Conectados número 1 by Allan Lopez

Directorio Universidad de San Carlos de Guatemala Autoridades centrales Rector Secretario General

Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo. Dr. Carlos Enrique Camey Rodas

Escuela de Ciencias de la Comunicación Director

Lic. Julio E. Sebastián Chilin Consejo Directivo

Director

Lic. Julio E. Sebastián Chilin

Representantes docentes

Lic. Víctor Carillas Brán M.A Amanda Ballina Talento

Representantes estudiantiles

Pub. Carlos Alberto León Cantón Pub. William Joseph Mena Argueta

Representante de los egresados

Lic. Michael González Batres

Secretaria M.Sc. Claudia Molina Consejo Académico de Posgrado Director de Escuela

Lic. Julio E. Sebastián Chilin

Directora de Posgrado

M.A. Aracelly Mérida

Vocal 1

Dr. Ángel Romeo Valdez Estrada

Vocal 2

M.A. Amanda Ballina Talento

Vocal 3

M. Sc. Sergio Morataya

Presentación En la actualidad, la tecnología ha tomado un rol muy importante dentro de la humanidad, hasta llegar a ser una necesidad de primer nivel para el desarrollo de los grupos sociales. Es por ello que se han creado herramientas tecnológicas para poder estar conectados por medio de algún dispositivo electrónico que permite informase sobre situaciones actuales que acontecen alrededor del mundo.

publicación y el intercambio de información. Esta herramienta social permite que las personas se mantengan comunicadas entre sí y puedan compartir sus sentimientos, opiniones, emociones que pasan en cada momento de su vida. Es un medio que ha crecido con una gran velocidad a nivel mundial, pero requiere mucha responsabilidad en su uso.

Por otro lado, la revista también presenta las aplicacioGoogle que se dedica a crear De esto nacen las TICS (Tecnologías de la Información nes del buscador y la Comunicación), que sirven para satisfacer la nece- herramientas que ayudan a facilitar las búsquedas de información. Se pueden mencionar a “Google Docs”, sidad de interrelación entre las personas. “Búsqueda de libros de Google”, “Grupos de Google”, Este nuevo concepto permite mantener informada a “Google Noticias”, “Google Maps”, “Google Page Crealas personas minuto a minuto y comunicarse entre sí tor”, “iGoogle”, “Blogger”, “Google Calendar”, “Google al rededor del planeta. La tecnología de la información Drive”, entre otros. y la comunicación se han vuelto parte fundamental en la vida de las personas. Es por ello que se debe estar No se pueden dejar atrás a los seguidores de contenido siempre a la vanguardia de cada nueva herramienta que que sirven para clasificar la información que se necesita obtener acerca de temas específicos. La revista Conecpermita facilitar su uso. tad@2 da explicaciones de cómo utilizarlo como herraLa revista es una publicación trimestral de la Maestría mienta útil que puede ser usada en el trabajo o en estuen Comunicación Organizacional, está dirigida por los dios académicos. docentes que imparten cursos y los maestrandos que los reciben. Ofrece temas de comunicación organizacional, Por último, tenemos el uso de la herramienta para compartir archivos y servicio de alojamiento a través de una interna y externa. multiplataforma en la nube Dropbox, esto permite al usuario almacenar y sincronizar archivos en carpetas En este primer numero se presentan temas como: en línea con ordenadores para compartir. Algunas de Los blogs un sitio web donde varios autores pueden pu- estas aplicaciones son gratuitas y otras tienen un costo, blicar cronológicamente textos o artículos, que permite pueden ser utilizadas en todo tipo de dispositivo móvil a los lectores participar activamente a través de los co- o de escritorio. mentarios. Puede ser orientada a la comunicación de las empresas o personas individuales, también sirve para Es así, como la Maestría en Comunicación Organizapublicar ideas propias y opiniones de terceros sobre di- cional presenta el primer numero de su revista. versos temas. Las imagenes fueron sustraidos de diferentes sitios web . El social media o medios de comunicación social son plataformas creadas por los mismos usuarios mediante Todos los articulos que se presentan en este numero son la tecnología web 2.0 que proporcionan facilidad en la responsabilidad de los autores. edición,

Contenido El blog herramienta viva y fundamental en la comunicación organizacional. Autores

Páginas 5-8

Lic. Cristian Chacón, Licda. Leisy Luna, Ing. Luz Coyoy, Lic. Luis Villatoro, Lic. Pablo Ojeda, Licda. Xiomara De León

Seguidores de contenidos RSS dan vigencia a los comunicadores organizacionales. Autores:

Páginas 9-13

Lic. Carlos Vásquez, Lic. Luis Ixmatul , Licda. Iveth Soto, Lic. Allan López, Licda. Yessica Lima

Dropbox almacenaje en la nube. Autores

Páginas 14-21

Licda. Cecilia Zamora, Licda. Jaroslava Lemus, Lic. Julio Rossell, Licda. Silvia Alaya y Licda. Abigail Barahona

Impacto de las redes sociales en la comunicación. Autores

Páginas 22-24

Licda. Besie Alvarado, Licda. Dinnora Camacho, Licda. Maggie Molina, Licda. Krista Pereira, Licda Marimar Enamorado.

Define las Apps infaltables Autores Licda. Lourdes Azurdia, Lic. Juan Valentín Santos, Licda. Claudia Molina, Lic. Jorge Ramón Felipe, Lic. Edward Castellanos, Licda. Sahara Dávila

Páginas 25-36

El contenido de los artĂculos es responsabilidad de los autores.

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Artículo Científico

artículo de reseña o revisión

Seguidores de contenidos RSS dan vigencia a los comunicadores organizacionales investigación por: Lic. Carlos Vásquez // Lic. Luis Ixmatul // Licda. Iveth Soto // Lic. Allan López // Licda. Yessica Lima

Revisión: Licda. Marcia Dardon

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RESUMEN El presente estudio establece los beneficios y ventajas que ofrecen los seguidores de contenidos RSS, especialmente, a los profesionales de la comunicación y sus organizaciones. Estas herramientas tecnológicas de sindicación de contendidos en las páginas web, son archivos en formatos XML que brindan facilidades en las tareas de comunicadores social, principalmente en el monitoreo de información clasificada y actualización constante en temáticas especificas. Durante las revisiones de investigaciones realizadas, se encontró una serie de funciones sociales que ofrecen los seguidores de contenidos, mismas rebasan las destacadas en las investigaciones anteriores donde solo se muestran atributos técnicos. Los beneficios hacia la comunicación y los comunicadores, no se visibilizan fácilmente, siendo que los comunicadores son líderes en sus organizaciones, pues a decir de (COMUNICACION ORGANIZACIONAL, RP Y MEDIOS SOCIALES www.comorg.wordpress.com) “El líder tiene que ser un buen comunicador. Si no es capaz de comunicarse, todas sus acciones estarán limitadas y no será eficaz”. Al identificar todos los atributos de las RSS como tecnología al servicio de la comunicación organizacional, notamos que los beneficios van en la línea de lo social, sobre todo porque fortalecen el trabajo de los comunicadores sociales, dándoles actualidad, vigencia y valor agregado. Se estableció que las organizaciones dinamizaron sus actividades y ampliaron su productividad, tanto en la línea de las relaciones humanas y las actividades económicas, a partir de la agilización de procesos y acceso a información a partir del uso de las RSS. Un hallazgo importante, fue identificar que las investigaciones realizadas sobre los seguidores de contenidos, no destacan la oportunidad que se tiene de ofrecer información hacia afuera, sino únicamente la información que podemos sindicar. Esto se refuerza con lo planteado en (Crear y publicar con las tics en la escuela www.educoas.org) “Sin embargo, integrar o articular las TIC en la educación no es sólo adquirir o acceder a artefactos o servicios, como el computador, Internet o los tableros interactivos, pues no se puede hablar de cambio si se sigue haciendo lo mismo, así sea con otras herramientas”. Esta es una línea de investigación que se priorizó en el presente estudio, sobre todo, por su vinculación directa con los procesos de comunicación, mismos que deben tener doble vía para ser un proceso completo.

PALABRAS CLAVE Seguir, monitorear, actualizar, comunicar, sindicar e informar.

Introducción En el presente estudio, se ilustra las ventajas que traen los seguidores de contenidos RSS, como herramientas tecnológicas de la web para el monitoreo y sindicación de información clasificada. Esto, desde una óptica de las necesidades de las organizaciones y las funciones de las oficinas de comunicación social. De acuerdo a las necesidades actuales de las organizaciones, un lector de RSS simplifica los movimientos por realizar para acceder a información necesaria, clasificada y de utilidad para elevar la producción material e intelectual de la organización. En tal sentido, también se afirma en el Manual para el facilitador (www.productividad.org.): “Los cambios producidos por la globalización de la economía y los avances científicos y tecnológicos incorporados a los procesos productivos, han transformado radicalmente los mercados de trabajo y las condiciones laborales”. Se destaca que las RSS son programas informáticos que permiten seguir información a partir de una suscripción en sitios web, que clasifica los temas de interés y los envía a los buzones de correo. Este formato permite distribuir contenidos sin necesidad de un navegador, utilizando un software diseñado para leer estos contenidos RSS tales como Internet Explorer. De acuerdo (About en español www.about.com): “Si una persona recibe todos los e-mails con las últimas novedades, o en su cuenta de sindicación por RSS, es mucho más probable que haga clic en un título y visite el blog, a que si nada le recuerde la existencia de nuestras nuevas publicaciones.” Se han realizado diversas investigaciones sobre los seguidores de contenidos RSS, sin embargo, estos van en la vía de mostrar las bondades técnicas que tienen estos programas y su uso en el Internet. Una revisión detallada, permitió encontrar funciones sociales y de apoyo a la comunicación desarrollada en las organizaciones. En esta investigación, se tuvo como objetivo, evidenciar los beneficios y ventajas que ofrecen las RSS, como sindicares de información, a las tareas de comunicación que se realizan dentro de las organizaciones. Asimismo, plantea las fortalezas que adquieren los comunicadores sociales al utilizar estos programas, principalmente en la línea de fortalecer las relaciones humanas, la agilidad en los procesos y la actualización constante en beneficio de la toma de decisiones.

Discusión Es importante, revisar los datos clasificados que ofrecen investigaciones anteriores sobre las RSS, principalmente en las ventajas y beneficios desde el enfoque social. Está claro que los seguidores de contenidos RSS, dan ventajas técnicas para agilización del proceso de consecución de información clasificada, sin embargo, los estudios realizados no dan la dimensión del beneficio social que estas traen consigo. Si bien, es correcto el planteamiento que el uso de las RSS mejora la comunicación, el flujo de información y la actualización de contenidos en los sitios web y los buzones electrónicos, no se ha dado la importancia que realmente amerita en el ámbito social. Lo anterior tiene sustento, cuando reconocemos que el fin último del ejercicio de monitoreo y recopilación de información clasificada, va íntimamente ligado a procesos de comunicación, mismos que vinculan a las organización y sus miembros. La necesidad de mejorar la comunicación en las organizaciones, demanda la utilización de herramientas tecnológicas como las RSS. Esto incide, directamente, en las personas responsables de la comunicación, por lo que crece su interacción interna y externamente, aumentando su efectividad y capacidad para asesorar, incidir y generar cambios positivos en la organización. El crecimiento de la comunicación en las organizaciones, mejora las relaciones interpersonales, aumenta la producción y mejora la calidad de vida de sus miembros. Por ello, es importante que los estudios respecto a las ventajas sobre el uso de las RSS, no impidan ver las gratificaciones que las mismas otorgan a los usuarios en lo social y en el aumento del profesionalismo de los comunicadores sociales.

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Resultados Como consecuencia del estudio sobre los seguidores de contenidos RSS, se encontró una serie de ventajas en el uso de esta herramienta. Entre ellas, los beneficios sociales como el aumento de las competencias de los comunicadores sociales, elevación del nivel de su eficacia, así como mayor flujo de comunicación interpersonal e institucional. También se encontró que los seguidores de contenidos RSS, tienen un formato de fuente web con mayor facilidad de interpretación por usuarios y lenguaje software. Asimismo, que facilita la gestión y publicación de información de interés institucional y personal, y estandariza la distribución de información que se recibe y envía. Se observó que da facilidades para conservar, almacenar o eliminar información clasificada, con procedimientos automáticos que facilitan a los usuarios la administración de los mismos. Entre las ventajas que favorecen a los comunicadores sociales como usuarios de las RSS, están: el ahorro de tiempo la lectura y la sistematización y difusión de la información requerida. Esto aplica, principalmente en la visualización de noticias e información, que se necesita monitorear de acuerdo con la organización que utiliza esta aplicación.

Método Se revisaron investigaciones publicadas sobre los seguidores de contenidos RSS, partiendo del análisis de la información publicada sobre las ventajas de estas herramientas. El análisis se centró en los resultados de los mismos, haciendo comparaciones entre una y otra, evaluando los aspectos técnicos, cualitativos y cuantitativos planteados. Se buscó detalladamente cada ventaja y beneficio, observando sus alcances y derivaciones en el plano de lo personal e institucional. Asimismo, se analizó cada resultado y el enfoque comunicacional que le otorgaron los investigadores. Por referirse al estudio de los seguidores de contenidos RSS, las fuentes consultadas, fueron tomadas de sitios web de organizaciones formales. Se tomó en cuenta que las publicaciones fueran recientes para ser coherentes entre la temática investigada y las fuentes de información. Más allá de los resultados superficiales de las investigaciones consultadas y el estilo o apariencia que las RSS dan a información, se revisó lo atractivo de los beneficios de esta herramienta en el plano de la comunicación social.

BIBLIOGRAFÍA Elías, Joan; Mascaray, José. 1998. Más allá de la comunicación interna. La intracomunicación. Barcelona, España: Editorial Gestión 2000 ... Vásquez Bronfman, Sergio. 1991. La Comunicación: Potencia de Nuevo Diseño Organizativo. Revista Alta Dirección. Número 158. pp.71-84.

E-GRAFÍA • Consejos para aumentar los seguidores de tu blog. http://blogsespanol.about.com/ miércoles 6 de agosto 2014

Manual de facilitador. http://www.productividad.org.mx/pdf/ Pedroza, Rafael. Contenidos del Máster en Comunicación Digital,.• http://educoas.org/portal/la_educacion_digital/146/pdf/tics.pdf• miércoles 6 de agosto 2014 ¿Qué son las Web Slices? | eHow en español. http://www.ehowenespanol.com/ miércoles 6 de agosto 2014 RSS » ¿Qué es RSS? www.rss.nom.es/• Tutorial feed reader 3 lector de feeds 26/12/2006. /http://www.daboweb.com/ miércoles 7 de agosto 2014 Universidad Complutense de Madrid. 2010. Aplicaciones de la Sindicación para la Gestión de Catálogos de Bibliografía. Madrid, España.

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AUTORAS Licda. Besie Alvarado, Licda. Dinnora Camacho, Licda. Maggie Molina, Licda. Krista Pereira, Licda Marimar Enamorado. Correcci贸n y Estilo Lic. Edgar Alvarado

El contenido de los art铆culos es responsabilidad de los autores.

DROPBOX COMO HERRAMIENTA TECNOLÓGICA A DISPOSICIÓN DE LAS ORGANIZACIONES Licda. Cecilia Zamora, Licda. Jaroslava Lemus, Lic. Julio Rossell, Licda. Silvia Alaya y Licda. Abigail Barahona El contenido de los artículos es responsabilidad de los autores.

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DROPBOX COMO HERRAMIENTA TECNOLÓGICA A DISPOSICIÓN DE LAS ORGANIZACIONES Investigación: Lic. Julio Rossell, Licda. Silvia Alaya y Licda. Abigaíl Barahona. Redacción y edición: Licda. Cecilia Zamora y Licda. Jaroslava Lemus. Diseño y diagramación: Licda. Jaroslava Lemus., Revisión de estilo: Lcda. Marcia de Rendón. Todas las imagenes utlizadas del sitio web de dropbox.com Universidad de San Carlos de Guatemala. Escuela Ciencias de la Comunicación. Maestría en Comunicación Organizacional. Guatemala, agosto 2014.

BENEFICIOS DE DROPBOX A NIVEL ORGANIZACIONAL

n la actualidad, cada vez más, están co-

PALABRAS CLAVE

brando auge las aplicaciones de Cloud

Internet, herramienta, almacenamiento, archivos, sincro-

Computing o almacenaje en la nube como

nización, disposición, comunicación, conexión y trabajo

se le conoce en español. Este concepto se refiere,

en equipo. Internet, tool, storage, files, synchronization,

básicamente, al servicio que ofrecen las empresas

choice, comnunication, connection and team-work.

para almacenar y sincronizar archivos a través de Internet. Este sistema de almacenamiento, permite disponer de los archivos desde cualquier computadora, ubicada en cualquier parte del mundo, siempre y cuando se cuente con una conexión a Internet. El presente trabajo aborda los beneficios que aporta esta herramienta a nivel individual y organizacional: compartir archivos con una o más personas, mayor disponibilidad de espacio físico en la computadora, rescatar información perdida a causa de algún virus, trabajo en equipo, entre otros.

INTRODUCCIÓN Existen diferentes aplicaciones de almacenamiento a nivel mundial, entre ellas Dropbox, una de las primeras aplicaciones en el mercado que surgió en 2008 y que en la actualidad cuenta con más de 100 millones de usuarios en 175 países. Los servicios que se ofrecen en “la nube” son variados, pero en el caso de Dropbox, su servicio se enfoca en el almacenamiento y sincronización de archivos. El trabajo que se presenta a continuación resume las principales características de

Currently Cloud Computing or cloud storage apps, as

esta aplicación, funcionamiento, ventajas, desventajas

known in Spanish, have increasingly became more

y propuestas para utilizarlo en una empresa u organiza-

popular. This concept basically refers to the services

ción, para favorecer la adecuada comunicación interna

rendered by some companies to store and synchro-

y externa.

nize files through the Internet. These storage systems allow to upload files from any computer, located anywhere in the world, as long as there is a stable Internet connection. The current report addresses the benefits of using this type of tools at personal and organizational levels: to be able to share files with one or more people; to have more storage space in computers; to rescue lost information due to virus; and to build and promote team-work, among many other benefits.

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OBJETIVOS •

METODOLOGÍA La realización del presente artículo se ha hecho con base en las

Definir los conceptos básicos relacio-

lecturas de textos relacionados con las características y funcio-

nados con Dropbox, para conocer sus

namiento de Dropbox, la exposición del tema y discusiones di-

características y funcionamiento.

dácticas en el curso Nuevas Tecnologías de la Comunicación en la Organización, como parte del segundo trimestre de la Maestría

•

Establecer las ventajas y desventajas de Dropbox, para aprovechar sus

en Comunicación Organizacional, de la Escuela de Ciencias de la Comunicación, de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

beneficios y evitar las complicaciones que pueden presentarse al utilizarlo.

•

Proponer acciones concretas que permitan mejorar la comunicación interna y externa de una empresa a través de la utilización de Dropbox.

¿Qué es Dropbox y cómo funciona? Dropbox es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, operado por la compañía Dropbox, que permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea o entre computadoras y compartir archivos y carpetas con otros usuarios, de manera privada y segura. Dropbox se puede utilizar para seguir trabajando en un proyecto sin tener que guardar el archivo en otros dispositivos o tener diferentes copias del mismo proyecto al enviarlas por e-mail; para ver los archivos instantáneamente en cualquier computadora, celular u otros dispositivos móviles; para subir archivos y compartirlos con otras personas a través de un enlace privado. Como cualquier otra aplicación, es necesario registrarse a través de un usuario y contraseña, en el sitio web www.dropbox.com. Después del registro, Dropbox recomienda descargar e instalar el software para poder subir automáticamente los archivos al servidor de Dropbox por medio de una carpeta local en la computadora personal. Al registrarse en Dropbox, se adquiere 2GB de espacio en la nube. Para ganar más espacio, se puede recomendar Dropbox a los amigos o publicar mensajes en Facebook y Twitter y se obtiene hasta 18GB en la cuenta. También ofrece más espacio al conectar el celular y dos computadoras o más. Si se requiere más espacio, se puede comprar la versión profesional que ofrece otras opciones (aproximadamente $10 al mes y permite hasta 100GB de almacenamiento). Entre las aplicaciones que ofrecen servicios similares están Google Drive, Bitcas, Box,

Cuby, Shared, Microsoft Skydrive, Amazon Cloud Drive, Copy y MEGA.

Ventajas •

Ahorra espacio en el disco duro, porque

Desventajas •

funciona como uno virtual. •

Permite compartir archivos con otras personas.

•

Posee un usuario y contraseña, para se-

la seguridad puede ser vulnerada en cualquier momento. •

No importa que la computadora personal esté apagada, se puede acceder a los archivos desde otro dispositivo en cualquier momento.

•

Se puede navegar entre los archivos en una interfaz dinámica y fácil de utilizar.

•

Es barato, seguro, accesible, permite la colaboración en tiempo real y ofrece una buena cantidad de espacio.

Solo se puede sincronizar lo que se encuentra dentro de la carpeta que se crea de

guridad de los archivos almacenados. •

Al igual que todo sistema de información,

forma automática, llamada “My Dropbox”. •

Al trabajar en el mismo archivo simultáneamente, puede generar conflicto porque duplica el archivo.

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Dropbox en la empresa

El potencial de Dropbox supera los usos personales y se extiende a usos profesionales dentro de una empresa. Depende tan solo de la imaginación. Es una aplicación capaz de cambiar por completo las rutinas de trabajo. Dropbox para empresas funciona con todas las aplicaciones desde

Word y Excel, hasta Photoshop y Acrobat. Es compatible con Windows, Android, iOS, Mac y Linux. Gracias al almacenamiento in situ, ya no es necesario utilizar los servidores de FTP (siglas en inglés de File Transfer Protocol, Protocolo de Transferencia de Archivos) ni adjuntar archivos por correo electrónico. Dropbox ofrece muchas posibilidades y usos prácticos para compartir y colaborar en equipo. A continuación, se proponen acciones para utilizarlo junto a otras personas, compañeros, colaboradores o clientes.

a) Carpeta común para proyectos

•

acceden a las últimas

y clientes

versiones de cada archivo.

El uso más habitual es el de compartir una carpeta entre varias per-

•

Todos los archivos son accesibles desde cualquier ordenador (autorizado).

•

Si alguien borra por error algún archivo, puede recuperarse.

•

Si se realizan cambios en un archivo pero se quieren descartar, se puede regresar sobre el historial y restaurar cualquier versión anterior.

•

Se puede acceder a esos archivos “en línea”, desde cualquier dispositivo móvil, smartphone, tablet, iPad, entre otros.

•

Se puede dar acceso puntual a clientes externos para

sonas. Se crean una o varias carpetas para los distintos proyectos y clientes. Luego se colocan todos los archivos a los cuales deben tener acceso: presentaciones comerciales, informes, memorandos, imágenes u hojas de cálculo. A continuación, se autoriza el acceso a cada una las personas seleccionadas.

Los miembros siempre

La opción para controlar y restaurar

que revisen, corrijan o tomen de esa carpeta los trabajos

versiones es perfecta para trabajar

finales que se vayan completando.

en equipo. Las ventajas de centralizar la información en carpetas comunes son múltiples:

b) Una cartelera interna de anuncios

23 Calendarios, lista actualizada de contactos y números de teléfono, reuniones, fechas de cumpleaños, avisos, notificaciones y actualizaciones que tradicionalmente se comunican por e-mail, podrían hacerse llegar mediante una cartelera de anuncios interna. Para ello, basta con crear una sencilla página web (en HTML), ponerla en una carpeta y obtener la URL que todo archivo de Dropbox tiene asignado. Se proporciona los colaboradores esa dirección y se les solicita que la guarden en la carpeta “Favoritos”. Para conocer las últimas novedades o actualizaciones solo debe hacerse click. Este uso resulta especialmente útil en pequeñas y medianas empresas (PyME) que no cuentan con una Intranet propia.

c) Carpeta “activa” para reuniones

d) Crear una galería con fotos de un evento En todas las cuentas de Dropbox, hay una carpeta llamada Photos. Cuando se coloca dentro de esta, alguna otra carpeta con varias fotografías, Dropbox las detecta y automáticamente crea una galería de imágenes accesible desde cualquier navegador. Esa galería proporciona un link único que se puede compartir con otras personas. Una cena de empresa, un evento con clientes o patrocinadores, un viaje o una excursión de todo el equipo, imágenes o gráficos como logotipos corporativos, fotos de los miembros del equipo se suben a Dropbox y se proporciona el enlace de la galería de fotos a todos los colaboradores y compañeros que se necesite. e) Flujo de trabajo mediante carpetas Cualquier equipo que trabaje en documentos por fases o etapas (presentaciones, maquetas, traducciones, informes) con una estructura simple de carpetas, puede montar un flujo de trabajo común. De la carpeta “Conceptos” pasando por “Revisiones” a “Final”, cada miembro hace los cambios necesarios y pasa el archivo a la siguiente carpeta sin necesidad de avisar a nadie. El historial con el control de versiones asegura que, si alguien se equivoca o elimi-

En el momento de una visita al clien-

na por error un archivo, en cualquier momento, puede volver sobre

te “X” para tratar un tema importante,

cualquier versión anterior.

se pueden documentar las actividades realizadas: Surgen muchas ideas y se anotan en un documento de texto directamente en una carpeta creada para la ocasión. También se pueden guardar imágenes, fotografías y videos de lo expuesto en la reunión. Para cuando termine la visita con el cliente, todo el equipo que está en la oficina o en otras partes del mundo sabrá los temas desarrollados y acuerdos establecidos.

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CONCLUSIONES •

RECOMENDACIONES

Dropbox es un servicio de alojamiento de ar-

rio asegurarse de contar con señal de Internet

te almacenar y sincronizar archivos en línea

efectiva.

carpetas entre usuarios.

•

Los comunicadores sociales pueden promover el uso de herramientas de almacenamiento en

Su funcionamiento permite a una persona que

su organización para favorecer y optimizar el

maneja aplicaciones y datos en distintas com-

trabajo en equipo.

putadoras o dispositivos, tener un punto de almacenamiento común donde se mantiene

•

actualizada la información y se asegura el acceso a ella, independientemente del lugar en que se encuentra el usuario. •

Para trabajar con esta herramienta es necesa-

chivos multiplataforma en la nube, que permiy entre computadoras y compartir archivos y

•

Si los usuarios deciden utilizar esta herramienta, es importante impartir una breve inducción al personal involucrado para que todos puedan trabajar en sintonía y facilitarse el trabajo en equipo.

El uso de nuevas tecnologías y en especial, las redes de comunicación, posibilitan mejorar el proceso de comunicación de una empresa con sus clientes interno y externos.

E-GRAFÍAS • Dropbox. https://www.dropbox.com Consultado el 6 de julio de 2014 a las 10:30 a.m. • Dropbox https://www.dropbox.com/help/19/es Consultado el 12 de julio de 2014 a las 9:00 p.m. • Las mejores alternativas a Dropbox para almacenar gratis tus archivos. 21/08/2013. http://mejoresalternativas.com. Consultado el 12 de julio de 2014 a las 9:36 p.m. • ¿Qué es el cloud computing? Y ¿Qué beneficios aporta a la empresa? http://tendenciasweb.about.com/ Consultado el 12 de julio de 2014 a las 9:36 p.m. • Why Dropbox for business. https://www.dropbox.com/ Consultado el 15 de julio de 2014 a las 8:30 p.m.

Define Las Apps Infaltables

Autores Licda. Lourdes Azurdia, Lic. Juan Valentín Santos, Licda. Claudia Molina, Lic. Jorge Ramón Felipe, Lic. Edward Castellanos, Licda. Sahara Dávila

El contenido de los artículos es responsabilidad de los autores.

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RESUMEN En un mundo globalizado, donde las tendencias comunicacionales se inclinan cada vez más hacia lo virtual y tecnológico, es fundamental conocerlas aplicaciones de software básicas del más grande servidor de Internet: Google. Se define que, una aplicación o app, es una herramienta pensada para respuestas a necesidades muy concretas de los usuarios en una plataforma específica: teléfono móvil, tableta, laptop, pc, etc.

Estas herramientas facilitan la labor no solo de comunicadores sino el desempeño profesional y personal de quienes utilizan la red mundial en su trabajo, estudios, para ocio, etc. Es por ello que, en este artículo, se realizan un inventario y una breve descripción de las que se consideran las app de Google que facilitan la labor comunicacional.

n a globalizedworld, where the communication trends incline increasingly towards the virtual and technological, it’s fundamental to know the basic software applications of the biggest internet server: Google. Let’s begin by defining that an application or app, it’s a tool thought to answer very concrete needs of the users in a specific platform: mobile telephone, tablet, laptop, pc, etc. These tools facilitate the labor not only of communicators but the professional and personal performance of those who use the world net for work, studies, for leisure, etc. That is why in this article we have generated an inventory of the Google’s app that we considered facilitate the communication labor, describing them briefly. “El tiempo es oro” dice el refrán popular, y es cierto. En el mundo de las comunicaciones, perder tiempo no es una opción. Es por eso que conocer las aplicaciones que Google ha lanzado al mercado es de suma importancia. Y es que estas ingeniosas apps permiten tener una bue-

ABSTRACT na organización, evitan ir de un sitio a otro, facilitan estar enterados de lo que ocurre en todo el mundo y estar en contacto con quienes se necesita cuando se requiere. Todo a un clic de distancia. A veces, este tipo de aplicaciones pasan inadvertidas o se conocen, pero no se han explorado todas sus utilidades. En el presente trabajo, se ha recopilado la información

para su utilización o administración. Google Apps permite una colaboración segura en tiempo real entre grupos de trabajo de cualquier tamaño, gracias a que la información está disponible desde cualquier navegador, cuando y donde los trabajadores la necesiten. EL E-MAIL QUE TAMBIÉN ES UNA LLAVE

ay que empezar por lo básico, Gmail, uno de los servicios de correos electrónicos de mayor penetración a nivel mundial. Es básico porque la cuenta en Gmail es la llave para acceder a las demás apps de Google.

de las aplicaciones básicas de Google para todo buen comunicador no pierda el tiempo buscando por toda la web. Las Google Apps son un conjunto de herramientas online -100% web- para mensajería y colaboración grupal que están hospedadas en la infraestructura de alta seguridad y disponibilidad de Google, y lo que es mejor, no se requiere hardware o software especial

En una entrevista realizada por lanación.com a Jason Freidenfelds, director de Comunicaciones Globales de Google, aseguró que ofrecer algo distinto fue y sigue siendo uno de los objetivos de Gmail. Y lo han cumplido. Este correo tiene prácticamente una capacidad ilimitada de almacenamiento. Permite archivar los e-mails sobre el mismo tema en formato de conversación. Todos los mensajes pueden ser encriptados,

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lo que brinda protección contra el espionaje. Además ofrece una pantalla mucho más ordenada al permitir la clasificación de correos según su contendido, así se pueden tener todos los mensajes de índole social en una pestaña aparte de las

obtiene el beneficio de recibir recordatorios y notificaciones sobre los eventos programados. El Google Calendar es un servicio gratuito en línea, por lo que se puede tener acceso a él desde cualquier ordenador conectado a Internet. Es una aplicación bastante intuitiva, que no necesita de capacitaciones especiales para descubrir sus funciones básicas.

ofertas y promociones, por ejemplo. El entorno es totalmente personalizable. Es de destacar que la configuración de sus filtros proporciona un efectivo control del Spam y de la publicidad no deseada.

Guarda muchas similitudes con el Outlook, el sistema calendario/agenda de Windows, cuyo uso fue bastante popular antes de la llegada del Calendar, por lo que la aplicación se facilita aún más para quienes migran de otros sistemas.

ORGANIZACIÓN COMPARTIDA

l orden es fundamental en toda actividad. Con base en la necesidad de mantener la organización, se lanzó Google Calendar, que funciona como una agenda electrónica, pero con el agregado de poder invitar o informar a otras personas sobre las actividades que se están programando. Al sincronizarlo con una cuenta de Gmail, se

El Google Calendar puede ser de uso compartido, es decir, el administrador tiene la potestad de elegir quién puede tener acceso a la información que se guarde en este

servicio, o sea que puede ser público o privado. Una empresa puede hacer convocatorias de reuniones internas, informar de fechas o eventos importantes para sus empleados y colaboradores e informarlo o invitarlos a través del Calendar. Algo muy práctico es que el sistema permite llevar la cuenta de sus respuestas y comentarios. Es necesario destacar que las personas a las que se les notifica de las actividades no deben forzosamente contar con una cuenta en el Calendar. Los recordatorios e invitaciones les llegarán a sus cuentas de correo. A nivel externo, esta aplicación permite compartir los eventos de la empresa con el resto del mundo, realizar búsquedas en calendarios públicos para descubrir eventos que puedan ser de interés corporativo y añadirlos a su propio calendario. Ya que los eventos se almacenan on-line permite colaborar y compartir horarios entre grupos. Existen también calendarios generales disponibles para importar en la cuenta del usuario que contienen las fiestas nacionales de varios países.

Una aplicación útil para enviar mensajes de felicitaciones a stackeholders en determinadas fechas especiales como el Día de las Madres, Día de la Independencia de sus países, etc., como parte de las relaciones públicas.

Fue allí que se dieron cuenta de que los usuarios de Google también estaban interesados en mantenerse al tanto de las noticias. Así que, un año después, en septiembre del 2002, fue presentado Google News.

LA INFORMACIÓN DEL MUNDO, EN UNA PANTALLA

Esta aplicación es un servicio automatizado de recopilación de noticias que cuenta con al menos 4 mil fuentes de noticias on-line, la mayoría de ellas gratuitas.

l ingeniero de búsquedas de Google, Ben Gomes, ha relatado que en septiembre del 2001, cuando ocurrió el atentado terrorista de las Torres Gemelas, los usuarios de Google buscaban desesperadamente información sobre el ataque, pero el buscado solo arrojaba cosas superficiales o poco interesantes, así que los administradores de Google empezaron a incluir enlaces a la página de CNN, de otros canales noticiosos y algunas radios.

publica sobre la empresa o institución, sin tener que ir de medio en medio; además de ser un gran aliado en el monitoreo de medios. Pero Google News también podría ser una buena herramienta para los medios de comunicación alternativos que buscan establecerse y ganar espacios en el competitivo

Es un sitio neutral que presenta los principales titulares con una breve descripción de la noticia, cuando el usuario hace clic en el enunciado, es redirigido a la página del medio que lo publica. Google News se refresca automáticamente cada 15 minutos, a menos que sea un caso de última hora y en evolución, por lo que las noticias siempre están actualizadas. Ya que la selección de la información es automatizada y no la hacen personas, Google garantiza que el sitio es neutral, no toma partidos ni hace elecciones editorializadas. Es una herramienta que puede ser utilizada para monitorear la información que se

mundo de las noticias on-line. David Smydra, especialista de productos de Google News, asegura que este servicio posee una funcionalidad que permite destacar los contenidos, y, a manera de consejo, señala que “Siempre es recomendable utilizar buenos títulos y buenas descripciones” (Historia de Google. http:// medioambientesimbolico. asumearagon.es/sin-categoria/historia-de-google/)

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COMUNICACIÓN SIEMPRE

s una de las más recientes aplicaciones presentadas por Google, lanzada el 15 de mayo del 2013. Hangouts es un programa que integra el servicio de mensajería instantánea que ofrecía Google Talk, Google+ Messenger y el Google + Hangout.

Incluso se podrían organizar capacitaciones empresariales a través de esta plataforma.

pecializado para poder sacarle el máximo provecho a esta aplicación, con un costo inicial de 800 dólares.

Pero el Google Hangouts también facilita la comunicación externa, y es que permite la realización de videoconferencias públicas a través de un canal de Youtube.

Durante los últimos años, se ha modificado la dinámica en los lugres de trabajo y en las relaciones sociales. Ahora, es mucho más frecuente que los grupos laborales estén en diferentes locaciones, incluso en otros países, y se mantengan conectados y comunicados a través del correo electrónico, las redes sociales o servicios de mensajería.

Esta nueva plataforma permite no solo enviar y recibir mensajes de texto, fotos y video, también ofrece el servicio de video llamadas que pueden ser de uno a uno o grupal de hasta 15 personas a la vez, en plataforma Android o Apple y en la web. Las conversaciones que se realizan se almacenan en la nube, lo que facilita la sincronización entre las diferentes plataformas, por lo que se puede tener una videollamada y seguir enviando mensajes de texto y elementos gráficos. Google Hanghouts permite la conexión cara a cara con los empleados y colaboradores, sin importar su localización. Ya que permite sincronizarse con otras aplicaciones como el Gmail, Google Calendar y Google Drive, se pude organizar rápidamente una reunión de trabajo virtual o el trabajo en conjunto de un mismo documento durante una llamada.

Podría ser utilizada en el campo de la atención al cliente, brindando un servicio “cara a cara” sin necesidad de que los usuarios tengan que llegar hasta la empresa. Un servicio que levanta el perfil tecnológico de la compañía. Se pueden realizar “reuniones” con clientes, socios, o proveedores sin tener necesidad de trasladarse de un lugar a otro y pudiendo tener a la mano todos los elementos administrativos que se puedan requerir. Aunque todos estos servicios son gratuitos, Google también ofrece un equipo es-

Tomando en cuenta esta situación, Google lanzó en el 2006 su aplicación Sites, que es una plataforma que permite la interconexión de las diferentes Google Apps, los documentos, las hojas de cálculo, presentaciones, videos y calendarios que determinado grupo posea en los servidores o cuentas de cada miembro, de manera que tengan acceso a todas estos elementos en un solo lugar. En pocas palabras, Google Sites es la herramienta de creación de páginas web para que cualquiera pueda ser capaz de crear un sitio, ya que no requiere que se conozca el complicado lenguaje de programación. Está orientado al equipo, donde varias perso-

nas pueden colaborar y compartir archivos. Como ocurre en los blogs, hay tres niveles de permisos dentro de Google Sites: Propietario, Editor y Visor. Los propietarios tienen permisos pueden modificar desde cualquier elemento de la página, mientras que los editores solo pueden modificar el contenido informativo. Los espectadores sólo pueden ver el sitio. Aunque el servicio es gratuito, los usuarios necesitan un nombre de dominio, que Google ofrece por 10 dólares, pero si tienen un dominio de otro proveedor también pueden usarlo. Google Sites permite la rápida recopilación de información en un solo sitio, sin importar el formato en el que estén los datos (documentos, videos, tablas, gráficas, presentaciones, calendarios, etc.) y facilita su presentación o edición a grupos pequeños, la empresa completa o con todo el mundo. Por su versatilidad, también podría funcionar como una intranet, ya que el administrador decide quiénes puede tener acceso a la página y los privilegios que cada quien tendrá.

La aplicación permite escoger entre múltiples diseños, por lo que la presentación puede ser como una página web (con múltiples subpáginas), como un sitio de anuncios y avisos como mensajes estáticos.

herramienta útil para presentar proyectos y permitir que los clientes o creativos externos puedan hacer los cambios o sugerencias directamente en el proyecto. DÍGALO EN CUALQUIER IDIOMA

L Contar con una página web siempre eleva la imagen pública de toda empresa. Google Sites permite la creación rápida de una página electrónica que puede ser cambiada y actualizada rápida y tan frecuentemente como lo decida el administrador. Permite la difusión de videos, documentos, fotos, etc. Que pueden ser de interés para los stakeholders. Debido a que su publicación es controlada, es decir se puede limitar el acceso a determinadas personas o grupos, también puede ser una

as nuevas tecnologías de la comunicación exigen cada día más la actualización profesional de las personas. Un aspecto que muchas veces afecta es el conocimiento de otra lengua. El Traductor de Google es una herramienta importante a utilizar dentro de la organización, ya que permite traducir una palabra o textos completos al idioma que se desee. El Traductor Google es un servicio gratuito, el cual permite la traducción automática del texto a otro idioma, una aplicación que también se pueden utilizar en los teléfonos inteligentes. En el sistema Android, es compatible con 53 idiomas y entrada de voz para 15 idiomas, y en iPhone y el iPod en 23 idiomas diferentes. Debido a que es una traducción automatizada existe un grado de error en algunas traducciones, por lo que no es 100% fiable.

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Sitios web a la medida TAREA EN GRUPOS

al y como su nombre lo indica, Google Groups permite crear grupos personalizados referentes a cualquier tema, la inscripción en otros ya creados o hacer un seguimiento de los contenidos de los grupos. Google Groups es uno de esos servicios de Google que pocos conocen y aún menos utilizan pero que empleado de forma correcta, puede ser de mucha utilidad. Es un servicio gratuito de donde se crean foros de discusión. Este servicio incluye grupos de noticias basados en intereses comunes. Gracias a Google Groups, los usuarios pueden enviar mensajes fácilmente entre los participantes de los diferentes grupos. Además, enviar un correo electrónico a todos los participantes utilizando la di-

rección única del grupo, ahorra tiempo. El funcionamiento de los grupos es extremadamente sencillo. Únicamente se necesita tener un usuario de Google y los conocimiento básicos de cómo funciona un foro. La creación de nuevos grupos únicamente precisa de un nombre, una dirección general para las comunicaciones, descripción y unos parámetros de configuración para elegir el tipo de foro que se quieren implementar y las opciones de visibilidad del mismo. Cualquier agrupación que trabaje de forma colaborativa o que tengan intereses comunes pueden sacar fruto de Google Groups: Departamentos, clases, oficinas, equipos de trabajo, personas con intereses comunes. Es una

herramienta para organizar la información producida por un grupo de personas y herramienta de organización. Facilita el trabajo colaborativo. Es una manera de mantener la comunicación y las relaciones. Puede ser clave para mantener un control o informar sobre resultados o actividades previas. Es ideal para publicar noticias y recursos a un grupo específico, pero no para tener discusiones estructuradas o difusión a gran escala. SIEMPRE ALERTA

oogle Alerts es una herramienta que nos avisa, a través de un mensaje de correo electrónico, que se ha producido una determinada noticia en Google News, en el buscador web, blogs, videos o en Google Groups.

La frecuencia con la que se recibirán las alertas es determinada por el usuario, así como las palabras que se desean rastrear. De esta manera, cada vez que las palabras que se introducen se mencionen en una noticia, se enviará un mensaje de información en la bandeja de en-

trada de la cuenta de correo designada. Google Alerts cuenta con varias formas de notificaciones, enviadas de tres maneras: Correo electrónico, como vínculo web y en los usuarios de la página Google. EN LAS NUBES

oogle se ha caracterizado por ofrecer diferentes servicios

al usuario y cada vez innova en nuevas herramientas que son de fácil acceso y agilizan la comunicación interna y externa en la organización, la educación, en los diferentes contextos profesionales y en la familia.

archivo directamente en el navegador. También dispone aplicaciones para iOS y Android permitiendo que se pueda tener acceso a todos sus servicios desde teléfonos inteligentes y dispositivos móviles.

El Google Drive es un servicio de alojamiento de archivos, que nace como reemplazo de Google Docs pero con características ampliadas. Los usuarios cuentan con 15 Gigabytes de espacio gratuito para almacenar archivos, a través de una nube, los que se pueden ampliar mediante pago. Para utilizar Google Drive es necesario tener una cuenta de Gmail que le permite acceso a las diferentes herramientas como la edición de documentos, elaboración de hojas de cálculo, presentaciones, dibujos, gráficas, etc. Abre más de treinta tipos de

No hay problema si no se cuenta con servicio constante a Internet, ya que facilita el trabajo sin conexión al utilizar Chrome, el navegador de Google, para crear y editar documentos, permite el control de acceso a los documentos al otorgar permisos específicos para visualización y

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edición, con lo opción evita el plagio de documentos. Se puede observar quién modificó el documento y las novedades introducidas en los archivos. Cuenta con traducción instantánea del documento a otros idiomas y convierte fácilmente archivos .doc a .pdf, y viceversa.

Puede ser utilizado por personas no videntes, a través de un lector de pantalla. En la comunicación externa para potencializar la comunicación con el cliente, proveedores y socios, al enviar información segura y confiable. Y es que este servicio evita el uso de memorias portátiles USB, que son susceptibles a contaminarse con virus. Miguel García SánchezColomer explica en su blog www.facilicimo.com que Google Drive no es sólo un

servicio de almacenamiento en la nube ofrecido por Google, se trata además de un conjunto de herramientas que pueden potenciar el funcionamiento de páginas web y blogs.

Cuenta con una práctica herramienta para realizar encuestas, permite el envío de los formularios y los almacena en un solo sitio.

Recomendaciones

iertamente, todas estas aplicaciones son producto de la evolución de otros programas. Es por ello que se recomienda revisar constantemente estas aplicaciones para ir conociendo sus mejoras, sus cambios o su eliminación. Para lograr el máximo desempeño de estas herramientas, es necesario ir cono-

ciéndolas, investigando y profundizando en sus funciones. Los expertos se hacen a base de curiosidad. Tener claros los propios objetivos es siempre determinante para utilizar la herramienta adecuada. Si se sabe desde el inicio qué se dirá y a quién, facilita escoger el canal adecuado, que podría ser cualquiera de las Google apps.

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