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Herramientas GTD Organice su tiempo y sea más productivo Garaia Enpresa Digitala 19 de mayo de 2010
HERRAMIENTAS GTD
Presentación >
Ángel Lafuente Echeazarra
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Solid Rock IT acomete múltiples proyectos de consultoría: ingeniería de sistemas, desarrollo de software, arquitectura de TICs, formación
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Reto de la planificación interna
Empresa pequeña Labores internas: hay más gorras (roles) que personas. Proyecto externos.
>
Grandes cantidades de información por procesar.
¿Qué herramienta es la óptima? 2
HERRAMIENTAS GTD
Estructura del seminario
¿En qué consiste GTD? El trabajo en la era postindustrial ¿Qué son “cosas”? El método GTD Fase: recopilar, procesar, hacer Recipientes Revisión diaria y semanal
Un ejemplo … sin ordenador.
Software para aplicar GTD (I) Relacionado con el correo MS Outlook Thunderbird Gmail. 3
HERRAMIENTAS GTD
Estructura del seminario >
Software para aplicar GTD (II)
Herramientas de gestión de tareas. Borg, Task Coach Chandler. ¿Un servidor GTD? Orientado a GTD: Thinking Rock
SaaS Remember The Milk. RTM
>
¿Qué herramienta elegir?
>
Conclusiones
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HERRAMIENTAS GTD
Búsqueda de la herramienta perfecta >
Más de 10 años probando distintas soluciones.
Por iniciativa propia o de la organización.
Distintos tipos de herramientas. Gestión de proyectos. Correo electrónico. Agendas personales o colectivas. Sistemas de tratamiento de incidencias. ERPs, programas de gestión, hojas de cálculo. En papel, en el ordenador, en Internet. En el móvil del trabajo, en el de casa.
>
¿Es la búsqueda de un Santo Grial? 5
HERRAMIENTAS GTD
Nuestra perspectiva (obviamente informática) >
No existen métodos mágicos a priori. Escepticismo frente a rápido cambio de sistema.
>
El factor humano es crítico para que cualquier metodología organizativa sea exitosa
>
Las herramientas no son importantes; lo importante son las personas.
Los informáticos tienden a implantar herramientas, cuando las organizaciones precisan sistemas de información (SI).
Un SI sólo es productivo si hay una buena relación hombremáquina (Man Machine Interface) 6
HERRAMIENTAS GTD
Nuestra perspectiva: la regla de Pareto >
Funciona bastante bien en planificación de TICs.
>
Aplicando cualquier método de un modo básico podemos obtener una mejoría notable.
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HERRAMIENTAS GTD
El problema está en la concepción >
Como en la era industrial
Trabajo = puesto de trabajo
Límites definidos en el espacio, en el tiempo, en la responsabilidad y en las tareas.
Puede haber mucho trabajo, pero la información proviene por pocos canales.
Las tareas apenas cambian con el tiempo.
>
Sólo aplicable a puestos poco cualificados.
>
Empresas con una organización jerárquica y clásica. 8
HERRAMIENTAS GTD
En la era postindustrial >
El entorno profesional es mutable
La empresa tiene que afrontar nuevos retos.
El trabajo no tiene límites definidos. Tiempo: horario “flexible”. Espacio: en la empresa, en casa, de viaje. Ejemplo: se me ocurrió mientras paseaba. Desempeñar múltiples roles. Compare su categoría profesional con sus roles.
El aprendizaje es continuo.
Procesar la información es parte del trabajo, que muchas veces es liviano en términos físicos.
La información llega por muchos canales y rápido. 9
HERRAMIENTAS GTD
Problemas que surgen >
Ansiedad, estrés.
>
Sensación de desbordamiento. Demasiados frentes abierto.
>
Rechazo al móvil, al correo … porque nos interrumpen (trabajar en fin de semana).
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Esfuerzos intempestivos.
>
Desgaste personal y profesional.
>
Nos estresa más lo que no estamos haciendo. 10
HERRAMIENTAS GTD
Es necesario asumir … >
No nos han enseñado a gestionar nuestro tiempo.
Esto no es planificar proyectos o la producción.
Quienes se organizan bien: Utilizan trucos. Si una técnica os funciona, atesoradla. Algunas de las técnicas de GTD son obvias y ya las usamos. Basados en su experiencia personal.
Es una de esas habilidades en la que debemos mejorar.
La informática sólo proporciona medios para facilitar ese objetivo. 11
HERRAMIENTAS GTD
Es necesario asumir … >
Es mejor enfatizar en la adaptación que en la predicción.
¿Cómo puedo planificar mi semana si no sé quién me va a escribir, llamar o hablar conmigo? Las interrupciones son inevitables; es parte del trabajo. Medios de comunicación avanzados y rápidos. Peticiones continuas de “feedback”.
Los métodos tradicionales aplican el principio de causalidad y unos márgenes de error.
La planificación se basa en la experiencia y en la intuición. Aunque tengamos datos empíricos sobre nuestros procesos, los modelos disponibles son pobres. 12
HERRAMIENTAS GTD
El método GTD >
Es un método de organización personal desarrollado por David Allen.
>
Getting Things Done: conseguir que las cosas se hagan.
>
Es un método empírico, que recoge buenas prácticas y las organiza en un flujo (down-top).
>
No es método colectivo; es personal.
>
Orientado a directivos y personas en puesto de responsabilidad. 13
HERRAMIENTAS GTD
¿Qué son “cosas”? >
>
“Cosa” = todo aquello a lo que ha permitido entrar en su mundo físico o mental y que:
No está en el lugar idóneo.
No ha decidido el resultado que desea para ello.
No sabe cuál ni cuándo será la siguiente acción.
La mente acumula “cosas” que nos van llegando y que quedan varadas.
No basta con hacer listas de cosas (recordatorio).
Hay que convertirlas en acciones.
Hay que despejar la mente “cosas” para ser más productivo. 14
HERRAMIENTAS GTD
Convertir “cosas” en acciones >
>
Pensando en ellas
Rastrear, buscar “cosas”
Imaginar el resultado de lo que quiero hacer con esa cosa.
Anotar al menos la primera acción para alcanzar ese resultado.
Ejercicio propuesto por David Allen.
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HERRAMIENTAS GTD
La analogía del despertador >
GTD funciona a nivel subconsciente como un despertador.
El despertador nos ayuda a dormir porque confiamos en que se suene y nos despierte.
Si no tienes despertador, cada cierto tiempo te despiertas para comprobar qué hora es y no descansas bien.
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HERRAMIENTAS GTD
Observación de la mente >
¿Cómo nos comportamos?
Cuando tenemos pocos asuntos en mente, los gestionamos de memoria.
Cuando notamos que nuestra memoria a corto plazo se satura, apuntamos.
Las listas de tareas son algo muy natural.
GTD es un método avanzado de gestión de listas.
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HERRAMIENTAS GTD
El diagrama
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HERRAMIENTAS GTD
Fase 0: espacio y herramientas >
GTD no presta mucha atención al software
La información puede estar en múltiples formatos.
Baja tecnología (se venden en su web) Bandejas. Folios. Bolígrafos. Etiquetas y post-its. Carpetas o subcarpetas. Archivadores. Agenda Necesitan su espacio físico.
Alta tecnología (software).Lo veremos más adelante. 19
HERRAMIENTAS GTD
Fase 1: recopilación >
Se trata de detectar “cosas”
Espacio físico. Primero la mesa. Es lo que hay que limpiar primero. Cajones, armarios, bolsillos, maletines, etc. Recogeremos sobre todo papel. Por ejemplo: tarjetas de visita o folletos.
Espacio digital. Correos electrónicos pendientes, enlaces, documentos
Espacio mental (el fundamental) Cada idea en una hoja en blanco. No es deseable una lista. No hay que desarrollar las ideas. Buscamos cantidad. 20
HERRAMIENTAS GTD
Fase 1: recopilación >
>
Las “cosas” se almacenan en una bandeja de entrada.
Bandeja física para papel.
Recipiente digital como una carpeta de correo.
Sobre el papel.
No estamos listos para una oficina sin papeles, aunque hay que ir avanzando en este objetivo.
El papel es un formato barato, fácil de usar y bastante duradero.
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HERRAMIENTAS GTD
Fase 2: procesamiento > Objetivo. Cesta de entrada vacía.
Reglas del procesamiento Secuencialmente de arriba abajo. Hay que evitar la tentación de procesar sólo aquello que nos gusta. Procesar las “cosas” de una en una. Lo que sale de la bandeja de entrada no vuelve.
>
¿Puedo realizar alguna acción con esta “cosa”?
Se trata de pensar sobre esa “cosa”. Ver el resultado deseado. Decidir la siguiente acción.
Dos respuestas con matices: SI y NO. Parece una estupidez, pero responder es vital para el método 22
HERRAMIENTAS GTD
Fase 2: procesamiento >
Si la respuesta es NO.
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HERRAMIENTAS GTD
Fase 2: procesamiento > Si la respuesta es NO.
A la basura: lo que decido que no es útil. “No voy a hacer nada al respecto”. Enfoque radical: eliminar (para el papel). Enfoque conservador: archivar (información digital). Marcar correo como leído.
>
Incubar: “quizás algún día haga algo al respecto”.
Al archivo: es material de referencia o consulta.
Sobre el archivo.
En fundamental disponer de un archivo bien organizado. Es tan difícil en papel como en digital. Papel: problema logístico Digital: servidor de ficheros, correo y metadatos. 24
HERRAMIENTAS GTD
Sobre las mesas >
Intuitivamente nos organizamos.
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HERRAMIENTAS GTD
Sobre las mesas >
Intuitivamente nos organizamos.
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HERRAMIENTAS GTD
Fase 2: procesamiento >
Si la respuesta es SĂ?.
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HERRAMIENTAS GTD
Fase 2: procesamiento >
Si la respuesta es SÍ.
>
¿En qué consiste la acción?
Decidimos cómo actuar en función del resultado que hemos imaginado con respecto a la “cosa”.
Solemos expresarlo en términos de la siguiente acción física. Llamar a … Escribir a … Ir a ...
La mayoría de las veces consiste en reunir más información.
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HERRAMIENTAS GTD
Fase 2: procesamiento >
¿Es compleja la acción?
SÍ. Clasificarla como proyecto.
NO. Si lleva menos de dos minutos, ejecutarla independientemente de su prioridad relativa. Si no depende de usted, deléguela. Si no se puede hacer ahora: O se especifica una fecha en la agenda O se pasa a la lista de pendientes (ejecutar cuanto antes)
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HERRAMIENTAS GTD
Recipientes y listas >
Recipientes básicos
Puede haber más o menos según como adoptemos el método Entrada Algún día / Quizás. Proyectos. Agenda. Pendientes/Ejecutar cuanto antes. A la espera de otros. Archivo para consulta.
>
En los recipientes hay listas
Una lista no es más que un conjunto de objetos.
Listas: listados o carpetas 30
HERRAMIENTAS GTD
Lista agenda y “algún día/quizás” >
>
Lista agenda
Sólo anotar acciones que tengan que ejecutarse en un momento determinado.
NO es necesario fijar la hora.
Lista “algún día/quizás”
Peligro: de ser un “dead end” para acciones.
Potencial: nicho de ideas creativas.
Cree recordatorios en la agenda para sacar elemento de esa lista.
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HERRAMIENTAS GTD
Fase 3: a trabajar > ¿Por dónde empiezo con la lista “Pendientes”?
Lo que no funciona Listas de tareas diarias. Interrupciones y cambios causan frustración. Prioridades preestablecidas. Las prioridades varían muy rápido.
Modelo triple para escoger la siguiente acción Contexto: lugar, tiempo disponible, fuerza y prioridad. Categorías o etiquetas espaciales en esta lista. En casa @home. En la oficina @office, teléfono @calls, en cualquier sitio @anywhere ... Buscando el equilibrio entre: Ejecutar acciones pendientes. Atender interrupciones y situaciones no previstas. Procesar nuevas entradas. Atender tareas en todos los niveles: día a día, proyectos, objetivos anuales, áreas de responsabilidad, largo plazo (periodicidad variable). 32
HERRAMIENTAS GTD
Proyectos >
El área aneja al método GTD
David Allen propone una técnica sencilla basada en brainstorming que conduzca a un conjunto de acciones procesables por el método GTD.
Las herramientas de gestión de proyectos son compatibles con GTD Esas herramientas se aplican a grupos de trabajo. GTD es un sistema de organización personal. Desde el punto de vista GTD un proyecto no es sino una secuencia más o menos compleja de acciones.
La lista proyectos trata de dar visión general. No contiene el material ni los detalles del proyecto, que se gestionarán aparte. 33
HERRAMIENTAS GTD
Clave del éxito: revisión diaria y semanal >
Cada día.
Repasar la agenda.
Repasar las lista de acciones pendientes.
Trabajar y atender interrupciones y nuevas situaciones (ésta es la única certeza).
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HERRAMIENTAS GTD
Clave del éxito: revisión diaria y semanal >
Cada semana actualice el sistema
Recopilar: Papeles, notas. Correos pendientes Revisar agenda (ver el panorama) Citas pasadas: extraer más información. Citas futuras: qué tengo que hacer. Vaciar la mente de “cosas” ¿Qué se me ha ocurrido? ¿Qué me preocupa?
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HERRAMIENTAS GTD
Clave del éxito: revisión diaria y semanal >
Cada semana actualice el sistema
Recopilar: Revisar TODAS las listas. Proyectos. ¿Nuevas acciones? Pendientes. Tachar lo realizado. ¿Nuevas acciones? Algún día / Quizás. ¿Activo algo? En espera. ¿Qué puedo tachar? ¿Nuevas acciones?
Proceso de nuevo mi bandeja de entrada hasta que no queden “cosas”.
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HERRAMIENTAS GTD
Sin revisión semanal el sistema se atasca >
¡Volveremos a tener “cosas” en mente!
>
Quien esté libre de pecado … 37
HERRAMIENTAS GTD
Ejemplo con papeles >
Demo con bandejas y recipientes
Recipientes
Listas.
Procesamiento según el diagrama del esquema.
Conclusiones.
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HERRAMIENTAS GTD
Herramientas software >
¿Es imprescindible un software?
No. Virtudes de GTD: Es abstracto. Da igual el soporte que tengamos. No establece restricción alguna sobre la herramienta. Debe haber recipientes con carpetas que contengan objetos que tengan información o hagan referencia a cosas. Debemos poder mover objetos entre recipientes. Debe tener algún método de archivo. Debe disponer de agenda.
Las herramientas de correo electrónico parecen diseñadas para GTD. No. Es el correo quien imita la gestión papel.
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HERRAMIENTAS GTD
Criterio de selección de software >
>
>
Herramientas de correo
El correo electrónico ya no es sólo un sistema de mensajería; en la BD de información personal del profesional.
El correo canaliza mucha información según el perfil y los sistemas de información de las empresas. ¿El papel y el teléfono?
Herramientas GTD
Software orientado a GTD.
Catálogo de herramientas GTD.
Preferimos productos asequibles y que sean software libre. 40
HERRAMIENTAS GTD
Esquema de evaluación >
>
Para las herramientas más potentes
Descripción de la herramienta.
Demo.
Ventajas e inconvenientes.
Selección
Vinculadas al correo.
Gestores de tareas.
SaaS.
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HERRAMIENTAS GTD
Herramienta: Microsoft Outlook >
Paradigma de gestor de correo profesional
MS Outlook es parte de MS Office.
Demuestra su verdadero potencial con MS Exchange.
Tiene amplia difusión en el entorno corporativo, aunque por su complejidad suele infrautilizarse.
David Allen vende un plugin GTD para MS Outlook.
Totalmente orientado a gestión intensiva de e-mail. Modifica bastante el comportamiento de la herramienta.
Incorpora mejoras al método: Lista “despertador”: activa e-mails en fecha determinadas. Gestión de proyectos desde GTD. 42
HERRAMIENTAS GTD
Microsoft Outlook: demo
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HERRAMIENTAS GTD
Microsoft Outlook: ventajas e inconvenientes. >
>
Ventajas
Rápido de implantar. Para grandes cantidades de e-mail.
Gran productividad si dispongo de Exchange con movilidad. Acceso a la herramienta vía web o desde el móvil.
Gestión de proyectos.
Software auspiciado por el creador de GTD (Lotus Notes).
Integrable con herramientas corporativas de gestión de proyectos o de otra clase.
Inconvenientes
Muy centrado en el correo. ¿Y mis otras entradas?
Software cerrado. Coste de licencia adicional. En inglés. 44
HERRAMIENTAS GTD
Herramienta: Mozilla Thunderbird >
Gestor de correo de software libre
Herramienta sencilla y multiplataforma.
Se le puede integrar una agenda mediante Mozilla Lightning.
No dispone de un módulo específicos de GTD. Hay que configurar el software para habilitar y no hay un método recomendado. Recipientes mediante etiquetas y carpetas de búsqueda. Lista mediante categorías de tareas. Carpetas de proyectos por búsquedas.
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HERRAMIENTAS GTD
Mozilla Thunderbird: demo
HERRAMIENTAS GTD
Mozilla Thunderbird: ventajas e inconvenientes >
>
Ventajas
Multiplataforma, software libre y gratuito.
Puedo construirme mi propia extensión.
En euskera, castellano e inglés.
Inconvenientes
Sin implementación GTD.
Sin movilidad es poco productivo. Para ello hace falta un servidor por detrás (Funambol, Zimbra).
Tareas no están vinculadas a correos. Da la impresión de tener que duplicar el procesamiento.
HERRAMIENTAS GTD
Herramienta: Gmail >
Gmail: el servicio SaaS de Google.
Gmail es el servicio de correo gratuito para particulares y para empresas (Google Apps).
Gran capacidad y alta disponibilidad. Gestión propia de contactos.
Servicios asociados: Google Calendar (agenda), Google Docs, Google Reader, etc
Interfaz web propio. También accesible por clientes de correo tradicional.
No dispone de un módulo específicos de GTD. Hay que configurar el software para habilitar y no hay un método recomendado. Mediante etiquetas y listas de tareas.
HERRAMIENTAS GTD
Gmail: demo
HERRAMIENTAS GTD
Gmail: ventajas e inconvenientes >
>
Ventajas
Disponibilidad y acceso desde el móvil.
Calendario con notificaciones SMS gratuitas.
Servicio asequible.
Inconvenientes
No dispone de una implementación GTD. (A evaluar. GTDGmail)
Plataforma cerrada. No hay manera que nuestra forma de adaptar GTD esté garantizada en el futuro.
Tareas no están vinculadas a correos. Da la impresión de tener que duplicar el procesamiento.
HERRAMIENTAS GTD
Herramientas de gestión de tareas >
Son genéricas, desvinculadas del correo
Pueden procesar cualquier tipo de “cosa”.
No se mezcla informacióncon la acción. Más abstractas.
El correo se convierte en archivo o material de referencia. Tenemos que procesar la información del e-mail manualmente. Mejor orientadas a proyectos.
Hay una gran cantidad de ellas, pensadas sobre todo como utilidades de usuario.
The winner is … Thinking Rock
HERRAMIENTAS GTD
Gestores simples: Task Coach y BORG >
Utilidades simples de usuario.
Hay que adaptarlas a GTD.
Software libre. Shareware similar.
No están integradas con el correo.
Pensadas para gestión sencillas.
Atrapadas en el PC.
Más orientado a proyectos. Task Coach.
Pensado para unirse a BD. Borg.
Software libre multiplataforma.
HERRAMIENTAS GTD
Gestores simples: Task Coach y BORG
HERRAMIENTAS GTD
Proyecto fallido: Chandler >
Enfoque propio. No GTD.
Cliente y servidor.
Posibilidad de vincular “tareas” con e-mails.
Metodología propia a la que hay que adaptarse.
Software libre.
No ofrece garantías de continuidad. Basado en comunidad.
¡Una buena idea! Pero sólo eso.
HERRAMIENTAS GTD
Proyecto fallido: Chandler
HERRAMIENTAS GTD
Thinking Rock: puro GTD >
Herramienta GTD muy visual
La única que implementa el diagrama. Es un asistente de GTD.
Software libre (con matices) y multiplataforma.
Desde un punto de vista GTD es perfecto.
Pero: No se integra con el correo. Atrapada en el PC, salvo iPhone. No se puede unir a una BD.
ThinkingRock es la mejor opción de escritorio.
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Thinking Rock: puro GTD
HERRAMIENTAS GTD
Herramienta: RTM > RTM:Remember The Milk
Es un servicio SaaS. Alternativa: Toodledo.
Está inspirado por GTD, pero tiene más funciones. Compartir tareas. Recordatorios por mensajería instantánea, RSS, calendarios de Internet. Integrado en Web 2.0 Contactos y ubicaciones. Integración sutil con el correo.
Es una herramienta web muy completa y sencilla..
Versión para iPhone y Android de pago.
Dispone de una API por la que poder acceder desde otras aplicaciones .
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Demo: RTM
HERRAMIENTAS GTD
RTM: ventajas e incovenientes > Ventajas
>
>
Es una herramienta web. Acceso universal.
Integración con e-mail, mensajería instantánea y otras aplicaciones
Sencillo e intuitivo y rápido.
Gratis.
Desventajas
Software cerrado.
Usabilidad mejorable.
No es GTD puro.
Es la herramienta que recomendamos.
HERRAMIENTAS GTD
¿Qué herramienta elegir? >
Obviedad: la que más te ayude.
Depende de: Cómo te llegan las “cosas”. ¿Todo por e-mail? ¿Mucho teléfono? Qué tecnologías use tu empresa. Si puede decidir qué usar. Si necesitas integración con otras herramientas corporativas.
Las herramientas web son el futuro.
El acceso desde el móvil da mucha seguridad y es muy productivo.
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Conclusiones >
Sobre GTD
Es un método para mantener la mente despejadas de “cosas” y ser más productivo.
Se centra en la adaptación; no en el control.
Es un método independiente de la informática.
Es un conjunto de buenas prácticas.
No es para dirigir proyectos o grupos de trabajo.
Recopilar, procesar, trabajar y revisiones diarias y semanales.
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Conclusiones >
Sobre las herramientas
Correo o no correo. That's the question.
La mejor solución es la que mejor te apoye. Lo importante es el método, no el software.
Para el PC: Thinking Rock
Lo mejor. RTM. ¡Es web!
HERRAMIENTAS GTD
Proyecto GTD Solid Rock IT >
¿Es la respuesta satisfactoria?
Para Solid Rock IT no.
Queremos liderar un proyecto de software libre que cubra la carencia de una herramienta completa.
Queremos un auténtico sistema de sistema de información GTD al servicio de los usuarios; no un software.
Buscamos apoyos: aliados, usuarios interesados, patrocinadores ..
Contactad con nosotros … SIN COMPROMISO.
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Referencias
Libros: Organízate con eficacia. David Allen. Empresa Activa – Ediciones Urano 2006. ISBN: 9788496627086.
Otros materiales: Web de David Allen. Blog de David Allen. GTD Times.
Enlaces: http://delicious.com/solidrockit/seminario-gtd
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