2B MODULO DE ACCESS

2016 TUTORIAL DE ACCES

ITSG ALEXIS GARCÍA, ALEX PUNINA, JHON RESTREPO 21/01/2016

Bibliografía García, A. (2015). SICATRICES. Ambato: CALLE 69.

http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manual deaccess/relaciones.htm

Contenido MICROSOFT ACCESS ........................................................................................................ 2 ¿Qué es una base de datos? ........................................................................................... 2 Partes de una base de datos de Access .......................................................................... 4 Tablas .............................................................................................................................. 4 ........................................................................................................................................ 6 Consultas ......................................................................................................................... 6 ........................................................................................................................................ 7 Formularios ..................................................................................................................... 7 Informes .......................................................................................................................... 9 RELACIONES. ................................................................................................................. 10 2.1. - Relaciones uno a uno. .......................................................................................... 11 2.2 - Relaciones uno a varios. ....................................................................................... 11 2.3. - Relaciones varios a varios. ................................................................................... 11 2.4. - Creación de relaciones. ........................................................................................ 12 2.5. - Borrado de relaciones. ......................................................................................... 14

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MICROSOFT ACCESS Access, o Microsoft Access, es un software que permite gestionar una base de datos. El programa forma parte de Microsoft Office, un paquete de aplicaciones que permiten realizar tareas de oficina.

La primera versión de Access fue lanzada en 1992. A partir de entonces se sucedieron diversas versiones que incrementaron la funcionalidad del software. Actualmente, Access es un programa utilizado para la gestión de datos a través de informes y consultas, que incluso puede importar información creada con otro software (como Microsoft Excel).

Se conoce como access point o punto de acceso, por otra parte, al dispositivo que sirve para conectar diferentes equipos en una red informática. En el caso de las redes inalámbricas, el wireless access point (WAP) logra la interconexión de computadoras (ordenadores) y diversos dispositivos móviles sin apelar a cables.

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen 2

pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007.

Una base de datos computarizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que usa tres tablas no son tres bases de datos, sino una base de datos que contiene tres tablas. Salvo que se haya diseñado específicamente para usar datos o códigos de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos como formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas en formato de Access 2007 tienen la extensión de archivo .accdb y las bases de datos creadas en formatos anteriores de Access tienen la extensión de archivo .mdb. Puede usar Access 2007 para crear archivos en formatos de archivo anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003).

Con Access, puede:

 Agregar más datos a una base de datos como, por ejemplo, un nuevo artículo de un inventario.  Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento.  Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo.  Organizar y ver los datos de distintas formas.  Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico, una intranet o Internet.  Principio de página

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Partes de una base de datos de Access En las secciones siguientes, se describen brevemente los componentes de una base de datos de Access típica. Para obtener más información acerca de cada componente, siga los vínculos de la sección Vea también de este artículo. 

Tablas

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Formularios

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Informes

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Consultas

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Macros

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Módulos

Tablas Es la forma más simple, en ellas almacenamos los datos de forma estructurada.

Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas.

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Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos.

La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.

Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la información tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias. Por ejemplo, si se almacena información sobre empleados, cada empleado se insertará una sola vez en una tabla que se configurará para contener únicamente datos de los empleados. Los datos sobre productos se almacenarán en su propia tabla, y los datos sobre sucursales también tendrán su tabla aparte. Este proceso se conoce como normalización.

Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada "Empleados", en la que cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de información diferente, como el nombre, los apellidos, la dirección, o similares. Los campos se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo.

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Otra forma de describir registros y campos es imaginando un catálogo de fichas tradicional de una biblioteca. Cada ficha del armario corresponde a un registro de la base de datos. Cada información contenida en una ficha (autor, título, etc.) corresponde a un campo de la base de datos.

Consultas De las tablas, si queremos, podemos extraer información filtrada según nuestras necesidades, o actualizar algunos datos concretos, o eliminar ciertos registros que cumplan una determinada condición. Para todo es y mucho mas se usan las consultas.

Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.

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Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible editar los datos de las tablas base mediante la hoja de datos de la consulta. Si trabaja con una consulta actualizable, recuerde que los cambios se producen también en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.

Hay dos tipos básicos de consultas: las de selección y las de acción. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y hace que estén disponibles para su uso. Los resultados de la consulta pueden verse en la pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles. O se pueden utilizar como origen de registros para un formulario o un informe.

Una consulta de acción, como su nombre indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción pueden servir para crear tablas nuevas, agregar datos a tablas existentes, actualizar datos o eliminar datos.

Formularios Esta es la parte más amigable de nuestra base de datos. Usamos los formularios para trabajar con la base de datos, estos están vinculados a las tablas y nos ofrecen una forma más práctica y bonita, según el gusto

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y el empeño que le ponga el usuario, para trabajar con nuestra información.

Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.

Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los botones para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podría crear un formulario denominado "Formulario de cliente" para trabajar con datos de clientes. El formulario de cliente podría tener un botón para abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del cliente.

Los formularios también permiten controlar la manera en que otros usuarios interactúan con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre únicamente ciertos campos y que permita la ejecución de determinadas operaciones solamente. Así, se favorece la protección de los datos y se facilita la entrada correcta de datos

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Microsoft Access nos proporciona herramientas suficientes para incluir textos, botones, imágenes y muchas más cosas, además de ofrecernos plantillas y temas que nos cambian todos los colores y tipos de letras de nuestros formularios con apenas unos clics.

Informes Y como máximo exponente tenemos los informes que podemos configurar a nuestro gusto y antojo, con los datos que nos apetezca, colores, gráficas y posición de los mismos según nos plazca.

Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas.

Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.

Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico

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RELACIONES. Es común que informaciones de una tabla estén asociadas con informaciones de otras tablas. En este caso podemos establecer una relación entre las dos tablas. Es a través de la relación que el Access consigue, a partir de informaciones en una tabla, obtener informaciones registradas en la otra tabla.

Existen tres tipos de relaciones entre dos tablas A y B: uno – a – uno uno – a – varios varios – a – varios.

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2.1. - Relaciones uno a uno.

La relación uno a uno ocurre cuando un registro de la tabla A posee como máximo un registro asociado en la tabla B y un registro de la tabla B posee como máximo un registro asociado en la tabla A. Esta relación está presente en el número de gerente/número de empleado, entre el PADRÓN DE DEPARTAMENTOS y el PADRÓN DE EMPLEADOS. Para cada número de gerente identificamos apenas un registro en el PADRÓN DE EMPLEADOS y cada funcionario es eventualmente gerente de apenas un departamento.

2.2 - Relaciones uno a varios.

La relación uno a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener más de un registro asociado en la tabla B, mientras que, un registro de la tabla B posee como máximo un registro asociado en la tabla A. Esta relación está presente en la sigla del departamento entre el PADRÓN DE DEPARTAMENTO y el PADRÓN DE EMPLEADOS. Para cada sigla del PADRÓN DE DEPARTAMENTOS identificamos varios registros con esta sigla en el PADRÓN DE EMPLEADOS, mientras que, para cada sigla en el PADRÓN DE EMPLEADOS identificamos como máximo un registro en el PADRÓN DE DEPARTAMENTOS. También

debe

quedar

claro

que,

en

principio,

podemos

tener

departamentos sin funcionarios y funcionarios que momentáneamente no están asignados a ningún departamento.

2.3. - Relaciones varios a varios.

La relación varios a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener más de un registro asociado en la tabla B y, análogamente, un

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registro en la tabla B puede tener más de un registro asociado en la tabla A. Los cargos ocupados por un empleado a lo largo del tiempo constituyen una relación de esta naturaleza. Cada empleado ocupó varios cargos y un cargo fue ocupado por diversos empleados. En esta relación queda inmediatamente aparente que al par empleado/cargo probablemente estarán asociadas otras informaciones, por ejemplo, la fecha en que el empleado asumió el cargo en cuestión.

Relaciones de este tipo varios a varios no pueden ser especificadas directamente en Access. Es necesario la creación de una tabla intermediaria que en nuestro caso podría tener el nombre: cargos ocupados. Cada registro en esta tabla sería compuesto de tres campos: Número de empleado, Código del cargo y Fecha de admisión a este cargo. Como se observa, se creó una relación uno a varios entre el PADRÓN DE EMPLEADOS y el PADRÓN DE CARGOS OCUPADOS y, análogamente, otra relación uno a mucho entre el PADRÓN DE CARGOS Y SALARIOS y el PADRÓN DE CARGOS OCUPADOS. Por lo tanto una relación varios a varios es convertida en dos relaciones una a varios cuando hubiera informaciones asociadas a los pares relacionados.

2.4. - Creación de relaciones.

En Access podemos crear relaciones localizadas, utilizadas en una consulta específica, o relaciones globales que posiblemente tendrán un uso más general. Relaciones de uso localizado serán vistas más adelante en el capítulo referente a consultas.

Las Relaciones de uso general son útiles porque pueden ser usadas automáticamente en nuevas consultas, facilitan la generación de subformularios y subinformes y permiten un cierto grado de protección en operaciones de actualización al imponerse la integridad referencial para las relaciones como será visto más adelante.

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La creación y edición de relaciones es hecha en la ventana Relaciones como muestra la figura 2.1. En esta ventana se muestra el diagrama de relaciones entre las tablas. Para cada tabla son mostrados sus campos y líneas de asociación con campos de otras tablas. Estas líneas representan las relaciones.

FIGURA 2.1.Ventana de Relaciones Para exhibir la ventana Relaciones, se pica en el botón Relaciones de la barra de herramientas de la ventana Base de Datos. En respuesta aparece la ventana acompañada de la ventana de diálogo Mostrar tabla.

Si el diálogo no aparece, basta cliquear el botón Mostrar tabla en la barra de herramientas. En el caso fueron adicionadas tres tablas anteriormente construidas.

Las

tablas

adicionales

pueden

ser

redimensionadas hasta que queden visualmente legibles.

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arrastradas

y

Para crear una relación entre el PADRÓN DE DEPARTAMENTOS y el PADRÓN

DE

EMPLEADOS,

picar

sobre

el

campo

Sigla

del

departamento en la tabla PADRÓN DE DEPARTAMENTOS y se arrastra hasta el campo Sigla del departamento en la tabla PADRÓN DE EMPLEADOS. En respuesta surge la ventana de diálogo de relaciones (figura 2.3.) Para que sean provistas más especificaciones sobre la ligazón en cuestión. En el caso que se desee alterar posteriormente estas especificaciones basta dar un doble clic sobre la línea de unión, esto hace aparecer la ventana de diálogo relaciones.

En el caso que se desee Exigir la integridad referencial para imposibilitar el empadronamiento de empleados en departamentos inexistentes en el PADRÓN DE DEPARTAMENTOS. Al activar esta opción pasa a ser necesario especificar también cual es el tipo de relación El tipo uno a varios ya aparece seleccionado porque es el padrón del Access. Además de eso, es necesario indicar si desea guardar el layout de esta ventana. Conviene guardarlo si una nueva distribución de las tablas fuera visualmente más adecuada. Se debe observar que el diseño de las relaciones indica si él es del tipo uno a varios (algoritmo 1 y símbolo de infinito 8) o un a uno (algoritmo 1). Los bordes más gruesos de la línea de unión indican que la integridad referencial fue impuesta por la relación.

2.5. - Borrado de relaciones.

Para borrar una relación basta seleccionar la línea de unión y accionar la tecla DEL. Para borrar una tabla basta seleccionarla y accionar también la tecla DEL. Es importante recordar que la eliminación de una tabla no borra la relación. Si la ventana relaciones fue cerrada y accionada de nuevo, entonces la tabla borrada es mostrada nuevamente con todas sus

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relaciones. Por lo tanto, para borrar una relación es necesario seleccionar la relación explícitamente y accionar DEL, enseguida se borra la tabla.

Se puede borrar todo el contenido de la ventana Relaciones. Para eso, basta en el menú Edición accionar Borrar diseño. Pero esto no borra las relaciones registradas Internamente. Enseguida se puede adicionar una tabla y utilizar el botón de la barra de herramientas. Mostrar todas relaciones directas para exhibir apenas las relaciones directamente asociadas a la tabla. Para exhibir todo, accione el botón Mostrar todas las relaciones.

FIGURA 2.2 Barra de herramientas de la ventana relaciones

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