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Plan de Actuación en las exposiciones
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Plan de Actuación en la Gestión de Exposiciones A continuación se presentan en líneas generales el plan de actuación en las exposiciones. Se describen algunas de las funciones que desarrollará Colectivo Nierika a la hora de desarrollar el proyecto de una exposición. Las actividades descritas son orientativas pudiendo variar algunas de ellas en función de las necesidades de cada proyecto.
1. Funciones de Colectivo Nierika como comisario Los trabajos o funciones que debe realizar C. Nierika como comisario serán: • • • • • • • • •
Elaboración del proyecto científico-‐cultural y definición de sus características. Selección y localización de los objetos a exponer. Facilitar datos de contacto de los prestadores. Identificación de objetos con ficha completa que permitan la solicitud de las mismas. Coordinación del discurso expositivo con el diseñador de montaje. Aportación de información complementaria a la exposición: textos, documentos, mapas, etc. Colaboración con el diseñador y el coordinador en la supervisión del montaje de la exposición. Redacción de textos para material de comunicación (protocolo, prensa...) y difusión (material divulgativo complementario) de la exposición. Podrá contarse con el apoyo de expertos en la temática del proyecto.
Si se hace catálogo de la exposición: • • • • • • • • • • • • • • • • •
Coordinación científica del catálogo. Designación de colaboradores científicos para elaboración de textos y fichas de catalogación razonada. Redacción de textos para el catálogo. Preparación del borrador del texto institucional. Supervisión de las pruebas de imprenta del catálogo. Además, incluirá, si es necesario, aquéllas otras que específicamente pueda necesitar una exposición en concreto. Elaboración de un proyecto de diseño gráfico y composición del catálogo, indicando si se quiere, las medidas del mismo. Maquetación de los textos y reproducciones fotográficas Entrega del trabajo en soporte digital para su envío a la imprenta. Supervisión de las pruebas de fotomecánica. Si se tiene prevista la realización de otro tipo de material impreso, como puede ser tríptico, es habitual incluir su diseño dentro de este contrato. Características técnicas: Formato que se desea. Número de páginas. Tipo de papel a emplear. Tipo de impresión. Número y tamaño de reproducciones que se incluirán: dibujos, planos.
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Tipo de encuadernación. Número de ejemplares. Distribución de la publicación.
Los trabajos o funciones que debe realizar el diseñador con carácter general serán: •
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Elaboración de un proyecto técnico de diseño del espacio expositivo que incluirá distribución y ubicación de los objetos, itinerario y circulación de visitantes. Planos de superficie y alzado de la sala. Diseño de paneles, vitrinas, soportes u otro material complementario que se requiera. Delineación de planos para su construcción. Definición de materiales. Propuesta de iluminación. Diseño de la gráfica de la exposición. Aplicación de la gráfica a cartelas, rótulos, carteles, banderolas... Dirección técnica del montaje. Recepción del material para el levantamiento de paneles, replanteamiento en sala, seguimiento de la construcción de paramentos y de sus acabados. Control y supervisión de todo el montaje y de la instalación de los objetos, en colaboración con el comisario y el coordinador. Tener como uno de los objetivos en sala el situar nuevas piezas basadas en tecnología y nuevos sistemas de percepción. Ejemplo de ello será la disposición al final de las exposiciones de unas pantallas con la actividad de la exposición en RRSS o situar piezas que involucren otros sentidos como el gusto, el oído y el olfato. Tratar de que el espectador interactúe más con la exposición.
2. Estudio Plan Financiero Con el fin de realizar el plan económico de las exposiciones procedemos previamente a realizar una valoración económica teniendo en cuenta los siguientes conceptos: • •
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Los recursos humanos necesarios para la organización de la exposición. Que objetos conformarán nuestra exposición y si su estado de conservación precisa algún tratamiento de limpieza, restauración u otro tipo de intervención, en caso de que el organizador lo asuma como contrapartida del préstamo. La valoración aproximada de los bienes culturales a efectos de contratación de pólizas de seguro. La manipulación y traslado de los objetos desde sus lugares de procedencia hasta el lugar de la exposición. El diseño, realización y montaje de elementos expositivos. Las actuaciones necesarias para la comunicación y difusión de la exposición.
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5 La aceptación de posibles aportaciones de Instituciones o entidades colaboradoras, o necesidad de búsqueda de los mismos. Presentación de una propuesta de gasto.
Una vez valorado cada ítem, el listado de necesidades económicas que establecemos para nuestro proyecto es el siguiente: NECESIDADES DE PREPRODUCCIÓN: -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐
Comisario Diseño expositivo Realización y edición del catálogo Edición del material de difusión Comunicación y difusión Derechos de autores Seguro Embalaje y transporte
NECESIDADES DE PRODUCCIÓN: -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐
Montaje Acto inaugural Servicios de azafatas Servicios de vigilancia Servicios de limpieza Edición del material divulgativo Proyecciones de la películas Conferencias Actividades educativas
NECESIDADES DE POST PRODUCCIÓN -‐ -‐ -‐
Desmontaje Gastos de evaluación Archivado de exposición temporal
3. Archivado de exposición temporal El esquema propuesto pretende servir para archivar la documentación generada por el proceso de organización y realización de una exposición. Se han establecido varios bloques coincidentes con las distintas fases (a veces simultáneas) de la realización de la exposición, y dentro de ellos, apartados a los que se adscriben los distintos tipos de documentos. Además se dan directrices para la organización de la documentación de cada apartado y se indica que tipos documentales son de conservación permanente y cuales pueden eliminarse una vez finalizada la exposición.
6 TÍTULO: A. SEDE 1: 1.Proyecto 1.1. Anteproyecto 1.2. Proyecto definitivo -‐ Proyecto del comisario -‐ Proyecto del diseñador (incluye planos) 1.3. Condiciones técnicas sala -‐ Planos de la sala -‐ Cuestionario condiciones técnicas de la Sala (Facility Report) 1.4. Correspondencia general. 2. Correspondencia con comisarios, diseñador y coordinadores1 3. Convenios y Acuerdos de Colaboración -‐ Se incluye aquí la correspondencia con entidades (patrocinadores, organizadores, colaboradores...) 4. Prestadores2 4.1 Se incluye un listado general tanto de prestadores como de peticiones denegadas 4.2 Prestadores -‐ Solicitud de préstamo (incluidas las peticiones denegadas) -‐ Formulario de préstamo -‐ Condiciones de préstamo -‐ Traslados de órdenes ministeriales de salida de objetos3 -‐ Actas de recepción / devolución -‐ Correspondencia general 5. Listado de Objetos -‐ Elaborados como instrumento de trabajo durante la organización de la exposición 4 6. Conservación / Restauración 6.1. Informes previos y fichas de conservación 6.2. Documentación de restauración -‐ Informes -‐ Correspondencia (incluidas las peticiones de restauradores) 6.3. Datos de condiciones de conservación preventiva de la sala 7. Catálogo 7.1. Proyecto 7.2. Autores textos5 -‐ Listados de autores y artículos -‐ Artículos6 -‐ Correspondencia 1
Se ordena primero alfabéticamente por persona y dentro de cada carpeta por orden cronológico.1
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Se establecerá una carpeta por cada prestador Eliminar la copia a los 5 años. Todo lo eliminable se conserva durante 5 años 4 No eliminable 5 Eliminable salvo la correspondencia. 3
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Eliminable
7 7.3. Fotógrafos -‐ Diapositivas, fotografías...7 -‐ Correspondencia 7.4. Presentación8 -‐ Créditos -‐ Textos de protocolo -‐ Correspondencia 7.5. Envío de catálogos 8. Seguros 8.1. Póliza de seguros / Certificados por prestadores 8.2. Incidencias 8.3. Garantía del Estado 8.4. Correspondencia 9. Transporte 9.1. Autorización de exportación9 9.2. Recibos de recogida / entrega 9.3. Aduana (certificados y permisos) 9.4. Escolta Policial 9.5. Incidencias 9.6. Correspondencia con las empresas 10. Montaje – Desmontaje 10.1. Listado de correos 10.2. Calendario de trabajo 10.3. Planos del espacio expositivo10 10.4. Incidencias 10.5. Correspondencia con las empresas 10.6. Personal de vigilancia y atención al público 11. Difusión y comunicación -‐ Material gráfico de la exposición -‐ Comunicación a los medios (ruedas de prensa, notas de prensa...) -‐ Invitación -‐ Catering -‐ Publicidad -‐ Material informativo (folletos / trípticos...) -‐ Análisis de la exposición (estadísticas, encuestas, evaluación de la exposición...) -‐ Actividades de difusión (talleres, conferencias, conciertos, visitas guiadas, mesas redondas...) -‐ Dossier de prensa B. SEDE 2:11 7 8 9
Se procederá a devolver a los prestadores Eliminable salvo la correspondencia Solo se conserva el traslado de la autorización de exportación
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Son los planos del diseñador con las modificaciones posteriores previas al montaje
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4. Plan de Comunicación e imagen de las exposiciones. Aunque en el apartado de propuesta de comunicación se lleva a cabo el desarrollo de esta temática, a continuación se explica brevemente la forma en la que lleva a cabo la estrategia de imagen y comunicación en relación con las exposiciones. Se emprenderán iniciativas en varias vertientes: 1.-‐ Las estrategias en medios de comunicación serán: • Un mes antes de la inauguración. El portal web SOMOSMALASAÑA.COM será el medio oficial de la exposición, con las publicaciones previas y paulatinas de contenidos exclusivos relacionados con exposición. El portal web del Centro Conde Duque también irá dando a conocer la información a través de una pestaña exclusiva de la exposición. • 15 días antes de inauguración. Rueda de prensa previa con la presentación del teaser de la exposición, que mostrará entrevistas y material documentado del evento. En la rueda de prensa participarán representantes de la institución organizadora y de los patrocinadores más significativos. • Tres días antes de inauguración. Recorrido guiado con prescriptores en Twitter de los temas de la exposición, El objetivo consiste en posicionar el evento en redes sociales con contenidos, imágenes y comentarios. • Un día antes de inauguración. Recorrido exclusivo por la exposición para medios de comunicación y visado de los materiales audiovisuales que formarán parte de la exposición. La invitación se cursará a medios offline y online. • Se dará continuidad mediante envío de boletines informativos sobre la programación de las distintas actividades que se realizarán entorno a la exposición. • Será trascendental todo el movimiento en las paginas web, en las redes sociales y en las listas de correos electrónicos que cada negocio maneje. • Se firmarán acuerdos de colaboración con la Asociación de Comerciantes y Hosteleros de Conde Duque que está compuesta por comercios, establecimientos hosteleros y espacios culturales y espacios públicos para conformar un circuito de intercambio informativo y de contenidos en el marco de la exposición con la programación de actividades. Se invitará a que asistan 11
Ordenación alfabética por cada sede o itinerancia a donde va la exposición
9 al barrio del Conde Duque, con la intención de dinamizar públicos y consumidores de distintos perfiles, según la variedad de los establecimientos que integran la Asociación. •
Se lanzará convocatoria de un concurso de fotografía para invitar al público a que participe con imágenes en Pinterest e Instagram, donde se mostrará la vida urbana del barrio. Los ganadores formarán parte de una exposición en los distintos negocios que forman las Asociación de Comerciantes y Hosteleros de Conde Duque.
3.-‐ Los elementos de difusión impresos que se imprimirán serán: • Catálogo digital de la exposición. • 100 catálogos impresos en papel tamaño A4 de 210 x 297, acabado plastificado brilloso, con una tapa semi dura y un grosor de papel portada de • 200 gramos. Se imprimirá a color en las dos caras, los interiores y portada serán en papel couché mate de 115 gramos un total con un total de 60 páginas aproximadamente. • 500 Cartel de 70x 100 cm, a color en papel couché de 115 gramos. • 6 Bandera publicitaria en textil impresión color, con visión doble cara. • 300 Dossieres a color. • 50 Boletín de prensa a color. 4.-‐ En materia de publicidad pagada on line: • Se colocarán banners con diseños gráficos variados y anuncios de texto ubicados en Google Adwords. • Se elaborarán banners y vídeos promocionales en donde pretendemos proyectarán la imagen de la exposición. • Se pondrán anuncios de texto, con los que posicionaremos las búsquedas hechas por usuarios en Google de los términos relacionados con la exposición. • Incidiremos en las redes sociales de Facebook y Twitter con banners • gráficos, sugerencias de fan page y ampliaremos la capacidad de poder aparecer con nuestra pagina en perfiles de usuarios.
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Plan de actuación en exposiciones un proyecto de Colectivo Nierika para Conde Duque. 2015-‐2019 Madrid