Nombre de la entidad:
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
Reseña Histórica de la Universidad de Antioquia: La UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA es la concreción de un viejo anhelo de la sociedad antioqueña, que desde tiempos coloniales dependía de los colegios y universidades bogotanas y de los seminarios payaneses para la educación de sus hijos. Desde finales del período colonial los vecinos de la Villa de Medellín, actual capital del Departamento, solicitaron a la Corona española permiso para crear un colegio-convento. Esta iniciativa se hizo efectiva en 1803, con la apertura de labores en Medellín de un establecimiento orientado por padres franciscanos. Durante el proceso de independencia el Real Colegio de Franciscanos, como había sido denominado, fue articulado al proyecto republicano y dirigido desde el Cabildo de la Villa. En 1822, consolidada la independencia nacional, el Vicepresidente de la República, General Francisco de Paula Santander, promovió la instauración de un nuevo plan educativo en el plantel, que adquirió el nombre de Colegio de Antioquia. Cinco años más tarde, el Presidente Simón Bolívar concedió la autorización para impartir enseñanza en jurisprudencia. De esta manera la institución empezó su periplo como centro de enseñanza superior, a lo largo del cual ha recibido los siguientes nombres: Colegio Académico, Colegio Provincial de Medellín, Colegio del Estado, Colegio Central de la Universidad, Colegio de Zea, Universidad Técnica de Antioquia, y el definitivo Universidad de Antioquia.
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A finales de 1871 se organizó la Universidad con escuelas de Literatura y Filosofía, Ingeniería, Ciencias Físicas y naturales, Medicina y Jurisprudencia. Muy diversas concepciones sobre su quehacer educativo han tenido expresión en la historia de la Universidad de Antioquia. De ahí los cambios de nombre, la rotación en los cargos directivos y el énfasis o apertura en ciertas áreas del saber. Así por ejemplo, durante los primeros treinta años del presente siglo, el partido republicano se dio a la tarea de convertir a la Universidad en el lugar de resolución de los problemas propios de la región; reorientó para ello el contenido de las materias, adquirió laboratorios, material bibliográfico y contrató los servicios de prestigiosos profesores. En ese período, la Universidad y sus egresados iniciaron una intensa actividad en el campo de las enfermedades tropicales, las campañas antivenéreas, la culminación del Ferrocarril de Antioquia y la ampliación de la frontera agrícola del Departamento. A esta misma época corresponde la remodelación del antiguo edificio franciscano ubicado en la Plazuela de San Ignacio, que actualmente se erige en el nuevo símbolo institucional. En la década del treinta, bajo la rectoría de Clodomiro Ramírez, se crearon la Revista Universidad de Antioquia, la Emisora Cultural y la Biblioteca Central, que han sido hasta el presente tres ejes básicos de la extensión cultural y del aporte al conocimiento y conservación de la cultura regional. En la década del sesenta, bajo el impulso del médico Ignacio Vélez Escobar, y con créditos y ayudas internacionales, se llevó a cabo la construcción de la Ciudad Universitaria, con la consiguiente ampliación de cupos, número de profesores y la creación de nuevas carreras y facultades. Hoy la Universidad sigue siendo un proyecto de la sociedad antioqueña toda, que busca a través del desarrollo científico aportar en el camino hacia la construcción de un país moderno y democrático.
Misión de la Universidad de Antioquia: Página 2
La Universidad de Antioquia, patrimonio histórico, científico y cultural de la comunidad antioqueña y nacional, desarrolla el servicio público de la educación superior, permitiendo el acceso a quienes en igualdad de oportunidades demuestran tener las aptitudes exigidas por ella, sin distinción de raza, sexo, creencias u origen social; ejerce la autonomía universitaria, las libertades de aprendizaje, investigación y cátedra que garantiza la Construcción Política de Colombia; está abierta a todas la corrientes de pensamiento y los avances del conocimiento universal, forma personas en ejercicio libre y responsable del juicio, de la critica y de sus actos y, dentro de un ambiente de participación, compromiso y pertenencia, cultiva en ellas actitudes y prácticas de respeto por la libertad, la ética, la justicia, la paz, la democracia y la tolerancia. Este centro de creación y difusión del conocimiento está profundamente penetrado de una cultura científica, artística y humanística; promueve una concepción universal de sociedad, coadyuva a buscar el progreso y las soluciones a los problemas de la comunidad regional, nacional e internacional, y vela por la creación de estrategias pedagógicas para el desarrollo de la inteligencia y la creatividad, orientadas al mejoramiento de la vida, al respeto a la dignidad del hombre y a la armonía de éste con la naturaleza.
Visión de la Universidad de Antioquia: Una Universidad investigadora, innovadora y humanista al servicio de las regiones y del país. Visión 2016, Universidad de Antioquia: En el año 2016, seremos la principal universidad de investigación del país y una de las mejores de América Latina, con pregrados y posgrados de excelencia académica internacional, líderes en el aporte a la transformación socioeconómica del país y un auténtico escenario de la diversidad y el diálogo intercultural, en el marco del respeto por el pluralismo y el ambiente.
Estructura de la Universidad de Antioquia: Página 3
Reseña Histórica Documental:
del
Departamento
de
Administración
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El 8 de junio de 1973 la Universidad se vio violentada por un incendio que ocurrió en el Bloque Administrativo, generando cuantiosas pérdidas materiales e invaluables pérdidas de su patrimonio documental. Una de las estrategias tomada por la administración universitaria para minimizar los efectos de esta situación y posibilitarle a la Institución herramientas administrativas, físicas y técnicas para enfrentar situaciones similares, fue la de proporcionar todos los medios a su alcance para establecer un sistema técnico de archivo y tratar de recuperar la documentación afectada a raíz del incendio. Se emite entonces la Resolución Rectoral 299 de 1974 adoptando un programa inicial para realizar un inventario general de archivos, recuperación de información, microfilmación de documentos y sistematización administrativa en la naciente oficina de archivo, adscrita al departamento de Organización y Sistemas de la Oficina de Planeación. La labor se inicia fundamentalmente con dos prioridades fundamentales: disponer de un inventario real de archivos para su organización e instaurar la tecnología micrográfica para el almacenamiento de seguridad de los archivos, tecnología que se adelanta desde esa fecha en los términos contenidos en los decretos Ley 2527 de 1950 y 3354 de 1954, mediante los cuales el Gobierno nacional autoriza el uso del procedimiento de microfilmación en los archivos oficiales de la Administración Pública, nacional, departamental y municipal. Durante su primera década de funcionamiento, la dependencia con el apoyo logístico y administrativo de la Oficina de Planeación, reorganizó su estructura administrativa, estableció sus manuales de funciones y procedimientos, e implementó el Archivo General, normalizó su tecnología micrográfica y su sistema de correos y mensajería. Finalizando esta primera década, ya contaba con una estructura sólida y con avances en el campo archivístico y micrográfico ampliamente reconocidos a nivel regional y nacional, se reestructura la dependencia mediante los Acuerdos Superiores 8 y 9 de 1984 adscribiéndola a la Secretaría General, y asignándole un doble carácter: el administrativo, carácter básico y fundamental mediante el cual éste debe administrar custodiar y conservar el patrimonio documental de la universidad; y el de prestar servicio a la comunidad, no solo a la universitaria sino privadas y estatales, en materia de procesamiento, control de calidad, servicios técnicos y asesorías, cuyos ingresos se recaudan en el Programa Especial 8001, creado para tal efecto.
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A finales de los 80 se crea mediante la Ley 80 del 22 de diciembre de 1989 el Archivo General de la Nación, con funciones básicas tales como la de establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivo, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación; igualmente, promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, departamental, intendencial, comisarial, municipal y distrital para garantizar la eficacia de la gestión del estado y la conservación de su patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica. La Universidad de Antioquia por intermedio del Departamento de Administración Documental entra a formar parte del Sistema Nacional de Archivos y participa como miembro en el Comité Nacional de Archivos Universitarios, el Consejo Departamental de Archivos de Antioquia y el Comité Evaluador de Documentos a nivel Regional. Estas experiencias en el desarrollo e implementación de la disciplina archivística en el país, y con la participación activa de la Secretaría de Educación y Cultura de Antioquia, el Museo Universitario, la Escuela de Bibliotecología y el Departamento de Historia, se impulsa y se promueve la reestructuración de la dependencia, la cual se oficializa mediante la Resolución Rectoral 5375 de 1994 creándose el Sistema de Archivos Universitarios bajo la coordinación y dirección del Departamento de Administración Documental, sistema que tienen en cuenta las etapas básicas en el ciclo vital de los documentos: creación, gestión y conservación parcial o total. La Universidad con el apoyo de recursos de estampilla, dotó a la dependencia de los recursos tecnológicos para implementar el procesamiento electrónico de documentos, sistema que viene desarrollándose desde el año 2001 y que paulatinamente reemplazará a la tecnología micrográfica, posibilitando a la Institución el almacenamiento masivo de información y la consulta vía Intranet de la misma. A partir de la promulgación de la Ley 594 de 2000 que regula la función archivística en Colombia, se viene trabajando en la elaboración de las Tablas de Retención Documental cuya aplicación permitirá a la Institución racionalizar la producción documental y poner en servicio un archivo administrativo técnicamente organizado y un archivo histórico útil para la investigación y la cultura.
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Misión del Departamento de Administración Documental: Administrar, custodiar y conservar el patrimonio documental de la Institución, poniéndolo al servicio como apoyo académico, administrativo e investigativo. Establece políticas, normas y procedimientos sobre los trámites y procesos en materia de correos y mensajería. Además de su carácter básico y fundamental, presta servicios externos de asesoría en materia de administración de sistema de archivos y correspondencia, y utilización de soportes de almacenamiento de archivos no tradicionales.
Visión del Departamento de Administración Documental: Apoyados en nuestro talento humano, el mejoramiento permanente de nuestros procesos y la aplicación de nuevas tecnologías continuaremos velando por la adecuada administración, custodia y conservación del patrimonio documental institucional.
Estructura del Departamento de Administración Documental:
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Archivo General: Unidad creada mediante la Resolución Rectoral 299 del 18 de abril de 1974. Tiene bajo su responsabilidad la administración de los archivos que se transfieren de los archivos de gestión o archivos de las diferentes dependencias académicas y administrativas de la Institución, por el término establecido en las Tablas de Retención Documental.
El Archivo General de la Institución, tiene como función básica la administración integral de la documentación generada o recibida por la Institución en cumplimiento de su misión. Esta documentación es transferida por los Archivos de Gestión, conformados por las oficinas productoras, quienes son responsables de la documentación durante sus dos primeros años de vida. Página 8
Esta unidad facilita la consulta y servicio de los tipos y series documentales conforme a las normas estipuladas en el Reglamento de Archivo, y por un tiempo máximo de 30 años de haberse creado los documentos, tiempo a partir del cual cesa la reserva legal sobre cualquier documento, según lo dispuesto por la Ley 57 de 1985 y la Ley 594 de 2000. La documentación permanece en éste durante el tiempo estipulado en las Tablas de Retención Documental, y una vez agotados los valores primarios y secundarios de la documentación, el Comité del Sistema de Archivo procede a la valoración documental con miras a la selección o eliminación de la misma. Para el cumplimiento de su misión, desarrolla la gestión documental, el cual es un proceso archivístico, encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Institución, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su producción, trámite, utilización y conservación, procura además la asignación de recursos económicos, humanos y físicos que permitan el desarrollo de las distintas fases archivísticas. El Archivo General de la Institución, funciona en el Bloque 8 de la Ciudad Universitaria, oficina 503, Teléfono 210 5032. Página 9
MODELO DEL SISTEMA DE ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA El Archivo Universitario es el conjunto de documentos de cualquier fecha, formato o soporte material, producidos o reunidos en el desarrollo de las funciones y actividades de las diferentes dependencias, facultades, escuelas, institutos y corporaciones que conforman la Universidad de Antioquia, organizados y conservados para la gestión administrativa, para la consulta de información requerida y para la investigación retrospectiva.
Identidad
Conformación
Gestión
Servicios
Definición
Adscripción
Generalidades
Consulta
Misión
Estructura
Objetivos
Préstamo
Principios
Fondos
Archivo Total
Referencia
Objetivos
Recursos
Tablas Retención
Funciones
de
Certificaciones
Reprografía
1. Identidad: Definición, Misión, Principios, Objetivos, Funciones, Reglamento La Universidad de Antioquia como ente universitario autónomo que desarrolla el servicio público de la Educación Superior, propende porque el manejo y administración de sus archivos sea a toda luz transparente, garantizando el acceso y consulta de la información contenida en sus Página 10
documentos. Su archivo es el conjunto de documentos de cualquier formato o soporte material, producidos o reunidos en el desarrollo de las funciones de las diferentes dependencias que conforman la Institución, organizados y conservados para la gestión administrativa, para la consulta de información requerida y para la investigación histórica. Su gestión está enmarcada en los principios generales consagrados en el Estatuto General de la Universidad de Antioquia (AS 01/94) y acoge los principios rectores del Archivo General de la Nación (Acuerdo del AGN 07/94), buscando fundamentalmente la normalización de los procesos técnicos archivísticos, la homologación de las series y subseries documentales y garantizar la adecuada difusión del acervo documental. Sus funciones de realizan dentro del régimen jurídico general sobre archivos y documentos de la administración pública, y de la normatividad específica de la institución, entre otras teniendo en cuenta las siguientes disposiciones: Constitución Política de 1991, Ley 30 de 1992, Ley 594 de 2000, Resolución Rectoral 299 de 1974, Acuerdo Superior 1 de 1994 y Resolución Rectoral 5375 de 1994 El Reglamento del Sistema de Archivos contiene información sobre la misión y la guía del archivo, el horario de servicio, la cobertura instalada y proyectada, las restricciones de consulta, las normas y prohibiciones y recomendaciones generales.
2. Conformación: Adscripción, Estructura, Fondos, Recursos El Sistema de Archivos de la Universidad de Antioquia está adscrito al Departamento de Administración Documental, dependencia de la Secretaría General y está conformado por: 2.1. Los Archivos de Gestión los cuales reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia depende fundamentalmente del trámite y de las normas indicadas en las TRD.
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2.2. EL Archivo General al cual son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuando están en su segundo ciclo de vida. El tiempo de permanencia depende fundamentalmente de las normas indicadas en las TRD 2.3. El Archivo Histórico al se transfieren aquellos documentos que por su valor para la investigación, la ciencia y la cultura, deben conservarse permanentemente. Es la tercera y última etapa del ciclo vital de los documentos 2.4. Los Fondos Documentales que conforma el archivo de la Universidad e Antioquia son: el Fondo U. de A. (período 1803 a la fecha), el Fondo Liceo Antioqueño (período 1901/1988) y el Fondo FOREC (período 1999/2004)
3. Gestión: Generalidades, Retención Documental.
Objetivos,
Archivo
Total,
Tablas
de
3.1. La Gestión documental implementa la metodología del Archivo Total teniendo en cuenta el principio fundamental de la archivística que es el principio de procedencia el cual establece que los documentos producidos o recibidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Derivados de este principio fundamental están el principio de respeto a la estructura orgánica y el principio de respeto al orden original. Contempla los procesos de producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final de los documentos de archivo. Se entiende por:
3.1.1. Documento, es cualquier información registrada, independiente de su forma o el medio utilizado 3.1.2. Documento de archivo, es el registro de información producida o recibida por una persona o institución en razón de sus actividades, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, científico, económico, histórico Página 12
o cultural y debe ser objeto de conservación temporal, parcial o total. 3.1.3. El ciclo vital de un documento son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su descarte o integración a un archivo permanente 3.1.4. El proceso de organización de un archivo es el resultado de realizar la clasificación, la ordenación y la descripción. La Clasificación es la operación que consiste en la agrupación de los archivos conforme a su nivel jerárquico y nivel documental plenamente establecidos en la identificación. La Ordenación es la operación que consiste en establecer secuencias naturales, cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación. La Descripción es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de la información para la gestión administrativa o la investigación histórica. 3.1.5. Para una eficiente Gestión Documental se aplican las Tablas de Retención Documental, las cuales consisten en un listado de series, subseries y sus correspondientes tipos documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo, el tipo de custodia, el término de retención e instrucciones para realizar el muestreo o el descarte (ver módulo 3) 3.1.6. Las Transferencias documentales son la remisión de los archivos de gestión o de oficina al archivo central y de éste al archivo histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas por el Comité Sistema de Archivos de la Universidad, proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos Los beneficios que aportan las transferencias documentales, son:
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Evitar la acumulación de documentos Asegurar y facilitar el control de la documentación Facilitar la toma de decisiones administrativas Conocimiento del desarrollo histórico institucional Garantizar a la comunidad el acceso a la información Asegurar la conservación en condiciones óptimas
• • • • • •
El procedimiento documentales, es: • • • • • •
establecido
para
realizar
las
transferencias
Identificar los expedientes de las series y subseries documentales que deben ser transferidas según la TRD Adelantar la depuración, retirar documentos no esenciales Acogerse a la programación de recibo dependencias Diligenciar en original y copia la forma 1011-22 Numerar las carpetas consecutivamente Rotular adecuadamente y registrar las fechas extremas
4. Servicios: Consulta, Préstamo, Reprografía, Memoria Institucional
Referencia,
Certificaciones,
Además de los servicios tradicionales en los archivos, el Sistema de Archivos de la Universidad de Antioquia, ofrece información sobre la creación, evolución y prospección de la Institución y de cada una de las unidades administrativas y académicas que la conforman
Gestión de Correspondencia y Mensajería La Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería, dependencia adscrita al Departamento de Administración Documental de la Secretaría General, responsable de la gestión de los servicios de correos y Página 14
mensajería, sirviendo de soporte y acompañamiento de la institución en sus procesos transversales. Para el cumplimento de la misión encomendada, tiene establecidos dos procesos básicos: gestión de correspondencia y gestión de mensajería. 1. Gestión de Correspondencia La gestión de correspondencia, consiste en la prestación de los servicios postales básicos, tales como el servicio de recepción, clasificación y entrega de correspondencia y otros objetos postales, ya sea en el ámbito local, nacional e internacional, en las modalidades de correo tradicional y correo especializado.
1.1. Requisitos a tener en cuenta para rotulado de sobres: •
La elaboración de sobres o de tarjetas para remitir la correspondencia debe hacerse en tipo imprenta
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•
Cuando se trate de envíos en el Área Metropolitana debe anotarse nombre y dirección del destinatario, zona postal y ciudad
•
Para la correspondencia nacional puede utilizar el apartado aéreo o la dirección completa con ciudad y departamento de destino.
•
Para la correspondencia internacional registrar además el respectivo país.
El siguiente esquema muestra los espacios utilizados para la rotulación adecuada de sobres de envío de correspondencia y otros objetos postales: (dividido el sobre imaginariamente en cuatro partes)
Zona A
Zona B
Se registra el código de la unidad ejecutora que envía y la referencia del documento que contiene
Debe dejarse libre para efectos del porteo
Zona C
Zona D
Debe dejarse libre para el radicado
Se utiliza para datos completos destinatario
los del
1.2. Trámite interno de correspondencia
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•
La correspondencia interna debe ser enviada de acuerdo a la forma 1011-18 (Trámite de Documentos) con la cual se identifica la dependencia que remite, el destino y el contenido del envío.
•
Si se trata de documentación confidencial o relacionada con asuntos de carácter disciplinario, debe utilizarse sobre.
•
Conforme a la circular del 21 de febrero de 1991 de la Dirección Académica, el reporte de calificaciones que se envía al Departamento de Admisiones y Registro debe hacerse directamente por funcionario designado por la dependencia
1.3. La correspondencia externa dirigida a la Universidad puede ser recibida directamente en la Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería o recogida en el apartado postal de la Universidad, que es una casilla postal de correo que tiene carácter de domicilio privado y es identificada con un número único para la ciudad. En el caso de la Universidad su Apartado Aéreo es el número 1226 y el código postal del país es el 229 En ambos casos, si el destinatario es un jubilado o persona no vinculada con la Institución (inexistente en la base de de datos de personal), o se trate de correspondencia personal, ésta será devuelta con el sello respectivo indicando el motivo de la devolución. 1.4. Servicios postales especializados con que cuenta la Universidad: • • • • •
2.
Servicio Servicio Servicio Servicio Servicio
especializado urbano y nacional. especializado internacional. recomendado. de encomienda. personalizado.
Gestión de mensajería
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Para cumplir eficazmente con el servicio de mensajería interna y externa de la Institución contamos con un personal de planta conformado por 29 Auxiliares Administrativos los cuales están asignados en áreas plenamente identificadas y el número de funcionarios depende del número de dependencias a atender y del volumen estimado de correspondencia a tramitar. Estas áreas son: Área Administrativa, Área Académica, Área de la Salud, Área Ciudadela Robledo y Área San Ignacio y Centro Internacional de Idiomas y Culturas. 2.1. Procedimiento para realizar los recorridos de mensajería •
Los trámites de correspondencia interna y externa en cada área de servicio, son coordinados por el administrador de cada dependencia. Los trámites de correspondencia entre cada dependencia y ciudad universitaria son coordinados por el administrador de cada dependencia y por el coordinador de la Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería.
•
Se inicia su recorrido en la Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería y/o en el área de servicio en la que está adscrito, diligenciando los formatos diseñados para el registro y control de la correspondencia, esto es, firma lo que recibe y relaciona en los casilleros correspondientes lo que entrega
•
El funcionario revisa la correspondencia y firma la planilla (1011-18), éstas deben permanecer en los casilleros de cada dependencia y serán sustituidas cuando se completen, éstas se archivan periódicamente en la Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería, con el fin de brindar información al usuario sobre el respectivo trámite.
•
El funcionario se traslada para la dependencia asignada con la correspondencia relacionada en la planilla (1011-18) y la hace firmar a la entrega de la misma. Simultáneamente recoge y firma la planilla control de correspondencia (1011-11), diligenciada por cada dependencia, y relaciona la correspondencia con destino a otras áreas.
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•
Los trámites urgentes como avances de viáticos o los relacionados con fotocopias, reportes de labores, trabajo de imprenta, entre otros, serán diligenciados directamente por el mensajero a la dependencia de destino.
•
La correspondencia interna de la misma área, se tramitará directamente por el funcionario encargado de la mensajería, luego de ser relacionada en la planilla de control de la correspondencia.
2.2. Control de planillas •
Las dependencias tienen bajo su responsabilidad el control de las planillas 1011-11, diligenciadas por el personal de las dependencias
•
Los funcionarios encargados de la mensajería conservan las planillas 1011-18, por dos vigencias
•
La Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería archiva y conservará por dos vigencias las planillas 1011-18 de cada área
INFRAESTRUCTURA DEL ARCHIVO GENERAL
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El archivo general de la Universidad de Antioquia cuenta con el siguiente personal: UN JEFE DE DEPARTAMENTO Descripción Del Empleo: Planear, dirigir, gestionar, y controlar todos los procesos de la gestión de la función archivística institucional, mediante la estrategia de mediano y corto plazo, la ejecución de políticas, planes, programas y proyectos, que permitan el funcionamiento óptimo del proceso liderado, con el fin de coadyuvar a la eficiencia de la gestión de la Universidad y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural local, regional y nacional; promoviendo los siguientes temas estratégicos del Plan de Desarrollo Vigente: 1) Desarrollo de la ciencia, la tecnología y la innovación. 2) Formación humanística y científica de excelencia. 3) Interacción Universidad- sociedad. 4) Bienestar universitario. 5) Gestión universitaria.
Responsabilidades/elementos de competencia: Establecer la planeación estratégica del proceso asegurando su coherencia con los planes estratégicos y de acción universitarios, para el cumplimiento de la visión del mismo. Planear, ejecutar y controlar los recursos presupuestales del proceso, con base en las normas y directrices establecidas, para el cumplimiento de los planes, programas, proyectos y desempeño de los procesos. Proyectar y promover los productos y servicios en los ámbitos institucional, regional e internacional, con el fin de establecer relaciones de mutuo beneficio. Liderar el cambio organizacional con el fin de asegurar el crecimiento, modernización de los procesos, para generar ventajas competitivas que permitan incrementar el valor agregado. Coordinar el equipo de colaboradores para mantener un excelente clima Página 20
organizacional, una alta motivación y compromiso hacia el logro de la misión del proceso liderado. Definir los mecanismos de control necesarios para la evaluación de la gestión organizacional de acuerdo con los objetivos y las prioridades establecidas por la Universidad. Las demás responsabilidades de acuerdo con el nivel, la naturaleza, y el área de desempeño que sean propias o se deriven del desarrollo del proceso.
Perfil de competencias Educación Título otorgado por institución de educación superior oficialmente reconocida por el Ministerio de Educación Nacional en: ingeniería industrial, ingeniería administrativa, administración de empresas, con postgrado en áreas de la gerencia de servicios de información, o en áreas administrativas, alta gerencia, organizacional o gestión del talento humano. Formación Acreditar y/o demostrar formación en: a) Competencia lengua extranjera Competencia en lengua extranjera en los mismos términos que se requiere para obtener el título de postgrado b) Habilidades informáticas y tecnológicas: Manejo de aplicativos de oficina: procesador de palabras, hoja de cálculo, bases de datos, presentación con diapositivas, correo electrónico e Internet. c) Habilidades técnicas y metodológicas: Sistemas de Gestión de Calidad. Formulación y evaluación de proyectos. Conocimientos básicos en la administración de equipos de trabajo. Conocimientos en sistemas de información y archivística Conocimientos de sistemas de almacenamiento micrográfico y digital Página 21
Experiencia Treinta y seis meses de experiencia profesional relacionada con la dirección de áreas información y documentación, docencia, extensión o investigación relacionadas con los procesos indicados.
UNA SECRETARIA Descripción Del Empleo Ejecutar con altos estándares de calidad y oportunidad las actividades de apoyo en el proceso de gestión de información y comunicación, de acuerdo con las políticas y directrices establecidas, garantizando la proyección de los productos y servicios, la satisfacción de los usuarios, resultados óptimos en los procesos y su mejoramiento continuo, para el desarrollo de una cultura de servicio al público.
Responsabilidades / Elementos De Competencia (Logros De Desempeño Específicos). Ejecutar y hacer seguimiento a las actividades y tareas definidas en los procesos y proyectos en los que participa, asegurando su coherencia con los planes de acción y operativos, para el logro de los objetivos institucionales. Desarrollar las actividades de apoyo y complementarias de promoción de los productos y servicios con el fin de establecer relaciones de mutuo beneficio. Aplicar las herramientas técnicas y tecnologías definidas, para la generación de los cambios organizacionales requeridos con el fin de asegurar el mejoramiento y modernización del proceso. Aplicar los mecanismos de control necesarios para la evaluación de la gestión organizacional, de acuerdo con las políticas establecidas.
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Las demás responsabilidades de acuerdo con el nivel, la naturaleza, y el área de desempeño que sean propias o se deriven del desarrollo del proceso.
Perfil De Competencias Educación Diploma otorgado por institución aprobada por el Ministerio de Educación Nacional, en técnica profesional en secretariado, técnica profesional en secretariado bilingüe, técnica profesional en secretariado ejecutivo, técnica profesional en secretariado comercial, técnica profesional en secretariado comercial bilingüe, técnica profesional en gestión empresarial, técnica profesional en gestión administrativa. O un mínimo de 1200 horas de educación no formal otorgadas por entidades autorizadas por el SENA en habilidades relacionadas con: a) Administración de recursos físicos, b) análisis y producción de información, y c) coordinación de actividades gerenciales. O certificado de competencia laboral, certificado de aptitud profesional, con un mínimo de 1200 horas de educación en secretariado Formación: Habilidades informáticas y tecnológicas: Manejo de aplicativos de oficina: procesador de palabras, hoja de cálculo, bases de datos, correo electrónico, Internet. c) Habilidades técnicas y metodológicas: Gestión de archivos. Sistemas de gestión. Estrategias de comunicación. Gestión de procesos.
Experiencia Doce meses de experiencia laboral.
UN COORDINADOR DEL ARCHIVO (Gestor Administrativo) Página 23
Descripción Del Empleo Implementar, actualizar, dar soporte, e instruir, así como gestionar las actividades del equipo de personas entorno a los procesos en los que participa, de acuerdo con las políticas y directrices establecidas, para garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales, la satisfacción de los usuarios, el mejoramiento continuo y la proyección de los productos y servicios; para contribuir con el progreso de los cambios tecnológicos, funcionales, y culturales universitarios.
Responsabilidades / Elementos De Competencia (Logros De Desempeño Específicos). Planear, ejecutar y hacer seguimiento a las actividades y tareas definidas en los procesos y proyectos en los que participa, asegurando su coherencia con los planes de acción y operativos, para el logro de los objetivos institucionales. Desarrollar las actividades de apoyo y complementarias de promoción de los productos y servicios con el fin de establecer relaciones de mutuo beneficio. Aplicar las herramientas técnicas y tecnologías definidas, para la generación de los cambios organizacionales requeridos con el fin de asegurar el mejoramiento y modernización del proceso. Coordinar y lidera la realización de las actividades y tareas del equipo de personas del proceso en el que participa, para el logro de los objetivos. Aplicar los mecanismos de control necesarios para la evaluación de la gestión organizacional, de acuerdo con las políticas establecidas. Las demás responsabilidades de acuerdo con el nivel, la naturaleza, y el área de desempeño que sean propias o se deriven del desarrollo del proceso. Perfil De Competencias Educación: Página 24
Título o diploma otorgado por institución aprobada por el Ministerio de Educación Nacional de Tecnología en Gestión Empresarial, Tecnología en Gestión Administrativa, Tecnología en Administración de Empresas, Tecnología Industrial, Tecnología en Relaciones Industriales, Tecnología en Administración Pública o Tecnología en Administración de Sistemas.
Formación Habilidades informáticas y tecnológicas: Manejo de aplicativos de oficina: Procesador de palabras, hoja electrónica, bases de datos, correo electrónico, Internet. Habilidades técnicas y metodológicas: Sistemas de Gestión de Calidad. Conocimiento en la administración de equipos de trabajo. Estrategias de comunicación.
Experiencia Doce meses de experiencia relacionada con procesos de supervisión, Interventoría de obras, interventoría de contratos, producción, logística, seguridad, o administración.
SIETE AUXILIARES ADMINISTRATIVOS Descripción Del Empleo Ejecutar y verificar las actividades de apoyo y complementarias de los procesos misionales y administrativos de acuerdo con las políticas y directrices establecidas, garantizando la satisfacción de los usuarios, el mejoramiento continuo y la proyección de los productos y servicios; para el desarrollo de una cultura de servicio al público.
Responsabilidades / Elementos de competencia Ejecutar y hacer seguimiento a las actividades y tareas definidas en los
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procesos y proyectos en los que participa, asegurando su coherencia con los planes de acción y operativos, para el logro de los objetivos institucionales. Desarrollar las actividades de apoyo y complementarias de promoción de los productos y servicios con el fin de establecer relaciones de mutuo beneficio. Aplicar las herramientas técnicas y tecnologías definidas, para la generación de los cambios organizacionales requeridos con el fin de asegurar el mejoramiento y modernización del proceso. Aplicar las herramientas técnicas y tecnologías definidas, para la generación de los cambios organizacionales requeridos con el fin de asegurar el mejoramiento y modernización del proceso.
Perfil De Competencias Competencias técnicas
Educación Diploma otorgado por institución oficialmente reconocida por el Ministerio de Educación Nacional, en técnicas profesionales en: técnica profesional en gestión empresarial, técnica profesional en gestión administrativa, técnica profesional en secretariado, técnica profesional en administración comercial y financiera, técnica profesional en contabilidad y costos, técnica profesional en relaciones industriales, técnica profesional en administración de empresas. O un mínimo de 1200 horas de educación no formal otorgadas por entidades autorizadas por el SENA en habilidades relacionadas con: a) Administración de recursos físicos, b) análisis y producción de información, y c) coordinación de actividades gerenciales. O certificado de aptitud profesional con un mínimo de 1200 horas de educación en secretariado.
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Formación Acreditar y/o demostrar formación en: •
Habilidades informáticas y tecnológicas:
Manejo de aplicativos de oficina: procesador de palabras, hoja de cálculo, bases de datos, correo electrónico e Internet. •
Habilidades técnicas y metodológicas:
Atención al cliente Gestión de archivos Sistemas de gestión. Comunicación efectiva. Gestión de procesos.
Experiencia Doce meses de experiencia laboral. Personal de Apoyo para los procesos de digitalización con otras dependencias: 8 personas, las cuales se encargan de organizar la documentación que va ha ser digitalizada y ha indexar la información, para luego ser consultada en las dependencias, este servicio se presta para la documentación contable, historias laborales y contratos vigentes que la universidad tiene con diferentes entidades. El personal de planta continuamente participa en capacitaciones para estar al tanto de la normatividad archivística, actualmente se tiene programado la participación en el Diplomado en Archivística, que ofrece la universidad Nacional, para el Jefe, el Gestor Administrativo del Archivo Central y procesamiento y dos Auxiliares Administrativos.
MUEBLES Y EQUIPOS:
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La estantería es en metal con las condiciones apropiadas para que las cajas se conserven, estos estantes son de 6 entrepaños, en cada entrepaño se ubican 5 cajas. Los puesto de las oficinas son unos en fórmica y otros en madera, en la mayoría de los puestos hay instalado un computador, excepto en los puestos donde realizan la organización clasificación, ordenación y descripción de la documentación. Actualmente se cuenta con los siguientes equipos: •
15 computadores Compaq cada uno con diferente capacidad de almacenamiento, esto dependiendo para el proceso que se trabaje en el equipo
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Dos servidores, en los cuales se almacena la información que se indexa en cada estación, además se cuenta con el apoyo del Departamento de Computo para realizar bakups
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También se cuenta dos Scaner Kodak 1500D, un lector de microfichas Data Mate 100 y un lector impresor Minolta; las impresoras son dos una hp 1200 y la otra hp 840C y 4 teléfonos, 2 digitales y 2 análogos.
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Además se cuenta con una destructora de papel y una guillotina y 10 extintores.
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Los equipos se reponen presentando proyectos de renovación tecnológica, los cuales dependiendo la justificación son aceptados o no, es la única forma de reponer y actualizar los equipos.
INSTALACIONES: El Archivo Central está ubicado en el Bloque 8, piso 5, tiene aproximadamente un área de 90 metros cuadrados en esta área se encuentra la jefatura, la secretaría, el archivo central y la unidad de procesamiento. El Archivo Histórico, se encuentra en ubicado en el Bloque 3 y la Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería se encuentra ubicada en el Bloque 20. PRESUPUESTO:
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Se elabora un presupuesto anual para cubrir los gastos de insumos y pedidos que se presenten de bajo costo, porque las inversiones de altos costos deben ser por medio de elaboración de proyectos. SOFTWARE Y HARDWARE MANUAL DE OPERACÓN QF-Viewer. Document, es un sistema para la Gestión Electrónica de Documentos, permite crear una base de datos documental que facilita la búsqueda y consulta de los documentos en su empresa. Document se compone de varios módulos: Digitalización, Indexamiento y consulta electrónica de documentos. El módulo que vamos a describir es el que nos sirve para consultar los documentos y se llama QfViewer. Objetivo: facilitar la consulta de los documentos que se encuentran almacenados en la base de datos. Dicha consulta se realiza a través de unas palabras claves.
En el Departamento se tienen varias aplicaciones para el manejo de los procesos, que son herramientas elaboradas por los Auxiliares de Programación.
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