1
DAFTAR ISI 1. Persiapan Awal Hardware __________________________________ 3 2. Pengoperasian Software ___________________________________ 3 3. Mengenal Bagian Form _________________________________________ 4 4. Mengenal Bagian Priview Cetak ________________________________ 5 5. Cara Pengopersian Bagian Form ________________________________ 6 6. Tahapan Awal menggunakan Program __________________________ 7 7. Tahapan Transaksi _____________________________________________ 11 a. Pemesanan dan Pembelian __________________________________ 11 b. Penjualan Kasir (POS) _______________________________________ 15 c. Transaksi Retur _____________________________________________ 18 d. Transaksi Laporan __________________________________________ 20 8. Tahapan Stok/Inventori ________________________________________ 21
a. Laporan Kartu Stok Barang _________________________________ 21 b. Laporan Stok Barang Sesuai Kondisi _________________________________ 22
2
BAB I PERSIAPAN I. Persiapan Awal Hardware Untuk pengoperasian software sawahSoft Aplikasi Penjualan (ssAppen) diperlukan personal computer (PC) yang dilengkapi dengan CD-ROM, memory CPU minimal 2 Gh, processor minimal Core 2 Duo, free space hard disk minimal 15 GB, system operasi Windows xp, Windows Vista dan Windows 7, resolusi monitor minimal 1024 x 768 pixel , 1280 x 768 dan 1366 x 768 pixel, printer laporan (Bebas merk atau jenis) dan kertas disesuaikan kebutuhan, untuk printer kasir printer tipe epson LX- (300,300+,310) , epson TMU atau diatasnya.
II. Pengoperasian Software Pada Desktop Windows layar monitor anda cari icon shortcut yang bergambar seperti gambar ini
, kemudian anda Double Click Shortcut tersebut.
Tampilan Awal Pertama Kali Program Aplikasi Penjualan (ssAppen) saat di Running/ Double Click adalah halaman form login. Fungsi dari halaman form login adalah untuk memberikan keamanan dan tanggung jawab kepada para pengguna aplikasi (ssAppen) terhadap data-data yang dikelolah oleh para user melalui aplikasi (ssAppen). Pilih User yang bersangkutan, dengan cara click panah dropdownya. Masukan Kata Kucinya.
Catatattan : User Default Bawaanya adalah admin dan kata kuncinya adalah admin. Jika anda memasukan user dan kata kuci tidak disetujui atau salah, maka akan tampil pesan seperti gambar ini click tombol ok tersebut dan anda harus mengulangi login kembali.
Jika anda memasukan user dan kata kuci disetujui atau benar, maka akan tampil halaman menu program, lihat gambar ini.
3
III. Mengenal Bagian Form
Titile/Judul Form
Keterangan Kotak Inputan
Kotak Inputan
Kotak Input Pilihan Drop Down
Grid/Daftar Inputan
Tombol Perintah 4
III. Mengenal Bagian Priview Cetak Icon Printer untuk mencetak Laporan ke Printer Icon Zooming untuk memperbesar Priveiw Cetak Untuk Pindah Halaman/ memilih Halaman
Keluar/Batal Cetak
5
IV. Cara Pengopersian Bagian Form a. Langkah 1,2,3, 4 cara penginputan data baru. b. Langkah 5,6 cara penghapusan data. c. Langkah 7 Refresh data. d. Langkah 5,1,2 Edit/Perubahan Data
Inputkan data pada Kotak Input sesuaikan dengan keterangan kotak inputan Daftar Hasil Inputan Penyimpanan
Pilih data yang akan diHapus atau diRubah pada grid/daftar inputan Clik tombol perintah Simpan Clik tombol perintah Keluar untuk menutup Form
Clik tombol perintah Refresh untuk menampilkan data pada grid/daftar ulang
Clik tombol perintah Baru untuk memulai penginputan data selanjutnya/data baru
Clik tombol perintah Hapus untuk melakukan penhapusan data
6
V. Tahapan Awal menggunakan Program
a. Pengaturan Identitas Perusahaan Pada Menu – Pengaturan – Identitas Perusahaan. Isikan data sesuai kebutuhan kemudian click Tombol Simpan.
Tombol untuk mencari gambar lokasi usaha.
Tombol untuk menghapus gambar lokasi usaha.
b. Pengaturan Kegiatan Awal (Master awal/Data Awal software) Pada Menu – Kegiatan Awal :
Menu Jenis Dilewatkan saja biasanya digunakan di usaha yang banyak jenis produknya.
Khusus menu Perkiraan/Akun sudah diisikan sesuai kebutuhan umumnya. Jika tidak ada yang ditambahkan lewatkan saja.
Menu Buat Barcode digunakan setelah menu penginputan Data Barang.
7
c. Pengaturan Data Barang (input data barang/produk usaha dagang) Pada Menu – Persediaan – Data Barang Tentukan Pilihan Gudang Pada Kotak Inputan Dorp Down.
Grid/Daftar Penyimpanan Data Barang
Tombol Refresh untuk menapilkan data barang.
Tombol Data Baru untuk memulai penginputan data baru barang
Tombol Hapus untuk Menghapus data barang.
Untuk Kotak Isian Golongan, Jenis, Merek jika tidak diperlukan dapat disikan tanda min atau strip 8
d. Pengaturan Data Saldo Awal Barang Pada Menu – Saldo Awal – Barang Tentukan Pilihan Gudang Pada Kotak Inputan Dorp Down.
Isikan Saldo Awal stok barang/produk dagang sesuai dengan jumlah yang ada.
Isikan Harga Pokok/Harga Beli/ Harga Modal barang/produk dagang sesuai harga yang ada.
Tombol Simpan untuk melakukan proses penyimpanan saldo awal barang.
Tombol Hapus untuk melakukan proses penghapusan saldo awal barang jumlah dan harga menjadi nol
Tentukan Pilihan Grup Pada Kotak Inputan Dorp Down.
9
e. Pengaturan Data Level Harga Pada Menu – Persediaan – Pengaturan Level Harga
Tentukan Pilihan Gudang Pada Kotak Inputan Dorp Down.
Tentukan Pilihan Barang Pada Daftar Barang.
Tentukan Pilihan Jenis Level harganya berdasarkan (Jenis, Satuan atau Jumlah).
Tombol Simpan untuk menyimpan setiap perubahan level harga dan satuan.
Keterangan No. 3
Pilih Jenis Level Harga (Grosir, Semi Grosir,Toko), kemudian tentukan satuannya.
Pilih Satuan Level Harga (Pcs,Lusin, dll).
Isikan Jumlah Level harga Jualnya, Jika kita mengisikan angka 5, maka jika kita menjual barang sebanyak 1-5 maka harga jualnya 1.500. 10
Keterangan No. 4 -
Kotak isian Kode Barang , Nama Barang akan terisi otomatis pada saat kita pilih Barang pada grid/daftar barang. Kotak Isian Harga Beli akan terisi otomatis jika Harga Beli sudah ditentukan pada saldo awal barang, jika harga beli tetap Nol, maka kita harus mengisikanya secara manual. Keterangan Jenis Level Harga dipilih sesuai dengan kondisi barang yang akan dijual. Tentukan harga jual barang. Tombol Chekclist Default di Conteng untuk menampilkan harga penjualan defaul secara otomatis pada saat penjualan.
VI. Tahapan Transaksi a. Pemesanan dan Pembelian Sebelum melakukan pembelian barang, maka harus melakukan pemesanan barang terlebih dahulu, terutama barang-barang yang stoknya sudah mulai sedikit. Untuk melakukan transaksi Pemesanan : Pada Menu – Pembelian – Pemesanan Barang Supplier (PO)
Tentukan Pilihan Gudang Pada Kotak Inputan Dorp Down.
Grid/Daftar Penyimpanan Data Barang
Untuk Memulai Transaksi Pemesanan Barang Yang Baru
Untuk Merubah Transaksi Pemesanan Barang Yang sudah ada. 11
Keterangan No. 3 Form Pemesana yang baru. Tentukan pilihan Masuk Ke Gudang No. Faktur Otomatis akan terisi
Click Tombol Untuk memilih Daftar Supplier
Tekan Enter pada keyboard/click scanner barcode untuk menapilkan daftar barang.
Rubah tanggal sesuai kebutuhan.
Tombol Simpan Untuk Menyimpan Pemesanan
Setelah melakukan penyimpanan dengan click tombol simpan, akan ditampilkan kotak dialog printer : Tentukan Jenis Printer yang aktif Ukuran Kertas
Click Ok Untuk Priview Cetak Faktur, akan tampil :
12
Icon Printer untuk mencetak Laporan ke Printer
Keluar/Batal Cetak
Icon Zooming untuk memperbesar Priveiw Cetak
Priview Cetak
Untuk melakukan transaksi Pembelian : Pada Menu – Pembelian – Pembelian Barang Supplier (PB)
Untuk Memulai Transaksi Pembelian Barang Yang Baru
Untuk Melihat Transaksi Pembelian Barang Yang sudah ada.
13
Keterangan No. 1 Form Pembelian yang Baru :
Tentukan pilihan Masuk Ke Gudang
No. Faktur Otomatis akan terisi
Click Tombol Untuk memilih Daftar Supplier Click Tombol Untuk memilih Daftar Nomor Pemesanan yang Sesuai dengan transaksi pemesanan.
Daftar Pembelian Barang Akan otomatis terisi, sesuai dengan transaksi pemesanan Supplier dan No. Pemesanan sebelumya
Rubah tanggal sesuai kebutuhan.
Tombol Simpan Untuk Menyimpan Pembelian.
14
b. Penjualan Kasir (POS) Form Untuk penjualan kasir/Pos, Untuk melakukan transaksi penjualan kasir : Pada Menu – Penjualan – Penjualan Kasir (POS)
Total Penjualan/Belanja Konsumen
Pastikan Posisi Cursor ada pada grid/daftar kode barang.
Sebelum Tutup Toko, click Tombol Posting untuk Clereg pergantian user/kasir
Untuk menyimpan transaksi penjualan Edit Faktur/Nota
Untuk mebuat transaksi baru Untuk menyimpan data sementara
Untuk memilih daftar level harga jual
Untuk menampilkan data sementara 15
Keterangan No. 2 Setelah click tombol simpan akan tampil form pembayaran:
-
-
Default Uang pembayaran (dibayar), sama dengan total belanja, tapi kita bisa inputkan sesua dengan uang yang dibayar oleh konsumen. Jika Pembayarannya kurang dari total belanja maka konsumen akan dianggap berhutang/kredit.
Pilihanan dengan kartu ini jika konsumen melakukan pembayarannya tidak tunai/cash, tetapi menggunakan kartu debit atau kartu kredit.
Uang kembalian belanja
Keterangan No. 3 Pilih tombol edit maka akan tampil :
-
-
Click 2x pada daftar untuk memilih No. Faktur/Nota yang akan diedit datanya. Maka data barang sesuai dengan No. Nota aka ditampilkan pada daftar. Setelah itu rubah sesuai dengan kebutuhan. Setelah melakukan perubahan click tombol simpan kembali.
16
Keterangan No. 4 Pilihan tombol Posting digunakan pada saat toko akan tutup dan tidak ada lagi transaksi pada hari (tanggal) itu. Tombol ini berfungsi memposting Jumlah dan harga transaksi penjualan pada hari (tanggal) itu. Dan setelah dilakukan posting atau tutup toko maka data tidak dapat lagi dirubah pada hari (tanggal) itu.
Keterangan No. 5 Untuk menampilkan daftar Level harga penjulan :
-
-
Pilih Level harga yang dibutuhkan pada daftar, dengan click 2x pada daftarnya. Maka harga jual barang akan berubah otomatis, sesuai dengan pilihan level harga jualnya.
17
c. Transaksi Retur Form Untuk Retur Pembelian/Penjualan ada pada menu masing-masing transaksi pembelian/penjualan, disesuaikan kebutuhannya. Contoh dibawah ini menggunakan menu retur pembelian, untuk retur penjualan cara penggunaanya sama. Pada Menu – Pembelian – Retur Pembelian
Untuk Memulai Transaksi Retur Barang Yang Baru
Untuk Melihat Transaksi Retur Barang Yang sudah ada.
18
Form Retur Pembelian yang Baru :
Tentukan pilihan Masuk Ke Gudang
No. Faktur Otomatis akan terisi
Click Tombol Untuk memilih Daftar Supplier Click Tombol Untuk memilih Daftar Nomor Pembelian Sesuai dengan kebutuhan retur.
Daftar Retur Pembelian Barang Akan otomatis terisi, sesuai dengan transaksi Supplier dan No. Pembelian yang akan diretur.
Kolom retur disikan sesuai dengan jumlah barang yang akan diretur.
Rubah tanggal dan keterangan sesuai kebutuhan.
Tombol Simpan Untuk Menyimpan.
19
d. Transaksi Laporan 1. Laporan Pemilik o Laporan Modal menu “saldo awal – Saldo Awal Barang” o Laporan Omzet menu “Omzet -- Laba Penjualan Per Barang” o Laporan Nilai Stok Barang Yang Masih Ada menu “Persediaan -- Nilai Saldo Stok Barang” o Laporan barang terlaris menu “Persediaan – Barang Terlaris” o Laporan Jumlah Stok Barang Keluar & Harga Jual Terakhir menu “Persediaan – Stok Jual dan harga” o Laporan Jumlah Saldo Stok Barang, Harga Jual Terakhir dan harga Beli Terakhir. menu “Persediaan – Stok Akhir dan harga” Ket : untuk menu-menu diatas cara penggunaanya sama semua seperti contoh dibawah ini:
Tentukan pilihan gudang
Click Tombol Proses Click Tombol Cetak
Pilih Jenis Printer
Klik Ok
20
VII. Tahapan Stok/Inventori a. Laporan Kartu Stok Barang
Pilih Jenis Gudang
Pilih Jenis Gudang Tekan Tombol Proses
Pilih Nama Barang
b.
Laporan Stok Barang Sesuai Kondisi
Pilih Jenis Gudang
Pilih Filter Berdsarkan Grup/Golongan
Kosongkan Kode Barang Untuk Mengecek Seluruh Barang
Kondisi untuk menentukan Stok berdsarkan operator =,>,< Contoh Jika kita buat Kondisi > 0 maka data stok yang akan ditampilkan adalah stok yang lebih dari 0 (Nol)
21
c.Laporan Nilai Stok Barang
Pilih Jenis Gudang
Pilih Filter Berdsarkan Grup/Golongan
Kosongkan Kode Barang Untuk Mengecek Seluruh Barang
Digunakan untuk melihat nilai rupiah persediaan yang masih ada digudang/toko kita
22
23