Dokumentacja UĹźytkownika Systemu Comarch ERP e-Pracownik Wersja 2014.1.1
Comarch ERP e-Pracownik
1
Wersja 2014.1.1
UWAGA Prawa wynikające z Warunków Gwarancji Użytkownik nabywa po rejestracji programu u Producenta. Dokumentem potwierdzającym rejestrację jest Certyfikat Rejestracji Oprogramowania, który Użytkownik otrzymuje od razu wraz z Oprogramowaniem lub po odesłaniu wypełnionej karty rejestracyjnej. Każdorazowo przy nabyciu nowego programu lub odtworzeniu gwarancji w Certyfikacie Rejestracji Oprogramowania określone są daty obowiązywania gwarancji na poszczególne programy. W przypadku wątpliwości dotyczących zarejestrowania Oprogramowania lub w przypadku nieotrzymania Certyfikatu Rejestracji Oprogramowania prosimy o kontakt z Producentem (12) 681 43 00. UWAGA! Użytkowanie nielegalnej kopii naraża Użytkownika programu na postępowanie karne zgodnie z ustawą o prawie autorskim z dnia 04.02.1994r. Użytkowanie legalnie nabytej kopii oprogramowania w wersji otrzymanej w trakcie obowiązywania gwarancji jest możliwe bez żadnych ograniczeń czasowych. Gwarancja na oprogramowanie umożliwia: Uzyskanie kolejnych wersji programów na warunkach preferencyjnych (bezpłatne nowe wersje oprogramowania w okresie gwarancyjnym - nie dotyczy kosztów dostarczenia, nośnika instalacji oraz szkolenia) Zakup kolejnych stanowisk lub innych programów do kompletu Korzystanie z konsultacji autorskich u Producenta lub pomocy serwisu technicznego W trosce o sprawną obsługę gwarancyjną prosimy o staranne przechowywanie Certyfikatu Rejestracji Oprogramowania oraz podawanie numeru ewidencyjnego w trakcie kontaktów z Producentem.
Comarch ERP e-Pracownik
2
Wersja 2014.1.1
Spis treści 1
WSTĘP ................................................................................................................................................. 4
2
INFORMACJE TECHNICZNE ................................................................................................................. 5 2.1
2.2 2.3 3
PIERWSZE URUCHOMIENIE APLIKACJI ............................................................................................. 8 3.1 3.2 3.3
4
WYMAGANIA SYSTEMOWE DO INSTALACJI APLIKACJI NA SERWERZE .............................................. 5 2.1.1 SYSTEMY OPERACYJNE ........................................................................................................ 5 2.1.2 KOMPONENTY SYSTEMOWE ................................................................................................. 5 2.1.3 SERWER SQL ...................................................................................................................... 5 WYMAGANIA SYSTEMOWE DLA UŻYTKOWNIKA............................................................................... 6 WARUNKI KORZYSTANIA Z APLIKACJI ............................................................................................ 6
STANDARDOWE PRZYCISKI WYKORZYSTYWANE W APLIKACJI ......................................................... 9 OBSŁUGA ZAZNACZEŃ ................................................................................................................. 10 OBSŁUGA MENU ......................................................................................................................... 10
ADMINISTRACJA ............................................................................................................................... 11 4.1
4.2 4.3 4.4
4.5
UŻYTKOWNICY ........................................................................................................................... 11 4.1.1 GENERUJ HASŁA ............................................................................................................... 12 4.1.2 ZABLOKUJ WYBRANE KONTA ............................................................................................. 13 4.1.3 ODBLOKUJ WYBRANE KONTA............................................................................................. 13 SCHEMATY ................................................................................................................................. 13 PRZYPISZ SCHEMAT .................................................................................................................... 14 STRUKTURA ............................................................................................................................... 15 4.4.1 DODANIE NOWEGO CENTRUM ........................................................................................... 16 4.4.2 EDYCJA WYBRANEGO CENTRUM ........................................................................................ 17 4.4.3 PRZYPISANIE PRACOWNIKA DO WYBRANEGO CENTRUM ..................................................... 17 KONFIGURACJA .......................................................................................................................... 18
5
START ................................................................................................................................................ 20
6
MÓJ PROFIL....................................................................................................................................... 21 6.1 6.2 6.3 6.4
MOJE DANE ................................................................................................................................ 21 MOJE DOKUMENTY ..................................................................................................................... 21 ZMIEŃ HASŁO............................................................................................................................. 22 WYLOGUJ ................................................................................................................................... 22
7
PRACOWNICY .................................................................................................................................... 23
8
PLAN PRACY ...................................................................................................................................... 25 8.1 8.2 8.3 8.4
9
EDYCJA DNIA PRACY ................................................................................................................... 26 KOPIOWANIE DANYCH ................................................................................................................ 28 USUWANIE DANYCH.................................................................................................................... 28 WERYFIKACJA 11-GODZINNEJ PRZERWY. ..................................................................................... 28
CZAS PRACY ...................................................................................................................................... 29
10 URLOPY ............................................................................................................................................. 32 10.1 10.2
LIMITY ....................................................................................................................................... 32 NIEOBECNOŚCI .......................................................................................................................... 33 10.2.1 NIEOBECNOŚCI – PLANOWANIE URLOPU ............................................................................ 33 10.2.2 NIEOBECNOŚCI – ZATWIERDZANIE URLOPU ....................................................................... 35 10.2.3 NIEOBECNOŚCI – POZOSTAŁE OPERACJE ........................................................................... 35
11 DELEGACJE ........................................................................................................................................ 37 11.1 11.2 11.3
DODANIE DELEGACJI .................................................................................................................. 37 ZATWIERDZANIE DELEGACJI ....................................................................................................... 39 DELEGACJE – POZOSTAŁE OPERACJE ........................................................................................... 39
Comarch ERP e-Pracownik
3
Wersja 2014.1.1
1 Wstęp Aplikacja Comarch ERP e-Pracownik przeznaczona jest dla pracowników i ich przełożonych. Poprzez odpowiednie ustalenie struktury podległościowej i praw dostępu pracownicy etatowi i ich przełożeni mogą mieć dostęp do swoich danych związanych z czasem pracy, planem pracy oraz nieobecnościami i delegacjami. Dodatkowo przełożeni będą mogli zatwierdzać zaplanowane przez ich podwładnych urlopy wypoczynkowe i delegacje, a pracownicy będą mieli dostęp do wydruków udostępnionych z programu Comarch ERP Optima. Aplikacja Comarch ERP e-Pracownik pobiera dane z bazy programu Comarch ERP Optima. Współpracuje ona zarówno z modułem Płace i Kadry Plus, jak i Płace i Kadry. Pobierane i wyświetlane są podstawowe informacje na temat pracowników (dane kadrowe), planowanych czy wykorzystanych nieobecności, planu pracy i czasu pracy. W przypadku aplikacji współpracującej z modułem Płace i Kadry Plus istnieje możliwość odnotowania wielu wejść/wyjść w obrębie dnia, wskazanie wydziału, projektu oraz informacji związanych z odbiorem nadgodzin. Planowanie pracy, jak i odnotowanie czasu rzeczywistego możliwe jest zarówno po stronie aplikacji, jak i bezpośrednio w programie Comarch ERP Optima. O ile w aplikacji może to wykonać samodzielnie pracownik, jeśli posiada odpowiednie uprawnienia, to w programie nadal nanoszenie i planowanie czasu pracy, nieobecności wykonywane jest przez uprawnionych operatorów programu. Aplikacja charakteryzuje się dynamicznym menu, które dostosowuje się do wielkości ekranu komputera, tabletu czy smartfona.
Uwaga: Comarch ERP e-Pracownik, w przypadku komputerów stacjonarnych, współpracuje z najnowszymi wersjami przeglądarek internetowych: Microsoft Internet Explorer 9.0 i wyższej, Google Chrome, Mozilla Firefox. W przypadku urządzeń mobilnych z przeglądarkami preinstalowanymi na systemach Android 4 i kolejne, Windows Phone 8 oraz iOS 4 i kolejne.
Comarch ERP e-Pracownik
4
Wersja 2014.1.1
2 Informacje techniczne Wymagania systemowe do instalacji aplikacji na serwerze
2.1 2.1.1
Systemy operacyjne
Aplikację Comarch ERP e-Pracownik można zainstalować na następujących systemach operacyjnych: Windows Server 2008 Windows Server 2008 R2 Windows Server 2012 Windows 7 Windows 8 Jeżeli Comarch ERP e-Pracownik został zainstalowany na Windows Server 2008 – 2012, wymagana jest licencja CAL dla każdego użytkownika lub urządzenia. Szczegółowe zasady licencjonowania systemu Windows wyjaśnia firma Microsoft na stronie http://www.microsoft.com/pl-pl/licencje/about-licensing/client-access-license.aspx.
2.1.2
Komponenty systemowe
Comarch ERP WAMC (instalator aplikacji) i Comarch ERP e-Pracownik korzystają z następujących komponentów systemowych: Internetowe usługi informacyjne (IIS) w wersji 7.0 lub nowszej z odpowiednimi komponentami Dodatkowo wymagane są następujące komponenty systemowe: Microsoft Windows Installer 4.5 .Net Framework 4.0 Microsoft SQL Server Native Client (tylko dla Windows Server 2008)
2.1.3
Serwer SQL
Wspierane wersje Comarch ERP e-Pracownik może działać w oparciu o następujące wersje Microsoft SQL Server: Microsoft SQL Server 2005 Microsoft SQL Server 2008 (R2) Microsoft SQL Server 2012 Konfiguracja serwera SQL Od strony ustawień serwera SQL wymagane jest by układ sortowania (collation) serwera ustawiony był na: Polish_CI_AS – Polish, Case Insensitive, Accent Sensitive. W sytuacji, gdy bazy konfiguracyjna i firmowa Comarch ERP Optima znajdują się na różnych serwerach, należy je zlinkować, aby umożliwić loginowi utworzonemu w Comarch ERP Wamc dostęp do bazy konfiguracyjnej oraz zapewnić transakcyjność pomiędzy serwerami SQL (skonfigurować usługę MSDTC). Licencjonowanie serwera SQL Aplikacja Comarch ERP e-Pracownik pracuje na oprogramowaniu bazy danych Microsoft SQL. Zgodnie z polityką firmy Microsoft w niektórych aspektach używanie aplikacji będzie wymagać dodatkowych licencji na serwer SQL: - jeśli Klient wykorzystuje pełną wersję Microsoft SQL Server, należy dla każdego użytkownika aplikacji Comarch ERP e-Pracownik lub urządzenia zapewnić licencje dostępowe CAL lub zakupić licencje per
Comarch ERP e-Pracownik
5
Wersja 2014.1.1
procesor/core. Szczegółowe zasady licencjonowania http://technet.microsoft.com/pl-pl/sqlserver/.
wyjaśnia
firma
Microsoft
na
stronie
- w przypadku używania Microsoft SQL Server w wersji Express, zakup licencji dostępowych nie jest konieczny, ale należy pamiętać o ograniczeniach funkcjonalnych serwera. Szczegółowy opis na stronie http://www.microsoft.com/en-us/sqlserver/editions/2012-editions/express.aspx
2.2
Wymagania systemowe dla Użytkownika
W celu korzystania z Comarch ERP e-Pracownik w wersji 2014.1.1 konieczne jest posiadanie systemu Comarch ERP Optima w wersji co najmniej 2014.0.1. Dostęp do aplikacji możliwy jest z poziomu komputera stacjonarnego, tabletu, smartfona. Poprawne działanie aplikacji wymaga najnowszych wersji przeglądarek dla: - komputerów stacjonarnych: Microsoft Internet Explorer 9.0 i kolejne Google Chrome Mozilla Firefox Safari - dla smartfonów i tabletów z systemem Android 4.0 i kolejne, Windows Phone 8.0, iOS 4.0 i kolejne preinstalowane na urządzeniach przeglądarki internetowe
Uwaga: Comarch ERP e-Pracownik nie wspiera urządzeń z systemami starszymi niż Android 4.0, Windows Phone 8 oraz iOS 4
2.3
Warunki korzystania z aplikacji
Aby mieć dostęp do aplikacji Comarch ERP e-Pracownik należy skonfigurować Comarch ERP Menadżer Licencji dodając klucz wirtualny, uzupełniając identyfikator klienta, pin i numer klucza. Program Comarch ERP e-Pracownik pracuje wyłącznie na kluczu wirtualnym. Podczas logowania do programu sprawdzana jest w bazie ilość pracowników zatrudnionych na etat w momencie logowania. Pracownik zatrudniony na kilku etatach jednocześnie (wieloetatowiec) wliczany jest zgodnie z ilością posiadanych etatów (sumowany jest etat główny i etaty dodatkowe). Pojęcia związane z licencjonowaniem: pakiet pracowników – licencja na dostęp do aplikacji dla 10 pracowników etatowych licencja startowa – informacja handlowa określająca ilość pracowników, zgodnie z cennikiem dla Comarch ERP XL jest to 60 pracowników (6 pakietów), a dla Comarch ERP Optima 20 (2 pakiety). rozszerzenie licencji – informacja handlowa mówiąca o tym, o ilu pracowników zwiększana jest dana licencja startowa, zgodnie z cennikiem dla Comarch ERP XL każde rozszerzenie to 30 pracowników (3 pakiety), a dla Comarch ERP Optima 10 (1 pakiet). Przykład dla Comarch ERP Optima: Firma zatrudnia 35 pracowników etatowych. W takiej sytuacji należy mieć wykupioną: jedną licencję startową - 20 pracowników (2 pakiety) dwa rozszerzenia licencji po 10 pracowników każde (2 pakiety) W tym przypadku w Comarch ERP Menadżer Licencji zostanie wyświetlona liczba 4, oznaczająca 40 pracowników. Comarch ERP e-Pracownik
6
Wersja 2014.1.1
Ilość początkowa prezentowana w Comarch ERP Menadżer Licencji to liczba pakietów pracowników wynikająca z zakupionego pakietu startowego i rozszerzeń. Ilość aktualna to liczba wolnych pakietów pracowników do dalszego wykorzystania. Przykład dla Comarch ERP XL: Firma zatrudnia 235 pracowników etatowych. W takiej sytuacji należy mieć wykupioną: jedną licencję startową - 60 pracowników (6 pakietów) sześć rozszerzeń licencji po 30 pracowników każde (18 pakietów) W tym przypadku w Comarch ERP Menadżer Licencji zostanie wyświetlona liczba 24, oznaczająca 240 pracowników.
Ilość początkowa prezentowana w Comarch ERP Menadżer Licencji to liczba pakietów pracowników wynikająca z zakupionego pakietu startowego i rozszerzeń. Ilość aktualna to liczba wolnych pakietów pracowników do dalszego wykorzystania.
W oddzielnych dokumentach opisano: instalację aplikacji Comarch ERP e-Pracownik proces tworzenia tapety Użytkownika Biuletyny dostępne są na Indywidualnych Stronach Klientów i Partnerów
Comarch ERP e-Pracownik
7
Wersja 2014.1.1
3 Pierwsze uruchomienie aplikacji Przed zalogowaniem do aplikacji Comarch ERP e-Pracownik należy ustalić operatora, w kontekście którego, będą wykonywane zapisy w bazie danych Comarch ERP Optima. W tym celu należy w programie Comarch ERP Optima wejść do Konfiguracji firmy / Płace / e-Pracownik i wybrać operatora. Może to być istniejący operator lub utworzony specjalnie na potrzeby zapisów z aplikacji, co pozwoli ustalić, które dane były wprowadzone w aplikacji Comarch ERP e-Pracownik.
Rys. Comarch ERP Optima - Konfiguracja Bezpośrednio po zainstalowaniu aplikacji logowanie może odbywać się tylko na jednego, istniejącego w niej Użytkownika: Użytkownik: admin Hasło: e-Pracownik2013
Rys. Logowanie do aplikacji
Comarch ERP e-Pracownik
8
Wersja 2014.1.1
Po zalogowaniu do aplikacji Comarch ERP e-Pracownik, pojawi się okno startowe, dzięki któremu można szybko przejść do najczęściej wykorzystywanych opcji. Wygląd menu startowego zależy od posiadanych uprawnień. Dla użytkownika Administrator pojawią się opcje dostępne w menu Administracja oraz Mój profil.
Rys. Menu startowe Administrator W pierwszej kolejności należy zmienić domyślne hasło do aplikacji i ustalić hasło indywidualne. Hasło musi się składać z co najmniej 6 znaków i spełniać 3 z 4 podanych zasad (duże litery, małe litery, cyfry oraz znak specjalny).
Uwaga: Podczas wpisywania ciągu znaków, w którym występują znaki specjalne może zostać dodana spacja rozdzielająca znak specjalny od kolejnych znaków. Jest to normalne zachowanie systemu Android, dlatego prosimy o uważne wpisywanie haseł zawierających znaki specjalne m.in. !, ?, %, $.
Zmiana hasła jest możliwa po przejściu w Mój profil, o czym szerzej w rozdziale 5.1. Użytkownik o loginie admin ma prawo do operacji związanych z zarządzaniem, w związku z czym w menu pojawi się tylko Administracja, składająca się z podmenu: Użytkownicy Schematy Przypisz schemat Struktura Konfiguracja Po zalogowaniu do aplikacji należy wygenerować loginy i hasła dla osób, które również będą miały prawo logowania się do aplikacji. Następnie należy utworzyć i przypisać użytkownikom schematy uprawnień.
3.1
Standardowe przyciski wykorzystywane w aplikacji
- Dodaj - Zapisz - Zamknij/Anuluj
Comarch ERP e-Pracownik
9
Wersja 2014.1.1
- Zmień widok – przełączanie widoku na kafelki lub listę – w urządzeniach mobilnych tylko kafelki ,
3.2
- przycisk pozwalający na zwinięcie/ rozwinięcie menu
Obsługa zaznaczeń
W aplikacji sposób wykonywania edycji oraz zaznaczeń elementów na liście został dostosowany do możliwości obsługi tych operacji na urządzeniach mobilnych. W związku z tym na desktopach zaznaczanie wielu elementów jest możliwe poprzez: •
Pojedyncze kliknięcie lewym przyciskiem myszy na elemencie – spowoduje edycję lub podgląd elementu
•
Pojedyncze kliknięcie prawym przyciskiem myszy na elemencie – spowoduje wejście w tryb zaznaczeń, co pozwoli zaznaczyć kolejne elementy na liście. Będąc w trybie zaznaczeń klikanie dowolnym przyciskiem myszy powoduje zaznaczanie kolejnych elementów
Wyjście z trybu zaznaczeń następuje po: •
Wykonaniu operacji, np. wklejeniu czasu pracy,
•
Wykonaniu operacji i zapisaniu zmian
•
Naciśnięcie przycisku
, np. zapis zmian na formularzu,
.
Na urządzeniach mobilnych edycja możliwa jest poprzez: •
Krótkie kliknięcie na danym elemencie – spowoduje edycję lub podgląd elementu
•
Dłuższe przytrzymanie na danym elemencie – spowoduje wejście w tryb zaznaczeń, co pozwoli zaznaczyć kolejne elementy na liście. Będąc w trybie zaznaczeń klikanie powoduje zaznaczanie kolejnych elementów
Wyjście z trybu zaznaczeń następuje po: •
Wykonaniu operacji, np. wklejenie czasu pracy,
•
Wykonaniu operacji i zapisaniu zmian
•
Naciśnięcie przycisku
3.3
, np. zapis zmian na formularzu,
.
Obsługa menu
Menu dostępne po zalogowaniu się do aplikacji Comarch ERP e-Pracownik umożliwia poruszanie się po programie. Część opcji została pogrupowana jako podmenu, rozwijane po naciśnięciu głównej grupy, np. Mój profil. Menu Start pozwala szybko przejść do najczęściej wykorzystywanych opcji, np. Urlopy, Zatwierdź urlop, Zaplanuj urlop oraz Czas pracy, Plan pracy i Delegacje.
Comarch ERP e-Pracownik
10
Wersja 2014.1.1
4 Administracja
W menu Administracja zostały zgrupowane opcje dotyczące zarządzania użytkownikami, uprawnieniami oraz tworzeniem struktury podległościowej i konfiguracji powiadomień mailowych.
Rys. Menu Administracja
4.1
Użytkownicy
Użytkownicy – w tym miejscu można wybrać pracowników, dla których utworzone zostaną konta dostępowe do aplikacji Comarch ERP e-Pracownik. Listę osób można filtrować za pomocą opcji: Wszyscy użytkownicy, Konta zablokowane, Konta aktywne oraz Brak konta. Można również wyszukać pracownika wpisując jego nazwisko w polu Szukaj.
Pod przyciskiem dostępna jest opcja „Zaznacz wszystkich użytkowników”, dzięki której możemy wykonać wybraną operację dla osób wyświetlonych na oknie. Po zaznaczeniu osoby lub grupy osób mamy do wyboru następujące operacje:
Generuj hasła – utworzenie kont dostępowych do aplikacji.
Zablokuj wybrane konta – zablokowanie dostępu do aplikacji
Odblokuj wybrane konta – odblokowanie dostępu do aplikacji
Zmień widok – pozwala na zmianę widoku okna w formie kafelek lub listy
Comarch ERP e-Pracownik
11
Wersja 2014.1.1
Rys. Lista Użytkowników – widok kafelkowy
4.1.1
Generuj hasła
Dla zaznaczonej osoby lub grupy osób można wygenerować konta dostępowe do aplikacji Comarch ERP e-pracownik. Login i hasło dla utworzonego konta są zapisywane w pliku PDF. W nazwie pliku z hasłami zapisuje się data i godzina utworzenia pliku, np. epracownik_haslo_20131120_1230. Użytkownik, który otrzyma nadany mu login i hasło, po pierwszym zalogowaniu do aplikacji, powinien ustalić swoje indywidualne hasło. W programie nie ma opcji przypominania istniejącego hasła. Jeśli użytkownik zagubi hasło należy wygenerować dla niego nowe hasło za pomocą opcji „Generuj hasła”. Odpowiednie skonfigurowanie powiadomień mailowych spowoduje wysłanie danych dostępowych do aplikacji Comarch ERP e-Pracownik na adres e-mail pracownika. Konfiguracja powiadomień mailowych została opisana w rozdziale 4.5
Comarch ERP e-Pracownik
12
Wersja 2014.1.1
Rys. Wydruk loginu i hasła
4.1.2
Zablokuj wybrane konta
Operacja pozwala na odebranie wybranej osobie lub grupie osób możliwości logowania się do aplikacji Comarch ERP e-Pracownik. Konto otrzymuje status Zablokowane, tym samym użytkownik nie ma już prawa do wglądu w dane zawarte w aplikacji.
4.1.3
Odblokuj wybrane konta
Operacja pozwala na odblokowanie zablokowanego konta. Może być wykonana dla jednego konta lub grupy zaznaczonych kont.
4.2
Schematy
Schematy uprawnień – to lista zdefiniowanych schematów określających prawa dostępu do czynności wykonywanych w aplikacji. W tym miejscu można dodawać, usuwać oraz modyfikować utworzone schematy. Po wybraniu nazwy schematu wyświetlane są uprawnienia do poszczególnych funkcji: Urlopy Plan pracy Czas pracy Pracownicy Delegacje Uprawnienia zostały podzielone na te związane bezpośrednio z zalogowaną osobą (Własne) oraz związane z podwładnymi. Każde z nich ma 3 poziomy dostępu: Edycja Podgląd Brak Na drugiej zakładce znajdują się uprawnienia związane z Zarządzaniem, czyli dostęp do Użytkowników, Struktury podległościowej, Uprawnień oraz Konfiguracji. W tym przypadku mamy 2 poziomy – Aktywne lub Brak.
Comarch ERP e-Pracownik
13
Wersja 2014.1.1
Rys. Schemat uprawnień - ustawienia Po zainstalowaniu aplikacji Comarch ERP e-Pracownik, istniejący w niej użytkownik Administrator ma przypisany schemat uprawnień Administracja. Natomiast wszyscy dodani użytkownicy otrzymują schemat Domyślny. Domyślny – pozwala na podgląd i edycję własnych danych (danych zalogowanej osoby). Jest to schemat, który otrzymują dodani Użytkownicy. Administracja - schemat przeznaczony dla użytkownika Administrator. Służy do zarządzania aplikacją. Tylko użytkownik o loginie admin może przyznawać ten schemat uprawnień innym użytkownikom. Mają oni wówczas dostęp do danych swoich podwładnych oraz dostęp do Administracji, w tym Struktury całej firmy.
4.3
Przypisz schemat
W tym miejscu użytkownik z dostępem do Uprawnień może przypisać utworzony wcześniej schemat konkretnym pracownikom. Lista zawiera Nazwisko i imię oraz Akronim użytkownika, dla którego wygenerowano wcześniej konto, za pomocą opcji Generuj hasła. Użytkownik otrzymuje schemat Domyślny, który może zostać zmieniony poprzez przypisanie nazwy właściwego uprawnienia.
Pod przyciskiem dostępna jest opcja „Zaznacz wszystkich użytkowników”, dzięki której możemy wykonać operację zmiany schematu dla wszystkich osób wyświetlonych na oknie. Po zaznaczeniu osoby lub grupy osób wybieramy
„Przypisz schemat” w celu zmiany schematu uprawnień. Wybór potwierdzamy opcją Zapisz.
Comarch ERP e-Pracownik
14
Wersja 2014.1.1
Rys. Przypisz schemat – lista użytkowników
4.4
Struktura
Struktura podległościowa – lista budowana w formie drzewa prezentująca strukturę danej firmy. Złożona jest z centrów i podcentrów o dowolnej liczbie zagłębień. Na górze struktury domyślnie znajduje się centrum Firma. Struktura podległościowa może być budowana zarówno z poziomu programu Comarch ERP Optima (od wersji 2014.0), jak i z poziomu aplikacji Comarch ERP e-Pracownik.
Comarch ERP e-Pracownik
15
Wersja 2014.1.1
Rys. Struktura podległościowa
4.4.1 Dodanie nowego centrum Centrum podległościowe może być dodane w aplikacji Comarch ERP e-Pracownik za pomocą przycisku . W celu utworzenia nowego centrum należy ustawić się na centrum nadrzędnym, np. Firma. Na formularzu centrum podajemy jego nazwę i akronim oraz wskazujemy osobę, która będzie pełniła w nim rolę kierownika.
Rys. Formularz centrum
Comarch ERP e-Pracownik
16
Wersja 2014.1.1
Użytkownik Administrator zawsze widzi całą strukturę firmy wraz z podległymi centrami i zatrudnionymi w firmie pracownikami etatowymi. Kierownik centrum, który zaloguje się do aplikacje-Pracownik będzie widział w strukturze podległe sobie centra oraz przypisanych do nich pracowników.
4.4.2 Edycja wybranego centrum Dla wybranego centrum można wskazać kierownika, przy czym w tym samym okresie kierownikiem może być tylko jedna osoba. Aby przypisać okres, w jakim kierownik sprawuje swoją funkcję zaznaczyć dane centrum i wybrać edycję centrum pod przyciskiem . Na formularzu centrum można wskazać lub zmienić okres, w jakim wybrana osoba pełni rolę kierownika. Można ustawić również okres bezterminowego sprawowania funkcji, poprzez zaznaczenie parametru „Bezterminowo”. Edycja centrum pozwala również na zmianę kierownika lub dodanie kolejnego kierownika, ale w innym okresie. Po wprowadzeniu zmian akceptujemy je przyciskiem
lub opuszczamy formularz bez zapisu naciskając
.
Jeśli centrum posiada przypisanego kierownika, w strukturze obok nazwy centrum będzie widoczne jego nazwisko. Ta sama osoba może być kierownikiem w kilku centrach.
Rys. Formularz centrum
4.4.3 Przypisanie pracownika do wybranego centrum Pracownik dodany do bazy Comarch ERP Optima ma przypisane centrum główne Firma. Na formularzu danych kadrowych można zmienić mu centrum na takie, w jakim aktualnie pracuje. W module Płace i Kadry Plus można skorzystać z operacji seryjnej zmiany centrum podległościowego dla zaznaczonych pracowników. Przypisanie centrum może być wykonywane również w samej aplikacji Comarch ERP e-Pracownik. Zmianę można wykonać w następujący sposób: Zmiana centrum przez przeciąganie – zmiana zostanie wykonana w aktualnym zapisie pracownika, bez tworzenia historii
Comarch ERP e-Pracownik
17
Wersja 2014.1.1
Zaznaczenie jednego pracownika lub grupy osób i naciśnięcie przycisku „Zmiana centrum” – w tym przypadku należy wybrać z listy nowe centrum. Lista dostępnych centrów jest zawężona do centrów podległych zalogowanemu użytkownikowi. Po wybraniu nazwy centrum możliwe są dwie metody zapisu zmiany: - Zmiana centrum - zmiana zapisywana w aktualnym zapisie pracownika, bez tworzenia historii (analogicznie jak przy przeciąganiu) - Nowe centrum od dnia – podajemy datę zmiany centrum – u pracownika, zgodnie z podaną datą, zostanie utworzony zapis historyczny, w którym zostanie zapisana informacja o nowym centrum.
Rys. Zmiana centrum Ustalenie centrum podległościowego, w jakim aktualnie pracuje pracownik, możliwe jest dla jednej zaznaczonej osoby. Po naciśnięciu przycisku pojawią się ‘Informacje o pracowniku’. Imię i Nazwisko oraz aktualnie przypisane centrum. Z listy możemy wybrać inne Centrum w celu dokonania zmiany w strukturze podległościowej. Aby wyszukać właściwe centrum można wpisać jego nazwę, akronim lub nazwisko kierownika.
4.5
Konfiguracja
Konfiguracja służy do ustawień związanych z wysyłką powiadomień mailowych. W programie istnieje możliwość wysyłania wiadomości mailowych informujących przełożonego o tym, że jego podwładny zaplanował urlop lub delegację oraz maili informujących podwładnych, że zaplanowany urlop czy delegacja zostały zatwierdzone. Dostęp do tej funkcjonalności wymaga posiadania modułu Optima CRM. W tym miejscu należy wskazać skrzynkę pocztową skonfigurowaną w programie Comarch ERP Optima (Konfiguracja > CRM> Konta e-mail), do której podpięto operatora związanego z aplikacją e-Pracownik. Jest to operator wskazany do zapisów z aplikacji Comarch e-Pracownik (Konfiguracja > Płace > e-Pracownik). Powiadomienia mailowe będą wysyłane ze wskazanej skrzynki pocztowej w sytuacji, kiedy w aplikacji Comarch ERP e-Pracownik będzie wykonana jedną z poniższych operacji: Zaplanowanie urlopu Zaplanowanie delegacji Zatwierdzenie urlopu Zatwierdzenie delegacji Generowanie hasła dla użytkownika
Comarch ERP e-Pracownik
18
Wersja 2014.1.1
Rys. Ustawienia konfiguracji powiadomień Dla wyżej wymienionych czynności należy wskazać sposób powiadomienia. Wyłączenie opcji, np. Zaplanowany urlop spowoduje, że mimo wpisania urlopu w aplikacji Comarch ERP e-Pracownik, powiadomienie nie zostanie wysłane. Jeśli powiadomienie jest włączone, to na adres e-mail podany u przełożonego zostanie wysłana wiadomość informująca o zaplanowanym przez pracownika urlopie. Podobnie, jeśli włączone jest powiadomienie Zatwierdzony urlop, pracownik otrzyma powiadomienie na swój adres e-mail o zatwierdzeniu urlopu przez przełożonego. Treść powiadomienia mailowego dla zaznaczonej operacji „Zatwierdzony urlop”: Zaplanowany urlop wypoczynkowy w okresie: 2013-11-19 - 2013-11-19 został zatwierdzony. -wysłano z Comarch ERP e-Pracownik
Comarch ERP e-Pracownik
19
Wersja 2014.1.1
5 Start Bezpośrednio po zalogowaniu do aplikacji Comarch ERP e-Pracownik pojawi się okno startowe, dzięki któremu można szybko przejść do najczęściej wykorzystywanych opcji. Są to m.in. Urlopy, Zatwierdź urlop, Zaplanuj urlop oraz Czas pracy, Plan pracy i Delegacje. Użytkownik może również zapoznać się z filmem instruktażowym i dokumentacją do programu. Wygląd menu startowego zależy od uprawnień nadanych użytkownikowi aplikacji Comarch ERP e-Pracownik.
Rys. Menu start - Użytkownika Do aplikacji mogą zalogować się użytkownicy, dla których wygenerowano konta opisane w rozdziale 4.1. Do ePracownika nie będą mogły zalogować się osoby, które w danym dniu spełniają co najmniej jeden z warunków, czyli: nie są aktualnie zatrudnione na etat, mają status pracowników archiwalnych, mają zablokowane konto.
Comarch ERP e-Pracownik
20
Wersja 2014.1.1
6 Mój profil
Menu Mój profil składa się z opcji dotyczących ustawień danych zalogowanej osoby, udostępnionych jej dokumentów oraz możliwości zmiany hasła lub wylogowania z aplikacji.
6.1
Moje dane
Okno zawiera dane dotyczące profilu zalogowanego użytkownika. Z tego poziomu można uzupełnić lub zmienić dane dotyczące m.in. numer telefonu, adresu e-mail, czy też posiadanych komunikatorów. Można dodać lub zmienić swoje zdjęcie. Maksymalny rozmiar dodawanego zdjęcia to 1MB. Jeżeli zdjęcie przekroczy ten rozmiar pojawi się stosowny komunikat.
Rys. Moje dane
Wszystkie dane edytowane z tego poziomu zostaną zapisane w tabelach aplikacji, nie są modyfikowane na formularzu pracownika w Comarch ERP Optima.
6.2
Moje dokumenty
Moje dokumenty – lista udostępnionych wydruków dla zalogowanego użytkowników. W aplikacji Comarch ERP e-Pracownik zalogowany użytkownik będzie mógł zobaczyć i wydrukować udostępnione mu wydruki. Udostępnienie wydruków odbywa się w programie Comarch ERP Optima. W celu udostępniania wydruków do e-Pracownika wymagana jest licencja na moduł Optima Obieg Dokumentów (OBD), gdyż udostępnione wydruki zapisywane są w archiwum wydruków. Operator w programie Comarch ERP Optima będzie mógł zarządzać udostępnianymi wydrukami, tzn. usuwać wydruki udostępnione w aplikacji Comarch ERP e-Pracownik lub decydować o tym, które wydruki będzie widział zalogowany użytkownik. Comarch ERP e-Pracownik
21
Wersja 2014.1.1
W programie Comarch ERP Optima wydruki mogą być udostępnione na dwa sposoby: • Wydruk danych > wybór wydruku związanego z pracownikiem > udostępnij w e-Pracowniku: wydruk będzie widoczny w aplikacji e-Pracownik dla użytkownika którego dotyczył • CRM > Archiwum wydruków > na wydruku z Formularza pracownika wybór opcji w menu kontekstowym: Udostępnij w e-Pracowniku lub Blokuj w e-Pracowniku. W aplikacji Comarch ERP e-Pracownik zalogowany użytkownik zobaczy udostępnione mu wydruki, które następnie będzie mógł otworzyć lub wydrukować. Użytkownik będzie mógł wyświetlić wydruki dotyczące swojej osoby, m.in. Formularz deklaracji PIT (PIT-11, PIT-40, IFT, PIT-8C) Wydruki z formularza pracownika (np. skierowanie na badania okresowe, RMUA) Wydruki z formularza wypłaty (np. kwitek wypłaty) Wydruki z listy wypłat Wydruki z listy pracowników Dokumenty wyświetlone w formie listy mogą być posortowane wg nazwy, identyfikatora, opisu dokumentu lub daty wydruku. Można również wyszukać wydruk za pomocą opcji „Szukaj”. Usunięcie wydruku jest możliwe tylko z poziomu Comarch ERP Optima, po zalogowaniu do modułu Obieg dokumentów. W archiwum wydruków dany wydruk można usunąć lub zablokować za pomocą opcji „Blokuj w e-Pracowniku”.
Rys. Moje dokumenty – widok kafelkowy
Pod przyciskiem
6.3
”Zmień widok” możliwe jest przełączenie widoku kafelkowego na widok listy dokumentów.
Zmień hasło
Użytkownik, który otrzyma nadany mu login i hasło, po pierwszym zalogowaniu do aplikacji, powinien ustalić indywidualne hasło. W tym celu powinien przejść do menu „Zmień hasło”. Następnie powinien wpisać stare hasło oraz ustalić i potwierdzić nowe hasło. Hasło musi się składać z co najmniej 6 znaków i spełniać 3 z 4 podanych zasad (duże litery, małe litery, cyfry oraz znak specjalny). W programie nie ma opcji przypominania istniejącego hasła. Jeśli użytkownik zagubi hasło należy wygenerować dla niego nowe hasło za pomocą opcji „Generuj hasła”.
6.4
Wyloguj
Opcja „Wyloguj” pozwala na opuszczenie aplikacji. Comarch ERP e-Pracownik
22
Wersja 2014.1.1
7 Pracownicy Lista pracowników – domyślnie wyświetlana jest lista podwładnych zalogowanego użytkownika. W tym miejscu można sprawdzić dane związane z konkretną osobą, np. numer telefonu, nr pokoju, adres e-mail, centrum, w którym aktualnie pracuje. Dodatkowe oznaczenie informuje, że pracownik jest nieobecny w dniu logowania. Użytkownik posiadający uprawnienia do edycji danych podwładnego może również uzupełnić lub zmienić informacje dotyczące konkretnego pracownika. Służy do tego przycisk
„Edytuj dane pracownika”.
Rys. Dane pracownika – widok kafelkowy osoby nieobecnej Lista wyświetlonych pracowników może być przeszukiwana za pomocą zdefiniowanych filtrów: Wszyscy podwładni, Bezpośredni podwładni Wszyscy pracownicy Podwładni w centrum
Rys. Lista filtrowania pracowników Dodatkowo na oknie dostępna jest opcja „Szukaj”, za pomocą której można wyszukać pracownika wpisując ciąg znaków. Na liście widoczne są tylko osoby zatrudnione na etat, które nie mają zaznaczonej opcji ‘pracownik archiwalny’. Po wyszukaniu konkretnej osoby na liście można uzyskać dodatkowe informacje na jej temat, takie jak: imię i nazwisko akronim adres e-mail numer telefonu komunikator 1 Comarch ERP e-Pracownik
23
Wersja 2014.1.1
komunikator 2 numer pokoju centrum
Pod przyciskiem
”Zmień widok” można przejść do widoku listy pracowników w formie kafelkowej.
W momencie tworzenia konta dla Użytkownika: numer telefonu, adres mailowy pobierane są z bazy Comarch ERP Optima i zapisywane w tabelach e-Pracownika. Jeżeli w Comarch ERP Optima pracownicy mieli uzupełnione zdjęcia, to będą się one także wyświetlały w e- Pracowniku. Zmiana zdjęcia powoduje zapis w tabeli e-Pracownika.
Comarch ERP e-Pracownik
24
Wersja 2014.1.1
8 Plan pracy Plan pracy – pozwala na planowanie pracy w poszczególnych dniach miesiąca. W zależności od posiadanych uprawnień, zalogowany użytkownik może edytować i planować pracę sobie lub swoim podwładnym pracownikom.
Rys. Plan pracy – widok miesięczny dla zalogowanej osoby Plan pracy w układzie miesięcznym wyświetlany jest tylko dla zalogowanego użytkownika. Za pomocą przycisku „Zmień widok” wyświetlany jest kalendarz w układzie tygodniowym, gdzie użytkownik będzie miał dostęp również do planów pracy swoich podwładnych pracowników. Bieżący dzień tygodnia jest oznaczony kolorem zielonym, a w układzie tygodniowym data została pogrubiona. Za pomocą przycisków dostępnych w górnej części okna możliwe jest wykonanie operacji:
Wydruk – umożliwia wydrukowanie planu pracy dla zalogowanego użytkownika
Comarch ERP e-Pracownik
25
Wersja 2014.1.1
walidacja 11-godzinnej przerwy – umożliwia zweryfikowanie, czy zaplanowane godziny pracy nie naruszają prawa do 11-godzinnego odpoczynku
Jednorazowe kliknięcie prawym przyciskiem myszy na konkretnym dniu pozwala na wyświetlenie szczegółów dnia. Pojawią się wówczas dodatkowe przyciski:
Edycja planu pracy – pozwala na zmianę ustawień dnia Kopiuj – pozwala na skopiowanie ustawień dnia Zamknij Na urządzeniach mobilnych, na planie pracy w układzie tygodniowym ze względu na mały ekran, wyświetlają się tylko inicjały pracowników. Jeżeli chcemy zobaczyć pełne dane podświetlonej osoby, należy ‘kliknąć’ w inicjały. Wówczas pojawią się dane – nazwisko i imię. Rozwinięcie pełnych danych ma znaczenie w przypadku, gdy na liście pojawią się osoby o takich samych inicjałach. Na komputerze, na planie pracy w układzie tygodniowym jest możliwe wyświetlenie akronimu pracownika. Będzie on widoczny po najechaniu myszką na nazwisko i imię pracownika. Odczytanie akronimu może mieć znaczenie w przypadku zatrudniania pracownika na kilku etatach lub powtarzających się danych zatrudnionych pracowników. Plan pracy w widoku tygodniowym może być wyświetlony jako tydzień roboczy 5-dniowy lub tydzień 7-dniowy. Widok można zmieniać używając przycisków:
Widok 5 dniowy (poniedziałek-piątek) Widok 7-dniowy tygodnia (poniedziałek-niedziela) Na Planie pracy poszczególne dni posiadają oznaczenia świadczące o modyfikacjach wprowadzonych z poziomu aplikacji Comarch ERP e-Pracownik oraz informacje o nieobecnościach pracownika w danych okresie.
- zaznaczony dzień, w którym pracownik ma rozpocząć pracę o godzinie 8:00 i pracować przez 8 godzin. - niebieski alert informuje, że ten dzień został zmodyfikowany w e-Pracowniku (wyjątek w kalendarzu) - czerwony alert informuje, że w tym dniu pracownik jest nieobecny. Oznaczenie dotyczy zarówno osób posiadających wpisaną nieobecność, jak i osób niezatrudnionych w tym okresie.
8.1
Edycja dnia pracy
Edycja dnia pracy możliwa jest poprzez: Pojedyncze kliknięcie lewym przyciskiem myszy na danym dniu Pojedyncze kliknięcie prawym przyciskiem myszy i wciśnięciu przycisku
Edytuj plan pracy.
Na urządzeniach mobilnych edycja możliwa jest poprzez: Krótkie kliknięcie na danym dniu
Comarch ERP e-Pracownik
26
Wersja 2014.1.1
Dłuższe przytrzymanie na danym dniu, a następnie wciśnięcie przycisku
Edytuj plan pracy.
Jednoczesne zaznaczenie wielu dni w celu dokonania ich modyfikacji jest możliwe poprzez: Klikanie w poszczególne dni prawym przyciskiem myszy, Klikanie w poszczególne dni z wciśniętym klawiszem CTRL Klikanie przez przeciąganie, przy wciśniętym lewym przycisku myszy przesuwamy po planie pracy
Rys. Plan pracy – widok 7 dniowy, zaznaczenie blokowe Edycja planu pracy umożliwia naniesienie danych dotyczących typu dnia (Praca, Wolne, Święto), godzin wykonywania pracy, jak i szczegółów pracy na wydziałach i projektach (dla użytkowników modułu Optima Płace i Kadry Plus). W przypadku modułu Płace Kadry nie będzie dostępu do opcji Szczegóły, w których zawarta jest informacja dotycząca wydziałów i projektów (analogicznie, jak jest to w programie Comarch ERP Optima). Dodatkowo zablokowana będzie możliwość dodawania wielu wejść/wyjść w jednym dniu.
Rys. Edycja dnia planu pracy -Szczegóły Ilość zaznaczonych dni na planie pracy decyduje o tym, jakie dane podlegają modyfikacji na formularzu dnia planu pracy. W przypadku, gdy zaznaczono:
Comarch ERP e-Pracownik
27
Wersja 2014.1.1
tylko jeden dzień – edycji podlegają informacje o godzinach wejścia i wyjścia, strefach, wydziałach, projektach. Można wybrać kolejne osoby, dla których chcemy zmienić informacje w planie pracy oraz zmienić zakres dat. więcej niż jeden dzień można zmienić tylko informacje związane z planem dnia, takie jak: godziny wejścia i wyjścia, strefy. W module Płace i Kadry Plus dodatkowo można zmienić informacje o wydziałach i projektach. Szczegółowe informacje na temat planu dnia odczytywane są z dnia, który został zaznaczony jako pierwszy.
8.2
Kopiowanie danych
Na planie pracy mamy możliwość kopiowania zaznaczonych danych. Jeśli chcemy skopiować ustawienia dnia na inne dni miesiąca, należy zaznaczyć wybrany dzień lub kilka dni i użyć przycisku
„Kopiuj”. Automatycznie na górnej
„Wklej”. Skopiowane dane mogą być wielokrotnie nanoszone na kalendarz. belce pojawi się przycisk Kopiowanie odbywa się dla wyświetlanych osób, może obejmować okres, którego nie widzimy na ekranie, np. w kolejnym tygodniu.
8.3
Usuwanie danych
Za pomocą przycisku „Usuń” możliwe jest usuwanie zmian wykonanych na poszczególnych dniach. Usuwane są tylko te dane, które zostały wprowadzone z poziomu aplikacji Comarch ERP e-Pracownik.
8.4
Weryfikacja 11-godzinnej przerwy.
W momencie zapisu danych program dokonuje weryfikacji ich poprawności pod kątem przerw pomiędzy godzinami wejścia w danych dniu, a wyjścia w poprzednim oraz wyjścia w danym dniu, a wejścia w kolejnym. W przypadku, gdy nie zostanie zachowana 11-godzinna przerwa w trakcie zapisu danych pojawi się komunikat.
Rys. Plan pracy - weryfikacja 11 godzinnej przerwy
Opcja walidacji 11-godzinnej przerwy może być również używana w dowolnym momencie poprzez naciśnięcie przycisku . Weryfikacja dotyczy wyświetlanego na oknie okresu. Jeżeli występuje błędnie zaplanowany dzień lub dni, to po wykonaniu weryfikacji wyświetla się komunikat informujący o tym, iż ‘Przynajmniej jeden z dni nie spełnia wymogów 11 -godzinnej przerwy’. Następnie dni, w których wykryto nieprawidłowości oznaczane są na ‘czerwono’.
Comarch ERP e-Pracownik
28
Wersja 2014.1.1
9 Czas pracy Czas pracy – pozwala na odnotowanie wykonanej pracy w poszczególnych dniach miesiąca. W zależności od posiadanych uprawnień, zalogowany użytkownik może edytować i modyfikować pracę sobie lub swoim podwładnym pracownikom. Wyświetlanie czasu pracy i jego modyfikowanie dotyczy tylko pracowników, którzy w programie Comarch ERP Optima mają wybraną formę rozliczania czasu pracy ‘wg kalendarza’ lub ‘wg obecności’. Aktualnie nie ma możliwości odnotowywania czasu pracy dla pracowników rozliczanych ‘wg zestawienia’. Czas pracy w układzie miesięcznym wyświetlany jest tylko dla zalogowanego użytkownika. Za pomocą przycisku „Zmień widok” wyświetlany jest kalendarz w układzie tygodniowym, gdzie użytkownik będzie miał dostęp również do czasu pracy swoich podwładnych pracowników. Bieżący dzień tygodnia jest oznaczony kolorem zielonym, a w układzie tygodniowym data została pogrubiona. Obsługa dostępna w oknie Czas pracy jest analogiczna, jak w przypadku Planu pracy. Nie dostępna jest funkcja weryfikacji 11-godzinnej przerwy na odpoczynek. Jednorazowe kliknięcie prawym przyciskiem myszy na konkretnym dniu pozwala na wyświetlenie szczegółów dnia. Pojawią się wówczas dodatkowe przyciski:
Edycja czasu pracy – pozwala na zmianę ustawień dnia Kopiuj – pozwala na skopiowanie ustawień dnia Zamknij Na urządzeniach mobilnych, na czasie pracy w układzie tygodniowym ze względu na mały ekran, wyświetlają się tylko inicjały pracowników. Jeżeli chcemy zobaczyć pełne dane podświetlonej osoby, należy ‘kliknąć’ w inicjały. Wówczas pojawią się dane – nazwisko i imię. Rozwinięcie pełnych danych ma znaczenie w przypadku, gdy na liście pojawią się osoby o takich samych inicjałach. Na komputerze, na czasie pracy w układzie tygodniowym jest możliwe wyświetlenie akronimu pracownika. Będzie on widoczny po najechaniu myszką na nazwisko i imię pracownika. Odczytanie akronimu może mieć znaczenie w przypadku zatrudniania pracownika na kilku etatach lub powtarzających się danych zatrudnionych pracowników. Poszczególne dni kalendarzowe posiadają oznaczenia świadczące o modyfikacjach wprowadzonych z poziomu aplikacji Comarch ERP e-Pracownik oraz oznaczenia dotyczące nieobecności pracownika w danych okresie. Na czasie pracy wyświetlana jest informacja o rodzaju nieobecności. Dla przypomnienia, dzień w którym pracownik ma odnotowaną nieobecności jest oznaczony czerwonym alertem
. Jeśli w takim dniu:
UP – urlop planowany UW – urlop wypoczynkowy NN – nieobecność nieusprawiedliwiona ZW – nieobecność typu ZUS, np. zwolnienie lekarskie NU – nieobecność typu usprawiedliwiona Brak dodatkowego opisu oznacza, że w tym dniu pracownik nie jest zatrudniony Sposób kopiowania, czy usuwania informacji o czasie pracy pracowników jest analogiczny, jak w planie pracy. Również i tutaj jest możliwość odnotowania więcej niż jednego wejścia i wyjścia, wybór wydziału i projektu, a dodatkowo oznaczenie odbioru nadgodzin możliwe jest przy współpracy z modułem Płace i Kadry Plus. Kopiowanie czasu pracy dotyczy tylko dni, w których faktycznie odbywała się praca. Nie można kopiować czasu pracy z dni, w których jest wpisana nieobecność.
Comarch ERP e-Pracownik
29
Wersja 2014.1.1
Rys. Czas pracy – widok 7 dniowy W przypadku edycji jednego dnia pracy można zmodyfikować dane jednocześnie dla kilku osób. Oprócz wybrania nazwisk pracowników zmianie podlegają godziny pracy, strefy oraz wydziały i projekty.
Rys. Czas pracy – edycja dnia Dodatkowo każdej osobie można odnotować sposób odbioru nadgodzin. Do wyboru mamy: Do odbioru w bieżącym miesiącu Do odbioru w kolejnym miesiącu Wolne za nadgodziny płatne Wolne za nadgodziny niepłatne. Zasady odnotowywania odbioru nadgodzin i wpisywania odpowiednich stref jest analogiczny, jak w programie Comarch ERP Optima. Dokładny sposób odbioru nadgodzin wraz z przykładami został opisany w biuletynie nr 35 ‘Rozliczanie i ewidencja czasu pracy w modułach płacowych’. Aplikacja pilnuje wpisywania rodzaju strefy (płatna i niepłatna, niewliczana do czasu pracy) i powiązania jej z odpowiednim sposobem odbioru nadgodzin.
Comarch ERP e-Pracownik
30
Wersja 2014.1.1
I tak, w przypadku wybrania opcji ‘Do odbioru w bieżącym miesiącu’ lub ‘Wolne za nadgodz. niepłatne’ nie da się zapisać dnia, jeśli w strefie pozostanie strefa ‘Czas pracy podstawowy’, zatem strefa płatna i wliczana do czasu pracy. W tej sytuacji pole odbioru nadgodzin zostanie podświetlone ‘na czerwono’ i takiej zmiany nie da się zapisać. Dopiero prawidłowe przypisanie strefy do wybranego sposobu odbioru nadgodzin pozwala na zapis formularza czasu pracy. Odbiór nadgodzin dotyczy tylko modułu Płace i Kadry Plus. Przy współpracy z modułem Płace i Kadry pole ‘Pokaż szczegóły’ jest niedostępne, zatem nie ma możliwości odnotowywania odbioru nadgodzin.
Rys. Szczegóły dnia czasu pracy (Płace i Kadry Plus) Kopiowanie czasu pracy zadziała dla wszystkich ustawień wpisanych na dniach, z których odbywa się kopiowanie, czyli nie tylko dla godzin od – do, stref, wydziałów i projektów, ale również dla sposobu odbioru nadgodzin.
Comarch ERP e-Pracownik
31
Wersja 2014.1.1
10 Urlopy Urlopy – składa się z podmenu: Limity oraz Nieobecności. W zależności od uprawnień zalogowany użytkownik może zobaczyć ilość pozostałych dni urlopowych do wykorzystania przez siebie lub przez podwładnych pracowników. W tym miejscu może również zaplanować nieobecność urlopową lub zatwierdzić urlop swojemu pracownikowi. W przypadku posiadanie prawa do edycji własnych urlopów i urlopów podwładnego pozwala na zaplanowanie urlopu wypoczynkowego dla siebie oraz zaplanowanie i zatwierdzanie urlopu dla podwładnych.
10.1 Limity
Na liście Limity wyświetlane są osoby, dla których w programie Comarch ERP Optima dodano limit urlopu wypoczynkowego lub urlopu opiekuńczego (KP 188). Jeśli pracownik nie ma przyznanego limitu lub w bieżącym okresie jego limit urlopowy nie jest aktualny, pracownik nie będzie widoczny na liście. Okno limitów pozwala na zmianę rodzaju limitu oraz daty zgodnie z którą mają być wyświetlone dane dotyczące limitu urlopowego. Po dokonaniu wyboru rodzaju limitu lub daty należy nacisnąć opcję Pokaż listę, co spowoduje wyświetlenie limitów według nowych kryteriów. Lista limitów urlopowym domyślnie wyświetlana jest w widoku kafelkowym. Zawiera wówczas podstawowe informacje dotyczące limitu urlopowego, są to: Nazwisko i imię, Akronim oraz ilość dni i godzin pozostałych do wykorzystania dla wybranego rodzaju limitu.
Rys. Limity urlopu – widok kafelkowy
Dodatkowo, jeśli w dniu bieżącym osoba ma odnotowaną nieobecność, pojawi się oznaczenie w postaci czerwonego trójkąta. Pojedyncze kliknięcie w kafelek limitu (urządzenia mobilne) lub zaznaczenie lewym klawiszem myszy (desktop) spowoduje wyświetlenie szczegółowych danych dotyczących wybranego limitu.
Pod przyciskiem „Zmień widok” możliwe jest przełączenie widoku okna w postaci listy. Po tej operacji pokażą się dodatkowe informacje dotyczące limitu, takie jak: ‘Przysługuje’ – łączna ilość godzin urlopu jaka przysługuje pracownikowi w danym roku, ‘W tym zaległy’ – ilość godzin urlopu z przeniesienia z poprzedniego roku ‘Wykorzystano’ – ilość godzin urlopu wykorzystanego w bieżącym roku, ‘Na żądanie’ – ilość dni urlopu zaznaczonych jako „na żądanie” ‘Do zatwierdzenia’ – ilość godzin urlopu zaplanowanego, do zatwierdzenia przez przełożonego, ‘Pozostało’ - ilość godzin urlopu, jaka pozostała do wykorzystania w bieżącym roku, z uwzględnieniem urlopu wykorzystanego i zaplanowanego. W związku z tym, że urlop wypoczynkowy rozliczany jest w godzinach, na limitach prezentujemy rzeczywistą ilość godzin urlopu (przysługującego, wykorzystanego, zaplanowanego, pozostałego do wykorzystania) oraz teoretyczną ilość dni, przy założeniu, że dzień urlopu ma 8 godzin. W przypadku pracowników zatrudnionych na niepełny etat lub
Comarch ERP e-Pracownik
32
Wersja 2014.1.1
pracujących w innym wymiarze godzin szacunkowa ilość dni może nie pokrywać się z rzeczywistą ilością dni pracy, w których urlop ten może być wykorzystany.
Rys. Limity nieobecności – widok listy
10.2 Nieobecności
Lista nieobecności pozwala na wyświetlenie pracowników nieobecnych w podanym okresie. Na liście wyświetlają się wszystkie nieobecności dodane zarówno z poziomu aplikacji Comarch ERP e-Pracownik, jak i dodane w programie Comarch ERP Optima. Zalogowany użytkownik w zależności od uprawnień, może sprawdzić, jakie nieobecności miała odnotowane dana osoba w wybranym okresie czasu. Nieobecności mogą być wyświetlane zarówno w widoku kafelkowym, jak i widoku listy. Zmiana widoku jest możliwa za pomocą przycisku . W widoku kafelkowym obok Nazwiska i imienia pracownika pojawi się również akronim, rodzaj nieobecności oraz okres od-do tej nieobecności. Te same informacje dostępne są w widoku listy. Tutaj istnieje również możliwość sortowania zarówno wg nazwiska pracownika, jak i rodzaju nieobecności i okresu od – do.
Rys. Lista nieobecności – widok kafelkowy
10.2.1
Nieobecności – planowanie urlopu
Z poziomu aplikacji Comarch ERP e-Pracownik można zaplanować nieobecność urlopową. Dodatkowo przy wpisywaniu nieobecności można zaznaczyć opcję ‘Urlop na żądanie’. Nieobecność zostanie zapisana w programie Comarch ERP Optima jako ‘Urlop wypoczynkowy (plan)’ a przełożony zostanie o tym fakcie powiadomiony mailem. Sposób konfiguracji powiadomień mailowych został opisany w rozdziale 4.5 Comarch ERP e-Pracownik
33
Wersja 2014.1.1
Planowanie urlopu będzie możliwe tylko dla osób, które posiadają aktualny limit urlopu wypoczynkowego. Dodanie urlopu dla siebie lub podwładnego pracownika możliwe jest na kilka sposobów: Menu Start – wybór opcji „Zaplanuj urlop” lub „Urlopy” Menu Urlopy – wybór podmenu Limity, dodanie urlopu przyciskiem Manu Urlopy – wybór podmenu Nieobecności, dodanie urlopu przyciskiem
Wybranie jednej z powyższych opcji spowoduje otwarcie formularza nieobecności, w którym można wybrać nazwisko pracownika, okres nieobecności, oznaczyć urlop na żądanie i ewentualnie dopisać uwagi.
Rys. Planowanie nieobecności - formularz W momencie zapisywania planowanego urlopu aplikacja sprawdza, czy pracownik nie przekroczył przyznanego mu limitu urlopowego. Nieobecność nie zostanie dodana, jeśli chociaż 1 dniem będzie wykraczała poza aktualny limit urlopowy. Pojawi się komunikat świadczący o przekroczeniu limitu. Bardzo istotne jest, w przypadku pracowników którym zmieniono datę zwolnienia, np. w wyniku przedłużenia umowy o pracę lub skrócenia okresu zatrudnienia, aby w programie Comarch ERP Optima operator wykonał przeliczenie limitów.
Comarch ERP e-Pracownik
34
Wersja 2014.1.1
Rys. Planowanie nieobecności – komunikat W przypadku, gdy dodawana nieobecność występuje na przełomie roku, konieczne jest rozdzielenie nieobecności i wpisanie ich w dwóch pozycjach. Przykład: pracownik planuje urlop w okresie od 31 grudnia do 3 stycznia. Taką nieobecność trzeba wpisać za okres od 31 grudnia do 31 grudnia, oraz za okres od 01 stycznie do 3 stycznia.
10.2.2
Nieobecności – zatwierdzanie urlopu
Nieobecność dodana w aplikacji Comarch ERP e-Pracownik zostanie zapisana w programie Comarch ERP Optima, jako ‘Urlop wypoczynkowy (plan)’. Aby została ona faktycznie rozliczona w wypłacie pracownika, wymaga zatwierdzenia przez przełożonego. Po zatwierdzeniu, w programie Comarch ERP Optima zostanie ona zamieniona na ‘Urlop wypoczynkowy’. Zmianę planowanego urlopu może wykonać również operator programu Comarch ERP Optima wpisując standardowy ‘Urlop wypoczynkowy’. Operację zatwierdzania urlopów planowanych może wykonać Kierownik dla swoich podwładnych. Kierownik nie może zatwierdzać własnych urlopów, dla niego wykonuje to jego przełożony. Informacja o zatwierdzeniu urlopu może być wysłana mailem do pracownika. Sposób konfigurowania powiadomień mailowych został opisany w rozdziale 4.5 Zatwierdzenie urlopu dla podwładnego pracownika możliwe jest na dwa sposoby: Menu Start – wybór opcji „Zatwierdź urlop” Manu Urlopy – wybór podmenu Nieobecności, zatwierdzenie urlopu przyciskiem Wybór pierwszej opcji spowoduje przejście do okna Nieobecności i wyświetlenie listy osób zawężonej do bieżącego miesiąca, z wprowadzoną nieobecnością ‘Urlop wypoczynkowy (plan)’. Dla tych pracowników przełożony może zatwierdzić urlopy. Wybór drugiego sposobu polega na przejściu w menu Nieobecności, a następnie odszukanie i zaznaczenie osoby z nieobecnością ‘Urlop wypoczynkowy (plan)’. Tylko dla takiej nieobecności pojawi się przycisk „Zatwierdź wybrane nieobecności”.
10.2.3
Nieobecności – pozostałe operacje
Z poziomu aplikacji e-Pracownik można również usuwać zaplanowane urlopy, edytować wprowadzone urlopy oraz wykonać wydruk „Wniosku o urlop”. Operacje te można wykonać pod przyciskami:
Comarch ERP e-Pracownik
35
Wersja 2014.1.1
„Usuń nieobecność” – z poziomu aplikacji Comarch ERP e-pracownik można usunąć tylko nieobecność „Urlop wypoczynkowy (plan)”. Inne nieobecności, w tym zatwierdzony urlop wypoczynkowy, mogą być usuwane tylko w programie Comarch ERP Optima
„Edytuj nieobecność” – można dokonać zmian w zaplanowanej nieobecności
„Wydrukuj wniosek o urlop” – można wydrukować wniosek urlopowy dla nieobecności planowanej
„Zaznacz wszystkich pracowników/ zaznacz wszystkie nieobecności” Za pomocą przycisku można zaznaczyć wszystkich pracowników i dodać dla nich ‘Urlop wypoczynkowy (plan)’. Automatycznie w otwartym formularzu nieobecności pojawią się wszystkie nazwiska zaznaczonych osób. Jeśli w formularzu kilka razy zostanie dodana ta sama osoba, przy zapisie pojawi się komunikat sygnalizujący zduplikowanych pracowników oraz podświetlenie ich nazwisk w kolorze czerwonym. W oknie Nieobecności opcja „Zaznacz wszystkie nieobecności” umożliwia zatwierdzenie wszystkich zaznaczonych nieobecności ‘Urlop wypoczynkowy (plan)’.
Comarch ERP e-Pracownik
36
Wersja 2014.1.1
11 Delegacje Delegacje – w tym miejscu zalogowany użytkownik może dodać delegację krajową dla siebie lub podwładnych pracowników. Dostęp do delegacji jest uzależniony od nadanych wcześniej uprawnień. Pracownik może wprowadzić swoją delegację, która otrzyma status Bufor. Następnie przełożony pracownika będzie mógł zatwierdzić delegację, otrzyma ona wówczas status Zaakceptowany wyjazd. Informacja o zaplanowaniu delegacji oraz o jej wysłaniu może być potwierdzona mailem. Sposób konfigurowania powiadomień mailowych został opisany w rozdziale 4.5
11.1 Dodanie delegacji Z poziomu aplikacji Comarch ERP e-Pracownik można wprowadzić delegację dla siebie lub podwładnego pracownika. Dodanie delegacji możliwe jest na dwa sposoby: Menu Start – wybór opcji „Delegacje” Menu Delegacje – dodanie delegacji przyciskiem Wybór jednej z powyższych opcji spowoduje otwarcie formularza delegacji, w którym użytkownik może odnotować m.in. czas trwania delegacji, cel wyjazdu i zaznaczyć wyjazd z miejsca zamieszkania.
Rys. Formularz delegacji
Dodatkowo pod przyciskiem można dodać szczegóły delegacji, dotyczące miejsca wyjazdu, daty i godziny oraz miejsca powrotu i środka transportu. Dodatkowo można wpisać kwotę wnioskowanej zaliczki i ilości posiłków. Dane te nie są wymagane na etapie wpisywania delegacji, mogą być uzupełnione w późniejszym czasie.
Comarch ERP e-Pracownik
37
Wersja 2014.1.1
Wprowadzona delegacja zostanie zapisana do programu Comarch ERP Optima, a przy odpowiednio skonfigurowanych powiadomieniach, przełożony otrzyma informację na adres e-mail, o zaplanowanej delegacji. Wprowadzona delegacja otrzymuje status Bufor. W programie Comarch ERP Optima operator obsługujący moduł Optima Kasa/Bank Plus będzie miał możliwość dalszego rozliczania tych delegacji. Użytkownicy Kadry i Płace XL nie będą mieli możliwość rozliczania delegacji w programie Comarch ERP Optima. Lista delegacji jest domyślnie wyświetlona w widoku kafelkowym. Na kafelku oprócz imienia i nazwiska osoby pojawi się również numer delegacji, data wyjazdu oraz kwota zaliczki.
Rys. Delegacja w widoku kafelka Dodatkowo widoczne będą oznaczenia statusu delegacji: - 'przeterminowana' –, takie oznaczenie będzie widoczne dla delegacji w buforze, której data od jest wcześniejsza lub równa dacie bieżącej. - ‘zaakceptowane polecenie wyjazdu’ – takie oznaczenie będzie widoczne dla delegacji która uzyskała akceptacje przełożonego (użyto opcji Zatwierdź)
- ‘zaakceptowane wydatki’ – takie oznaczenie będzie widoczne dla delegacji, która w programie Comarch ERP Optima ma zaznaczoną opcję zaakceptowane wydatki’
- ‘zamknięta’ - takie oznaczenie będzie widoczne dla delegacji, która w programie Comarch ERP Optima została zatwierdzona. Brak oznaczenia – ‘delegacja w buforze’ – taka delegacja wymaga zatwierdzenia przez przełożonego Wszelkie modyfikacje dotyczące wprowadzonej delegacji, np. uzupełnienie szczegółów możliwe są dla delegacji będącej w statusie ‘Bufor’. Dla delegacji o statusie ‘Zaakceptowane polecenie wyjazdu’ zmianie podlegają tylko trasy i dane dotyczące wyżywienia. Pozostałe statusy umożliwiają tylko podgląd delegacji bez możliwości wprowadzania zmian.
Comarch ERP e-Pracownik
38
Wersja 2014.1.1
Za pomocą przycisku pracownika
możliwa jest zmiana widoku okna delegacji. W widoku listy pojawi się dodatkowo akronim
Rys. Lista delegacji - widok listy
11.2 Zatwierdzanie delegacji Delegacja dodana w aplikacji Comarch ERP e-Pracownik zostanie zapisana w programie Comarch ERP Optima ze statusem Bufor. W dalszym kroku przełożony lub operator programu Comarch ERP Optima powinien zaakceptować wyjazd pracownika. Operację zatwierdzania wyjazdu może wykonać Kierownik dla swoich podwładnych. Kierownik nie może zatwierdzać własnych delegacji, dla niego wykonuje to jego przełożony. Zatwierdzanie delegacji jest możliwe dla zaznaczonych delegacji o statusie Bufor lub Przeterminowana. Wówczas pojawi się przycisku „Zatwierdź”. Po zatwierdzeniu wybranych pozycji przycisk nie będzie widoczny. Zatwierdzone delegacje w programie Comarch ERP Optima otrzymają status „zaakceptowane polecenie wyjazdu”.
11.3 Delegacje – pozostałe operacje Z poziomu aplikacji e-Pracownik można również usuwać zaplanowane delegacje, edytować w celu naniesienia zmian oraz wykonać wydruk „Polecenia wyjazdu”. Operacje te można wykonać pod przyciskami:
„Usuń” – z poziomu aplikacji Comarch ERP e-pracownik można usunąć tylko delegacje o statusie Bufor i Przeterminowana. Delegacje o pozostałych statusach, mogą być usuwane tylko w programie Comarch ERP Optima
„Edytuj” – można dokonać zmian w zaplanowanej delegacji, która nie została jeszcze rozliczona lub zamknięta
„Drukuj” – można wydrukować polecenie wyjazdu służbowego
Comarch ERP e-Pracownik
39
Wersja 2014.1.1