempo, ha cumplido con la partida doble; y las sumas coinciden con las columnas del cargo y del abono. Tipos de ajuste Por pagos y cobros anticipados El pago por pagos anticipados representa un beneficio futuro, que se obtendrá por el paso del tiempo, por el uso o consumo de los bienes o servicios por los que se haya pagado. Por acumulación de activo y pasivo Producto de las operaciones realizadas, y cumpliendo con el principio de periodo contable, deben de registrarse todos aquellos derechos a cobrar algo (activo), para así reconocer contablemente los derechos de cobro, se deben de registrar en el momento en que se tenga noción del derecho. Por estimación para cuentas de cobro dudoso Son aquellas estimaciones que realiza una empresa de acuerdo a su experiencia y que el pago al que tiene derecho, no es factible ya que puede no recuperarlo. Por depreciaciones y amortizaciones Este ajuste corresponde a la recuperación del costo de un activo fijo tangible que, a través del tiempo y del uso, reduce subida y su valor comercial. Esta recuperación se logra cargando a la cuenta correspondiente de activo fijo y abonando a la cuenta complementaria de activo, depreciación acumulada. Para la amortización es similar sólo que en este caso se aplican a cargos diferidos en vez de activos intangibles, se abona a la cuenta complementaria de activo, amortización acumulada. En la depreciación y amortización no se recupera el dinero invertido por dichos activos, solo se reconoce el costo de los mismos con su precio. Balanza de saldos ajustados
Se elabora mediante el cierre de saldos deudor y acreedor, de las cuentas de la balanza de comprobación con los ajustes obtenidos durante un período ya sea anual, mensual y cuyo objetivo es demostrar el saldo real de las cuentas. Pérdidas y ganancias Estas cuentas ya no son llamadas pérdidas y ganancias en el 2012 salió la ley de llamarlos ingresos y gastos llamando a ingresos a ganancias y gastos a las pérdidas claro que aún no lo han utilizado muchos contadores aún. Esta cuenta es conocida como la liquidadora, ya que demuestra y registra aumentos y disminuciones en las cuentas de ingresos, gastos, costos y productos financieros, que salda al final de un Estado de pérdidas y ganancias, en el cual se puede observar la utilidad de una entidad económica, comparando sus ventas obtenidas en un cierto periodo menos sus costos, gastos, productos que hayan ocasionado. Período para demostrar la utilidad o pérdida del ejercicio del cual se esté trabajando, se carga a todas las cuentas de gastos, costos e ingresos y se abona a la de ventas y productos financieros si el resultado es deudor significa pérdida y si es acreedor es utilidad.
Importancia La hoja de trabajo una vez terminada se usa en la preparación de los informes financieros al cierre del período fiscal. Los datos en las columnas Estado de Situación de la hoja de trabajo se usan para preparar un estado de situación nuevo. Este nuevo estado de situación muestra el activo, el pasivo y el capital existente al cierre del período fiscal para el cual se preparó este informe. Los datos en las columnas Estados de Ingreso de la hoja de trabajo se usan para preparar un informe financiero que muestra los ingresos devengados y los gastos en que se incurrió durante el período. Cuando la cantidad de los ingresos es mayor que la de los gastos, la diferencia se llama Ingreso Neto. Cuando la cantidad de gastos es mayor que la de los ingresos, la diferencia se llama Pérdida Neta. El informe que muestra los ingresos, los gastos y la diferencia neta entre los dos recibe el nombre de Estado de Ingresos.
Libros de la contabilidad Los libros de contabilidad obligatorios en Venezuela, están descritos en el Código de Comercio de Venezuela, que en su artículo 32 establece, que todos los comerciantes deben llevar su contabilidad en idioma castellano, la cual comprenderá obligatoriamente, el libro diario, el libro mayor y el libro de Inventarios, y los libros auxiliares que estime conveniente utilizar. Tipos de libros de contabilidad o libros contables: - Libro Diario: es donde se registran por orden de fechas cada una de las operaciones diarias que se van efectuando. Estas anotaciones en el libro diario se llaman asiento. - Libro Mayor: es donde se organizan y clasifican todas las diferentes cuentas de activos, pasivos y patrimonio, es un resumen de todas los movimientos que aparecen en el libro diario. - Libro de Inventario y Balance: consiste en registrar todos los bienes, tanto muebles como inmuebles, activos, créditos y pasivos, vinculados o no a su comercio y también refleja la situación del patrimonio de la empresa. - Libro Auxiliar: es un complemento a los principales libros de contabilidad. - Libro de Compra y Venta: es donde se lleva un registro cronológico de todas las compras y ventas para los contribuyentes al Impuesto al Valor Agregado (IVA). También el Código de Comercio de Venezuela en su artículo 260, hace referencia, que adicionalmente los administradores de la compañía deben llevar: - Libro de Accionistas: donde se debe colocar el nombre y domicilio de todos los accionistas, como la cantidad de acciones que posea. - Libro de Actas de la Asamblea: es donde registraremos todas las asambleas tanto ordinarias como extraordinarias. - Libro de actas de la Junta Directiva: cuando la empresa tiene varios administradores que compongan la Junta Directiva, para que sus decisiones
tengan validez, se necesita la presencia de la mitad de los administradores y se deciden por mayoría de número, esto es si los estatutos no disponen de otra cosa.
Las compañías de responsabilidad limitada, además de los libros indicados para todos los comerciantes, deben llevar según el artículo 328: - Libro de Socios: donde se debe llevar el nombre, domicilio y nacionalidad de los socios, el valor de las cuotas suscritas y las cantidades pagadas, como las cesiones efectuadas, incluso por vía de remate. - Libro de Actas de la Administración: se utiliza cuando la administración de la compañía está a cargo de más de una persona. - Libro de Actas de las Asambleas. Todos los libros deben ser llevados en idioma castellano bajo la responsabilidad de los administradores.
Balance de la comprobación Balance de comprobación es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los debitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen básico de un estado financiero. No obstante, tenemos que resaltar que dentro del ámbito de la contabilidad y gestión financiera de cualquier empresa se hace necesaria la existencia de otra serie de balances, además del citado de comprobación. En
concreto, también se tiene que llevar a cabo la elaboración de los balances de situación, de pérdidas y ganancias o el abreviado. De estos tres nuevos balances, el primero citado es el que tiene como claro objetivo mostrar en todo momento la situación económica por la que está atravesando la empresa en cuestión. El segundo, como su propio nombre indica, es con el que se conoce si aquella tiene bien pérdidas o bien beneficios. Y finalmente, el abreviado, que es el balance que presenta las mencionadas pérdidas y ganancias de una PYME (Pequeña y Mediana Empresa).
El balance de comprobación refleja la contabilidad de una empresa u organización en un determinado periodo. Por eso, este balance actúa como base a la hora de preparar las cuentas anuales. El balance de comprobación también permite confirmar que la contabilidad de la empresa esté bien organizada. Es posible que el balance de sumas y saldos sea correcto y que, sin embargo, incluya una contabilidad defectuosa. Ese sería el caso, por ejemplo, de alguien que ha pagado a un proveedor pero le anotó dicho pago a otro. El balance sería correcto desde los números, pero no en la práctica.
Además de todo lo expuesto no podemos pasar por alto el hecho de que todo balance de comprobación tiene que contar con una estructura clara, concisa y fácilmente comprensible. De esta manera, se establece que siempre aquel tiene que contar con los siguientes apartados en pro de su claridad: cuenta, sumas debe, sumas haber, saldo debe y saldo haber. Asimismo, una vez tenidos en cuenta todos estos elementos que dan estructura al balance que nos ocupa, se debe proceder a su elaboración que se compone de dos pasos básicamente: el realizar todas las sumas para cada cuenta de las anotaciones, tanto las del deber como las del haber, y lograr el correspondiente saldo para los dos mencionados apartados también. Es decir, la elaboración de un balance de comprobación comienza con la realización de las sumas de las anotaciones de cada cuenta, tanto en el debe como en el haber. En el paso siguiente, se obtiene el saldo de cada cuenta (la diferencia entre el debe y el haber). Por último, las sumas y los saldos obtenidos se trasladan al balance. Por lo general, el balance de comprobación es un documento voluntario para el empresario, aunque recomendable para que éste pueda conocer con precisión el estado financiero de su empresa sin necesidad de arrastrar errores hasta la elaboración de las cuentas anuales. Partes del Balance de Comprobación 1. Encabezamiento:
Comprender el nombre de la empresa, la denominación del documento y la fecha.
2. Contenido: Es la relación o lista de cuentas del Mayor Principal con
sus respectivos importes o saldos. Contiene cuentas del Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos.
Métodos de Formación del Balance de Comprobación
Balance de Comprobación por Sumas Se forma con el total de las sumas de las columnas del DEBE y el total de las sumas de las columnas del HABER de cada una de las cuentas que aparecen en el Libro Mayor. Al registrarse los totales en las columnas respectivas del Balance de Comprobación (DEBE y HABER) se totalizarán y, tanto la columna del DEBE como la columna del HABER deberán ser iguales. Este Método presenta el movimiento de cada cuenta en el periodo analizado.
Balance de Comprobación por Saldos
Una vez determinado el saldo de cada una de las cuentas del Libro Mayor estos se registraran en el Balance de Comprobación en las columnas respectivas; es decir, en el DEBE si es un saldo Deudor o en el HABER si es
un saldo Acreedor. Representa el estado a la fecha de la presentación, de dicha cuenta.
Esto es sólo una prueba de exactitud del equilibrio de la ecuación patrimonial. Las sumas iguales en un Balance de Comprobación no son una garantía de que las cifras sean exactas, ni de que las cuentas manejadas sean las correctas; ellas sólo indican que hay igualdad de cargos y abonos e igualdad en los saldos deudores y acreedores. Es la demostración de haber respectado la Teoría del Cargo y Abono. Ajustes Todo lo que suceda en el negocio debe registrarse en el sistema contable, para que el diario y el mayor contengan un historial completo de todas las operaciones mercantiles del periodo. Si no se ha registrado una operación o transacción, los saldos de las cuentas no mostrarán la cifra correcta al final de periodo contable. Los asientos con que se ajustan o actualizan las cuentas se llaman asientos de ajuste. Cada asiento de ajuste afecta una cuenta de balance general y del estado de resultados. Si el ajuste no afecta a una cuenta de ingresos o de gastos, no es un asiento de ajuste. Ajustes de Gastos Todos los asientos de ajuste relacionados con gastos acumulados pendientes de pago y gastos que al pagarse fueron registrados como activo, requieren un cargo a una cuenta de gasto y un abono a una cuenta de activo o pasivo. A continuación se muestran tres tipos de ajustes de gasto: Gastos devengados: muchos negocios incurren en ciertos gastos del periodo antes de efectuar el pago correspondiente, estos gastos que se van acumulando se llaman gastos devengados o incurridos.
Gastos pagados por anticipado: son gastos que se registraron como un activo o como un gasto cuando se pagaron. Un gasto pagado por anticipado es un activo y se produce cuando se pagan gastos que abarcan uno o más periodos contables futuros. Cuando el pago se hace antes de que se haya incurrido en el gasto o antes de que se haya vencido por lo general se hace el cargo a la cuenta de un activo, debido a que representa un costo no vencido y que se empleará en periodos futuros, para producir ingresos. Sin embargo se puede utilizar una cuenta del estado de resultados para registrar el gasto cuando se paga. Cuando se usa una cuenta del estado de resultados para anotar el asiento inicial, es necesario ajustar una cuenta de gastos para bonificar cualquier parte no utilizada o vencida, y pasar el importe a una cuenta del balance general. Distribución del costo de un activo fijo a lo largo de su vida útil, mediante el proceso de depreciación. Al proceso de cancelar o disminuir el costo de un activo fijo, con la excepción de terrenos, a lo largo de su vida útil estimada se le conoce como depreciar el activo o simplemente como depreciación. Cuando se distribuye el costo del activo fijo a lo largo de su vida útil estimada, se carga a la cuenta de depreciación y se acredita a la cuenta de depreciación acumulada. Interés Acumulado El interés que se carga en préstamos a corto plazo (30,60 o 90 días) es el gasto o costo de pedir dinero prestado. El interés se va acumulando según pasa el tiempo. Pero el pago de la cantidad tomada mas el interés, no se efectuará hasta la fecha de vencimiento del préstamo. Ajustes de Ingresos Todos los ajustes de ingresos acumulados pendientes de cobro y de ingresos que al momento del pago se registraron como pasivos, ya que no habían sido devengados, requieren un cargo a una cuenta de activo o pasivo y un abono a una cuenta de ingresos, esto se debe hacer en el último día del periodo contable. Existen dos tipos de ajustes de ingresos: Ingresos acumulados pero no registrados ni cobrados. Anticipos de clientes que se registran como pasivo y que cuando se devenguen se convertirán en ingresos.
Los ingresos pueden ser devengados (ganados) antes de que se reciba efectivo del cliente, o de que se contabilice la operación en los registros contables. Estos ingresos que se han devengado pero que aun no se han recibido o registrado se llaman ingresos devengados. Cuando un cliente paga por adelantado servicios prestados, se carga a la cuanta de efectivo y por lo general, se acredita una cuenta de pasivo llamada anticipos de clientes, debido a que no se ha realizado el servicio y el ingreso aun no se ha ganado. Normalmente, todos los anticipos cobrados a clientes se registran en una cuenta de pasivo al momento en que se recibe el pago. Cuando se usa una cuenta de resultados para registrar el asiento inicial, será necesario el ajuste a una cuenta de ingresos para cancelar cualquier ingreso no devengado y traspasar el importe a una cuenta de pasivo. Balanza de comprobación ajustada Después de anotar en el diario los asientos de ajuste y pasarlos al mayor, se prepara una balanza de comprobación ajustada para verificar la exactitud del mayor, antes de preparar y actualizar los estados financieros de fin de año. Ajustes por Inflación El actualizar los estados financieros surge de la necesidad de conocer el valor real que tienen las partidas no monetarias de una empresa yconocer hasta que punto se han visto afectadas por la inflación. Las partidas no monetarias son aquellas cuyo valor varía con el transcurso del tiempo. Los ajustes que más se realizan en las empresas son en las siguientes partidas: Inventarios Activos Fijos Depreciación de activos fijos Capital contable
Para ajustar los activos fijos por inflaci贸n, al igual que en los inventarios, se requiere del factor de ajuste. Una vez obtenido el factor, se le aplica al valor hist贸rico. El ajuste se har谩 cargando a la cuenta del activo fijo y acreditando a la cuenta de exceso o insuficiencia de capital. La depreciaci贸n acumulada es la contrapartida del activo fijo por lo tanto debe mostrar un saldo que este valuado con pesos del mismo poder adquisitivo que el activo fijo.