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Workflow Manager einfach selber machen
Die Kraft der Künstlichen Intelligenz
Online Marketing - Trends im Mittelstand
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Datensicherheit und Datenschutz nicht als Behinderung, sondern als Chance begreifen
Sonderausgabe zum DIGITAL FUTUREcongress 18.2.2020 Frankfurt am Main
Es führt kein Weg an der Cloud vorbei
Agile Prozesse und Transformation
Erfolgsfaktor Gesundheit für die Digitalisierung
Interviews
Interview mit Dr. Peter Stangner
Continental Business Consulting (CBC) ist die Management- und Businessberatung des Technologieunternehmens Continental, einem der größten Automobilzulieferer, Industriespezialisten und Reifenhersteller weltweit. Seit 2011 bietet CBC weltweit maßgeschneiderte Lösungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette an. Besondere Schwerpunkte der Beratungsleistungen liegen in den Themenfeldern neue Mobilitätslösungen, Entwicklungseffizienz, digitale Transformation und Industrie 4.0. So unterstützt CBC ihre Kunden bei der Neuausrichtung von Geschäftsaktivitäten und Organisationsstrukturen, Prozessoptimierungen und der Einführung von IT-Lösungen. Mit ihrem international erfahrenen Team erfüllt CBC die hohen Anforderungen an eine Inhouse Beratung von der ersten konzeptionellen Idee bis hin zur nachhaltigen Implementierung. Im Interview mit Dr. Peter Stangner, Senior Manager bei Continental Business Consulting sprechen wir über die Themen Agile Transformation, Process Excellence und Funktionale Sicherheit.
Wie Agile Prozesse und Transformation in Industrie- und Automation noch schneller Einzug finden
Entscheider kompakt: Herr Dr. Stangner, Deutschland ist eines der exportstärksten Länder der Welt. Dabei spielt unser Know-how im Bereich Engineering eine große Rolle. Das Gefühl ist, dass wir hier derzeit an Boden verlieren. Ob künstliche Intelligenz oder Mobilität in keinem dieser Bereiche sind wir mehr führend. Wie schätzen Sie im Moment die Engineering Qualität und Leistungsfähigkeit der deutschen Wirtschaft ein?
Peter Stangner: Mein Eindruck ist, dass deutsche Hersteller noch immer technologisch an der Weltspitze stehen. Letztlich kommt es auf das Gesamtpaket aus Funktionalität, Entwicklungszeit, Kosten und Qualität an, das über den Markterfolg entscheiden wird. Ich bin überzeugt, dass Deutschland speziell im Premiumbereich auch zukünftig seine Marktposition verteidigen wird, sofern wir die Potentiale neuer Technologien klug und zielgerichtet für uns passend einsetzen. Digitalisierung und künstliche Intelligenz werden den Wirtschaftsstandort Deutschland nicht nur verändern, sondern insbesondere in Zeiten des demographischen Wandels essentiell zu seiner Absicherung beitragen.
Entscheider kompakt: Ihr Unternehmen ist seit vielen Jahren erfolgreich im Bereich Engineering Performance unterwegs. Auf welche Probleme oder Missstände treffen Sie am häufigsten?
Peter Stangner: Mit unseren Angeboten für ein verbessertes Engineering Performance Management vertrete ich einen sehr spannenden Themenbereich von Continental Business Consulting, zu dem auch unsere Projekte im Umfeld agiler Transformationen gehören. Eine klassische Herausforderung liegt z.B. im Verständnis und der damit verbunden Erwartungshaltung an den Begriff der „Agilität“. Dies kann dazu führen, dass auf Methoden, die das Arbeitsumfeld von Entwicklern eigentlich verbessern sollten, mitunter anfangs ablehnend reagiert wird. Beim Einführen agiler Entwicklungsmethoden und -prozesse kommt es somit auf ein gutes Erwartungsmanagement auf allen beteiligten Ebenen an, um nachhaltige Ergebnisse zu erzielen.
Entscheider kompakt: Die Digitalisierung hat einen maßgeblichen Einfluss auf die Geschwindigkeit in der heute Entwicklungen stattfinden. Dazu sind in den Unternehmen Veränderungsprozesse notwendig. Wie beginnen Sie bei CBC im Allgemeinen ihre Projekte, wenn es um den Bereich agile oder digitale Transformation geht?
Peter Stangner: Agile Transformationen lassen sich recht einfach beginnen. Zumeist werden sie durch das Management eingeleitet. Es gibt auch sehr progressive Software-Teams bzw. Entwicklungsprojektverantwortliche, die von sich aus neue Wege einschlagen möchten. Aber ganz unabhängig davon, wer die Veränderungen anstößt - das große Risiko besteht darin, dass nach einiger Zeit die Transformation ins Stocken kommt. Mitunter kann sie nicht so schnell wie zunächst erhofft ihr volles Potential entfalten und alle fallen wieder „auf Start“ zurück. Das gilt es zu verhindern. Deshalb
beginnen wir bereits in der Konzeptphase das große Zielbild für die Zukunft unter Berücksichtigung der konkreten Anforderungen zu erarbeiten. Gerade in Matrixorganisationen mit verschiedenen Entwicklungsorganisationen, vielen Projekten in zahlreichen Standorten ist es wichtig, sehr frühzeitig die zukünftigen Planungsmethoden, Rollenverantwortlichkeiten, einzusetzende IT Tools und die nachhaltige Verankerung in der Organisation zu klären.
Entscheider kompakt: Um an der Weltspitze dabei zu sein, ist es notwendig in seinem Bereich führend zu sein. Wie stellen Sie im Rahmen Ihrer Consulting Tätigkeit sicher, dass die Unternehmen sich mehr und mehr in Richtung Process Excellence bewegen?
Peter Stangner: Fahrzeughersteller erwarten von der Continental die Erfüllung eines angemessenen ASPICE Levels, was ein Ausdruck für die Prozessreife in der automobilen Softwareerstellung ist. Darüber hinaus stellt eine hohe Prozessreife die Basis für geringe Iterationen in der Softwareentstehung dar, was sich unmittelbar auf die Entwicklungseffizienz auswirkt. Die Herausforderung liegt somit nicht darin, unsere Auftraggeber zu motivieren, in Richtung Process Excellence zu gehen. Es ist vielmehr die konsistente Anwendung der Prozesse in den vielen Projekten. Zum Beispiel erwarten chinesische Fahrzeughersteller sehr kurze Entwicklungszyklen. Dieser Termindruck ist mitunter mit der Erstellung aller im Prozess definierten Arbeitsprodukte schwer vereinbar. Zur Überwindung solcher Zielkonflikte ist es notwendig, echten „Ownership“ für Prozesse und der notwendigen Arbeitsprodukte in einer Organisation zu etablieren, um zum Beispiel Engpässe in manchen Projektphasen zu vermeiden. Durch unsere Unterstützung ermöglichen wir es Organisationen, ihre Zielprozesse tatsächlich zu leben und damit die Projektziele zu erreichen.
Entscheider kompakt: Sicherheit in den Abläufen aber auch die Sicherheit vor Cyber Kriminalität sind für die Unternehmen heute von besonderer Bedeutung. Was würden Sie Unternehmen raten um insbesondere die Funktionale Sicherheit zu erhöhen?
Peter Stangner: Cyber Security und Funktionale Sicherheit sollten in der Diskussion differenziert behandelt werden. In vielen Unternehmen ist es häufig so, dass die Methoden der Sicherheitsanalysen (FMEA, FTA, FMEDA), mitunter nur als eine Art Pflichtübung in Projekten wahrgenommen werden. Wer diese Methoden jedoch früh im Entwicklungsprozess eingesetzt und diese effektiv miteinander kombiniert, kann sein Produktdesign bereits frühzeitig viel robuster auslegen, was später hohe Änderungskosten vermeidet. Darüber hinaus sollten sich Unternehmen stets der Bedeutung dieser Methoden bewusst sein, um später mögliche Produkthaftungsrisiken zu vermeiden. Um den größten Nutzen aus den Methoden zur funktionalen Sicherheit zu ziehen ist ein systematisches Aufsetzen der Methoden sowie eine konsequente und effiziente Einbindung der unterschiedlichen Experten erforderlich. Hier bieten wir beispielsweise als CBC professionelle Unterstützung mit zertifizierten Functional Safety Professionals an. Entscheider kompakt: Viele Unternehmen sind heute auch auf der Suche nach neuen Geschäftsmodellen und versuchen somit ihre Marktposition zu stärken. Inwiefern kann Digitalisierung oder Software Analytics dazu beitragen?
Peter Stangner: Die Digitalisierung ermöglicht das Erschließen neuer Geschäftsfelder und hinterfragt gerade im Automobilbereich die lange etablierten Geschäftsmodelle. Das Thema Software Analytics nutzen wir jedoch eher in einem anderen Kontext. Gemeinsam mit einem Technologiepartner setzen wir derzeit auf sogenannte „SW Health Checks“ mit denen wir äußerst transparent und sehr präzise zukünftige Entwicklungsrisiken in großen Softwareprojekten identifizieren. Dieses Verständnis nutzen wir bei der Continental Business Consulting, um Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten, die sich unmittelbar auf die Performance der Projekte auswirken, so dass wir letztlich die Marktposition unserer Auftraggeber stärken können.
Entscheider kompakt: Dankeschön für Ihre Offenheit im Interview. Das hat viel Spaß gemacht. Wir wünschen Ihnen nun bei ihrem Auftritt auf dem DIGITAL FUTUREcongress viel Erfolg und hoffentlich auch viel Gehör!
Continental Teves AG & Co. oHG • Dr. Peter Stangner • Senior Manager bei Continental Business Consulting • Wilhelm-Fay-Straße 30c 65936 Frankfurt/Main, Germany • +49 69 7603-5011 • www.continental-business-consulting.com • mail_service@conti.de
Impressum Entscheider kompakt 2020
Herausgeber & Verlag AMC MEDIA NETWORK GmbH & Co. KG, Donnersbergring 42, 64295 Darmstadt Tel. 06151 9575770
Geschäftsführer Dipl.-Wirtsch.Ing. Michael Mattis
Verantwortlich für Anzeigen und Gesamtlayout Dipl.-Wirtsch.Ing. Michael Mattis Ladungsfähige Anschrift des zuvor Genannten: AMC MEDIA NETWORK GmbH & Co. KG, Donnersbergring 42, 64295 Darmstadt
Ladungsfähige Anschrift der zuvor Genannten: AMC MEDIA NETWORK GmbH & Co. KG, Donnersbergring 42, 64295 Darmstadt, Tel. 06151 9575770
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Druck WIRmachenDRUCK GmbH Mühlbachstr. 7 71522 Backnang, Deutschland
Mit Namen gekennzeichnete Artikel stellen die Meinung des Autors, nicht unbedingt die der Redaktion dar. Die in diesem Magazin veröffentlichten Beiträge und Bilder sind urheberrechtlich geschützt. Ein Nachdruck bedarf der ausdrücklichen vorherigen Genehmigung des Verlages. Anzeigenveröffentlichung im Entscheider kompakt Magazin. Auf Wunsch stellen wir Ihnen gerne einen Ausdruck zur Verfügung.
Interview mit Frank Krollpfeiffer
KYOCERA Document Solutions ist ein führender Anbieter im Bereich Dokumenten- und Enterprise Content Management. Software-Lösungen und Dienstleistungen bilden ein wesentliches Leistungsspektrum des Unternehmens. Das Test- und Wirtschaftsmagazins „FACTS“ hat die Lösung als sehr gut bewertet. Grund genug für uns mit Frank Krollpfeiffer, Channel Vertriebsleiter DMS/ECM bei Kyocera, über das neuartige Tool zu sprechen, dass von der Personalakte bis zur Bauakte in der Lage ist, sämtliche Dokumentenmanagement-Prozesse auf einfache Weise zu digitalisieren.
Dokumentenmanagement mit dem Kyocera Workflow Manager selber machen!
Entscheider kompakt: Dokumentenmanagement hat in den letzten Jahren auch im Mittelstand deutlich an Bedeutung zu genommen. Warum ist dieses Element für die Digitalisierung im Unternehmen von so entscheidender Bedeutung? Frank Krollpfeiffer: Die großen Konzerne haben die Effektivität ihrer Prozesse schon länger im Blick, aber das sind in Summe nicht allzu vie le Unternehmen. Wir haben in Deutschland eine große Gruppe an mittelständischen Unternehmen und hier wurden Investitionen tatsächlich in den letzten Jahren gescheut. Dies hat mehrere Gründe: zum einen war der Benefit weder transparent noch greifbar, man konnte bei der Planung nichts visualisieren nd vielen fehlte schlicht die Vorstellungs kraft, wie das Ergebnis aussehen könnte. Noch dazu sind solche Projekte zeit- und kostenintensiv. Beides sind im Mittelstand sehr sensible Themen. Die Globalisierung und der verstärkte Wettbewerb fordern auch den Mittelstand, dabei gilt es, im bestehenden Markt schneller, flexibler und transparenter zu sein. Die Arbeitswelt ist mobiler und agi ler geworden. Es lässt sich flexibel und von überall arbeiten – vorausgesetzt die Prozesse stimmen und Dokumente und Informationen sind digital verfügbar. Auch bei Öffentlichen Auftraggebern, in Behörden und Gemeinden findet dieser Wandel statt. Was bis jetzt fehlte, war ein einfaches, vorkonfiguriertes und leicht bedienbares Dokumentenma nagement. Wir bieten genau so etwas dem Mittelstand an!
Entscheider kompakt: Die Sicherheit beim Digitalisieren die Da ten anschließend wiederzufinden und auch zu erkennen ist ein entscheidender Faktor. Wie stellen Sie diese Aufgabe in jedem Fall sicher? Frank Krollpfeiffer: Tatsächlich ist das Thema Suchen und Finden eines der Top-Themen. Selbstverständlich lassen sich auf einen File Server alle Dokumente speichern, aber das Wiederfinden wird oft schwierig, insbesondere wenn viele Mitarbeiter involviert sind. Zudem haben oft nicht immer alle Mitarbeiter Zugriff auf alle Systeme im Unternehmen. Nehmen wir z.B. die Buchhaltung. Hier haben ausschließlich die Abtei lungs-Mitarbeiter Zugriffsrechte. Ein hochmodernes Archiv hingegen liest Dokumente aus, klassifiziert diese, verarbeitet Metadaten und stellt somit sicher, dass alle Dokumente schnell wiedergefunden wer den. All dies passiert automatisiert im Hintergrund, entweder beim Capturing also Scanrouting, oder beim Einlesen über Mail oder Drag and Drop von Dokumenten ins Archiv. Natürlich spielt auch hier das Thema Rechtevergabe eine große Rolle und ist weiterhin zentraler Baustein bei einer Implementierung.
Entscheider kompakt: Viele mittelständische Unternehmen haben bereits vorhandene Systeme. Ob SAP oder Microsoft Lösungen oder auch selbst gestrickte Tools. Wie gut lässt sich ihr System in solche Systeme integrieren? Frank Krollpfeiffer: Microsoft ist im Mittelstand zu über 90 Prozent vertreten. Unser Workflow Manager bietet eine nahtlose Integration in diese Office Welt. Bedeutet, die Mitarbeiter können aus Outlook heraus Mails direkt in das Archiv senden, mit oder ohne Anhang. Vorlagen kön nen in Word erstellt und im Archiv als Mustertexte verankert werden. Alle Vorlagen sind immer aktuell und einheitlich. Die Zeiteinsparung für Mitarbeiter ist nicht zu unterschätzen und somit wertvoll für die Un ternehmen. Wenn es gelingt, die Basisarbeit zu digitalisieren, steigt im eigenen Unternehmen die Servicequalität am Kunden. Darüber hinaus bieten wir noch unzählige Fachsoftware, ERP Systeme etc., zu denen eine entsprechende Schnittstelle eingerichtet werden muss. Ein Bei spiel: Die Auftragsbestätigung aus dem ERP muss in das Archiv in eine Kundenakte. Rechnungen kommen per Mail rein und werden im Archiv abgelegt, zeitgleich wird ein Rechnungsworkflow gestartet und ein Bu chungssatz erzeugt.
Entscheider kompakt: Das Test- und Wirtschaftsmagazins „FACTS“ hat die Lösung als sehr gut bewertet. Was war in die sem Test abgefragt, wie viele Dokumentenmanagementsysteme wurden bewertet und was glauben Sie hat zum Erfolg Ihres Sy stems in der Bewertung geführt? Frank Krollpfeiffer: Sehr schön, dass Sie danach fragen. In der Vergan genheit waren solche Test gar nicht möglich. Warum? Nun alle anderen Anbieter von Lösungen agieren immer über ein „weißes Blatt Papier“. Bedeutet, alles wird mit dem Kunden gemeinsam neu konzipiert und geplant. Es gibt nichts zu „sehen“ am Anfang, sondern die Vorstellungs kraft muss hier ausreichen. Wir sind vor 4 Jahren komplett anders an den Markt heran getreten bzw. haben das übliche Konzept umgedreht, ausschließlich im Hinblick auf den Approach des Mittelstandes. Zeit und Kosten im Blickfeld, haben wir fertige Templates, Akten, Struktu ren und einen Workflow Designer vorgefertigt und somit ein kompaktes Einstiegspaket für den Kunden konzipiert. Der große Vorteil ist, ich kann bereits im Gespräch mit den Kunden etwas zeigen. Denn wenn wir ehrlich sind, viele Prozesse ähneln sich beim Kunden. Hier also eine vorgefertigte Basis zu haben, um dann die individuellen Anforderungen der Kunden in den Fokus zu nehmen, machte mehr als Sinn und wird uns auch immer wieder positiv vom Kunden rückbestätigt. Ob der KYO CERA Workflow Manager tatsächlich einen einfachen Einstieg in das Dokumentenmanagement ermöglicht, wollte die Fachzeitschrift FACTS herausfinden. Dazu hat die Redaktion die Lösung über mehrere Mona te im Alltag getestet. So setzte man die Software vor allem dazu ein, alle Workflows, die mit der Abonnement-Verwaltung zusammenhängen, zu digitalisieren. Zum Resultat sagte die Facts folgendes: „Der KYOCERA Workflow Manager wusste die FACTS-Redaktion zu überzeugen. „Der KYOCERA Workflow Manager ist wirklich gründlich durchdacht. Ob wohl die Grundstruktur vorgegeben ist, bildet er Geschäftsprozesse so ab, dass jedes Unternehmen ihn nutzen kann, um papierlos zu arbeiten“. Vor allem die schnelle Implementierung ging schnell vonstatten und alle FACTS-Mitarbeiter bewegten sich nach einer kurzen Einweisung gekonnt im System. Dazu trug auch die benutzerfreundlich gestaltete Oberfläche bei. Der Funktionsumfang ist gewaltig, lässt sich jedoch so schlank halten, dass der Überblick erhalten bleibt. Zur Übersichtlichkeit trägt auch bei, dass jeder Nutzer nur die Bereiche und Ordner sieht, auf die er zugreifen kann. Rechtlich ist man aufgrund der revisionssicheren Ablage und der DSGVO-Features auf der sicheren Seite.
Entscheider kompakt: So wie Sie es beschreiben, können Mit arbeiter Workflows ad-hoc und fix selber erstellen. Das klingt einfach. Wo ist der Haken? Oder andersherum gefragt können hier nicht auf viele falsche Workflows entstehen, die dann zu Problemen führen? Frank Krollpfeiffer: Es gilt bei den Digitalisierungsprojekten immer den Mitarbeiter mitzunehmen. Oftmals nicht einfach, wenn man Papierakten abschafft oder Prozesse ändert. Die Arbeit bleibt und auch der Ablauf an sich bleibt oftmals gleich – nur jetzt digital. Viele Mitarbeiter nutzen daher den Workflow Designer, um eigene Workflows zu gestalten, mehr Transparenz für sich zu schaffen und um schneller zu sein. Nehmen wir nur mal eine klassische Umlaufmappe für Freigaben: , oftmals weiß der Mitarbeiter gar nicht, wo sich diese befindet und wann diese wieder zu ihm zurückkommt. Der Mitarbeiter hat mit dem Workflow Designer also die Möglichkeit seinen Arbeitsalltag digital für sich selbst abzubilden und zu gestalten. Jeder Mitarbeiter möchte mitgestalten! Natürlich gibt es auch Workflows, die für alle Mitarbeiter fix gültig sind und nicht ver änderbar konzipiert werden. Dies geschieht bei Prozessen, die immer wieder stattfinden und von zentraler Bedeutung sind. Ein Beispiel wäre der Rechnungsworkflow oder der Einkaufsworkflow. Diese werden zentral eingespielt und sind verpflichtend für alle Mitarbeiter.
Entscheider kompakt: Der Rechnungseingang und Schnittstellen wie zum Beispiel zur DATEV sind für die Finanzabteilung von ent scheidender Bedeutung. Was bietet Ihr System in dieser Hinsicht? Frank Krollpfeiffer: Kurz gesagt eine nahtlose Anbindung bis zur Über gabe eines fertigen Buchungssatzes. Einen Workflow, der eine Rechnung komplett digital durch das Unternehmen führt, mit sämtlichen Freigaben, der Ablage aller Dokumente und Notizen im Archiv und der lückenlosen Dokumentation aller Arbeitsschritte. Hundertprozent Transparenz und eine Verbindung der Systeme ohne das der Mitarbei ter Applikationen wechseln muss.
Entscheider kompakt: Im Unternehmen sind oft zahlreiche an dere Abfragen notwendig. Wie unterstützen Sie die Unternehmen in der Einführung ihres Dokumentenmanagementsystems? Frank Krollpfeiffer: Als erstes gilt es die Zielsetzung klar abzustimmen - was soll erreicht werden. Wir erleben oftmals, dass dies nicht gemacht wird und dann ist die Gefahr der Verzettelung groß. Des Weiteren gilt es in Teilschritten zu arbeiten: man fängt mit einer Abteilung oder ei nen Prozess an und dann geht es Schritt für Schritt weiter. Mit dieser Vorgehensweise werden die Mitarbeiter mitgenommen, denn diese sollen die Veränderungen ja leben und mitgestalten. Wenn die Ziele klar sind, geht es in die Bestandsaufnahme und in den Umsetzungs plan. Im Übrigen haben wir einige Tools im Gepäck, beispielsweise eine Potenzialanalyse. Die Potenzialanalyse setzen wir bei Bedarf ein, um Firmen Ihren aktuellen Status und Ihre Entwicklungsmöglichkeiten im Gesamten aufzuzeigen sowie die unterschiedlichen Bedürfnisse ein zelner Bereiche in Einklang zu bringen. Oder wir arbeiten mit dem Tool zur Workflow Optimierung. Wo wir gezielt, bestehende Prozesse auf nehmen und aktualisieren.
Entscheider kompakt: Bevor ein Unternehmen mit der Einfüh rung eines Dokumentenmanagements startet. Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten 3 Schritte die hier und mit Be dacht vorbereitet werden müssen? Frank Krollpfeiffer: Die wichtigsten drei Schritte sind: Bitte klare Ziele definieren, in Teilschritten planen und Mitarbeiter involvieren. Die Un ternehmen sollten dabei langfristig planen und offen sein, um alte Prozesse zu überdenken, und so ihr Unternehmen in eine wettbewerbsgerechte, digitale Zukunft zu führen. Das erinnert mich an eine Kundensituation, in der wir viel mit den Kunden gelacht haben, weil nicht jeder alte Prozess ein guter digitaler Prozess ist. Eine solche Veränderung bietet die einmalige Chance viele Themen neu zu überdenken und zu überprüfen. Wissen Sie, dass ist manchmal so als würde man den Klei derschrank aufräumen…
Entscheider kompakt: Auf dem nächsten DIGITAL FUTUREcon gress sind Sie vertreten und können den Besuchern eine Menge der gesagten Themen zeigen bzw. mit den Kunden ins Gespräch kommen. Wir freuen uns sehr darauf und wünschen Ihnen viele gute Gespräche.
KYOCERA Document Solutions Deutschland GmbH • Frank Krollpfeiffer • Channel Vertriebsleiter DMS/ECM • Otto-Hahn-Straße 12 40670 Meerbusch • info@dde.kyocera.com • +49 2159 9180 • https://germany.kyocera.com
Interview mit Dr. Andreas Dahmen
Das Unternehmen ist seit vielen Jahren insbesondere „Partner für den CFO“ (Chief Financial Officer) und unterstützt die Optimierung und Digitalisierung von kaufmännischen Geschäftsprozessen sowie bei ERP-Systemeinführungen. Im Interview mit Dr. Andreas Dahmen, Managing Director sprechen wir heute über die Bedeutung von ERP-Systemen für die Transformation gerade mittelständischer Unternehmen, deren Situation und Herausforderung in den kommenden Jahren und was es bedeutet auf einer digitalen Datenautobahn unterwegs zu sein.
So gelingt die Transformation im deutschen Mittelstand
Entscheider kompakt: Erst vor kurzem haben Sie eine sehr bedeutende Studie zur aktuellen Situation der Digitalisierung im deutschen Mittelstand herausgegeben. Was sind hier die Kernpunkte und um was ging es Ihnen beim Aufsetzen der Studie?
Dr. Andreas Dahmen: Die Studie zum Digitalisierungsgrad des deutschen Mittelstandes (2019) haben wir gemeinsam mit dem BVMW (Bundesverband Mittelständischer Wirtschaft) durchgeführt. Unsere Absicht – hinter der Veröffentlichung unserer Studie – ist es, mittelständischen Unternehmen aufzuzeigen, dass ein systemgestütztes Controlling und die Einführung eines bereichsübergreifenden ERPSystems essentiell sind, um an der digitalen Welt von Morgen teilnehmen zu können.
Entscheider kompakt: Was sind aus Ihrer Sicht dementsprechend die größten Herausforderungen die mittelständische Unternehmen im Rahmen der digitalen Transformation angehen sollten?
Dr. Andreas Dahmen: Um an der digitalen Welt partizipieren und die enormen Vorteile der Digitalisierung ausschöpfen zu können, ist eine moderne IT-Infrastruktur sowie ein integriertes ERP-System notwendig, die es ermöglichen, unterschiedliche Geschäftsprozesse konsequent miteinander zu vernetzen. Kurzum sehe ich als größte Herausforderung, dass die Unternehmen die digitale Datenautobahn für sich noch bauen müssen, um zukünftig an der digitalen Geschäftswelt teilnehmen zu können. Entscheider kompakt: Die Studie zeigt auch eklatante Schwächen des Mittelstands aber auch deren Stärken. Können Sie uns 3 Ihrer Meinung nach wesentlichen Elemente nennen, die Unternehmen mitbringen sollten, um eine erfolgreiche Business Transformation durchzuführen?
Dr. Andreas Dahmen: Die Unternehmen müssen erkennen, dass 1. die grundlegende Systeminfrastruktur in den einzelnen Unternehmensbereichen fehlt, um digitalisierte Geschäftsprozesse abbilden zu können. 2. eine Akzeptanz, sowohl bei der Geschäftsführung als auch bei den Mitarbeitern geschaffen werden muss, um erfolgreich neue IT-Systeme einführen zu können. 3. eine straffe Projektführung und ein professionelles Projektmanagement sowie ausreichende Ressourcen während der operativen Einführung des Systems enorm wichtig sind, da diese in der Regel parallel zum laufenden Business geschehen müssen.
Entscheider kompakt: Die kaufmännischen Geschäftsprozesse sind Kernbestandteile einer jeden gut funktionierenden Organisation. Digitalisierung beginnt ganz sicher an diesem Punkt. Wo sehen Sie bei den Unternehmen, mit denen Sie sprechen, im Moment in der Regel den größten Handlungsbedarf?
Dr. Andreas Dahmen: Der größte Handlungsbedarf für Unternehmen, die eine gut funktionierende Organisation gestalten wollen, liegt in der Schaffung „sauberer“ Stammdaten. Viele der Stammdaten sind nur in analoger Form vorhanden. Um aber Teil der digitalen Welt von morgen zu sein, müssen diese in IT-Systemen digital angelegt sein.
Entscheider kompakt: Sie haben es schon angesprochen. Das ERP-System ist natürlich der entscheidende Faktor. Wie helfen Sie in Unternehmen das richtige ERP-System zu finden bzw. vorhandene Systeme zu optimieren?
Dr. Andreas Dahmen: Bei der Optimierung eines oder der Migration zu einem neuen ERP-System muss mit Sorgfalt und guter Vorbereitung vorgegangen werden. Je besser ich zu Anfang plane, desto weniger muss ich im Nachhinein nacharbeiten.
Es müssen sämtliche kaufmännischen Geschäftsprozesse aufgenommen und im Sinne der zukünftigen Handhabung und des Geschäftsmodells ausgerichtet, optimiert und dokumentiert werden. Im Projektmanagement liegen momentan Agilität und Flexibilität sehr im Trend, doch genau diese zwei Punkte können schädlich bei der Einführung eines ERP-Systems sein. Die Folge ist zumeist, dass anfangs fehlerhaft dokumentiert und konzipiert wird und in Folge – während der Einführung – teure Change Requests zu Budgetüberschreitungen und Zeitverzögerungen führen.
Entscheider kompakt: Um auf der digitalen Datenautobahn schnell und sicher unterwegs zu sein, bedarf es bei ERPSystemeinführungen ein stabiles Projektmanagement. Wie stellen Sie sicher, dass die in der Regel doch umfangreichen Projekte mit ihrem Team erfolgreich durchgeführt werden?
Dr. Andreas Dahmen: Mit Projektmanagementerfahrungen, Kommunikationsskills, einer umfassenden Vorbereitung (Stammdatenpflege, Prozessaufnahme, etc.), einem klar definierten und strukturierten Projektplan bis hin zu einem Lasten- und Pflichtenheft sowie einem stringenten Projektmanagement ist der Erfolg bei der Einführung sichergestellt.
Entscheider kompakt: Auf dem nächsten DIGITAL FUTUREcongress sind Sie mit Ihrem Unternehmen vertreten. Was dürfen die Besucher an ihrem Messestand erwarten und wird die Studie, die Sie erst vor kurzem veröffentlicht haben, dort zu haben sein? Dr. Andreas Dahmen: Selbstverständlich werden wir an unserem Stand (B5) auf dem Digital Future Congress in Frankfurt die Studie mit den interessantesten Ergebnissen und Erkenntnissen vorstellen. Mein Geschäftspartner Kerem Sargut und zwei unserer Mitarbeiter werden am Stand für jegliche Anregungen und Fragen, bzgl. einer ERP-Systemeinführung oder auch zur Studie sowie weiterer Digitalisierungsthemen, selbstverständlich zur Verfügung stehen. Wir freuen uns auf den Kontaktaustausch mit den Interessenten.
Entscheider kompakt: Das klingt sehr gut. Dann bedanke ich mich für dieses aufschlussreiche Gespräch, wünsche Ihnen viele gute Kontakte und dass Sie möglichst viele mittelständische Unternehmen begeistern können, sich dem Thema Optimierung der kaufmännischen Prozesse zu widmen.
GHK Management Consulting Unternehmensberatungsgesellschaft mbH • Dr. Andreas Dahmen • Managing Director • Bleichstraße 52 60313 Frankfurt am Main • welcome@ghk-management.com • +49 69 297 281 60 • www.ghk-management.com
